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Untitled - Movimento Brasil Competitivo

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Sumário

APRESENTAÇÃO

Introdução ............................................................................................................................................................. 3

Benefícios com a participação no PQES ................................................................................................................. 4

Objetivo ................................................................................................................................................................. 4

Cronograma do Processo de Premiação de 2007 ................................................................................................... 4

CONDIÇÕES PARA ELEGIBILIDADE

Documentos Básicos de Elegibilidade .................................................................................................................... 6

São Elegíveis ......................................................................................................................................................... 6

Não são Elegíveis .................................................................................................................................................. 6

Unidades da Organização ....................................................................................................................................... 7

Taxas de Elegibilidade – Candidatura ..................................................................................................................... 7

CANDIDATURA AO PQES

Generalidades ........................................................................................................................................................ 8

Termos e Condições para Candidatura ................................................................................................................... 8

Categorias e Prêmios ............................................................................................................................................. 8

PROCESSO DE CANDIDATURA

Fase 1: Elegibilidade .............................................................................................................................................. 9

Fase 2: Elaboração do Relatório da Gestão (RG) ..................................................................................................... 9

Fase 3: Envio e Aprovação do Relatório da Gestão a Coordenação do PQES ............................................................ 9

PROCESSO DE AVALIAÇÃO

Fase 1: Capacitação / Atualização de Avaliadores ................................................................................................. 10

Fase 2: Avaliação Externa da Organização ............................................................................................................ 10

Etapa I .................................................................................................................................................... 10

Etapa II ....................................................................................................................................................11

PROCESSO DE RECONHECIMENTO

Fase 1: Divulgação das Organizações Reconhecidas ..............................................................................................13

Fase 2: Solenidade de Reconhecimento ................................................................................................................13

Fase 3: Divulgação das Práticas de Gestão Reconhecidas .....................................................................................13


CÓDIGO DE ÉTICA

Código de Ética ....................................................................................................................................................13

FORMATO DO RELATÓRIO DA GESTÃO – RG

Objetivo ................................................................................................................................................................15

Composição do Relatório da Gestão – RG .............................................................................................................15

Formatação do Relatório da Gestão – RG ..............................................................................................................15

Limite de Páginas do Relatório da Gestão – RG .....................................................................................................16

CONTEÚDO DO RELATÓRIO DA GESTÃO – RG

Introdução ............................................................................................................................................................17

Perfil da Candidata ...............................................................................................................................................17

Organogramas ......................................................................................................................................................18

Respostas aos Itens dos Critérios ..........................................................................................................................19

FORMULÁRIOS E INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

Instruções para o preenchimento do Formulário de Elegibilidade .......................................................................... 25

Formulário de Elegibilidade .................................................................................................................................. 29

Codificação do Ramo de Atividade ....................................................................................................................... 34

Declaração de Idoneidade .................................................................................................................................... 35

Instruções para Preenchimento do Formulário para Cadastro de Candidato a Avaliador ......................................... 36

Formulário para Cadastro de Candidato a Avaliador .............................................................................................. 39

Pesquisa de Opinião do Curso ............................................................................................................................. 40


1. APRESENTAÇÃO

Introdução

O Programa para Incremento da Competitividade Sistêmica do Espírito Santo

COMPETE – ES

O Programa Qualidade Espírito Santo – PQES, é uma ação do Programa para Incremento da Competitividade

Sistêmica do Espírito Santo – COMPETE-ES. O COMPETE é coordenado pelo Governo do Espírito Santo, por meio

da Secretaria de Estado de Desenvolvimento. O PQES é o resultado do esforço conjunto do Governo do Estado do

Espírito Santo e da sociedade, na busca da competitividade e da melhoria da qualidade e da produtividade em

todos os seus segmentos sócio-econômicos e, conseqüentemente, o aumento da competitividade das Organizações

sediadas no Estado.

O COMPETE-ES pretende mobilizar toda a sociedade, principalmente através de parcerias, desdobrando suas propostas

em diversas ações, executadas de maneira descentralizada, voltadas para a conscientização e motivação dos

dirigentes de empresas, trabalhadores e consumidores.

Como conseqüência dessas estratégias, foram definidas como Visão e Missão do COMPETE-ES:

MISSÃO

Contribuir para a melhoria da competitividade do Estado e da qualidade de vida da população.

VISÃO

Consolidar-se como um movimento de referência no desenvolvimento da competitividade das organizações do

Espírito Santo.

O Prêmio Qualidade do Espírito Santo – PQES

Delineou-se um projeto para propor ações para a melhoria do desempenho organizacional, aplicável

a empresas e instituições de qualquer natureza, contribuindo de forma continuada para o aperfeiçoamento

de sua gestão.

O Prêmio Qualidade Espírito Santo – PQES, é, então, um movimento de indução à melhoria do desempenho organizacional

através do reconhecimento, sob a forma de premiação, daquelas organizações que demonstrarem esforços

efetivos direcionados ao bom desempenho do seu modelo de gestão, e cujas ações resultem em racionalidade do

processo produtivo, melhoria dos níveis de qualidade e produtividade dos produtos e serviços, maior satisfação dos

clientes e dos funcionários e das demais partes interessadas.

Em consonância com os Critérios de Excelência do Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ, o PQES pretende estimular

as empresas localizadas no Estado do Espírito Santo a se habilitarem, através de ciclos sucessivos de aprendizagem,

a avaliar e melhorar o seu modelo de gestão usando como instrumento o compêndio Rumo à Excelência – Critérios

para avaliação do desempenho e diagnóstico organizacional – 250 e 500 pontos, e a futuramente concorrerem ao

Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ.


A necessidade de uma gestão compartilhada de forma mais atuante com a iniciativa privada fez com que o projeto

passasse a ser executado por intermédio de um convênio com o Espírito Santo em Ação – MEES, sociedade civil de

direito privado, sem finalidades lucrativas, de caráter educativo, científico e cultural, e tem como objetivo elaborar e

conduzir projetos, pesquisas e estudos.

Os benefícios conferidos às Organizações são:

Benefícios com a participação no PQES

• Contribuir para a melhoria da sua competitividade e para o seu desenvolvimento, da região e do Estado;

• Participar de uma ação cooperativa, geradora de uma grande troca de experiências entre as organizações;

• Participar das atividades do Programa para Incremento da Competitividade Sistêmica do Espírito Santo – COMPE-

TE-ES;

• Receber informações do Programa para Incremento da Competitividade Sistêmica do Espírito Santo – COMPETE-

ES, do Prêmio Qualidade Espírito Santo – PQES, e do Espírito Santo em Ação – MEES;

• Dispor de instrumentos que possibilitem obter diagnósticos do seu sistema gerencial (auto-avaliação e avaliação

externa);

• Receber Relatório de Avaliação – RA, a custos reduzidos, elaborado pela Banca de Avaliadores do PQES (trabalho

voluntário), de forma a subsidiar a elaboração do seu Plano de Melhoria da Gestão;

• Possibilitar o reconhecimento dos seus esforços pelas melhores práticas de gestão, através das Formas de Reconhecimento

do Prêmio Qualidade Espírito Santo para todo setor empresarial.

• Possibilitar o fortalecimento da sua imagem institucional, em função do reconhecimento pelo Prêmio Qualidade

Espírito Santo – PQES.

Objetivo

Esta publicação tem por objetivos fornecer instruções para a candidatura ao Prêmio Qualidade Espírito Santo (PQES)

Ciclo-2007 e orientar a elaboração do Relatório da Gestão a ser enviado para a Coordenação de Premiação.

Cronograma do Ciclo 2007


2. CONDIÇÕES PARA ELEGIBILIDADE

Documentos Básicos de Elegibilidade

Para participar do ciclo de Premiação de 2007, as candidatas devem encaminhar para a Coordenação de Premiação,

até 29 de junho de 2007, os seguintes documentos:

• Formulário de Elegibilidade, que é parte integrante deste Manual de Instruções para Candidatura; (Ver pág. 29)

• Declaração de Idoneidade, que também integra este Manual; (Ver pág. 35)

• Cópia do documento que comprove a condição de Unidade, se aplicável;

• Cópia do pagamento da taxa de candidatura. (Ver pág. 7)

Para participar do Prêmio Qualidade Espírito Santo – PQES, são elegíveis Organizações e Instituições estabelecidas no Estado

do Espírito Santo, de qualquer natureza ou ramo de atividade, desde que atendam às condições a seguir estabelecidas.

São elegíveis

• Empresas privadas ou de capital misto, nacional ou estrangeiro, aberto ou não, limitadas ou com outras formas

legais de organização, com sede ou unidades presentes no Estado do Espírito Santo;

• Grandes, médias, pequenas e microempresas;

• Cooperativas;

• Indústrias e prestadoras de serviços, incluídas as organizações das áreas educacional e médica;

• Organizações não-governamentais, do chamado 3º setor, excluídas as citadas no item “Não elegíveis”; (Ver pág. 6)

• Organizações com data de constituição ou criação anterior a 1º de janeiro de 2006 (ano precedente ao ano de

candidatura ao PQES).

