Skåne - EU Projektkörkort 2012.pdf

kfsk.se

Skåne - EU Projektkörkort 2012.pdf

Implementering av ett EU projekt – överföra projektresultat

och arbete i linjeorganisationen

Implementering av projektidén – starta genomförandet av EU

projektet, ”att konvertera EU ansökan till projektplanen”

Två delar:

• 1) Ramverk, styrdokument och administration

• 2) Projektledning och struktur för innehåll


Lead Partner

Partner


Read ”instructions of use”

Ramarna är strikta i ett EU projekt

Innehållet är dynamiskt och flexiblare

3 stycken ”styrdokument” för ledning av EU projekt

1. EU ansökan plus budget

2. Partnership agreement

3. ( LOI) Letter of intent)


• Ert viktigaste styrdokument

• En beviljad ansökan = en krav märkt produkt

• Offentliga medel/ EU medel ska ses som en styrka,

kvalitetsstämpel och belöning för Europas mest

konkurrenskraftiga affärs/ projektidéer.

• Ansökan plus budget styr kommande 3 år

EU ansökan blir implementeringens projektplan


”INSTRUCTIONS OF USE”

• Duties and obligations of

LP/ specific partner

• Duties and obligations of

every partner

• Responsability

• Project team and project

management

• Project budget

” INSTRUCTIONS OF USE”

• Non –fulfillment of

obligations and delay

• Communication

• Intellectual property rights

• Results of joint activities

and dissemination

• Working language

• Duration of agreement


Kostar EU projekt mer än det smakar?

Utan kunskap, verktyg mallar JA

Med rätt verktyg och angrips sätt, förståelse och

delaktighet av administrativ personal NEJ


• Lathund ( utarbetas i början)

• Direkt upphandling/ investeringar dilemma

• Projektbeskrivning ( en liten projektplan i en större

projektplan)

• Digital tidsrapport, datum för tidsrapporter

• Stödberättigande kostnader

• Halvårsrapporter / statusrapporter


En central del i projekt är att rapportera

Rapportera gentemot, beställare, styrgrupp

och program, intressenter

Vad har blivit gjort och hur många timmar?

Skapar ett helikopterperspektiv – mkt arbete

men känns bra efteråt, ger kontroll


Miss i ansökningsprocessen

Personal har slutat

Inget intresse i övrig organisation

”Dom” i EU , ”dom” med EU projekt

Projekttrötthet


• Visa på koppling mellan projekt/ utvecklingsbehov i

linjeorganisation

• Delaktighet ( undvik att gruppera för mycket)

• Inflytande – identifiera ”motkrafter”

• Gemensam APT alla samma information

• Anpassa innehåll efter målgrupp, bra info material

• Tålamod – alla är inte lika långt i processen.

• Sålla information –”less is more”

• Skapa engagemang!!!


Människor är alla ”emotional beings”

Berättelser istället för fakta

Behov av bekräftelse

HOMO LUDENS


• PEST analys

• Kravanalys

• Projektcykeln – för tydlighet och förståelse!

• Tids och aktivitetsschema

• Intressent analys

• SWOT

• Risk analys


För att nå utsatta mål och för viktiga beslut är det viktigt att

analysera och utvärdera den egna verksamheten och

marknaden i förhållande till omvärlden

PEST står för en analys av

Politiska( miljöregler) Ekonomiska ( konjunktur), Sociala (

utbildning) och Tekniska ( forskningssituation) faktorer


• Specialist kunskap och praktiskt erfarenhet

• Förmåga att leda och samordna

• Nytänkande / idérikedom

• Förmåga att kommunicera och samarbeta med olika

medarbetare och intressenter

• Omdöme och omvärldskunskap

• Framför allt ENGAGEMANG


Utvärdering

Spridning

Resultat

Bakgrund/

behov

Aktiviteter

Syfte/ mål


Koppla projektplanens tidsschema till ansökan och budget

• När i projektet, start och slut

• Vad ska göras

• Vilken budget

• Av vem

aktivitet v.3 v.4 v.5 v.6 v.7. v.8 v.9

projektledning XXX XX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX

styrgruppsmöte XXXXX

projektgrupp XX XXXXX

WP 1 XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX


Att känna till projektets olika intressenter och deras

respektive förväntningar är av största vikt för att överleva

som projektledare.

Vilka är intressenterna? Alla de som behövs för att klara

av projektet.

I en intressentanalys kartläggs intressenterna och en

bedömning görs på vilket sätt de ska hanteras


Strenghts

Styrkor

Opportunities

Möjligheter

SWOT

Weaknesses

Svagheter

Threats

Hot


Följdfrågor

Hur ska vi göra för att bibehålla och förbättra våra

styrkor?

