FÖRESKRIFT Leverans av handlingar till arkivverket - Arkistolaitos

arkisto.fi

FÖRESKRIFT Leverans av handlingar till arkivverket - Arkistolaitos

1 ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR LEVERANS

De statliga ämbetsverk, inrättningar och andra arkivbildare som nämns i 1 § 1 mom. 1 punkten i

arkivlagen (831/1994) – kallas i fortsättningen myndigheter – är skyldiga att överföra de handlingar

som skall förvaras varaktigt till Riksarkivet, ett landsarkiv eller till ett annat arkiv enligt

arkivverkets särskilda föreskrifter.

Arkivverket har särskilda föreskrifter för överföringen av elektroniska handlingar (Varaktig

förvaring i enbart elektronisk form av information av handlingskaraktär i ärendehanteringssystem.

Arkivverkets föreskrift 20.12.2005 [KA 1486/40/2005],

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/sve/normer/myndigheter/statsforv/statsforv.htm).

De handlingar som överförs skall vara över 40 år gamla och sådana som myndigheten inte längre

behöver i sin tjänsteutövning. Om myndigheten själv önskar förvara varaktigt eller under en icke

fastställd tid sådana handlingar som är avsevärt äldre än 40 år, krävs ett separat beslut av

arkivverket.

Då en myndighet läggs ner och direkt efterföljare saknas tas dock myndighetens handlingar som

skall förvaras varaktigt emot utan tidsbegränsning. När ett eller flera myndighetsuppdrag övertas av

en annan organisation är det fråga om fortsatt verksamhet. Ifall en efterföljare inte entydigt kan

påvisas besluter ministeriet för det aktuella förvaltningsområdet i sista hand huruvida det gäller

fortsatt verksamhet eller inte.

Arkivverket kan besluta att mot ersättning ta emot en myndighets arkiv som är yngre än 40 år för

förvaring i en av arkivverkets enheter. Avgiften för förvaringsutrymmen samt ersättningen för de

prestationer som utförs för den överförande myndighetens räkning baserar sig på arkivverkets

gällande prislista.

Leveransen kan ske på initiativ av antingen den överförande myndigheten eller arkivverket. De

handlingar som överförs skall ha gallrats, ordnats, förtecknats och lagts i arkivkartonger enligt

anvisningarna i denna föreskrift. Alla handlingar från en viss tidsperiod (vanligen 10–20 år)

överförs samtidigt. Man skall på förhand komma överens med det mottagande arkivet om

tidpunkten för leveransen. Arkivverket ger råd och anvisningar om hur handlingarna sätts i

leveransdugligt skick.

Den överförande myndigheten ansvarar för alla åtgärder i samband med leveransen och svarar för

de kostnader som uppstått i samband med leveransen.

Ifall den överförande myndigheten inte har möjlighet att försätta de över 40 år gamla handlingar

som skall överföras i leveransdugligt skick i enlighet med leveransföreskriften, kan arkivverket vid

behov låta överföra handlingarna till arkivverket eller en annan anvisad plats för försättande av

materialet i leveransdugligt skick. Den överförande myndigheten svarar för kostnaderna också i

detta fall.

Om handlingarna efter en myndighet som upphört med sin verksamhet inte försatts i

leveransdugligt skick innan verksamheten upphörde, övergår ansvaret för förvaringen och

försättandet av handlingarna i leveransdugligt skick på den överordnade myndigheten, i sista hand

på ministeriet.

4

More magazines by this user
Similar magazines