Anvisningar för upphandlingen (pdf) - Sveriges Radio

sverigesradio.se

Anvisningar för upphandlingen (pdf) - Sveriges Radio

Upphandlingsansvarig

Region Gotland

Förfrågningsunderlag -

Upphandlarversion

2011-02-15

Upphandling

Destinationsmarknadsföring Gotland - Turism

och näringsliv

Carina Westergren Larsson 2010/537

Symbolförklaring:

Texten ingår i annonsen

Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas

Texten kommer att ingå i avtalet

Texten ingår i kvalificeringen

1. Anvisningar för upphandlingen

Kort om upphandlingen

Upphandlande myndighet

Region Gotland, Regionstyrelsen

Organisationsnummer: 212000-0803

För information om Region Gotland, se hemsida:

www.gotland.se

Ansvarig upphandlare

Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen

Texten innehåller sekretessbelagd information

Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen

Frågan besvaras av köparen

Ansvarig upphandlare för denna upphandling är: Carina Westergren Larsson

E-post: carina.westergren_larsson@gotland.se

Telefon: 0498- 26 90 03

Adress: Region Gotland

Ekonomi och upphandling

621 81 Visby

Upphandlingens syfte

Det övergripande syftet med upphandlingen är att samordna och utveckla marknadsföringen

av Gotland och åstadkomma en positionsförflyttning av varumärket Gotland samt att öka

effektiviteten när det gäller stöd till företagare, inflyttare och besökare. Detta är en viktig del

i arbetet mot Vision Gotland 2025 med huvudvisionen att ”Gotland är Östersjöregionens

mest kreativa och magiska plats, präglad av närhet, hållbar tillväxt och fylld av livslust” De

övergripande målsättningarna i Vision Gotland 2025 är bl.a. en befolkning på 65 000

invånare, ett välstånd i nivå med riksgenomsnittet och att Gotland ska vara den naturliga

mötesplatsen i Östersjön. En del av upphandlingen har som syfte att leda till att

servicefunktionerna för de olika målgrupperna utvecklas, samordnas och effektiviseras.

Anbudet ska innehålla en genomförandeplan över hur anbudsgivaren tänkt lösa de olika

Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 1 av 6

Refnr.: 2010/537


funktionerna under respektive anvsnitt i Kravspecifikationen. Planen ska innehålla de

aktiviteter anbudsgivaren betraktar som effektivast för att uppnå målen om fler besökare till

Gotland över alla delar av året, hur mötesbranschen ska stimuleras att förlägga sina

möten på Gotland och hur de ska intressera människor och företag att flytta till Gotland o s

v. Uppdragstagaren ska även redovisa vilka målgrupper som avses bearbetas genom de

olika aktiviteterna. Anbudsgivaren ska visa på i vilka avseenden de olika funktionerna skiljer

sig åt i aktiviteter och när det finns samordnings- och effektiviseringsmöjligheter i att

kombinera marknadsföringskampanjer. Anbudsgivaren ska vidare visa på inom vilka

områden och på vilket sätt samarbete (ekonomiskt och på andra sätt) planeras ske med

näringslivet och andra intressenter.

Beräknat värde

Den beräknade ekonomiska ramen för uppdragets utförande är 9 miljoner kr per

år exklusive hyra och tilläggsuppdrag.

Helt eller delat anbud

Anbud skall lämnas för hela tjänsten. Kontrakt kommer att tilldelas en leverantörer.

Alternativa anbud accepteras inte.

Avtalstider

Avtalsperiod är 2012-01-01-- 2014-12-31 (3 år) med möjlighet för uppdragsgivaren till

förlängning av avtalsperioden en gång upp till 24 månader, dock längst t o m 2016-12-31.

I samband med eventuell förlängning av avtalet kan vissa justeringar av uppdraget

diskuteras.

Uppdraget skall påbörjas senast 2012-01-01. Region Gotland förutsätter att verksamheten

är planerad och förberedd på ett sådant sätt att verksamheten fungerar operativt från detta

datum.

Sista dag för anbudslämnande

Anbud skall vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 2011-05-02.

Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas.

Ersättning för upprättande av anbud

Region Gotland medger inte ersättning för upprättandet av anbud.

