Förfrågningsunderlag, inklusive bilaga 3, 4, 5, 6 - Polisen

Lev verantör 

Kon ntrakt 

För rsäkran 

Rikspolissttyrelsen 

Polisens verrksamhetsst 

töd 

Affärsenhetten/Upphand 

dlingssektioonen 

Företag 

Adress 

Postadresss 

Kontrakt ssom 

försäkran avs ser 

Upphandlaande 

myndighet som s denna försäkkran 

riktar sig till 

Denna förssäkran 

avser disk krimineringslagenn 

(2008:567): 

Härrmed 

försäkr ras att leveraantören, 

eller anställd som m leverantörenn 

svarar för, , inte enligt 

en lagakraftvunnen 

dom i ttjänsten 

bru utit mot ett förbud mot diskriminer ring enligt 

diskkrimineringsl 

lagen (2008: 567). Försäk kran avser den d senaste tolvmånader rsperioden 

räkknat 

från den n dag då dennna 

försäkran n avsändes, dock 

tidigast ffrån 

det att kontraktet 

träddde 

i kraft. 

Levverantören 

el ller anställd som leveran ntören svarar r för, har ennligt 

en dom i tjänsten 

bruutit 

mot något t av dessa förrbud 

under kontraktstiden 

k 

n. Ni ska besvvara 

följande e fråga: 

Harr 

domen vunni it laga kraft? 

NEJ, domen har överklagaats, 

överrätten ns mål nr ____ _______________________ 

______. 

JA, domen skall 

bifogas, bbilaga 

______ _____. Ni skal ll även besvarra 

följande frå åga: 

Harr 

den lagakraft ftvunna domenn 

enligt er upp pfattning samb band med konntraktets 

utföra ande? 

NEJ, skriftlig g motivering sskall 

bifogas, bilaga ______ _____. 

JA 

Denna sanningsförs säkran ska tolkas och tillämpas i enlighet meed 

Konkurrensverkets 

allmännna 

råd (KK KVFS 2010: :2) för tillä ämpningen 

antidiskkrimineringsv 

villkor i upphhandlingskon 

ntrakt. 

av förordniingen 

(2006 6:260) om 

Und derleveranttör 

Om undderleverantör 

omfattas avv 

antidiskrim mineringsvillko oren ska deennes 

sanning gsförsäkran 

bifogas, bilaga ______ _____. 

För rsäkran omm 

beh hörighet 

Jag/vi föörsäkrar 

genom 

min/vår naamnunderskrif 

ft här nedan att a jag/vi är bbehörig/behöri 

iga att med 

bindandee 

verkan för le everantören läämna 

denna sa anningsförsäk kran. 

Und derskrift Ort 

Datum 

Namnteckkning 

Namnförtyydligande/befattn 

ning 

SANNING GSFÖRSÄKKRAN 

Datum 

2013-03-07 

Diarienr (åberopa as vid korresp) 

PVS-949-0508/13 

Organi isationsnummer 

Telefon nnummer 

E-post

Polisens verksamhetsstöd 

Affärsenheten 

Upphandlingssektionen 

AVTALSUNDERLAG 

RAMAVTAL 

LAGER- OCH LOGISTIKTJÄNSTER FÖR POLISEN 

Bilaga 5 

Diarienr 

(åberopas vid korrespondens) 

PVS-949-0508/13 

Ärendebeteckning 

1 PARTER ............................................................................................................................. 2 

2 AVTALSHANDLINGAR ................................................................................................. 2 

3 AVTALSTID ..................................................................................................................... 2 

4 AVTALETS OMFATTNING ............................................................................................ 2 

5 LAGERHÅLLARENS ÅTAGANDEN ............................................................................. 2 

6 RPS ÅTAGANDEN ........................................................................................................... 3 

7 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN ............................................................ 3 

8 AVROPSVILLKOR ........................................................................................................... 3 

9 PRIS, BETALNING M.M. ................................................................................................ 4 

10 INDEXREGLERING ......................................................................................................... 4 

11 FAKTURERING M.M. ...................................................................................................... 4 

12 BEFRIELSEGRUNDER .................................................................................................... 5 

13 HÄVNING ......................................................................................................................... 5 

14 SKADESTÅND ................................................................................................................. 6 

15 ANSVARSBEGRÄNSNING ............................................................................................. 6 

16 FÖRSÄKRING .................................................................................................................. 7 

17 FÖRBUD MOT DISKRIMINERING ............................................................................... 7 

18 SÄKERHET OCH SEKRETESS ....................................................................................... 8 

19 SÄKERHETSSKYDD ....................................................................................................... 8 

20 VERKSAMHET ................................................................................................................. 8 

21 MARKNADSFÖRING ...................................................................................................... 8 

22 PERSONAL ....................................................................................................................... 8 

23 UNDERLEVERANTÖR ................................................................................................... 9 

24 STATISTIK ........................................................................................................................ 9 

25 UPPSÄGNING ................................................................................................................... 9 

