Hjo kommun Dokumenthanteringsplan

Hjo kommun 

Plan 

Dokumenthanteringsplan 

1. Dokumenttyp 

Dokumenthanteringsplan 

2. Fastställande/upprättad 

2011-03-16, § 42/11 av Kommunstyrelsen 

3. Senast reviderad 

- 

4. Detta dokument gäller för 

Kommunstyrelsen 

5. Giltighetstid 

Tillsvidare 

6. Dokumentansvarig 

Kommunsekreteraren 

7. Dnr 

2011-100

2 (78)

3 (78) 

Innehållsförteckning 

1. Kansli....................................................................................................................................................................................................................................... 7 

1.1 Fullmäktige och kommunstyrelse ..................................................................................................................................................................................... 7 

1.2 Representation, fullmäktiges presidium ............................................................................................................................................................................ 8 

1.3 Valnämnd .......................................................................................................................................................................................................................... 9 

1.4 Revision ........................................................................................................................................................................................................................... 11 

1.5 Kansliets administration .................................................................................................................................................................................................. 12 

1.6 PuL-administration .......................................................................................................................................................................................................... 15 

1.7 Arkivering ....................................................................................................................................................................................................................... 17 

2. Beredskaps och säkerhetsarbete ............................................................................................................................................................................................ 18 

2.1 Säkerhetssamordnare ....................................................................................................................................................................................................... 18 

3. Information/kommunikation ................................................................................................................................................................................................. 19 

4. Personal ................................................................................................................................................................................................................................. 20 

5. Ekonomiadministration ........................................................................................................................................................................................................ 24 

5.1 Upphandling ................................................................................................................................................................................................................... 26

4 (78) 

5.2 Stiftelser........................................................................................................................................................................................................................... 29 

6. IT ........................................................................................................................................................................................................................................... 30 

7. Utbildningsväsende ............................................................................................................................................................................................................... 31 

7.1 Allmän administrativ verksamhet ................................................................................................................................................................................... 31 

7.2 Förskole-/ fritidshems- och barnomsorgsverksamhet ..................................................................................................................................................... 32 

7.3 Grundskola ...................................................................................................................................................................................................................... 34 

7.4 Elevregistrering och betygsdokumentation ..................................................................................................................................................................... 36 

7.5 Särskola ........................................................................................................................................................................................................................... 37 

7.6 Kommunal vuxenutbildning (Komvux) och SFI............................................................................................................................................................. 38 

7.7 Elevhälsa ......................................................................................................................................................................................................................... 40 

7.8 Bevarande av handlingar i urval, nationella prov samt svenska för invandrare .............................................................................................................. 42 

8. Individ- och familjeomsorg ................................................................................................................................................................................................... 43 

8.1 Allmän administrativ verksamhet .................................................................................................................................................................................. 43 

8.2 Individ och familjeomsorg, allmänt ................................................................................................................................................................................ 44 

8.3 Individ och familjeomsorg, placeringsärenden barn ....................................................................................................................................................... 49

5 (78) 

8.4 Familjerätt ....................................................................................................................................................................................................................... 50 

8.5 Adoption .......................................................................................................................................................................................................................... 51 

8.6 Vårdnad boende och umgänge ........................................................................................................................................................................................ 52 

8.7 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen ........................................................................................................................................................... 54 

8.8 Lag om handel med vissa receptfria läkemedel ............................................................................................................................................................. 55 

8.9 Arbetsbefrämjande åtgärder ............................................................................................................................................................................................ 56 

8.10 Flykting- och invandrarverksamhet............................................................................................................................................................................... 57 

Handlingar som bör förvaras i LMA-akt .................................................................................................................................................................................................. 57 

Handlingar som bör förvaras i LIF-akt ..................................................................................................................................................................................................... 58 

9. Samhällsutveckling ............................................................................................................................................................................................................... 60 

9.1 Anläggnings och projekthandlingar ................................................................................................................................................................................ 60 

9.2 Vatten och avlopp ............................................................................................................................................................................................................ 62 

9.3 Gator och väghållning ..................................................................................................................................................................................................... 64 

9.4 Plan- och mät ................................................................................................................................................................................................................... 65 

9.5 Miljöövervakning och naturvård ..................................................................................................................................................................................... 67

6 (78) 

9.6 Turism ............................................................................................................................................................................................................................. 69 

9.7 Allmän fritidsverksamhet ................................................................................................................................................................................................ 70 

9.8 Bidrag till föreningar ....................................................................................................................................................................................................... 71 

9.9 Lotterier ........................................................................................................................................................................................................................... 72 

9.10 Bibliotek ........................................................................................................................................................................................................................ 73 

9.11 Kulturskolan .................................................................................................................................................................................................................. 74 

10. Vård och Omsorg ................................................................................................................................................................................................................ 75

1. Kansli 

7 (78) 

1.1 Fullmäktige och kommunstyrelse 

Handlingar från ledningsorgan inom kommunen dvs. fullmäktige, styrelse (inklusive delegationer utskott o d) bör, med få undantag bevaras för framtiden. 

Detta gäller oberoende av om de (utöver protokoll) utgörs av protokollsbilagor eller serier inkomna och utgående handlingar eller diarieförs och ingår i 

diareförda handlingar eller om det rör sig om en kombination av dessa handlingsslag. 

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/Bevaras Leverans 

centralarkiv 

Kommentar 

Anmälningsärenden Kansliet, server 1 år 

Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Vid inaktualitet 

Inkallelseordning Kansli Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Justeringsanslag Vid inaktualitet Under förutsättning att justeringen 

antecknats på protokollet, som 

bevaras 

Kungörelser (annonser), 

fullmäktigesammanträden 

Kansliet 2 år 

Närvarolistor Kansliet Bevaras 10 år Ska finnas som protokollsbilaga, 

eller ingå i protokollet 

Protokoll, politiska Kansliet Bevaras 10 år Även minnesanteckningar om 

dessa tillför sakvärde. 

Protokollsbilagor Kansliet Bevaras 10 år 

Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för 

Personal Bevaras 10 år Om inte anteckning om påminnelse 

förtroendevalda 

görs i protokollet 

Voteringslistor Kansliet Bevaras 10 år Ska finnas som protokollsbilaga 

Årsagenda för kommunfullmäktige Vid inaktualitet

1.2 Representation, fullmäktiges presidium 

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/Bevaras Leverans centralarkiv Kommentar 

Förtjänsttecken (motsv.) Utmärkelser Förvaras i ”Ordföranden” Bevaras 

Gåvor till kommunen Standard etc. Förvaras i ”Ordföranden” Bevaras 

Övriga handlingar som tillkommer i ärenden kring fullmäktige och styrelser kan normalt sett gallras inom Allmän respektive Ekonomiadministration. 

8 (78)

1.3 Valnämnd 


centralarkiv 

Kommentar 

Anvisningar och 

utbildningsmaterial som 

enbart gäller val. 

Kansliet Gallras efter valperioden 

Brevröster, försent inkomna Kansliet Gallras när valet vunnit 

laga kraft 

Informationsmaterial, 

Kansliet Bevaras 10 år Av intresse för allmänheten, spec. om 

kommunspecifikt 

förtidsröstning och om dubblettröstkort 

Kvitton avseende från 

Posten mottagna röster 


Omslag med ytterkuvert från 

godkända budröster 


Omslag med budröster som 

underkänts och tagits 

omhand 


Protokoll över mottagna 

förtidsröster 


Röstkort som samlas upp i 

vallokaler och 

röstningslokaler 


Röstlängder som använts vid 

val 

Kansliet Bevaras 10 år 

Uppföljning av tillexempel Kommunens Kansliet Bevaras 10 år 

lokaler, transporter, 

kommunala bud, intern och 

extern information 

planeringsunderlag 

Uppföljning av 

Kommunens Kansliet Bevaras 10 år Se Protokoll 

röstmottagningen 

planeringsunderlag 

till nästa val 

Valdistrikt, kartor och 

kodförteckningar över 

Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

9 (78)

10 (78) 

Valnämndens diarieförda 

handlingar 


Valnämndens protokoll Kansliet Bevaras 10 år 

Väljarförteckning Kansliet Gallras efter valperioden

1.4 Revision 

11 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Minnesanteckningar Vid inaktualitet 

Revisionens 

Fördjupad granskning, årlig Kansliet Bevaras 10 år Granskningsmaterial som ska bevaras diarieförs 

granskningsmaterial granskning, granskningsplaner, 

konsultrapporter, lägesrapporter, 

revisionsberättelser, 

revisionsrapporter, 

revisionsskrivelser, slutrapporter 

utredningar etc. 

och aktläggs på respektive, nämnd/företag 

Protokoll om 

överenskommelser av 

betydelse för 

revisionsverksamheten 

Kansliet Bevaras 10 år

1.5 Kansliets administration 

12 (78) 

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplat Gallras/Bevar Leverans Kommentar 

s 

as 

centralarkiv 

Adresslistor Vid inaktualitet 

Arbetsordningar Slutliga versioner Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Avtal, kontrakt Av större vikt Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Avtal, kontrakt Av rutinmässig art Kansliet 5 år 

Bekräftelser På beställningar, bokningar etc. Vid inaktualitet 

Budget och verksamhetsplan Inklusive mål Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Delegation Delegeringsordning, 

delegationsförteckningar 


Diarieregister Kansliet Bevaras 10 år 

Diarieförda handlingar Handlingar som ska diarieföras 

enligt riktlinjer för kommunstyrelsens 

nämndadministration 

Kansliet Bevaras 10 år Om ej annat anges i planen 

Ekonomihandlingar Delrapporter, slutredovisningar 

årsredovisningar 


Enkäter, 

sammanställningar/rapporter 

Upprättade Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Enkäter, svar och andra Både enkäter vi svarar på själva och Kansliet Vid inaktualitet 

underlag 

enkäter vi får in 

Förstudier Kansliet Bevaras 10 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller 

diarieförda handlingar 

Förtroendemannaförteckning Kansliet Bevaras 10 år 

Handböcker Kansliet Bevaras 10 år Framtagna för egen verksamhet 

Informationspolicy Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Internkontrollplaner Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Korrespondens Av vikt för verksamheten. Även Epost 

Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar

13 (78) 

Korrespondens, rutinmässig Reklam, cirkulär, enkla förfrågningar. 

