Att främja nytänkande - Upphandlingsstöd.se

Att främja nytänkande 

- vägledning för innovationsvänlig upphandling 

2012:3

Publicerad: 2012-11-01 

Version: 2012:3.1 (reviderad 2013-02-14)

Innehåll 

1. Inledning 4 

1.1 Definitioner 5 

1.2 Roller 8 

2. Att tänka på före en innovationsvänlig upphandling 10 

2.1 Möjligheter med innovationsvänlig upphandling 10 

2.2 Förutsättningar för innovationsvänlig upphandling 12 

Upphandlingsrättsliga principer 13 

Organisation och strategi 14 

Kompetens 17 

Samverkan inom en upphandlande myndighet 18 

Samverkan mellan upphandlande myndigheter 20 

Risk för överprövning 20 

2.3 Behovsanalys 21 

2.4 Marknadsanalys 23 

Dialog med potentiella leverantörer 24 

Branschorganisationer och branschråd 26 

2.5 Val av upphandlingsform 27 

Upphandlingsformer över tröskelvärdena 27 

Upphandlingsformer under tröskelvärdena samt vid B-tjänster oavsett värde 29 

Övriga upphandlingsformer 29 

2.6 Checklista före upphandling 32 

3. Att tänka på under en innovationsvänlig upphandling 34 

3.1 Utformning av förfrågningsunderlag 34 

Anbud med alternativa utföranden 35 

Krav på leverantören 38 

Krav på varan eller tjänsten 40 

Hänvisning till standarder 42 

Immateriella rättigheter 44 

Sekretessbelägga delar av anbud 46 

Anbudsutvärdering 49 

Särskilda kontraktsvillkor 55 

3.2 Dialog efter annonsering men före tilldelningsbeslut 55 

Information om pågående upphandlingar 55 

Förtydligande av förfrågningsunderlag 56 

Frågor och svar 56 

Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud 56 

Presentation av anbud 57 

3.3 Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud 57 

3.4 Förhandling 58 

3.5 Underrättelse om tilldelningsbeslut 59 

3.6 Dialog efter tilldelningsbeslut men innan kontrakt tecknats 60 

Dialog med de leverantörer som inte tilldelats kontrakt 60 

Dialog med den vinnande leverantören 60 

3.7 Tecknande av kontrakt 61 

4. Att tänka på efter en innovationsvänlig upphandling 62 

4.1 Dialog efter upphandling 62 

Dialog med de leverantörer som inte tilldelats kontrakt 62 

Dialog med den vinnande leverantören 63 

Förändringar i ett tecknat kontrakt 63 

4.2 Kontraktsuppföljning 64 

4.3 Utvärdering av genomförd upphandling 65 

4.4 Information om kommande upphandlingar 65

2 

VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING 

Om vägledningen 

Bakgrund och syfte 

Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra 

till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig 

upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på 

marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till 

nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. 

Upphandlingsstödet har tilldelats ett särskilt uppdrag av 

regeringen att ta fram en vägledning för innovationsvänlig 

upphandling. Syftet med vägledningen är att underlätta för en 

upphandlande myndighet vid beslut om och genomförande av en 

innovationsvänlig upphandling. 

Omfattning och innehåll 

LOU OCH LUF 

LUFS 

LOV 

Upphandling inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen 

(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lagen 

(2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, 

transporter och posttjänster (LUF). 

Denna vägledning omfattar upphandlingar som regleras i såväl 

LOU som LUF. När det i vägledningen talas om LOU och 

upphandlande myndigheter avses även LUF och upphandlande 

enheter. LUF behandlas separat endast när det finns anledning 

att särskilt påtala en skillnad mellan LOU och LUF. 

Vägledningen kan också användas vid upphandling enligt lagen 

(2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet 

(LUFS), då regleringen i stora delar motsvarar regleringen i LOU 

och LUF. LUFS innehåller dock särregleringar som inte särskilt 

berörs i vägledningen. 

Vägledningen omfattar inte upphandling enligt lagen (2008:962) 

om valfrihetssystem (LOV).

OM INFORMATIONEN 


Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid 

nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den 

enskilda upphandlingen. Vägledningen vänder sig till de som ska 

ta beslut om en innovationsvänlig upphandling samt till de som 

ska genomföra en innovationsvänlig upphandling. 

AVGRÄNSNINGAR 

Samråd 

Vägledningen fokuserar på vad en upphandlande myndighet bör 

tänka på vid beslutande om samt genomförande av en 

innovationsvänlig upphandling inom ramen för LOU, LUF eller 

LUFS. 

Vägledningen belyser däremot inte de möjligheter som finns att 

använda sig av upphandling av innovation i syfte att angripa 

problem eller utmaningar på längre sikt där marknaden idag inte 

har en tillfredsställande lösning att erbjuda. 

Vägledningen har tagits fram i samråd med en referensgrupp 

bestående av Klas Danerlöv (SKL), Ulrica Dyrke (Företagarna), 

Niklas Fyhr (Almega), Ellen Heldahl (Konkurrensverket), Birgitta 

Laurent (Svenskt Näringsliv), Marcus Liu (Tillväxtverket), 

Helena Malmqvist (Kommunalförbundet Inköp Gävleborg), Sven- 

Olof Ryding (Miljöstyrningsrådet), Nina Widmark (Vinnova), 

Madelene Winbo (SOI) samt Åsa Söderlund (Energimyndigheten). 

Vägledningen bygger också på intervjuer med kommuner, 

landsting/regioner och statliga myndigheter samt med experter på 

området. Upphandlingsstödet riktar ett varmt tack till alla som 

har varit inblandade i framtagandet av vägledningen för 

engagerat deltagande och kloka synpunkter. 

3

4 


1. Inledning 

En mer innovationsvänlig offentlig upphandling – där offentlig 

verksamhet aktivt arbetar för att inkludera lösningar baserade på 

innovationer i sina upphandlingar – främjar dynamik, förnyelse 

och tillväxt i Sverige. I denna vägledning beskrivs möjligheter, 

förutsättningar och metoder för innovationsvänlig upphandling så 

att fler upphandlande myndigheter ska inspireras att söka de 

bästa lösningarna på marknaden. 

Många upphandlande myndigheter vill utnyttja den starka 

innovationskraft som finns hos nytänkande företag på 

marknaden. Målet är att ta fram nya, bättre och mer kostnadseffektiva 

lösningar, produkter och tjänster som medborgarna kan 

ta del av. Det råder dock idag viss osäkerhet kring vad 

innovationsvänlig upphandling är och hur en sådan kan 

genomföras. Det leder till överdriven försiktighet och att 

innovativa och potentiellt överlägsna lösningar stängs ute. Med 

innovationsvänlig upphandling som verktyg kan upphandlande 

myndigheter bidra till att stärka utvecklingen och konkurrenskraften 

i näringslivet, och på samma gång främja bättre affärer 

och högre effektivitet i den offentliga verksamheten. 

Det finns flera metoder för att genomföra en innovationsvänlig 

upphandling. Vissa metoder kräver mindre insatser från 

myndigheten och kan användas i de flesta upphandlingssituationer, 

medan andra är mer krävande och mer lämpade för 

strategiskt viktiga upphandlingar. 

Denna vägledning belyser de möjligheter, förutsättningar och 

metoder som gäller för innovationsvänlig upphandling. I kapitel 

2-4 beskrivs vad en upphandlande myndighet bör tänka på före, 

under och efter en innovationsvänlig upphandling.

1.1 Definitioner 

Innovation 


Innovation är ett brett begrepp som kommer av latinets innovare 

som betyder att förnya. Innovation har av OECD definierats som 

införandet eller genomförandet av en ny eller väsentligt 

förbättrad vara, tjänst eller process, nya marknadsföringsmetoder 

eller nya sätt att organisera affärsverksamhet, arbetsorganisation 

eller externa relationer. 

Innovationsupphandling 

I Innovationsupphandlingsutredningens betänkande (SOU 

2010:56) klargjordes att innovationsupphandling inte är ett 

juridiskt begrepp utan snarare en beteckning på en process som 

syftar till att göra det möjligt att utveckla nya lösningar. 

Utredningen menade att olika element i innovationsupphandlingsprocessen 

kan falla utanför regelverket för offentlig 

upphandling. Därmed är begreppet innovationsupphandling 

bredare än det juridiska begreppet offentlig upphandling. 

Innovationsupphandling definierades i Den nationella 

innovationsstrategin 2012 som: 

"Upphandling som främjar utveckling och införande av nya 

lösningar, innovationer. 

Innovationsupphandling innefattar: 

Upphandling som sker på ett sådant sätt att den inte 

utesluter nya lösningar, så kallad innovationsvänlig 

upphandling. 

Upphandling av innovation, det vill säga upphandling av 

framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på 

marknaden." 

Vid innovationsvänlig upphandling tar myndigheten 

hänsyn till att det kan finnas relevanta innovationer 

och skapar förutsättningar att dessa beaktas i 

upphandlingsprocessen. Vid upphandling av 

innovation arbetar myndigheten för att göra en 

upphandling (i bred bemärkelse) som leder till 

innovationer. 

5

6 


Upphandling av innovation 

Med upphandling av innovation avses att angripa problem eller 

utmaningar på längre sikt som en upphandlande myndighet har 

identifierat och där marknaden idag inte har en tillfredsställande 

lösning att erbjuda men att det verkar rimligt att en sådan kan 

utvecklas. En upphandlande myndighet identifierar själv ett 

behov av innovation och väljer att tillfredsställa det genom 

upphandling av innovation. Det innebär att nya lösningar 

utvecklas av företag i ett samspel med initierade beställare och 

upphandlare. Innovationsinitiativet kommer alltid från 

myndigheten. 

För att kunna arbeta med upphandling på det här strategiska och 

långsiktiga sättet krävs utvecklingsmedel eftersom den ordinarie 

inköpsbudgeten oftast inte har utrymme för mer långsiktiga 

investeringar som för med sig ett visst mått av risktagande. 

Upphandling av innovation kan göras i enlighet med de 

förfaranden som finns definierade i LOU och i LUF. Alternativt 

kan en upphandlande myndighet använda sig av ett undantag 

från att tillämpa upphandlingsreglerna vid forsknings- och 

utvecklingstjänster. 

För att myndigheten ska kunna teckna kontrakt för forsknings- 

och utvecklingstjänster utan att tillämpa LOU eller LUF krävs 

att resultatet av tjänsterna ska kunna användas av en eller 

flera organisationer utöver den upphandlande myndigheten, 

eller 

att tjänsterna inte enbart finansieras av den upphandlande 

myndigheten. 

När det gäller resultatet räcker det att endast en mindre del 

tillkommer andra organisationer. När det gäller finansiering så 

räcker det att endast en mindre del betalas av annan. 

LAGRUM 

1 kap. 6 § p. 6 LOU 

1 kap. 19 § p. 5 LUF


EXEMPEL PÅ UPPHANDLING AV INNOVATION INOM LOU 

Det har genomförts få upphandlingar av innovationer i Sverige. 

Vissa har dock genomförts inom ramen för LOU eller LUF. Ett 

sådant exempel är Rikspolisstyrelsen (RPS) som genomförde en 

upphandling av utrustning för att hantera passansökningar. När 

upphandlingen genomfördes hade inget annat land ett integrerat 

system för att hantera hela ansökningsförfarandet, inklusive bild 

och namnteckning, helt elektroniskt eller möjlighet att kunna 

göra detta på befintliga passexpeditioner. 

Upphandlingen inleddes med en Request For Information (se 

avsnitt 2.4) där RPS hade angivit ett antal funktionskrav och 

frågade om leverantörerna kunde presentera lösningar och ta 

fram prototyper utan ekonomisk ersättning från RPS. Flera 

företag visade intresse och flera olika prototyper togs fram som 

prövades i en slags provmiljö. Resultaten gav anledning att tro att 

det fanns leverantörer till de efterfrågade funktionerna. RPS 

genomförde därför en upphandling med selektivt förfarande 

utifrån sina uppställda funktionskrav. 

Innovationsvänlig upphandling 

Med innovationsvänlig upphandling avses att en upphandlande 

myndighet är öppen för, och tar tillvara, leverantörers idéer om 

förnyelse. Det kan åstadkommas genom att aktivt beakta att det 

på marknaden kan finnas varor eller tjänster baserade på 

innovationer eller som är så utvecklade att de vid upphandling 

kan utgöra ett alternativ till etablerade produkter. Det kan även 

handla om att myndigheten låter företag erbjuda helt nya 

lösningar. En upphandling ska med andra ord genomföras på ett 

sådant sätt att inga innovativa lösningar utestängs eller 

missgynnas. 

Initiativet och framtagandet av de innovativa lösningarna 

kommer oftast från företagen. Vid innovationsvänlig upphandling 

är det fråga om en upphandling inom ramen för LOU och LUF. 

Det innebär att finansieringen, i motsats till upphandling av 

innovation, tas från den befintliga eller planerade 

inköpsbudgeten. 

7

8 


1.2 Roller 

Inom en upphandlande myndighet kan det vara olika personer 

som tar beslut om och/eller genomför eller deltar i en innovationsvänlig 

upphandling. Det är viktigt att det finns en god samverkan 

mellan dessa personer. Inom myndigheten kan en person i vissa 

fall ha flera olika roller. För att kunna presentera en helhetsbild 

särskiljs rollerna nedan. 

Beslutsfattare 

Inom en upphandlande myndighet kan det finnas olika beslutsfattare 

såsom ledningsgrupper, politiker samt verksamhetschefer. 

Gemensamt är att de kan ta beslut som påverkar myndighetens 

möjligheter att genomföra en innovationsvänlig upphandling. 

Beställare/sakkunnig 

Inom vissa upphandlande myndigheter kan beställare vara 

beslutsfattare och i andra kan beställare vara sakkunniga och 

därmed kravställare för det som ska upphandlas. I denna 

vägledning anses att beställare kan vara sakkunniga och deltar 

aktivt, ibland tillsammans med en konsult, vid utformningen av 

kravspecifikationen (beskrivningen av det som ska upphandlas) 

samt vid prövningen och utvärderingen av anbuden. 

Slutanvändare 

Slutanvändaren använder de produkter eller tjänster som en 

upphandlande myndighet har upphandlat och spelar en viktig roll 

när behovsanalysen tas fram. 

Vid en innovationsvänlig upphandling är det särskilt viktigt att 

myndigheten har kunskap om slutanvändares behov, exempelvis 

via samverkan mellan slutanvändaren och beställaren. Involveras 

inte slutanvändare finns det en risk att det som köps in inte 

motsvarar det behov som finns. 

Kontraktsägare 

Kontraktsägaren är den som godkänner eller avvisar förändringar 

i förfrågningsunderlaget. Inom en upphandlande myndighet kan 

kontraktsägaren ansvara för kontraktets genomförande under 

hela kontraktsperioden.

Upphandlare 


Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett 

övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen. 

