Plano de Atividades 2009 - Universidade de Trás-os-Montes e Alto ...

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Plano de Atividades 2009 - Universidade de Trás-os-Montes e Alto ...

Plano de actividades UTAD 2009Índice geral1. Introdução .................................................................................................... 12. Missão UTAD ................................................................................................ 23. Visão ............................................................................................................. 24. Valores .......................................................................................................... 25. Objectivos estratégicos ................................................................................ 26. Análise SWOT ............................................................................................... 37. Objectivos operacionais ............................................................................... 48. Eixos prioritários ........................................................................................... 59. Mapa estratégico .......................................................................................... 6I – Serviços Académicos .................................................................................. 71. Introdução .................................................................................................... 71.1 Núcleo de Alunos .................................................................................. 71.2 Núcleo Pedagógico ............................................................................... 91.3 Gabinete de creditação de cursos e mobilidade .................................. 92. Análise SWOT ............................................................................................. 103. Objectivos operacionais ............................................................................. 104. Mapa estratégico ........................................................................................ 12i


Plano de actividades UTAD 20091. IntroduçãoO Plano de Actividades de uma instituição é essencialmente uminstrumento de trabalho.As diferentes perspectivas, podem ser resumidas no seguinte:ClienteFinanceiraProcessosInovação eAprendizagemGarantir níveis de satisfação [taxa de sucesso eredução de taxa de abandono]Melhorar a qualidade percebida da formaçãoAssegurar a internacionalização [Erasmus, ErasmusMundus]Reforçar a investigação [nº de artigos, presença emCongressos, projectos na U.E.]Aumentar o índice de mobilidade estudantilOptimizar a captação de receitas própriasPromover novas fontes de financiamento atravésde parcerias e projectosRacionalizar custosOptimizar e reorganizar processos internos(melhorar processos com vista à eficiência dosmesmos)Optimizar a gestão das expectativas externasConsolidar manuais de procedimentosRacionalizar processos/ realinhar [projectos deinvestigação e de prestação de serviços]Potenciar a criatividade [novas patentes, novosprojectos]Reforçar a competitividade [e‐learning]Formar, capacitar e reorganizar os RecursosHumanosModernizar os Sistemas de InformaçãoAumentar a qualidade dos serviçosConsolidar a cultura organizacional1


Plano de actividades UTAD 20097. Objectivos operacionaisEficáciaEficiênciaQualidadeAumentar a divulgação do património científicoAumentar receitas em %Reduzir os custos em %Aumentar em % a produção científicaAssegurar em % de financiamento externo para ainvestigaçãoMelhorar a operacionalidade dos serviços (Incrementarmanual de procedimentos em % serviços)Reduzir prazos processuais/ tempo de respostaMelhorar a transparência dos processosDesenvolver um sistema de informação administrativoModernizar a dinâmica do orçamentalReduzir em 5% o abandono escolarAumentar o nível de satisfação (inquérito)Garantir a qualidadeFormar em 80% com novas regras administrativasReforçar a afirmação dos serviços a nível nacionalAumentar a oferta culturalReforçar em 10% o investimento na bibliografia4


Plano de actividades UTAD 20098. Eixos prioritáriosEnsino/ formaçãoInvestigação/InovaçãoInternacionalizaçãoAdministraçãoExtensãoSucesso (taxas)E‐learningNovas ofertasProjectos e patentes (UTAD)Promover congressos internacionaisIncrementar o número de artigos científicosAumentar o número de doutorandos por doutoradoAumentar número de estudantes de ErasmusAumentar o número de redes de investigaçãoAumentar formação e competênciasAumentar a eficiência e capitalização deconhecimentosMelhorar fluxos comunicacionaisAumentar a qualidade e grau de satisfaçãoAumentar receitasRacionalização de custosAumentar número de parceriasCelebrar novos protocolos de cooperação com a UE ePALOPAumentar o número de eventos culturaisPromover o registo de novas patentes para entidadesexternas5


Plano de actividades UTAD 20099. Mapa estratégico6


Plano de actividades UTAD 2009Ao Sector de Matrículas e Inscrições, compete:1. Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequêncianos cursos ministrados na UTAD;2. Informar os processos respeitantes a transferências, mudançasde curso e reingressos, concursos especiais de acesso, e acessode candidatura maiores de 23 anos;3. Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições dosprocessos referidos na alínea b).Neste Sector com um total de cerca de 6.386 alunos dos 1º e 2º ciclosexistem 4 Assistentes Técnicos, cada uma delas com atribuição de umdeterminado número de cursos. De salientar que a secretaria de alunos,desde Maio de 2008, que está aberta ao público todo o dia, para melhorresponder à solicitações dos alunos, docentes e público em geral.Ao Sector de Cadastro e Diplomas compete:a) Organizar e manter actualizado o arquivo geral e o arquivo dosprocessos individuais dos alunos;b) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, informaçãofinal de curso, de notas discriminadas e outras relativas a actosque constem do serviço;c) Lacramento de diplomas e cartas de curso (1º e 2º ciclos);d) Manter actualizados os dados respeitantes aos programas eplanos de estudo dos cursos ministrados na UTAD;e) Elaboração dos calendários de exames.Neste Sector existem 3 funcionários, tendo um deles a seu cargo, paraalém das funções já enumeradas, a entrada da correspondência, consultados e‐mail e respectivas respostas.8


Plano de actividades UTAD 20091.2 Núcleo PedagógicoAo Núcleo Pedagógico, através dos sectores de Apoio Pedagógico e deGraus e Títulos Académicos compete:a) Organizar e movimentar os processos de Agregações,Doutoramentos, Mestrados e 2º ciclos, Provas de AptidãoPedagógica e Capacidade Científica equivalências e dereconhecimento de habilitações obtidas no estrangeiro;b) Lacramento de diplomas e de cartas doutorais e de título deAgregado, e respectivas certidões;c) Organização dos mestrados pré‐Bolonha;d) Organização dos concursos para professores Associados eCatedráticos;e) Cursos de 3º ciclo e Doutoramentos Tutorais.O Núcleo Pedagógico tem a seu cargo cursos com um total de cerca de1930 alunos e 3 funcionários.1.3 Gabinete de creditação de cursos e mobilidadeTem a seu cargo:a) Organização de todos os processos de creditação;b) Tratamento de dados dos alunos de Mobilidade;c) Emissão de Cartas de Curso, Doutorais, Magistrais e título deAgregado e Suplemento ao Diploma;d) Registo e publicação de criação, adequação e alteração decursos;e) Compilação e actualização de toda a legislação que diz respeitoaos Serviços Académicos.9


Plano de actividades UTAD 20092. Análise SWOTPontos FracosPágina WebEstrutura organizativaQualificação/ competênciasActividades de suporteSistema de InformaçãoAmeaçasRisco de abandono escolarQuadro normativo defuncionamento administrativoPontos FortesEspírito de equipaHorário de atendimento ao públicoOportunidadesCriação de sistema ArquivoCriação de base tecnológicaOptimizar sistemas de front‐office3. Objectivos operacionaisEficáciaEficiênciaQualidadeDesenvolver o workflow de processos administrativosRacionalizar custosCaptar receitasConsolidar parcerias internas e externasIncrementar manual de procedimentosReduzir prazos processuais/ tempo de respostaMelhorar a transparência dos processosConsolidar base tecnológicaAgilizar processos de creditaçãoAumentar o nível de satisfaçãoGarantir a qualidade de prestação de serviçosDesenvolver competências R.H.Melhorar a cultura organizacional10


Plano de actividades UTAD 2009Nível dePerpectivasNível de ObjectivosObjectivoObjectivo EstratégicoEstratégicoSistemas deQualidade deinformação eserviçoscomunicaçãoNível deIndicadoresMetasIniciativasRecursosConsolidarparcerias internas eexternasNº colaborações ‐parcerias do anon/ nº colaborações– parcerias do anon‐1] * 1001Abertura àenvolventeSAMISSÃO:Garantir de forma proficiente a gestão académica e administrativa consolidada através do apoio aos estudantes, dos diferentes ciclos de estudo, ao longo do seu percurso escolarVisão:Modernizar para optimizarClienteProcessosFinanceiraAumentar o nível desatisfaçãoGarantir a qualidadede prestação deserviçosIncrementar manualde procedimentosReduzir prazosprocessuais/ tempode respostaAgilizar processosde creditaçãoRacionalizar custosCaptar receitasDesenvolvercompetências R.H.Inovação eAprendizagemModernizarprocessosConsolidar basetecnológicaAferição baseadaem inquéritos arealizar no final doano 2009Aferição baseadaem inquéritos arealizar no final doano 2009[nº processos doano n/ nºprocessos do anon‐1] * 100nº informações +nº ofícios[nº erros do ano n/nº erros do ano n‐1] * 100Aferição baseadaem inquéritos arealizar no final doano 2008[nº processos doano n/ nºprocessos do anon‐1] * 100Redução donúmero de cópias[montante globalde receita do ano n/ montante globalde receita do ano n‐1]* 100variáveldependente defactores externosAumentar aformação doscolaboradores nºde acçõesformação do anon/nº de acçõesformação do ano n‐1[nº deintervenções doano n/ nº deintervenções doano n‐1] * 100200200Inquéritos eentrevistas e análisede sugestõesInquéritos eentrevistas e análisede sugestõesSASA200 Workflow SA14200Aplicação doManual deProcedimentosUtilização doworkflow paracomunicaçõesinternasInquéritos eentrevistas e análisede sugestõesSASA200 Workflow SADiminuir oconsumo depapelSem valor dereferência110Promoção davertente electrónicospara os processosadministrativosPromoção decertificados,diplomas,creditações...Capitalizar o knowhow existente nosserviçosOptimização dosequipamentosinformáticosSASASASAESTRATÉGIATÁCTICAS11