Även E-post 

Vid inaktualitet 

Kvalitetsdokument, 

processbeskrivningar o d / 

kvalitetssäkringar 

Kansliet Bevaras 10 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller 


Kvalitetsutmärkelser Kansliet Bevaras 10 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller 


Manualer Kansliet Vid inaktualitet 

Målarbete Kansliet Bevaras 10 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller 


Miljöpolicy Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Miljöplaner Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Miljöcertifiering Kansliet Bevaras 10 år 

Organisationsscheman Kansliet Bevaras 10 år Finns i regel i årsberättelser etc. 

Postlistor Kansliet Vid inaktualitet 

Protokoll/minnesanteckningar APT, husmöte, facklig samverkan 

etc. 

Kansliet Bevaras 10 år Med dagordning och deltagarlista 

Protokoll, mötesanteckningar 

KC-grupp 

KC-rum Bevaras 10 år 

Projektorganisation Till exempel projektets 


sammansättning projektledare, 

deltagare, delprojekt, 

delprojektledare och deltagare, 

tidplaner, tilldelade resurser, 

budgetansvar, attestregler, riktlinjer 

projektet 

diarieförda handlingar

14 (78) 

Remisser/remissvar Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Rutinbeskrivningar Rutiner, lathundar o dyl. Kansliet Vid inaktualitet 

Sekretessbelagda handlingar Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Slutrapporter Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Statistik, unik Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Statistik, övrig Kansliet Vid inaktualitet 

Styrdokument Enligt riktlinjer för styrdokument Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Synpunkten Medborgarförslag, synpunkter och 

klagomål 

Kansliet Bevaras 10 år 

Synpunkten Förslag, synpunkter och klagomål av 

rutinmässig allmän karaktär 


Utvärderingar Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Uppföljningsrapporter Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Uppdragshandlingar Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Upphandlingsärenden Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Utredningar och studier Kansliet Bevaras 10 år Ingår i diariet om de varit uppe för politisk 

behandling 

Verksamhetsberättelse Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Årsberättelse, årsrapporter Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar

1.6 PuL-administration 

15 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anmälan om behandling 

av personuppgifter till 

Datainspektion 

Kansliet Bevaras 10 år Se PuL § 41 

Anmälan av behandling 

av personuppgifter till 

personuppgiftsombudet 

Kansliet Vid inaktualitet 

Anmälan om 

personuppgiftsombud till 

Datainspektionen 


Entledigande av tidigare 

personuppgiftsombud 


Förordnande av 




Informationsmaterial till 

personuppgiftsombudet 

från datainspektionen 


Inrättande av 




Nämnden/styrelsens 


instruktion till 

förvaltningen angående 

behandling av 

personuppgifter 


Personuppgiftsbiträde, 

avtal med 



Personuppgiftsbiträde, 

instruktion för 

Personuppgiftsbiträde, Kansliet Vid inaktualitet 



16 (78) 

checklista för kontroll av 

avtalsuppfyllelse 

tillexempel säkerhet 

Registerförteckningar Kansliet Bevaras 10 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller 

Registerutdrag, begäran 

om samt svar 



1.7 Arkivering 

17 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Arkivförteckning Arkivet Bevaras 10 år 

Arkivbeskrivningar/beskrivningar 

Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i de diarieförda handlingarna. 

av kommunstyrelsens allmänna 

Upprättas enligt arkivlagen § 6 samt 

handlingar 

offentlighets och sekretesslagen, kap 4. 2 § 

Dokumenthanteringsplaner Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Gallringsbeslut Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Leveransreversal Kvitto över 

handlingar 

levererade till 

arkivmyndigheten 

Kansliet Bevaras 10 år

2. Beredskaps och säkerhetsarbete 

2.1 Säkerhetssamordnare 

18 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Ersättningsanspråk Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diareförda handlingar 

Förteckning över av 

kommunen anlitade 

försäkringsbolag 

Säkerhetssamordnare Bevaras 10 år 

Försäkringshandlingar Inaktuella 2 år Handlingar av vikt ska bevaras fram till att de varit 

inaktuella i två år 

Riktlinjer och policys Politiskt antagna Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diareförda handlingar 

Registerkontroller Hemlig Säkerhetssamordnare Bevaras 10 år 

Riskanalys Hemlig Säkerhetssamordnare Bevaras 10 år 

Säkerhetsrutiner, 

dokumentation av 


Säkerhetsskyddsanalys 

och plan 

Hemlig Säkerhetssamordnare Bevaras 10 år 

Övningsdokumentation Säkerhetssamordnare Bevaras 10 år

3. Information/kommunikation 

19 (78) 

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/Bevar Leverans Kommentar 

as 

centralarkiv 

Bildarkiv, digitala och Bilder som visar 

Informationsenheten Bevaras 10 år Anteckning om motiv, fotograf och årtal ska finnas 

analoga 

kommunens verksamhet, 

dokumenterar händelser 

och evenemang eller 

publiceras på 

internet/trycksaker. 

för varje bild. 

Bilder som inte använts 

eller publicerats 

Informationsenheten Vid inaktualitet 

Grafiskt program Informationsenheten Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Hemsida Informationsenheten Bevaras 10 år Hemsidans framsida skrivs ut en gång årligen. 

Kommunikationspolicy Informationsenheten Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Pressklipp, 

nyhetssammandragning 

eller motsvarande 

omvärldsbevakning med 

direkt anslutning till 

verksamheten 

Informationsenheten Bevaras 10 år 

Pressmeddelanden Informationsenheten Bevaras 10 år 

Hjournalen Informationsenheten Bevaras 10 år

4. Personal 

20 (78) 

Handlingstyp Beskrivning Förvaringsplats Gallras/Bevaras Lever 

ans 

centra 

larkiv 

Kommentar 

AFA-beslut Gällande livränta Personalakt Vid 

pensionsavgång 

Annonser Kungörelse Diariet Bevaras 10 år Ska finnas i diarieförda 

handlingar 

Anställningsavtal Personalakt Bevaras 10 år 

Ansökningshandlingar Erhållen tjänst Personalakt Bevaras 10 år 

Ansökningshandlingar Ej erhållen tjänst Respektive avdelning i 

pärm 

2 år 

Arbetsgivarintyg Personal 2 år 

Arbetsskador och tillbud Tillbudsanmälningar och Personal Bevaras 10 år Endast myndighetsspecifika 

årssammanställningar 

dokument bevaras 

Arbetstidsschema Respektive enhet 2 år 

Arvoden för förtroendevalda Sammanträdesersättning och 

bilersättning 

Personal 2 år 

Avgång/entledigande anmälan om Personalakt Bevaras 10 år 

Avgångsvederlag, beslut om Personalakt Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Behörighetsgivande utbildning/ bevis intyg 

på 

Personalakt Bevaras 10 år 

Beslut från Arbetsförmedlingen avseende 

bidrag 

Nytt eller omprövning Personal Bevaras 10 år 

Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för 

bidrag inklusive handlingsplan 

Nytt eller omprövning Respektive enhet Bevaras 10 år 

Dom Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Dödsfall Personalakt Bevaras 10 år 

Facklig tid, rapporter och 

sammanställningar 

Personal 2 år

21 (78) 

Flextidssammanställningar Vikarieförmedlingen/flex 2 år 

Fullmakt Personal 10 år 

Föreläggande Personal Vid inaktualitet 

Företagshälsovård Avtal om Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Förmåner Beslut om Diariet Bevaras 10 år Exempelvis 

motionssubventioner, 

lunchkuponger 

Förhandlingsprotokoll/revisionsförhandlinga 

r med bilagor 

Diariet 10 år 

Försäkringar Avtal om Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Försäkringskassans anteckningar från 

avstämnings-/uppföljningsmöten 

Respektive enhet Bevaras 10 år 

Försäkringskassans förfrågan om anställds 

inkomst och årsarbetstid 


Gratifikationer, uppvaktningar Växeln Bevaras 10 år 

Intresseanmälningar Spontanansökningar Respektive enhet Vid inaktualitet 

Jourjournal Respektive 

verksamhetschef 

3 år 

Kursinbjudningar Vid inaktualitet 

Konsulter och andra uppdragstagare Avtal med Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Kontrolluppgifter Personal Bevaras 10 år 

LAS-varsel, handlingar som resulterar i 

Respektive 

Bevaras 10 år 

avslut 


LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i 

Respektive 

2 år 

avslut 


Ledighet med lön för fackligt uppdrag Personal 2 år 

Ledighetsansökningar Längre än 6 månader Personal Bevaras 10 år Barn-, studie-, tjänstledighet 

Lokala samverkansöverenskommelser Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i Diarieförda handlingar 

alternativt i protokollsbilagor 

Löne- och närvarorapporter Personal 2 år 

Löneavdrag Personal 2 år 

Lönelistor Personal Bevaras 10 år

22 (78) 

Löneskuld Personal 10 år 

Löneunderlag Underlag för beräkning av 

lön tillexempel 

semester/timlistor, OB-listor, 

timrapporter, 

sjukanmälningar försäkran 

för sjuklön, 

ledighetsansökningar, 

läkarintyg, bilersättning, 

reseersättning osv. 


