Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

2007–2008 Dokument nr. 433nen. Byrådsavdelingen ba Plan- og bygningsetatenutarbeide retningslinjer for behandling av klage påavslag om innsyn i dokumenter. A klaget til ombudsmannenover sen saksbehandling i Plan- og bygningsetaten,Oslo kommune, i en sak om innsyn i dokumenterom utbygging av området ved tidligereForsvarets overkommando. Klagen gjaldt ogsåmanglende oversendelse av hennes klage til Fylkesmanneni Oslo og Akershus.As innsynskrav ble første gang fremmet 22. september2006, og kommunen avslo innsyn i to av dokumentene.A påklaget avslaget i e-brev 26. september2006. 19. oktober 2006 avslo kommunen klagen,men uten å oversende saken til fylkesmannen somklageinstans. A sendte en ny klage 2. november2006, hvorpå kommunen i et e-brev 4. desember2006 ba A om å gi en tilbakemelding om det fortsattvar «aktuelt å opprettholde klage på manglende innsyn».Ombudsmannen tok saken opp med kommunen,som ble bedt om å redegjøre nærmere for saksbehandlingstidenetter at A klaget over avslaget på dokumentinnsyn.Det ble videre spurt om kommunenspraksis for forberedelse av klager som skal oversendestil Fylkesmannen i Oslo og Akershus i saker ominnsyn, og om det fantes interne retningslinjer forbehandlingen av denne typen saker. Kommunen bleogså spurt om hvor lang tid det normalt tar fra enklage i en innsynssak mottas til den er ferdig tilrettelagtog oversendt klageinstansen. Kommunen ble viderebedt om å redegjøre for sitt syn på om saksbehandlingstideni denne saken hadde vært i tråd medkravene til å avgjøre en innsynsbegjæring «utenugrunnet opphold», og kravene til å tilrettelegge ogoversende saken til klageinstansen etter forvaltningsloven§ 33 fjerde ledd.I svaret fra Byrådsavdelingen for byutviklingfremgikk blant annet følgende:«Byrådsavdelingen mener saksbehandlingstideni etaten vedrørende dette innsynskravet ikke ertilfredsstillende. Både tiden fra begjæring ominnsyn ble mottatt av etaten til avslag på begjæringenble gitt, og tiden fra klagen ble mottatt tiloversendelse av klagen til Fylkesmannen, er forlang.Dersom vi, ved oversendelse av klagen hit,opprettholder nektelse av innsyn, vil vi sørge forat klagesaken blir oversendt Fylkesmannenstraks. Dersom byrådsavdelingen kommer til atdet skal gis innsyn, vil dette bli gjort umiddelbart.Vi vil legge til at byrådsavdelingen sværtsjelden behandler klage på avslag om innsynsom skal til Fylkesmannen for sluttbehandling.Av denne grunn er det vanskelig å angi hva somer praksis i denne type klagesaker, men de bliroversendt Fylkesmannen snarest mulig.»A kom med merknader til kommunens svar. Hunviste til to tidligere klagesaker om innsyn i dokumenteri Oslo kommune der saksbehandlingstidenhadde vært for lang hos henholdsvis kommunen ogfylkesmannen. A mente at disse sakene viste at offentlighetsloven«ikke følges i kommunal og statligforvaltning», og at lang saksbehandlingstid i slikesaker «kan være et betydelig demokratisk problem».I brev fra kommunen til A opplyste kommunenblant annet at det «arbeides aktivt for generelt å gi enraskere saksbehandling, og angjeldende klagesakervil bli gitt høyere prioritet i fremtiden».Ved avslutningen av saken uttalte jeg:«Det følger av offentlighetsloven § 9 første ledd atbegjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenterskal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskiltemeldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannenlagt til grunn at de fleste begjæringerbør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpetav 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreliggespesielle praktiske vanskeligheter»(Somb-2005-14). Både regjeringen og Stortingetsjustiskomité har sluttet seg til dette, se St.meld. nr.32 (1997-1998) på side 97 og 100, samt Innst. S. nr.21 (1998-1999) på side 18. Dette er også lagt tilgrunn i forarbeidene til den nye offentleglova 19.mai 2006 nr. 16 (ikke trådt i kraft).Lovens ordlyd åpner for at visse omstendigheterkan tilsi at behandlingen og avgjørelsen av en innsynsbegjæringtar noe lenger tid enn normalt. Sakensomfang eller sakens karakter kan i visse tilfeller begrunnenoe mer tidsbruk enn ellers. Forvaltningenmå også ved stor arbeidsbelastning prioritere sineoppgaver på en forsvarlig måte. I alle tilfeller må detforeligge en saklig begrunnelse for å fravike lovensutgangspunkt.Kravet til å avgjøre en innsynsbegjæring «utenugrunnet opphold» gjelder også for klageinstansen,jf. offentlighetsloven § 9 tredje ledd tredje punktum.Offentlighetsloven inneholder imidlertid ikke selvnoen krav til hvor raskt førsteinstansen må oversendesaken til klageinstansen dersom vedtaket opprettholdes.Men bestemmelsen i forvaltningsloven § 33fjerde ledd om at sakens dokumenter skal sendesklageinstansen «så snart saken er tilrettelagt», kommertil anvendelse også i saker om innsyn, jf. offentlighetsloven§ 9 siste ledd.Hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formåletbak offentlighetsprinsippet tilsier at forberedelseog oversendelse av saken til klageinstansenogså skjer «uten ugrunnet opphold». Det vil si at eteventuelt tidsmessig opphold må ha en saklig grunn.I denne saken har det gått snart fire måneder fraA første gang klaget over avslaget på innsynsbegjæringen,og saken er så vidt jeg skjønner ennå ikkeoversendt til Fylkesmannen i Oslo og Akershus forklagebehandling. Dette er, som kommunen har formulertdet i svarbrevet hit, «ikke tilfredsstillende».