Plano de actividades UTAD 20094. Mapa estratégico12


Plano de actividades UTAD 2009II – Serviços de Documentação e Bibliotecas1. IntroduçãoA promoção de uma política de modernização dos serviços, inovandoprocessos, introduzindo novas práticas de gestão, apostando noinvestimento ao nível da formação, quer no que se refere aosfuncionários integrados nos diferentes sectores que compõem osserviços de documentação e bibliotecas, quer no que diz respeito aoscolaboradores – alunos, na sua valorização e qualificação, serão, porconseguinte, as prioridades estratégicas que esta direcção de serviçosnutrirá para o biénio 2009‐2010.A plena percepção de que a concretização deste planeamentoestratégico, prévio e ordenadamente estruturado, exige meios e recursoscapazes de responder pronta e activamente às novas exigências dasociedade do conhecimento, conduz‐nos a uma maior consciencializaçãodo universo gestionário, tomando‐o como referência global etransdisciplinar, em que a primazia da sua determinação, assentará em 3grandes pilares que importarão como metas os alicerces conceptuais e asua respectiva conjugação operatória dos verbos gerir – gerar [onde seincluem o planeamento estratégico, a organização, a liderança e aavaliação para gerar novos e melhores desempenhos alicerçados poruma forte componente motivacional], formar‐(in)formar‐ (re)formar [oindivíduo encarado na sua tripla dimensão, renovando‐se,permanentemente, e abrindo‐se aos novos contextos de uma formaflexível e plural onde a informação toma um valor absoluto. Um cidadãoe profissional esclarecido e informado é mais activo, participativo e13


Plano de actividades UTAD 2009exigente fomentando a qualidade e contribuindo, directamente, para ummelhor desempenho] e inovar – criar ‐ mudar [entrando no universo dasboas práticas, dos melhores desempenhos na esteira dodesenvolvimento e da competitividade], conduzir‐nos‐áindubitavelmente ao desenvolvimento de novas práticas, novas posturas,novos processos, novos resultados.A eleição dos principais vectores da qualidade, do tempo e dos custosassociados, tem como razão fundamental, aumentar os domínios daeficiência e da eficácia dos resultados. Ao longo do próximo biénioinvestiremos no eixo da proficiência profissional associada ao espírito dacriatividade e da flexibilidade dos diferentes contextos de actuação,fortalecendo o segmento das boas práticas cimentado pelo verdadeirosentido de espírito de equipa visando a optimização de resultados e asatisfação generalizada dos utentes que recorrem aos serviços.Os conceitos de accountability (1ª linha) e de responsabilidade (2ª linha)serão absolutamente assumidos e integrados com pedras angulares detodo o processo de gestão e direcção dos serviços. Procuraremos darrelevância à área da liderança como força motriz da eficácia das políticastraçadas, quer ao nível da organização (no seu todo) quer ao nível dosserviços (na sua particularidade).Uma gestão rigorosa e objectiva exigirá uma validação e controlomensais através de um levantamento real dos valores, dos indicadores,dos resultados obtidos permitindo‐nos rever políticas, conjugar inputscom outputs e ajustar os sistemas orgânicos à esfera da melhoriacontínua, dinâmica, construtiva e interactiva promovendo a consolidaçãoe optimização dos resultados.14


Plano de actividades UTAD 2009A política da optimização de desempenho dependerá, em larga medida,de uma linha de investimento pessoal e motivacional, onde os eixos deatendimento, da operacionalidade das tarefas e processos, do conforto ede melhoria de condições dos domínios de investigação e estudo e daimagem dos serviços interna e externamente sairão reforçados,procurando‐se articular novas valências onde a aquisição de novosconhecimentos e a inclusão de novas ideias serão denotativas de ummaior relevo.A grande aposta na valorização profissional dos activos merecerá, porparte da direcção de serviços, uma apreciável consideração. A política deactualização e de aquisição de novos saberes e sua repercussão nadinâmica e qualidade dos serviços será extensível a todos os funcionáriosdos SDB.A linha de celeridade administrativa ao nível da direcção de serviços serácimentada, através da consolidação eficaz do workflow.Dar‐se‐á ênfase à utilização do manual de procedimentos para todos ossectores dos serviços de documentação privilegiando‐se os fluxoscomunicacionais horizontais e transversais. Este sistema surtirá apenasefeito se se verificar a convergência e alinhamento da hierarquiasuperior.Finalmente concluída a página dos serviços on‐line aguardamos pela suacolocação no site da UTAD dado que a mesma projectaráinevitavelmente a imagem dos serviços e fornecerá toda a tipologia deinformações essenciais aos utentes/clientes que usufruem dos diferentessectores dos SDB.15


Plano de actividades UTAD 20092. MissãoGarantir de forma profícua e proficiente a recolha, o tratamento e adifusão dos documentos nos seus diferentes formatos, contribuindo parao desenvolvimento e consolidação dos diferentes saberes, daaprendizagem e da investigação, salvaguardando os valores e a culturaorganizacional, promover a edição e divulgação de documentos audioscripto‐visuaise multimédia e potenciar as redes de parceria e decooperação através da extensão e do apoio à comunidade.3. VisãoCentro promotor e gerador de oportunidades.4. Valores▪▪▪▪▪▪▪QualidadeCompromissoPró‐actividadeTransparênciaRigorEspírito de equipaCultura de responsabilidade e accountability.17


Plano de actividades UTAD 20095. Objectivos estratégicos1. Garantir a qualidade dos serviços prestados aos utentes;2. Melhorar os sistemas de Gestão Documental e Informacional;3. Contribuir para o reforço de competitividade e produtividade daorganização.6. Análise SWOTPontos FracosAusência de cultura de qualidadeEspírito de equipaInfra‐estruturas débeisEstrutura organizativaAmeaçasRedução número de alunosConstrangimentos orçamentaisPontos FortesAccountabilityPágina webFormação especializadaParceria com entidades externasCapacidade inovaçãoCanais de comunicação e difusãoOportunidadesCriação de arquivoNova regulação A.P. em contextoestratégicoNovos desafios ao nível da sociedadeda informação e conhecimentoCertificação de qualidade18


Plano de actividades UTAD 20097. Objectivos operacionaisEficáciaOptimizar os tempos de resposta em conformidadeAumentar o nº de utilizadores /novos públicosAumentar o nº de publicações/edições/ reproduçõesAumentar receitas provenientes de prestação de serviçosIncrementar colaborações e parceriasEficiênciaReduzir o nº de erros ou inconformidadesConsolidar a base tecnológicaDesenvolver competênciasQualidade Aumentar o grau de satisfação dos clientes numa escala de 1a 10Potenciar a criatividade e inovação8. IniciativasA descrição detalhada das iniciativas estratégicas que procuraremos levara cabo no decurso do ano 2009 e devidamente alinhadas com osobjectivos estratégicos supra mencionados estão estruturadas econsignadas em 4 distintos eixos prioritários os quais serão apresentadosda seguinte forma:1º Eixo – Melhoria de Desempenho▪Implementar o manual de procedimentos em todos os sectoresbaseado na aplicabilidade do sistema de workflow melhorando atransparência e a comunicação informacional;Proposta D.S. e restantes sectores; Controlo D.S. com o aval dosÓrgãos de Gestão; Recursosos existentes; Prazo de execução –final de 2009.19


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪▪▪▪Reestruturar a política de divulgação das provas académicas edas edições através do repositório científico digital;D.S. ‐ Bibliotecas ‐ S. Académicos; Validação – Bibliotecas; Apoio ‐CIUTAD; Recursosos existentes; Prazo de execução –superação de resultados – projecto em fase de crescimentoMelhorar e ampliar o portal dos Serviços;Proposta D.S. Apoio CIUTAD; Controlo e alimentação D.S. ;Recursosos existentes; Prazo de execução – após aprovação doregulamento dos Serviços.Projectar os serviços enquanto entidade modelar de boaspráticas;Proposta D.S. ‐ Apoio CIUTAD e restantes sectores dos SDB;Controlo e verificação: D.S.; Recursos – ISO 9001 e formação dosactivos; Prazo de execução – após aprovação do regulamentodos Serviços e ao longo de 2009.Promover a alteração do Regulamento das Bibliotecas da UTADajustando‐o às novas realidades;Proposta D.S. ‐ sector das bibliotecas; Controlo D.S. com o avaldos Órgãos de Gestão; Recursosos existentes; Prazo deexecução – até final de 2009.Rentabilizar os espaços aumentando receitas e melhorando o seudesempenho;Intervenção de todos os sectores; Controlo D.S.; Recursososexistentes [espaços, equipamentos, humanos] ; Prazo deexecução – até final de 2009.Investir na formação, actualização e especialização de novossaberes, novas competências e novas atitudes, promovendo,20


