Budgethandbok - Göteborgs universitet

Perspektiv 1.0 : 2003-02-26 

Budgethandbok 

för Göteborgs universitet 


1

Innehållsförteckning 

1. BUDGETERING OCH UPPFÖLJNING ............................... 3 

1.1 En kortfattad överblick ...............................................................3 

1.1.1 Den fleråriga överblicken ...........................................................3 

1.1.2 Kommande års verksamhet .......................................................3 

1.1.3 Fastställandet ............................................................................3 

1.1.4 Uppföljningen .............................................................................4 

1.1.5 Åtgärderna i verksamheten ........................................................4 

1.2 Universitetets budgetprocess ...................................................4 

1.3 Budgeterings- och uppföljningsverktyget Perspektiv ............5 

1.4 Organisation ...............................................................................6 

2. BESKRIVNING AV SYSTEMET PERSPEKTIV................... 8 

2.1 Inloggning ...................................................................................8 

2.2 Sammanställningsbilden ...........................................................8 

2.3 Snabbval/moduler ....................................................................10 

2.4 Visa-fältet ..................................................................................10 

2.5 Visningsinfo .............................................................................. 11 

2.6 Ikoner ......................................................................................... 11 

2.7 Verksamhetsgrupper ................................................................14 

2.8 Balanserat kapital .....................................................................14 

2.9 Hämta utfall ...............................................................................14 

2.10 Utfall i % av budget .................................................................16 

2.11 Skapa kopia .............................................................................16 

2.12 Öppna kopia / ta bort kopia.....................................................17 

2.13 Skapa visningsmall .................................................................17 

2.14 Inmatning av värden ...............................................................18 

2.15 Kommentarer ...........................................................................19 

2.16 Uppdatering/Spara ..................................................................20 

2.17 Kontogrupper..........................................................................20 

2.18 Ta bort verksamhet/fritt fält ...................................................20 

2.19 Lönedetaljer ............................................................................21 

2.20 Publicera budget ....................................................................21 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


1

2.21 Ta bort publicerad budget ......................................................21 

2.22 Arbeta med prognos ...............................................................21 

2.23 Rapporter/utskrifter .................................................................22 

2.24 Utloggning ..............................................................................23 

2.25 Låsning ....................................................................................23 

2.26 Kortkommandon .....................................................................24 

3. ALLMÄNT OM INTÄKTS- OCH KOSTNADSSLAGEN ..... 25 

3.1 Intäkter ......................................................................................25 

3.1.1 Statsanslag ..............................................................................25 

3.1.2 Bidrag ......................................................................................25 

3.1.3 Avgifter och andra ersättningar ................................................25 

3.2 Kostnader ..................................................................................26 

3.3 Analys av intäkter/inkomster och balanserat kapital .............26 

4. BUDGETERING I PERSPEKTIV ....................................... 27 

4.1 Budgetering av intäkter............................................................27 

4.1.1 Budgetering av statliga anslag/förskott ....................................27 

4.1.2 Budgetering av uppdrag...........................................................28 

4.1.3 Budgetering av försäljning ......................................................29 

4.1.4 Budgetering av bidrag ..............................................................30 

4.1.5 Budgetering finansiella intäkter ................................................32 

4.1.6 Budgetering periodisering pågående projekt ............................33 

4.1.7 Budgetering interna intäkter .....................................................34 

4.2 Budgetering av kostnader .......................................................35 

4.2.1 Budgetering personalkostnader ...............................................35 

4.2.2 Budgetering av övriga driftskostnader ......................................39 

4.2.3 Budgetering av lokalkostnader .................................................40 

4.2.4 Budgetering av finansiella kostnader .......................................41 

4.2.5 Budgetering av investeringar ...................................................42 

4.2.6 Budgetering av interna kostnader ............................................44 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


2

1. BUDGETERING OCH UPPFÖLJNING 

1.1 En kortfattad överblick 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


När en verksamhet planeras och budgeteras tar de verksamhetsansvariga ställning till den kommande 

verksamhetens inriktning och omfattning och vilka resurser som skall utnyttjas för att 

nå de uppställda verksamhetsmålen. 

Den budget som fastställs utgör en sammanställning över de ekonomiska konsekvenserna av de 

beslut som fattats om den kommande verksamheten. Redovisningens bild av den verksamhet 

som faktiskt genomförs, kan sedan löpande följas upp och analyseras i förhållande till vad som 

planerats för perioden. 

I det följande ges en överblick över viktiga steg vid budgeterings- och uppföljningsarbetet. 

1.1.1 Den fleråriga överblicken 

Innan en institutionsbudget upprättas är det viktigt att först ha kännedom om tidigare års 

intäkter och balanserade medel eftersom de har en flerårig inverkan på institutionsekonomin. 

Det kan gälla både resultatmässigt utrymme att förbruka, oftast för något bestämt ändamål, och 

kommande kostnader som hänför sig till tidigare års ingångna åtaganden. Exempel på sådana 

händelser är erhållen ersättning för anskaffade anläggningstillgångar, kommande avskrivningskostnader 

eller erhållna statsanslag där kostnaden för ändamålet, i sin helhet, inte redovisas 

under samma period som ersättningen erhålls. En analys behöver därför göras av redovisade 

intäkter och de olika verksamheternas över- och underskott. Syftet är att erhålla kunskap om 

vilket resultatmässigt utrymme som är tillgängligt för det kommande året och vilken del som är 

uppbunden till följande år. 

Sammanställning görs sedan av uppgifter om ekonomiska konsekvenser för det kommande året 

av redan fattade beslut och ingångna avtal. Det kan gälla intäkter enligt tilldelningsbeslut och 

ingångna avtal, kommande kostnader för redan anställd personal, årets kommande avskrivningar 

för redan anskaffade anläggningstillgångar. 

1.1.2 Kommande års verksamhet 

Nästa steg är att göra en bedömning av det kommande årets verksamhet, av vilka kostnader och 

intäkter som institutionen förväntar sig. Är det framkomna resultatet önskvärt för de olika 

verksamheterna, vilket resultatmässigt utrymme skall utnyttjas från föregående år, finns kommande 

bidrags- eller uppdragskontrakt, skall någon verksamhets inriktning eller omfattning 

ändras, skall någon verksamhet läggas till eller avslutas, finns ekonomiskt utrymme för ytterligare 

personal eller utrustning? 

1.1.3 Fastställandet 

När den kommande verksamheten har planerats och budgeterats, fattar institutionsstyrelsen/motsvarande 

beslut om både verksamhetsplan och budget. 

3

1.1.4 Uppföljningen 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


I enlighet med universitetsstyrelsen beslut om ”ekonomiska spelregler” skall fakultetsnämnderna 

kvartalsvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av fakultetens ekonomiska resultat 

samt göra prognos för budgetåret. För att klara detta uppdrag måste motsvarande arbete 

även ske på institutionsnivå för att sedan rapportera till sina fakultetsnämnder (motsv). 

Ett skäl till att det görs kvartalsbokslut är att verksamhetsansvariga på olika nivåer så tidigt som 

möjligt ska upptäcka eventuella avvikelser mot det planerade inom sin enhet. Det tar vanligtvis 

tid innan åtgärder för att korrigera en avvikelse får effekt. Dessa åtgärder måste sättas igång i ett 

så tidigt skede som möjligt och det är därför viktigt att kommunicera med överliggande nivå 

när större obalanser uppstått. 

Kvartals- och årsbokslut görs på verksamhetsnivå där varje pågående projekts eventuella 

överskottssaldo periodiseras till nästkommande period. Periodens resultat kan därför i boksluten 

visas per verksamhetsgren. Uppföljning skall innehålla analys av bokslutet för enheten 

som helhet men även per verksamhetsgren. Jämförelse görs då mellan utfall och budget samt 

prognos. För att få en mer detaljerad bild av ekonomin behöver utfallet brytas ned på olika sätt. 

Uppföljning av ekonomin får dock inte bara ske efter kvartalsbokslut utan skall ske åtminstone 

månadsvis. Denna uppföljning omfattar de verksamheter som enheten har och av utfallet på 

dessa mer i detalj. 

Utgifter och inkomster är ofta inte jämt fördelade över året vilket man måste beakta när utfallet 

jämförs mot budgeten och prognosen. Det finns också en viss eftersläppning i den löpande 

redovisningen vilket också är viktigt att känna till när uppföljning görs. 

Uppföljningen kan leda till att åtgärder vidtas, att olika handlingsalternativ kan behöva övervägas 

eller att budgeten revideras via prognosarbetet. 

Efter årets slut erfordras en summerande analys och utvärdering vilken ligger till grund för det 

kommande årets prognos- och uppföljningsarbete. 

1.2 Universitetets budgetprocess 

Universitetets budgetprocess beskrivs översiktligt i Ekonomihandboken (kapitel 3 Planering 

och uppföljning), se www.ea.adm.gu.se/ekonomihandboken/. 

Inför budgetåret erhåller varje institution sitt verksamhetsmässiga uppdrag tillsammans med 

årets tilldelning av statsanslag från respektive fakultet. Institutionen har vanligtvis även förbundit 

sig att genomföra verksamhet enligt särskilda avtal med externa finansiärer. En mycket viktig 

del av budgeteringsarbetet är att bedöma den samlade institutionsbudgeten. De verksamhetsansvariga 

behöver ta ställning till om institutionsbudgeten uttrycker vad som är önskvärt för 

den kommande verksamheten. Frågor som då kan vara aktuella är: utnyttjas de samlade resurserna 

på ett effektivt sätt, uppnås de uppställda målen, skall någon verksamhets läggas till eller 

avslutas, finns ekonomiskt utrymme för ytterligare personal eller utrustning? 

Institutionen budgeterar därefter verksamhetens intäkter och kostnader, inklusive den 

externfinansierade verksamheten, så att en fullständig budget erhålles på institutionsnivån. För 

att budgeten skall kunna vara en resultatbudget för det kommande året, måste budgetvärdena 

avse samtliga uppskattade kostnader och intäkter för det kommande året och bara dessa, dvs. 

