Information angående hantering av reseförskott
Information angående hantering av reseförskott
Information angående hantering av reseförskott
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Personalenheten<br />
Lena Annerfeldt<br />
<strong>Information</strong> <strong>angående</strong> <strong>hantering</strong> <strong>av</strong> <strong>reseförskott</strong><br />
Villkor<br />
INFORMATION<br />
2008-11-26<br />
Enligt Allmänna löne- och förmåns<strong>av</strong>talet (ALFA) har arbetstagaren (resenären) rätt<br />
att efter överenskommelse med prefekt få förskott på resekostnader och traktamente,<br />
dock för en månad i taget. Observera att om resenären inte får regelbunden lön<br />
utbetald från universitetet kan denne INTE ta ut något <strong>reseförskott</strong>. Vid minsta<br />
tvekan om utbetalning ska betraktas som <strong>reseförskott</strong> eller löneförskott ska<br />
ansvarig lönesekreterare kontaktas innan <strong>reseförskott</strong> betalas ut.<br />
Hantering <strong>av</strong> <strong>reseförskott</strong> är en tidskrävande och omständlig process.<br />
För att minska antalet <strong>reseförskott</strong> och minska handläggningstiderna rekommenderas<br />
att den anställde ansöker om företagsupphandlat betalkort med privat<br />
betalningsansvar. Sådant kort får användas för tjänsterelaterade utlägg och ska<br />
användas vid tjänsteresor och för utlägg i samband med dessa. Institutionen är inte<br />
ekonomiskt berörd <strong>av</strong> hur korten används.<br />
Blankett för ansökan om betalkort finns på<br />
http://www3.lu.se/pers/Blanketter/ans_privatkort081210.pdf<br />
Postadress Box 117 S-221 00 LUND Besöksadress Byrålogen, Paradisgatan 5 C Telefon dir 046-222 01 75, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 46<br />
10 E-post Lena.Annerfeldt@pers.lu.se Internet http://www.lu.se/pers/<br />
1 (4)
Utbetalning<br />
Då blanketten ”Utbetalning <strong>av</strong> <strong>reseförskott</strong>”, som finns att hämta på Personalenhetens<br />
hemsida, PA Online under blanketter, är korrekt ifylld och undertecknad <strong>av</strong> resenär<br />
(betalningsmottagare) samt prefekt, skickas blanketten till ekonomienheten för<br />
utbetalning via ORFI.<br />
Kopia <strong>av</strong> <strong>reseförskott</strong>et behålles på institutionen.<br />
Utbetalningen görs via ORFI måndagar, onsdagar samt fredagar till det konto som<br />
uppges vid registreringen. Resenären måste alltid uppge korrekt adress o<strong>av</strong>sett om<br />
utbetalning ska ske med ett utbetalningskort till hemadressen eller med en<br />
bankinsättning (meddelande om insättning skickas nämligen till hemadressen). Vid<br />
utbetalning via kontoinsättning ska alltid kontonummer inkl clearingnummer uppges.<br />
Observera att ORFI inte hämtar kontouppgifter från lönesystemet i Primula utan har<br />
ett eget leverantörsregister.<br />
Redovisning<br />
När resan är gjord registrerar resenären in uppgifter och gjorda utlägg för resan, samt<br />
gör <strong>av</strong>drag för <strong>reseförskott</strong>, i Tur&Retur (se Tur&Retur-manual för vidare<br />
information). Reseräkning ska lämnas in så fort som möjligt och aldrig senare än 3<br />
månader efter hemkomst. Reseräkning ska attesteras <strong>av</strong> prefekt (motsvarande).<br />
Därefter granskas reseräkningen vid institutionen (motsvarande). Reseräkning med<br />
därtill hörande kvitton/bilagor ska lämnas in till sekreteraren som då matchar ihop den<br />
tidigare gjorda <strong>reseförskott</strong>sblanketten med reseräkningen. Reseräkning, biljetter och<br />
övriga kvitton arkiveras på respektive institution (motsvarande). Efter godkänd<br />
granskning skickas reseräkning via filöverföring till Primula.<br />
Om ett förskott, enligt ALFA, har betalats ut och reseräkning inte gjorts inom tre<br />
månader efter den månad förskottet betalades ut, ska arbetstagaren betala tillbaka hela<br />
förskottet inom en månad efter anmodan. Om arbetstagare inte betalar tillbaka<br />
