Den svenska e-arkivlösningen för offentlig sektor. - Arkivforum

arkivforum.se

Den svenska e-arkivlösningen för offentlig sektor. - Arkivforum

Den svenska e-arkivlösningen för offentlig sektor.


Nu förenklar vi den svenska offentliga

sektorns informationshantering. Vi har

arbetat hårt för att finna en lösning på de

tuffa krav som ställs. Baserat på

e-delegationens utredningar, riksarkivets

föreskrifter och verksamheternas krav

presenterar vi här vår arkivlösning EASY.

EASY är enkel att implementera och erbjuder

en rimlig kostnadsbild. Ni kan vara igång på

ett par veckor! Läs vidare så berättar vi hur.

Varmt välkommen!


EASY - Sveriges mest kostnads-

effektiva e-arkivlösning.

“En komplett e-arkivering på några

veckor” var målet när vi inledde vårt

utvecklingsarbete med EASY. Nu

erbjuder vi en färdig lösning för att

digitalisera och automatisera arkiv-

processer – från överföring till lagring

med ett 1000-årigt perspektiv. Med

teknik från FormPipe Software och

Lemontree täcks behoven inom modern

e-arkivering. EASY ger ökad tillgänglighet

och service, högre informationssäkerhet

och effektivitet samt betydande kostnadsbesparingar.

Tid sparas och istället kan

fokus riktas på verksamhetsfrågor.

Med EASY ökar effektiviseringen och

det blir pengar över.

Många av Sveriges myndigheter och

kommuner har idag problem med sin

informationshantering: man finner det

svårt att skaffa sig kontroll över var den

pappersbaserade informationen finns och

vem som har tillgång till den.

Med kraven på att effektivisera

verksamheten är dagens manuella

pappershantering ett av de viktigaste

områdena för effektivisering.

Pappershanteringens stora mängder

kräver mycket tid till utskrift, sortering,

etikettering och gallring eller leveranser

till arkivet. Det innebär höga kostnader.

Dessutom är återsökning av information

personberoende, geografiskt kopplad och

tidskrävande. Ibland tyngs även verksamhetssystemen

av gammal information och

möjligheterna att avställa informationen

till en arkivlösning saknas. Det blir

ineffektivt och kostsamt. EASY är en lösning

på de här problemen.

Genom att digitalisera informationshanteringen

kan offentliga verksamheter

spara mycket tid och pengar. EASY är en

färdig e-arkivlösning som täcker behovet.

Enkelheten är viktig.

EASY är enkel att förstå, införa och

använda samt enkel att vidareutveckla

och underhålla. Dessutom är det enkelt

att räkna på vad den kostar och vad den

ger tillbaka. Med EASY erbjuds en unik

lösning som står upp till kraven på enkelhet.

Offentliga verksamheter kan vara

igång på några få veckor! Användarna

arbetar kvar i samma gränssnitt som man

är van vid. Det underlättar.

Digitaliserar hela processer.

EASY eliminera tidskrävande manuella

proces steg och behovet av papper. Ni effektiviserar

er verksamhet och får full kontroll

och åtkomst till information på ett

säkert sätt över tid, oavsett ursprung. En

automatiserad, komplett e-arkivlösning.


Riksarkivets och och e-delegationens

1000-års krav. krav.

Riksarkivet och e-delegationen kräver

1000-års lagring över tid. Detta ställer

noggranna krav på hur informationen bör

integreras och digitaliseras över tid. EASY

skapar Riksarkivets bra och överblick e-delegationens över 1000-

förvaltningsövergripande års krav.

processer och

ger Riksarkivet en juridiskt och

korrekt e-delegationen

informationshan- kräver

tering 1000 års

över lagring

tiden. över tid. Detta ställer

noggranna krav på hur informationen bör

• integreras

Logiskt avskild och digitaliseras

information över

- tid. Med

eGo

e-arkivet skapas

ska en bra

vara överblick

gemensamt och förvalt-

för

ningsövergripande

alla delar av myndigheter processer

och över tid. Det

verktyg

kommuner, som ger

men en respektive effektiv e-förvaltning

förvaltning

som

eller upprättas,

avdelning drivs

ska framåt

kunna och

ha varsitt följs upp

för

arkiv, att slutligen

logiskt avskilt lagras.

från Förvaltningen

de andra. kan

• även

Stödja omfatta

olika data

leveransscenarion från produktionssys-


tem

lösningen som samtidigt ska kunna som

ta att

emot lagras, görs

åtkomlig

leveranser för rätt

av information handläggande

när personer.