4


budgetvärdena skall endast avse uppskattade kostnader för de resurser som kommer att förbrukas 

och uppskattade intäkter för de prestationer som kommer att genomföras under det kommande 

året. Institutionsstyrelsen som ansvarar för institutionens samlade verksamhet fastställer 

institutionens verksamhetsplan och budget. Institutionernas budgetarbete sker i samverkan och 

parallellt med fakultetens budgetarbete. De fullständiga institutionsbudgetarna, med både intäkter 

och kostnader för alla verksamhetsgrenar, summeras tillsammans med fakultetsnämndens 

intäkter och kostnader till en budget för hela fakulteten. Fakultetsbudgetarna konsolideras sedan 

till en budget för hela universitetet. Detta ger universitetsledningen möjlighet att ta del av 

de ekonomiska konsekvenserna som kan förväntas av den verksamhet som har planerats. Denna 

överblick är nödvändig eftersom det är universitetsledningen som har det övergripande ansvaret 

för den samlade verksamheten. 

Om institutionsstyrelsen fattat beslut om ändringar i verksamhetens inriktning eller omfattning 

under året som på ett väsentligt sätt också påverkar finansieringsbilden eller resursanvändningen, 

behöver institutionens budget revideras genom att återkommande prognoser 

upprättas för årets utfall. Fakulteterna följer löpande institutionernas utfall mot budget och 

prognos. 

Efter årets slut går institutionsstyrelsen igenom institutionens bokslut. Den analys som då görs 

är värdefull när det efterföljande årets verksamhet genomförs. 

1.3 Budgeterings- och uppföljningsverktyget Perspektiv 

För att jämförelse mellan budget och redovisning skall underlättas och att summering av 

institutionsbudgetarna till fakultets- respektive universitetsnivå skall vara möjlig, är det nödvändigt 

att universitetet har ett gemensamt budgeterings- och uppföljningssystem. Detta har 

tidigare saknats, men har inom ramen för Ekonomiprojektet tagits fram under år 2002, och 

användes första gången i budgetarbetet för år 2003. Ytterligare utveckling av funktioner i systemet 

har sedan skett under 2003 och 2004. Budget- och uppföljningssystemet vid Göteborgs 

universitet har benämnts Perspektiv. 

Perspektiv är ett web-baserat stödsystem för budget, uppföljning och prognosarbete. Uppgifter 

från ekonomisystemet och PA-systemet överförs via en databas till Perspektiv. Perspektiv är 

endast utvecklat för PC, i enlighet med universitetet policy, vilket innebär att de som inte redan 

har PC behöver byta datormiljö för att kunna arbeta i budget- och uppföljningssystemet. 

I Perspektiv registreras följande års budget. Vid en bestämd tidpunkt låses systemet för vidare 

registrering av budgetvärden. Därpå övergår man till att arbeta med prognosvärden samt uppföljning 

av budget/prognos och utfall. (Prognosarbetet kan ej påbörjas innan budgeten är låst.) 

Utfall kan följas upp genom att det ackumulerade utfallet varje månad överförs från ekonomisystemet 

till Perspektiv. Perspektiv har utformats för att ge användaren stöd i att upprätta en 

samlad budget som omfattar alla kända kostnader och intäkter för verksamheterna. Nya händelser 

under året hanteras i prognosen. Perspektiv är strukturerad i enlighet med resultaträkningens 

uppställning. Perspektiv inleds med en sammanställningssida som är identiskt med en resultaträkning. 

Kopplade till raderna för intäkter och kostnader på sammanställningssidan finns ett 

antal moduler för de olika intäkts- och kostnadsslagen. Modulerna har var och en utformats för 

att stödja användaren i det praktiska budgeterings- och uppföljningsarbetet. Användaren kan 

förflytta sig mellan de olika modulerna genom knapptryckningar, vilket också ger möjlighet att 

växla mellan detaljnivåer. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

5

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Då budgeten upprättas tillförs budgetvärden i de underliggande modulerna som därefter summeras 

till sammanställningssidan. Vid uppföljningstillfället importeras utfallsvärden från 

ekonomistystemet över till Perspektiv och presenteras på detaljnivå (summa per konto) i de 

olika underliggande modulerna och aggregerat sammanställningssidan. Detta gör att budgeten 

kan analyseras antingen på översiktlig nivå eller om så önskas, på mer detaljerad nivå samt att 

budgetering och uppföljning kan ske i en för universitetet gemensam struktur. 

Utfallsvärdena kan presenteras på lägsta möjliga nivå, dvs. per konto, i de olika modulerna. 

Detta betyder inte att budgetering måste ske på denna detaljerade nivå, utan kan även ske på 

någon av de valfria summeringsnivåerna. 

1.4 Organisation 

En organisation finns upprättad för förvaltning av Perspektiv. En viktig princip för förvaltningsorganisationen 

har varit att ta tillvara institutionernas inflytande i den fortsatta utvecklingen av 

systemet. Mot bakgrund av detta har nedanstående grupper bildats. 

Kontaktgruppen 

Kontaktgruppen består av representanter från de olika nämndområdena. Dessa kontaktpersoner 

tar emot användarnas önskemål och synpunkter för vidare diskussion inom gruppen. Kontaktgruppen 

skall sammanställa prioriterade utvecklingsåtgärder som därefter överlämnas till 

Förvaltningsgruppen. Meddelande om felaktigheter i systemet skickas per omgående till 

Förvaltningsgruppen. Kontaktpersonerna skall även utbilda nya användare inom resp. nämndområde. 

Kontaktpersonerna för de olika nämndområdena är: 

Vakant IT-fakultetsnämnden 

Bengt Carlsson Samhällsvetenskapliga fakulteten 

Carin Gustafsson UFL 

Eva Englund (sammankallande) Humanistiska fakulteten 

Ulf R Andersson Naturvetenskapliga fakulteten 

Klas Eriksson Sahlgrenska Akademin 

Lars Carlsson Utbildningsvetenskapliga fakulteten 

Anette Eklund Konstnärliga fakulteten 

Carina Östborn Gemensamma förvaltningen 

Wivianne Brantgärde Universitetsbiblioteket 

Jan Ohlsson Handelshögskolan 

Det finns även en gemensam brevlåda för Perspektiv. Hit kan man skicka synpunkter på och 

önskemål om förbättringar i Perspektiv. De e-post brev som kommer hit skickas till samtliga 

personer i både kontaktgruppen och förvaltningsgruppen. Den gemensamma e-post adressen är 

Perspektiv@gu.se. 

Det går naturligtvis lika bra att skicka vanlig e-post till kontaktpersonen för det egna fakultetsområdet/motsv. 

6

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Förvaltningsgruppen 

Förvaltningsgruppen fungerar som beredningsorgan till systemägaren av Perspektiv, som är avdelningen 

för ekonomistyrning inom gemensamma förvaltningen. Det är förvaltningsgruppen 

som överlämnar beslut om prioritering av utvecklingsåtgärder och regelbundet följer upp och 

utvärderar Perspektiv. Information om vilka åtgärder som bör göras får gruppen av den Kontaktgrupp 

som finns bestående av institutionernas kontaktpersoner på resp. fakultetsområde. Grupperna 

träffas regelbundet för att utvärdera systemet. 

Gruppen ansvarar också för budgethandboken och hemsidan för Perspektiv . 

Förvaltningsgruppen består av 

Kajsa Salenius, ordförande Avd för ekonomistyrning 

Marianne Edshage Humanistiska fakulteten 

Hans-Göran Gustafsson Samhällsvetenskapliga fakulteten 

Per Mattsson Avd för informationsteknik 

Helpdesk hos IT-avdelningen, kontaktas endast för frågor av teknisk karaktär (typ lösenord). 

För frågor om själva användandet av Perspektiv kontaktas kontaktpersonen för aktuellt nämndområde. 

För att få behörighet till Perspektiv ska kontaktpersonen på respektive område kontaktas. Användaren 

kommer endast att ha tillgång till de ansvarsställen i Perspektiv som hon eller han har 

behörighet på. Det finns två typer av behörigheter, läsa respektive registrera. 

7

2. BESKRIVNING AV SYSTEMET PERSPEKTIV 

2.1 Inloggning 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Perspektiv nås genom att använda Internet Explorer 6.0 och Netscape 7.1. Perspektiv hittar 

man på webbadressen https://perspektiv.gu.se 

Netscape och Explorer fungerar på lite olika sätt, bl.a. sparas automatiskt de registrerade värdena 

efter Enter-tryckning i Explorer och i senaste versionen av Netscape.I tidigare versioner av 

Netscape är det dock nödvändigt att använda ikonen Spara för att värden skall sparas. 

Bilden i Perspektiv är anpassad till en upplösning med 1024*768 bildpunkter för att kunna visa 

bl.a. flera rader i kontogrupperna och för att få bättre utskrifter. 

För att logga in i Perspektiv ska både användaridentitet och lösenord anges. Dessa är samma 

som i säkerhetssystemet SSH. Ange alltså användarnamnet och lösenordet och tryck på Login. 

Fönstret på sammanställningssidan visas. Det första av inloggad användares behöriga ansvar 

visas automatiskt vid inloggning. Om man har behörighet på flera ansvar visas det första ansvaret. 

(Exempel: Institutionen för svenska språket, ansvar 1350–1354, visar ansvar 1350 vid 

inloggning för den som har behörighet på flera av dessa ansvar.) 

2.2 Sammanställningsbilden 

Den första bild som visas efter inloggning kallas för Sammanställning och visar en sammanställning 

av ett eller flera ansvarsställen beroende på antalet siffror i det sökta ansvaret. Bilden 

har samma uppställning som en resultaträkning. Härifrån navigerar man sig sedan ned till 

önskade moduler. Under varje rad för intäkter och kostnader finns en modul. De belopp som 

visas på sammanställningsbilden anges i tusental kronor till skillnad från modulerna där värden 

registreras i kronor. 

8

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

Visa-fält 


På sammanställningsbilden kan inte några värden registreras. Här visas endast summeringar 

från underliggande moduler. Summeringarna visas i respektive verksamhetsgrupp men kan även 

visas för enskilda verksamheter om så önskas. Innan registrering kan göras måste en ny kopia 

skapas eller en befintlig kopia öppnas. 

På sammanställningsbilden finns en rad olika funktioner. De fyra fälten under budgetår används 

för att söka ansvarsställe, fakultetsid, verksamhet och fritt fält. 

Det finns även andra funktioner såsom snabbvalsfunktion, visa-fält, visningsinformation samt 

ikoner. 

Budgetår 

Ansvar 

Här väljer man vilket budgetår man vill arbeta med. Det budgetår som visas i 

fönstret är alltid innevarande kalenderår. Det innebär att man när man arbetar 

med uppföljning under året inte behöver ändra budgetår. Arbetar man däremot 

med budgetvärden för nästkommande år måste budgetåret ändras. Glöm 

ej att trycka på Visa-knappen efter att ha valt ett annat budgetår. 