Plano de actividades UTAD 2009sempre que possível, acções internas e específicas àsnecessidades dos serviços.Proposta D.S. e restantes sectores; Controlo D.S. e avaliação dosresultados com impacto ao nível da eficiência, eficácia equalidade; Recursosos existentes; Prazo de execução – atéfinal de 2009. Custo: redução promovendo parcerias com oITIDAI e o Gabinete de Formação.2º Eixo – Modernização dos serviços▪▪▪Actualizar e renovar o equipamento informático de molde aresponder pró – activamente às necessidades dos diferentescontextos;D.S. e responsável de cada sector; Validação do impacto; Apoio ‐CIUTAD; Recursosos existentes e novos materiais; Prazo deexecução – superação de resultados.Cimentar a fase de automatização das áreas de atendimentopúblico destes serviços, nomeadamente o módulo de circulaçãoe empréstimo;Proposta D.S. e sector bibliotecas e CIUTAD; Controlo D.S.Recursosos existentes; Prazo de execução – Setembro de 2009.Implementar um novo ILS (Sistema de Gestão de Bibliotecas)baseado numa solução open source (KOHA) e com RFID{resolução de problemas ao nível da segurança (alarmes),controlo de stocks e localização de documentos};Proposta D.S. e sector bibliotecas e CIUTAD; Controlo D.S.Recursosos existentes; Prazo: início de Dezembro de 2009sendo uma aposta para 2010.21


Plano de actividades UTAD 2009▪ Informatizar a área dos Empréstimos Interbibliotecas,promovendo parcerias com vista à redução de custosaumentando o grau de satisfação das partes envolvidas;Proposta D.S. e bibliotecas e CIUTAD; Controlo D.S.; Recursosos existentes; Prazo: início em Dezembro de 2009.▪▪▪▪▪Manter a qualidade da linha de reprodução de documentos[impressa e digital];Proposta D.S. com os sectores editorial e reprografia; ControloD.S.; Recursosos existentes; Prazo de execução – ao longo detodo 2009.Manter os níveis de proficiência dos sectores de aquisições,tratamento documental, nos seus diferentes formatos, e difusãoda informação;Responsável pelas Bibliotecas e CIUTAD; validação e controlo –sector bibliotecas e ciutad e custos – receitas das bibliotecas everba.Consolidar o serviço de arquivo digital;Proposta D.S. Controlo D.S. Recursosos existentes; Prazo deexecução – ano de 2009.Manter actualizada a linha do portal do catálogo das publicaçõesda instituição;Responsável sector ofertas – custos – zero; impacto – marketing,imagem serviços e património da UTAD.Optimizar os serviços fotográficos em termos de captação deimagens de qualidade, rentabilizando recursos, reduzindodespesas e aumentando a satisfação dos utentes; [criação doarquivo fotográfico digital];22


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪Responsável sector fotografia com validação D.S.; Impacto:imagem da organização e património da UTAD.Promover a linha de marketing dos serviços com repercussãoimediata ao nível da qualidade e imagem dos serviços;Proposta D.S. Controlo D.S. Recursosos existentes; Prazo deexecução – ao longo de 2009.Reestruturar, com critérios de optimização, as áreas deprodução, gravação e difusão, nomeadamente o JornalUniversitário on line (UTAD‐TV);Proposta Sector Audiovisuais; Controlo – audiovisuais; validaçãode resultados: D.S. Recursosos existentes , protocolos comincremento de receitas; Prazo de execução – ao longo de 2009.Remodelar os níveis de eficiência e eficácia dos ficheirosnomeadamente os de autoridade, implementando uma políticade qualidade informacional;Bibliotecas. Controlo e validação D.S. Recursosos existentes;Prazo de execução – ao longo de 2009.3º Eixo – Acções de cooperação e parcerias▪▪Consolidar as parcerias desenvolvidas em 2008 e aumentar acooperação com outros organismos e instituições;Proposta D.S. e todos os sectores envolvidos. Controlo D.S.Recursosos existentes; Aumento de receitas; Prazo deexecução – ao longo de 2009.Eleger o eixo da formação especializada a ministrar quer internaquer externamente (um curso);23


Plano de actividades UTAD 2009Proposta D.S. Minimizar custos aumentando o impacto nosresultados. Controlo D.S. Recursosos existentes; Prazo deexecução – ao longo de 2009.▪Manter a linha de colaboração no projecto Mourinho e noprojecto do RI13;Bibliotecas e Fotografia. Recursosos existentes; Prazo deexecução – ao longo de 2009.4º Eixo – Área de instalações e equipamentos▪▪▪Renovação do equipamento informático de apoio aos auditóriospara melhorar a qualidade de prestação dos serviços;Audiovisuais com custos associados à aquisição de novosequipamentos [portáteis, vídeo projector fixos; restantecablagem] implicando despesas.Rentabilizar equipamento e espaços e outros recursos com vistaa um aumento de receitas;Todos os sectores envolvidos: receitas provenientes do aluguerde equipamentos e espaços.Reorganização dos espaços na óptica da melhoria contínua deprestação de serviços;Todos os sectores envolvidos: inquéritos e sugestões.24


Plano de actividades UTAD 2009MISSÃO:Garantir de forma profícua e proficiente a recolha, o tratamento e a difusão dos documentos nos seus diferentes formatos, contribuindo para o desenvolvimento e consolidação dos diferentes saberes, da aprendizagem e da investigação, salvaguardando osvalores e a cultura organizacional, promover a edição e divulgação de documentos audio‐scripto‐visuais e multimédia e potenciar as redes de parceria e de cooperação através da extensão e do apoio à comunidade.Visão:Centro promotor e gerador de oportunidades.Nível dePerpectivasClienteProcessosFinanceiraInovação eAprendizagemNível de ObjectivosObjectivo EstratégicoObjectivoEstratégicoObjectivo EstratégicoQualidade de serviçosSistemas deCompetitividade einformação eprodutividadedocumentaçãoGarantir níveis desatisfação dosutilizadoresAumentar o númerode utentes /utilizadoresManter e melhorarmanuais deprocedimentosAgilizar e melhorar ofuncionamentointernoRacionalizar custosMelhorar a culturaorganizacionalDesenvolver ereforçarcompetênciasGarantir eficácia derespostaAumentar aceleridade dosprocessosRacionalizar emodernizarprocessosConsolidar a basetecnológicaAntecipar necessidadesMelhorar marketing/imagens dos serviçosAumentar a cooperaçãoe parceriasCaptar receitasPotenciar acriatividade e ainovaçãoNível deIndicadoresAferição baseadaem inquéritos arealizar no final doano 2009[nº utilizadores doano n/ nºutilizadores doano n‐1] * 100[refª base alunosmatriculados 1ºano]Aferição baseadaem inquéritos arealizar no final doano 2008Aferição baseadaem inquéritos arealizar no final doano 2008[nº erros do ano n/nº erros do ano n‐1] * 100[nº processos doano n/ nºprocessos do anon‐1] * 100nº informações +nº ofícios[nº colaborações ‐parcerias do anon/ nº colaborações– parcerias do anon‐1] * 100Redução donúmero de cópias[montante globalde receita do ano n/ montante globalde receita do ano n‐1]* 100variáveldependente defactores externos40025250040040014Inquéritos eentrevistas eanálise desugestõesMarketing eformaçãoInquéritos eentrevistas eanálise desugestõesMapeamento dasnecessidades eexigências dosutilizadoresAplicação doManual deProcedimentosUtilização doworkflow paracomunicaçõesinternasSDBSDBSDBSDBSDB200 Workflow SDB13Diminuir oconsumo depapel68.175,00 €Abertura àenvolventePromoção davertenteelectrónicos paraos processosadministrativosRentabilizarespaços, recursose saberesAumentar aformação doscolaboradores nº4 (internas) e capitalizar o knowde acçõespelo menos 10 how existente nosformação do ano(externas) serviçosn/nº de acçõesformação do ano n‐1[nº deintervenções doano n/ nº deintervenções doano n‐1] * 100MetasNº de novas ideias 48IniciativasOptimização dosequipamentosinformáticosde ideiasconcretizadas emprole da melhoriado desempenho doserviço,potenciando aimagem positivados serviços,durante o ano de2009RecursosSDBSDBSDBSDBSDB + CIUTADSDBESTRATÉGIATÁCTICAS25


Plano de actividades UTAD 20099. Plano de formação SDBProposta cursoA razão daformaçãoAtendimento aopúblico eImagemorganizacionalAusência de knowhowrelacionalcom incidência emreclamaçõesExchange Motivar para amudançaAgilizarprocedimentoswork‐flowFundamentosFinal Cut ProFundamentosInDesignFundamentosAfter EffectsEstágiosProfissionaisAprofundamentode conhecimentose competências anível TV DigitalObjectivosDotar decompetênciasespecializadasna relaçãocom outilizadorDotar edesenvolvercompetênciasinformáticasBoas práticasDotarcompetênciasespecializadasno segmentoem francaexpansãoNºSectores DestinatárioshorasTipoCustosform.30h Todos ossectoresintegradosnos SDBTécnicosSuperioresAssistentesOperacionaisInterna /Externa15h Todos ossectoresintegradosnos SDBBásico InternaParceriaCI‐UTADSem custos9h Audiovisuais TécnicosSuperioresAssistentesExterna 432€ +ajudas decusto9h AudiovisuaisReprografiaAssistentes Externa 216€ +ajudas decusto9h Audiovisuais Assistentes Externa 108€ +ajudas decusto15 dias(70h)Audiovisuais TécnicosSuperioresAssistentesOperacionaisExterna Pagamentoajudascusto ‐Protocolo26


