Procedimento Operacional Padrão - POP

faculdadeages

23HBq7P

Faculdade de Ciências Humanas e Sociais - AGES

Procedimento

Operacional Padrão -

POP

Plataforma Escola1 (Portal do Aluno)

Equipe de Sistemas

José Walker de Matos Pinheiro

2016

A v e n i d a U n i v e r s i t á r i a , 2 3 – P a r q u e d a s P a l m e i r a s

P a r i p i r a n g a / B A


“A mente que se abre a uma nova ideia, jamais voltará ao

seu tamanho original”.

Albert Einstein


Sumário

Apresentação Geral ..................................................................................................................... 3

Objetivo ........................................................................................................................................ 4

Informações Específicas .............................................................................................................. 5

Acesso ao Sistema ........................................................................................................................ 6

Site para acesso ......................................................................................................................... 7

Como acessar o Portal do Aluno? ......................................................................................... 8

Notas ........................................................................................................................................... 10

Como consultar uma nota? ...................................................................................................... 11

Frequência Escolar .................................................................................................................... 13

Como consultar o número de faltas? ....................................................................................... 14

Como consultar o conteúdo ministrado na aula? ................................................................ 15

Horário Acadêmico ................................................................................................................... 22

Como consultar o horário/disciplinas que o aluno está cursando no semestre corrente? ........ 23

Atualização Cadastral ............................................................................................................... 25

Como atualizar o e-mail e o número telefônico?..................................................................... 26

Mensagens Online ..................................................................................................................... 29

Como visualizar uma mensagem recebida no Portal? ............................................................. 30

Solicitação de Documentos ....................................................................................................... 35

Quais documentos podem ser solicitados? .............................................................................. 36

Como realizar a solicitação/acompanhamento de um documento? ..................................... 39

Calendário de Atividades/Quadro de Avisos .......................................................................... 52

Como visualizar o Calendário de Atividades/Quadro de Avisos? .......................................... 53

Conclusão ................................................................................................................................... 66


3

Apresentação Geral

Sempre objetivamos investir em situações que facilitem o dia-a-dia de todos os

alunos e essa iniciativa é um exemplo claro disso. Acreditamos que, desde então,

poderemos abrir um melhor diálogo e uma melhor interação entre os acadêmicos e a

própria Instituição. Pomo-nos à disposição de todos para quaisquer dúvidas que ainda

possam surgir, levando em consideração o fato de que muitos, apesar da leitura desse

documento, ainda podem sentir alguma dificuldade para utilização/acesso do Portal e é

nesse sentido que justificamos e solicitamos a leitura dessas páginas que, de certa

forma, acabará tornando-se “obrigatória”, ao passo que nos colocamos dispostos a

ajudar os mais diversos casos.

A busca por melhorias é algo sempre constante em nossas mentes. Entendemos

que mudanças que ocorrem, tendem a apresentar alguma dificuldade para aqueles que

estarão bem inseridos nela, mas também compreendemos que é algo necessário e que,

na maioria das vezes, deve ocorrer. Dessa forma, apresentamos aqui esse pequeno

documento que servirá como uma espécie de auxílio àqueles acadêmicos que, de início,

estarão utilizando as páginas e módulos desse Portal Acadêmico. A todos que farão uso

deste, solicitamos que leiam atentamente cada parte que foi colocada; reforçamos que

tudo está bem detalhado em cada campo, com diversos prints de tela, diretamente do

próprio Portal, para melhor entendimento por parte dos leitores.

A “Plataforma Escola1”, para conhecimento daqueles que estarão inseridos nesta,

é o novo Sistema que está sendo implantado na Instituição. De início, muitos testes

estão sendo feitos perante a mesma e, a partir do presente momento, os acadêmicos de

primeiro período estarão sendo auxiliados a respeito da forma pela qual irão acessar o

Portal do Aluno – parte mais utilizada pelos mesmos.

Os estudantes serão apresentados à Plataforma e assistidos de maneira objetiva

acerca de como deverão utilizar e as formas de acesso desta. Lembrando que, nessa

primeira edição, nem todos os campos que compõem o Portal serão apresentados. Os

estudantes serão apresentados apenas às etapas mais simples e mais utilizadas –

visualização de notas e faltas, acompanhamento diário do seu horário acadêmico – e, as

demais etapas, serão passadas logo mais adiante com outras edições do POP. Assim,

damos as boas vindas ao novo sistema/Portal, agradecemos a compreensão de todos em

fazer a leitura desse documento e ficamos abertos a quaisquer sugestões que possam

surgir e, até mesmo, dúvidas e dificuldades que possam aparecer.


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Objetivo

A Equipe de Sistemas da Faculdade de Ciências Humanas e Sociais – AGES,

lavra o presente documento (POPProcedimento Operacional Padrão), com o intuito

geral de auxiliar os acadêmicos de 1º (primeiro) período, de todos os 24 cursos vigentes

na Instituição, no que diz respeito à utilização do novo Sistema/Portal do Aluno que

estará sendo implantado na mesma.

Teoricamente, POP pode ser definido como um documento que expressa o

planejamento do trabalho repetitivo que deve ser executado para o alcance da meta

padrão; ele tem o objetivo de padronizar e minimizar a ocorrência de desvios na

execução de tarefas fundamentais, para o funcionamento correto do processo. Ou seja,

um POP coerente garante ao usuário que a qualquer momento que ele se dirija ao

estabelecimento/site de uso, as ações tomadas sejam as mesmas.

Sempre que aparece “algo novo”, entendemos que há a necessidade de auxílio

àqueles que irão usufruir dessa iniciativa. O trabalho e o esforço são sempre árduos, e o

desejo de ajudar o próximo é uma marca. Iremos transmitir nossos conhecimentos a

todos os acadêmicos que farão uso do Portal do Aluno nesse novo sistema e

produziremos esse documento visando facilitar ainda mais o acesso e o uso de todos os

módulos que compõem o Portal, assim como, também, para haver melhor comunicação

entre o estudante e a Instituição de Ensino.

