Energisa_Treinamento Pesquisa

lannyaju8

Projeto “+ Simples, +Ágil:

Energisa

Outubro | Pesquisa Organizacional

Rio de Janeiro, Brasil

Setembro de 2017

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Objetivo da Pesquisa

Contribuir para a identificação de oportunidades de simplificação,

tornando a Energisa uma empresa mais ágil e deixando mais leve o dia

a dia de seus colaboradores

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Agenda

Informações Geais sobre a Pesquisa

Ferramenta de Pesquisa

Dúvidas e E-mails para Contato

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A pesquisa “+Simples + Ágil” será utilizada como um insumo

para a redução da complexidade do modelo operacional atual

Foco do documento

ABORDAGEM

OBJETIVO

+ Simplicidade

Identificação

das fontes de

complexidade

da organização

Ajuste do

modelo de

operação

e atividade

de apoio

+ Agilidade

+ Autonomia

Pesquisa “+Simples + Ágil”

com funções-alvo

+ Eficiência

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A pesquisa ficará ativa por 7 dias úteis e todas as respostas

devem ser enviadas até o dia 10 de Outubro

PESQUISA – CRONOGRAMA DETALHADO

Atividade

Dia

OUTUBRO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Aplicação da Pesquisa

Compilação de resultados

Revisão dos resultados

pelos gestores

Início da Pesquisa

Último dia para

Entrega do Formulário

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Agenda

Informações Geais sobre a Pesquisa

Ferramenta de Pesquisa

Dúvidas e E-mails para Contato

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A ferramenta de Pesquisa, elaborada em Excel, possui dois

módulos principais

MÓDULOS DA PESQUISA

Módulo dos Gestores

Módulo dos Colaboradores

• Módulo exclusivo para Gerentes, Assessores e

Coordenadores

• Gestor deverá alocar o seu tempo entre as

atividades pré-selecionadas comum a todos os

gestores e atividades específicas relacionadas a

sua função

• Todos os cargos (incluindo supervisores), exceto os

considerados no módulo Gestor

• Colaborador deverá alocar o seu tempo entre as

atividades pré-selecionadas comum a todos

colaboradores e atividades relacionadas a sua

função

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Para ambos os módulos, a pesquisa está divida em três etapas

principais

PRINCIPAIS ATIVIDADES DA PESQUISA

1 2 3

Identificação do

Seleção de Processos

Colaborador

Alocação de Frequência

Duvidas sobre

preenchimento?

maissimplesmaisagil

@energisa.com.br

• Colaborador deverá se

identificar a partir do email

corporativo

• Confirmar os dados

automaticamente preenchidos

e preencher os dados

solicitados

• Escolher os processos de

acordo com a sua função

principal e com demais

atividades realizadas

• Alocar frequencia e tempo

para cada atividade em que

possui atuação (e.g. diária,

semanal)

• Checar a quantidade de

horas agregada

Verificação de

Informações

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Ao iniciar a pesquisa, todos devem garantir que o

Excel esteja habilitado para uso de Macro

COMO HABILITAR MACROS?

A

Janela de Aviso de Segurança

B

Alerta de Aviso de Segurança

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O primeiro passo da ferramenta consiste em identificar o

colaborador e preencher as informações solicitadas

DETALHAMENTO FERRAMENTA: ETAPA 1

1 Identificação do 2 Seleção de 3 Alocação de

Colaborador Processos Frequência

PASSO A PASSO

1 Inserir email

4

corporativo, incluindo

o domínio

Preencher a Jornada

semanal (em horas)

1 2

5

2

Confirmar nome,

matrícula, empresa,

cargo e localização

que serão

preenchidos

automaticamente

5 Clicar em Avançar para

prosseguir com a

pesquisa

Caso seus dados não forem

encontrados, favor verificar

novamente o email digitado

e/ou enviar email para equipe

de suporte.

3 4

3

Confirmar

Localização, que

será preenchida

automaticamente.

Informar localização

em caso de

divergência

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Após a sua identificação, colaborador deverá selecionar todos os

processos por ele executados

DETALHAMENTO FERRAMENTA: ETAPA 2

3

4

1 Identificação do 2 Seleção de 3 Alocação de

Colaborador Processos Frequência

PASSO A PASSO

1 3

Processos

selecionados estarão

identificados pela cor

AZUL

Consultar o

dicionário de

processos para

exemplos de

atividades

relacionadas a cada

processo

2 Atividades comuns

e de suporte a

gestão foram

definidas para o

preencimento de

todos os

colaboradores

!

4 Clicar em avançar

para a validação das

informações

2

1

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Em seguida, para cada processo selecionado, definir a

frequência de execução e alocação de tempo em horas

DETALHAMENTO FERRAMENTA: ETAPA 3

1 Identificação do 2 Seleção de 3 Alocação de

Colaborador Processos Frequência

3

PASSO A PASSO

1

2

1 Preencher a

frequência (diário,

semanal, mensal ou

anual) de realização

para cada processo

e atividade

2

Realizar a alocação de

horas utilizadas em cada

processo e atividade

3

Clicar em enviar resposta

• Outlook: Ferramenta irá

gerar automaticamente

e-mail com a pesquisa

respondida em anexo.