Plano de actividades UTAD 200910. Mapa estratégico27


Plano de actividades UTAD 2009III – Serviços Financeiros e Patrimoniais1. IntroduçãoÉ hoje reconhecido que as características do processo orçamental epatrimonial são profundamente relevantes para o desempenho global dosector público e em especial da UTAD. Ao longo do último triénio foramdados passos muito significativos nestes domínios. A qualidade dosdados relativos às contas da UTAD, melhorou substancialmente com aimplementação do POC – Educação e CIBE. Foram implementados trêsSistemas de Contabilidade diferentes, fornecendo informação partilhada,da contabilidade patrimonial, orçamental e analítica. Estes passos, entremuitos outros, permitiram à administração da UTAD, assim como aoMinistério das Finanças e da Administração Pública acumular umimportante capital de credibilidade junto das instituições.O Plano de Actividades dos SFP para 2009, é norteado pela preocupaçãode articulação e consistência com as intenções da Administração emmatéria do processo orçamental e patrimonial, pretendendo reflectir olema que estes serviços assumem para o triénio que agora se inicia:“Melhorar”. Pretende‐se com este lema sensibilizar e mobilizar osfuncionários dos SFP para a importância estratégica que assume amelhoria da qualidade da actuação destes Serviços, quer no domínio daqualidade dos processos, quer no domínio da qualidade da informação eda análise sobre as contas. Todas estas vertentes, para além derevelarem o brio profissional dos seus funcionários no desempenho doseu trabalho, têm impacto na imagem que a UTAD transmite para oexterior. Os SFP propõe‐se iniciar em 2009 quatro novos projectos, três29


Plano de actividades UTAD 2009de carácter anual e outro plurianual, susceptíveis de produziremimportantes benefícios ao seu funcionamento: O Projecto deimplementação de uma plataforma electrónica, o projecto dereestruturação organizacional, O de uma solução de cópia e impressão epor último a criação de uma página WEB, visando a redefinição dosprocessos de funcionamento de gestão financeira e patrimonial, tendoem vista a sua simplificação e uma maior responsabilização dos seusexecutores. O Projecto da implementação da plataforma electrónica éobrigatório e até 30 de Junho terá que estar a funcionar. Assenta naadopção de ferramentas de gestão da informação que regula a aquisiçãode bens e serviços e obras públicas e empreitadas e permita a integraçãodestes dados e a melhoria da qualidade de informação sobre aquisiçãode bens e serviços e obras públicas, apesar do orçamento da UTADaprovado para 2009, não assegurar os meios financeiros indispensáveis àprossecução dos objectivos definidos para este projecto.Outro projecto tem a ver com as recentes alterações do Regime Jurídicodas Instituições de Ensino Superior. A UTAD viu‐se na necessidade deajustar a sua estrutura orgânica. Os SFP sofreram alterações havendonecessidade de se ajustarem, redefinindo a sua nova forma de actuar,quer internamente quer externamente.Implementação de uma solução de cópia e impressão, que visa reduzir oscustos em papel, impressoras e tinteiros e para além dos Serviços eEscolas, alargá‐la a outros utilizadores, nomeadamente aosalunos/outros.O quarto projecto vai assentar essencialmente na informação de serviçosque os SFP podem oferecer e desenvolver, tanto à comunidade interna,externa e governamental.30


Plano de actividades UTAD 2009A concretização destes projectos dependem também das orientaçõesque venham a ser definidas pela administração da UTAD, no sentido decaptar e manter os Recursos Humanos possuidores das competênciasbásicas e analíticas que estes projectos vão exigir.2. VisãoZelar pela qualidade do processo orçamental e Patrimonial da UTAD.3. ValoresProcurar reforçar a ênfase no desempenho, ou seja, nos resultadosalcançados, nomeadamente na transparência e responsabilização pelosresultados (plurianuais), em contraste com o paradigma tradicional,centrado nos recursos utilizados.A Visão destes serviços são o de pretender vir a ser uma referência deboas práticas na área financeira e patrimonial. Na prossecução da suaMissão e Visão, os SFP vão pautar a sua acção por um conjunto deValores, em que se irão destacar o rigor, a transparência, a cooperação, aresponsabilidade e a estratégica. É também intenção institucionalizaruma política de Compromisso Social.31


Plano de actividades UTAD 20094. Análise SWOTNo sentido do desenvolvimento de uma estratégia para melhorar estesServiços, não podemos esquecer todo o ambiente pelo que, à luz doconhecimento que temos da realidade, consideramos poder defini‐lo daseguinte forma:Pontos FracosPágina WebAcolhimento, conforto efuncionalidade do espaço físicoRecursos financeiros limitadosBaixo nível de qualificação dos RHnas actividades desenvolvidasAmeaçasConstrangimentos de carácterorçamentalSucessivas mudanças nas políticaspúblicas e legislaçãoFalta de cultura organizacionalPontos FortesQualidade do atendimento focadono utente/clienteRecursos tecnológicosParcerias com outras UniversidadesCredibilidade e confiança nosserviçosOportunidadesModernização da AdministraçãoPúblicaUtentes/Clientes mais informadosEnquadramento legislativoContexto de renovação e mudança32


Plano de actividades UTAD 20095. Objectivos operacionaisEficáciaEficiênciaQualidadeOptimizar os tempos de resposta em conformidadeReduzir custosGarantir o cumprimento dos prazos de pagamento afornecedoresRentabilizar as receitasReduzir o nº de erros ou inconformidadesConsolidar a base tecnológicaMelhorar a transparência nos processos financeirosMelhorar a operacionalidade dos serviçosOptimizar recursos disponíveisAumentar o grau de satisfação dos clientes numaescala de 1 a 10Desenvolver competências nos recursos humanos6. MetodologiaEsta metodologia conduz‐nos ao foco estratégico e ao alinhamentoorganizacional, permitindo‐nos clarificar a visão e a estratégia,traduzindo‐a em acções tendo em conta indicadores financeiros e nãofinanceiros, de curto e de longo prazo e medidas de resultados.Através do BSC pretendemos olhar para os Serviços financeiros epatrimoniais a partir de várias perspectivas interligadas que secomplementam, construir uma estratégia que nos conduza ao sucesso ea excelente desempenho.33


Plano de actividades UTAD 2009Tendo em conta o atrás mencionado formulámos as seguintes questõesque servirão de orientação para a definição de objectivos:PERSPECTIVA DAAPRENDIZAGEMComo promover a formaçãodos profissionais tendo emconta a necessidade demelhorar os processos esatisfazer as necessidadesdos utentes?PERSPECTIVA DOPROCESSOPara satisfazer osnossos utentes queprocessos se devemmelhorar oudesenvolver?EstratégiaPERSPECTIVA DOSCLIENTESO que é que os nossosutentes querem ouesperam de nós?PERSPECTIVAFINANCEIRAO que fazer para atingirmos omáximo de eficácia perante acomunidade e os nossosutentes?34


Plano de actividades UTAD 20097. Objectivos estratégicosTendo como referência a Missão, Visão e Valores, foram definidos trêsobjectivos estratégicos para estes serviços nos próximos três anos, numaperspectiva de médio prazo, que são:▪▪▪Reforço da transparência das contas da UTAD;Melhoria dos procedimentos utilizados;Inovação dos processos de gestão e valorização dos RecursosHumanos.Os dois primeiros objectivos estão directamente relacionados com aMissão dos serviços (SFP). O terceiro objectivo estratégico tem em vistauma melhoria do funcionamento dos próprios serviços, que é tambémuma condição necessária para a realização da sua Missão. Vai basear‐se,nos seguintes aspectos:▪ Qualidade nos processos (processos mais simples, maistransparentes, mais uniformes, melhor documentados e maiseficientes);▪Qualidade da informação (prosseguir o esforço de melhoria dafiabilidade, consistência e transparência da informação sobre ascontas e património da UTAD).8. ConclusãoO plano de actividades destes Serviços, perspectivam a implementaçãoda mudança na actividade normal dos mesmos. Vamos procurar queestes sejam orientados de acordo com o que foi definido ao nível damissão, visão e valores, esperando que cada funcionário destes serviços,seja ele superior hierárquico ou subordinado, oriente a sua acção de35


Plano de actividades UTAD 2009acordo com as metas e prioridades estabelecidas, visandoprimordialmente o aumento da qualidade do serviço prestado, centradona plena satisfação dos Utentes/Clientes e no aumento da eficácia eeficiência do mesmo, tornando‐os assim num prestador de serviçospúblicos de excelência.Sabemos da necessidade de verificações contínuas sobre a forma comoirão ser cumpridos os objectivos. Teremos oportunidade de fazer asalterações necessárias à prossecução de todas as iniciativas mas, nãotemos dúvida de que “No futuro estes serviços vão ser melhores”.36