Para tanto, como se trata de algo novo, os acadêmicos devem ser auxiliados no

tocante a forma pela qual estes devem utilizar aquilo que terão acesso, isto é, aqueles

que estão inseridos no Sistema irão ser auxiliados, a partir do presente documento, de

maneira mais simples e clara, a respeito de como irão acessar o Portal do Aluno, para ter

acesso às notas, frequência escolar – faltas e presenças –, solicitação de documentos,

rematrícula, dentre outros.


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Informações Específicas

PLATAFORMA ESCOLA1:

Site para acesso:

http://escola1.info/ages

Tópicos de uso dos acadêmicos:

Consulta de notas;

Consulta de frequência (faltas/presenças);

Consulta do horário do aluno no presente semestre;

Solicitação de documentos;

Atualização dos contatos pessoais (E-mail e número de telefone);

Recebimento/visualização online de mensagens;

Visualização do Calendário de Atividades;

Visualização do Quadro de Avisos.

DÚVIDAS/SUGESTÕES:

Aqueles acadêmicos que ainda tenham alguma dúvida a respeito da forma de

utilização e acesso ao Portal do Aluno ou, aqueles que possuam algum tipo de sugestão

pertinente e queiram passar à Equipe de Sistemas, poderão encaminhar um e-mail para o

endereço que será informado logo abaixo. As informações, opiniões, dúvidas e

sugestões serão bem analisadas por todos e os e-mails serão devidamente respondidos

aos respectivos estudantes no prazo máximo de 72 horas úteis.

Endereço de e-mail: equipedesistemas@faculdadeages.com.br

OBSERVAÇÕES:

Para melhor facilitar o entendimento do Portal do Aluno, utilizamos o acesso de

um acadêmico, apenas para meios de exemplificação dos campos. Dessa forma, as

informações pessoais deste (nome, notas, frequência, foto...) estarão, por motivos de

ética/segurança, ocultas. Algumas imagens foram cortadas para melhor visualização.


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ACESSO AO

SISTEMA


7

o Site para acesso

De início, para ter acesso ao Portal do Aluno, na Plataforma Escola1, os

acadêmicos devem acessar o site que será informado logo abaixo. Para melhor

visualização, os campos específicos da explicação estarão destacados por uma caixa de

texto na cor vermelha:

http://escola1.info/ages

O site, para aqueles que ainda não tiveram contato, tem a seguinte página:

De preferência, sugerimos que seja utilizado o Internet Explorer, pelo fato de

possuir melhores configurações para acesso ao site e, consequentemente, ao Portal do

Aluno, que será mais frequentemente utilizado pelos acadêmicos.


8

o Como acessar o Portal do Aluno?

Após acessar a página inicial do site da Plataforma Escola1, os estudantes irão

preencher os campos de Login (com o seu respectivo usuário) e Senha (com a sua

respectiva chave de acesso).

Os acadêmicos irão receber o Login e a Senha no seu respectivo e atual e-mail,

após este ser cadastrado pela Equipe de Sistemas. Para tanto, sugerimos ainda que

continuem atualizando sempre seus contatos – e-mail e número telefônico –, lembrando

que são ferramentas bastante úteis na vida acadêmica.

A explicação será ilustrada com o exemplo abaixo:

Informamos aos acadêmicos, que o Login a ser utilizado e sua respectiva Senha

serão enviados por e-mail diretamente pelo Sistema. Após ser realizado o cadastro de

quaisquer estudantes e, após vinculação do respectivo endereço de e-mail do acadêmico


9

vinculado, este receberá, automaticamente, uma mensagem do Portal (Sistema Resolve

Info/Escola1), que já é “criada” por estes para maior controle e segurança.

Quando o acadêmico acessa o Portal pela primeira vez, ele será redirecionado para

uma página em que irá fazer a mudança da senha – para segurança particular de acesso.

O Login também poderá ser modificado pelo estudante, que poderá escolher o que for

melhor para memorizar (sugerimos que, caso queira modificar o usuário, alterem para o

número de matrícula, que já era utilizado anteriormente; entretanto, caso prefiram outro

acesso, fica a critério do aluno).

Após realizado esse processo, o acadêmico será transferido diretamente para a

página do Portal do Aluno, que terá a seguinte página inicial:

No Portal do Aluno, os acadêmicos terão acesso a tudo o que for de interesse em

sua vida estudantil: consulta de notas; consulta de frequência escolar; consulta de

mensagens que lhes forem enviadas etc.


NOTAS

10


11

o Como consultar uma nota?

Após acessar o Portal do Aluno, através da página inicial que fora apresentada

anteriormente, o acadêmico que tem o interesse de consultar sua nota irá, com o cursor

do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em “Secretaria”; irão aparecer várias

opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte “Informações

Acadêmicas” e irá clicar em “Consultar Boletim”. A explicação será ilustrada abaixo:

Após realizado este passo, o aluno será redirecionado para outra página, onde

serão apresentadas todas as informações pertinentes a este:

Notas:

Avaliação Progressiva de 50% e Avaliação Progressiva de 100%;

Fichamento; Portfólio; Produção Única (P.U.);

Média Final.

Total de Faltas e Disciplinas que está cursando;

Situação Final (AM – Aprovado por Média; AF – Aprovado na Final;

RM – Reprovado por Média; RF – Reprovado na Final);

Observações.


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A explicação será ilustrada com a imagem representada a seguir e os campos que

serão necessários à consulta do acadêmico estão destacados com caixa de texto

vermelha:

FOTO

3x4

Assim que as notas forem lançadas no Portal (Avaliações Progressivas de 50% e

100%; Fichamentos; Portfólios e Produção Única – P.U.), o acadêmico terá a

possibilidade de acompanhar através desta página.


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FREQUÊNCIA

ESCOLAR


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o Como consultar o número de faltas?

Para acompanhar diariamente o número de faltas, o processo será o mesmo do que

fora feito para consultar as notas. O acadêmico que tem o interesse de consultar sua

frequência escolar irá, com o cursor do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em

“Secretaria”; irão aparecer várias opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá

na parte “Informações Acadêmicas” e irá clicar em “Consultar Boletim”. A

explicação será ilustrada abaixo:

Após realizado o processo, o acadêmico será redirecionado para a página abaixo:

FOTO

3x4


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Os estudantes podem consultar o número total de faltas no campo que está

destacado com a caixa de texto na cor vermelha (TF – Total de Faltas); a consulta pode

ser feita diariamente. Assim que as faltas forem atualizadas, os acadêmicos poderão

visualizar em seu Portal do Aluno.

o Como consultar o conteúdo ministrado na aula?