• Esclarecimentos

• Para tornar-se elegível, ainda, a organização deverá disponibilizar para o PQES o mínimo de 5 (cinco) colaboradores,

se tiver mais de 501 pessoas na sua força de trabalho; 3 (três), se tiver entre 51 e 501; e 1(um), se tiver menos

de 51 colaboradores na sua força de trabalho, e que estejam HABILITADOS a participar do processo de avaliação.

• Estarão HABILITADOS os Avaliadores que, concluído o curso de Formação de Avaliadores do Ciclo 2007, forem

avaliados pelo Instrutor e sejam considerados APTOS, por atender simultaneamente aos seguintes requisitos: disciplina,

capacidade de relacionamento e habilidade técnica. Além de apto, é necessário que sejam considerados

APROVADOS pela Coordenação do PQES, o que dependerá, ainda, do preenchimento e do envio do Cadastro de

Candidato a Avaliador do PQES – Ciclos 2007; do domínio e disponibilidade de equipamento de informática, com

Internet, para o uso do software utilizado no processo, tempo para avaliação, e desempenho em ciclos anteriores,

se for o caso.

Não são Elegíveis

Não são elegíveis as seguintes organizações ou unidades autônomas:

• que se caracterizam como associações religiosas, político-partidárias ou desportivas;

• que não puderem ser avaliadas em todos os oito Critérios de Excelência do PQES;

• que, no ano de participação no PQES, tenham restrições de qualquer natureza junto a órgãos de defesa do consumidor

e/ou instituições públicas federais, estaduais e municipais;

• que não atenderem as demais condições de elegibilidade.


Unidades da Organização

Para efeito de participação no PQES, é considerada elegível uma unidade da organização, interpretada como sendo

uma Subsidiária, Unidade de negócio ou operacional, Divisão ou outras denominações similares. Aplicam-se para as

unidades as seguintes condições:

• Deve existir há pelo menos 1 (um) ano antes da inscrição no ciclo de avaliação;

• Deve ter uma clara definição dentro da organização, refletida na documentação empresarial, como por exemplo:

organogramas, manuais de administração, relatório anual, prestação de contas, procedimentos empresariais etc.;

• Deve ter o funcionamento de “Unidade de Negócio”, com características como: controle de receita e de despesa,

venda ou processamento de produtos e serviços, resultados etc.;

• Deve estar clara a cadeia fornecedor-organização-cliente. Ainda que alguns itens sejam determinados pela

corporação, devem denotar a interpretação de que foram estabelecidos para reforçar o foco da organização voltada

para o cliente.

• Notas

• No caso de um conjunto parcial de Unidades de uma cadeia ou rede (tais como hotéis, lojas de varejo, bancos ou

restaurantes), serão avaliados no todo, ou em parte, somente as unidades presentes no Estado do Espirito Santo;

• Não são elegíveis Unidades que executem, exclusivamente, serviços para a organização nas quais estão inseridas.

Exemplos de serviços incluem: venda, marketing, distribuição, serviços de assistência ao cliente, finanças e contabilidade,

recursos humanos, serviços de segurança e saúde no trabalho, pesquisa e desenvolvimento, compras

e serviços jurídicos.

500 Pontos

Taxas

250 Pontos

As taxas deverão ser realizadas por depósito bancário nominal ao:

MEES: Projeto Premiação – Patrocinadores

Banco Banestes

Agência: 0277

Conta Corrente: 12.235-594


3. CANDIDATURA AO PQES

Generalidades

A candidatura é formalizada pelo envio à Coordenação do PQES do Relatório da Gestão (RG). São necessárias:

1. Para os 250 pts, 4 (quatro) cópias do referido relatório, sendo 3 (três) para a Banca Avaliadora e 1 (uma)

para arquivo do PQES.

2. Para os 500 pts, 6 (seis) cópias do referido relatório, sendo 5 (cinco) para a Banca Avaliadora e 1 (uma)

para arquivo do PQES.

Após 1 (um) ano de encerramento do Ciclo, e não havendo nenhum questionamento oficial sobre o processo, essas

cópias serão destruídas.

A organização será candidata somente após o cumprimento das seguintes fases:

– Envio do Formulário de Elegibilidade, dentro do prazo previsto no cronograma;

– Envio da Declaração de Idoneidade;

– Pagamento da taxa de elegibilidade;

– Cópia do documento que comprove a condição de Unidade, se aplicável;

– Envio ao PQES das 6 (seis) – 500 pts., ou 4 (quatro) – 250 pts., cópias do RG.

Termos e Condições para Candidatura

A candidatura ao PQES implica concordância das Candidatas de que o seu Relatório da Gestão seja analisado criticamente

por membros da Banca Avaliadora (treinados, selecionados e designados pela Coordenação do PQES); de que, no caso da

visita às suas instalações e reuniões de consenso, as despesas ocorram, integralmente, às suas expensas, e de que, no caso

de serem reconhecidas com a distinção do PQES, suas práticas de gestão sejam divulgadas em eventos promovidos pelo

Programa para Incremento da Competitividade Sistêmica do Espírito Santo – COMPETE-ES, e/ou pelo Prêmio Qualidade

Espírito Santo – PQES, ou por publicação própria; ou ainda, pelos próprios Relatórios da Gestão, ressalvados os aspectos de

confidencialidade e a aceitação de todos os termos e condições contidos neste Manual de Instruções para Candidatura.

500 Pontos

Categorias e Prêmios

250 Pontos


4. PROCESSO DE CANDIDATURA

Fase 1

Elegibilidade

• É necessário o preenchimento e o envio para a Coordenação do PQES do Formulário de Elegibilidade, que é parte

integrante deste Manual de Candidatura 2007, ou pode ser obtido no COMPETE-ES ou na Coordenação do PQES;

• E necessário o envio da Declaração de Idoneidade, que é parte integrante deste manual;

• E necessário anexar ao Formulário de Elegibilidade cópia do organograma; (Ver pág. 35)

• A taxa de candidatura é utilizada para cobrir parte dos gastos com a avaliação; (Ver pág. 7)

• A candidatura só é formalizada após a determinação da elegibilidade e do envio à Coordenação do PQES das 6

(seis) cópias, para 500 pts., e 4 (quatro) cópias, para 250 pts., do Relatório da Gestão – RG.

Elaboração do Relatório da Gestão (RG)

Fase 2

• É conduzido pelos colaboradores da organização, sendo observados os critérios e os procedimentos estabelecidos

no instrumento de avaliação;

• As organizações devem utilizar como referência o documento Rumo à Excelência, da Fundação Nacional da Qualidade

– FNQ, no caso de candidatura ao PQES.

Envio e Aprovação do Relatório da Gestão (RG) para a Coordenação do PQES

Fase 3

• O Relatório da Gestão – RG, deve ser elaborado seguindo as orientações contidas neste Manual de Instruções para

Candidatura, principalmente no que diz respeito à sua forma e conteúdo, e enviado para a Coordenação do PQES,

que procederá à avaliação e respectiva aprovação, conforme:

• 500 pts, o original completo e mais 5 (cinco) cópias, e

• 250 pts, o original completo e mais 3 (três) cópias,

• Em caso de não atendimento às diretrizes contidas neste Manual de Instruções para Candidatura, o RG será devolvido

à organização, que deverá proceder ao saneamento das não-conformidades apontadas, e reenviá-lo a coordenação

do PQES, no prazo definido por este manual.

• Notas

• A organização candidata deverá remeter, até as 18h do dia 29 de junho 2007, uma única via do RG, para análise

e aprovação da Coordenação do PQES.

• Em caso de ser diagnosticada alguma incorreção, imediatamente a organização será comunicada, devendo promover as correções

e encaminhar à Coordenação do PQES, até as 18h do dia 7 de julho de 2007, todas as vias (seis ou quatro) do RG.


• Caso o RG da organização seja aprovado, a organização candidata terá o mesmo prazo – até as 18h do dia

7/7/2007, para encaminhar as demais vias do RG, completando as 6 (seis) vias – 500 pts., ou as 4 (quatro)

vias – 250 pts.

• As organizações candidatas que não seguirem as diretrizes para elaboração do Relatório da Gestão poderão ter sua

inscrição cancelada pela Coordenação do PQES.

• Caso ocorra esse cancelamento, serão restituídos 70% do valor da candidatura.

5.PROCESSO DE AVALIAÇÃO

Capacitação/Atualização de Avaliadores

• É conduzida por especialistas, todos com experiência, treinados e designados pela Coordenação do PQES.

