2003 Rapport sv - Lycksele kommun

ABCD
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
KPMG
3 juni 2010
Antal sidor 11
© 2010 KPMG AB, the Swedish member firm of KPMG International,
a Swiss cooperative. All rights reserved.

ABCD
Innehåll
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
1. Sammanfattning 2
2. Uppdrag 3
3. Bakgrund 3
4. Syfte 4
5. Genomförande 4
6. Finns en dokumenterad policy eller riktlinjer för hur kommunen
skall hantera dessa frågor? 4
7. Inventering av kommunens verksamhet med avseende på
konkurrens med privata aktörer? 5
7.1 Frivillig verksamhet 6
8. Hur ser det ekonomiska resultatet ut av verkstadens utlägg och
återgång till kommunen? 6
9. Hur ligger Lycksele till i jämförelse med andra kommuner? 8
Bilaga 1 Frivillig verksamhet

ABCD
1. Sammanfattning
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
Revisorerna i Lycksele kommun har uppdragit åt KPMG att inventera vilka verksamheter som
kommunen driver och som konkurrerar med privata aktörer.
Nedan sammanfattas våra iakttagelser från granskningen samt våra rekommendationer för att åtgärda
konstaterade brister.
Kommunfullmäktige har antagit ”Policy för alternativa driftsformer och konkurrensutsättning av
Lycksele kommuns verksamhet” 2006-06-19. I policyn anges att kommunstyrelsen och nämnderna
skall i dokumentet ”inriktning för verksamheten” årligen redovisa till kommunfullmäktige ett
program med en översikt av vad som avses konkurrensutsättas inom de tre närmaste åren.
Kommunfullmäktige ska godkänna varje enskild konkurrensutsättning. Detta innebär praktiskt att
ett beslut om konkurrensutsättning av nämnden kan undanröjas av kommunfullmäktige.
Kommunen har inte genomfört en inventering. I samband med arbetet med prioriteringsprocessen
upprättade kommunen en sammanställning över frivilliga verksamheter inom Lycksele kommun.
Listan innehåller en rad olika verksamheter som skulle kunna konkurrensutsättas. Genom att konkurrensutsätta
verksamheten kan kommunen minska sina kostnader för verksamhet som redovisar
en nettokostnad. I slutänden är det ett politiskt beslut om kommunen ska genomföra utlägg av
verksamheter och i vilken omfattning detta ska ske.
Underlaget, som togs fram inför verkstadens utlägg, innehöll ett beräknat antal personaltimmar
som fordrades i verksamheten. Beräkningen grundades på verksamhetens tidigare omfattning och
den fordonspark som kommunen hade vid beräkningstillfället. Kommunens fordonspark har förändrats
från när beräkningen av timmar gjordes. Många av fordonen är utbytta till nya, som servas
och repareras enligt avtal hos externa verkstäder. Detta medför att behovet av personaltimmar
i kommunens verkstad har minskat.
Svenskt Näringsliv rankar frekvent Sveriges 290 kommuner efter hur stor andel av den kommunala
verksamheten som de lägger ut på entreprenad. Att vara rankad som nummer ett innebär
högst andel kommunal verksamhet på entreprenad. Lycksele kommun placerar sig på plats 266 i
2009 års rankning.
Rekommendationer
• Om kommunen vill underlätta för konkurrensutsättning kan processen i kommunen göras
enklare. Vi rekommenderar kommunen att ta bort bestämmelsen som innebär att kommunfullmäktige
ska godkänna varje enskild konkurrensutsättning.
Kravet på att årligen redovisa ett program med en översikt av vad som avses konkurrensutsättas
inom de tre närmaste åren bör tas bort då onödiga administrativa krav skapas.
• Vi rekommenderar kommunen att dokumentera kalkyleringar för utlägg på entreprenad
för att kunna följa upp hur lönsam konkurrensutsättningen blev.
2(8)

