Klubbhandbok for Raade IL

Klubbhåndbok for Råde Idrettslag.
(RIL)
ET IDRETTSLAG
MED MANGE AKTIVITETER
volleyball
fotball
stavgruppe
tennis
innebandy
Hovedsponsor for Råde Idrettslag
1
Gjør som Råde IL – bruk lokalbanken
Sist oppdatert: 01.04.2015.
1

Klubbinformasjon
Klubbnavn:
Råde Idrettslag
Stiftet: 29 mars 1929
Idrett(er):
Postadresse:
Besøksadresse:
E-postadresse:
Internettadresse:
Barneidrett, Fotball, Håndball, Innebandy, Tennis,
Skøyter, Trim og Volleyball
Postboks 31, 1641 Råde
Idrettsveien 26, 1640 Råde
post@raadeil.no
www.raadeil.no
Organisasjonsnummer: 970322973
Bankforbindelse:
SpareBank1 Østfold og Akershus
Bankkonto: 1080.21.36388
Medlem av:
Tilknyttet:
Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske
komité
Norges Fotballforbund, Norges Håndballforbund, Norges
Bandyforbund, Norges Tennisforbund, Norges
Skiforbund, Råde Idrettsråd, Østfold Idrettskrets
Håndboken oppdateres etter årsmøte årlig.
2

Innledning.
Idrettsbevegelsen over hele landet er avhengig av aktive, engasjerte voksne
og Råde Idrettslag er glad for at du vil være med.
Vi er ganske sikre på
at du vil få igjen i mangfold for den innstasen du vil legge ned.
Det å ta et verv i RIL er både morsomt og givende.
Igjennom idrettslek og idrettsglede kan du være med på å
videreføre de positive verdiene som idretten står for.
Det er foreldre, foresatte og de aktive som er idrettslaget
og som skal forme laget å
gi medlemmene idrettsglede.
Våre holdninger og meninger påvirker barna våre og
det er derfor viktig at vi er gode forbilder
og bidrar til et trykt og godt miljø.
Idretten knytter bånd mellom liten og stor,
og er en flott arena for å bli kjent med nye mennesker!
Lykke til!
3

Dette er RIL sin håndbok for alle som ønsker å se hvordan laget er organisert.
Håndboken er også et verktøy for alle som blir
valgt inn i et styreverv i laget.
Boken bør gi svar på mange spørsmål som kommer
når en har tatt på seg et nytt verv.
Håpet er at den vil forenkle prosessen og forståelsen
for deg som medlem i laget.
Målet med håndboken er at den skal samle
Råde Idrettslags kunnskap og erfaringer.
Derfor er det viktig at man deler sin erfaring med andre.
For denne boken betyr det at om du finner eller mener at noe
bør endres eller taes med blir rapportert til arbeidsutvalget
som legger dette frem for styret som et endrings forslag.
VELKOMMEN TIL
RÅDE IDRETTSLAG.
4

INNHOLDSFORTEGNELSE
Side
Kapittel 1. INTRODUKSJON
1.1 Generelt 5
1.2 NIF retningslinjer om idrett 5
Kapittel 2. ORGANISASJON
2.1 Generelt 5
2.2 Råde Idrettslag 5
2.3 Organisasjonskart 6
2.4 Lov for RIL 6
2.5 Bestemmelser for RIL 6
2.6 Forsikringer 7
2.7 Sponsorer 7
2.8 Politiattester 7
Kapittel 3. IDRETTSLAGETS GRUPPER
3.1 Fotball 8
3.2 Håndball 8
3.3 Tennis 8
3.4 Innebandy 8
3.5 Barneidrett – idrettsskole 8
3.6 Volleyball 8
3.7 Ski 8
3.8 Trim 8
Kapittel 4. RETNINGSLINJER FOR:
4.1 Arbeidsutvalget 8
4.2 Revisorer 9
4.3 Gruppene 10
4.4 Valgkomite 11
4.5 Hederspriskomite´ 11
4.6 Lovkomite 12
Kapittel 5. ÅRSHJUL FOR RÅDE IL
5.1 Årshjul for styrearbeider 12
5.2 Årsmøter 13
5.3 Andre arrangement 13
5