Inom vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även 

ha rollen som sakkunnig och kravställare. Upphandlaren 

ansvarar vanligen för 

marknadsanalys (ibland tillsammans med beställaren) i syfte 

att få kunskap om marknaden från leverantörerna 

utformning av förfrågningsunderlaget i sin helhet 

kvalitetsgranskning och revidering av förfrågningsunderlaget 

annonsering av förfrågningsunderlaget 

information till leverantörer under upphandlingsprocessen 

mottagande av anbud och anbudsöppning 

kvalificering av leverantörer 

prövning och utvärdering av anbud (ibland tillsammans med 

beställare eller sakkunnig) 

upprättande av tilldelningsbeslutet 

en god samverkan mellan de olika rollerna under hela 

upphandlingsprocessen. 

Upphandlaren upprättar också kontraktet, ibland tillsammans 

med myndighetens jurist. Upphandlaren ansvarar även för 

prövning av sekretess samt överprövningsfrågor, oftast 

tillsammans med myndighetens jurist. 

När kontraktet har tecknats går ansvaret över till beställaren 

eller kontraktsägaren, alternativt till den projektansvarige eller 

den chef eller de chefer som ansvarar för kontraktsuppföljningen. 

Leverantör 

Leverantörer har en viktig roll före, under och efter upphandlingsprocessen. 

De kan exempelvis ge värdefull information till en 

upphandlande myndighet om de möjligheter och lösningar som 

finns på marknaden, uppmärksamma felaktigheter eller brister i 

förfrågningsunderlaget samt utvärdera genomförandet av 

upphandlingen. 

9

10 


2. Att tänka på före en 

innovationsvänlig 

upphandling 

2.1 Möjligheter med innovationsvänlig upphandling 

Den offentliga sektorn upphandlar varje år varor och tjänster för cirka 

500 miljarder kronor, vilket motsvarar 15 procent av Sveriges BNP. 

Genom att öppna upp för nytänkande från marknadens alla aktörer 

kan upphandlande myndigheter bidra till att de gemensamma 

skattemedlen används på ett än mer effektivt sätt. Här finns en stor 

potential för företag som söker kunder för sina innovativa produkter 

och för myndigheter som vill utvecklas. I innovationsvänliga 

upphandlingar där behovet, inte den färdiga lösningen, står i fokus 

ökar möjligheterna för mindre företag med innovativa lösningar att 

delta i och vinna upphandlingar, vilket leder till ökad konkurrens. 

Ju fler små och växande företag som får möjligheter att tillgodose 

upphandlande myndigheters behov, desto mer dynamik, förnyelse och 

tillväxt i hela Sverige. Innovationsvänlig upphandling har också stor 

potential att medföra kostnadsbesparingar för myndigheten tack vare 

att flera lösningar kommer upp och resulterar i lägre totalkostnader 

för varan eller tjänsten.


Innovationsvänlig upphandling ökar också möjligheterna att 

upphandla transformativa lösningar. Det innebär att de lösningar 

som upphandlas ger samma eller bättre service som konventionell 

teknik men till ett energi- eller resursutnyttjande som är minst 

80 % lägre. Transformativa lösningar handlar om att åstadkomma 

ett så kallat tekniksprång och nya sätt att leverera den service 

som efterfrågas med hjälp av innovationer. 

Upphandling av transformativa lösningar kan exempelvis göra 

det möjligt att arbeta från valfri plats med hjälp av avancerad 

informations- och kommunikationsteknik istället för pendling 

med bensinsnåla fordon till arbetsplatsen. Transformativa 

lösningar kan också handla om nya system och lösningar inom 

byggande och infrastruktur, transport och mobilitet samt 

energiproduktion och produktionen av livsmedel. 

EXEMPEL 

Upphandlingsutredningen har inlett ett pilotprojekt med Statens 

inköpscentral vid Kammarkollegiet. Syftet med projektet är att ta 

fram konkreta förslag på hur offentlig upphandling genom 

samordnade ramavtal kan tillfredsställa nuvarande och 

kommande behov genom transformativa lösningar. Projektet är 

bland annat tänkt att belysa hur fokus kan skiftas från att 

upphandla produkter till att upphandla tjänster samt att ge en 

överblick av vad som krävs för att kunna genomföra 

innovationsvänliga ramavtalsupphandlingar som stödjer 

transformativa lösningar. 

Innovationsvänlig upphandling ökar också möjligheterna att 

integrera olika typer av systemlösningar i syfte att skapa 

hållbarhet. Integrerade systemlösningar kan exempelvis innebära 

att avloppsslam rötas till biogas som sedan uppgraderas till 

fordonsbränsle för stadsbussar. 

11

12 


EXEMPEL 

I Västra hamnen har Malmö kommun testat två tekniska 

lösningar, avfallskvarnar och sopsugsystem, för att ta hand om 

organiskt avfall från hushållen. Syftet med lösningarna är att det 

organiska avfallet ska tas om hand och rötas till biogas. 

Miljöförvaltningen skötte den övergripande samordningen, 

uppföljningen och verksamhetsrapporteringen. De flesta projekten 

drevs av privata aktörer som byggherrar och energibolag. Andra 

drevs av kommunala bolag. 

2.2 Förutsättningar för innovationsvänlig upphandling 

Möjligheterna att genomföra en innovationsvänlig upphandling 

beror på upphandlingens komplexitet och en upphandlande 

myndighets förutsättningar. Innovationsvänlig upphandling kan 

kräva mer förutsättningar av myndigheten än vid rutinmässig 

upphandling av varor och tjänster. Det kan krävas en fungerande 

organisation och strategi, god kompetens, tillräckliga resurser 

samt en fungerande samverkan inom myndigheten. Dessutom bör 

myndigheten alltid tänka på att de grundläggande 

upphandlingsrättsliga principerna följs. 

Vid beslut om att genomföra en innovationsvänlig upphandling 

kan det finnas risker i form av bristande kompetens och brist på 

resurser. Inställningen till risker och förmågan att hantera dem 

kan ha stor betydelse för möjligheten att genomföra en 


Genom att säkerställa att det finns förutsättningar kan en 

upphandlande myndighet i många fall själv hantera, minska och 

styra över riskerna. Det innebär att det finns goda möjligheter att 

genomföra en innovationsvänlig upphandling trots riskerna. 

”Det är viktigt att inte fastna i resonemang om risker. 

Då blir det ingen innovation alls.” 

(Elisabet Sundelin, chef staben för kvalitetsutveckling på 

omvårdnadsförvaltningen, Solna stad)

UPPHANDLINGSRÄTTSLIGA PRINCIPER 

Principen om likabehandling 


Principen om likabehandling innebär att en upphandlande 

myndighet måste ge alla leverantörer så lika förutsättningar som 

möjligt. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma 

information samtidigt så att inte någon leverantör gynnas framför 

en annan leverantör. 

Innan en innovationsvänlig upphandling genomförs, liksom vid all 

upphandling, är det viktigt att en upphandlande myndighet inte 

accepterar råd från någon leverantör om kravens utformning, om 

det skulle gynna leverantören på ett otillbörligt sätt. 

Principen om öppenhet 

Principen om öppenhet (förutsebarhet och transparens) innebär 

en skyldighet för en upphandlande myndighet att lämna 

information om upphandlingen och göra det möjligt för 

leverantörerna att få tillgång till denna information så att de i 

förväg känner till vad som gäller vid upphandlingen och det 

praktiska tillvägagångssättet. 

Förfrågningsunderlaget ska exempelvis vara klart och tydligt 

formulerat och innehålla samtliga krav som ställs. Vid genomförandet 

av en innovationsvänlig upphandling innebär det en 

utmaning att ställa transparenta och tydliga funktionskrav. 

Principen om proportionalitet 

Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantörerna 

eller leveransen måste ha ett naturligt samband med och 

stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som 

ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. 

Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är 

minst belastande för leverantören. 

Proportionalitet kan exempelvis handla om huruvida ett krav på 

leverantören verkligen är nödvändigt för den aktuella upphandlingen. 

Det kan vara både orimligt och olönsamt att ställa 

krav på viss omsättning eller vissa erfarenheter om kontraktsvärdet 

är förhållandevis lågt eller kontraktsföremålet inte är 

nämnvärt komplext. Det gäller för innovationsvänlig 

upphandling, liksom för all upphandling. 

13

14 


Principen om icke-diskriminering 

Principen om icke-diskriminering innebär att en upphandlande 

myndighet inte får diskriminera leverantörer från andra länder 

genom att exempelvis införa krav som enbart svenska 

leverantörer känner till eller kan uppfylla. 

Principen om ömsesidigt erkännande 

Principen om ömsesidigt erkännande innebär att en 

upphandlande myndighet ska godta dokument som utfärdats av 

behöriga myndigheter i andra EU-länder. Det handlar exempelvis 

om intyg, certifikat med mera. 

TÄNK PÅ! 

De grundläggande upphandlingsrättsliga principerna för offentlig 

upphandling gäller vid alla upphandlingar. 

LAGRUM 

1 kap. 9 § LOU Principer för offentlig upphandling 

1 kap. 24 § LUF Principer för offentlig upphandling 

ORGANISATION OCH STRATEGI 

Beslutsfattare bör ha en förståelse för att upphandling i allmänhet 

och innovationsvänlig upphandling i synnerhet kan påverka 

en upphandlande myndighets verksamhetsutveckling samt 

företagens konkurrenskraft. Om beslutsfattarna har en sådan 

medvetenhet kan förutsättningarna öka för att upphandling 

identifieras som en strategisk fråga. Därmed finns möjligheter att 

upphandlingsfunktionen placeras strategiskt och 

upphandlingsfrågor diskuteras i myndighetens ledningsgrupp. 

Delaktighet i diskussioner med myndighetens ledningsgrupp 

kring upphandlingsfrågor ger upphandlaren tidig kunskap om de 

behov som väntas uppstå inom organisationen, vilket underlättar 

för planering och val av metod för upphandling. Ett nära 

samarbete medför också att upphandlaren kan ge beslutsfattare 

information om vilken budget och vilka resurser som krävs för att 

genomföra innovationsvänliga upphandlingar.


Det ökar även möjligheter för beslutsfattare att göra en övergripande 

riskbedömning så de kan ta ansvar för den eventuella 

risk som kan uppstå. Genom ökad kompetens och förståelse hos 

beslutsfattare ökar förutsättningarna för upphandlaren och 

beställaren att få resurser, tid och möjligheter att hantera risker. 

Därmed ökar också möjligheterna att genomföra 

innovationsvänliga upphandlingar. 

”Upphandlingsfrågor upplevs inte som strategiska 

frågor utan mer som hinder. En stark organisatorisk 

position påverkar funktionens strategiska betydelse 

och möjligheterna att i ett tidigt skede påverka.” 

(Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommuns inköpscentral) 

”Politik och ledning måste komma till insikt om 

upphandlingens strategiska betydelse innan vi kan 

komma igång med de innovativa lösningarna. En 

viktig framgångsfaktor är ökad förståelse så det finns 

mandat att ta nya initiativ. Får vi inte mandat kan vi 

inte heller kommunicera vikten av dessa frågor.” 

(Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna) 

EXEMPEL 

I Växjö kommun har upphandling identifierats som en viktig 

strategisk fråga. Upphandlingschefen sitter i kommunens 

ledningsgrupp och blir därmed involverad i processen på ett tidigt 

stadium. Därmed skapas förutsättningar för resurser, tid samt 

intern dialog och samverkan. 

EXEMPEL 

I Säffle kommun finns en upphandlare som fungerar som en 

resurs för hela kommunen. Upphandlaren har dock en viktig 

strategisk roll och rapporterar direkt till kommunchefen. 

15

16 


En upphandlande myndighet kan aktivt ta ställning till hur den 

bör arbeta med innovationsfrågor för att inte utestänga 

innovativa lösningar i upphandlingar och andra affärsmässiga 

relationer. För att åstadkomma det kan myndigheten ta fram en 

innovationsstrategi som är en del av upphandlingspolicyn. 

I innovationsstrategin kan myndigheten belysa hur idéer kan 

tillvaratas internt samt hur innovation och nytänkande kan 

fångas upp när upphandlingarna genomförs. Utifrån strategin 

kan förutsättningar för och möjligheter med att göra innovationsvänliga 

upphandlingar uppmärksammas. Det är av vikt att 

strategin omsätts till konkreta aktiviteter och rutiner. 

”Det gäller att baka in aktiviteter och rutiner i 

processen att hantera upphandling som tar fasta på 

innovationer.” 

(Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommuns inköpscentral) 

EXEMPEL 

Stockholms läns landsting har velat säkerställa att innovativa 

produkter och lösningar fångas upp och inte utestängs av 

begränsande krav, genom sin satsning på att inrätta ett särskilt 

Innovationsupphandlingsråd. 

EXEMPEL 

Säffle kommun arbetar med en ny upphandlingspolicy där det 

framgår att kommunen ska uppfattas som en kompetent och 

opartisk köpare som främjar innovativa lösningar. 

Det kanske inte är möjligt att genomföra innovationsvänliga 

upphandlingar inom alla områden. Det går då att prioritera 

områden utifrån innovationsstrategin. Prioriterade områden bör 

vara de med stor påverkan på en upphandlande myndighets 

behov och verksamhet. Ett exempel är olika typer av 

verksamhetssystem såsom inköps- och beställningssystem som 

myndigheten ska använda under lång tid. Andra exempel kan 

vara tjänster, byggentreprenader, IT, energieffektivisering och 

upphandlingar med bäring på miljöfrågor.


”Det gäller att veta vad man gör. Det är viktigt att 

fundera på inom vilka områden som det går att främja 

innovation. Det kan vara upphandlingar inom 

miljöområdet, energiområdet samt hållbar 

utveckling.” 

(Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad) 

KOMPETENS 

En upphandlande myndighet kan uppleva utmaningar i form av 

tidsbegränsningar samt att beställare och upphandlare inte har 

tillräcklig kompetens och kunskap. Det kan medföra rädsla eller 

oro för att upphandla på ett nytt sätt som leder till att inga 

innovationsvänliga upphandlingar genomförs. 

För att genomföra en innovationsvänlig upphandling kan en 

kvalificerad beställarorganisation och en professionell 

upphandlingsfunktion med rätt utbildning och kompetens 

behövas. En upphandling som ska vara innovationsvänlig kan 

också kräva gedigen behovs- och marknadsanalys, dialog med 

leverantörer samt en interaktiv upphandlingsprocess. 

Beställarens och upphandlarens uppgift kan omfatta att 

kommunicera myndighetens värderingar och behov internt och 

externt. Beställare och upphandlare kan behöva utbildas i 

kompetenser som projektledning och kontraktsstyrning. 

En upphandlare kan också behöva tillgång till teknisk kunskap 

för att tillsammans med beställare kunna specificera krav, 

utvärdera anbud, följa upp samt utvärdera och lära av upphandlingen. 

Det är också önskvärt om beslutsfattare utbildas i 

dessa frågor. En viktig del är att få en förståelse kring 

leverantörers förutsättningar och vilka möjligheter det finns att 

föra en dialog. 

