MANUAL DE PROCEDIMENTOS CARTORIAIS DO FORO ... - TJPR

SÉRGIO EIDI YAMAGAMI SAWASAKI
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
CARTORIAIS DO FORO JUDICIAL
- Secretaria de Família -
2ª edição
revista, atualizada e ampliada
OBRA DO AUTOR

2 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Diretor da 5ª Secretaria de Família do Foro Central da
Comarca da Região Metropolitana de Curitiba (TJPR).
Ministrou aulas na Escola dos Servidores da Justiça
Estadual do Paraná. Pós-graduado em Direito Público pela
Escola da Magistratura Federal do Paraná. Graduado em
Direito pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná (1º
lugar no vestibular). Graduado em Economia pela
Universidade Federal do Paraná (1º lugar no vestibular de
economia e 7º lugar na classificação geral do vestibular).
Bolsista prêmio pelo Instituto Goethe (tendo estudado na
Alemanha). Participou do programa de intercâmbio cultural
no Japão (UFPR – Kake Science University, tendo recebido
dois prêmios: Melhor Embaixador Brasileiro no Japão e
Melhor Apresentação). Participou de curso na Aliança
Francesa de Paris. Autor de artigo publicado no livro
Estado, Direito e Sociedade.
sergio_sawasaki@yahoo.com.br

É com grande honra e muita felicidade que
disponibilizo integralmente e sem custos a
presente obra para ser consultada virtualmente
por todos aqueles que tiverem interesse. Tratase
de trabalho simples, mas feito com muita
dedicação e empenho. A intenção é que seja
uma contribuição para o esforço comum de
aperfeiçoamento do Poder Judiciário.
Faço um agradecimento especial ao Des. Miguel
Kfouri Neto, Presidente do TJPR e ao Des.
Noeval de Quadros, Corregedor-Geral de Justiça
do TJPR, que estão trazendo inúmeros avanços
ao Poder Judiciário paranaense e apoiaram a
divulgação virtual desta obra, tornando-a
acessível a todos os servidores do Tribunal de
Justiça do Paraná.
Aos que desejarem uma versão impressa em
formato de livro, ficarei feliz em enviar via postal.
Para tanto basta entrar em contato por meio do
e-mail na página anterior. Nesses casos,
solicitarei apenas uma ajuda para cobrir os
custos, uma vez que a obra foi editada com
recursos próprios.
Desejo a todos uma ótima leitura! Espero que a
contribuição seja útil!
O AUTOR

4 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
__________________________________________________________
SAWASAKI, Sérgio Eidi Yamagami,
Manual de Procedimentos Cartoriais do Foro
Judicial: Secretaria de Família. – 2. ed. rev., atual.
e ampl. – Curitiba: Edição por Demanda, 2012.
Ilustrado por YAMAGAMI, Norma Mitiko
Design da capa pelo autor
ISBN 978-85-912539-1-3
1. Procedimentos Cartoriais 2. Procedimentos Cartoriais –
Secretaria de Família
__________________________________________________________

Manual de Procedimentos Cartoriais a 5
SÉRGIO EIDI YAMAGAMI SAWASAKI
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
CARTORIAIS DO FORO JUDICIAL
- Secretaria de Família -
2ª Edição
Revista, atualizada e ampliada
Curitiba
Edição do Autor
2012

6 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Manual de Procedimentos Cartoriais do Foro Judicial -
Secretaria de Família
2ª edição – revista, atualizada e ampliada
Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
TODOS OS DIREITOS RESERVADOS: A violação dos
direitos autorais é punível como crime (art. 184 e
parágrafos do Código Penal). Tanto a obra quanto as
ilustrações estão protegidas pelos direitos autorais.
Impresso no Brasil (05 – 2012)
ISBN 978-85-912539-1-3

Manual de Procedimentos Cartoriais a 7
“É natural que durante a vida
passemos por diversas etapas
e lugares. Em cada fase da
vida é importante deixar uma
contribuição. Para darmos o
próximo passo é preciso
acreditar que nenhum esforço
será inútil.”
O autor

8 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 9
AGRADECIMENTOS
Agradeço a todos que apoiaram e incentivaram a
confecção deste livro.
Agradeço à minha mãe, Norma Mitiko Yamagami,
ao meu pai, Nelson Mitsuyuki Sawasaki e aos meus
irmãos, Nelson Minoru Yamagami Sawasaki e Cindy Akemi
Sawasaki, grandes responsáveis pelas minhas modestas
conquistas e cuja ajuda foi essencial para a publicação
deste livro.
À Doutora Joslaine Gurmini Nogueira, Juíza de
Direito, agradeço pelo apoio e por propiciar um bom
ambiente de trabalho, incentivando o constante
aprendizado.
Ao Doutor Glauco Alessandro de Oliveira, Juiz de
Direito, agradeço pelo incentivo e por compartilhar os
procedimentos adotados na Vara de Família e Anexos de
Guarapuava, os quais descrevi como exemplo de
Simplificação de Práticas Procedimentais no Capítulo 7
(itens 7.4.2 e 7.5.1) deste livro.
O autor

10 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 11
À minha família
À minha mãe, cuja dedicação e sabedoria transpuseram
grandes barreiras e cujos sacrifícios moldaram em mim os
valores que mais prezo

12 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 13
NOTA DO AUTOR À 2ª EDIÇÃO
Escrever um livro é um aprendizado constante. A
primeira edição foi revista, atualizada e ampliada.
O primeiro e segundo capítulos foram revisados,
alterando um pouco o texto e realocando algumas ideias
para outros capítulos, procurando uma ordem mais lógica e
didática na exposição dos temas.
No terceiro capítulo acrescentei uma históriaexemplo
no item 3.6 para tornar mais fácil a compreensão
para os leitores sem formação jurídica.
O quarto capítulo foi revisado, com algumas
alterações no texto e acréscimo dos itens 4.3.3 e 4.3.4, que
tratam respectivamente sobre Carta Precatória e Carta
Rogatória.
O quinto capítulo é novo, intitulado “Considerações
sobre a Organização do Trabalho”, em que procurei
enfatizar a importância do zelo de cada membro da equipe
no trabalho conjunto e a necessidade de pensar na
Secretaria como um serviço a ser prestado ao cidadão.
O sexto capítulo corresponde ao quinto capítulo da
edição anterior e foi revisto, atualizado e ampliado com
quatro novos tópicos: Procedimento de Apelação,
Procedimento de Agravo, Relatórios Mensais e
Procedimento para Exame de DNA Gratuito no Paraná.
O sétimo capítulo também é novo e recebeu o título
“Simplificação de Práticas Procedimentais”, em que abordo
brevemente um tema que acredito ser muito importante
para o desenvolvimento do Poder Judiciário: a busca de
procedimentos mais simples para tornar os feitos mais
céleres sem, contudo, diminuir a segurança jurídica.
O oitavo é outro capítulo novo. Tendo em
consideração que muitos servidores não têm formação
jurídica e que mesmo na Secretaria são usados alguns
termos técnicos corriqueiramente, acrescentei um capítulo
com um pequeno glossário de termos jurídicos usados no
dia-a-dia do trabalho cartorial.

14 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Por fim, o último capítulo, que nesta edição é o
nono, continua sendo uma pequena coletânea de modelos.
Os modelos já existentes na edição anterior foram
reeditados e alguns novos foram acrescentados.
Destaco ainda que em toda a obra as ilustrações
foram substituídas. As novas foram feitas pela artista
plástica e mãe do autor, Norma Mitiko Yamagami.
Espero que, com essas alterações, a 2ª edição
possa ser um pouco mais útil aos leitores.
O autor

Manual de Procedimentos Cartoriais a 15
SUMÁRIO
////////////////////////////////////
///////////////////////////////////INTRODUÇÃO///////////////////////////////////
......................................................................................... 21
/////////////////////////////CAPÍTULO 1////////////////////////////
///////////////////A FUNÇÃO DE UMA SECRETARIA////////////////
......................................................................................... 23
CAPÍTULO 2
////////////////////UMA SECRETARIA DE FAMÍLIA////////////////////
......................................................................................... 29
CAPÍTULO 3
///////////////////////////////////O PROCESSO///////////////////////////////////
......................................................................................... 33
3.1 PANORAMA GERAL .......................................... 33
3.2 COMPREENDENDO A DIMENSÃO DO
TRABALHO DA SECRETARIA .......................... 37
3.3 REFLEXÃO: POR QUE MARIA PRECISA
BUSCAR O PODER JUDICIÁRIO .................... 39
3.4 REFLEXÃO: A FUNÇÃO DO PROCESSO......... 40
3.5 CONHECENDO OS PERSONAGENS DO
PROCESSO ....................................................... 42
3.5.1 – Juiz ou Magistrado ......................................... 44
3.5.2 - Partes ............................................................. 45

16 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
3.5.3 - Advogados ..................................................... 46
3.5.4 - Promotor de Justiça ........................................ 49
3.6 UM POUCO MAIS DE DETALHES SOBRE O
PROCESSO ....................................................... 50
CAPÍTULO 4
INTEGRAÇÃO ENTRE O PROCESSO E OS
///////////////////PROCEDIMENTOS CARTORIAIS////////////////////
......................................................................................... 59
4.1 MOMENTO: A PETIÇÃO INICIAL CHEGA À
SECRETARIA .................................................... 65
4.1.1 – Petição Inicial ................................................ 65
4.1.2 – O Ofício do Distribuidor ................................. 67
4.1.3 – A Petição Chegou à Secretaria. E Agora .... 70
4.1.4 – Conclusão ..................................................... 83
4.2 MOMENTO: RETORNO DA CONCLUSÃO ........ 83
4.3 MOMENTO: EXPEDIÇÃO .................................. 91
4.3.1 – Citação ......................................................... 92
4.3.2 – Intimação .................................................... 103
4.3.3 – Carta Precatória .......................................... 107
4.3.4 – Carta Rogatória........................................... 109
4.3.5 – Ofícios em Geral ......................................... 110
4.3.6 – Ofício de Desconto em Folha Para Pagamento
////////////de Alimentos Provisórios ............................. 111
4.3.7 – Termo de Guarda Provisória ....................... 112

Manual de Procedimentos Cartoriais a 17
4.4 MOMENTO: JUNTADA DE PETIÇÕES,
DOCUMENTOS, RELATÓRIOS AOS AUTOS . 113
4.5 MOMENTO: IDAS E VINDAS DA
CONCLUSÃO/////.............................................. 116
4.6 MOMENTO: AUDIÊNCIAS ............................... 117
4.6.1 - Audiência de Ratificação ............................. 119
4.7 MOMENTO: A SECRETARIA RECEBE UMA
SENTENÇA...................................................... 119
4.7.1 - Registro de Sentença .................................. 121
4.7.2 – Intimação das partes e do Ministério Público e
///////////Trânsito em Julgado .................................... 122
4.7.3 - Expedição dos Documentos Decorrentes da
///////////Sentença Transitada em Julgado ................. 127
4.7.4 - Fechamento das Custas Processuais .......... 129
4.7.5 – Baixa e Arquivamento ................................. 130
CAPÍTULO 5
CONSIDERAÇÕES SOBRE A ORGANIZAÇÃO DO
/////////////////////////////////////TRABALHO////////////////////////////////////
....................................................................................... 133
5.1 PENSAR NOS PRÓXIMOS PASSOS DO
PROCESSO ..................................................... 133
5.2 REFLEXÃO: PENSANDO NA SECRETARIA
COMO UM SERVIÇO AO CIDADÃO ............... 135

18 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
CAPÍTULO 6
SITUAÇÕES COM AS QUAIS VOCÊ SE DEPARARÁ NO
//////////////////DIA-A-DIA DE UMA SECRETARIA/////////////////
....................................................................................... 139
6.1 ATENDIMENTO AO PÚBLICO EXTERNO
(PARTES E ADVOGADOS) ............................. 139
6.1.1 - Regras Gerais para Atendimento ao telefone/
/////////// .................................................................... 139
6.1.2 - Regras Gerais para Atendimento ao
///////////Balcão.......................................................... 140
6.1.3 – Informações técnicas sobre o uso do sistema
////////////virtual adotado na Secretaria ...................... 140
6.1.4 - Informações Sobre os Autos ........................ 141
6.1.5 - Solicitação de que a Secretaria Digitalize e
///////////Junte Documentos aos Autos ...................... 142
6.2 DOCUMENTOS EXPEDIDOS PELA
SECRETARIA .................................................. 144
6.2.1 - Pedido de certidões ..................................... 144
6.2.2 – Mandado de Averbação .............................. 145
6.2.3 - Termo de Guarda ........................................ 146
6.2.4 - Formal de Partilha 1 – Regra Geral ............. 146
6.2.5 - Formal de Partilha 2 - Para Imóveis situados na
///////////Região Metropolitana de Curitiba ................. 149
6.3 “CUMPRA-SE” DO MANDADO DE AVERBAÇÃO
DECORRENTE DE PROCESSO QUE CORREU
EM OUTRA COMARCA ................................... 150

Manual de Procedimentos Cartoriais a 19
6.4 PROCEDIMENTO APELAÇÃO ........................ 152
6.5 PROCEDIMENTO AGRAVO ............................ 153
6.6 RELATÓRIOS MENSAIS ................................. 155
6.7 PROCEDIMENTO PARA EXAME DE DNA
GRATUITO - TJPR........................................... 156
CAPÍTULO 7
//SIMPLIFICAÇÃO DE PRÁTICAS PROCEDIMENTAIS//
....................................................................................... 161
7.1 INTRODUÇÃO ................................................. 161
7.2 A IMPORTÂNCIA (NECESSIDADE) DA
SIMPLIFICAÇÃO.............................................. 161
7.3 ATOS DA SECRETARIA PROPRIAMENTE
DITOS E ATOS JUDICIAIS DELEGADOS PARA
A SECRETARIA .............................................. 163
7.4 SIMPLIFICAÇÃO EM ATOS DA SECRETARIA
PROPRIAMENTE DITOS ................................. 166
7.4.1 Alguns pequenos exemplos ...................... 167
7.4.2 Um exemplo de simplificação com
//////////////inovação//// ............................................... 169
7.5 SIMPLIFICAÇÃO POR MEIO DE DELEGAÇÃO
DE ATOS JUDICIAIS PARA A SECRETARIA . 171
7.5.1 Exemplos de Atos Ordinatórios ................. 172

20 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
CAPÍTULO 8
////////////////l////l/////l////////GLOSSÁRIO///////////////l/////llll///////////
....................................................................................... 179
CAPÍTULO 9
////////////////////////////////////MODELOS/////////////////////////////////////
....................................................................................... 193
BIBLIOGRAFIA
........................................................................................ 223

Manual de Procedimentos Cartoriais a 21
INTRODUÇÃO
Caro leitor,
Este manual foi escrito com o objetivo de transmitir
de forma didática conhecimentos sobre procedimentos
cartoriais, especificamente, procedimentos cartoriais de
uma Secretaria de Família.
Em sua confecção, procurou-se ter em mente que
muitos dos leitores não são formados em cursos de Direito.
Assim, evita-se utilizar um linguajar jurídico e quando isso é
feito, faz-se uma pequena explicação do que o termo
técnico quer dizer.
No esclarecimento dos procedimentos cartoriais,
abordam-se alguns institutos de Direito Processual Civil,
mas somente na medida em que a sua compreensão é
necessária para a elucidação dos trabalhos cartoriais.
Assim, desde já se deixa claro que a abordagem dos temas
processuais civis não tem a pretensão de completude, mas
tão somente de fornecer a base necessária para melhor
compreensão do tema que intitula o manual.
Além disso, procurou-se ilustrar o manual com
figuras e esquemas que tornassem mais fácil a
compreensão dos conceitos e ideias a serem transmitidos.
Os temas foram desenvolvidos com a convicção de
que tão importante quanto conhecer os procedimentos
cartoriais é compreender a lógica que está por trás deles.
Por isso, junto com a explicação dos procedimentos,
procurou-se trazer o substrato lógico-sistemático que os
sustentam. Com isso, você não apenas “saberá fazer”,
você também “entenderá por que faz”.

22 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Quem entende por que faz tem o potencial de
melhorar os procedimentos. A compreensão sistemática
dos trabalhos do cartório permite que o servidor possa
refletir sobre os procedimentos e se questionar se não
existe uma maneira melhor de cumprir as tarefas da
Secretaria.
Espero que este manual seja útil. Boa leitura!

Manual de Procedimentos Cartoriais a 23
CAPÍTULO 1
A FUNÇÃO DE UMA SECRETARIA
O objeto do presente manual é descrever e ensinar
os procedimentos de uma Secretaria de Família. Mas antes
de falar sobre isso é essencial que se compreenda qual o
papel de uma Secretaria, qualquer que seja a matéria de
sua competência 1 (Cível, Criminal, Família, Fazenda
Pública etc.). Afinal, qual a função de uma Secretaria Por
que elas existem
O seu nome pode nos dar uma ideia. A “Secretaria”
de um juízo, grosso modo, exerce uma função muito
parecida com a função que uma secretária exerce para um
médico.
Ora, a função principal do médico é tratar da saúde
de seus pacientes, de modo a melhorar sua qualidade de
vida. Mas, para exercer essa função principal de forma
organizada e eficiente, várias outras tarefas precisam ser
executadas: agendamento de consultas, atendimento aos
pacientes quando chegam ao consultório, fornecimento de
informações aos pacientes, atendimento ao telefone etc.
Se o médico tiver que fazer tudo sozinho, ele quase não
terá tempo para exercer sua função principal. Por isso, o
médico contrata uma secretária para ajudá-lo na
organização de seu consultório.
1 Em direito a palavra “competência” tem um significado diferente do
significado comum. Competência quer dizer, grosso modo, “esfera de
atribuições de um juízo”. Assim, se um juízo é incompetente para julgar
causas de Direito de Família, isso quer dizer que as causas de Direito de
Família não estão dentro da sua esfera de atribuições, de modo que ele
não pode julgar esse tipo de caso. Não quer dizer, de modo algum, que
o profissional não é diligente em sua atuação.

24 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
A Secretaria de um juízo tem uma função muito
semelhante. A função principal do juiz é exercer a
jurisdição (dar o direito às partes – por meio de despachos,
decisões e sentenças). Mas, um juiz lida com milhares de
processos ao mesmo tempo e a organização da
movimentação de todos esses processos gera uma enorme
quantidade de trabalho: autuação, numeração de folhas,
cadastramento dos processos, certificação de atos
processuais, atendimento às partes e advogados etc. Se o
juiz tivesse que fazer tudo isso, quase não teria tempo para
exercer sua função principal. Por isso, o Poder Judiciário
criou as Secretarias.
Assim, uma Secretaria do Foro Judicial exerce a
importante função de auxiliar o juiz na organização e
tramitação dos processos.
Com relação ao papel da Secretaria, podemos
encontrar referência no artigo 141 do Código de Processo
Civil:
Artigo 141. Incumbe ao escrivão:
I – redigir, em forma legal, os ofícios, mandados, cartas
precatórias e mais atos que pertencem ao seu ofício;
II – executar as ordens judiciais, promovendo citações e
intimações, bem como praticando todos os demais atos,
que lhe forem atribuídos pelas normas de organização
judiciária;
III – comparecer às audiências, ou, não podendo fazê-lo,
designar para substituí-lo escrevente juramentado, de
preferência datilógrafo ou taquígrafo;
IV – ter, sob sua guarda e responsabilidade, os autos, não
permitindo que saiam de cartório, exceto:
a) quando tenham de subir à conclusão do juiz;
b) com vista aos procuradores, ao Ministério Público ou à
Fazenda Pública;
c) quando devam ser remetidos ao contador ou ao
partidor;
d) quando, modificando-se a competência, forem
transferidos a outro juízo.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 25
V – dar, independentemente de despacho, certidão de
qualquer ato ou termo do processo, observado o disposto
no art. 155.
Como se percebe da leitura desse artigo, o próprio
Código de Processo Civil já traz uma lista de atribuições
para a Secretaria. O próprio legislador previu a
necessidade de um setor voltado para a organização dos
processos e também para a execução inicial das
determinações judiciais.
Além disso, é importante observar que, pela
natureza de seu trabalho, a Secretaria acaba por fazer uma
intermediação entre o juiz e os demais atores do processo.
Da mesma forma que a secretária de um médico
recebe os pacientes e organiza a ordem em que eles
entram no consultório, a Secretaria do juízo faz uma
intermediação entre o juiz e os demais atores do processo.
O advogado, por exemplo, protocola as suas petições na
Secretaria e esta faz a conclusão para o juiz 2 . Quando o
juiz despacha, ele devolve os autos para a Secretaria e
esta comunica o advogado de que o juiz já tomou alguma
decisão no seu processo. E assim por diante. Desse modo,
a Secretaria está fazendo uma intermediação entre o juiz e
o advogado.
Veja o esquema abaixo para maior esclarecimento:
2 “Fazer conclusão” significa “levar os autos para o juiz”. E “autos” são,
basicamente, o conjunto de documentos relativos a um processo.

26 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Atos judiciais
ADVOGADOS
GABINETE
JUIZ
ASSESSORES
SECRETARIA
MINISTÉRIO
PÚBLICO
PARTES
CONTADOR
Conclusão
para análise
judicial
EQUIPE TÉCNICA
Agora que você já sabe qual o papel de uma
Secretaria, é importante entender um pouco melhor como
ela funciona.
Assim, vamos detalhar um pouco mais as funções
exercidas pela Secretaria:
1. Coordenação dos procedimentos e organização dos
trabalhos e gestão de pessoas;
2. Cumprimento das determinações judiciais:
a. Análise da determinação judicial e criação
das pendências a serem resolvidas;
b. Expedição de cartas, ofícios, mandados etc.
3. Juntadas e análise das juntadas – Diversos
documentos são trazidos pelos advogados, pelo
Ministério Público, pelo contador, pelo avaliador,
pelo distribuidor etc. Estes documentos precisam
ser juntados aos respectivos autos, sendo preciso

Manual de Procedimentos Cartoriais a 27
fazer a análise de como deve prosseguir o processo
uma vez que esses documentos foram juntados.
Por exemplo: o magistrado determinou que a parte
autora emende a petição inicial, esclarecendo o seu
pedido e devendo trazer mais provas documentais.
Quando o advogado trouxer estes documentos, a
Secretaria deve enviar os autos ao juiz, para que
ele possa terminar de analisar o processo, agora
com os documentos de que ele precisa para fazer
uma análise mais completa do caso;
4. Atendimento ao público – uma vez que a Secretaria
faz a intermediação entre os diversos atores do
processo (advogado, partes, MP, contador etc.) e o
juiz, muitas pessoas vêm até a Secretaria para tirar
dúvidas, pedir certidões, trazer ou buscar
documentos etc. Todas essas pessoas precisam
ser atendidas;
a. O atendimento pode ser feito pessoalmente
(quando as pessoas vêm ao balcão da
Secretaria), ou por telefone.
5. Auxílio ao magistrado nas audiências – também é
comum que a Secretaria ajude o magistrado na
digitação das atas de audiências, organize a pauta
e faça o pregão (chamar as partes para entrar na
sala de audiências);
6. Confecção de relatórios exigidos pelo Tribunal:
Boletim Mensal da Corregedoria, Relatório do CNJ,
Boletim de Frequência etc.

28 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Havendo toda essa variedade de trabalhos, é
preciso uma boa divisão de tarefas entre as pessoas que
trabalham na Secretaria.
Na medida em que o trabalho exige bastante
organização, a formação de uma boa equipe é essencial
para a obtenção de bons resultados.
De um modo geral, os Tribunais de Justiça dos
Estados formam as equipes de trabalho com servidores
públicos. A seleção é feita por meio de concursos públicos
e geralmente se direciona para os cargos de Analista
Judiciário e de Técnico Judiciário.
Além disso, é comum também a previsão de uma
função gratificada de Diretor de Secretaria e de
Supervisores.
Cada Secretaria estabelecerá a divisão de trabalhos
conforme o número de servidores disponíveis e o perfil de
cada um.
Agora que você já sabe o que é uma Secretaria e
para que ela serve, vamos falar mais especificamente
sobre uma Secretaria de Família. Mas, para isso, antes é
preciso que você entenda o que é o Direito de Família e
qual a competência de uma Secretaria de Família.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 29
CAPÍTULO 2
UMA SECRETARIA DE FAMÍLIA
Uma Secretaria
de Família se diferencia
das outras porque lida
especificamente com
assuntos relacionados
com o Direito de Família.
Mas o que seria
Direito de Família
Falando de uma
forma bem simples, as
pessoas procuram o
Norma Yamagami
Poder Judiciário para
solucionar os conflitos que não conseguem ou não podem
resolver sozinhas. Por exemplo: Maria quer se divorciar de
João, mas este não aceita se divorciar e não entra em
acordo com Maria. O que Maria pode fazer Ela pode
buscar o Poder Judiciário para “obrigar” João a se divorciar
e estabelecer os termos do divórcio (pensão alimentícia,
guarda dos filhos etc.).
Grosso modo, o Direito de Família é o ramo do
Direito que traz normas sobre as relações familiares.
Quando há um conflito envolvendo questões familiares, é
no Direito de Família que se encontrarão as regras e
princípios que poderão solucionar o caso.
Segundo TARTUCE E SIMÃO:
O Direito de Família pode ser conceituado como sendo o
ramo do Direito Civil que tem como conteúdo o estudo dos
seguintes institutos jurídicos: a) casamento; b) união

30 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
estável; c) relações de parentesco; d) filiação; e)
alimentos; f) bem de família; g) tutela, curatela e guarda. 3
Já segundo MARIA HELENA DINIZ:
(...) ramo do direito civil concernente às relações entre
pessoas unidas pelo matrimônio, pela união estável ou
pelo parentesco e aos institutos complementares de direito
protetivo ou assistencial, pois, embora a tutela e a curatela
não advenham de relações familiares, têm, devido a sua
finalidade, conexão com o direito de família. 4
Será que podemos dizer que um Juízo de Família é
competente 5 para processar e julgar os casos que
envolvem Direito de Família
Isso não pode ser afirmado de forma tão simples.
Ocorre que o conceito de Direito de Família varia de acordo
com o doutrinador. Há vários conceitos de Direito de
Família. Assim, se essa afirmação procedesse, haveria
muitas dúvidas sobre quais são realmente os casos que
deveriam ser processados e julgados por um Juízo de
Família.
É por isso que os Tribunais de Justiça geralmente
editam resoluções internas determinando qual a
3 TARTUCE, Flávio; SIMÃO, José Fernando. Direito Civil: Direito de
Família. 5. ed. São Paulo: Método, 2010, v. 5, p. 27.
4 DINIZ, Maria Helena. Direito Civil Brasileiro: Direito de Família. 21.
ed. São Paulo: Saraiva, 2006, v. 5, p. 4.
5 Em direito a palavra “competência” tem um significado diferente do
significado comum. Competência quer dizer “esfera de atribuições de um
juízo”. Assim, se um juízo é incompetente para julgar causas de Direito
de Família, isso quer dizer que as causas de Direito de Família não
estão dentro da sua esfera de atribuições, de modo que ele não pode
julgar esse tipo de caso. Não quer dizer, de modo algum, que o
profissional não é diligente em sua atuação.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 31
competência de cada juízo 6 . Isso não acaba com todas as
dúvidas, mas torna muito mais exata a definição da
competência.
Uma vez que já sabemos o que é uma Secretaria e
também qual a competência de uma Secretaria de Família,
no próximo capítulo vamos trabalhar sobre a noção de
processo.
6 No Tribunal de Justiça do Paraná, é o artigo 3º da Resolução nº 07 de
2008 do referido Tribunal que define a competência dos Juízos de
Família da Região Metropolitana de Curitiba (Foro Central): 1) As causas
de nulidade e anulação de casamento, de separação judicial e divórcio,
as relativas ao casamento ou seu regime de bens e as demais ações de
estado; 2) As causas decorrentes de união estável, como entidade
familiar; 3) As causas relativas a direitos e deveres dos cônjuges ou
companheiros, um em relação ao outro, e dos pais em relação aos
filhos, ou destes em relação àqueles; 4) As ações de investigação de
paternidade, cumuladas ou não com petição, e as demais relativas à
filiação; 5) As ações de alimentos fundadas no estado familiar e aquelas
sobre a posse e guarda de filhos menores, entre os pais ou entre estes e
terceiros; 6) As causas relativas à extinção, suspensão ou perda do
poder familiar, ressalvadas as da competência das Varas da Infância e
da Juventude; 7) Autorizar os pais a praticarem atos dependentes de
consenso judicial, relativamente à pessoa e aos bens dos filhos, bem
como os tutores, relativamente aos menores sob tutela; 8) Declarar a
ausência.

32 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 33
CAPÍTULO 3
O PROCESSO
3.1 PANORAMA GERAL
Como dissemos, o Direito traz um conjunto de
regras e princípios para solucionar conflitos sociais. Vamos
continuar com o mesmo exemplo: Maria quer se divorciar
de João, mas João não aceita o divórcio de livre e
espontânea vontade. Maria, então, busca o Poder
Judiciário. Mas de que forma Maria deve fazer isso Será
que ela vai até a casa do juiz, bate na porta e expõe o seu
problema para o magistrado
O Direito estabelece regras para se “levar um
problema” ao Poder Judiciário. Em regra, só um advogado
(bacharel em direito com inscrição na Ordem dos
Advogados do Brasil) pode acionar o Judiciário 7 . Por isso,
Maria terá que contratar um advogado para que ele leve o
seu problema para o magistrado.
Mas e o advogado, como ele faz O advogado
deverá elaborar uma peça processual chamada “petição
inicial” 8 e fazer o seu protocolo em um Ofício do
7 Existem poucas exceções a essa regra. Um exemplo são as causas de
valor até 20 (vinte) salários-mínimos de competência dos Juizados
Especiais Cíveis, nas quais a assistência por advogado é facultativa
(artigo 9º da Lei 9.099/1995).
8 A petição inicial é uma peça processual na qual o advogado identifica o
autor e o réu, descreve os fatos, elabora motivos de direito e de fato e
pede ao magistrado que conceda ao autor o seu direito. Além disso, o
advogado deve juntar a procuração e os documentos essenciais que
comprovem a verdade dos fatos narrados. Também é importante

34 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Distribuidor 9 . Este Ofício, por sua vez, fará um registro do
processo e o remeterá para a Secretaria de Família. Caso
haja mais de uma Secretaria de Família na Comarca, o
Ofício do Distribuidor fará também um sorteio e a petição
inicial será distribuída para a Secretaria de Família
sorteada (no final, todas as Secretarias receberão um
número equitativo de processos).
Quando a petição chega a uma Secretaria, começa
o nosso trabalho. Agora o caso está vinculado a esta
Secretaria e, como regra, ele tramitará até o seu fim na
mesma Secretaria.
Mas como será que o Poder Judiciário fará com que
Maria consiga o que veio buscar Será que o juiz irá atrás
de João para lhe falar que Maria tem direito de se divorciar
dele Como é que se faz
O Direito estabelece um procedimento específico
que deve ser conduzido pelo juiz e seguido pelas partes.
Trata-se de um conjunto ordenado de atos que devem ser
seguidos, passo a passo.
Os atores de um processo (magistrado, parte
autora, parte requerida, MP etc.) não têm muita liberdade
para escolherem a forma como vão solucionar o conflito. A
lei estabelece regras procedimentais sobre como isso deve
ser feito (só quando a lei oferece mais de uma
possibilidade, é que há algum espaço para a escolha).
lembrar que logo no início do processo o advogado deve recolher as
custas processuais (custas do Ofício do Distribuidor, taxa judiciária e
custas do cartório).
9 O Ofício do Distribuidor é um cartório que faz a distribuição dos
processos. Em uma comarca em que há mais de uma Secretaria de
Família, por exemplo, é preciso que os processos sejam distribuídos de
forma equitativa entre as Secretarias de Família. A forma convencionada
para se realizar essa divisão dos processos é que todos os processos
novos serão protocolados no Ofício do Distribuidor e este é que fará a
distribuição, conforme critérios estabelecidos pelo Tribunal.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 35
O sistema foi feito assim para evitar arbitrariedades
e garantir a todos um procedimento que lhes oportunize o
respeito a seus direitos (ampla defesa, contraditório, devido
processo legal etc.). Segundo Moacyr Amaral Santos:
No processo se desenvolve um conjunto de atos
ordenados, visando à composição da lide. Nenhuma
palavra melhor explicaria tal operação que processo, que
vem de procedere, que é uma palavra composta de pro –
para adiante, e cadere - cair, caminhar, um pé levando o
outro para a frente. Os atos processuais se sucedem uns
aos outros, encaminhando para um fim – a composição da
lide. 10
Veja a seguir um fluxograma bem simplificado (a
ideia é que você tenha uma visão panorâmica do processo)
dos passos que devem ser seguidos:
10 SANTOS, Moacyr Amaral. Primeira linhas de Direito Processual
Civil. São Paulo: Saraiva, 2011, v. 1, p. 34.