Fase 1

• O valor do investimento é aplicado principalmente para pagamento de instrutores, incluindo também os custos com

material didático e emissão de certificado;

• Tem carga horária de 16 (dezesseis) horas, ministradas em dois dias consecutivos;

• É necessária a atualização anual dos Avaliadores num curso específico, com 8 (oito) horas de duração.

Avaliação Externa da Organização

Fase 2

A avaliação externa da Candidata é conduzida por uma Banca com até 5 (cinco) Avaliadores, pertencentes a outras

organizações, sem conflitos de interesse, treinados e designados pela coordenação do PQES, tendo entre eles um

Avaliador Líder, sendo executada em duas etapas:

Etapa I

As principais atividades dessa etapa são:

Análise Crítica Individual

• O Relatório da Gestão é, primeiramente, analisado individualmente pela equipe de Avaliadores, que elabora os comentários

individuais e o quadro-resumo da pontuação individual.

Análise Crítica de Consenso

• É realizada uma reunião de consenso entre a equipe avaliadora, na qual os comentários e as pontuações individuais

agregados são discutidos e reconsiderados, sendo selecionados e aprimorados os melhores comentários e definida

a pontuação de consenso;

10


• Após a reunião de consenso é elaborado o Relatório de Avaliação – RA, da Etapa I, composto pelos comentários de

Pontos Fortes e Oportunidades para Melhoria, e definida a Pontuação, os quais permitirão o planejamento da visita

às instalações da Candidata.

Etapa II

O objetivo dessa última etapa é definir as candidatas que serão reconhecidas pelo PQES e elaborar um RA final de

cada candidata que permaneceu no processo de avaliação até aqui.

As principais atividades dessa etapa são:

Preparo do plano e execução da visita

• O Avaliador Líder, em conjunto com a sua equipe e levando em consideração o RA elaborado na Etapa I, prepara o

planejamento da visita às instalações da Candidata, disponibilizando a agenda das atividades à Coordenação do PQES,

que a encaminhará e promoverá os entendimentos necessários entre a Candidata e a equipe de Avaliadores;

• Considerando a necessidade de confirmar as informações incluídas no Relatório da Gestão, esclarecer dúvidas

surgidas durante a sua análise, e possibilitar uma visão global, in loco, a Candidata é visitada, devendo estar preparada

para esta visita, que é realizada pela equipe de Avaliadores em um período mínimo de 4h e máximo de 32h,

ocorrendo em seu horário comercial, mediante prévio entendimento e aceitação da agenda proposta pela equipe,

sendo de fundamental importância a participação da alta direção da organização candidata;

Revisão e elaboração do Relatório de Avaliação – RA

• Após a visita, o Relatório de Avaliação – RA, é emitido pela equipe de Avaliadores, contendo os comentários, as

conclusões e as pontuações finais, e é apresentado à Coordenação do PQES;

• O Relatório de Avaliação (RA) é elaborado exclusivamente pela Banca de Avaliadores do PQES, sendo observados os

Critérios Rumo à Excelência – 250 e 500 pontos, e as instruções contidas no Manual da Banca Avaliadora do PQES;

• A reunião para a elaboração desse relatório ocorre nas instalações da organização avaliada ou em local determinado

pelo Avaliador Líder;

• Após o recebimento do RA, a Coordenação do PQES procederá à sua análise, revisão/formatação, para posterior

envio às organizações;

• Todas as Candidatas receberão um RA, sendo este o principal produto do PQES.

Homologação

• As Candidatas que tiverem alcançado a pontuação necessária ao Reconhecimento são submetidas a uma banca

de juízes, e a Coordenação do PQES procede à sua avaliação quanto à regularidade fiscal. É prevista, entre outros

mecanismos, a consulta aos diferentes órgãos representantes dos consumidores.

Ou seja, a decisão sobre as premiadas não levará em conta somente a avaliação do seu sistema de gestão, mas também

uma avaliação sobre a sua reputação.

O propósito dessa apreciação é ter informações adicionais para assegurar que a integridade da premiação seja preservada,

auxiliando os juízes na seleção de organizações que sejam consideradas exemplares.

11


Para a decisão sobre as premiadas, a Coordenação de Premiação do Prêmio Qualidade Espírito Santo realizará consultas

sobre as candidatas nos registros de órgãos oficiais. As verificações podem incluir o Ministério da Fazenda e a

Secretaria de Receita Federal, Ministério da Justiça e órgãos do Poder Judiciário no Estado do Espírito Santo (inclusive

atendimento aos regulamentos referentes à proteção ambiental, saúde ocupacional e segurança pública), Polícia

Federal, Ministério do Trabalho e suas Delegacias Regionais e Órgãos de Defesa do Consumidor.

O Ministério Público Estadual e o Tribunal de Contas do Estado poderão ser consultados quanto a questionamentos

em relação aos órgãos da administração pública.

• Os juízes, com base na pontuação de consenso obtida após a visita, e observando a forma de reconhecimento

estabelecida pelo PQES e a verificação da regularidade fiscal realizada, validam, ou não, os resultados do Ciclo.

• As decisões dos juízes, da Coordenação do PQES e da Banca de Avaliadores são soberanas e a elas não caberão

recursos de qualquer natureza.

• Notas

• Em casos excepcionais, após o processo de avaliação e homologação da banca de juízes, estes poderão sugerir

uma nova visita à organização candidata, com vistas a complementar qualquer informação que aqueles entendam

necessária à sua decisão;

• As despesas decorrentes de transporte e estada dos Avaliadores externos para a realização da reunião de

consenso e da visita, aprovadas pela Coordenação do PQES, serão cobertas pela organização a ser avaliada,

não sendo previsto nenhum tipo de remuneração para os Avaliadores (o trabalho é voluntário);

• A Coordenação do PQES deverá informar à organização a ser avaliada, com antecedência de pelo menos 10 (dez)

dias, a data prevista para a visita e os nomes dos Avaliadores designados para sua execução;

• A Organização deverá manifestar-se, por escrito, concordando ou não, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas

após o recebimento da programação, quanto aos nomes dos Avaliadores e quanto à data prevista para a

avaliação.

6. PROCESSO DE RECONHECIMENTO

O reconhecimento das organizações tem os seguintes objetivos:

• Reconhecer as organizações que demonstrem possuir um modelo de gestão sintonizado com os Critérios estabelecidos

pelo Prêmio Qualidade Espírito Santo – PQES;

• Servir como instrumento adicional de estímulo à adesão de outras organizações;

• Notas

• Os diplomas, placas, selos e os troféus devem incluir o ciclo/ano a que se refere à premiação;

• Caso as organizações desejem realizar qualquer tipo de utilização em qualquer mídia ou outro meio quanto à

premiação obtida, deverão citar obrigatoriamente a Organização ou Unidade reconhecida, a Forma de Premiação

conquistada e o ano ao qual a mesma se refere.

12


Fase 1

Divulgação das Organizações Reconhecidas

• Após a validação pelos juízes, os resultados homologados serão comunicados às Candidatas, que terão os seus

nomes divulgados para serem agraciadas.

Solenidade de Reconhecimento

• Os diplomas, placas, selos e os troféus serão entregues por autoridades do Estado.

Divulgação das Práticas de Gestão Reconhecidas

Fase 2

Fase 3

• Tem como principal objetivo apresentar o depoimento das organizações reconhecidas, estimulando a participação

de outras empresas/entidades;

• É aberta a toda a sociedade, podendo ser realizada através de patrocínios, parcerias, apoios institucionais etc.

7. CÓDIGO DE ÉTICA

Declaração de Princípios

Os membros da Banca Avaliadora se comprometem a manter os princípios éticos no cumprimento de suas atribuições;

a prestar serviços de elevado padrão profissional, levando em consideração a honestidade, a dignidade, a veracidade,

a exatidão, a imparcialidade e a responsabilidade perante a sociedade; e a empenhar-se no aperfeiçoamento

de suas habilidades e competências, colaborando para o aumento do prestígio e da credibilidade do Prêmio Qualidade

Espírito Santo – PQES.

Regras de Conduta

É rigorosamente vedado aos membros da Banca Avaliadora:

• aceitar honorários, comissão ou atenções pessoais que representem valor, de candidatas atuais ou de

anos anteriores, que possam, de alguma maneira, gerar suspeitas quanto à integridade do processo de

premiação;

• oferecer serviços de consultoria, ou qualquer tipo de assessoramento, para Organizações em que tenha sido Avaliador,

por pelo menos dois anos após o ciclo de premiação;

• usar informações privilegiadas decorrentes do processo de avaliação ou de julgamento como forma de obter vantagens

pessoais ou de oferecer serviços profissionais;

13


• utilizar ou reproduzir, em benefício próprio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas,

sem prévia autorização, quaisquer materiais ou publicações de propriedade da Fundação Nacional da Qualidade

– FNQ, do Programa para Incremento da Competitividade Sistêmica do Espírito Santo – COMPETE-ES, e do Prêmio

Qualidade Espírito Santo – PQES.