Det ansvarsställe som man har behörighet till visas i detta fönster. Har man 

behörighet till flera ansvarsställen visas det första ansvaret (se exempel under 

rubriken Inloggning). Vill man byta ansvar skriver man in ansvaret och trycker 

på Visa-knappen alternativt Enter. Observera att det fungerar bara att byta 

ansvar när en publicerad budget är framme. 

Man söker ett visst ansvarsställe genom att mata in ansvarsställets fyra siffror. 

För att få en sammanställning av flera ansvarsställen anges en till tre siffror. 

Exempelvis anges tre siffror för att få en total sammanställning för en institution 

med flera underansvarsställen. För att söka på flera ansvarsställen anges 

dessa kommaseparerade. 

Ikoner 

9

Fakultetsid 

Verksamhet 

Fritt fält 

2.3 Snabbval/moduler 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Till vänster på sammanställningsbilden rader för intäkter och kostnader. Under varje rad finns 

en modul där inmatning kan ske. Värden kan inte läggas in på sammanställningsbilden utan 

detta görs inom respektive modul. Se vidare avsnittet Skapa/öppna kopia. För att komma till en 

modul klickar man på önskad rad, t.ex. anslag. 

Modulerna kan också nås via den snabbvalsfunktion som finns högst upp på bilden. Här finns 

alla moduler vilket gör att man lätt kan förflytta sig mellan dessa. 

Registrering av värden i modulerna görs alltid i kronor till skillnad från sammanställningsbilden 

som visar tkr. 

2.4 Visa-fältet 

Fakultetsidentitet anges med en eller två siffror. (Gäller endast för fakultetskanslier/motsv.) 

För att söka på flera fakultetsid anges dessa kommaseparerade. 

Vill man söka en viss verksamhet görs det genom att ange verksamhetsnumret 

i detta fält. Detta kan även göras för flera verksamheter och då skiljs verksamheterna 

åt genom kommatecknen,t.ex. 10, 20. Sökt verksamhet visas till höger om 

respektive verksamhetsgrupp. Tryck på Visa eller Enter-knappen för att utföra 

sökningen. 

Fritt fält används för att visa olika fria fält. I fältet kan max åtta siffror, varav de 

första tre utgör ansvarsställe, anges. Sökt fritt fält visas till höger om respektive 

verksamhetsgrupp. Tryck på Visa eller Enter-knappen för att utföra sökningen. 

För att söka på flera fria fält anges dessa kommaseparerade. 

Här kan man välja att arbeta med prognos, utfall och utfall i % av budget genom att lägga till 

kolumner för detta. Observera att kolumnen för budget alltid visas. För att välja att lägga till 

någon av kolumnerna, markera önskat val och tryck sedan på Visa. Det är också möjligt att visa 

alla de verksamheter alternativt fria fält där det finns värden för budget, prognos eller utfall. De 

verksamheter som då visas läggs till höger om respektive verksamhetsgrupp och visar beloppen 

för varje enskild verksamhet. På verksamhetsgruppen visas en summering av de olika verksamheterna 

inom gruppen samt de värden som eventuellt enbart registrerats på gruppen. 

Utfall kan också visas i % av prognos (ändras under Visningsinfo). 

10


För att visa fria fält måste också verksamheter med värden markeras. De fria fälten visas till 

höger om verksamheten som är berörd. Samma fria fält kan alltså finnas under flera olika verksamheter. 

Observera att summeringen inte nödvändigtvis stämmer överens med de verksamheter som 

visas. Om budgetvärden registrerats på verksamhetsgrupp och även på enskild verksamhet, finns 

även dessa med i summeringen i verksamhetsgruppen. Det går också att få summa för verksamheter 

med 1 i första position respektive 2 i första position. 

Ta bort markeringarna i Visa-fältet för att dölja de kolumner som tagits fram och tryck på Visaknappen. 

2.5 Visningsinfo 

Under Visningsinfo finns det möjlighet att göra ett antal val av det som önskas visas. Alla 

verksamhetsgrupperna visas i utgångsläget, men det går att välja bort alla genom knappen Markera/Avmarkera 

alla, eller om man vill att en eller flera grupper visas, trycka på knappen och 

sedan markera de som önskas. Det går att ta bort visning av totalsumman eller visa summan för 

verksamhetsgrupper med 1 eller 2 i första position, genom att avmarkera eller markera i dessa 

rutor. 

Under året kommer prognoser att låsas för registrering såsom budget låses vid en given tidpunkt. 

De låses efter att prognoser är klara per 0330, 0630 och 0930. Varje låst prognos sparas 

och det är möjligt att visa var och en genom att markera i rutan för önskad prognos. Det är dock 

bara på sammanställningssidan denna möjlighet finns. 

Utfall kan visas i % av budget vilket är utgångsläget när denna kolumn öppnas. Vill man se 

utfall i % av prognos i stället finns denna möjlighet också. 

2.6 Ikoner 

Längst upp till höger i Perspektiv finns ett antal ikoner. När pekaren visar på en ikon visas vad 

den står för. Nedan beskrivs de ikoner som finns i Perspektiv och dess funktioner. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

Hämta utfall och räkna om visning Denna ikon visas endast på 

sammanställningsbilden. Tryck på ikonen för att öppna den. I dialogrutan 

som visas anges valt år och valt antal månader. Oavsett vilken 

månad du väljer hämtas alltid utfallet fr.o.m. januari aktuellt år. Tryck 

OK när du är klar. För att se utfall måste ”utfall” i Visa-fältet markeras 

Utfallet visas strax härefter i en kolumn till höger om verksamhetsgrupperna. 

Visning av värden kan omräknas så att budget och prognos 

periodfördelas till det antal månader som utfallet visar. Den valda utfallsperioden 

kan också omräknas till helår. De omräknade värden är blåmarkerade. 

I Visa-rutan framgår också om utfallsvärdena är omräknade. 

För att återgå till normalvärden, öppna ikonen och tryck på OK. 

För jämförelse med motsvarande period året innan av utfallet, kan ytterligare 

en kolumn tas fram. Även detta görs i samband med hämtning 

av utfall. 

11

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Skapa kopia Denna ikon visas i stort sett i alla moduler (ej lönedetaljer). 

Beskrivning finns under rubriken Skapa kopia. 

Öppna Denna ikon visas i stort sett i alla moduler. Beskrivning finns 

under rubriken Öppna. 

Publicera Denna ikon visas endast i sammanställningsbilden. Beskrivning 

finns under rubriken Publicera budget. 

Lägg till verksamhet/fritt fält Kan användas när man vill budgetering/ 

prognos vill registrera på en specifik verksamhet eller fritt fält. 

Ta bort verksamhet/fritt fält Kan användas då en verksamhet eller fritt 

fält där registrering av budget skett, skall tas bort. 

Registrering löner Det går att komma direkt till lönedetaljer på individnivå 

genom denna ikon. 

Skapa visningsmall Det finns möjlighet att visa flera verksamheter med 

deras värden summerade. För att åstadkomma detta måste verksamheterna 

kopplas samman och det sker med hjälp av denna funktion. Närmare 

beskrivning görs under avsnitt 2.13. 

Öppna visningsmall Med denna funktion hämtas de visningsmallar 

som tidigare skapats. 

Hantera lås Låsning av budget och prognoser sker vid vissa givna tidpunkter 

och på övergripande nivåer; beskrivs därför inte i denna handbok. 

Låsning kan även ske på institutionsnivå då man har flera underliggande 

ansvarsställen. För ytterligare information, kontakta kontaktpersonen. 

Spara Denna ikon används för att spara värden som registrerats. Spara 

kan även ske med Enter-tryckning. I tidigare versioner av Netscape däremot 

används Spara-symbolen. Denna ikon visas i alla moduler. 

Skapa rapporter Ett antal rapporter kan skrivas ut och vilka det är framgår 

när ikonen öppnas. 

12

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Visa utskriftsläge Denna ikon används när aktuell sida ska skrivas ut. 

Tillbaka till startsidan Denna ikon visas i alla moduler utom på 

sammanställningsbilden och används för att komma tillbaka till 

sammanställningssidan. Observera att snabbvalsfunktionen kan användas 

för att ta sig till andra moduler utan att behöva passera sammanställningssidan. 

Hjälp Ikonen pekar mot Perspektivs hemsida där denna handbok återfinns. 

Logga ut Denna ikon används vid utloggning. 

Bakåt Med denna funktion kan man gå tillbaka till föregående bild. 

Lägg till rad Visas vid budgetering på lönedetaljnivån. Används för att 

lägga till rader vid budgetering av lönekostnader på individnivå. Funktionen 

att lägga till en rad kan användas om man t.ex. under nästkommande 

år planerar att anställa ytterligare personal. De nya raderna kommer 

att lägga sig längst ner, efter alla personer. När man sedan skriver in 

ett namn och sparar kommer raden att läggas i bokstavsordning. 

Ta bort rad Visas vid budgetering på lönedetaljnivån och används för 

att ta bort rader. De uppgifter som hämtas från lönesystemet om enskilda 

individer stämmer inte alltid med vad som ska gälla för nästa år. 

Om t ex någon avslutar sin tjänst kan denna person/rad tas bort. För att 

ta bort en rad måste först raden markeras genom att markera rutan till 

vänster om personen och först därefter trycka på ikonen för att ta bort 

en rad. 

13

2.7 Verksamhetsgrupper 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


På sammanställningsbilden visas alltid verksamhetsgrupperna som lägsta nivå. De verksamhetsgrupper 

som visas är: 

V 10–13 Grundläggande anslagsfinansierad högskoleutbildning 

V 14–15 Bidragsfinansierad högskoleutbildning 

V 16–17 Beställd utbildning 

V 18–19 Avgiftsfinansierad verksamhet och uppdragsutbildning 

V 20–23 Anslagsfinansierad forskning och forskarutbildning 

V 24–25 Bidragsfinansierad forskning 

V 28–29 Avgiftsfinansierad forskningsverksamhet/uppdragsforskning 

V 3–9 Övrigt 

På verksamhetsgrupperna summeras de värden som finns registrerade på gruppen (kan gälla 

budget-/prognosvärden) men också på varje enskild verksamhet inom gruppen (kan gälla budget-/prognos-/utfallsvärden). 