Colaborador deverá

somente clicar em enviar

e-mail

• Webmail: Salve o arquivo

e envie um e-mail para

resposta.pesquisa@ener

gisa.com.br com a

planilha respondida

anexada

Exemplos

Freq Horas

1: Desdobrar itens de verificação e controle Anual 20 horas/ano

2: Monitoramento e Despacho de Serviços de Campo Diária 5 horas/ dia

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No dicionário será possível consultar todos os processos, com

exemplos de atividades e suas descrições

DETALHAMENTO FERRAMENTA: DICIONÁRIO

1

2

PASSO A PASSO

1

Utilizar os filtros no

nível 2 para consultar

detalhamento dos

processos

2

Encontrar exemplos/

detalhamento de

atividades por

processo

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Agenda

Informações Geais sobre a Pesquisa

Ferramenta de Pesquisa

Dúvidas e E-mails para Contato

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Perguntas e Respostas

DÚVIDAS FREQUENTES SOBRE COLABORADORES

Como represento os períodos de férias dos colaboradores?

A finalidade da Pesquisa é de entender como os colaboradores

distribuem o tempo de trabalho, de forma estimada, ao longo de uma

semana trabalhada. Não há necessidade de fazer cálculos para

representar as férias, apenas considere o período trabalhado no curso

normal do trabalho.

Existe uma vaga aberta aprovada pelo RH em minha área. O que

devo fazer?

O gestor deste colaborador deverá responder a pesquisa, buscando

representar a melhor estimativa possível de alocação de tempo aos

processos.

Como represento os momentos de horas extras dos colaboradores?

Caso haja uma dedicação relevante em horas-extra para algum

colaborador, estima a média de horas-extra em uma semana normal de

trabalho.

Determinado colaborador da minha equipe entrou de férias. O que

devo fazer?

O gestor deste colaborador deverá responder a pesquisa, buscando

representar a melhor estimativa possível de alocação de tempo aos

processos.

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Perguntas e Respostas

DÚVIDAS FREQUENTES SOBRE ALOCAÇÃO DE TEMPO E FREQUÊNCIA

Como devo selecionar a frequência de minhas atividades?

A frequência tem a finalidade de ajudar a pessoa a raciocinar quanto

tempo gasta com cada atividade. Uma atividade realizada anualmente

durante 2 semanas deve ter frequência “anual” e tempo “80 horas” e;

uma atividade que é realizada diariamente por 4 horas deve ter

frequência “diária” e tempo 4 horas.

Atente-se para que a soma das horas preenchidas reflita a média

semanal de horas trabalhadas pelo colaborador (tipicamente de 40 horas

semanais, sem horas extra).

Realizo determinado processo que me toma pouco tempo, mas leva

dias/meses para concluir. Como devo preencher?

Os colaboradores devem preencher o tempo gasto em média com a

atividade, não o tempo de conclusão da atividade. Por exemplo, se para

realizar uma contratação há um esforço de duas horas por semana para

alinhamentos e acompanhamentos, e o contrato demora 1 mês para ficar

pronto, deve-se considerar frequência “semanal” e tempo “2 horas”.

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Perguntas e Respostas

DÚVIDAS FREQUENTES SOBRE PROCESSOS E ATIVIDADES

Não encontrei determinado processo/atividade que realizo. O que

devo fazer?

Sugerimos que os seguintes passos sejam seguidos:

1. Primeiramente, verifique se esta atividade está relacionada na aba

“Dicionário” que existe na ferramenta da pesquisa. Lá é possível buscar

pelas atividades em diferentes níveis de detalhamento.

2. Se a atividade não existir, busque por processo ou macro-processo

relacionado à esta atividade (ex: Extrair e consolidar indicadores de

DEC/FEC estão relacionados ao processo Operação > Pós Operação >

Apurar e acompanhar indicadores).

3. Converse com seu gestor para que ele possa indicar em qual processo

sua atividade se encaixa, e utilize o campo “Outras atividades” (por

exemplo, Operação > Pós Operação > Outras atividades”.

4. Se seu gestor considerar necessário, ele deverá comunicar o time de

projeto para outras instruções.

Após selecionar os Processos que executo e avançar para a

Alocação, percebi que há atividades de outros processos, que não

são da minha área, para preencher. O que devo fazer?

Além dos processos selecionados, separamos Atividades Comuns e

deixamos elas disponíveis já no início do preenchimento, para garantir

que as pessoas se lembrem de alocar seu tempo em atividades que são

realizadas por pessoas de diversas áreas. Pedimos que as pessoas

verifiquem cuidadosamente essa relação e preencham quando fizer

sentido.

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Para obtermos os resultados esperados, precisamos do apoio e

empenho de todos os envolvidos

PAPEL DO COLABORADOR NA PESQUISA

Seu Papel na Pesquisa

Benefícios da Pesquisa

Engajamento da Equipe

Apoio aos Colaboradores

(inclusive Férias) [1]

Comprometimento

Gestores

• Maior visibilidade sobre as atividades

administrativas ou de suporte realizadas na

empresa

• Identificação de nós e gargalos escondidos que

tornam a empresa mais complexa e menos ágil

• Priorização de oportunidades de melhoria para

otimização da organização

Todos

Imparcialidade

Assertividade

Sinceridade nas Respostas

Nota 1: Suportar Colaboradores em caso de dúvidas, garantir a assertiidade das respostas e responder questionário para colaborador de férias

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Contatos para Suporte e Envio Pesquisa

EMAILS PARA CONTATO

Duvidas sobre

preenchimento?

Envio

da Pesquisa!

maissimplesmaisagil@

energisa.com.br

resposta.pesquisa@

energisa.com.br

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