Klubbhandbok for Raade IL

Klubbhåndbok for Råde Idrettslag.

(RIL)

ET IDRETTSLAG

MED MANGE AKTIVITETER

volleyball

fotball

stavgruppe

tennis

innebandy

Hovedsponsor for Råde Idrettslag

1

Gjør som Råde IL – bruk lokalbanken

Sist oppdatert: 01.04.2015.

1

---

Klubbinformasjon

Klubbnavn:

Råde Idrettslag

Stiftet: 29 mars 1929

Idrett(er):

Postadresse:

Besøksadresse:

E-postadresse:

Internettadresse:

Barneidrett, Fotball, Håndball, Innebandy, Tennis,

Skøyter, Trim og Volleyball

Postboks 31, 1641 Råde

Idrettsveien 26, 1640 Råde

post@raadeil.no

www.raadeil.no

Organisasjonsnummer: 970322973

Bankforbindelse:

SpareBank1 Østfold og Akershus

Bankkonto: 1080.21.36388

Medlem av:

Tilknyttet:

Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske

komité

Norges Fotballforbund, Norges Håndballforbund, Norges

Bandyforbund, Norges Tennisforbund, Norges

Skiforbund, Råde Idrettsråd, Østfold Idrettskrets

Håndboken oppdateres etter årsmøte årlig.

2

---

Innledning.

Idrettsbevegelsen over hele landet er avhengig av aktive, engasjerte voksne

og Råde Idrettslag er glad for at du vil være med.

Vi er ganske sikre på

at du vil få igjen i mangfold for den innstasen du vil legge ned.

Det å ta et verv i RIL er både morsomt og givende.

Igjennom idrettslek og idrettsglede kan du være med på å

videreføre de positive verdiene som idretten står for.

Det er foreldre, foresatte og de aktive som er idrettslaget

og som skal forme laget å

gi medlemmene idrettsglede.

Våre holdninger og meninger påvirker barna våre og

det er derfor viktig at vi er gode forbilder

og bidrar til et trykt og godt miljø.

Idretten knytter bånd mellom liten og stor,

og er en flott arena for å bli kjent med nye mennesker!

Lykke til!

3

---

Dette er RIL sin håndbok for alle som ønsker å se hvordan laget er organisert.

Håndboken er også et verktøy for alle som blir

valgt inn i et styreverv i laget.

Boken bør gi svar på mange spørsmål som kommer

når en har tatt på seg et nytt verv.

Håpet er at den vil forenkle prosessen og forståelsen

for deg som medlem i laget.

Målet med håndboken er at den skal samle

Råde Idrettslags kunnskap og erfaringer.

Derfor er det viktig at man deler sin erfaring med andre.

For denne boken betyr det at om du finner eller mener at noe

bør endres eller taes med blir rapportert til arbeidsutvalget

som legger dette frem for styret som et endrings forslag.

VELKOMMEN TIL

RÅDE IDRETTSLAG.

4

---

INNHOLDSFORTEGNELSE

Side

Kapittel 1. INTRODUKSJON

1.1 Generelt 5

1.2 NIF retningslinjer om idrett 5

Kapittel 2. ORGANISASJON

2.1 Generelt 5

2.2 Råde Idrettslag 5

2.3 Organisasjonskart 6

2.4 Lov for RIL 6

2.5 Bestemmelser for RIL 6

2.6 Forsikringer 7

2.7 Sponsorer 7

2.8 Politiattester 7

Kapittel 3. IDRETTSLAGETS GRUPPER

3.1 Fotball 8

3.2 Håndball 8

3.3 Tennis 8

3.4 Innebandy 8

3.5 Barneidrett – idrettsskole 8

3.6 Volleyball 8

3.7 Ski 8

3.8 Trim 8

Kapittel 4. RETNINGSLINJER FOR:

4.1 Arbeidsutvalget 8

4.2 Revisorer 9

4.3 Gruppene 10

4.4 Valgkomite 11

4.5 Hederspriskomite´ 11

4.6 Lovkomite 12

Kapittel 5. ÅRSHJUL FOR RÅDE IL

5.1 Årshjul for styrearbeider 12

5.2 Årsmøter 13

5.3 Andre arrangement 13

5

---

Kapittel 1. Introduksjon

RÅDE IDRETTSLAGS HÅNDBOK.