26 MEDDELANDEN ............................................................................................................. 9 

27 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET ................................................................................... 10 

28 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG ...................................................................................... 10 

29 FRISTÅENDE PARTER ................................................................................................. 10 

30 TILLÄMPLIG LAG ......................................................................................................... 10 

31 TVIST ............................................................................................................................... 10 

32 AVTALSBILAGOR ........................................................................................................ 10

1 PARTER 

Mellan Rikspolisstyrelsen (”RPS”) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte 

box/gata, postnummer postadress (”Lagerhållaren”) har följande ramavtal, jämte bilagor, 

(”Avtalet”) slutits, innebärande att Lagerhållaren förbundit sig att till de villkor som anges i 

Avtalet utföra tjänster kring hantering av beklädnadslager för RPS. 

RPS och Lagerhållaren kan Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som 

parter. 

2 AVTALSHANDLINGAR 

Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 

1. Säkerhetsskyddsavtal, nivå 1, jämte bilagor 

2. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 

3. Avtalet 

4. Förfrågningsunderlaget, daterat 2013-03-07, inklusive eventuella förtydliganden och 

kompletteringar 

5. Leverantörens anbud, daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och 

kompletteringar 

Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan 

nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 

”Allmänna leveransvillkor” eller motsvarande standardavtal som Lagerhållaren eventuellt 

tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för RPS. 

3 AVTALSTID 

Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknas av båda parter, dock tidigast den 1 juli 2013 

och gäller i två år. 

RPS äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med tolv (12) månader i taget upp till 

24 månader med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen 

till Lagerhållaren senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut 

utan uppsägning. 

4 AVTALETS OMFATTNING 

Avtalets omfattning beskrivs i avtalsbilaga 1, Kravspecifikation och benämns i detta Avtal 

som ”Tjänsterna”. 

5 LAGERHÅLLARENS ÅTAGANDEN 

Lagerhållaren åtar sig att utföra Tjänsterna professionellt och med omsorg och i enlighet med 

RPS instruktioner, i enlighet med villkoren i Avtalet, kraven uppställda i 

förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Lagerhållarens anbud. 

Lager- och logistiktjänster för Polisen Sida 2(11) Bilaga 5 Avtalsunderlag 

PVS-949-0508/13

6 RPS ÅTAGANDEN 

RPS åtar sig att avropa Tjänsterna från Lagerhållaren under hela avtalstiden med följande 

inskränkningar och undantag: 

i. RPS lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. 

ii. Avtalet inskränker inte RPS rätt att låta utföra Tjänsterna med egen personal eller med 

anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de 

fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Lagerhållarens kapacitet; 

RPS åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet 

överenskommet pris för utförda och av RPS godkända Tjänster. 

7 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN 

Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse 

för Avtalet. 

8 AVROPSVILLKOR 

8.1 Avropsberättigade 

Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer RPS. 

Beställningar som görs genom Agresso Inköp eller e-post i enlighet med avsnitt 2.4 i 

avtalsbilaga 1, Kravspecifikation av behöriga beställare är inte att betrakta som avrop. 

8.2 Avrop 

RPS äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsterna ska kunna 

avropas via telefon/e-post/brev/telefax och innehålla följande: 

i. Hänvisning till Avtalet. 

ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter. 

iii. Specificering och omfattning av de Tjänster som avropas. 

iv. Kontaktuppgifter för bekräftelse av mottaget avrop. 

Avrop ska ställas till Lagerhållaren på nedan angivna kontaktuppgifter: 

Dagtid: 08.00-17.00 

Telefon: … 

Fax: … 

E-post … 

adress 

postnummer postadress 

Samtliga avrop ska bekräftas av Lagerhållaren till de i avropet angivna kontaktuppgifterna 

omedelbart efter mottaget avrop. 

Avtalets ikraftträdande är att betrakta som ett avrop av tjänsten att tillhandahålla lager- och 

logistiktjänster i enlighet med avtalsbilaga 1, Kravspecifikation under hela avtalsperioden för 

RPS räkning. 


PVS-949-0508/13

8.3 Tidplan för uppstart av Tjänsterna 

Senast två (2) månader efter Avtalets ikraftträdande ska Lagerhållaren kunna effektuera en 

manuell order. Lagerhållaren ska kunna effektuera en order lagd via Agresso senast 30 

september 2013. 

8.4 Avbeställning 

Polisen äger rätt att avbeställa avropade Tjänster. Avbeställning ska ske skriftligen av RPS 

och ska bekräftas skriftligen av Lagerhållaren. 

Eventuell framställan om ersättningskrav ska ske senast tre (3) månader efter avbeställningen 

meddelats av RPS. Lagerhållaren äger rätt till ersättning för nedlagda kostnader samt i övrigt 

skälig ersättning för merkostnader till följd av avbeställningen. 

9 PRIS, BETALNING M.M. 

Lagerhållarens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras i 

avtalsbilaga 2 Prisbilaga. 

