ARKIV SAMHÄLLE FORSKNING - Visa filer

ARKIV 

SAMHÄLLE 

OCH 

FORSKNING 

1984

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 1984

Svenska Arkivsamfundets skriftserie 26 

ARKIV 

SAMHÄLLE 

OCH 

FORSKNING 

1984 

STOCKHOLM 1984

Redaktör: Förste arkivarie Helmut Backhaus 

Redaktionens adress: 

Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm 

ISSN 0349-0505 

Tryckt med bidrag frän Humanistisk-samhällsvetenskapliga forskningsrädet 

av Schmidts Boktryckeri AB, Helsingborg 1984 

Omslag av Herbert Skarin

INNEHÅLL 

Nils Nilsson, Den stora omställningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 

Berndt Fredriksson, Nya medier i riksarkivet . . . . . . . . . . . . . 15 

Lennart Henne/, Arkivering av statistiska data i ADB-åldern 31 

Birgit Fredberg, Bevarande av magnetbandslagrad information. 

Erfarenheter frän statistiska centralbyråns arkiv . . . . 41 

Leif Larson, Arkivet för ljud och bild 1979-1983. Tankar 

inför ett 5-ärsjubileum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 

J an Brunius, Högskolesektoms arkivfrågor-en översikt . . . 69 

Rolf Hagstedt, Svenska arkivdagen 1983 . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 

INTERNATIONELLA ARKIVKONTAKTER 

I CA: s kommitte för yrkesutbildning inom arkivomrädet. Av 

Josef Edström . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 

ICA:s kommitte för sigillografi. Av Clara Neveus . . . . . . . . . 86 

Committee on Business Archives, en ICA-kommitte. Av 

Anna Christina Ulfsparre Meurling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 

Automation Committee. Av Claes Gränström . . . . . . . . . . . . 93 

Internationella arkivrådets mikrofilm- och reprografikommitteer. 

Av Sven G. Haverling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 

stockholmssymposium om film och video. Av Stellan 

Norrlander . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 

ÖVERSIKTER OCH RECENSIONER 

Danmarks arkiv. Av Lars Rumar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 

Ar kisto-en ny finsk skriftserie. Av Kari Tarkiainen . . . . . . . 113 

En utvidgad proveniensprincip. Av Carl-Edvard Edvardsson 116 

Norrsken. Av B ode Janzon ............ . .... .. ....... . . 123 

ADB och arkiv. Av Martin Grass ......... . .. . .... .. . .. . 125 

ARKIVFRÅGOR I NYARE UTLÄNDSK LITTERATUR 

International Council on Archives/Conseil international des 

Archives (Siv Sandberg) ... . .................... . .... 126 

Danmark och Norge (Karin Bendixen) .. . . . ............. 128 

Frankrike (Siv Sandberg) ........ . ..................... 131 

Storbritannien (Rune Hedman) ........................ 132 

Tyskland: BRD och DDR (Martin Grass) ......... . ...... 136 

Sovjetunionen och Polen (Sigrida Runcis och Mara Eiche) 142 

Förenta Staterna (Jan Dahlin) ........... . ..... . .... . .. 145 

5

Den stora omställningen 

A v Nils Nilsson 

"Vår storartade förmåga att arkivera och åter ta fram minnen, 

som är gemensamma för alla, är hemligheten med mänsklighetens 

framåtskridande. Allt som i avgörande grad ändrar det sätt 

på vilket vi bygger upp, lagrar och utnyttjar samhällsminnet, rör 

därför vid själva källsprången till vårt öde." 

Orden är hämtade ur Al vin T offlers senaste bok om framtiden, 

Tredje vågen, där i synnerhet datorernas betydelse för utvecklingen 

betonas i de starkaste ordalag. Det är lätt att instämma i 

Tofflers ord om samhällsminnet och vikten av dess förändringar. 

För en arkivarie är det kanske inte lika lätt att dela hans optimism 

inför informationsteknikens framsteg. Visst är framgångarna 

stora, men det är svårt att frigöra sig från intrycket, att det har 

funnits - och ännu finns - ett drag av stark ensidighet i den 

utvecklingen. 

Att omvandlingen är djupgående torde i alla händelser vara 

obestridligt. Man frågar sig, om det i allmänhet har stått klart ens 

för oss arkivmän, hur krävande en omställning av den storleksordningen 

måste bli för arkivväsendet. För de anslagsbeviljande 

myndigheterna har det inte stått klart. Alltför ofta har de nöjt sig 

med att betrakta mediaväxlingen som en rationalisering, ett steg 

från en äldre ordning till en nyare, mer ekonomisk. 

Åtskilligt tyder alltså på att övergången till den nya tekniken 

behöver problematiseras i högre grad än man hittills har gjort. 

Ty det är fråga om mycket mer än ett mediabyte. Vad som sker 

är inte bara att papperet byts ut mot mikrofilmer eller magnetband, 

och att man får en utrymmesvinst på köpet. Bokstavstecknen 

ersätts av helt andra betydelsebärande system- och klyftan 

är djup mellan våra ord och datorernas teckensträngar. Den 

omedelbara läsbarheten ersätts av tillägnelse genom tekniska 

hjälpmedel. Originalkällorna får vika för medier, som av och till 

måste förnyas. Ibland kan förnyelsen få formen av en omstöpnin;g. 

A ven om omvälvningarna på det tekniska planet är stora, är 

det inte där svårigheterna i första hand skall sökas. Den moderna 

människan har vant sig vid ett stort mått av tekniska förändringar; 

de hör på något sätt till den nutida världsbilden. Dessutom 

har informationstekniken redan hunnit bli föremål för inträngande 

analyser; sikten har börjat klarna på den punkten. Om det 

skulle behövas, kan arkivarien slutligen falla tillbaka på sin långvariga 

vana vid praktiska bekymmer. För honom eller henne 

7

erbjuder det inte några oöverstigliga svårigheter att finna sig till 

rätta med ömtåliga magnetband eller i svala filmarkivrum. 

Viktigare är de förändringar, som sker i själva arkivkaraktären. 

Ett par av arkivaliernas djupaste kännetecken är plötsligt 

ställda under förvandlingens lag. Originalprägeln. Oföränderligheten. 

Om man så vill kan man tillägga, att handlingarnas hemmahörighet 

i ett givet arkivaliskt sammanhang är utsatt för attacker 

och kanhända för en fortgående uppluckring. 

Under långa tider har vi blivit bortskämda med att kunna gå 

till originalet, huvudexemplaret, den ursprungliga skrivelsen. I 

de nya mediernas värld är förhållandet ett annat. Det viktigaste 

exemplaret av en mikrofilm måste skyddas så noga, att det sällan 

kan företes. Och draget av original går i många fall helt förlorat. 

Inom den nya informationstekniken är det inte sällan omöjligt att 

utpeka något exemplar, som kan göra anspråk på beteckningen 

original. 

Med tiden skall dessutom informationen flyttas över till nya 

databärare. Det kan som bekant dröja länge, särskilt på filmsidan. 

Men i andra fall får generationskopieringen ske med ganska 

korta mellanrum. 

Ä ven om man med tiden skulle nå fram till medier, som har en 

större beständighet, finns det tecken som tyder på att överflyttningar 

till nya databärare ändå blir nödvändiga. Det beror på den 

tekniska utvecklingen. Helt nyligen har en dansk expert på 

ADB-arkivalier gett uttryck åt uppfattningen att man under alla 

förhållanden får räkna med återkommande konverteringar till 

nya databärare; så snabb är systemutvecklingen. • Om den bedömningen 

är riktig, får arkivväsendet verkligen vänja sig vid att 

leva med den upprepade mediaförnyelsen. 

Vad som förs vidare till framtiden blir således inte materiella 

rester av händelseförloppen. Det blir ett textinnehåll, som flyttas 

från underlag till underlag. Betydelsen av en sådan förändring är 

inte ringa, även om konsekvenserna ännu bara har börjat skymta. 

Den ordinära arkivhandlingen kan i många fall ge mer än ett 

sakinnehåll. 

Ett annat av arkivhandlingarnas mest karakteristiska drag har 

varit deras slutgiltighet. "Vad jag har skrivit, det har jag skrivit" , 

hette det en gång. Uttrycken för stundens impulser levde kvar i 

de nedskrivna orden - levde vidare med ett slags majestätisk 

oföränderlighet, hur än aktören förvandlades och världen skiftade 

gestalt. 

Flera av de nya medierna är på ett helt annat sätt formbara, 

föränderliga. Deras information är inte bara lätt att flytta; den 

l Dan T!llming, EDB-arkivalier. Arkiv, 9. Bind, Nr l , 1982, sid. 19. 

8

Det är sant, att en rad grundläggande utredningar redan är 

gjorda på det området; synsättet har börjat stadga sig. Men det 

måste samtidigt understrykas, att mycket arbete återstår. Området 

är stort och hela tiden statt i förvandling. Att analogivis 

överföra regler och tillvägagångssätt från de konventionella arkiven 

är bara delvis möjligt. 

Kopior och dubbelförvaring får en annan karaktär i den nya 

tekniken, där huvudexemplaret kan vara mer eller mindre otillgängligt, 

och där ett helt bevarandesystem måste tas i betraktande. 

Vid generella ADB-system kommer gallringsbedömningen 

att omfatta ett mycket vidsträckt fält. Seriernas mångfald och 

variationer över tiden försvårar utredningsarbetet. 

Arkivariernas arbetsområde har således blivit större och mer 

ansvarsfullt. Riskerna för det nya materialet ökar oavbrutet. 

Därför är det följdriktigt, att arkivvården också ställs inför 

ständigt växande krav på effektiv yttre bevakning. Lättheten att 

flytta, ändra och kopiera informationen skapar risker för retuscheringar 

och obehörig åtkomst. Bortfallet av en rad äkthetskriterier, 

som kännetecknar originalhandlingarna på papper, måste 

kompenseras genom skärpt personalkontroll och strängare vakthållning. 

Det är sant, att rena informationsförluster till stor .del kan 

förhindras genom en noggrant genomförd dubbelförvaring. Metoden 

förutsätter emellertid, att arkivvården genomgående är 

effektivt organiserad. Dessutom kan det knappast undvikas, att 

de olika versionerna blir beroende av varandra. I synnerhet i det 

långa loppet torde det bli allt vanligare, att parallellexemplaren 

är härledda ur själva arkivexemplaren; de förlorar därigenom, 

åtminstone till en del, karaktären av självständig kontrollinstans. 

De många nya inslagen i arkivväsendets verksamhet är inte 

tillfälliga. De har, i varje fall de flesta av dem, kollllltit för att 

stanna. Men det är givet, att svårigheterna blir särskilt kännbara 

under övergångsskedet, då den nya tekniken på allvar introduceras. 

Det är det skedet man nu befinner sig i. 

Som antytts i det föregående har mycket redan hunnit göras. 

Dataarkiveringskommittens undersökningar och förslag lade på 

många sätt en grund för arbetet. I den praktiska arkivvården har 

många arkivarier gjort pionjärinsatser, som kommer att få den 

största betydelse även för framtiden. På flera områden har riktlinjerna 

för verksamheten redan hunnit utstakas. 

Men återigen: det får inte förbises, att det är en stor omställning, 

som satts i gång. En övergång av det slaget är en utdragen 

och mångförgrenad process. Den sträcker sig över lång tid. Den 

är fylld av långsamma förskjutningar och plötsliga överraskningar. 

10

Därför är det självfallet, att det mesta återstår att göra. I 

många fall kan de prejudicerande besluten fattas först nu, sedan 

den nya tekniken vunnit insteg på allvar. Många av de nya 

rutinerna kan först nu ta form. De nytillkomna elementen kan 

först nu börja insmältas i lärobyggnaden - och det är inte en 

hastigt genomförd uppgift. 

Många arkivarier brukar framhålla, att deras arbete är av 

praktisk natur; teorier behövs bara i blygsam omfattning. Mot 

allt slags teoretiserande är de misstänksamma, både som historiska 

forskare och, än mer, i sin yrkesverksamhet. Men när arbetsfältet 

differentieras och splittras upp som nu, är det svårt att se 

annat än att också principbyggnaden .behöver utvidgas och kanhända 

reformeras. Kanske sätts den just nu på sitt största prov. 

På samma gång möter arkivväsendet en annan utmaning. På 

punkt efter punkt ställs det inför frågan, om- och hur aktivtdet 

skall gripa in i diskussionen om de nya mediernas användning 

och valet mellan dem - ett val som till stor del måste träffas 

under själva förvaltningsarbeteL Eller skalllösningen av sådana 

problem helt överlämnas åt andra kretsar? 

De nya medierna har öppnat valmöjligheter, som rimligen 

måste begagnas på ett medvetet och planmässigt sätt redan i 

samhällsarbetets vardag. De ekonomiska faktorerna bör inte 

ensamma bli avgörande vid mediavalet. Målet måste i stället vara 

en mångsidig bedömning, där både praktiska och principiella 

synpunkter vägs in. Det gäller att nå fram till en ordning, där 

varje medium, allt efter sin egenart, sina fördelar och nackdelar 

används i de fall, där det är lämpligt, och inte i några andra. 

Dessutom får det inte förbises, att den moderna informationstekniken 

fortfarande befinner sig i rask utveckling. Det är inte 

för sent att påverka den och ställa krav på den. Det vore felaktigt 

att inte göra det. 

Tyvärr finns det starka skäl för arkivarien att lämna sådana 

frågor åt sitt öde. Det finns så många andra arbetsuppgifter, som 

är mera näraliggande, och som ständigt tränger sig på. Arkivväsendet 

är underdimensionerat, och det beror till stor del på 

den vändning den senare utvecklingen har tagit. 

Man snuddar här vid en allvarlig brist i det informationssamhälle, 

som håller på att växa fram. Tonvikten har- som redan 

nämnts - ensidigt lagts på bearbetningsmöjligheterna och kommunikationen. 

Data kan behandlas och distribueras snabbt och i 

väldiga mängder. Det har fört med sig, att säkerheten, rättskraften, 

långsiktigheten har skjutits i bakgrunden. Arkivaspekten 

har alltför ofta reducerats till en fråga om lagring av oändliga 

mängder av kunskapsfragment. Man har inte tillräckligt beaktat 

det behov av konstans, av fasthet och underbyggnad, som kännetecknar 

arkivens data. 

11

Det är bara alltför tydligt, att informationssamhället i det 

avseendet vilar på osäker grund. Man riskerar att få en virvel av 

data, som blir allt svårare att härleda och värdera, att knyta till 

den bakomliggande verkligheten. Om en fastare grund skall kunna 

läggas, behöver man arkivariens erfarenheter. Man behöver 

hans grundsyn. 

I sitt eget intresse måste samhället se till att det skapas en 

bättre balans mellan de olika informationsskikten. 

Men det ligger också i arkivmännens intresse att en sådan 

balans kommer till stånd. Arkivvård kan i och för sig bedrivas 

utefter olika linjer. Man kan från början se till att handlingarna 

får en prägel av giltighet och äkthet, och att uppgifterna vävs in i 

fasta arkivsammanhang. Man kan också samla in material i efterhand 

och sedan genom olika åtgärder - exempelvis genom en 

seiie av reproduktioner - försöka föra texterna vidare till framtiden. 

Båda vägarna behöver beträdas. Det är möjligt att den humanistiskt 

skolade arkivarien har en inneboende- öppen eller dold 

- förkärlek för hopbringandet av arkiv i efterhand, det vetenskapliga 

materialsamlandet. Kanske ingår i den böjelsen något 

av den tillbakablickande forskarens respekt för det historiskt 

givna: utvecklingen har sin gång, och arkivarien har att ta vara på 

dess spår. 

Den hållningen är ett väsentligt inslag i all arkivtjänst. Men det 

får inte glömmas bort, att arkivväsendet också har andra rötter. 

Arkiven har växt upp i skuggan av rättsstaten. strävandet att 

redan i det löpande arbetet bygga fördämningar mot glömskan 

och förvanskningen, att från början skapa garantier för rättskraften 

och äktheten, har varit ett fundament, som stora delar av 

arkivvården kunnat byggas på. Kampen för arkivbeständighet 

har ofta varit sammantvinnad med strävandet att säkerställa 

handlingamas autenticitet och bevisstyrka. Den linjen måste försvaras 

också i den nya informationsteknikens värld. Också i våra 

dagar är det utfällningarna ur själva skeendet, som skall bilda 

den främsta barriären mot propagandafloderna och mytbildningen. 

Sommary. The Great Change. By Nils Nilsson 

The artide deals with the transition that is now taking place from 

paper to the new media for the preservation of archives: microfilms, 

different kinds of magnetic tapes etc. In the opinion of the 

author the change means that the archival system will have to 

face considerable problems. Increasing demands will be made on 

the professional versatility and proficiency of the archivist. New 

12

methods for appraisal and disposal, preservation and accessability 

services will have to be invented. The new records are in 

several respects different from the older ones: information is 

becoming more changeable and originals in the traditional sense 

of the word are no longer kept. If archives do not receive sufficient 

means, the change mayhave injurious effects. This is why it 

should not only be considered from the rationalization point of 

view. 

13

godtogs av riksarkivet. Den l oktober i982 tillträdde undertecknad 

tjänsten som chef för NM-funktionen. 

NM-funktionen skall ses som en gemensam resurs för samtliga 

civila arkivmyndigheter, såväl riksarkivet som landsarkiven. Den 

skall tillhandahålla en allmän kompetens i tekniska frågor, vilken 

utnyttjas i skilda sammanhang. I det följande skall dessa principer 

ges ett konkret innehåll. 

