Интегриран информациски систем - Царинска управа на ...

customs.gov.mk

Интегриран информациски систем - Царинска управа на ...

eDMS-Електронски

систем за управување со документи

ERP (Enterprise Resourse Planning) software-Систем за планирање на ресусрси

Драган Јолевски – Координатор на комисија за имплементација на еДМС

Скопје, 2011


0

IIS-Интегриран информациски ситем

IT решението на ИИС го сочинуваат повеќе

модули, софтверски компоненти и решенија за

нивно интегрирање:

IIS е содржан од три главни составни модули:

• Систем за управување на документи(DMS)

• Систем за управување на човечки ресурси(HRM)

• Систем за планирање на ресурси (ERP)

2


0

IIS-Интегриран информациски ситем

Со своето функционирање, ИИС-от:

• овозможува брз проток на информации и документи низ деловниот

систем;

• го забрза процесот на донесување на квалитетни и правовремени

одлуки;

• го унапреди функционирањето како на поедини организациски

делови така и на институцијата во целина;

• доставува точни и правовремени информации во управувачката

функција на Царинската управа пред или за време на донесување на

одлуки;

• обезбедува документација на основа на која може да се

спроведуваат деловни/работни процеси; и

• обезбедува единственост на податоците, кога еден податок се внесе

во ИИС на место на настанувањето, истиот истовремено е достапен

до сите авторизирани корисници;

3


0

Основни карактеристики на IIS - систем

Стандарден кориснички интерфејс

Системот е достапен преку стандарден веб пребарувач

Интероперабилност

Размена на информациите помеѓу различните модули на

системот, преземање на информации од останатите системи во

склоп на Царинската управа.

Сигурност

Имплементирани три нивоа на безбедност на податоците:

Сегментирање на пристапот до функционалните модули,

сегменитрање на пристапот до типовите на податоци и до

парцијалните информации согласно дефинираните шеми на

пристап.

Законска усогласеност

Системите се во согласност со сите законски прописи кои се во

сила во Македонија

Ревизорска контрола

Системите овозможуваат ревизорска контрола, наведувајќи го

датумот и времето кога некој корисник извршил измена и што е

изменето

4


1

ЕДМС - Дефиниција

ЕДМС, Системот за

Електронско

управување со

документацијата се

користи за чување и

следење на

целокупната

документација на

Царинската управа на

Република Македонија

5


1

ЕДМС - Факти

ОРГАНИЗАЦИЈА

СТАНДАРДИЗАЦИЈА

ЦЕНТРАЛНА АРХИВА

6


1 ЕДМС – Факти

Моментална состојба:

1. 01.01.2010 – комплетно електронско работење

2. 900 корисници. Повеќе од половина од нив секојдневно работат

со системот. Во секој момент односно константно има околу 70-

80 корисници логирани

3. 107,743 предмети и 130,225 документи

4. Од 130,225 документи 109,285 се интерни документи

• Исклучиво се доставуваат електронски

• Нема копии

• Нема печатење

5. 170 различни работни процеси

6. Над 50 економски оператори регистрирани на Порталот за

електронска размена

7. Интеграција со останатите системи на Царинската управа

• Човечки ресурси

• Плати

• Финансиско и материјално работење

7


1 ЕДМС – Факти

Практични придобивки во работата:

1. Олеснување со влезно излезната пошта

2. Пронаоѓање на стари документи е прашање на секунди

3. Дистрибуција на документацијата

• Автоматизирано

• Веднаш

4. Пристап до документите

• Строго дефинирано овластување

• Контрола

5. Раководниот кадар има целосен увид

• На состојбата на предметите

• Аларми

6. Комплетно работење согласно правилниците за работа и

квалитет – имплементирано во системот

8


2 ЕДМС – Функционалности

1. Дистрибуција на Евиденција и класификација на основниот регистар на

документите и предметите.

Системот обезбедува евиденција на сите документи и предмети преку

дефинирање на основен збир на атрибути кои ги карактеризираат. Со внесување

на основните податоци од документите, по дефинирана автоматизација секој

документ добива идентификациона ознака и се вклучува во активната

документациска база.

2. Документацијата и автоматски известувања

Автоматска дистрибуција на документите во влезната пошта на примачите

(раководителите на секторите и одделенијата) согласно дефинираните работни

текови. Секој примач е соодветно информиран при приемот на нова

документација преку испраќање на електронска пошта.

3. Систем на одобрување

Поддршка за паралелно или сериско одобрување на документацијата пред

нејзино понатамошно процесирање согласно утврдените деловни процеси. Пр.

Одобрување на влезни фактури, одобрување на излезна пошта, годишни одмори,

прекувремена работа и т.н.