Priser i avtalsbilaga 2 Prisbilaga är fasta under avtalstiden och ska således ej justeras med 

index eller för valuta eller på annat sätt. Vid eventuell förlängning äger part rätt att en gång 

per år begära priset regleras enligt punkten 10 Indexreglering. Indexreglerade priser gäller 

fasta i ett (1) år. 

10 INDEXREGLERING 

Samtliga priserna i avtalsbilaga 2, Prisbilaga ska regleras med nedan angivna index: 

Post Indexbenämning SNI 2007 

1 Labour cost index för arbetare, privat sektor I 

Vid eventuell förlängning 1 

Post Fast andel av pris (%) Baskvartal Basindextal Jmf kvartal Indextyp 

1 20 % K4 2012 anges vid K4 2014 prel. 

avtalstecknande 

Vid eventuell förlängning 2 

Post Fast andel av pris (%) Baskvartal Basindextal Jmf kvartal Indextyp 

1 20 % K4 2014 anges vid K4 2015 prel. 

avtalstecknande 

För att indexreglering ska vara giltig måste skriftlig överenskommelse träffas mellan parterna. 

Indexreglering ska verkställas endast om förändring av index mellan baskvartal och 

jämförelsekvartal överstiger +/- två procent (2 %). Indexreglerade priser får tillämpas först 

vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att överenskommelse träffats mellan 

parterna. 

11 FAKTURERING M.M. 

Lagerhållaren äger rätt att fakturera RPS månadsvis i efterskott för utförda och av RPS 

godkända Tjänster. 

Faktura ska ställas till nedan angiven faktureringsadress: 


PVS-949-0508/13

Rikspolisstyrelsen 

Box 701 

981 27 Kiruna 

På fakturan ska alltid anges: 

i. Lagerhållarens namn och organisationsnummer 

ii. Lagerhållarens bankgironummer alt. plusgironummer 

iii. fakturanummer 

iv. fakturadatum 

v. diarienummer, (PVS-949-0508/13) 

vi. Beställarens fakturareferens, EFH-id, som uppges vid avropet ska anges under 

rubriken ”Er referens” 

vii. specificering av utförd Tjänst och dess omfattning. 

viii. á-priser 

ix. totalbelopp 

x. momsbelopp 

Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Lagerhållaren är inte bindande för RPS. Felaktigt 

utställda fakturor returneras utan åtgärd. Lagerhållaren äger inte rätt till ersättning för 

eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. 

12 BEFRIELSEGRUNDER 

Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder 

utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets 

tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. 

Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller 

oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga 

om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen 

eller annan myndighet än RPS samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts 

brott mot kollektivavtal. 

Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt 

Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat 

skulle vara fri enligt första stycket. 

För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten 

omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret 

samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade 

hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart 

återuppta åtagandet i avtalad omfattning. 

Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets 

fullgörande försenas mer än 90 dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 

13 HÄVNING 

RPS äger rätt att, helt eller delvis, häva avrop utan kompensation till Lagerhållaren och 

omedelbart om Tjänsterna är felaktiga, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror 


PVS-949-0508/13

på RPS eller något förhållande på RPS sida eller på omständighet som omfattas av punkten 12 

Befrielsegrunder och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse för RPS. 

Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har 

gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet 

inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) 

från den hävande parten. 

RPS äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: 

i. Utan kompensation till Lagerhållaren och omedelbart, om säkerhetsskyddsavtalet 

hänvisning till diarienummer anges vid avtalstecknande mellan RPS och Lagerhållaren 

hävs; 

ii. utan kompensation till Lagerhållaren och omedelbart, om Tjänsterna är felaktiga, inte 

fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på RPS eller något förhållande på RPS 

sida eller på omständighet som omfattas av punkten 12 Befrielsegrunder; 

iii. utan kompensation till Lagerhållaren och omedelbart, vid varje försök av Lagerhållaren 

att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; 

iv. utan kompensation till Lagerhållaren och omedelbart, om Lagerhållarens ekonomiska 

ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att RPS får rimlig 

anledning att tro att Lagerhållaren inte kan uppfylla Avtalet; 

v. utan kompensation till Lagerhållaren och omedelbart om Lagerhållaren har försatts i 

konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har 

inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, 

ackord eller liknade förfarande; 

vi. utan kompensation till Lagerhållaren och omedelbart, om Lagerhållaren har gjort sig 

skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att 

fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat 

felaktig information i delar som berör denna punkt. 

Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara 

giltig. 

14 SKADESTÅND 

Häver RPS ett enskilt avrop alternativt hela eller delar av Avtalet enligt punkten 13 Hävning 

äger RPS rätt till skadestånd. 

Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande 

till Lagerhållaren för att vara giltig. 

Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är RPS skyldig att vidta åtgärder för att 

begränsa skadan, såvida inte dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt 

betungande. 