3. Fältarbetet 

Huvuddelen av fältarbetet vad gäller nya medie-frågor sköts av 

respektive sektion vid riksarkivet och av landsarkiven. Men på 

vissa områden har NM kunnat fylla en viktig funktion. Det gäller 

förklaring av de tekniska kraven vid bevarande av upptagningar 

- lagringsformer m m och dokumentation- samt utbildning. 

Under arkivbildningen lagras data för ADB idag på t ex skivminnen, 

patronminnen vad gäller mini- och stordatorer samt på 

flexskivor vad gäller persondatorer och ordbehandlingsutrustningar. 

Inget av dessa medier är f n godkänt för långtidslagring. 

Skall data lagras i maskinläsbar form krävs konvertering till 

magnetband. 

Att konvertera data från ett minnesmedium till ett annat erbjuder 

normalt inga större tekniska svårigheter. Förutsättningen 

är dock att de lagrats i enlighet med gällande standards. Konverteringen 

innebär emellertid kostnader såväl för -programmering 

som körning. I de flesta fall brukar konverteringen dessutom 

kombineras med att viss information utgallras samt att data ges 

en struktur, som bättre skall överensstämma med generella behov 

i framtiden. Vid överföring till arkivband skapar man därför 

i många fall en information som i sin slutliga form aldrig förekommit 

i arkivbildarens verksamhet. Förhållandet får viktiga 

konsekvenser såväl källkritiskt som kanske t o m för rättssäkerheten 

(jfr C Gränström, Några ADB-problem vid myndighetsservice, 

Arkiv, samhälle och forskning 1979, spec s 59). 

Om arkivaspekterna uppmärksammas på ett tidigt stadium i 

planeringen av ett ADB-system (systemarbetet), behöver de inte 

orsaka särskilt stora ekonomiska eller praktiska svårigheter. Det 

är därför viktigt att arkivarierna är med tillräckligt tidigt i arkivbildningen, 

helst redan innan den börjat. 

I planeringen av mikrofilmsystem kan man på motsvarande 

sätt i många fall vinna både ekonomiska och andra fördelar 

genom att tillräckligt tidigt beakta arkivaspekterna. Det kan 

gälla strukturen på den information som skall lagras på film, 

kontrollrutiner m m. 

Vid bevarande av upptagningar för ADB spelar dokumentationen 

en mycket viktig roll. Den består av skilda delar, vilka var 

16

gäller. Riksarkivet har därför för avsikt att inom kort utge handböcker-en 

för upptagningar för ADB och en för mikrofilm. 

En svårighet i fältarbetet med de nya medierna är att det ställer 

krav på kompetens och företagsamhet hos arkivmyndigheter, 

men kanske främst hos de arkivarier som är verksamma hos 

myndigheter m m. Förhållandena medför att det finns ett mycket 

stort behov av utbildning av den personal som skall sköta dessa 

frågor. 

NM-funktionen har deltagit i olika typer av undervisning och 

information. Riksarkivets "veckokurser", kursen i arkivkunskap 

vid Stockholms universitet är exempel på kurser, där NM undervisat 

om nya medier. Men även andra former för information 

prövas fortlöpande. Denna uppsats kan ses som ett exempel på 

detta. 

Dagliga telefonsamtal, myndighetsbesök och andra underhandskontakter 

svarar kanske för den kvantitativt sett allra största 

delen av upplysnings- och undervisningsverksamheten. De 

förfrågningar som når NM kommer från praktiskt taget hela det 

svenska samhället - statliga och kommunala myndigheter, företag, 

organisationer, hembygdsföreningar och enskilda personer 

är några exempel ur raden. 

Undervisning och rådgivning utgör en stimulerande del av 

NM:s verksamhet. De utgör samtidigt en viktig källa för att öka 

kunskapen om de problem som är förknippade med nya medier 

samt vilka lösningar som prövats på skilda håll. 

En annan viktig del av NM-funktionens utåtriktade verksamhet 

är bevakaodet av den tekniska utvecklingen vad gäller nya 

medier och deras hantering. Det är å ena sidan fråga om att 

uppmärksamma att inte teknik och utrustning på marknaden 

förändras så att upptagningarna i riksarkivet inte går att läsa eller 

bearbeta. I sådana fall måste man i tid göra nödvändiga konverteringar 

- som exempel kan nämnas övergången från 7- till 

9-kanalsband vad gäller ADB. Å andra sidan gäller det att söka 

påverka så att arkivaspekterna beaktas i utformandet av ny teknik, 

nya lagringsformer m m. 

Detta arbete består bl a i att NM-funktionen medverkar i 

standardiseringsarbetet inom såväl standardiseringskommissionen 

(svensk standard) som statskontoret (tekniska normer). 

Fortlöpande sker också kontakter och diskussioner både med 

berörda myndigheter - förutom statskontoret bl a statens provningsanstalt 

och DAF A - och med företag inom ADB- och 

mikrofilmbranschen. Bevakningen av den tekniska utvecklingen 

sker också genom litteraturstudier, deltagande i konferenser, 

studiebesök m m. ., 

18

4. Förvaring och vård 

Det kan inte betonas alltför många gånger: De nya medierna 

ställer stora krav inte bara på lokaler - lämpligt klimat m m - 

utan också på regelbundenhet i kontroller och vård. Vår kunskap 

om de optimala villkoren för att förvara magnetband för ADB 

och mikrofilm är ganska god. Den bygger huvudsakligen på de 

laboratorieförsök som gjorts vid statens provningsanstalt. (Resultat 

finns publicerade i DAK:s betänkade SOU 1976:68 samt i 

M L Samuelsson, Metodutveckling kring användningen av mikrofilm 

i offentliga arkiv 1-5, teknisk rapport SP-RAPP 

1981:31-35, Borås 1981.) Dessa har senare kompletterats. 

Vid förvaring av magnetband för ADB bör temperaturen vara 

18° med en tolererad avvikelse på ± 1°/dygn. Fuktigheten bör 

vara 40 % och tillåts variera högst ± 5 %/dygn. Lokalen skall 

dessutom vara dammfri och fri från elektromagnetiska störningsfält. 

Villkoren för förvaring av ljudband och videoband är f n 

under utredning vid SP. I huvudsak gäller dock motsvarande 

krav också för dessa typer av magnetband, även om temperaturen 

bör hållas något lägre. 

I arkivsammanhang skiljer man mellan säkerhets- master- och 

bruksexemplar av mikrofilm. säkerhetsexemplaret läggs undan 

till skyddad förvaring för att användas så lite som möjligt. 

Masterexemplaret används för att framställa nya bruksexemplar. 

Det senare används av forskarna och är förbrukningsvara. 

Vid förvaring av säkerhetsexemplar av mikrofilm bör temperaturen 

vara 13°meden högsta avvikelse på ± 1°/dygn. Fuktigheten 

bör vara 30% och tillåts variera högst± 5 %/dygn. Lokalen 

skall vara fri från damm och skadliga gaser samt skadligt ljus. Vid 

förvaring av färgfilm skall temperaturen vara betydligt lägre - 

helst-25°. 

Magnetbanden för ADB skall kontrolläsas regelbundet. De 

bör också omspolas regelbundet. Omkopiering och i samband 

därmed nödvändig konvertering bör ske vart 5-10 år. 

Mikrofilmen skall också kontrolleras regelbundet. Ett slumpmässigt 

urval filmrullar kontrolleras i betraktningsapparat, med 

densitameter och med mikroskop. Omkopiering bör ske ungefär 

varje kvartssekel. 

De stora problemen uppstår, när man skall söka omsätta dessa 

principer i verkligheten . Det krävs stora investeringar i klimatanläggning, 

luftrening m m samt i isolering av lokaler för att 

kunna uppfylla dessa krav. Vården kräver också stora resurser av 

personal och utrustning. 

På den statliga sidan har man dragit konsekvenserna av detta. 

Endast i undantagsfall blir det rationellt för myndigheter att 

själva svara för långtidsförvaringen. Huvuddelen av de nya me- 

19

dierna kommer att överläras tämligen omgående till arkivmyndigheL 

A v de civila arkivmyndigheterna är det idag endast riksarkivet 

som förvarar och vårdar magnetband för ADB. Några 

landsarkiv planerar att ta emot nya medier i större omfattning. 

Riksarkivet började motta leveranser av magnetband för ADB 

redan vid mitten av 1960-talet. Först sedan en provisorisk förvaringslokal 

iordningsställs i början av 1979 tog leveranserna fart 

på allvar. Denna lokal blev snabbt fylld - den rymmer ungefär 

3 000 band. Därlär har leveransstopp gällt sedan mitten av 1982. 

Vid årsskiftet 1983/84 har riksarkivet tagit i anspråk nyinredda 

lokaler för förvaring av magnetband och mikrofilm. Under våren 

1984 kommer förvaringskapaciteten för magnetband att öka ytterligare 

till följd av en ombyggnad i bergsmagasinen i Marieberg. 

När dessa byggnadsarbeten är färdiga kommer RA att få 

en samlad kapacitet om urigefär 2 x 10 000 magnetband. Det 

förväntas täcka behoven fram till1990-talet 

Mottagande av leveranser, kontroll och vård av de nya medierna 

är NM-funktionenes huvudsakliga arbetsområde. Det gångna 

årets edarenheter visar vilket tidsödande arbete detta innebär. 

Ä ven om vårdrutinerna ännu inte börjat fungera på alla områden, 

kan det konstateras att det är ett arbete som kommer att dra 

stora personella resurser. 

Arbetet med de nya medierna består bl a i att magnetband och 

filmrullar inordnas i löpnummerserier. Vartefter kontroll och 

vård fortskrider görs noteringar i en "vård journal". Det är inte 

minst viktigt att hålla kontroll över omkopieringarna av magnetband. 

Konverteringen kommer nämligen i de flesta fall att också 

innebära en komprimering av data till följd av ökad tätpackning. 

Innehållet på respektive magnetband kommer därlär att skifta 

allteftersom data förs över från äldre till nya band. 

Riksarkivet har ännu så länge ett relativt begränsat bestånd av 

magnetband. Allteftersom bandkvantiteten ökar med nya leveranser, 

kommer det dock snart att bli nödvändigt med ciatorstöd 

för att hålla kontroll på såväl vården som informationen. 

En viktig del av vården av de nya medierna kommer att bestå i 

att systematiskt utvärdera de rutiner som gäller f n och de olika 

varianter som diskuterats. Våra kunskaper hittills bygger, som 

nämnts, främst på provningar i laboratoriemiljö. Vad som behövs 

är konkreta edarenheter från realistiska förhållanden. 

Det skall slutligen framhållas att edarenhet och planering för 

bevarande av upptagningar för ADB idag är inriktad på magnetband. 

Samtidigt vet vi att det pågår utveckling av nya lagringsmedier. 

Det är troligt att magnetbandet kommer att behålla sin 

ställning till millennieskiftet. Därefter kommer . troligen något 

ännu nyare medium att ta över - men vi vet ännu inte vilket. 

Frågeställningen konkretiserar den dynamik och den snabba ut- 

20

veckling om karakteriserar ADB-området. Det är förhållanden 

som onekligen vållar problem i planeringen men som samtidigt 

svarar för den tjusning som utmärker branschen. 

5. Tillhandahållande 

5.1 Forskningen och ADB 

Idag har användningen av datorstöd i forskningen blivit nästan 

en självklarhet. Det gäller inte bara experimentella vetenskaper 

utan också övriga områden - t o m humaniora. Inom samhällsplanering 

och annan utredande verksamhet är också datorutnyttjande 

närmast en förutsättning för verksamheten. Datoranvändninge!l 

möjliggör inte bara bearbetning av stora kvantiteter data 

- stora populationer, många variabler osv. Här öppnas också 

metodiskt nya möjligheter - t ex komplicerade modeller och 

beräkningar. 

För arkiven har möjligheterna att lagra data i maskinläsbar 

form fått konsekvenser på två sätt. Mångdubbelt större mängder 

information får plats i arkivet. I flera fall är lagring på magnetband 

en förutsättning för att överhuvudtaget kunna bevara information, 

vilken annars måste utgallras av utrymmesskäl. För det 

andra kan inmatningen i dator ses som en investering. Materialinsamlandet 

och inkodning för maskinell bearbetning är de klart 

tyngsta posterna i de flesta typer av forskning, utredning och 

annan, administrativ verksamhet. 

Det förhållandet att informationen redan föreligger i maskinläsbar 

form kan utnyttjas på olika sätt vid återanvändning av 

bevarade ADB-register. Man kan t ex utöka populationens omfattning, 

öka mängden variabler, etablera kontrollgrupper osv 

utan större besvär. Tillgång till och kännedom om ADB-register 

skulle därför kunna innebära delvis nya förutsättningar och förbättrade 

villkor för många olika typer av forskning och utnyttjande 

av arkiv överhuvudtaget. 

Traditionellt har arkivens forskarsalar befolkats av historiker 

och företrädare för därmed närbesläktade ämnen. I arkivenoch 

inte minst i ADB-registren- finns emellertid uppgifter som 

med framgång skulle kunna utnyttjas för en mängd olika forskningsområden. 

I bilagan har gjorts en sammanställning av de. 

register som levererats till riksarkivet. Den kvantitativt största 

delen består av olika typer av skattelängder, vilka levererats från 

landets länsstyrelser. De svarar sammanlagt för 67 % av det 

nuvarande beståndet. Här finns mantals-, inkomst-, förmögenhets- 

och fastighetslängder samt mervärdeskatteband. Den näst 

största posten av magnetband emanerar från det statliga redovisningssystemet, 

system S, f n räkenskaperna för budgetåren 

21

1968/69 - 1981/82. Men inte bara räkenskapshandlingar har 

levererats. I riksarkivet finns t ex olika typer av medicinska data 

från socialstyrelsens register samt från landstinget i Malmöhus 

län. ,Leveranser från arbetsmarknadsstyrelsen och riksförsäkringsverket 

innehåller uppgifter om arbetsmarknadsutbildning 

och pensioner. 

Ett flertal statliga kommitteer har också levererat register från 

sina undersökningar. 

Material från forskningsprojekt osv vid universitetsinstitutioner 

omfattar kvantitativt sett inte så stort antal band-7 %. Här 

finns dock en mycket stor spridning mellan ämnesområden med 

material inte bara från samhällsvetenskaplig, utan också medicinsk 

och naturvetenskaplig forskning. · 

Inom forskarsamhället har man sedan någon tid uppmärksammat 

de vinster som ligger i att återanvända ADB-register. Man 

har också insett de problem det innebär att formera data och 

samla dokumentation så att registren blir generellt användbara. 

Dessa överväganden ligger bakom inrättandet av Svensk Samhällsvetenskaplig 

Datatjänst vid Göteborgs universitet (SSD), 

vars främsta uppgift är att hålla aktuell information om ADBregister, 

som framställts vid samhällsvetenskapliga universitetsinstiutioner 

i landet, att förmedla datatjänster från utlandet samt 

att bistå institutionerna vid arkivläggning av forskningsregister 

för ADB. 

SSD utför ett viktigt arbete, för vilket arkivmyndigheter hittills 

saknat resurser. Avsikten är dock inte enbart att tillhandahålla 

information om forskningsregister för ADB, man mottar också 

magnetband till utlåning. Det bör i det sammanhanget påpekas 

att det faktum att ett register levereras till SSD, inte befriar 

arkivbildaren (forskningsprojektet, institutionen) från att bevara 

samma register i sitt arkiv. 

SSD har emellertid inte rättighet att ta emot personregister för 

ADB i identifierad form. Datalagen föreskriver att identifierande 

uppgifter i personregister skall utgallras då uppgifterna inte 

längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret (12 §). 

Det enda möjliga undantaget är att registret levereras till arkivmyndighet, 

då upphör personregistret att föras. När forskare 

önskar använda registret för nya bearbetningar, måste de ansöka 

om tillstånd från datainspektionen. 

De flesta typer av forskning utgår från data som är relaterade 

till individer- samhällsvetenskap, medicin osv. Att bevara personidentifikation 

i maskinläsbar form är en förutsättning för att 

kunna utöka undersökningen med nya variabler, att följa upp 

resultaten för en tidigare använd kohort m m. (Jfr resonemangen 

i R Nygren- J Larsson- S Åkerman, Samhällsdokumentation 

inför framtiden. En bok om samhällsforskningens framtida mate- 

22

ialtillgång, Helsingborg 1982, passim.) Dessa möjligheter finns 

hos de ADB-register som bevaras vid riksarkivet, men inte hos 

SSD. 

Forskningsregister för ADB utgör endast en del av det material 

som avsatts vid t ex forskningsprojekt. Särskilt i dessa fall 

kan gränserna för vad som är tillräcklig dokumentation i många 

fall bli flytande och svårbestämbara. Arkivets styrka ligger i att 

där bevaras allt det material som hör till undersökningen ifråga 

-eventuellt övrigt primärmaterial, rapporter, eventuell korrespondens 

osv. Denna helhet är ibland helt nödvändig för att förstå 

och tolka den forskning som gjorts. Vid SSD samlas endast de 

handlingar som ingår i dokumentationen. 

Man kan alltså säga att SSD uppfyller hittills försummade 

arbetsområden i arkivvården vid universitetsinstitutionerna. SSD 

har resurser som arkivmyndigheterna saknat. Därför finns också 

förutsättningar för ett nära och fruktbart samarbete mellan SSD 

och riksarkivet. Det har redan inletts med lovande resultat. 