Om

verksamheten detta inte omhändertas

behöver leverera. i produktionen

riskerar produktionssystemen bli

Förvaltningen långsammare och

kan svårare

även omfatta att söka

data i ju

från mer

produktionssystem data som omfattas.

som Nya program-

samtidigt

som versioner

den lagras, av dataprogam

görs åtkomlig är något för rätt

som vi

handläggande alla stött på. Hur personer. fungerar

Om det

detta att läsa

inte en

omhändertas Word 97 fil i Word

i produktionen, 2010? Med eGo

riskerar blir det

produktionssystemen problemet ett minne blott.

bli långsammare

och svårare att söka i ju mer data som

omfattas. Även att läsa ett gammalt

filformat i moderna verktyg, som till

exempel iPad eller en Smartphone,

fungerar utmärkt med EASY!

Effektivisering genom säker säker

informationshantering över över tiden. tiden.

Lätt att räkna hem.

EASY gör gör er till en effektiv organisation då

Kräver ledningen en investeringskalkyl

er information hanteras över tiden

som stöd för framtida investeringar? Har

genom att synliggöras och göras

ni svårt att överblicka vilka besparingsef-

tillgänglig tillgänglig för fler, oberoende av teknik.

fekter den aktuella investeringen i ert nya

EASY säkerställer kvalitet med effektiv

system ska ge? Det krävs ofta en ROI som

återsökning och lagring med Riksarkivets

stöd för framtida investeringar. Ett system

1000-åriga perspektiv. Även e-delega-

täcker ofta enbart en del av informationstionen

anger i sina rapporter hur

flödet. Genom att hela informationskedjan

informationen bör integreras och

inkluderas och inte begränsar er till endast

digitaliseras över tiden. Dessa krav klaras

en enskild funktion blir det lättare att

med EASY.

räkna med eGo. Det kan krävas att hela

Idag används används inom den egna

processen digitaliseras och delvis automa-

förvaltningen ofta bara enskilda system

tiseras för full besparingseffekt.

som omöjliggör en bra överblick. Ibland

lagras eGo eller information drifta själv? direkt i produktionssystemen

där det saknas möjlighet till

eGo som tjänst ger er en komplett e-för-

långtidslagring. Åtkomst och överblick

valtningslöning på en vecka. Väljer ni att

blir begränsad, systemen blir

knyta ihop det som erbjuds inom ramen

långsammare och personalen frustrerad.

för tjänsten själva tar implementeringen

Vi föreslår istället en modern e-förvalt-

ofta flera år.

ning med effektiv informationshantering

Med eGo behöver ni varken servrar

över tid – EASY.


EASY - Ger Sveriges

snabbaste e-arkivprojekt.

Säker informationshantering

• Hållbart över tid: informationen ska

finnas kvar och vara läsbar över tid, trots

mjuk- och hårdvaruup pdateringar.

• Autentiskt: informationen ska vara oförvanskad

och endast behöriga personer

ska komma åt rätt information.

Effektiv informationshantering

• Enkelt – det ska vara enkelt att söka och

hitta informationen i systemet.

• Samlade ärenden – lösningen ska

möjliggöra att all ärendeinformation

lagras och hämtas på ett ställe.

• En samlad arkivredovisning –

lösningen ska kunna redovisa både digital

och analog information.

• Enkelt att ansluta – låga hinder för att

ansluta till e-arkivet. Flera anslutningssätt.

Behovet från verksamheten och

möjligheten att möta behovet ska styra.

Lätt att räkna hem.