36 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
C
O
N
T
R
O
L
E
D
E
P
R
A
Z
O
S
C
U
M
P
R
I
M
E
N
T
O
D
A
S
D
E
T
E
R
M
I
N
A
Ç
Õ
E
S
J
U
D
I
C
I
A
I
S
I
N
T
I
M
A
Ç
Ã
O
D
E
A
D
V
O
G
A
D
O
S
E
P
A
R
T
E
S
PETIÇÃO INICIAL CHEGA A
UMA SECRETARIA
DESPACHO INICIAL DO
JUIZ
CITAÇÃO DO REQUERIDO
RESPOSTA
(DEFESA DO REQUERIDO)
IMPUGNAÇÃO À
CONTESTAÇÃO (ART. 326)
AUDIÊNCIA PRELIMINAR
E
X
P
E
D
I
C
Ã
O
D
E
C
A
R
T
A
S
E
O
F
Í
C
I
O
S
C
O
B
R
A
N
Ç
A
D
E
C
U
S
T
A
S
P
R
O
C
E
S
S
U
A
I
S
MANIFESTAÇÃO SOBRE A
PRODUÇÃO DE PROVAS
AUDIÊNCIA DE INSTRUÇÃO
E JULGAMENTO

Manual de Procedimentos Cartoriais a 37
Esse fluxograma, de uma forma bastante
simplificada, tem o objetivo de dar a você uma ideia geral
sobre o procedimento estabelecido em lei para que o Poder
Judiciário solucione os conflitos sociais. Nele podem-se
observar os passos que devem ser seguidos. No esquema,
você também pode observar setas na vertical. Essas setas
indicam o trabalho da Secretaria. Enquanto vão sendo
dados passos na “linha do processo”, a Secretaria: realiza
o controle de prazos, cumpre as determinações judiciais,
intima as partes e os advogados, expede cartas e ofícios,
cobra custas processuais, entre outros.
O foco deste manual é o trabalho de uma Secretaria
e não o processo, mas perceba que os procedimentos
cartoriais “acompanham” o andamento processual. Dessa
forma, não há como compreender corretamente os
procedimentos cartoriais sem que se saiba em que
momento processual está o caso com que estamos
lidando.
3.2 COMPREENDENDO A DIMENSÃO DO
TRABALHO DA SECRETARIA
Como você já sabe, cada processo em andamento
em uma Secretaria deverá acompanhar as etapas
determinadas em lei. Nesse meio tempo a Secretaria
realiza diversos trabalhos: autuação, controle de prazos,
confecção de cartas, postagem de cartas,
acompanhamento das audiências, análise e cumprimento
das decisões judiciais etc.

38 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Se tudo isso tivesse que ser feito em apenas um
processo de cada vez, seria bastante fácil. Entretanto, isso
é feito para milhares de processos ao mesmo tempo.
Além disso, os processos não estão todos seguindo
nas mesmas fases. Assim, enquanto você está controlando
o prazo de alguns, você tem que confeccionar cartas para
outros. Enquanto isso há processos em fase de audiência e
ainda outros em que o magistrado acabou de despachar e
você tem que analisar a decisão que foi tomada para dar o
devido cumprimento.
Sem organização, a Secretaria facilmente se torna
um verdadeiro caos. Temos que organizar todos os
processos de forma que os trabalhos da Secretaria possam
ser feitos de maneira eficiente e segura.
É exatamente para organizar tudo isso que existem
os procedimentos cartoriais (objeto de estudo deste
manual).
Tão importante quanto saber os procedimentos
cartoriais é compreender a lógica que está por trás deles.
Por isso, junto com a explicação dos procedimentos,
procuramos trazer o substrato lógico-sistemático que os
sustentam. Com isso, você não apenas “saberá fazer”,
você também “entenderá por que faz”.
Quem entende por que faz tem o potencial de
melhorar os procedimentos. A compreensão sistemática
dos trabalhos do cartório permite que o servidor possa
refletir sobre os procedimentos e se questionar se não
existe uma maneira melhor de cumprir as tarefas da
Secretaria.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 39
3.3 REFLEXÃO: POR QUE MARIA PRECISA
BUSCAR O PODER JUDICIÁRIO
Voltemos ao nosso exemplo: Maria quer se
divorciar de João, mas João não aceita a situação e não
quer colaborar. Ora, se Maria tem certeza de que tem
direito a se divorciar de João, por que ela precisa do Poder
Judiciário Ela não pode simplesmente forçar João a se
divorciar Se é um direito dela, por que ela precisaria pedir
ajuda ao Estado Se João não assina o acordo de divórcio
por bem, Maria não poderia forçá-lo a assinar o acordo E
se para isso ela tiver que usar a violência Afinal, Maria
está simplesmente “lutando” por seus direitos...
Não, Maria não pode fazer isso. A violência não
deve ser usada arbitrariamente. Somente após analisar
muito bem o caso é que o Estado, por meio do juiz, poderá
empregar meios coercitivos para obrigar João a se
submeter às leis nacionais.
É preciso ter uma preparação técnica especial e
aprofundada para interpretar corretamente as leis e aplicálas
aos casos concretos. A aplicação coercitiva (com o uso
da força) da lei somente pode ser feita pelo Estado. Os
cidadãos em geral não podem usar a força para obrigar
outras pessoas a se submeter ao que eles “acreditam” ser
seu direito.
O Estado, antes de dizer quem tem direito a que, é
obrigado a submeter a lide a um processo 11 . Só depois
disso é que poderá usar meios coercitivos para obrigar
11 Note que no caso dos títulos executivos extrajudiciais não é preciso
submeter a lide a um processo de conhecimento. Nessa hipótese, a lei
já da força ao documento para que ele possa servir de base para a ação
de execução.

40 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
uma das partes a satisfazer o direito da outra. E para
exercer essa função, o Estado conta com profissionais
especializados: os juízes.
Por outro lado, se o uso da força é exclusivo do
Estado, e as pessoas são obrigadas a depender do Estado
para verem seus direitos se tornarem realidade (pois não
podem ir até as últimas consequências para lutar por seus
direitos) 12 , o Estado não pode deixar de proteger as
pessoas que precisam dele. Dessa forma, o Poder
Judiciário não pode deixar de analisar os pedidos dessas
pessoas e de usar os seus recursos para tornar esses
direitos realidade.
3.4 REFLEXÃO: A FUNÇÃO DO PROCESSO
Com certeza a noção que trazemos sobre o
processo neste manual é superficial. Mas acreditamos que
será muito importante você ter essa noção para exercer a
contento os trabalhos de uma Secretaria. Assim,
gostaríamos de enriquecer um pouco mais a compreensão
sobre a função do processo.
Neste tópico é preciso fazer a diferenciação entre
direitos materiais e direitos processuais. Direitos materiais
são aquelas normas que definem direitos e deveres
comportamentais para as pessoas, ou seja, são o Direito
Civil, o Direito Penal, o Direito do Trabalho, o Direito
Tributário, etc. Já os direitos processuais são as normas
que definem a forma como os direitos materiais se tornarão
realidade.
12 À exceção dos raríssimos casos em que o Direito permite a autotutela.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 41
Perceba que só o fato de o Direito de Família
determinar que os filhos menores têm direito a pensão
alimentícia (dever de comportamento dos pais para com os
filhos), não faz com que este direito se concretize (pode ser
que o pai não esteja ajudando a suprir as necessidades
básicas de seus filhos). Ou seja, um direito material escrito
nas leis não se realiza sozinho. É preciso fornecer aos
cidadãos meios de buscar esses direitos: as ações
processuais. Essa é a função dos direitos processuais:
criar meios e recursos (com a sistematização de
procedimentos) que possibilitem a concretização dos
direitos prometidos aos cidadãos pelas leis nacionais. Vejase
o caso do Direito Penal. O fato de uma pessoa ter
furtado o carro de outra não faz com que seja
automaticamente presa só porque o art. 155 do Código
Penal diz:
Art. 155. Subtrair, para si ou para outrem, coisa alheia
móvel:
Pena – reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. 13
Não basta uma lei que estabeleça direitos e
deveres, é preciso uma lei que diga como concretizar
esses direitos e deveres. Esse é o papel dos direitos
processuais. Assim, o Direito Processual Penal vai
determinar como um indivíduo que cometeu um crime deve
ser julgado e como deve ser preso. Os direitos processuais
determinam como os direitos materiais devem ser tornados
realidade.
Dessa forma, para cada ramo jurídico que prometa
direitos para as pessoas, há um direito processual
13 Decreto-lei nº 2848, de 07/12/1940.

42 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
correspondente: Direito Processual Civil, Direito Processual
Penal, Direito Processual Tributário, Direito Processual
Trabalhista, etc. Um direito processual se diferencia dos
outros devido às peculiaridades dos direitos (penal, civil,
trabalhista, etc.) que visa concretizar. Não se concretiza o
Direito Penal da mesma forma que se concretiza o Direito
Civil. São direitos de naturezas diferentes e, por isso,
precisam ser realizados também de forma diferente.
As leis podem prometer muitos direitos para as
pessoas, mas se não houver um meio eficaz e eficiente de
concretizar esses direitos, eles serão apenas palavras
bonitas escritas em pedaços de papel. Assim, ter leis
materiais que permitam a convivência social de forma
civilizada é uma parte importante do Direito, mas tão
importante quanto, é ter leis processuais que permitam
uma presença efetiva dessas leis no dia-a-dia de cada
cidadão.
3.5 CONHECENDO OS PERSONAGENS DO
PROCESSO
Uma forma interessante de pensar um processo é
compará-lo com um filme. Há muita coisa em comum entre
os dois. Tanto no processo como no filme, temos uma
história, um diretor, uma equipe de apoio, personagens e
um roteiro a ser seguido.
No processo, a história são os fatos alegados pelas
partes: Maria conta que João saia sempre para beber com
os amigos, que não cuidava das crianças, que um dia ela o
encontrou com outra mulher etc.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 43
O juiz é como o diretor de um filme, tomando as
medidas necessárias para que tudo ocorra de forma
correta, administrando a equipe de apoio e cuidando para
que os personagens sigam o roteiro.
O roteiro do filme são as regras procedimentais.
Assim como uma cena deve anteceder a outra, um ato
processual deve ocorrer antes de outro. O roteiro torna a
filmagem mais organizada e dá sentido ao filme. As regras
procedimentais tornam o processo mais organizado e
garantem o respeito aos direitos das partes.
A equipe de apoio do diretor do filme são os
técnicos de filmagem, os estilistas, os técnicos de efeitos
especiais, os técnicos musicais e de som etc. A equipe de
apoio do juiz é a Secretaria, a equipe técnica (psicólogas e
assistentes sociais), os oficiais de justiça, os peritos etc.
Os personagens do processo são as partes
(personagens principais), as testemunhas (personagens
secundários) etc.
Ainda, numa analogia mais forçada, pode-se dizer
que os advogados são como “dublês” das partes. Assim
como os dublês representam ser os personagens
principais, os advogados agem em nome das partes. E
assim como os dublês realizam as cenas que exigem mais
preparação técnica, os advogados atuam nos atos
processuais que exigem conhecimento técnico jurídico.
Quanto melhor você conhecer as funções de cada
membro da equipe, melhor você poderá exercer o seu
papel de forma harmônica com todos.
Assim, deixando a analogia de lado, vamos
aprender um pouco mais sobre alguns “personagens” que
estarão lidando diariamente com o processo. Ressalte-se
que a abordagem será superficial, para não perder a
objetividade que este manual requer.

44 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
3.5.1 – Juiz ou Magistrado
Na definição de De Plácido e Silva:
Norma Yamagami
É, assim, de modo genérico, o
administrador da justiça, estando, por
isso, a seu cargo, conhecer, discutir
a discussão, deliberar sobre todos os
assuntos, que se possa suscitar, e
julgar os casos controvertidos
submetidos a seu juízo (sub judice).
Sendo o diretor do processo, em seu
curso, é a autoridade dele, que
predomina. E esta autoridade, que
não se mostra individualizada nem
arbitrária, é conseqüente da outorga
ou investidura, que o magno poder, o
poder soberano (o Estado), lhe
conferiu. 14
O juiz é o condutor do processo, determinando o
que deve ser feito para que o processo se desenvolva de
modo regular. Neste ponto, cabe salientar o teor do artigo
125 do Código de Processo Civil:
Art. 125. O juiz dirigirá o processo conforme as
disposições deste Código, competindo-lhe:
I – assegurar às partes igualdade de tratamento;
II – velar pela rápida solução do litígio;
III – prevenir ou reprimir qualquer ato contrário à dignidade
da Justiça;
IV – tentar, a qualquer tempo, conciliar as partes. 15
A Secretaria, conforme já ressaltamos, existe para
auxiliar o juiz no exercício de sua função.
14 SILVA, De Plácido e. Vocabulário Jurídico Conciso. 1 ed. Rio de
Janeiro: Forense, 2008, p. 446.
15 Lei nº 5.869, de 11/01/1973.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 45
3.5.2 - Partes
As partes são o autor e o réu. Em regra, a parte
autora é a pessoa que vem ao juízo exigir um direito de sua
titularidade (no nosso exemplo, a Maria). A parte ré é a
pessoa contra quem a parte autora está exigindo o direito
que alega ter (que seria o João).
Menores de dezoito anos e pessoas com
debilidades mentais também podem figurar como parte,
mas precisam ser representados ou assistidos. Segundo o
artigo 8º do Código de Processo Civil:
Art. 8. Os incapazes serão representados ou assistidos
por seus pais, tutores ou curadores, na forma da lei. 16
Pense no seguinte caso: Manoel tem apenas sete
anos e seus pais estão separados de fato. Ele mora com
sua mãe e tem o direito de
receber pensão alimentícia de
seu pai. Para efetivar seu
direito, terá que propor uma
ação de alimentos. O titular do
direito é Manuel. Mas, como
ele ainda é civilmente
incapaz, deverá ser
representado por sua mãe.
Dessa forma, a parte autora
será: Manoel representado
por sua mãe.
Norma Yamagami
No exemplo proposto,
é errado admitir que figure como parte autora a mãe de
16 Lei nº 5.869, de 11/01/1973.

46 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Manoel. Afinal, o titular do direito é Manoel e não sua mãe.
Quem tem direito aos alimentos É Manoel, por isso é ele
quem deve pedir os alimentos (a mãe apenas representará
seu filho).
Também é interessante saber que pode haver mais
de uma pessoa figurando como parte autora (litisconsórcio
ativo) ou como parte ré (litisconsórcio passivo).
3.5.3 - Advogados
De forma genérica, o advogado é
um bacharel em Direito inscrito na Ordem
dos Advogados do Brasil.
De acordo com a Lei 8.906/1994,
somente o advogado pode postular a
Órgão do Poder Judiciário e aos Juizados
Especiais. Além disso, somente o
advogado poder exercer as atividades de
consultoria, assessoria e direção
jurídicas.
Regra geral 17 , qualquer pessoa
que queira exigir seus direitos frente ao
Poder Judiciário precisa contratar os
serviços de um advogado.
Segundo o parágrafo único do
artigo 6º da Lei 8.906/1994, as
Norma Yamagami
autoridades, os servidores públicos e os serventuários da
17 Existem poucas exceções a essa regra. Um exemplo são as causas
de valor até 20 (vinte) salários-mínimos de competência dos Juizados
Especiais Cíveis, nas quais a assistência por advogado é facultativa
(artigo 9º da Lei 9.099/1995).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 47
justiça devem dispensar ao advogado, no exercício da
profissão, tratamento compatível com a dignidade da
advocacia e condições adequadas a seu desempenho.
Por outro lado, a mesma lei, em seu artigo 31,
determina que o advogado deve proceder de forma que o
torne merecedor de respeito e que contribua para o
prestígio da classe e da advocacia.
Para exercer corretamente seu papel na Secretaria
é importante que você conheça alguns direitos dos
advogados.
Art. 7º da Lei 8.906/1994. São direitos do advogado:
(...)
VI – Ingressar livremente:
a) nas salas de sessões dos tribunais, mesmo além dos
cancelos que separam a parte reservada aos magistrados;
b) nas salas e dependências de audiências, Secretarias,
cartórios, ofícios de justiça, serviços notariais e de registro,
e, no caso de delegacias e prisões, mesmo fora da hora
de expediente e independentemente da presença de seus
titulares;
c) em qualquer edifício ou recinto em que funcione
repartição judicial ou outro serviço público onde o
advogado deva praticar ato ou colher prova ou informação
útil ao exercício da atividade profissional, dentro do
expediente ou fora dele, e ser atendido, desde que se
ache presente qualquer servidor ou empregado;
d) em qualquer assembleia ou reunião de que participe ou
possa participar o seu cliente, ou perante a qual este deva
comparecer, desde que munido de poderes especiais;
VII - permanecer sentado ou em pé e retirar-se de
quaisquer locais indicados no inciso anterior,
independentemente de licença;

48 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
VIII - dirigir-se diretamente aos magistrados nas salas e
gabinetes de trabalho, independentemente de horário
previamente marcado ou outra condição, observando-se a
ordem de chegada;
(...)
XIII - examinar, em qualquer órgão dos Poderes Judiciário
e Legislativo, ou da Administração Pública em geral, autos
de processos findos ou em andamento, mesmo sem
procuração, quando não estejam sujeitos a sigilo,
assegurada a obtenção de cópias, podendo tomar
apontamentos;
(...)
XV - ter vista dos processos judiciais ou administrativos de
qualquer natureza, em cartório ou na repartição
competente, ou retirá-los pelos prazos legais;
XVI - retirar autos de processos findos, mesmo sem
procuração, pelo prazo de dez dias;
(...)
XX - retirar-se do recinto onde se encontre aguardando
pregão para ato judicial, após trinta minutos do horário
designado e ao qual ainda não tenha comparecido a
autoridade que deva presidir a ele, mediante comunicação
protocolizada em juízo.
§ 1º Não se aplica o disposto nos incisos XV e XVI:
1) aos processos sob regime de segredo de justiça;
2) quando existirem nos autos documentos originais de
difícil restauração ou ocorrer circunstância relevante que
justifique a permanência dos autos no cartório, Secretaria
ou repartição, reconhecida pela autoridade em
despacho motivado, proferido de ofício, mediante
representação ou a requerimento da parte interessada;
3) até o encerramento do processo, ao advogado que
houver deixado de devolver os respectivos autos no
prazo legal, e só o fizer depois de intimado.
Ressalte-se que os processos de uma Secretaria de
Família tramitam em segredo de justiça. Dessa forma, os

Manual de Procedimentos Cartoriais a 49
advogados somente poderão ter acesso aos autos nos
quais atuarem como procuradores de uma das partes.
3.5.4 - Promotor de Justiça
O Ministério Público é instituição permanente,
essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe
a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos
interesses sociais e individuais indisponíveis (art. 127 da
Constituição Federal de 1988).
No âmbito da Justiça Estadual atuará o Ministério
Público Estadual. O Promotor de Justiça é um membro do
Ministério Público Estadual.
O Ministério Público pode atuar como parte ou
como fiscal da lei (custos legis).
Como parte o Ministério Público atuará, em grande
medida, na defesa de interesses sociais e individuais
indisponíveis.
A atuação como fiscal da lei é bem definida por
Cassio Scarpinella Bueno:
São aqueles casos em que a lei prevê a intervenção do
Ministério Público para atuar não em favor de um dos
litigantes, autor ou réu, mas para atuar de uma forma
reconhecidamente desvinculada do interesse individual,
subjetivado, trazido ao processo. De uma forma imparcial
ou para ser mais preciso, para exercer uma atuação
processual que transcende o interesse subjetivado,
próprio, de cada uma das partes que estão na relação
processual perante o Estado-juiz 18 .
18 BUENO, Cassio Scarpinella. Curso Sistematizado de Direito
Processual Civil. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2009, p. 217.

50 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
De uma forma mais simples, quando o Ministério
Público atua como “fiscal da lei”, sua função é “fiscalizar”
se a lei está sendo aplicada de forma justa e de acordo
com os princípios constitucionais.
Em uma Secretaria de Família, a atuação do
Ministério Público ocorre principalmente como fiscal da lei.
Como facilmente se pode observar pela leitura do artigo 82
do Código de Processo Civil:
Art. 82. Compete ao Ministério Público intervir:
I – nas causas em que há interesses de incapazes;
II – nas causas concernentes ao estado da pessoa, pátrio
poder, tutela, curatela, interdição, casamento, declaração
de ausência e disposições de última vontade;
III – nas ações que envolvam litígios coletivos pela posse
da terra rural e nas demais causas em que há interesse
público evidenciado pela natureza da lide ou qualidade da
parte. 19
Assim, nas causas em que o Ministério Público
deve intervir, o magistrado determina a remessa dos autos
ao Promotor de Justiça para que este dê seu ciente ou
apresente parecer em diversos momentos do
desenvolvimento processual.
3.6 UM POUCO MAIS DE DETALHES SOBRE O
PROCESSO
Conforme dissemos, os trabalhos da Secretaria
estão intimamente ligados ao procedimento previsto em lei
para concretizar os direitos materiais. Como existem
direitos materiais das mais variadas naturezas, a lei prevê
19 Lei nº 5.869, de 11/01/1973.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 51
diversos procedimentos, tentando adaptá-los aos direitos
materiais que visam concretizar.
No âmbito dos direitos civis, o procedimento mais
importante é o procedimento civil ordinário. É a partir dele
que surgem outros procedimentos mais específicos.
Não é objetivo deste manual discorrer sobre as
diversas formas de procedimentos previstos na legislação
nacional. Apenas abordaremos sobre procedimentos na
medida em que esse tema importe para que você possa
compreender os trabalhos de uma Secretaria.
Dessa forma, vamos apenas trazer um pouco mais
de detalhes sobre o procedimento ordinário, para que você
tenha uma visão panorâmica dele. Isso será muito útil no
entendimento dos trabalhos cartoriais.
O procedimento de que vamos tratar foi estruturado
pensando em como resolver um conflito entre duas ou mais
pessoas, de uma forma justa e eficiente. Assim, para uma
compreensão inicial sobre o tema, pense em como resolver
o seguinte conflito: Joaquina e Mauro são casados, tiveram
uma filha, os dois brigaram e o relacionamento está muito
difícil.
Você é um grande amigo do casal, conhecido por
ser muito sábio e justo. Os dois confiam em você e
precisam do seu conselho.
Petição Inicial
Joaquina procura você e diz que quer
se divorciar de Mauro, ficar com a
guarda da filha, receber pensão
alimentícia de dois salários mínimos e
dividir o patrimônio do casal (um
apartamento e dois carros).

52 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Citação e
Contestação
Você chama Mauro, conta-lhe a
história e ouve o que ele tem a dizer:
ele concorda com o divórcio e que a
filha fique com a Joaquina, mas
discorda do valor da pensão
alimentícia e diz que o apartamento foi
comprado quando ele era solteiro, não
devendo ser partilhado.
Saneamento
do processo
Agora que você ouviu os dois, você
percebe que há pontos em que ambos
estão de acordo (divórcio e guarda) e
pontos controvertidos (pensão
alimentícia e partilha do patrimônio).
Sobre os pontos em que há acordo
não há o que continuar discutindo, é
preciso se concentrar sobre aqueles
em que há conflito.
Intimação
para produzir
provas
Você fala com Mauro e Joaquina e
pede para que cada um traga provas
para justificar o que estão pedindo com
relação aos pontos controvertidos.
Audiência de
Instrução
No dia marcado Joaquina traz provas
de que a criança vai precisar de uma
pensão de dois salários mínimos e que
Mauro tem condições de pagar esse
valor. Mauro traz provas de que o
apartamento foi comprado somente
com seu esforço antes de conhecer
Joaquina.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 53
Julgamento
Você analisa as provas trazidas e
aconselha o casal: a divorciar-se, a
deixar a guarda da criança com
Joaquina, que Mauro pague pensão de
dois salários mínimos e que seja feita a
partilha apenas dos dois carros.
Essa forma de resolver o conflito é bastante
semelhante ao procedimento ordinário previsto no Código
de Processo Civil. No esquema acima, você pode ver que
cada parte da história corresponde a momentos do
procedimento ordinário (petição inicial, citação e
contestação, saneamento do processo etc.).
A grande diferença é que no âmbito do Poder
Judiciário, o procedimento tem que ser seguido, não sendo
apenas uma opção. Além disso, a solução apresentada ao
final não será apenas um conselho, ela terá força de
sentença, podendo as partes serem forçadas a cumprir a
solução dada pelo julgador.
Assim, o Código de Processo Civil prevê um
procedimento que deverá ser seguido pelos juízes,
garantindo que as partes tenham oportunidade de exigir
seus direitos e de se defender, respeitando os princípios e
garantias que a busca pela justiça exige.
Veja abaixo um fluxograma que ilustra o
procedimento de que estamos falando.

54 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Petição inicial
Emenda
Indeferimento
Deferimento
Citação (15 dias)
Resposta
Providências preliminares
(“Julgamento conforme o estado do processo”)
Sentença de
extinção do
processo
Audiência Preliminar
Sentença de
julgamento
antecipado da lide
Perícias e diligências
Audiência de instrução e julgamento
Sentença na audiência ou em 10 dias
ESQUEMA DO PROCEDIMENTO COMUM ORDINARIO CIVIL
FONTE: FÜHRER ( 2007)

Manual de Procedimentos Cartoriais a 55
Quando uma pessoa quer exigir os seus direitos,
ela aciona o Estado por meio de uma Petição Inicial. Esta
Petição Inicial tem que ser feita por advogado 20 e é o meio
pelo qual a pessoa informa ao juiz o que aconteceu e pede
que os seus direitos sejam realizados. A Petição Inicial tem
que preencher alguns requisitos para ser aceita. Na falta de
algum, o juiz possibilita à parte que faça uma emenda à
sua Petição Inicial, de modo a preencher todos os
requisitos e ser apreciada pelo Poder Judiciário.
Após o recebimento da Petição Inicial é preciso
informar a outra parte de que ela está sendo processada.
Para isso faz-se a citação, que é o ato pelo qual se
cientifica a outra parte do processo que começou a correr
contra ela.
Citada, a parte ré tem o direito de se defender,
podendo apresentar uma resposta ao juiz dentro de quinze
dias. Se o réu não apresentar a contestação, será
considerado revel, caso em que se presumem como
verdadeiros os fatos alegados pela parte autora (ressalvese
que o juiz não precisa aceitar qualquer alegação,
valendo-se dos limites legais e da razoabilidade).
Recebida a resposta da parte ré, o juiz pode
requerer providências preliminares, como suprir nulidades
sanáveis, mandar que as partes indiquem as provas
desejadas ou conceder direito de réplica ao autor.
Quando não faz sentido dar continuidade ao
processo, o juiz pode usar um mecanismo chamado
“julgamento conforme o estado do processo”. Por exemplo,
se houver um acordo entre as partes o juiz extinguirá o
processo, pois não haverá motivos para continuar um caso
em que não há mais um conflito.
20 Exceto nos casos que podem tramitar nos Juizados Especiais, em que
não é obrigatória a presença de advogado.

56 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Da mesma forma, se houver revelia (caso em que o
réu devidamente citado não apresentar resposta) o juiz
pode sentenciar o caso.
Mas, se não for o caso de julgar o processo de
imediato, o juiz marca uma Audiência Preliminar. Nessa
audiência o juiz deve tentar fazer as partes chegarem a um
acordo. Cada um cede um pouco, negocia-se e se o
acordo acontecer, o juiz extingue o processo.
Não havendo acordo, o magistrado realizará o
saneamento do processo (determinando quais os pontos
controvertidos e as provas que deverão ser produzidas
para dirimi-los). Passa-se, assim, à fase de produção das
provas, perícias e diligências.
O juiz marca, então, a Audiência de Instrução e
Julgamento. No início desta audiência o juiz tenta
novamente fazer com que as partes se conciliem, cheguem
a um acordo. Não sendo possível, quando o caso exigir
explicações técnicas, passa-se a ouvir os esclarecimentos
dos peritos e dos assistentes técnicos. Após isso, ouvemse
os depoimentos pessoais do autor e do réu. Depois
deles, ouvem-se as testemunhas, quando houver. Depois
que todos forem ouvidos, realiza-se o debate. Por fim, o
juiz pode sentenciar na própria audiência ou, se o caso for
mais complexo, também poderá sentenciar em até dez dias
após a audiência.
Da sentença do juiz cabe apelação, ou seja, a parte
que perdeu ou que ganhou apenas parcialmente pode
pedir que a decisão seja revisada pelo tribunal.
Além desse recurso, existem os agravos, que são
recursos contra decisões interlocutórias (vide glossário),
como aquelas que deferem liminarmente a guarda de uma
criança provisoriamente a um dos genitores. Acrescentemse
ainda os embargos de declaração, que são recursos

Manual de Procedimentos Cartoriais a 57
utilizados quando houver obscuridade ou contradição na
sentença ou acórdão, ou ainda quando for omitido ponto
sobre o qual devia pronunciar-se o juiz ou tribunal.
Ultrapassada a fase da sentença e dos recursos,
com eventuais reformas dos julgados, a decisão transita
em julgado (torna-se definitiva). Mas isso não significa que
o direito já vai ser concretizado. De um modo geral, a
sentença apenas reconhece o direito, ou seja, diz que a
parte autora realmente tem a prerrogativa de exigir o direito
que lhe é devido. Para concretizar o direito (agora
reconhecido) é preciso executar a sentença.
É na execução que o Poder Judiciário penhora
bens, hipoteca imóveis, bloqueia contas bancárias, etc. Por
isso, há duas fases: uma em que se reconhece o direito
(fase de conhecimento) e outra em que se executa o direito
(fase de execução).
São estas, de uma forma geral, as regras a serem
seguidas na concretização de direitos materiais civis.

58 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 59
CAPÍTULO 4
INTEGRAÇÃO ENTRE O PROCESSO E OS
PROCEDIMENTOS CARTORIAIS
Dissemos que o trabalho de uma Secretaria está
intimamente ligado com o procedimento legal. Então, para
que você compreenda os procedimentos cartoriais será
preciso apresentá-los de forma integrada com o Processo.
É isso que faremos neste capítulo.
Primeiramente, veja nas páginas seguintes um
fluxograma que integra o processo aos procedimentos
cartoriais, de modo que você possa ter uma visão ampla
dos trabalhos da Secretaria e identificar em qual momento
processual cada trabalho ocorre.