Kolumnerna för verksamhetsgrupperna kan expanderas för att visa både verksamhetsgrupper 

och specifika verksamheter där t.ex. budget är registrerad. Klicka på aktuell verksamhetsgrupps 

rubrik för att se budgeterade verksamheter. Om man vill återgå till verksamhetsgruppen så 

trycker man på verksamhetsgruppens rubrik igen. På sammanställningsbilden går det att göra 

ett urval av verksamhetsgrupper under Visningsinfo. 

2.8 Balanserat kapital 

På sammanställningssidan finns en rad nederst där värden för balanserat kapital kan registreras 

i underliggande modul. Beloppet ger då tillsammans med årets verksamhetsutfall en fullständig 

bild av den ekonomiska ställningen. Några utfallsbelopp hämtas inte från ekonomisystemet 

utan beloppen måste registreras själv. Värden kan registreras på verksamhetsgrupp eller enskilda 

verksamheter. 

2.9 Hämta utfall 

Konto- och objektplan samt månadsvisa utfall hämtas från ekonomisystemet. Utfall läses in 

efter varje avslutad period vilket innebär att utfallet för föregående månad kan hämtas ett par 

dagar in i efterföljande månad. 

För att hämta utfall ska rutan för utfall markeras i Visa-rutan. Dessutom skall ikonen för hämta 

utfall användas. I den ruta som visas (se nedanstående bild) anges valt år och valt antal månader. 

Oavsett vilken månad du väljer hämtas alltid utfallet fr.o.m. januari aktuellt år. Tryck OK när 

du är klar. Utfallet visas därefter i en kolumn till höger om verksamhetsgrupperna. 

Det kan vara intressant att se utfallet för motsvarande period ett tidigare år. Det görs genom att 

markera i rutan för År 2. Två utfallskolumner visas då på bilden. 

Det går också att omräkna vald utfallsperiod till helårsvärden, t.ex. utfallet för juni multipliceras 

med 2 för att se vad det blir för hela året. När omräkning markerats i dialogrutan och man 

tryckt på OK, visas utfallssiffrorna i blå färg. 

14


I denna dialogruta kan man också välja att se budget- och prognosvärden omräknade till den 

valda utfallsperioden. Har man utfall efter sex månader kan således budgetvärdena visas halverade. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

15

2.10 Utfall i % av budget 

2.11 Skapa kopia 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


I jämförelsen mellan budget och utfall finns möjligheten att även få utfallet i % av helåret i 

relation till budgeten. Markera rutan för utfall i % av helår budget och kolumnen lägger sig till 

höger om utfallskolumnen. Det går också att visa utfallet i % av prognosen. Öppna i så fall 

Visningsinfo och markera rutan för utfall i % av prognos. 

9000 

För att kunna arbeta med budget och prognos i Perspektiv och kunna registrera värden måste en 

kopia ha skapats. Detta görs genom att öppna ikonen Skapa kopia. I dialogrutan som då visas 

finns två alternativ att välja mellan: Publiceringskopia och Övningskopia. För att det skall vara 

möjligt att publicera sin budget/prognos måste man arbeta i en publiceringskopia. En övningskopia 

kan användas i de fall man vill simulera olika intäkter och kostnader. Om man har en 

publicerad budget/prognos och skapar en ny kopia kommer värdena från den publicerade budgeten/prognosen 

att överföras. 

På ett ansvarsställe kan bara en person åt gången arbeta med en publiceringskopia. Är det flera 

personer som arbetar med budget/prognos måste person 1 först publicera sin publiceringskopia 

innan person 2 tar över och skapar en ny publiceringskopia. 

En kopia är bara tillgänglig för användaren. Publiceringskopian övergår vid publiceringen till 

att bli publicerad budget/prognos och ersätter tidigare publicerad budget/prognos om sådan 

finns. 

När man skapar en kopia och anger namnet kan följande tecken användas a–ö, A–Ö och 

1–9. 

16

Skapa en kopia – steg för steg 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


n Välj budgetår och i förekommande fall ändra ansvarsställe. Tryck på Enter. 

n Tryck på ikonen för att skapa en kopia och tryck OK. 

n En dialogruta visas där antingen publiceringskopia eller övningskopia väljs. 

n Namnge kopian. Tryck på OK. 

Namnet på kopian visas på sammanställningsbilden under Perspektiv-loggen. 

2.12 Öppna kopia / ta bort kopia 

Man når en kopia eller sin publicerade budget/prognos genom ikonen Öppna. Markera den 

som du vill ha fram och tryck på OK. 

I de fall man är behörig på flera ansvarsställen och arbetar i en kopia men vill ta fram en 

publicerad budget för ett annat ansvarsställe, måste först den publicerade budgeten för det 

ansvarsställe vars kopia man befinner sig i öppnas . Ändra därefter ansvarsstället i den publicerade 

budgeten. 

En kopia kan tas bort genom att markera denna och därefter trycka på ”radera”. 

2.13 Skapa visningsmall 

De som utnyttjar möjligheten till sammankoppling av externa verksamheter genom s.k. huvudprojekt 

är intresserade av att se dessa verksamheter summerade. Även verksamheter med samma 

17


innebörd på utbildnings- och fakultetsanslagen (gäller för t.ex. fakultetsnämnderna) kan behöva 

vara summerade. Sammankoppling av verksamheter sker genom att skapa en s.k. visningsmall. 

Fyll då först i de verksamheter som skall sammankopplas i rutan Verksamhet på 

sammanställningsbilden i en publicerad budget. Öppna sedan ikonen Skapa visningsmall och 

namnge visningsmallen. För att därefter ta fram en visningsmall, öppnas ikonen Hämta visningsmall 

och den önskade visningsmallen markeras. Tryck sedan på OK. 

I skrivande stund finns ingen summering av de verksamheter som bildar visningsmallen. 

Verksamheterna visas endast var för sig. 

2.14 Inmatning av värden 

För inmatning av budget- och prognosvärden krävs att man har en kopia öppen och att man 

öppnar en modul. Modulerna finns under varje rad på resultaträkningen på sammanställningssidan. 

De kan också nås via snabbvalsfunktionen. 

Inmatning av budget- och prognosvärden kan endast göras i de fält som är gråmarkerade 

(Explorer) eller har insjunken vit ruta (Netscape). När en modul öppnas kommer en Restkolumn 

fram till höger om varje verksamhetsgrupp med gråmarkerade fält. Det är därmed 

möjligt att inmata värden på gruppen. Vill man budgetera eller prognostisera på en specifik 

verksamhet (som är upplagd i Horisonten!), tryck på Rest och en dialogruta visas. Där skrivs 

den verksamhet in som man önskar använda för inmatning. Verksamheten med inmatningsbara 

fält läggs då till höger om Rest-kolumnen. Det går också att öppna en eller flera verksamheter 

samtidigt genom ikonen Lägg till verksamheter/fritt fält. Om flera verksamheter anges skall 

de kommasepareras. 

När en ny kopia skapas är det också möjligt att kopiera över föregående års verksamheter som 

då använts vid publicerad budget/prognos. I dialogrutan som öppnas när en kopia skall skapas, 

markeras då rutan för att kopiera föregående års verksamheter. 

I samtliga moduler utom ”Övriga driftkostnader” kan budgetvärden inte registreras både på 

kontogrupp och på specifikt konto inom samma kontogrupp. I de fall detta görs tas det tidigare 

värdet bort. När det gäller övriga driftskostnader går det dock att budgetera på kontogrupp 5, 

utan att något annat försvinner. I några moduler finns konton på flera sidor, speciellt om man 

väljer att inte budgetera på kontogruppnivå utan på ett exakt konto. Nederst i rutan visas de 

antal sidor som modulen innehåller samt pil tecken framåt och bakåt som man använder sig av 

för att ta sig till aktuellt konto eller kontogrupp. Man kan också klicka på sidnumret. 

I en cell kan flera tal läggas ihop och dras ifrån. När ett nytt värde registreras kan man t.ex. 

skriva 1000+1000+3000-5000*2. 

För att ta bort ett värde måste man skriva över det felaktiga värdet med siffran 0. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

18

2.15 Kommentarer 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Det är möjligt att lägga in kommentarer i cellerna. I samtliga moduler finns en gul flagga uppe 

i högre hörnet i respektive fält. För att skriva in en kommentar klickar man på flaggan. Då visas 

en ruta där kommentaren skrivs in. Efter att kommentaren skrivits in ändras flaggans färg till 

rött för att markera att en kommentar är inskriven. Om man ställer markören på den röda 

flaggan så visas kommentaren. Kommentarerna kan tas med i rapporterna.Kommentarer kan 

tas med i rapporter och skrivs då ut på det sista bladet i rapporten med hänvisning till aktuellt 

konto/verksamhet. 

visning 

Sidnummer 

19

2.16 Uppdatering/Spara 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Uppdatering av registrerade värden kan ske på olika sätt. I Explorer uppdateras fälten genom 

Enter-tryckning. I Netscape däremot används spara symbolen bland ikonerna längst upp till 

höger. I senaste version av Netscape går det dock bra även med Enter-tryckning. 

2.17 Kontogrupper 

I Perspektiv finns samtliga konton tillgänliga som finns upplagda i ekonomisystemet. I modulerna 

kan kontogruppen ”expanderas” för att visa både kontogrupper och konton. För vissa 

intäktskonton, t ex bidrag där det för varje givare finns olika konton beroende på vilka avgifter 

(förvaltningsavgifter och lokalavgifter) som skall tas ut, visas i Perspektiv endast det överliggande 

kontot, t.ex. konto 3501 Vetenskapsrådet där utfall från konton 3501, 35012, 35013, 

35014 summeras till 3501. Budget/prognos registreras på konto 3501. 

Vidarefaktureringskonton 39xxx resp. 939xxx finns insorterat under resp. kontogrupp som är 

aktuell för kostnadsminskningen, t.ex. konto 394331 finns under gruppen 433.Värden på vidarefaktureringskonton 

skall registreras med minus-tecken eftersom det handlar om kostnadsreducering. 

2.18 Ta bort verksamhet/fritt fält 

För att ta bort en angiven verksamhet trycker man på verksamhetsnumret och får då frågan om 

verksamhet vill tas bort. Observera att kolumnen måste vara tom på värden för att kunna tas 

bort. 

20

2.19 Lönedetaljer 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


För vissa konton gällande lönekostnader visas lönedetaljer för den anställde. Dessa ska budgeteras 

på individnivå. För vidare information se avsnittet Budgetering personalkostnader. 