Vid riksarkivet har tillhandahållandet av magnetbandslagrad information 

hittintills endast haft begränsad omfattning. Man kan 

dock redan urskilja ett mönster. 

Den huvudsakliga användningen av ADB-registren har varit 

dels i forskningsprojekt vid universitetsinstitutioner, dels i statliga 

kommitteer, vilka behövt äldre kommitteers undersökningar 

som underlag för sin egen. I samtliga dessa fall sker tillhandahållandet 

i form av kopior av riksarkivets band. Forskarna får betala 

kostnaderna för band och kopiering hos den servicebyrå som 

utnyttjas. 

Den andra formen av tillhandahållande gäller utskrift av enstaka 

uppgifter ur banden. Här kan forskaren antingen få studera 

utskriften på stället eller köpa den till de priser som stipuleras i 

expeditionskungörelsen. 

Tillhandahållande av utskrifter har ännu inte skett vid riksarkivet. 

Här finns också en del problem. I tryckfrihetsförordningen 

(2:12) stipuleras t ex att myndighet skall tillhandahålla upptagning 

i läsbar form på stället om inte "betydande hinder möter". 

Enligt förarbetena till TF kan hindren i detta fall bestå i avsevärda 

kostnader för myndigheten (jfr Offentlighetsprincipen och 

ADB, Information från justitiedepartementet, Stockholm 1982, 

s 11). Vad som i praktiken innebär avsevärda kostnader är emellertid 

oklart. 

5.2 Forskningen och mikrofilm . 

Mikrofilmen innebär kanske inte en lika stor revolution i utnyttjandet 

av arkiven som ADB-registren. Men också den kan på 

23

olika sätt förändra och förbättra arkivens möjligheter att tillhandahålla 

sin information. Man kan i huvudsak urskilja följande 

användningsområden för mikrofilm i arkivsammanhang (jfr A 

Fryksen, Mikrofilmen och arkiven, i Arkivvetenskapliga studier 

5, Stockholm 1981, s 103-117). 

- Kompletteringsfilmning innebär att originalhandlingar i 

andra arkiv, på andra orter kan komplettera det egna beståndet. 

Ett bra exempel på detta är riksarkivets bestånd av mikrofilm av 

handlingar i främmande arkiv, bl a Sovjetunionen. 

- skyddsfilmning innebär att handlingar som hotar att förslitas 

kan avstängas från utlåning. Forskarna får enbart tillgång till 

filmen. Exempel härpå utgör riksarkivets filmning av fabriksstatistik 

m fl handlingar i kommerskollegium. 

- Ersättningsfilmning innebär att man efter filmning av dokument 

utgallrar de senare. Hittills finns endast begränsad erfarenhet 

av denna typ av film i statsförvaltningen. Riksarkivet har 

dock hos regeringen lagt förslag om omfattande filmningsprojekt 

av denna karaktär. 

- Mikrofilmning för upprättande av originalhandling. Det 

främsta exemplet på denna typ av filmning är den s k COMfilmen. 

Den innebär att information i ADB-system tas ut direkt 

på film . I några fall tar riksarkivet emot samma information från 

ADB-system såväl på magnetband som på COM-film. Det gäller 

t ex system S och UHÄ:s centrala antagningssystem. 

Dessa exempel illustrerar de problem som arkivmyndigheter 

ställs inför när det gäller att välja form för bevarande av information 

ur ADB-register. Den maskinläsbara formen är utmärkt när 

man vill göra större bearbetningar eller söka större mängder 

uppgifter ur stora register. När man vill söka enstaka uppgifter är 

det emellertid oftast billigare att "bläddra" i film än att köra i 

dator. Såväl system S som antagningsregistret innehåller personuppgifter 

av en art som kan förväntas utnyttjas för att belägga 

enstaka personer vid enstaka tillfällen. Samtidigt finns här underlag 

för större bearbetningar. I dessa fall har man därför valt att 

bevara informationen i båda former- för säkerhets skull. 

I likhet med ADB-register gäller för mikrofilmen att forskningen 

ofta har ett behov av kompletterande register och andra 

sökvägar jämte arkivförteckningen. Idag har det utvecklats en 

rik flora av automatiserade söksystem till mikrofilm, s k eARsystem. 

Det är i de flesta fall utmärkta system för snabb återsökning 

av aktuell information. Här finns emellertid problem. Dessa 

söksystem är ofta dyrbara såväl i investering som drift. I de flesta 

fall torde det också bli svårt att omhänderta dem för långtidsförvaring, 

då mjukvaran i CAR-systemen ofta är hårt bunden till 

tillverkare. 

På senare tid har man börjat utveckla system för överförande 

24

av bilder från film till digitallagring i dator. Systemen kräver stor 

datorkraft och mycket omfattande minneskapacitet. Därför blir 

också kostnaderna höga. Det torde av den anledningen dröja 

ännu någon tid, innan dessa system blir möjliga att utnyttja i 

större omfattning i långtidsförvaringen. Men här öppnas onekligen 

oanade perspektiv inte bara vad gäller snabb återsökning 

utan också nya möjligheter till bevarande. 

Vad som däremot är en realitet idag är olika försök att sprida 

arkivhandlingar till en vidare krets av forskare genom att utnyttja 

mikrofilmen. Ett av de främsta exemplen härpå är det pågående 

arbetet med att konvertera det mikrofilmade kyrkoboksmaterialet 

till mikrofiches. Samtidigt upprättas register, vilka underlättar 

återsökningen. Fichen försäljs av SVAR (Svensk arkivinformation 

i Ramsele). 

6. Sammanfattning 

Användningen av ny teknik - framförallt ADB - är idag inte 

längre enbart ett hjälpmedel bland andra i förvaltning och forskning. 

På många områden har ADB blivit en nödvändig förutsättning 

för verksamheten. 

Inom arkiven har den nya tekniken och de nya medierna 

hittills i kanske alltför hög grad setts som orsak till nya problem 

och svårigheter. Men tekniken ger oss samtidigt nya möjligheter 

och förutsättningar. Den innebär att information kan lagras på 

betydligt mindre utrymme. Visserligen är förvarings- och vårdkostnaderna 

högre än för papper absolut sett. Eftersom informationen 

kan komprimeras så hårt är emellertid kostnaderna för 

samma kvantitet information som regellägre eller betydligt lägre 

för ADB-band och mikrofilm. Denna kostnadsbild möjliggör 

därför att data kan bevaras på de nya medierna i betydligt större 

omfattning än som annars varit möjligt. 

Den nya tekniken innebär samtidigt nya möjligheter att göra 

informationen tillgänglig. Idag utnyttjas de skatter som ligger i 

arkiven i alldeles för liten utsträckning. Att bevara data i maskinläsbar 

form ger oss oanade möjligheter att snabbt genomsöka 

och bearbeta mycket stora datamängder. 

I uppsatsen har behandlats de tekniska problem som möter i 

arkivvården, när det gäller att ta till vara och bevara information 

på nya medier. Under det år som gått sedan NM-funktionen 

inrättades vid riksarkivet har den kunnat spela en viktig roll inom 

samtliga av arkivvår.dens huvudområden- fältarbetet, förvaring 

saint tillhandahållandeL 

Det gångna året har gett många positiva erfarenheter från 

praktiskt arbete. Men det har också visat på de problem som 

25

ännu återstår att lösa. Bland dessa problem står främst att utveckla 

formerna för lagring av information och dokumentation 

samt utformningen av sökregister och andra hjälpmedel. Huvuddelen 

av detta arbete ligger inom ramen för arkivens traditionella 

arbetsområden. Men det är ett arbete som förutsätter nära kontakter 

med företrädare för forskarsamhällets olika områden. 

Arbetet med NM har därför visat på behoven av nya rutiner 

inom arkivvården. Men de nya medierna medför inte bara nya 

former för arkivens eget arbete. De kan också komma att innebära 

nya och närmare kontakter mellan arkiven, samhället och 

forskningen. 

Bilaga. Riksarkivets bestånd av magnetband 

Arbetsmarknadsverket 

- System H och O . Båda systemen innehåller uppgifter om 

elever i arbetsmarknadsutbildning. 

Centralnämnden för fastighetsdata 

- Koordinatregistret. Omfattar alla fastighetsområden som redovisas 

på registerkarta eller motsvarande. 

- " Nyckelband." Innehåller alla poster från länsstyrelsens fastighetsband, 

vilka kunnat ges en nyckel (fullständig fastighetsbeteckning) 

vid samkörning mot koordinatregistret. 

Båda registren omfattar nio av landets län 1975. 

F öretagshälsovårds serviceaktiebolag 

- Företagens hälsokontroll: diagnosregister 1961-78 

Göteborgs universitet, institutionen för praktisk pedagogik 

- Gymnastik- och idrottsprojektet. Innehåller enkäter om attityder 

till och utövande av idrott. 

Göteborgs universitet, medicinska kliniken, sektionen för preventiv 

kardiologi 

- Undersökning av svetsare vid Götaverken 1974. 

Karolinska institutet, socialmedicinska institutionen 

- Män boende på ungkarlshotell och härbärgen i Stockholm: 

registerdata och dödsorsaker 1960-70. 

Statliga kommitteer. (Här anges endast namnet på respektive 

kommitte, ej närmare uppgifter om de register som bevarats) 

- folkhögskoleutredningen 

- företagsdemokratidelegationen 

- delegationen för förvaltningsdemokrati 

- beredningsgruppen för det internationella handikappåret 

1981 

26

- utredning ang översyn av häktningsbestämmelserna 

- kapitalskatteberedningen 

- kommunalekonomiska utredningen 

- metallmanufakturutredningen 

- närsjöfartutredningen 

- skolhälsovårdsutredningen 

- skolledarutredningen 

- tandvårdsförsäkringen 

- 1975 års svenska öresundsdelegation 

statens konsumentråd 

- Omnibus- och intervjuundersökning om konsumentbeteende 

1965. 

Sveriges lantbruksuniversitet, institutionen för skogsteknik 

- Drivningsundersökning inom privatskogsbruket 

- skogsvårdsundersökning inom privatskogsbruket 

Lunds universitet, pedagogisk-psykologiska institutionen vid lärarhögskolan 

i Malmö 

- Undersökning av matematikundervisning i grundskolan. 

Länsstyrelser (samtliga utom Stockholms och Uppsala län) 

- mantalslängder 1971-80 

- fastighetslängder 1974-80 

- förmögenhetslängder inkomståren 1971-77 

- inkomstlängder inkomståret 1977 

- mervärdeskatteband 1973-81 

Malmöhus läns landsting 

- Patientregister vid Dalby läkarstation - öppen och sluten 

vård, sjukskrivningar 1969, 1973/74. 

Riksförsäkringsverket 

- Systemet för allmänpension-folk-och tilläggspension. Innehåller 

uppgifter om samtliga personer som uppburit pension 

under året. 

Rikspolisstyrelsen, registerbyrån 

- Körkortsbelastningsregistret. Innehåller samtliga trafikbrottsbelastade 

personer vid övergång från manuella regionala 

körkortsregister till centralt ADB-fört körkortsregister 

1979-04-15. 

Socialstyrelsen, byrå F AP 2 

- Patientstatistik, sluten somatisk vård 1964--77. 

Socialstyrelsen, byrå PB 3 

- Hälsoundersökning i Gävleborg 1965 och 

1962-65. 

Värmland 

27

Socialstyrelsen, byrå SN l 

- Socialstyrelsens hälsoundersökningar XG75, A71, A74, X69, 

X71. 

Stockholms universitet, historiska institutionen 

- Hjälpsökande arbetslösa i Stockholm 1928-36. Registret innehåller 

uppgifter om personer som var hjälpsökande vid 

Stockholms arbetslöshetskommitte 1933-02-28. 

Stockholms universitet, kriminalvetenskapliga institutionen 

- Utlänningars brottslighet 1967. 

Stockholms universitet, psykotekniska institutet 

- selektion och anpassning i skiftarbete. Undersökning av 

skiftarbetare vid två svenska företag 1976-77. 

Systems 

- budgetåren 1968/69-81/82. 

Uppsala universitet, pedagogiska institutionen 

- Självinstruerande metoder i dövundervisningen (SMID) 

- Vuxna handikappades samhällssituation (hörsel- respektive 

synskadade) 

- Intag tillläkarutbildningen HT 77 och VT 78 

- Delstudier tillhörande SÖ-projektet "Rekrytering till och 

metoder vid vuxenundervisning" 

- studievanors och studiefärdigheters relativa betydelse i åk l i 

gymnasieskolan (SSIG) 

Universitets- och högskoleämbetet 

- Centrala antagningssystemet, kontrollista över samtliga anmälningar 

HT77-HT83. 

Summary. New Medias in the Swedish National Archives. By 

Berndt Fredriksson. 

October the 1st 1982 the Swedish National Archives (SNA) 

instituted a new unit in its organization - the unit for new 

medias (NM). This new unit is responsable for the technical 

aspects of receiving, keeping, taking care of and the use by 

researchers of the new medias. In this case the new medias 

include magnetic tapes for EDP, microfilm, sound- and videotapes 

and motion pictures. 

During its year of existence the NM has been able to fullfill an 

important function in most areas of the arehivat activities and 

records.management. Preparing for deliveries to the SNA includes 

participation in the planning of EDP- and rnicrofilm-systems. 

Bu t i t also means quite a deal of teaching and informing. 

28

The keeping of new medias puts hard demands on a perfeet 

climate, no pollution etc. This in tum means heavy investments 

for institutions keeping new medias. The caretaking of new medias 

is a very time-consurning work. It includes regular control of 

tapes and films and copying. Tapes for EDP should be copied as 

frequently asevery 5-10 year. 

These circumstances have resulted in the fact that most of the 

keeping of new medias in the Swedish state administration is 

centralized to the SNA. 

Helping researchers to use our new medias is perhaps the most 

stimulating part of the whole work. Especially the use of EDPtapes 

can have positive effects on the research in several aspects. 

Finding the optimal forms for structuring data, the documentation 

and indexes are some of the most crucial issues. This is a 

work for us archivists and records managers. But it has to be 

performed in close cooperation with researchers from most disciplines. 

In the appendix you find a presentation of the EDP-files of 

SNA. 

29

Arkivering av statistiska data i ADB-åldern 

A v Lennart Henne l 

Den kraftiga ökning av informationsflödet, som har ägt rum efter 

andra världskriget, beror i hög grad på den snabba tekniska 

utvecklingen inom kontorsområdet. I den statistiska produktionsprocessen 

har sannolikt denna utveckling varit mera genomgripande 

än på andra håll i samhället, där informationsbehandling 

äger rum. 

Redan framställning av statistik skapar en arkivbildning, som 

kraftigt avviker från den gängse inom statsförvaltningen. Den 

tekniska utvecklingen har medfört sådana förändringar att denna 

särprägel har förstärkts. 

Som bakgrund till den situation som vi har i dag kan det vara 

intressant att titta lite närmare på hur statistikframställningen har 

gått till sedan den svenska statistikproduktionen startade med 

det s k tabellverket år 1749. Utvecklingen har gått från en decentraliserad 

till en centraliserad framställning av statistik. Under 

tabellverkets tid från 1749 till 1859 utarbetade prästerna 

årliga tabeller över befolkningsförändringarna (födda, vigda och 

döda) och till en början också årliga, fr o m 1751 vart tredje och 

slutligen fr o m 1775 vart femte år tabeller över folkmängdens 

storlek och fördelning på åldersgrupper m m. Dessa tabeller 

skickades in till kontraktprosten som summerade siffrorna för 

församlingarna i kontraktsvisa tabeller. Fram till år 1774 gick 

sedan dessa tabeller till länsstyrelsen och därefter fram till år 

1792 till domkapitlen, som gjorde egna tabeller och sände dem 

till tabellkommissionen, som i sin tur framställde s k generaltabeller 

för hela riket. Fr o m sistnämnda år hoppade man över det 

sista ledet. Kontraktstabellerna gick i fortsättningen direkt till 

tabellkommissionen. Denna metod för statistikframställning, insamling 

av aggregerade data i stället för primäruppgifter för varje 

objekt (individ osv) var den gängse metoden för framställning av 

de nya statistikgrenar, som växte fram under 1800-talet, t ex 

jordbruksstatistiken och industristatistiken. Befolkningsstatistiken 

kom att utgöra ett viktigt undantag. Den centraliserades 

fr o m år 1860" till den två år tidigare inrättade statistiska centralbyrån. 

Därmed började man samla in primäruppgifter i form av 

utdrag ur kyrkoböckerna direkt till SCB. 

Under början av 1900-talet växte behov av statistik fram på en 

mängd områden men framställningsmetoderna fortsatte att vara 

desamma som tidigare. De var arbetskrävande och begränsade 

31

därför möjligheterna att göra alltför omfattande statistiska bearbetningar. 

Allt arbete utfördes manuellt medelst s k prickning. 

Ett genombrott för nya arbetsmetoder kom med 1920 års folkräkning, 

då hålkortsmetoden för första gången togs i bruk. De 

hålkort som då användes omfattade endast 45 kolumner, vilka 

huvudsakligen disponerades för bearbetningen av uppgifterna 

om ålder, kön, civilstånd och yrke samt inkomst och förmögenhet. 

statistiken för övriga ingående uppgifter utfördes däremot 

manuellt. Vid följande folkräkningar användes hålkortsmaskiner 

i allt större utsträckning. Speciella censusmaskiner togs i bruk vid 

1950 års folkräkning. 