förskottsbeloppet i tid får beloppet kvittas mot dennes fordran på lön eller annan<br />
ersättning på grund <strong>av</strong> anställning. Detta sker enligt särskilda rutiner och alltid i<br />
samråd med Personalenheten.<br />
Postadress Box 117 S-221 00 LUND Besöksadress Byrålogen, Paradisgatan 5 C Telefon dir 046-222 01 75, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 46<br />
10 E-post Lena.Annerfeldt@pers.lu.se Internet http://www.lu.se/pers/<br />
2
För att undvika att för stort <strong>reseförskott</strong> tas ut ska resenären innan sin resa göra<br />
en beräkning <strong>av</strong> tänkbara utgifter samt traktamente.<br />
Om förskottsbeloppet trots detta ändå är större än den faktiska resekostnaden<br />
samt ev. traktamenten ska ändå förskottets hela belopp redovisas och dras <strong>av</strong> på<br />
reseräkningen i Tur&Retur. Detta för att förskottsbeloppet ska kunna matchas<br />
med det utbetalda beloppet i ORFI. Den del <strong>av</strong> <strong>reseförskott</strong>et som överskrider den<br />
faktiska ersättningen regleras med löne<strong>av</strong>drag.<br />
Om resenär kvitterar ut <strong>reseförskott</strong> för specifik resa men resan ställs in, ska<br />
<strong>reseförskott</strong>et betalas tillbaka till universitetet på PG 1 56 50-5. Det är mycket<br />
viktigt att kostnadsställe, namn och personnummer uppges på inbetalnings<strong>av</strong>in.<br />
Detta för att det inbetalda beloppet ska kunna matchas mot det utbetalda<br />
<strong>reseförskott</strong>et. Det är inte tillåtet att behålla utbetalt <strong>reseförskott</strong> för inställd resa<br />
för att användas vid annan eventuellt framtida resa.<br />
Slutreglering<br />
En gång/månad skickas en textfil från Tur&Retur till lönesystemet Primula. Resenären<br />
får då ersättning för eventuella utlägg, traktamenten och resekostnader samtidigt som<br />
<strong>reseförskott</strong>et dras <strong>av</strong> på lönen.<br />
Reseförskott från Tur&Retur läggs på ett unikt konto och kostnadsställe (157190,<br />
809302).<br />
Avapplicering<br />
Lönesekreteraren kontrollerar att <strong>reseförskott</strong>et <strong>av</strong> <strong>av</strong>draget på resenärens lön. Om så<br />
är fallet <strong>av</strong>applicerar lönesekreteraren <strong>reseförskott</strong>et i ORFI, debiterar kostnadsställe<br />
809302 och krediterar resenärens kostnadsställe. Denna kontroll gör lönesekreteraren<br />
varje månad.<br />
Skulle lönesekreteraren inte hitta <strong>reseförskott</strong>et i ORFI måste kontakt tas med<br />
institutionssekreteraren för att skapa klarhet i ärendet. Kontakt med institutionen<br />
tas också om lönesekreteraren upptäcker att <strong>reseförskott</strong>et inte är draget på<br />
resenärens lön.<br />
Postadress Box 117 S-221 00 LUND Besöksadress Byrålogen, Paradisgatan 5 C Telefon dir 046-222 01 75, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 46<br />
10 E-post Lena.Annerfeldt@pers.lu.se Internet http://www.lu.se/pers/<br />
3
Övrigt<br />
Reseförskott får endast betalas ut till person som är anställd vid universitetet och då<br />
syftet med förskottet är en planerad, och <strong>av</strong> prefekten (eller motsvarande), godkänd<br />
resa.<br />
Då gäststudenter eller gästforskare behöver förskott för sitt uppehälle i Sverige ska<br />
detta inte betalas ut som <strong>reseförskott</strong> (som bokförs på konto 157100) utan som<br />
löneförskott. Är ersättningen dessutom skattepliktig (arvode) ska institutionen skriva<br />
till Skattemyndigheten för erhållande <strong>av</strong> personnummer samt skattebeslut.<br />
Löneförskott betalas alltid ut <strong>av</strong> lönekontoret. Vid minsta tvekan, var vänlig kontakta<br />
ansvarig lönesekreterare på lönekontoret.<br />
Postadress Box 117 S-221 00 LUND Besöksadress Byrålogen, Paradisgatan 5 C Telefon dir 046-222 01 75, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 46<br />
10 E-post Lena.Annerfeldt@pers.lu.se Internet http://www.lu.se/pers/<br />
4
Change language