• falar, apresentar-se ou executar qualquer atividade em nome da FNQ, do COMPETE-ES e do PQES, sem estar devidamente

autorizado para tal;

• comunicar-se com as Candidatas solicitando documentação, informações ou esclarecimentos sobre o Relatório da

Gestão, o planejamento da visita ou quaisquer outros assuntos relativos ao processo de premiação;

• usar a logomarca do PNQ, da FNQ, do COMPETE-ES ou do PQES como identificação de sua condição de Avaliador,

assim como a colocação em seu cartão de visita; e

• identificar-se como Avaliador do PQES sem que tenha participado efetivamente da análise de Candidata daquele

ciclo ou sem informar o ano em que isso ocorreu. A condição de membro da Banca Avaliadora deve ser informada

da seguinte forma: “Avaliador ou Avaliador Líder do PQES –” e respectivo ciclo.

Regras de Confidencialidade

• Os membros da Banca Avaliadora se obrigam a tomar as seguintes precauções, com o objetivo de manter a confidencialidade

de todas as informações obtidas durante o processo de avaliação:

• salvar, guardar as informações recebidas durante o processo de avaliação e julgamento, relativas às Candidatas atuais

ou de ciclos anteriores, evitando discuti-las até mesmo com familiares, pessoas de seu relacionamento, outros

Avaliadores e colegas de profissão, exceto quando essa troca de informações fizer parte do processo de avaliação;

• nunca revelar o nome das Candidatas atuais ou de ciclos anteriores, nem mesmo revelar sua identidade de alguma

outra forma indireta;

• não reproduzir ou divulgar as informações do Relatório da Gestão ou de qualquer outro documento utilizado no

processo de avaliação das Candidatas; e

• não revelar a outros membros da Banca Avaliadora e às Candidatas, seja durante as atividades de treinamento ou de

avaliação, sua condição de consultor ou sua participação na preparação de uma Candidata ao PQES.

Regras sobre Conflito de Interesses

Os membros da Banca Avaliadora se obrigam a manifestar a condição de conflito de interesses sempre que fatores

objetivos ou subjetivos (estreito relacionamento, experiências passadas ou preconceitos em relação à candidata) os

impedirem de avaliar ou julgar de maneira independente e imparcial ou puderem prejudicar a imagem do PQES ou

do processo de premiação. Dentre os fatores objetivos são claramente definidos três níveis de conflito de interesses

no processo de avaliação:

• Relacionamento direto: quando o Avaliador possui um vínculo empregatício ou profissional com a Candidata, ou

com um fornecedor ou cliente importante para a candidata. Inclui-se neste nível a existência de relacionamento

familiar (parentes de primeiro grau), pessoal e social com funcionários da Candidata;

• Propriedade Significativa: quando uma parte importante dos bens pessoais do Avaliador é, ou possa vir a ser, influenciada

pela candidata. Inclui-se neste nível a participação acionária;

14


• Concorrência: quando o Avaliador está diretamente envolvido com concorrentes da Candidata, através de relações

de trabalho, de posse de ações etc.

A desobediência das regras e dos princípios aqui estabelecidos implicará na desqualificação dos avaliadores como

membros da Banca Avaliadora.

8. FORMATO DO RELATÓRIO DA GESTÃO – RG

Objetivo

O Relatório da Gestão – RG, é o documento que contém a descrição das práticas de gestão e dos resultados da Candidata

de forma a permitir sua análise pela Banca Avaliadora.

O propósito desta seção é fornecer às Candidatas instruções detalhadas para a preparação do Relatório da Gestão.

Estão incluídas informações sobre:

• Composição;

• Formato e edição

Composição do Relatório da Gestão – RG

O Relatório da Gestão – RG, completo, deve ser composto pelos seguintes tópicos, nesta ordem:

– Primeira capa em branco;

– Sumário (índice);

– Perfil da Organização;

– Organogramas das áreas, incluindo nome dos ocupantes dos cargos e local de lotação;

– Respostas aos Marcadores dos Itens de cada Critério;

– Glossário de expressões especiais e de siglas utilizadas no texto do Relatório;

– Formulário de Elegibilidade;

– Declaração de Idoneidade; e

– Quarta capa em branco.

O Relatório deve ser encadernado em um só volume, para facilitar o manuseio e prevenir para que os documentos e

formulários não extraviem.

Formatação do Relatório da Gestão – RG

• Todas as cópias do Relatório da Gestão – RG, devem ser escritas em língua portuguesa, bem como formulários e/ou

anexos constantes do mesmo, e toda e qualquer palavra de idioma estrangeiro utilizada deverá constar no glossário

com sua respectiva tradução e significado;

• As respostas aos Aspectos dos Itens dos Critérios devem manter a mesma identificação, bem como a mesma seqüência

utilizada no instrumento “Rumo à Excelência”. Por exemplo: 1.1.1 para indicar a resposta ao Critério 1, Item

1 e Marcador 1;

• Deve ser organizado em forma de relatório, descrevendo as práticas por Item de avaliação;

15


• O Relatório da Gestão deve ser datilografado/digitado/impresso em fonte 10 (ou maior), letra tipo Arial, no máximo

em 2 colunas e em papel branco de formato A4 (ABNT). Devem ser usados a frente e o verso das folhas. Para desenhos

e gráficos, desde que legíveis, pode ser usado tamanho de fonte igual ou maior que 6;

• As tabelas, apresentadas sob a forma de figura, devem ser elaboradas em fonte de tamanho igual ou maior que 10,

sendo que figuras que possuem legenda referenciada em cores devem ser apresentadas em original;

• Os desenhos, gráficos, tabelas e fluxogramas deverão ser identificados mediante seu propósito, referenciando-se

ao Marcador, Item e Critério a que dizem respeito;

• As informações fornecidas pela Candidata em relação aos marcadores dos Critérios deverão ser organizadas da

seguinte forma: responder a cada Item como um todo; descrever o conjunto de atividades e processos numa ordem,

com uma ênfase que reflita o negócio e o sistema de gestão da Candidata. Contudo, para facilitar a análise

pela Banca Avaliadora, as Candidatas devem responder aos Marcadores na ordem em que aparecem nos Itens.

Se um marcador em particular não se aplica à Candidata ou ao seu sistema de gestão, isso deverá ser claramente

explicado, indicando o porquê de não ser aplicável, na mesma seqüência em que aparece no texto do instrumento

“Rumo à Excelência”;

• Não deverá ser utilizada a logomarca nos cabeçalhos, rodapés e como marca d’água nas páginas internas do Relatório

da Gestão.

• As organizações candidatas que não seguirem as diretrizes para elaboração do Relatório da Gestão poderão ter sua

inscrição cancelada pelo PQES.

Limite de Páginas do Relatório da Gestão – RG

A quantidade de páginas para as respostas aos Itens dos Critérios deve ser de, no máximo, 65 (sessenta e cinco),

incluindo figuras, gráficos e tabelas. As páginas com as respostas aos Marcadores dos Critérios devem ter numeração

seqüencial e contínua. Embora não obrigatório, é recomendável a utilização de separadores entre as respostas dos

oito Critérios, para facilitar a consulta. Esses separadores, desde que não contenham informações sobre os Critérios,

não serão considerados na contagem de páginas.

O Perfil da Organização é limitado a 5 (cinco) páginas. As páginas do Perfil, os Organogramas e as páginas do Glossário,

sendo este último limitado a 3 (três), não estão incluídas no limite de 65 (sessenta e cinco) páginas do Relatório

da Gestão.

• Notas Importantes

• Não poderão ser usadas pastas volumosas ou de capas duras, pois dificultam o manuseio do Relatório da Gestão

pelos Avaliadores nas diversas etapas do processo de avaliação;

• Não deverão ser enviadas cópias de fitas de áudio ou vídeo, catálogos, folhetos ou outras formas de informação

diferentes das especificadas nestas instruções;

• Qualquer anexo acrescentado ao Relatório da Gestão será considerado como parte do mesmo e, portanto, dentro do

limite de 65 (sessenta e cinco) páginas.

• Não copiar textos dos Critérios de Excelência, de Estudos de Caso ou de Relatórios de Organizações premiadas em

anos anteriores, sob pena de serem desconsiderados pelos Avaliadores.

16


9. CONTEÚDO DO RELATÓRIO DA GESTÃO – RG

Introdução

Esta seção apresenta o roteiro e as recomendações para a redação do Perfil da Organização, bem como para a elaboração

das respostas aos Critérios e aos seus Itens. Consiste das seguintes partes:

• Diretrizes para elaborar o Perfil da Candidata;

• Diretrizes para atender aos Critérios e aos seus marcadores;

• Análise crítica do conjunto de respostas;

• Aperfeiçoamento do Relatório.

