Presskit för frivilligorganisationer (pdf, 106 kb) - Ungdomsstyrelsen

www9.ungdomsstyrelsen.se

Presskit för frivilligorganisationer (pdf, 106 kb) - Ungdomsstyrelsen

Presskit: Öka publiciteten kring din förening

Föreningslivet står för en stor del av allt frivilligt arbete i Sverige. Närmare hälften av alla

som bor i landet är engagerade i frivilligt arbete av något slag. Det frivilliga

engagemanget är en viktig del i samhällsutvecklingen och anses fungera som en skola i

demokrati. EU-kommissionen har utsett 2011 till året då frivilligt arbete särskilt ska

uppmärksammas i samtliga länder inom EU. Det här kan ni använda för att nå ut med er

verksamhet.

Genom att vara synliga ökar kunskapen och respekten för ert arbete. Organisationer

innehar kunskaper som sällan når ut till en större publik. Många

organisationsrepresentanter är specialister på sitt intresseområde och är därför viktiga

språkrör för att uppmärksamma styrkor, utmaningar och svårigheter inom deras

aktivitetsområde. Ibland handlar det om att öka allmänhetens kunskaper om

organisationens arbete, ibland handlar det om att fånga politikernas uppmärksamhet eller

opinionsbildning.

Detta presskit används med fördel som en lathund för era mediekontakter.

Förhoppningen är att föreningar och organisationer ska få mod och lust att kontakta

media och att därmed synliggöra allt ideellt arbete som bedrivs i Sverige idag. Hänvisa

gärna till målen för Frivilligåret 2011. Ni kan t.ex. berätta för en journalist att man i hela

EU arbetar för att motverka hinder för frivilligarbete och därefter berätta om de hinder

och lösningar som ni ser på lokal nivå. På samma sätt kan ni använda Frivilligåret som

hävstång då ni kontaktar politiker, hänvisa då gärna till den politiska process som pågår

på europeisk nivå som syftar till att stärka det ideella området.

Väck medieintresse!

Att synas i media handlar inte om att vänta på ett samtal från en journalist som

plötsligt kom på att den ville skriva om just er förening. Om er verksamhet är

lokal uppskattar lokaltidningen ofta att få in nyhetstips. Skriv ett mail eller slå en

signal till din lokaltidning och tipsa om er verksamhet.

Anordnar din förening ett evenemang? Ring lokaltidningen och tipsa dem om att

komma dit!

Är er verksamhet okänd för de flesta i kommunen? Skapa uppmärksamhet genom

att lyfta fram det som gör er förening ovanlig.

Journalister brukar gilla oväntade vinklar- de vill skriva om det som alla inte

redan vet. Säkert finns det något inom er förening som är unikt.

Tydliggör den lokala kopplingen och presentera aktiviteten på ett attraktivt och

intresseväckande sätt.

Planera in pressaktiviteter genom att utgå från årets verksamhetsplan och fundera

över vilka händelser i din förening som kan skapa publicitet.

1


Försök hitta en lokal vinkel och kopplingar till händelser i omvärlden; till

exempel i kommunen eller inom EU, och fundera över hur dessa händelser kan

kopplas till den egna verksamheten.

Att kontakta journalister

Personliga kontakter med journalister som är intresserade av era ämnesområden är

värdefulla, då finns det möjlighet till återkommande reportage och artikelserier. Här följer

några tips för en framgångsrik mediekontakt.

Innan ni tar kontakt med en journalist, fundera först över vad du vill förmedla. Ha

ett tydligt mål och konkreta budskap i all kommunikation kring din verksamhet.

Kontakta en journalist som skrivit om liknande frågor tidigare eller så frågar du

efter nyhetschefen, den som bestämmer innehållet i tidningen.

Utse en lämplig person att representera er organisation eller förening i media.

Tänk på att inte använda komplicerade facktermer och se till att den person som

intervjuas kan svara på detaljnivå.

Om media kontaktar er och du känner dig osäker bör du be att få återkomma

inom 15 minuter. Det ger dig tid att samla tankarna, diskutera saken med någon

och kanske ta fram bakgrundsfakta. Var noga med att alltid ringa tillbaka inom

utlovad tid.

Var ute i god tid när du tipsar om ett evenemang. Redaktionerna har ofta en

”dagbok” där de skriver upp händelser och evenemang som kan vara intressanta

att bevaka.

Skriva pressmeddelande

Ett pressmeddelande är ett bra PR-verktyg för att göra media medveten om aktuella

aktiviteter eller frågor som ni är engagerade i.

Med en enkel mall kan de flesta lära sig att skriva bra pressmeddelanden. Här

följer några tips.

Placera er logotyp i dokumentets sidhuvud och längst upp i mejlet.

Pressmeddelanden är färskvaror. Undvik svårtydd datering med enbart

siffror och onödig avsändarort.

Använd en kort och slagkraftig rubrik som anger huvudbudskapet. Locka

till vidare läsning genom att skriva en ingress i fet stil. Rubrik och ingress

ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.

Skriv det viktigaste först, eftersom redaktionell text kortas nedifrån.

Ett par kärnfulla uttalanden, till exempel från ordförande i föreningen, gör

pressmeddelandet mer livfullt och användbart för media. Ange namn och

titel efter första citatet och bara namn efter det andra.

2


UNGDOMSSTYRELSEN

Infoga kontaktuppgifter till talespersonen och eventuellt andra personer

som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, mobilnummer och

mejladress bör finnas med.