Kapittel 1. Introduksjon
RÅDE IDRETTSLAGS HÅNDBOK.
1.1 Generelt
Denne paragraf viser til Norges Idrettsforbunds lover og bestemmelser.
http://www.idrett.no/tema/lover/Sider/default.aspx
1.2 NIF retningslinjer om idrett
Som medlem av Norges Idrettsforbund og særforbund tilsluttet Norges Idrettsforbund skal RIL
følge vedtatte bestemmelser og retningslinjer vedtatt av disse.
Vi nevner spesielt.
Norges Idrettsforbunds verdigrunnlag:
Idrettsglede, felleskap, helse og ærlighet er grunnverdiene.
Visjon:
Være fremste bidragsyter for å oppnå IDRETT FOR ALLE.
Formål og verdier:
Arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov. Være en
positiv verdiskaper for individ og samfunn og ved dette styrke sin posisjon som folkebevegelse og
drivkraft i samfunnet. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd.
Se også:
http://www.idrett.no/tema/lover/retningslinjer/Sider/Retningslinjer.aspx
Kapittel 2
Organisasjon
2.1 Generelt
Dette kapittel viser organisasjonens oppbygning og struktur. En beskrivelse for alle felter i denne
oversikt finner du senere i denne håndbok.
2.2 Råde Idrettslag
Arbeidsutvalget og styrene i alle grupper blir valgt på RIL sitt årsmøte i mars måned hvert år av
medlemmene i RIL.
Medlemmer.
Alle som deltar aktivt i en av RIL aktiviteter skal være medlem av RIL. Du kan delta i alle
gruppers aktivitet ved å betale medlemskontingent en gang, men du må i tillegg betale gruppens
trenings - aktivitetsavgift.
Alle som gjør en jobb-har et verv i RIL. Dette gjelder styremedlemmer, utvalgsmedlemmer og
trenere og oppmenn.
Dette er viktig for idrettsregistreingen mot Norges Idrettsforbund og RIL sin ulykkesforsikring.
Medlemmet har selv plikt til å melde seg inn eller ut av Råde IL.
6

2.3 Organisasjonskart for Råde Idrettslag
2.4 Lov for Råde Idrettslag
Råde Idrettslag ble stiftet 29 mars 1929. Gjeldene lov for RIL er godkjent av årsmøte i mars
2013, og Østfold Idrettskrets samme år.
Hele loven finner du her: http://www.raadeil.no under Organisasjonsinfo og Lover 2013.
2.5 Bestemmelser for Råde Idrettslag
GRUPPENE
Alle gruppenes styrer er ansvarlig for planlegge og gjennomføre den sportslige aktiviteten.
Samtidig er styret ansvarlig for å skape økonomien for den sportslige satsningen.
REGNSKAP OG REVISJON
Regnskapsføring skal følge idrettens kontoplan og igjennom RIL sitt regnskaps system.
Betalinger, faktureringer og utbetalinger skal så langt det er mulig gjøres igjennom bank.
Ved håndtering av penger skal alle kvitteringer attesteres av minimum 2-to personer.
Regnskap og budsjett skal være levert Arbeidsutvalget før 15 februar.
Dersom gruppen har et budsjett på over 100.000 skal et periode regnskap kunne fremvises
minimum hver annen måned.
Regnskapsåret følger kalenderåret.
ANLEGG, UTSTYR OG MATERIELL
Arbeidsutvalget har overordnet ansvar for klubbhus og andre anlegg som eies og drives av RIL.
7