ABCD
2. Uppdrag
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
Revisorerna i Lycksele kommun har uppdragit åt KPMG att inventera vilka verksamheter som
kommunen driver och som konkurrerar med privata aktörer.
3. Bakgrund
Från årsskiftet är det inte tillåtet för kommuner, landsting eller statliga myndigheter att
sälja varor och tjänster om det sker på ett sätt som begränsar konkurrensen.
Enligt ett nytt tillägg i konkurrenslagen får nu Konkurrensverket möjlighet att ingripa
mot offentliga aktörer som bedriver konkurrensbegränsande säljverksamhet.
Konkurrens på lika villkor
Många kommuner, landsting och statliga myndigheter driver olika former av säljverksamhet
i konkurrens med andra företag. Detta sker i både förvaltningsform och i juridiska
personer, som exempelvis aktiebolag, där det offentliga har ett särskilt inflytande. Konkurrensverket,
som ska tillämpa den nya regeln kan gå till domstol och begära att en viss
verksamhet förbjuds att drivas på ett sätt som begränsar konkurrensen. Förbudet kan
kombineras med vite.
Prioritering viktigt
Offentlig säljverksamhet har sedan många år varit ett område där det kommit in klagomål
till Konkurrensverket där statliga myndigheter, kommuner eller landsting påstås konkurrera
på ett ojust sätt.
De nya reglerna gäller samtliga näringsverksamheter. Men bland områden av principiell
natur eller stort ekonomiskt värde kan nämnas till exempel bredbandsmarknaden, restaurant-
och hotellverksamhet och avfallshantering. Som man kan läsa i policyn har Konkurrensverket
fler kriterier som styr prioriteringarna.
Andra typer av verksamheter kommer att ha en lägre prioritet. Det kan till exempel handla
om vissa verksamheter som av hävd har drivits enbart i offentlig regi och där skälen att
bedriva verksamheten inte främst är kommersiella. Det gäller till exempel kommunalt
drivna kultur- eller musikskolor och yrkesutbildningar som i begränsad omfattning erbjuder
produkter eller tjänster utförda av elever. Det är dock inte den etikett som sätts på en
verksamhet som avgör, utan de verkliga förhållandena. Även de här verksamheterna bör
drivas på ett sådant sätt att de inte snedvrider konkurrensen onödigt mycket.
3(8)

ABCD
4. Syfte
Följande utgångspunkter har legat till grund för granskningen:
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
• Finns en dokumenterad policy eller riktlinjer för hur kommunen skall hantera dessa frågor
• Inventering av kommunens verksamhet med avseende på konkurrens med privata aktörer.
• Verkstaden privatiserades tidigare men har återgått till att skötas av kommunen. Hur ser det
ekonomiska resultatet ut av utlägget och återgången till kommunen.
5. Genomförande
Projektet har genomförts genom:
• Upprättande av projektplan och förankring av projektet.
• Dokumentstudier av direktiv, riktlinjer och anvisningar, rutinbeskrivningar e t c samt övriga
dokument som har betydelse för granskningens genomförande.
• Intervjuer med Bengt Svensson, förvaltningschef samhällsbyggnadskontoret, Eric Lundström,
kommunens upphandlingsenhet.
• Analys och bedömning av resultat av insamlade dokument och intervjuer.
Rapporten har saklighetskontrollerats av Bengt Svensson.
6. Finns en dokumenterad policy eller riktlinjer för hur kommunen
skall hantera dessa frågor?
Kommunfullmäktige har antagit ”Policy för alternativa driftsformer och konkurrensutsättning av
Lycksele kommuns verksamhet” 2006-06-19.
I policyn anges att kommunstyrelsen och nämnderna skall i dokumentet ”inriktning för verksamheten”
årligen redovisa till kommunfullmäktige ett program med en översikt av vad som avses
konkurrensutsättas inom de tre närmaste åren.
Kommunfullmäktige ska godkänna varje enskild konkurrensutsättning. Detta innebär praktiskt att
ett beslut om konkurrensutsättning av nämnden kan undanröjas av kommunfullmäktige.
Enligt vad förvaltningschefen för samhällsbyggnadskontoret erfar har redovisning enligt policyns
krav hittills inte skett till kommunfullmäktige. Ett undantag finns när tryckeriverksamheten lades
ut, detta kommunicerades i inriktning för verksamheten. Informationen lämnades dock inte tre år i
förväg. Att med tre års framförhållning varsla om ett utlägg kan skapa oro bland medarbetare som
är måna om att behålla sina arbeten.
4(8)