60 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
FLUXOGRAMA DAS ATIVIDADES DA SECRETARIA
Cidadãos têm uma demanda que só
pode ser resolvida pelo Judiciário
Advogado
Petição Inicial é protocolada no
Ofício do Distribuidor
Secretaria de Família
ANÁLISE DE JUNTADA
Verificar se o processo é gratuito ou pago.
JUSTIÇA GRATUITA
1. Gerar o Documento de Isenção
(Sistema Uniformizado);
2. Juntar o Documento de Isenção
ao processo;
3. Realizar a conclusão dos autos
(enviar ao magistrado).
PROCESSOS PAGOS
1. Juntar certidão de que as custas devem
ser pagas;
2. Intimar o advogado dessa certidão;
3. Esperar o pagamento;
4. Quando disponível, emitir o
Demonstrativo de Custas e juntá-lo ao
processo;
5. Realizar a conclusão dos autos (enviar ao
magistrado).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 61
(Continuação)
ANÁLISE DE JUNTADA
MAGISTRADO
DESPACHO INICIAL
RETORNO DE PROCESSOS CONCLUSOS
ANÁLISE DO DESPACHO
CUMPRIMENTO DO DESPACHO
PENDÊNCIAS
INTIMAR ADVOGADO
ENVIAR OFÍCIO
INTIMAR PARTE AUTORA OU
RÉ POR CARTA AR
REMESSA AO MINISTÉRIO
PÚBLICO
REMESSA À PROCURADORIA
GERAL DO MUNICÍPIO
REMESSA À PROCURADORIA
GERAL ESTADUAL - FISCAL
CITAR E/OU INTIMAR PARTE
RÉ
Entre outros...
AGUARDAR CUMPRIMENTO DE
TODAS AS PENDÊNCIAS
VERIFICAR SE TODO O
DESPACHO JÁ FOI CUMPRIDO

62 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
(Continuação)
VERIFICAR SE TODO O DESPACHO FOI CUMPRIDO
MAGISTRADO
DECISÃO JUDICIAL
RETORNO DE PROCESSOS CONCLUSOS
Magistrado devolve os autos para a Secretaria
ANÁLISE DO DESPACHO
CUMPRIMENTO DO
DESPACHO
GERAR AS RESPECTIVAS
PENDÊNCIAS
MAGISTRADO
AGUARDAR CUMPRIMENTO
DE TODAS AS PENDÊNCIAS
Secretaria realiza a conclusão para o Magistrado
SENTENÇA

Manual de Procedimentos Cartoriais a 63
(Continuação)
SENTENÇA
Registro de sentença
Intimação das
partes e do
MP
Trânsito em julgado
Certidão de custas
processuais
Fechamento
das custas
processuais
Expedição dos
documentos
decorrentes da
sentença
transitada
Baixa no
Distribuidor
Arquivamento
O que faremos a partir de agora é explicar, etapa
por etapa, os procedimentos cartoriais que você observou
nesse fluxograma.
Mas, preliminarmente, você precisa saber que
existem processos virtuais e processos físicos.
Tradicionalmente os processos são materializados
por meio de papel. Os autos constituem um conjunto de
petições, documentos, certidões, decisões judiciais etc.
O papel tem vantagens e desvantagens. Muitos

64 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
dizem que a principal vantagem do papel é que ele facilita
a visualização e manipulação dos documentos.
Por outro lado, os autos físicos ocupam grande
quantidade de espaço. E eles precisam ser transportados
para todos aqueles que atuarão no processo (advogados,
magistrado, promotor de justiça, peritos etc.). Outra
desvantagem do papel é que ele acumula sujeira e
envelhece, além de ter um custo ambiental.
Por todos esses motivos, com o avanço da
informática, foram desenvolvidos processos virtuais.
Todas as petições, documentos e decisões ficam
armazenados virtualmente. Os processos não ocupam
espaço nas prateleiras nem precisam ser fisicamente
transportados (todos que atuam no processo podem
acessá-lo por meio da internet). Além disso, o meioambiente
é beneficiado com o menor uso de papel.
Uma das grandes vantagens dos processos virtuais
é a facilitação da comunicação dos atos processuais, que
podem ser feitos pela internet. O advogado é intimado
virtualmente, não sendo necessária a publicação no Diário
da Justiça 21 .
A partir de agora vamos explicar os procedimentos
cartoriais e, quando necessário, faremos a diferenciação
entre os processos físicos e os virtuais.
21 No Tribunal de Justiça do Estado do Paraná o sistema utilizado é o
PROJUDI - Processo Judicial Digital, instituído pelo CNJ (Conselho
Nacional de Justiça).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 65
4.1 MOMENTO: A PETIÇÃO INICIAL CHEGA À
SECRETARIA
4.1.1 – Petição Inicial
Quando uma pessoa
decide exigir os seus direitos
por meio do Poder Judiciário
ela precisa acionar a
“máquina judiciária” para que
ela comece a se mover para
satisfazer os direitos daquela
pessoa. É preciso fazer um
pedido inicial (petição inicial)
para que o processo inicie.
Este pedido inicial
Exmo. Sr. Dr. Juiz
Autor (qualificação)
Réu (qualificação)
Pedidos
Fundamentos
de fato
Fundamentos
de direito
é a forma de apresentar o problema ao juiz, definindo quem
é o autor e quem é o réu, quais fatos e quais direitos
fundamentam o pedido, qual o pedido, entre outros. De
fato, a petição inicial tem um papel crucial para o processo.
É ela que vai delimitar o que será discutido. O processo
envolverá o autor, o réu e o juiz, nos limites da petição
inicial. O autor não pode pedir “A” e depois querer que o
juiz lhe conceda “B”. O réu se defenderá do que estiver na
petição inicial. E o juiz cinge-se a discutir a questão litigiosa
dentro dos limites apresentados pela petição inicial (as
sentenças não podem ser citra, extra ou ultra petita – não
podem ficar aquém, fora ou além do que foi pedido).
Por ser uma peça processual de tamanha
importância, o Código de Processo Civil estabelece
requisitos para a petição ser recebida pelo juiz. Se o pedido

66 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
inicial não preencher esses requisitos, ele não merece
prosseguir e mover toda a máquina judiciária. Os
requisitos estão previstos no artigo 282 e 283 do Código de
Processo Civil.
Art. 282. A petição inicial indicará:
I – o juiz ou tribunal, a que é dirigida;
II – os nomes, prenomes, estado civil, profissão, domicílio
e residência do autor e do réu;
III – o fato e os fundamentos jurídicos do pedido;
IV – o pedido, com as suas especificações;
V – o valor da causa;
VI – as provas com que o autor pretende demonstrar a
verdade dos fatos alegados;
VII – o requerimento para a citação do réu.
Art. 283. A petição inicial será instruída com os
documentos indispensáveis à propositura da ação.
É importante salientar que, em regra, é o juiz que
verificará se a petição preenche ou não os requisitos 22 .
Mesmo que você, como técnico ou analista, perceba que a
petição não está de acordo com a lei, você não deve
rejeitar a petição. Deve realizar os procedimentos para que
os autos possam ser analisados pelo juiz.
No trabalho da Secretaria é importante
compreender que “saber fazer” não significa que você
“pode fazer”. Há muitos atos que são privativos do juiz e só
ele tem poderes para realizar o ato validamente. Por outro
lado, tudo que estiver dentro de sua esfera de atribuições,
você deve fazer. Isso facilita o trabalho de todos e contribui
para a harmonia da equipe.
22 No capítulo 7 vamos tratar sobre Simplificação de Procedimentos
Cartoriais e abordaremos o caso da Secretaria de Família e Anexos de
Guarapuava, em que o juiz delegou parte dessa análise para a
Secretaria.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 67
4.1.2 – O Ofício do Distribuidor
Uma vez que o advogado elaborou sua petição
inicial, aonde ele deve levá-la Ele a entrega direto para o
juiz Entrega em uma Secretaria de família
As petições iniciais devem ser primeiramente
levadas ao Ofício do Distribuidor. Qualquer processo novo
deverá primeiramente ser protocolado no Distribuidor, de
forma que todos os processos sejam nele registrados 23 .
Uma das funções do Distribuidor é ter um registro
de todos os processos que estão tramitando nas
Secretarias. Ele centraliza as informações básicas sobre os
processos (nome das partes, natureza da ação, data em
que foi protocolado, entre outros). Assim, se uma pessoa
precisa comprovar que não há nenhum processo correndo
contra ela, ela pode solicitar uma certidão do Ofício do
Distribuidor (pois se algum processo contra aquela pessoa
foi protocolado, necessariamente ele passou pelo
Distribuidor).
É por esse motivo que, durante o processo, pode
ocorrer de o juiz determinar que a Secretaria remeta os
autos ao distribuidor para que ele faça algumas anotações.
Por exemplo, se no curso do processo outras pessoas são
incluídas no polo passivo, é preciso enviar os autos ao
23 Artigo 145, II, “e”, do Código de Organização e Divisão Judiciárias do
Estado do Paraná: Aos servidores do foro judicial em geral incumbe - II -
aos Distribuidores, a distribuição de todos os processos e atos entre
Juízes, Escrivães, titulares de ofícios de justiça e agentes delegados do
foro extrajudicial, observadas as seguintes regras - e) os atos e
processos que não estiverem sujeitos à distribuição por não
pertencerem à competência de dois ou mais Juízes ou de dois ou mais
serventuários ou ainda de dois ou mais agentes delegados, serão, não
obstante, prévia e obrigatoriamente registrados pelo Distribuidor
em livro próprio. (grifo nosso)

68 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
distribuidor para que ele anote este acréscimo de sujeitos
envolvidos na lide. Se isso não for feito, haverá pessoas
contra as quais há um processo em trâmite, cujos nomes
não estarão registrados no Ofício Distribuidor. Se alguma
dessas pessoas solicitar uma certidão, essa certidão não
retratará a verdade, pois dirá que não há processo contra
ela, enquanto na verdade há 24 .
24 Sobre isso é importante observar os itens 5.2.5 e 5.2.5.1 do Código de
Normas da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado do Paraná
(atualizado até o Provimento nº 212, de 06/07/2011):
5.2.5 - Da autuação constarão os seguintes dados:
I - o juízo, o número do registro e a natureza do feito, o procedimento, o
nome das partes com o respectivo número de RG e/ou CPF, o nome dos
advogados com o respectivo número de inscrição na OAB, a data e o
número da distribuição, o que também constará dos demais volumes
dos autos;
II - a substituição e a sucessão das partes e dos seus procuradores, o
litisconsórcio ulterior, a denunciação da lide, a nomeação à autoria, o
chamamento ao processo, a assistência simples e a litisconsorcial, os
embargos à ação monitória, a exceção de pré-executividade, a fase de
cumprimento da sentença e eventual impugnação, a substituição da
pessoa jurídica pela dos sócios - no caso de executivo fiscal -, a
intervenção de terceiros, a intervenção do Ministério Público e de
curador, bem assim a desistência ou a extinção do processo quanto a
alguma das partes. Disso far-se-á breve referência à folha dos autos;
• Redação alterada pelo Provimento nº 144
III - o aditamento à inicial, a interposição de embargos, o agravo retido, a
reconvenção, o pedido contraposto, a reunião de processos, o
apensamento e o desapensamento de autos, a sobrepartilha, a
conversão da ação e do procedimento, a assistência judiciária gratuita, a
proibição de retirada dos autos e o segredo de justiça, também com
breve referência a folha dos autos;
IV - a penhora nos rosto dos autos, com referência precisa no verso da
autuação;
V - a data da concessão da liminar, nos mandados de segurança, e da
efetivação da medida liminar, nos processos cautelares, mencionandose
a folha dos autos.
VI - a data da concessão da tutela antecipada, bem como a data da
liminar concedida em ação civil pública, mencionando-se a folha dos
autos.
5.2.5.1 - As alterações constantes do item II, exceto quanto à sucessão
de procuradores, e as do item III relativamente à reconvenção, ao

Manual de Procedimentos Cartoriais a 69
Da mesma forma, quando um processo termina, é
preciso passar essa informação para o Ofício Distribuidor.
Isso é chamado de remessa “para baixa”. Quando o
processo iniciou, o Ofício Distribuidor registrou a sua
“entrada”. Quando ele terminar, é preciso que ele anote a
sua “baixa”. Se isso não for feito, ficará constando que o
processo ainda está em curso, enquanto ele já terminou.
Em comarcas onde há mais de um juízo
competente para julgar os mesmos casos, ressalta-se outra
função do Distribuidor: enviar para cada juízo um número
equitativo de processos.
Se há seis juízos competentes para julgar casos
envolvendo Direito de Família, não pode um juízo receber
todos os processos e os outros não receberem nenhum. É
o distribuidor que cuida para que ocorra uma “distribuição”
equitativa dos processos.
É importante lembrar que alguns processos são
distribuídos “por dependência” (CODJ, artigo 145, II, “d”) 25 .
Por exemplo: Maria entra com uma ação de alimentos
contra José. Esse processo foi distribuído para a 5ª
Secretaria de Família de Curitiba. A sentença transitou em
julgado e José foi condenado a pagar alimentos para
Maria. Ocorre que José não está pagando a pensão e
Maria propõe uma ação de execução de alimentos. Poderá
o Distribuidor fazer a distribuição dessa nova ação para
qualquer uma das seis Secretarias de família de Curitiba
Não, ele terá que fazer uma “distribuição por dependência”
diretamente para a 5ª Secretaria de Família.
pedido contraposto e à conversão da ação serão comunicadas ao Ofício
do Distribuidor, para a devida averbação.
25 Segundo o artigo 145, II, “d” do Código de Organização de Divisão
Judiciárias do Estado do Paraná (Lei Estadual 14.277/2003): “distribuirse-ão,
por dependência, os feitos de qualquer natureza que se
relacionarem com outros já distribuídos e ajuizados”.

70 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Isso facilita o julgamento do feito, pois o magistrado
da 5ª Secretaria de Família, que condenou José a pagar os
alimentos, já conhece o caso.
4.1.3 – A Petição Chegou à Secretaria. E Agora
Depois de elaborada pelo advogado e protocolada
no Ofício Distribuidor, a petição inicial é remetida para a
Secretaria. Agora começa o seu trabalho.
A primeira tarefa da Secretaria é verificar o
pagamento das custas processuais.
4.1.3.1 - Justiça Gratuita e Justiça Paga
O Poder Judiciário presta um serviço à população, o
serviço jurisdicional. Para prestar esse serviço o Estado
tem gastos enormes: prédios, servidores, materiais de
escritório, computadores etc. Como pagar tudo isso Se
somente algumas pessoas usam esse serviço, seria justo
tirar o dinheiro dos impostos pagos por toda a população
Há quem defenda que, por se tratar de um serviço
público, a atuação do Poder Judiciário deveria ser
inteiramente gratuita, sendo custeada pelos impostos,
garantindo amplo acesso aos jurisdicionados.
Por outro lado, alguns defendem que isso não seria
justo, na medida em que os impostos são cobrados de toda
a população e apenas algumas pessoas usam os serviços
do Judiciário. Para as pessoas que pensam dessa forma,

Manual de Procedimentos Cartoriais a 71
quem busca os serviços da Justiça é que deveriam pagar
pelos seus custos.
A questão é polêmica. No Brasil, o Estado arca com
as despesas gerais com a Administração da Justiça e os
litigantes respondem pelas despesas com os serviços que
o Estado lhes presta, ou seja, pelas despesas inerentes
aos processos de que são partes. 26
Dessa forma, o Estado cobra custas para prestar o
serviço jurisdicional. Uma boa definição de custas é dada
por Moacyr Amaral Santos:
Por custas se entende aquela parte das despesas
relativas à expedição e movimentação dos feitos, taxadas
por lei. Abrangem as despesas previstas e taxadas pelo
Regimento de Custas, de cada organização judiciária.
Como custas não se contam, entre outras, as despesas
referentes a honorários de advogado, indenizações
devidas a testemunhas. 27
Assim, a regra geral é que qualquer pessoa que
queira usar o serviço jurisdicional pague as custas que são
devidas.
Em um processo pago, pode-se dizer que a parte
paga custas nos seguintes momentos:
I. Quando a petição inicial é protocolada no Ofício
Distribuidor, para que ela seja distribuída para uma
das Secretarias competentes:
a. Custas do Distribuidor;
b. Taxa Judiciária 28 .
26 SANTOS, Moacyr Amaral. Primeiras Linhas de Direito Processual
Civil. São Paulo: Saraiva, 2011, v. 2, p. 341.
27 Ibid., p. 342.
28 Instituída e regulamentada pela Lei Estadual 12.821/1999 do Estado
do Paraná.

72 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
II. Quando a petição inicial chega a uma Secretaria 29 ,
para que ela seja enviada para o juiz (conclusão):
a. Custas Iniciais da Secretaria.
III.
Durante o processo, conforme surgem outras custas
a serem pagas:
a. Custas para expedição e postagem de
intimações, citações e ofícios;
b. Custas para realização de diligência por
oficial de justiça;
c. Custas para expedição de certidões
solicitadas pelas partes;
d. Custas para expedição de mandado de
averbação e formal de partilha;
e. Entre outras.
Sendo um serviço pago, é preciso ter dinheiro para
usufruir dele. E como ficam as pessoas que não tem
dinheiro para pagar as custas Elas não podem usar esse
serviço Elas não podem exigir os seus direitos
Ora, todos devem ter acesso ao Poder Judiciário.
Por isso, criou-se a Lei Federal nº. 1060/1950, que
estabelece normas para a concessão da assistência
judiciária para aqueles que precisem desse benefício.
Segundo essa lei, considera-se legitimado a
receber o benefício todo aquele cuja situação econômica
não lhe permita pagar as custas do processo e os
honorários de advogado, sem prejuízo do sustento próprio
29 No Estado do Paraná as custas são cobradas de acordo com o
Regimento de Custas do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná (Lei
Estadual nº. 6.149/1970 do Estado do Paraná) e com a Tabela de
Custas da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado do Paraná (Lei
Estadual nº. 16.741/2010 - PCAs nº. 549-54.2011.2.00.0000 e nº. 768-
67.2011.2.00.0000).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 73
ou da família. Na petição inicial, o advogado precisa afirmar
que a pessoa se encontra nessa situação para que ela
receba o benefício da assistência judiciária.
Segundo o artigo 3º da Lei Federal nº. 1060/1950,
uma vez que a parte é beneficiária da assistência judiciária,
ela fica isenta:
I. Das taxas judiciárias e dos selos;
II.
III.
IV.
Dos emolumentos e custas devidos aos Juízes,
órgãos do Ministério Público e serventuários da
justiça;
Das despesas com as publicações indispensáveis no
jornal encarregado da divulgação dos atos oficiais;
Das indenizações devidas às testemunhas;
V. Dos honorários de advogados e peritos;
VI.
VII.
Das despesas com a realização do exame de código
genético – DNA que foi requisitado pela autoridade
judiciária nas ações de investigação de paternidade e
maternidade;
Dos depósitos previstos em lei para interposição de
recurso, ajuizamento de ação e demais atos
processuais inerentes ao exercício da ampla defesa e
do contraditório.
Assim, no momento de executar o seu primeiro
trabalho quando uma petição inicial chega à Secretaria

74 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
(cobrança das custas processuais), você precisará
diferenciar os processos pagos dos processos gratuitos.
Antes de diferenciar o procedimento dos processos
pagos e dos processos gratuitos, é importante falar sobre o
Sistema Uniformizado.
4.1.3.1.1 – O sistema uniformizado
O Tribunal de Justiça do Estado do Paraná, por
meio do Decreto Judiciário nº. 744/2009 estabeleceu que a
partir de 1º de outubro de 2009 o recolhimento de custas e
despesas processuais será feito por meio do Sistema
Uniformizado.
O Sistema Uniformizado é um sistema de
gerenciamento de recolhimento de custas. Por meio dele
são gerados boletos bancários para pagamento das custas
e também são gerados os demonstrativos de pagamento
dessas custas.
O artigo 5º deste decreto determina que o
recolhimento de custas e despesas processuais, no âmbito
do foro judicial, seja para as Unidades Estatizadas ou para
as Unidades Não-Estatizadas, passará a ser realizado
obrigatoriamente por meio de quitação bancária, mediante
o pagamento de boleto bancário expedido unicamente pelo
Sistema Uniformizado e em conformidade com os termos
estabelecidos no Decreto.
Dessa forma, nenhuma Secretaria poderá cobrar
custas no balcão. Nenhum servidor jamais receberá
dinheiro ou cheques no balcão da Secretaria. Todas as
custas processuais deverão ser pagas por meio de boleto

Manual de Procedimentos Cartoriais a 75
bancário e este boleto somente pode ser expedido pelo
Sistema Uniformizado.
Existem dois modos de acesso ao sistema
uniformizado para a elaboração de boletos:
I. restrito, destinado apenas às Unidades
Estatizadas e Unidades Não-Estatizadas;
II.
livre, disponibilizada para usuários em geral.
Dessa forma, as partes e seus advogados não
dependem da Secretaria para emitir os boletos e pagar as
custas devidas. Eles mesmos podem gerar seus boletos e
efetuar o pagamento em qualquer banco pelos meios
disponibilizados pela rede bancária.
Após o pagamento do boleto, a rede bancária
informará ao Tribunal de Justiça que as custas foram
pagas e será disponibilizado no Sistema Uniformizado um
Demonstrativo de Pagamento de Custas específico para
cada boleto pago. Esses Demonstrativos de Pagamento
deverão ser juntados aos respectivos autos, servindo de
comprovante de pagamento das custas.
O Sistema Uniformizado também gerencia as
custas que deixaram de ser pagas nos processos gratuitos.
Para tanto, o servidor deverá gerar os Documentos de
Isenção.
Documentos de Isenção são documentos que
discriminam quais custas a parte está deixando de pagar
(custas de que está isenta) por ser beneficiária da
assistência judiciária (Lei 1060/1950). Esses documentos
devem ser juntados aos autos, de forma que fique
registrado no processo o montante de custas que não
foram pagas naquele processo.

76 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Acesso ao Sistema Uniformizado para Servidores
No TJPR os servidores têm acesso ao Sistema
Uniformizado por meio da intranet. Além disso, o servidor
precisa ter uma habilitação específica para utilizar o
sistema. Para liberar o acesso para um servidor, o juiz ou o
Diretor de Secretaria deve fazer uma solicitação ao
Departamento de Tecnologia da Informação e
Comunicação (DTIC).
4.1.3.1.2 – Justiça gratuita
Se a parte fez o pedido de concessão do benefício
da assistência judiciária, você deverá realizar os
procedimentos gratuitamente. Posteriormente, o juiz
concederá ou negará esse benefício à parte. Até a fase de
concessão ou negação do benefício, o processo recebe o
tratamento de justiça gratuita pela Secretaria. Se a parte
tivesse que pagar as custas até a concessão do benefício,
pelo juiz, quem não tem dinheiro não poderia nem começar
o processo e, então, não teria acesso ao Poder Judiciário
da mesma forma.
Pois bem, uma vez recebida uma petição inicial
com pedido de assistência judiciária, o servidor deverá
seguir os procedimentos estabelecidos pelas normas
internas de seu Tribunal.
Vamos detalhar aqui os procedimentos do Tribunal
de Justiça do Paraná.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 77
O primeiro passo é gerar no Sistema Uniformizado
o respectivo Documento de Isenção e juntá-lo ao processo
(veja o Modelo 01 no Capítulo 6).
Além do Documento de Isenção, de acordo com o
item 2.7.2 do Código de Normas da Corregedoria-Geral da
Justiça do Estado do Paraná, a Secretaria deve juntar uma
certidão nos autos acerca da quantia paga a título de
depósito inicial, mencionando o seu correspondente em
VRC 1 e o que representa, percentualmente, das custas
totais (p. ex., 100 ou 50%). Veja o Modelo 02 no Capítulo 6.
Além de juntar o Documento de Isenção e a
Certidão de Custas Iniciais, a Secretaria terá de juntar uma
Certidão de Conclusão. Esta certidão tem a função de
registrar a data em que a Secretaria realizou a conclusão
dos autos (é uma certidão simples que diz “certifico que
nesta data os autos foram conclusos ao MM. Juiz”, seguida
pela data e pela rubrica do servidor).
Assim, essa etapa inicial pode ser esquematizada
da seguinte forma:
Petição
Inicial
Justiça
Gratuita
Procuração
Documentos
Documento
de Isenção
Sistema
Uniformizado
Certidão de
Custas
Iniciais
Certidão de
Conclusão
Documentos Juntados pelo
Advogado
Documentos Juntados pela
Secretaria
Feito isso, caso você esteja trabalhando com
processos virtuais, basta fazer a conclusão dos autos.

78 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Além disso, o próprio sistema gera automaticamente a
Certidão de Conclusão. A Secretaria apenas tem que juntar
aos autos o Documento de Isenção e a Certidão de Custas
Iniciais. Depois disso, já pode fazer a conclusão dos autos.
Para fazer a conclusão, basta um simples clicar de botão.
Quando se trabalha com processos físicos, após os
procedimentos relativos às custas processuais, ainda há os
procedimentos relativos à autuação do processo:
I. Cadastrar dados básicos do processo no Sistema de
Gerenciamento de Processos Físicos adotado pela
Secretaria (anotar número do processo, nome das
partes, natureza da ação, valor da causa etc. no
Sistema);
II.
III.
IV.
Colacionar todos os documentos do processo
(petição, procuração, documentos, documento de
isenção, certidão de custas iniciais, certidão de
conclusão) dentro de uma capa (formando os autos);
Numerar e rubricar todas as folhas;
Facilitar a identificação do processo, informando em
sua capa os dados básicos do processo (número dos
autos, nome das partes, natureza da ação etc.).
Lembre-se que haverá milhares de autos na
Secretaria, se eles não forem facilmente
identificáveis, será muito difícil encontrar um
processo específico.
Uma vez que os autos físicos foram montados, eles
estão prontos para serem conclusos (levados para o juiz).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 79
A data em que os processos forem conclusos deverá
constar da Certidão de Conclusão.
Além disso, também na data em que o processo for
concluso, é preciso anotar no Sistema de Gerenciamento
de Processos Físicos que os autos estão conclusos. Dessa
forma, se alguém precisar localizar esse processo, bastará
procurar no sistema para saber onde o processo está.
4.1.3.1.3 – Justiça paga
Não havendo pedido de assistência judiciária, a
parte autora deve arcar com as custas pela prestação do
serviço jurisdicional.
Quando a petição chega à Secretaria, a parte
autora já pagou as custas do Ofício Distribuidor e a Taxa
Judiciária. Falta o pagamento das custas iniciais. Para que
este pagamento seja feito, a Secretaria deve intimar o
advogado para informá-lo de que está aguardando o
pagamento para poder fazer os autos conclusos.
Nos termos do artigo 257 do Código de Processo
Civil, o advogado tem 30 (trinta) dias para realizar o
pagamento. Se ele não o fizer, será cancelada a
distribuição do feito.

80 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
PROCESSOS FÍSICOS – INTIMAÇÃO
Tratando-se de processos físicos, a intimação é
feita por meio de publicação no Diário da Justiça (artigos
236 e 237 do CPC) 30 .
Uma vez realizada a intimação por meio de
publicação, a Secretaria deve juntar aos autos uma
certidão atestando em que data a intimação foi publicada e
qual o seu teor. Esta certidão é muito importante, pois ela
determinará o marco temporal a partir do qual se contará o
prazo para pagamento das custas pelo advogado.
Neste caso, o prazo será contado a partir do
primeiro dia útil seguinte ao da data da publicação.
PROCESSO VIRTUAL - INTIMAÇÃO
Em sistemas de processos virtuais existe a opção
de que a intimação seja realizada virtualmente. Com um
simples clicar de botão, será enviada uma intimação para o
advogado.
Podemos trazer mais detalhes sobre o sistema de
processos virtuais adotado no Paraná (PROJUDI).
Quando o advogado acessar o sistema virtual, ele
visualizará a existência de uma intimação pendente.
O Sistema automaticamente junta aos autos virtuais
uma certidão de que foi expedida uma intimação para o
advogado. O mesmo acontece quando o advogado realiza
30 No TJPR, essa publicação é realizada por meio de dois sistemas: o
Sistema Athos e o Sistema e-DJ. Os servidores têm acesso a este
sistema pela intranet e é o diretor da Secretaria que faz a solicitação
para os servidores (conforme divisão de tarefas da Secretaria).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 81
a leitura da intimação (o sistema junta uma certidão
registrando a data da leitura).
Nesse caso, o prazo é contado a partir da data em
que o sistema registrou a leitura da intimação pelo
advogado.
Além disso, o Sistema também faz a contagem do
prazo para realização do pagamento. Se o advogado não
cumprir a intimação no prazo determinado, o Sistema
indicará que ocorreu “Decurso de Prazo”.
Após o pagamento das custas, a Secretaria deve
gerar o Demonstrativo de Recolhimento de Custas no
Sistema Uniformizado. Agora, basta juntar este
Demonstrativo, a Certidão de Custas Iniciais (item 2.7.2 do
Código de Normas) e a Certidão de Conclusão aos autos.
Para maior clareza, vejamos um esquema:
Petição
Inicial
Procuração
Documentos
Intimação
para
pagamento
das custas
iniciais.
Demonstra
tivo de
pagamento
Sistema
Uniformiza
do
Certidão
de Custas
Iniciais
Certidão
de
Conclusão
Documentos Juntados pelo
Advogado
Documentos Juntados pela
Secretaria
Caso você esteja trabalhando com processos
virtuais e o advogado já tenha sido intimado e já tenha
pagado as custas, a Secretaria apenas tem que juntar aos

82 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
autos um comprovante de pagamento 31 e a Certidão de
Custas Iniciais. Depois disso, já pode fazer a conclusão
dos autos 32 .
Quando se trabalha com processos físicos, após os
procedimentos relativos às custas processuais e à juntada
dos documentos conforme o esquema acima, ainda
existem procedimentos relativos à autuação do processo:
I. Cadastrar dados básicos do processo no Sistema de
Gerenciamento de Processos Físicos adotado pela
Secretaria (anotar número do processo, nome das
partes, natureza da ação, valor da causa etc. no
Sistema);
II.
III.
IV.
Colocar todos os documentos do processo (petição,
procuração, documentos, documento de isenção,
certidão de custas iniciais, certidão de conclusão)
dentro de uma capa (formando os autos);
Numerar e rubricar todas as folhas;
Facilitar a identificação do processo, colando em sua
capa um adesivo com dados básicos do processo
(número dos autos, nome das partes, natureza da
ação etc.). Lembre-se que haverá milhares de autos
na Secretaria, se eles não forem facilmente
identificáveis, será muito difícil encontrar um
processo específico.
31 No Tribunal de Justiça do Paraná, o comprovante de pagamento é o
Demonstrativo de Custas de Despesas Processuais, extraído a partir do
Sistema Uniformizado.
32 O Sistema PROJUDI gera automaticamente a Certidão de Conclusão
(isentando a Secretaria desse trabalho). Para fazer a conclusão, basta
um simples clicar de botão.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 83
Uma vez que os autos físicos foram montados, eles
estão prontos para serem conclusos (levados para o juiz).
A data em que os processos forem conclusos deverá
constar da Certidão de Conclusão.
Além disso, também na data em que o processo for
concluso, é preciso anotar no Sistema de Gerenciamento
de Processos Físicos que os autos estão conclusos. Dessa
forma, se alguém precisar localizar esse processo, bastará
procurar no sistema para saber onde ele está.
4.1.4 – Conclusão
Agora os autos estão com o juiz. Ele analisa os
documentos juntados e devolve os autos para a Secretaria
com a sua decisão. Recebendo os autos, cabe à Secretaria
dar cumprimento às determinações judiciais.
4.2 MOMENTO: RETORNO DA CONCLUSÃO
Sempre que os autos são conclusos, o juiz junta
uma decisão (despacho, decisão interlocutória ou
sentença) e depois devolve os autos para a Secretaria.
Dessa forma, quando os autos retornam da conclusão,
sempre há uma decisão judicial ao seu final.
A secretaria deve analisar a decisão judicial e
cumprir as suas determinações. Dentro das opções dadas
pelo ordenamento jurídico brasileiro, existem inúmeras
determinações que o juiz faz para a Secretaria. De uma
forma simples e sem pretensão de completude, podemos
sistematizar essas determinações da seguinte forma:

84 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
I. Comunicação de atos processuais:
a. Intimações das partes por meio de seus
procuradores;
i. Por meio da publicação no Diário da Justiça
(em processos físicos);
ii. Por meio virtual (em processos virtuais).
b. Intimações das partes pessoalmente;
i. Por meio da postagem de cartas com Aviso
de Recebimento (A.R.);
ii. Por meio de Oficial de Justiça;
iii. Por meio de edital.
c. Citação da parte ré;
i. Por meio da postagem de cartas com Aviso
de Recebimento (A.R.);
ii. Por meio de Oficial de Justiça;
iii. Por meio de edital;
iv. Por meio eletrônico.
II.
Comunicação aos oficiais de justiça, por meio de
mandados, de que houve determinação judicial para
que sejam realizadas diligências como:
a. Afastamento do lar;
b. Arrolamento de bens;
c. Acompanhamento para retirada de bens
pessoais;
d. Busca e apreensão;
e. Penhora de bens;
f. Prisão civil;
g. Entre outros.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 85
III. Expedição de ofícios e outros documentos
específicos:
a. Ofícios para empresas;
b. Ofícios para Órgãos Públicos;
c. Termo de guarda;
d. Entre outros.
IV.
Remessa dos autos:
a. Para o Ministério Público;
b. Para a Equipe Técnica (Psicólogos e
Assistentes Sociais);
c. Para o contador;
d. Para o avaliador;
e. Entre outros.
V. Controle de prazos.
Como você pode ver, existem diversas
determinações que o juiz faz para a Secretaria.
Assim que os autos retornam da conclusão, num
primeiro momento, a decisão judicial deve ser analisada. O
servidor deverá listar todos os cumprimentos que decorrem
desta decisão. Depois disso, deverá pensar em como todas
as determinações judiciais serão cumpridas. Isso envolve
uma análise logística (é preciso determinar a ordem em
que os atos serão cumpridos, criar as respectivas
pendências e encaminhar os autos para os setores que vão
dar cumprimento às determinações).
Trabalhemos com um exemplo. A seguinte decisão
deve ser cumprida pela Secretaria:

86 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO PARANÁ
COMARCA DA REGIÃO METROPOLITANA DE CURITIBA – FORO CENTRAL
DE CURITIBA
___ª SECRETARIA DE FAMÍLIA DE CURITIBA
DECISÃO
Classe Processual:
Assunto Principal:
Processo nº:
Autor(s):
Réu(s):
1. Acolho a emenda à inicial de movimento 9.1, a fim de que a demanda tramite
apenas como ação de alimentos. Retificações necessárias no Projudi.
2. Defiro os benefícios da Justiça Gratuita, com a ressalva do disposto no art. 12
da Lei 1060/50.
3. Trata-se de ação de alimentos em que os requerentes BAMBAM
FLINQUISTON e PEDRITA FLINQUISTON, com 09 e 05 anos de idade
respectivamente, devidamente representados por sua mãe VILMA
FLINQUISTON, pleiteiam a fixação de alimentos provisórios no importe de 01
salário mínimo mensal ou 1/3 dos rendimentos do genitor FREDE FLINQUISTON,
aduzindo que o pai não contribui para seu sustento, o qual vem sendo
precariamente arcado exclusivamente pela mãe.
4. Da análise da inicial e dos documentos que a acompanham, verifico que os
elementos iniciais de prova do binômio necessidade/possibilidade são
insuficientes para o pleiteado, pois os autores não informaram, tampouco
quantum documentaram suas despesas, não havendo qualquer documento de
gastos. No mais, inexiste também qualquer prova dos ganhos do réu ou mesmo
indicação de seus rendimentos mensais, sendo apenas qualificado como
“auxiliar de extração de minerais”, havendo indicações de que “opera máquina
jurássica de extração e deslocamento de minerais”.
5. Dessa forma, diante da inexistência de elementos seguros para a fixação no
montante pretendido, porém não olvidando que os menores possuem gastos que
devem ser arcados por ambos os genitores e não exclusivamente pela mãe e
estando a paternidade comprovada pelas certidões de nascimento juntadas, fixo
os alimentos provisórios no montante de 50% do salário mínimo, devidos a
partir da citação, a serem pagos até o dia 10 de cada mês, mediante depósito na
conta bancária indicada na inicial.
Esclareço que a fixação em percentual dos rendimentos não se mostra razoável,
por ora, considerando que os autores não informaram o local de trabalho do réu
ou mesmo se trabalha com o devido registro em CTPS.
6. Cite-se a parte ré (por meio postal) e intime-se a autora (por meio postal) a fim
de que compareçam à audiência a ser realizada em 01 de abril do corrente ano,
às 14:00 acompanhados de seus advogados.
7. O réu deverá apresentar contestação na audiência, se não houver acordo,
devendo trazer o arquivo em pen drive ou CD-ROM, sendo designada audiência
de continuação em data próxima e disponível na pauta.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 87
8. À ciência do Ministério Público.
9. O trâmite em segredo de justiça, artigo 155, II CPC.
10. Intimem-se. Diligências necessárias.
Curitiba, (dia) de (mês) de (ano)
Juiz de Direito
Recebida esta decisão, como dar cumprimento a
ela Cada servidor tem seu modo de organizar o seu
trabalho, mas podemos fazer uma sugestão. Em primeiro
lugar, pode-se fazer uma lista do que deve ser cumprido:
1. Retificar a natureza da ação. Deve constar que se
trata de uma Ação de Alimentos;
2. Deve ser anotada a concessão da justiça gratuita
para a parte autora;
3. Intimação do procurador da parte autora, por meio
virtual (em processos virtuais) ou por publicação no
Diário da Justiça (em processos físicos);
4. Intimação da parte autora, por meio postal, para que
compareça à audiência a ser realizada em
__/__/____, às __:__ horas;
5. Citação e intimação do réu, por meio postal, para
que compareça à audiência a ser realizada em
__/__/____, às __:__ horas. Além disso, deve ser
intimado a apresentar contestação na audiência;
6. Anotar no sistema que o processo tramita em
segredo de justiça (processos virtuais) ou anotar no

