Hanteringsrutiner BVC - Mölndal
Hanteringsrutiner BVC - Mölndal
Hanteringsrutiner BVC - Mölndal
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
Kommunarkivet<br />
Handläggare, direkttelefon<br />
Carl Henrik Ronge, 031-315 12 65<br />
Datum<br />
2009-04-20<br />
Lathund för hantering av <strong>BVC</strong>- och skolhälsovårdsjournaler i<br />
grund- och gymnasieskolan<br />
Inledning ................................................................................................................................................... 1<br />
Skolhälsovårdsjournaler (pappersjournal, ej IT)....................................................................................... 1<br />
Några definitioner ................................................................................................................................. 2<br />
Gör så här:............................................................................................................................................. 2<br />
Till gymnasiet ....................................................................................................................................... 2<br />
<strong>BVC</strong>-journaler........................................................................................................................................... 3<br />
Gör så här:............................................................................................................................................. 3<br />
Var får jag tag på arkivomslag och arkivboxar......................................................................................... 3<br />
Kontaktuppgifter ....................................................................................................................................... 4<br />
Samordnande skolsköterska.................................................................................................................. 4<br />
Kommunarkivet .................................................................................................................................... 4<br />
Post- och budservice ............................................................................................................................. 4<br />
Region-och stadsarkivet Vänersborg .................................................................................................... 4<br />
Inledning<br />
Denna handledning riktar sig till skolsköterskor inom grund- och gymnasieskolan i <strong>Mölndal</strong>s stad och är<br />
tänkt att fungera som ett komplement till hanteringsreglerna i kommunens dokumenthanteringsplaner.<br />
Lathunden har tagits fram i samarbete mellan kommunarkivet och medicinskt ansvariga skolsköterskor<br />
inom grund- och gymnasieskolan.<br />
Skolhälsovårdsjournaler (pappersjournal, ej IT)<br />
Skolhälsovårdsjournalen tillhör <strong>Mölndal</strong> stad och ska bevaras för all framtid i <strong>Mölndal</strong>s kommunarkiv.<br />
Det gäller oavsett om informationen lagras digitalt eller på papper. Inga originalhandlingar får lånas ut till<br />
skolor utanför kommunen (gäller även friskolor), endast kopiering/utskrifter är tillåten.<br />
Besöksadress Postadress Telefon/fax E-post/webb<br />
Stadshuset <strong>Mölndal</strong>s stad 031-315 10 00 (vx) molndals.stad@molndal.se<br />
Göteborgsvägen 11-17 431 82 <strong>Mölndal</strong> 031-87 76 68 (fax) www.molndal.se
Datum<br />
2009-04-20<br />
Kommunarkivet<br />
Några definitioner<br />
IT-journal<br />
Är kommunens elektroniska journalhanteringssystem (för närvarande Profdocs Journal III).<br />
Pappersjournal<br />
