Planlagd kriskommunikation - Myndigheten för samhällsskydd och ...

Egna anställda
De anställda har rätt till att i varje läge vara informerad om krisens
utveckling, om den egna myndighetens uppgifter och verksamhet samt sin
egen roll i sammanhanget. Detta innebär att interninformation är en
uppgift med mycket hög prioritet.
Vid kriser måste interninformationen förmedlas mycket snabbt. All
erfarenhet talar för att de anställda vill nås av nyheter från ansvariga inom
den egna organisationen och inte från någon radiostation, eller
arbetskamrat, eller rykten på stan. Med tanke på den snabbhet med vilken
informationen sprids vid kriser ställer detta mycket stora krav på myndigheternas
kapacitet och vilja.
Utgångspunkten för interninformationen vid kriser är givetvis det
system för intern information som byggts upp i vardagen. Av planen bör
framgå hur det är tänkt att detta system skall fungera vid kriser.
De anställda bör rapportera in till den egna organisationens krisledning
om händelser, uppgifter, rykten mm som når de anställda.
Det är inte ovanligt vid kriser att anställda får till uppgift att utföra
arbetsuppgifter som ligger utanför den ordinarie uppgiften. För att den
anställde skall känna trygghet och förtroende för ledningen samt ha
möjlighet att fungera i den nya funktionen krävs att den anställde får
information som ger honom/henne möjlighet att se sammanhanget i stort
och den funktion som han/hon fyller i sin nya position.
48
Andra myndigheter
De funktionsansvariga myndigheterna och andra myndigheter och
organisationer har genom sin beredskapsplanläggning och sina planer för
krishantering i allmänhet utvecklat omfattande planer på samverkan och
samordning vid svåra påfrestningar i samhället.
När det gäller samordning av kriskommunikation mellan myndigheter
handlar det dels om att samordna informationsflöden och dels budskap till
externa aktörer. Varje myndighet bör därför i sin plan för kriskommunikation
försöka utveckla principer för hur denna samordning kan tänkas gå till.
Samordning av informationsflöden
Ett mycket viktigt inslag i planen för kriskommunikation
måste vara att redovisa grundprinciper på hur
myndigheten tänker sig att försöka styra de väldiga
informationsflöden som regelmässigt uppstår vid
kriser. Det måste vara ett generellt mål för myndigheterna
att minska mängden onödiga samtal och
kontakter. En grundstrategi för att uppnå detta mål
skulle kunna vara:
Styr samtalen till rätt instans
– Ge enkel och klar information om vilka uppgifter olika myndigheter har
samt hur man kan komma i kontakt med dem
Förmedla svar på de vanligaste frågorna
–…Genom analys av inkommande frågor kan svaren på de vanligaste
frågorna ges via t ex talsvar, databaser, egen sajt på Internet, medierna mm
Ge specifik information via särskilda kanaler till avgränsade grupper
– Mindre grupper kan t ex nås via fax eller telefon eller personliga möten
49