Plano de actividades UTAD 2009MISSÃO:Melhoria da Qualidade dos serviços e no Atendimento dos Utentes, baseado na Eficiência e Eficácia, de forma a atingir um grau de ExcelênciaVisão:Zelar pela qualidade do processo orçamental e Patrimonial da UTADNível dePerpectivasClienteFinanceiraProcessosInovação eAprendizagemNível de ObjectivosObjectivoObjectivoObjectivoEstratégico Estratégico EstratégicoReforçar a Modernizar ValorizarNível de Indicadores Metastransparência dascontasprocedimentosgestionárioscompetências dos R.H.Promover Imagem positivaGarantir asatisfação docliente/ utenteReduzir custo médio por processoMelhorar o acompanhamento deexecução orçamentalMelhorar a eficiência do processo deaquisição de bens e serviços de obraspúblicasGarantir o cumprimento dos prazos depagamento a fornecedoresManter e melhorarmanual deprocedimentosRacionalizarprocedimentosinternosConsolidar sistemade informaçãoManter o número deparceriasPotenciar formaçãoprofissional,académica e deinvestigaçãoGrau de satisfação(resultado)Garu 4 ‐ 50%Grau 3 ‐ 20%% reclamação 75%% referências70%positivas% reclamaçõessolucionadas90%% encaminhamentopara assessoriaCusto real porprocesso (109,61€) 30 dias(resultado)Tempo médio depermanência em20 diasstock do material deuso correnteNº de intervençõesde acompanhamentoReduçãoo do tempomédio dosprocessosTempo médio decobrança aparticulares(resultados)Grau de utilizaçãoManualprocedimentosRedução em 30% detempo% de redução deconsumo de papelnos serviços(Resultado)[nº colaborações ‐parcerias do ano n/nº colaborações –parcerias do ano n‐1] * 100N.º médio de acçõesde formaçãofrequentadas porgrupo profissional(Resultado)12N/A60 diasOperacionalizar em 80% osprocessosentrados em200980%22IniciativasInquéritos desatisfação aoclienteTratamento dasreclamaçõesMeioscomunicaçãoAquisiçãoplataformaelectrónicaSoftware de gestãode stocksMonitorizaçãomensalMonitorizaçãoquinzenalReformulação dosistema existentepara a facturaçãoMelhorar manualde procedimentosImplementação doSistema deInformaçãoParceria com oDepartamento deEconomia/Sociologia e GestãoParceria com oDepartamento deEconomia/Sociologia e GestãoRecursosSPFSPFSPFSPFSPFSPFSPFSPFSPFSPFSPFESTRATÉGIATÁCTICAS37


Plano de actividades UTAD 20099. Mapa estratégico38


IV – Serviço de Recursos HumanosPlano de actividades UTAD 20091. IntroduçãoAs atribuições e competências dos Serviços de Recursos Humanos (SRH)são, genericamente, as seguintes:▪ Acompanhar a política da gestão de recursos humanos;▪ Proceder à instrução dos processos de admissão, mobilidade,exoneração e aposentação dos trabalhadores, bem como dosprocessos relativos à contratação de pessoal, executando aindaos actos de administração de pessoal e de acompanhamento detodos os processos concursais;▪ Organizar, manter actualizada e promover a divulgação da basede dados dos recursos humanos, fornecendo dados estatísticosou outros relativos às suas actividades sempre que solicitadospelos órgãos competentes;▪ Manter actualizados os processos individuais de cadatrabalhador (pessoal docente e não docente);▪ Instruir e gerir todos os processos administrativos relativos àprogressão nas carreiras;▪ Produzir a informação necessária ao processamento deremunerações, demais abonos e respectivos descontos, incluindoa relativa a faltas, férias e licenças;▪ Apoiar e coordenar o processo relativo à avaliação dedesempenho;▪ Elaborar os cadernos eleitorais;▪ Contribuir para a elaboração do balanço social;39


Plano de actividades UTAD 2009▪ Passar certidões, declarações e notas do tempo de serviçoexigidos por lei, bem como outros documentos solicitados pelostrabalhadores;▪ Garantir a eficácia do processo respeitante à recepção edistribuição do expediente oriundo dos Departamentos eServiços da UTAD;▪ Preencher todos os ficheiros provenientes do exterior,nomeadamente o REBIDES, o INDEZ, pessoal em formação, SIOE,entre outros.Embora conscientes de que não têm existido grandes desfasamentosentre o que tem sido realizado e o que foi programado ao longo dosúltimos anos para os Serviços de Recursos Humanos, importa proceder aalterações de procedimentos, mediante a elaboração de propostasexequíveis e geradoras de mais‐valias para o alcance da visão que a UTADambiciona. Uma vez que as transformações que contribuíram paraalterar o conceito e a área de actuação dos serviços de recursos humanosnos levam a concluir que estes são essenciais dentro das Instituições,sendo o seu principal papel o de preparar, capacitar e envolver aspessoas com o planeamento estratégico da organização, devemosprocurar estar envolvidos no desenvolvimento das competênciasnecessárias para contribuir para o sucesso dos objectivos traçados,nomeadamente os operativos.2. VisãoTornar‐se um Serviço de referência, através de um esforço contínuo demelhoria das competências dos seus recursos humanos, para ganhar osdesafios da inovação, da modernidade e da qualidade.40


Plano de actividades UTAD 20093. ValoresO nosso valor guia é a busca da perfeição, entendida como o amor pelobelo e bem feito. Nesta medida, os valores pelos quais nos orientamossão nomeadamente:▪▪▪▪▪Excelência no serviço – criar, desenvolver e gerir a tecnologiacom ênfase na qualidade;Pessoas – promover o trabalho em equipa, valorizando ascompetências individuais;Eficiência – propor cumprir as suas actividades e alcançar os seusobjectivos gerindo de forma correcta os recursos disponíveis;Comprometimento com resultados – monitorizar e reversistematicamente o desempenho dos seus colaboradores;Responsabilidade – pautar a nossa actuação pelo respeito depadrões éticos e dedicação permanente à nossa missão.4. Objectivos estratégicosComo os objectivos estratégicos visam tornar a missão mais concreta,traduzindo‐se em intenções amplas, não específicas e sem datas,propomos para os SRH o seguinte:1. Redescobrir métodos de trabalho orientados para a maximizaçãodos recursos e dos resultados;2. Estimular o desenvolvimento profissional dos seuscolaboradores;3. Ser exemplar e responder em quantidade e qualidade àssolicitações da Academia.41


Plano de actividades UTAD 20095. Análise SWOTPontos FracosQualificação dos Recursos HumanosNº insuficiente de R.H.Espaços físicos existentes,nomeadamente para o arquivoPágina WEBAmeaçasEnquadramento legislativoRedução de Recursos HumanosDiminuição de recursos públicosRigidez do sistema retributivoPontos FortesSentido de responsabilidadeRespostas atempadas e preocupaçãocom a prestação de um serviço dequalidadeProjecto MIDAS aprovadoAlinhamento com a AdministraçãoPágina intranetOportunidadesConsolidar uma mudança culturalcom base no SIADAPAumentar as qualificações dos RHOptimizar sistemas de informaçãoadministrativosNovo enquadramento legal6. Objectivos operacionaisEficáciaEficiênciaQualidadeDisponibilizar respostas a perguntas frequentes e comunsa toda a academia na IntranetGerar receita própriaGarantir gestão eficiente dos R.H.Reduzir tempo de espera de assinatura de contratos depessoalAssegurar a circulação e tratamento de documentos viaelectrónicaMonitorizar a prestação de serviço dos trabalhadores dosSRHAferir o grau de satisfação dos trabalhadores dos SRHReforçar R.H.Garantir a frequência dos cursos de formação profissional42


Plano de actividades UTAD 2009Atendendo à incessante busca por melhores resultados, numa altura emque as mudanças aceleradas exigem às instituições, em geral, e aosserviços, em particular, adapta‐ção e respostas rápidas aos novosdesafios, e tendo por base a criação do quadro referencial (Quadro deAvaliação e Responsabilização ‐ QUAR) da UTAD, onde são descritos,entre outros aspectos, os objectivos operacionais, é nossa intençãopromover um conjunto de medidas que possam contribuir claramentepara o alcance das metas nele indicadas, propondo‐se os Serviços deRecursos Humanos:▪ Garantir o apoio numa gestão mais eficiente dos recursoshumanos da UTAD, nomeadamente através da implementaçãodo novo sistema de controlo da assiduidade;▪ Acautelar, durante o primeiro semestre de 2009, o reforço emtermos do número de trabalhadores afecto aos SRH,nomeadamente através da transferência dos três ele‐mentos quedesempenham funções no Sector de vencimentos e abonos,tanto mais que este Sector ficará adstrito àqueles Serviços, demodo a ser garantida a consolidação de todas as tarefasrelacionadas com os recursos humanos da UTAD;▪ Assegurar alterações a nível de ocupação de espaços físicos,tendo como objectivo adequá‐la às necessidades dos Serviços,designadamente no que diz respeito à sua adaptação aoaumento do número de colaboradores aqui previsto;▪ Aprofundar o processo de desenvolvimento tecnológico,designadamente: a) com a continuidade da utilização da Intranetcomo meio privilegiado de divulgação de dados/documentos e b)com a implementação da fase piloto do projecto MIDAS, que visaa simplificação e normalização de procedimentos com vista a43