Para aqueles acadêmicos que não puderam comparecer a uma aula ou, mesmo

aqueles que presenciaram e desejam acompanhar diariamente os conteúdos que foram

ministrados, o processo é bem simples. O estudante irá, com o cursor do mouse, no

canto esquerdo da tela e clica em “Sala de Aula”; irão aparecer várias opções e, após

realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte “Aula Realizada” e irá clicar em

“Consultar”. A explicação será ilustrada abaixo:

Após realizar esta etapa, o acadêmico será redirecionado a uma página em que

serão apresentados os registros das aulas de cada uma das disciplinas que o mesmo está

cursando (o dia em que a aula foi realizada; a disciplina referente e o professor desta).

Antes disso, o estudante deve selecionar o período que ele deseja que apareça em seu

monitor. Para tanto, vamos explicar detalhadamente: após realizar o processo anterior


16

de seleção para consulta do conteúdo ministrado em sua turma, irá aparecer a seguinte

página:

Para melhor visualização:

Ao chegar nesta página, os acadêmicos devem selecionar o período que eles

desejam consultar as aulas que foram realizadas e os respectivos conteúdos que foram

ministrados. Essa seleção de datas é livre para escolha dos estudantes: alguns podem


17

escolher que apareçam as aulas do primeiro dia do ano até o dia em que ele está

realizando a consulta, outros podem selecionar apenas do período em que estão. Basta

apenas ir em “Data Inicial” e digitar o primeiro dia desejado e, em “Data Final”, pode

ser digitado o último dia do ano ou, como já informado anteriormente, o dia em que está

sendo feita a consulta. Abaixo serão listados alguns exemplos:

Os exemplos acima listam algumas datas/períodos que podem ser selecionados

pelos acadêmicos para fazer a consulta dos conteúdos que foram ministrados. Após esta

tarefa, o estudante irá clicar em “Visualizar” e receberá, no monitor, uma lista com a

relação das aulas nas respectivas disciplinas que está cursando. Não é necessário que o


18

aluno clique em “Digitar Período”; ao escolher as datas, o período irá aparecer sem que

haja necessidade de escolha. Sendo assim, após realizado esse passo, irá aparecer a

seguinte página:

Ao deslizar o cursor do mouse, o estudante poderá visualizar todas as aulas que

estão cadastradas. Assim, este poderá selecionar uma dessas aulas para ficar informado

e acompanhar o conteúdo que fora ministrado, caso deseje reforçar seus estudos. Ou, até

mesmo, para pais/responsáveis que terão acesso ao Portal e desejam acompanhar a vida

acadêmica do aluno e queiram visualizar os conteúdos que foram ministrados nas aulas.

Para isso, o usuário deve marcar no campo “Selecione”, na aula que ele deseje a

informação:


19

Após realizar esse passo, o acadêmico

irá deslizar o cursor do mouse até a parte de

baixo da tela e irá clicar em “Consultar”,

assim como demonstrará a figura abaixo,

destacado em caixa de texto na cor vermelha:

Ao realizar essa tarefa, o usuário será redirecionado à página em que aparecerá o

conteúdo ministrado na aula que fora selecionada, assim como mostra o exemplo:


20

Assim, podem ser visualizados: o conteúdo que fora ministrado; a frequência do

aluno – se ele esteve presente em sala de aula, ou não –, assim como as ocorrências

disciplinares que podem ser cadastradas. Isso pode ser feito com todas as disciplinas

que aparecem na página anterior a esta.

Para facilitar a busca, o estudante tem, na “Página Inicial” do seu Portal do

Aluno, um controle das aulas que ele não esteve presente:


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Ao clicar no sinal de “mais (+)” no canto superior direito, serão listadas as aulas

que o usuário não esteve presente:

Assim, a busca pelo conteúdo ministrado na aula pode ficar mais fácil, ao passo

que, visualizando essa lista, o aluno pode ir diretamente ao dia que faltou ou, até

mesmo, selecionar apenas esse período de não presença em sala de aula.


22

HORÁRIO

ACADÊMICO


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o Como consultar o horário/disciplinas que o aluno está cursando no

semestre corrente?

Para aqueles acadêmicos que desejam acompanhar diariamente seu horário e as

disciplinas que estão matriculados para aquele semestre, o processo é bastante simples.

O usuário irá, com o cursor do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em

“Secretaria”; irão aparecer várias opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá

na parte “Horário” e irá clicar em “Consultar Meu Horário”. A explicação será

ilustrada abaixo:

Após realizada essa tarefa, o estudante será redirecionado à página em que

aparecerá seu horário acadêmico para o semestre corrente (2015-2, por exemplo). Neste,

irão aparecer:

Todas as disciplinas em seus respectivos horários e dias da semana;

As salas correspondentes a cada disciplina;

Os professores correspondentes a cada disciplina;

A turma do acadêmico;

Os horários divididos em quatro tempos.

Assim, o usuário poderá acompanhar diariamente, caso deseje, e, ainda assim,

para ter um auxílio para se programar para a semana e para a aula.


24

A ilustração abaixo representa a explicação:

Além de acompanhar pelo computador, o acadêmico pode tê-lo em mãos. Ao

clicar na opção “Preparar para Impressão”, essa página poderá ser impressa pelo

estudante, se for de sua preferência.


25

ATUALIZAÇÃO

CADASTRAL


26

o Como atualizar o e-mail e o número telefônico?

O endereço de e-mail e o número telefônico são duas ferramentas bastante

importantes na vida de quaisquer acadêmicos dentro de uma Instituição de Ensino,

assim como de todas as pessoas de diversas áreas e de diversas localidades. Trata-se de

meios de comunicação muito utilizados atualmente para transmissão de informações

(professor-aluno; aluno-aluno; professor-responsável). Para tanto, solicitamos que os

estudantes fiquem atentos a essa tarefa e que, caso troquem de e-mail ou de celular,

sempre atualizem os campos em seu Portal do Aluno para que, caso haja alguma

informação importante, ele esteja sempre atualizado.