Region Gotlands miljöansvar

Region Gotland har som mål att bli ett ekologiskt hållbart samhälle till år 2025. En ekologiskt

hållbar samhällsutveckling får vi genom att följa de fyra systemvillkoren:

- Minska spridning och nyanvändning av material som hämtas ur jordskorpan

- Minska miljöpåverkande utsläpp från samhällets produktion och energianvändning

- Bevara naturens produktionskapacitet och värna mångfalden i naturen

- Utveckla ett samhälle med god och effektiv resursanvändning som bidrar till att uppfylla alla

människors grundläggande behov

I förfrågningsunderlaget redovisas de eventuella miljökrav som ställs på anbudsgivaren samt

efterfrågade varor och tjänster. Om inga specifika krav ställs förutsätts att

Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 2 av 6

Refnr.: 2010/537


antagen uppdragstagare arbetar för att inom sin verksamhet minska den negativa påverkan

på miljön och därigenom delta i regionens miljöarbete.

Att lämna anbud

Obligatoriska krav

Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns

skall.

För att ett anbud ska kunna gå vidare till utvärdering skall de obligatoriska kraven vara

uppfyllda. De obligatoriska kraven gäller krav på såväl anbudsgivaren och anbudet

(kvalificeringskrav) som på efterfrågad vara och/eller tjänst.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling,

LOU.

Upphandlingsformen innebär att förhandlingar med en eller flera anbudsgivare får ske innan

tilldelningsbeslut fattas. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

Anbud skall inges på svenska. All kommunikation med Region Gotland inom ramen för

uppdragets fullföljande skall ske på svenska.

Anbudsgivaren intygar att ovanstående krav uppfylls. (Ja/Nej

svar)

Kravgräns Ja

Frågor under anbudstiden

Allmänt

Om anbudsgivaren anser att några av de ställda kraven är otydliga, orimliga, onormalt

kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig upphandlare

kontaktas så tidigt som möjligt.

Frågor ställs i TendSign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen.

Länk till aktuell upphandling finns även på Region Gotlands hemsida.

Observera

Frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support.

Senaste dag för frågor

Frågorna ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2011-04-14.

Publicering av svar och förtydliganden

Om det krävs lämnas skriftlig komplettering, förtydligande eller förändring av

förfrågningsunderlaget senast 2011-04-19. Alla svar, förtydliganden och kompletteringar

kommer att publiceras i TendSign.

Anbudsgivare kan endast använda kompletterande upplysningar som meddelats skriftligt via

TendSign.

Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste själva

Nej

Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 3 av 6

Refnr.: 2010/537


kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats.

Utvärderingskriterier

Förfrågningsunderlaget innehåller också ett antal utvärderingskriterier som kommer att

bedömas vid utvärderingen av anbud. Dessa kriterier kan innebära att den upphandlande

myndigheten begär att leverantören ska ange eller beskriva något i anbudet.

De aktuella utvärderingskriterierna framgår av bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering".

Anbudets form och innehåll

Anbudslämnande i TendSign

Upphandlingen ska besvaras elektroniskt i TendSign.

För att underlätta utvärdering ska bifogade bilagor följa förfrågninsunderlagets rubricering

och numrering och i förekommande fall namges enligt anvisningarna i underlaget.

Följande bilagor skall upprättas och bifogas anbudet som en del av anbudssvaret:

- Dokument 1, "Sanningsförsäkran" (bilaga 5.1): Denna bilaga skall fyllas i, signeras,

scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign.

- Dokument 2, "Skall-krav och beskrivning Kravspecifikation" (bilaga 5.2). Denna bilaga skall

fyllas i, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign.

- Dokument 3, "Bankgaranti". Detta dokument skall upprättas, intygas, scannas in och

bifogas ansökan elektroniskt i TendSign.

- Dokument 4, "Anbudsgivarens organisation". Detta dokument skall upprättas, intygas,

scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign

- Dokument 5, "Redovisning företag under bildande" (i förekommande fall). Detta dokument

skall upprättas, intygas, scannas in och bifogas ansökan elektroniskt i TendSign

Var vänlig kontrollera att alla bilagor är ifyllda, underskrivna där det behövs samt att allt är

bifogat. Anbud kan komma att förkastas om svaren är ofullständiga eller saknas.

Sekretess

Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och

sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat

sätt avslutats. Vissa uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt.

Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört

skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka

uppgifter som avses samt hur det skulle skada anbudsgivaren om uppgifterna röjs.

Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga bör lämnas i separata bilagor som

enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet.

Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan

karaktär att de kan sekretessbeläggas.