Kräver ledningen en investeringskalkyl

som stöd för framtida investeringar?

Har ni svårt att överblicka besparingseffekterna?

Krävs en ROI som stöd för

framtida investeringar? Ett enskilt system

täcker ofta enbart en del av informationsflödet.

Genom att hela informationskedjan

inkluderas och inte begränsar er till

endast en enskild funktion blir det lättare

att räkna med EASY. Det kan krävas att

hela processen digitaliseras och delvis

automatiseras för full effektivisering.

Studier visar effektiviseringsvinster på

upp till 70 miljoner per år för en mellanstor

svensk kommun om en automatiserad

och väl fungerande e-arkivlösning

införs.

Effektiviseringen uppnås genom att

bland annat:

• Digitalisera informationen.

• Skrota gamla system.

• Minska kostnader för att skapa

e-arkivlösningar i efterhand.

• Öka tillgänglighet till informationen i

e-arkivet.

• Samla informationshanterings-

processen.

• Minska kostnader för lokal och

kontorsmaterial.

EASY - som tjänst eller drifta själv?

EASY ger er en komplett e-arkivlösning

på några veckor. En flexibel, trygg och

högteknologisk drift av era IT-lösningar.

Väljer ni att själva knyta ihop det som

erbjuds inom ramen för EASY tar

implementeringen ofta flera år.

Med EASY behöver ni varken servrar

eller plattforms- och systemlicenser för

drift och användande. Systemet är helt

webbaserat och inga klientprogramvaror

(program på varje enskild dator)

behöver installeras eller underhållas. Er

egen IT-avdelning avlastas. Vi tillhandahåller

standardiserade funktioner och

ni behöver inte sätta er in i de tekniska

detaljerna. Dessutom slipper ni dyra

utredningsarbeten, ta fram upphandlingsunderlag

och kravspecifikationer

eftersom tjänsten är utformad som en

standardtjänst.

Tjänsten ger er en kort startsträcka

och pålitlig tillgänglighet till marknadens

mest beprövade produkter.

För er som vill drifta lösningen lokalt

erbjuder vi även möjligheten till en lokal

installation på klassiskt vis.


Prismodell

EASY som tjänst

Vår prismodell bygger på en fast

abonnemangsavgift. I den ingår hela

tjänsten bestående av licenser, support,

underhåll, uppgraderingar samt komplett

drift med underliggande hård- och

mjukvara.

Ett baspaket som sedan kan utökas för

kunden med val i extrautrustningslistan.

Det blir lätt att räkna ut en månads-

kostnad.

EASY för egen drift

Alternativet är att köpa enligt traditionella

licensavtal där myndigheten själv ansvarar

för alla driftsrelaterade funktioner och

kostnader.

Ingående funktioner och delar i EASY

Exempel på ingående delar i Sveriges

enda färdiga e-arkivlösning:

• Automatiserar hela arkivprocessen,

från uttag till återsökning i långtidslagringen.

• Åstadkommer en central hantering av

processer, arkivredovisning, strategi

för bevarande samt dokumentation av

e-handlingar.

• Uppfyller kostnadseffektivt Riksarkivets

föreskrifter RAFS 2008:4, RAFS 2009:1

och RAFS 2009:2.

• Ger tillgång till färdiga arkivscheman

och uttagsscheman som delas av flera.

• Möjliggör snabba och effektiva

återsökningar i långtidslagret från

utvalda verksamhetssystem och

portaler.

• Kortar implementeringstider för

automatisk e-arkivering i realtid.

Undvik de klassiska problemen inom

IT med kostsamma och tidskrävande

projekt för att implementera

standardfunktionalitet! Hör av er så

berättar vi mer.


EASY - Bygger på

följande produkter.

Lemontree Navigator

Lemontree Navigator är marknadens

enda verksamhetsbaserade informationsredovisningssystem

som är både redovisande

och styrande enligt Riksarkivets

föreskrifter. Navigator kan köpas som en

tjänst eller som en produkt för drift i egen

regi integrerad med era befintliga system.