Plano de actividades UTAD 2009uma gestão de qualidade, cuja candidatura já se encontraaprovada; c) ainda neste âmbito, com a realização de um estudoprévio sobre requerimentos e declarações que são solicitadasnos SRH, a fim de se efectuar a sua disponibilização electrónica;▪▪▪▪Disponibilizar na intranet um campo que inclua as respostas adar às questões mais frequentes que são colocadas no âmbitodas competências dos SRH;Desenvolver o potencial humano dos trabalhadores dos SRH,elevando o índice de qualificação profissional, através daelaboração do Plano de Formação para 2009, que irá prever afrequência de, pelo menos, uma acção de formação por parte dageneralidade deles, procurando garantir que essa formação sejaefectuada no âmbito da sua área de actuação, com vista aoreforço de novas competências, para o eficaz desenvolvimentodas tarefas pelas quais são responsáveis;Consolidar uma mudança cultural, que se traduzirá na adopçãode padrões comportamentais indispensáveis a um serviço dequalidade, através da promoção de reuniões semestrais paraestimular a comunicação entre todos os colaboradores dos SRH,onde serão elencados, essencialmente, os aspectos negativosque ainda possam subsistir, de modo a procurarmos, emconjunto, encontrar mecanismos que propiciem uma melhoriacontínua da prestação de serviços por parte de todos oscolaboradores destes serviços;Actualizar e disponibilizar aos seus recursos humanos a legislaçãolaboral geral e específica para o sector, bem como outras deinteresse relacionadas com a actividade que exerce;44


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪▪▪▪Organizar e manter actualizada a pasta da legislação que seencontra na intranet, de modo a efectuar a difusão interna dediplomas e outros documentos de interesse geral;Gerar alguma receita própria, nomeadamente através dacobrança de emolumentos pela emissão/reprodução de algunsdocumentos (notas biográficas, declarações, cópiasautenticadas);Garantir o apoio na implementação, na íntegra, do diplomarespeitante ao regime de vínculos, carreiras e remunerações(LVCR);Acompanhar e assessorar todas as fases do processo deavaliação de desempenho dos funcionários não docentes;Reduzir o tempo de espera para a assinatura dos contratos depessoal;Garantir a entrega de 3 relatórios respeitantes às actividadesdesenvolvidas nos SRH, sendo feita uma breve descrição sobre odesempenho de cada colaborador.Finalmente, queremos manter os Serviços de Recursos Humanos dotadosde pessoas dinâmicas e motivadas, com elevado sentido de participaçãoe responsabilidade. Embora sejamos conhecedores dos pontos fortes efracos que norteiam estes Serviços, identificamos como necessária amonitorização das actividades que são desenvolvidas por aqueles,julgando importante elaborar um questionário, a ser entregue a cadaelemento, de modo a identificar quais os factores que de forma negativainterferem no seu desempenho profissional. Nesta medida, propomo‐noselaborar um inquérito a ser preenchido em Novembro de 2009 e cujosresultados serão analisados e disponibilizados superiormente no final do45


Plano de actividades UTAD 2009ano. O referido instrumento terá em linha de conta factores como: a)relacionamento com a chefia; b) entendimento entre o grupo; c)motivação pessoal; d) reconhecimento por parte dos superioreshierárquicos; e) perspectiva de crescimento profissional; f) sobrecarga detrabalho; g) equipamento(s); h) adequação da área de actuação, entreoutros.46


Plano de actividades UTAD 20097. Iniciativas e proposta de metas a atingirTendo em conta a descrição dos pontos atrás mencionados, é nossaconvicção que se torna crucial adoptar um conjunto de iniciativas quepossam conduzir à concretização da generalidade dos objectivosenumerados. Assim:MISSÃO:Visão: Tornar‐se um Serviço de referência, através de um esforço contínuo de melhoria das competências dos seus recursos humanos, para ganhar os desafios da inovação, damodernidade e da qualidade.Nível de PerpectivasClienteProcessosFinanceiraInovação eAprendizagemObjectivoEstratégicoMaximizar recusos eresultadosGarantir uma gestãomais eficiente dosrecursos humanosDisponibilizarrespostas, aperguntasfrequentes e comunsa toda a Academia,na intranetReforçar os recursoshumanosAssegurar acirculação etratamento dedocumentos viaelectrónicaGerar receitaprópriaReduzir despesasReforçar a basetecnológicaNível de ObjectivosObjectivoEstratégicoEstimulardesenvolvimentoprofissionalQualificar recursoshumanos nos SRHObjectivo EstratégicoGarantir níveis desatisfação quantidadee qualidadeAferir o grau desatisfação dostrabalhadores dos SRHConsolidar culturaorganizacionalNível deIndicadoresGarantir umaprestação a níveldos 75%(verificando‐se,para o efeito, assolicitaçõesrequeridas a essenível)75%2 documentos,sobre temáticasactuais e deinteresse geralescala de 1 a 5 1Sem referênciaanteriorMetas31 documentotipo(deslocações,por exº)Iniciar oprocesso decobrança até aofim do anoIniciativasManifestar onosso apoio paracolaborar a todosos níveis nocontrole daefectividade dostrabalhadoresElaborardocumentos quecontemplemrespostas àsperguntas maisfrequentes epublicitá‐los naintranetElaborar inquéritode opiniãoSolicitar atransferência dostrabalhadores dosector devencimentos eabonos para osSRHImplementar, emcolaboração comos Serviços deInformática eComunicações, oprojecto MIDASPreparar umaproposta comtabela deemolumentos1 curso deApresentar umformaçãoplano de formaçãoprofissional porprofissional, comparte de 50%pertinência paradosos serviçostrabalhadoresRecursosSRHSRHSRHSRHSRHSICSRHSRHSRH2 Realizar reuniões SRHESTRATÉGIATÁCTICAS47


Plano de actividades UTAD 20098. Mapa estratégico48


V – Centro de InformáticaPlano de actividades UTAD 20091. MissãoSuportar tecnologicamente e de forma inovadora os processos querealizam a missão da UTAD, contribuindo para a sua reengenharia eeficiência.Para cumprir esta missão, o Centro de Informática implementa e gere:▪▪▪Infra‐estruturas de rede informática e centro de dados parasuporte aos sistemas informáticos;Serviço de apoio técnico destinado a assegurar o funcionamentodas infra‐estruturas e dos meios informáticos dos serviços,alunos e funcionários docente e não docentes da UTAD;Sistemas de Informação, que suportam em software, osprocessos de negócio da UTAD.No cumprimento desta missão, o Centro de Informática, procura assoluções tecnológicas mais inovadoras e adequadas, bem como ospossíveis parceiros e fontes de financiamento, que possam tornarrealidade a implementação dessas soluções. Assim, o Centro deInformática colabora activamente com outras instituições e empresas,afirmando a UTAD como uma instituição líder no plano da utilização dastecnologias de informação.2. VisãoAfirmarmo‐nos como uma referência, a nível nacional, na utilização dastecnologias de informação e comunicação.49


Plano de actividades UTAD 20093. Valores▪▪▪▪▪Satisfação da Academia da UTADInovaçãoIniciativaCompetênciaEntusiasmo4. Análise SWOTPontos FracosAusência de cultura de qualidadeNúmero insuficiente de R. H.Dispersão geográfica dasinstalaçõesInfra‐estruturas débeisPouca articulação entre os váriosS.I. da UTADAmeaçasConstrangimento orçamentalQualificação dos funcionáriosAumento do número deequipamentos informáticos nocampusExpectativas elevadas em relaçãoaos benefícios das T.I.Pontos FortesEquipa motivada e empenhadaEquipa multidisciplinar comdomínio transversal das TICEstratégia de gestão e formaçãodos R.H.Projecto MIDAS aprovadoBom relacionamento e imagemjunto de instituições congéneres eempresasOportunidadesMaior exigência de utilização datecnologia por parte dos alunos,docentes e investigadoresConstrução Espaço Europeu deEnsinoEvolução das T.I.C.QRENNovo quadro da gestão públicabaseado numa visão estratégica50


Plano de actividades UTAD 20095. Vectores estratégicosLevando em linha de conta a Matriz SWOT, onde se identificaram ospontos fortes e os pontos fracos, as oportunidades e ameaças para odesempenho da Missão e a concretização da Visão, importa estabeleceras grandes linhas de orientação estratégica. Partindo da análise realizada,neste caminhar estratégico à luz da metodologia BSC, e tendo emconsideração que “as grandes linhas de orientação estratégica devem serextraídas das conclusões da análise SWOT”, foram definidos os seguintesvectores estratégicos.Serviços de valorAs tecnologias de informação são instrumentais no suporte dosprocessos de negócio das organizações. O seu verdadeiro valor, residenos serviços suportados pelas TI e na medida em que as estes serviçoscontribuem para a eficiência dos processos. Acrescentar valor aosserviços prestados pelo CIUTAD significa tornar os processos de negócioda UTAD mais eficientes e por consequência, tornar a instituição UTADmais eficiente. O próprio CIUTAD é assim valorizado, bem como todas asinfra‐estruturas e serviços de TI.Parcerias e projectos inovadoresNuma área de tecnologia avançada, é fundamental acompanhar e porvezes liderar os grupos mais dinâmicos. No contexto das instituições deensino superior, significa propor e participar em projectos inovadores,desenvolvidos em parceria com outras instituições e empresas. O CIUTADconsegue assim, desenvolver todo o seu potencial enquanto garante do51


