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AUTORES

RAMONA MORENO RANGEL 60323185

JACKELIN PEREZ SIERRA 37.444.131

CAROLINA MANRIQUE 1.092.351.938

ALEXANDER MOLINER 88.263.605

LUIS A. CARDENAS 88.260.975


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Q

ué es la gestión de la calidad?

Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier

organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el

desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de

calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores satisfacción.

El término gestión de La

Gestión de la Calidad se

ha convertido en las

últimas décadas en un

área de estudio

imprescindible. En los

medios de comunicación

y en la publicidad se

hace referencia

constantemente a las

certificaciones ISO 9000,

al logro de la excelencia

empresarial mediante el

empleo del modelo

EFQM, a la gestión por

procesos de algunas

organizaciones etc.

La gestión de calidad

tiene significados

específicos dentro de

cada sector del negocio.

Esta definición, que no

apunta al aseguramiento

de la buena calidad por

la definición más general

sino a garantizar que una

organización o un

producto sea

consistente..


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Un proceso es la secuencia de pasos que se implementan para la consecución de

un objetivo específico con el propósito de manejar un modelo estándar, de ese

modo mejorar la productividad llevando un control y orden que permita llegar a la

eficacia en sus resultados. Podemos encontrar varios tipos de procesos:


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El enfoque basado en los procesos es la

manera más atractiva o acertada que tienen las

organizaciones para el cumplimiento de sus

metas instando en que se puede tener mejor

eficiencia y eficacia al ejecutar procesos en sus

diferentes áreas o departamentos y así llevar

un mejoramiento continuo en el resultado de

sus productos o servicios.

A medida que van observando los resultados de cada uno de los procesos pueden

evidenciar que estos mismos le sirven para el inicio de un nuevo proceso de

mejora y de esa manera se logra la eficacia dándole mayor credibilidad y

seguridad al cliente.

Se puede implementar a cualquier tipo de proceso y se tiene las siguientes etapas:

Identificación de los procesos de organización: Esta consiste en

reconocer cuál es el propósito de la organización, se procede a plantear

los objetivos y políticas para poder determinar

cuáles serían los procesos a implementarse

como los de gestión, recursos, realización,

medición y mejora.

También se debe determinar cómo es el flujo

de los procesos en susecuencia e interacción

con su respectiva responsable de que se

ejecuten con eficiencia y eficacia; así mismo la

organización debería determinar los procesos que deben ser documentados,

basándose en el tamaño de la organización, el tipo de actividades, la complejidad

de sus procesos e interacciones, la criticidad de los procesos y la disponibilidad de

personal competente.

Planificación del proceso: consiste en definir las actividades dentro

del proceso, como dónde y cómo deberían aplicarse el seguimiento y la medición.

Esto debería ser tanto para el control y la mejora de los

procesos, como para los resultados previstos del


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proceso, al paso es necesario definir los recursos necesarios y por último verifique

que los resultados obtenidos durante el proceso coinciden con el propósito de la

organización.

Se debe implementar el proceso tal cuál como se proyectó hacer teniendo en

cuenta los siguientes consejos: Comunicación, Toma de conciencia, Formación,

Gestión del cambio, Participación de la dirección, Actividades de revisión

aplicables.Realice las mediciones, el seguimiento y los controles como se

planificó.

Evalúe los datos del proceso obtenidos del seguimiento y medición, con el objeto

de cuantificar el desempeño del proceso e identifique las oportunidades de mejora

del proceso basado en los datos de desempeño del proceso.

Una vez logrados los requisitos

planificados del proceso, la

organización debería enfocar sus

esfuerzos en acciones para mejorar

el desempeño del proceso a niveles

más altos, de manera continua. El

método para mejorar debería estar

definido e implementado a través de

la simplificación del proceso,

aumentar la eficiencia, mejora de la

eficacia, reducción del tiempo de

ciclo del proceso y verificar la

eficacia de la mejora.