Det verkliga teknikgenombrottet i statistikproduktionen kom 

emellertid i och med att elektroniska databehandlingsmaskiner 

togs i bruk. Efter det att SCB under 1950-talet hade byggt upp en 

stor och tekniskt väl utrustad anläggning för konventionell databehandling 

med hålkort installerades i augusti 1959 den första 

elektroniska datamaskinen, typ IDM 650, vid verket. Knappt två 

år senare var det dags att ta det stora steget in i ADB-tekniken, 

då maskinsystem IDM 7070/1401 togs i bruk. Systemet användes 

första gången i samband med 1960 års folk- och bostadsräkning, 

som var den första totalundersökningen av detta slag, som byggde 

på insamlade blanketter från landets alla hushåll. Därmed var 

den nya tekniken introducerad och den visade sig bestå provet. 

Man kan utan vidare påstå att statistikerna var pionjärer, när det 

gällde att dra nytta av denna teknikens nya landvinning. 

Möjligheterna att bättre kunna utnyttja och samordna datakapaciteten 

inom statsförvaltningen var en av anledningarna till att 

statistikproduktionen i betydande utsträckning koncentrerades 

till SCB i början av 1960-talet. Datateknikens införande drog i 

gång en ökning av pappersfloden inom statistikproduktionen, 

som accelererade under hela 1960-talet och första hälften av 

1970-talet. 

Till en början under 1960-talet sågs datamaskinerna med arkivariemas 

ögon närmast som ett nytt fantastiskt kontorstekniskt 

hjälpmedel. För SCBs del innebar det en stor omvälvning i 

arkivbildningen. In matades s k primäruppgifter och i slutändan 

kom det fram s k tabellband. Däremellan uppstod ett större eller 

mindre antal magnetband med information av skiftande slag, 

beroende på hur komplex framställningen av den aktuella statistiken 

var. Mängden av magnetband växte vid datamaskincentralen. 

Man började känna ett behov av att minska tillväxten i 

bandarkivet för att få ner kostnaderna. Därför tillsattes en arbetsgrupp 

med representanter från datamaskincentralen, arkivet 

och statistikproducenterna i slutet av år 1966 för att diskutera 

frågan. I en PM 1969-10-30 presenteras den praxis, som sedan 

kom att gälla för olika typer av magnetband, när det gällde att 

32

evara eller gallra. Man gjorde en indelning av banden i tre olika 

grupper. Den första gruppen skulle utgallras omedelbart efter 

det att produktionen genomförts och den andra efter en kortare 

tid. Den tredje gruppen slutligen skulle bevaras eller som det 

formulerades långtidsarkiveras. 

Bland exempel på de band, som ansågs kunna utgallras var 

l Konstantband: band som kan betraktas som tillfälliga lagringsareor 

för olika konstanter, t ex gränser 

för granskningskriterier, tabellargument, årtal 

m m 

2 Felband: t ex band med felmeddelanden eller felaktiga 

individualuppgifter 

3 Rättelseband: (utom band med rättade individualuppgifter) 

som inte på annat sätt blir bevarade (jmfr 

grupp nedan) 

4 Arbetsband: tillkomna av tekniska skäl som led i den rutinmässiga 

bearbetningsprocessen 

5 Arbetsband: med mellanresultat som är utan intresse sedan 

bearbetningen har slutförts 

Långtidsarkiveras skulle sådana band som innehöll rättade individualuppgifter, 

medan sådana som skulle arkiveras under kortare 

tid var mellanresultatband och slutresultatband. 

Det var naturligtvis en ganska stor omvälvning i verksamheten 

på arkivfunktionen, som skedde när ADB-mediets produkter 

började strömma in. Även om den nya informationsbäraren i 

form av magnetbandet var det mest revolutionerande, gav den 

nya tekniken upphov till en hel del på papperssidan, som ganska 

mycket avvek från det som tidigare producerades. Benämningen 

datalistor kom att stå för något voluminöst och svårbegripligt och 

det med rätta. Arkivarien mötte här en svårfångad arkivbild. Det 

visade sig ganska snart att det var i stort sett omöjligt att till fullo 

följa gällande bestämmelser och anvisningar på arkivområdet. 

Antalet magnetband och datalistor, som uppstod vid framställningen 

av SCBs statistikprodukter var sammantaget så stort och 

omsättningen av magnetband så snabb att det var ogörligt att 

använda sig av de hittills tillämpade metoderna och instrumenten 

inom arkivverksamheten, detaljerade arkivbildnings- och gallringsplaner. 

Det blev nödvändigt att använda en omvänd metod, 

som i korthet innebar att bestämma vilka som skulle vara kvar av 

magnetbanden och maskinlistorna, datalistorna. 

Den nya tekniken medförde för statistikens del att man kunde 

hantera betydligt större informationsmängder än tidigare. Blankettbeståndet 

till folk- och bostadsräkningen 1960 mäter ca 800 

hyllmeter och den årliga tillväxten i SCBs arkiv var i början av 

1970-talet uppe i omkring 1000 hyllmeter. 

3 Arkiv, samhälle och forskning 33

Ä ven om tillväxten av blanketter stagnerade under senare 

hälften av 1970-talet var den årliga tillväxten så stor att förvaringsfrågan 

började bli akut. Från omkring 1960 ökade SCBs 

arkiv från ca 5000 hyllmeter till det dubbla 10 år senare och under 

nästa tioårsperiod skedde en ny fördubbling så att det totala 

arkivbeståndet vid SCB år 1980 kom att uppgå till mer än 20 000 

hyllmeter. Gallringen av blanketter hade dittills varit ganska 

obetydlig. Om man utgår från en i dessa sammanhang ofta åberopad 

siffra, nämligen statsförvaltningens sammanlagda årliga accessioner 

av arkivalier, som har antagits uppgå till ca 40 000 

hyllmeter per år och en årlig utgallring på 70 % så återstår ca 

12 000 hyllmeter i årlig nettotillväxt inom statsförvaltningen. Av 

dessa 12 000 hyllmeter utgjorde SCBs tillväxt alltså ca l 000 

hyllmeter, dvs drygt 8 % av hela tillväxten. Inför behovet av att 

kräva mera resurser till verksamheten vid vår arkivenhet, i första 

hand nya arkivlokaler, ställde vi oss frågan om det var rimligt att 

vi bevarade så mycket information i vårt arkiv, Vilka motiv 

kunde anföras för en sådan fördelning av samhällets resurser? 

Om man utgår från den dittills gällande bevarandefilosofin, 

som utgör grundvalen för arkivförfattningarna, nämligen att all 

information, som inte finns bevarad någon annanstans, skall 

bevaras för framtiden, så innebär den tillämpad på SCBs material 

att i stort sett alla SCBs blanketter måste bevaras. Allmänna 

gallringskungörelsen innehåller emellertid en bestämmelse som 

säger att statistiskt primärmaterial, som ej bedöms komma att 

bearbetas ytterligare för statistiskt ändamål och ej heller är av 

värde för förvaltningen eller för historisk forskning eller annan 

forskning kan utgallras. Det är riksarkivet som skall avgöra materialets 

värde för forskningen. På grundval av denna bestämmelse 

har SCB genom årens lopp utarbetat ett mindre antal gallringsförslag 

som sedan har resulterat i gallringsbrev, utfärdade av 

riksarkivet. Det ligger nära till hands att fråga sig vilka kriterier 

som ligger till grund för våra gallringsbedömningar. Rent allmänt 

kan man konstatera att det som regel har varit fråga om subjektiva 

bedömningar över sannolikheten av att materialet kan komma 

att användas i framtiden eller av att det överhuvudtaget kan 

utvinnas mer ur materialet än som redan har skett. Kanske 

täcker de tabeller som framställts på grundval av primärmaterialet 

in de möjligheter till information som finns i materialet samtidigt 

som primäruppgifterna var för sig endast har ett begränsat 

värde. 

Den väg som den allmänna gallringskungörelsen erbjuder är 

svårforcerad och leder inte till några stora minskningar av arkivbeståndet 

hos SCB. Därför var det nödvändigt att söka nya 

utvägar för gallring i det statistiska primärmaterialet. För att 

undersöka möjligheterna härför tillsatte verket en arbetsgrupp 

34

med representanter från arkivet och de tre statistikavdelningarna, 

avdelningarna för areell statistik, företagsstatistik och individstatistik. 

Diskussionerna inom gruppen ledde fram till ett 

policyförslag, som antogs av verksledningen 1981-06-30. Den 

grundläggande tanken bakom det förslag, som presenterades, 

var att verket i största möjliga utsträckning skulle upphöra med 

att bevara samma information på två olika medier, dvs papper 

och magnetband. 

En sekundär regel fastslog emellertid att alla väsentliga primäruppgifter, 

som inte överfördes till magnetband, också skulle 

bevaras. Det innebar att vissa blankettbestånd skulle komma att 

bevaras. Denna uppfattning har sin utgångspunkt i diskussioner, 

som fördes redan på 1960-talet kring bevarandet av blanketter till 

1960 års folk- och bostadsräkning. Denna undersökning, som 

avsatte ca 800 hyllmeter blanketter- en siffra som i motsvarande 

räkning för år 1975 steg till närmare det tredubbla, främst på 

grund av tjockare papperskvalite - blev föremål för en särskild 

utredning av statskontoret för att utröna hur arkivfrågorna skulle 

lösas. ADB-medierna var vid den tidpunkten närmast oprövade 

ur bevarandesynpunkt sett och uppmärksamheten kom i hög 

grad att riktas mot möjligheterna att mikrofilma blanketterna. 

Man undersökte vilken merinformation som fanns på dessa jämfört 

med magnetbanden och kom fram till att det främst var 

yrkesuppgifterna som inte var lika specifika på magnetbanden 

som på blanketterna. Vid överföringen av yrkesuppgifterna till 

ADB-mediet hade man använt sig av en kod, uppbyggd i tre 

nivåer, som redovisade yrkesområden ( 1-siffernivåer), yrkesgrupper 

(2-siffernivåer) och yrkesfamiljer (3-siffernivåer). Det 

innebar att yrkesuppgifterna i många fall inte redovisades i 

primäruppgifternas form utan på en högre indelningsnivå. Eftersom 

man ansåg det angeläget att bevara exakta yrkesuppgifter 

för framtiden så beslöt SCB under 1970-talet att blanketternas 

extra information skulle bevaras. Detta kunde endast ske genom 

att blanketterna filmades, eftersom själva blanketterna inte bestod 

av arkivbeständigt papper. Under flera år i följd begärde 

SCB medel i petita för detta ändamål men utan resultat. I nuläget 

med det kärva ekonomiska läget förefaller det inte troligt att en 

sådan filmning någonsin kommer att kunna genomföras. I 1980 

års FoB är yrkesuppgifterna i klartext på magnetbanden. 

På grundval av dataarkiveringskomrnittens arbete, som avslutades 

med ett betänkande år 1976 (SOU 1976:68) fick magnetbandet 

sin plats som nytt arkivmedium i arkivsarnmanhang. Beständigheten 

hos magnetbanden undersöktes av Statens provningsanstalt 

och livslängden av banden fastslogs till mellan 6 och 

20 år, beroende på fabrikat. Den snabba tekniska utvecklingen 

på ADB-sidan, som har inneburit att datorer ständigt ersatts av 

35

att mängden utdata i form av datalistor har minskat. Tidigare var 

det vanligt att framställa stora mängder datalistor med s k råtabeller 

på lägre aggregeringsnivåer än som offentliggjordes i statistiska 

publikationer. Eftersom man hela tiden har möjligheter 

att göra nya bearbetningar, eftersom primäruppgifterna bevaras 

på magnetband, så kan man nöja sig med att ta fram tabeller för 

t ex de kommuner, som beställer dem. Inrättandet av databaser 

minskar också behovet av att framställa rå tabeller, som täcker in 

hela bestånd av uppgifter. 

En förändring av den statistiska produktionsprocessen, som 

har betydelse för val av medium som primäruppgifterna skall 

bevaras på har att göra med rättelser av felaktiga uppgifter. 

Tidigare infördes som regel rättelser på blanketterna. I dag går 

de i stället direkt in i datorn och bevaras således i rättad form 

endast på magnetband. Valet mellan blanketter och magnetband 

blir i sådana fall ganska lätt. 

Allteftersom användningen av ADB-tekniken breder ut sig i 

samhället ökar den andel av uppgifter som kommer in till SCB 

från andra ADB-system. I många fall och det gäller naturligtvis 

alla uppgifter, som kommer in från allmänheten, rör det sig 

emellertid fortfarande om blanketter. I vissa fall får SCB en del 

av uppgifterna på blanketter och återstoden på magnetband. 

Inom flera statistikgrenar redovisas innehållet i de uppgifter 

(variabler) som statistikproduktionen bygger på i ungefärliga 

värden. Vidare förekommer i alla populationer ett större eller 

mindre antal felaktiga värden, som aldrig upptäcks och kan korrigeras. 

Det är något som man alltid har att räkna med i sammanhanget. 

För den som söker uppgifter i SCBs primärmaterial är 

det viktigt att hålla detta i minnet. För oss som skall överväga 

bevarande och gallring av blanketter och magnetband kan det 

utgöra ett argument för att gallra blanketterna och bevara 

magnetbanden. 

Integritetsfrågorna och datalagens tillkomst har i hög grad 

kommit att påverka SCBs informationsbevarande. Situationen, 

när det gäller att bevara de primäruppgifter, som personregistren 

innehåller, är komplicerad. Datainspektionen vill inte ge SCB 

annat än tidsbegränsade tillstånd att bevara vissa personregisters 

magnetband. Om DI kommer att hålla fast vid denna linje tvingas 

SCB att bevara blanketterna till dessa register trots att de inte 

är arkivbeständiga. Det finns dock en utväg ur detta dilemma 

som i varje fall kan tjäna syftet att bevara informationen. Informationen 

på magnetbanden kan tas ut på mikrofilm med hjälp av 

COM-metoden, innan magnetbanden friställs. Därmed kan blanketterna 

utgallras. En sådan lösning innebär emellertid att man 

ger upp de investeringar som gjorts när man fört över informationen 

till magnetband. Den som vill göra nya bearbetningar 

37

Summary. The Filing of Statistical Data in the ADP Age. By 

Lennart Henne!. 

The productian of statistics on a large scale requires enormous 

resources. Consequently it was not surprising that it was within 

this branch of information service that computer technology was 

first extensive ly employed. In our country, at an y rate within the 

State administration, the computer got a breakthrough in the 

population and housing census of 1960. It was a prerequisite for 

the considerable expansion in the productian of statistics that 

took place during the 1970s. An irnmediate consequence was the 

heavy increase in the stock of forms used by the Central Bureau 

of Statistics during the same period - a development that made 

it necessary to reconsider the problem of preserving statistics 

forms. This could only be done on condition that the data carrier 

of the new technology, the magnetic tape, was accepted not only 

as a working medium but also as a medium for storing information. 

The advantages of storing information on magnetic tape 

were considered to make up for the difficulties eaused by security 

stipulations. 

Technical problems are not the only threats against information 

preserved on magnetlc tape. As regards personal registersit 

does not always go without saying that information of interest to 

research can be. stored on magnetic tape. In order to safeguard 

personal integrity it is sometirnes necessary to refrain from keeping 

certain personal registers on magnetic tape. In such cases 

there are two possibilities to ehoase between: to transfer the 

information frommagnetic tape to film (the COM method) or to 

keep the forms. Microfilm techniques in combination with computer 

technology offer a cheap alternative to the preservation of 

large quantities of forms. 

39

Bevarande av magnetbandslagrad information. 

Erfarenheter från statistiska centralbyråns arkiv 

A v Birgit Fredberg 

1970 började SCBs arkiv ta emot information på magnetband för 

långtidsförvaring. Problemen rörande bevarandet av sådan information 

hade då diskuterats i en intern arbetsgrupp med deltagare 

från arkivet och datamaskincentralen. Enligt de regler som kom 

att fastställas skulle rättade primärdata bevaras och överföras till 

nya ej tidigare använda magnetband. Informationen skulle lagras 

på sådant sätt att den kunde läsas på SCBs senaste generation av 

datorer och bandstationer. Dokumentation som gjorde det möjligt 

att återanvända bandens information skulle medfölja leveransen 

av banden. Arkivet gjorde vissa kontroller vid mottagandet 

men det huvudsakliga ansvaret för att magnetband, information 

och dokumentation var korrekta åvilade den som överlämnade 

handlingarna. Erfarenheten kom dock att utvisa att arkivet 

måste ta ett mycket större ansvar för kontrollen av att handlingarna 

verkligen uppfyllde de krav som ställdes. Nedan kommer 

jag att redovisa de viktigaste erfarenheterna från vår magnetbandshantering. 

Jag kommer att behandla framställningen av sk 

arkivband, erfarenheter från vård och förvaring, dokumentationskrav 

samt problem i samband med förtecknandet, medan 

frågor rörande val av media för bevarande av information belyses 

av Lennart Henne l i detta nummer av ASF. 

Framställning av s k arkivband 

I enlighet med gällande arkivförfattningar överför SCB upptagningar 

som skall bevaras till magnetband oavsett om de under 

produktionen varit lagrade på skivminne, massminne eller magnetband. 

