Sisteme bazate pe tehnologia de identificare prin radio frecvență ...

TENDINŢE NOI ÎN BIBLIOTECONOMIE – Sorina Stanca: “Sisteme bazate pe tehnologia RFID”
Sisteme bazate pe tehnologia de
identificare prin radio frecvenţă pentru
biblioteci
Sorina STANCA
Abstract: The article presents the option of “Octavian Goga” Cluj Public Library for Radio Frequency
IDentification (RFID) solutions for libraries. It presents also a European project which has been
implemented in the library for testing these types of services.
(tehnologie RFID; biblioteci publice)
Sistemele de identificare prin radio frecvenţă, RFID, se folosesc în biblioteci, în ultima
decadă, pentru: identificarea documentelor, autoîmprumut, controlul antifurt,
inventarierea, sortarea şi transportul cărţilor şi al materialelor audio-video. Aceste aplicaţii
duc la reducerea semnificativă a costurilor, optimizează servirea utilizatorilor, diminuează
furturile de documente şi pot furniza o inventariere actualizată constantă a colecţiilor bibliotecilor
care le utilizează.
RFID este un sistem de identificare asemănator tehnologiei cu cod de bare, ce necesită un
cititor şi etichete speciale ataşate documentelor. Pentru citirea acestora se foloseşte un câmp de
radiofrecvenţă de putere mică. Acest câmp de radiofrecvenţă nu necesită o poziţionare precisă a
obiectului la citire, nefiind necesar contactul direct cu echipamentul.
Opţiunea Bibliotecii Judeţene „Octavian Goga” Cluj pentru adoptarea unor soluţii ce
folosesc acestă tehnologie are ca punct de plecare situaţia fondului de documente în noul sediu al
bibliotecii. Secţia de împrumut pentru adulţi, cu o colecţie de peste 150.000 de documente, va fi
pusă la dispoziţia cititorilor în trei săli cu acces liber la raft situate pe niveluri diferite. Sălile de
lectură şi informare vor fi de asemenea situate pe trei niveluri, sala de artă pe altul şi Secţia colecţii
speciale, împreună cu fondul de cunoaştere locală, pe alt nivel. Gestionarea întregului fond devine
mult mai complicată, fiind deci necesară şi o soluţie antifurt eficientă.
Utilizarea acestei noi tehnologii în cadrul bibliotecii permite identificarea mai rapidă şi cu
precizie a documentelor, autoîmprumutul şi autorestituirea lor, protecţia antifurt, realizarea mai
rapidă şi mai uşoară a inventarelor, sortarea documentelor. Avantajele utilizării acestor sisteme ar
fi: sporirea vitezei de lucru (viteza de citire a unei etichete RFID este de ordinul milisecundelor),
eliminarea erorilor, crearea de noi servicii pentru utilizatori, reducerea costurilor cu munca de
rutină, creşterea satisfacţiei utilizatorilor faţă de serviciile oferite de bibliotecă, creşterea gradului
de securitate a documentelor.
Implementarea unei astfel de soluţii este destul de costisitoare în prima ei etapă, astfel încât
biblioteca a optat pentru parteneriatul într-un proiect european, proiectul LIBER-IMMS, ce a avut
ca scop furnizarea unui set complet integrat de servicii de bibliotecă, prin utilizarea identificării
prin radiofrecvenţă. Sistemul LIBER-IMMS se bazează pe interoperabilitatea totală a aplicaţiilor
RFID cu softul integrat de bibliotecă utilizat şi cu sistemele de transmitere automată a mesajelor
(prin Internet şi sms-uri).
Partenerii noştri în acest proiect au fost: Firma Uniteam SA - Italia, coordonatorul
proiectului, Primăria Bologna - Italia, prin Biblioteca “Natalia Ginzburg”, Regiunea Sardegna -
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 – p. 28

TENDINŢE NOI ÎN BIBLIOTECONOMIE – Sorina Stanca: “Sisteme bazate pe tehnologia RFID”
Italia, prin Biblioteca Generale e di Studi Sardi, Universitatea din Vigo - Spania, Biblioteca
Judeţeană „Octavian Goga” Cluj - România şi Firma de consultanţă F2 - Italia.
Proiectul s-a derulat în perioada 1 martie 2005 - 31 octombrie 2006 şi a cuprins un an de
testare efectivă a soluţiei tehnice propuse.
Rezultatele proiectului s-au concretizat prin oferirea a trei tipuri de servicii:
1. pentru bibliotecă
2. pentru utilizatori
3. mesagerie
1. Pachetul de servicii pentru bibliotecă, prin care s-a realizat o localizare mai bună şi mai
exactă a documentelor, venind în ajutorul activităţii zilnice a bibliotecarilor. Scopul acestui prim
pachet de servicii a fost de a verifica economia realizată cu costurile legate de manipulare şi
inventariere, prin aceasta îmbunătăţind eficienţa bibliotecii.
Primul pas obligatoriu pentru a putea realiza toate serviciile propuse prin acest proiect a fost
ataşarea etichetelor RFID fiecărui document din lotul celor ce au intrat în faza de testare. Aceasta sa
realizat la staţiile de lucru ale bibliotecarilor prin citirea codului de bare al fiecărui document şi
realizarea legăturii etichetei RFID cu descrierea corespunzătoare din softul integrat de bibliotecă
Tinlib.
Staţia de etichetare
Staţia bibliotecarului, folosită pentru citirea concomitentă a unui set de până la 50 de
documente restituite de către cititori, permite sortarea documentelor în funcţie de poziţia lor pe
raftul cu acces liber. Antena situată sub coş permitea citirea concomitentă a documentelor existente
în acesta şi astfel nu mai este necesară restituirea documentelor de fiecare utilizator, ci doar
aşezarea lor în coş, prin simpla scanare globală acestea fiind trecute disponibile pentru împrumut.
În cazul inventarelor se poate utiliza o antenă portabilă ataşată unui calculator de buzunar
(Pocket PC) care prin simpla poziţionare şi trecere prin faţa raftului va realiza citirea tututror
etichetelor RFID ataşate documentelor şi la final prin confruntarea cu existentul din baza de date va
da rezultatul inventarul secţiei respective. Această operaţiune se poate realiza în câteva ore pentru
un fond de cca 35.000 de documente.
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 – p. 29