La metodología PHVA (Planificar-

Hacer-Verificar-Actuar) podría ser

una herramienta útil para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y

las mejoras. Esto se aplica igualmente a procesos estratégicos de alto nivel y a

actividades de operación sencillas


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La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan

la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la

revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin

de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y

costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías

especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la

información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización,

todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas.

Esto permite que cada organización desarrolle

la mínima cantidad de documentación

necesaria a fin de demostrar la planificación,

operación y control eficaces de sus procesos y

la implementación y mejora continua de la

eficacia de su SGC.

Se indican algunos de los objetivos principales de la documentación

de una organización, independientemente de que tenga o no

implementado un SGC formal.

a) Comunicación de la información como una herramienta

para la comunicación y la transmisión de la información. El

tipo y la extensión de la documentación dependerán de la

naturaleza de los productos y procesos de la organización.

b) Evidencia de la conformidad Aporte de evidencia de que lo

planificado se ha llevado a cabo realmente.

c) Compartir conocimientos Con el fin de difundir y preservar

las experiencias de la organización. Un ejemplo típico sería

una especificación técnica, que puede utilizarse como base

para el diseño y desarrollo de un nuevo producto.


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Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición

final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación

de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de

archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y

recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:

Revisión de información.

Ahorro y eficiencia.

Categorización de archivos.

Eliminación de archivos que han perdido vigencia.

Almacenamiento ordenado.

Custodia de documentos.


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METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACION DE

UN SISTEMA ISO 9000

Para entender que es un sistema iso 9000 debemos conocer que es este y cuáles

son sus bases fundamentales a intervenir dentro de una empresa, el sistema de la

gestión de calidad tiene un soporte en un sistema documental, el cual tiene su

importancia en el logro vital de la calidad lo que consigo con lleva a la satisfacción

de las necesidades del cliente, este tiene varias metodologías en la

implementación de su sistema en las cuales se consideran que todas tienen una

coincidencia en su en la elaboración de cada una de sus etapas pero en donde no

se trata con profundidad el tema ni cómo lograr su funcionamiento vita por lo cual

se realiza la implementación de una metodología la cual cumpla con los

requerimientos del sistema iso 9000:2000 y que sirva como referencia ante

cualquier organización que quiera implementar esta compleja tarea.

Las diversas metodologías que se utilizan para la implementación de un sistema

de gestión de calidad y en las que sus autores coinciden se considera en la

elaboración de la documentación, la cual es una de las etapas más importantes

pero en la cual se reduce un enfoque al ofrecer algunos consejos en la

elaboración de documentos de índole fundamental que se encuentran en el

manual de calidad y procedimientos cuando no se trata de realizarlos si no de

garantizar que el sistema documental como tal tenga un eficaz funcionabilidad en

cada una de la administración de los procesos. Por esto uno de los objetivos

principales de ofrecer esta metodología para implementar un sistema documental

tiene como base el cumplimiento de unos requisitos y normas del sistema iso

9000:2000 y que estos puedan ser aplicado por los especialistas de calidad de


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cualquier organización los cuales se enfrenten a la tarea de implementar este

sistema.

La metodología de la implementación del sistema iso 9000 propone seis etapas

que se describen de manera general en el siguiente esquema.

Etapa 1. En esta etapa se determinan las necesidades de la documentación, uno

de sus objetivos principales es determinar cuáles son el tipo de documentos que

deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven bajo

las condiciones controladas, una de sus tareas es estudiar en las normas Iso 9000

los documentos de la organización aplicables para este.

Etapa 2. En la presente etapa se realiza un diagnóstico de la situación de la

documentación en la organización, la cual tiene objetivo principal conocer cuál es

la situación de esta comparando lo que existe con las necesidades determinadas

de la etapa anterior y en la cual unas de sus tareas son: elaborar una guía para el


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diagnóstico la cual lleve consigo un cuestionario organizado por requisitos de la

norma Iso 9001:2000, ejecutar un diagnostico donde se utilicen guías para aplicar

técnicas como la observación , entrevista y revisión de documentos, elaborar una

presentación del informe de diagnóstico que contenga los documentos existentes

por proceso y su utilización o no de estos y su adecuación o no con los requisitos.