Matrikelkort Systematiskt förda uppgifter 

om den anställdes 

tjänstgöring och lön 


Mobiltelefonavtal Diariet 10 år Ska ingå i Diarieförda handlingar 

Pensionsansökan Pensionsbrev med bilagor, 

godkännande, 

överenskommelse 


Pensionslösningar Avtal om särskilda Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Pensionsunderlag Personal 2 år 

Premier rapporterade till PV Personal 2 år 

Protokoll med bilagor på samverkan CSG, VSG Diariet Bevaras 10 år 

Protokoll/ anteckningar, arbetsplatsträffar 

eller motsvarande 

APT Respektive enhet 2 år 

Rehabiliteringsärenden Anpassning, dokumentation 

av behov och ev. åtgärder 

Personalakt + diariet Bevaras 10 år 

Rekvisition av bidrag från 

Arbetsförmedlingen 


Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar 

Personal Bevaras 10 år Om inte anteckning om 

för förtroendevalda 

påminnelse istället görs i 

protokollet 

Semesterlistor Vid inaktualitet 

Signallistor/rättelselistor Personal 2 år 

Statistik Personal 2 år

23 (78) 

Styrdokument, riktlinjer, egenproducerade 

handböcker 

Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i Diarieförda handlingar 

Systematiskt arbetsmiljöarbete Diariet Bevaras 10 år Endast myndighetsspecifika 

dokument bevaras 

Särskild avtalspension Personal Bevaras 10 år 

Tjänstgöringsintyg Personalakt Bevaras 10 år 

Tystnadsplikt Påminnelse om Personalakt/personal Bevaras 10 år 

Utbildningar, egna Program, deltagarlistor och 

eventuellt unikt 

studiematerial 

Respektive enhet Bevaras 10 år 

Utdrag ur belastningsregister Personal Bevaras 10 år 

Utvecklingsplaner, individuella Respektive enhet När anställning 

upphör 

Utvecklingssamtal, dokumenterade 

Respektive enhet När anställning 

överenskommelser 

upphör 

Utvecklingssamtal, övriga anteckningar Respektive enhet Vid inaktualitet 

Återkrav av pensioner Personal 10 år 

Övertidsjournal Personal 3 år Enligt Arbetsmiljöverkets 

föreskrifter

24 (78) 

5. Ekonomiadministration 

Enligt preskriptionslagen (1981:130) har kommunen rätt att kräva ut en fordran mot enskilda inom tre år. Vissa räkenskapshandlingar kan därför behöva 

sparas under en treårsperiod innan handlingarna gallras. Efter sju år behövs i regel inte handlingarna i redovisningssystemet. Hjo kommun måste 

emellertid bevara ett tillfredställande underlag av handlingar för att de olika verksamheternas inriktning, omfattning, ekonomiska innebörd och roll i 

samhället säkras. Räkenskapsinformation som fakturor reskontra etc. kan normalt sett gallras med sju års frist, digitala versioner tar ingen plats och kan 

därför med fördel lagras för framtida utvärdering och forskning. Gallring av verifikationer med sju års frist kan bara ske under förutsättningen att fakturan 

inte har flera funktioner som försäkringsbrev, investeringsutgifter, äganderättshandlingar etc. 


centralarkiv 

Kommentar 

Anläggningsregister/ 

anläggningsreskontra 

Ekonomi/Agresso Bevaras 10 år 

Aktiebrev Ekonomi Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Attestliggare, behörighet, 

Diariet 2 år Ska ingå i diarieförda 

firmatecknare 

handlingar 

Fakturajournaler Kund och leverantör Ekonomi/Agresso 7 år 

Behandlingshistorik Ekonomi/Agresso Bevaras 10 år Bevaras elektroniskt i 

Agresso 

Betalningspåminnelser Kund Ekonomi/Agresso 2 år 

Bokslutsbilagor Exkl. årsbokslut Ekonomi/Agresso 7 år 

Bokslutsunderlag Ekonomi/Agresso 2 år 

Borgensförbindelser Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Budget Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Budgetuppföljning Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Deklaration Ekonomi Bevaras 10 år 

Delårsbokslut Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar

25 (78) 

Ekonomisk statistik Ekonomi/Agresso 7 år 

Fakturaunderlag Kund Ekonomi/Agresso 2 år 

Förskott Kvittenser vid resor och kurser Ekonomi 2 år 

Inkassoärenden Avslutade Ekonomi 2 år 

Inteckning Dödade Ekonomi 2 år 

Kontoplaner med 

Ekonomi/Agresso Bevaras 10 år Ska sparas ihop med 

kodförteckning, kodplaner 

verifikationer 

Kundfakturor Underlag för makulering, nerskrivning av Ekonomi/Agresso 2 år 

Kundfodringar Avskrivning av, med beslut/specifikation Ekonomi/Agresso 7 år 

Leverantörsfakturor Ekonomi/Recall Bevaras 10 år From 2011-01-11 

sparas 

originalfakturorna hos 

inscanningsföretaget 

Recall 

Momsredovisning Ekonomi/Agresso 7 år 

Obligationslån Bankens redovisningar Ekonomi 2 år 

Utbetalningslista/ order Plusgiro/ Bankgiro Ekonomi/Agresso 7 år 

Verifikationer med bilagor Grundbokföring, huvudbokföring, handkassa, Ekonomi/Agresso Bevaras 10 år Se även kundfakturor 

inventarieförteckning, kontoredovisningar, 

kontantredovisningar 

och leverantörsfakturor 

Årsbokslut med 

Exempelvis huvudbokssammandrag Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

bokslutsbilagor 

handlingar 

Årsredovisningar Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar

5.1 Upphandling 

26 (78) 


centralarkiv 

Anbud Ej antagna Respektive enhet/ 

upphandlingsfunktionen i 

Skövde 

2 år 

Anbud, antaget Respektive enhet/ 


Skövde 

2 år 

Anbudsansökningar Respektive enhet/ 


Skövde 

Anbudsförteckningar Sammanställningar, protokoll och 

liknande 

Respektive enhet/ 


Skövde 

Anbudsutvärderingar Respektive enhet/ 


Skövde 

Annons Förfrågningsunderlag Respektive enhet/ 


Skövde 

Anskaffningsbeslut Inköpsanmodan eller andra 

inköpsgrundande handlingar 



Skövde 

Artikelregister Årligt Respektive enhet/ 








Kommentar

Skövde 

27 (78) 

Avrop mot ramavtal Respektive enhet/ 


Skövde 

Beställningar, 

beställningsbekräftelser 



Skövde 

Elektroniska beställningar Respektive enhet/ 


Skövde 

Elektroniska prislistor Respektive enhet/ 


Skövde 

Följesedlar Respektive enhet/ 


Skövde 

Förfrågningsunderlag Respektive enhet/ 


Skövde 

Förhandlingsprotokoll Respektive enhet/ 


Skövde 

Konstruktionshandlingar, 

byggentreprenader 



Bevaras 10 år I de fall parterna inte ska 

inbjudas att lämna nya 

anbud 

10 år 

10 år 

10 år 

2 år 

Bevaras 10 år Med tillexempel tekniska 

specifikationer 


Bevaras 10 år

Kontrakt Byggentreprenadkontakt, 

tjänstekontrakt, varukontrakt 

Kontroll av leverantörs 

lämplighet 

Skövde 

28 (78) 



Skövde 

Dokumentation kring Respektive enhet/ 


Skövde 



Korrespondens Av mindre vikt Vid inaktualitet 

Lokala bestämmelser för 

upphandling och leveranser 



Skövde 

Ramavtal Respektive enhet/ 


Skövde 

Reklamationer Respektive enhet/ 


Skövde 

Ritningar Respektive enhet/ 


Skövde 



2 år 

Bevaras 10 år Tillhörande anbud, 

vinnande bidrag i 

projekttävlingar

5.2 Stiftelser 

29 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anmälningar till stiftelseregistret Ekonomi Vid inaktualitet 

Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd 

att ändra, upphäva eller åsidosätta 

föreskrifter i stiftelseförordnandet, 

överklagande till domstol av 

Kammarkollegiets beslut 

Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Bidragsansökningar och beslut Ekonomi Bevaras 10 år Alla behöriga ansökningar ska diarieföras 

Blanketter och information om 

ansökningstider 

Ekonomi 2 år 

Protokoll Ekonomi Bevaras 10 år 

Revisionsberättelser Ekonomi Bevaras 10 år 

Räkenskaper över belopp som har inbetalats 

Ekonomi 7 år Gäller för stiftelser som inte är 

eller utbetalats 

bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen 

Räkenskapssammanräkning Ekonomi Bevaras 10 år Ekonomi 

Stiftelseförordnande eller motsvarande 

(donationsurkunder, gåvobrev, testamenten) 

Ekonomi Bevaras 10 år 

Verifikationer för in- och utbetalningar Ekonomi 7 år Gäller för stiftelser som inte är 

bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen 

Årsbokslut Ekonomi Bevaras 10 år 

Årsredovisning Ekonomi Bevaras 10 år

6. IT 

30 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Behörighetsansökningar Personal kontaktar IT när personal slutat Ekonomi Bevaras 10 år Endast unik användarinformation 

bevaras, annars gallras vid inaktualitet 

Granskningsloggar D.v.s. loggar i nätverk och/eller databaser 

som dokumenterar tillgång till information 

(till exempel databasfrågor, anropens 

ursprung/plats, ansvarig användare för 

operationer, datum, tidpunkt berörda 

tabeller och fält, historiska samt 

uppdaterade världen) och som kan 

behövas i revisions- ansvars- 

/disciplinärenden, skadestånd, brottsmål 

ex. dataintrång 

Server 30 dagar 

IT-riktlinjer/ 

strategi/säkerhetsplan/ 

säkerhetsinstruktioner 

för IT-användare 


Systemdokumentation För Pro Capita, Magna Cura, 

Aditro/Personek K, Agresso, 

MD110/Vakans etc. 