Utstyr og materiell som gruppen har behov av for å utøve sin aktivitet er gruppens ansvar å holde
orden i.
SPESIELLE OPPDRAG OG REPRESENTASJONSOPPGAVER
RIL har ansvar for bevertning og salg på 17 mai vært 3dje år. Gruppene stiller med personer til
tilrigging, bemanning av salgsboder og opprydding denne dagen. Dette etter oppsatte oppgave
lister. Fane bæring og deltagelse i 17 mai toget gjøres etter planlagt oppsett.
KLUBB DRAKTER - UTSTYR
Klubbens farger er rødt, hvit og blått. Rød overdel, blå bukser med hvitt innslag.
Alle senior lag skal ha hovedsponsors logo på brystet.
Grupper skal gjøre innkjøp igjennom lagets utstyrs leverandør.
VALGKOMITEER
Gruppens årsmøte velger denne. En god regel er at de som går ut av styret er et år i valgkomiteen
for neste år.
Alle forespurte må ha samtykket til å ta vervet.
2.6 FORSIKRINGER
Alle bygg, anlegg og driftsutstyr er forsikret av RIL igjennom Arbeidsutvalget.
RIL har tegnet en kollektiv ulykkes forsikring for sine medlemmer.
Idretter som krever lisenser betales av den enkelte utøver.
Ved skader skal et skadeskjema fylles ut og du finner dette her:
http://www.idrett.no/tema/barneidrett/idrettsforsikring/idrettsskade/Documents/skademelding_ba
rneidrett_13.april.pdf
2.7 SPONSORER
RIL ved Arbeidsutvalget forhandler med hovedsponsor.
Arena reklame, draktreklame selges gruppevis.
2.8 POLITIATTESTER
Hva skal idrettslaget gjøre? Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal
utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige
eller mennesker med utviklingshemming.Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å
håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant.
Styret må informere om ordningen på idrettslagets hjemmeside. Der skal også navn og
kontaktinfo på personene som skal håndtere ordningen i idrettslaget, fremgå. Idrettslaget må
fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen. Den styreoppnevnte
skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest. Den styreoppnevnte
skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den
styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha politiattest må
fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke
personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve
8

attesten beholdes av søkeren. Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller
ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som
ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. Idrettslaget kan når som helst
kontakte NIF ved sin idrettskrets for råd og veiledning i disse sakene eller på e-post til
politiattest@idrettsforbundet.no
Skjema finner du her: http://www.idrett.no/tema/inkludering/Documents/Politiattest_politiet.pdf
Kapittel 3 IDRETTSLAGETS GRUPPER
Det vises til Råde IL sine hjemmesider: www.raadeil.no under sportslige aktiviteter.
Kapittel 4 RETNINGSLINJER
4.1 Arbeidsutvalget
1. AU forestår lagets daglige ledelse og skal etter beste evne løse og gjennomføre de saker det
får til behandling og som Årsmøtet og/eller styret pålegger dem.
2. AU holder møte når det er nødvendig, slik at alle inngående og utgående saker behandles i
rett tid. Styret skal innkalles minst tre ganger i driftsåret.
3. Videre skal AU:
a) føre nødvendig protokoll, medlemsjournal og oversikter som styret fatter
vedtak om, samt forestå inkasso av medlemskontingent og AU´s
regnskaper.
b) Tilrettelegge og fremme for styret saker av felles interesse for gruppene, som
fordeling av treningstider, arrangementer og tilstelninger eller andre felles
tiltak, forslag på tillitsmenn til spesielle oppdrag, oppnevne representanter og
vararepresentanter til Idrettsrådets årsmøte, bevilgninger og spesielle
medlemssaker, søknader til offentlige myndigheter.
Videre skal AU sammen med et eventuelt finansrådet fremme forslag til opplegg
for inntektsbringende arrangementer eller tilstelninger som lotteri, basar,
loppemarked etc.
AU utarbeider budsjettforslag sammen med eventuelt finansrådet og legger
dette fra for styret innen 15. mars. AU disponerer innenfor
budsjettets ramme, men større avvik på kostnadssiden skal godkjennes av
styret. Ved driftsårets slutt fremlegges utdrag av regnskapene, beretning og
de forslag som ønskes fremmet på Årsmøtet.
4. AU skal behandle og formidle all korrespondanse mellom laget og Norges Idrettsforbund,
Østfold Idrettskrets og offentlige myndigheter, samt avgi uttalelse om søknader fra
idrettsgruppene til særforbund og særidrettskretser.
5. AU skal kontrollere at gruppene og utvalgene utfører sitt arbeid tilfredsstillende, samt bistå
disse i administrative saker. AU plikter å utarbeide en oversikt over
lagets maskiner og utstyr.
6. Komiteer og tillitsvalgte oppnevnt av Årsmøtet og styret skal organisere og lede
virksomheten innenfor sitt arbeidsområde i samsvar med lover, vedtak og instruks. Alle
saker hvor komiteer og tillitsvalgte iflg, instruks ikke har vedtaksrett, skal forelegges AU
som innstilling.
9