Etapa 3. En esta etapa se visualiza el diseño del sistema documental , uno de sus

principales objetivos se basa en establecer los elementos generales necesarios

para la elaboración del sistema documental, unas de sus tareas se basan en

definir la jerarquía de la documentación, definir la autoridad y responsabilidad para

la elaboración de la documentación en cada nivel, así mismo se deben definir las

estructuras y formatos del manual de calidad y finalmente se deben determinar los

procesos de la documentación y se determinan de la siguiente manera según el

presente esquema.

Asi mismo se debe establecer el flujo de la documentación, confeccionar el plan

de elaboración de los documentos siguiendo los procesos unitarios descritos, y


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planificar la capacitación del personal implicado teniendo en cuenta las

necesidades que se presentan y los recursos disponibles para llevarla a cabo.

Etapa 4. En esta etapa se deben tener en cuenta la elaboración, revisión, y


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aprobación de todos los documentos en cada nivel. Entre sus tareas principales

tenemos las siguientes:

Etapa 5. En la presente etapa se realiza la implantación del sistema documental

y en donde su objetivo es poner en práctica lo establecido en los documentos

elaborados, tiene como principales tareas definir un cronograma de implantación y

se debe tener en cuenta las características propias de la organización y los

recursos existentes, así mismo se debe distribuir la documentación a todos los

implicados, determinar las necesidades de la capacitación y actualizar el plan de

estas, poner en práctica lo que se establezca en la documentación y finalmente

recopilar evidencia documentada de lo anterior.

Etapa 6. Esta es la etapa final en la cual se realiza un mantenimiento y mejora del

sistema, esta tiene como objetivo mantener la adecuación del sistema en las

necesidades de la organización a través de la mejora continua, una de sus

principales tareas se basa en la realización de auditorías internas las cuales

permiten identificar las oportunidades de mejora, asi mismo se deben

implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar las no

conformidades en la documentación.


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L

A estrategia de las

Las Cinco S corresponden a la primera letra de las palabras japonesas Seiri

(organizar), Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y

Shitsuke (disciplina). Estos conceptos están en las bases y fundamentos para

lograr el cero defecto, la reducción de costos, la seguridad y cero averías.


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MEJORA LA CALIDAD.

En definitiva, las 5S nos ayudan

a aplicar el sentido común de

una forma sistemática, de forma

que saquemos el máximo rendimiento

con el mínimo esfuerzo.

MEJORA LA PRODUCTIVIDAD.

MEJORA LA SEGURIDAD.

La productividad y

la eficiencia son objeto de

una búsqueda constante

por parte de las empresas

modernas, y su

consecución es la

finalidad de la técnica

japonesa de las 5 “S”. El

método de las cinco “S”

para aumentar la

productividad forma

parte del

conocido método Toyota

MEJORA EL AMBIENTE DE TRABAJO.

FAVORECE EL DESARROLLO DE LA COMUNICACIÓN.

DESARROLLA LA CREATIVIDAD.

PERMITE EL CRECIMIENTO.

Principales ventajas de las 5 S´s?


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Asesora a tu

colaborador muy

seguido y felicítalo

cada vez que hagan

algo bien.

Frases de sabiduría

En resumen

El resultado se mide tanto en

productividad como en

satisfacciones del personal

respecto a los esfuerzos que

han realizado para mejorar

las condiciones de trabajo.

La aplicación de esta técnica

tiene un impacto a largo

plazo. Para avanzar en la

implementación de

cualquiera de las otras

herramientas de Lean

Es necesario que la

organización exista un alto

grado de disciplina. La

implementación de las 5 “S”

puede ser uno de los primeros

pasos del cambio hacia la

mejora continua.


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