Två exemplar framställs numera. Det första exemplaret 

som benämns originalband utgörs av ett nytt ej tidigare använt 

magnetband som uppfyller de av statens provningsanstalt uppställda 

kraven på band för långtidsförvaring. För dubblettexemplaret 

utnyttjas däremot använda band som först testats och 

visat sig uppfylla provningsanstaltens krav. Beslutet att inte använda 

nya band till dubbletterna beror bl a på att arkivet sedan 

kontrollkörningarna av arkivbanden börjat kommer att inneha 

ca 500 band per år som antingen måste återanvändas eller fysiskt 

förstöras. Vid kontrollkörningarna överförs nämligen informationen 

till nya band. Om erfarenheten kommer att utvisa att det 

41

omvandlade teckenrepresentationen till 9-kanals teckenrepresentation. 

Problemet tas upp därför att det är tänkbart att det 

förekommer även på andra håll. Jag vill också med ovanstående 

exempel visa på hur svårt det kan vara att i en viss situation 

beakta alla problem i samband med magnetbandsarkivering. 

ADB-personalen inser inte vad som är relevant att berätta för oss 

från arkivet. Vi å vår sida kan för lite för att ställa rätt frågor. Det 

kan även vara svårt för oss att verkligen förstå arkivkonsekvenserna 

av vad som sägs. Det vore därför önskvärt att det på 

riksarkivet funnes någon med kunskaper inom ADB-området 

som landsarkiv och myndigheter kunde rådfråga. c 

I samband med kopieringen till arkivband framställs en körlogg 

innehållande dels tekniska uppgifter dels utlistningar av 

poster. De första åren listade vi inga poster. Erfarenheten kom 

dock att visa att vi måste utök>a kontrollen av registrens innehåll. 

Vi började med att lista de tio första posterna. Detta visade sig 

med tiden vara otillräckligt. F n listar vi de tio första posterna, 10 

poster en bit in i registret samt de 10 sista posterna. Härigenom 

kan vi lättare kontrollera sorteringsordning, population och 

överensstämmelse med postbeskrivning och annan dokumentation. 

Registren innehåller ibland "skräpposter". Dessa ligger 

ofta först eller sist. Genom att lista poster en bit in i registret kan 

vi vara nästan säkra på att få med några korrekta poster. Utlistning 

av poster är ej föreskriven i arkivförfattningar annat än när 

datablock med informationsförlust förekommer. 

Kontronkörningar, vård, läsfelsstatistik 

Magnetband som inte används i drift skall enligt riksarkivets 

cirkulär SFS 1979:679 kontrolleras genom körning minst en gång 

den första tioårsperioden och därefter minst en gång vart femte 

år. Sådant ADB-band skall dessutom stickprovsvis uttas för visuell 

besiktning. statskontoret rekommenderar i Teknisk norm nr 

20 1983-03-15 mycket strängare kontroller. J ag återkommer till 

detta nedan. SCB kontrollerar sina arkivband genom att efter ca 

9 år läsa dem och överföra informationen till nya magnetband. 

Mellan 500-700 band kontrolleras varje år. Eftersom detta kräver 

en stor arbetsinsats görs vissa utredningar först. Innan kontrollkörningen 

sker utreder vi om registren eventuellt kan gallras. 

Eftersom många register av olika skäl överlämnas till arkivet 

ganska snart efter produktionens slut kan det vara svårt att vid 

överlämnandetillfället ta ställning till eventuell gallring. Det är 

emellertid viktigt att man utreder bevarandefrågan innan man 

lägger ner resurser på en kontrollkörning. SCB har hittills gallrat 

ca 500 band som en följd av sådana utredningar. 

44

diskuterades i dataarkiveringskommitten. Den extra arbetsinsats 

som genomspolningarna skulle medföra vägdes därvid mot den 

eventuella vinst man skulle uppnå i form av mindre informationsförlust. 

Resultatet av diskussionen blev att krav på genomspolning 

ej föreslogs i kommittens betänkande .och ej heller ingår 

som krav från riksarkivet. SCB har aldrig gjort några extra 

genomspolningar. · 

Teknisk norm nr 20 innehåller också en rekommendation om 

visuell inspektion minst en gång var tredje månad, varvid eventuella 

mögelangrepp bör kunna observeras. Riksarkivet kräver 

som nämnts stickprovsvis okulärbesiktning. SCB har ansett att 

de besiktningar som görs i samband med utlån är tillräckliga. F n 

utlånas ca 1500 band per år av de ca 10 000 banden (original plus 

dubbletter). Därtill kommer de ca 500 band som kontrollkörs 

årligen. 

I teknisk norm nr 20 rekommenderas att varje band omspolas 

en gång varje år medan arkivförfattningarna rekommenderar 

omspolning av band som varit utsatta för ovanliga miljöförhållanden. 

SCBs arkiv spolade om alla band som mottogs i arkivet i 

början på 1970-talet. Orsaken var att vi ville få bort de spänningar 

i banden som eventuellt kunde ha uppstått under transporten 

från datamaskincentralen i Örebro. En intern utredning som 

gjordes inom SCB grundad på då tillgänglig litteratur gav till 

resultat att de flesta felen på magnetband tycktes uppstå i samband 

med hanteringen av banden. SCB drog därav den slutsatsen, 

att det var bättre att inte spola banden. Någon årlig omspolning 

borde av samma skäl inte heller ske. Krav på omspolning 

förekommer i en del utländska anvisningar för vård av magnetband 

och rekommendationerna i teknisk norm nr 20 bygger på 

dessa. Någon undersökning av vad man vinner i fråga om minskad 

informationsförlust, om man spolar band regelbundet känner 

jag inte till. För egen del skulle jag vilja ha bevis på minskade 

informationsförluster innan vi börjar en årlig omspolning av 

SCBs 7 000 arkivband. Bakgrunden till detta ställningstagande är 

de erfarenheter av dataförluster på magnetband som jag skall 

redovisa nedan. 

SCBs erfarenheter av s k läsfel på magnetband 

SCB har noterat alla s k läsfel som påträffats på magnetbanden i 

samband med körningar. Termen läsfel används här för att beskriva 

det faktum att datorn inte kunnat läsa en del av ett block 

eller mer på ett band. När SCBs dator registrerar felblock läser 

den förbi detta eller dessa block. Om en kopiering av data skall 

göras går alla data i det felaktiga blocket förlorade. (En utlistning 

av felblocket sker dock.) Ett block kan innehålla eneller flera 

46

Åldersfördelning: 

Ålder: l 2 

llntal: 3 4 

3 

o 

4 

7 

5 

l 

6 7 

o l 

8 

o 

9 10 11 12 År 

l 3 3 6 Band 

Under de första 6 åren har alltså 15 fel uppstått och under de 6 

följande åren har 14 fel uppstått. 

Av de band som hade läsfel efter l år var 2 framställda 1978 

och l år 1979, av de 4 som hade läsfel efter 2 år var 2 framställda 

1981, l år 1978 och l år 1970. 

En tabell över antal band med upptäckta läsfel fördelade efter 

framställningsår och antal utlån visar följande: 

Framställningsår 

1970 1971 1972 1973 1974 1975 1976 1977 1978 1979 1980 1981 

llntal band 

6 3 7 2 l l o o 6 l o 2 

llntal utlån av register 

167 640 1022 309 208 355 

alla 

43 74 258 85 96 14 

Om man analyserar dessa uppgifter närmare finner man att alla 6 

banden från 1970 framställdes inom ungefär samma vecka. Av de 

3 banden 1971 var 2 framställda inom en 30 dagars period, ett 

fastnade i bandstationen vid användning 1983. Av 1972 års band 

var 3 st resp 2 framställda ungefär samtidigt. Av 1978 års band 

var 2 framställda samtidigt. 

Eftersom upptäckten av fel sker i samband med att banden 

läses kan det vara av intresse att notera antalet utlån. Vår redovisning 

bygger på antal utlånade register. llntalet utlånade band 

torde vara något högre. Det stora antalet utlån av de äldsta 

registren beror på kontrollkörningarna. 

När ett fel upptäcks görs flera försök att rengöra bandet. Om 

felet inte försvinner trots flera försök, överförs alla läsbara data 

till nya band. Orsaken härtill är att bandet kan ha nått en kritisk 

punkt och att man kan förvänta sig att flera fel skall uppstå (se 

SOU 1976:68 sid 161). Under en följd av år friställdes banden 

med fel. (Termen friställning används eftersom det här inte är 

fråga om någon gallring). Av nyfikenhet började vi emellertid att 

bevara vissa band som var felaktiga. I november 1979 rengjorde 

vi och testade sedan de 16 band vi hade. 12 av banden visade sig 

vara felfria. Av de 4 band som trots upprepade försök inte gick 

att läsa hade l band flagor borta och 26 läsfel, l var veckat, l 

hade minst 25 fel, l hade l läsfeL Med hjälp av de felfria banden 

48

framställdes nya arkivband. Därefter friställdes alla felfria testband 

utom 2. Dessa 2 band samt 3 av de felaktiga banden 

fortsatte vi att bevara. (Det felaktiga bandet med l läsfel har 

friställts av misstag). 

Sedan denna test har ytterligare 17 felaktiga band ställts undan 

som testband. Tanken har varit att bevara alla felaktiga band 

men på grund av den mängd rutiner som ingår i magnetbandshanteringen 

har detta ibland blivit bortglömt. På grund av resultaten 

vid den nya testkörningen som gjorts i november 1983 har 

dock nya rutiner utarbetats. 

Resultat av testkörning november 1983 av 13 felaktiga band 

(På 4 st har felen upptäckts så sent 1983 att någon test inte 

gjorts): 

Antal band med läsfel 

Antalläsfel före test efter test 

o o 6 

l 5 3 

2 4 3 

7 l o 

25 3 l 

Summa 13 13 

Bandens framställ- Antal testa- Antal felfria band 

ningsår de band efter test 

1971 l l 

1972 3 2 

1973 l l 

1974 l o 

1977 l o 

1978 5 l 

1981 l l 

Av 13 band kan 6läsas utan fel. På l band har felantalet minskat 

från 25 till l fel. Inget band har fler fel än tidigare. Det band som 

1979 hade 26 fel p g a att flagor var borta har fortfarande 26 fel. 

Det andra bandet som trots upprepade läsförsök 1979 hade 25 fel 

har nu l fel. Det band som hade 7 fel har nu O fel. De 2 bevarade 

4 Arkiv, samhälle och forskning 49

and som blivit felfria vid testen 1979 var fortfarande felfria. 

Om jag drar en intressant men inte invändningsfri slutsats av 

ovanstående tabeller skulle jag säga att de felfria band vi ställer 

in i arkivet får allt fler läsfel medan de felaktiga band vi ställer in 

får allt färre läsfel ju längre tid de bevaras. 

Ovanstående tabeller bygger på erfarenheter från arkivets 

hantering av magnetband. Det är alltså inte någon vetenskapligt 

upplagt undersökning för att utröna magnetbandens arkivbeständighet 

od. Jag anser dock att man utifrån dessa resultat bör 

kunna diskutera kraven på förvaring och vård mm. 

Kan vi acceptera att förlora ca 3250 poster av ca 1050 miljoner 

eller, som vid våra kontrollkömingar, ca 50 poster av 148 miljoner? 

I de fall dubblettband alltid finns kommer antalet fel troligen 

att vara ännu lägre. Om man kan acceptera ovanstående, 

skulle SCBs förvaringsmiljö kunna anses tillräckligt bra. Man 

skulle inte behöva bygga dyra luftkonditionerade arkivlokaler. 

SCB förvarar sina arkivband i en arkivlokal där temperaturen 

varierar mellan 21-23°. Luftfuktigheten fluktuerar efter årstiden 

mellan 37-67 % , dock mestadels mellan 45-55 %. Dammfilter 

finns, men partikelmängden i rummet har inte mätts. 

Ett skäl till att investera i en dyrbar konditionerad arkivlokal 

kan dock vara om det medför att man kan nöja sig med kontrollkörningar 

med längre tidsintervaller. Vad jag vet finns det dock 

idag inga praktiska erfarenheter redovisade, på vilka man kan 

grunda ett sådant beslut. Det är ju också tänkbart att vi även med 

SCBs nuvarande förvaringsmiljö kan förlängs tiden mellan kontrollerna. 

För att få mera erfarenhet av långtidsförvaring bevarar 

vi därför efter kontrollkörningen alla band framställda 1974 för 

vidare test. 

Om vi kan acceptera ovan nämnda dataförluster finns det 

heller ingen anledning för SCB att införa strängare krav för 

vården, tex omspolning varje år, vridning av band mm. Vår 

utlåning av ca 1500 register per år kan vara en tillräcklig stickprovskontrolL 

I några fall är de magnetband som haft läsfel framställda 

ungefär samtidigt. Det kan bero på slumpen, men det kan även 

tyda på att det var något fel på bandstationerna när banden 

framställdes. Enligt uppgifter från anställda vid SCBs datacentral 

är detta mycket troligt. Man bör därför vara observant när det 

uppstår problem med bandstationer på vilka arkivband framställts 

och eventuellt framställa nya arkivband. Fel på bandstationerna 

kan även förekomma i samband med utlån av arkivband. 

Detta har hänt två gånger senaste året. Ena gången fastnade 

bandet så hårt i bandstationen att en särskild reparatör fick 

tillkallas. (Trots detta förlorades bara två block med data). Andra 

gången gick ett band av. På två band har flagor fallit bort vid 

50

användningen. Dessa framställdes samtidigt 1973. Det kan ha 

varit fabrikationsfel på banden. Vi kan alltså inte gardera oss mot 

informationsförluster på magnetband även om vi har en mycket 

god förvaringsmiljö och vård. Felen kan ha andra orsaker. 

När vi diskuterar hur stora informationsförluster vi kan acceptera 

på grund av läsfel på magnetband bör vi jämföra med de 

informationsförluster som uppstår på annat sätt. Jag är övertygad 

om att informationsförlusten i arkiven på grund av ofullständig 

dokumentation vida kommer att överstiga förlustema på grund 

av läsfel uppkomna i en förvaringsmiljö av SCBs standard. 

Vi bör också ställa frågan: Hur stora informationsförluster 

uppstår i arkiv med pappershandlingar på grund av att en handling 

kommer bort eller i praktiken blir omöjlig att finna på grund 

av t ex felsortering. 

Informationsförlusten på grund av läsfel på magnetbanden bör 

även jämföras med de fel som uppkommer genom att uppgifter 

kodats eller registrerats fel samt när det gäller statistik, de fel 

som uppstår genom t ex bortfall av olika slag. 

Det mest förvånande resultatet av våra undersökningar är nog 

att de band som hade läsfel vid den senaste körningen kunnat 

läsas utan dataförluster vid en test i november 1983. Enligt 

uppgift från personal vid datamaskincentralen beror detta troligen 

på att dagens bandstationer är mycket bättre. Om man 

tycker, att det är väsentligt att försöka rädda sådan information 

som inte går att läsa vid en viss körning, bör man alltså bevara 

det felaktiga bandet samt de övriga band som tillhör samma 

register för nya läsförsök senare. Finns ett felfritt dubblettband, 

behöver det felaktiga bandet givetvis inte bevaras, annat än om 

man är intresserad av att studera läsfelsutvecklingen på band. 

Dokumentation 

De handlingar som uppstår i samband med ett ADB-system och 

som rör uppbyggnad, innehåll, drift mm brukar benämnas dokumentation. 

Dokumentationen brukar delas upp i system- respektive 

programdokumentation. SCBs programdokumentation utgallras 

enligt allmänna gallringsförordningen (SFS 1953:716, 

omtr 1978: 182) och datagallringsförordningen (SFS 1974:648, 

omtr 1978: 183) när den inte längre behövs för verksamheten. 

Ansvaret för gallringen åvilar den för statistikprodukten ansvarige. 

Handlingar ingående i systemdokumentationen fyller för arkivets 

del huvudsakligen tre funktioner. Systembeskrivningar 

m m används när vi skall ta ställning till vad som skall bevaras 

respektive utgallras i ett system, och de kan behövas när någon 

vill veta vilka handlingar som framställts i ett ADB-system. (Se 

vidare nedan under förtecknande.) slutligen måste vissa hand- 

51

lingar ingående i systemdokumentationen finnas för att informationen 

på magnetband (skivminnen o dyl) skall kunna användas. 

Detta gäller även i viss mån tabeller och blanketter. Jag skall här 

beröra problem i samband med den dokumentation som behövs 

vid användningen av magnetbandslagrad information. Ingen annan 

fråga i samband med långtidsförvaring av magnetband har 

varit eller är så svår att komma till rätta med. 

Mina erfarenheter av problem i samband med återanvändning 

av magnetbandsregister, framför allt ·äldre sådana, samt det jag 

inhämtat rörande utländska dokumentationsföreskrifter m m har 

gett mig den bestämda uppfattningen, att man skall inrikta sig på 

att upprätta en särskild dokumentation till varje register som 

skall bevaras för längre tid. Denna dokumentation skall medfölja 

registren när de överlämnas till arkivet. Hänvisningar till tidigare 

upprättad dokumentation kan göras när t ex senare årgångar av 

ett register med samma slags innehåll överlämnas. Arkivbildarna 

vill ofta ha kvar viss dokumentation, tex kodförteckningar, för 

fortsatt användning i samband med nya bearbetningar. Min erfarenhet 

är att man i sådana fall bör kopiera ifrågavarande dokumentation 

även om den är omfattande. 

Risken är stor att odaterade ändringar införs vid senare använding. 

När arkivbildaren inte längre har omedelbart bruk för 

handlingen finns risken att den gallras av misstag. Vid SCBs 

arkiv godtar vi f n hänvisningar till dokumentation förvarad på 

annat håll, om det är fråga om handlingar som finns tillgängliga i 

tryckta publikationer ed. 