Obs.: esta seção é de suma importância, não só para a candidatura ao Prêmio, como também para a implementação

de um processo de auto-avaliação pelos próprios membros da organização.

Perfil da Candidata

O Perfil é um resumo das atividades da Candidata, abordando o que é mais importante para a mesma, as principais

estratégias e planos de ação e sua visão de futuro. Em termos mais simples, o Perfil tem a intenção de ajudar a compreender

o que é pertinente e importante para a organização candidata, pois:

• É o ponto de partida mais adequado para a elaboração do relatório, ajudando a manter o foco nas principais questões

que afetam a Candidata, e a obter consistência nas respostas aos Critérios e aos seus Itens, especialmente ao

relatar os resultados da organização;

• É utilizado pelos Avaliadores em todas as etapas de análise crítica, inclusive na etapa de visita às instalações da

organização.

O Perfil está subdividido em 5 (cinco) partes:

DESCRIÇÃO BÀSICA DA CANDIDATA

• Natureza das atividades da Candidata (ramo em que atua);

• Produtos e serviços resultantes dos principais processos;

• Porte e instalações, localização(ões) e forma de atuação no mercado competitivo (capital aberto, limitado etc.);

• Principais mercados (local, regional, nacional ou internacional) e principais tipos de clientes (consumidores, organizações,

governo etc.). Incluir formas especiais de relacionamento, tais como: alianças com clientes ou grupos de

clientes;

• Perfil da força de trabalho, incluindo quantidade, formação, especialização e escolaridade das pessoas (funcionários,

terceiros, sócios, temporários, estagiários, autônomos e outros). Mencionar a sindicalização e requisitos

especiais de segurança;

• Principais equipamentos, instalações e tecnologias utilizados;

17


• Principais processos.

• Histórico da Qualidade

Se a Candidata é uma Unidade Operacional da organização, deve ser descrito o relacionamento comercial que possui

e informada a porcentagem da sua força de trabalho em relação à mesma. Descrever também, brevemente, a relação

entre os produtos da unidade e os da organização, ou de suas outras unidades. Se a organização ou outra unidade for

responsável pela prestação de serviços de apoio importantes, eles devem ser resumidamente descritos.

NECESSIDADES DOS CLIENTES

• Principais necessidades dos clientes para seus produtos (por exemplo, entrega no prazo pactuado, baixos níveis de

defeito e serviços pós-venda).

Descrever brevemente as necessidades mais importantes, indicando as diferenças significativas, se houver, para

determinados grupos de clientes. Idem para as principais alianças com os clientes.

RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

• Tipos e quantidade de fornecedores;

• Tipos mais importantes de fornecedores, incluindo distribuidores, revendedores e outros ramos de atividades;

• Qualquer limitação ou forma especial de relacionamento (parceria) que possa existir ao tratar com alguns ou com

todos os fornecedores.

ASPECTOS RELEVANTES

Aspectos competitivos:

• Situação no ramo perante a concorrência (porte relativo, ritmo de crescimento);

• Quantidade e tipos de concorrentes;

• Principais estratégias e planos de ação perante a concorrência, tais como aumento de produtividade, redução de

custos e inovação quanto ao produto;

• Mudanças que estão ocorrendo no ramo e que afetam o mercado.

OUTROS ASPECTOS IMPORTANTES PARA A CANDIDATA

• Principais desafios, tais como entrada em novos mercados ou segmentos;

• Novas alianças empresariais;

• Introdução de novas tecnologias, requisitos legais e regulamentares (no ambiente operacional da Candidata) quanto

à: saúde ocupacional, segurança e proteção ambiental;

• Assuntos financeiros e produtos;

• Mudanças na estratégia; e

• Aspectos peculiares da Candidata.

Organogramas

A Candidata deve anexar um organograma. Se for uma Unidade da Organização, o organograma deve conter os principais

vínculos com as demais Unidades. Deve ser incluída, também, a porcentagem da força de trabalho em relação

à Organização Principal.

18


Respostas aos Itens dos Critérios

Diretrizes Gerais

• Ler e estudar o instrumento de avaliação, qual seja: “Rumo à Excelência – Critérios para avaliação do desempenho

organizacional – 250 e 500 pontos”.

• Notar que os Critérios não preconizam, intencionalmente, formas de implementação.

• Se um Marcador, ou parte dele, parecer inaplicável tendo em vista o Perfil da Organização, indicar sucintamente

as razões. Isso proporcionará ao avaliador um melhor entendimento. As práticas da organização não deverão ser

redefinidas à luz do requerido nos Aspectos.

• Entender o significado da qualidade.

O conceito da qualidade se refere a todas as características de produtos e/ou serviços que oferecem valor aos

clientes e que influenciam sua satisfação e preferência. Os Critérios enfatizam o desenvolvimento de um conjunto

completo e confiável de necessidades do cliente, desdobrados por toda a organização e traduzidos em requisitos

operacionais para as áreas de trabalho. Esse enfoque pressupõe que os requisitos operacionais possuam indicadores

associados, que formem uma base interna para avaliação do desempenho em relação às necessidades do

cliente e aos referenciais de excelência.

• Significado de indicadores

Itens de resultados estão baseados nas informações referentes a indicadores. Os indicadores envolvem medições

relacionadas ao desempenho. Alguns tipos de desempenho são medidos diretamente, como tempo de ciclo, prazo

de entrega, índice de satisfação etc. Outros parâmetros de desempenho exigem a composição de várias medições,

de forma mais ou menos complexa, a fim de indicar o desempenho como, por exemplo, o indicador “sucesso em

inovação”, que pode ter a seguinte composição: patentes requeridas, patentes concedidas, tempo de ciclo para

introdução no mercado e conquistas de participação no mercado, proporcionadas pela inovação. No texto foi usado

o termo “indicadores” para ambos os significados.

• Distinção entre informações e resultados

Há uma distinção básica entre informações e resultados, freqüentemente esquecida. Informações podem ser valores

numéricos; resultados são conseqüências de atividades. Essas atividades têm valores numéricos de entrada e

de saída. As saídas são as conseqüências ou resultados. Itens de resultados requerem informações numéricas para

demonstrar tendências e o nível de desempenho alcançado. Itens de enfoque e aplicação estão mais focalizados

na descrição de processos e práticas de gestão, mas pode ser conveniente incluir informações numéricas para

demonstrar, de forma mais clara e completa, os Aspectos do enfoque e, principalmente, de aplicação.

• Entender as exigências específicas do item

Fazer uma análise crítica em relação aos requisitos específicos dos Marcadores;

Usar como apoio importante as notas, o glossário, a seção de esclarecimentos e o adendo interpretativo;

O Perfil de uma Organização pode afetar seu nível de atividade numa área específica. Por exemplo, os recursos

de uma pequena empresa podem limitar sua participação na comunidade, como indicador de boa cidadania, no

19


treinamento de fornecedores importantes e na obtenção de alguns tipos de comparações com a concorrência e com

referenciais de excelência ou, no caso de Órgãos da Administração Pública, os recursos orçamentários disponíveis

podem limitar a sua atuação, afetando o seu desempenho e conseqüentemente os seus resultados institucionais; ou

ainda, a natureza jurídica de um órgão ou unidade pode determinar a maior ou menor autonomia legal da atuação

refletindo-se sobre a sua política de gestão de pessoas ou de relacionamento com fornecedores. Convém descrever

sucintamente essas limitações nas respostas aos respectivos Itens;

• Coletar e organizar informações pertinentes e importantes

A maior parte dos Itens requer resumos sobre as informações colhidas em diferentes setores da organização.

• Selecionar as informações pertinentes e importantes

Ao preparar a resposta a um Item, focalizar as informações que sejam simultaneamente respostas diretas às exigências

do Item e coerentes com o Perfil da Organização. As informações incluídas devem ser pertinentes e importantes,

tanto em relação ao solicitado como em relação às atividades da organização.

• Elaborar respostas concisas

A limitação do número de páginas do Relatório não permite narrativas extensas ou a inclusão de informações que

não sejam respostas diretas às exigências do Item. Por esse motivo, as Candidatas são estimuladas a elaborar todas

as respostas de forma concisa, baseando-se em fatos documentados. Sempre que possível, fornecer informações

quantitativas para ilustrar o texto, procurando não repetir simplesmente as palavras e frases utilizadas nas descrições

dos Marcadores dos Itens.

• Utilizar referências cruzadas quando for apropriado

As Candidatas devem procurar responder a cada Item de forma completa, independentemente do conteúdo de

outros Itens. Contudo, em algumas circunstâncias, quando as respostas a diferentes Itens se reforçam mutuamente,

é apropriada a utilização de referências cruzadas, em vez de repetir o que já foi extensamente apresentado. Ao fazer

isso, deve-se utilizar a numeração dos Itens e dos Aspectos de referência.