En hög kompetens kan räcka långt när en innovationsvänlig 

upphandling genomförs. Genom att ha rätt kompetens om vad 

som gynnar respektive utestänger innovation kan de olika 

rollernas insats i upphandlingsarbetet förbättras, vilket i sin tur 

gynnar en god affär och en väl genomförd innovationsvänlig 

upphandling. 

17

18 


SAMVERKAN INOM EN UPPHANDLANDE MYNDIGHET 

Samverkan påverkar möjligheterna att genomföra en innovationsvänlig 

upphandling. Genom samverkan kan sektorstänkande och 

konservatism motverkas och goda idéer från beställarna och 

slutanvändarna tas om hand. Beslutsfattare kan tydliggöra 

vikten av att samverka i frågor som rör upphandling generellt och 

innovationsvänlig upphandling i synnerhet. 

”Om vi ska skapa förändring så handlar det om att 

förändra attityder. Vi måste kommunicera och prata 

om upphandling och innovationer.” 

(Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommun inköpscentral) 

Samverkan kan ske genom att upphandlaren tillsätter arbetsgrupper, 

referensgrupper eller kontraktsgrupper bestående av 

beställare och slutanvändare som kan bistå med kompetens och 

marknadsanalyser. Upphandlaren kan påverka arbetsgruppen 

och förklara behovet av innovation. 

”Tids- och kostnadsrisker hanteras genom att arbeta i 

projektform. Med ett sådant arbetssätt genomförs 

riskanalyser och om det finns stöd från styrgruppen 

kan projektet arbeta med innovativa lösningar.” 

(Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad) 

EXEMPEL 

Växjö kommun har bildat ett inköpsnätverk bestående av 

personer från kommunens olika förvaltningar. Syftet är att skapa 

en plattform för kommunikation och samverkan samt att göra en 

ökad diskussion möjlig om hur krav ställs på leverantörerna.

EXEMPEL 


Säffle kommun bildar ett inköpsråd där upphandlaren är 

sammankallande för att få en gemensam syn på upphandling 

inom de olika förvaltningarna. 

19

20 


SAMVERKAN MELLAN UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 

En mindre upphandlande myndighet har kanske inte förutsättningar 

i form av resurser eller kompetens för att genomföra en 

innovationsvänlig upphandling. Samverkan med andra upphandlande 

myndigheter kan då bidra till att stärka upphandlingskompetensen, 

hålla nere kostnaderna och få mer tid för att 

genomföra innovationsvänliga upphandlingar. 

Ett annat sätt att skapa förutsättningar för en innovationsvänlig 

upphandling är att använda sig av inköpscentraler. De kan 

antingen ingå ramavtal avsedda för andra myndigheter i eget 

namn eller agera ombud åt flera upphandlande myndigheter. 

Inköpscentraler har ofta goda förutsättningar i form av 

kompetens och resurser. De har därmed större möjligheter att 

arbeta med innovationsvänliga upphandlingsformer och 

genomföra innovationsvänliga upphandlingar. 

EXEMPEL 

Kommunalförbundet Inköp Gävleborg genomför upphandlingar 

som kommuner i regionen kan avropa från. Inköp Gävleborg har 

nyligen börjat ett projekt kallat för Innovationsupphandling X 

som ska pågå fram till 2015. 

Projektet handlar om att nya innovativa upphandlingsmodeller 

ska lägga grunden till nya arbetssätt gällande äldres måltider. 

Fyra pilotkommuner som ingår i kommunalförbundet Inköp 

Gävleborg har valts ut för att skapa en plattform där innovativa 

upphandlingsmodeller kan utvecklas och testas såväl praktiskt 

som teoretiskt innan de genomförs i ordinarie linjedrift. 

RISK FÖR ÖVERPRÖVNING 

En upphandlande myndighet kan uppleva att en innovationsvänlig 

upphandling medför en ökad risk för överprövning. 

Rädslan för överprövning kan skapa en osäkerhet hos 

myndigheten som då kanske väljer att ställa detaljerade krav 

istället för funktionskrav som kan skapa förutsättningar för 

innovativa lösningar.


Konkurrensverkets rapport Siffror och fakta om offentlig 

upphandling (Rapport 2012:3) visar att antalet överprövningar 

inte är så många som upphandlande myndigheter kanske 

upplever. Sju procent av de upphandlingar som annonserades 

under 2010 blev föremål för överprövning i domstol. Det kan också 

påpekas att antalet ansökningar om överprövning av upphandlingar 

som inkom till förvaltningsrätterna under 2011 

minskade med 23 procent i förhållande till 2010. 

Innovationsupphandlingsutredningen (SOU 2010:56) bedömde att 

mer genomarbetade upphandlingar skulle undanröja en del inslag 

som innebär en ökad risk för överprövning. En genomarbetad 

upphandling innebär ofta en ökad dialog med leverantörerna. En 

dialog före, under eller efter upphandlingen medför att 

leverantörer kan få en större förståelse för hur och varför 

myndigheten agerat på ett visst sätt, vilket kan minska 

benägenheten att överpröva. 

”Hur uppfyller vi kraven på transparens? Är vi 

otydliga i vår utvärdering så kan de överpröva. Här 

måste vi öppna dörren på vid gavel så de kan komma 

med svaren utan att vi ställt några frågor. Hur ska vi 

kunna beskriva det på ett tydligt sätt? Det kräver ökad 

dialog och samarbete med leverantörer.” 


2.3 Behovsanalys 

Vid genomförandet av en innovationsvänlig upphandling är det 

särskilt viktigt att en upphandlande myndighet identifierar 

verksamhetens behov för att kunna veta vad som ska upphandlas 

och när behovet av att upphandla kan komma att uppstå. 

Myndigheten bör också identifiera nyttan, för att säkerställa att 

det som upphandlas uppfyller de behov som ligger till grund för 

upphandlingen och realiseras till budgeterad kostnad. 

Läs mer om att identifiera och värdera nyttor i e-delegationens 

vägledning i nyttorealisering på www.edelegationen.se 

Slutanvändarna bör alltid involveras när behovsanalysen tas fram 

oavsett om upphandlingen ersätter ett tidigare kontrakt eller om 

det är något nytt som upphandlas på grund av att behovet inte 

tidigare funnits, att resurser inte funnits eller att det rör sig om 

helt nya varor eller tjänster. 

21

22 


Involveras inte slutanvändarna finns det en risk att det som köps 

in inte motsvarar det behov som finns i verksamheten. Vid 

behovsanalysen kan slutanvändarna tillfrågas om vad deras 

behov är genom intervjuer eller enkäter. 

Genom att se till att det som ska upphandlas är grundat på ett 

verkligt behov som är väl förankrat hos slutanvändarna som 

använder varan eller tjänsten, ökar sannolikheten att det ska bli 

en lyckad upphandling. 

Även om slutanvändarna vet vilka behov som ligger till grund för 

upphandlingen, innebär det inte att de alltid vet hur behovet ska 

tillgodoses på bästa sätt. Vid behovsanalysen bör därför fokus 

vara att klargöra behovet och inte på att hitta vilken lösning som 

ska levereras. 

EXEMPEL 

Solna stad gjorde vid en upphandling av trygghetslarm 

studiebesök hos såväl brukare som vårdpersonal för att få 

synpunkter och kunskap om behovet inför upphandlingen. 

Inför en innovationsvänlig upphandling kan det finnas anledning 

för en upphandlande myndighet att kontakta den nuvarande 

leverantören. Myndigheten kan behöva få fram eller kontrollera 

faktauppgifter om kontraktet såsom omsättning totalt för 

uppdraget samt statistik för kontraktsperioden. 

Det kan ge myndigheten nödvändig information om det 

kommande behovet och på vilket sätt de potentiella 

leverantörerna kan möta behovet. Behovsanalysen bör då 

innehålla en utvärdering av vad som är bra respektive dåligt i det 

nuvarande kontraktet. Via dialog med den nuvarande 

leverantören kan myndigheten få kunskaper som kan användas 

när det kommande förfrågningsunderlaget arbetas fram samt 

bidra till ett korrekt val av upphandlingsförfarande. 

Myndigheten bör säkerställa att sådan information som är av 

betydelse för anbudsgivningen och som den befintliga leverantören 

har tillgång till görs tillgänglig för alla leverantörer.


Behovsanalysen bör innehålla en beräkning av värdet på det som 

kommer att upphandlas. Värdet påverkar vilket upphandlingsförfarande 

som får användas och vilka krav som ska ställas på 

leverantörer. Upphandlingens värde kan behöva uppskattas 

redan i budgetprocessen. Om det som ska upphandlas inte ryms 

inom budgeten kan antingen kraven eller de ekonomiska 

förutsättningarna behöva ändras. Upphandlaren bör därför ha en 

god samverkan med både slutanvändaren och beslutsfattarna. 

2.4 Marknadsanalys 

När en innovationsvänlig upphandling genomförs, är det viktigt 

att ha kunskap om vad marknaden erbjuder, vilka leverantörer 

som kan finnas och vilka innovativa lösningar de kan erbjuda. 

Genom att genomföra en marknadsanalys kan en upphandlande 

myndighet få god kunskap och information om marknaden. Det 

kan innebära att kraven i förfrågningsunderlaget kan bli väl 

avvägda i förhållande till myndighetens behov och den specifika 

branschen. 

En myndighet som saknar tillräcklig kunskap om en marknad 

riskerar att ställa krav i upphandlingen som utestänger innovativa 

lösningar från leverantörer. Detaljerade krav kan innebära 

att leverantörer avstår från att lämna anbud då de inte får 

möjligheter att presentera sin lösning på det efterfrågade behovet. 

En marknadsanalys är därför ofta en förutsättning för att kunna 

utforma ändamålsenliga krav. 

Det är inte bara inför en specifik upphandling det är viktigt med 

marknadsanalys. En upphandlande myndighet bör ha 

kontinuerlig omvärldsbevakning genom att besöka mässor och 

konferenser samt bevaka nyhetsbrev och branschtidningar. Det är 

dock viktigt att myndigheten inte låser sig fast vid de lösningar 

den får kunskap om vid marknadsanalysen. Det är behovsanalysen 

som bör styra upphandlingen och utformningen av 

förfrågningsunderlaget snarare än marknadsanalysen. 

Via marknadsanalysen kan en upphandlande myndighet få 

kunskap om vilka konsekvenser olika krav kan få för företagen. 

Myndigheten kan då säkerställa att kraven inte blir konkurrensbegränsande 

samt att upphandlingarna inte blir för stora så att 

de utestänger småföretag som kan ha innovativa lösningar. 

23

24 


Myndigheten kan därför dela upp upphandlingen i exempelvis 

olika geografiska områden eller kategorier av varor eller tjänster 

för att ge möjlighet för småföretag och nya aktörer att 

konkurrera. I syfte att underlätta även för småföretag att 

konkurrera är det viktigt att inte enbart ge möjlighet att lämna 

anbud på delar av uppdraget utan också att varje geografiskt 

område, kategori av varor eller tjänster utvärderas var för sig. 

DIALOG MED POTENTIELLA LEVERANTÖRER 

Ett sätt att genomföra en marknadsanalys kan vara genom dialog 

med potentiella leverantörer. Det är tillåtet att föra en dialog så 

länge principerna om likabehandling och icke-diskriminering 

iakttas. 

Av direktiven framgår följande: 

"Innan ett upphandlingsförfarande inleds får den upphandlande 

myndigheten genom en teknisk dialog söka eller godta råd som kan 

användas när specifikationerna utarbetas, dock under 

förutsättning att sådana råd inte leder till hinder för 

konkurrensen". 

LAGRUM 

Direktiv 2004/18/EG, beaktandesats 8, Teknisk dialog 

Direktiv 2004/17/EG, beaktandesats 15, Teknisk dialog 

En upphandlande myndighet bör alltid vända sig till flera olika 

leverantörer för att få en så bred bild som möjligt av utbudet. En 

inbjudan till dialog kan exempelvis annonseras och möten kan 

hållas där leverantörerna kan presentera möjliga lösningar. För 

att få så mycket information som möjligt från leverantörerna kan 

det vara lämpligt att en upphandlande myndighet träffar 

leverantörerna en och en. Risk finns annars att leverantörerna 

inte lämnar all information eftersom de inte vill att övriga 

leverantörer ska få del av informationen.


”Vi har individuella träffar inför respektive 

upphandling. Det är dock svårt att nå ut till mindre 

leverantörer. Vi tror att många inte vet att den 

offentliga köparen är intressant samtidigt som de inte 

vet hur de ska gå tillväga. Vi har därför använt oss av 

"speed business meetings" där vi bjuder in leverantörer 

till att ställa frågor till bland annat upphandlare för 

att på så vis fånga upp och informera mindre 

leverantörer.” 

(Jonna Andersson, upphandlare, Tyresö kommun) 

Dialog kan genomföras genom en så kallad Request For 

Information, RFI. En RFI är ett sätt för en upphandlande 

myndighet att få information om varor och tjänster samt möjliga 

lösningar. Leverantörerna får tillfälle att lämna synpunkter på 

myndighetens frågor under en viss angiven tid. RFI användes 

bland annat vid Rikspolisstyrelsens upphandling av 

passmaskiner. 

”Försvarets materielverk (FMV) arbetar med att få 

information från leverantörer innan en upphandling 

påbörjas genom RFI. Vi kan ha begränsad kunskap om 

vad som finns på marknaden och vilka leverantörer 

som finns. Vi går då ut och ber leverantörerna om 

förslag på lösningar och produkter. Det är ett väldigt 

effektivt arbetssätt som främjar innovation. 

(Jessica Johannesson, upphandlare, Försvarets materielverk) 

EXEMPEL 

Växjö kommun kallar till informationsträffar inför en specifik 

upphandling. De har också erfarenheter av att ordna stormöten 

riktade till mindre leverantörer som då får kunskap om den 

offentliga marknaden och dess förutsättningar. Kommunen tar 

hjälp av branschorganisationer för att få information om vilka 

leverantörer som kan bjudas in. 

25

26 


EXEMPEL 

Stockholms läns landsting har en innovationsorganisation, SLL 

Innovation, som kan identifiera nya produkter under utveckling 

genom stödtjänster såsom riskanalys och utvärdering. De kan 

sedan presenteras som kommande produkter för 

Innovationsupphandlingsrådet som då kan få kunskap om 

marknaden. 

BRANSCHORGANISATIONER OCH BRANSCHRÅD 

Istället för att vända sig till enskilda leverantörer kan ett 

alternativ vara att en upphandlande myndighet vänder sig till en 

branschorganisation för att få kunskap om de lösningar och 

möjligheter som kan finnas på marknaden. Det kan vara särskilt 

lämpligt om det finns risk för att enskilda leverantörer skulle få 

en otillbörlig konkurrensfördel genom en direkt dialog. 

Ett mer långsiktigt sätt är att inrätta eller medverka i branschråd 

i vilka leverantörer ingår. Branschråden kan vara branschspecifika. 