88 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
sistema de gerenciamento de processos físicos o
trâmite em segredo de justiça (processos físicos);
7. Remeter o processo para o Ministério Público, para
ciência.
Você verificou que há sete itens para cumprir.
Agora é preciso se organizar para que todos sejam
devidamente realizados, conforme determinação do juiz. A
forma como isso será feito vai depender da organização
interna da Secretaria (número de servidores, divisão de
tarefas etc.).
Para uma melhor compreensão desse tópico,
vamos trabalhar com uma divisão lógica dos trabalhos da
Secretaria. Podemos elencar os seguintes setores:
Setor de Retorno de Conclusão: é o setor que
analisa a decisão judicial, verifica o que deve ser
cumprido pela Secretaria e garante o cumprimento
das determinações judiciais estabelecidas nas
decisões do magistrado;
Setor de Expedição: é o setor que confeccionará os
documentos que devem ser feitos pela Secretaria
(cartas de intimação, cartas de citação, mandados
para oficiais de justiça, ofícios, alvarás, formais de
partilha etc.);
Setor de Análise de Juntadas: é o setor que junta
aos respectivos autos os documentos que são
trazidos de fora da Secretaria para serem juntados
aos processos (petições, certidões de oficiais de
justiça, A.R.s, comprovantes de pagamento etc.).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 89
Além de juntar, este setor realiza a análise dos
documentos juntados e dá o respectivo andamento;
Setor de Audiência: é o setor que ajuda na
organização das audiências (preparação da ata,
pregão das partes etc.);
Setor de Trabalhos Administrativos: é o setor que dá
cumprimento aos trabalhos que ajudam o Tribunal a
administrar as Secretarias (registro de sentença,
cobrança de custas, expedição de boletos, relatórios
para a Corregedoria etc.);
Setor de Publicação (utilizado com mais frequência
em processos físicos): setor encarregado de realizar
a publicação de intimações e outros atos no Diário
da Justiça.
Perceba que se trata de uma divisão lógico-abstrata
dos trabalhos da Secretaria. Será bastante comum que um
mesmo servidor tenha atribuições em mais de um setor.
Entretanto, ter essa divisão em mente facilita uma
compreensão holística da Secretaria.
Esta divisão foi apresentada neste momento do
manual porque o servidor responsável pela análise e
cumprimento da decisão judicial (Setor Retorno de
Conclusão) precisa ter uma visão ampla dos trabalhos da
Secretaria.
Voltemos ao exemplo. Você já verificou que há sete
itens a serem cumpridos e sabe que há diferentes setores
na Secretaria. Para que todas as determinações sejam
cumpridas é preciso que o processo passe pelos setores
corretos. Primeiramente, vamos trabalhar essa simulação

90 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
supondo que estamos lidando com um processo virtual,
depois faremos considerações sobre os procedimentos
com processos físicos.
Tratando-se de um processo virtual, você pode
começar retificando no sistema a natureza da ação e
anotar a concessão do benefício da assistência judiciária e
o trâmite em segredo de justiça (em um processo virtual,
basta alguns cliques para realizar esses atos) 33 . Com isso,
você deu cumprimento a três itens (1, 2 e 6). A intimação
do procurador da parte autora você também pode fazer.
Como o sistema é virtual, basta realizar uma intimação
virtual para o advogado (item 3).
As audiências devem ser agendadas no sistema, de
modo a facilitar a organização da pauta.
A intimação da parte autora e a citação do réu
serão feitas por meio postal. Será necessário confeccionar
e postar cartas. Isso será feito pelo Setor de Expedição.
Nesse caso, conforme a organização interna da secretaria,
é importante garantir que o Setor de Expedição fique ciente
da necessidade de expedir essas cartas (itens 4 e 5) 34 .
Agora só falta remeter o processo para que o
Ministério Público tome ciência 35 .
33 Esteja atento também para os casos em que o processo deve ser
remetido ao Ofício do Distribuidor para que ele atualize o seu cadastro
(vide itens 5.2.5 e 5.2.5.1 do Código de Normas da Corregedoria-Geral
da Justiça do Estado do Paraná).
34 No caso do sistema PROJUDI, você pode criar “pendências virtuais”
para que sejam expedidas essas cartas. Depois, quem trabalha no Setor
Expedição acessará as pendências e as realizará. Dessa forma, nesse
caso, você pode criar uma pendência para carta de intimação e uma
pendência para carta de citação.
35 No caso do Sistema PROJUDI, você só deve considerar que, após a
remessa dos autos e enquanto eles estiverem sob os cuidados de outro
órgão, o sistema bloqueará novas movimentações pela Secretaria.
Dessa forma, se você remeter ao Ministério Público antes de feitas as
expedições, estas só poderão ser feitas após o retorno do processo.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 91
Pronto, nesse processo ou você cumpriu as
determinações judiciais ou as encaminhou para
cumprimento ao setor competente, de modo a abranger
todas as determinações judiciais originadas da decisão que
você analisou com o retorno da conclusão.
Caso você esteja trabalhando com um processo
físico, você terá que proceder às anotações dos itens 1, 2 e
6 no sistema de gerenciamento de processos físicos. Além
disso, muitos cartórios colam etiquetas nas capas dos
autos identificando que o processo tramita em segredo de
justiça e que é um caso de justiça gratuita 36 .
A intimação do procurador da parte autora será feita
por publicação no Diário da Justiça, sendo os autos
encaminhados para o Setor de Publicação. A intimação e a
citação, por meio postal, serão realizadas pelo Setor de
Expedição. Quando se trabalha com processos físicos,
a diferença é que será preciso levar o processo fisicamente
para cada setor (isso gera “pilhas” de processos em cada
setor).
4.3 MOMENTO: EXPEDIÇÃO
Como vimos, assim que um processo retorna da
conclusão, o setor de Retorno de Conclusão analisa a
decisão judicial e dá cumprimento às determinações do
magistrado. Muitas vezes a decisão implica na expedição
36 Item 2.3.2 do Código de Normas do Paraná - As escrivanias utilizarão
autuações de cores diferentes para as diversas espécies de feitos e
tarjas ou etiquetas para assinalar situações especiais, como a
intervenção do Ministério Público ou de curador, o segredo de justiça, a
assistência judiciária, entre outras.

92 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
de intimações, citações, ofícios e outros documentos. Este
trabalho é feito pelo setor de expedição.
Vamos trabalhar de forma mais detalhada cada um
dos principais documentos que devem ser expedidos pela
Secretaria.
4.3.1 – Citação
Primeiramente, ressalte-se que este é um manual
de procedimentos cartoriais, não de Direito Processual
Civil. A abordagem sobre institutos de Processo Civil
limitar-se-á a fazer uma apresentação geral, somente para
que o leitor possa compreender melhor os procedimentos
cartoriais.
Em um exemplo anterior dissemos que Maria quer
se divorciar de João, mas este não aceita o divórcio. Maria
teve que contratar um advogado, que fez uma petição
inicial e a protocolou no Ofício Distribuidor. A petição foi
distribuída para uma Secretaria e os autos foram conclusos
para o juiz. Com o retorno dos autos, uma das
determinações judiciais é que João seja citado.
A citação é o ato pelo qual se chama a juízo o réu
ou o interessado a fim de se defender (artigo 213 do
Código de Processo Civil).
Antes de propor a ação de divórcio, Maria não tem
que conversar com João e avisá-lo de que vai contratar um
advogado para se divorciar dele. Todo o processo até
agora pode ter sido feito sem que João nem ao menos
desconfiasse de que há um processo de divórcio contra
ele. É por meio da citação que João será oficialmente
comunicado da ação de divórcio.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 93
Em suma, a citação é o ato processual que faz com
que o requerido tome ciência de que existe um processo
contra ele e tenha a oportunidade de se defender.
Trata-se de um ato extremamente importante. Se
não houver uma prova nos autos de que João foi
cientificado (ou teve a oportunidade de tomar ciência – nos
casos de citação por hora certa e por edital) da existência
do processo de divórcio, ele não poderá sofrer as
consequências desse processo. O artigo 214 do Código de
Processo Civil prevê que para a validade do processo é
indispensável a citação inicial do réu.
Como comunicar ao réu de que existe uma ação
contra ele O Código de Processo Civil, no artigo 221,
prevê quatro meios de realização da citação:
1. pelo correio;
2. por oficial de justiça;
3. por edital;
4. por meio eletrônico.
Em regra, a primeira tentativa de citação será feita
pelo correio. Se a citação pelo correio não for bem
sucedida, então a citação será feita por oficial de justiça.
Entretanto, o artigo 222 do Código de Processo
Civil prevê alguns casos em que a citação será feita, desde
o início, por oficial de justiça: a) nas ações de estado; b)
quando for ré pessoa incapaz; c) quando for ré pessoa de
direito público; d) nos processos de execução; e) quando o
réu residir em local não atendido pela entrega domiciliar de
correspondência; f) quando o autor a requerer de outra
forma.
A citação por edital ocorrerá nos casos previstos no
artigo 231 do Código de Processo Civil: a) quando

94 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
desconhecido ou incerto o réu; b) quando ignorado, incerto
ou inacessível o lugar em que se encontrar; c) nos casos
expressos em lei.
A citação por meio eletrônico normalmente não é
usada nas Secretarias de Família (mesmo quando se
trabalha com processos virtuais). Em causas envolvendo
Direito de Família o requerido será quase sempre uma
pessoa física. Como citar uma pessoa física
eletronicamente A citação é um ato oficial e deve ser
realizado com a formalidade que a situação exige. Não
basta mandar uma mensagem para o e-mail pessoal do
requerido (até porque pode acontecer de o réu não ter e-
mail). Isso não é seguro o bastante para dar uma pessoa
por citada. Por isso, na Secretaria de Família, ainda é
necessário usar os meios mais tradicionais de citação
(correio, Oficial de Justiça, edital).
4.3.1.1 – Citação pelo correio
A citação feita pelo correio conterá:
1. Carta de citação;
2. Cópia da petição inicial;
3. Cópia do despacho do juiz.
Na carta de citação deve constar:
A advertência a que se refere o artigo 285,
segunda parte (“não sendo contestada a ação,
se presumirão aceitos pelo réu, como
verdadeiros, os fatos articulados pelo autor”);

Manual de Procedimentos Cartoriais a 95
O prazo para resposta;
O juízo e o cartório em que está tramitando o
processo (com indicação do respectivo
endereço).
Uma vez confeccionada a carta de citação e
anexadas a cópia da petição inicial e a cópia do despacho
do juiz, esses documentos serão colocados em um
envelope e postados.
É importante lembrar que, conforme a legislação de
cada Estado, pode haver custas devidas pela expedição e
postagem da carta 37 .
Em geral, na citação de uma pessoa física, a carta
deve ser postada com a indicação de Aviso de
Recebimento (AR) e de Mãos Próprias (MP). Dessa forma,
o carteiro só poderá entregar a carta para o seu
destinatário (Mãos Próprias) e deverá recolher a assinatura
de quem recebeu a carta (Aviso de Recebimento).
Após entregar a carta, o Correio remeterá para a
Secretaria o Aviso de Recebimento. Quando a Secretaria
receber o aviso, deverá juntá-lo aos autos como
comprovante de que o réu foi citado.
O prazo para o réu apresentar sua resposta começa
a contar a partir do dia que o Aviso de Recebimento for
juntado aos autos (artigo 241, I do Código de Processo
Civil).
37 No Estado do Paraná, a carta de citação não é feita gratuitamente.
Existe a previsão de custas a serem cobradas pela expedição de carta
de citação. Além de pagar a expedição (confecção da carta), a parte
autora também deverá arcar com as despesas decorrentes da postagem
da carta. O pagamento será feito por meio de boleto gerado pelo
Sistema Uniformizado.

96 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Para facilitar a visualização desse procedimento,
veja a figura abaixo:
Carta de
citação
Cópia
da
Petição
Inicial
Cópia do
despacho
do juiz
Para: João
De: Secretaria de
Família
Norma Yamagami
Norma Yamagami
Aviso de
Recebimento
Norma Yamagami
Secretaria
Início da
contagem
do prazo
para
responder
Norma Yamagami
Secretaria junta o comprovante
de recebimento aos autos
No final deste manual, no Capítulo 9, também há
modelos de citação por meio postal (modelos 3, 4 e 5).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 97
4.3.1.2 – Citação por oficial de Justiça
Quando a citação pelo correio não der certo ou nos
casos do artigo 222 do Código de Processo Civil, a citação
será feita por Oficial de Justiça.
O Oficial de Justiça é um servidor do Poder
Judiciário, tendo maiores condições de dar cumprimento
efetivo à determinação judicial do que o carteiro. Segundo
De Plácido e Silva:
Denominação que se dá aos serventuários da Justiça,
cuja função é a de desempenhar as diligências judiciais,
ordenadas pelo juiz, ou que lhe forem atribuídas por lei.
Os oficiais de justiça têm fé pública, valendo, como atos
autênticos, todos os que por ele forem passados. E, desse
modo, suas afirmações valem como certas, quando por
eles certificadas. 38
Ao invés de uma carta, o Oficial recebe um
mandado de citação, isto é, uma ordem pela qual o juiz
“manda” que o oficial cite o réu.
O mandado é essencial para que o ato realizado
pelo Oficial de Justiça seja legítimo.
Segundo o artigo 225 do Código de Processo Civil,
o mandado, que o Oficial de Justiça tiver que cumprir,
deverá conter:
1. Os nomes do autor e do réu, bem como os
respectivos domicílios e residências;
2. O fim da citação, com todas as especificações
constantes da petição inicial, bem como a
38 SILVA, De Plácido e. Vocabulário Jurídico Conciso. 1 ed. Rio de
Janeiro: Forense, 2008, p. 535 e 536.

98 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
advertência a que se refere o artigo 285,
segunda parte, se o litígio versar sobre direitos
disponíveis;
3. A cominação, se houver;
4. O dia, hora e lugar do comparecimento;
5. A cópia do despacho;
6. O prazo para defesa;
7. A assinatura do escrivão e a declaração de que
o subscreve por ordem do juiz.
Para o Oficial de Justiça são entregues dois
mandados (documento que veicula a ordem judicial para
que o Oficial de Justiça cumpra determinada diligência),
uma cópia da petição inicial e uma cópia do despacho que
determina a citação.
A realização da citação pelo Oficial de Justiça não é
feita gratuitamente. A parte autora deve pagar as custas
referentes à diligência a ser realizada pelo Oficial de
Justiça 39 .
Para retirar o mandado da Secretaria, o Oficial
precisa assinar o Livro de Carga de Mandados. Trata-se de
39 No Tribunal de Justiça do Paraná, em Secretarias instaladas mais
recentemente, em que os oficiais de justiça são Técnicos Judiciários,
esse pagamento é feito por meio de boleto gerado pelo Sistema
Uniformizado. Os Técnicos Judiciários recebem uma gratificação por
exercerem uma função externa, mas não recebem emolumentos pelas
diligências que realizarem. Por outro lado, em muitas Secretarias do
Paraná, há ainda oficiais de justiça de um quadro mais antigo, os quais
têm direito a receber emolumentos pelas diligências que realizam.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 99
um livro de controle. Por meio dele a Secretaria consegue
saber quais mandados o Oficial retirou, quando retirou,
quais mandados devolveu e quando devolveu. O ato de
retirada de um mandado é chamado de “carga”. Quando o
Oficial retirou um mandado da Secretaria, diz-se que ele
“fez carga” do mandado.
Uma vez que fez carga do mandado (retirou o
mandado da Secretaria e assinou a sua retirada), o Oficial
de Justiça deve procurar o réu e, onde encontrá-lo, citá-lo.
Neste ato, o Oficial deve ler o mandado para o réu e
entregar para ele uma cópia do mandado, a cópia da
petição e do despacho. Além disso, na cópia do mandado
que manteve consigo, o Oficial deverá pegar uma nota de
ciente do réu (o réu escreverá “ciente em __/__/___” e
depois assinará).
Uma vez realizada a diligência, o Oficial de Justiça
deverá confeccionar uma certidão, relatando dia, hora e
local em que citou o réu.
O Oficial de Justiça entregará para a Secretaria a
cópia do mandado que manteve consigo e a certidão que
confeccionou. Neste ato, a Secretaria dará baixa no Livro
de Carga de Mandados.
Existem casos em que o réu se recusa a receber a
cópia dos documentos e/ou se recusa a dar a nota de
ciente. Nesses casos, o Oficial de Justiça poderá certificar
o fato e devolver os documentos para a Secretaria.
Depois que o Oficial de Justiça devolveu o
mandado cumprido para a Secretaria, esta deverá juntar o
mandado aos autos. O prazo para o réu se defender
começará a contar a partir do momento em que o mandado
cumprido for juntado aos autos.
O prazo não começa a contar do dia em que o
Oficial de Justiça efetivamente citou o réu, nem do dia em

100 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
que ele devolveu o mandado para a Secretaria. Ele
começa a contar a partir do dia que o mandado cumprido é
juntado aos autos (artigo 241, II do Código de Processo
Civil).
Veja a figura a seguir, para facilitar a
esquematização desse procedimento:
Mandado
de
Citação
1ª via
Mandado
de
Citação
2ª via
Cópia da
Petição
Inicial
Cópia do
despacho
do juiz
Mandado
de
Citação
1ª via
Norma Yamagami
Livro de Carga de
Mandados
Norma Yamagami
Mandado
de
Citação
1ª via
Certidão
Norma Yamagami
Secretaria anota
devolução no Livro
Início da
contagem
do prazo
para
responder
Norma Yamagami
Secretaria junta o mandado
aos autos

Manual de Procedimentos Cartoriais a 101
No final deste manual também há modelos de
citação por mandado (modelos 6 e 7 do Capítulo 9).
Para citar o réu, o Oficial de Justiça precisa
encontrá-lo e conseguir se comunicar com ele. Se o Oficial
não encontrar o réu, ele deve fazer uma certidão
informando que deixou de realizar a citação e explicar o
motivo (o réu não mora no endereço indicado, há
informações de que o réu se mudou etc.).
Mas e se o Oficial de Justiça perceber que o réu
está se escondendo Será que o réu “espertinho” poderá
deixar de ser citado Ora, se não houver citação, o réu não
poderá sofrer as consequências do processo. Se ele não
for citado, ele estará evitando o Poder Judiciário.
Para esses casos, o Código de Processo Civil prevê
a citação por hora certa (artigos 227 e 228).
O Oficial de Justiça tem que procurar o réu em seu
domicílio ou residência por, no mínimo, três vezes. Se não
o encontrar e havendo suspeita de ocultação, o Oficial
deverá intimar a qualquer pessoa da família do réu, ou em
sua falta, a qualquer vizinho, informando que no dia
imediato, voltará, a fim de efetuar a citação, na hora que
designar.
No dia e hora designados, o Oficial de Justiça,
independentemente de novo despacho, comparecerá ao
domicílio ou residência do citando, a fim de realizar a
diligência.
Se o réu não estiver presente, o Oficial de Justiça
procurará informar-se das razões da ausência, dando por
feita a citação, ainda que o citando se tenha ocultado em
outra comarca (artigo 228, §1º, CPC).
Nesse caso o Oficial de Justiça deixará a cópia dos
documentos com o familiar ou com o vizinho e, de todo o
ocorrido, fará certidão.

102 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Quando a Secretaria receber um mandado de
citação cumprido por hora certa, deverá enviar uma carta
para o réu, dando-lhe ciência de tudo.
4.3.1.3 – Citação por edital
A citação será feita por edital nos casos previstos
no artigo 231 do Código de Processo Civil:
1. Quando desconhecido ou incerto o réu;
2. Quando ignorado, incerto ou inacessível o lugar
em que se encontrar;
3. Nos casos expressos em lei.
São requisitos da citação por edital (artigo 232 do
Código de Processo Civil):
1. A afirmação do autor, ou a certidão do Oficial
de Justiça, quanto às circunstâncias previstas
no artigo 231;
2. A afixação do edital, na sede do juízo,
certificada pelo escrivão;
3. A publicação do edital no prazo máximo de 15
(quinze) dias, uma vez no órgão oficial e pelo
menos duas vezes em jornal local, onde
houver;

Manual de Procedimentos Cartoriais a 103
4. A determinação, pelo juiz, do prazo, que variará
entre 20 (vinte) e 60 (sessenta) dias, correndo
da data da primeira publicação;
5. A advertência a que se refere o art. 285,
segunda parte, se o litígio versar sobre direitos
disponíveis.
A publicação do edital será feita apenas no órgão
oficial quando a parte for beneficiária da Assistência
Judiciária 40 .
Veja no modelo 08 do Capítulo 9 um exemplo de
citação por edital.
4.3.2 – Intimação
Intimações são, de uma forma geral, um meio de
comunicação. Elas veiculam uma informação para o seu
40 O Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça do Paraná
ainda estabelece que:
5.4.3.1 - Nos editais de citação e naqueles para conhecimento de
terceiros, o teor do seu resumo será solicitado à parte interessada;
não sendo fornecido em prazo razoável, serão expedidos com a
transcrição integral da petição inicial, após consulta ao juiz.
5.4.3.2 - Nos demais editais, compete a escrivania redigi-los de
forma sucinta.
5.4.3.3 - Os editais para citação e intimação de pessoas jurídicas
deverão conter os nomes dos sócios-gerentes ou diretores.
5.4.3.4 - Os editais extraídos de processos que tramitam em segredo
de justiça conterão somente o indispensável à finalidade do ato. O
relato da matéria de fato, se necessário, será feito com terminologia
concisa e adequada, evitando-se expor a intimidade das partes
envolvidas ou de terceiros.
No Tribunal de Justiça do Estado do Paraná a publicação no Diário da
Justiça é feita por meio do Sistema Athos e do Sistema e-DJ.

104 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
destinatário, dando-se ciência a alguém dos atos e termos
do processo, para que faça ou deixe de fazer alguma coisa
(geralmente dentro de um prazo determinado pela lei ou
pelo magistrado).
Como veicular essas informações Como fazer com
que as pessoas tenham ciência dos atos processuais E,
ainda, como fazer isso e ter provas de que a pessoa está
ciente Não há como cobrar que uma pessoa realize um
ato sem ter provas de que ela estava ciente dessa
obrigação.
Existem cinco formas básicas de intimação
previstas no Código de Processo Civil:
1. Por meio de publicação no Diário da Justiça
(artigos 236 e 237);
2. Por meio postal (artigo 237, II; artigo 238);
3. Por Oficial de Justiça (artigo 239);
4. Por meio eletrônico (artigo 237, parágrafo
único).
Vamos conhecer, em linhas gerais, um pouco mais
de cada uma destas formas de intimação.
4.3.2.1.1 – Intimação por publicação no Diário da Justiça
Nos processos físicos, a intimação dos advogados
é feita geralmente por meio de publicação no Diário da
Justiça.
O artigo 236 do Código de Processo Civil prevê que
no Distrito Federal e nas Capitais dos Estados e dos

Manual de Procedimentos Cartoriais a 105
Territórios, consideram-se feitas as intimações com a
publicação dos atos no órgão oficial.
Nas demais comarcas, havendo órgão de
publicação dos atos oficiais, as intimações também serão
feitas por publicação no Diário da Justiça 41 .
4.3.2.1.2 – Intimação por meio postal
O procedimento é muito semelhante à citação por
meio postal.
A grande diferença é o conteúdo que vai dentro do
envelope. Em regra, postamos apenas a carta de
intimação, contendo a informação que deve ser
comunicada para o destinatário.
A postagem e a contagem do prazo são iguais as
da citação.
Veja no modelo 09 do Capítulo 9 um exemplo de
carta de intimação.
4.3.2.1.3 – Intimação por Oficial de Justiça
Mais uma vez, o procedimento é muito semelhante
à citação por meio de Oficial de Justiça.
A diferença será apenas que ao invés de um
mandado de citação, o Oficial receberá um mandado de
intimação.
41 No Tribunal de Justiça do Paraná, a publicação é feita por meio do
Sistema Athos e do Sistema e-DJ.

106 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
O Oficial de Justiça terá que fazer a carga do
mandado (assinando o Livro de Carga de Mandados),
procurar a pessoa, intimá-la, certificar o ato e devolver o
mandado para a Secretaria. As regras de contagem de
prazo e de custas são as mesmas da citação por Oficial de
Justiça.
Veja no modelo 10 do Capítulo 9 um exemplo de
mandado de intimação.
4.3.2.1.4 – Intimação por meio eletrônico
Uma das grandes vantagens dos processos virtuais
é a facilitação da comunicação de atos processuais. Com
apenas alguns cliques, pode ser enviada uma intimação
eletrônica para o procurador da parte.
Vamos aqui detalhar sobre as intimações
eletrônicas no Sistema PROJUDI.
No Sistema PROJUDI, para intimar um advogado
eletronicamente, primeiro se faz a expedição da intimação.
Com isso, gera-se no Sistema PROJUDI do advogado
destinatário da intimação a indicação de que há uma
intimação da qual ele deve tomar ciência.
Quando o advogado clicar na intimação e realizar a
sua leitura, o sistema gera automaticamente uma certidão
nos autos, indicando que o advogado realizou a leitura da
intimação. É a partir da data dessa certidão que começa a
correr o prazo para o advogado cumprir a intimação.
Conforme o artigo 5º, §1º da Lei Federal nº 11.419/2006:
Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o
intimando efetivar a consulta eletrônica ao teor da
intimação, certificando-se nos autos a sua realização.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 107
Isso significa que se o advogado nunca clicar na
intimação o seu prazo não começa a correr Não. O
advogado tem 10 (dez) dias corridos contados da data do
envio da intimação para clicar na intimação e realizar a sua
leitura, sob pena de considerar-se a intimação
automaticamente realizada na data do término desse prazo
(artigo 5º, §3º da Lei Federal nº 11.419/2006).
4.3.3 – Carta Precatória
Muitas vezes para a solução do conflito de um
processo que tramita em uma Comarca é necessário que
seja feita uma diligência em outra Comarca.
Por exemplo: em um processo que tramita em
Curitiba é preciso que o réu que mora em Salvador seja
citado por um Oficial de Justiça daquela Comarca.
O Juiz de Curitiba não pode determinar diretamente
que o Oficial de Justiça de Salvador cumpra a diligência.
Quem dá ordens ao Oficial de Justiça de Salvador é o Juiz
de Salvador.
Assim, para que a citação seja feita, o Juiz de
Curitiba envia uma Carta Precatória para o Juiz de
Salvador solicitando que ele ordene a diligência ao Oficial
de Justiça.
Desse modo, de forma simples, pode-se dizer que a
Carta Precatória é um instrumento de comunicação entre
magistrados para solicitar a realização de atos judiciais em
outra Comarca.
A Carta Precatória pode solicitar a realização de
vários atos, eis alguns exemplos: penhora de bens, citação,
intimação, busca e apreensão, arrolamento de bens etc.

108 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
É usual também falar-se em Juízo Deprecante e
Juízo Deprecado. Juízo Deprecante é o juízo que enviou a
Carta Precatória (no exemplo, Curitiba). Juízo Deprecado é
o juízo que recebeu a Carta Precatória para cumprimento
(no exemplo, Salvador).
Também se usa o verbo “deprecar”: o Juiz escreve
em sua decisão “depreque-se para Salvador”. Isso quer
dizer que o cartório deve tomar as medidas necessárias
para que uma Carta Precatória seja enviada para o Juízo
Deprecado (expedir uma Carta Precatória, levar para o juiz
assinar e postar o documento).
Segundo o Código de Processo Civil (art. 202), são
requisitos essenciais da Carta Precatória:
1. A indicação dos juízes de origem e de
cumprimento do ato;
2. O inteiro teor da petição, do despacho judicial e
do instrumento do mandato conferido ao
advogado;
3. A menção do ato judicial que lhe constitui
objeto;
4. O encerramento com a assinatura do juiz.
Com relação à indicação do juízo de cumprimento
do ato, deve-se observar que a Carta Precatória pode ser
destinada a qualquer Estado do país. Uma vez que cada
Tribunal de Justiça tem uma organização interna,
recomenda-se fazer uma pesquisa no site do Tribunal
destinatário para descobrir qual o órgão a que deverá ser
endereçada a carta. Além disso, ligar para o Tribunal
também pode ser de grande ajuda para encaminhar a carta
para o local correto.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 109
Se houver previsão de custas pela expedição de
carta precatória, o valor deverá ser cobrado pelo juízo de
origem (custas da expedição, não do cumprimento da
diligência). É o juízo de cumprimento que receberá as
custas pela realização da diligência.
Quando o juízo de cumprimento recebe a carta
precatória, havendo custas a serem pagas, para efetuar a
cobrança é comum:
Que o juízo de cumprimento envie uma carta
com a cobrança para a parte ou seu advogado
(a parte a quem cabe pagar as custas);
Que o juízo de cumprimento faça uma intimação
de cobrança via publicação em Diário da Justiça
ou via sistema eletrônico, quando possível;
Que o juízo de cumprimento remeta a cobrança
para o juízo de origem intimar a parte a quem
cabe pagar as custas.
Veja no modelo 11 do Capítulo 9 um exemplo de
carta precatória.
4.3.4 – Carta Rogatória
Quando a solução de um processo exigir que seja
realizado um ato em outro país, a Carta Rogatória é o
instrumento para solicitar que as autoridades estrangeiras
realizem o ato.