1.1 Generelt

Denne paragraf viser til Norges Idrettsforbunds lover og bestemmelser.

http://www.idrett.no/tema/lover/Sider/default.aspx

1.2 NIF retningslinjer om idrett

Som medlem av Norges Idrettsforbund og særforbund tilsluttet Norges Idrettsforbund skal RIL

følge vedtatte bestemmelser og retningslinjer vedtatt av disse.

Vi nevner spesielt.

Norges Idrettsforbunds verdigrunnlag:

Idrettsglede, felleskap, helse og ærlighet er grunnverdiene.

Visjon:

Være fremste bidragsyter for å oppnå IDRETT FOR ALLE.

Formål og verdier:

Arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov. Være en

positiv verdiskaper for individ og samfunn og ved dette styrke sin posisjon som folkebevegelse og

drivkraft i samfunnet. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd.

Se også:

http://www.idrett.no/tema/lover/retningslinjer/Sider/Retningslinjer.aspx

Kapittel 2

Organisasjon

2.1 Generelt

Dette kapittel viser organisasjonens oppbygning og struktur. En beskrivelse for alle felter i denne

oversikt finner du senere i denne håndbok.

2.2 Råde Idrettslag

Arbeidsutvalget og styrene i alle grupper blir valgt på RIL sitt årsmøte i mars måned hvert år av

medlemmene i RIL.

Medlemmer.

Alle som deltar aktivt i en av RIL aktiviteter skal være medlem av RIL. Du kan delta i alle

gruppers aktivitet ved å betale medlemskontingent en gang, men du må i tillegg betale gruppens

trenings - aktivitetsavgift.

Alle som gjør en jobb-har et verv i RIL. Dette gjelder styremedlemmer, utvalgsmedlemmer og

trenere og oppmenn.

Dette er viktig for idrettsregistreingen mot Norges Idrettsforbund og RIL sin ulykkesforsikring.

Medlemmet har selv plikt til å melde seg inn eller ut av Råde IL.

6

---

2.3 Organisasjonskart for Råde Idrettslag

2.4 Lov for Råde Idrettslag

Råde Idrettslag ble stiftet 29 mars 1929. Gjeldene lov for RIL er godkjent av årsmøte i mars

2013, og Østfold Idrettskrets samme år.

Hele loven finner du her: http://www.raadeil.no under Organisasjonsinfo og Lover 2013.

2.5 Bestemmelser for Råde Idrettslag

GRUPPENE

Alle gruppenes styrer er ansvarlig for planlegge og gjennomføre den sportslige aktiviteten.

Samtidig er styret ansvarlig for å skape økonomien for den sportslige satsningen.

REGNSKAP OG REVISJON

Regnskapsføring skal følge idrettens kontoplan og igjennom RIL sitt regnskaps system.

Betalinger, faktureringer og utbetalinger skal så langt det er mulig gjøres igjennom bank.

Ved håndtering av penger skal alle kvitteringer attesteres av minimum 2-to personer.

Regnskap og budsjett skal være levert Arbeidsutvalget før 15 februar.

Dersom gruppen har et budsjett på over 100.000 skal et periode regnskap kunne fremvises

minimum hver annen måned.

Regnskapsåret følger kalenderåret.

ANLEGG, UTSTYR OG MATERIELL

Arbeidsutvalget har overordnet ansvar for klubbhus og andre anlegg som eies og drives av RIL.

7

---

Utstyr og materiell som gruppen har behov av for å utøve sin aktivitet er gruppens ansvar å holde

orden i.

SPESIELLE OPPDRAG OG REPRESENTASJONSOPPGAVER

RIL har ansvar for bevertning og salg på 17 mai vært 3dje år. Gruppene stiller med personer til

tilrigging, bemanning av salgsboder og opprydding denne dagen. Dette etter oppsatte oppgave

lister. Fane bæring og deltagelse i 17 mai toget gjøres etter planlagt oppsett.

KLUBB DRAKTER - UTSTYR

Klubbens farger er rødt, hvit og blått. Rød overdel, blå bukser med hvitt innslag.