• Procurar inter-relacionar os componentes do sistema de gestão

Um sistema de gestão requer coerência e interligação entre seus componentes (uso adequado de pessoas, informática

e dados operacionais). A descrição desse sistema requer consistência e interligação entre os Itens.

• Fazer uma análise crítica de cada resposta

Cada resposta deve ser analisada criticamente para se ter certeza de que cobre todas as exigências do Item e para

verificar sua consistência com os detalhes apresentados no Perfil da Organização. É também importante garantir

que a resposta seja consistente com as informações contidas em Itens fortemente correlacionados.

Diretrizes para redação dos Itens de enfoque e aplicação

• Entender o significado da palavra “como”

Todos os marcadores que requerem informações sobre enfoque, solicitam explicações sobre o “como”. As respostas

devem fornecer a mais completa descrição possível, para permitir que a avaliação e o respectivo relatório elaborado

pelos Avaliadores tenham um valor significativo para a Candidata. As respostas devem descrever os detalhes

20


mais importantes dos processos como métodos, indicadores de desempenho, grau de aplicação e aprendizado. As

respostas com informações insuficientes, impedindo que o Avaliador faça uma avaliação com comentários úteis,

serão consideradas, para efeito de pontuação, como enfoque não-sistemático, isto é, sua pontuação será zero.

• Mostrar “o quê” e “como”

É importante fornecer informações básicas sobre quais são os principais processos e como eles funcionam. Embora

seja útil incluir quem desempenha o trabalho, somente estabelecer “quem” não permite a realimentação. Por

exemplo, informar que “a satisfação do cliente é analisada pelo Departamento de Serviços a Clientes” não permite

uma realimentação adequada pois, através dela, não é possível estabelecer pontos fortes ou oportunidades para

melhoria.

• Antecipar-se à avaliação e ao Relatório de Avaliação

Uma resposta bem redigida é aquela que, por si mesma, conduz aos comentários do Avaliador e ao Relatório

de Avaliação. Para isso, deve fornecer informações claras sobre “como” (enfoque) e sobre a aplicação desse

enfoque, quando pertinente. Informações descrevendo um mero exemplo (enfoque não-sistemático), ou fora

do contexto, não devem ser incluídas, por não ser possível redigir um comentário de realimentação que tenha

valor para a Candidata. Não há dúvida de que exemplos ajudam, mas a sua mera inclusão impede a visualização

global do enfoque e da aplicação. Se forem incluídos exemplos, certifique-se de que ilustram e complementam

o conteúdo da resposta.

• Mostrar desdobramento

O desdobramento pode ser demonstrado utilizando-se tabelas que resumem o que é feito em diferentes áreas da

organização.

• Mostrar foco e consistência

Há 3 (três) importantes fatores a serem considerados em relação ao foco e à consistência: (1) O Perfil da organização

deve deixar claro o que é importante; (2) O planejamento estratégico, incluindo a estratégia e os planos

de ação, deve ressaltar os principais focos e como o desdobramento é realizado; e (3) As descrições da análise

crítica devem mostrar como a organização analisa criticamente as informações de desempenho para estabelecer

prioridades. O foco e a consistência nos Itens de enfoque e aplicação devem ter apoio de informações quantitativas

correspondentes ao que for relatado nos Itens de resultados.

Diretrizes para redação dos Itens de resultados

• Os Itens de resultados exigem valores numéricos para demonstrar o progresso (tendência), o sucesso alcançado

(níveis de desempenho) e a amplitude da aplicação. A avaliação do sucesso alcançado baseia-se usualmente em 2

(dois) fatores: (1) se o nível de desempenho tem sido sustentado ou se é apenas o resultado de momento de uma

tendência favorável; (2) se o nível de desempenho pode ser comparado com o de outras organizações;

• É exigido das Candidatas o relato dos dados de tendência para evidenciar o progresso e o desempenho sustentado,

isto é, para mostrar que as melhorias ou os níveis de desempenho classe mundial estão se mantendo ao longo do

tempo. Não se especifica nenhum prazo mínimo para os dados de tendências, que podem chegar a 5 (cinco) anos

ou mais para alguns resultados, mas é importante considerar que não é possível estabelecer uma tendência com

menos que 3 resultados consecutivos. As tendências podem abranger períodos mais curtos, onde os esforços para

melhoria são mais recentes. Nos casos em que a linha de tendência for de curto prazo, a avaliação dos Avaliadores

deve levar em conta os níveis de desempenho demonstrados;

21


• Intervalo de tempo entre os pontos de uma linha de tendência (anual, mensal etc.) deve refletir um esquema natural

de medição ou utilização desses resultados. Assim sendo, o modo como as informações são utilizadas na gestão do

processo determina o intervalo de tempo entre os pontos. A freqüência de medição deve ser adequada para apoiar

as ações de melhoria e de correção em tempo hábil;

• Ao informar tendências, as Candidatas devem tomar cuidado com o fator “amplitude dos resultados de melhoria

de desempenho”, que é de máxima importância na avaliação dos Avaliadores. Por essa razão, é importante dar

informações que reflitam um amplo grau de melhoria. A utilização de gráficos e tabelas permite a apresentação, de

forma compacta, de uma grande quantidade de resultados;

• Sempre que possível, integrar gráficos e tabelas no corpo do texto.

Análise crítica do conjunto de respostas

Uma análise crítica do conjunto de respostas aos Itens é de grande ajuda. Existem várias considerações importantes

para essa análise crítica:

• Ênfase nas principais estratégias e planos de ação da Candidata

A ênfase deve ficar bem clara pelo conjunto de respostas consistentes com o Perfil da Organização. É particularmente

importante relatar resultados diretamente relacionados com os principais requisitos dos clientes e indicadores

de desempenho da organização.

• Equilíbrio na distribuição do número de páginas dentro do limite permitido

Em proporção, a maior quantidade de páginas deve ser reservada para os Itens de resultados, pois têm maior peso

na avaliação. Os Itens que descrevem os fatores particularmente importantes para a Candidata devem receber,

proporcionalmente, maior ênfase.

• Consistência geral do conjunto de respostas

As respostas devem ser verificadas para garantir que os Itens inter-relacionados não apresentam conflito de informações.

Além disso, é necessário que haja referência cruzada para evitar a duplicação de informações.

• Verificação final das informações referentes à aplicação do enfoque

Globalmente, o Relatório deve demonstrar ampla e consistente implementação dos enfoques e não uma simples

descrição dos mesmos. A análise crítica final visa uma avaliação quantitativa do grau de abrangência do relatório

em relação aos principais aspectos, responsabilidades e processos da organização.

• Coerência com o porte da Candidata

Uma Unidade da Organização deve abordar todos os Aspectos dos Itens, mesmo que alguns desses aspectos sejam

atendidos por atividades desempenhadas pela organização a qual a unidade pertence ou está vinculada ou por outras

unidades. Tais atividades estão sujeitas à avaliação, inclusive análise crítica, por ocasião da visita às instalações.

• Glossário

Deverá ser elaborado um glossário contendo as siglas, termos específicos e expressões em idioma estrangeiro,

usados no texto.

22


Aperfeiçoamento do relatório

• Em função da experiência adquirida, recomenda-se:

• Incluir o maior número de figuras possíveis (fluxogramas, gráficos, tabelas, quadros etc.), com legibilidade apropriada;

• Demonstrar, da melhor maneira possível, que a aplicação dos Critérios abrange todas as áreas da Candidata;

• Verificar a coerência global do Relatório, principalmente com o Perfil da Organização;

• Identificar e intitular os Critérios e Marcadores;

• Fornecer todas as informações solicitadas no Perfil da Organização;

• Efetuar revisão gramatical e de edição (diagramação e impressão);

• Verificar a qualidade das cópias e se todos os exemplares estão completos;

• Cobrir totalmente os processos de apoio; e

• Dedicar, proporcionalmente, maior espaço aos Itens voltados para os resultados, e que sejam mais relevantes para

a Candidata.

23


24

FORMULÁRIOS

e

INSTRUÇÕES DE PRENCHIMENTO


Formulário de Elegibilidade – Instruções

Generalidades

A Candidata deverá submeter o Formulário de Elegibilidade somente se pretender concorrer ao Prêmio do Ciclo em curso.

Toda informação solicitada e pertinente à Candidata deve ser digitada, datilografada ou manuscrita (em letra de forma

bem legível). Enviar o formulário preenchido, Declaração de Idoneidade, cópia(s) do(s) organograma(s) da Candidata,

cópia do documento que comprova a condição de Unidade (se aplicável) e a data da criação, para a Coordenação

do PQES – Rua José Alexandre Buaiz, 190 – sala 701 – Ed. Master Tower – Enseada do Suá – Vitória-ES –

Cep: 29050-918 – Tels.: 2122 7790 / 2122 7791.