15 ANSVARSBEGRÄNSNING 

Lagerhållaren är inte i något fall skyldig att ersätta RPS för indirekt- eller följdskada, eller 

skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt 

att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 


PVS-949-0508/13

16 FÖRSÄKRING 

Lagerhållaren är skyldig att vid varje enskilt tillfälle under avtalsperioden inneha försäkring 

för lagrets fulla varuvärde, utan självrisk för RPS. 

Lagerhållaren är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som 

säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden 

enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Lagerhållaren erhåller 

från försäkringen. 

Lagerhållaren är skyldig att omedelbart på begäran av RPS uppvisa skriftligt bevis på erlagda 

försäkringsavgifter. 

17 FÖRBUD MOT DISKRIMINERING 

1 Lagerhållaren förbinder sig att vid utförande av tjänste- eller byggentreprenadkontrakt i 

Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under 

avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är 16 kap. 8 och 9 §§ brottsbalken 

samt diskrimineringslagen (2008:567). 

2 Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt första stycket inte omfatta den 

del av tjänste- eller byggentreprenadkontraktet som avser varor. 

3 En svensk lag som träder i kraft under avtalstiden ska gälla i avtalsförhållandet när den 

angetts i Konkurrensverkets allmänna råd för tillämpningen av förordningen (2006:260) 

om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. 

4 Lagerhållaren ska senast den 31 december varje år med början år 2013 till RPS inkomma 

med följande uppgifter och handlingar som följer av Lagerhållarens förbindelse enligt 

första stycket: 

4.1 Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet 

sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. 

4.2 Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan 

trosuppfattning enligt 3 kap. 3-9 §§ diskrimineringslagen. 

4.3 Sanningsförsäkran som anger om Lagerhållaren eller anställd som Lagerhållaren svarar 

för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot 

diskriminering enligt diskrimineringslagen. 

5 Lagerhållaren är dessutom skyldig att på RPS begäran inkomma med den ytterligare 

information som är nödvändig för att följa upp Lagerhållarens verksamhet enligt första 

stycket. Informationen ska redovisas till myndigheten senast en (1) vecka efter begäran 

därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. 

6 Om Lagerhållaren inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är 

skyldig att förete enligt tredje stycket eller om Lagerhållaren vid utförandet av Avtalet 

inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska 

avtalsvite utgå till RPS med 1 000 kr per varje kalendervecka som påbörjas från det att 

sju (7) dagar förflutit sedan Lagerhållaren mottog RPS underrättelse angående detta 

avtalsbrott till det att rättelse vidtagits. 

7 Om Lagerhållaren eller anställd som Lagerhållaren ansvarar för, vid utförandet av 

Avtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot 

diskriminering enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till myndigheten för varje 

överträdelse med 5 000 kr. 


PVS-949-0508/13

8 Om Lagerhållaren i en sanningsförsäkran enligt fjärde stycket inte oavsiktligt förtigit en 

lagakraftvunnen dom enligt sjunde stycket, har RPS dessutom rätt att häva Avtalet. 

9 Lagerhållaren ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i stycken 1-8 under 

förutsättning att underleverantören i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av 

Avtalet om delen, exklusive varor, utgör minst 25 procent (25 %) av det totala 

Avtalsvärdet. Lagerhållaren ska tillse att RPS erhåller information avseende dessa 

underleverantörer i enlighet med fjärde stycket. Lagerhållaren svarar gentemot RPS för 

dessa underleverantörers överträdelser enligt styckena 5-8. 

10 Förpliktelsen enligt nionde stycket gäller endast i den utsträckning som Lagerhållaren 

enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa 

skyldigheter i sitt avtal med underleverantören. 

18 SÄKERHET OCH SEKRETESS 

Lagerhållaren är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt 

offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom RPS gällande säkerhets- och 

sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer 

beaktar dessa regler och föreskrifter. 

Lagerhållaren är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och 

underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i 

offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 

Sekretess enligt denna punkt 18 gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 

19 SÄKERHETSSKYDD 

Lagerhållaren kommer att delges och självständigt arbeta med samt förvara sekretessbelagda 

uppgifter i egna, av RPS kontrollerade och godkända lokaler, på följande adress gatuadress 

ort. Avtalet äger endast giltighet under förutsättning att Lagerhållaren har blivit godkänd efter 

säkerhetsprövning och registerkontroll och säkerhetsskyddsavtal mellan Lagerhållaren och 

RPS har tecknats. (Hänvisning till säkerhetsskyddsavtal med diarienummer anges vid 

avtalstecknandet.) 

20 VERKSAMHET 

Lagerhållaren eller någon på Lagerhållarens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet 

som i något avseende negativt kan påverka RPS förtroende för Lagerhållaren avseende 

Lagerhållarens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada RPS anseende. 

21 MARKNADSFÖRING 

Lagerhållaren eller någon på Lagerhållarens sida äger inte rätt att använda RPS eller Polisens 

namn eller det faktum att Lagerhållaren utför tjänster åt RPS i reklam- och 

marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat 

skriftligt medgivande från RPS. 