7. AU innkaller foruten Årsmøtet og styret også til kontaktmøter med gruppene,
medlemsaftener, medlemsmøter og offentlige møter, når det er behov for det.
8. AU plikter i samråd med lagets styre og grupper å sende årsberetninger, regnskap, rapporter
og utredninger til overordnede idrettsorganisasjoner og offentlige myndigheter når disse
krever det.
9. AU plikter å sende alle henvendelser via Idrettsrådet i kommunen.
Det gjelder bl.a. søknader til kommunen og andre off. instanser
4.2 REVISORER
1. Revisor (Rev.) skal kritisk følge organisasjonens regnskapsførsel. Han skal påse at driften
foregår i overensstemmelse med de lover som gjelder for organisasjonen og at regnskapet
føres i overensstemmelse med NIF's regnskapsbestemmelser. Rev. skal sørge for å bli
forelagt alle opplysninger og det materiale som er nødvendig til gjennomgåelse og revisjon
av regnskapet.
2. Rev. skal gjennomgå årsmøtets og styrets protokoll og påse at de beslutninger som er fattet
har fått et riktig uttrykk i regnskapene.
3. Revisjon av regnskapet skal foretas minst 2 ganger i året.
4. Rev. skal påse at det foreligger behørig attesterte bilag for alle posteringer.
5. Med utgangspunkt i et kontrollerbart oppbygget medlemskartotek kontrollere inngått
medlemskontingent.
6. Rev. skal påse at det er innført kontroll med organisasjonens materiell og utstyr.
7. Rev. skal revidere samtlige avdeligsregnskap/særregnskap og påse at disse får riktig uttrykk i
det samlede regnskap for organisasjonen. Hvor det er egne fondsregnkap, skal rev. revidere
disse og påse at midlene forvaltes og benyttes i overensstemmelse med de fastsatte
statuetter.
8. Rev. skal føre en revisjonsprotokoll som tilhører vedkommende organisasjon. Protokollen
skal være innbundet, gjennomtrukket, forhåndsnummerert og autorisert av organisasjonens
styre sammen med revisor. I protokollen skal rev. anføre resultatet av de kontroller han har
foretatt, med angivelse av dato og resultat av kontrollen. Han skal gjøre daterte
anmerkninger i protokollen om forhold han mener bør rettes. Han skal videre gjøre
anmerkninger hvis han forgjeves har bedt om opplysninger eller har krevd å få adgang til
materiale som han finner nødvendig for sin revisjon.
Revisjonsprotokollen skal forelegges styret. Styrets leder skal gi påtegning i protokollen om
at dette er gjort. Forhold som ikke blir ordnet til revisors tilfredshet og som er av betydning
for regnskapsbedømmelsen, skal det gis opplysning om i revisjonsberetningen til årsmøtet.
9. Rev. skal gi årsregnskapet påtegning om at det er revidert. I sin påtegning skal det henvises til
revisjonsberetningen. Såfremt han mener at regnskapet ikke bør godkjennes, skal det fremgå
av hans påtegning av regnskapet. Rev. skal så vidt mulig være til stede på de årsmøter som
skal behandle regnskapet.
10. I sin revisjonsberetning, som stiles til Årsmøtet, skal rev. bl.a. uttale seg om flg.:
a) Om han har utført sitt oppdrag i samsvar med NIF's revisjonsbestemmelser.
b) Om det fremlagte regnskap er ført og avsluttet overensstemmende med
NIF's regnskapsbestemmelser, og at det sammen med styrets årsberetning
gir uttrykk for organisasjonens økonomiske stilling og resultat av driften i året
som er gått.
c) Om kassabeholdningen, bank- og postgiroinnskudd og beholdning av
verdipapirer er kontrollert og at bestemmelsen i Instruks for kasserer og
10