2.20 Publicera budget 

När en publiceringskopia publiceras blir den öppen för visning för fakultetskanslierna. Publicering 

skall ske i enlighet med den tidplan som gäller för respektive fakultetsområde. Publicering 

kan endast ske när man befinner sig i sammanställningsbilden. Om det finns en tidigare publicerad 

budget/prognos ersätter publiceringskopian denna. Tryck på ikonen Publicera för att 

publicera. När publiceringen är klar visas en text bl.a. innehållande datum och klockslag för när 

publicering gjorts. 

2.21 Ta bort publicerad budget 

En publicerad budget kan tas bort fram till dess att budgeten låses. Kontrollera med ditt fakultetskansli 

för exakt tidpunkt. 

Tryck på ikonen ”öppna arbetskopia” längst upp till höger. Ett fönster öppnas i vilket ”publicerad 

budget” markeras. Tryck på ”Radera” för att ta bort publicerad budget. 

2.22 Arbeta med prognos 

När man arbetar med prognos i Perspektiv görs detta alltid utifrån den publicerade budgeten. 

Först skall en kopia skapas. Se avsnittet Skapa kopia.Den publicerade budgetens värden kopieras 

över till prognoskolumnen som startvärden för den prognos som ska göras. Prognosvärden 

matas in på samma sätt som budgetvärden. För att visa prognos markeras Prognos i Visa-rutan 

och därefter klickar man på Visa. För att få fram värden på samtliga registrerade verksamheter 

inom verksamhetsgruppen, klickar man på gruppen. Man kan också i Visa-rutan markera att 

visa alla verksamheter med värden. 

visning 

21


När arbetet med prognosen är klart, går man till sammanställningbilden och publicerar prognosen. 

Den ersätter då den tidigare publicerade budgeten/prognosen. För varje ny kopia som 

sedan skapas överförs de prognosvärden som senast publicerats till den nya kopian. 

2.23 Rapporter/utskrifter 

I Perspektiv finns ett antal standardrapporter vilket 

innebär att varje rapport har ett fördefinierat utseende. 

Med de val som gjorts i visningsläget (på skärmen) 

styrs innehållet i dessa standard-rapporter. 

Valen kan gälla t.ex. ansvar, verksamhet, fria fält osv. 

Generellt för rapporterna kan även underliggande 

ansvar visas; närmare definition beskrivs nedan. 

Inskrivna kommentarer kan också fås ut i rapporterna. 

De kommer då på sista bladet i rapporten med hänvisning 

till aktuellt konto/verksamhet. 

Det är också oavsett valet i visningsläge möjligt att 

ange om budget, prognos, utfall alt. utfall i % av 

budget eller prognos skall visas. Har man gjort ett val 

i visningsläge sätter det valet förutsättningarna till 

rapporten men det är alltså möjligt att här ändra på 

något av dessa val. 

Observera att utskrifterna som görs via Explorer i de allra flesta fall måste ställas om till liggande 

format vid varje utskriftstillfälle. 

Resultaträkning 

Rapporten innehåller en resultaträkning på övergripande nivå med indelning på verksamhetsgrupper. 

Här kan man välja att även få underliggande ansvar och då visar rapporten först en 

total på ex. ansvar på 3-pos och därefter de underliggande ansvaren var för sig. 

Resultaträkning per ansvar 

Denna rapport innehåller samma information som ovan. Genom att välja denna rapport samt 

att välja att ta med underliggande ansvar kommer en total samt de underliggande ansvaren att 

visas till höger om varandra på samma bild. 

Resultaträkningsanalys 

Innehåller de konton som ingår i de olika posterna i resultaträkningen. Här kan man välja att 

även få underliggande ansvar och då visar rapporten först en total på ex. ansvar på 3-pos och 

därefter de underliggande ansvaren var för sig. 

Resultatrapport Verksamhet 

Rapporten ger resultatet (verksamhetsutfall) per verksamhet, alltså en mer översiktlig rapport 

med en rad per verksamhet. För underliggande ansvar, se ovan. 

Lönerapport 

Lönerapporten tas ut antingen för budget eller prognos. Både budget och prognos kan skrivas 

ut samtidigt men visas på olika blad. Rapporten visar namn, månadslön, konto, omfattning på 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

22


konto, verksamhet, omfattning på verksamhet samt summa. Rapporten sorteras på namn och 

är framför allt tänkt att ha som underlag för lönekonteringen i lönesystemet inför nästkommande 

år. 

Publiceringsrapport 

I de fall någon har behörighet på flera ansvarsställen kan en publiceringsrapport tas ut som visar 

senaste publicering på enskilt ansvar. Rapporten innehåller ansvar, benämning, datum, klockslag, 

år, användaridentitet samt namn. 

Visa utskriftsläge 

Det går också att få utskrivet just den bild som är öppen genom ikonen Visa utskriftsläge och 

därefter ange utskrift. 

Export till Excel 

Det finns möjlighet att överföra värden till Excel för vidare bearbetning. 

2.24 Utloggning 

För att logga ut sig ur systemet används ikonen Logga ut. 

Vid ca 3 timmars inaktivitet sker en automatisk utloggning. Var därför alltid noga med att spara 

de värden som lagts in. 

2.25 Låsning 

I december varje år i anslutning till att styrelsen för Göteborgs universitet beslutar om universitetets 

budget för nästkommande budgetår kommer de budgetvärden som finns i Perspektiv att 

låsas. Registrerade budgetvärden kan därefter inte ändras. Det är först när denna låsning skett 

som registrering av prognosvärden kan göras. Låsningen sker för närvarande på avdelningen för 

ekonomistyrning. 

Under budgetåret sker även låsning av prognoser, för närvarande per 0330, 0630 och 0930. 

Dessa låsningar görs på fakultetskanslierna. De olika prognoserna går att ta fram och visas 

genom markering i Visningsinfo. 

Låsning kan även ske på institutionsnivå då man har flera underliggande ansvarsställen. För 

ytterligare information om hantering av detta hänvisas till fakultetens kontaktperson. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

23

2.26 Kortkommandon 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


På sammanställningssidan går det att använda sig av kortkommandon. Observera att kortkommandon 

än så länge endast fungerar på sammanställningssidan. 

Följande kortkommandon finns: 

u: Hämta utfall 

n: Skapa kopia 

ö: Öppna kopia 

l: Visa Registrera löner (litet L) 

p: Visa utskriftsläge 

h: Visa hjälp 

q: Logga ut 

P: Prognoskolumn av/på 

U: Utfallskolumn av/på (endast om utfall hämtats) 

%: Utfall i % av budget/prognos-kolumn av/på 

V: Verksamhet med värden av/på 

F: Fria fält med värden av/på 

24

3. ALLMÄNT OM INTÄKTS- OCH KOSTNADSSLAGEN 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Nedan beskrivs de olika intäkts- och kostnadsslagen och hur de skall hanteras vid budgetering 

i Perspektiv. För ytterligare information se Ekonomihandboken, 

http://www.ea.adm.gu.se/ekonomihandboken/ 

3.1 Intäkter 

Till skillnad från ett företag, där intäkterna uttrycker kundernas betalningsvilja för de varor och 

tjänster företaget säljer, uttrycker universitetets intäkter ersättningen för de genomförda prestationernas 

resursförbrukning. Bakgrunden är att universitetet är en icke vinstdrivande organisation, 

där värdet av de prestationer som genomförs är svåra att mäta utifrån någon extern parts 

betalningsvilja. 

Universitetet har tre intäktsslag som vart och ett skall hanteras olika i redovisningen. Dessa är 

statsanslag (grundutbildningsanslag och forskningsanslag), avgifter och andra ersättningar 

(ersättning för uppdragsutbildning och uppdragsforskning samt övrig avgiftsfinansierad verksamhet) 

samt bidrag (ersättning som erhålls från ”externa” finansiärer exklusive den avgiftsfinansierade 

verksamheten). 

3.1.1 Statsanslag 

Statsanslagen ska intäktsbokföras i sin helhet under det kalendår som tilldelningen avser. Statsanslagen 

får inte balanseras på annat sätt än till balanserat kapital. Det innebär att om statsanslagen 

inte förbrukas under den period de erhålls, kommer dessa att redovisas som överskott 

och återfinnas som balanserat kapital efter årets slut. 

3.1.2 Bidrag 

För bidragen finns en universitetsgemensam redovisningsprincip som innebär att den pågående 

verksamheten inte påverkar resultatet så länge projekten är pågående. Först då verksamheten 

avslutas, redovisas eventuella över- eller underskott. För en stor del av universitetets finansiärer 

,dvs. statliga, erhålls ersättningen i 12:e delar vilket i stort sätt överensstämmer med resursförbrukningen, 

under förutsättning att förbrukningen sker linjärt. Det är även vanligt att ersättningen 

från dessa finansiärer erhålls förskottsvis. Redovisningsprincipen innebär att kostnaden 

för verksamheten mäts vid bokslutstillfällena och mellanskillnaden, jämfört med vilken 

ersättning som erhållits under året, balanseras som förskott eller fordringar på finansiärerna. 

Förutsättningen för det senare, är att det finns ett aktuellt avtal eller motsvarande som verifierar 

att det finns någon finansiär som har utfäst sig att ersätta den pågående verksamheten. Denna 

princip innebär att om ersättningen inte förbrukas under den period den erhålls, kommer denna 

att vara redovisad som förskott efter årets slut. 

3.1.3 Avgifter och andra ersättningar 

Uppdragsutbildningen och uppdragsforskningens ersättning regleras i avtal. Beroende på hur 

avtalet har utformats kommer intäkterna att hanteras olika. Är verksamheten flerårig och någon 

bestämd ersättning för det aktuella året inte har avtalats, hanteras intäkterna på samma sätt som 

för bidragen och ersättning som inte förbrukats återfinns som förskott. 

25

3.2 Kostnader 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Kostnaderna utgör ett mått på de resurser som förbrukats i verksamheten. Kostnaderna indelas 

i olika kostnadsslag som personal-, lokal-, övriga drifts-, finansiella- och avskrivningskostnader. 

För universitetet är kostnaderna i huvudsak löpande periodiserade under året. Innebörden av 

detta är att kostnadsredovisningen sker under samma period som resursförbrukningen sker. 