110 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
No endereço eletrônico do Ministério da Justiça 42 ,
no link “Cooperação Internacional”, há modelos de Cartas
Rogatórias conforme o país destinatário (Juízo Rogado).
O modelo preenchido e assinado pelo juiz,
juntamente com a cópia dos documentos necessários para
a realização do ato, será enviado para o setor, dentro do
Tribunal, responsável pelas Cartas Rogatórias (onde serão
realizadas as outras formalidades necessárias para o envio
da Carta Rogatória, como a confecção de versão no idioma
do Juízo Rogado por tradutor juramentado).
4.3.5 – Ofícios em Geral
Além de citações e intimações, é frequente a
Secretaria ter que expedir ofícios.
De Plácido e Silva define o termo ofício, no sentido
empregado aqui, da seguinte forma:
Ofício. Na técnica da correspondência, entende-se o
escrito emanado de uma autoridade pública, em que se
faz uma comunicação acerca de qualquer assunto de
ordem administrativa, ou se dá uma ordem. Distingue-se,
assim, da carta, que assinala o escrito particular. O ofício
é a carta pública ou com esse caráter. 43
Dessa forma, os ofícios são como cartas públicas.
Também são um meio de comunicação. Normalmente a
Secretaria expede ofícios para outros órgãos públicos, para
42 http://portal.mj.gov.br
43 SILVA, De Plácido e. Vocabulário Jurídico Conciso. 1 ed. Rio de
Janeiro: Forense, 2008, p. 536.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 111
a empresa que emprega uma das partes, para o INSS,
para o DETRAN, para a Receita Federal etc.
Por exemplo, em alguns processos a parte autora
não sabe o endereço do réu. Ora, para citá-lo é preciso
encontrá-lo. Para isso, é frequente que o juiz determine
que a Secretaria expeça ofícios para a Receita Federal,
Tribunal Regional Eleitoral, INSS, COPEL, entre outros,
perguntando se eles têm informações sobre a residência
ou domicílio do réu.
Veja no modelo 12 do Capítulo 9 um exemplo de
ofício.
4.3.6 – Ofício de Desconto em Folha Para Pagamento de
Alimentos Provisórios
Em uma Secretaria de Família é bastante comum
que o magistrado determine a expedição de um ofício de
desconto em folha para pagamento de pensão alimentícia.
Nos casos em que o juiz verifica que uma das
partes tem direito a receber uma pensão alimentícia, ele
pode determinar que o valor da pensão seja descontado
diretamente da folha de pagamento do devedor. Dessa
forma, o empregador do devedor deve ser informado de
que deve descontar o valor da pensão e depositar este
valor diretamente na conta bancária do credor dos
alimentos.
É uma forma de assegurar o pagamento da pensão
alimentícia.
Nesses casos, a Secretaria deve expedir um ofício
para o empregador do devedor, informando a determinação

112 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
judicial, o valor da pensão e a conta bancária em que
deverá ser depositada.
Veja no modelo 13 do Capítulo 9 um exemplo de
ofício de desconto em folha.
4.3.7 – Termo de Guarda Provisória
Também é comum, em uma Secretaria de Família,
que o magistrado defira a guarda provisória de uma criança
ou adolescente para uma das partes.
Quem detém a guarda de uma criança ou
adolescente pode opor que terceiros o retirem de sua
esfera de vigilância. O detentor da guarda também tem o
dever de prestar assistência moral, material e educacional.
Uma vez que a guarda envolve direitos e deveres, a
pessoa a quem ela foi conferida deve assinar um Termo de
Compromisso e Responsabilidade. Este documento
também serve para provar para terceiros que a pessoa
detém a guarda da criança/adolescente.
Conferida a guarda para uma pessoa, a Secretaria
deve confeccionar o Termo de Compromisso e
Responsabilidade e intimar a parte para vir assinar e retirar
o documento.
Veja no modelo 14 do Capítulo 9 um exemplo de
Termo de Compromisso e Responsabilidade.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 113
4.4 MOMENTO: JUNTADA DE PETIÇÕES,
DOCUMENTOS, RELATÓRIOS AOS AUTOS
Os autos são a materialização do processo. Todos
os documentos que envolvem o caso devem estar nos
autos (petição inicial, documentos, termos de diligências,
de audiências, certidões, sentença etc.). Por isso, as
pessoas envolvidas no processo “juntam” diversos
documentos aos autos.
No início desse manual, quando falávamos da
função da Secretaria, usamos a seguinte figura:
Atos judiciais
ADVOGADOS
GABINETE
JUIZ
ASSESSORES
SECRETARIA
MINISTÉRIO
PÚBLICO
PARTES
CONTADOR
Conclusão
para análise
judicial
EQUIPE TÉCNICA
Como regra, os autos ficam armazenados na
Secretaria 44 e todos que atuam em um processo
44 O artigo 141, IV do Código de Processo Civil determina que incumbe
ao escrivão ter, sob sua guarda e responsabilidade, os autos, não
permitindo que saiam do cartório, exceto: a) quando tenham que subir à
conclusão do juiz; b) com vista aos procuradores, ao Ministério Público

114 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
protocolam documentos na Secretaria para que eles sejam
juntados aos respectivos autos.
Dessa forma, na Secretaria chegam diversos
documentos todos os dias. Alguns são protocolados por
advogados, outros pelo contador, ainda outros pela Equipe
Técnica, pelos Oficiais de Justiça etc.
Nos processos físicos, os documentos são trazidos
em papel no balcão da Secretaria. Os servidores recebem
estes documentos e têm que localizar os autos e juntar, um
por um, os documentos.
Nos processos virtuais, no Sistema PROJUDI, os
documentos já são automaticamente juntados aos
respectivos processos.
Mas, não basta juntar os documentos aos autos. É
preciso fazer uma “análise de juntada”.
Dependendo do tipo de documento que é juntado
aos autos, o processo pode ter um andamento diferente.
Imagine que o juiz, em seu despacho, deu a
seguinte ordem para a Secretaria: “Cite-se o réu para,
querendo, apresentar contestação no prazo de quinze dias.
Com a apresentação da contestação, intime-se a parte
autora para impugnar a contestação. Após, voltem os autos
conclusos.”
A Secretaria realizou as diligências necessárias
para a citação do réu. Alguns dias depois, uma contestação
é protocolada na Secretaria. Com a juntada da contestação
aos autos, o que deve ser feito O servidor deve realizar a
“análise de juntada”. Para dar o andamento correto ao
processo, deve ver qual foi a determinação judicial. Nesse
caso, o advogado da parte autora deve ser intimado para
ou à Fazenda Pública; c) quando devam ser remetidos ao contador ou
ao partidor; d) quando, modificando-se a competência, forem
transferidos a outro juízo.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 115
impugnar a contestação. Se estiver trabalhando com um
processo físico, o servidor deve encaminhar os autos para
o setor de publicação (intimação por publicação no Diário
da Justiça). Se estiver trabalhando com um processo
virtual, o servidor deve realizar a intimação eletrônica do
advogado do autor.
E se, no mesmo caso, for protocolada na Secretaria
a impugnação à contestação Depois de juntado o
documento aos autos, a Secretaria deverá fazer a
conclusão dos autos.
Como você pode perceber, dependendo da fase
processual, dependendo da determinação judicial e
dependendo ainda do tipo de documento que é juntado aos
autos, o processo terá um andamento diferente. É por isso
que é preciso fazer uma análise dos documentos juntados
aos autos.
Para ter uma visão mais concreta desse trabalho,
veja uma lista de documentos que geralmente são juntados
aos autos:
1. Petição Inicial;
2. Contestação;
3. Impugnação à contestação;
4. Demonstrativo de pagamento de custas;
5. Certidões da Secretaria;
6. Ciência ou Parecer do Ministério Público;
7. Cálculo do contador;
8. Avaliação Judicial do Avaliador;
9. Parecer da Equipe Técnica;
10. Documentos das partes;
11. Petições em geral;
12. Entre outros.

116 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Veja a figura abaixo para ajudar a sistematizar a
juntada e a análise de juntada:
Documento
é
protocolado
Autos são
localizados
Norma Yamagami
Secretaria
Norma Yamagami
Devido
andamento
do processo
Norma Yamagami
Análise de
juntada
Documento é
juntado aos
autos
4.5 MOMENTO: IDAS E VINDAS DA CONCLUSÃO
Como vimos anteriormente, a atividade da
Secretaria está intrinsecamente ligada ao procedimento
previsto nas leis. O próprio juiz deve seguir o procedimento
legalmente determinado.
Dessa forma, sob a condução do magistrado, os
autos avançam, passo a passo, até chegar ao seu final.
Essa condução é feita por meio das decisões
judiciais (despachos, decisões interlocutórias e sentença).
Cada vez que os autos são conclusos, o juiz os
devolve à Secretaria determinando o que deve ser feito
para que o processo dê seus próximos passos. Uma vez

Manual de Procedimentos Cartoriais a 117
que a Secretaria deu cumprimento às determinações
judiciais, ela deve fazer nova conclusão dos autos para que
o juiz faça novas determinações sobre como deve
prosseguir o feito.
Nessas idas e vindas da conclusão o processo vai
caminhando e progredindo. Veja a figura abaixo para uma
melhor compreensão desta dinâmica:
Magistrado devolve para a Secretaria
ANÁLISE DO DESPACHO
CUMPRIMENTO DO
DESPACHO
GERAR AS RESPECTIVAS
PENDÊNCIAS
MAGISTRADO
AGUARDAR CUMPRIMENTO
DE TODAS AS PENDÊNCIAS
Secretaria faz a conclusão para o Magistrado
Como você pode perceber, trata-se de um ciclo.
Essa dinâmica se repete até que o processo chegue ao
seu fim.
4.6 MOMENTO: AUDIÊNCIAS
Uma das atividades da Secretaria é comparecer à
audiência para auxiliar o juiz (artigo 141, III do Código de

118 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Processo Civil). Esse auxílio normalmente consiste na
preparação e digitação da ata.
A forma como o servidor atuará nas audiências
dependerá muito da maneira como cada juiz conduz as
audiências. Por isso, neste manual podemos dar apenas
diretrizes gerais sobre esta atividade da Secretaria.
A preparação da ata consiste basicamente no
preenchimento do número dos autos, natureza da ação,
nomes das partes, de seus advogados, de eventuais
testemunhas que serão ouvidas na audiência etc.
Também é comum, no dia-a-dia, que o servidor que
auxilia o juiz nas audiências faça o pregão. Fazer o pregão
é ir até o local onde as pessoas aguardam as audiências e
anunciar o começo da audiência ou qualquer deliberação
tomada pelo juiz para conhecimento dos interessados.
O pregão é importante para que os interessados
saibam que a audiência vai começar (publicidade) e
também para evitar que depois alguém diga que estava no
local, mas não soube que a audiência tinha começado e
por isso não compareceu. Há casos em que a ausência
pode acarretar graves consequências jurídicas para a
pessoa, por isso o pregão deve ser feito corretamente.
Além de preparar a ata e fazer o pregão, o servidor
comumente ajuda o juiz durante a audiência, digitando na
ata o que for ditado pelo juiz.
Em linhas gerais, são esses os trabalhos
geralmente prestados pela Secretaria durante as
audiências.
Conforme o rito processual, podem ocorrer
diferentes tipos de audiências (audiência preliminar,
audiência de instrução e julgamento, audiência de
conciliação etc.). As audiências são conduzidas pelo
magistrado.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 119
4.6.1 - Audiência de Ratificação
Em uma Secretaria de Família é bastante comum
que ocorram audiências de ratificação.
Nos processos em que as partes entraram em
acordo (Divórcio consensual, acordo sobre guarda, acordo
sobre alimentos etc.) é preciso que esse acordo seja
ratificado (confirmado) em audiência. Isto é feito por meio
da audiência de ratificação.
Como a ideia é simplesmente confirmar o acordo
em juízo, em princípio, é uma audiência bem simples e
rápida. Por isso, muitos juízes não marcam data e hora
específicas para essas audiências, permitindo que as
partes venham quando quiserem (dentro de um prazo
razoável – por exemplo: “Que as partes venham em juízo
ratificar o acordo no prazo de dez dias”).
Para que essas audiências ocorram de forma
organizada, alguns magistrados baixam portarias
determinando os dias da semana e o horário em que as
partes podem comparecer para realizar a audiência (por
exemplo: de segunda a quinta-feira, das 13h às 14h).
4.7 MOMENTO: A SECRETARIA RECEBE UMA
SENTENÇA
A sentença é o ato do juiz que implica algumas das
situações previstas nos artigos 267 e 269 do Código de
Processo Civil. São os casos em que a decisão do juiz
extingue o processo, seja sem resolução de mérito (artigo
267) seja com resolução de mérito (artigo 269).

120 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Como a sentença traz a decisão final do juiz sobre o
caso, trata-se de um momento especial no processo. As
partes vieram ao juízo buscar uma solução para o seu
litígio e na sentença (com resolução de mérito) o
magistrado determina o modo como o caso será resolvido.
A sentença é, em regra, o último ato do juiz no processo. A
partir desse momento cabe à Secretaria dar o andamento
final. Neste contexto é que vamos discorrer sobre os
procedimentos após a sentença.
Para maior didática, podemos dividir os
procedimentos após a sentença em oito etapas:
Registro de sentença
Intimação das
partes e do
MP
Trânsito em julgado
Certidão de custas
processuais
Fechamento
das custas
processuais
Expedição dos
documentos
decorrentes da
sentença
transitada
Baixa no
Distribuidor
Arquivamento

Manual de Procedimentos Cartoriais a 121
4.7.1 - Registro de Sentença
Tradicionalmente o registro era feito em um livro.
Depois, começou a ser feito em mídia digital (o registro é
gravado em CD). O registro era feito pela Secretaria,
seguindo as normas de cada Tribunal de Justiça.
No Paraná foi desenvolvido um Sistema de Registro
de Sentença, pelo qual o registro pode ser feito de modo
totalmente virtual.
O registro virtual pode ser feito pelo magistrado ou
delegado para seus assessores ou para a Secretaria,
sendo feito um cadastro das sentenças proferidas pelo
magistrado, incluindo informações sobre o tipo do feito
(processo cautelar, processo de conhecimento,
cumprimento de sentença etc.), dispositivo no qual está
fundada a sentença (art. 267, 269 etc.), se houve ou não
contestação nos autos e se o processo tramitou como feito
público ou em segredo de justiça (conforme item 2.20.3 do
Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça do
Estado do Paraná).
Importante ressaltar que, como determina o Código
de Normas, delegada a função do cadastramento à
Secretaria, o responsável certificará nos autos a data da
entrega da decisão, devendo cadastrá-la imediatamente no
sistema ou, não sendo possível, na primeira hora do dia útil
subsequente.
Ressalte-se ainda os seguintes itens do Código de
Normas (Paraná):
2.20.5. A escrivania, nos dias em que houver expediente
forense, deverá, obrigatoriamente, acessar o Sistema de
Registro de Sentenças, verificando os documentos que
estão compartilhados para publicação.

122 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
2.20.6.O funcionário responsável acessará cada
documento, confirmando a numeração única, a natureza,
a data da distribuição e o assunto. Deverá complementar
o registro, cadastrando a data do início do feito, a data da
conclusão e a data da devolução dos autos, no ofício, com
a decisão proferida.
2.20.7.Conferidos e cadastrados os dados, a escrivania
dará publicidade da decisão - caso não haja ocorrido em
audiência - só então, disponibilizando-a no Banco de
Sentenças e Decisões, ressalvadas as hipóteses de feitos
em segredo de justiça.
2.20.8.A certidão, emitida pelo Sistema de Registro de
Sentença e Cadastro de Decisões, deverá ser juntada nos
autos, assim como da publicação no EDJ, se for o caso.
Feito o registro da sentença, as partes e o
Ministério Público (nas causas em que atua) deverão ser
intimados.
4.7.2 – Intimação das partes e do Ministério Público e
Trânsito em Julgado
Para encerrar um processo é preciso que a
sentença seja definitiva. Para que a sentença se torne
indiscutível e imutável é preciso que ela transite em
julgado. O trânsito ocorre com o término do prazo recursal
sem que as partes ou o MP (nas causas em que atua)
tenham interposto qualquer recurso.
Para isso é necessário que as partes e o MP sejam
intimados da sentença. É com a intimação que o prazo
para o recurso começa a correr. Por isso, se as partes e o

Manual de Procedimentos Cartoriais a 123
MP não forem intimados, não ocorrerá o trânsito em
julgado.
Assim, as partes e o Ministério Público devem ser
intimados da sentença assim que possível, para que
comece a correr o prazo recursal e a sentença transite em
julgado o quanto antes, tornando o processo mais célere.
4.7.2.1 - REGRAS PARA VERIFICAR A DATA DO
TRÂNSITO EM JULGADO
Como dito, o trânsito em julgado ocorre com o
término do prazo recursal sem que as partes ou o MP (nas
causas em que atua) tenham interposto qualquer recurso.
Sendo assim, é preciso esperar decorrer o prazo
recursal para a sentença se tornar definitiva.
Mas, se as partes e o MP tiverem pressa e não
quiserem recorrer, eles podem dispensar o prazo recursal.
Se isso for feito e a dispensa do prazo for homologada pelo
juiz, a sentença transita em julgado desde logo.
É preciso estar atento que o trânsito em julgado só
será antecipado se todos aqueles que puderem recorrer
dispensarem o prazo recursal. Se as partes e o MP
puderem recorrer e só as partes dispensarem o prazo
recursal, a sentença só transitará em julgado depois de
transcorrido o prazo recursal do MP.
Dito isso, vejamos um esquema de regras para
verificar a data do trânsito em julgado.

124 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Não houve dispensa do prazo recursal para as
partes:
o Sentença em Audiência (em regra, partes e MP
já saem intimados – assim, os prazos são
contados da data da audiência)
Trânsito em
Julgado para
as Partes
Trânsito em
Julgado para o
MP
Partes representadas por
advogados: prazo de 15 dias para
transitar em julgado para as partes;
Partes representadas por defensor
público: prazo de 30 dias para
transitar em julgado para a parte
representada por defensor;
Partes representadas pelo MP
(substituto processual): prazo de 30
dias para transitar em julgado para a
parte representada pelo MP
(substituto processual).
MP como fiscal da lei: prazo de 30
dias para transitar em julgado para o
MP.
Observe que se o MP atuar
como representante da parte
(substituto processual), ele
não precisa tomar ciência
enquanto fiscal da lei. Na sua
atuação, ele já exerce o papel
de representante e fiscal;

Manual de Procedimentos Cartoriais a 125
o Sentença em Gabinete
Trânsito em
Julgado para
as Partes
Partes representadas por
advogados: prazo de 15 dias para
transitar em julgado para as partes,
contados da data da intimação do
advogado;
Partes representadas por defensor
público: prazo de 30 dias para
transitar em julgado para a parte
representada por defensor, contados
da data da intimação do advogado;
Partes representadas pelo MP
(substituto processual): prazo de 30
dias para transitar em julgado para a
parte representada pelo MP
(substituto processual) a partir da
data da juntada de ciência pelo MP;
Trânsito em
Julgado para o
MP
MP como fiscal da lei: ocorre o
trânsito depois de 30 dias da data da
juntada de ciência pelo MP.
Observe que se o MP atuar
como representante da parte
(substituto processual), ele
não precisa tomar ciência
enquanto fiscal da lei. Na sua
atuação, ele já exerce o papel
de representante e fiscal;

126 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Dispensado prazo recursal para as partes
Sentença em Audiência
o Trânsito para as partes: na data da audiência,
pois o prazo foi dispensado;
o Trânsito para a MP:
Sem dispensa do prazo, ocorre o trânsito
depois de 30 dias da data da audiência;
Se o MP também dispensar o prazo
recursal, o trânsito ocorre na data da
audiência.
Sentença em Gabinete
o Trânsito para as partes: na data da juntada da
sentença aos autos, pois o prazo foi dispensado.
Note que a data constante do corpo da sentença
pode ser diferente da data em que a sentença
foi juntada aos autos. É nesta última que ocorre
o trânsito para as partes;
o Deve ser dada ciência ao MP:
MP junta ciência: o trânsito ocorre 30 dias a
partir da juntada da ciência;
MP junta ciência e dispensa o prazo
recursal: o trânsito em julgado ocorre na
data da juntada.
ATENÇÃO: a) se trabalhamos com processos virtuais, em
que é possível peticionar até a meia-noite do último dia do
prazo, quando o prazo não foi dispensado, a data do
trânsito em julgado é o dia seguinte ao último dia do prazo.
b) O último dia do prazo deve ser um dia útil. A data do
trânsito pode ser um dia não útil.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 127
Exemplo 1: se o último dia do prazo para recurso for o dia
04/02/2011 (sexta feira), a data do trânsito em julgado é dia
05/02/2011 (sábado).
Exemplo 2: se o último dia do prazo para recurso for o dia
02/02/2011 (quarta-feira), a data do trânsito em julgado é
dia 03/02/2011 (quinta-feira).
Exemplo 3: se o último dia do prazo caísse no dia
05/02/2011 (sábado), o último dia do prazo seria
prorrogado para o primeiro dia útil seguinte, dia 07/02/2011
(segunda-feira). A data do trânsito em julgado seria
08/02/2011 (terça-feira).
4.7.3 - Expedição dos Documentos Decorrentes da
Sentença Transitada em Julgado
Uma vez que a sentença tenha transitado em
julgado, ela é definitiva. Agora ela deve surtir seus efeitos.
Na Secretaria de Família isso geralmente é concretizado
por meio da expedição dos seguintes documentos:
MANDADO DE AVERBAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE
ESTADO CIVIL
o Apesar de a sentença ter decretado o
divórcio, no Registro de Pessoas Naturais ainda
consta que as partes estão casadas. O divórcio
só terá validade geral, se ele constar na Certidão
de Casamento. Assim, é preciso expedir um
mandado de averbação para que o novo estado

128 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
civil esteja especificado na Certidão de
Casamento.
MANDADO DE AVERBAÇÃO DE INCLUSÃO DE
PATRONÍMICO PATERNO
o Apesar de a sentença ter reconhecido uma
pessoa como o pai da criança, a Certidão de
Nascimento ainda não foi alterada. É preciso um
mandado de averbação para que o Registro de
Pessoas Naturais altere o nome da criança e
inclua o nome do pai e dos avós paternos na
filiação.
TERMO DE GUARDA
o A sentença concedeu a guarda da criança
para um dos pais ou para ambos. Quem tem a
guarda pode precisar de um documento que a
comprove. Trata-se do Termo de Guarda.
FORMAL DE PARTILHA
o Se o casal possui bens e fez a sua partilha
no processo judicial, é preciso formalizar esta
partilha para que ela tenha validade geral.
Principalmente se há bens imóveis sendo
partilhados. No Registro de Imóveis, ainda consta
que o bem pertence a ambos os cônjuges
enquanto casal. O documento a ser levado ao
Registro de Imóveis para que as devidas
anotações sejam feitas é o formal de partilha.
Veja os tópicos 5.3.4 e 5.3.5 do Capítulo 5 sobre
como expedir o formal de partilha.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 129
OFÍCIO AO EMPREGADOR
o Quando uma das partes é condenada a
pagar alimentos, é comum que seja determinado
o desconto desse valor direto da folha de
pagamentos. Neste caso, a Secretaria expede o
ofício a ser encaminhado ao empregador para
que ele realize o desconto.
4.7.4 - Fechamento das Custas Processuais
Para que um processo tramite na Secretaria é
preciso que sejam pagas as devidas custas processuais.
Há custas que devem ser pagas logo no início do processo
(custas iniciais) e há outras custas que vão surgindo
durante o seu andamento (expedição e postagem de
cartas, diligências de oficiais de justiça, expedição de
documentos, etc.).
Deste modo, até o final do processo é possível que
surjam custas processuais. Assim, antes de encerrar
definitivamente um processo (arquivamento) é preciso que
se verifique se todas as custas foram pagas. Trata-se do
fechamento das custas processuais.
Para essa verificação, remete-se o processo para o
contador. Havendo custas remanescentes este as indicará
e a secretaria deve intimar a parte para que pague as
custas que deve 45 .
45 No Estado do Paraná, tratando-se de uma Secretaria estatizada, as
custas processuais são depositadas no Fundo da Justiça (FUNJUS).
Nestes casos, caso a parte seja intimada e não pague, a Secretaria
deverá oficiar ao Fundo da Justiça informando o fato. Feito isto, o ato
deverá ser certificado e o processo poderá ser remetido para baixa.

130 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Alguns magistrados, para coibir o inadimplemento,
determinam que, antes da sentença, os autos sejam
enviados para conta e preparo. Isto significa que os autos
serão remetidos para o contador e, havendo custas, a parte
deverá pagá-las antes da sentença.
No Estado do Paraná deve ainda ser expedida uma
certidão por meio do Sistema Uniformizado. Trata-se de
uma certidão que arrola todos os pagamentos feitos
durante o processo em análise (certidão de custas finais),
indicando o montante total arrecadado.
4.7.5 – Baixa e Arquivamento
Tudo que tem um início deve ter um fim. O
arquivamento é o encerramento oficial do processo. Uma
vez que a sentença foi registrada, transitou em julgado,
foram expedidos os documentos decorrentes dela e todas
as custas foram pagas, não há razão para manter o
processo ativo.
Porém, antes de arquivar o processo é preciso ter
um cuidado: deve ser anotada a sua baixa no Ofício
Distribuidor.
O Distribuidor fornece certidões gerais sobre os
processos, por isso ele precisa ter anotado as principais
informações sobre o processo: quem está no polo ativo, no
polo passivo, quando o processo iniciou, qual a natureza
Caso as custas tenham sido pagas, a Secretaria fará uma Certidão de
Custas Finais (por meio do Sistema Uniformizado). Nesta certidão
constarão todos os demonstrativos de pagamento e o valor de todas as
custas recolhidas naquele processo. Veja o modelo 19 do Capítulo

Manual de Procedimentos Cartoriais a 131
da ação e também se o processo terminou (anotação da
baixa).
Após o Ofício Distribuidor ter dado baixa no
processo, devemos arquivá-lo. Com isso o processo está
oficialmente encerrado.

132 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 133
CAPÍTULO 5
CONSIDERAÇÕES SOBRE A
ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
"Nossa maior fraqueza está em desistir. O caminho mais
certo de vencer é tentar mais uma vez!"
Thomas Edson
5.1 PENSAR NOS PRÓXIMOS PASSOS DO
PROCESSO
Os procedimentos cartoriais exigem muita
organização e trabalho em equipe. Em diversas situações o
trabalho será como uma corrente cujos elos são os
servidores que atuam sucessivamente sobre um mesmo
processo.
Se um dos elos romper-se, toda a corrente se
rompe.
Pense no seguinte exemplo. O juiz despacha
determinando que o réu seja citado e após a contestação o

134 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
autor deverá ser intimado para se manifestar em dez dias.
O primeiro servidor recebe o despacho e realiza todas as
diligências para a citação do réu. O réu recebe a citação e
protocola a contestação.
O segundo servidor faz a juntada da contestação,
mas esquece de dar andamento ao processo. Este
processo provavelmente ficará paralisado até que uma das
partes vá ao balcão da Secretaria solicitar informações
sobre o seu andamento.
Essa paralisação pode durar dias, semanas ou até
meses e distanciará o processo de ser uma medida célere
e efetiva em garantir os direitos das partes.
Sem esquecer que somos todos humanos, é muito
importante que todos os membros da equipe entendam
bem os procedimentos cartoriais e estejam atentos ao
realizar suas tarefas.
Um bom hábito é que todos pensem nos “próximos
passos do processo e em como ele retornará para ser
novamente analisado”.
Como a Secretaria lida com milhares de processos,
um processo específico só será analisado se houver
alguma pendência sobre ele.
Se eu expedi uma citação, posso pensar que não
haverá problemas, pois este processo será analisado no
futuro quando o réu protocolar a sua resposta. Mas
também devo ponderar: mas e se o réu não apresentar
resposta O processo simplesmente vai ficar esperando
eternamente Não deveria, pois há um prazo para o réu
apresentar a sua resposta. Passado esse prazo sem
manifestação do réu, os autos devem ser conclusos para
análise pelo juiz. Isso significa que é preciso controlar o
prazo de contestação (o que é feito automaticamente em
processos virtuais e em processos físicos o controle pode

Manual de Procedimentos Cartoriais a 135
ser feito por meio de pilhas de processo que aguardam o
decurso de prazo).
Se eu fizer esse controle nos casos de citação, não
haverá paralisação desnecessária do processo.
Se houver contestação, ela será analisada e o
processo seguirá seu caminho. Se não houver
contestação, o prazo decorrerá (decurso de prazo) e isso
também será analisado e o processo também seguirá seu
caminho.
Trata-se de um exemplo bastante simples e
rotineiro, mas que ajuda a transmitir a essência de uma
ideia que, se bem empregada, pode fazer muita diferença.
Com esse tipo de análise evita-se “furos” nos
procedimentos internos da Secretaria.
É preciso fazer essa pergunta para todos os
procedimentos da Secretaria e ir aprimorando a forma
como as tarefas são realizadas, bem como os sistemas de
controle de atos processuais.
5.2 REFLEXÃO: PENSANDO NA SECRETARIA
COMO UM SERVIÇO AO CIDADÃO
Em outro tópico explicamos que mesmo que a
personagem Maria queira se divorciar de João e ainda que
isso seja um direito seu, ela não pode usar da violência
para obrigar João a se divorciar. Em regra, só o Estado
pode usar legalmente meios coercitivos para obrigar uma
pessoa a se curvar perante a lei. Nesses casos, Maria
precisa recorrer ao Poder Judiciário.

136 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Assim, Maria não busca os serviços do Poder
Judiciário simplesmente porque “tem vontade”, mas porque
é obrigada a fazê-lo para ver seus direitos concretizados.
É preciso considerar ainda que há muitas “Marias”
que buscam o Poder Judiciário porque sozinhas não teriam
força suficiente para fazer a outra parte se curvar perante a
lei. Nesse caso, a autora também não busca o Judiciário
por “ter vontade”, mas porque precisa de seu auxílio.
Tanto em um caso como no outro, o serviço
judiciário é prestado para fazer valer os direitos de Maria. O
Poder Judiciário existe para “dar justiça” aos
jurisdicionados. Essa é, de um modo bastante simplista, a
razão de sua existência.
De nada adianta manter um Poder Judiciário que
não garanta os devidos direitos aos jurisdicionados que
batem às suas portas.
Por isso, é essencial pensar e estruturar a
Secretaria como um serviço a ser prestado para as partes.
Cada ato da Secretaria deve ser realizado tendo-se em
consideração a sua razão de existir: levar o direito às
partes.
Veja um exemplo bastante simples: o Termo de
Compromisso de Guarda é um documento que deve ser
assinado pelo juiz e pela parte a quem cabe a guarda da
criança. Uma vez confeccionado o documento, imagine-se
que a parte seja intimada a vir assinar o documento. Ela
vem até a repartição pública assina e você diz: agora ainda
falta a assinatura do juiz, volte em dois dias para retirar o
documento.
Para o servidor que tem de ir todo dia para o seu
local de trabalho, não fará muita diferença se a parte tiver
que voltar outro dia para buscar o documento. Entretanto,
para a parte isso pode ser bastante trabalhoso.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 137
A Secretaria pode confeccionar o documento, levar
para o juiz assinar e só então intimar a parte para vir
buscar o documento. No mesmo dia ela assinará e levará
uma via do Termo de Guarda consigo.
Trata-se de um exemplo que chega a ser óbvio.
Mas esse tipo de análise deve ser estendido para os
diversos atos da secretaria. Pensando nas partes como
verdadeiros “clientes” dos serviços jurisdicionais, pequenos
detalhes como um tratamento melhor no seu atendimento
podem fazer grande diferença na imagem que a população
tem sobre o Poder Judiciário.

138 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 139
CAPÍTULO 6
SITUAÇÕES COM AS QUAIS VOCÊ SE
DEPARARÁ NO DIA-A-DIA DE UMA
SECRETARIA
6.1 ATENDIMENTO AO PÚBLICO EXTERNO
(PARTES E ADVOGADOS)
6.1.1 - Regras Gerais para Atendimento ao telefone
Em uma Secretaria de Família, em que os autos
tramitam em segredo de justiça, quando atender ao
telefone o servidor deve tomar cuidado ao passar
informações, pois nunca se sabe realmente quem está
ligando;
Informações sobre o funcionamento geral da Secretaria
podem ser fornecidas. O que se deve evitar são
informações específicas de um processo;
Muitas empresas detêm dados como: nome, CPF, RG,
endereço, etc. Por isso, mesmo que a pessoa do outro
lado da linha informe esses dados corretamente, você
não deve passar informações do processo;
Os advogados não precisam ligar na Secretaria para
obter informações do processo. Em processos virtuais,
os advogados com procuração nos autos têm acesso
integral ao processo por meio da internet;

140 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
6.1.2 - Regras Gerais para Atendimento ao Balcão
O atendimento ao balcão é uma oportunidade de
criar uma boa imagem da Secretaria e do Tribunal como
um todo, pois é um dos principais contatos do público
externo com o Poder Judiciário.
A Secretaria deve ser conhecida pela educação,
seriedade e boa conduta de seus servidores.
Para facilitar e uniformizar o atendimento ao balcão,
seguem algumas regras gerais. Em caso de muita
insistência dos advogados ou partes, não hesite em
chamar o Diretor de Secretaria.
6.1.3 – Informações técnicas sobre o uso do sistema virtual
adotado na Secretaria
Para advogados: se for uma pergunta simples e fácil de
responder, podemos ajudar. Mas em geral a OAB é a
instituição responsável por tirar as dúvidas dos
advogados quanto ao funcionamento do sistema;
Para as partes: tentar ajudar no que for possível. Em
geral, elas têm que consultar um advogado. Oferecer
um panfleto com os telefones e endereços de serviços
gratuitos de advocacia 46 ;
Também é frequente as partes solicitarem acesso ao
seu processo. No caso específico do Sistema PROJUDI
46 A Secretaria pode montar um panfleto com os telefones e endereços
de serviços gratuitos de advocacia prestados na comarca para entregar
para as pessoas que vêm até o balcão e precisam contratar um
advogado.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 141
no Paraná, as partes devem comparecer pessoalmente
na Secretaria e apresentar seus documentos de
identificação. Pedir as seguintes informações:
o Nome, CPF e e-mail;
o Informar que será enviado um e-mail com o
“login” e a senha para acesso ao processo.
Informe também que a parte deverá acessar o
site do TJPR e depois clicar no ícone “Processo
Virtual”. Abrirá uma nova janela e a parte deverá
clicar em “Parte em processo”. Agora basta ela
digitar seu login e senha;
o Informar que o e-mail pode cair na caixa de
spams;
o Entre no processo e verifique se o e-mail da
parte já está cadastrado. Se não estiver,
cadastre;
o No sistema PROJUDI, clique no nome da
parte e depois no botão “Gerar nova senha”.
Pronto, já foi enviado um e-mail para a parte com
o login e a senha.
6.1.4 - Informações Sobre os Autos
Somente as partes ou seus advogados podem ter
acesso a informações do processo, pois os processos
correm em segredo de justiça (por se tratar de um
assunto íntimo para as pessoas envolvidas);
Sempre pedir um documento de identificação. Se for
advogado, pedir a carteira da OAB e conferir se há
procuração nos autos. Se for parte, conferir se
realmente está no processo antes de dar informações;

142 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Se uma pessoa vier ao balcão (tendo comprovado sua
identidade) e perguntar se há nesta Secretaria algum
processo em seu nome, essa informação pode ser
fornecida. Isso vale somente para a própria parte, não
para terceiros que perguntem se há uma ação no nome
de outra pessoa;
Para advogados que ainda não juntaram a procuração
aos autos, podemos informar se o comprovante de
citação já foi juntado e quando isso aconteceu (a ser
confirmado com o MM. Juiz Titular).
6.1.5 - Solicitação de que a Secretaria Digitalize e Junte
Documentos aos Autos
O desenvolvimento de um sistema de processos
virtuais traz em sua lógica o princípio de que, sempre que
possível, os atos deverão ser praticados virtualmente,
evitando o uso de papel.
Assim, do mesmo modo que a Secretaria deve
evitar o uso de meios físicos, os advogados também estão
obrigados a seguir esse princípio.
Por isso, em regra, a Secretaria não deve receber
documentos físicos dos advogados 47 .
47 Nesse sentido, o Código de Normas do Paraná dispõe que:
2.21.3.3 - É vedada a juntada, no sistema eletrônico, por
serventuário da Justiça, de petições e documentos de qualquer
natureza, ainda que transmitidas por peticionamento eletrônico (email),
protocolo integrado, fax e correio, relativos aos processos
virtuais de partes, que sejam assistidas ou representadas por
advogado, ou nos feitos em que esse atue em causa própria e cuja
inserção no sistema seja de sua responsabilidade.
2.21.3.3.1 - Não se aplica a regra do CN 2.21.3.3:
I - à juntada da petição inicial na hipótese do item 2.21.3.1.1;

Manual de Procedimentos Cartoriais a 143
Há, entretanto, algumas exceções:
Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente
inviável devido ao grande volume ou por motivo de
ilegibilidade poderão ser trazidos fisicamente ao
cartório (artigo 11, § 5 da Lei 11.419/2006).
o Os documentos devem ser recebidos pelo
cartório e tal fato deve ser certificado nos autos;
o Os documentos serão armazenados em
local seguro e apropriado, recebendo a devida
identificação (capa com número dos autos).
No caso de impossibilidade do uso de certificado digital
para assinatura, o advogado poderá se dirigir ao
cartório e entregar o documento assinado em papel. O
cartório efetuará a digitalização do documento e
procederá com sua assinatura digital, validando o
documento juridicamente.
o Assim, caso o advogado forneça uma
certidão (própria ou da OAB) declarando ter
problemas no uso de certificado digital para
assinatura, deve a Secretaria digitalizar os
II - nos casos em que o advogado demonstrar o extravio da sua
certificação digital ou impossibilidade de sua utilização, decorrente
de bloqueio ou danificação do chip ou do leitor;
III - nos casos em que não constar da citação advertência de que o
processo tramita exclusivamente por via eletrônica;
IV - na hipótese do CN 2.21.3.4.3;
V - ao atendimento prestado às partes que postulam, sem
assistência de advogado, no âmbito dos Juizados Especiais;
- Ver artigo 10, § 4º, da Resolução 10/2007 OE TJPR.
VI - nos casos em que a lei permite o peticionamento pela própria
parte, sem assistência de advogado;
VII - às informações prestadas pelas autoridades impetradas
desassistidas de advogado em sede de mandado de segurança.