Vad händer sedan

Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 4 av 6

Refnr.: 2010/537


Tid och plats för anbudsöppning

Anbuden öppnas 2011-05-03 kl 09.00 på Ekonomi och upphandling, Visborgsallén 17,

Visby.

Öppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens

bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU.

Kontroll av obligatoriska krav

Kvalificerade anbudsgivare kontrolleras avseende de obligatoriska krav som ställs på

anbudet och anbudsgivaren.

Utvärdering av anbud

Ekonomiskt mest fördelaktiga

Endast de anbud som klarat anbudsprövning enligt dokument 1 "Anvisningar för

upphandlingen" och dokument 2 "Kvalificering och obligatoriska krav" samt dokument 3

"Kravspecifikation", kommer att ingå i utvärderingen. Anbud kommer att utvärderas av en

arbetsgrupp med deltagare från uppdragsgivaren. Utvärderingen omfattar följande

delmoment:

* Rättelse och nollställning av anbud. Med nollställning avses att anbuden görs likvärdiga

t ex medtagande/borttagande av tillägg och optioner

* Utvärdering utifrån givna utvärderingskrieterier (framgår av bilaga 5.3 "Beskrivning

utvärdering").

Det anbud som är det för Region Gotland ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen

till de viktade utvärderingskriterierna enligt bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering", kommer att

antas.

Utvärderingsmodell

Anbuden utvärderas efter en mervärdesmodell där mervärdet (SEK) för varje uppfyllt

kriterium har fastställts i förväg. Se bilaga 5.3 "Beskrivning utvärdering" för

aktuella mervärden.

Vid utvärderingen poängsätts varje kriterium utifrån en skala på 0-5 beroende på hur väl

respektive anbud uppfyller det aktuella kriteriet. Därefter beräknas ett pålägg i förhållande till

hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås och det aktuella kriteriets

mervärde.

5 poäng = inget pålägg

4 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 1/5 (0,2)

3 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 2/5 (0,4)

2 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 3/5 (0,6)

1 poäng = mervärde för aktuellt kriterium multiplicerat med 4/5 (0,8)

0 poäng = fullt pålägg

Pålägget för samtliga kriterier summeras och adderas till respektive anbuds beräknade

totalkostnad/-pris.

Det anbud som får det lägsta jämförelsevärdet är det för Region Gotland ekonomiskt mest

fördelaktiga.

Exempel på utvärdering samt viktning av kriterierna finns i bilaga 5.3 "Beskrivning

Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 5 av 6

Refnr.: 2010/537


utvärdering".

Observera

Om offererade optioner/tillägg krävs för att uppfylla ett skallkrav eller för att få

kvalitetspoäng skall optionerna/tilläggen samt dess kostnader ingå i anbudet och i

anbudspriset. Vänligen kontrollera att detta är gjort.

Muntlig presentation

Anbudsgivarna kan bli kallade till möten för att presentera anbud och förutsättningar för ett

avtal. Detta innebär dock inte att avtal med säkerhet kommer att tecknas med

anbudsgivaren.

Tilldelningsbeslut

Tilldelningsbeslut

Kontrakt kommer att tilldelas en (1) leverantör.

Upplysning om vilken leverantör som tilldelats det aktuella kontraktet lämnas till alla

anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslut skickas elektroniskt via

TendSign.

Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av

sitt anbud tills upphandlingen avslutats genom att ett upphandlingskontrakt undertecknats.

Avtalsspärr

När meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud

mot att ingå avtal under viss tid och som en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan

ansöka om överprövning av upphandlingen.

Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt gäller avtalsspärren i tio

dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut

har skickats.

Avtalstecknande

Då avtalsspärren upphört kommer upphandlingskontrakt tecknas med den leverantör som

har tilldelats det aktuella kontraktet.

Detta kontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta

förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet skall vara civilrättsligt

bindande är att det undertecknats av samtliga parter.

Avbrytande av upphandling

Om inget anbud motsvarar ställda krav, om ekonomiskt mest fördelaktiga anbud vida

överstiger upphandlingsobjektets ekonomiska ramar eller om anbuden på annat sätt är

oförmånliga kan den upphandlande enheten avbryta upphandlingen och förkasta samtliga

anbud. Detta gäller också om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen förändras.

Om upphandlingen måste avbrytas kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I

underrättelsen anges grunden för beslutet.

Utskrivet: 2011-02-15 13:41 Sida 6 av 6

Refnr.: 2010/537

More magazines by this user
Similar magazines