Alle senior lag skal ha hovedsponsors logo på brystet.

Grupper skal gjøre innkjøp igjennom lagets utstyrs leverandør.

VALGKOMITEER

Gruppens årsmøte velger denne. En god regel er at de som går ut av styret er et år i valgkomiteen

for neste år.

Alle forespurte må ha samtykket til å ta vervet.

2.6 FORSIKRINGER

Alle bygg, anlegg og driftsutstyr er forsikret av RIL igjennom Arbeidsutvalget.

RIL har tegnet en kollektiv ulykkes forsikring for sine medlemmer.

Idretter som krever lisenser betales av den enkelte utøver.

Ved skader skal et skadeskjema fylles ut og du finner dette her:

http://www.idrett.no/tema/barneidrett/idrettsforsikring/idrettsskade/Documents/skademelding_ba

rneidrett_13.april.pdf

2.7 SPONSORER

RIL ved Arbeidsutvalget forhandler med hovedsponsor.

Arena reklame, draktreklame selges gruppevis.

2.8 POLITIATTESTER

Hva skal idrettslaget gjøre? Styret skal avkreve politiattest av alle ansatte og frivillige som skal

utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige

eller mennesker med utviklingshemming.Styret skal oppnevne en person som er ansvarlig for å

håndtere ordningen med politiattest i idrettslaget. Det skal også oppnevnes en vararepresentant.

Styret må informere om ordningen på idrettslagets hjemmeside. Der skal også navn og

kontaktinfo på personene som skal håndtere ordningen i idrettslaget, fremgå. Idrettslaget må

fastsette hvilke oppgaver og hvilke personer som er omfattet av ordningen. Den styreoppnevnte

skal informere de(n) aktuell(e) personen(e) om at de(n) må ha politiattest. Den styreoppnevnte

skal sende inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og av den

styreoppnevnte. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søker. Alle som skal ha politiattest må

fremvise attesten for den styreoppnevnte. Den styreoppnevnte skal lagre opplysninger om hvilke

personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist og dato for fremvisningen. Selve

8

---

attesten beholdes av søkeren. Idrettslaget skal ikke gi oppgaver som innebærer et tillits- eller

ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som

ikke fremviser politiattest eller som har anmerkninger på attesten. Idrettslaget kan når som helst

kontakte NIF ved sin idrettskrets for råd og veiledning i disse sakene eller på e-post til

politiattest@idrettsforbundet.no

Skjema finner du her: http://www.idrett.no/tema/inkludering/Documents/Politiattest_politiet.pdf

Kapittel 3 IDRETTSLAGETS GRUPPER

Det vises til Råde IL sine hjemmesider: www.raadeil.no under sportslige aktiviteter.

Kapittel 4 RETNINGSLINJER

4.1 Arbeidsutvalget

1. AU forestår lagets daglige ledelse og skal etter beste evne løse og gjennomføre de saker det

får til behandling og som Årsmøtet og/eller styret pålegger dem.

2. AU holder møte når det er nødvendig, slik at alle inngående og utgående saker behandles i

rett tid. Styret skal innkalles minst tre ganger i driftsåret.

3. Videre skal AU:

a) føre nødvendig protokoll, medlemsjournal og oversikter som styret fatter

vedtak om, samt forestå inkasso av medlemskontingent og AU´s

regnskaper.

b) Tilrettelegge og fremme for styret saker av felles interesse for gruppene, som

fordeling av treningstider, arrangementer og tilstelninger eller andre felles

tiltak, forslag på tillitsmenn til spesielle oppdrag, oppnevne representanter og

vararepresentanter til Idrettsrådets årsmøte, bevilgninger og spesielle

medlemssaker, søknader til offentlige myndigheter.

Videre skal AU sammen med et eventuelt finansrådet fremme forslag til opplegg

for inntektsbringende arrangementer eller tilstelninger som lotteri, basar,

loppemarked etc.

AU utarbeider budsjettforslag sammen med eventuelt finansrådet og legger

dette fra for styret innen 15. mars. AU disponerer innenfor

budsjettets ramme, men større avvik på kostnadssiden skal godkjennes av

styret. Ved driftsårets slutt fremlegges utdrag av regnskapene, beretning og

de forslag som ønskes fremmet på Årsmøtet.