IT Bevaras 10 år

7. Utbildningsväsende 

7.1 Allmän administrativ verksamhet 

31 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Broschyrer Informationsskrifter som framställt i egna Respektive Bevaras 10 år 

verksamheten 

enhet 

Kvalitetsredovisning Diariet Bevaras 10 år Upprättas årligen, ska 

ingå i diarieförda 

handlingar 

Ordningsplaner och 

Diareförs Bevaras 10 år Upprättas årligen, ska 

organisationsscheman 

ingå i diarieförda 

handlingar 

Ordningsstadgor Allmänna föreskrifter om ordningen vid 

skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler 

inventarier osv. 

Skolexpeditionen Bevaras 10 år 

Tidningsurklipp För att belysa den egna verksamheten Skolexpeditionen Bevaras 10 år 

APT, minnesanteckningar Respektive 

enhet 

2 år 

VSG Respektive 

enhet 

Bevaras 10 år

7.2 Förskole-/ fritidshems- och barnomsorgsverksamhet 

32 (78) 


centralarkiv 

Ansökningar om förskole- eller 

Barnomsorgshandläggare 1 år efter 

barnomsorgsplats 

inaktualitet 

Begäran om byte av 

Barnomsorgshandläggare Tidigast 1 år efter 

omsorgsform/institution 

ny placering, eller 

när placeringen 

upphört 

Beslut om placering av barn i behov 

av särskilt stöd 

Barnomsorgshandläggare Bevaras 10 år 

Förteckningar över barn I respektive 

förskoleklass etc. 

Skolexpeditionen Bevaras 10 år 

Förteckning över förskolor, fritidshem 

etc. 

Barnomsorgshandläggare Bevaras 10 år 

Föräldraenkäter Respektive enhet 2 år 

Handlingar i förtursärenden För barn med särskilda 

behov 

Handlingar i ärenden om nedsättning 

av förskoleavgift 

Kommentar 

Barnomsorgshandläggare Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 


inkomståret 

Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Kölistor Barnomsorgshandläggare Vid inaktualitet När ny lista upprättats, 

köstatistik bör bevaras 

Köstatistik Beläggningsstatistik Barnomsorgshandläggare Ingår i Barn- och 

ungdomsutskottets 

Minnesanteckningar Från föräldrasamtal 

osv. 

Respektive enhet Vid inaktualitet, 

dock senast när 

barnet slutat 

redovisningar

33 (78) 

Placeringsmeddelanden, svar på 

Barnomsorgshandläggare Vid inaktualitet När svar inkommit, och barn 

placeringsmeddelanden 

registrerats. 

Protokoll Respektive enhet Bevaras 10 år Från exempelvis 

föreståndarmöten 

Rapporter om barns närvaro vid 

förskola 

Respektive enhet 2 år 

Tidrapporter från dagbarnvårdare Personal 2 år 

Uppgifter om vårdnadshavares 


inkomster 

inkomståret 

Uppsägningar av förskole- eller 

skolbarnomsorgsplats 

Barnomsorgshandläggare 2 år 

Verksamhetsberättelser Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Vistelsetidsavtal, scheman Som utgör 


debiteringsunderlag 

inaktualitet

7.3 Grundskola 

34 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Egenproducerade läromedel Av vikt Bevaras 10 år 

Elevers svar på skriftliga prov Respektive enhet Vid inaktualitet Innan gallring se Bevarande av 

handlingar i urval 

Förteckningar över elevers 

placeringar under PRAO 

7-9:an Skolexpedition Bevaras 10 år 

Handlingar angående 

studieresor, skolresor och 

lägerskolor, friluftsdagar 

Av vikt Respektive enhet Bevaras 10 år 

Handlingar som presenterar de 

ämnen som eleverna kan välja 

som tillval 

Skolexpedition Bevaras 10 år 

Handlingar angående PRAO Skolexpedition Vid inaktualitet Under förutsättning att anteckning 

om genomförd PRAO görs på 

elevkortet, samt arr förteckning 

över PRAO-platser bevaras 

Handlingar rörande projekt Respektive enhet När eleven slutar 

Beslut om anpassad 

Jämförs med betyg och ska Diariet/respektive enhet Bevaras 10 år 

studiegång, åtgärdsprogram, 

hemundervisning etc. 

bevaras 

Protokoll Samverkan skola – hem 

som behandlar 

pedagogiska frågor eller 

annat 

Profdoc/respektive enhet Bevaras 10 år 

Protokoll Föräldraråd, skolråd Respektive enhet Bevaras 10 år 

Redovisning av lärartimmar Som har skett i 

specialundervisning 

Bevaras 10 år Om sådan förteckning finns 

Register över elever som deltar 

i sjukhusundervisning 


Kvalitetsredovisning Årligt upprättad Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda handlingar 

Kursplaner Respektive enhet Vid inaktualitet Under förutsättning att protokoll

35 (78) 

Listor över 

Skolexpeditionen Vid inaktualitet 

från ämnes- eller studiekonferenser 

finns bevarat 

Under förutsättning att fullständig 

gymnasieintagningen 

lista finns hos intagningsnämnden 

Läromedelsbeställningar Respektive enhet 2 år 

Schema Slutgiltigt Bevaras 10 år 

Statistik över invandrarelever Skolexpeditionen 2 år Ett exemplar överlämnas till SCB 

Tjänstgöringsplaner Respektive enhet Vid inaktualitet 

Åtgärdsprogram Rexnet Bevaras 10 år

7.4 Elevregistrering och betygsdokumentation 

36 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anpassad studiegång Beslut om Elevakt Bevaras 10 år Intyg ska enligt grundskoleförordningen 

utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg 

och åtföljer detta 

Betygskataloger Skolexpedition Bevaras 10 år Eventuella förkortningar och sifferkoder bör 

beskrivas 

Elevkort, elevmatrikel Skolexpedition Bevaras 10 år 

Elevvårdskonferens Protokoll, möten, 

utredningar etc. 

Profdoc/respektive enhet 10 år efter sista 

anteckning 

10 år Elevvårdskonferensprogram för elever 

födda den femte, femtonde och tjugofemte i 

varje månad bevaras, övriga kan gallras 

fem år efter avslutad skolgång 

Åtgärdsprogram Rexnet Bevaras 10 år 

Fotokataloger Skolexpeditionen Bevaras 10 år 

Frånvaroregister Och handlingar kring Rexnet/respektive enhet Vid inaktualitet Tidigast vid läsårets slut 

Förteckning över ungdomar 

Folkhögskolans arkiv Bevaras 10 år Ett fullständigt exemplar per termin ska 

under 18 som deltagit i 

kommunens 

uppföljningsprogram 

bevaras 

IUP/skriftliga omdömen Rexnet/elevakt Bevaras 10 år 

Klasslistor Skolexpedition Bevaras 10 år 

Kontaktböcker Meddelandekort eller 

motsvarande som rör 

skolans kontakt med 

elevens målsmän 

Respektive enhet Vid inaktualitet 

Ledighetsansökan Från elever Respektive enhet Vid inaktualitet Tidigast vid läsårets slut 

Rekvisition av 

elevhandlingar 

Respektive enhet Vid inaktualitet Senast vid början av nästa läsår 

Tillbud/olycka Kansliet Bevaras 10 år 

Timplan Skolexpeditionen Bevaras 10 år 

Utvecklingssamtal Skriftlig information kring Rexnet Vid inaktualitet Senast vid avslutad grundskola

7.5 Särskola 

37 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Ansökningar och beslut om 

inskrivning 


Ansökningar om plats i frivillig 

gymnasieskola 


Handlingar i 

överklagningsärenden 


Studieomdömen Rexnet Bevaras 10 år Skrivs ut till papper en gång per år 

Individuella undervisningsplaner Rektor Vid inaktualitet Under förutsättning att en sammanfattning 

gjorts i pedagogisk journal (eller liknande) 

Korrespondens Av vikt Rexnet/diariet Bevaras 10 år Ska i många fall diarieföras 

Pedagogiska utredningar med 

Profdoc, specialpedagoger, Bevaras 10 år 

bilagor 

rektor, 

skolhälsovårdsjournal 

Psyklogiska utredningar med 

Rektor, 


bilagor 


Testprotokoll Profdoc, specialpedagoger, 

rektor, 


2 år 

Utredningar Profdoc, rektor, 


Bevaras 10 år

7.6 Kommunal vuxenutbildning (Komvux) och SFI 

38 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Ansökningshandlingar Folkhögskolan När elev avslutat 

sin utbildning 

Betyg Fr. om, 1997 Betygskatalog, samt en 

sammanställning av de betyg som 

erhållits vid skolan för varje elev bör 

beaktas, eventuella siffror och 

förklaringar måste behållas 

Folkhögskolans arkiv Bevaras 10 år 

Betygskataloger Betygskataloger i original, t.o.m. 

vårterminen 1996. Även terminsbetyg 

måste bevaras 


Begäran från elever om 

samlat 

betyg/betygsdokument 

Folkhögskolan Vid läsårets slut 

Elevers svar på skriftliga 

Folkhögskolan Vid inaktualitet Vad gäller 

prov 

centrala/nationella prov se 

avsnitt Bevarande av 

handlingar i urval 

Elevregister Personuppgifter om samtliga elever som 

deltagit i undervisningen, oavsett om de 

avbrutit studierna utan betyg. 