Vanligtvis sker även betalningen för de förbrukade resurserna under samma period. För t.ex. 

personal redovisas lönekostnaden för de anställda under samma period som de anställda genomför 

verksamheten. För material och resor mm redovisas resursförbrukningen i huvudsak 

under samma period som resurserna förbrukas. Avskrivningskostnaden, utgör i sig, en periodisering 

av utrustningen över den period som utrustningen förväntas vara lönsam enligt den 

ekonomiska livslängden. Lokalkostnaden debiteras fakulteterna månadsvis, dvs. i takt med att 

lokalerna används i verksamheten 

En stor del av universitetets kostnader förknippande är med olika åtaganden som institutionerna 

har förbundit sig att genomföra/bekosta. Det kan gälla utbildning, forskning, anställningar, 

hyror etc. Vanligtvis finns även anskaffad utrustning som innebär kommande avskrivningar. 

Detta betyder att det är viktigt att ha en flerårig överblick, att skapa handlingsberedskap 

och kunna vidta nödvändiga åtgärder i tid för att undvika oönskade konsekvenser för den 

samlade verksamheten. 

Det är även viktigt att redovisa en rättvisande resursförbrukning för de olika verksamheterna. 

För att en kostnadsmedvetenhet skall kunna skapas inom institutionen och att rätt ekonomiska 

incitament skall kunna ges till de verksamhetsansvariga, är det nödvändigt att redovisa kostnaderna 

på ett sådant sätt att de ger en spegelbild av de resurser som de olika verksamheterna 

faktiskt förbrukar. 

3.3 Analys av intäkter/inkomster och balanserat kapital 

Inför varje budgetår behöver en analys göras av budgeterade intäkter och balanserat kapital. 

Syftet med analysen är att skapa en bild av vilket kostnadsmässigt utrymme som är tillgängligt 

för det kommande året och vilken del som är uppbunden till senare år. 

Som balanserat kapital redovisas summan av tidigare års över- eller underskott från verksamhet 

som avslutats. 

26

4. BUDGETERING I PERSPEKTIV 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


4.1 Budgetering av intäkter 

4.1.1 Budgetering av statliga anslag/förskott 

Allmänt om grundutbildningsanslag 

Det utbildningsuppdrag som regeringen tilldelar universitetet, vidarefördelas i styrelsens 

verksamhetsplan till fakulteterna. Fakultetsnämnderna fastställer i sin tur utbildningsuppdrag 

och anvisar medel för genomförandet i sina verksamhetsplaner till respektive institution. Innan 

budgetårets slut görs en avräkning av nämndernas uppdrag och deras prestationer enligt särskilt 

fastställda regler. Motsvarande avräkning sker mellan fakultetsnämnd och institutioner vilket 

kan resultera i att medel kan återföras från institutionerna om inte uppdraget uppfyllts. Varje 

fakultetsnämnd har sina regler om avräkningen. 

Allmänt om forskningsanslag 

Varje vetenskapsområde har i riksdagens beslut om statsbudgeten (regleringsbrevet) fått ett belopp 

tilldelat för forskning och forskarutbildning. Under samma anslag finns en anslagspost 

med ersättning för lokalhyror m.m. som tilldelats universitetet gemensamt och fördelas av styrelsen. 

När styrelsens verksamhetsplan fastställts, fördelar respektive nämnd medlen till berörda institutioner 

i sina verksamhetsplaner. Det sker enligt en fördelningsmodell som skiljer sig i utformning 

sig mellan nämnderna. 

Modulen ”Anslag/förskott” 

De statsanslag som tilldelats enligt fakultetens beslut skall registreras som anslag/förskott. Om 

institutionen förväntar sig ytterligare tilldelning av anslag utöver det uppdrag som givits i fakultetens 

verksamhetsplan bör även detta budgeteras. Exempel på sådana intäkter kan vara utvecklingsmedel 

som fördelas efter ansökan, extra tilldelningar från nämnd m.m. Alla fakulteter bokför 

dock inte extra medel för särskilda ändamål som anslag utan kan göra det som intern intäkt. 

Varje fakultet måste meddela hur det skall bokföras i olika fall. 

27

Exempel Registrering av anslag/förskott 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


n Klicka på raden ”Anslag/förskott” på sammanställningssidan. 

n Registrering kan ske i Rest-kolumnen om budgetering önskas i verksamhets 

grupperna 10–13 och 20–23 där anslag kan bokföras. Vill man registrera 

på enskild verksamhet, tryck på Rest eller lägg till verksamhet med 

hjälp av ikonen Lägg till verksamhet/fritt fält. Inom anslag/förskott är högsta 

kontonivå för registrering dels på fyrsiffernivå, 3011-3013, dels på 

tresiffernivå, 309. Observera att olika konton används för anslag till grundutbildningen 

resp. forskningen. För budgetering på exakt specifikt konto, 

klicka på aktuell kontogrupp och välj aktuellt konto. 

4.1.2 Budgetering av uppdrag 

Allmänt om uppdrag 

Externa uppdragsgivare kan köpa utbildning och forskning av institutionerna. För dessa uppdrag 

sluts vanligen avtal som reglerar villkoren såsom ersättningen för uppdraget. Förutom 

avtalade uppdrag bör även bedömning av förväntade uppdragsinkomster ingå i budgeten. 

Modulen ”Uppdrag” 

Man budgeterar uppdrag i modulen för uppdrag. När modulen öppnas visas överst uppdragsverksamhet 

utan underindelning på 2-siffernivån och därunder på 4-siffernivån, uppdragsutbildning, 

uppdragsforskning och övrig uppdragsverksamhet. Då dessa öppnas visas de enskilda 

kontona i respektive grupp. 

28

Exempel Registrering av intäkter av uppdrag 

n Klicka på raden ”Uppdrag” på sammanställningssidan eller välj modulen 

i snabbvalet. 

n Registrering kan ske i Rest-kolumnen i grupperna 16–17, 18–19 eller 

28–29 där uppdrag förekommer. Vill man registrera på enskild verksamhet, 

tryck på Rest och ange verksamheten eller lägg till verksamhet 

med hjälp av ikonen. 

4.1.3 Budgetering av försäljning 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Allmänt om försäljning m.m. 

Med försäljning menas sådana intäkter av avgifter som universitet tar ut med stöd av 4§ avgiftsförordningen. 

Dessa intäkter skall vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. 

De intäkter som redovisas i kontogrupp 31, avser avgifter för tidskrifter och andra publikationer, 

informations- och kursmaterial, konferenser och kurser, rådgivning m.m. 

Intäkterna fördelas på intäkter från statlig respektive icke statlig motpart. 

Här finns också diverse intäkter i kontogrupp 32 som inte avser uppdrag i vanlig bemärkelse 

utan även de anses vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. 

Övriga intäkter såsom intäkter för eventuella kursdifferenser, öresutjämningar, ersättning för 

förkomna böcker m.m. återfinns också här (kontogrupp 34). 

29

4.1.4 Budgetering av bidrag 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Modulen ”Försäljning” 

Försäljningsinkomster budgeteras i Perspektiv i modulen Försäljning. Då inkomster av försäljning 

av varor och tjänster förekommer skall det budgeteras på förekommande verksamheter/grupper. 

För att bedöma årets inkomster kan man ha som underlag det utfall som uppkommit 

innevarande år och tidigare år. 

När modulen öppnas visas överst försäljning utan underindelning på 2-siffernivån 

med benämningen Avgifter enligt 4§ avgiftsförordningen och därunder de olika kontogrupperna 

av försäljning på 3-siffernivå. Då kontogrupperna öppnas visas de enskilda konton som finns. 

Exempel Registrering av intäkter av försäljning 

n Klicka på raden ”Försäljning” på sammanställningssidan eller välj modulen 

genom snabbvalet. 

n Registrering kan ske i Rest-kolumnen eller om man vill man registrera på 

enskild verksamhet, tryck på Rest och ange verksamheten eller lägg till verksamhet 

med hjälp av ikonen. Inom försäljning är lägsta kontonivå för registrering 

på fyrsiffernivå. För budgetering på enskilt konto, klicka på aktuell 

kontogrupp. 

Allmänt 

Statliga och privata givare och även universitetets egna fonder och stiftelser tilldelar institutionerna 

bidrag för forskning och utbildning. När det gäller bidrag från icke-statliga givare reduceras 

inkomsten med 8 procent som avser s.k. högskolemoms vilket man bör beakta när bidrag 

budgeteras. 

30


En del institutioner budgeterar endast bidrag där beslut finns för det kommande budgetåret 

medan andra även räknar in förväntade inkomster. 

Modulen ”Bidrag” 

Bidrag budgeteras i modulen för bidrag. När modulen öppnas visas indelningen av bidrag efter 

olika kategorier av givare på 2-siffernivå och underliggande grupper på 3-siffernivå. Vill man 

budgetera på enskilt konto klickar man på 3-siffernivån. 

Exempel Registrering av intäkter av bidrag 

n Klicka på raden ”Bidrag” på sammanställningssidan eller välj modulen 

genom snabbval i rullgardinsmenyn. 

n Registrering kan ske i Rest-kolumnen i grupperna V14–15 och V24–25, 

eller om man vill registrera på enskild verksamhet, tryck på Rest och ange 

verksamheten eller lägg till verksamhet med hjälp av ikonen. Bidragsintäkter 

får budgeteras enbart inom angivna verksamhetsgrupper. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

31

4.1.5 Budgetering finansiella intäkter 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Allmänt om finansiella intäkter 

De finansiella intäkter som berör institutionerna i budgetarbetet gäller den ränta som fördelas 

till nämnderna i samband med bokslutet och som genereras av de saldon som löpande föreligger 

på ansvarsställenas verksamheter (likvidsaldoränta). Varje nämnd bestämmer själv hur räntan 

skall disponeras, om den skall fördelas till de ansvarsställen (och ev. verksamheter) där den 

genererats eller kvarstå på nämnden. Budgetering av räntan blir en skattning av vad som kan 

erhållas under det kommande budgetåret utifrån en bedömning av den genomsnittliga likviditeten. 

Även minusränta kan förekomma, dvs. på konto 3812 bokförs både kreditränta och 

debetränta. 

Modulen ”Finansiella intäkter inkl ränta” 

Ränteintäkter budgeteras i modulen ”Finansiella intäkter inkl ränta”. När modulen öppnas 

visas kontogrupperna på 3-siffernivån. För institutionerna är det den första kontogruppen 381 

Ränteintäkt Riksgäldskontoret som är aktuell. Under denna kontogrupp är det konto 3812 

som används för bokföring av ränteintäkten. 