Tidigare erhöll vi ofta, helt eller delvis, i original eller kopia 

den dokumentation som upprättats i samband med driften. Den 

är emellertid ofta svårtillgänglig som dokumentation till arkivband 

och därtill som regel ofullständig. SCB har i dag en av 

arkivet utarbetad och av verksdirektionen fastställd norm för den 

dokumentation som skall medfölja magnetbanden till arkivet. 

Den kan i korthet beskrivas på följande sätt. För varje system 

lämnas en kortfattad systembeskrivning och för varje register en 

registerbeskrivning som omfattar bl a uppgifter om registerbenämning, 

tidpunkt, registeridentitet, populationsbeskrivning 

(saknas mycket ofta i dokumentationen men är mycket viktig), 

uppgifternas ursprung, kvalitetsredovisning och sorteringsordning. 

För varje variabel i registret lämnas uppgift om bla variabelbenämning, 

definition av variabeln, använda koder, valida 

värden o dyl. Särskilda blanketter finns för dessa.tre beskrivningar. 

Den information, som p g a sitt omfång inte kan införas på 

blanketterna kan lämnas som bilagor. Dessutom lämnas givetvis 

en postbeskrivning samt ett ex av ev blanketter. Dokumentationen 

registreras även i ett on-line baserat terminalsystem. Hur 

detta system kommer att utvecklas är vi ännu osäkra på. 

52

att alla magnetband skulle redovisas under huvudavdelningen M. 

För att underlätta återsökningen av handlingar på magnetband 

bestämdes dock att en hänvisning alltid skulle finnas i en serie 

under den huvudavdelning till vilken motsvarande information 

utskriven på papper skulle ha hänförts. All förekomst av statistiska 

uppgifter finns alltså redovisad även under huvudavdelningen 

H. Genom den nya förteckningsplanen (SFS 1979:277): blev 

huvudprincipen att handlingar skall förtecknas efter sitt innehåll. 

Vi har börjat diskutera att i samband med upprättandet av nya 

arkivförteckningar börja förteckna enbart efter handlingarnas 

innehåll och att inte använda huvudavdelningen M. Eftersom vi 

inte utrett konsekvenserna för vårt terminalbaserade förteckningssystem 

vet vi ännu inte hur vi kommer att lösa förteckningsfrågan. 

Det stora problemet när det gäller att förteckna magnetbandslagrad 

o d information är dock inte det ovannämnda. Det är 

hur man skall förteckna de enskilda volymerna samt redovisningen 

av gallringsbar information. 

Varje magnetband som mottages i arkivet får ett unikt sk 

löpnummer i stigande nummerserie från 000001. Löpnumret anger 

också numret på det hyllfack där bandet står. Nummerserien 

är gemensam för alla SCBs arkivbildare. Om ett nummer blir 

ledigt p g a t ex gallring användes det på nytt till ett nytt band. 

Uppställningen i arkivet sker alltså inte vare sig efter 

arkivbildare/serie eller i accessionsordning. Banden placeras på 

detta sätt av praktiska skäl. 

De första åren förtecknades banden som "vanliga" volymer 

med angivande av tid, innehåll, volymnummer och löpnumret 

som angav plats i arkivet. (Tekniska uppgifter mm tas upp nedan.) 

Det visade sig emellertid med tiden vara mycket opraktiskt 

att volymnumrera magnetbanden vilket kan illustreras med följande 

exempel rörande fastighetstaxeringsregistret. Arkivförteckningen 

ser ut söm följer. 

Serierubrik: Fastighetstaxeringsregistret 1970- Ml 

Löpnr 

002517 

002518 

002488 

54 

Volymnr Tid Anmärkningar 

l 1970 Län 01. Registeridentifikation (Reg.id): 

A887.U01Dl.L01 (2 band) 

2 

3 1970 Län 03·. Reg.id: A887.U01Dl.L03.

005399 357 

005420 358 

005421 359 

005422 360 

005423 361 

005424 362 

005425 363 

005426 364 

000256 710 

000257 711 

000258 712 

1976 Län 01. Reg.id: C444.U01Dl.L01. 

(6 band) 

1976 Län03. C444.U01Dl.L03. 

(2 band) 

1981 Län 01. C576.FTR81.L01 

(2 band) 

1981 Län 03. C576.FTR81.L03. 

1981 lånas FTR 1976 ut. Därvid visar det sig att det uppstått 

läsfel på län 01 , vissa block kan inte läsas av datorn. Län 01körs 

då över till nya band. Packningstätheten på banden har nu ökat 

från 1600 Bpi till6250 Bpi. Län 01 ryms därför på bara två band 

som får löpor 005399 och 005420 och volymnummer 357 och 358. 

Volymor 359-362 försvinner. Frågan uppstår då om man bara 

skall stryka volymor 359-362 i arkivförteckningen eller om man 

skall numrera om alla efterföljande volymer både i arkivförteckningen 

och själva banden. Om det vore en enstaka företeelse att 

volymnummer måste ändras borde man kunna välja det som 

verkar mest praktiskt. 1983 skall emellertid 1970 års FTR kontrollköras. 

Genom den större packningstätheten och genom att 

lagra flera län på samma band (som särskilda filer) minskar ånyo 

antalet vo1ymer och volymnumreringen i serien stämmer inte 

längre. 1984 skall1971 års FTR kontrollköras med nya ändringar 

i volymnumren och så vidare varje år. Vi har därför funnit det 

mycket opraktiskt att använda volymnummer. De fyller ingen 

funktion längre. Volymnumren används för att ange en volyms 

plats inom serie och underlätta framtagning. Eftersom magnetbanden 

inte är placerade i volymnummerordning så behövs inte 

numret vid framtagning, då används löpnumret. När vi diskuterade 

för- och nackdelar med volymnummer kom vi till den slutsatsen 

att vi inte behövde det, att det till övervägande del orsakade 

besvär. I samband med att vi övergick till att förteckna banden 

med hjälp av ADB slopade vi därför efter medgivande från 

riksarkivet volymnumret. 

I dag har vi följande kolumner i arkivförteckningen: Löpor, 

filor, tid, registeridentifikation, anmärkningar som inkluderar ev 

volymbeteckning, sist i varje serie anges antalet register och band 

i serien. Inom serien sorteras registren maskinellt efter tid i 

stigande följd. 

I vissa fall lagras som tidigare nämnts flera register (filer) på 

samma magnetband. Den först lagrade filen får då filor 01, den 

55

andra filor 02 osv. I samband med att vi slopade volymor slopade 

vi också hänvisningar eller kommentarer av typen "innehåller 

även". För varje register (fil) redovisas löpor och filnr i därför 

avsedd kolumn. Magnetbandsvolymerna finns alltså redovisade 

på lika många ställen som det finns filer på bandet. På sätt och vis 

kan nian säga att vad vi förtecknar är själva registren. Löpor och 

filor är snarast en platsangivelse. Eftersom volymnumren är slopade 

är det inget problem med att förteckna på detta sätt. Ett 

nödvändigt komplement till arkivförteckningen är dock i detta 

fall den förteckning vi har över alla magnetband i löpor-ordning. 

Där redovisas för varje löpor alla register som finns på bandet 

ifråga med angivande av bl a registeridentitet, arkivbildare och 

seriesignum. 

I samband med omkopieringar av banden kan löpor, filnr, 

registeridentifikation, m m ändras. Ändringar måste då göras i 

arkivförteckningen. Man måste därför planera hur man skall 

göra dessa ändringar. SCB har använt olika metoder. De första 

åren ändrade vi i förteckningarna ibland på befintlig plats, ibland 

genom att skriva om förteckningsbladet. Vårt nuvarande ADBsystem 

tillåter inte det. Nu tar vi ut en ny arkivförteckning för 

serien ifråga och avställer den tidigare i en särskild pärm. 

När det gäller förtecknandet, liksom för övrigt det mesta på 

magnetbandsområdet gäller det att vara öppen för att kunna 

förändra rutiner. Detta innebär att det kan vara svårt att följa 

gällande arkivförfattningar. Det gäller även förtecknandet av 

gallringsbara handlingar. Vid en statistisk undersökning uppkommer 

ett antal olika ADB-register, tex register innehållande 

orättade primärdata, rättade primärdata kanske i olika sorteringsordning, 

kanske delregister, olika arbetsregister för upprättning 

mm, tabellregister med aggregerade data samt program. 

De första arkivförteckningarna omfattade normalt en eller 

flera serie för de ADB-register (magnetband) som skulle bevaras, 

en gemensam serie för utgallringsbara band såsom arbets- och 

tabellband samt en serie för program på magnetband. (Program 

på hålkort förtecknades under F). I serierna för de gallringsbara 

arbetsbanden angavs i regel bara att band av denna typ utgallrades 

enligt det eller det gallringsbeslutet. Någon redogörelse för 

de olika bandens innehålllämnades inte utom i några fall. 

Med tiden verkade det meningslöst att ha en extra serie och ett 

extra förteckningsblad för arbetsbanden. Informationen om gallringsbara 

handlingar infördes i serien för de bevarade registren. 

Detta utformades så, att vi i inledningen till serien redogjorde för 

vilka register som bevarades i systemet och sedan skrev "övriga 

register i systemet utgallras när det inte längre behövs för bearbetningen". 

I dag har vi ett datoriserat förteckningssystem med begränsat 

56

utrymme för anteckningar varför även notisen "övriga register i 

systemet utgallras" har slopats. Någon redovisning av handlingar 

som gallras enligt datagallringsförordningen (SFS 1978: 183) finns 

alltså inte längre i arkivförteckningarna. Upptagningar som utgallras 

efter medgivande från riksarkivet eller datainspektionen 

redovisas däremot i särskilda serier. 

Skulle någon vilja se vilka ADB-handlingar som funnits i ett 

system får han/hon gå till systemdokumentationen. I vissa fall 

utarbetades förr s k arkiveringsplaner och dessa bifogades som 

bilagor till förteckningen. I arkiveringsplanen redovisas samtliga 

ADB-register i ett system med angivande av om det skall bevaras 

eller gallras samt ev gallringsfrist. Det vore önskvärt med ett 

fortsatt utarbetande av arkiveringsplaner .för åtminstone de större 

fortlöpande systemen. F n hinner vi inte med detta. 

I de serier för program på magnetband som tidigare upprättades 

angavs i regel endast att programmen utgallrades enligt ett 

visst beslut. Även dessa serier kändes efter en tid meningslösa. 

Noteringen att programband utgallrades började därför införas 

under respektive serie för dokumentation under huvudavdelningen 

F. Här uppkom alltså ett avsteg från principen att all 

information på magnetband redovisas under huvudavdelningen 

M. I varje M-serie finns dock en hänvisning till resp dokumentationsserie. 

Sammanfattning 

Som en mycket kortfattad sammanfattning av mina erfarenheter 

av att bevara magnetbandslagrad information skulle jag vilja 

notera följande. 

Tillspetsat uttryckt kräver bevarandet av en omfattande 

mängd pappershandlingar stora lokalresurser medan bevarandet 

av mycket information lagrad på magnetband kräver mer personalresurser 

p g a de omkörningar som måste göras. 

Den ringa informationsförlust som SCB haft på magnetbanden 

bör föranleda fortsatta diskussioner och överväganden rörande 

rimliga krav på förvaring och vård av magnetband. 

Det svåraste problemet beträffande bevarandet av ADB-register 

är den otillfredsställande dokumentation som ofta förekommer. 

Med begränsade resurser bör man i första hand inrikta sig 

på att få fram erforderlig dokumentation till de register som 

bevaras. Eftersom det är svårt att dokumentera behöver arkivbildarna 

i de flesta fall hjälp på olika sätt. 

På grund av bl a omkörningar av magnetbanden förändras 

magnetbandsbeståndet hela tiden. Detta och andra förhållanden 

medför problem när man skall förteckna ADB-register. Det har i 

vissa fall visat sig mest praktiskt att frångå nuvarande förteck- 

57

ningsprinciper. Det har överhuvudtaget visat sig vara nödvändigt 

att man är öppen för att förändra dagens normer på arkivområdet. 

Summary. Preservation of Information Stored on Magnetic 

Tape. Experiences from the Archives of the Central Bureau of 

Statistics. By Birgit Fredberg. 

In 1970 the archives of the Central Bureau of Statistics began to 

receive information on magnetic tape for long-term preservation. 

The present artide is a report on experiences from the production 

of so-called archive tapes, experiences of maintenance and 

storage, documentation requirements and problems as regards 

the compilation of in ven tories. 

The productian of archive tapes: Machine Readable Data Files 

that are to be kept are transferred to new, previously unused 

magnetic tape. For duplicates, however, used and testedtape is 

employed. In order to reduce the number of tapes, several registers 

are sometimes put on the same tape. If possible, data should 

be stored in such a way that standard programmes can be employed 

when the information is to be retrieved. 

Checking, maintenance, stalistics of corrupt readings: The 

Central Bureau of Statistics checks the magnetic tapes by reading 

the registers after about 9 years. At the same time the registers are 

transferred to new tapes. About 500-700 tapes are checked every 

year. Writing reports and updating documentation and inventories 

is at least as time-consurning as the job to take care of new 

deliveries of magnetic tapes. Other measures are also recommended 

for magnetic tapes, e.g. rewinding once a year. The 

experiences we have had till now of the loss of information on 

magnetic tapes make it doubtful if such strict rules are really 

necessary. 

Loss of information on magnetic tape suffered by the Central 

Bureau of Statistics: The Central Bureau of Statistics has recorded 

all the so-called corruptions that have occurred on the tapes. (The 

term corruption is here used to indicate the fact that the computer 

has not been able to read part of a block or more.) The archives of 

the Central Bureau of Statistics holds about 6,000 registers. At 

present 68ofthem contain l corruption or more. The total number 

of corruptions is about 217. With an average of 15 records per 

block about 3,250 records have been lost. This figure should be 

compared with the total number. The registers recieved between 

1970 and 1981 contain about 1,050 million records. 

Documentation: The greatest problem in connection with the 

preservation of the ADP registers is to select the information that 

58

will be required when the registers are used. This is why the 

Central Bureau of Statistics has set a standard prescribing what 

documentation should contain. If a certain register cannot meet 

the requirements it might be considered for disposal. Every 

register on magnetic tape that is delivered to the archives is 

immediately described. Due to check running among other 

things the number of tapes etc. is liable to change. For this reason 

inventories of ADP registers are constructed in a way that partially 

differs from the method used for other records. 

59

En smygande start 

Arkivet för ljud och bild 1979-1983. 

Tankar inför ett 5-årsjubileum 

A v Leif Larson 

Den l januari 1984 var det 5 år sedan ALB (Arkivet för ljud och 

bild) började sin verksamhet. På nyåret 1979 var visserligen bara 

en person anställd på myndigheten, nämligen jag själv. Rekryteringsarbetet 

hade just påbörjats. Jag flyttade in i tomrna kontorslokaler 

med ett vidhängande tomt arkivmagasin på Malmskillnadsgränd 

6 i centrala Stockholm. En av mina första åtgärder 

blev att utverka anstånd med mottagandet av leveransen av 

pliktexemplar från Sveriges Radio. 

Den institution för bevarande av ljud och rörlig bild som 

riksdagen fattat beslut om var en betydligt nedbantad version av 

det som dataarkiveringskommitten (DAK) hade föreslagit i sitt 

betänkande "Bevara ljud och bild" (SOU 1974:94). Åren efter 

det att betänkandet hade lämnats, hade de ekonomiska åstramningarna 

börjat. 

Den första och dominerande uppgiften för mig och de ALEmedarbetare 

som successivt tog de tomrna rummen i besittning 

under år 1979 blev att få den nya pliktexemplarslagen (SFS 

1978:487) att fungera. 

Enligt denna lag skall alla radio- och TV -program som sänds 

inom Sveriges Radio-koncernen levereras till ALB. Lagen gäller 

i detta avseende retroaktivt från den l juli 1978. Det som levereras 

är de s k referensupptagningar som bolagen är skyldiga att 

göra enligt radioansvarighetslagen. Bolagen måste banda allt 

som sänds och bevara upptagningarna i sex månader för bevisändamål. 

Därefter lämnas banden till ALB. 

De problem vi ställdes inför pä radio- och TV -sidan skiftade 

frän medium till medium. När det gällde TV, framstod den 

inspelningsstandard som tillämpades för referensupptagningar 

som ett stort problem. Upptagningarna gjordes med hjälp av 

VCR-systemet, ett s k hemvideosystem som höll på att dö ut. 

ALB skulle bevara eller i alla fall få in allt som hade sänts, men 

materialet var bandat på en ganska låg kvalitet. ALE-kopiorna 

kan inte användes för reprisering. TV å sin sida sparade de 

program som man vill återutsända på en betydligt högre standard. 

Här stod vi alltså inför en kärnfråga, nämligen den om 

dubbelarkivering. Riksdagens kulturutskott uppmärksammade 

denna anomali vid behandlingen av ALE-propositionen. Det 

61

ledde till en markering i riksdagsbeslutet om att frågan skulle 

utredas ytterligare. Ett första steg mot en lösning är införandet 

av BCN-systemet år 1984 (mera därom nedan). 

När det gällde riksradion, lyckades ALB genom förhandlingar 

och vissa kapitaltillskott höja standarden på referensupptagningarna 

samtidigt som en god bandekonomi kunde upprätthållas. 

Detsamma gällde lokalradiostationerna som gör sina referensupptagningar 

på respektive sändningsort. Detta decentraliserade 

system innebar en mångfald av inspelningsmetoder och bandtyper. 