Individuella studieplaner Folkhögskolans arkiv Bevaras 10 år 

Kopior av utfärdade 

slutbetyg och 

avgångsbetyg 

Folkhögskolan Vid inaktualitet 

Korrespondens Som inte är rutinmässig Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar

39 (78) 

Kvalitetsredovisning Bedömning av dels i vilken mån målen 

för utbildningen nåtts, dels vilka åtgärder 

som behöver vidtas om mål ej nåtts 


Lokala arbetsplaner Kurs- eller timplaner Folkhögskolans arkiv Bevaras 10 år 

Lokalt utarbetade 

betygskriterier 


Prövning, handlingar av 

vikt 

Betyg, resultat, prövningsliggare etc. Folkhögskolans arkiv Bevaras 10 år 

Prövning, övriga handlingar Anmälan till prövning etc. Folkhögskolan Vid inaktualitet 

Register För exempelvis interndebitering Folkhögskolan 3 år 

Språktester I svenska för invandrare, SFI Folkhögskolan När elev avslutat 


Svar på centrala/nationella Se avsnitt Bevarande av handlingar i Folkhögskolans arkiv Bevaras 10 år 

prov 

urval 

Ändring av studieplan Folkhögskolans arkiv Efter avslutad 

kurs

40 (78) 

7.7 Elevhälsa 

Enligt patientdatalagen (2008:355) ska en journalhandling bevaras i minst 10 år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen, gallring får inte ske 

tidigare än fem år efter att elev avslutat sin gymnasieskolgång. Handlingar rörande elever födda femte, femtonde och tjugofemte i varje månad får ej 

gallras 


centralarkiv 

Elevhälsovårdsjournaler Skolhälsovård/ Profdoc 10 år efter sista 2 år efter 

anteckning/bevaras avslutad 

skolgång i Hjo 

Register, förteckningar Över journaler som 

överlämnats till annan 

Psykologiska 

undersökningar 

huvudman. 

Skolpsykolog 

journaler 

Skolkurator Handlingar/ journaler 

som rör skolkurators 

verksamhet 

Kommentar 

Utlånas till gymnasieskola därefter 

kommunarkiv 

Elevhälsovårdsjournaler för elever födda 

den femte, femtonde och tjugofemte i 

varje månad bevaras, övriga ska gallras 


Skolhälsovård/ Profdoc Bevaras 10 år Skrivs ut till papper en gång per år 

Skolhälsovård/ Profdoc 10 år efter sista 

anteckning/bevaras 



10 år Utlånas till gymnasieskola därefter 


Skolpsykologjournaler för elever födda 

den femte, femtonde och tjugofemte i 

varje månad bevaras, övriga ska gallras 




Journaler för elever födda den femte, 

femtonde och tjugofemte i varje månad 

bevaras, övriga ska gallras fem år efter 

avslutad skolgång

Specialpedagog Handlingar/ journaler 

som rör 

specialpedagogs 

verksamhet 

41 (78) 





Journaler för elever födda den femte, 

femtonde och tjugofemte i varje månad 

bevaras, övriga ska gallras fem år efter 

avslutad skolgång

42 (78) 

7.8 Bevarande av handlingar i urval, nationella prov samt svenska för invandrare 


centralarkiv 

Kommentar 

Prov, sammanställning av Nationella prov samt svenska för Skolexpeditionen/Folkhögskolans Bevaras 10 år I den mån sådana 

invandrare 

arkiv 

sammanställningar görs 

Prov Nationella prov samt svenska för Skolexpeditionen/Folkhögskolans 5 år 

invandrare 

arkiv 

Prov inom kommunal Svar på nationella prov i samtliga Skolexpeditionen/Folkhögskolans Bevaras 10 år 

vuxenutbildning 

ämnen och kurser som genomförts 

inom kommunal vuxenutbildning. 

arkiv 

Prov inom svenska för Svar på nationella prov samt Skolexpeditionen/Folkhögskolans Bevaras 10 år 

invandrare 

svenska för invandrare 

arkiv

8. Individ- och familjeomsorg 

8.1 Allmän administrativ verksamhet 

43 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Avtal Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Broschyr/ informationsskrift Egen framställda IFO Bevaras 10 år 

Checkstammar och 

checktalonger 

IFO 2 år 

Enkäter 

Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

sammanställningar/rapporter 

handlingar 

Enkäter, svar och andra Både enkäter vi svarar på själva och 

Vid inaktualitet 

underlag 

enkäter vi får in 

Instruktioner/ handböcker Egen framställda IFO Bevaras 10 år 

Korrespondens Av vikt för verksamheten Kansliet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar, 

även E-post 

Korrespondens rutinmässig Reklam, cirkulär, enkla förfrågningar IFO Vid inaktualitet Även e-post 

Mötesanteckningar/ 

Från samverkan mellan arbetsgivare och IFO Bevaras 10 år 

Protokoll 

arbetstagare (APT och MBL). 

Rutiner/ lathundar För intern verksamhet IFO Vid inaktualitet 

Slutrapporter/ utredningar Som görs inom eller på uppdrag av egna Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

verksamheten 

handlingar 

Statistik Verksamhetsunik IFO Bevaras 10 år 

Synpunkter/ klagomål Se synpunkten

8.2 Individ och familjeomsorg, allmänt 

44 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anmälan/ ansökan som inte 

tillhör ärende eller ger 

upphov till ärende 

IFO/Procapita 5 år 

Anmälan/ansökan som 

IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 

tillhör ärende eller ger 

personer som är födda 


5, 15, och 25 varje 

månad bevaras 

Anmälan från polis IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 




Ansvarsförbindelser IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 




Ansökan om ekonomiskt 

IFO/Procapita 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 

bistånd/försörjningsstöd 




Ansökan om 

Schablonersättning 

Från Migrationsverket 10 år 

Ansökan om att bli 

familjehem 

IFO/Procapita Bevaras 10 år 

Attestlista IFO/Procapita 10 år 

Avtal med familjehem, 

kontaktpersoner/ 

Uppdragstagarakter IFO/Procapita Bevaras 10 år 

Begäran om yttrande från 

domstol 

IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Beräkningsunderlag för IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande

eslut om ekonomiskt 

bistånd 

Beslut i enskilt ärende om 

bistånd och/eller insats 

45 (78) 




IFO/Procapita 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 




Dokumentation av planering Exempelvis behandlingsplaner IFO/Procapita 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 



Dom/ beslut från 

förvaltningsdomstol 

Dödsboanmälan 

Dödsfallsintyg 

Släktutredning 

Boutredning 

Bouppteckningsintyg 

Ekonomiska redovisningar 

Familjehem, kontaktperson/familj, 

IFO Vid inaktualitet 






utredningar av IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 



Familjehem Förteckning över barn som vistas i 

familjehem eller annat enskilt hem, 

förteckning över 

familjehem/kontaktpersoner 


IFO/Procapita Vid inaktualitet När ny förteckning 

upprättas 

Förundersökningsprotokoll IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Genomförandeplan för 

beslutad insats 

Handlingar rörande 

underställning till länsrätt 






personer som är födda

46 (78) 

Handräckningsbegäran IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år 







Hyreskontrakt, 

För bostäder som tillhandahålls av IFO 2 år 

besiktningsprotokoll 

socialtjänsten 

Inventarieförteckning för 

uthyrda bostäder 


Journalanteckningar IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 




Journaler med bilagor från 


hem för vård eller boende 




Kallelse till rättegångar, 

möte med handläggare 

m.m. 


Konsultationsdokument 


skola/ hälsa 




Kopior av kvitton, räkningar, 

hyresavier och dyl. 


Korrespondens av betydelse 


för ärendet 




Körkortsärenden Yttranden i IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 

personer som är födda

47 (78) 



Meddelanden från hyresvärd Hyresskulder uppsägningar IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Meddelanden om 

utskrivning från vårdhem 


Meddelande om placering 

När placering 

Gallras senast 5 år efter 

inom kommunen av barn 

från annan kommun 

upphört 

sista notering 

Meddelanden och rapporter som inte tillhör ärende och inte ger IFO/Procapita 2 år T ex polisrapporter, 


meddelande om 

hyresskuld, elskuld m.m. 

Meddelanden och rapporter Register över rapporter och meddelanden 

som inte ger upphov till ärenden 

IFO/Procapita 2 år 

Medlingsverksamhet Årsberättelser, verksamhetsberättelser 

och statistik 


Medlingsverksamhet, 

polisrapport 

Kopia Vid inaktualitet 

Personakter IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 




Registerkontroller som utgör 


underlag för beslut 




Registerkontroller som 

endast har tillfällig betydelse 


Remisser Till exempelvis arbetsförmedling, 

beroendevård, läkare 


Räkenskaper Enskildas medel IFO/Procapita/personakt 10 år 

Rättshjälp Handlingar rörande IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Statsbidragsansökningar IFO 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar

48 (78) 

Statsbidrag Utbetalningslistor IFO 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Underrättelse från 


kronofogdemyndigheten om 


avhysning 



Upprättade handlingar av 


betydelse för ärendet 




Upprättade handlingar av 

tillfällig betydelse eller 

rutinmässig karaktär 


Utbildningar Beställande av IFO 2 år 

Utredningar i enskilt ärende IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 