Na página inicial, o aluno pode visualizar o campo onde se encontram seus dados

de e-mail e número telefônico no canto direito na parte inferior da tela, assim como

demonstra a imagem a seguir:

Nesse campo, o aluno pode estar

sempre atualizando seus contatos, para

melhor comunicação deste com a Faculdade

e vice-versa.


27

Para atualizar seus dados, o acadêmico irá apenas clicar em “clique aqui para

atualizar”, no campo onde ele deseja fazer essa mudança, e realizar o preenchimento

correto dos dados.

Após clicar em um dos campos que

estão destacados, o aluno será

redirecionado a uma página em que irá

realizar o preenchimento/atualização dos

campos, assim como irão demonstrar as

seguintes imagens:

Ao digitar o e-mail

correto/atualizado, basta apenas clicar

em “Gravar”, que o endereço será

salvo e irá aparecer na página inicial,

assim como fora mostrada

anteriormente.

Para atualizar o número telefônico, ao clicar em “clique aqui para atualizar”, o

acadêmico será redirecionado à seguinte página:


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Nessa página, o aluno irá ler o “Termo de Uso”, autorizando a Instituição de

Ensino a enviar mensagens de texto (SMS) para o respectivo número que será digitado e

irá marcar em “Sim”; logo abaixo, deverá ser preenchido/digitado o número de telefone

atualizado e, após, deve ser selecionada a Operadora. Após realizados todos esses

passos, basta apenas clicar em “Salvar” que, assim como no caso do e-mail, será salvo e

aparecerá na página inicial.

Dessa forma, estão atualizados o e-mail e o número telefônico. O acadêmico,

assim, estará sempre informado e não irá perder os prazos, por exemplo, para realizar

algo relacionado a sua matrícula ou, talvez, algum evento que esteja ocorrendo na

Instituição. Reforçando, então, deixe sempre seu contato atualizado.


29

MENSAGENS

ONLINE


30

o Como visualizar uma mensagem recebida no Portal?

A partir do seu Portal Acadêmico, o estudante pode acompanhar o recebimento de

mensagens endereçadas a ele de forma bastante prática. É um fator de relevância estar

sempre atendo às novidades – eventos que podem estar acontecendo na Instituição;

atividades e/ou projetos; visitas. Para tanto, é sempre bom ficar de olho em sua caixa de

entrada pessoal para não perder nada do que possa estar se passando na IES.

O acadêmico pode visualizar suas mensagens de duas maneiras: primeiro, as

mensagens que são enviadas por e-mail e caem diretamente no Portal do Aluno

respectivo daquele estudante (Mensagens.Net); segundo, os SMS que são enviados pelo

celular e podem também cair no Portal (SMS.NET).

Na primeira situação, o usuário irá, para acessar sua caixa de mensagens online,

com o cursor do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em “Comunicações”; irão

aparecer várias opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte

“Mensagens.Net” e irá clicar em “Caixa de Entrada”. A explicação será ilustrada

abaixo:

De início, ainda quando não houver mensagens na caixa de entrada, o aluno irá

receber um aviso do próprio Portal, que não há algo a ser visualizado:


31

A partir do momento que o estudante for recebendo avisos/mensagens, elas irão

estar disponíveis para visualização nesta mesma página.

Na segunda situação, o usuário irá, para acessar sua caixa de mensagens online,

com o cursor do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em “Comunicações”; irão

aparecer várias opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte

“SMS.NET” e irá clicar em “Caixa de Entrada”. A explicação será ilustrada abaixo:


32

Assim como na primeira situação – apresentada anteriormente –, ainda quando

não houver mensagens na caixa de entrada, o aluno irá receber um aviso do próprio

Portal, que não há algo a ser visualizado:

A partir do momento que o estudante for recebendo avisos/mensagens, elas irão

estar disponíveis para visualização nesta mesma página.

Além desse meio, as mensagens também podem ser visualizadas de outra maneira

ainda mais simples. Na página inicial, logo no centro, o estudante pode realizar essa

visualização de maneira mais prática:


33

No canto direito desse tópico, o acadêmico irá clicar no sinal de “mais (+)” e, caso

haja alguma notificação/mensagem direcionada ao aluno, esta poderá ser visualizada

mais facilmente nessa aba:

Assim como já fora explicado anteriormente, as mensagens estarão disponíveis

para o acadêmico a partir do momento que estas forem enviadas. Enquanto não houver


34

notificações, irá aparecer o aviso destacado na cor vermelha: “Você não possui

mensagens”.

Dessa forma, os acadêmicos podem estar sempre por dentro do que ocorre e/ou irá

ocorrer na Instituição, basta apenas seguir os passos destacados acima.


35

SOLICITAÇÃO

DE

DOCUMENTOS


36

o Quais documentos podem ser solicitados?

Os acadêmicos podem, através do seu Portal do Aluno, fazer a solicitação de

diversos tipos de documentos (históricos, crachás, passaportes etc.) e serviços

(trancamento/cancelamento/reabertura de matrícula, licença médica e licença

maternidade etc.), a depender do que esteja necessitando em determinado momento. São

esses:

1. Amortização Parcial do PROVIDA;

2. Aproveitamento de Disciplina (Por Disciplina);

3. Atestado de Frequência (1ª Via);

4. Atestado de Frequência (2ª Via);

5. Atestado de Frequência (Assembleia) - 1ª Via;

6. Atestado de Frequência (Assembleia) - 2ª Via;

7. Ato de Credenciamento do Curso (1ª Via);

8. Ato de Credenciamento do Curso (2ª Via);

9. Avaliação, Recuperações e Segunda Chamada;

10. Cancelamento de Matrícula;

11. Cancelamento de Processo (Nº) - Por Processo;

12. Cancelamento do Aditivo;

13. Capa Protetora para Diploma;

14. Cartão de Acesso (1ª Via);

15. Cartão de Acesso (2ª Via);

16. Carteira do Estudante (1ª Via);

17. Carteira do Estudante (2ª Via);

18. Certidão de Estudos (1ª Via);

19. Certidão de Estudos (2ª Via);

20. Certificado (Por Evento);

21. Certificado de Pós-Graduação;

22. Cheques Devolvidos Renegociação;

23. Compensação de Faltas (Nº 05/2015 de 19/03/2015);

24. Complementação de Estágio;

25. Complementação de Mensalidade;

26. Contagem de Créditos;

27. Crachá;


37

28. Cursar Disciplinas – Aditivo;

29. Declaração com Dados do Enade (1ª Via);

30. Declaração com Dados do Enade (2ª Via);

31. Declaração com Dados do Vestibular (1ª Via);

32. Declaração com Dados do Vestibular (2ª Via);

33. Declaração com Dados Financeiros (1ª Via);

34. Declaração com Dados Financeiros (2ª Via);

35. Declaração de Conclusão de Curso (1ª Via);

36. Declaração de Conclusão de Curso (2ª Via);

37. Declaração de Conduta e Subjúdice (1ª Via);

38. Declaração de Conduta e Subjúdice (2ª Via);

39. Declaração de Estágio (1ª Via);

40. Declaração de Estágio (2ª Via);

41. Declaração de Matrícula (1ª Via);

42. Declaração de Matrícula (2ª Via);

43. Declaração de Matrícula com Horário (1ª Via);

44. Declaração de Matrícula com Horário (2ª Via);

45. Declaração para Imposto de Renda (1ª Via);

46. Declaração para Imposto de Renda (2ª Via);

47. Declaração Previsão de Conclusão de Curso (1ª Via);

48. Declaração Previsão de Conclusão de Curso (2ª Via);

49. Devolução do Histórico do Ensino Médio;

50. Diferença não Repassada FIES;

51. Diploma de Graduação (1ª Via);

52. Diploma de Graduação (2ª Via);

53. Histórico Escolar (Graduação) - 2ª Via;

54. Histórico Escolar do Ensino Médio – Cópia;

55. Histórico Escolar do Ensino Médio – Empréstimo;

56. Histórico Faculdade (Simples Conferência) - 1ª Via;

57. Histórico Faculdade (Simples Conferência) - 2ª Via;

58. Histórico Faculdade (Transferência Externa)/1ª Via;

59. Histórico Faculdade (Transferência Externa)/2ª Via;

60. Licença Maternidade;

61. Licença Médica (Por Disciplina);


38

62. Material Didático;

63. Multa da Biblioteca;

64. Negociação de Débitos em Atraso;

65. Nova Chamada de Avaliação (Por Disciplina);

66. Outros (Especificar);

67. Passaporte de Estágio (1ª Via);

68. Passaporte de Estágio (2ª Via);

69. Passaporte Proler (1ª Via);

70. Passaporte Proler (2ª Via);

71. Programas Disciplinas Cursadas (1ª Via)/Por Disc.;

72. Programas Disciplinas Cursadas (2ª Via)/Por Disc.;

73. Reabertura de Matrícula;

74. Regimento Interno (Cópia/Especificar Interessado);

75. Relatório Padronizado;

76. Reprodução Gráfica;

77. Requerimento de Colação de Grau;

78. Revisão de Frequência (Por Disciplina);

79. Revisão de Nota (Por Disciplina);

80. Revisão de Processo (Nº) - Por Processo;

81. Revisão de Prova (Por Disciplina);

82. Semestralização;

83. Taxa Acantonamento;

84. Trancamento de Disciplina (s) (Por Disciplina);

85. Trancamento de Matrícula;

86. Transferência Interna de Turno.

Grande maioria das solicitações desses documentos/serviços deve ser feita através

do próprio Portal do Aluno; outras, entretanto, devem ser realizadas através do

requerimento manual, devido à necessidade de apresentação de algum comprovante,

foto ou assinatura manual do próprio acadêmico. Um exemplo de solicitação que deve

ser feita manualmente é o Passaporte de Estágio, ou o Passaporte Proler, em que deve

ser preenchido um requerimento manual e o aluno irá entregar uma foto 3x4 para fins de

utilização no mesmo; outro exemplo é a Contagem de Créditos, em que o aluno deve

apresentar os certificados recebidos à Instituição de Ensino no setor responsável.


39

Lembrando que, as primeiras vias das solicitações de documentos (históricos de

simples conferência e de transferência externa, declarações, atestados) são gratuitas. Os

acadêmicos irão pagar apenas caso necessitem de uma segunda via dessas mesmas

solicitações. Ou seja, o aluno tem o direito de solicitar/receber um tipo de cada

documento por semestre; caso ele necessite de uma segunda via desse documento no

mesmo semestre em que solicitou a primeira via, ele necessitará realizar o pagamento.

o Como realizar a solicitação/acompanhamento de um documento?

Para realizar a solicitação de algum documento/serviço, o usuário irá, com o

cursor do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em “Protocolo”; irão aparecer várias

opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte “Requerimentos” e irá

clicar em “Solicitar”. A explicação será ilustrada abaixo:

Após esta etapa, o acadêmico será redirecionado a uma página em que deverá

selecionar o seu curso. Para aqueles alunos que não realizaram transferência interna

(mudança de curso), irá aparecer apenas aquele que ele está matriculado; entretanto,

para aqueles que realizaram, irão aparecer todos os cursos que ele já esteve matriculado

e, para que possa realizar a solicitação de algum tipo de documento/serviço, ele deverá

selecionar a opção do curso que ele deseja realizar o requerimento. Abaixo, a imagem:


40

Feito isso, basta o usuário clicar em “Selecionar”, logo abaixo, que será

transferido à página em que aparecerão todos os documentos/serviços anteriormente

listados, tal como apresenta a ilustração abaixo:


41

Ao deslizar o cursor do mouse, o acadêmico poderá visualizar todas as

solicitações que estão disponíveis. Nota-se que, no canto direito da tela, há uma tabela

com o nome “Valor”, em que o usuário irá observar aqueles documentos/serviços dos

quais ele está isento de taxa, assim como aqueles que ele deverá realizar o pagamento.

Para melhor visualização de todos, a tabela citada

anteriormente está representada logo ao lado.