Där kan parterna exempelvis diskutera generella 

upphandlingsfrågor och utbyta erfarenheter och på så sätt öka 

förståelsen för varandras verksamheter. I branschrådet får dock 

inte enskilda affärer diskuteras om det kan medföra otillbörliga 

konkurrensfördelar för någon leverantör. Syftet är att diskutera 

och sprida goda exempel, lära av varandra och skapa förståelse 

mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. 

EXEMPEL 

Sigtuna kommun använder sig av en referensgrupp med 

representanter från branschorganisationer och lokala 

leverantörer för att få information och återkoppling på aktuella 

frågor och upphandlingar som är på gång. Referensgruppen 

fungerar också som en viktig länk till leverantörer.

EXEMPEL 


Solna Stad säkerställer att de får kunskap om de senaste 

innovativa lösningarna vid upphandling inom vård och omsorg 

genom diskussioner med en akademi bestående av representanter 

från skolor och forskningsinstitut. 

Läs mer om marknadsanalys i vägledningen "Dialog och 

förhandling inom LOU och LUF" på www.upphandlingsstöd.se 

2.5 Val av upphandlingsform 

Det är inte förfarandena i sig som avgör om en upphandling blir 

innovationsvänlig eller inte. Det är viktigare att en upphandlande 

myndighet före upphandlingen har tillräckliga förutsättningar 

och har genomfört behovs- och marknadsanalyser. Dessutom bör 

myndigheten vid utformningen av förfrågningsunderlaget och vid 

utvärderingen av anbuden säkerställa att innovativa lösningar 

inte utestängs. 

”Val av upphandlingsform har betydelse men det finns 

möjlighet att genomföra en innovationsvänlig 

upphandling oavsett upphandlingsform. Öppet 

förfarande är mest stelbent men går ändå att använda 

för att göra en innovationsvänlig upphandling. Kan 

man göra det med öppet förfarande kan man göra det 

med de flesta upphandlingsformer.” 

(Ronny Odervång, upphandlingschef, Trollhättans stad) 

De upphandlingsformer som beskrivs nedan är de som är mest 

lämpade för att genomföra en innovationsvänlig upphandling. 

UPPHANDLINGSFORMER ÖVER TRÖSKELVÄRDENA 

Selektivt förfarande 

Med selektivt förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer 

får ansöka om att få lämna anbud, men endast de anbudssökande 

som kvalificerat sig inbjuds av en upphandlande 

myndighet att delta i upphandlingen och får lämna anbud. 

Förhandling får inte ske. 

27

28 


Selektivt förfarande kan vara ekonomiskt och tidsmässigt 

fördelaktigt när myndigheten vet att det finns många 

leverantörer av en viss vara eller tjänst. Urvalet av leverantörer 

kan göras genom att använda innovationsvänliga urvalskriterier, 

vilket innebär att selektivt förfarande lämpar sig väl för 


Läs mer om selektivt förfarande på www.upphandlingsstöd.se 

Förhandlat förfarande med eller utan föregående 

annonsering 

Med förhandlat förfarande med föregående annonsering avses ett 

förfarande där alla leverantörer får ansöka om att få lämna 

anbud, men endast de anbudssökande som kvalificerat sig inbjuds 

av en upphandlande myndighet att delta i upphandlingen och får 

lämna anbud. Förfarandet får endast tillämpas undantagsvis i 

LOU och under i lagen särskilt angivna omständigheter. I LUF 

kan en upphandlande myndighet välja fritt mellan öppet, 

selektivt och förhandlat förfarande med föregående annonsering. 

Med förhandlat förfarande utan föregående annonsering avses ett 

förfarande där en upphandlande myndighet får vända sig direkt 

till en eller flera leverantörer som en slags direktupphandling. 

Det får endast användas undantagsvis och under i lagen särskilt 

angivna omständigheter. 

Om lagen ger utrymme för att använda förhandlat förfarande med 

eller utan föregående annonsering, är det att föredra jämfört med 

öppet eller selektivt förfarande på grund av möjligheterna att 

förhandla med leverantörerna. Det finns möjligheter att förhandla 

om funktionskrav som ställs i förfrågningsunderlaget så länge 

förändringarna inte är väsentliga. 

Läs mer om förhandlat förfarande med eller utan föregående 

annonsering i vägledningen "Dialog och förhandling inom LOU 

och LUF" på www.upphandlingsstöd.se


UPPHANDLINGSFORMER UNDER TRÖSKELVÄRDENA SAMT VID B- 

TJÄNSTER OAVSETT VÄRDE 

Förenklat förfarande 

Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla 

leverantörer har rätt att delta och lämna anbud. Förenklat 

förfarande är en mindre reglerad variant av öppet förfarande. En 

viktig skillnad är att förhandling är tillåten. Förenklat förfarande 

lämpar sig väl för en innovationsvänlig upphandling på grund av 

möjligheterna att förhandla. 

Urvalsförfarande 

Med urvalsförfarande avses ett förfarande där samtliga 

leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud men 

endast de som kvalificerar sig inbjuds att delta och lämna anbud. 

Urvalsförfarande kan vara ekonomiskt och tidsmässigt 

fördelaktigt när en upphandlande myndighet vet att det finns 

många leverantörer av en viss vara eller tjänst. 

Urvalet av leverantörer kan göras genom att använda 

innovationsvänliga urvalskriterier, vilket innebär att 

urvalsförfarande lämpar sig väl för innovationsvänlig 

upphandling. Dessutom finns möjligheter att förhandla vilket är 

en viktig skillnad gentemot selektivt förfarande. 

Läs mer om förenklat förfarande och urvalsförfarande i 

"Upphandlingsprocessen steg för steg – vägledning för 

upphandlare" på www.upphandlingsstöd.se. 

ÖVRIGA UPPHANDLINGSFORMER 

Konkurrenspräglad dialog 

Med konkurrenspräglad dialog avses ett förfarande där varje 

leverantör kan begära att få delta och där en upphandlande 

myndighet för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att 

delta i förfarandet. Förhandling får dock inte ske. 

Konkurrenspräglad dialog kan användas såväl över som under 

tröskelvärdena. Alla intresserade leverantörer får lämna in en 

ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen. Ett urval 

görs och myndigheten bjuder in utvalda leverantörer att delta i 

dialogen. Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur 

myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Dialogen avslutas när 

myndigheten funnit en eller flera lösningar som tillgodoser det 

aktuella behovet. 

29

30 


Konkurrenspräglad dialog lämpar sig väl för en innovationsvänlig 

upphandling när det gäller särskilt komplicerade kontrakt på 

grund av att dialogen kan bidra till att genomgående förbättra 

upphandlingens kvalitet i fråga om finansiering, rättsförhållanden 

och tillvaratagande av ny teknik. Dialogen kan även 

öka möjligheten att beakta tekniska innovationer och 

designförslag eftersom en upphandlande myndighet fortlöpande 

kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra. 

En konkurrenspräglad dialog kan vara lämplig för större 

integrerade projekt för transportinfrastruktur, områden med 

snabb teknisk utveckling, stora datanät eller projekt som 

omfattar komplicerad och strukturerad finansiering och vars 

ekonomiska och rättsliga uppläggning inte kan fastställas i 

förväg. 

För projekt som innebär offentlig-privat samverkan (OPS), liksom 

när en alternativ driftsform för offentligt bedriven verksamhet 

övervägs, kan konkurrenspräglad dialog också vara lämplig att 

använda. Att genomföra konkurrenspräglad dialog ställer dock 

höga krav på resurser och kompetens hos deltagande aktörer 

samt omfattande förberedelser och planering. 

Läs mer i vägledningen "Konkurrenspräglad dialog" på 

www.upphandlingsstöd.se 

Projekttävling 

Med projekttävling avses ett förfarande där en tävling är öppen 

för alla och ordnas av en upphandlande myndighet för att 

förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett 

till vinnande bidrag. Alla intresserade leverantörer får lämna in 

en ansökan om att få delta i projekttävlingen. Antalet tävlingsdeltagare 

får begränsas och kriterier för urvalet ska då framgå. 

En jury utser det vinnande bidraget. 

Juryn ska bestå av personer som är oberoende i förhållande till 

tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn 

ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid 

prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska 

också rangordna bidragen och motivera sitt beslut. 

Dialog kan ske med en eller flera tävlingsdeltagare om det behövs 

för att klargöra olika aspekter av projektet. Om projekttävlingen 

avslutas med en tilldelning av ett tjänstekontrakt ska vinnaren 

bjudas in till att delta i en förhandling. Om en tävling avslutas 

med att fler än en vinnare utses, måste samtliga vinnare bjudas 

in att delta i förhandlingar.


En projekttävling kan lämpa sig väl för en innovationsvänlig 

upphandling då det finns möjlighet att göra ett urval av de som 

vill delta i tävlingen, föra dialog och få kunskap om nya lösningar 

samt förhandla. 

Läs om projekttävling på www.upphandlingsstöd.se 

Offentlig – privat samverkan (OPS) 

OPS är ett begrepp som täcker in ett antal olika samarbetsformer 

av varierande karaktär. Vanligen avses en entreprenadform som 

bland annat kan tillämpas vid infrastrukturinvesteringar eller 

större bygg- och anläggningsprojekt. OPS innebär att två eller 

flera parter, varav minst en är offentlig och en är privat, 

samarbetar. Den privata leverantören kan tillföra ekonomiska 

medel och/eller ta en ekonomisk risk. 

Det finns inte en fast finansieringsmekanism utan finansieringen 

avtalas mellan parterna, beroende på innehåll och uppdrag. 

Riskerna fördelas på ett förutbestämt sätt och den privata 

leverantören kan ansvara för projektering, byggnation, drift och 

underhåll. Genom funktioner och/eller tjänster specificeras 

omfattningen av upphandlingen. OPS kan genomföras genom att 

använda exempelvis förhandlat eller selektivt förfarande samt 

konkurrenspräglad dialog. OPS kan också upphandlas som en 

koncession. 

Vid koncession betalas ersättning ut i form av en rätt att utnyttja 

anläggningen eller tjänsten eller av dels en sådan rätt, dels 

betalning. För koncessioner är det inte säkert att de omfattas av 

upphandlingsregelverket. Det får avgöras från fall till fall 

beroende på kontraktens utformning och graden av risktagande 

för leverantören. 

En byggkoncession innebär att ersättningen till leverantören helt 

eller delvis utgörs av en rätt för leverantören att utnyttja 

anläggningen. En byggkoncession innebär till skillnad från en 

byggentreprenad att leverantören tar en ekonomisk risk. 

En tjänstekoncession är ett kontrakt som innebär att 

ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att 

utnyttja tjänsten. Tjänstekoncessioner är undantagna från LOU 

och LUF. 

31

32 


En upphandlande myndighet som tilldelar en tjänstekoncession 

ska dock följa de grundläggande upphandlingsrättsliga 

principerna om upphandlingen har ett gränsöverskridande 

intresse. Myndigheten bör i varje enskilt fall noga kontrollera att 

samtliga förutsättningar är uppfyllda för att ett avtal utgör en 

tjänstekoncession. Om villkoren för tjänstekoncession inte är 

uppfyllda kan avtalet ifråga mycket väl utgöra ett 

upphandlingspliktigt tjänstekontrakt eller ramavtal. 

2.6 Checklista före upphandling 

Innan förfrågningsunderlaget utformas bör en upphandlande 

myndighet säkerställa att risker och förutsättningar har beaktats, 

att behovs- och marknadsanalyser har genomförts samt att valet 

av upphandlingsform gör en innovationsvänlig upphandling 

möjlig. Myndigheten bör därför fundera över följande: 

Förutsättningar 

Finns kompetens och resurser att genomföra en 

innovationsvänlig upphandling? 

Finns möjligheter att samverka inom den upphandlande 

myndigheten eller med andra upphandlande myndigheter? 

Anpassas upphandlingen till förutsättningarna i det enskilda 

fallet? 

Har hänsyn tagits till myndighetens innovationsstrategi eller 

upphandlingspolicy? 

Behovsanalys 

Har en behovsanalys genomförts och har hela myndighetens 

behov identifierats? 

Innehåller behovsanalysen en beräkning av värdet på det som 

ska upphandlas? 

Har slutanvändare varit involverade i arbetet med att 

identifiera behoven? 

Har hänsyn tagits till framtida behovsförändringar? 

Har erfarenheter från tidigare upphandlingar tagits tillvara?

Marknadsanalys 


Finns tillräcklig kännedom om varors, tjänsters eller 

byggentreprenadernas användningsområden och funktioner? 

Finns tillräcklig kunskap om teknisk utveckling och 

innovativa lösningar? 

Finns tillräcklig kompetens att bedöma utvecklingen inom 

den berörda branschen? 

Har potentiella leverantörer kontaktats för att lämna 

synpunkter på hur det aktuella behovet hos myndigheten kan 

tillgodoses? 

Kan en uppdelning av upphandlingen i mindre delar 

underlätta för nya och/eller små leverantörer med innovativa 

lösningar? 

Har hänsyn tagits till framtida marknadsförändringar? 

Val av upphandlingsform 

Kan någon särskild upphandlingsform underlätta för 

leverantörer med innovativa lösningar? 

Har kontraktsvärdet inklusive förlängningsperiod och 

optioner inför valet av upphandlingsform beaktats? 

Har förhandlingsmöjligheter beaktats vid valet av 

upphandlingsform? 

Har möjlighet att föra dialog med leverantörer beaktats vid 

valet av upphandlingsform? 

33

34 


3. Att tänka på under en 


upphandling 

3.1 Utformning av förfrågningsunderlag 

Via behovs- och marknadsanalysen har en upphandlande 

myndighet fått kunskap och information om den vara eller tjänst 

som ska upphandlas. Kunskapen ska nu formuleras till krav och 

önskemål i ett förfrågningsunderlag. 

Ett väl utformat förfrågningsunderlag är en nyckelfaktor för att 

en innovationsvänlig upphandling ska säkerställa att 

verksamhetens behov tillgodoses 

konkurrensen på marknaden utnyttjas och 

innovativa lösningar inte utestängs. 

Innan ett slutligt förfrågningsunderlag utformas kan en 

upphandlande myndighet låta potentiella leverantörer lämna 

synpunkter på ett preliminärt förfrågningsunderlag. Det 

preliminära förfrågningsunderlaget bör i så fall annonseras i en 

allmänt tillgänglig databas och på myndighetens hemsida. 

Leverantörerna får därmed tillfälle att lämna sina synpunkter på 

myndighetens krav och eventuella frågeställningar under en viss 

angiven tid.


Myndigheten beaktar därefter leverantörernas synpunkter på 

lämpligt sätt och utarbetar ett slutligt förfrågningsunderlag som 

är anpassat efter myndighetens behov och de innovativa lösningar 

marknaden kan erbjuda. 