TENDINŢE NOI ÎN BIBLIOTECONOMIE – Sorina Stanca: “Sisteme bazate pe tehnologia RFID”
O altă facilitate creată datorită utilizării acestei tehnologii este asigurarea securităţii
colecţiilor. La împrumutul documentelor prin intermediul sistemului testat, funcţia antifurt
conţinută în eticheta RFID este dezactivată. Porţile antifurt pot detecta acele etichete ataşate
documentelor care nu au trecut pe la staţia de împrumut, realizând astfel protecţia colecţiei.
2. Serviciile directe pentru utilizatori au cuprins serviciile bazate tot pe tehnologia RFID,
dar integrate strict sistemului informatic al bibliotecii, permiţând împrumutul şi restituirea
documentelor într-o manieră mai facilă şi mai rapidă, datorită staţiilor de lucru cu autoservire şi a
facilităţilor de rezervare via Internet.
Condiţia necesară pentru aceste servicii este existenţa permisului de intrare RFID.
Utilizatorii bibliotecii care au dorit să participe în acest proiect au primit permise speciale,
condiţia fiind să aibă un cont de e-mail şi telefon mobil. Permisele au avut inserate un cip RFID şi
au permis cititorilor să folosească staţiile de autoservire.
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 – p. 30
Staţia pentru managementul rafturilor folosită de bibliotecar
Porţile antifurt

TENDINŢE NOI ÎN BIBLIOTECONOMIE – Sorina Stanca: “Sisteme bazate pe tehnologia RFID”
Staţia de autoservire
Interfaţa staţiei de autoservire
3. Serviciile de mesagerie au cuprins serviciile de comunicaţie care facilitează accesul la
activităţile tradiţionale ale bibliotecii de rezervare/împrumut/returnare. Utilizarea e-mail-ului şi a
sms-urilor, generate automat, a permis creşterea gradul de comunicare cu biblioteca.
Serviciile de mesagerie testate au fost:
• Mesajele automate de atenţionare, care au avut scopul de a reaminti utilizatorului
obligaţia de a restitui la timp documentele împrumutate, mai ales dacă acestea au fost
rezervate de alţi utilizatori.
• Mesajele pentru prelungirea termenului de împrumut. Utilizatorul poate să-şi
prelungească perioada de împrumut, dacă pentru documentul respectiv nu există alte
solicitări. Prelungirea s-a putut face via Internet, iar datele din sistem au fost actualizate
automat.
• Sistemul a permis rezervarea de documente via Internet. Un document rezervat va fi
automat detectat la orice staţie de lucru RFID şi sistemul va emite un mesaj care să
protejeze rezervarea. Aceste rezervări s-au realizat pentru un interval de timp de 48 de ore,
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 – p. 31

TENDINŢE NOI ÎN BIBLIOTECONOMIE – Sorina Stanca: “Sisteme bazate pe tehnologia RFID”
interval comunicat automat de sistem utilizatorilor. După acest interval de timp, dacă
cititorul nu împrumută documentul solicitat, acesta devine disponibil pentru împrumut.
• Notificări. Serviciul de transmitere de mesaje poate notifica utilizatorul despre
disponibilitatea documentului dorit şi poate înregistra confirmarea rezervării. Acest lucru
se realizează automat de către sistem, iar cititorul primeşte mesajul fie în căsuţa poştală, fie
pe telefonul mobil.
Proiectul realizat a permis bibliotecii implementarea cu succes a noii tehnologii, echipei
proiectului familiarizarea cu acesta si dobândirea de noi cunoştinţe, iar utilizatorilor accesul la un
nou tip de servicii moderne, oferite în câteva din bibliotecile publice mari din lume. Chestionarele
realizate, la începutul şi către finalul proiectului, pe un eşantion reprezentativ selectat dintre
utilizatorii bibliotecii, au arătat gradul mare de acceptare a noii tehnologii de către aceştia şi
aprecierea acestor noi servicii.
Biblioteca Judeţeană „Octavian Goga” Cluj se află acum în a doua etapă de implementare a
tehnologiei RFID, urmând să extindem utilizarea acesteia la întregul fond al Secţiei de împrumut
pentru adulţi.
Tehnologia RFID se dezvoltă în continuare foarte rapid şi este posibil ca în viitor să devină
mai puternică, mai robustă, mai versatilă şi mai ieftină, astfel încât din ce în ce mai multe biblioteci
să poate opta pentru utilizarea ei, putând fi valorificată capacitatea acesteia de a transforma
bibliotecile, pentru ca ele să raspundă cât mai bine solicitărilor utilizatorilor, ajutând bibliotecarul
în munca de rutină şi permiţând eliminarea erorilor din munca de zi cu zi.
BIBLOS 19-20 / 2007-2008 – p. 32
Interfaţa web - contul unui utilizator