22 PERSONAL 

Lagerhållaren och de på Lagerhållarens sida förbinder sig att vid utförandet av Tjänsten 

använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. 


PVS-949-0508/13

För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens 

utförande eller om RPS anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer 

eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Lagerhållaren 

omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Lagerhållaren ska därvid söka 

ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock 

förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande. 

Förändring i personalstyrkan berättigar inte Lagerhållaren till ersättning för eventuella 

merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 

Lagerhållaren svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade 

kostnader för sig och sin personal. Lagerhållaren är ensam arbetsgivare för den egna 

personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 

23 UNDERLEVERANTÖR 

Lagerhållaren svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Lagerhållaren äger 

inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del 

därav utan skriftligt medgivande från RPS, såvida inte underleverantören endast anlitas för 

åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för Avtalet. 

24 STATISTIK 

Lagerhållaren är skyldig att lämna statistik till RPS avseende utförda Tjänster i enlighet med 

avsnitt 3.3 i avtalsbilaga 1, Kravspecifikation. 

25 UPPSÄGNING 

RPS äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till 

Lagerhållaren, säga upp Avtalet med sex (6) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande 

av RPS hävningsrätt enligt punkten 13 Hävning äger Lagerhållaren rätt att utfå skälig 

ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt 

anknytning till Lagerhållarens åtaganden enligt detta Avtal jämte skälig vinst därpå samt utfå 

skälig ersättning för direkta avvecklingskostnader. Den totala ersättningen får dock ej 

överskrida det belopp som Lagerhållaren kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes, 

exklusive eventuella förlängningsår, med avdrag för vad som tidigare utbetalats. 

Avveckling ska ske utan dröjsmål och Lagerhållaren ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för 

att minimera samtliga kostnader. Lagerhållaren äger inte rätt att uppbära ersättning för det 

som kan komma till nytta i Lagerhållarens övriga verksamhet eller för vilket Lagerhållaren 

erhåller ersättning på annat sätt. 

RPS äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska 

erforderligt underlag för bedömning av Lagerhållarens ersättningskrav. 

26 MEDDELANDEN 

Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas 

till följande adresser: (Anges vid avtalstecknande) 

titel 

För RPS 

adress 

Rikspolisstyrelsen 


namn efternamn 


PVS-949-0508/13

Telefon: … 

Mobil: … 

Fax: … 

E-post: … 

För Lagerhållaren 

Företag 

namn efternamn 

titel 

adress 


Telefon: … 

Mobil: … 

Fax: … 

E-post: … 

Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och 

faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är RPS 

endast skyldig att kontakta Lagerhållaren på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de 

ändrade kontaktuppgifter som RPS fått del av. 

27 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET 

Lagerhållaren äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och 

skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från RPS. 

28 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG 

Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande 

endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av 

Parterna. 

29 FRISTÅENDE PARTER 

Parterna är fristående organisationer och detta Avtal ska inte anses utgöra grund för 

partnerskap, anställning, agentrelation eller dylikt samarbete. Med undantag för vad som 

särskilt avtalats mellan parterna under detta Avtal eller annars, ska ingen av parterna äga rätt 

att agera på ett sätt som ger uttryck för eller antyder ett samarbete mellan parterna utöver den 

mellan fristående organisationer och inte heller företa åtgärder som kan uppfattas som 

bindande för den andra parten. 

30 TILLÄMPLIG LAG 

Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av 

svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. 

31 TVIST 

Tvist angående tillämpning eller tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden 

ska så långt det är möjligt lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna 

ej når en lösning genom förhandling ska tvisten prövas av svensk allmän domstol med 

Stockholms tingsrätt som första instans. 

32 AVTALSBILAGOR 

Följande bilagor ingår i Avtalet: 

1. Kravspecifikation 

2. Prisbilaga 

Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. 


PVS-949-0508/13

Stockholm 20__-__-__ ……………… 20__-__-__ 

Ort Datum Ort Datum 

För RPS För Lagerhållaren 

………………………… …………………………. 

Namn Namn 

………………………… …………………………. 

Namnförtydligande Namnförtydligande 


PVS-949-0508/13



töd 

Avtalsbila aga 1 

Datum 

2013-03-07 


PVS-949-0508/13 

AVTALSSBILAGA 

A 1 KRAVSPECIF FIKATIO ON

Kravspecifikation 

Logistiktjänst för polisiära uniformer 

och därtill hörande emblem och övrig utrustning 

TEK/U 0084 

Innehåll 

1. INTRODUKTION ............................................................................................................................. 3 

1.2 Ordlista ......................................................................................................................................... 3 

2. PRODUKTKRAV .............................................................................................................................. 3 

2.1 Lokaler/personal - allmänt ........................................................................................................... 3 

2.1.1 Säkerhetsspecifikation avseende lagerlokal/personal. .......................................................... 3 

2.2 Lagerhållning – allmänt ............................................................................................................... 4 

2.2.1 Specifikation avseende lagerhållning .................................................................................... 4 