Metoden kan dock vara problematisk vid upphandlingar över 

tröskelvärdena. En upphandlande myndighet får inte publicera 

eller på annat sätt offentliggöra innehållet i en annons innan den 

har skickats till Europeiska kommissionen. I nuläget finns inte 

någon möjlighet att på ett lämpligt sätt annonsera ett preliminärt 

förfrågningsunderlag i Tender Electronic Daily (TED). Det är 

därmed oklart hur metoden ska genomföras vid en upphandling 

över tröskelvärdena. 

ANBUD MED ALTERNATIVA UTFÖRANDEN 

Det kan vara svårt för en upphandlande myndighet att förutse 

alla tänkbara lösningar som finns på marknaden. Att se till att 

potentiella leverantörer kan lämna anbud med alternativa 

utföranden är ett sätt att öka chanserna för att få en lösning som 

är effektiv, har låg livscykelkostnad och på bästa sätt uppfyller 

det behov myndigheten har över tid. Som synonymer till 

begreppet anbud med alternativa utföranden används vanligen 

även begreppen alternativa anbud och sidoanbud. 

Nackdelen med alternativa anbud är ett något mer komplicerat 

förfarande vid utvärderingen av anbuden vilket kan leda till ökad 

risk för överprövning. Beslutet om att tillåta alternativa 

utföranden måste därför ställas i relation till värdet av 

kontraktsföremålet. 

35

36 


Anbud med alternativa utföranden vid upphandlingar över 

tröskelvärdena 

Bestämmelser om anbud med alternativa utföranden finns i 

6 kap. 9 § LOU och 6 kap. 10 § LUF och gäller över 

tröskelvärdena. Av lagrummen följer: 

En upphandlande myndighet ska ange om den godkänner 

anbud med alternativa utföranden i annonsen. (Av LUF följer 

att detta anges i förfrågningsunderlaget.) Om detta inte anges 

får alternativa utföranden inte godkännas. 

Minimikrav för alternativa utföranden ska anges i 

förfrågningsunderlaget. 

Särskilda villkor för hur det alternativa utförandet ska 

presenteras ska anges i förfrågningsunderlaget. 

För att få godkänna alternativa utföranden måste 

tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud 

antas. 

En upphandlande myndighet ska endast beakta de 

alternativa anbud som uppfyller de ställda minimikraven. 

LAGRUM 

6 kap. 9 § LOU 

6 kap. 10 § LUF 

Sammantaget innebär det att en upphandlande myndighet måste 

tillämpa tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud 

och ange att anbud med alternativa utföranden är tillåtna för att 

få pröva dessa. Därutöver måste minimikrav anges. Att ställa 

särskilda villkor för hur anbud med alternativa lösningar ska 

presenteras är däremot inte obligatoriskt men kan underlätta för 

leverantörerna och för myndigheten. 

De minimikrav som ska anges måste vara transparenta och är 

vanligtvis ett urval av de obligatoriska krav som ställs på 

tekniska specifikationer. Särskilda villkor för presentationen kan 

exempelvis vara krav på ett separat kuvert för det alternativa 

anbudet eller krav på att ett alternativt anbud måste lämnas 

tillsammans med ett neutralt anbud.


En upphandling som ska tillämpa anbud med alternativa 

utföranden kan exempelvis utgå från en upphandlande myndighet 

som är osäker på om det finns några miljöanpassade alternativ 

till de varor, tjänster eller entreprenader som ska upphandlas. 

Myndigheten kan då bestämma sig för att möjliggöra för 

miljöanpassade alternativa utföranden. 

Upphandlaren upprättar sedan ett minimum av tekniska 

specifikationer för den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska 

upphandlas och som gäller både det neutrala anbudet och det 

miljöanpassade anbudet. För det miljöanpassade anbudet kan 

upphandlaren lägga till en miljödimension, exempelvis att varan 

eller tjänsten ska ha bättre miljöprestanda. Upphandlaren kan 

sedan jämföra alla anbud, standardlösningarna och de 

miljöanpassade lösningarna med utgångspunkt i samma 

tilldelningskriterier. Det är viktigt att upphandlaren har lagt ner 

tid på att säkerställa att de valda tilldelningskriterierna på ett 

lämpligt sätt kan tillämpas såväl på alternativa anbud som på 

neutrala anbud. För närmare information om vad en 

upphandlande myndighet bör tänka på vid utformningen av en 

utvärderingsmodell, se nedan avsnitt 3.3. 

Anbud med alternativa utföranden vid upphandlingar 

under tröskelvärdena samt för B -tjänster oavsett värde 

Det bör observeras att det vid upphandlingar under tröskelvärdet 

och vid B-tjänster oavsett värde inte finns några bestämmelser 

om anbud med alternativa utföranden. 

Det råder också delade meningar om vilka bestämmelser som ska 

tillämpas. En uppfattning är att samma bestämmelser som råder 

över tröskelvärdena får antas gälla även vid dessa upphandlingar. 

En annan uppfattning är att en upphandlande myndighet ska 

pröva alla anbud som har kommit in i rätt tid om de inte har 

uteslutits med stöd av 10 kap. 1§ och 2§ LOU. Alla anbud, även 

sådana anbud som innehåller alternativa utföranden, ska enligt 

detta synsätt prövas, under förutsättning att de uppfyller de krav 

som ställs i förfrågningsunderlaget. 

Den senare uppfattningen har stöd i praxis och det mesta tyder 

därför på att den är riktig. Om inget annat är angivet måste alltså 

en upphandlande myndighet pröva alla anbud som kommer in, 

även de med alternativa utföranden. 

37

38 


LAGRUM 

6 kap. 9 § LOU 

6 kap. 10 § LUF 

10 kap. 1 - 2 §§ LOU och LUF 

15 kap. 5 § LOU och LUF 



EXEMPEL 

Trollhättans stad genomförde 2007 en upphandling av möbler 

med ett förenklat förfarande. Kommunen gav leverantörerna 

möjlighet att komma in med anbud med alternativa utföranden. 

Leverantörerna fick möjlighet att lämna in tre olika anbud. 

Anbuden bedömdes och betygsattes sedan av en referensgrupp 

som inte fick veta det offererade priset utan enbart gavs möjlighet 

att bedöma möblernas kvalitet. 

KRAV PÅ LEVERANTÖREN 

Vid en innovationsvänlig upphandling, liksom vid all upphandling, 

kan det vara lämpligt att ställa krav på leverantörens 

yrkesmässiga, tekniska och ekonomiska kapacitet. Krav på viss 

ekonomisk kapacitet kan i vissa fall vara lämpligt att ställa vid 

större och komplexa upphandlingar. Vid en innovationsvänlig 

upphandling är det dock av extra stor vikt att inte mindre och 

nystartade företag ska utestängas i onödan. Krav på ekonomisk 

kapacitet bör därför användas med stor urskiljning. 

Väljer en upphandlande myndighet att ställa krav på omsättning 

måste kravet läggas på en rimlig nivå. I praxis har omsättningskrav 

på två till tre gånger kontraktsvärdet accepterats vilket får 

betraktas som ett tak som ska utnyttjas endast i undantagsfall.


Myndigheten bör godta alternativa handlingar för att styrka 

leverantörens ekonomiska kapacitet, såsom finansieringsplan 

istället för årsredovisning eller bankgaranti istället för utdrag 

från kreditupplysningsföretag. Efterfrågade bevis vid upphandlingen 

ska ge information om leverantörens aktuella 

ekonomiska ställning vid anbudsprövningen och inte spegla 

leverantörens ekonomiska ställning i ett tidigare skede. 

Vid upphandling av tjänster kan det vara lämpligt att ställa krav 

på yrkesmässig och teknisk kapacitet. Om det ska ske genom 

exempelvis en förteckning över slutförda uppdrag kan det dock 

försvåra för nystartade företag att kunna delta. För att inte 

utestänga nystartade företag, vilka kan ha innovativa lösningar, 

bör krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet ställas på den eller 

de personer som ska ansvara för tjänstens utförande och inte på 

företaget. På så sätt kan personalen styrka en viss kapacitet 

genom att visa på uppdrag som genomförts tidigare. 

Det är viktigt att en upphandlande myndighet preciserar vilken 

erfarenhet som efterfrågas och hur den kommer att värderas. 

Kraven ska ställas i proportion till kontraktsföremålet. 

Myndigheten bör exempelvis överväga hur många års erfarenhet 

som kan vara nödvändigt liksom hur nära i tiden som 

leverantören ska ha arbetat med ett liknande uppdrag för att 

erfarenheten ska anses vara aktuell. Om krav på referenser ställs 

bör myndigheten tänka på att även beakta pågående uppdrag och 

inte bara slutförda uppdrag. 

En upphandlande myndighet kan i förfrågningsunderlaget också 

upplysa leverantörer om möjligheten att åberopa andra företags 

kapacitet för att exempelvis uppfylla ett krav på omsättning eller 

krav på teknisk eller yrkesmässig kapacitet. Myndigheten kan 

med fördel även upplysa om vad ”andra företag” kan vara. Det 

kan röra sig om anknutna företag som moderbolag eller dotterbolag 

men även om underleverantörer. Det är också viktigt att 

informera om att någon form av åtagande från det företag som 

åberopas krävs såsom avtal mellan leverantören och 

underleverantörerna, koncerngaranti eller avsiktsförklaring. 

LAGRUM 

11 kap. LOU och LUF Kontroll av leverantörers lämplighet m.m. 

15 kap. 15a § LOU och LUF Tillgång till andra företags kapacitet 

39

40 


KRAV PÅ VARAN ELLER TJÄNSTEN 

Alla krav ska ställas med hänsyn till de grundläggande 

upphandlingsrättsliga principerna. Målet är att hitta de lägsta 

förutsättningar som krävs för att säkerställa att leverantören kan 

genomföra kontraktet. 

Ett vanligt förekommande sätt att utforma kraven är att ange 

detaljerade specifikationer avseende varans egenskaper eller hur 

tjänsten ska utföras. Detta förfarande bör inte användas vid en 

innovationsvänlig upphandling. En upphandlande myndighet bör 

snarare beskriva den funktion och de mål som ska uppnås. 

Leverantören kan då bidra med sin tekniska expertis och erbjuda 

en lösning åt myndigheten som tillgodoser de funktionskraven. 

”Du måste tänka nytt. Du ska exempelvis köpa en 

gräsklippare men vad är det du egentligen behöver? 

En gräsklippare eller en gräsmatta som är klippt?” 

(Ronny Odervång, upphandlingschef, Trollhättans stad) 

”Det viktiga är att låta marknaden komma med 

lösningar. Vi försöker beskriva vilket resultat vi vill 

uppnå, inte hur lösningen ser ut.” 


Grundtanken med att ställa funktionskrav är att efterfråga 

funktionalitet, inte produkten i sig. En fysisk produkt kan i vissa 

fall ersättas med en tjänst. Ett exempel är att en upphandlande 

myndighet betalar för antalet kopior som skrivs ut snarare än att 

upphandla kopieringsmaskiner. Ett annat exempel som brukar 

nämnas är en paketerad lösning för en pc-arbetsplats. 

Myndigheten specificerar inte vilken typ av dator och telefon samt 

övriga tekniska komponenter som ska ingå utan endast de 

egenskaper, standarder och servicenivåer som verksamheten har 

behov av. I kontraktet regleras sedan parametrar för 

kompatibilitet och funktionalitet, servicenivåer, säkerhetsåtaganden 

etc. 

Funktionskrav kan vara ganska komplicerat för upphandlande 

myndigheter och leverantörer. I en del fall kan beskrivningen av 

vilka funktioner som avses ibland framstå som kravlistor som 

innehåller triviala eller självklara krav. Det kan vara en besvärlig 

börda för leverantörerna att beskriva och visa att de uppfyller alla 

detaljerade funktionskrav.


Samtidigt är sådana detaljerade krav en slags säkerhetslina för 

en upphandlande myndighet. Med mindre rigorösa krav utsätter 

sig myndigheten för risken att en leverantör med en undermålig 

produkt eller tjänst kan vinna upphandlingen. Samtidigt kan 

detaljerade krav leda till att anbudskostnaderna blir så 

avskräckande att vissa leverantörer avstår från att delta i 

upphandlingen. 

Det gäller således för en upphandlande myndighet att hitta en bra 

balans i sitt kravställande. Det är viktigt för myndigheten att 

avgöra vilka funktioner som leverantörer verkligen måste 

uppfylla och hur dessa krav bäst kan utformas. Det är viktigt att 

beskrivningen av funktionen håller hög kvalitet så att 

leverantören på ett mycket tydligt sätt vet vilken funktion som 

ska uppnås, hur denna ska beskrivas och hur den vinnande 

leverantören utses. Funktionens egenskaper bör kunna mätas och 

regleras. 

Den främsta anledningen till att använda funktionskrav är att 

sänka kostnaderna och öka effektiviteten. Funktionskrav ger 

leverantörer ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap 

och kreativitet, och därmed ökar förutsättningarna för att göra en 

god affär. En annan fördel är att när leverantören ges ett större 

ansvar för att upprätthålla den efterfrågade funktionen, kan 

myndigheten få mer tid att fokusera på sin egen kärnverksamhet. 

Genom funktionskrav ges i vissa fall även en ökad kostnadskontroll 

genom att funktionen har en fastställd periodisk avgift. 

Ett exempel är att en upphandlande myndighet betalar en 

månatlig avgift för antalet utskrifter istället för oförutsedda 

servicekostnader för kopieringsmaskiner. 

I en innovationsvänlig upphandling med funktionskrav övergår 

normalt ansvaret för att upprätthålla den avtalade funktionen till 

leverantören. Det finns därför goda skäl till att försöka skapa en 

god samverkan med leverantören. I förfrågningsunderlaget bör 

det därför anges hur samverkan mellan parterna ska ske. Det kan 

behövas regelbundna möten där kontraktsföremålet följs upp. Det 

kan också vara lämpligt att ställa upp villkor för hur funktionen 

ska utvecklas under kontraktsperioden. 

41

42 


Inom områden där utvecklingen går snabbt bör myndigheten 

försäkra sig om att anbudsvinnaren följer utvecklingen i 

omvärlden så att kontraktet inte förlorar sin aktualitet. Om inte 

leverantören levererar enligt avtalat åtagande bör påföljder 

såsom viten användas. Bonus kan också användas för att ge 

leverantören incitament att investera i kunden och att överträffa 

avtalade nivåer på funktionerna. 

EXEMPEL 

Stockholms stad genomförde under 2008 en upphandling av 

transporter för rökgasreningsprodukter och behandling av 

rökgasreningsprodukter från avfallsförbränning. Upphandlingen 

genomfördes via ett öppet förfarande. Kommunen gav 

leverantörerna möjlighet att erbjuda det bästa alternativet för 

utsläppsreducering utan att i detalj specificera krav på transport- 

och drivmedel. Dessutom hade kommunen särskilda incitament 

för att leverantörerna skulle förbättra sin miljöprestanda under 

kontraktstiden. 

LAGRUM 

6 kap. LOU och LUF Tekniska specifikationer och särskilda 

kontraktsvillkor i förfrågningsunderlag m.m. 