egnskapsførere er overholdt.
d) Om han har kjennskap til forhold som har betydning for bedømmelse av
regnskapet som ikke har kommet til uttrykk i dette eller i styrets beretning.
e) Om han finner å kunne tilrå at det fremlagte regnskap fastsettes som
organisasjonens årsregnskap.
4.3 GRUPPENE
1. IG's styre har til oppgave å organisere og lede den idrettslige virksomhet i laget i samsvar
med styrets retningslinjer, samt få medlemmene fram til trening og konkurranser.
2. IG's styre er ansvarlig overfor RIL's styre slik at gruppens virksomhet ledes etter lagets lover,
instrukser og vedtak som Årsmøtet og RIL's styre gjør.
3. IG's styre - som velges av Årsmøtet - har den daglige ledelse av gruppens virksomhet, og skal
sørge for at alle saker blir behandlet i rett tid, samt søke å løse disse til beste for laget og
medlemmene.
Videre skal gruppestyret:
a) føre protokoll over gruppens møter, tilstelninger, arrangementer og
idrettslige resultater. Møteutskrifter sendes AU v/dets leder, og årsberetningen
sendes AU i god tid før Årsmøtet.
b) føre gruppens regnskap og materielloversikt samt utarbeide budsjett til AU
innen en angitt dato.
c) sende nødvendige meldinger til AU og de særforbund og særkretser gruppen
er tilsluttet, samt utføre de oppdrag disse pålegger gruppen.
d) innkalle medlemmene til kurs, instruksjon, møter og tilstelninger samt til
fellesarrangementer og dugnad.
e) avholde årsmøte i gruppen.
f) spre opplysning om gruppens idrettslige virke og gi meldinger til medlemsblad
og media forøvrig med tanke på resultater og begivenheter.
4. IG's styre er ansvarlig for utlånt rekvisita, utstyr og effekter som tilhører laget.
5. AU fastsetter treningstider for anleggene og lokalene etter at gruppene har kommet med
ønsker. Ved endringer må RIL's sekretær straks få melding.
6. IG's styre er ansvarlig for at ordensreglene i leide lokaler følges. Etter arrangementer og
trening skal anlegg og lokaler ryddes, og alle effekter og utstyr legges på plass. Garderober
og dusjrom skal forlates i skikkelig stand. Orden og renslighet samt respekt for lagets
eiendeler må ivaretas av medlemmene.
7. IG's styre påser at medlemmer som representerer RIL har sitt medlemsforhold i orden.
Medlemskontingenten forfaller den 1.1. hvert år og innbetales senest når en gruppe starter
sesongen.
8. Driftsåret går fra 01.01 til 31.12. IG's styre skal forberede avslutningen i god tid og ved årets
slutt sende AU alle opplysninger som AU ber om. Innstilling på gruppestyre - valgt på eget
årsmøte - oversendes valgkomiteens leder i god tid før RIL's årsmøte.
9. Foresatte til yngre utøvere bør informeres om planer og behov for støtte før sesongstart
(foreldremøter o.l.)
4.4 VALGKOMITE´
1. Komiteen består av leder og 3 medlemmer valgt av årsmøtet i RIL. Komiteens oppgave er i
samarbeid med gruppene å fremme forslag for Årsmøtet i RIL på de kandidater som er på
valg i henhold til lovverket.
11