2.3 Inleveranser - allmänt ................................................................................................................... 4 

2.3.1 Specifikation avseende inleveranser ..................................................................................... 4 

2.4 Order och Utleveranser - allmänt ................................................................................................. 5 

2.4.1 Specifikation avseende order och utleveranser ..................................................................... 6 

2.4.2 Specifikation avseende emballage och följesedel ................................................................. 6 

2.4.3 Specifikation avseende frakt och godsförsäkring ................................................................. 7 

2.5 Returhantering/reklamationer – allmänt ...................................................................................... 7 

2.5.1 Specifikation avseende returhantering/reklamationer ........................................................... 8 

2.6 Kundtjänst – allmänt ................................................................................................................... 8 

2.6.1 Specifikation avseende kundtjänst ........................................................................................ 8 

2.7 Inventering ................................................................................................................................... 9 

2.8 Tilläggstjänster ............................................................................................................................. 9 

2.8.1 IT-relaterade tjänster ............................................................................................................. 9 

2.8.2 Kassation ............................................................................................................................... 9 

2.8.3 Övriga tilläggstjänster ......................................................................................................... 10 

3. DOKUMENTATION – DATA ........................................................................................................ 10 

3.1 Ordermottagning ........................................................................................................................ 10 

3.2 Debiteringsunderlag/faktureringsunderlag ................................................................................. 10 

3.2.1 Debiteringsunderlag ............................................................................................................ 10 

3.2.2 Debiteringsfil för fakturering .............................................................................................. 11

Rikspolisstyrelsen Kravspecifikation TEK/U 0084 

PVS/ UFE/Polisteknik 

Pär Wärdig 2013-03-07 

3.3 Rapporter/statistik ...................................................................................................................... 11 

3.3.1 Order- och Lagerstatus ........................................................................................................ 11 

3.3.2 Inneliggande order från kund .............................................................................................. 12 

3.3.3 Statistik utlevererade produkter ......................................................................................... 12 

3.4 Utvecklingsstöd och uppföljningsmöten .................................................................................... 12 

Sidan 2 av 16




1. INTRODUKTION 

Denna kravspecifikation är avsedd att definiera krav vilka ställs på emottagning, lagerhållning, 

hantering samt distribution av polisiära uniformer, emblem, andra tillbehör 

samt övrig utrustning. Kravspecifikationen avser även krav som gäller ordermottagning, 

databehandling samt uppföljnings- och prognosarbete. 

Kraven är ställda som ”skall krav” där samtliga ”skall krav” undantagslöst måste vara 

uppfyllda för att ett avtal ska kunna tecknas mellan en Leverantör och Rikspolisstyrelsen 

(RPS). 

1.2 Ordlista 

FAP- Föreskrifter och allmänna råd för Polisen. 

Kund- Behörig beställare inom Polisen som lägger order till lager. 

Kundnummer- Nummerserie med fast leveransadress som beslutas av RPS. 

Kundordernummer- Ordernummer som skapas av affärssystem Agresso och finns angivet 

på order. 

Order- Beställning från kund inom Polis. 

Personpackas- Packas separat eller att det tydligt framgår vem som skall ha produkten/produkterna 

om det sampackas med andra produkter avsedda för andra personer och 

som ingår i samma leverans. Personpackning ska märkas med angivet individid/beteckning/namn 

som packningen avser och som anges på order. 

2. PRODUKTKRAV 

2.1 Lokaler/personal - allmänt 

Lagerlokalen skall vara anpassad för lagerhållning av textilier och läderprodukter m.m. 

Lokalen skall vara bevakad/larmad, sektionerad och i övrigt uppfylla RPS ställda säkerhetsskyddskrav 

enligt i avsnitt 2.1.1. 

2.1.1 Säkerhetsspecifikation avseende lagerlokal/personal. 

Den anbudsgivare som tilldelas uppdraget kommer att prövas enligt kraven i säkerhetsskyddslagen 

1996:627 § 8. Ett säkerhetsskyddsavtal, nivå 1, kommer att upprättas och 

tecknas mellan vald leverantör och Rikspolisstyrelsen. Leverantören och dennes personal 

som ska ingå i uppdraget kommer att genomgå en säkerhetsprövning inklusive registerkontroll. 

Säkerhetsprövningen ligger till grund för RPS bedömning om kontrollerad 

personal får delta i uppdraget eller inte. 

Sidan 3 av 16




2.2 Lagerhållning – allmänt 

Lagerhållaren skall lagerhålla produkter i väl anpassade lokaler (se avsnitt 2.2.1). 

2.2.1 Specifikation avseende lagerhållning 

Samtliga artiklar som ska lagerhållas ska förvaras inhägnade och väl avskilda, se avsnitt 

2.1.1. 

Lagerhållning och hantering ska ske i lokaler som är avsedda för den typ av varor som 

angivits i avsnitt 1, så att berörda varor ej på något sätt, t.ex. genom 

fukt/damm/ljus/eller annat, kan komma att skadas. 