HÄNVISNING TILL STANDARDER 

Vid en innovationsvänlig upphandling kan en upphandlande 

myndighet hänvisa till specifika standarder för att uppfylla 

kraven i förfrågningsunderlaget. Myndigheten kan exempelvis 

ställa funktionskrav som leverantörerna kan uppfylla via 

standarder. På så sätt kan myndigheten säkerställa att 

leverantörerna förstår och kan uppfylla de krav som ställs 

samtidigt som det lämnas utrymme för innovativa lösningar. 

En teknisk standard är en etablerad norm eller ett etablerat krav. 

Exempel på kända standarder är GSM, A-format (pappersstorlek) 

och ISO 14 000 (miljöledningsstandard). Vanligtvis finns ett 

formellt dokument som fastställer en enhetlig teknik eller 

tekniska kriterier, metoder, processer och rutiner. Ibland blir 

tekniken i ett visst företags produkt så allmänt accepterad och 

dominerande att andra aktörer väljer att anpassa sig till den. 

Detta kallas ofta en de facto-standard.


Behovet av att standardisera olika utföranden, konstruktioner och 

krav på prestanda har växt fram på olika områden, ofta under 

statlig påverkan och kontroll. Syftet är förbättrad säkerhet, ökad 

handel, minskade kostnader, förbättrad arbetsmiljö, samt miljö- 

och konsumentskydd. 

Standarder finns för allt från leksaker, säkerhetsprodukter, 

kuvertstorlekar och kirurgiska implantat till miljö- och kvalitetsledningssystem 

för företag och organisationer. Det finns även allt 

fler standarder inom tjänsteområdet. Ett exempel är att Socialdepartementet 

har gett i uppdrag till SIS, Swedish Standards 

Institute, att ta fram svenska standarder för kvalitet inom 

äldrevård och omsorg. Standarderna ska kunna användas vid 

upphandlingar av vård och omsorg eller för att kunna göra 

kvalitetsjämförelser. 

Användningen av standarder kan spara tid vid utformningen av 

förfrågningsunderlaget. Det är dock viktigt att standarder 

används med gott omdöme. En upphandlande myndighet bör 

endast hänvisa till standarder som är utvecklade och uppdaterade. 

I annat fall kan låsningseffekter skapas och begränsa 

möjligheterna för leverantörer med innovativa lösningar att delta 

i upphandlingen. Standarder kan alltså ha både positiva och 

negativa effekter på konkurrensen. 

Vid innovationsvänlig upphandling bör den som utformar 

förfrågningsunderlaget ha en förståelse för att standarder främst 

ska användas som ett verktyg för att säkerställa att den 

efterfrågade funktionen ska kunna uppnås. Krav på särskilda 

standarder är alltså inte lämpliga i alla upphandlingar, utan bör 

bara ställas där det är relevant. 

”Man måste tänka efter varje gång man gör saker. Det 

är viktigt att ta ställning från upphandling till 

upphandling. Man kan inte begära att den lokale 

optikern ska vara ISO 14001-certifierad" 

(Thomas Axelsson, upphandlare, Säffle kommun) 

Hänvisning till standarder kan vara mer lämpliga inom vissa 

områden som exempelvis miljö- och energiområdet, byggsektorn 

samt medicinteknik. För att en upphandlande myndighet ska veta 

vilka branscher som standarder kan lämpa sig för, bör en 

diskussion föras med olika branschorganisationer. 

Läs mer om standarder på www.sis.se. 

43

44 


IMMATERIELLA RÄTTIGHETER 

Immateriella rättigheter är samlingsnamnet på rätten till ickemateriella 

tillgångar, alltså skyddade idéer. Det finns flera olika 

typer av rättigheter såsom upphovsrätt, patent, designskydd och 

varumärkesskydd. 

Det är vanligt att förfrågningsunderlag omfattar krav och 

förutsättningar av olika slag för immateriella rättigheter. 

Hanteringen av rättigheterna är en central fråga vid alla typer av 

upphandlingar men extra viktigt vid innovationsvänlig upphandling. 

Den som utformar förfrågningsunderlaget bör därför ha 

insikt i vilka konsekvenser olika krav gällande immateriella 

rättigheter kan få. Målet är att hitta en fördelning av rättigheterna 

som medför ekonomiska incitament och vinning för båda 

parter. 

Leverantörer med innovativa lösningar kan vara oroliga för hur 

deras immateriella rättigheter kommer att påverkas när de 

lämnar in innovativa förslag på lösningar i anbudet. Det gäller att 

kraven inte ställs på ett sådant sätt att leverantörer avskräcks 

från att lämna anbud med innovativa idéer. 

Det är naturligt att en upphandlande myndighet gärna vill få full 

äganderätt till produkter de har finansierat och gett i uppdrag till 

leverantörer att utarbeta. Det kan då förekomma strikta krav som 

till fullo säkerställer att myndigheten får oinskränkt äganderätt. 

Exempel på en sådan skrivning är följande: 

”Parterna är eniga om att Myndigheten erhåller en full och 

oinskränkt äganderätt samt upphovsrätten och eventuella övriga 

immateriella rättigheter till allt arbete och allt material och det 

resultat som Leverantören tar fram särskilt för Myndigheten inom 

ramen för uppdraget. Myndigheten äger fritt rätt att överlåta eller 

upplåta resultat och/eller upphovsrätten till resultat vidare.” 

Sådana strikta krav främjar inte en innovationsvänlig upphandling. 

En upphandlande myndighet riskerar snarare att 

leverantörer med innovativa lösningar avstår från att lämna 

anbud då de inte kan acceptera att de idéer och innovationer som 

anbudet bygger på helt överlåts till myndigheten.


Grundprincipen är att den som har utfört utvecklingsarbetet 

(leverantören) också har rättigheterna till resultatet dvs. de 

immateriella rättigheterna, medan finansiären (den upphandlande 

myndigheten) har en användningsrätt. Om en upphandlande 

myndighet vill frångå huvudregeln genom att hela eller 

delar av rättigheterna till resultatet övergår till myndigheten 

måste det anges i förfrågningsunderlaget och i det kontrakt som 

tecknas mellan parterna. 

Karaktären av och förutsättningarna för de innovativa lösningarna 

avgör vilka bestämmelser som gäller vid varje enskild 

upphandling. En generell utgångspunkt är dock att de 

immateriella rättigheterna bör ligga hos den part som bäst kan 

utnyttja den. En upphandlande myndighet har sällan möjlighet 

att driva teknikutvecklingen vidare eller att förvalta en 

immateriell rättighet på bästa sätt. Det innebär att rättigheterna 

i de allra flesta fall bör innehas av leverantören. 

Ekonomiska incitament som vem som har mest att tjäna på 

rättigheterna är också viktiga. Vid en sådan bedömning bör 

myndigheten överväga hur kontraktet kommer att påverka 

leverantörens rättigheter att sälja och utveckla lösningen samt 

hur detta kommer att påverka leverantörens förmåga att fortsätta 

att göra affärer. 

Det är viktigt att vara flexibel beroende på vad innovationen 

avser och hur den sannolikt kommer att användas och säljas. Hur 

länge de immateriella rättigheterna ska ägas bör beaktas i varje 

enskilt fall tillsammans med de skulder och ersättningar som det 

kan leda till. I de fall leverantören behåller de immateriella rättigheterna 

kan denne ge myndigheten en licens som medför att 

myndigheten kan utnyttja innovationen obegränsat eller i viss 

omfattning och kostnadsfritt eller mot en viss ersättning. 

Licensiering av immateriella rättigheter är dock komplicerat och 

kräver därför diskussioner och analys i ett tidigt skede av 

upphandlingen. Det kan vara lämpligt att i dessa sammanhang ta 

hjälp av juridisk expertis. 

Alla leverantörer har inte förutsättningar att utnyttja sina 

immateriella rättigheter. Det kan då finnas skäl att myndigheten 

efter avslutad upphandling äger rättigheterna av en innovation. 

Ett alternativ som bör övervägas är att leverantören i ett första 

skede äger alla immateriella rättigheter för att sedan låta dem 

övergå till myndigheten. 

45

46 


Oavsett vilket av ovanstående alternativ som används, är det 

alltid viktigt att i förväg ange villkoren för de immateriella 

rättigheterna såsom vilka immateriella rättigheter som ska 

hänföras till vem, inom vilka områden och hur länge samt 

överlåtelse och licensiering. 

”Vi kan skriva in positiva incitament och hantera 

immateriella rättigheter på ett varsamt sätt. Det finns 

en rädsla hos leverantörer att man ska sno deras 

innovationer. Man måste vara tydlig att man hanterar 

det som en affärshemlighet.” 

(Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommun inköpscentral) 

TÄNK PÅ! 

Ange i förfrågningsunderlaget hur skyddet för immateriella rättigheter 

kommer att hanteras och klargör att myndigheten är ansvarig för 

leverantörens immaterialrättsliga skydd genom sekretess. Det bör också 

framgå hur rättigheterna kan komma att ägas i ett senare skede. 

Ha gärna en dialog med leverantörerna för att klargöra vilket 

immaterialrättsligt skydd som finns för innovationer. 

Säkerställ att den personal som utvärderar anbud är medvetna om 

sekretessbestämmelserna och hur informationen ska hanteras. 

SEKRETESSBELÄGGA DELAR AV ANBUD 

De flesta upphandlande myndigheter ska följa tryckfrihetsförordningen 

och offentlighets- och sekretesslagen, vilket innebär 

att sådana handlingar som leverantörer lämnar till myndigheten 

och sådana handlingar som myndigheten upprättar under 

upphandlingen blir allmänna handlingar. 

Under en upphandling råder så kallad absolut sekretess. Den 

absoluta sekretessen avser alla uppgifter som rör anbuden och 

gäller fram till dess att alla anbud offentliggörs, beslut om 

leverantör har fattats eller till dess att upphandlingen har 

avslutats på annat sätt, exempelvis om den har avbrutits.


Den absoluta sekretessen hävs när leverantörerna underrättas 

om tilldelningsbeslutet. Även om den absoluta sekretessen hävs, 

kan det finnas skäl att handlingar i en upphandling även 

fortsättningsvis omfattas av sekretess. Ett fall är att uppgifter om 

drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör omfattas av 

sekretess, om det av någon särskild anledning kan antas att 

leverantören lider skada om uppgifterna röjs. Ett annat fall är om 

det allmänna kan antas lida skada om uppgifter röjs. 

Vid en innovationsvänlig upphandling är det viktigt att inte 


anbud på grund av att de inte vill att konkurrenter ska få 

kunskap och information om deras lösningar. 

”Vi har erfarenheter av globala företag som väljer att 

inte delta på grund av risken att känslig information 

offentliggörs. Vi upplever dock att kammarrättens 

praxis blivit något mindre restriktiv till att tillåta 

sekretess på vissa prisuppgifter.” 

(Karin Peedu, tf. upphandlingschef, Stockholms läns landsting) 

En upphandlande myndighet bör i förfrågningsunderlaget upplysa 

om att leverantörer som vill att delar av deras anbud ska 

sekretessbeläggas kan lämna uppgifter om vilka delar de vill ha 

sekretess på samt på vilket sätt de kan lida skada om uppgifterna 

röjs. 

Sekretessprövningen underlättas om leverantören preciserar 

vilka uppgifter som ska omfattas av sekretess genom att hänvisa 

till exakta sidor, delar eller avsnitt av anbudet. En upphandlande 

myndighet ska göra en självständig bedömning och är inte bunden 

av leverantörens begäran. Det är därför av stor vikt att någon på 

myndigheten har kompetens att genomföra sekretessprövningar 

när begäran om att lämna ut konkurrerande anbud eller liknande 

inkommer till myndigheten. 

Ett beslut av en upphandlande myndighet att lämna ut ett anbud 

eller uppgifter från ett anbud kan inte överklagas. Ett beslut av 

en upphandlande myndighet att inte lämna ut ett anbud kan 

däremot överklagas till kammarrätten av den som begärt att få ta 

del av anbudet. Någon garanti för att uppgifter som myndigheten 

sekretessbelagt förblir sekretessbelagda finns därför inte då 

kammarrätten vid en eventuell prövning kan bedöma att skäl för 

sekretess inte föreligger. 

47

48 


”Det vi gör och kan göra är att tydliggöra hur den 

offentliga sektorn använder sig av offentliga handlingar. 

Det är väldigt individuellt vilken kunskap leverantörer 

har kring offentlighetsprincipen och 

sekretesslagstiftningen. Det är därför viktigt att vara 

tydliga och enhetliga och informera om vad som gäller till 

leverantörerna. Vi kan ju inte garantera att vi kan 

skydda deras lösningar. Vi kan ju försöka 

sekretessbelägga vissa delar men det är restriktivt och ett 

sådant beslut kan även överklagas.” 

(Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad)

TÄNK PÅ! 


Alla upphandlande myndigheter omfattas inte av offentlighetsprincipen. 

De flesta statliga bolag liksom de privata bolag som omfattas av LUF 

omfattas inte av reglerna. 

LAGRUM 

19 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen 

31 kap. 16 § Offentlighets- och sekretesslagen 

2 kap. 15 § Tryckfrihetsförordningen 

ANBUDSUTVÄRDERING 

Det finns två tilldelningsgrunder att välja mellan vid utvärderingen 

av anbud. Antingen ska det anbud som har lägst pris 

eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet tilldelas kontrakt. 

Lägsta pris 

Om en upphandlande myndighet avser att tillämpa lägsta pris 

ska priset klart definieras med en beskrivning av vad som ska 

ingå och hur priset ska anges. 

Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet, 

miljöegenskaper och livscykelkostnader beaktas men då i form av 

obligatoriska krav som måste uppfyllas men däremot inte 

utvärderas. Genom att ställa höga obligatoriska krav såsom 

funktionskrav kan en upphandlande myndighet säkerställa att 

det som upphandlas håller hög kvalitet även då endast priset blir 

föremål för utvärdering. 

En analys av livscykelkostnaden under behovsfasen kan leda till 

att en upphandlande myndighet fastställer ett antal klart 

definierade krav som leverantören ska uppfylla. Det kan 

exempelvis gälla krav på energiförbrukning i form av maximalt 

antal kilowattimmar per kvadratmeter vid upphandling av 

byggnader. 

49

50 


TÄNK PÅ! 

Med tilldelningsgrunden lägsta pris är det inte möjligt att godkänna 

anbud med alternativa utföranden eller använda sig av 

upphandlingsformen konkurrenspräglad dialog. 

Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 

Syftet med att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 

är att andra aspekter än pris, såsom kvalitet och miljöegenskaper, 

ska kunna beaktas och värderas. Exempel på tilldelningskriterier 

(även kallade utvärderingskriterier) kan vara användarvänlighet, 

funktionella egenskaper, service, livscykelkostnader eller 

miljöhänsyn. Med livscykelkostnad avses totalkostnaden för en 

viss vara, byggnad eller anläggning under hela dess livslängd. 