4. AU skal behandle og formidle all korrespondanse mellom laget og Norges Idrettsforbund,

Østfold Idrettskrets og offentlige myndigheter, samt avgi uttalelse om søknader fra

idrettsgruppene til særforbund og særidrettskretser.

5. AU skal kontrollere at gruppene og utvalgene utfører sitt arbeid tilfredsstillende, samt bistå

disse i administrative saker. AU plikter å utarbeide en oversikt over

lagets maskiner og utstyr.

6. Komiteer og tillitsvalgte oppnevnt av Årsmøtet og styret skal organisere og lede

virksomheten innenfor sitt arbeidsområde i samsvar med lover, vedtak og instruks. Alle

saker hvor komiteer og tillitsvalgte iflg, instruks ikke har vedtaksrett, skal forelegges AU

som innstilling.

9

---

7. AU innkaller foruten Årsmøtet og styret også til kontaktmøter med gruppene,

medlemsaftener, medlemsmøter og offentlige møter, når det er behov for det.

8. AU plikter i samråd med lagets styre og grupper å sende årsberetninger, regnskap, rapporter

og utredninger til overordnede idrettsorganisasjoner og offentlige myndigheter når disse

krever det.

9. AU plikter å sende alle henvendelser via Idrettsrådet i kommunen.

Det gjelder bl.a. søknader til kommunen og andre off. instanser

4.2 REVISORER

1. Revisor (Rev.) skal kritisk følge organisasjonens regnskapsførsel. Han skal påse at driften

foregår i overensstemmelse med de lover som gjelder for organisasjonen og at regnskapet

føres i overensstemmelse med NIF's regnskapsbestemmelser. Rev. skal sørge for å bli

forelagt alle opplysninger og det materiale som er nødvendig til gjennomgåelse og revisjon

av regnskapet.

2. Rev. skal gjennomgå årsmøtets og styrets protokoll og påse at de beslutninger som er fattet

har fått et riktig uttrykk i regnskapene.

3. Revisjon av regnskapet skal foretas minst 2 ganger i året.

4. Rev. skal påse at det foreligger behørig attesterte bilag for alle posteringer.

5. Med utgangspunkt i et kontrollerbart oppbygget medlemskartotek kontrollere inngått

medlemskontingent.

6. Rev. skal påse at det er innført kontroll med organisasjonens materiell og utstyr.

7. Rev. skal revidere samtlige avdeligsregnskap/særregnskap og påse at disse får riktig uttrykk i

det samlede regnskap for organisasjonen. Hvor det er egne fondsregnkap, skal rev. revidere

disse og påse at midlene forvaltes og benyttes i overensstemmelse med de fastsatte

statuetter.

8. Rev. skal føre en revisjonsprotokoll som tilhører vedkommende organisasjon. Protokollen

skal være innbundet, gjennomtrukket, forhåndsnummerert og autorisert av organisasjonens

styre sammen med revisor. I protokollen skal rev. anføre resultatet av de kontroller han har

foretatt, med angivelse av dato og resultat av kontrollen. Han skal gjøre daterte

anmerkninger i protokollen om forhold han mener bør rettes. Han skal videre gjøre

anmerkninger hvis han forgjeves har bedt om opplysninger eller har krevd å få adgang til

materiale som han finner nødvendig for sin revisjon.

Revisjonsprotokollen skal forelegges styret. Styrets leder skal gi påtegning i protokollen om

at dette er gjort. Forhold som ikke blir ordnet til revisors tilfredshet og som er av betydning

for regnskapsbedømmelsen, skal det gis opplysning om i revisjonsberetningen til årsmøtet.

9. Rev. skal gi årsregnskapet påtegning om at det er revidert. I sin påtegning skal det henvises til

revisjonsberetningen. Såfremt han mener at regnskapet ikke bør godkjennes, skal det fremgå

av hans påtegning av regnskapet. Rev. skal så vidt mulig være til stede på de årsmøter som

skal behandle regnskapet.