A partir desse momento, o estudante já está habilitado a

realizar quaisquer tipos de solicitação que necessite, seguindo

os passos que estão sendo apresentados.

Agora, o acadêmico irá selecionar o documento/serviço que deseja solicitar. Para

isso, basta apenas procurar a solicitação nessa página apresentada e marcar no quadro,

disposto no canto esquerdo da tela, que será ilustrada abaixo:


42

Após seleção do requerimento, o usuário irá até o final da página (parte de baixo)

e irá clicar em “Selecionar”:

Feito isso, ele

será redirecionado à

página da solicitação,

representada a seguir:

Nessa página, o aluno irá digitar, no campo com o nome em negrito

“Informações do Aluno – Especificar, Justificar e Observações” e, em cor cinza,

“Informações” (local está destacado na imagem), uma justificativa para aquele

requerimento. Lembrando que, é necessário que todas as solicitações (primeira e

segunda vias) estejam devidamente justificadas pelos acadêmicos, para melhor


43

compreensão dos setores responsáveis no momento de confecção das mesmas. Dessa

forma, a informação será mais bem transmitida e ambos os envolvidos estarão ainda

mais conectados.

Notem que, logo abaixo, há um campo intitulado, em caixa alta, “ARQUIVOS

DA SOLICITAÇÃO”. Muitos acadêmicos solicitam documentos/serviços em caráter

de urgência, devido apresentar em algum local de interesse próprio – busca por

emprego, estágio – e, para isso, como norma da Instituição, este deverá apresentar

algum documento que comprove essa urgência, ou seja, algum comprovante do local em

que ele irá apresentar esse requerimento que está solicitando, devidamente assinado,

indicando a urgência do pedido. Para que não precisa deslocar-se até o setor responsável

pela emissão desse requerimento/documento, ele poderá anexar esse comprovante nesse

campo indicado anteriormente. Para isso, ele irá clicar no local que será ilustrado

abaixo:


44

Aqui, o acadêmico irá

“Procurar” o arquivo que consta esse

comprovante de urgência, anexará,

digita no campo “Observações” e, por

fim, irá “Salvar”. Assim, seu

documento de urgência já estará

anexado à solicitação.

Realizados esses passos, o acadêmico irá clicar em “Salvar”, na página da

solicitação do documento:

Quando for uma solicitação de

primeira via, em que o aluno está

isento da taxa de pagamento, irá

aparecer a seguinte mensagem na

tela do seu computador. Nela, ele irá

clicar em “Ok”:


45

Ao clicar em “Ok”, a solicitação estará automaticamente cadastrada, e o aluno

será redirecionado a uma página em que aparecerão todas as solicitações que foram

realizadas por ele até o presente momento, indicada na ilustração abaixo:

Quando a solicitação do requerimento exigir taxa de pagamento, por exemplo,

uma segunda via, ele irá realizar os mesmos passos anteriormente citados. Entretanto,

quando aparecer a imagem de que o requerimento foi cadastrado e, ao clicar em “Ok”, o

sistema irá gerar o boleto.

O usuário irá clicar nesse mesmo botão e será redirecionado à página do seu

boleto, que necessitará realizar o pagamento. Abaixo, a imagem:


46

Aqui, o acadêmico irá realizar a impressão do boleto bancário fará pagamento na

localidade mais próxima da sua residência. Quando o aluno não realizar o pagamento no

período de tempo estipulado (vencimento), seu requerimento será automaticamente

cancelado e ele deverá realizar outra solicitação. Lembrando que, o setor responsável

pela confecção/emissão do documento referido apenas irá receber – para aqueles que

necessitam pagamento – quando o aluno o fizer. Enquanto o acadêmico não realizar o

pagamento, o setor não receberá a solicitação.

Após solicitar e realizar pagamento do requerimento escolhido, o acadêmico pode,

em seu próprio Portal do Aluno, acompanhar o andamento da sua documentação, ou

serviço.

Além do Portal, o aluno pode realizar o acompanhamento via e-mail. Após

realizar a solicitação de algum documento, o acadêmico irá receber, em seu endereço de

e-mail atual, a confirmação do que fora solicitado; quando o setor responsável concluir

a emissão do documento, o estudante também receberá uma mensagem em seu e-mail

informando que o seu requerimento já foi concluído e emitido.

Para realizar o acompanhamento de algum documento/serviço que fora solicitado,

o usuário irá, com o cursor do mouse, no canto esquerdo da tela e clica em “Protocolo”;


47

irão aparecer várias opções e, após realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte

“Requerimentos” e irá clicar em “Acompanhar”. A explicação será ilustrada abaixo:

Após realizado esse passo, os acadêmicos serão redirecionados à mesma página

de quando eles confirmam a solicitação de um documento, que fora apresentada

anteriormente e será reforçada agora:


48

Nessa página, o acadêmico pode realizar alguns tipos de procedimentos

relacionados a sua solicitação anteriormente feita. O aluno pode, nela, cancelar sua

solicitação – “Cancelar Solicitação” –, consultar o andamento da solicitação –

“Consultar” – e, caso haja algo mais a ser inserido no requerimento realizado, ele pode

complementar as informações – “Complementar Informações”. Passo a passo, os

campos serão devidamente apresentados.

Realizar o cancelamento de uma solicitação:

Para cancelar uma solicitação anteriormente realizada, o usuário irá, de início,

marcar, na opção “Selecione” (círculo), aquele requerimento que ele deseja realizar a

alteração e, logo após, irá clicar em “Cancelar Solicitação”. Abaixo, o exemplo:


49

Após realizada essa etapa, basta apenas o estudante atualizar a página do seu

Portal do Aluno que a solicitação será cancelada e aparecerá, no Status e na Situação

do Pagamento, como a situação cancelada, tal como apresenta a ilustração:

Consultar o andamento de uma solicitação:

Para consultar o andamento uma solicitação anteriormente realizada, o usuário irá,

de início, marcar, na opção “Selecione” (círculo), assim como fora feito na primeira

etapa, aquele requerimento que ele deseja visualizar e, logo após, irá clicar em

“Consultar”. Abaixo, o exemplo:

Após realizar esses passos, o acadêmico será redirecionado a uma página em que

poderá consultar todas as informações necessárias da sua solicitação, tais como: número

do protocolo, status da solicitação, documento solicitado, data de conclusão, data de

retirada, observações da solicitação e da conclusão etc., tal como apresenta a imagem:


50

Aqui, a solicitação pode ser diariamente acompanhada pelo acadêmico, para

melhor contato de comunicação com o setor responsável pela mesma.