4. Едноставен систем на заклучување и отклучување на документите

Можност за резервација и ексклузивно заклучување на документацијата.

5. Моја работна листа

Секој вработен има своја работна листа составена од документи кои чекаат на

негова активност/одговор.

9


2 ЕДМС – Функционалности

6. Привремена и длабока архива

Затворените предмети се складираат во повеќеслојна архива со цел нивно

зачувување согласно утврдените законски норми.

7. Водење на управни постапки

Системот содржи дополнителни функционалности за спроведување на управните

постапки и автоматско генерирање на УП Извештај и статистички извештај.

8. Водење на судски постапки

Системот е прилагоден за комплетно водење на целокупната документација и

податоци во однос на судските постапки.

9. Процесирање на влезни фактури

Прилагодени модули за работа со влезните фактури почнувајќи од процесот на

електронско евидентирање на сите фактури, електронска контрола и процес на

одобрување и следење на статусот на наплатата

10. Скенирање и обработка на скенирана документација

Интеграција со различни типови на скенери и можност за обработка на

скенираната документација пред нејзино зачувување во системот.

11. Дигитално потпишување на документи

Можност за електронско потпишување на документите со поддршка на паралелно

и сериско потпишување од страна на повеќе потпишувачи со користење на

дигитални сертификати.

12. Централна контрола и увид врз документите

Увид на раководниот кадар врз состојбата над надлежните предмети, аларми и

различни статистички извештаи

13. Веб портал за електронска комуникација со економските оператори

Како додаток на ЕДМС системот развиен е веб портал за електронска размена на

документација со економските оператори преку веб страницата на Царинската

управа.

10


2 ЕДМС – Функционалности – Преглед на системот

Архива

Сектор 1

Одделение

Сектор 2

Одделение

Сектор 3

Одделение

11


2 ЕДМС – Функционалности

Дигитално потпишани документи

Classical

signature

Electronic

signature

• Постои правна

основа

Electronic data

Verification


?



• Технички

стандард X.509

Integrity

Non-repudiation

?

?



Legal validity

Permanent validity




?

12


2 ЕДМС – Функционалности

Преглед

13


2 ЕДМС – Функционалности

Жалба одбијена и нема тужба

За архивирање

Избор на тип на предмет и работен тек

14


2 ЕДМС – Функционалности

Класификација и евидентирање

15


2 ЕДМС – Функционалности

Увид во документација

16


2 ЕДМС – Функционалности

Одобрување на документација

17


3 Искуство од процесот на воведување

Времетрање на процесот на воведување: 1 год

Клучен фактор за успешноста: Посветеноста и вклученоста на

вработените во ЦУ во целиот тек на имплементација

18


4 ЕДМС – Портал за електронска размена на документи

www.customs.gov.mk/edms

Портал за електронска размена на документација со

Царинската управа на Р. Македонија

•Регистрирани 50 економски

оператори

19


4 ЕДМС ЕДМС – Портал за електронска размена на документи

Превземање на електронски

потпишани документи

20


4 ЕДМС ЕДМС – Портал за електронска размена на документи

Превземање на обрасци и

електронско поднесување на барања

21


5 ЕДМС Новости

• Набавка на алатка за водење на целосна историја на промени и пристапи во

ДМС системот

• Набавка на алатка за извршување на автоматски и инкрементирачки бекап на

ДМС решението

• Проширување на ДМС системот со можност за електронско потпишување на

прилози преку веб интерфејсот наменет за сите вработени во Царинската

управа

• Имплементација на електронско водење на административни такси

• Имплементација на решение за електронско водење на мандатни казни за

физички и правни лица

• Дистрибуција на ДМС решението во кластер околина и креирање на

инфраструктура за поддршка на истото

• Можност за електронско потпишување на доставените барања до Царинската

управа од страна на економските оператори (преку ПЕК - Порталот за

електронска комуникација)

• Оптимизација на електронските ДМС работни процедури

22


Luca

ERP (Enterprise Resourse Planning) software

Систем за планирање на ресурси

23


Што е Luca?