Presentera er verksamhet på 4-6 rader i malldokumentets sidfot. Använd

en mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten.

Glöm inte att ange er webbadress.

Erbjud exklusivitet: Att först erbjuda er nyhet exklusivt till en utvald

reporter eller nyhetsredaktion kan ofta vara klokt. Om det lyckas sänder ni

pressmeddelandet till övriga media direkt efter publicering.

Sänd pressmeddelandet via mejl, med rubriken i ämnesraden. Klistra in

texten direkt i mejlet. Använd egna uppdaterade sändlistor. Överväg att

inkludera opinionsbildare, bloggare och andra intressenter i era sändlistor.

Om ni skickar till en specifik journalist, tänk på att också skicka till den

redaktion där denne arbetar.

Lägg ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det sänds ut. Den

som läser om er nyhet kan då verifiera informationen och se era tidigare

pressmeddelanden.

Var tillgänglig: Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när

pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör prioritera att

snabbt ringa tillbaka till journalisten.

Förbered frågor och svar: Tänk igenom vilka frågor journalisterna kan

vilja ha svar på. Skriv ned kortfattade och tydliga svar, med målet att de

ska vara begripliga även för den som saknar specialkunskaper inom ert

område.

Några fallgropar

Skriv inte mer än en A4-sida. Ju längre text, desto större risk att

redaktionen missar nyheten.

Fall inte för frestelsen att pressa in olika nyheter i ett och samma

pressmeddelande. Det gör huvudbudskapet otydligt. Två nyheter redovisas

i två olika pressmeddelanden.

Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken.

Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver

skrivas om för att platsa i tidningen leder lättare till publicitet.

Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var

aldrig ensam om att korrekturläsa texten och testa gärna läsbarheten på

någon utomstående.

Skicka inte pressmeddelandet på eftermiddagen – då är de flesta reportrar

upptagna. Om ni inte hinner skicka det på morgonen eller tidig förmiddag

är det bättre att vänta till nästa dag, om det är möjligt.

3


Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Ring

hellre redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.

Inför en bokad intervju

För att intervjun ska ge er den typ av publicitet ni vill ha så kan det vara bra att förbereda

sig lite extra innan intervjun.

Fråga journalisten vilka frågor som hon/han vill ha svar på och förbered dig väl.

Identifiera din målgrupp och tänk igenom vilken förkunskap målgruppen

(publiken läsarna/tittarna) har.

Skriv gärna upp stolpar över vad du vill få sagt. Vilka är dina budskap? Hur

formuleras de på ett slagkraftigt sätt, som inte kan misstolkas? Du bör ha

maximalt tre budskap.

Gör en testintervju. Låt en kollega eller bekant genomföra en ”låtsasintervju”, om

det handlar om radio eller tv. Välj en lämplig plats. Att vara ”ute i verkligheten”

mitt i en aktivitet kan ge en bättre bild än att träffas bakom ett skrivbord. Ha en

bra bakgrund för bilder om en fotograf kommer.

Under intervjun

Intervjun är ert tillfälle att förmedla all den information ni vill att läsare, lyssnaren eller

tv-tittaren ska få.

Berätta gärna för journalisten redan under kallpratet om vad du tycker är viktigt att få

sagt. Överskatta inte journalistens förkunskaper. Du kan nästan alltid mer om ämnet än

vad journalisten kan. Därför bör du för säkerhets skull förklara resonemang som kan

misstolkas och kontrollera att hon eller han hänger med.

Formulera dig nyhetsmässigt. Börja alltid med huvudbudskapet. Krydda ett enkelt och

begripligt språk med konkreta exempel. Frasen ”inga kommentarer” väcker misstro och

lust att forska vidare. Förklara i stället varför du inte kan svara, eller be att få återkomma.

Prata inte “off the record”. Säg bara det du kan stå för. En öppen dialog som tål dagsljus

vinner i längden. En lögn upptäcks ofta, liksom en felaktig spekulation. Prata bara om det

du känner till och är säker på. Var inte rädd att svara ”jag vet inte”.

Ibland känns huvudet helt tomt på svar, eller kanske gjorde nervositeten att du inte ens

tog in frågan. Vinn tid genom att själv upprepa journalistens fråga, eller ställ motfrågan

”Hur menar du?”.

Om det är en inspelad intervju för radio eller tv. Be att få göra en ny tagning om du är

missnöjd med ett svar du gett. Detta önskemål brukar respekteras, såvida du inte är en

makthavare som har försagt dig.

4


UNGDOMSSTYRELSEN

Efter intervjun

Slappna inte av för tidigt. Intervjun är inte över förrän du och journalisten skiljs åt. Börja

gärna sälja in nästa nyhetstips direkt, till exempel genom att berätta för journalisten att ni

snart har en ny aktivitet på gång.

Be att få läsa dina citat innan de publiceras. Du kan få läsa eller höra de citat som en

skrivande journalist tänker använda. Utnyttja den möjligheten om det känns befogat, men

formulera det som en fråga snarare än som ett krav.

Ge gärna positiv återkoppling. Om artikeln/reportaget blev bra: skicka ett mejl och berätta

vad du tycker. Passa samtidigt på att tipsa om uppföljningsmöjligheter.

Undvik negativ återkoppling. Om artikeln innehöll sakfel eller vinklades till er nackdel:

Diskutera med en kollega och gör en bedömning om det är värt att påpeka detta för

journalisten. Oftast är skadan mindre än vi själva tror.

5

More magazines by this user
Similar magazines