Exempel Registrering av Finansiella intäkter inkl ränta 

n Klicka på raden ”Finansiella intäkter inkl ränta” på sammanställningssidan 

eller välj modulen i snabbvalet. 



med hjälp av ikonen. Inom Finansiella intäkter inkl ränta är lägsta 

kontonivån för registrering på fyrsiffernivå (konto 3812) men registrering 

kan även göras på tresiffernivå (konto 381). 

32

4.1.6 Budgetering periodisering pågående projekt 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Allmänt 

Externfinansierade verksamheter är klassificerade som pågående projekt i redovisningen fram 

till dess projektet avslutas. Det innebär att den skillnad mellan årets inkomster och utgifter som 

finns på verksamheten periodiseras på resultaträkningen i samband med bokslut, antingen som 

intäkt om utgifterna överstiger inkomsterna, eller som kostnad om inkomsterna överstiger utgifterna. 

Periodiseringen innebär således att skillnaden mellan inkomster och utgifter blir 0 så 

länge de är behandlade som pågående och påverkar därmed inte resultatet. Periodiseringen sker 

på särskilda konton för periodisering pågående projekt. 

Vid budgetering av externa medel bör denna periodisering ske på verksamhetsgruppnivå och 

inte på enskilda verksamheter. Först budgeteras inkomster och utgifter på verksamhetsgrupp 

(16–17, 18–19. 24–25 och 28–29) eller enskilda verksamheter i dessa grupper. Därefter ser 

man vilket verksamhetsutfall som uppstår för gruppen som helhet. Vi antar då att alla verksamheter 

är pågående. Verksamhetsutfallet måste då periodiseras bort för att bli 0, antingen som en 

inkomst eller utgift beroende på om detta utfall är negativt eller positivt. 

Om det förekommer verksamheter som resultatavräknas, t.ex. försäljningsverksamheter, måste 

deras verksamhetsutfall räknas ifrån det totala verksamhetsutfallet, för att rätt periodiseringsbelopp 

kan bestämmas. 

Modulen ”Periodisering påg projekt” 

Periodisering av pågående projekt budgeteras i modulen med samma namn. När modulen öppnas 

visas kontogrupper på 3-siffernivå som anger uppdragsperiodisering och olika givarkategorier 

för bidrag. Någon särskild ansträngning att försöka dela upp periodiseringen behöver inte göras 

utan något av befintliga kontogrupper kan väljas. 

Pbkopia: visning 

Exempel Registrering av period pågående projekt 

n Klicka på raden ”Period pågående projekt” eller välj modulen genom snabbvalet. 

n Registrering sker i Rest-kolumnen för de olika verksamhetsgrupperna med konto 

grupp 399 för uppdragsverksamhet och någon av övriga kontogrupper för övriga 

verksamhetsgrupper. 

n Då periodiseringsbeloppet är positivt (inkomst), dvs. om utgifterna är större än 

inkomsterna i verksamhetsgruppen registreras beloppet. Om beloppet är negativt 

(utgift), dvs om utgifterna är lägre än inkomsterna, måste beloppet registreras 

med minustecken före, för att systemet skall behandla beloppet som utgift. 

33

4.1.7 Budgetering interna intäkter 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Allmänt 

De interna intäkterna för en institution kan avse inkomster av pålägg och inkomster av försäljning 

av varor och tjänster. Inkomster av pålägg avser inkomster av de avgifter som debiteras 

externfinansierade verksamheter och som tillförs nämnder och/eller institutioner. Interna intäkter 

kan komma från andra verksamheter inom en institution eller komma från andra institutioner 

inom eller utanför fakulteten. I budgeteringen skiljer man mellan intäkter inom fakulteten 

eller om de kommer från institutioner och enheter utanför fakulteten. Detta görs för att 

kunna se en hel fakultets sammanlagda resultat exkl. interna transaktioner. Därutöver måste 

kontoklass 9 elimineras för GU:s samlade redovisning. 

Modulen ”Interna intäkter” 

I Perspektiv finns det en modul för inkomster inom fakulteten och en modul för inkomster 

utanför fakulteten. De har dock samma innehåll. När modulen öppnas visas de tre kontogrupperna 

varav 90 Pålägg och 93 Interna inkomster är aktuell för budgetering. Under modulen 

”Internt, inom fakultet” budgeteras institutionens intäkter från externa projekt (Motsvarande 

kostnader budgeteras under modulen ”Interna kostnader, inom fakultet”). 

Exempel Registrering av internt, utanför fakultet och inom fakultet 

n Klicka på raden ”Internt, utanför fakultet” alternativt ”Internt, inom 

fakultet” på sammanställningssidan eller välj modulen genom snabbvalet. 


enskild verksamhet, tryck på Rest och ange verksamheten eller lägg till 

verksamhet med hjälp av ikonen. 

34

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


4.2 Budgetering av kostnader 

4.2.1 Budgetering personalkostnader 

Allmänt om personalkostnader 

Personalkostnader är de kostnader som är störst inom universitetet. Vid budgetering av personalkostnader 

är det viktigt att noga tänka över vilka verksamheter som i varje enskilt fall skall 

belastas med lönekostnaden följande år. Det är likaså viktigt att vid förändringar meddela 

fakultetskansliets lönehandläggare om detta för konsekvensändringar i lönesystemet. 

Observera att internfakturerade personalkostnader skall budgeteras i modulen för interna kostnader, 

t.ex. kostnader för undervisande lärare från annan institution. 

Modulen ”Personal, lönekostnader” 

Personalkostnaderna (lönekostnader) budgeteras i Perspektiv på individnivå. Det är dock inte 

tvingande med en sådan detaljnivå för personalkostnaderna om man inte önskar detta. Det 

finns också några lönekonton som inte är individrelaterad. Som stöd för budgetarbetet hämtas 

lönedetaljerna över från lönesystemet en bestämd månad under hösten. Man kan lägga till ny 

personal samt ta bort personal som kommer att sluta sin anställning. Månadslön och det antal 

månader som respektive person är förordnad, konto samt omfattning på anställningen i procent 

följer med som information från lönesystemet. Månadslönen kan ändras liksom det antal 

månader som budgeten skall omfatta följande år. Kostnadsfördelningen i procent mellan verksamheter, 

förväntad löneökning samt löneomkostnadspålägg (LOP) inkl semesterlönetillägg 

måste aktivt anges vid budgeteringstillfället. 

Man öppnar modulen genom att klicka på raden ”Personal, lönekostnader” eller genom ikonen 

Registrering löner. I första fallet visas kontogrupperna på 3-siffernivå medan ikonen gör att man 

direkt kommer till registreringsbilden på individnivå. Bilden på individnivå visar samtliga anställda 

konterade på ett visst ansvarsställe med åtföljande konto. Denna bild har ett budgetläge 

och ett prognosläge. 

35


Budgetering inom grupperna 401–402–403 måste läggas på fullständiga konton (med några 

undantag) och registrering sker på registreringsbilden på individnivå. Inom övriga kontogrupper 

kan budgetvärden valfritt registreras på tresiffernivå eller fullständiga konton. Dessa kontogrupper 

når man endast genom att klicka på raden ”Personal, lönekostnader”. Har man tryckt 

på raden och vill komma vidare till registreringsbilden på individnivå, trycker man på ett konto 

där personal finns konterad. Man kommer till registreringsbilden för alla konton i grupperna 

401–402–403 (med några undantag). 

Exempel Registrering av personal, lönekostnader 

Beskrivningen gäller lönekostnader på individnivå. 

n Klicka på ikonen Registrering löner. 

n Personerna är sorterade i bokstavsordning. Det går också att få dem i 

kontonummerordning genom att markera i rutan i Visa-rutan. Alla fält 

som är gråmarkerade går att ändra eller fylla i. 

n Lägg in gällande LOP inkl semesterlönetillägg i aktuell ruta. 

n Lägg in förväntad löneökning i aktuell ruta. Det går också att ange denna 

på varje individrad och därigenom variera ökningen. 

n Kontera en person på verksamhet genom att klicka på ”Summa” inom några 

av verksamhetsgrupperna. ”Rest”-rutan är nu möjlig att kontera genom att 

ange % omf av konteringen framför ”rest”-rutan och sedan trycka på enterknappen. 

Vill man ange en specifik verksamhet trycker man på ”rest”-rutan 

och anger verksamheten i dialogrutan. Det går också att ange en verksamhet 

genom att klicka på ikonen Lägg till verksamhet/fritt fält. 

n Vill man lägga till en rad klickar man på ikonen Infoga rad. På den nya 

raden kan man ange namn eller annan text, t.ex. ny univlektor. Ange månadslön, 

antal månader och konto. Ta bort rad görs genom att markera 

detta i rutan till vänster om namnet och sedan klicka på ikonen Ta bort rad. 

Vid prognosarbete med lönekostnader skall ”prognos” vara markerad i ”visa”-rutan. 

Personer som finns i budgeten överförs till prognosen. Rader från budgeten 

är inte möjliga att ta bort.. Däremot kan värdena på raden ändras. Vid prognosarbete 

är det dock att föredra att inte ändra uppgifter som ingår i budgeten (namn, 

värden) utan i stället ändra uppgifter på nya rader. Därigenom kan man urskilja 

vad som ingått i budgeten och sedan vad som ändrats i prognosen. De rader som 

lagts till i prognosläge kan däremot alltid tas bort om så önskas. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

36

Modul ”Personal, övriga kostnader” 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Exempel Registrering av personal, övriga kostnader 

n Budgetvärden kan registreras på tresiffernivå. Vidarefaktureringskonton ligger 

sorterade över tillhörande kostnadskonto. Observera att budgeterade 

värden för vidarefakturerade kostnader skall anges med minustecken före 

beloppet. 

37


Modulen ”Doktorander” 

Doktorander på konto 4021 finns med bland övriga anställda. Genom att klicka på raden 

för doktorander kommer man till registreringsbilden på individnivå. 