Realizar a complementação de alguma informação do requerimento solicitado:

Para realizar a complementação de alguma informação do requerimento

anteriormente realizado, o usuário irá, de início, marcar, na opção “Selecione” (círculo),


51

assim como fora feito nas duas etapas apresentadas acima, aquela solicitação que ele

deseja visualizar e realizar alguma modificação e, logo após, irá clicar em

“Complementar Informações”. Abaixo, o exemplo:

Caso o sistema entenda que a solicitação não possua uma informação que

necessita de complementação, automaticamente ele irá apresentar uma mensagem

(representada abaixo) na tela do computador:

Se houver a necessidade de complementar alguma informação, basta apenas o

usuário realizar as devidas modificações e salvar que, consequentemente, seu

requerimento estará atualizado e completo.

A partir disso, o estudante está apto a realizar quaisquer solicitações que deseje

utilizar na sua vida acadêmica/pessoal.


52

CALENDÁRIO DE

ATIVIDADES /

QUADRO DE

AVISOS


53

o Como visualizar o Calendário de Atividades/Quadro de Avisos?

Levando em consideração o fato de que a Instituição é palco de diversas

atividades extracurriculares, eventos, festivais, o Portal do Aluno disponibiliza um

campo no qual cada usuário poderá acompanhar e estar sempre por dentro do que

acontece com o seu curso e com os demais.

Na página inicial, o aluno pode visualizar o campo de acompanhamento do

Calendário de Atividades na parte central da tela, assim como demonstra a imagem a

seguir:

Nesse campo, o acadêmico irá clicar no sinal de “mais (+)”, indicada no canto da

página e, consequentemente, irão ser listadas as tarefas que estão ocorrendo na

Instituição, tais como:

Provas;

Eventos;

Agenda Pessoal.


54

A imagem a seguir ilustra o que fora anteriormente explicado:

Como fora citado anteriormente, nesse modelo de calendário, o aluno pode

visualizar e se programar para o que está acontecendo na Instituição, sem perder, dessa

forma, os prazos dos eventos, provas ou algo que ele mesmo marcou.


55

Quando há algum aviso de evento ou prova no Calendário de Atividades, o

processo para visualização deste é bastante simples. Seguindo as legendas que foram

apresentadas um pouco mais acima, podemos verificar o exemplo:

Se for acontecer alguma prova na Instituição/curso do acadêmico referido (usuário

do Portal), aparecerá a letra “P” – cor vermelha –, tal como fora representada na

legenda acima; caso esteja próximo de ocorrer algum evento, irá aparecer a letra “E” –

cor verde – e assim será para os outros dois casos. Abaixo, segue um recorte de como a

legenda ficará visível para os usuários:


56

Na mesma página que fora apresentada um pouco mais acima, o acadêmico

poderá visualizar todos esses avisos de atividades que acontecem na Instituição.

Para abrir o aviso, basta apenas clicar em cima da letra correspondente e será

aberta uma pequena janela, que será representada mais abaixo:

Os passos para visualização dos outros tipos de avisos são os mesmos deste.


57

Da mesma forma que o acadêmico está se atualizando diariamente no Calendário

de Atividades e/ou na visualização das mensagens recebidas, ele pode estar observando

sempre o Quadro de Avisos, que também é disponibilizado na página principal do

Portal do Aluno de cada usuário.

Na página inicial, o aluno pode visualizar o campo de acompanhamento do

Quadro de Avisos na parte inferior da tela, no canto direito, assim como demonstra a

imagem a seguir:

Nesse campo, o aluno

pode estar acompanhando caso

apareça algum aviso importante

para realização do mesmo. Dessa

forma, a atualização é constante

e os usuários não irão perder os

prazos e estarão sempre por

dentro do que está ocorrendo ou

irá ocorrer na Instituição.


58

Além desse campo, o acadêmico pode acompanhar todos esses mesmos quadros

em um campo um pouco mais completo. Nesse módulo, os usuários podem

acompanhar:

Calendário Escolar;

Calendário de Eventos;

Calendário de Provas.

Para tanto, cada um dos três campos será detalhado logo mais, facilitando o uso de

cada acadêmico em seu Portal do Aluno.

Os três campos estão localizados em um mesmo espaço dentro do Portal

Acadêmico. O processo é bem simples; o estudante irá, com o cursor do mouse, no

canto esquerdo da tela e clica em “Comunicações”; irão aparecer várias opções e, após

realizada essa tarefa, o acadêmico irá na parte “Calendários” e irá escolher a aba que

irá clicar: “Calendário Escolar”, “Calendário de Eventos” ou “Calendário de

Prova”. A explicação para as três situações será ilustrada abaixo:

Calendário Escolar:

Após realizada essa tarefa, o usuário será redirecionado à página em que estará

apresentado o Calendário Escolar referente à Instituição:


59

Aqui, os acadêmicos estarão sempre acompanhando todas as novidades referentes

ao Calendário Escolar.

Calendário de Eventos:


60

Após realizada essa tarefa, o usuário será redirecionado à página em que estará

apresentado o Calendário de Eventos referentes ao curso e à Instituição:

Aqui, os acadêmicos estarão sempre acompanhando todas as novidades referentes

ao Calendário de Eventos.

Calendário de Provas:


61

Após realizada essa tarefa, o usuário será redirecionado à página em que estará

apresentado o Calendário de Provas referentes ao curso e à Instituição:

Aqui, os acadêmicos estarão sempre acompanhando todas as novidades referentes

ao Calendário de Provas.