144 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
documentos trazidos pelo advogado e validá-los
no sistema virtual.
Nos casos em que não constar da citação advertência
de que o processo tramita exclusivamente por via
eletrônica;
6.2 DOCUMENTOS EXPEDIDOS PELA SECRETARIA
6.2.1 - Pedido de certidões
As partes e os advogados têm direito de pedir algumas
certidões no balcão:
o Certidão negativa/positiva de partilha de bens: é
uma certidão informando se foram partilhados
bens na ação de divórcio;
o Certidão de tempestividade para agravo: é uma
certidão informando quando o advogado foi
intimado da decisão da qual quer interpor recurso
de agravo;
o Certidão explicativa: é uma certidão descrevendo
os principais acontecimentos do processo (partes
envolvidas, natureza da ação, o que já aconteceu
no processo etc.);
o Entre outras.
Verifique se o processo é pago ou gratuito.
o Processo pago:

Manual de Procedimentos Cartoriais a 145
Informe que há um custo (consultar tabela
de custas, pois os valores são atualizados
de tempos em tempos);
A Secretaria pode gerar e imprimir um
boleto na hora;
A certidão poderá ser entregue assim que
seja apresentado o comprovante de
pagamento;
Imprimir duas certidões. Uma para entregar
e uma para recolher a assinatura de
recebimento;
Digitalizar o comprovante de pagamento e a
certidão com assinatura de recebimento.
Junte-os aos autos.
o Processo gratuito:
Mesmo procedimento do processo pago.
Mas ao invés de boleto, gera-se documento
de isenção e não há comprovante de
pagamento.
Todo esse procedimento gera trabalho, mas é
importante para a Secretaria ter um controle das
certidões que forem emitidas e de que elas foram
devidamente entregues.
6.2.2 – Mandado de Averbação
A secretaria pode criar uma pasta de “Mandados
aguardando retirada”, de modo a facilitar a organização
e a tornar o trabalho mais prático;
Verificar se está assinado;
Há duas cópias:

146 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Uma cópia deve ser entregue para a parte ou advogado
com procuração ou estagiário com autorização
específica;
Na outra cópia, a parte deve assinar que recebeu e
indicar a data do recebimento (carimbo de
recebimento).
A cópia com comprovante de recebimento deve ser
digitalizada e juntada aos respectivos autos.
6.2.3 - Termo de Guarda
A secretaria pode criar uma pasta de “Termos de
Guarda Aguardando Retirada”;
No caso de Termo de Guarda, a parte que exercerá a
guarda deve comparecer pessoalmente para assinar o
Termo de Guarda;
Ao entregar o Termo de Guarda para a parte, deve
haver duas cópias:
o Uma cópia deve ser entregue para a parte;
o Na outra cópia, a parte deve assinar que recebeu
e indicar a data do recebimento (carimbo de
recebimento).
A cópia com comprovante de recebimento deve ser
digitalizada e juntada aos respectivos autos.
6.2.4 - Formal de Partilha 1 – Regra Geral
O Formal de Partilha é o documento que formaliza a
partilha dos bens pelo casal. É o documento que deve ser
levado ao Registro de Imóveis para que a divisão dos bens
seja pública e tenha validade frente às outras pessoas.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 147
Para que a Secretaria proceda à expedição do
formal, é preciso que sejam preenchidos os seguintes
requisitos:
Sentença determinando que seja expedido o formal de
partilha;
Sentença ter transitado em julgado;
Intimar os advogados informando que devem as partes
comparecer à Agência de Rendas da Receita Estadual
do Paraná para protocolo de pedido de avaliação dos
bens. A avaliação dos bens não será mais realizada
pela Procuradoria Geral do Estado do Paraná (PGE).
Esta é uma regra que entrou em vigor a partir de 1º de
Fevereiro de 2011. Foi determinada pela Norma de
Procedimento Fiscal número 113/2010;
Os bens serão avaliados pela Receita Estadual do
Paraná. As partes ou seus advogados deverão emitir a
Guia de Recolhimento do tributo por meio do Sistema
ITCMD Web (disponível no site da Secretaria de Estado
da Fazenda do Paraná). O pagamento deverá ser feito;
Após o cumprimento desses atos, os autos devem ser
remetidos à PGE-Fiscal (pela Secretaria, por meio do
Sistema PROJUDI);
Parecer da PGE-Fiscal:
o Se o parecer disser que o recolhimento foi feito
corretamente e não há mais tributos a serem
pagos, ok;
o Se o recolhimento não foi realizado corretamente:

148 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Intimar sobre o parecer da PGE-Fiscal;
Aguardar manifestação da parte;
Se a parte fizer o recolhimento determinado,
fazer nova remessa à PGE-Fiscal;
Aguardar o parecer confirmando se o tributo
foi devidamente recolhido.
Há ainda mais um requisito:
Verificar se houve o pagamento das custas
do formal de partilha (custas da Secretaria);
Uma vez preenchidos todos os requisitos, basta
expedir o formal de partilha, que é composto das seguintes
partes:
Capa (modelo 20 do Capítulo 9);
Cópia autenticada dos documentos relacionados
à partilha de bens;
o Se o processo for pequeno, pode imprimir
tudo;
o Se o processo for muito grande, selecionar
apenas as peças relacionadas à divisão dos
bens.
Contra-capa (modelo 21 do Capítulo 9).
As páginas devem conter o carimbo de numeração
e de cópia autenticada.
Intimar o advogado das partes para que venha
buscar o formal de partilha.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 149
6.2.5 - Formal de Partilha 2 - Para Imóveis situados na
Região Metropolitana de Curitiba
Apesar da regra geral, na Região Metropolitana de
Curitiba aplica-se uma regra diferente (ao menos
temporariamente).
Para que a Secretaria proceda à expedição do
formal de partilha de um bem imóvel localizado na Região
Metropolitana de Curitiba, é preciso que sejam preenchidos
os seguintes requisitos:
Sentença determinando que seja expedido o formal de
partilha;
Sentença ter transitado em julgado;
Autos remetidos para a PGE-Fiscal (tratando-se de
inventário, o processo precisará ser encaminhado à
PGE, para que esta providencie junto à Receita
Estadual a avaliação dos bens e se manifeste nos
autos).
Parecer da PGE-Fiscal:
o Se não houver tributo a ser recolhido, ok;
o Se houver tributo a ser recolhido:
Intimar a parte para pagar o tributo;
Uma vez pago, fazer nova remessa à PGE-
Fiscal;
Aguardar o parecer confirmando se o tributo
foi devidamente recolhido.
Verificar, então, o seguinte requisito:
Se houve o pagamento das custas do
formal de partilha (Custas da Secretaria).

150 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Uma vez preenchidos todos os requisitos, basta
expedir o formal de partilha, que é composto das seguintes
partes:
Capa (modelo 20 do Capítulo 9);
Cópia autenticada dos documentos relacionados
à partilha de bens;
o Se o processo for pequeno, pode imprimir
tudo;
o Se o processo for muito grande, selecionar
apenas as peças relacionadas à divisão dos
bens.
Contra-capa (modelo 21 do Capítulo 9).
As páginas devem conter o carimbo de numeração
e de cópia autenticada.
6.3 “CUMPRA-SE” DO MANDADO DE AVERBAÇÃO
DECORRENTE DE PROCESSO QUE CORREU
EM OUTRA COMARCA
O “cumpra-se” consiste, em linhas gerais, em um
ato de validação pelo magistrado de um documento judicial
expedido em outra comarca que gerará alterações nos
registros dos cartórios extrajudiciais da comarca
destinatária.
Assim, imagine que na cidade X foi reconhecida a
paternidade de uma criança. Se o registro de nascimento
desta criança foi feito na mesma comarca da cidade X,
basta levar o Mandado de Inclusão de Nome Paterno no
Cartório de Registro Civil da comarca. Entretanto, se a

Manual de Procedimentos Cartoriais a 151
criança estiver registrada em outra comarca (Y), será
necessário levar o Mandado de Inclusão de Nome Paterno
para o juiz competente da comarca Y para que ele verifique
o documento e lhe dê validade nesta segunda comarca (o
magistrado escreve “cumpra-se” e assina).
No Estado do Paraná, houve a dispensa do
“cumpra-se” para os Mandados de Averbação de Divórcio.
Nesses casos este procedimento não precisa mais ser
realizado.
Quando um processo da competência da Secretaria
de Família de outra comarca resultava em sentença que
dava ensejo a um Mandado de Averbação de Divórcio a
ser anotado em um Cartório de Registro Civil da Comarca
de Curitiba, para que isso fosse feito, era preciso que um
Juiz de uma das Varas de Família de Curitiba determinasse
que tal averbação fosse feita por meio do “cumpra-se”.
Veja o esquema abaixo:
COMARCA X
COMARCA Y
PROCESSO DE DIVÓRCIO
MANDADO DE AVERBAÇÃO
JUIZ COM JURISDIÇÃO NA
COMARCA DETERMINA QUE O
CARTÓRIO AVERBE O DIVÓRCIO =
CUMPRA-SE
CARTÓRIO EXTRAJUDICIAL
REALIZA A AVERBAÇÃO

152 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Hoje isso não é mais necessário. A parte pode ir
direto ao cartório extrajudicial para realizar a averbação do
divórcio. Entretanto, essa dispensa somente ocorreu para
os casos de averbação de divórcio, para outros casos
manteve-se a necessidade do “cumpra-se”.
6.4 PROCEDIMENTO APELAÇÃO
Falando de modo bastante simples, a apelação é
um tipo de recurso que é interposto contra a sentença (ato
decisório que extingue o processo). A parte que estiver
insatisfeita com a sentença protocola o recurso de
apelação na secretaria do juiz que prolatou a sentença. A
parte contrária terá oportunidade para se manifestar sobre
a apelação. Sendo o caso, o Ministério Público também
terá oportunidade para se manifestar. Depois de todos se
manifestarem, o processo será remetido ao Tribunal de
Justiça para ser analisado por magistrados de segundo
grau.
A remessa ao Tribunal é, comumente, feita pela
secretaria.
Nos processos físicos, os autos são remetidos e
protocolados no Tribunal de Justiça.
Nos processos virtuais, o trâmite dependerá da
forma de trabalho do Tribunal. Se o Tribunal também
trabalhar com processos virtuais, os autos poderão ser
encaminhados virtualmente.
Caso contrário, não trabalhando o Tribunal de
Justiça com processos virtuais, ter-se-á que verificar o
procedimento interno. Pode ser que os processos virtuais
tenham que ser impressos e então protocolados como se

Manual de Procedimentos Cartoriais a 153
autos físicos fossem. Pode ser que o Tribunal aceite
receber os autos gravados em mídia digital (CD-Rom) ou
mesmo por um sistema de comunicação oficial virtual
interna (como um e-mail institucional) 48 .
6.5 PROCEDIMENTO DE AGRAVO
O agravo é uma espécie de recurso que é
interposto contra decisões interlocutórias. Quando o juiz
profere uma decisão, ela pode desagradar uma das partes
(ou ambas). A parte insatisfeita com a decisão pode
manifestar essa insatisfação por meio do agravo, de modo
que a questão seja novamente analisada pelo juiz que a
proferiu ou por outros magistrados (Tribunal). É diferente
da apelação, que é um recurso contra a sentença (ato
decisório que extingue o processo).
No Código de Processo Civil, com relação à
instância de primeiro grau, há previsão de dois tipos desse
recurso: agravo retido e agravo de instrumento.
Agravo Retido
O agravo retido é uma forma de a parte registrar
nos autos de forma tempestiva (dentro do prazo legal) o
seu descontentamento com a decisão judicial. Uma vez
protocolado o agravo, a Secretaria deve intimar o agravado
48 No Tribunal de Justiça do Paraná, conforme o item 2.21.3.10 do
Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça, tratando-se de
processos virtuais, permite-se tanto a impressão e protocolo de autos
físicos, quanto o protocolo das apelações por meio de mídia digital (CD-
Rom), ou mesmo por meio de sistema de comunicação oficial virtual
(Sistema Mensageiro).

154 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
para se manifestar no prazo de 10 (dez) dias (se houver
portaria autorizando esse ato de ofício pela secretaria). Em
seguida os autos devem ser conclusos para análise do juiz,
que poderá reformar a sua decisão.
Se o juiz não reformar sua decisão, o agravo fica
retido nos autos. Ao final do processo, havendo apelação,
o agravante poderá pedir ao Tribunal de Justiça que
aprecie o seu agravo.
Agravo de Instrumento
O agravo de instrumento possui um rito diferente.
Esse tipo de agravo é usado quando o descontentamento
da parte é contra uma decisão suscetível de causar à parte
lesão grave e de difícil reparação, bem como nos casos de
inadmissão da apelação e nos relativos aos efeitos em que
a apelação é recebida (art. 522, CPC).
No caso do agravo de instrumento, o agravante
protocola o agravo diretamente no Tribunal de Justiça (ao
contrário do agravo retido, que é protocolado no juízo de 1º
grau).
Mas o agravante tem que dar ciência do agravo ao
juiz de 1º grau. O artigo 526, do CPC, determina que o
agravante, no prazo de 3 (três) dias, requererá juntada, aos
autos do processo, de cópia da petição do agravo de
instrumento e do comprovante de sua interposição, assim
como a relação dos documentos que instruíram o recurso.
Se isso não for feito, poderá levar à inadmissibilidade do
agravo.
Uma vez protocolizada na Secretaria a cópia do
agravo de instrumento, conforme procedimento interno
definido pelo juiz, a Secretaria pode fazer os autos
conclusos para ciência do magistrado. Normalmente o juiz

Manual de Procedimentos Cartoriais a 155
determinará que se aguarde a solicitação de informações
pelo Tribunal de Justiça (art. 527, IV, CPC).
Essa solicitação de informações pode chegar à
Secretaria por meio de fax, protocolo ou mesmo por um
sistema de comunicação oficial do Tribunal de Justiça 49 .
A Secretaria deve juntar o pedido de informações e
fazer os autos conclusos ao magistrado.
Normalmente o magistrado presta informações por
meio de um ofício. Este ofício pode ser protocolizado no
Tribunal de Justiça, enviado via fax (caso em que também
deverá ser protocolado) ou enviado pelo sistema de
comunicação oficial do Tribunal.
O comprovante de envio das informações deve ser
juntado aos autos.
6.6 RELATÓRIOS MENSAIS
Na busca do desenvolvimento e do aprimoramento
do Poder Judiciário, é muito importante que haja dados
sobre o funcionamento das diversas unidades
jurisdicionais. Ter dados estatísticos sobre a produtividade,
o número de processos em andamento e o número de
processos arquivados (entre outros) é essencial para se
compreender a dimensão dos trabalhos e para gerenciar
de modo efetivo as instituições públicas.
Por isso o Conselho Nacional de Justiça (CNJ)
exige de todas as Varas o preenchimento e envio de
relatórios mensais de produtividade. O registro e o estudo
49 No Tribunal de Justiça do Paraná é adotado o Sistema Mensageiro,
pelo qual normalmente são realizados os pedidos de informação em
sede de agravo de instrumento.

156 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
desses dados são essenciais a uma análise estratégica
que facilita o mapeamento e a definição de prioridades na
reestruturação do atual sistema.
Dessa forma, mensalmente a Secretaria deve
acessar o site do CNJ e preencher os dados requisitados 50 .
Para isso, o servidor responsável deverá ser cadastrado,
recebendo o login e a senha de acesso.
Além disso, é comum que os próprios Tribunais de
Justiça exijam que suas Varas preencham relatórios
internos de produtividade. De fato, é fundamental aos
Tribunais que tenham controle e informação sobre o
andamento dos feitos que tramitam em suas instâncias 51 .
6.7 PROCEDIMENTO PARA EXAME DE DNA
GRATUITO – TJPR
A Lei 1060/1950, que estabelece normas para a
concessão da assistência judiciária, prevê em seu artigo 3º,
VI que a assistência judiciária compreende a isenção das
despesas com a realização do exame de código genético –
DNA que for requisitado pela autoridade judiciária nas
ações de investigação de paternidade ou maternidade.
Trazemos aqui uma breve sistematização de como
isso é feito no Tribunal de Justiça do Paraná.
50
www.cnj.jus.br/corregedoria/
51 No Tribunal de Justiça do Paraná, a Corregedoria-Geral da Justiça
exige o preenchimento mensal de relatório de produtividade da
Secretaria e dos magistrados que atuaram no respectivo juízo. Além
disso, a Secretaria deverá preencher um Boletim de Frequência dos
servidores lotados no órgão, para que haja controle de presença dos
agentes públicos.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 157
1. Enviar um ofício (via Sistema Mensageiro)
solicitando autorização do Tribunal de Justiça para
que o exame de DNA gratuito seja realizado.
Verificar “login” de envio junto ao Tribunal.
a. Em anexo, neste mensageiro, deve ser
enviado o “Formulário DNA”, cujo modelo é
fornecido pelo Tribunal.
2. Quando a autorização for dada (por meio de um
ofício enviado via Sistema Mensageiro pelo setor de
DNA), devemos entrar em contato com o laboratório
credenciado na cidade para agendar um dia para as
partes comparecerem no laboratório para que a
coleta de material genético seja realizada.
a. Solicitar agendamento para uma data em
que haja tempo para intimação das partes
para que fiquem cientes da data e possam
comparecer no laboratório para coleta;
b. No e-mail deve constar: número do
processo, nome das partes + tipo de exame
(trio, duo...).
3. Uma vez agendado o exame, as partes devem ser
intimadas para comparecer no laboratório na data
agendada.
a. IMPORTANTE: Por ocasião da coleta do
material, as partes deverão comparecer no
laboratório credenciado munidas de
documentos de identificação e de um ofício
expedido pelo juízo com a indicação do
número dos autos e do nome das partes,
bem como a autorização para o exame.
b. Assim, na carta de intimação deverão ser
enviados os seguintes documentos:
i. Carta de intimação. Na carta de
intimação deverá estar indicado que
a parte deverá levar um documento
de identidade no dia do exame;

158 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
ii. Ofício expedido pelo juízo,
comunicando que o exame de DNA
gratuito foi determinado pelo juízo e
indicando o número dos autos e o
nome das partes;
1. No ofício deve haver uma
comunicação para a parte de
que o laboratório arquivará o
ofício em pasta própria e
manterá o devido sigilo.
iii. Autorização para o exame (recebida
conforme o item 2 desta orientação).
4. Todos os comprovantes de documentos enviados
ou recebidos devem ser juntados aos autos para
comprovação do cumprimento de todas as etapas,
conforme estabelecido pelo Protocolo 334.446-
7/2009 (em determinação do Presidente do Tribunal
de Justiça do Paraná).
Resultado do Exame
1. Se as partes não comparecerem no laboratório na
data agendada e comunicada, o laboratório
informará o juiz do não comparecimento.
a. Essa informação deverá ser conclusa, para
análise do magistrado. O juiz poderá
determinar que nova data de exame seja
agendada.
2. Se o exame for realizado, como saber o resultado
a. A chefia da Seção de Controle de DNA do
Departamento da Corregedoria Geral da
Justiça receberá um login e uma senha (por

Manual de Procedimentos Cartoriais a 159
e-mail), com as quais poderá acessar o
resultado do exame;
b. A Seção de Controle de DNA fará anotações
do resultado e enviará o laudo para o juízo
requerente, pelo Sistema Mensageiro.

160 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 161
CAPÍTULO 7
SIMPLIFICAÇÃO DE PRÁTICAS
PROCEDIMENTAIS
"A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao
seu tamanho original"
Albert Einstein
7.1 INTRODUÇÃO
No prefácio deste livro dissemos que um de nossos
objetivos é ajudar na compreensão dos procedimentos
para que o leitor possa desenvolver novos métodos de
trabalho. Ter uma visão crítica sobre como os atos vêm
sendo realizados é a chave para implementar
procedimentos mais simples, céleres e eficientes.
O objetivo deste capítulo é enfatizar a importância
da simplificação procedimental e trazer alguns exemplos de
boas práticas cartoriais. Em alguns casos há mais de uma
forma possível de realizar o mesmo procedimento. Nesses
casos caberá ao servidor verificar qual o modo mais prático
para a conjuntura do seu local de trabalho.
7.2 A IMPORTÂNCIA (NECESSIDADE) DA
SIMPLIFICAÇÃO
Para quem lida diretamente com o direito das
pessoas é importante refletir sobre como tornar a prestação
jurisdicional efetiva, célere e segura.

162 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Ao pensar na estrutura do processo, os operadores
do direito se deparam com uma balança em que de um
lado está a celeridade e do outro a segurança jurídica.
Se o processo tramitar rapidamente, mas atropelar
os direitos e garantias das partes, haverá desequilíbrio. O
mesmo acontece se, por outro lado, o processo respeitar
todos os direitos e garantias das partes, mas for
demasiadamente moroso.
Veja o caso da Lei Federal nº 11.804 de 2008, que
disciplina o direito de alimentos da mulher gestante
(alimentos gravídicos). Essa lei prevê a possibilidade de a
mulher gestante demandar alimentos frente ao suposto pai
durante o período de gravidez para ter auxílio nas
despesas típicas dessa época.
Se a prestação jurisdicional for lenta, a criança pode
nascer antes de o suposto pai ser obrigado a pagar os
alimentos. Nesse caso, o Judiciário foi moroso e incapaz
de garantir os direitos daqueles que bateram à sua porta
solicitando ajuda.
Por outro lado, se mesmo não havendo
consideráveis indícios de que a pessoa que figura no polo
passivo seja o pai biológico da criança, o Judiciário
determinar o pagamento de alimentos liminarmente, haverá
insegurança na sociedade. Qualquer homem poderá ser
indicado como pai da criança que está sendo gestada no
ventre da mulher demandante. Nesse caso, o Judiciário
terá sido célere, mas prejudicial à segurança jurídica.
Como se percebe, a prestação jurisdicional precisa
se pautar na busca de um constante equilíbrio entre
celeridade e segurança jurídica.
Esse equilíbrio deve existir tanto nos atos judiciais
quanto nos procedimentos cartoriais. Mas o cuidado deve
ser maior quando se trata de atos judiciais com caráter
decisório (atos em que o magistrado emite um juízo). O
exemplo citado refere-se a uma emissão de juízo pelo
magistrado, tendo que decidir se as provas apresentadas
são ou não suficientes para determinação do pagamento
de alimentos gravídicos.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 163
Quando se trata de simples procedimentos
cartoriais, o que se percebe, é que, de um modo geral, há
muitos atos que podem ser realizados de forma mais célere
sem diminuição da segurança jurídica. Muitas vezes é
apenas uma questão de logística, de mera racionalização
dos procedimentos praticados no quotidiano do Poder
Judiciário.
Os procedimentos precisam ser “enxugados”. É
preciso simplificar a forma de trabalhar. Quanto mais
simples e fáceis forem as tarefas, haverá menos espaço
para erros e mais célere será o andamento processual.
7.3 ATOS DA SECRETARIA PROPRIAMENTE DITOS
E ATOS JUDICIAIS DELEGADOS PARA A
SECRETARIA
Para fazer uma abordagem didática, podemos
dividir os atos praticados pela secretaria em:
Atos da Secretaria Propriamente Ditos
Atos judiciais delegados para a Secretaria
Atos da Secretaria Propriamente Ditos
Os atos que aqui denominados “atos da secretaria
propriamente ditos” estão relacionados com o trabalho
“clássico” da secretaria. Em uma divisão tradicional de
trabalho, são aquelas atividades desempenhadas pela
secretaria. Esses atos, chamados de “Atos dos Auxiliares

164 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
da Justiça” por Moacyr Amaral Santos 52 , foram bem
classificados pelo saudoso jurista, dividindo-os da seguinte
forma:
Atos da Secretaria Propriamente Ditos
o Atos de movimentação
o Atos de documentação
o Atos de execução
Atos de movimentação, segundo Moacyr Amaral
Santos, “dizem-se os que visam o andamento do processo.
Assim, os termos de abertura de vista às partes para falar;
os de conclusão dos autos ao juiz; os de remessa dos
autos à superior instância; e outros semelhantes, os quais
constarão de notas datadas e rubricadas pelo escrivão” 53 .
Seguindo os ensinamentos do mesmo autor, atos
de documentação “são aqueles por meio dos quais o
escrivão atesta a realização de atos das partes, do juiz ou
dos auxiliares da justiça. Assim, o ato de juntada de
requerimento ou documentos; o de certidão de intimação
das partes etc.” 54 .
Por fim, ainda segundo Moacyr Amaral Santos, atos
de execução “são aqueles por meio dos quais os
serventuários da justiça cumprem determinações do juiz” 55 .
Atos Judiciais Delegados para a Secretaria
Paralelamente a essas atividades, a secretaria pode
exercer outros atos, quando delegados pelo magistrado.
São os atos que denominamos “atos judiciais delegados
52 SANTOS, Moacyr Amaral. Primeiras Linhas de Direitos Processual
Civil. 28. ed. atual. por Maria Beatriz Amaral Santos Köhnen. São Paulo:
Saraiva, 2011, v. 1, p. 324.
53 Ibid., p. 324.
54 Ibid., p. 325.
55 Ibid., p. 325.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 165
para a Secretaria”. Trata-se de atos que tradicionalmente
seriam praticados pelo juiz, mas pelo fato de não terem
conteúdo decisório, sendo atos meramente ordinatórios,
podem ser delegados para os servidores da secretaria.
Esses atos são contemplados pela legislação
brasileira. A própria Constituição Federal, em seu artigo 93,
XIV, dispõe:
Art. 93 da CF. Lei complementar, de iniciativa do Supremo
Tribunal Federal, disporá sobre o Estatuto da
Magistratura, observados os seguintes princípios:
(...)
XIV – os servidores receberão delegação para a prática de
atos de administração e atos de mero expediente sem
caráter decisório.
(...)
O Código de Processo Civil, por sua vez, prevê que:
Art. 162, §4º do CPC. Os atos do juiz consistirão em
sentenças, decisões interlocutórias e despachos.
(...)
§4º - Os atos meramente ordinatórios, como a juntada e a
vista obrigatória, independem de despacho, devendo ser
praticados de ofício pelo servidor e revistos pelo juiz
quando necessários.
(...)
O Provimento 168/2008 da Corregedoria Geral do
Tribunal de Justiça do Paraná (Código de Normas) dispõe
o seguinte:
2.19.1 - O magistrado poderá autorizar os servidores do
poder judiciário a praticar atos de administração e de mero
expediente, sem caráter decisório, independentemente de
despacho judicial, mediante certificação nos autos, em
que deverá constar menção de que o ato foi praticado por
ordem do juiz e o número da respectiva portaria.

166 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
2.19.1.1 - Para o aperfeiçoamento dos atos de delegação,
recomenda-se aos magistrados a elaboração de portaria,
disciplinando os atos processuais delegáveis às
escrivanias ou às secretarias.
2.19.11 - Os magistrados, constatando a eficiência na
implantação das rotinas processuais, poderão indicar à
Corregedoria-Geral da Justiça os respectivos escrivães ou
secretários, a fim de que recebam elogio em ficha
funcional e apresentem o modelo para a formação de um
banco próprio de soluções administrativas.
As simplificações procedimentais podem ser
realizadas nos “atos da Secretaria propriamente ditos” e
também por meio de “delegação de atos judiciais para a
Secretaria”.
Vamos, a seguir, analisar com um pouco mais de
detalhes cada uma dessas formas de simplificação.
7.4 SIMPLIFICAÇÃO EM ATOS DA SECRETARIA
PROPRIAMENTE DITOS
De um modo geral, a simplificação em atos da
Secretaria propriamente ditos está mais relacionada à
organização.
Os Tribunais geralmente regulamentam os atos da
Secretaria, não havendo muito espaço para inovações
quanto aos procedimentos que serão realizados ou não.
Entretanto, há várias formas de operacionalizar as
formalidades exigidas.
Aqui, trata-se mais de transmitir uma ideia do que
de trazer um método de trabalho. Com certeza, quanto
mais organizado for o ambiente de trabalho, mais fácil será
realizar os procedimentos com segurança e eficiência. Mas
a forma de organização dependerá muito da quantidade de
pessoas, da quantidade de trabalho e do perfil de cada

Manual de Procedimentos Cartoriais a 167
membro da equipe. Não existe uma fórmula, é algo que
será construído em cada ambiente de trabalho.
O que posso fazer é trazer alguns exemplos de
práticas vivenciadas em meu ambiente de trabalho.
7.4.1 Alguns pequenos exemplos
Trazemos aqui alguns pequenos exemplos de
organização de trabalhos do dia-a-dia da Secretaria. São
exemplos simples, que já devem ser adotados em vários
cartórios. Mas, ajudam a transmitir a ideia e esperamos
que possam ser uteis para alguns dos leitores.
Documentos
A Secretaria expede diversos documentos. Alguns
têm que ser assinados pelo juiz, alguns pelo Diretor de
Secretaria e outros pelo servidor que fez a expedição.
Além disso, há documentos que serão entregues
para as partes no balcão, documentos que serão postados
e documentos que serão retirados em carga pelo oficial de
justiça.
Uma maneira de organizar esses documentos é
dividindo-os em pastas ou suportes para papel:
Norma Yamagami

168 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Assim, haverá diferentes pilhas de documentos de
acordo com quem vai assinar e com a destinação dos
documentos. Essa é uma medida simples, mas que pode
ajudar na organização do trabalho.
Certidão Explicativa
Outro pequeno exemplo é a solicitação de certidões
explicativas em balcão. As partes e seus advogados vêm
solicitar certidões para diferentes finalidades: para poder
vender o imóvel, para comprovar tempestividade em
recurso de agravo, para comprovar que ainda detêm a
guarda do filho etc.
Em certos períodos, quando há solicitação de
muitas certidões, a organização pode facilitar o trabalho.
Para isso fizemos um formulário para a parte solicitante
indicar dados básicos do processo e a finalidade da
certidão.
Os formulários ajudam a saber quantas certidões
temos que fazer e facilitam a sua expedição, uma vez que
os dados e a finalidade estão indicados de forma clara.
No modelo 22 do Capítulo 09 há um exemplo do
formulário de solicitação de certidão explicativa.
Folhetos Informativos
No atendimento ao balcão da Secretaria, é
frequente que as partes peçam informações a respeito de
serviços gratuitos de advocacia, de telefone e endereço do
Cartório de Registro Civil, do telefone da própria Secretaria
etc.
Para facilitar e melhorar o atendimento a essas
solicitações, fizemos alguns folhetos com as informações
frequentemente demandadas. Imprimimos, cortamos e

Manual de Procedimentos Cartoriais a 169
deixamos uma pilha ao lado do balcão, para entregar para
as partes.
Assistência Judiciária
Gratuita
Telefones
Endereços
Cartório de
Registro Civil
Telefone da
Secretaria
São pequenos exemplos de medidas simples para
melhorar a organização do ambiente de trabalho.
7.4.2 Um exemplo de simplificação com inovação
Apesar de a simplificação de atos de Secretaria
propriamente ditos estarem mais relacionados à
organização, há um exemplo que envolve inovação.
Na Vara de Família e Anexos de Guarapuava/PR 56 ,
tem sido adotado desde 2010 57 o uso de cópias das
decisões e dos termos de audiência como ofício ou
mandado.
De fato, no modo tradicional de trabalhar, em sua
decisão o juiz determina que a Secretaria expeça
cartas/mandados de intimação/citação para as partes. Para
dar cumprimento a essa determinação a Secretaria
confecciona um documento contendo o endereço da parte
e os trechos da decisão de que a parte precisa ser
informada. Isso gera uma quantidade considerável de
trabalho.
56 Publicação realizada com a anuência do Juiz de Direito Titular da
Vara de Família e Anexos da Comarca de Guarapuava, Dr. Glauco
Alessandro de Oliveira.
57 Em 2010 a referida Vara ainda era Vara da Infância e Juventude,
Família e Anexos, ocorrendo posteriormente o seu desmembramento.