10. I sin revisjonsberetning, som stiles til Årsmøtet, skal rev. bl.a. uttale seg om flg.:

a) Om han har utført sitt oppdrag i samsvar med NIF's revisjonsbestemmelser.

b) Om det fremlagte regnskap er ført og avsluttet overensstemmende med

NIF's regnskapsbestemmelser, og at det sammen med styrets årsberetning

gir uttrykk for organisasjonens økonomiske stilling og resultat av driften i året

som er gått.

c) Om kassabeholdningen, bank- og postgiroinnskudd og beholdning av

verdipapirer er kontrollert og at bestemmelsen i Instruks for kasserer og

10

---

egnskapsførere er overholdt.

d) Om han har kjennskap til forhold som har betydning for bedømmelse av

regnskapet som ikke har kommet til uttrykk i dette eller i styrets beretning.

e) Om han finner å kunne tilrå at det fremlagte regnskap fastsettes som

organisasjonens årsregnskap.

4.3 GRUPPENE

1. IG's styre har til oppgave å organisere og lede den idrettslige virksomhet i laget i samsvar

med styrets retningslinjer, samt få medlemmene fram til trening og konkurranser.

2. IG's styre er ansvarlig overfor RIL's styre slik at gruppens virksomhet ledes etter lagets lover,

instrukser og vedtak som Årsmøtet og RIL's styre gjør.

3. IG's styre - som velges av Årsmøtet - har den daglige ledelse av gruppens virksomhet, og skal

sørge for at alle saker blir behandlet i rett tid, samt søke å løse disse til beste for laget og

medlemmene.

Videre skal gruppestyret:

a) føre protokoll over gruppens møter, tilstelninger, arrangementer og

idrettslige resultater. Møteutskrifter sendes AU v/dets leder, og årsberetningen

sendes AU i god tid før Årsmøtet.

b) føre gruppens regnskap og materielloversikt samt utarbeide budsjett til AU

innen en angitt dato.

c) sende nødvendige meldinger til AU og de særforbund og særkretser gruppen

er tilsluttet, samt utføre de oppdrag disse pålegger gruppen.

d) innkalle medlemmene til kurs, instruksjon, møter og tilstelninger samt til

fellesarrangementer og dugnad.

e) avholde årsmøte i gruppen.

f) spre opplysning om gruppens idrettslige virke og gi meldinger til medlemsblad

og media forøvrig med tanke på resultater og begivenheter.

4. IG's styre er ansvarlig for utlånt rekvisita, utstyr og effekter som tilhører laget.

5. AU fastsetter treningstider for anleggene og lokalene etter at gruppene har kommet med

ønsker. Ved endringer må RIL's sekretær straks få melding.

6. IG's styre er ansvarlig for at ordensreglene i leide lokaler følges. Etter arrangementer og

trening skal anlegg og lokaler ryddes, og alle effekter og utstyr legges på plass. Garderober

og dusjrom skal forlates i skikkelig stand. Orden og renslighet samt respekt for lagets

eiendeler må ivaretas av medlemmene.

7. IG's styre påser at medlemmer som representerer RIL har sitt medlemsforhold i orden.

Medlemskontingenten forfaller den 1.1. hvert år og innbetales senest når en gruppe starter

sesongen.

8. Driftsåret går fra 01.01 til 31.12. IG's styre skal forberede avslutningen i god tid og ved årets

slutt sende AU alle opplysninger som AU ber om. Innstilling på gruppestyre - valgt på eget

årsmøte - oversendes valgkomiteens leder i god tid før RIL's årsmøte.

9. Foresatte til yngre utøvere bør informeres om planer og behov for støtte før sesongstart

(foreldremøter o.l.)

4.4 VALGKOMITE´

1. Komiteen består av leder og 3 medlemmer valgt av årsmøtet i RIL. Komiteens oppgave er i

samarbeid med gruppene å fremme forslag for Årsmøtet i RIL på de kandidater som er på

valg i henhold til lovverket.

11

---

2. Komiteens leder får oversendt lagets tillitsmannsliste, samt de som står på valg i god tid før

Årsmøtet.