Utredningar har visat att miljövänliga alternativ ofta är det mest 

ekonomiska alternativet i ett längre perspektiv. De parametrar 

som tas hänsyn till vid beräkningen av livscykelkostnad är 

normalt 

investeringskostnader för produkten 

energikostnader under produktens livslängd 

underhållskostnader för produkten under dess livslängd 

andra förbrukningskostnader (exempelvis vattenmängd per 

tidsenhet m.m.) 

kostnader för skrotning när produkten tjänat ut. 

I vissa fall kan miljöskatter, avvecklingskostnader, subventioner 

och restvärde beaktas i beräkningen. 

Användning av livscykelkostnad lämpar sig bäst då det som 

upphandlas har höga drifts- och underhållskostnader och/eller 

kräver mycket energi. Användning av miljöhänsyn lämpar sig 

bäst då en upphandlande myndighet är beredd att betala extra för 

att de varor som ska upphandlas ska vara ännu mer energisnåla 

eller miljöanpassade än de miljö- och energimärkningar som 

finns. En bedömning av om det är lämpligt att använda livscykelkostnader 

eller miljöhänsyn som tilldelningskriterier måste göras 

i det enskilda fallet.


”Det går att använda livscykelkostnader och 

kostnadsanalyser som kan utvärderas och fungera som 

ett mervärde. Det hade vi i en upphandling av 

leasingbilar.” 


Läs mer om livscykelkostnader på Miljöstyrningsrådets hemsida, 

www.msr.se. 

Om en upphandlande myndighet ska använda det ekonomiskt 

mest fördelaktiga anbudet som tilldelningsgrund, måste 

myndigheten beskriva vad som kommer att beaktas vid 

utvärderingen och på vilka grunder bedömning, poängsättning 

och betygsättning kommer att ske. Eventuell poängskala och vad 

som krävs för att leverantörerna ska få respektive poäng bör 

anges i förfrågningsunderlaget. 

Tilldelningskriteriernas vikt i förhållande till varandra eller deras 

inbördes rangordning ska också framgå av förfrågningsunderlaget. 

Vid upphandling över tröskelvärdena ska tilldelningskriterierna 

viktas eller viktas med intervall. Om det inte är 

möjligt att vikta tilldelningskriterierna får de rangordnas. 

Vid upphandling under tröskelvärdena eller av B-tjänster oavsett 

värde ska tilldelningskriterierna viktas, rangordnas eller viktas 

med intervall. Viktning med intervall har stor flexibilitet. Det kan 

vara särskilt användbart för anbud med alternativa utföranden 

då det kan vara svårt för en upphandlande myndighet att i förväg 

bestämma viktningen. Intervallen får dock inte vara så stora att 

det i praktiken innebär att myndigheten får ett fritt handlingsutrymme 

att välja anbud. 

Val av tilldelningskriterier 

En upphandlande myndighet måste formulera tilldelningskriterier 

på ett sådant sätt att alla rimligt informerade och 

normalt omsorgsfulla leverantörer kan tolka kriterierna på 

samma sätt. Myndigheten bör i möjligaste mån minska 

subjektiviteten genom att beskriva önskemål och vad som 

premieras vid utvärderingen så tydligt som möjligt. Detta är 

särskilt viktigt vid utvärderingen av funktionskrav. 

51

52 


Det finns ett antal krav som en upphandlande myndighet måste 

uppfylla vid utformningen av tilldelningskriterierna. 

Tilldelningskriterierna kan utvärderas under förutsättning att de 

avser varan eller tjänsten, de får med andra ord inte avse 

leverantörens organisation eller kapacitet 

inte ger en upphandlande myndighet obegränsad valfrihet 

(möjlighet till godtycke) 

är mätbara 

är kontrollerbara 

överensstämmer med de grundläggande EU-rättsliga 

principerna. 

En bedömning av leverantörers ”fritextsvar” om hur en funktion 

ska utföras eller tillgodoses innehåller alltid en viss grad av 

subjektivitet. Vid användning av funktionskrav bör därför 

myndigheten utforma kraven så att de i så stor utsträckning som 

möjligt kan utvärderas på objektiva grunder. 

Val av utvärderingsmodell 

En relativ utvärderingsmodell innebär att utvärderingen av ett 

anbud är beroende av ett annat anbud. Det anbud som lämnat det 

lägsta priset kan exempelvis ges en viss maximal poäng avseende 

tilldelningskriteriet pris. 

Övriga anbud tilldelas en lägre poäng i förhållande till hur 

mycket högre deras respektive anbudspriser är jämfört med det 

lägsta anbudspriset. På motsvarande sätt kan det anbud som 

erbjudit den bästa kvaliteten få den högsta poängen och övriga 

anbud få lägre poäng i förhållande till hur mycket sämre kvalitet 

de erbjuder. 

Med en absolut utvärderingsmodell är utvärderingen av ett anbud 

inte beroende av vilka andra anbud som kommer in i upphandlingen. 

Utvärderingen sker istället enligt fastställda 

parametrar. Exempelvis kan en upphandlande myndighet ha 

angett ett referenspris som alla anbudspriser kommer att 

jämföras mot. Myndigheten kan också ha satt ett pris på den 

kvalitet som efterfrågas och ska utvärderas. Vilken utvärderingsmodell 

som ska väljas beror på förutsättningarna i den 

enskilda upphandlingen.


Det finns olika varianter av utvärderingsmodeller med olika 

kombinationer av relativa och absoluta inslag, modeller som för 

varje anbud beräknar en kvot mellan kvalitet och pris där 

anbudet med den högsta kvoten vinner upphandlingen. Någon 

rekommendation om vilken modell som är bäst för alla tillfällen 

kan inte lämnas. 

Relativa modeller uppfattas av många som lätta att tillämpa men 

kan leda till oväntade och oförutsedda resultat. I de fall absoluta 

utvärderingsmodeller kan tillämpas ökar förutsebarheten. 

När en utvärderingsmodell ska väljas är det viktigt att känna till 

vilka effekter den kan få och vilka fördelar och nackdelar den har. 

Det är också viktigt att modellen testas genom simuleringar 

innan förfrågningsunderlaget fastställs. En upphandlande 

myndighet kan exempelvis ställa sig följande frågor: 

Vad händer om det kommer in ett anbud med ett mycket lågt 

eller ett mycket högt pris eller ett anbud med en mycket låg 

eller en mycket hög kvalitet? 

Kan leverantörerna manipulera utvärderingen genom att 

lämna nollpris på vissa positioner eller ett oväntat lågt pris på 

en position med hög vikt? 

Finns det risk för att man kan få betala ett onödigt högt pris 

för relativt god kvalitet? 

Kan ett anbud påverka övriga anbuds rangordning? Om så är 

fallet – ska utvärderingsmodellen användas ändå? 

TÄNK PÅ! 

Elektroniska upphandlingsverktyg kan användas för att underlätta 

simuleringar genom att olika förutsättningar kan matas in i 

upphandlingsverktyget som beräknar resultaten. 

53

54 


EXEMPEL 

Solna stad genomförde under 2009 en upphandling av vård- och 

omsorgsboenden. Upphandlingen genomfördes via ett förenklat 

förfarande. Leverantörerna skulle bland annat beskriva hur de 

säkerställde trygghet och kontinuitet, gott bemötande och en 

aktiv och meningsfylld tillvaro. Dessutom hade kommunen valt 

att optimera valmöjligheten och beslutat att särskilda boenden 

skulle ha en egen verksamhetsprofil. Profiler samt brukarnyttan 

hade stor vikt som tilldelningskriterier vid utvärderingen. 

EXEMPEL 

Borlänge kommun genomförde under 2012 en upphandling av 

vård- och omsorgssystem. Upphandlingen genomfördes via ett 

förhandlat förfarande med föregående annonsering. Leverantörer 

fick komma med lösningar på hur systemet skulle integrera mot 

kommunens kravspecifikation. Kommunen utvärderade sedan 

hur leverantörerna skulle uppfylla funktionskraven vilket 

utgjorde 35 % av viktningen vid utvärderingen. 

LAGRUM 






Läs mer i vägledningen ”Anbudsutvärdering vid upphandling av 

varor och tjänster” på www.upphandlingsstöd.se

SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 


Ett sätt att stimulera innovativa lösningar är att använda sig av 

särskilda kontraktsvillkor. Det finns exempelvis möjligheter att 

använda sig av utvecklingsklausuler eller ekonomiska incitament 

som innebär att leverantörer efter en viss tid måste uppfylla 

särskilda krav. 

EXEMPEL 

Stockholms stad genomförde under 2011 en upphandling av 

elektroniskt upphandlingsstöd via ett öppet förfarande. 

Kommunen ställde bland annat krav på att vissa lösningar som 

idag inte fanns på plats skulle vara uppfyllda inom 12 månader 

efter det att stödet togs i bruk. Det gällde exempelvis att 

leverantören skulle kunna erbjuda upphandlingsförfarande enligt 

LOV samt erbjuda upphandling genomförd med elektronisk 

auktion. 

LAGRUM 

6 kap 13 § LOU Särskilda villkor för att fullgöra ett kontrakt 

6 kap 14 § LUF Särskilda villkor för att fullgöra ett kontrakt 

3.2 Dialog efter annonsering men före tilldelningsbeslut 

INFORMATION OM PÅGÅENDE UPPHANDLINGAR 

När en upphandling har annonserats finns det inget som hindrar 

att en upphandlande myndighet kontaktar några leverantörer 

direkt och informerar dem om att annonsen eller förfrågningsunderlaget 

finns tillgängligt. 

Det är också möjligt att publicera ytterligare annonser om 

upphandlingen på fler ställen, exempelvis i branschtidningar, i 

lokalpress eller på myndighetens hemsida. En förutsättning är att 

den information som lämnas inte får vara mer utförlig eller 

innehålla annat än den ursprungliga annonsen. Genom att så 

många leverantörer som möjligt får information om upphandlingen 

finns större chans att leverantörer med innovativa 

lösningar lämnar anbud 

55

56 


FÖRTYDLIGANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 

Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är tydligt så att inte 


anbud på grund av oklarheter. En upphandlande myndighet kan 

upptäcka misstag eller oklarheter i förfrågningsunderlaget eller 

ha blivit uppmärksammad på det av en leverantör. Det finns då 

möjligheter att justera eller komplettera förfrågningsunderlaget. 

Väsentliga förändringar av förfrågningsunderlaget är dock inte 

tillåtna under upphandlingen. En förändring anses väsentlig om 

den kan ha påverkat viljan eller möjligheten för leverantörer att 

lämna anbud. Krävs väsentliga förändringar måste 

upphandlingen avbrytas och göras om. 

FRÅGOR OCH SVAR 

En upphandlande myndighet besvarar vanligtvis frågor 

skriftligen genom så kallade ”frågor och svar”. För att alla 

leverantörer ska få tillgång till samma information samtidigt, kan 

myndigheten begära att frågorna ska lämnas skriftligt och 

besvarar dem sedan på samma sätt och vid samma tidpunkt 

genom att exempelvis publicera dem i den upphandlingsportal 

som myndigheten använder eller på myndighetens hemsida. 

För en leverantör är det oerhört viktigt att ställa frågor om det 

finns minsta tvekan eller oklarhet om vad som efterfrågas eller 

vad en upphandlande myndighet menar i förfrågningsunderlaget. 

Har en leverantör missuppfattat något, kan det innebära att 

anbudet inte kan antas eller att anbudet inte är konkurrenskraftigt. 

Det kan också innebära att myndigheten kan gå miste 

om leverantörer med innovativa lösningar. 

RÄTTELSE, FÖRTYDLIGANDE ELLER KOMPLETTERING AV ANBUD 

Om en upphandlande myndighet anser att det finns en brist i ett 

anbud eller i en anbudsansökan finns möjlighet att tillåta 

rättelse, förtydligande eller komplettering. Det är alltid 

myndigheten som avgör om rättelser, förtydliganden eller 

kompletteringar ska tillåtas. En leverantör kan dock framföra 

önskemål om en sådan åtgärd. 

Om ett anbud eller en ansökan om att lämna anbud innehåller en 

uppgift som är uppenbart felaktig i form av en felskrivning eller 

felräkning eller något annat uppenbart fel, får myndigheten 

tillåta att leverantören rättar detta fel.


I de fall anbud eller ansökningar om att lämna anbud inte är 

kompletta eller innehåller otydligheter, kan myndigheten begära 

att anbudet eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det 

kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 

PRESENTATION AV ANBUD 

Det är möjligt för en upphandlande myndighet att träffa 

leverantörer för att få en presentation av anbuden. Myndigheten 

får då möjlighet att ställa kontrollerande frågor för att säkerställa 

att de obligatoriska kraven är uppfyllda och att man uppfattat 

skrivningen i anbudet på rätt sätt. 

Alla måste vara väl införstådda med att några ändringar eller 

justeringar (utöver det som kan tillåtas inom ramen för 

bestämmelserna om komplettering och förtydliganden) inte får 

förekomma. Det gäller även i de fall felaktigheter uppdagas vid 

genomgången. 

Läs mer om dialog efter annonsering men före tilldelningsbeslut i 

vägledningen ”Dialog och förhandling inom LOU och LUF” på 


3.3 Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud 

När anbuden har kommit in och öppnats ska anbudsprövning ske. 

Ofta kontrolleras i ett första steg om leverantörerna uppfyller alla 

kvalificeringskrav (krav på leverantörerna). Om en leverantör 

inte uppfyller alla kvalificeringskrav måste anbudet 

diskvalificeras. Därefter prövas om alla obligatoriska krav på 

varan eller tjänsten är uppfyllda. Även nu gäller att de anbud som 

inte uppfyller alla krav måste diskvalificeras. 

Själva anbudsutvärderingen sker därefter av de anbud som 

uppfyller samtliga kvalificeringskrav och samtliga obligatoriska 

krav. Vid utvärderingen bedömer en upphandlande myndighet 

vem som lämnat det bästa anbudet av de leverantörer som 

uppfyller både kvalificeringskraven och de obligatoriska kraven. 

Bedömningen görs utifrån tilldelningskriterier med en särskild 

tilldelningsgrund och utvärderingsmodell. Valet av tilldelningskriterier 

och utvärderingsmodell är avgörande för att en 

upphandlande myndighet ska få det som bäst motsvarar behovet. 

I avsnitt 3.1 beskrivs vad myndigheten ska tänka på vid val av 

tilldelningsgrund, tilldelningskriterier och utvärderingsmodell. 

57

58 


3.4 Förhandling 

Det kan vara värdefullt att använda sig av förhandling vid en 

innovationsvänlig upphandling där de innovativa lösningarna 

leverantörerna erbjuder kan ha högre kvalitet och därmed högre 

initiala kostnader. Kan en upphandlande myndighet förhandla 

om priset och andra kontraktsvillkor finns stora möjligheter att 

göra goda affärer. 