ERP software - решение за управување со деловните процеси

Решение (Solution) = производ (Product) + дотерување (Customisation)

+ имплементација (Deployment) + Поддршка (Support)

• Деловни процеси

• административни: сметководство, финансии, план и анализа,

човечки ресурси – кадровско, интегритет

• оперативни: набавка, продажба, логистика

• Менаџерска алатка за:

• носење одлуки

• планирање

• оптимизација

• контрола

24


Luca - основни факти

Luca (се чита Лука) - единствен вистински македонски ERP

(Enterprice Resource Planning)

• софтвер со кој целосно се покриваат сметководствените,

финансиските, оперативните активности на Царинската

управа на Република Македонија

• комплексен систем од пакети на апликации со преку 90

софтверски модули(не се сите вклучени во нашето

апликативно решение)

• изработен со најмодерни технолошки алатки (Microsoft)

• висок степен на приспособување и дотерување

(customisation)

25


Како ни помага Luca ? - 1

•Драстично го зголеми потенцијалот за

носење на брзи и квалитетни одлуки

• билансирање во реално време

• промптно следење на обврските и

побарувањата

• тековно управување со залихи

• drill down аналитика

• веб базиран начин на изработка на извештаи

• планирање

26


Drill down аналитика

• drill down - копање по

податоците надолу - од

општи кон поединечни

• интуитивно и лесно

движење кон

посакуваната

информација и нејзино

извлекување од масата

податоци

• движење: биланси -

салда - картички -

документи - оригинали

27


Веб базиран начин на добивање извештаи

• достапност до податоците од секаде во секое

време

• моќна алатка за менаџери кои многу патуваат или

сакаат да работат и од дома

• следење на сите неопходни информации за

decision making - биланси, деловни партнери,

планови, материјални документи

• движење по линковите по принцип на drill down

• аналитички и надзорни функции

28


Како помогна Luca ? -2

• Ги оптимизира и автоматизира процесите и

документите и лесно се поврзува со други системи

• Single entry принцип

• скратено време на обработка на документите

• автоматизација на сложени пресметки

• автоматски контирања и книжења во главна книга

• поврзување со други системи

29


Single entry принцип

• еднократно внесување на

заеднички податоци во

различни документи

• намален ризикот од грешка

за повеќекратен внес на

исти податоци

• намалено времето на

внесување

• податокот се внесува на

местото на настанување а

не отпосле од друг

корисник

• секој си го работи својот

дел. Пр.: магацинско -

количините, материјално -

цените

• промптна достапност на

заедничките податоци

30


Скратено време за обработка на документите

• функционален кориснички

интерфејс (Windows и Office

стандарди)

• електронско движење на

податоците и документите

• предефинирање и

параметризација,

• автонумерирање

• бирање по повеќе атрибути,

избор од look up табели

• повеќедимензионално

филтрирање и сортирање

• преземање од матични

документи: Пр. фактурирање со

цени од ценовници, преземање

на ставки од претходни

документи во циклусот: Пр. внес

на ставки од фактура со

преземање на ставките од

нарачката

31


Поврзување со други системи

• поддршка за печатење,

даулоудирање и

копирање на извештаите

на произволни медиуми

во стандардни формати

• трансфер на извештаи и

документи преку

електронска пошта

• овозможен експорт на

податоци кон други

комерцијални апликации

(MS Word, MS Excel,

OLAP) без преправки на

изворниот код,

• можност за преземање

на податоци од други

софтвери (шифрарници,

документи и сл.)

32


Како ни помага Luca ? -3

•Го контролира и надгледува целокупното

работење

• Kонтрола на корисниците

• Трошочен менаџмент

• Контрола на работата

33


LUCA-Поглед

34


Модули – Финансиско материјално работење

• Главна книга

• Буџет

• Финансова оператива

• Плати

• Патни налози

• План за јавна набавка

• Запленета стока

• Фактурирање на закупнини

• Попис на основни средства

• Евиденција на обрасци ЕУР1

• Евиденција на царински пломби

• Евиденција на потрошен материјал

• Евиденција на основни средства

• Евиденција на лабараториски

материјал

35


Модул - Човечки ресурси

• Персонално досие

• Систематизација на работни места

• Патни налози

• Работни листи

• Обука

• Регрутирање

• Вреднување на вработените

• Интегритет-анкетни листови

36


Модул - Логистика

• Планирање во логистика

• Магацинско работење

• Серии и сериски броеви

• Локации и адреси

• Етикетирање и бар кодирање

37


Придружни модули

• Менаџмент

• Генератор на извештаи

• OLAP(Online Analytical Processing)

OLAP имплементацијата во склоп на LUCA системот се

базира на повеќедимензионален податочен модел

што обезбедува генерирање на комплексни и ad-hoc

извештаи за кратко време

• Системска администрација

• Безбедност

• Корисници и бизнис логика

• Синхронизација

38


Благодарам на вниманието

39


eDMS-Електронски

систем за управување со документи

ERP (Enterprise Resourse Planning) software-Систем за планирање на ресусрси

Драган Јолевски – Координатор на комисија за имплементација на еДМС

Скопје, 2011

40

More magazines by this user
Similar magazines