3. Iflg. lovenes paragr. 10 skal gruppene på sine årsmøter selv gjøre innstilling på medlemmer

til nytt gruppestyre. Innstillingen, sammen med oppgave over gjensittende medlemmer,

oversendes valgkomiteens leder.

4. Før valgene på Årsmøtet skal komiteen fremlegge en liste med forslag på kandidater til de

enkelte gruppestyrene, utvalg og komiteer. Listen må også inneholde oversikt over de

oppmenn og medlemmer gruppenes årsmøter allerede har foreslått.

5. Komiteens leder skal redegjøre for innstillingen. Kan ikke denne møte på årsmøtet, må et annet

komitemedlem påta seg dette arbeidet.

4.5 HEDERSPRIS KOMITE´

1. Heder priskomiteen består av leder og 2 medlemmer. Prisen skal deles ut til en person eller

et lag som i løpet av året har utmerket seg på det sportslige plan eller ved fortjenstfull

innsats på annen måte innen RIL.

2. Prisen kan kun utdeles en gang til samme person og lag.

3. Prisen utdeles på RIL's årsmøte av komiteens leder som også gir en begrunnelse for valget av

kandidat(er).

4. Prisen bør være lik hvert år og ha inskripsjonen - Råde IL's hederspris for 20….

5. Grupper, lag og medlemmer kan sende forslag på kandidater til komiteens leder innen 1.

februar

4.6 LOVKOMITE´

1. Komiteen består av leder og 2 medlemmer valgt av Årsmøtet.

2. Komiteen skal avgi uttalelse om innkomne lovforslag til Årsmøtet, og kan selv komme med

slike forslag.

3. På Årsmøtet bør ett av medlemmene være til stede når lovendringer står på dagsorden.

4. AU oversender forslag som har tilknytning til lovverket til uttalelse, evt. innkaller komiteen

til møte der lovsaker skal behandles.

Kapittel 5

ÅRSHJUL FOR RÅDE IL

5.1 Års hjul for Råde IL

Måned Hovedstyret Arbeidsutvalget Gruppestyrer

Januar Forberede årsmøter Forberede årsmøtet

Forberede årsmøter

Idrettsregistrering 31/1.

Februar Forberede årsmøtet Avholde årsmøter før

utgangen av februar.

Levere årsrapporter,

regnskap og budsjett til leder

Mars Avholde årsmøte i RIL Avholde årsmøte i RIL

Styreendringer meldes til

Brønnøysund, Råde Kommune

i RIL

Råde IL info ”blekka”

12

---

og bankforbindelse

April

Møte for å konstituere nytt

Hovedstyre.

Planlegge 17 mai arr. (hvert

3dje år)

Planlegge 17 mai arr. (hvert 3dje

år)

Søke Råde kommune om

Medlem/drift/prosjekt/sponsor

midler. (1.mai)

Råde IL info ”blekka”

Mai 17 mai arr. (hvert 3dje år) 17 mai arr. (hvert 3dje år) 17 mai arr. (hvert 3dje år)

Juni

15 juni Rapportering til

lotteritilsynet. Hoved lotteri.

Juli

August

September Råde IL info ”blekka” Råde IL info ”blekka”

Oktober

November

Desember

Sende julehilsen til lagets gode

hjelpere.

5.2 Årsmøter

Årsmøtet i Råde IL avholdes i mars måned.

Alle grupper avholder årsmøter i løpet av årets 6 første uker. Styrets beretning skal sendes AU

sammen med gruppens regnskap og budsjett snarest etter årsmøtet.

5.3 Andre arrangement.

Alle som skal ha et arrangement hvor en har behov av å bruke lokaler i klubbhusethuset må

bestille – booke tid hos May-Britt Antonsen 932 51 375.

Møterommet på hemsen bestilles ved å skrive seg inn i møtekalender som henger ved

inngangsdøren til rommet.

Det bør gjennom føres en ”juletrefest” for alle styremedlemmer, lagledere med omgangsvenner

andre lørdagen i det nye året. Dette arrangement bør gå på rundgang i de største gruppene.

Rekkefølge er: Fotball, Håndball, Innebandy, Barneidrett. Dersom en gruppe ikke ser seg i stand

til å arrangere går dette til neste på listen.

13