Eventuella skador som uppkommit på lagerförda varor, under fysisk lagringstid på 

grund brister i hantering enligt ovan ska ersättas av lagerhållaren. Som skada räknas 

inte normal åldringsförändring i produkt/material. 

RPS ska ha full tillgång till lagerförda produkter för antals- och kvalitetskontroller. 

2.3 Inleveranser - allmänt 

RPS gör inköp till lagret från olika tillverkare och leverantörer från hela världen. Lagerhållaren 

skall vid leverans från tillverkare och retur från kund genomföra en inleverans 

som omfattar tre (3) moment: ankomstkontroll, produktkontroll samt sortering, se 

avsnitt 2.3.1. Inleveranser efter RPS inköp sker kontinuerligt över hela året. 

Vid retur kan plagg behöva märkas om samt i vis mån rekonditioneras. Tilläggstjänster 

så som märkning och rekonditionering beskrivs utförligare i avsnitt 2.8.3. 

Lagerhållaren skall i samråd med RPS utverka en leveransinstruktion på svenska och 

engelska. Den ska vara avsedd för tillverkare av polisiära uniformer, emblem och andra 

tillbehör samt övrig utrustning. Leveransinstruktion skall följas av tillverkare och leverantörer 

när leverans av produkter sker till lagret. 

2.3.1 Specifikation avseende inleveranser 

Inleveranser ska omfatta följande: 

Ankomstkontroll: 

Direkt vid ankomst av gods till lagerhållaren ska RPS upplysas om ankommet gods. 

Senast två (2) arbetsdagar efter ankomst från leverantör, ska hela sändningen kontrolleras 

vad avser skador, brist eller annan visuell avvikelse på emballage. Alla avvikelser 

ska registreras och rapporteras till RPS. 

Sidan 4 av 16




Produktkontroll: 

Lagerhållaren ska bistå RPS vid kontroll av produkterna. Vid ankomst ska lagerhållaren 

slumpmässigt plocka ett överenskommet antal produkter från leveransen. Utplockade 

produkter ska skickas till RPS för kvalitetskontroll. Lagerhållaren ska samtidigt meddela 

RPS vilka produkter som är skickade för kvalitetskontroll. Detta ska vara genomfört 

senast två (2) arbetsdagar efter ankomst. Vid behov kan RPS begära att fler produkter 

från en leverans skickas till RPS för en utökad kvalitetskontroll. 

Sortering till hyllplats/plockplats 

När RPS godkänt produkten ska sortering per unik artikelvariant (SKU) ske samt inlagring 

på hyllplats/plockplats. Lagerhållaren ska vid detta moment kontrollera att leveransen 

överensstämmer med bifogade pack- eller följesedlar. Avvikelser rapporteras till 

RPS. Detta ska vara genomfört senast två (2) arbetsdagar efter att RPS meddelat lagerhållaren. 

Lagerhållaren ska efter tredje (3:e) momentet skicka en inleveransrapport. Inleveransrapporten 

ska innehålla följande information: 

- inleveransdatum 

- RPS inköpsordernummer 

- leverantör 

- RPS artikelnummer 

- RPS benämning 

- storlek 

- beställt antal per storlek/resterande beställt antal per storlek (vid delleverans) 

- levererat antal 

2.4 Order och utleveranser - allmänt 

Lagerhållaren skall kunna ta emot order och utleverera fyra (4) olika ordervarianter, se 

avsnitt 2.4.1. Dessa är Serviceorder, Förbeställdorder, Expressorder och Leverantörsorder. 

Leveranser går nästan uteslutande till fasta adresser inom Polisen och är kopplade 

till ett kundnummer. Endast behörig personal kan/får beställa produkter från lagret. 

När lagerhållaren erhåller en order skall en orderbekräftelse per kundordernummer 

skickas omgående med e-post till kunden. Orderbekräftelsen ska innehålla följande information: 

- kundordernummer 

- orderdatum 



- storlek 

Sidan 5 av 16




- beställt antal 

- om produkten finns på lager 

- planerad lagerpåfyllnad i de fall produkten ej finns på lager 

- avsändare 

Samtliga order för utleverans (exkl. leverantörsorder) skall personpackas och emballeras 

m.m. enligt avsnitt 2.4.2. 

När ordern är effektuerad skall lagerhållaren skicka en leveransbekräftelse per kundordernummer 

till kund. Leveransbekräftelsen ska innehålla samma informationspunkter 

som orderbekräftelsen, se ovan. 

2.4.1 Specifikation avseende order och utleveranser 

Serviceorder (normalorder): 

Service-order ska vara klar för leverans senast tre (3) arbetsdagar efter ordern är lagerhållaren 

tillhanda. Expediering ska kunna ske varje helgfri måndag-torsdag. Serviceorder 

ska personpackas. 

Förbeställd order (order med angivet leveransdatum): 

Förbeställd order ska vara klar för leverans enligt ett av kunden angivet leveransdatum. 