Vi på ALB fick under det första verksamhetsåret resa runt 

till de flesta av de ca 30 stationerna för att försöka få enhetliga 

rutiner och ett fungerande inspelningssystem. 

När det gäller pliktexemplar av film, föreskrivs i lagen, att alla 

filmer som censurgranskas och visas på biograf i Sverige skall 

lämnas till ALB. ALB skall göra en videokopia från filmkopian 

varefter denna skall återlämnas till distributören. Denna av riksdagen 

antagna regel ledde till våldsamma konvulsioner inom 

filmbranschen, både den svenska och bland de utländska bolagen. 

Framförallt de amerikanska bolagen protesterade våldsamt 

och hänvisade till "smittorisken". Även om man inte sa det rent 

ut så misstänkte man att en svensk myndighet med lagenlig rätt 

att göra videokopior av biograffilm skulle bli en institution för 

piratkopiering och att "the Swedish way" skulle öppna dörren på 

vid gavel för olovlig kopiering under statlig täckmantel i andra 

mindre nogräknade länder. Det var först mot slutet av år 1979 

som stormen bedarrade. Genom ett system av avtalsvillkor och 

dispenser lyckades vi få filmbranschen att i praktiken acceptera 

pliktexemplarssystemet. Sedan dess får ALB alla filmer, även 

om vissa utländska bolag formellt sett inte lämnar pliktexemplar 

utan endast gör en deposition. 

På fonogramsidan hade redan i slutet av 1950-talet riksbibliotekarien 

slutit avtal med de svenska grammofonbolagen om att 

de på frivillig basis skulle lämna exemplar av sina skivor till 

Kungliga Biblioteket där en särskild avdelning, det s k Nationalfonoteket, 

tog hand om materialet. Nationalfonoteket och dess 

samlingar gick upp i ALB den l juli 1979. Genom pliktexemplarslagen 

blev det som tidigare skett på frivillig väg ett obligatorium. 

Ett ex av varje i landet framställd grammofonskiva 

eller ljudkasset skall utan kostnad levereras till ALB. 

I pliktexemplarslagen, som alltså togs av riksdagen 1978, fanns 

också föreskrifter om videogram. Videogram var vid den tidpunkten 

ett närmast okänt fenomen på hushållsmarknaden; den 

stora explosionen kom ett par år senare. År 1979 fick ALB in 8 

pliktexemplar- två år senare var motsvarande siffra över 2 000. 

Då vet vi samtidigt med säkerhet att många videogram som är 

leveranspliktiga inte har levererats. Videobranschen är, liksom 

62

fonogrambranschen, en bransch med många små och ofta efemära 

bolagsbildningar. Det har varit svårt att som lagen är skriven 

få en hundraprocentig täckning av t

Arkivsamarbete med TV 

Riksdagen uttalade i samband med att ALE-propositionen togs 

att man borde uppmärksamma sambruksmöjligheterna med TVs 

egen arkivering för återutsändning. ALB utredde frågan tillsammans 

med Sveriges Television (SVT) och lämnade ett förslag år 

1981. Regeringen har anslagit medel för en höjning av kvaliteten 

på en del av ALBs arkivband av riks-TV, så att det blir möjligt 

att · använda dessa band för reprisering. Systemet är entums 

långspelande BCN-band. 

Fr o m 1984 kommer merparten av de svenska programmen i 

TV (t ex nyhetsprogram, debatter, underhållning och teater), 

efter urvalsbeslut av ALB, att bandas på ·BeN. BeN-banden 

kommer att bevaras som säkerhetskopior och för eventuell kopiering 

i samband med reprisering. SVT beräknas kunna göra 

besparingar på sikt i sin egen arkivering. Parallellt bandas för 

ALBs räkning på ett hemvideo-system (VHS) det totala utbudet. 

VHS-banden kopieras för forskningsändamål och kan bli aktuella 

för gallring i framtiden. 

Sökmöjlighetema är begränsade 

sökmöjligheterna i ALBs samlingar är ofullständiga. Det beror 

på att ALB vid starten inte fick några resurser för en heltäckande 

katalogisering av samlingarna. I stället förutsattes det att ALB 

tillsvidare skulle pröva sig fram med ett lapptäcke av olika kataloger 

och även samarbeta med bl a radio och TV som ju har egen 

katalogisering på vissa sektorer. 

Några resurser för datorstödd katalogisering fick ALB inte 

heller. Resultatet har har blivit en mycket riskabel beroendeställning 

till andra institutioner, som producerar kataloginformation, 

främst inom radio- och TV-sektorn. Samtidigt är vissa områden 

helt okatalogiserade; det gäller t ex lokalradio. ALB har försökt 

att genom ett samarbete med riksradion och TV -bolaget täcka 

upp de från forskningssynpunkt mycket intressanta nyhetsprogrammen. 

Katalogsidan är ett stort problem för ALB. Ett omfattande 

utredningsarbete har bedrivits, men det måste förmodligen till 

"friska pengar" för att problemet skall lösas på ett bra sätt för 

forskningen. 

Forskningen 

Forskartillströmningen har ökat under de senaste åren, vilket är 

naturligt med hänsyn till att samlingama i starten var ganska 

begränsade. Det är många olika ämnen som behandlas inom 

64

forskningen på ALB. A v naturliga skäl är filmforskningen rikligt 

företrädd. Vidare skall nämnas ett par omfattande forskningsprojekt 

som rör större sektorer inom radio och TV bl a samhällsbevakningen. 

Forskarservicen vid ALB är komplicerad, dels 

med hänsyn till problemen på katalogiseringssidan, dels därför 

att materialet inte kan tillhandahållas i original. Forskare har 

endast tillgång till forskarkopior som framställs inom ALB. Just 

kopieringsverksamheten tenderar att bli en flaskhals i ALBs 

verksamhet. Till slut skall det enkla faktum noteras att det är 

betydligt mer komplicerat att "bläddra" i ett videoband eller 

ljudband än att bläddra i en bok. 

Under budgetåret 1982/1983 var ca 150 forskare/forskningsprojekt 

igång vid ALB. Forskarkopiorna framställda under samma 

period uppgick till ca 400 timmar ljud och ca 850 timmar 

video. 

Växande samlingar, men mindre tillväxtvolym 

ALBs samlingar innefattande all radio och TV fr o m l juli 1978, 

videokopior av all film fr o m l januari 1979 liksom videogram 

och fonogram, äldre samlingar övertagna från nationalfonoteket 

och förvärv av icke pliktexemplar beräknas den l januari 1984 

uppgå till sammanlagt ca 2000 hyllmeter. Samlingama tar sammanlagt 

ett utrymme för ca 230 m 2 • Då skall det också noteras att 

endast en mindre del av denna golvyta klarar kompaktlagring: i 

huvudsak måste vanliga lagerhyllor användas. 

Tillväxten per år beräknas i dag till ca 300 hyllmeter. Utvecklingen 

går dock mot allt kompaktare lagringsformer. Det finns 

troligen en viss anledning till optimism när det gäller behovet av 

arkivutrymmen för pliktexemplaren. Däremot kommer ALB 

nog att behöva stora utrymmen för äldre material. 

Provisoriska lokaler 

ALB har f n lokaler dels på Malmskillnadsgränd 6, dels i det s k 

Kronobageriet. I Kronobageriet, som ALB delar med Musikmuseet, 

finns forskarexpeditionen och katalogiserande personal 

samt skivsamlingarna. Lokalerna på båda ställena är provisoriska 

i så måtto att de inte är direkt anpassade för ALB:s verksamhet. 

Vid två tillfällen har förslag från byggnadsstyrelsen lagts fram 

om samlokalisering. Av olika skäl, bl a kraven på arkivlokalernas 

storlek och beskaffenhet, har flyttningen inte gått att genomföra. 

5 Arkiv, samhälleoch forskning 65

Det tekniska livsrummet 

En verksamhet av ALBs natur blir så att säga fången i tekniken. 

Den vanvettiga striden mellan olika inbördes oförenliga videosystem 

drabbar ALB i så måtto att ALB måste hålla fungerande 

uppsättningar av samtliga i handeln förekommande system för 

att kunna spela upp sina pliktexemplar. Inte nog med det. ALB 

måste också försäkra sig om att i framtiden, när tillverkarna 

kastat de gamla modellerna på sophögen och lanserar nya system, 

hålla den gamla maskinparken igång intill den tidpunkt då 

banden skall konverteras till nya -informationsbärare. ALB kommer- 

som en biprodukt av arkiveringen, att på sikt bli också ett 

museum för avlagda videosystem! 

Forskningen allmänt sett om arkivbeständighet på ljud- och 

bildsidan är än så länge förvånansvärt svag. Det arbete som 

tillsammans med riksarkivet har bedrivits inom ramen för statens 

provningsanstalt har hittills inte gett några klara besked om hur 

länge de nuvarande informationsbärarna kan hålla. Vad vi vet är 

att digitaltekniken snart kommer att bryta igenom. Vad vi också 

vet - och det är en av de få positiva sidorna av det tekniska 

innovationsarbetet - är att lagringen kommer att bli mer kompakt. 

Det visar redan en jämförelse mellan storleken på en VCRoch 

en VHS-kassett. En VHS-kassett kan rymma upp till 6 

timmar, medan VCR-kassetten som är nästan dubbelt så stor 

endast rymmer en timme. 

En förändrad mediabild 

Mediastrukturen har förändrats mycket bara under de fem åren 

som ALB har verkat. Det räcker med att hänvisa till närradiooch 

när-TV-verksamheten, text-TV, videogramexplosionen och 

ökningen av regional-TV. Under de närmaste åren kommer nya 

merlieformer att introduceras som ställer många frågor på sin 

spets när det gäller ALBs bevarandeansvar. Det gäller sådana 

distributionsformer som kabel-TV, satellitsändningar och teledata. 

Det gamla radio- och TV-monopolets saga är all- massmedierna 

kommer att bli allt mera fragmentariserade. Mångfalden 

av producenter och distributörer gör ALBs uppdrag mer komplicerat. 

ALB samarbetar med den statliga ruedieutredningen i dessa 

frågor. Intentionen är att bevarandefrågorna skall behandlas i 

samband med att beslut tas om nya media och merlieformer, och 

inte som skett tidigare förbises till dess att en alarmerad forskaropinan 

ger sig till känna. Då har det ofta varit för sent. 

66


Fem år är en kort tid, inte minst för en institution som har till 

uppgift att bevara för evigheten. Men under de fem år som ALB 

har verkat har kolossalt mycket hänt, både inom myndigheten 

och i den mediavärld som ALB skall spegla. 

Vi har kunnat konstatera att pliktexemplarslagen inte fungerar 

hundraprocentigt på vissa områden. En annan erfarenhet är att 

det är ytterst riskabelt att behöva förlita sig på andra katalogiserande 

institutioner. Vi har vidare kunnat konstatera att det finns 

stora materialgrupper inom ljud och rörlig bild, som inte omfattas 

av pliktexemplarslagen. Det rör sig om äldre material eller 

om samtida material som faller utanför lagen. Materialet är värt 

att bevara, men det saknas resurser. Vi har kommit ett stycke på 

väg när det gäller att få samhällsekonomiskt acceptabla lösningar 

och undvika dubbelarkivering. Vår lokalfråga är ännu olöst. 

I de resursknappa tider som nu råder, har ALB utformat en 

policy som främst tar sikte på att värna om det svenska materialet 

när det gäller vård, katalogisering etc. Vi har inte velat inskränka 

upptagningsområdet för pliktexemplarslagen, men avser att profilera 

oss mer som nationalarkiv när det gäller hanteringen av 

materialet. Detta under antagandet att andra länder kommer att 

i första hand ta tillvara det inhemska materialet och ta ansvar för 

dess bevarande. 

Vad som kommer att ske på ALBs verksamhetsområde under 

den närmaste femårsperioden är det nästan omöjligt att sia om. 

Den förändrade massmediebilden har berörts i det föregående. 

ALB står inför en rad viktiga avväganden och beslut när det 

gäller de nya medierna och merlieformerna som växer fram. 

ALB kommer förmodligen också att konfronteras med viktiga 

avgöranden när det gäller bevarandet av äldre samlingar från 

tiden före pliktexemplarslagen och i frågor hur man skall förfara 

med det material som inte kan bevaras på ett adekvat sätt med 

nuvarande band (kassetter). Hela konverteringsproblematiken 

kan bli aktuell ganska snart. Samarbetet med TV och i framtiden 

kanske också radion för att tillgodose både forskningens och 

programverksamhetens behov lär bli en annan stor fråga. 

. Bara en sak synes verkligen säker; det kommer att dröja 

åtminstone fem år till innan verksamheten på ALB löper i jämna 

fåror. 

Sommary. The National Archive of Recorded Sound and Mo ving 

Images 1979-1983. Reflections on the occasion of a five-year 

anniversary. By Leif Larson. 

67

The National Archive of Recorded Sound and Moving Images 

(ALB) was established on January 11979 at the same time as the 

new Statutory Deposit Act came into force. The Act applies to 

four main groups of recordings: radio and television broadcasts, 

films, videograms, and phonograms. Consequently the following 

radio and television programs are deposited with ALB: 

nationwide radio programs from the three channels plus the 

overseas program services, "Radio Sweden", 

nationwidetelevision programs from two channels, 

regional television news (6 stations), 

local radio programs (25 stations). 

The companies make continual recordings of their programs, and 

the recordings are delivered to ALB six months after broadcasting. 

As regards films, ALB receives prints of a1116 and 35 mm films 

examined and approved by the Censorship Board and shown to 

the public. The Deposit Act applies to Swedish as well as foreign 

films and includes long films, short films, trailers and commercials. 

Of all videograms printed in Sweden in at least 50 copies and 

made available to the public, one copy must be deposited with 

ALB. The same requirement applies to videograms produced 

abroad and made available to the Swedish public in at least 50 

copies, provided they have a special Swedish interest, e.g., a 

Swedish artist or Swedish texts. 

The deposit rules for phonograms are identical with those for 

videograms. Since 1958 Swedish gramophone records have been 

collected in a special section of the Royal Swedish Library called 

the National Archive of Recorded Sound. In July 1979 the archive 

was incorporated into ALB. lt then included some 30,000 

microgroove records and more than 100,000 78s. ALB is in the 

field of phonogram now one of the greatest research archives of 

its kind in Europe. 

In addition to statutory copies, ALB also acquires other kinds 

of audio and video recordings which may be of interest for 

research purposes. Making its collections available for research is 

one of ALB's most important tasks. To this end the archive has 

built up certain service functions in its Research Office. 

68

Genom de nya högskolornas tillkomst ställdes riksarkivet inför 

omedelbara krav på insatser, eftersom de utgjorde en rad nya 

myndigheter underkastade arkivförfattningarnas krav. Det gällde 

att bygga upp en fungerande arkivvård om möjligt redan från 

starten. Men även universiteten och de tekniska högskolorna 

berördes i hög grad av reformen. En rad nya administrativa 

organ, t ex högskolestyrelse och linjenämnder, infördes. Förändringarna 

bedömdes vara så genomgripand« att arkivbildningen 

vid universitetsförvaltningarna bröts och nya arkiv påbörjades 

fr o m den l juli 1977. 

Problemen med universitetens arkivvård var större än enbart 

de administrativa förändringarna. Förvaltningarnas arkiv var de 

enda områden där en viss arkivvård också tidigare förekommit. 

Mer oroande var att institutionernas arkiv före högskolereformen 

i stort sett var ett obeaktat område. Institutionen är en 

relativt ung organisationsform som fick sitt stora genombrott 

under 1950- och 1960-talen, delvis som en följd av den stora 

studerandetillströmningen under 1960-talet. Institutionsarkiven 

var därför med få undantag oordnade och oförtecknade. 

Arkivbestånden varierar kraftigt i storlek mellan olika institutioner 

och olika högskolor, men det stora flertalet institutionsarkiv 

är av mindre omfattning. Antalet arkivbildare är dock 

mycket stort jämfört med andra myndighetskategorier. En aktuell 

sammanställning från innevarande år (1983) visar på ett totalt 

antal av ca 1000 arkivbildande enheter - förvaltningar, institutioner 

och andra arbetsenheter- inom UHÄ -området. A v dessa 

återfinns huvuddelen hos universiteten: Lund ca 250, Uppsala ca 

103, Göteborg ca 130, Umeå ca 107 och Linköping 50 arkivbildare. 

Tekniska högskolan i Stockholm och Chalmers tekniska högskola 

i Göteborg har vardera ca 100 arkivbildande enheter medan 

Karolinska institutet omfattar ca 60 arkivbildare. Återstoden 

faller på de regionala mindre högskolorna och de konstnärliga 

högskolorna. 

Inför de ökade krav som ställdes på arkivmyndigheterna fäste 

riksarkivet regeringens uppmärksamhet på arkivproblemen hos 

högskolorna. Som en följd härav anvisade utbildningsdepartementet 

för budgetåret 1978/79 särskilda medel dels till en tillfälligt 

utökad fältverksamhet på högskoleområdet, dels till utbildningsinsatser 

för personal inom högskolorna. Med hjälp av dessa 

extra resurser inledde riksarkivet en omfattande kursverksamhet 

inriktad på personal vid högskolornas institutioner och förvaltningar. 

Erfarenheterna från kurserna visade att behovet av en enkel 

vägledning för institutionernas arkivvård var mycket stort, särskilt 

som gällande regelverk i första hand avsåg förvaltande myndigheter. 