Além de acompanhar o andamento semanal da Instituição, os acadêmicos podem

criar uma agenda pessoal, que também irá aparecer no Calendário de Atividades citado

anteriormente, na página principal do seu Portal Acadêmico. Abaixo, a ilustração:


62

Para ficar mais claro, o usuário irá, com o cursor do mouse, no canto esquerdo da

tela e clica em “Comunicações”; irão aparecer várias opções e, após realizada essa

tarefa, o acadêmico irá na parte “Calendários” e irá clicar em “Agenda Pessoal”.

Após realização desses passos, o estudante será levado a uma página em que irá

poder adicionar alguma tarefa que ele necessite/deseja realizar ao longo do mês, que

será representada abaixo:

Aqui, os passos são ainda mais simples: o usuário irá, apenas, selecionar o mês

que irá realizar o registro e, em seguida, irá clicar sobre o dia que deseja adicionar

alguma informação, da seguinte forma:


1º 2º


63

1º. Primeiro, o acadêmico irá selecionar o mês ao qual ele deseja adicionar algum

registro;

2º. Depois de selecionado o mês, o usuário irá clicar em “Entrar” para que o mês

possa ser alterado. Caso prefira, basta apenas ele clicar na “seta” que tem logo

mais acima próxima ao nome do mês que, na figura, está circulada (destacada

com a cor vermelha) e o mês será alterado;

3º. Após realizados esses passos, basta apenas o estudante clicar sobre a data em

que ele deseje realizar alguma alteração/adição de registros.

Depois da realização do terceiro passo, o acadêmico será redirecionado à página

em que poderá digitar o seu registro, como demonstra a ilustração abaixo:


64

Agora, na página acima, o estudante irá, no quadro branco que está representado,

digitar algo que seja de relevância e que o mesmo realizará naquele dia, para que,

sempre que acessar seu Portal Acadêmico, possa estar lembrando-se dessa anotação e se

programando sempre para que nada de errado ocorra.

Exemplo

Após escrever, basta apenas “Gravar”, que a legenda irá aparecer no Calendário

de Atividades – na página principal –, que também fora mostrado anteriormente.

Abaixo, segue um reforço ilustrando o que fora explicado:

Sendo assim, os acadêmicos ficam sempre atualizados de situações que ocorram

na Instituição de Ensino e, também, a respeito de assuntos pessoais que deseje marcar

para estar sempre se atualizando. E, para visualizar o aviso, como explicado

anteriormente, o usuário irá clicar sobre a letra “A” – azul e irá aparecer o aviso:


65

Dessa forma, o controle do acadêmico para com situações institucionais e de

cunho pessoal fica, assim, mais bem dividido e disponível para ele, não deixando de se

atualizar diariamente a respeito de todos os campos que envolvem sua vida estudantil;

para tanto, ficam aqui exemplificados todos os campos que serão utilizados incialmente

pelos estudantes que terão acesso ao Portal do Aluno.


66

Conclusão

Por fim, a Equipe de Sistemas da Faculdade de Ciências Humanas e Sociais –

AGES dá como encerrada essa primeira edição do Procedimento Operacional Padrão

(POP), que teve como objetivo instruir os alunos de primeiro período, de todos os

cursos vigentes na IES, a respeito da forma pela qual irão utilizar seu Portal do Aluno.

Lembrando que, ainda há algumas outras etapas a serem trabalhadas; entretanto, como

estamos em fase de início de instauração do novo Sistema, apenas iremos liberar os

módulos mais básicos para acesso dos acadêmicos, tais como a consulta de notas e

faltas, consulta do horário acadêmico, atualização de cadastro etc.

Vários pontos ainda serão trabalhados com todos os estudantes, muito pelo fato de

que ainda restam algumas etapas para instruir os usuários (Rematrícula, Processo

Seletivo – Vestibular, Impressão do Histórico Escolar Resumido); estes ainda serão

transmitidos aos acadêmicos, portanto, deixamos aberta a possibilidade de existência de

segunda e terceira edições do POP, até pelo fato de ser algo novo para os estudantes e

estarmos sempre em busca do melhor acesso para os mesmos e do melhor entendimento

de todos os processos existentes no Portal Acadêmico.

De antemão, agradecemos muito a todos que participaram dessa iniciativa – tanto

alunos, quanto os próprios colaboradores –, muito pelo fato de que o principal motivo

de estarmos redigindo esse documento é auxiliar os acadêmicos no que diz respeito à

utilização desse “novo” Portal do Aluno.

É sabido que, nem tudo será sanado com a leitura dessas páginas. Reforçando,

estaremos sempre à disposição de todos, caso ainda haja alguma dificuldade com

relação ao passo a passo de algum módulo destes que foram explanados; entretanto,

necessitaremos do apoio de todos os acadêmicos para podermos estar sempre em boa

interação e bom diálogo. Dessa forma, damos por finalizada essa primeira etapa, ao

passo que solicitamos a todos que façam bem atentamente a leitura de todas as etapas

que foram anteriormente apresentadas para que, se ainda houver alguma dificuldade, ela

seja mais facilmente resolvida.

Atenciosamente,

Equipe de Sistemas.


67

Gestor/Responsável/Autor do POP

José Walker de Matos Pinheiro

Orientador

Max Fraga Oliveira

Equipe de Sistemas

Beatriz Abreu Santos

Bianca Drielly Silva Santos

Breno Almeida Santos

Bruno Batista de Santana

Fhelippe Santos Lima

Ilanna Karolayne Santana Andrade

Ítalo Lima Ferreira

José Walker de Matos Pinheiro

Josefa Andreza Santos Rabelo

Juliana Almeida Conceição de Carvalho

Lilyan Fraga Batista Andrade

Lucas dos Reis Leal

Maria Amanda Alves Santos

Max Fraga Oliveira

Milena Santana Santos

Mirele Santana Santos

Nelson Gomes Serrão

Ricardo Rabelo Costa

Yasmin Freitas Santos

Gestora de Sistemas

Josefa Andreza Santos Rabelo

Ilustrações/Imagens/Referências

Plataforma Escola1 – Sistema Resolve

http://escola1.info/ages

Portal do Aluno

Local e Data

Faculdade de Ciências Humanas e Sociais – AGES

Avenida Universitária, 23 – Parque das Palmeiras

Paripiranga/Bahia, Fevereiro de 2016.

“O único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho, é

no dicionário”.

Albert Einstein

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