Utgör de pappershandlingar som tillhör journaldokumentationen. Det kan vara remisser,<br />
teckningar, hälsouppgifter, tester mm. Observera att handlingar som inkommit eller upprättats<br />
under skoltiden tillhör skolhälsovårdsjournalen. Allt annat tillhör <strong>BVC</strong>-journalen.<br />
Pappersjournalerna levereras till kommunarkivet när eleven avslutat grundskolan/gymnasieskolan. Även<br />
kopior som inkommit från andra kommuner ska levereras. Observera att det gäller alla journaler oavsett<br />
om eleven fortsätter studierna på ett kommunalt gymnasium i <strong>Mölndal</strong>.<br />
Om eleven avbryter studiegången tidigare, flyttar till annan kommun, eller avlider ska också denna<br />
pappersjournal levereras tillsammans med årets leverans till kommunarkivet. Upprätta en separat lista<br />
över dessa elever (för- och efternamn samt personnummer) Undantag är elever som endast tillfälligt<br />
avbryter studierna. Ansvarig på kommunarkivet skriver under listan vid leverans och du får en kopia som<br />
du sparar i en pärm tills vidare. Tänk på att <strong>BVC</strong>-journalen ska levereras separat till Regionarkivet (se<br />
instruktioner s 2).<br />
Gör så här:<br />
Pappersjournalen läggs i ett arkivomslag (ta bort plastfickorna), skriv personnummer på omslagets övre<br />
vänstra hörn. Skriv med blyertspenna (OBS! Skriv ej ut IT-journalen, den levereras separat och<br />
digitalt till kommunarkivet).<br />
Lägg omslagen i en arkivbox där januarieleverna läggs längst ner, journalerna sorteras efter år månad och<br />
dag. På arkivboxen skriver du med blyertspenna endast tidsspannet för journalerna i respektive arkivbox,<br />
t ex 1992 01 01-1992 09 08.<br />
Lämna själv in arkivboxarna senast den 1 juli till Kommunarkivet. Bifoga klasslista (utskrift från<br />
Profdoc) med skolans och skolsköterskans namn och bocka av alla med journaler som levereras. På<br />
utskriften antecknas även avvikelser, förkomna handlingar etc. Ansvarig på kommunarkivet skriver under<br />
listan och du får en kopia som du sparar i en pärm tills vidare.<br />
Till gymnasiet<br />
Till gymnasier i andra kommuner skickar grundskolans skolsköterska endast utskrifter av IT-journaler.<br />
Journalen ska stämplas på försättsbladet med stämpeln ”Resterande journalhandlingar förvaras på<br />
kommunarkivet”. Samma rutin gäller för gymnasieskolan i de fall man redan har levererat<br />
pappersjournalen till kommunarkivet.<br />
Om mottagande gymnasieskola vill ha mer information angående eleven, så kan de rekvirera det från<br />
kommunarkivet (031 315 12 63), som då skickar pappersjournalen i original till kommunens egna<br />
gymnasier. Övriga får kopior.<br />
Besöksadress Postadress Telefon/fax E-post/webb<br />
Stadshuset <strong>Mölndal</strong>s stad 031-315 10 00 (vx) molndals.stad@molndal.se<br />
Göteborgsvägen 11-17 431 82 <strong>Mölndal</strong> 031-87 76 68 (fax) www.molndal.se
Kommunarkivet<br />
Datum<br />
2009-04-20<br />
<strong>BVC</strong>-journaler<br />
<strong>BVC</strong>-journalerna tillhör Västra Götalandsregionen eller annat landsting. <strong>BVC</strong>-journaler tillhörande<br />
Västra Götalandsregionen ska bevaras för all framtid på Regionarkivet i Vänersborg. Gymnasieskolan ska<br />
som regel inte få <strong>BVC</strong>-journaler i original. I förekommande fall gäller rutinerna nedan även för<br />
gymnasieskolan.<br />
Gör så här:<br />
<strong>BVC</strong>-journalerna plockas ut ur skolhälsovårdsjournalen samma år som eleven avslutat<br />
grundskolan/gymnasieskolan. För att leveransen ska fungera ska <strong>BVC</strong>-journaler vara utplockade senast<br />
den 1 juli.<br />
Avlämnande (från grundskolan) skolsköterska går igenom att vaccinationerna är erbjudna och givna. Det<br />