En särskild broschyr kom därför att utarbetas, kallad 

70

Arkivvården vid högskoleinstitutioner 2 • Broschyren har sedan 

dess använts i riksarkivets externa kursverksamhet. Den har 

senare också kompletterats med vägledande exempel på institutionsförteckningar. 

Det fortsatta arbetet 

År 1979 erinrade riksarkivet högskoleenheterna om deras skyldighet 

att ordna och förteckna arkiven hos samtliga arkivbildare 

vid högskoloma - alltså även institutionerna. Högskoloma anmodades 

att före utgången av år 1981 inge s k tioårsförteckningar 

till riksarkivet. Kravet på arkivförteckningar upprepades därefter 

år 1982 i en skrivelse till samtliga högskoleenheter i sarnband 

med det samordnade inkrävaodet av tioårsförteckningar 

från statliga myndigheter. 

Inkrävaodet och granskningen av arkivförteckningar har alltmer 

kornmit att dominera riksarkivets arbete på högskolesektom. 

Den kursverksamhet som fortlöpande bedrivits på högskoloma 

sedan 1977 har under de senare åren börjat ge resultat i 

form av ett växande antal förteckningar. Det aktuella läget (december 

1983) är att cirka hälften av högskolesektoms arkivbildare 

ingett arkivförteckningar. I en del fall har högskolor med 

särskilda problem begärt och erhållit tillfällig dispens från ingivandet 

av förteckningar. Granskningsarbetet tillgår numera så 

att högskoloma insänder förteckningar i konceptform eller som 

utkast vilka granskas och återsänds med ändringsförslag. Genom 

denna underhandsgranskning och informella kontakter per brev 

och telefon har arbetet kunnat underlättas avsevärt. 

Fältarbetet har under senare år alltmer kornmit att inriktas på 

de regionala högskolorna. Som nämnts har målsättningen där 

varit att bygga upp en arkivvård från grunden, eftersom de nya 

högskoloma helt saknat en tidigare rnyndighetstradition. Kurser 

har hållits för kanslipersonal och handläggare, information har i 

skilda former lämnats till både prefekter och utbildningsledare. 

Diarieföring, protokollshantering och skrivmaterielfrågor hör till 

de områden som tagits upp i rådgivning och undervisning. En 

svår fråga har ofta varit arkivlokaler, något som högskoloma i 

regel helt saknat. Arbetet har nu lett till att åtta av de tretton 

mindre högskoloma ordnat och förtecknat sina arkiv och ingett 

förteckningar som godkänts av riksarkivet. Vid de övriga pågår 

arbetet med ordnaodet och förtecknandet och flera högskolor 

har insänt förteckningsutkast. 

En grupp av högskolor med särskilda arkivproblem är de 

2 Rolf Hagstedt, Arkivvården vid högskoleinstitutioner (Riksarkivets broschyr nr 

13, Stockholrn 1980). 

71

konstnärliga högskoloma i Stockholm, t ex Musikhögskolan, 

Konstfack och Dramatiska institutet, och deras motsvarigheter 

vid Lunds och Göteborgs universitet. Vid dessa högskolor varierar 

formerna för antagning, undervisning och examination starkt, 

vilket gör att arkivfrågorna måste behandlas separat för varje 

högskola. Riksarkivet inbjöd därför i februari 1983 de konstnärliga 

högskoloma till en kursdag i arkivvård med en diskussion 

kring de speciella arkivfrågoma. Sedan dess har flera högskolor 

inlett arbetet med att ordna och förteckna sina arkiv och i vissa 

fall anvisat särskilda medel för förteckningsarbeteL 

I samband med högskolereformen uppdelades de nya högskoleenheterna 

på sex regioner med en regionstyrelse på varje universitetsort. 

Regionstyrelserna har som huvudsaklig uppgift att 

samordna utbildningsutbudet inom regionen. För att åstadkomma 

en enhetlig arkivbildning och arkivvård vid regionkanslierna 

höll riksarkivet 1982 en kursdag för regionstyrelsemas personal, 

där exempel på arkivförteckningar och diarie/dossieplaner diskuterades. 

Huvuddelen av regionstyrelserna har senare ingett arkivförteckningar 

till riksarkivet. 

Både på de nya högskoloma och på universiteten visade det sig 

att problemen på arkivsidan är många och i flera fall svårlösta. 

En samlad diskussion kring dessa frågor fördes vid de konferenser 

för samtliga högskolor som riksarkivet anordnade 1979 och 

1982. Några av de mest centrala problemen presenteras i det 

följande. 

Arkivhandlingsbegreppet 

En svårighet har varit att begreppet arkivhandling enligt arkivstadgan 

och riksarkivets cirkulär till stadgan i första hand är 

utformat med hänsyn till förvaltningsmyndigheter och domstolar 

och primärt avser administrativa handlingar. Vid en institution är 

beståndet av handlingar till övervägande delen knutet till undervisning 

och forskning. Det har därför varit nödvändigt att diskutera 

de olika handlingama och bedöma deras karaktär av arkivhandlingar. 

Exempel på arkivhandlingar inom undervisningen vid en högskoleinstitution 

är följande (här bortses från protokoll, diarier 

och korrespondens som självklart tillhör institutionsarkivet): 

- viss inom institutionen producerad undervisningsmaterial 

- studeranderegister 

- utbildningsbevis 

- uppsatser, examensarbeten, specialarbeten 

-licentiat- och doktorsavhandlingar 

- kursplaner och schema 

72

- skrivningar och prov 

-rapporter 

Det bör understrykas att handlingarna bör ses som arkivhandlingar 

endast hos en arkivbildare inom en högskola. Högskolestyrelsens 

och linjenämnders protokoll förtecknas alltså enbart 

hos förvaltningen, inte hos institutionen. 

Forskningsmaterialet 

Hanteringen av de handlingar som tillkommit som en följd av 

forskningsverksamheten vid högskolorna - framför allt inom 

forskningsprojekten - hör till de mest väsentliga problemen 

beträffande högskolearkiven. Volymmässigt producerar forskningsprojekten 

ofta det mest omfattande materialet vid en institution 

- i regel betydligt mer än undervisningen och administrationen. 

Materialet varierar starkt från ämne till ämne. Bilden 

kompliceras av att det ofta rör sig om handlingar på nya arkivmedier, 

t ex ADB och mikrofilm. 

Ur arkivsynpunkt medför forskningsmaterialet en rad problem. 

Rättsläget beträffande projektmaterialet är oklart på flera 

punkter. Frågan om, huruvida offentlighetsprincipen och därmed 

arkivstadgan kan tillämpas generellt, är inte slutgiltigt löst. 

Vid s k uppdragsforskning, forskning som finansieras externt 

utanför högskolor och forskningsråd, är arkivansvaret oklart, 

liksom upphovsrättsliga frågor 3 • 

Den senaste fasen av riksarkivets satsning på högskoleområdet 

omfattar forskningsmaterialet. Till detta arbete har knutits regeringens 

uppdrag till riksarkivet att utreda arkivansvaret vid uppdragsforskning. 

Utredningsarbetet har till mål att utifrån gällande 

författningar och praxis fastställa riktlinjer för hanteringen av 

materialet från uppdragsforskning. En referensgrupp med företrädare 

för olika vetenskapliga discipliner har bildats. Utredningsarbetet 

beräknas leda fram till ett preliminärt förslag under 

1984. 

Arkivfrågorna kring forskningsprojekten har undersökts utförligt 

inom ett ämne, pedagogiken. Sedan 1979 pågår ett av skolöverstyrelsen 

finansierat projekt vid de flesta av landets pedagogiska 

institutioner. Syfter har varit att undersöka möjligheterna 

till en återanvändning av tidigare insamlat forskningsmaterial 

och finna lokalt anpassade modeller för den praktiska hanteringen 

av materialet. Ett resultat av projektet är att ett mycket stort 

3 Offentlighetsfrågor inom forskningen diskuterats senast av Hans-Gunnar Axberger, 

Offentlighet och sekretess i forskningsverksamhet (HSFR Etik, 1983). 

73

antal pedagogiska projekt inventerats, ordnats och förtecknats 4 • 

De erfarenheter som vunnits genom projektet kommer att beaktas 

bl a inom riksarkivets utredningsarbete på forskningsområdet. 

Arkivfunktionen 

För en rationell arkivvård är det väsentligt att en fast arkivfunktion 

finns vid högskolan. Särskilt gäller detta universiteten och de 

större högskolorna, som oftast har många arkivbildande enheter, 

en komplicerad administrativ organisation och en forskningsverksamhet 

i projektform som avsätter en mängd material, ofta 

på moderna medier. Vid dessa högskolor har riksarkivet arbetat 

för inrättandet av arkivarietjänster med ansvar för arkivfrågorna 

vid både förvaltning och institutioner. Heltidstjänster av detta 

slag finns f n vid universiteten i Uppsala, Lund och Linköping 

samt vid Tekniska högskolan och Högskolan för lärarutbildning i 

Stockholm. Däremot saknas- trots upprepade framställningar 

av riksarkivet- motsvarande tjänster vid universiteten i Stockholm, 

Göteborg och Umeå samt Chalmers tekniska högskola och 

Karolinska institutet. 

Vid de mindre högskoloma har fältarbetet främst inriktats på 

att få arkivvården placerad som en del av en handläggares uppgifter. 

I vissa fall har arbetet gett avsett resultat, i andra fall har 

tillfälliga resurser tagits fram för att arbeta av befintliga balanser 

på förteckningssidan och framställa tioårsförteckningen. Ett mål 

för fältarbetet är alltid, att någon form av fast arkivfunktion skall 

finnas även vid de mindre högskolorna. 

Arkivbildarfrågor 

Ett återkommande problem har varit gränsdragningen mellan 

olika arkivbildare på grund av den starkt skiftande organisationen 

inom olika högskolor. Vid universiteten och de större högskoloma 

är i regel varje institution en egen arkivbildare, medan 

förvaltningens olika organ sammanförs till en. arkivbildande enhet. 

Vid de mindre högskoloma har man i samråd med riksarkivet 

ofta valt att för överskådlighetens skull låta högskolan bilda 

ett enda arkiv. 

Vid vissa institutioner förekommer undervisning i flera olika 

ämnen, där institutionerna ibland kan vara uppdelade på flera 

avdelningar med olika kanslier. Här får arkivbildarfrågan lösas 

från fall till fall. Vid vissa universitet har man sökt hålla samman 

4 Projektet presenteras bl a i rapporten Spara och bevara- villkor för framtida 

återanvändning av forskningsmaterial (SO, rapport 1983). 

74

institutionen som en enda arkivbildare oavsett ämnesspridning 

.en. På andra håll har varje avdelning fått utgöra en egen arkivbildare. 

Ett specialfall är de institutioner som är gemensamma för 

två högskolor, vilket finns t ex vid Chalmers tekniska högskola 

- Göteborgs universitet och Stockholms universitet-Tekniska 

högskolan. Här förtecknas arkivet i regel sammanhållet hos endera 

av högskolorna. 

Ett svårlöst problem ur arkivsynpunkt utgör de medicinska 

institutionerna som i regel är knutna till kliniker vid sjukhus 

under landstingens huvudmannaskap. Professorn vid institutionen 

är oftast samtidigt klinikens chef. Här har grundprincipen ur 

arkivbildarsynpunkt varit att så långt som möjligt hålla isär den 

statliga och den Iandstingskommunala arkivbildningen. Vid t ex 

Linköpings universitet har en sådan gränsdragning kunnat göras 

utan större svårigheter, eftersom man där alltid gjort en klar 

åtskillnad mellan institutionens och klinikens handlingar. Vid 

andra universitetssjukhus t ex vid Akademiska sjukhuset i Uppsala, 

har den blandade arkivbildningen gjort att man betraktat 

kliflik och institution som en enda arkivbildare. Även här finns 

det alltså olika lokala lösningar på arkivbildarfrågan. 

Ett problem i framtiden blir troligen de institut som formellt är 

knutna till ett universitet men som ofta har en självständig verksamhet 

finansierad av enskilda fondmedel. I flera fall finns ett 

intimt samarbete mellan institutet och en högskoleinstitution 

med en gemensam arkivbildning som följd. I sådana fall har 

institutets och institutionens handlingar förtecknats gemensamt. 

I andra fall, där instituten är mer självständiga, kan deras ställning 

som organ inom universitetet och därmed från formell synpunkt 

deras förteckningsskyldighet diskuteras. Värdet av förtecknandet 

även hos denna typ av arkivbildare är givetvis odiskutabelt. 

Ett liknande problem är de centrumbildningar och samarbetsorgan 

som vuxit fram vid universiteten under senare år, t ex 

Centrum för tvärvetenskapliga studier av människans villkor vid 

Göteborgs universitet. De är oftast endast mycket löst knutna till 

en eller flera institutioner, och arkivförhållandena kompliceras 

av att de sällan fått en fast administrativ struktur. Arkivbildningen 

bör här om möjligt knytas till en "värdinstitution" som får 

arkivansvaret. 

GaUring 

Högskolearkivens snabba tillväxt har gjort att behovet av gallring 

och gallringsföreskrifter är mycket stort. Möjligheterna till gallring 

enligt allmänna gallringsförordningen (1953:716) har ofta 

inte alls uppmärksammats. 

75

En betydande del av institutionsarkiven utgörs av kopior av 

handlingar där originalen förvaras hos förvaltningen vid högskolan, 

t ex personal- och ekonomihandlingar, som är utgallringsbara 

hos institutionen så snart de förlorat sin praktiska betydelse. 

Institutionernas korrespondens innehåller ofta skriftväxling 

med förvaltningen vid högskolan, en internkorrespondens som 

således förvaras på två håll inom samma högskola. För att undvika 

denna dubbelförvaring utarbetade riksarkivet 1982 ett särskilt 

gallringsbeslut (nr 815) enligt vilket korrespondens med centralförvaltningen 

kan utgallras med fem års frist i institutionens 

arkiv. 

Ett annat viktigt institutionsmaterial utgör prov och skrivningar 

av olika slag. Dessa kan enligt gallringsbeslutet nr 818 från 

1982 antingen återlämnas till den studerande eller utgallras ett år 

efter betygssättningen under förutsättning att resultatet registrerats 

och ett exemplar av provformuläret bevaras. I detta gallringsbeslut 

föreskrivs också att uppsatser för 40 poäng eller högre, 

examensarbeten och specialarbeten undantas från gallring. 

Ett område där gallringsmöjligheterna tidigt beaktades gäller 

antagningen till högskoleutbildning. För den centrala datorbaserade 

antagningen som infördes 1977 vid UHÄ, utfärdade .riksarkivet 

ett gallringsbeslut (nr 601), enligt vilket huvuddelen av 

indata, utdata och upptagningar får utgallras med relativt korta 

frister. För den lokala datorstödda antagning som sker vid de 

olika högskoleenheterna inom ramen för STUDOK-systemet 

(numera LANT), utarbetades gallringsbeslutet nr 646 år 1978 

som tillåter en gallring av ansökningshandlingar samt anmälningsblanketter 

inom sex månader. Handlingama vid den manuella 

antagning som ännu 1978 fanns vid UHÄ reglerades gallringsvägen 

genom beslutet nr 650. För ansökningshandlingar vid 

den lokala manuella antagning som fortfarande görs till vissa 

lokala lin j er och enstaka kurser, har ett förslag till gallringsföreskrifter 

nyligen utarbetats och remissbehandlats. Sedan detta 

beslut utfärdats finns gallringsbestämmelser för hela ansökningsområdet, 

eftersom mer speciella ansökningshandlingar om t ex 

dispenser, stipendier, examensbevis och utbildningsbidrag kan 

gallras med stöd av gallringsbeslutet nr 878 som nyligen utfärdats. 

I arbetet med gallringsfrågorna har riksarkivet strävat att få 

fram generella gallringsbeslut som täcker hela högskoleområdet. 

Härigenom uppnår man likartade gallringsbedömningar över hela 

fältet. Det innebär dock inte att man undvikit utredningar om 

särskilda typer av material vid en viss högskola. En rad sådana 

gallringsbeslut har utfärdats, särskilt beträffande enkätmaterial 

inom olika forskningsprojekt. 

76


Prioriteringen av högskoleområdet har inneburit att riksarkivet 

under en följd av år bundit betydande resurser till en speciell 

myndighetssektor. Trots de insatser som gjorts återstår viktiga 

problem att lösa, främst frågorna kring forskningsmaterialet. 

Arbetet har ändå gett vissa väsentliga resultat. Bl a har det visat 

sig att några nya bestämmelser inte behövs utan att gällande 

arkivförfattningar kan användas också på ett så speciellt område 

som högskolesektorn. Inom högskolorna, en sektor som till stora 

delar saknat myndighetstraditioner, har arbetet med arkivfrågorna 

gett en ökad insikt om arkivvårdens betydelse, en växande 

arkivmedvetenheL · 

Summary. Arehivat Problems at UniversityLevel-a Survey. By 

Jan Brunius. 

In 1977 the Swedish university education was radically changed. 

A number of newuniversitycolleges were set up, the old universities 

were reorganized and the education was reformed. As a 

result there were increasing demands for assistance by the National 

Archives. Since 1977 the sixth seetian of the National Arehives 

has been conducting extensive field activities at colleges and 

universities including, among other things, courses in the preservation 

of archives. The National Archives has also demanded 

inventories from those units within the colleges and universities 

which create records. Special problems are connected with research 

materials, archives organization, appraisal and disposal 

and the interpretation of the concepts 'record' and 'records 

creator'. 

77

ARKIV SAMHÄLLE FORSKNING - Visa filer

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template ?