ABCD
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
Förvaltningschefen anser att det är enkelt att lägga ut verksamheter på entreprenad, men det kan
vara praktiskt svårt att få utlägg att fungera för en inlandskommun. Många gånger finns inte ett
tillräckligt stort utbud av aktörer etablerade på marknaden. De aktörer som finns prioriterar större
kunder, vilket gör att kommunen kan komma i andra hand om uppdraget är litet.
Att få till stånd ett utlägg av en kommunal verksamhet är en administrativt trög process, enligt
den gång som policyn kräver. Många instanser ska genomgås innan ett beslut kan tas. Förtroendevalda
har kritiserat att tjänstemännen inte konkurrensutsätter verksamheter i tillräcklig omfattning.
Om beslutet att lägga ut verksamhet på entreprenad delegerades till nämnd, kunde processen
underlättas.
Renhållning är ett område som för närvarande utvärderas för ett eventuellt utlägg på entreprenad.
Oavsett om det är en entreprenör eller kommunen som får uppdraget att driva verksamheten,
kommer fordonen att behöva förnyas. Upphandlingen ställer, enligt kommunens upphandlingspolicy,
hårda krav på bilarna ur miljösynpunkt. Om kommunen tar driften av renhållningsverksamheten
i egen regi kommer befintliga bilar inte att uppfylla miljökraven. Kommunen riskerar att bli
stämd i länsrätten för ett felaktigt upphandlingsförfarande om kraven på bilar i upphandlingen har
åsidosatts.
Om renhållning läggs ut på entreprenad blir det problematiskt att skära i ”overhead”-kostnader
med kommunens fördelningsmetod. Inom kommunen fördelas overheadkostnaden till stor del
utifrån hur personalintensiv verksamheten är och till mindre del utifrån omsättning. Inom renhållningsområdet
kännetecknas verksamheten av stor omsättning och lite personal. Detta resulterar i
att förvaltningschefen har en liten möjlighet att påverka overheadkostnader. Oavsett om ett utlägg
av renhållningsverksamheten kommer att genomföras så kommer personalstyrkan inom AVA att
ligga på ungefär samma nivå.
Rekommendation
Om kommunen vill underlätta för konkurrensutsättning kan processen i kommunen göras enklare.
Vi rekommenderar kommunen att ta bort bestämmelsen som innebär att kommunfullmäktige ska
godkänna varje enskild konkurrensutsättning.
Kravet på att årligen redovisa ett program med en översikt av vad som avses konkurrensutsättas
inom de tre närmaste åren bör tas bort då onödiga administrativa krav skapas.
7. Inventering av kommunens verksamhet med avseende på
konkurrens med privata aktörer?
Kommunen har inte genomfört en inventering. Det har bara förekommit lösa diskussioner inom
kommunen i frågan. Transporter hör till de enklare verksamheter som kan läggas ut och snöröjning
ingår i detta område. De verksamheter som i dagsläget är utlagda på entreprenad från kommunens
sida är snöröjning samt viss del av verkstaden. Kommunen är i processen att besluta om
även renhållning /sophämtning ska läggas ut.
När det gäller snöröjning är det svårt för en leverantör att kunna utföra utryckning med kort varsel.
Därför krävs att kommunen har plogbilar även i egen regi.
5(8)