Preservação de Sigilo

As informações relativas às Candidatas são consideradas sigilosas e, portanto, tratadas confidencialmente, segundo

o Código de Ética.

As informações estarão disponíveis somente para os diretamente envolvidos nos processos de avaliação das Candidatas.

Os membros da Banca Avaliadora são designados seguindo procedimentos rigorosos, principalmente no que

se refere a conflitos de interesses.

Os Avaliadores somente recebem informações relativas às Candidatas para as quais foram designados. As informações

sobre estratégias bem sucedidas das premiadas e de outras Candidatas somente são divulgadas com autorização,

por escrito, das mesmas.

Os contatos e informações entre a Coordenação do PQES e a Candidata são realizados através do Executivo ou do

Representante para Contato, conforme informado pela Candidata no Formulário de Elegibilidade.

Itens do Formulário

1. Candidata

Fornecer a razão social ou denominação oficial da Candidata (Organização ou Unidade), CNPJ/CGC, Inscrição Estadual

ou municipal e endereço completo.

2. Data da constituição/criação da Candidata

Fornecer dia, mês e ano da constituição ou criação da candidata (organização ou unidade) e nº do documento legal

de criação.

3. Executivo ou dirigente responsável pela Candidata

Fornecer o nome, cargo ou endereço para correspondência, e-mail, telefone e fax do executivo ou dirigente responsável

pela Candidata.

4. Caracterização da Candidata

Assinalar os campos apropriados para resposta às questões deste item.

5. Porte da Candidata

Informar o número de colaboradores, outros (terceiros, sócios, temporários, estagiários, autônomos etc.)

e o total de pessoas da força de trabalho da Candidata. Fornecer a quantidade das diferentes instalações

de todas as Unidades envolvidas com os produtos e serviços comercializados (ou disponibilizados) pela

Candidata.

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Escritórios ou outras áreas de trabalho localizados próximo às instalações não precisam ser considerados separadamente,

ficando a critério da Candidata.

Indicar o montante da receita bruta operacional global (ou orçamento) do ano precedente. Assinalar uma das seguintes

faixas: inferior a 10, de 10 a 50 ou superior a 50, valores estes expressos em milhões de Reais.

6. Ramos de atividade da Candidata

Indicar até 4 (quatro) ramos que melhor descrevam as atividades da Candidata, conforme os códigos constantes na Codificação

do Ramo de Atividades, levando-se em consideração se a organização é Industrial ou Prestadora de Serviços.

7. Identificação de Unidade da Organização

a) Assinalar a alternativa apropriada. A interpretação do termo “Unidade” da Organização está apresentada em CON-

DIÇÕES PARA ELEGIBILIDADE. Se a Candidata não for uma Unidade, continue o preenchimento a partir do item 8;

b) Se a Candidata é uma Unidade da Organização, deverá ser fornecido o nome e o endereço da organização à qual a

unidade pertence. Informar também o nome e o cargo do executivo ou dirigente responsável, bem como a quantidade

total de pessoas da sua força de trabalho;

c) Assinalar a alternativa apropriada. Este item refere-se à cadeia ou rede de hotéis, lojas, agências, restaurantes,

subsidiárias, franquias etc.

d) Explicar o que foi solicitado em “c” e, se aplicável, descrever brevemente as funções relevantes de apoio executadas por

outras Unidades da mesma Organização (exemplo: gestão de pessoas, serviços jurídicos, vendas, suprimentos e outros);

e) Assinalar a alternativa apropriada. Se duas ou mais Unidades estão planejando concorrer ao Prêmio Qualidade

Espírito Santo – PQES, fornecer uma breve explicação; e

f) Fornecer o título do documento e anexar cópia, como por exemplo, de um relatório anual ou da(s) página(s) de

uma publicação da organização, mostrando sua relação com a Unidade (Candidata), ou o próprio organograma da

Organização, onde apareça a vinculação da unidade.

8. Fornecedores e parceiros da Organização

Indicar a quantidade de fornecedores de bens e serviços, incluindo outras unidades da organização, se houver.

9. Base percentual da receita bruta operacional global

Assinalar a alternativa apropriada. Se o valor da receita bruta operacional da Candidata, proveniente de vendas para

fora da organização a qual pertence, for igual ou inferior a 50% da sua receita bruta operacional global, descrever

brevemente os clientes e sua relação com a Candidata.

10. Informações sobre a atuação da Candidata

Resumir:

a) os principais produtos oferecidos pela Candidata aos clientes e aos mercados;

b) a natureza dos principais mercados e/ou locais de atuação da Candidata (regional, nacional e internacional) e/ou

áreas de competência;

c) a importância dos fornecedores e dos parceiros da Candidata.

• Notas

1) incluir em “a” uma lista dos principais concorrentes;

2) incluir em “b” o nº estimado e uma lista dos principais clientes;

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3) incluir em “c” uma lista dos principais fornecedores e parceiros;

4) nas respostas aos tópicos anteriores, incluir os ramos de atividades das organizações citadas (concorrentes, clientes,

fornecedores e parceiros), utilizando os códigos constantes da Codificação do Ramo de Atividades.

11. Relação das instalações e descrição dos produtos

a) Endereço das instalações

Fornecer o endereço completo das instalações.

b) Porte relativo (porcentagem)

Fornecer a porcentagem aproximada da força de trabalho de cada instalação em relação ao total de pessoas da Candidata

(o total deve ser 100%). Fornecer a porcentagem aproximada da receita bruta operacional, contabilizada de

acordo com o resultado de cada instalação (o total deve ser 100%). Usar (N/A – não aplicável) para instalações que

não vendem produtos ou serviços (sede, áreas de apoio etc.); e

c) Descrição de produtos/serviços da instalação

Descrever os tipos de produtos/serviços da instalação. Se aplicável, destacar a relação entre esses produtos/serviços

e os produtos/serviços da Candidata. Não é necessário listar todos os produtos, somente os principais.

• Notas

1) Integração de instalações múltiplas

Nos casos em que a Candidata possui muitas instalações com a mesma função, essas poderão ser agregadas numa

única descrição de produtos, fazendo-se menção a “instalações múltiplas”.

2) Instalações no exterior

Se a Candidata possui instalações no exterior, estas deverão ser incluídas no Formulário para Listagem das Instalações

e Descrição de Produtos. O Relatório da Gestão deverá abordar as atividades em instalações no exterior nos

itens de avaliação apropriados. Nenhuma visita, entretanto, será feita em instalações fora do Estado do Espirito Santo

e instalações de clientes e fornecedores da Candidata.

3) Serviços de apoio às Unidades

É importante não omitir, no caso de a Candidata ser uma Unidade, as instalações de outras Unidades da mesma

Organização que executem serviços de apoio.

12. Representante para contato

Durante o processo de análise de formulário e de toda a documentação, a Coordenação de Premiação do PQES poderá

necessitar entrar em contato com a Candidata para informações adicionais. Fornecer o nome, endereço, telefone

e fax do representante da Candidata para contato.

13. Taxa

Indicar a taxa aplicável, referente ao custo da candidatura para avaliação, conforme o Tipo de Organização, mencionada

em CANDIDATURA AO PQES. Encaminhar, junto ao Formulário de Elegibilidade, uma cópia do comprovante de

pagamento da taxa, para o fax: (27) 2122 7791.

14. Aceitação dos termos e condições

Notar que a candidatura implica num acordo, nos seguintes termos:

“Concordamos que o Relatório da Gestão seja analisado criticamente por membros da Banca Avaliadora. Ao sermos

visitados, concordamos em facilitar uma avaliação aberta e imparcial e que devemos arcar com os custos associados

à visita. No caso de sermos premiados, concordamos em divulgar amplamente o modelo de gestão por nós adotado.

Aceitamos e concordamos com todos os termos e condições contidos no Manual de Instruções para Candidatura”.

27


Isso poderá resultar em:

• divulgar os processos considerados como referenciais de excelência em conferências e seminários;

• realizar eventos, tais como: apresentações, programas “portas abertas” etc., sem ônus para os participantes; e

• permitir a divulgação do seu modelo de gestão, ressalvados os aspectos de confidencialidade. Isso pode ser feito

também através da publicação de sumário do Relatório da Gestão, ou da sua íntegra, a critério da premiada.

15. Executivo ou dirigente responsável

É necessária a assinatura do executivo ou dirigente responsável pela Candidata ou de seu representante.

16. Determinação da elegibilidade

Para uso da Coordenação do PQES, que informará à Candidata sobre a decisão oficial da elegibilidade.

28


Nota: Anexado ao Formulário de Elegibilidade, devem ser apresentadas cópias da Declaração de Idoneidade, do(s)

organograma(s) da Candidata e do documento que comprova a condição de Unidade (se aplicável) e a data de criação.