Hur ska vi göra för att minimera/eliminera våra

svagheter?

Hur ska vi göra för att ta tillvara våra möjligheter?

Hur ska vi göra för att förebygga och neutralisera

riskerna/hoten?

Vilka frågor ska vi prioritera?


Risk Sannolikhet ( S)

1-5

Kunskap om EU

projektgenomföra

nde är låg i

organisationen

Projektet

överskrider budget

Dålig intern

förankring

Konsekvens ( K)

1-5

3 4 12

1 5 5

2 4 8

Riskvärde

SxK=


Rangordna risker med

högt värde

Kunskap om EU

genomförande låg i

organisationen ( 12)

Dålig intern förankring

(8)

Projektet överskrider

budget ( 5)

Förslag på åtgärder Ansvarig

Utbilda personalen Utvecklingschef

Gemensam APT

informationstillfälle

Projektledaren

Bevakning Ekonom


Utifrån era erfarenheter av vad som fungerar i EU projekt

Skånes ”best practice” i relation till implementering och

genomförande av EU projekt

Tips på litteratur kopplat till Implementering

• Bo Tonnqvist Projektledning

• Lars Göran Skåbratt Att driva projekt, enkel projektstyrning för stora

och små projekt


Innehåll

Syftet med utvärdering och olika metoder

Följeforskning

Verktyg och mallar

Litteratur tips:

Utvärdering steg för steg, Åke Jerkdal

Att äga, styra och utvärdera stora projekt( om

följeforskning, hållbart lärande ) Göran Brulin och Lennart

Svensson


Utvärdering är att beskriva och värdera ett projekt/ program.

Utvärdering ska vara UNDERLAG för beslut.

Olika synsätt och metoder bara i Sverige

EU projekt medverkan av andra länder till i EU

Därav vikten av att kommunicera tydligt inom EU projekt


Frekvens och tillfällen

Vilka områden lämpar sig för utvärdering?

Vilka grupper är aktuella?

Vad kan utvärderas i ert projekt?


4. Lärande

Vad har vi lärt

oss?

Detta tar vi med

oss!

Samtliga

uppföljnings-

Resultat/ lärande

Bildar slutligen

Utvärderingen

3. Uppföljning

Hur blev

resultatet?

Hur märks det i

verksamheten?

1. Planering

Mål.mm

2.

Genomförande

Beskriv konkret

vad som gjorts

Uppföljning

Uppföljning

Uppföljning

Uppföljning

Uppföljning


• Specifika

• Mätbara

• Accepterade

• Realistiska

• Tidsplanerade

Exempel: kvantitativt mål Gränsregional samverkan

• 90 stycken lärare ska ha jobbskuggat på varandras skolor ( 30 per år)

OBS – för hållbart lärande krävs mer än att uppfylla kvantitativa

indikatorer i ansökan


EU-kommissionen rekommenderar följeforskning för

erfarenhetsspridning och processtöd

Tillväxtverket rekommenderar följeforskning vid projektbudget över

1 miljon Euro

Mina reflektioner:

• Om följeforskaren kopplas in tidigt i projektet ett otroligt stöd för

projektledaren.

• Gör en kravanalys

• Projekt med följeforskning= fokus på långsiktiga effekter ej bara

mål och resultat.


Löpande dokumentera hur projektet fortskrider

Delta på viktiga möten och aktiviteter

Stöd och bollplank till projektledaren

Självständigt återföra gjorda erfarenheter i projektet i

offentliga diskussioner och lärkonferenser


• Följeforskaren bli biträdande projektledare

• Bristfällig beställarkompetens vid upphandling

• Utvärderingsplan med TYDLIGA förväntningar saknas

• För små resurser avsatta till följeforskning

• Fokus på utfall och aktiviteter istället för långsiktiga

effekter


Headlines Text

Actual point, planning.

What is in our activity plan?

Goal

What do we want to achieve?

Activities

What are we going to do and how?

Math’s/ Science and Technology

How do we integrate these subjects in our

activity?

Result

What happened?

Evaluation

How did it work out?


MEN kräver EU projektets utvärdering alltid

positivt resultat?

• Att utvärdera en innovativ metod, material

etc. behöver inte betyda positivt resultat

• Projekt innebär att man BEPRÖVAR något

nytt

• Viktigt är att dokumentera varför det inte

lyckades


https://docs.google.com

Arbetsverktyg för att dela dokument med andra som man

arbetar med i realtid

Genom att klicka på skapa så finns ett urval av olika

funktioner

Dokument ( word)

Presentation ( pp)

Kalkylark ( budget)

Formulär (utvärderingsmallar och statistik)


Lärande utvärdering – hållbart lärande och inte bara

projektresultat

Utmaning

Hur förvaltar vi projektresultatet och

implementerar i ordinarie verksamhet?