ABCD
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
Inga diskussioner har förts angående utlägg av fastighetsskötsel, vad förvaltningschefen erfar.
Inom socialas område finns ingen känd aktör på orten som skulle kunna vara aktuell för ett utlägg.
När verksamheter inom kommunen läggs ut på entreprenad mottas det ofta negativt från kommunens
medarbetare. En del kommunanställda ser utlägg som ett hot mot deras tjänster.
I slutänden är det ett politiskt beslut om kommunen ska genomföra utlägg av verksamheter och i
vilken omfattning detta ska ske.
7.1 Frivillig verksamhet
I samband med arbetet med prioriteringsprocessen upprättade kommunen en sammanställning
över frivilliga verksamheter inom Lycksele kommun (se bilaga 1). Listan innehåller en rad olika
verksamheter som skulle kunna konkurrensutsättas. Genom att konkurrensutsätta verksamheten
kan kommunen minska sina kostnader för verksamhet som redovisar en nettokostnad.
Servicenämndens lista kan göras längre med t ex städning, fastighetsskötsel mm. för ”hårda” tekniska
tjänster leder konkurrensutsättning i regel till mer effekt för varje skattekrona. För ”mjuka”
tjänster inom vård, skola och omsorg innebär valfriheten mångfald för brukarna och förbättring
av kvaliteten.
Ett sätt att öka andelen privata entreprenader är översyn av policies. Är privatisering av tjänsteproduktion
ett alternativ som med automatik alltid kontrolleras vid nya beslut.
Förbättrad information om kommunens planering skapar också möjlighet till nya förslag och erbjudanden
från befintliga företagare, samt möjlighet till att nya företag startar med inriktning på
de verksamheter som konkurrensutsätts.
8. Hur ser det ekonomiska resultatet ut av verkstadens utlägg och
återgång till kommunen?
Underlaget, som togs fram inför verkstadens utlägg, innehöll ett beräknat antal personaltimmar
som fordrades i verksamheten. Beräkningen grundades på verksamhetens tidigare omfattning och
den fordonspark som kommunen hade vid beräkningstillfället.
Kommunens fordonspark har förändrats från när beräkningen av timmar gjordes. Många av fordonen
är utbytta till nya, som servas och repareras enligt avtal hos externa verkstäder. Detta medför
att behovet av personaltimmar i kommunens verkstad har minskat.
Tidigare hade kommunen en stor del äldre bilar som hade ett lågt värde, men innebar höga reparationskostnader.
År 2007 köpte kommunen två nya bilar och år 2008 köptes ytterligare två bilar..
Med de nya bilarna blir den fasta månadskostnaden högre än förut, men reparationskostnaderna är
lägre.
6(8)