Codificação do Ramo de Atividades

34


Declaração de Idoneidade

A decisão quanto às possíveis premiadas envolve uma apreciação sobre a reputação das mesmas. O propósito dessa

apreciação é ter informações adicionais para assegurar que a integridade da premiação seja preservada, bem como

para ajudar na Homologação e na Seleção de organizações que sejam um modelo de bom desempenho empresarial,

ou um modelo de bom desempenho da administração pública, em busca da excelência.

Para a escolha das premiadas, o COMPETE-ES pode realizar consultas sobre as Candidatas nos registros de órgãos

oficiais. As verificações podem incluir também o Ministério da Fazenda, Ministério da Justiça e Órgãos do Poder

Judiciário na jurisdição da Candidata (inclusive atendimento aos regulamentos referentes à proteção ambiental, saúde

ocupacional e segurança pública), Polícia Federal, PROCON e CADE.

O Ministério Público Estadual e o Tribunal de Contas do Estado poderão ser consultados quanto a questionamentos

em relação às Organizações Candidatas da Administração Pública.

As Candidatas deverão providenciar um documento denominado “Declaração de Idoneidade”, de acordo com o modelo

abaixo:

Declaração de Idoneidade

___________________________________________________________ , por seu representante legal abaixo assinado

declara, para os fins de direito, que cumpre plenamente todas as obrigações societárias, ambientais, tributárias,

previdenciárias, trabalhistas ou de qualquer natureza que, de forma líquida e certa, lhe são legalmente exigidas.

_____________________________________________________________________

(local e data)

_____________________________________________________________________

(assinatura)

(utilizar papel timbrado da Organização Candidata)

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INFORMAÇÕES GERAIS

Formulário para Cadastro de Candidato a

Avaliador do PQES – Instruções

• Processo de Cadastramento dos Candidatos a Avaliador

Os candidatos interessados em atuar como Avaliadores devem preencher o Formulário para Cadastro de Candidato a

Avaliador, que é parte integrante deste Manual de Instruções para Candidatura, e devolver ao Instrutor no último dia

do Curso de Formação de Avaliadores do Prêmio Qualidade Espírito Santo – PQES, Ciclo 2007.

• Seleção dos Avaliadores

A seleção dos Avaliadores que irão compor a Banca Avaliadora do PQES é feita a partir das seguintes avaliações:



Durante o curso: desempenho em sala de aula, avaliado pelos Instrutores, considerando os quesitos disciplina,

capacidade de relacionamento e habilidade técnica; e

Após o curso: informações do Formulário para Cadastro de Candidato a Avaliador, avaliadas pela Coordenação do PQES.

A designação formal dos Avaliadores que participarão do processo de avaliação será feita pela Coordenação do PQES,

sendo considerados os conflitos de interesse e, além disso, a quantidade de Candidatas e seus ramos de atividade.

Os Avaliadores se subdividem em Avaliador-Líder e Avaliador.

Ao preencher e assinar o “Formulário para Cadastro de Candidato a Avaliador do PQES”, os candidatos declaram cumprir,

caso designados formalmente como membros da Banca Avaliadora, as disposições do Código de Ética do PQES,

composto da Declaração de Princípios e das Regras de Conduta, de Confidencialidade e de Conflito de Interesse.

Obs.: Somente serão selecionados os candidatos que participarem do Curso de Formação de Avaliadores do PQES

Ciclo 2007 ou do Curso de Atualização de Avaliadores do PQES Ciclo 2007.

• Processo de Avaliação

As Candidatas enviam a Coordenação do PQES o Relatório da Gestão – RG, em resposta a um conjunto de Itens, de

acordo com o que é solicitado pelos Critérios Rumo à Excelência – Critérios para avaliação do desempenho e diagnóstico

organizacional – 250 e 500 pontos. Os integrantes da Banca Avaliadora, designados para cada Candidata, analisam

criticamente o Relatório, redigem os comentários, atribuem a pontuação e preparam os Relatórios de Avaliação – RA.

• Avaliação do Desempenho

Os membros da Banca Avaliadora são avaliados em função dos seguintes atributos:

– Avaliador (avaliado pelo Avaliador-Líder e pela Coordenação do PQES)

• Etapas I e II

– Capacidade de trabalhar em equipe (relacionamento interpessoal, atitude e postura);

– Capacidade de expressão oral (expor idéias, conceitos etc.);

– Contribuição para a equipe (construtivo, crítico, organizado etc.);

– Capacidade de visualização global dos sistemas da Candidata; e

– Capacidade de planejamento e preparação prévia das tarefas.

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Avaliador Líder (avaliado pelos Avaliadores da sua equipe e pela Coordenação do PQES)

– Atributos das Etapas I e II;

– Liderança e condução da equipe; e

– Resultado final do trabalho de equipe (qualidade e prazo).

• Disponibilidade para Atuação no Processo de Avaliação

Para atender ao treinamento e ao processo de avaliação, os profissionais devem ter disponibilidade de tempo. Os

profissionais não receberão qualquer remuneração, sendo apenas ressarcidos das despesas incorridas quando da

sua participação no processo de avaliação. Contudo, o profissional e seu empregador receberão, como retorno, o

reconhecimento e a oportunidade de atualização dos seus conhecimentos através do contato com os Critérios de

Excelência e com os sistemas de gestão das melhores organizações do Estado.

• Perfil do Avaliador do PQES


Definimos, a seguir, o perfil ideal do Avaliador do PQES. O não atendimento a esse perfil não impede o profissional

de participar da Banca de Avaliação.

– Recomenda-se idade superior a 30 anos, com uma experiência de trabalho de pelo menos 10 anos;



Sua formação deve incluir curso superior, mas isso não é necessariamente obrigatório, pois a falta de escolaridade

pode ser complementada por uma experiência de trabalho mais longa;

A freqüência a cursos sobre ferramentas de gestão, em particular sobre auditorias da qualidade ou sobre avaliação

dos fornecedores, é altamente desejável. A participação em cursos sobre prêmios da qualidade, no país ou no

exterior, são certamente pontos altamente positivos, o que também ocorre para estágios no exterior. O fato de ser

professor de tais cursos é sem dúvida muito relevante;

– A experiência prática em auditorias da qualidade será altamente favorável ao candidato;


A publicação ou apresentação de trabalhos técnicos sobre gestão, qualidade ou assuntos correlatos é um fator

significativo;

– Ser certificado por organização reconhecida (CQE-ASQ, RAC etc.) tem muita relevância ;

– A experiência em organizações que possuam sistemas avançados de gestão é altamente desejável;

– Facilidade de comunicação oral e escrita;

– Bom relacionamento interpessoal;

– Conhecimento básico sobre informática (ambiente Windows) é condição necessária.

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO

Todos os candidatos a Avaliador devem ser cadastrados anualmente. O cadastramento implica concordância com o

Código de Ética, bem como em assumir o compromisso, salvo motivo excepcional e de força maior, de participar do

Processo de Avaliação.

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1. Dados Pessoais

Preencher o nome por extenso. Se o campo for insuficiente, colocar apenas a inicial seguida de ponto em um ou mais

nomes intermediários. Fornecer o endereço completo para correspondência, telefone, fax e e-mail.

2. Dados Comerciais

Preencher o nome e o ramo de atividade da organização onde esteja atualmente trabalhando. No caso de profissionais

autônomos, lançar as palavras “profissional autônomo”. Informar a cidade onde está localizada a organização, se for

o caso, o cargo e o setor onde atua, telefone, fax e e-mail comercial.

3. Formação

Assinalar a(s) opção(ões) que representam seu nível de escolaridade e experiência como Professor/Instrutor, formação/graduação

básica e sua(s) Área(s) de atuação – Engenharia, Administração, Qualidade, Meio Ambiente etc.

4. Participação em Processo de Premiação

Assinalar a(s) opção(ões) que representa sua experiência em processo de premiação. Informar o Ciclo/data de atuação/participação

no curso.

5. Motivação

Apresentar as razões pelas quais está se candidatando a Avaliador do PQES e porque se julga qualificado para tal.

Estes são os dados iniciais e preliminares para a manifestação de interesse em atuar como Avaliador. Entretanto,

a Coordenação de Premiação do PQES necessitará de outros dados que posteriormente serão solicitados para detalhamento

de sua experiência profissional, referências, informações para reembolso de despesas decorrentes do

processo de avaliação, conflitos de interesses, fotografia e declarações.

6. Conflito de Interesses

Relacionar as organizações com as quais possua conflito de interesses, observando que fatores objetivos ou subjetivos

(estreito relacionamento, experiências passadas ou preconceitos em relação à Candidata) venham a impedi-lo de

avaliar ou julgar de maneira independente e imparcial, ou prejudicar a imagem do processo de reconhecimento ou da

Coordenação de Premiação do PQES. Para mais informações, leia o Código de Ética.

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