Varningsbrev och 

uppsägningar med 

mottagningsbevis 

IFO 2 år 

Överklagande med bilagor IFO/Procapita/personakt 5 år/bevaras 10 år Handlingar rörande 



månad bevaras

8.3 Individ och familjeomsorg, placeringsärenden barn 

49 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anmälningar från polis, 

IFO/Procapita/personakt/ Bevaras/5 år 10 år 

skola 

Diversepärm om anmälan ej 

mynnar ut i ärende 

Ansökningar om vård till 

länsrätt 

LVM, LVU IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Avtal mellan föräldrar Umgängesakt IFO/Procapita/personakt Tidigast när 

barnet fyller 18 

år 

Beslut och beslutsunderlag IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Dokumentation Som rör barnet exempelvis 

vårdplaner, behandlingsplaner 

IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Domar IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 


underställning till länsrätt 

LVM, LVU IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Handlingar Inkomna och utgående av 

betydelse i ärendet/ upprättade 


Journalblad IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Meddelande från institution Om utskrivning IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Namnärenden Handlingar i IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Placeringsmeddelanden från 

Statens institutionsstyrelse 


Utredningar om lämpligt 

IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år Inte utredningen om hemmet 

familjehem för den 

som sådant, denna har egen 

placerade 

akt 

Vårdnadsutredningar IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Yttrande Till åklagare, tingsrätt etc. IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år

8.4 Familjerätt 

50 (78) 


Anmälan om gemensam 

vårdnad 


Anmälning om faderskap, 

föräldraskap 


Begäran om hjälp från UD IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Domar, beslut IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Faderskaps- föräldraskaps 

erkännande/ bekräftelse 


Handlingar av betydelse för i 

ärendet 


Journal IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Kallelse Till rättegång, möte med handläggare IFO/Procapita Vid inaktualitet 

S-protokoll för utredande av 

faderskap 

S = Sambo IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

MF-protokoll för utredande 

av faderskap 

M = mor, F = far IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Underrättelse från 

Skatteverket om nyfött barn 

till ogift mor 

IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år

8.5 Adoption 

51 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 


Adoptionsutbildning, intyg 

om 


Anmälan om förslag till barn IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Ansökningar om 

medgivande med bilagor 


Beslut, medgivande IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Journal IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Handlingar av betydelse för 

ärendet 


Handlingar av tillfällig 

betydelse och/eller 



Läkarintyg IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Medgivande, återkallelse IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år Handlingar rörande personer som är födda 

5, 15, och 25 varje månad bevaras 

Referenser IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Yttranden från socialnämnd 

till tingsrätt 


Uppföljningsrapporter Anteckningar från 

hembesök 


Ursprung, handlingar 

rörande barnets 


Utdrag ur, socialregister, 

polisregister 


Utredningar IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Överklaganden med bilagor IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år

8.6 Vårdnad boende och umgänge 

52 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Avtal som inte blivit 

IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år 

godkända av nämnd, samt 

Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet 

motivering 

bevaras, övriga gallras senast 5 år efter att 

barn fyllt 18 

Avtal som blivit godkända Boende, vårdnad, IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år 

umgänge 



barn fyllt 18 

Domar Från tingsrätt IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år 



barn fyllt 18 

Handlingar av betydelse för 


ärendet 



barn fyllt 18 

Handlingar av tillfällig 

betydelse och/eller 



Kallelse Till rättegång möte IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år 

med handläggare 


m.m. 


barn fyllt 18 

Kontaktperson, ansökan om 


vid umgänge 



barn fyllt 18 

Kontaktperson, kontrakt IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år 


bevaras, övriga gallras senast 5 år efter att

Remiss, remissvar Från tingsrätt om 

samarbetsavtal 

Tingsrättens begäran om 

utredning 

Utdrag ur, socialregister, 

polisregister 

Utredningar i namnärenden 

till tingsrätten 

53 (78) 

IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år 

barn fyllt 18 

Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år 



barn fyllt 18 

IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år 




barn fyllt 18 

IFO/Procapita/personakt 5 år/ Bevaras 10 år

8.7 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen 

54 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anmälningar om ölförsäljning IFO Vid inaktualitet När verksamheten upphört 

Anmälningar om utsedda 

serveringsansvariga personer 


Domar Rörande tillstånds- och tillsynsärenden Diariet Bevaras 10 år 

Korrespondens rörande 

IFO, Alk-T 5 år/bevaras 10 år Ska bevaras i ärenden som 

alkoholtillstånd 

leder till utredning, om 

varning, sanktion, eller 

återkallande av 

serveringstillstånd 

Restaurangrapporter IFO, Alk-T 10 år 

Serveringstillstånd, 

Utredning och förslag till beslut, yttranden, Diariet Bevaras 10 år 

permanenta 

tillståndsbeslut, återkallelser av 

serveringstillstånd, utredning om återkallelser 

av serveringstillstånd, varningar, sanktioner, 

överklaganden 

Serveringstillstånd, tillfälliga Handlingar rörande IFO, Alk-T 5 år Samtliga handlingar i 

ärendet 

Tillsynsrapporter vid 

IFO, Alk-T 5 år/bevaras 10 år Ska bevaras i ärenden som 

restauranginspektioner 


varning, sanktion, eller 

återkallande av 

serveringstillstånd 

Tillsynsrapporter vid kontroll 

IFO 5 år/bevaras 10 år Ska bevaras i ärenden som 

av detaljhandel med öl 


förbud eller varning 

Överklagande Diariet Bevaras 10 år

8.8 Lag om handel med vissa receptfria läkemedel 

55 (78) 


Anmälan enligt tobakslagen IFO Bevaras 10 år 

Egentillsynsprogram IFO 2 år 

Tillsynsrapporter IFO 2 år

8.9 Arbetsbefrämjande åtgärder 

56 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anställningsbeslut IFO Bevaras 10 år 

Anvisning, remiss från arbetsförmedling/socialtjänst IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Arbetsintyg, skriftliga omdömen IFO Bevaras 10 år 

Betyg intyg över genomgångna utbildningar IFO Bevaras 10 år 

Förstadagsintyg IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Feriepraktik, ansökan om IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Inskrivningsbeslut från arbetsförmedling, socialtjänst IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Verksamhetsbeskrivningar IFO Bevaras 10 år 

Verksamhetsuppföljning IFO Bevaras 10 år 

Samverkan, kallelse till IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Statistik IFO Bevaras 10 år 

Ärendeblad, journalblad. handlingsplan IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Uppföljning IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Utredningar, kartläggning IFO 2 år Efter avslutad åtgärd 

Överenskommelser med deltagare IFO 2 år Efter avslutad åtgärd

8.10 Flykting- och invandrarverksamhet 

Handlingar som bör förvaras i LMA-akt 

57 (78) 


centralarkiv 

Ansökan om dagbidrag/ 

dagersättning 


Ansökan om dagbidrag/ 

dagersättning 

Underlag för IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Beslut i enskilt ärende IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Kommentar 

Beslut från 

invandrarmyndighet 


Handlingar Inkomna/ utgående/upprättade av IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år Handlingar av rutinmässig 

betydelse för ärendet 

karaktär kan gallras vid 

inaktualitet 

Hälsoundersökning Anmälan till IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Offentligt biträde Förordnanden om IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Uppehållstillstånd Handlingar som styrker ansökan 

om uppehållstillstånd 


Utredningar i enskilt ärende IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Återsökning av utgivet 

bidrag 

Underlag för IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Ärendeblad IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Överenskommelser IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år

Handlingar som bör förvaras i LIF-akt 

58 (78) 


centralarkiv 

Ansökan om bistånd Från enskild med eventuella bilagor IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Beslut om 

hemutrustningslån från CSN 


Beslut från 

invandrarmyndighet 


Ekonomiska beräkningar IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Förbindelser att följa regler 

för introduktionsersättning 


Hyreskontrakt Kopior av IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Inkvarteringsansökan Från flyktingförläggning IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Introduktionsplan IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Introduktionsersättning Underlag till ersättning (närvarorapporter över 

svenskundervisning och praktik, kvitton, 

ersättningsbesked från FSK, om 

föräldrapenning, intyg från skola om 

lektionsbehov, kostnadsförslag för tandvård, 

glasögon m.m., kopior av hyresavier) 


Kommentar 

Korrespondens Av betydelse för ärendet IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år Handlingar av 

rutinmässig 

karaktär kan 

gallras vid 

inaktualitet 

Praktikplatsformulär IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år

59 (78) 

Räkningar kopior av Från läkare etc. på uppdrag av kommunen IFO/Procapita/personakt Vid inaktualitet 

Utredningar I enskilt ärende IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Yttranden Till åklagare och allmän domstol IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Ärendeblad/journalblad IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år 

Överklagande med bilagor IFO/Procapita/personakt Bevaras 10 år

9. Samhällsutveckling 

9.1 Anläggnings och projekthandlingar 

60 (78) 


centralarkiv 

Anbud, offerter, 

Antagna, med tillhörande Su-Arkiv Bevaras Behålls 

upphandling, protokoll, handlingar 

tillsvidare i 

entreprenadavtal, kalkyler 

av vikt etc. 

SU-arkiv 

Anbud, offerter Ej antagna Su-Arkiv 2 år 

Kommentar 

Avtal ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Besiktningsprotokoll Su-Arkiv 10 år Besiktningsprotokoll rörande 

byggnader som p.g.a. sitt 

kulturhistoriska värde inte får 

Dokumentation över större 

projekt 

Foton, videofilmer, 

kvalitetsplaner miljöplaner etc. 

Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Geotekniska undersökningar Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Hyreskvitton På maskiner Su-Arkiv Vid inaktualitet 

Konsultavtal Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

Korrespondens Gällande handlingar kring drift 

och underhåll, av vikt 

Kulturhistoriskt värdefulla 

byggnader, handlingar 

SU-arkiv 


tillsvidare i 

SU-arkiv 


tillsvidare i 

förändras eller rivas skall bevaras 

Ska ingå i diarieförda handlingar

61 (78) 

rörande SU-arkiv 

Minnesanteckningar 

byggmöten 

Projekt Minnesanteckningar, tekniska 

beskrivningar, utredningar, 

utlåtanden, konsulters 

handlingar 

Su-Arkiv 10 år efter 

garantitidens 

utgång 


tillsvidare i 

SU-arkiv 

Ritningar Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Sprängjournaler Su-Arkiv 10 år efter 

garantitidens 

utgång 

Sprängning Tillstånd för Su-Arkiv Vid inaktualitet 

Tekniska beskrivningar Av projekt Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Utredningar Som ligger till grund för projekt Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

Utlåtanden Som inhämtats från 

utomstående 

SU-arkiv 


tillsvidare i 

SU-arkiv

9.2 Vatten och avlopp 

62 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Abonnentregister Hjo Energi Vid inaktualitet 

Akter Som rör anslutna fastigheter Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Besiktningsprotokoll Inför och efter sprängning vid fastigheten Su-Arkiv 10 år 

Driftsjournaler, för 

Handlingar som rör övergripande statistik Su-Arkiv Bevaras Behålls 

reningsverk och vattenverk 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Föreskrifter från 

Som gäller den egna verksamheten Su-Arkiv Bevaras Behålls 

myndigheter 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Ledningsavtal, servitutsavtal Tillstånd att t ex korsa vägar med Va- Su-Arkiv Bevaras Behålls 

ledningar 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Ledningskartor Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Läcksökning Rapporter från läcksökning på 

ledningsnätet och akuta vattenläckor 

Su-Arkiv 2 år eller tills ny gjorts 

Miljöfarlig verksamhet Ansökan om tillstånd till 

miljöfarligverksamhet, yttrande till annan 

verksamhet 

Su-Arkiv 5 år. 

Miljörapporter Exempelvis vilka kemikalier som används Su-Arkiv Bevaras Behålls 

vid rening av vatten 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Skyddsbestämmelser För vattentäkt Su-Arkiv Bevaras Behålls Ska även lämnas till 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Länsstyrelsen 

Sprängtillstånd och 

Su-Arkiv 1 år Fastställs av 

sprängupplagstillstånd 

Länsstyrelsen

63 (78) 

Schaktningstillstånd Su-Arkiv 1 år 

Utredningar och planer Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Underhållsprogram Planerat underhåll Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Vattenanalyser Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Vattenmätare Register över byten Su-Arkiv Vid inaktualitet

9.3 Gator och väghållning 

64 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Bidrag till enskilda vägar Ansökan om Su-Arkiv 10 år 

Broliggare Information om kommunens broar Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

SU-arkiv 

Enskilda vägar Beslut om bidrag till Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i Ska ingå i diarieförda 

SU-arkiv 

handlingar 

Entreprenadavtal Av betydelse Bevaras Behålls tillsvidare i Ska ingå i diarieförda 

SU-arkiv 

handlingar 

Entreprenadavtal Av rutin karaktär Su-Arkiv 2 år 

Ersättningsanspråk P.g.a. vägarbete Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i Ska ingå i diarieförda 

SU-arkiv 

handlingar 

Felparkeringsavgifter Su-Arkiv 2 år Original till Vägverket 

Flyttning av fordon Su-Arkiv 10 år 

Förändringar av väghållningsområde 

Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

och statskommunväg 

SU-arkiv 

Ansökan om parkeringstillstånd För rörelsehindrade Su-Arkiv 1 år efter 

utgången 

giltighet 

Planer och program T e x för gatubelysning, ombyggnader Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

drift och underhåll 

SU-arkiv 

Remisser från olika myndigheter Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i Ska ingå i diarieförda 

SU-arkiv 

handlingar 

Trafikföreskrifter, tillfälliga, lokala Su-Arkiv 2 år 

Trafikföreskrifter, övriga Levereras till RDT Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

SU-arkiv 

Ordningsföreskrifter Med tillhörande beslut Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

SU-arkiv 

Utredningar Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

SU-arkiv 

Ändringar av vägnummer Handlingar om Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i 

SU-arkiv

65 (78) 

9.4 Plan- och mät 

Inom Plan- och mäts område finns många handlingar som beskriver stadens utveckling och framväxt, originalritningar och bilder över historiskt viktiga 

byggnader etc. Dessa får under inga villkor gallras. 


Adresskartor Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv 

Avtal diverse Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SU- 

Detaljplaner och 

Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SU- 

detaljplanehandlingar 

arkiv 

Förrättningsakter Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv 

Förrättningskartor Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv 

Grundkartor Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SU- 

Kalkning av sjöar och 


vattendrag 

arkiv 

Lantmäteriets kartor I kopior och tryck Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv 

Naturvårdsärenden Su-Arkiv Vid inaktualitet 

Fastighetsreglering 

beskrivning av ärende 

Su-Arkiv Vid inaktualitet 

Godkännande av förrättning Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SU- 

Genomförandebeskrivning – 


Organisatoriska frågor m.m. 

arkiv 

Karta, fastighetsreglering Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv 

arkiv 

arkiv 

arkiv

Lantmäteriets begäran om 

samråd, lämplighets- och 

planvillkor rörande 

avstyckning 

Plangruppen, 

minnesanteckningar 

Protokoll avseende 

fastighetsreglering 

Svar på remisser från 

länsstyrelse och andra 

myndigheter och 

organisationer 

Underrättelse och 

meddelande om närvaro vid 

förrättning 

Översiktsplan Handlingar, arbetsmaterial, tryckorginal 

etc. 

66 (78) 

Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv 





Su-Arkiv Bevaras Behålls tillsvidare i SUarkiv

9.5 Miljöövervakning och naturvård 


centralarkiv 

Kommentar 

Dokumentation av 

Vid exempelvis bildande av 


samrådsplikt med 

naturreservat 

tillsvidare i 

länsstyrelsen 

SU-arkiv 

Informationsmaterial, Av vikt Su-Arkiv Bevaras Behålls 

egenproducerat 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Inkomna yttranden och 

Su-Arkiv Bevaras Behålls Ska ingå i diarieförda 

remisser 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

handlingar 

Kommunala miljömål och Gröna bokslut Su-Arkiv Bevaras Behålls 

revision av dessa 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Skydd av naturområden Beslut om naturreservat, nationalpark Su-Arkiv Bevaras Behålls Ska ingå i diarieförda 

m.m. 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

handlingar 

Miljöbeteende Befolkningens miljövanor Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Miljödokument, lokala Med beskrivningar uppföljningar etc. Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 


handlingar 

Mätdata Validerad mätdata som inte 

Su-Arkiv Bevaras/Vid Behålls Mätdata som har 

rapporterats till annan datorvärld eller 

inaktualitet tillsvidare i sammanställts i en rapport 

sammanställts i rapport eller liknande. 

SU-arkiv eller har rapporterats till 

Mätdata som är ärendeanknuten 

annan datavärd kan 

sparas på respektive ärende 

gallras. Detsamma gäller 

mätdata som inte är 

validerat. 

Naturresursinventeringar Su-Arkiv Bevaras Behålls Ska ingå i diarieförda 

tillsvidare i handlingar 

67 (78)

68 (78) 

SU-arkiv 

Naturvårdsinventeringar Länsstyrelsen/kommunen Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Naturvårdsplan Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

SU-arkiv 

Naturvårdsärenden Su-Arkiv Vid inaktualitet 

Skötselplaner Su-Arkiv Bevaras Behålls 

tillsvidare i 

Årsdokumentation av 

miljöarbete 

SU-arkiv 


tillsvidare i 

SU-arkiv 


handlingar

9.6 Turism 

69 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Arrangörskontrakt Turistbyrån 2 år Efter upphörd giltighet 

Enkäter, sammanställning av Turistbyrån Bevaras 10 år Sammanställning bevaras 

underlag gallras vid inaktualitet 

Förmedling av boende Turistbyrån 2 år 

Gästböcker Turistbyrån Bevaras 10 år 

Inbjudningar Till turistarrangemang Turistbyrån Bevaras 10 år 

Korrespondens Av tillfällig karaktär Turistbyrån Vid inaktualitet 

Nyhetsbrev Turistbyrån Bevaras 10 år 

Pressmeddelanden Informationsenheten Bevaras 10 år 

Protokoll/mötesanteckningar Från samverkan och arbetsgrupper 

kring arrangemang 

Turistbyrån Bevaras 10 år 

Souvenirer Unika för Hjo, ett arkivexemplar av 

varje 


Statistik För besöksmål etc. som inte finns 

redovisat på annat ställe 


Statistik Underlag för Turistbyrån Vid inaktualitet 

Verksamhetsplaner Turistbyrån Bevaras 10 år 

Turistbroschyr, kartor etc. Ett arkivexemplar av varje Turistbyrån Bevaras 10 år

9.7 Allmän fritidsverksamhet 

70 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Arrangörskontrakt Kultur och fritid 2 år Efter upphörd giltighet 

Egenproducerat material av Affischer, informationsblad, Kultur och fritid Bevaras 10 år 

vikt 

program etc. 

Enkäter, egenproducerade Sammanställning av Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Enkätsvar Kultur och fritid Vid inaktualitet 

Foton och filmer Av intresse för framtiden Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Foton och filmer Med triviala bilder Kulturnät/ Kultur och fritid Vid inaktualitet 

Minnesanteckningar Möten från kultur o fritids 

verksamheter. 

Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Mål och verksamhetsplaner egenproducerade Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Organisationsplaner Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Program Exempelvis för sport- och 

sommarlovsverksamhet 


Protokoll och handlingar Från samarbetsorgan som rör den 

egna verksamheten 


Samarbetsorgan Protokoll och handlingar från Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Statistik, 

Som inte ingår i årsberättelser Kultur och fritid Bevaras 10 år Behöver ej sparas om 

verksamhetsstatistik 

årsberättelse upprättas 

Statistik, underlag för Kultur och fritid Vid inaktualitet Verksamhetsberättelse

9.8 Bidrag till föreningar 

71 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Bidragsansökningar Jämte handlingar Kultur och fritid Bevaras 5 år Med undantag för års och 

verksamhetsberättelserna 

Föreningsbidrag Sammanställningar och/ eller beslut 

över givna föreningsbidrag 


Föreningskataloger Förteckningar över i kommunen 

verksamma föreningar 


Kultur och fritidspriser Sammanställning över sökande till 

priser/stipendier samt förslag med 

bilagor, samt beslut över givna 

priser/stipendier 

Kultur och fritid Bevaras 10 år Ingår i diarieförda handlingar 

Års och 

verksamhetsberättelser 

För föreningarna Kultur och fritid Bevaras 10 år

9.9 Lotterier 

72 (78) 


Ansökan om registrering och 

tilldelning av lotteri 

Inkl bilagor Kultur och fritid 5 år 

Beslut eller sammanställning Över registrering av lotterier Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Beslut om tillstånd att 

anordna lotteri 


Lotteriredovisningar Inkl bilagor Kultur och fritid 5 år 

Redovisningar till 

lotteriinspektionen 

Kultur och fritid Vid inaktualitet

9.10 Bibliotek 

73 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Avtal/förbindelse om 

lånekort 

Bibliotek 2 år Efter upphörd giltighet 

Beståndsregister över all 

Bibliotek Vid inaktualitet Ett uttag var femte år bör 

media som lånas ut 

bevaras 

Förteckningar över tidskrifter 

och dagstidningar 

Bibliotek Bevaras 10 år 

Förteckningar över 

prenumerationer av 

databaser 


Informationsbroschyrer Som ges ut av 

biblioteket 


Programverksamhet Dokumentation av Bibliotek Bevaras 10 år Författarbesök, poesikvällar etc. 

Registrering av låntagare Bibliotek Vid inaktualitet 

Uppgifter om donerade 

böcker 


Verksamhetsstatistik Bibliotek Bevaras 10 år

9.11 Kulturskolan 

74 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Anmälningar till musikskola Kultur och fritid När ny anmälan 

kommit in eller 

när elev avslutat 


Förteckning över uthyrda 

instrument 

Kultur och fritid 3 år 

Intyg, kopia av utfärdat 

intyg, om deltagande i 

utbildning 

Kultur och fritid Vid inaktualitet Senast när elev avlutat sin 

utbildning 

Inventarieförteckningar Uppgifter om instrument, noter, 

anskaffningsår etc. 


Program som visar egna 

aktiviteter 

Konserter etc. Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Protokoll eller 

minnesanteckningar 

Personal konferenser, APT etc. Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Register Över musikgrupper etc. Kultur och fritid Bevaras 10 år 

Underlag för debitering av 

avgifter 

Kultur och fritid 2 år 

Uppsägning av plats Kultur och fritid 2 år 

Årsarbetsschema Övergripande Kultur och fritid Bevaras 10 år

10. Vård och Omsorg 

75 (78) 


centralarkiv 

Kommentar 

Adresser och namn till 

anhöriga ex sommaradresser 

Magna Cura/Personakt Se personakt 

Ankomstdatum Magna Cura/Personakt Se personakt 

Anmälan, utredning om LEX-Sara, LEX-Maris etc. Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

missförhållanden, övergrepp 

inom SoL, LSS och HSL 

notering i akt 

handlingar 

Ansökan om särskilt boende 

från annan kommun 

Magna Cura/Personakt Se personakt 

Anteckningar av vikt, ex 

Magna Cura/Personakt Innan personakt 

kontaktmannaskap 

arkiveras 

Anteckningar från möte med 

enhetschef 

Respektive enhetschef Vid inaktualitet 

Arbetsschema Magna Cura Vid inaktualitet 

Dagbok Respektive enhet Vid årets slut 

Inkomstförfrågan, avgiftsbeslut Hemtjänst, särskilt boende 

Även för hsl och andra 

biståndsbeslut 

Personakt Se personakt 

Boendes kvitton Pärm hos var och en Vid 

överlämnande till 

ansvarig 

Bostadsanpassning 

Beslut om bidrag, 

Ansökan, intyg, faktura, 5 år 

hissbeskrivningar osv. brev och mail – papper – 

Ansökan, intyg, utredning, finns i akt – låst skåp. 

beslut, faktura. 

Utredning och beslut – MC 

Mailkontakter, brev 

Hissbesiktning – papper 

hissbesiktning 

finns i pärm ska tillhöra akt 

Brukarenkäter Respektive enhet Vid inaktualitet Sammanställning ska ingå i 


Brukarenkäter, Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda

76 (78) 

sammanställning av handlingar 

Debiteringslistor Matlistor Hos Avg handläggare i 

pärm i låst skåp 

5 år 

Delegeringsbeslut Från legitimerad personal Vård och omsorg 10 år 

Domar Kopior Personakt 

Ersättning enligt LASS Vård och omsorg 5 år 

Genomförandeplan Personakt/ Magna Cura Se personakt 

Inkommande skrivelser 

Personakt 5 år efter sista 

Personakter från personer 

rörande enskild person 

anteckningen 

födda dag, 5, 15 eller 25 i 

månaden ska bevaras 

Insättningskvitton för 

handkassor 

Kopior Respektive enhet/ekonomi 2 år 

Hälso- och 

Diarieförs Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

sjukvårdsnämndens 

ansvarsnämnd, beslut som rör 

egna verksamheten 

handlingar 

Kassablad och verifikationer, För omhändertagna och Pärm på respektive 

10 år 

kvitton/redovisningar enskildas förvaltade pensionärsmedel avdelning 

medel 

och värdeföremål 

Kvitton/redovisningar - 

angående enskilda medel 

Pärm på respektive 

avdelning 

KLARA SVPL Sköts och gallras av Västra 

Götalandsregionen 

VGR Av VGR 

Levnadsbeskrivning Personakt Se personakt 

Listor på boende, 

korttidsplatser 

Magna Cura Vid inaktualitet 

Läkemedelskort Patientjournal/Magna Cura 10 år efter sista 

– är pappersformat ej i MC anteckning/ 

bevaras 

Matlistor Lokala kataloger på Vid inaktualitet 

10 år Kvitton överlämnas 

till den som är 

ansvarig för den 

enskildes ekonomi 

10 år Personakter från personer 

födda dag, 5, 15 eller 25 i 

månaden ska bevaras

77 (78) 

respektive grupps dator 

Mål/ delegering Respektive enhet Vid inaktualitet 

Nyckelkvittenser Vård- och omsorg Läggs i 

personakt efter 

Patientjournal 

- Arbetsterapijournal 

- daganteckningar 

- diabeteslistor 

- diagnos/åtgärd 

- direktiv 

- lab. Svar 

- läkarintyg 

- medicinlista 

- resultat utvärderingar 

- signeringslista 

- journalkopior från annan 

vårdinrättning 

- etc. 

Skyldighet att föra journal har 

sjuksköterskor 

arbetsterapeuter och 

sjukgymnaster 

inaktualitet 

Patientjournal/Magna Cura 10 år efter 

senaste 

anteckning eller 

5 år efter 

patientens död 

/bevaras 

10 år Ansvars- och 

försäkringsfrågor kan komma 

att aktualiseras 

Undantagna från gallring är 

de akter där någon av de 

berörda personerna är födda 

dag 5, 15 eller 25 i månaden 

Personakter enligt LSS Avslutade före 1 juli 2005 Personakt/ Magna Cura Bevaras 10 år Akter avslutade före 1 juli 

2005 

Personakter enligt LSS Avslutade efter 1 juli 2005 Personakt/ Magna Cura 5 år efter sista 10 år Undantagna från gallring är 

anteckningen 

de akter där de berörda 

personerna är födda dag 5. 

15, eller 25 i månaden 

Personakter 

Magna Cura 5 år/ bevaras 10 år Handlingar rörande personer 

- utredning, 

som är födda 5, 15, och 25 

- ärende beslut 

varje månad bevaras 

- beställning 

- genomförandeplan 

- socialjour 

Personakter enligt LSS för 

placerade barn 

Personakt/ Magna Cura Bevaras 10 år

78 (78) 

Protokoll med bilagor på 

samverkan 

CSG, VSG Kansli Bevaras 10 år 

Protokoll/ anteckningar, 

arbetsplatsträffar eller 

motsvarande 

APT Respektive enhet 4 år 

Slussremisser/meddelanden 

gällande samordnad 

vårdplanering 

Finns i KLARA SVPL 

Riktlinjer/policys av vikt Från egen verksamhet Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Signaturförtydligande 

(handstilsprov) 

Träningsprogram, lyftprogram 

etc. 

Identifierar signatur och 

journalförare 

Diariet Bevaras 10 år Ska ingå i diarieförda 

handlingar 

Patientjournal – papper i 

bilaga arkiv – låst skåp som 

respektive yrkesprofession 

Innan personakt 

arkiveras 

Tystnadsplikt Påminnelse om Personakt Bevaras 10 år 

Uppdragsbeskrivning Ex. inkontinensombud, 

kostombud, 

dokumentationsombud, 

hygienombud 

WebSESAM Sköts och gallras av 

avdelning utsedd av 

hjälpmedelskunder i Västra 

Götaland 

I personakt hos respektive 

chef, vid avslut förs det till 

den centrala personakten 

Se personakt 

Ärendeblad Personakt/ Magna Cura Se personakt 

VGR Av VGR Enligt riktlinjer från Västra 

Götalandsregionen

Hjo kommun Dokumenthanteringsplan

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Delete template?

Save as template ?