ABCD
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
Inom gatukontoret har gamla servicetraktorer bytts ut till nya med tillhörande serviceavtal.
I upphandlingsunderlaget beräknades en volym på tre tusen timmar per år för verkstadstjänster.
Beräkningen blev någorlunda rätt med hänsyn till förutsättningarna som rådde vid beräkningstillfället.
Det är lättare att uppskatta arbetstimmar på nya bilar som har kända intervaller för service,
däckbyten etc. De personer som var involverade i beräkningen har alla avslutat sina tjänster hos
kommunen.
Antalet timmar vid beräkningstillfället grundade sig på att det var fem personer anställda i verkstaden.
Timmarna omfattade beräknad tid för enkla reparationer.
Upphandlingen resulterade i att ett avtal tecknades med företaget Bilnord för att sköta verkstadstjänster
för tunga fordon och personbilar. Ansvaret för maskiner såsom gräsklippare, röjsågar etc.
gick till BO´s Hydraul. Efter halva avtalsperioden gick hydraulföretaget i konkurs. Ansvaret för
verkstadstjänster för gräsklipparna etc. fick då gå tillbaka till kommunen. Återgången motsvarade
ca en tredjedel av de verkstadstjänster som ursprungligt lagts ut från kommunen. Avtalet med
Bilnord gäller till 1 oktober 2010.
Det var en övertalighet i kommunen när verkstaden lades ut. Personal inom kommunverkstad
blev erbjudna arbete hos Bilnord. Av fem anställda bytte en person arbetsgivare. Två personer
gick i pension. Vid återgången, av hydraulföretagets tjänster till kommunen, kvarstod således två
personer anställda inom kommunverkstaden. Anställningarna motsvarar en heltidstjänst i verkstaden.
Kommunen lyckades krympa organisationen och personalkostnaderna.
Vid utlägget av verkstaden kunde verkstadens lokaler krympa genom att kommunförrådet och
verkstaden flyttades ihop. Den minskade lokalytan innebar en reell besparing för kommunen. Det
är svårt att få besparingar genom att minska kommunala lokaler då hyresintäkten också minskar
om inte en ny hyresgäst träder in. En extern aktör var intresserad av att flytta in i de forna verkstadslokalerna.
Detta blev inte aktuellt eftersom aktörens verksamhet krävde passage genom grindar
på kvällstid. Inbrott skulle då riskeras i kommunens angränsande förråd som innehåller stöldbegärliga
föremål.
Förvaltningschefen och upphandlingsenheten anser inte att förfrågningsunderlaget var optimalt
utformat vid upphandlingen av verkstadstjänster. Underlaget borde vara mer exakt när man vill
beställa ett visst arbete på ett fordon. Verkstaden har inte skyldighet att hålla reda på vilka arbeten
som behövs på ett visst fordon, eller garanterad kunskap om nödvändiga åtgärder. Detta förhållande
kräver mycket kunskap av kommunen som beställare. Bristen i upphandlingsunderlaget har
inte främjat samverkan mellan kommunen och Bilnord.
Bilnord tilldelades inte affären att tillhandahålla verkstadstjänster på grund av priskriteriet. Företaget
vann upphandlingen främst eftersom de utgör den största etablerade verkstadsaktören på
orten. Kommunen uppskattar att de förser Bilnord med ca 500 verkstadstimmar per år. Detta gör
kommunen till en relativt liten kund till Bilnord. Som liten kund blir kommunen ofta inte prioriterade
vid behov av verkstadstjänster. Detta kan skapa missnöje hos medarbetare inom kommunen
som förväntar sig att få en snabb service och att få exakt vad de beställt.
7(8)

ABCD
Lycksele kommun
Granskning affärsverksamhet
Rapport
2010-06-03
Det finns ett stort tryck på Bilnord från kunder på orten, vad gäller efterfrågan av företagets tjänster.
Vissa kommunanställda upplever att Bilnord avhjälper fel för långsamt. Det har förekommit
flera dagars väntetid för däckbyte på hemtjänstens bilar.
Verkstaden i kommunens egen regi hanterar främst röjsågar. De utför vissa enklare åtgärder på
personbilar, såsom byte av glödlampor. Enligt förvaltningschefen borde chaufförer kunna ansvara
för att utföra enklare åtgärder på bilarna.
Idag är verkstaden liten i förhållande till tidigare. Verkstaden tillgodoser de tjänster som krävs för
kommunens dagliga verksamhet.
Mot bakgrund av att nuvarande avtal om verkstadstjänster inte upplevs bra, anser förvaltningschefen
att ramavtal borde tecknas med flera leverantörer. Vid behov av verkstadstjänster skulle förfrågan
till olika leverantörer kunna göras och konkurrensutsättning främjas. I nuläget får Bilnord
alla affärer, oavsett om de har kompetens eller inte. Ett exempel rör djurparkens tåg som fick problem
med bromsarna. Bilnord kunde inte avhjälpa problemet.
Rekommendation
Vi rekommenderar kommunen att dokumentera kalkyleringar för utlägg på entreprenad för att
kunna följa upp hur lönsam konkurrensutsättningen blev.
9. Hur ligger Lycksele till i jämförelse med andra kommuner?
Svenskt Näringsliv rankar frekvent Sveriges 290 kommuner efter hur stor andel av den kommunala
verksamheten som de lägger ut på entreprenad. Att vara rankad som nummer ett innebär
högst andel kommunal verksamhet på entreprenad. Lycksele kommun placerar sig på plats 266 i
2009 års rankning.
KPMG AB, dag som ovan
Helen Sundström Hetta
Kundansvarig
8(8)