Vad har fungerat bra och varför? Skriv ner

goda exempel på post it lappar. ( 15 minuter)


Communicare – att göra tillsammans

Intern kommunikation

Extern kommunikation


Kommunikation sker alltid på mottagarens

villkor


Struktur

Styrdokument

Antal

Teknik

Kultur

Beteende

Fördomar

Känslor

Samspel – båda lika viktiga i kommunikation


Avstånd

Nordeuropéer har intimt avstånd på 45 – 100 cm

Sydeuropéer har intima avstånd på bara 20-30 cm

Tummen upp

Grekland ”Far åt helvete! Stick!”

OK tecknet ( när man bildar en ring av tumme och

pekfinger)Den är i de flesta länder extremt vulgär

syftar på nedre anatomin hos både män och kvinnor.


• Vilka är målgrupperna för kommunikation?

Använd intressentanalysen

• Vilken målgrupp ska ha vilken information ?

• För löpande kommunikation mellan

projektpartners, bestäm frekvens ( x antal inlägg

på hemsida, nyhetsbrev etc)

• Ansvar - vem gör vad och när?


Syftet med EU projekt / Lära av varandra


• Syns man inte finns man inte

• Göra skillnad, påverka

• Nytta för andra, på många nivåer

• Nya kontakter/utökade nätverk

• Tillföra erfarenheter från andra, till andra

• Krav i EU-finansierade projekt

• Förankrar resultat


The C-E.N.T.E.R. project is funded by the transversal action “Key Activity 4 –

Dissemination and Exploitation” LLP program.

http://www.enter-network.eu/

Overall objectives

• develop tools to support EU project teams in the implementation of

dissemination activities by providing

• good practice examples

• activities for active dissemination and European exchange

Consortium

13 countries

Campus Varberg Swedish partner


Vilka väljer ni och varför?


+

-

1) Formal meetings

2) Email pools/groups

3) Specific prof. newspaper/magazine

4) Website

5) Internet forum, blog

1) TV

2) Radio

3) Promotion Clip

4) PR Manager

5) IPR

European Survey

Standards in EU Projects

Funding bodies Coordinators/partners

1) Website

2) Networking/lobbying

3) Informal meetings

4) Thematic workshops, conferences

5) Formal meetings

1) Promotion clip

2) TV

3) Radio

4) Advertisement

5) PR Manager

+

-


• Spridning av en ”ghost product”

• Abstrakt och obestämd produkt

• Brist på tid

• Brist på budget/ resurser

• Spridning på Europeisk Nivå

• Brist på kunskap av spridningsverktyg

• Brist på PR/ marknadsföringskompetens


Generella tips

• Plan för spridning redan i ansökan

• Projektets namn –viktigare än man tror

• Avsätt budgetmedel i ansökan

• Var flexibel under projektets gång –hugg på möjligheter till

synliggörande

• Men inget ”slumparbete” utan strategi bakom


Alla har 500-1000 personer i sitt nätverk

20 personer = 20.000 människor som vi har

tillgång till

Kostar inga pengar men kräver TID

Enligt amerikansk forskning ALLA har 6

handslag till presidenten


Nätverkande – strategiskt kontakt sökande

”Givers gain ”– generositet, delad kunskap

blir mer kunskap

EU projekt - har ej stor budget, nätverk för

att sprida, det goda ordet

Er uppgift: utbilda folk inom EU projekt till

nätverkare!!


2 goda exempel på EU projekt som blivit permanenta

aktiva nätverk med aktiviteter varje år:

• European Solar Days www.solardays.eu

• Teachers Network www.learningteacher.eu

Exempel på konstruktiv övning: kartlägg ditt nätverk,

intressenter till projektet etc och se över vad som saknas.

Komplettera efter det i nya kontakter. Var målmedveten

med ditt nätverk!!


Implementering

Använd er av styrdokumenten

Arbeta strategiskt med projektverktygen och analyserna

Utvärdering

EU projekt kräver ofta både summativ och formativ utvärdering

Följeforskning är ett process stöd för projektledare

Kommunikation

tänk på kulturella skillnader ( isberget)

Strategisk planering

Tips och inspiration från C- ENTER

Glöm inte att engagera genom att involvera!!


Grattis du har avklarat en intensiv kurs till ditt EU projektkörkort!!

Ellinor Ottosson EU Projektkonsult

ellinor@euprojektkonsult.se

Mobil: 0730 791862

www.euprojektkonsult.se

More magazines by this user
Similar magazines