170 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Decisão
SECRETARIA
1. Expeça-se carta
de intimação para a
autora.
2. Expeça-se
mandado de citação
para o réu.
3. Expeça-se ofício.
Juiz
Expedição
de
Carta de
Intimação
Expedição
de
Mandado
de Citação
Expedição
de Ofício
Para simplificar esse procedimento, na Vara de
Família e Anexos de Guarapuava começou-se a usar
cópias das decisões e termos de audiência para substituir
muitos dos documentos que deveriam ser expedidos pela
Secretaria. Para isso, incluiu-se o endereço das partes nas
decisões e termos de audiência. Os demais requisitos da
citação e outros atos também já constam do modelo de
decisão (como a menção à revelia no caso de citação).
Além disso, no final do ato o juiz acrescenta que
“Cópias desta decisão servirão de ofício e/ou mandado
para: a) citação e intimação do requerido, devendo sua via
estar acompanhada da contrafé; b) intimação da
requerente”.
Decisão
1. Expeça-se carta
de intimação para a
autora.
2. Expeça-se
mandado de citação
para o réu.
3. Expeça-se ofício.
SECRETARIA
Cópias da
decisão
Juiz

Manual de Procedimentos Cartoriais a 171
Com isso, deixa de ser necessária a expedição de
milhares de cartas, ofícios e mandados pela Secretaria.
Basta que a Secretaria dê o devido andamento com as
cópias da decisão, não sendo preciso confeccionar os
respectivos documentos. Os servidores podem se
concentrar em outros trabalhos e tornar o andamento
processual mais célere.
Logicamente, deverão ser tomados os devidos
cuidados quando houver segredo de justiça, principalmente
com relação aos ofícios. Mas, com a supervisão do
magistrado, a simplificação pode ser implementada de
forma segura, trazendo melhorias em eficiência e
produtividade.
7.5 SIMPLIFICAÇÃO POR MEIO DE DELEGAÇÃO DE
ATOS JUDICIAIS PARA A SECRETARIA
Os atos judiciais delegados para a Secretaria
devem ser pensados em um contexto de gerenciamento
dos trabalhos judiciais em conjunto com os procedimentos
cartoriais.
Quando os autos têm que ser conclusos ao
magistrado para a prática de atos muito simples
(meramente ordinatórios), em geral, isso apenas gera
sobrecarga de trabalho para o juiz, mais trabalho para a
Secretaria e morosidade para o processo.
O ato de dar andamento aos processos envolve
atos com caráter decisório e atos sem caráter decisório. Na
medida em que normalmente há milhares de processos
tramitando em um juízo, se o magistrado delegar os atos
não decisórios, ele não precisará analisar milhares de
processos que chegariam à sua mesa apenas para a
prática de atos muito simples, que poderiam ser realizados
pelos servidores. Para esses atos não é necessário todo o
conhecimento e o preparo que os magistrados detêm.

172 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Por outro lado, a delegação desses atos também
pode tornar o trabalho da Secretaria mais ágil e dinâmico.
Na medida em que o Poder Judiciário passa a ter em seus
quadros servidores mais preparados, os atos sem caráter
decisório podem ser facilmente realizados pela Secretaria.
Muitas vezes o servidor, ao dar andamento ao
processo, no caso desses atos simples de que falamos, já
prevê qual será a próxima determinação judicial. Mesmo
assim, tem que fazer a conclusão dos autos e esperar o
despacho do juiz. Depois, terá de analisar o despacho e
dar o devido cumprimento. Isso pode travar a dinâmica do
trabalho e tornar o procedimento mais moroso.
Se o ato tivesse sido delegado, o servidor daria o
devido andamento diretamente, evitando: uma conclusão, a
análise do juiz e a análise do despacho que retornar à
Secretaria. Isso diminui a quantidade global de trabalho,
tornando o procedimento mais eficiente. É importante ter
em mente que não se trata de “transferir trabalho”, mas sim
de “diminuir etapas” desnecessárias na cadeia de trabalho.
Isso é racionalização dos procedimentos.
A ideia de realizar simplificações procedimentais
não é nova, muito menos inédita. Mas precisa ser
incentivada.
7.5.1 Exemplos de Atos Ordinatórios
Simplificação no procedimento relacionado a
Avisos de Recebimento Negativos
Um bom exercício para iniciar a simplificação é
fazer um mapeamento das etapas de cada procedimento.
A partir desse mapa, pode-se analisar quais etapas são
realmente necessárias e quais podem ser dispensadas. Em
geral, as mudanças que podem ser feitas são simples, mas

Manual de Procedimentos Cartoriais a 173
devido à grande quantidade de trabalho, elas podem fazer
bastante diferença no dia-a-dia.
Tomemos como exemplo as intimações realizadas
pela via postal, com Aviso de Recebimento. Quando o
carteiro não entrega a carta, o Aviso de Recebimento
retorna negativo, com a indicação do motivo pelo qual o
serviço não foi prestado (o destinatário mudou de
endereço, o endereço não existe ou foi indicado de forma
incompleta etc.).
Vamos enumerar as etapas a partir do recebimento
do Aviso de Recebimento negativo para uma determinada
Secretaria:
1. A Secretaria junta o AR aos autos;
2. Os autos são conclusos para o magistrado;
3. Os assessores do magistrado fazem uma préanálise;
4. O magistrado verifica e assina;
5. Os autos voltam para a Secretaria para o
cumprimento do despacho judicial.
Em outra Secretaria, o magistrado entende que
nesses casos o andamento processual depende de uma
análise muito simples: se o endereço que a parte autora
indicou estiver incompleto, errado ou desatualizado, devese
intimá-la para se manifestar sobre o correto endereço;
se o correio é que não conseguiu cumprir a diligência
devido às suas limitações, a diligência deverá ser realizada
por um oficial de justiça.
De uma forma mais clara, o Aviso de Recebimento
negativo volta com o seguinte carimbo da Empresa
Brasileira de Correios e Telégrafos:

174 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Se estiver indicado “Mudou-se”, “End. Insuficiente”,
“Não existe o número” ou “Desconhecido”, a parte autora
deverá ser intimada para se manifestar sobre o correto
endereço do réu.
Se estiver indicado “Recusado”, “Não procurado” ou
“Ausente”, a diligência deverá agora ser realizada pelo
Oficial de Justiça 58 .
Uma vez que a análise para dar andamento ao feito
é rápida e não envolve nenhum juízo de mérito, o
magistrado pode baixar uma portaria determinando que
essa análise seja feita pela própria Secretaria, a qual dará
andamento ao processo.
Assim, o mapeamento das etapas será:
1. A secretaria junta o AR aos autos;
2. A secretaria realiza a análise e já dá andamento
ao feito.
Com essa pequena mudança, um procedimento
que exigia cinco etapas, passou a ser realizado com
apenas duas etapas. Além disso, como a análise é objetiva
e o critério é claro e direto, a tarefa pode ser realizada sem
diminuição da segurança jurídica.
58 Se estiver indicado “Falecido”, a parte autora deverá ser intimada para
se manifestar. No caso de “outros”, os autos são conclusos para
apreciação do magistrado.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 175
Como se pode perceber, algumas mudanças
procedimentais fazem uma grande diferença na celeridade
dos procedimentos. Esse tipo de “enxugamento”
procedimental pode ser realizado em diversas atividades
cartoriais.
Simplificação no procedimento de emenda à
Petição Inicial
Outro bom exemplo de simplificação de
procedimentos foi implementado na Vara de Família e
Anexos da Comarca de Guarapuava/PR a partir de 2012 59 .
A simplificação foi feita nos procedimentos para o
recebimento de uma petição inicial que necessita de
emendas. Tradicionalmente, essa tarefa é realizada da
seguinte forma:
1. A petição é protocolizada no Ofício Distribuidor;
2. A Secretaria realiza os procedimentos relativos
às custas processuais;
3. A Secretaria faz a conclusão dos autos;
4. O assessor do magistrado faz uma pré-análise,
identificando a necessidade de emenda;
5. O magistrado verifica a análise de seu assessor
e assina;
6. A Secretaria recebe os autos e cumpre a
determinação de intimação do autor para
emendar a petição inicial.
No ato de recebimento da petição inicial, é preciso
verificar se todos os requisitos foram devidamente
59 Publicação realizada com a anuência do Juiz de Direito Titular da
Vara de Família e Anexos da Comarca de Guarapuava, Dr. Glauco
Alessandro de Oliveira.

176 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
preenchidos e se os documentos necessários foram
juntados.
Essa atividade pode ser vista como simples
verificação de requisitos que podem ser facilmente
sistematizados em uma “lista de conferência de requisitos”.
Elaborada a lista de requisitos e documentos
necessários para as ações mais recorrentes em seu Juízo,
a verificação se torna bastante simples, de modo que para
este ato não é mais necessária a atuação direta do
magistrado.
Não envolvendo qualquer análise de mérito e sendo
um ato de simples conferência, a tarefa pode ser
considerada um ato ordinatório, delegável aos servidores
por meio de portaria.
Para tornar mais clara a ideia, listamos alguns
exemplos de emendas que se fazem necessárias:
Ausência de procuração;
Ausência de indicação do endereço das partes;
Ausência de indicação do valor da causa ou
indicação de valor em desconformidade com o
art. 259, CPC;
Ausência de documentos essenciais para o
recebimento da petição inicial: certidão de
casamento (em Ações de Divórcio), certidão de
nascimento (em Ação de Alimentos para o filho
menor) etc.;
Ausência de documento que comprove a
obrigação de pagar alimentos em Ação de
Execução de Alimentos;
A lista de requisitos essenciais, sem os quais a
petição inicial não poderá ser recebida, será formulada de
acordo com o entendimento de cada magistrado.
O entendimento do magistrado também determinará
se esse método será ou não utilizado em caso de medidas
cautelares e pedidos liminares.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 177
Poderá ser designado o assessor do magistrado
para a análise dos requisitos.
Implementando essa ideia, os procedimentos
seriam:
1. A petição é protocolizada no Ofício Distribuidor;
2. A Secretaria realiza os procedimentos relativos
às custas processuais;
3. O servidor, a quem a verificação da “lista de
conferência de requisitos” foi delegada, analisa
a petição inicial.
a. Se faltar algum dos requisitos ou
documentos essenciais para o recebimento
da petição inicial, o servidor certifica a
ausência e, por meio de Ato Ordinatório
(delegado por Portaria), intima o autor para
emendar a petição inicial;
b. Se todos os requisitos estiverem presentes,
os autos são conclusos para uma préanálise
pelo assessor e para a análise do
magistrado.
Como se percebe, com a implementação desta
simplificação, seis passos são reduzidos a apenas três.
Considerando a grande quantidade de petições
iniciais que necessitam de emendas, há uma redução
bastante considerável dos trabalhos tanto do magistrado
quanto dos servidores.
A ideia da simplificação procedimental é chegar ao
mesmo resultado, com menos trabalho e,
consequentemente, com maior celeridade.
Consciente de que cada Secretaria apresenta uma
conjuntura diferente (número e perfil dos servidores,
quantidade de processos etc.), trouxemos neste capítulo
apenas alguns exemplos de racionalização dos trabalhos.
Esperamos, entretanto, que a essência da ideia
tenha sido transmitida e que, a partir de então, cada

178 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Secretaria possa implementar simplificações adequadas ao
seu contexto.
UM ESPAÇO PARA DIVULGAÇÃO DE BOAS
PRÁTICAS PROCEDIMENTAIS
A ideia de simplificações procedimentais
não é inédita e, com certeza, muitas Secretarias
implementam diferentes e criativas formas de
boas práticas procedimentais.
O contato com modos diversos de realizar
a mesma tarefa é, sem dúvida, essencial para o
processo de desenvolvimento de práticas ainda
melhores.
Dessa forma, aos leitores que se sentirem
à vontade para compartilhar suas práticas,
ficaríamos muito honrados em conhecer os seus
métodos de trabalho. Logicamente, qualquer
menção em próximas edições somente será feita
com a devida anuência do remetente (e-mail do
autor na orelha da capa).

Manual de Procedimentos Cartoriais a 179
CAPÍTULO 8
GLOSSÁRIO
No dia-a-dia do trabalho em cartório usamos várias
palavras que têm um significado peculiar no mundo
jurídico. Para as pessoas que já trabalham há algum tempo
com a prática judicial, essas palavras acabam se tornando
triviais.
Muitas vezes isso gera alguma dificuldade para
quem começa a lidar com o mundo jurídico. A pessoa
chega a um lugar onde todos usam com naturalidade uma
série de termos técnicos que ela desconhece.
Pensando nisso, abrimos este capítulo com um
glossário de termos técnicos utilizados no dia-a-dia da
prática judicial.
Ressaltamos que um dos objetivos deste manual é
atender às pessoas que não tem formação na área jurídica,
por isso a explicação dos termos jurídicos será feita de
modo simples e objetivo. Não temos aqui a pretensão de
fornecer conceitos jurídicos de forma científica ou
doutrinária.
Ação. Ação é o termo usado para designar o direito de
invocar o exercício da função jurisdicional 60 . É por meio da
ação que a pessoa demanda que o seu problema seja
apreciado pelo Poder Judiciário. Na prática, as pessoas
propõem uma ação quando protocolam a petição inicial.
Também é comum ouvir: “Propôs com uma ação de quê”
Falando de modo simples, isso quer dizer: “O que a pessoa
60 SANTOS, Moacyr Amaral. Primeiras Linhas de Direito Processual
Civil. São Paulo: Saraiva, 2011, v. 1, p. 181.

180 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
está querendo”. Por exemplo: “Joaquina (representada
por sua mãe) propôs uma ação de alimentos contra seu pai
Marcos”. Isso quer dizer: “Joaquina está demandando que
o Poder Judiciário verifique se ela tem direito de receber
pensão alimentícia de seu pai e o condene a pagar essa
pensão”. Existem vários tipos de ação, eis alguns
exemplos: Ação de Divórcio, Ação de Alimentos, Ação de
Execução, Ação de Investigação de Paternidade etc. Esses
nomes ajudam a identificar rapidamente o pedido principal
que está sendo demandado em cada caso.
Agravo. O agravo é uma espécie de recurso que é
interposto contra decisões interlocutórias (decisões
proferidas durante o processo). Quando o juiz profere uma
decisão ela pode desagradar uma das partes. A parte
insatisfeita com a decisão pode manifestar essa
insatisfação por meio do agravo, de modo que a questão
seja novamente analisada por outros magistrados (Tribunal
de Justiça). É diferente da apelação, que é um recurso
contra a sentença (ato decisório que extingue o processo).
Apelação. A apelação é um tipo de recurso que é
interposto contra a sentença (ato decisório que extingue o
processo). A parte que estiver insatisfeita com a sentença
protocola o recurso de apelação na secretaria do juiz que
prolatou a sentença. A parte contrária terá oportunidade
para se manifestar sobre a apelação. Sendo o caso, o
Ministério Público também terá oportunidade para se
manifestar. Depois de todos se manifestarem, o processo
será remetido ao Tribunal de Justiça para ser analisado por
magistrados de segundo grau.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 181
AR. MP. São abreviações para Aviso de Recebimento (AR)
e Mãos Próprias (MP). Estão relacionadas a serviços
postais. Uma carta enviada com AR é uma forma de ter um
comprovante de que o destinatário recebeu a carta (ao
entregar a carta o carteiro pede que o receptor assine um
documento comprovando o recebimento – esse documento
é devolvido para o remetente como comprovante de
entrega). Já numa carta com MP, o carteiro tem que
entregar a carta nas mãos do destinatário, não pode ser
para outra pessoa. Como no processo é preciso ter
comprovante de que os documentos foram recebidos pelo
destinatário (influindo inclusive na contagem de prazos),
esses serviços são muito usados nas correspondências
oficiais.
Assistência judiciária. Benefício da Gratuidade
Processual. Processo gratuito. Esses termos são usados
para designar um benefício dado àqueles que não têm
condições de pagar as custas processuais e os honorários
advocatícios, sem prejuízo do sustento próprio ou da
família. O benefício está previsto na lei n. 1060/1950 e a
parte beneficiada fica dispensada de pagar as custas
processuais.
Audiência. Audiência é o ato solene em que o juiz ouve de
modo ordenado as partes, os advogados, as testemunhas,
os peritos, entre outros, e profere atos decisórios.
Geralmente há uma sala separada em que ocorrem as
audiências. Existem diversos tipos de audiência: Audiência
de Justificação Prévia, Audiência de Conciliação, Audiência
de Instrução e Julgamento, Audiência de Ratificação. Após
cada audiência é feito um Termo de Audiência, que
consiste em um documento em que são registrados os

182 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
acontecimentos do ato solene e os atos decisórios do
magistrado.
Autos. Os autos são a materialização do procedimento
judicial. Consiste numa “pasta” em que são juntados todos
os documentos referentes ao processo. Geralmente a capa
dos autos contém informações básicas do processo (nome
das partes, número do processo, natureza da ação). Todas
as folhas são numeradas (em ordem crescente) e
rubricadas (para evitar fraudes e desaparecimento de
folhas).
Autuação. Um processo se inicia com o protocolo da
petição inicial. A petição é um conjunto de folhas. Para
organizar o cartório, a petição é colocada dentro de uma
“pasta” com informações básicas do processo (nome das
partes, número do processo, natureza da ação). Além
disso, é comum que se faça um registro dos principais
dados do processo em um sistema informatizado (uso de
softwares de gestão de processos). A esse processo inicial
de organização e formação dos autos é dado o nome de
autuação.
Avaliador Judicial. É um profissional especializado em
realizar as avaliações judiciais (verificar qual o valor
monetário de um bem). Em diversos processos é preciso
saber quanto vale um determinado bem para que o juiz
possa dar uma solução justa ao conflito trazido pelas
partes, casos em que o avaliador judicial será chamado
para apresentar seu parecer.
Baixa. O termo é frequentemente usado no contexto de
“remeter o processo para baixa no Ofício Distribuidor”.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 183
Logo no nascimento de um processo, quando uma petição
inicial é protocolada no Ofício Distribuidor, é feito um
registro de entrada do processo. Por isso, antes de
encerrar o processo, é preciso remeter o processo
novamente para o Ofício Distribuidor para que seja feito um
registro de baixa. Assim, basicamente, a baixa é o registro
do término de um processo no Ofício Distribuidor.
Carga. Livro de Carga. Na praxe forense, “fazer carga”
quer dizer “levar algo consigo”. Como se trabalha com
documentos, essa retirada é registrada em um Livro de
Carga, em que a pessoa que leva o documento assina se
comprometendo a devolver o documento em determinado
prazo. Quando se trabalha com processos físicos, é normal
que os advogados das partes precisem examinar os autos
com calma para defender seus clientes, de modo que o
próprio Código de Processo Civil prevê o direito dos
advogados de retirar os autos do cartório pelo prazo legal
(art. 40, CPC). O advogado vai até o cartório e leva os
autos mediante assinatura no Livro de Carga. Fala-se que
o advogado “fez carga” dos autos. Durante o período em
que o advogado estiver com os autos, é comum dizer que
“os autos estão em carga com o advogado”. Quando o
Oficial de Justiça retira um mandado também se diz que
ele “fez carga” do mandado (assinando o Livro de Carga de
Mandados).
Carta precatória. Juízo Deprecante. Juízo Deprecado.
Deprecar. Muitas vezes para a solução do conflito de um
processo que tramita em uma Comarca é necessário que
seja feita uma diligência em outra Comarca. Por exemplo:
em um processo que tramita em Curitiba é preciso que o
réu que mora em Salvador seja citado por um Oficial de

184 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Justiça daquela Comarca. O Juiz de Curitiba não pode
determinar diretamente que o Oficial de Justiça de
Salvador cumpra a diligência. Quem dá ordens ao Oficial
de Justiça de Salvador é o Juiz de Salvador. Assim, para
que a citação seja feita, o Juiz de Curitiba envia uma Carta
Precatória para o Juiz de Salvador solicitando que ele
ordene a diligência ao Oficial de Justiça. Desse modo, de
forma simples, pode-se dizer que a Carta Precatória é um
instrumento de comunicação entre magistrados para
solicitar a realização de atos judiciais em outra Comarca. A
Carta Precatória pode solicitar a realização de vários atos,
eis alguns exemplos: penhora de bens, citação, intimação,
busca e apreensão, arrolamento de bens etc. É usual
também falar-se em Juízo Deprecante e Juízo Deprecado.
Juízo Deprecante é o juízo que enviou a Carta Precatória
(no exemplo, Curitiba). Juízo Deprecado é o juízo que
recebeu a Carta Precatória para cumprimento (no exemplo,
Salvador). Também se usa o verbo “deprecar”: o Juiz
escreve em sua decisão “depreque-se para Salvador”. Isso
quer dizer que o cartório deve tomar as medidas
necessárias para que uma Carta Precatória seja enviada
ao Juízo Deprecado (ou seja, o Cartório expede a Carta
Precatória, leva para o juiz assinar e posta o documento).
Carta Rogatória. Quando a solução de um processo exigir
que seja realizado um ato em outro país, a Carta Rogatória
é o instrumento para solicitar que as autoridades
estrangeiras realizem o ato. No endereço eletrônico do
Ministério da Justiça 61 , no link “Cooperação Internacional”,
há modelos de Cartas Rogatórias conforme o país
destinatário (Juízo Rogado). O modelo preenchido e
61 http://portal.mj.gov.br

Manual de Procedimentos Cartoriais a 185
assinado pelo juiz, juntamente com a cópia dos
documentos necessários para a realização do ato, será
enviado para o setor, dentro do Tribunal de Justiça,
responsável pelas Cartas Rogatórias (onde serão
realizadas as outras formalidades necessárias para o envio
da Carta Rogatória, como a confecção de versão no idioma
do Juízo Rogado por tradutor juramentado).
Certidão. Segundo o Dicionário Houaiss, certidão é
“documento com fé pública emitido por tabelião ou
escrivão, no qual se certifica algo, ou se reproduzem peças
processuais e/ou escritos constantes em suas notas”. No
trabalho cartorial fazemos certidões frequentemente.
Certificamos alguns atos para que fique registrada a sua
realização e a data (certidão de conclusão, certidão de
carga para Oficial de Justiça,...) e fazemos certidões sobre
fatos constantes nos autos (certidão explicativa, certidão de
tempestividade,...).
Citação. A citação é o ato pelo qual se chama a juízo o réu
ou o interessado a fim de se defender (artigo 213 do
Código de Processo Civil). Em outras palavras, dando
enfoque no réu, a citação é o ato processual que faz com
que o requerido tome ciência de que existe um processo
contra ele e tenha a oportunidade de se defender. Trata-se
de um ato extremamente importante. Se não houver uma
prova nos autos de que o réu foi cientificado (ou teve a
oportunidade de tomar ciência – nos casos de citação por
hora certa ou por edital) da existência do processo que
tramita contra ele, ele não poderá sofrer as consequências
desse processo. O artigo 214 do Código de Processo Civil
prevê que para a validade do processo é indispensável a
citação inicial do réu. Como comunicar ao réu que existe

186 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
uma ação contra ele O Código de Processo Civil, no
artigo 221, prevê quatro meios de realização da citação:
pelo correio, por oficial de justiça, por edital e por meio
eletrônico.
Competência. Em direito a palavra “competência” tem um
significado diferente do significado comum. Competência
quer dizer, grosso modo, “esfera de atribuições de um
juízo”. Assim, se um juízo é incompetente para julgar
causas de Direito de Família, isso quer dizer que as causas
de Direito de Família não estão dentro da sua esfera de
atribuições, de modo que ele não pode julgar esse tipo de
caso. Não quer dizer, de modo algum, que o profissional
não é diligente em sua atuação.
Conclusão. “Fazer os autos conclusos” significa levar os
autos para serem apreciados pelo juiz. Quando se diz que
“os autos estão conclusos” quer-se dizer que os autos
“estão com o juiz para serem analisados”. Ao fazer os
autos conclusos a secretaria deve juntar uma “certidão de
conclusão”, registrando nos autos a informação de que a
partir de determinada data os autos foram entregues ao
juiz. Quando o juiz devolver os autos para a Secretaria,
esta deve juntar uma “certidão de retorno da conclusão”,
registrando a data em que os autos voltaram para a
secretaria.
Custas processuais. O serviço jurisdicional tem um custo.
Para que a petição inicial seja distribuída, autuada e levada
à apreciação do juiz, a parte autora tem que pagar as custa
processuais iniciais (o valor a ser pago varia de acordo
com a natureza da ação e o valor da causa). Além disso,
muitos atos cartoriais devem ser pagos, como por exemplo:

Manual de Procedimentos Cartoriais a 187
expedição e postagem de cartas de intimação, expedição
de certidões, cópias autenticadas, expedição de mandado
de averbação etc. Os valores são fixados pelos Tribunais
de Justiça. Se a parte não tem condições de pagar as
custas processuais, ela pode pedir o benefício da
assistência judiciária (tramitação gratuita do processo).
Decurso de prazo. Durante o andamento de um processo,
as partes são intimadas para realizar diversos atos dentro
de um determinado prazo. Por exemplo: o juiz determina
que a parte autora junte uma certidão de casamento
atualizada em dez dias; o juiz determina que a parte se
manifeste sobre a contestação em dez dias etc. Se a parte
deixar passar o prazo sem realizar o que o juiz determinou,
diz-se que ocorreu o “decurso do prazo”.
Defensoria Pública. Segundo a própria Constituição/1988,
em seu artigo 134, a Defensoria Pública é instituição
essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe
a orientação jurídica e a defesa, em todos os graus, dos
necessitados. Assim, os Defensores Públicos atuam como
advogados das pessoas que não têm condição financeira
para pagar um particular.
Formal de Partilha. Formal de Partilha é o documento que
formaliza a partilha de bens aprovada pelo juiz nos autos.
Digamos, por exemplo, que numa Ação de Divórcio o casal
tinha dois imóveis. Na partilha desses bens ficou decidido
que cada um ficará com um dos imóveis. Para que se
possa fazer a averbação da alteração de propriedade, será
preciso levar o formal de partilha ao Ofício de Registro de
Imóveis. É por meio do formal de partilha que será feita a
averbação.

188 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Intimar. Intimação. Intimação é, de uma forma geral, um
meio de comunicação. Ela veicula uma informação para o
seu destinatário, dando-se ciência a alguém dos atos e
termos do processo, para que faça ou deixe de fazer
alguma coisa (geralmente dentro de um prazo determinado
pela lei ou pelo magistrado). Como veicular essas
informações Como fazer com que as pessoas tenham
ciência dos atos processuais E, ainda, como fazer isso e
ter provas de que a pessoa está ciente Não há como
cobrar que uma pessoa realize um ato sem ter provas de
que ela estava ciente dessa obrigação. Existem cinco
formas básicas de intimação previstas no Código de
Processo Civil: por meio de publicação no Diário da Justiça
(artigos 236 e 237); por meio postal (artigo 237, II; artigo
238); por Oficial de Justiça (artigo 239); por meio eletrônico
(artigo 237, parágrafo único); diretamente pelo escrivão ou
chefe de secretaria, se a parte estiver presente em cartório.
Juntar. Juntada. “Juntar” um documento significa “colocar
o documento nos autos, numerar e rubricar suas folhas”. A
“juntada” é a atividade de juntar documentos aos autos.
Quando se junta um documento é preciso fazer a análise
de juntada, que consiste em verificar qual o andamento do
processo. Por exemplo, o juiz determinou que a parte
autora fosse intimada para se manifestar sobre a
contestação em dez dias. A parte protocola uma petição de
manifestação na secretaria. A secretaria deve juntar a
petição aos autos e verificar o andamento. Nesse caso, a
secretaria deverá fazer a conclusão dos autos.
Liminar. “Liminar” segundo o dicionário Houaiss: “que
constitui o começo, o início de alguma coisa”. Assim, um

Manual de Procedimentos Cartoriais a 189
“pedido de concessão liminar de alimentos” é “um pedido
para que o juiz determine que o réu comece a pagar
alimentos logo no início do processo, sem que se tenha
que esperar até a sentença”. No dia-a-dia é comum ouvir
“tem alguma liminar nessa ação”, com isso se quer
perguntar “há algum pedido de concessão para ser
apreciado logo no início do processo”. Também é usual o
questionamento “o juiz concedeu a liminar”, com o que se
quer perguntar “o juiz concedeu já no início do processo o
pedido da parte”. A preocupação com as liminares se
justifica por se tratarem, normalmente, de casos que
envolvam urgência.
Mandado de Averbação de Divórcio. Apesar de a
sentença ter decretado o divórcio, no Registro de Pessoas
Naturais ainda consta que as partes estão casadas. O
divórcio só terá validade geral, se ele constar na Certidão
de Casamento. Assim, é preciso expedir um mandado de
averbação para que o novo estado civil esteja especificado
na Certidão de Casamento.
Ministério Público. O Ministério Público é instituição
permanente, essencial à função jurisdicional do Estado,
incumbindo-lhe a defesa da ordem jurídica, do regime
democrático e dos interesses sociais e individuais
indisponíveis (art. 127 da Constituição Federal de 1988).
No âmbito da Justiça Estadual atuará o Ministério Público
Estadual. O Promotor de Justiça é um membro do
Ministério Público Estadual.
Oficial de Justiça. Quando a citação pelo correio não der
certo ou nos casos de ressalva do artigo 222 do Código de
Processo Civil, a citação será feita por Oficial de Justiça. O

190 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Oficial de Justiça é um servidor do Poder Judiciário, tendo
maiores condições de dar cumprimento efetivo à
determinação judicial do que o carteiro.
Ofício. De Plácido e Silva define o termo ofício, no sentido
empregado aqui, da seguinte forma: “Ofício. Na técnica da
correspondência, entende-se o escrito emanado de uma
autoridade pública, em que se faz uma comunicação acerca de
qualquer assunto de ordem administrativa, ou se dá uma ordem.
Distingue-se, assim, da carta, que assinala o escrito particular. O
ofício é a carta pública ou com esse caráter”. 62
Recebido. No balcão da secretaria muitos documentos são
recebidos e entregues. Por se tratar de documentos, é
importante para quem entregou ter alguma prova de que
efetivamente entregou o documento. Essa é a função do
“recebido”. Quem entrega o documento leva junto uma
cópia, passa o documento e pede para quem recebeu
escrever “Recebi em __/__/__”, assinar e colocar o seu
nome e, se for o caso, o nome do órgão que representa.
Quando é a secretaria que recebe o documento, se ela
estiver equipada com uma máquina de protocolo, o
recebido pode ser substituído pelo número de protocolo.
Trânsito em julgado. Para encerrar um processo é preciso
que a sentença seja definitiva. Para que a sentença se
torne indiscutível e imutável é preciso que ela transite em
julgado. O trânsito ocorre com o término do prazo recursal
sem que as partes ou o MP (nas causas em que atua)
tenham interposto qualquer recurso.
62 SILVA, De Plácido e. Vocabulário Jurídico Conciso. 1 ed. Rio de
Janeiro: Forense, 2008, p. 536.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 191
Vista. O termo “vista” é usado de forma semelhante ao
termo “carga”. O artigo 40, II do CPC, fala que o advogado
pode requerer vista dos autos pelo prazo de cinco dias. Já
o artigo 83, I do CPC, diz que o Ministério Público terá vista
dos autos depois das partes. No dia-a-dia geralmente se
usa o termo “carga” para a retirada dos autos pelos
advogados e o termo “vista” para a remessa dos autos ao
membro do Ministério Público.