Bilaga 1
Arbetsmaterial till KS au Sammanställning över frivilliga verksamheter 2007-12-04
Verksamhet Netto Anmärkning
Alla facknämnder är i princip frivilliga!
Socialnämnden
Familjecenter KoUN har budget för detta - SN:s kostnad =
ev ett rum på 0,25
Bidrag till kvinnojouren 55
Bidrag till Puls, för två placeringar 150
Dagligverksamhet för äldre 3 930
Anhörigstöd 100
Arbetscentrum 665
Försörjningsstöd utöver norm 700
Röda Villan 600
Fotvård 108
Subventionerade måltider Skyttens kök Avvecklas kommande årsskifte!
Delsumma SN 6 308
Servicenämnden
Fritidsverksamhet:
Turistverksamhet 770
Allmän fritidsverksamhet 2 160
Bidrag:
bidrag föreningar 2 050
skötselbidrag till föreningar 600
bidrag Lycksele MB 1 000
bidrag Kristinebergs 200
bidrag friluftsbad, rastpl, lönebidr 170
Idrottsanläggningar 3 100
Fritidsanläggningar (ishall mm) 1 700
Simhall 2 200
Ansia Badpark 350
Fritidsgårdar 3 800
Delsumma fritidsverksamhet 18 100
Parker 1 740
Förråd 660
Fastigheter (delvis) -1 600 Överskott!
Djurparken -400 Överskott!
Bredband -1 700 Överskott!
Flygplatsen -500 Överskott!
Delsumma SeN 16 300

Verksamhet Netto Anmärkning
Miljö- och samhällsnämnden
Energirådgivning 0 Bidragsfinansierat!
Naturvård 190
Delsumma MSN 190
Kommunstyrelsen
Lärcentrum 2 051
Resebidrag till studerande 125
Näringslivsenheten 1 546
Bidrag till SLE 75
Utvecklingsmedel 2 000
Marknadsföring 500
Bidrag till Skogsmuseet 1 891
Konsumentrådgivning 170
Bidrag till LySa 1 000
Arbetsmarknadsåtgärder 2 600
Feriearbeten 1 200
Partistöd 600
Medlemskap i kommunförbundet 800
Folkhälsorådet 123
Varuhemsändningsbidrag 175
Lokaltrafiken 1 580
25-årsgåvor 250
Staben 3 415
Delsumma KS 20 101
Bilaga 1
Tannbergsskolan
Påbyggnadsutbildningar 0 Trafiklärarutbildningen! Intäktsfinansierat!
Elevhem 1 060
Delsumma Tbg-skolan 1 060
Kultur- och utbildningsnämnden
Musikskolan 4 533
KLC 1 315
Staten betalar vissa delar vilket ger att
Bidrag till studieförbund 630 kommuner också ska bidra!?
Bidrag till kulturella föreningar 682
Övriga kulturella satsningar 103
Familjecenter 750
Barnomsorg på obekväm tid 3 000
Delsumma KoUN 11 013
Övrigt
Maxtaxor inom barnomsorg?
Olycksfallsförsäkring på heltid 135 Betalas främst av KoUN
Hälsoinspiratörer / friskvård
Mediacenter? 360 tkr
Pedagogisk verkstad 1,5 mkr
Totalsumma 55 107