Förhandling under en upphandling är bara tillåten i de fall lagen 

uttryckligen anger att en förhandling är möjlig. I övriga fall får 

förhandling inte förekomma. Det finns möjligheter för en 

upphandlande myndighet att förhandla om alla kontraktsvillkor. 

Förändrade villkor såsom riskfördelning kan påverka priset, både 

upp och ner. Det bör en upphandlande myndighet vara medveten 

om vid en innovationsvänlig upphandling. Myndigheten bör 

därför vara klar över syftet med förhandlingen och ha en strategi 

för i vilka situationer man ska förhandla. 

Vid upphandling över tröskelvärdena är det tillåtet att förhandla 

vid förhandlat förfarande med och utan föregående annonsering 

samt konkurrenspräglad dialog. Vid det senare är det dock enbart 

tillåtet att förhandla i form av dialog innan slutligt anbud lämnas 

in, men inte efter det att anbud lämnats. Vid upphandling under 

tröskelvärdena samt vid B-tjänster oavsett värde är det tillåtet 

att förhandla vid direktupphandling, förenklat förfarande samt 

urvalsförfarande. 

En upphandlande myndighet är inte skyldig att förhandla, inte 

ens vid ett förhandlat förfarande. Myndigheten är emellertid 

bunden av det som utlovats i annons och förfrågningsunderlag. 

Har myndigheten exempelvis angivit att förhandlingar ska 

genomföras så måste det ske. Däremot innebär inte enbart det 

förhållandet att man väljer exempelvis ett förhandlat förfarande 

att en förhandling ska ske. 

Förhandlingar kan avse alla kontraktsvillkor inklusive pris i 

anbudet, samt mindre ändringar och anpassningar av 

förfrågningsunderlaget. Syftet ska vara att anpassa anbuden till 

de krav som myndigheten har angivit i annonsen. 

Läs mer om förhandling i vägledningen ”Dialog och förhandling 

inom LOU och LUF” på www.upphandlingsstöd.se

3.5 Underrättelse om tilldelningsbeslut 


Beslut om vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet fattas 

efter prövning och utvärdering av anbuden. Snarast möjligt efter 

fattat beslut ska samtliga leverantörer underrättas. Även vid ett 

beslut om att avbryta en upphandling eller att upphandlingen ska 

göras om, ska samtliga leverantörer underrättas. 

Underrättelsen ska vara skriftlig och innehålla information om 

vald leverantör samt skälen till beslutet och den eventuella 

avtalsspärrens längd. Vid innovationsvänlig upphandling där 

krav och tilldelningskriterier kan vara något mera öppna eller 

komplexa, eller när anbud med alternativa utföranden har 

mottagits, är det extra viktigt att vara tydlig och pedagogisk i 

beskrivningen av skälen till beslutet så att alla leverantörer får 

en klar bild av hur kvalificering, prövning och utvärdering har 

gått till. 

TÄNK PÅ! 

I och med att samtliga leverantörer underrättats om beslutet om 

tilldelning hävs den absoluta sekretessen. 

59

60 


3.6 Dialog efter tilldelningsbeslut men innan kontrakt 

tecknats 

DIALOG MED DE LEVERANTÖRER SOM INTE TILLDELATS KONTRAKT 

När tilldelningsbeslutet har fattats bör personal inom en 

upphandlande myndighet vara tillgänglig för att svara på frågor 

som de leverantörer som inte tilldelades kontraktet kan ha. Vid 

dialogen kan myndigheten uppmärksammas på eventuella fel vid 

prövningen av anbuden och att tilldelningsbeslutet måste rättas. 

I vissa fall kan det vara lämpligt att en upphandlande myndighet 

ger återkoppling om upphandlingens utfall genom att kalla 

samtliga, eller enstaka, leverantörer till ett möte. 

Leverantörerna kan få information som kan hjälpa dem att lämna 

ett bättre och mer konkurrenskraftigt anbud vid nästa upphandlingstillfälle. 

Någon möjlighet för leverantörerna att justera 

sina anbud finns givetvis inte. Genom dialogen kan myndigheten 

också få synpunkter på hur upphandlingen kan göras ännu bättre 

vid nästa upphandlingstillfälle. 

Bristande dialog i det här skedet kan leda till onödiga överprövningsprocesser. 

En innovationsvänlig upphandling kan vara 

omfattande och komplex. Det kan då vara särskilt viktigt att de 

leverantörer som inte har tilldelats kontrakt får förståelse för 

myndighetens beslut. 

DIALOG MED DEN VINNANDE LEVERANTÖREN 

När tilldelningsbeslutet är fattat och den eventuella avtalsspärren 

har löpt ut ska kontrakt tecknas. De krav och villkor som 

framgår av förfrågningsunderlaget får inte förändras eller 

omförhandlas på ett sådant sätt att det skulle ha kunnat påverka 

anbudsgivningen om övriga leverantörer känt till förändringen. 

Kontraktet kan kompletteras med sådana sakuppgifter som namn 

på vinnande leverantör, kontaktperson och kontaktuppgifter samt 

fyllas ut i delar som inte är reglerade i utkastet till kontraktet och 

som bedöms inte skulle ha påverkat anbudsgivningen. 

Det kan exempelvis ha angivits i förfrågningsunderlaget att 

leverantören ska tillhandahålla utbildning för myndighetens 

personal under ett visst antal tillfällen. Kontraktet kan då 

kompletteras med de tider då dessa utbildningstillfällen ska 

hållas. En dialog med den vinnande leverantören om praktiska 

detaljer kring kontraktstecknandet är givetvis också möjlig.


Eftersom det vanligtvis löper en avtalsspärr efter tilldelningsbeslutet 

och det finns en risk för att upphandlingen blir överprövad 

under den tiden, kan det vara lämpligt att avvakta med 

alltför ingående diskussioner med den vinnande leverantören till 

dess avtalsspärren löpt ut. 

Läs mer om dialog efter tilldelningsbeslut men innan kontrakt 

tecknats i vägledningen ”Dialog och förhandling inom LOU och 

LUF” på www.upphandlingsstöd.se 

3.7 Tecknande av kontrakt 

När beslutet om tilldelning har fattats och tidsfristen för avtalsspärr 

löpt ut kan ett upphandlingskontrakt tecknas. Avtalsspärr 

är en period under vilken kontrakt inte får ingås. Detta beror på 

att leverantörerna under avtalsspärren ska kunna ansöka om 

överprövning av beslutet. 

Det bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget eller tilldelningsbeslutet 

att ett kontrakt ingås genom att behöriga 

företrädare för bägge parter undertecknar kontraktet i två 

likalydande exemplar. Om detta anges redan i förfrågningsunderlaget 

eller tilldelningsbeslutet blir det tydligt för den 

antagna leverantören att tilldelningsbeslutet inte är en bindande 

accept på det lämnade anbudet. 

I en upphandling där anbud med alternativa utföranden tillåtits, 

har den färdiga lösningen inte beskrivits i detalj i förfrågningsunderlaget 

och kanske inte heller i anbudet. Det är då extra 

viktigt att noggrant beskriva i kontraktet vilken typ av lösning 

som ska gälla som komplement till den exakta funktionaliteten. 

I en upphandling där funktionskrav använts och där leverans av 

funktioner sker kontinuerligt under hela kontraktsperioden är det 

av största vikt att man i kontraktet reglerar särskilda delar i 

kontraktet. Det handlar om att reglera vem som gör vad och när 

samt hur parterna ska kommunicera med varandra. Det är viktigt 

för att skapa rätt förväntningar mellan parterna och upprätthålla 

goda relationer under kontraktstiden. 

61

62 


4. Att tänka på efter en 


upphandling 

4.1 Dialog efter upphandling 

DIALOG MED DE LEVERANTÖRER SOM INTE TILLDELATS KONTRAKT 

Efter en upphandling kan en upphandlande myndighet bjuda in 

leverantörer för att tillsammans utvärdera själva upphandlingen. 

Myndigheten kan då få värdefull kunskap och information om vad 

som kan göras bättre i nästa upphandling för att exempelvis 

säkerställa att innovativa lösningar inte utestängs. 

För en leverantör kan det vara värdefullt att delta i dialogen med 

myndigheten för att kunna påverka framtida upphandlingar. En 

leverantör kan också få förståelse för de val myndigheten gjort 

och för upphandlingsprocessen i stort. Leverantören kan även i 

det här skedet få förståelse för hur det egna anbudet kunde ha 

gjorts mer konkurrenskraftigt, vilket kan vara värdefullt för 

kommande upphandlingar.

DIALOG MED DEN VINNANDE LEVERANTÖREN 


För en vinnande leverantör kan det vara värdefullt att kontakta 

den upphandlande myndigheten och försöka boka in ett möte för 

en presentation av sitt företag för berörda personer på 

myndigheten. Det är viktigt för leverantören att myndigheten 

känner till att det nu finns en ny leverantör. 

Det är också viktigt att myndigheten skapar en god samverkan 

med leverantören under kontraktstiden. När funktionskrav 

används kan myndigheten nämligen lämna över ansvaret till 

leverantören för att funktionen som upphandlats ska 

upprätthållas under kontraktstiden. 

Genom att myndigheten under kontraktstiden håller en tät 

kontakt med leverantören ökar förutsättningarna för ett problemfritt 

samarbete. Risken för att problem uppstår minimeras och 

chansen ökar för att uppdraget blir lyckat. Leverantören kan 

också delta i utvärderingen av upphandlingen och lämna sina 

synpunkter på hur den hade kunnat göras bättre. 

FÖRÄNDRINGAR I ETT TECKNAT KONTRAKT 

Under en kontraktsperiod kan någon av parterna inse att 

kontraktet behöver justeras eller ändras. Det kan bero på att 

kontraktet inte var optimalt utformat från början eller att 

förutsättningarna förändrats. 

Ändringar och tillägg till ett upphandlat kontrakt får vara av den 

omfattningen att kontraktets ursprungliga innehåll och 

omfattning inte ändras väsentligt. 

En bedömning om en ändring är en sådan väsentlig förändring att 

den inte är tillåten måste avgöras vid varje enskilt tillfälle. Det 

rör sig sannolikt om en väsentlig förändring av ett kontrakt om 

ändringen skulle ha påverkat en leverantörs möjlighet eller 

intresse av att delta i upphandlingen. Marginella ändringar bör 

kunna göras utan att någon ny upphandling behöver genomföras. 

Sådana förändringar som framgår av förfrågningsunderlaget och 

det tecknade kontraktet är tillåtna. Det kan exempelvis röra sig 

om prisjusteringsklausuler, tilläggsoptioner etc. Om den upphandlande 

myndigheten kan förutse att kontraktet kan behöva 

förändras under kontraktstiden, är det därför viktigt att det 

tydligt framgår att så kan komma att ske genom exempelvis 

optioner. 

63

64 


Läs mer om dialog efter en upphandling i vägledningen ”Dialog 

och förhandling inom LOU och LUF” på 


4.2 Kontraktsuppföljning 

Vid utformningen av förfrågningsunderlaget och kontraktsvillkoren 

är det viktigt att en upphandlande myndighet har i 

åtanke hur kontraktet ska följas upp. Myndigheten bör formulera 

kontraktsvillkoren så tydligt som möjligt så att de lämnar så lite 

utrymme för tolkning eller missförstånd som möjligt. Detta är 

särskilt viktigt vid upphandling av funktion. 

Det kan också behövas regelbundna möten där kontraktsföremålet 

följs upp. Det kan också vara lämpligt att ställa upp 

villkor för hur funktionen ska utvecklas under kontraktsperioden. 

Vidare bör en konkret uppföljningsplan alltid upprättas. Det är 

viktigt att information om kontraktet sprids till de som ska 

utnyttja det inom myndigheten. Om de har grundläggande 

kunskaper om kontraktets innehåll, kan de uppmärksamma om 

leveransen avviker från vad som har avtalats. Det bör även finnas 

rutiner så att slutanvändarnas åsikter om leveransen tas till vara 

på ett systematiskt sätt. Det kan göras genom att skapa en 

användargrupp som träffas regelbundet under kontraktsperioden. 

Användargruppen kan sedan fungera som kravställare vid nästa 

upphandling. 

Om beslutsfattarna får information om slutanvändarnas åsikter 

om leveransen, kan de säkerställa att de resurser de investerat i 

upphandlingen har varit nödvändiga för en framgångsrik 

upphandling. Det kan medföra ökade möjligheter för kommande 


Läs mer i vägledningen ”Kontraktsuppföljning” på 

www.upphandlingsstöd.se

4.3 Utvärdering av genomförd upphandling 


Med utvärdering avses en systematisk bedömning av utfallet av 

en genomförd upphandling. Syftet med utvärderingen är att 

utveckla och förbättra upphandlingsrutinerna inför framtida 

upphandlingar. Utvärderingen kan exempelvis avse i vilken 

utsträckning upphandlingen har uppfyllt verksamhetens behov, 

hur tydligt och förståeligt förfrågningsunderlaget har varit för 

leverantörerna eller hur den valda utvärderingsmodellen har 

fungerat. 

Utvärderingen kan involvera såväl den verksamhet som ska 

använda varan eller tjänsten som upphandlingsfunktionen, 

ledningen och leverantörer. Av samma skäl kan tidpunkten för 

utvärderingen variera beroende på vad som ska utvärderas. 

En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk förutsättning 

för att höja upphandlingsverksamhetens kvalitet och 

resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera 

kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten. Det 

kan i slutändan öka nyttan för slutanvändaren och bättre ta 

tillvara konkurrensen på marknaden. Utvärdering är särskilt 

viktigt vid en innovationsvänlig upphandling då det kan ge 

värdefull kunskap och information till kommande 


4.4 Information om kommande upphandlingar 

För att öka konkurrensen och för att leverantörerna ska kunna 

lämna så bra anbud som möjligt, är det värdefullt om en upphandlande 

myndighet informerar leverantörerna på marknaden 

om myndighetens kommande och planerade upphandlingar. 

Sådan information kan annonseras i en så kallad förhandsannons 

i Tender Electronic Daily (TED) eller i de nationella allmänt 

tillgängliga databaserna. Informationen kan också med fördel 

läggas ut på myndighetens hemsida och annonseras i fackpress. 

Om de varor eller tjänster som myndigheten har behov av över 

huvud taget inte finns på marknaden, kan myndigheten lämna en 

så kallad avsiktsförklaring till marknaden om att myndigheten 

har för avsikt att anskaffa varorna eller tjänsterna när de 

utvecklats. Syftet är att på det sättet stimulera leverantörerna att 

utveckla nya lösningar i enlighet med myndighetens behov. 

65

Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten 

och rättssäker offentlig upphandling. 

Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så 

att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för 

medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. 

Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges. 

Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår 

hemsida (www.upphandlingsstöd.se) och publicera den på 

andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till 

innehållet. 

Box 22I8, I03 I5 Stockholm 

Besök Birger Jarlsgatan I6 

Tel 08 700 08 00 

Fax 08 20 49 69 

E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se 

www.upphandlingsstod.se

Att främja nytänkande - Upphandlingsstöd.se

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?