192 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 193
CAPÍTULO 9
MODELOS
MODELO 01 - DOCUMENTO DE ISENÇÃO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
DOCUMENTO DE ISENÇÃO
FORO CENTRAL DE CURITIBA DA COMARCA DA REGIÃO
METROPOLITANA DE CURITIBA __ ESCRIVANIA DE FAMÍLIA
Autor
Nome:
CPF/CNPJ:
Nome Advogado:
Processo:
Dados Bancários
Banco:
Ag./Convênio:
Nº Documento: Dt. Pgto:
Nosso Número:
Receitas
(discriminação das custas a serem pagas)
R$ (valor respectivo)
(...) R$ (valor respectivo)
Total:
R$ (valor respectivo)
Observação
1ª Via
Emitivo em __/__/____
Valor em VRC___

194 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 02 - CERTIDÃO DE CUSTAS INICIAIS
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
CERTIDÃO
Em atendimento ao disposto no item 2.7.2 do
Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça do
Estado do Paraná, certifico que há no presente
processo pedido de concessão do Benefício da Justiça
Gratuita, de modo que foi gerado Documento de
Isenção relativo às custas iniciais no valor de R$ 338,40
(2.400,00 VRC), o que representa XX% das custas
totais, conforme Demonstrativo de Isenção juntado aos
autos.
O referido é verdade e dou fé.
Local e data.
(nome)
Analista Judiciário/ Técnico Judiciário

Manual de Procedimentos Cartoriais a 195
MODELO 03 – CARTA DE CITAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Classe Processual:
Assunto Principal:
Processo nº:
Requerente:
Requerido:
NOME DO RÉU
Endereço
CEP
Curitiba, PR
CARTA DE CITAÇÃO
Pelo presente, fica Vossa Senhoria, CITADO (a) de todo o conteúdo da
petição inicial e do despacho (cujas cópias seguem em anexo), para
querendo contestar, em 15 (quinze) dias, mediante advogado
devidamente constituído, sob pena de revelia e confissão quanto à
matéria de fato, na forma do artigo 285 e 319 do Código do Processo
Civil.
Advertência: Ciente(s) o(s) requerido(s) que, de acordo com os artigos
supracitados, não sendo contestado o pedido se presumirão aceitos pelo
réu, como verdadeiros, os fatos articulados pelos autores(as) na inicial.
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é
https://portal.tjpr.jus.br/projudi/. O acesso ao sistema pelos
advogados depende de prévio cadastramento, o qual é obrigatório.
Documentos (procurações, contestações) devem ser trazidos ao juízo
em formato em arquivos com no máximo 2MB cada.

196 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
(local e data)
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR AS CITAÇÕES E INTIMAÇÕES

Manual de Procedimentos Cartoriais a 197
MODELO 04 – CARTA DE CITAÇÃO E INTIMAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
CARTA DE CITAÇÃO e INTIMAÇÃO
Classe Processual:
Assunto Principal:
Processo nº:
Requerente:
Requerido:
NOME DO REQUERIDO
Endereço
Pelo presente, fica Vossa Senhoria, CITADO(a) de todo o conteúdo da
petição inicial e do despacho (cujas cópias seguem em anexo). Enfatizase
o seguinte trecho da decisão judicial: “ANTECIPO PARCIALMENTE
OS EFEITOS DA TUTELA para possibilitar que o autor esteja na
companhia do seu filho nos finais de semana, no horário em que
melhor atenda as possibilidades dos genitores, sendo
acompanhado da genitora, tendo em vista que se trata de criança
de tenra idade. (...)”.
Fica também Vossa Senhoria INTIMADO(a) para que compareça,
acompanhado(a) de seu advogado, na audiência de conciliação
designada para o dia (data e hora).
Advertência: O não comparecimento à audiência importará em
confissão e revelia, reputando-se como verdadeiras as alegações iniciais
do autor. Na audiência se não houver acordo, poderá o réu contestar,
desde que o faça por intermédio de Advogado, sendo designada
audiência em continuação em data próxima e disponível na pauta.
SALIENTA-SE QUE O ARQUIVO DA CONTESTAÇÃO (em formato

198 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
PDF) DEVE SER ENTREGUE
MOMENTO DA AUDIÊNCIA.
EM PEN DRIVE OU CD-ROM NO
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é
https://portal.tjpr.jus.br/projudi/. O acesso ao sistema pelos
advogados depende de prévio cadastramento, o qual é obrigatório.
Documentos (procurações, contestações) devem ser trazidos ao juízo
em formato digital em arquivos com no máximo 2MB cada.
(local e data)
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR AS CITAÇÕES

Manual de Procedimentos Cartoriais a 199
MODELO 05 – CARTA DE CITAÇÃO E INTIMAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
CARTA DE CITAÇÃO
Classe Processual:
Assunto Principal:
Processo nº:
Requerente:
Requerido:
NOME DO REQUERIDO
Endereço
Pelo presente, fica Vossa Senhoria, CITADO(a) de todo o conteúdo da
petição inicial e do despacho (cujas cópias seguem em anexo), para
querendo, contestar em 15 (quinze) dias, sob pena de revelia e
confissão quanto à matéria de fato, na forma do artigo 285 do Código do
Processo Civil. Enfatiza-se o seguinte trecho da decisão judicial: “fixo
os alimentos provisório em X% dos rendimentos líquidos do réu
(bruto menos descontos obrigatórios, INSS, IR e sindicato),
incidindo também sobre 13º, férias, eventuais gratificações etc.”
Advertência: Ciente(s) o(s) requerido(s) que, de acordo com os artigos
supracitados, não sendo contestado o pedido se presumirão aceitos pelo
réu, como verdadeiros, os fatos articulados pelos autores(as) na inicial.
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é
https://portal.tjpr.jus.br/projudi/. O acesso ao sistema pelos
advogados depende de prévio cadastramento, o qual é obrigatório.

200 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Documentos (procurações, contestações) devem ser trazidos ao juízo
em formato digital em arquivos com no máximo 2MB cada.
(local e data)
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR AS CITAÇÕES

Manual de Procedimentos Cartoriais a 201
MODELO 06 – MANDADO DE CITAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Oficial de Justiça:
Mandado n° /2011
M A N D A D O DE CITAÇÃO
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NA FORMA DA LEI
M A N D A, o Senhor Oficial de Justiça deste juízo, que em
cumprimento ao presente mandado extraído dos autos de (Tipo de
ação) n° (número dos autos)
REQUERENTE:
ADVOGADO:
REQUERIDO:
ADVOGADO:
NOME DA PARTE REQUERIDA
Endereço
CEP:
Curitiba-PR
Dirija-se até o endereço indicado, e sendo aí proceda à CITAÇÃO da
parte requerida, Sr. (nome da parte requerida), de todo o conteúdo da
petição inicial cujas cópias seguem em anexo, para querendo contestar,
em 15 (quinze) dias, mediante advogado devidamente constituído, sob
pena de revelia e confissão quanto à matéria de fato, na forma do artigo
285 e 319 do Código do Processo Civil.

202 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Advertência: Ciente a requerida que, de acordo com os artigos
supracitados, não sendo contestado o pedido se presumirão aceitos pelo
réu, como verdadeiros, os fatos articulados pelos autores(as) na inicial.
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é
https://portal.tjpr.jus.br/projudi/. O acesso ao sistema pelos
advogados depende de prévio cadastramento, o qual
é obrigatório. Documentos (procurações, contestações) devem ser
trazidos ao juízo em formato digital em arquivos com no máximo 2MB
cada.
D A D O E P A S S A D O nesta cidade e Comarca de (local), do Estado
do (Estado). Em (data).
________________________________________
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR AS CITAÇÕES
Art. 285 do C.P.C.: “... não sendo contestada a ação resumirão aceitas
pelo(a) réu(ré) como verdadeiros os atos articulados pelo(a)autor(a).”
Art. 319 do C.P.C.: “Se o réu não contestar a ação reputar-se-ão
verdadeiros os fatos afirmados pelo autor.”

Manual de Procedimentos Cartoriais a 203
MODELO 07 – MANDADO DE CITAÇÃO E INTIMAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Oficial de Justiça:
Mandado n°
M A N D A D O DE CITAÇÃO E INTIMAÇÃO
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NA FORMA DA LEI
M A N D A, o Senhor Oficial de Justiça deste juízo, que em
cumprimento ao presente mandado extraído dos autos de (Tipo de
ação) n° (número dos autos)
Requerente:
Advogado:
Requerido:
Advogado:
NOME DO REQUERIDO
Endereço
CEP:
Curitiba/PR
Dirija-se nesta cidade ou ainda Comarca, onde encontrar possa, aí
sendo, proceda a CITAÇÃO E INTIMAÇÃO da parte requerida, Sr.
(nome da parte requerida), de todo o conteúdo da petição inicial e do
despacho cujas cópias seguem em anexo, de acordo com o despacho:
“COPIAR TRECHOS IMPORTANTES DO DESPACHO, COMO POR
EXEMPLO: FIXAÇÃO DE ALIMENTOS PROVISÓRIOS, CONCESSÃO
DE GUARDA PROVISÓRIA ETC.” Bem como para que compareça
perante este juízo no próximo DIA (data) ÀS (horário) HORAS,

204 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
acompanhado de seu advogado, a fim de participar da AUDIÊNCIA DE
(tipo de audiência), a se realizar nos supracitados autos.
(A depender do rito processual e da forma de o magistrado trabalhar,
pode-se acrescentar trechos como o que segue)
Sob pena de revelia e confissão na forma dos artigos 285 e 319 do CPC,
na audiência, se não houver acordo, poderá o réu apresentar
contestação, sendo designada audiência de continuação em data
próxima e disponível na pauta. SALIENTA-SE QUE O ARQUIVO DA
CONTESTAÇÃO (em formato PDF) DEVE SER ENTREGUE EM PEN
DRIVE OU CD-ROM NO MOMENTO DA AUDIÊNCIA
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é https://portal.tjpr.jus.br/projudi/.
O acesso ao sistema pelos advogados depende de prévio
cadastramento, o qual é obrigatório. Documentos (procurações,
contestações) devem ser trazidos ao juízo em formato digital em
arquivos com no máximo 2MB cada.
D A D O E P A S S A D O nesta cidade e Comarca de (local), do Estado
do (Estado). Em (data).
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR OS MANDADOS
ART. 285 DO CPC: “não sendo contestada a ação presumirão aceitas
pelo(a) réu (ré) como verdadeiros os fatos articulados pelo(a) autor(a).”
ART. 319 DO CPC: “Se o réu não contestar a ação reputar-se-ão
verdadeiros os fatos afirmados pelo autor.”
ATENÇÃO: foi concedido por este Juízo, os benefícios do parágrafo 2º
do artigo 172 do CPC, facultando a possibilidade para o Sr. Oficial de
Justiça realizar a citação no endereço acima citado no domingo ou no
feriado, assim como, depois das 20:00 h e antes das 6:00 h.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 205
MODELO 08 – CITAÇÃO POR EDITAL
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
CITAÇÃO POR EDITAL
PRAZO DESTE EDITAL: 20 (VINTE) DIAS
Processo nº:
Requerente: (apenas iniciais do nome)
Requerido:
Sra.,
Pelo presente, fica Vossa Senhoria, CITADO(a) da existência de um
processo contra a sua pessoa, nesta Secretaria.
Por se tratar de processo em segredo de justiça, fatos e nomes são
evitados nesta citação. O acesso aos autos está à disposição para as
partes, bastando comparecer à Secretaria (endereço no cabeçalho).
O prazo para a contestação é de 15 (quinze) dias, mediante advogado
devidamente constituído, sob pena de revelia e confissão quanto à
matéria de fato, na forma do artigo 285 e 319 do Código do Processo
Civil.
Advertência: Ciente(s) o(s) requerido(s) que, de acordo com os artigos
supracitados, não sendo contestado o pedido se presumirão aceitos pelo réu,
como verdadeiros, os fatos articulados pelos autores(as) na inicial.
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional E-CNJ
(Projudi), cujo endereço na web é https://portal.tjpr.jus.br/projudi/. O acesso ao
sistema pelos advogados depende de prévio cadastramento, o qual é obrigatório.
Documentos (procurações, contestações) devem ser trazidos ao juízo em formato
em arquivos com no máximo 2MB cada.
(local e data)
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR AS CITAÇÕES

206 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 09 - CARTA DE INTIMAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Classe Processual:
Assunto Principal:
Processo nº:
Requerente:
Requerido:
CARTA DE INTIMAÇÃO
NOME DA PARTE A SER INTIMADA
Endereço
De ordem da MM. Juíza de Direito da (Secretaria/Vara), fica
Vossa Senhoria devidamente INTIMADA a comparecer acompanhada
de seu advogado à audiência de conciliação designada para o dia
(data), ÀS (horário) HORAS, nos autos da ação acima mencionada.
Advertência: a ausência da parte autora na audiência importa em
extinção e arquivamento do feito, e da parte requerida, confissão e
revelia.
Cordialmente,
(local e data)
(
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR AS INTIMAÇÕES

Manual de Procedimentos Cartoriais a 207
MODELO 10 – MANDADO DE INTIMAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Oficial de Justiça:
Mandado n°:
MANDADO DE INTIMAÇÃO
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NA FORMA DA LEI
M A N D A, o Senhor Oficial de Justiça deste juízo, que em
cumprimento ao presente mandado extraído dos autos de (Tipo de
ação) n° (número dos autos)
REQUERENTE:
ADVOGADO:
REQUERIDO:
ADVOGADO:
(nome da parte que será intimada)
ENDEREÇO:
CEP:
Curitiba/PR
Dirija-se nesta cidade ou ainda nesta Comarca onde encontrar possa, ai
sendo, proceda a INTIMAÇÃO do (requerente/requerido) (nome do
requerente/requerido) para comparecer nas dependências do Fórum e
se apresentarem junto à (Secretaria/Vara) no dia (data) ÀS (horário)
HORAS para a coleta do material genético pelo laboratório (nome do
laboratório), para a verificação de vínculo genético.
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é
207 R 207 PS://portal.tjpr.jus.br/projudi/. O acesso ao sistema pelos

208 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
advogados depende de prévio cadastramento, o qual é obrigatório.
Documentos (procurações, contestações) devem ser trazidos ao juízo
em formato digital em arquivos com no máximo 2MB cada.
D A D O E P A S S A D O nesta cidade e Comarca de (local), do Estado
do (Estado). Em (data).
________________________________________
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR OS MANDADOS

Manual de Procedimentos Cartoriais a 209
MODELO 11 – CARTA PRECATÓRIA
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
CARTA PRECATÓRIA
Prazo para cumprimento: 30 (trinta) dias
DEPRECANTE: O Exmo. Sr. Dr. (nome do juiz), MM Juiz de Direito da
(identificação da Secretaria/Vara) da Comarca (identificação da
comarca).
DEPRECADO: O Exmo. Sr. Dr. Juiz de Direito da (identificação da
Secretaria/Vara) da Comarca de (identificação da comarca) – (endereço)
ORIGEM: Processo nº (número)
Classe Processual:
Assunto Principal:
Requerente:
Advogado:
Requerido: (nome e endereço)
Valor da Causa:
FINALIDADE: Proceder a CITAÇÃO do(a) requerido(a) (nome do
requerido), o(a) qual poderá ser encontrado(a) no endereço acima
informado, de todo o conteúdo da petição inicial e do despacho cujas
cópias seguem em anexo.
PRAZO PARA CONTESTAÇÃO: 15 (quinze) dias, mediante advogado
devidamente habilitado, sob pena de revelia e confissão quanto à
matéria de fato, na forma dos artigos 285 e 319 do Código do Processo
Civil.
ENCERRAMENTO
Dado e passado nesta cidade e Comarca de (local), do Estado do
(Estado). Em (data). Eu ____________, (nome), Diretor da
(Secretaria/Vara), digitei e subscrevi.
(nome)
JUIZ DE DIREITO

210 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 12 – OFÍCIO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
OFÍCIO N°
(Local e data)
Sr. Diretor:
Pelo presente, em cumprimento à decisão proferida nos autos
sob n° (número dos autos), Ação de (tipo de ação) em que é requerente
(nome do requerente) e requerido (nome do requerido), solicito a Vossa
Senhoria as providencias necessárias no sentido de informar a este
juízo, no prazo de 20 (vinte) dias, se consta de seus cadastros o
endereço pertencente ao Sr. (nome do requerido e outros dados que
permitam individualizar a pessoa, como RG, CPF, filiação, data de
nascimento etc.), a fim de instruir os autos acima mencionados.
Advirto que o não cumprimento ensejará a aplicação do
disposto no artigo 14, parágrafo único do Código de Processo Civil.
Aproveito o ensejo para apresentar a Vossa Senhoria, meus
protestos de elevada estima e consideração.
(nome)
Juíza de Direito
Ilmo Sr.
(Responsável pela pessoa jurídica/órgão a que se direciona o ofício)
(endereço)

Manual de Procedimentos Cartoriais a 211
MODELO 13 – OFÍCIO DE DESCONTO EM FOLHA
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Ofício nº
(Local e data)
Prezado Senhor,
Pelo presente, em cumprimento à decisão proferida nos autos
de (tipo de ação) nº (número dos autos), em que figura como requerente
(nome do requerente) e como requerido (nome do requerido), solicito a
Vossa Senhoria as providências necessárias no sentido de que seja
implantado em folha de pagamento do Sr. (nome do devedor), inscrito
no CPF/MF n° (número do documento), o desconto mensal a título de
pensão alimentícia no montante de (porcentagem) % (porcentagem por
extenso) dos seus rendimentos líquidos (bruto menos descontos
obrigatórios – INSS, IR e sindicato), incidindo sobre comissões,
adicionais, horas extras, 13° salário, excluindo-se 1/3 de férias e verbas
rescisórias, a serem descontados em folha de pagamento. O valor
deverá ser depositado no Banco (nome do banco), agencia (número da
agência), na conta corrente (número da conta) de titularidade de (nome
do titular da conta), portadora do RG (número do documento) inscrita no
CPF/MF sob o nº (número do documento).
Advirto que o não cumprimento do presente ofício acarretará
nas penas do artigo 22, único da lei 5.478/68.
Aproveito a oportunidade, para apresentar a Vossa Senhoria os
meus protestos de elevada estima e consideração.
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR OFÍCIOS
Ilmo. Sr. Responsável
(nome do empregador)
(endereço)

212 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 14 – TERMO DE COMPROMISSO DE GUARDA E
RESPONSABILIDADE
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
TERMO (PROVISÓRIO) DE COMPROMISSO DE GUARDA E
RESPONSABILIDADE
Aos (data), nesta Cidade de Curitiba, Estado do Paraná, nos
autos nº (número dos autos) de Ação de Divórcio, da (identificação da
Secretaria/Vara), em que é requerente (nome do requerente) e requerido
(nome do requerido), presente o Doutor (nome do juiz), compareceu
pessoalmente a requerente (nome da requerente), inscrita no CPF nº
(número do documento) e portadora do RG (número do documento) a
quem a MM. Juíza deferiu compromisso legal de, bem e fielmente, sem
dolo e malícia, exercer o cargo de GUARDIÃ E RESPONSÁVEL
(PROVISÓRIA) do menor (nome do menor), nascido em (data), filho de
(nome dos pais). Aceitando o encargo, assim prometeu cumprir, na
forma e sob as penas da lei. Para constar faço este termo, lido e acho
conforme, vai devidamente assinado por todos.
(nome)
Juiz de Direito
(nome da parte que presta o compromisso)
Compromissada

Manual de Procedimentos Cartoriais a 213
MODELO 15 – MANDADO DE AFASTAMENTO DO LAR
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
Oficial de Justiça
Mandado n° /2011
M A N D A D O
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NA FORMA DA LEI
M A N D A, o Senhor Oficial de Justiça deste juízo, que em
cumprimento ao presente mandado extraído dos autos de (Tipo de
ação) n° (número dos autos)
REQUERENTE:
ADVOGADO:
REQUERIDO:
ENDEREÇO RESIDENCIAL:
Dirija-se nesta cidade ou ainda Comarca, onde encontrar possa, aí
sendo proceda:
a) O afastamento do requerido, Sr. (nome do requerido), do lar
conjugal, com autorização para retirada dos pertences
pessoais, com os benefícios do artigo 172 e parágrafos do
Código de Processo Civil.
b) Cumprida a liminar proceda a sua CITAÇÃO, por todo
conteúdo do despacho e petição inicial, cujas fotocópias
seguem anexas. PRAZO PARA CONTESTAÇÃO: 15

214 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
(QUINZE) dias mediante advogado devidamente constituído,
sob pena de revelia e confissão quanto à matéria de fato, na
forma do artigo 285 e 319 do Código do Processo Civil.
Observação: Este processo tramita através do sistema computacional
E-CNJ (Projudi), cujo endereço na web é https://portal.tjpr.jus.br/projudi/.
O acesso ao sistema pelos advogados depende de prévio
cadastramento, o qual é obrigatório. Documentos (procurações,
contestações) devem ser trazidos ao juízo em formato digital em
arquivos com no máximo 2MB cada.
D A D O E P A S S A D O nesta cidade e Comarca de (local), do
Estado do (Estado). Em (data). Eu ______________ Diretor da
Secretaria, o digitei e subscrevi.
(nome)
Diretor da (Secretaria/Vara)
PELA PORTARIA (número) O MM. JUIZ AUTORIZA O SR. DIRETOR
DE SECRETARIA ASSINAR MANDADOS

Manual de Procedimentos Cartoriais a 215
MODELO 16 – MANDADO DE AVERBAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
MANDADO DE AVERBAÇÃO
(se for justiça gratuita, indicar neste campo: JUSTIÇA GRATUITA)
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NO USO DE SUAS ATRIBUÇÕES LEGAIS,
MANDA ao Sr. Oficial Titular do (cartório em que foi registrado o
nascimento do menor), capital do Estado do Paraná, que, em
cumprimento ao presente mandado, expedidos nos autos nº (número
dos autos) de (tipo de ação), em que figuram como requerentes (nome
dos requerentes) e como requerido (nome do requerido), estando
devidamente assinado, proceda à AVERBAÇÃO à margem do assento
de nascimento registrado neste cartório, sob nº (número identificador da
certidão de nascimento), que por sentença deste Juízo, datada de (data
da sentença), nos autos supra referidos, transitada em julgado em (data
do trânsito em julgado), determinou seja incluído o nome do pai biológico
e dos avós paternos no assento de nascimento do menor (nome do
menor), acrescentado ainda o patronímio (sobrenome a ser
acrescentado conforme determinação judicial) ao seu nome.
CUMPRA-SE, na forma da lei
Dado e passado n nesta cidade e Comarca de (local), do
Estado do (Estado). Em (data). Eu, _______________________ (nome),
Diretor da Secretaria, o digitei e subscrevi.
(nome)
JUÍZA DE DIREITO

216 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 17 – MANDADO DE AVERBAÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
MANDADO DE AVERBAÇÃO
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NO USO DE SUAS ATRIBUÇÕES LEGAIS,
MANDA ao Sr. Oficial Titular do Registro Civil do Município e Comarca
de (especificar registro civil em que a certidão de casamento está
registrada), Estado do Paraná, que, em cumprimento ao presente
mandado, expedidos nos autos nº (número dos autos) de (tipo de
ação), em que figura como requerente (nome dos requerentes) e como
requerido (nome do requerido), estando devidamente assinado, proceda
a AVERBAÇÃO à margem do assento de casamento registrado neste
cartório, matriculado sob nº (número identificador da certidão de
casamento), que por sentença deste Juízo, datada de (data), nos autos
supra referidos, transitada em julgado em (data do trânsito em julgado),
foi DECRETADO O DIVÓRCIO do casal.
A cônjuge mulher (indicar de continuará a usar o nome de
casada ou se voltará a usar o nome de solteira).
CUMPRA-SE, na forma da lei
Dado e passado nesta cidade e Comarca de (local), do Estado
do (Estado). Em (data). Eu, __________________ (nome), Diretor da
Secretaria, o digitei e subscrevi.
(nome)
JUÍZA DE DIREITO

Manual de Procedimentos Cartoriais a 217
MODELO 18 – MANDADO DE INSCRIÇÃO
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
MANDADO DE INSCRIÇÃO
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NO USO DE SUAS ATRIBUÇÕES LEGAIS,
MANDA ao Sr. Oficial do 1º Ofício de Registro Civil do Município e
Comarca de (nome da comarca), Estado do (nome) em cumprimento ao
presente mandado, expedidos nos autos nº (número dos autos) de
(tipo de ação), em que figura como requerente (nome do requerente) e
como requerido (nome do requerido), estando devidamente assinado,
proceda a INSCRIÇÃO da sentença (cópia em anexo) junto ao Livro E,
na forma do item 15.1.1.2 do Código de Normas da Corregedoria-Geral
da Justiça, que por sentença deste Juízo, datada de (data), nos autos
supra referidos, transitada em julgado em (data do trânsito em julgado),
foi DECRETADO O DIVÓRCIO do casal.
CUMPRA-SE, na forma da lei.
Dado e passado nesta cidade e Comarca de (local), do Estado
do (Estado). Em (data). Eu, _________________ (nome), Diretor da
Secretaria, o digitei e subscrevi.
(nome)
JUÍZA DE DIREITO

218 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 19 – CERTIDÃO DE CUSTAS FINAIS
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
DEMONSTRATIVO DE CUSTAS E DESPESAS PROCESSUAIS FINAIS
FORO CENTRAL DE CURITIBA DA COMARCA DA REGIÃO
METROPOLITANA DE CURITIBA __ ESCRIVANIA DE FAMÍLIA
Nº DOCUMENTO
FORO CENTRAL DE CURITIBA DA COMARCA DA REGIÃO METROPOLITANA DE
CURITIBA – (Unidade para a qual o pagamento foi realizado)
(discriminação das custas a serem pagas)
R$ (valor respectivo)
(...) R$ (valor respectivo)
Total:
R$ (valor respectivo)
Nº DOCUMENTO
FORO CENTRAL DE CURITIBA DA COMARCA DA REGIÃO METROPOLITANA DE
CURITIBA – (Unidade para a qual o pagamento foi realizado)
(discriminação das custas a serem pagas)
R$ (valor respectivo)
(...) R$ (valor respectivo)
Total:
R$ (valor respectivo)
Nº DOCUMENTO
FORO CENTRAL DE CURITIBA DA COMARCA DA REGIÃO METROPOLITANA DE
CURITIBA – (Unidade para a qual o pagamento foi realizado)
(discriminação das custas a serem pagas)
R$ (valor respectivo)
(...) R$ (valor respectivo)
Total:
R$ (valor respectivo)
Observação
TOTAL DAS CUSTAS FINAIS:
1ª Via
Emitivo em __/__/____
R$ (valor respectivo)
Valor em VRC___

Manual de Procedimentos Cartoriais a 219
MODELO 20 – PRIMEIRA FOLHA DO FORMAL DE PARTILHA
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
F O R M A L D E P A R T I L H A
P A S S A D O A F A V O R D E (nome da parte em favor de quem o
formal será expedido), extraído dos autos sob nº (número dos autos)
de (tipo de ação), em que é Requerente (nome do requerente) e
Requerido (nome do requerido), para título e conservação de seus
direitos.
O DR. (nome), MM JUIZ DE DIREITO DA (Secretaria/Vara) DA
(Comarca), NA FORMA DA LEI,
F A Z S A B E R a todos os Senhores Doutores, Desembargadores,
Juízes e mais pessoas da Justiça a quem o conhecimento deste haja de
pertencer, que perante este Juízo e Cartório da (identificação da
Secretaria/Vara), se processaram os autos sob nº (número dos autos),
de (tipo de ação), em que é Requerente (nome do requerente) e
Requerido (nome do requerido), com inteira observância das
prescrições legais, feito distribuído em data de (data) no sistema de
processo eletrônico PROJUDI, tendo sido homologado por sentença
proferida pelo Exmo(a). Sr(a). Dr(a). (nome do juiz), em data de (data),
que transitou em julgado em data de (data). E como pelo(a) Sr(a).
(nome da parte em favor de quem o formal será expedido) tenha
sido pedido o presente formal de partilha é o mesmo extraído dos
referidos autos, nos termos do artigo 1027 do Código de Processo Civil
e em conformidade com as fotocópias devidamente autenticadas que
ficam fazendo parte integrante do presente formal de partilha. As
medidas e confrontações foram fornecidas pelas partes de acordo com o
provimento nº 260, artigo 21, inciso 1º de 12/12/1975 as quais declaram
que assumem inteira responsabilidade pelo suprimento.

220 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
MODELO 21 – ÚLTIMA FOLHA DO FORMAL DE PARTILHA
PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO
(COMARCA)
(SECRETARIA)
(endereço e telefone)
N A D A M A I S se continha em ditos autos que devesse ser fotocopiado
na forma e sob as penas da Lei, para que se cumpra e guarde como
nele se contem e determina, e o presente formal de partilha extraído dos
autos sob nº (número dos autos), de (tipo de ação), em favor de
(nome da parte em favor de quem o formal será expedido).
D A D O E P A S S A D O, nesta cidade e Comarca de (local), do Estado
do (Estado). Em (data). Eu ___________________, (nome), Diretor de
Secretaria, o digitei e subscrevi.
(nome)
JUIZ DE DIREITO

Manual de Procedimentos Cartoriais a 221
MODELO 22 – FORMULÁRIO DE SOLICIÇÃO DE CERTIDÃO
EXPLICATIVA
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE CERTIDÃO EXPLICATIVA
Data: ____/____/____
Solicitante: ( ) parte ( ) advogado da parte ( ) pessoa autorizada
Nome do solicitante:________________________________________
Número dos autos:_________________________________________
Nome das partes: __________________________________________
__________________________________________________________
Tipo de Certidão Explicativa
( ) Modelo Geral: nome das partes, número dos autos, natureza da
ação, descrição genérica do andamento do feito e situação atual do
processo.
( ) Modelo Específico: especificar a finalidade da certidão e o que o
solicitante necessita que conste na certidão:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
PRAZO DE 48 HORAS PARA A ENTREGA DA CERTIDÃO NO
BALCÃO DA SECRETARIA

222 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki

Manual de Procedimentos Cartoriais a 223
BIBLIOGRAFIA
AMARAL, Francisco. Direito Civil: Introdução. 5. ed. Rio de Janeiro:
Renovar, 2003.
BANDEIRA DE MELLO, Celso Antonio. Curso de direito
administrativo. 21ª ed. São Paulo: Malheiros, 2006.
BERCOVICI, Gilberto. Constituição Econômica e Desenvolvimento.
São Paulo: Malheiros, 2005.
BRESSER PEREIRA, L. C. SPINK, P. Reforma do Estado e
Administração Pública Gerencial. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 1998.
BUENO, Cassio Scarpinella. Curso Sistematizado de Direito
Processual Civil. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio
de Janeiro: Campus, 1999.
Decreto Judiciário nº. 744/2009 do Tribunal de Justiça do Estado do
Paraná.
DINIZ, Maria Helena. Direito Civil Brasileiro: Direito de Família. 21. ed.
São Paulo: Saraiva, 2006. v. 5.
DONIZETTI, Elpídio; QUINTELLA, Felipe. Curso Didático de Direito
Civil. São Paulo: Atlas, 2012.
DOWER, Nélson Godoy Bassil. Curso básico de direito público e
privado: adaptado à constituição federal. São Paulo: Nelpa, 1991.
GONÇALVES, Carlos Roberto. Direito Civil Brasileiro. 6. ed. São
Paulo: Saraiva, 2011. v.4.
JUSTEN FILHO, Marçal. Curso de direito administrativo. 2. ed. São
Paulo: Saraiva, 2006.
THEODORO JÚNIOR, Humberto. Curso de Direito Processual Civil.
37. ed. Rio de Janeiro: Forense, 2001.
Lei Estadual nº. 6.149/1970 do Estado do Paraná.
Lei Estadual 12.821/1999 do Estado do Paraná.

224 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki
Lei Federal 5.869/1973.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 24. ed.
São Paulo: Malheiros, 1999.
MORAES, Alexandre de. Direito Constitucional. 17. ed. São Paulo:
Atlas, 2005.
Provimento 168/2008 da Corregedoria Geral do Tribunal de Justiça do
Paraná (Código de Normas)
REALE, Miguel. Lições Preliminares de Direito. São Paulo: Edusp,
1973.
Resolução nº 07 de 2008 do Tribunal de Justiça do Paraná
SANTOS, Moacyr Amaral. Primeira linhas de Direito Processual Civil.
São Paulo: Saraiva, 2011. v. 1.
SILVA, De Plácido e. Vocabulário Jurídico Conciso. 1 ed. Rio de
Janeiro: Forense, 2008.
TARTUCE, Flávio; SIMÃO, José Fernando. Direito Civil: Direito de
Família. 5. ed. São Paulo: Método, 2010, v. 5.
VENOSA, Silvio de Salvo. Direito Civil: Parte Geral. 4. ed. São Paulo:
Atlas, 2004.
VERDÚ, Pablo Lucas. A Luta pelo Estado de Direito. Rio de Janeiro:
Forense, 2007.

Manual de Procedimentos Cartoriais a 225

226 Sérgio Eidi Yamagami Sawasaki