är av stor vikt att dessa journalförs i skolhälsojournalen.<br />
<strong>BVC</strong>-journalerna ska vara sorterade efter år, månad och dag. Du ska INTE lägga dem i arkivboxar (det<br />
gör Regionarkivet). Packa journalerna i lämplig flyttlåda. Enligt uppgift från Regionarkivet kan man med<br />
fördel använda lådorna som kopieringspapper förvaras i. På lådan räcker det att skriva kommun och<br />
skola.<br />
Bifoga klasslista (utskrift från Profdoc) med skolans och skolsköterskans namn och bocka av alla med<br />
journaler som levereras. På utskriften antecknas även avvikelser, förkomna handlingar etc.<br />
Om eleven avbryter studiegången tidigare, flyttar till annan kommun, eller avlider ska också denna <strong>BVC</strong>journal<br />
levereras tillsammans med årets leverans till Regionarkivet. Upprätta en separat lista över dessa<br />
elever (för- och efternamn samt personnummer) Undantag är elever som endast tillfälligt avbryter<br />
studierna.<br />
<strong>BVC</strong>-journaler ska INTE skickas till Kommunarkivet. Förvara <strong>BVC</strong>-journalerna över sommaren inför<br />
leverans till Regionarkivet.<br />
Samordnande skolsköterskor (se nedan) koordinerar leveransen till Regionarkivet i Vänersborg i<br />
september. Detta gäller i förekommande fall även gymnasiet. Transport till Regionarkivet ska ske med<br />
kommunens transportservice. Vid leverans skriver ansvarig på Regionarkivet under respektive klasslista.<br />
Listan lämnas inte till Regionarkivet (de får ta en kopia om de vill) utan tas med tillbaka och skickas till<br />
Kommunarkivet i <strong>Mölndal</strong>.<br />
Var får jag tag på arkivomslag och arkivboxar<br />
Det är viktigt att materielen är i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Du beställer arkivgodkänd<br />
materiel i god tid hos samordnande skolsköterska för grundskolan Beryl Andersson, (tel. 031-99 68 08)<br />
eller för gymnasieskolan Gun Paterson, (tel. 031-315 30 51). Lista över godkänd materiel finns även på<br />
kommunarkivets sida på Intranätet.<br />
Besöksadress Postadress Telefon/fax E-post/webb<br />
Stadshuset <strong>Mölndal</strong>s stad 031-315 10 00 (vx) molndals.stad@molndal.se<br />
Göteborgsvägen 11-17 431 82 <strong>Mölndal</strong> 031-87 76 68 (fax) www.molndal.se
Kommunarkivet<br />
Kontaktuppgifter<br />
Datum<br />
2009-04-20<br />
Samordnande skolsköterska<br />
Grundskolan<br />
Beryl Andersson 031 99 68 08 beryl.andersson@molndal.se<br />
Gymnasieskolan<br />
Gun Paterson 031 315 30 51 gun.paterson@molndal.se<br />
Kommunarkivet<br />
Lucia Carlund 031 315 12 63 lucia.carlund@molndal.se<br />
Nina Röding 031 315 12 62 nina.roding@molndal.se<br />
Carl Henrik Ronge 031 315 12 65 carl-henrik.ronge@molndal.se<br />
Leveranser sker till Stadshuset, kommunarkivets expedition finns på våning 2, rum 236-237. Ring för att<br />
avtala tid.<br />
Post- och budservice<br />
Tomas Andersson 031-315 14 63 tomas.andersson@molndal.se<br />
0709 38 95 70<br />
Region-och stadsarkivet Vänersborg<br />
Öppettider:<br />
tisdag-torsdag 09:00-12:00<br />
Postadress:<br />
Regionarkivet Vänersborg<br />
Box 297<br />
462 23 VÄNERSBORG<br />
Besöks- & leveransadress:<br />
Niklasbergsvägen 14<br />
462 32 VÄNERSBORG<br />
Telefon:<br />
0521-27 84 00 (vx)<br />
Telefax:<br />
0521-27 84 03<br />
E-post:<br />
regionarkivet.vanersborg@arkivnamnden.goteborg.se<br />
Besöksadress Postadress Telefon/fax E-post/webb<br />
Stadshuset <strong>Mölndal</strong>s stad 031-315 10 00 (vx) molndals.stad@molndal.se<br />
Göteborgsvägen 11-17 431 82 <strong>Mölndal</strong> 031-87 76 68 (fax) www.molndal.se
Change language