FÖRESKRIFT Leverans av handlingar till arkivverket - Arkistolaitos

arkisto.fi

FÖRESKRIFT Leverans av handlingar till arkivverket - Arkistolaitos

2 IORDNINGSTÄLLANDE AV HANDLINGAR FÖR LEVERANS

2.1 Avgränsning av det material som skall överföras

Arkivverket tar enbart emot handlingar som skall förvaras varaktigt. Principen är att det material

som skall förvaras varaktigt regelbundet blir avskiljt från det material som skall förvaras en

begränsad tid. Ifall detta inte har gjorts tidigare skiljs materialet åt senast i samband med

förberedelserna inför leveransen.

Enligt 8 § 3 mom. i arkivlagen besluter arkivverket vilka handlingar som skall förvaras varaktigt.

När leveransen förbereds skall myndigheten kontrollera att handlingarna är gallrade på ett korrekt

sätt i enlighet med arkivverkets gallringsbeslut. I samband med leveransen är myndigheten alltid

skyldig att hänvisa till de gallringsbeslut som utgör grunden för varaktig förvaring av det material

som överförs. Myndigheten bör samtidigt kontrollera att de äldre gallringsbesluten rörande arkivet

är heltäckande och uppdaterade, och att de är i överensstämmelse med gallringsbesluten för det

arkiv som kontinuerligt bildas.

Ifall det material som myndigheten planerar att överföra inte skall förvaras varaktigt med stöd av

något tidigare beslut av arkivverket, eller om de tidigare gallringsbesluten inte uppdaterats, skall

den överförande myndigheten inhämta arkivverkets beslut om vilka typer av handlingar som

fortsättningsvis skall förvaras varaktigt och vilka som får gallras ut. Handlingar får inte utgallras

utan tillstånd av arkivverket.

Arkivverket har utfärdat separata anvisningar för gallring och utgallring av statsförvaltningens

handlingar (Gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar. Föreskrift och anvisning

2.6.2003, [KA 216/40/03],

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/gallring.o.utgallr.av.statsf.v.handl.1.pdf [s. 1–22] och

http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/gallring.o.utgallr.av.statsf.v.handl.2.pdf [s. 23–45]).

Gallringsnormen omfattar också en förteckning över de handlingar som arkivverket beslutat att inte

skall förvaras varaktigt.

Den överförande myndigheten skall, på det sätt som ovan nämnda gallringsnorm och övriga

gallringsanvisningar förutsätter, göra en framställning om gallring till arkivverket rörande det

material som myndigheten planerar att överföra.

Framställningen om gallring skall innehålla en förteckning över arkivbildarens alla handlingar från

den tidsperiod som leveransen omfattar. Följande uppgifter om handlingsserierna skall anges i

förteckningen:

• för vilka myndighetsuppgifter de olika handlingarna har upprättats

• det väsentliga informationsinnehållet i handlingarna

• från vilken tidsperiod handlingarna härstammar

• hur många hyllmetrar varje handlingsserie omfattar

• vilka handlingsserier eller vilka handlingar som den överlåtande myndigheten föreslår att

skall förvaras varaktigt

5

More magazines by this user
Similar magazines