Plano de actividades UTAD 2009melhor suporte tecnológico para UTAD e, cotar a UTAD ao mais alto nívelno âmbito das Academias nacionais.Qualidade da prestação de serviçosO enfoque na Academia da UTAD e a sua satisfação, enquantoutilizadores dos serviços do CIUTAD, passa pela interiorização de umacultura de garantia de qualidade, em todas as fases da prestação deserviços, colocando o CIUTAD numa posição de destaque, no contextodos serviços universitários de tecnologias de informação, associado aníveis de inovação na organização e prestação dos serviços.6. Perspectivas e objectivos estratégicosNa Perspectiva do Cliente propõe‐se três objectivos, tendo em vistagarantir o acréscimo do grau de satisfação dos diferentes tipos deutilizadores, numa perspectiva de inovação, de diversificação da oferta, ede aumento da fiabilidade dos sistemas.A Disponibilizar serviços inovadores, tem como concretização a utilizaçãode tecnologias de informação para suportar processos da UTAD, atéagora sem suporte digital, bem como a criação de formas inovadoras deapoiar as actividades de ensino e investigação da UTAD.A Implementação de novos canais de prestação de serviços, permitiráservir mais utilizadores em menor tempo e com melhor qualidade. Aconcretização deste objectivo passa pela criação de sistemas de selfservice,essenciais para atender a mais utilizadores com mais serviços,sem aumento significativo do pessoal.52


Plano de actividades UTAD 2009A Diminuição de falhas de sistemas, é essencial para aumentar aqualidade percebida dos serviços prestado, solidificando a imagem doCIUTAD como uma unidade de excelência. A concretização desteobjectivo é também fundamental para diminuir o tempo de trabalhoassociado à resolução urgente de problemas.A Captação de fontes de financiamento é essencial, na actual situaçãofinanceira da UTAD. A criação de serviços inovadores nem sempre é fácilde justificar numa lógica de custo/benefício, pois sendo serviços novos,não é claro, para os possíveis utilizadores e decisores, o seu valor e aperspectiva de rácio custo/beneficio.A Optimização dos recursos existentes é uma forma de, por um lado,evitar o investimento em recursos novos, por outro, de rentabilizarinvestimentos anteriores.O Redesenho e automatização de processos são indispensáveis para,com os mesmos recursos, servir mais utilizadores, restando‐lhes maisserviços.A Adição de gestão de qualidade aos processos é a única forma de,formalmente e de forma sustentada, garantir a qualidade do trabalhorealizado na Unidade.A Qualificação contínua dos RH é absolutamente necessária paraviabilizar a continuidade da actividade do CIUTAD enquanto serviçoassente na tecnologia e inovação.A Participação em eventos técnicos/científicos é a forma de ter acesso aconhecimento e formação nas áreas mais recentes das tecnologias deinformação. È também essencial para o estabelecimento de parcerias eprocura de eventuais projectos.53


Plano de actividades UTAD 2009ClienteFinanceiraProcessosInovação eAprendizagemDisponibilizar serviços inovadores;Implementar novos canais de prestação de serviços;Diminuir falhas de sistemas.Captar fontes de financiamento;Optimizar recursos existentes e rentabilizarinvestimentos anteriores.Redesenhar e automatizar processos;Adiçionar uma gestão de qualidade aos processos.Qualificar RH;Participar em eventos técnicos/científicos ;Formar na área da qualidade (ISO e ITIL).A Formação na área da qualidade (ISO e ITIL) permite dotar a Unidade eos colaboradores de conhecimento sobre a forma de organização dosserviços, na perspectiva da garantia de qualidade.7. IniciativasPara cumprir os objectivos anteriormente enunciados definiu‐se aseguinte lista de iniciativas. Nesta lista, as iniciativas são agrupadas em 6áreas de actividade dos Serviços: Sistemas e Informação, Infra‐estruturas,Gestão de sistemas, Apoio técnico, Apoio ao Ensino – SIDE, Projectosexternos.A estas áreas correspondem competências e domínios de trabalhoespecíficos.54


Plano de actividades UTAD 2009Sistemas de Informação▪▪▪▪▪Desenvolvimento do Projecto Midas;No âmbito do projecto de modernização administrativa Midas,serão desenvolvidas as seguintes actividades:▪ Definição de um plano de integração e partilha deinformação entre a intranet, o SIDE e a gestão académica;▪ Definição de um manual de utilização de Cartão de Cidadão eassinatura de documentos electrónicos na UTAD;▪ Integração de sistemas para utilização de uma identidadedigital única.Instalação de uma infra‐estrutura de Sharepoint capaz desuportar as unidades orgânicas e utilizadores da UTAD;▪ Desenvolvimento de um módulo de gestão documental eworkflow sobre sharepoint;▪ Implementação da desmaterialização de um processo(deslocações) e distribuição electrónica de despachos.Formação de utilizadores em Exchange e Sharepoint;▪ Execução de um plano de formação composto por acçõescurtas e direccionadas, em horário laboral, para que se tiretodo o proveito dos serviços de Exchange e Sharepoint.Ajuste dos módulos da intranet de gestão do CC e de CP;Na nova orgânica da UTAD passa a haver um CC e CP por escola.Assim é necessário adaptar os módulos de gestão parasuportarem as múltiplas instâncias de CC e CP.Manutenção dos serviços de publicação Web;Serão mantidos os serviços actuais de publicação Web, emplataformas Windows e Linux.55


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪▪▪Criação de novos serviços de publicação web;Criação de serviço de publicação web em plataformas joomla,mediawiki e wordpress.Apoio à Pró‐Reitoria para as Relações Públicas e Imagem;Apoio à manutenção do site da UTAD e criação de sites para oseventos (Congressos, Colóquios, Seminários, entre outros) que serealizam anualmente na UTAD. A realizar a tempo integral porBruno Brito e Carlos Costa.Apoio na criação do novo site institucional da UTAD;Projecto de criação de um novo site institucional da UTAD, adesenvolver em tecnologia Sharepoint, de acordo com asindicações da Pró‐reitoria para as Relações Públicas e Imagem. Arealizar a tempo integral por Bruno Brito e Carlos Costa.Actualização da versão de software do Repositório Cientifico daUTAD;Esta actividade tem como objectivo a actualização do softwareque suporta o Repositório, de acordo com o solicitado pelos SDB.A executar por 2 elementos da equipa de sistemas e a terminarem Junho de 2009.Implementação da Circulação e Empréstimo nas bibliotecas;Esta actividade permitirá, embora de forma condicionada devidoàs características limitadas do actual ILS (Sistema de Gestão deBibliotecas), ter o módulo de circulação e empréstimo emfuncionamento nas bibliotecas da UTAD. A executar por 1elementos da equipa de sistemas, em conjunto com os SDB, e aterminar em Junho de 2009.56


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪Implementação do ILS KOHA;Este sistema de gestão de bibliotecas apresenta característicassimilares às dos melhores sistemas de gestão de bibliotecas.Licenciamento de Software para uso da UTAD;Actualização das licenças de software com período anual.Apoio e manutenção do ERP da UTAD;O ERP é o sistema e conjunto de aplicações que fazem a gestãofinanceira, patrimonial e de recursos humanos da UTAD. A suamanutenção consiste na manutenção de hardware e software,incluindo upgrades e desenvolvimento de pequenas aplicaçõespor medida.Infra‐estruturas▪▪▪▪Projecto de videovigilância e registo de assiduidade;▪ Implementação deste projecto e integração com as infraestruturasde rede da UTAD.▪ Projecto de impressão em rede da Xerox;▪ Implementação da componente técnica do projecto,incluindo: rede, electricidade e serviço de spooling.Reforço de climatização em datacenter;Actualização da a potência de refrigeração instalada nodatacenter. Custo previsto 14.000,00€. Data de fim deimplementação Maio/Jun 2009.Reorganização de infra‐estruturas passivas em datacenter;Rearranjo da distribuição física de equipamentos em datacenter.Custo previsto – 1.500,00€. Data de fim implementação ul 2009.Criação de plano de operações por serviço;57


Plano de actividades UTAD 2009Redacção de um manual de operações. Custo previsto 0 € ‐ Datade implementação fim de implementação Out/Nov de 2009.▪ Projecto de Monitorização de infra‐estruturas e serviços;Instalação de um sistema de monitorização de infra‐estruturas eserviços. Custo previsto 2.000,00 € ‐ Data de fim deimplementação Setembro 2009.▪ Reforço e manutenção de infra‐estrutura de rede para a UTAD;Ligar por fibra óptica os pavilhões da Genética; repor oequipamento de acesso wireless avariado e terminar a instalaçãode rede no hospital veterinário. Novos equipamentos parareposição de avarias. Ex. Ap's e PowerInjectors, com custoprevisto 10.000,00€.▪ Manutenção de equipamentos;Manutenção anual dos equipamentos de suporte do centro dedados.▪ Projecto de VoIP;Migração para o projecto VoIP@RCTS ‐ 30 Abril 2009.▪ Plano de numeração interno ‐ Setembro 2009.▪ Disponibilização de relatórios de custo personalizados (porescola, departamento, pessoa, etc...) – Outubro 2009.▪ Disponibilização de serviços de valor acrescentado (Voicemail,IVR, softphones, etc..) – Nov 2009.▪ Projecto de Federação entre Instituições Académicas;Este projecto será desenvolvido em parceria com a FCCN e temcomo objectivo a criação de um sistema de federação deidentidades digitais entre instituições do ensino superior.▪ Comunicações de dados e voz.58