2. Komiteens leder får oversendt lagets tillitsmannsliste, samt de som står på valg i god tid før
Årsmøtet.
3. Iflg. lovenes paragr. 10 skal gruppene på sine årsmøter selv gjøre innstilling på medlemmer
til nytt gruppestyre. Innstillingen, sammen med oppgave over gjensittende medlemmer,
oversendes valgkomiteens leder.
4. Før valgene på Årsmøtet skal komiteen fremlegge en liste med forslag på kandidater til de
enkelte gruppestyrene, utvalg og komiteer. Listen må også inneholde oversikt over de
oppmenn og medlemmer gruppenes årsmøter allerede har foreslått.
5. Komiteens leder skal redegjøre for innstillingen. Kan ikke denne møte på årsmøtet, må et annet
komitemedlem påta seg dette arbeidet.
4.5 HEDERSPRIS KOMITE´
1. Heder priskomiteen består av leder og 2 medlemmer. Prisen skal deles ut til en person eller
et lag som i løpet av året har utmerket seg på det sportslige plan eller ved fortjenstfull
innsats på annen måte innen RIL.
2. Prisen kan kun utdeles en gang til samme person og lag.
3. Prisen utdeles på RIL's årsmøte av komiteens leder som også gir en begrunnelse for valget av
kandidat(er).
4. Prisen bør være lik hvert år og ha inskripsjonen - Råde IL's hederspris for 20….
5. Grupper, lag og medlemmer kan sende forslag på kandidater til komiteens leder innen 1.
februar
4.6 LOVKOMITE´
1. Komiteen består av leder og 2 medlemmer valgt av Årsmøtet.
2. Komiteen skal avgi uttalelse om innkomne lovforslag til Årsmøtet, og kan selv komme med
slike forslag.
3. På Årsmøtet bør ett av medlemmene være til stede når lovendringer står på dagsorden.
4. AU oversender forslag som har tilknytning til lovverket til uttalelse, evt. innkaller komiteen
til møte der lovsaker skal behandles.
Kapittel 5
ÅRSHJUL FOR RÅDE IL
5.1 Års hjul for Råde IL
Måned Hovedstyret Arbeidsutvalget Gruppestyrer
Januar Forberede årsmøter Forberede årsmøtet
Forberede årsmøter
Idrettsregistrering 31/1.
Februar Forberede årsmøtet Avholde årsmøter før
utgangen av februar.
Levere årsrapporter,
regnskap og budsjett til leder
Mars Avholde årsmøte i RIL Avholde årsmøte i RIL
Styreendringer meldes til
Brønnøysund, Råde Kommune
i RIL
Råde IL info ”blekka”
12

og bankforbindelse
April
Møte for å konstituere nytt
Hovedstyre.
Planlegge 17 mai arr. (hvert
3dje år)
Planlegge 17 mai arr. (hvert 3dje
år)
Søke Råde kommune om
Medlem/drift/prosjekt/sponsor
midler. (1.mai)
Råde IL info ”blekka”
Mai 17 mai arr. (hvert 3dje år) 17 mai arr. (hvert 3dje år) 17 mai arr. (hvert 3dje år)
Juni
15 juni Rapportering til
lotteritilsynet. Hoved lotteri.
Juli
August
September Råde IL info ”blekka” Råde IL info ”blekka”
Oktober
November
Desember
Sende julehilsen til lagets gode
hjelpere.
5.2 Årsmøter
Årsmøtet i Råde IL avholdes i mars måned.
Alle grupper avholder årsmøter i løpet av årets 6 første uker. Styrets beretning skal sendes AU
sammen med gruppens regnskap og budsjett snarest etter årsmøtet.
5.3 Andre arrangement.
Alle som skal ha et arrangement hvor en har behov av å bruke lokaler i klubbhusethuset må
bestille – booke tid hos May-Britt Antonsen 932 51 375.
Møterommet på hemsen bestilles ved å skrive seg inn i møtekalender som henger ved
inngangsdøren til rommet.
Det bør gjennom føres en ”juletrefest” for alle styremedlemmer, lagledere med omgangsvenner
andre lørdagen i det nye året. Dette arrangement bør gå på rundgang i de største gruppene.
Rekkefølge er: Fotball, Håndball, Innebandy, Barneidrett. Dersom en gruppe ikke ser seg i stand
til å arrangere går dette til neste på listen.
13