Policy för hantering av mobiltelefoner inom Landstinget
Policy för hantering av mobiltelefoner inom Landstinget
Policy för hantering av mobiltelefoner inom Landstinget
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
Dnr S42012-0167/65<br />
Förslag till <strong>Policy</strong> <strong>för</strong> <strong>hantering</strong> <strong>av</strong> telefoner i Jönköpings<br />
kyrkliga samfällighet<br />
”Tillgänglighet – Vårt gemensamma ansvar!”<br />
1(2)<br />
Bakgrund<br />
Mot bakgrund <strong>av</strong> att samfälligheten har många användare <strong>av</strong> telefoner<br />
finns behov <strong>av</strong> att <strong>för</strong>tydliga vilka regler som gäller och att frågor kring telefoni<br />
hanteras på likartat sätt i Jönköpings kyrkliga samfällighet.<br />
Beslut <strong>inom</strong> ramen <strong>för</strong> och undantag från denna policy fattas alltid <strong>av</strong><br />
verksamhetschef, med verksamhetschef menas kyrkoherde, kansli-, fastighets-,<br />
kyrkogårds- och ekonomichef.<br />
<strong>Policy</strong><br />
Avtal – inköp - arbetsgång<br />
Gällande inköps<strong>av</strong>tal <strong>för</strong>handlas fram <strong>av</strong> ekonomi<strong>av</strong>delningen. Respektive<br />
enhet gör inköp från gällande <strong>av</strong>tal. Samtliga kostnader <strong>för</strong> telefoni tas i<br />
respektive enhets budget.<br />
Leverantör <strong>av</strong> telefoni eller utrustning till telefoner anvisas <strong>av</strong> ekonomi<strong>av</strong>delningen.<br />
Beslut om byte <strong>av</strong> befintlig telefon görs efter bedömning <strong>av</strong> aktuell<br />
leverantör och ekonomichef, vid behov i samråd med verksamhetschef.<br />
Felanmälningar och beställningar <strong>av</strong>seende telefoner skall alltid göras<br />
till kyrko<strong>för</strong>valtningens reception, via mail:<br />
info@svenskakyrkanjonkoping.se .<br />
Telefonstandard/utrustning<br />
Telefonstandarden ska vara den <strong>av</strong> Jönköpings kyrkliga samfällighet antagna<br />
och <strong>av</strong>talade.<br />
Verksamhetschef beslutar om vilken typ <strong>av</strong> telefonutrustning respektive<br />
användare ska utrustas med. Vid beslut om telefonutrustning ska hänsyn<br />
tas till vilka behov den enskilde medarbetaren behöver <strong>för</strong> att kunna ut<strong>för</strong>a<br />
sina arbetsuppgifter samt vilken övrig utrustning medarbetaren behöver<br />
<strong>för</strong> att kunna fullgöra arbetsuppgifterna. Tjänstens typ och rörlighet<br />
<strong>av</strong>gör vilken telefon respektive användare ska ha.<br />
Den enskilde telefonanvändaren har ett ansvar att hålla sig informerad om<br />
hur utrustningen ska hanteras samt vara aktsam om densamma.
Telefon-användare<br />
Samtliga anställda medarbetare ska ha tillgång till samfällighetens telefonisystem.<br />
Verksamhetschef kan besluta att fast anställd personal inte ska<br />
vara anslutna till samfällighetens telefonisystem.<br />
Verksamhetschef fattar beslut om annan person med tillfällig anställning<br />
ska vara ansluten till samfällighetens telefonisystem.<br />
2(2)<br />
Användning <strong>av</strong> telefon<br />
Den anställde ska alltid lämna hänvisning på telefonen vid tillfällig frånvaro.<br />
Likaså skall den anställde lämna meddelande på telefonens röstbrevlåda<br />
vid ej svar.<br />
Det är alltid fastnätsnumret som är varje användares officiella telefonnummer<br />
utåt.<br />
Privat användning <strong>av</strong> telefonen<br />
Jönköpings kyrkliga samfällighets personal har möjlighet att i rimlig omfattning<br />
ringa privata samtal på sina telefoner i tjänsten. Det finns även<br />
möjlighet att använda telefonen på icke tjänstetid <strong>för</strong> privat bruk. Används<br />
funktionerna mobil datatrafik, SMS, MMS och utlandsamtal privat<br />
ska kostnaderna <strong>för</strong> detta regleras genom att den anställde anger på mobilfakturan<br />
hur stor del <strong>av</strong> kostnaden som är privat användning. Denna<br />
kostnad dras sedan på den anställdes nästkommande lönespecifikation.<br />
Hantering <strong>av</strong> telefonen vid längre frånvaro<br />
Vid längre tids frånvaro från arbetsplatsen som inte är semester, dvs<br />
längre tid än 14 dagar ska telefonen <strong>för</strong>varas på arbetsplatsen. Vid ordinarie<br />
semester ska telefonen finnas tillgänglig på arbetsplatsen om vikarie<br />
anställs. Vid anställnings <strong>av</strong>slutande ska telefonen återlämnas den dag anställningen<br />
upphör. Om en anställning <strong>av</strong>slutas med längre semester- eller<br />
kompensationsledighet ska telefonen återlämnas den sista arbetsdagen den<br />
anställde är på arbetsplatsen.<br />
Redovisnings- och granskningsrutiner<br />
För varje enskilt abonnemang erhåller samfälligheten en separat faktura.<br />
Fakturan skall granskas och mottagningsattesteras <strong>av</strong> telefonanvändaren.<br />
Beslutsattestering sker <strong>av</strong> den person som ansvarar <strong>för</strong> det verksamhetsområde<br />
som skall belastas <strong>av</strong> telefonkostnaden. Beslutsattestanten kontrollerar<br />
och bedömer om telefonkostnaden är rimlig. Om telefoninneh<strong>av</strong>aren<br />
är beslutsattestant <strong>för</strong> det ansvarsområde som skall belastas skall<br />
fakturan attesteras <strong>av</strong> närmaste chef.<br />
Om telefonanvändningen och kostnaderna <strong>för</strong> densamma missbrukas kan<br />
arbetsgivaren stänga telefonen <strong>för</strong> utgående samtal. Detta görs alltid i<br />
samråd mellan den enskilde användaren och verksamhetschef. Det är ett<br />
chefsansvar att informera om gällande riktlinjer och att telefonanvändningen<br />
ska kännetecknas <strong>av</strong> god ekonomisk hushållning.
Change language