Plano de actividades UTAD 2009▪ Aquisição de comunicações voz e dados Miranda do Douro ‐Custo estimado 200€/mês – Abril 2009.▪▪▪Elaboração de projecto para candidatura de reforço decomunicações – 20 Abril 2009.Reestruturação de Serviços de Rede.Reestruturação de serviços de rede (DNS, DHCP) – Jul 2009 ereestruturação de serviços de autenticação – Jul 2009.Gestão de sistemas▪▪Manutenção de sistemas Linux;Esta actividade consiste na manutenção e upgrade de sistemasoperativos e aplicações de: Linux; moodle; DSpace; DNS; DHCP;Email.Manutenção de sistemas Microsoft;Esta actividade consiste na manutenção e upgrade de sistemasoperativos e aplicações de: Linux; moodle; DSpace; DNS; DHCP;Email.Apoio técnico▪Prestação do serviço de apoio técnico a alunos, docente efuncionários da UTAD, nos termos actuais.Apoio ao Ensino (SIDE)Esta equipa é composta por um programador, um técnico de informáticae uma administrativa. As actividades serão realizadas no período59


Plano de actividades UTAD 2009previsto, havendo sempre a salvaguarda de uma janela horária diária (2‐3horas) dedicada à análise e correcção de problema técnicos (BUGs) eoperações diversas de manutenção.▪Apoio aos utilizadores (alunos/docente/funcionários) do SIDEAs actividades de apoio são realizadas de acordo com o tipo eurgência da solicitação via telefone, e‐mail ou presencialmentedos utilizadores da Plataforma SIDE (Gestores, Coordenadores,Docentes, Alunos, Serviços Académicos – GIASA). Por secaracterizar como uma plataforma com uma actualizaçãoconstante (serve de apoio às aulas) a sua actualização/correcçãodeve obedecer ao menor tempo possível.Não existe calendarização específica para a realização dealgumas actividades, sabendo que umas se direccionam para oinício dos anos lectivos (1º Semestre) e início do 2º Semestre,outras vão de encontro às solicitações das Coordenações e dassituações dia‐a‐dia que surgem (telefone, e‐mail,presencialmente).Actividades de apoio mais frequentes durante o ano lectivo:Apoio em tempo real ‐ via telefone ou presencialmente ‐situações que se considerem sem prejuízo para o docente oualuno e/ou com concordância do mesmo (mudança de turma,permuta, inscrições, acesso – logins e passwords e outros; Apoionas 24H seguintes – via e‐mail desde a recepção do pedido; E‐mails informativos e de alerta para Coordenadores e Gestores deCurso; Alteração de ano lectivo / Semestre; Alteração do“utilizador responsável” pelo serviço de Gestão de um Curso;Actualização de Serviços; (pedindo a colaboração paradivulgarem ao corpo docente do curso); Colocação de horários /60


Plano de actividades UTAD 2009serviço docente (apenas quando se verificam atrasosconsideráveis); Avisos para funcionalidade dos utilizadores;Informar as Coordenações / Utilizador “Gestor” sobreactualização do Ano Lectivo e da informação actual; Formação aDocentes (aconselhado ao Coordenador de Curso); Formação /Apoio ao Utilizador “Gestor” de um Curso (deslocação ao postode trabalho do mesmo; Actualização de calendário escolar (aulas,exames, feriados, pausas) dos cursos Licenciatura 1º ciclo / 2ºciclo); Existência de Sessões Curso – fotografias no SIDE (a pedidodas Coordenações); Pedido de Informação aos ServiçosAcadémicos/ GIASA (Estatutos, alunos caloiros, alunosfinalizaram, Exames c/salas, horários); Colocação de AvisosInstitucionais ou a pedido (todos os cursos em funcionamento);Colocação na BD SIDE – Recursos Humanos/Infra‐estruturas/Coordenações; Implementação/ desactivação de cursos (1ºciclo/2ºciclo/3º ciclo/ outros); Possibilidade de “gerir” qualquercurso em funcionamento no SIDE; Possibilidade de inscrição dealunos no respectivo curso; Caracteriza os Serviços do SIDE aEntidades/Instituições (Escolas Secundárias) quando o mesmo ésolicitado pelos Serviços; Moderação de fotografias (correcção eajustes às fotografias submetidas pelos utilizadores); Resolução/Melhoramento de serviços pela correcção de “bugs” ousugestões com a equipa de desenvolvimento do SIDE; Apoio àPlataforma MOODLE na UTAD aos Docentes a Alunos;Actualização dos documentos de suporte ao SIDE (manuais e/ouerros de actualização de software).61


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪▪▪Integração do email de alunos UTAD.EU com o SIDE;Esta actividade tem como objectivo integrar o serviço de emailpara alunos com o sistema SIDE. O término da actividade, comtestes, está previsto para 13 de Abril de 2009. Duração: 5semanas (Março/Abril).Virtualização do SIDE;Este actividade implica a migração dos servidores usados noServiço SIDE. A actividade tem início previsto em Abril e o prazoprevisto total é de 8 semanas, estando dividido da seguinteforma: MySQL 4.0 para MySQL 5.0 – 2 semanas; Apache 1.3 paraApache 2.0 – 4 semanas; Testes no sistema – 2 semanas.Preparação de inquéritos de avaliação de cursos/docentes;Esta tarefa consiste na elaboração dos questionários efectuadosno SIDE com vista à avaliação dos cursos/docentes. Esta tarefatem uma duração prevista de cerca de 3 dias, sendo realizada nasemana de 25/Junho/2009 a 29/Junho/2009, estando estas datasdependentes da vice‐reitoria que coordena a elaboração dosinquéritos.Manutenção no servidor do SIDE;Operação de manutenção técnica do servidor que faz oalojamento do SIDE.Desenvolvimento de novas funcionalidade;Esta actividade tem com objectivo o desenvolvimento de váriasfuncionalidades novas, que têm sido solicitadas pelos utilizadoresdo SIDE.▪ Inscrições em grupo ‐ Desenvolvimentos de um serviço deinscrições nas turmas, através de listas de alunos em ficheiro,62


Plano de actividades UTAD 2009para utilizar em cursos que não usam o serviço de inscriçõesnas turmas online.▪ inquéritos (Questionários) Não anónimos – Adaptação dosserviço de inquéritos existente no SIDE de forma a podercontemplar questionários não anónimos.▪ Listagens dos alunos com os correios electrónicos validados ‐Elaboração das listagens dos alunos que já validaram, nosistema SIDE, os seus emails de contacto. Este serviço foirequerido pela Vice‐Reitoria para as Actividades Académicas.▪ Arquivar cursos – Fazer com que o sistema reconheça oestado de “arquivado” em cursos que deixam de serutilizados no sistema SIDE. Útil após remodelação de várioscursos após processo de Bolonha.▪ Paginação de listagem de utilizadores – Remodelação doserviço de gestão de utilizadores sistema SIDE. Devido aoelevado número de utilizadores registados no sistema, alistagem dos mesmos passa a ser paginada.▪ PDF's salas ocupação – Correcção do script de geração daocupação das salas de aulas em formato PDF. Desde aremodelação do sistema, para este começasse a aceitarocupações de sala com intervalos de 15 minutos (tarefarealizada em 2008) que os scripts continham erros deexecução.▪ Pesquisas de utilizadores por email – Remodelação dosserviços que permitem pesquisa de utilizadores no sistemaSIDE. A remodelação passa por incluir o email como item depesquisa: até aqui apenas permitia pesquisa no nome e nologin do utilizador.63


Plano de actividades UTAD 2009▪▪ Inclusão de ocupação de salas em Ajax – Remodelação dosistema de gestão de ocupação de salas.▪ Consulta do horário dos alunos nos Serviços de Coordenação– Desenvolvimento de serviço para o Director (Coordenador)de Curso onde é permitido a este consultar a ocupaçãosemanal de aulas previstas (horário) de cada aluno do curso.▪ Ajuste aos Webservices da intranet (planos) – Correcção deum dos webservices de integração com o serviço da Intranet.Adaptação de Funcionalidades;Esta actividade consiste no redesenhar de alguns serviços de doSIDE para estes irem de encontro às necessidades dosutilizadores do sistema. Estas tarefas não têm data prevista, pornão serem considerados prioritários, mas serão, dentro dopossível, inseridos no plano de trabalho por uma ordem quepode não ser a indicada neste documento. As funcionalidadesidentificadas são:▪ Criar histórico dos downloads das unidades curriculares (3Semanas);▪ Alteração do algoritmo de gestão dos alunos prioritáriosaplicado nas Inscrições nas turmas (4 Semanas);▪ Redesenhar a gestão das avaliações (serviços dos docentes)para melhor adaptar às realidades dos cursos (6 Semanas);▪ Permitir registar mais de dois directores em qualquer curso(importante para a “atribuição” de privilégios no sistema) (1Semana);▪ Múltiplas salas de aula para os exames e avaliações commúltiplos turnos. (3 a 4 Semanas);64


Plano de actividades UTAD 2009▪▪▪ Definir área da coordenação/direcção dos cursos no SIDE(local onde as coordenações possam publicar informação emvários formatos) (4 Semanas);▪ Permitir a atribuição de múltiplos docentes numa mesmaaula (2 Semanas);▪ Adaptar o SIDE aos alunos de Erasmus (2 Semanas);▪ Criar um novo Software para as TVs/TFTs (apenasplaneamento) (3 Semanas).Eliminação de Bugs diversos.Operação de correcção de serviços que contêm falhas deexecução: Gestão de Horários, Anos lectivos existentes naselecção dos Serviços dos Alunos, etc.Projectos externos▪ Acompanhamento e fiscalização da instalação de redeinformática em 14 escolas secundárias de TrásosMontes.Projecto no valor aproximado de 50.000 € (+iva).▪Apoio e manutenção dos sistemas relacionados com outrosprojecto externos.65


Plano de actividades UTAD 20098. Mapa estratégico67

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