Förutom Riksarkivets föreskrifter bygger

Navigator på Lemontrees gedigna

kunskap om informationsredovisning och

om

myndigheters regelverk och krav.

Navigator inkluderar också många

myndigheters önskemål om dynamiska

informationsstrukturer för att enkelt

kunna hantera olika typer av verksamhets-förändringar

utan att behöva kalla

på externt konsultstöd.

Navigator kan även levereras med

färdiga metoder för en snabb övergång

till verksamhetsbaserad informations-

redovisning med omedelbara effektiviseringar

av verksamheten som följd.

Lemontree Archiver

Lemontree Archiver är ett verktyg som

kan konfigureras för olika verksamhetssystem,

oberoende av teknisk plattform.

Lösningen innehåller stöd för uttag,

intag, transformering, konvertering,

leverans/paketering, leveranshantering,

orkestrering och gallring. Med Lemontree

Archiver kan ni även automatisera er

arkivering, utan behov av manuell handpåläggning,

vilket är effektivt när stora

informationsmängder dagligen fastställs

med hög frekvens.

Kostnaderna för att arbeta med

manuella uttag och arkivering är inte

längre försvarbara. Lemontree har gjort

beräkningar som visar på stora besparingar

med en automatiserad lösning som

fungerar med olika verksamhetssystem

istället för att manuellt arbeta med arkivrelaterade

uppgifter.

FormPipe Long-Term Archive

FormPipe Long-Term Archive är

ett system för bevarande av digital

information över längre tid. Systemet är

framtaget i nära dialog med Riksarkivet

och är baserat på OAIS-modellen (ISO

14721:2003). FormPipe Long-Term

Archive kan hantera information från olika

system och säkerställer att informationen

lever upp till krav på bevarande-format,

tillgänglighet och spårbarhet och inte

minst – att informationen är åtkomlig och

begriplig för framtida bruk.

FormPipe Long-Term Archive i korthet:

• Systemet kan hantera handlingar och

metadata i olika format oavsett

verksamhetssystem.

• Sammanställningar från verksamhetssystem

kan återskapas, det vill säga

metadata sparas i sin ursprungsstruktur

– och handlingar kan återsökas utifrån

sitt ursprungliga sammanhang.

Den öppna datalagringen kan även

anpassas till valfri struktur eller

etablerade standarder som Moreq2 och

Dublin Core.

• Systemet tillåter migrering och export

oberoende av leverantör.

• Systemet gör kontinuerliga kontroller

av de elektroniska handlingarna för att

säkerställa att de inte skadats.

• Ändringar bevaras tillsammans med de

ursprungliga uppgifterna.

• Kontrollerar att handlingar är i valda

bevarandeformat.

Nöjda kunder

Med hundratals lyckade projekt och nöjda

kunder inom offentlig verksamhet har

vi tillsammans den mångåriga erfarenhet

och kompetens som försäkrar er framtida

framgång inom informationshantering

över tiden. Varmt välkommen till EASY

och framtiden för e-arkivering inom

offentlig sektor.



EASY i korthet

• Förenklad e-arkivering

• Enkel att implementera

• Rättsäkert över tiden

• 1000-års lagringsperspektiv

• Sparar tid och frigör resurser

• Enklare för allmänhet, media och forskare att

ta del av allmänna handlingar

• Minskade kostnader

• Lätt att räkna hem

• Igång på kort tid!

• Installation lokalt eller som tjänst.

Varmt välkommen till EASY!

Lemontree Enterprise Solutions AB

info@lemontree.se

08 - 600 41 60

Även en del av eGo.

”Vi efterfrågade en lösning som passade vår verksamhet, en lösning som är kompatibelt

med redan befintliga system och har en låg inlärningströskel för användarna. EASY

ger oss möjlighet att arbeta i samma gränssnitt som vi gör idag och vi kommer även

ha möjlighet att söka efter arkiverad information i befintligt system vilket underlättar”,

säger Richard Ericsson, Enhetschef IT & Service på Swedac.

FormPipe Software AB

info@formpipe.com

08-555 290 60

Similar magazines