Modulen ”Utbildningsbidrag” 

Utbildningsbidrag på konto 7934 finns med bland övriga anställda på individnivå. Klicka på 

raden för utbildningsbidrag (alternativt snabbval), därefter på kontogrupp 793 och sedan på 

raden Utbildningsbidrag alt. 7934, så kommer man till registreringsbilden på individnivå. Kommentar: 

Detta implementeras när lönedetaljer överförs för arbetet med 2005 års budget. 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 

38

4.2.2 Budgetering av övriga driftskostnader 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Driftskostnader är varor och tjänster av olika slag och de består av ett stort antal kontogrupper 

och underliggande konton. Budgeteringen kan göras för driftskostnader som helhet eller på 

befintliga kontogrupper eller enskilda konton. Samtidigt som antalet konton är stort, är dessa 

kostnader vanligtvis av mindre belopp jämfört med övriga kostnadsslag. Detaljeringsgraden i 

budgetarbetet bör därför anpassas till det behov av uppföljning man har på varje ansvarsställe. 

Budgetering av driftskostnader görs exklusive moms. 

Modulen ”Övriga driftskostnader” 

Driftskostnader budgeteras i modulen Övriga driftskostnader. När denna öppnas visas kontogrupperna 

på 3-siffernivån. Det finns också en rad benämnd Övrigt som kan användas om man 

vill budgetera alla driftskostnader utan vidare uppdelning, eller om man gjort en specificering 

av vissa driftskostnader och sedan vill budgetera resterande kostnader. Övrigt fungerar då som 

en restpost. Observera att det på raden för konto 5 aldrig visas något utfall. Det är bara i denna 

modul man kan budgetera på detta sätt. Vill man budgetera på enskilda konton klickar man på 

kontogrupperna på vanligt sätt. 

Exempel Registrering av Övriga driftkostnader 

n Klicka på raden för ”Driftkostnader” på sammanställningssidan eller välj 

modulen genom snabbval. 

n Registrering kan ske i Rest-kolumnen eller om man vill registrera på enskild 

verksamhet, tryck på Rest och ange verksamheten eller lägg till verksamhet 


Välj att registrera budget antingen på tresiffernivå eller gå vidare till enskilda 

konton genom att trycka på aktuell kontogrupp. 

Om man efter att ha budgeterat på valda kontogrupper/konton har en restpost 

av driftkostnader som inte närmare kan/önskas att specificera kan denna 

restpost budgeteras på den översta raden, kontoklass 5. 

39

Exempel Registrering av Lokalkostnader 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


4.2.3 Budgetering av lokalkostnader 

Allmänt om lokalkostnader 

Som lokalkostnader redovisas de kostnader som universitetet har för de lokaler där verksamhet 

bedrivs. (I de fall universitet äger fastigheten redovisas fastighetskostnaderna under övriga driftskostnader.) 

Kostnader för lokaler avser förutom hyra och i hyra ingående tillägg för vatten/ 

avlopp och värme m.m., även lokaltillbehör samt externa kostnader för renhållning, städning, 

underhåll och reparation. Här återfinns även kostnader för bevakning. 

Dessa kostnader bekostas av fakulteterna gemensamt i de flesta fall. Enskilda institutioner kan 

dock ha vissa egna kostnader för förhyrningar t.ex. i samband med forskningsprojekt. 

Modulen ”Lokalkostnader” 

Lokalkostnader budgeteras i modulen Lokalkostnader. Öppnas denna visas kontogrupperna. 

Vill man budgetera på enskilda konton går man vidare på vanligt sätt. 

n Klicka på raden ”Lokalkostnader” på sammanställningssidan eller gå via 

snabbvalet. 




Inom Lokalkostnader är lägsta kontonivån för registrering på tresiffernivå. 

40

4.2.4 Budgetering av finansiella kostnader 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Allmänt om finansiella kostnader inkl ränta 

Det som är aktuellt att budgetera som finansiella kostnader är räntekostnader för amorteringar 

som erläggs till universitetets internbank för de lån som upptagits vid investeringar. Till hjälp 

för att beräkna dessa kostnader finns möjligheten att ta ut en simuleringsrapport (LN23) som 

visar amorteringar för önskad period på befintliga anläggningar samt även räntekostnaderna. 

Märk väl att tillägg måste göras för planerade anläggningar för att få mer riktiga budgetvärden. 

Modulen ”Finansiella av finansiella kostnader inkl ränta” 

Finansiella kostnader budgeteras i modulen Finansiella kostnader inkl ränta. Det är den första 

gruppen Räntekostn Riksgäldskontoret 591 som skall användas med underliggande konto 5913 

för räntekostnader på statligt finansierade investeringar. 

Exempel Registrering av Finansiella kostnader inkl ränta 

n Klicka på raden ”Finansiella kostnader inkl ränta” på sammanställningssidan 

eller gå via snabbvalet. 




Inom ”Finansiella kostnader inkl ränta” är lägsta kontonivån för registrering 

på fyrsiffernivå (konto 5913) men registrering kan även göras på 

tresiffernivå (konto 591). 

41

4.2.5 Budgetering av investeringar 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


I universitetets ekonomimodell skiljer man mellan finansieringen av och kostnaden (avskrivningen) 

för investeringen. Finansiering kan ske med lån eller utan lån. Finansiering utan lån 

benämns egenfinansiering.Vid finansiering med s.k. vanligt lån belastas berörd verksamhet med 

amorteringar. Lån kan också tas med s.k. direktbelastning vilket innebär att hela utgiften för 

anskaffningen direkt belastar berörd verksamhet. Egenfinansiering innebär också att hela utgiften 

för anskaffningen direkt belastar berörd verksamhet. 

Vid budgetering av investeringar skall finansiering och avskrivningar behandlas var för sig men 

i ett sammanhang. De tre moduler som berör investeringar har därför samma innehåll. Det 

innebär att man kan gå in i vilken av de tre modulerna som helst och budgetera de olika moment 

som hör ihop med investeringar. De tre modulerna är ”Täckning avskrivning bidragsfinansierade 

anläggningar”, ”Avsättning bidragsfinansierade anläggningar” och ”Avskrivningar”. 

Vid budgetering bör man först budgetera finansiering av investeringar på olika verksamheter 

och verksamhetsgrupper. De konton som är berörda är 39943 som avser amorteringar och 

39941 som avser direktbelastande lån och egenfinansiering. 

När man öppnar någon av de tre modulerna visas två rader: Täckning avskrivning bidragsfinansierade 

anläggningar (konto 3994) och Avskrivningar och nedskrivningar (konto 69). 

När det gäller val av verksamhet är principen den att finansieringen av investeringar kan budgeteras 

på valfri verksamhetsnivå medan avskrivningar bör göras på verksamhetsgrupp. Därmed behöver 

inte de enskilda xx99-verksamheterna för avskrivningskostnaderna blandas in. 

Pedagogiken för budgetering kan beskrivas på följande sätt: 

Budgetera först finansieringen av investeringarna: 

amortering på vanliga lån på konto 39943 

direktbelastande lån på konto 39941 

egenfinansiering på konto 39941 

Vid finansiering med direktbelastande lån och egenfinansiering avsätts hela anskaffningsutgiften 

genom överföring från resultaträkningen till balansräkningen. Avsättningen används sedan för 

täckning av kommande avskrivningar för anläggningen (genom konto 39942). 

Beräkna sedan avskrivningarna och registrera dessa, antingen på kontogrupp 69 eller enskilt 

konto. Samma belopp anges också i motsvarande verksamhetsgrupp på ”Nollställning i samband 

med avskrivningar”, konto 39942.Här behandlas beloppet som inkomst i Perspektiv vilket 

är på samma sätt som i ekonomisystemet. 

Genom hanteringen av investeringar i ekonomimodellen på detta sätt påverkas resultaträkningens 

resultat enbart av finansieringen av investeringar. 

För att få hjälp med beräkning av nästkommande års amorteringar och avskrivningar för befintliga 

anläggningar finns simuleringsrapporter i ekonomisystemet. Tänk på att lägga till års amorteringar 

och avskrivningskostnader för planerade investeringar. 

42

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Exempel Registrering av Täckning avskrivning bidragsfinansierade anläggningar, 

Avsättning bidragsfinansierade anläggningar eller Avskrivningar 

n Klicka på någon av raderna för antingen ”Täckning avskrivning bidragsfinansierade 

anläggningar”, ”Avsättning bidragsfinansierade anläggningar” 

eller ”Avskrivningar” på sammanställningssidan eller i snabbvalet. Oavsett 

vilken av dessa man klickar på kommer man till samma modul. 




n Budgetering av ”Täckning avskrivn bidragsfin anl” görs på femsiffernivå 

vilket innebär att man måste klicka på konto 3994 för att få fram samtliga 

underliggande konton. Vid budgetering av amortering av vanliga lån 

(konto 39943) registreras budgeterat värde här. 

n Härefter budgeteras avskrivningarna på tvåsiffernivå alt fyrsiffernivå (kontogrupp 

69). Därefter registreras samma värde på konto 39942 ”Nollställning 

i samband med avskr” på motsvarande verksamhetsgrupp. Detta konto 

behandlas systemmässigt som inkomst. Beloppen för avskrivningar och nollställning 

kommer då att ta ut varandra resultatmässigt. 

n Vid budgetering av egenfinansierade och direktbelastande lån på konto 

39941, budgeteras hela anskaffningsutgiften. 

43

4.2.6 Budgetering av interna kostnader 

Exempel Registrering av internt, utanför fakultet och inom fakultet 

Perspektiv 3.0 : 2004-06-29 


Interna kostnader kan komma från andra verksamheter inom en institution eller från andra 

institutioner inom eller utanför fakulteten. I enlighet med interna intäkter skiljer man i budgeten 

mellan kostnader inom fakultetens olika enheter och kostnader från institutioner och enheter 

utanför fakulteten. 

Modulen ”Interna kostnader” 

Modulerna ”Internt, utanför fakultet” och ”Internt, inom fakultet” har samma innehåll. Under 

modulen ”Internt, inom fakultet” budgeteras kostnader för institutionens administrativa pålägg 

på den externa verksamheten. (Motsvarande intäkter skall budgeteras under modulen ”Interna 

intäkter, inom fakultet”.) Förvaltnings- och lokalavgifter skall även budgeteras i modulen 

”Internt, inom fakultet”. 

Ytterligare information om projektekonomi och förvaltnings- och lokalavgifter se Ekonomihandboken 

http://www.ea.adm.gu.se/ekonomihandboken/ 

n Klicka på raden ”Internt, utanför fakultet” alternativt ”Internt, inom 

fakultet” på sammanställningssidan eller välj modulen genom snabbval. 




44

Perspektiv 1.0 : 2003-02-26 


2

Budgethandbok - Göteborgs universitet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template ?