Förbeställd order ska personpackas och märkas med individnamn. 

Expressorder: 

Expressorder insändes (via e-post) på en av RPS speciellt framtagen blankett. Expressorder 

som är lagerhållaren tillhanda före klockan 12.00 ska behandlas och utlevereras 

senast 16.00 samma dag. Expressorder ska personpackas och märkas med individnamn. 

Leverantörsorder: 

Order från RPS och som oftast består av emblem och andra tillbehör. RPS anger leveransadress 

vid order. Leverantörsorder ska behandlas och utlevereras tre (3) arbetsdagar 

efter inkommen order. 

2.4.2 Specifikation avseende emballage och följesedel 

Godset vid utleveranser ska packas i neutral och storleksanpassad kartong som ska tillhandahållas 

av lagerhållaren. Kartong ska uppfylla krav enligt standard SS 

843001:150C eller liknande. Vikt på enskild kartong får ej överstiga 20 kg. Små försändelser 

eller enstaka artiklar skickas i tillämpliga fall i papperspåse. Vid större sändningar 

ska godset levereras på EUR-pall (80*120 cm) eller motsvarande pall med dessa 

mått. Pallens totalhöjd får inte överskrida 1,4 m och ska plastas med icke transparant 

plast för att dölja innehåll samt förebygga delning av gods under transport. 

Sidan 6 av 16




Samtliga försändelser ska vara tydligt märkta med avropande enhets leveransadress, avdelning 

och namnreferens. 

Följesedel/packlista innehållande levererade/restnoterade varor samt pris per 

enhet/totalpris, ska bifogas i försändelsen. Följesedel ska vara försedd med RPS logotyp. 

Om försändelse består av flera kollin ska det tydligt framgå i vilket kolli följesedeln 

finns. 

Längst ner på följesedeln ska det finnas ett fält avsett för returer/reklamation av produkter, 

som ska bifogas av kund vid retur/reklamation se avsnitt 2.5. Fältet utformas i dialog 

med RPS. 

2.4.3 Specifikation avseende frakt och godsförsäkring 

Lagerhållaren skall ansvara för att utleveransen blir fraktad från lagret till kund genom 

egna transportlösningar. Transportlösningen ska vara rikstäckande. Lagerhållaren ska 

även tillhandahålla en transportlösning som möjliggör utleveranser utanför Sverige. 

Redovisning av fraktkostnader per sändning/kund skall rapporteras till RPS månadsvis i 

samband med fakturering från lagerhållaren. 

Lagerhållaren skall ansvara för att godset är försäkrat under transport via fraktföretag 

eller egen försäkring. 

2.5 Returhantering/reklamationer – allmänt 

Lagerhållaren skall kunna hantera returer/reklamationer enligt nedan och avsnitt 2.5.1. 

Det omfattar hantering, orsaksregistrering och i förekommande fall återinlagring på 

hyllplats/plockplats samt returstatistik som redovisas till RPS veckovis. 

Returer från kund kan vara: 

- felbeställning 

- ångrat köp 

- felleverans 

- felaktig produkt/reklamation 

- outlöst gods 

Sidan 7 av 16




2.5.1 Specifikation avseende returhantering/reklamationer 

Retur t.ex. på grund av felbeställning/ångrat köp (se avsnitt 2.5) ska vara bearbetade 

(uppackade, registrerade, återförda till lager, och i förekommande fall ny produkt till 

kund) inom tre (3) arbetsdagar efter ankomst till lagerhållaren. Returer ska innan återinläggning 

på lager ha kontrollerats vad avser produktens finish samt förpackning och 

märkning. 

Retur p.g.a. felaktig produkt/reklamation ska vara bearbetade (uppackade, i förekommande 

fall ny produkt till kund) inom tre (3) arbetsdagar efter ankomst till lagerhållaren. 

Dessa returer ska kontrolleras vad avser felorsak och lagerhållas på särskild anvisad 

plats och på RPS begäran återsändas till tillverkare eller RPS. Uppdatering ska omgående 

ske i lagerhållarens datasystem. Lagerhållaren ska bistå med kassationshantering 

av reklamerade produkter, se avsnittet 2.6. 

Återrapportering av returnerade produkter ska ske varje vecka till RPS och innehålla 

följande uppgifter. 

- Kundnummer (enligt RPS register) 

- RPS artikelnummer. 


- storlek 

- antal 

- ankomst datum 

- orsak till retur/reklamation 

2.6 Kundtjänst – allmänt 

Hos lagerhållaren skall finnas en uppbyggd kundtjänst (enligt avsnitt 2.6.1) med 

svensktalande personal som ska vara tillgänglig för att svara på frågor från behöriga beställare 

från polisverksamheten. 

2.6.1 Specifikation avseende kundtjänst 

Kundtjänst ska vara tillgänglig via telefon och e-post (via t ex en funktionsbrevlåda), 

helgfria vardagar mellan 08.00 – 15.00. Personal ska kunna ge besked till kund om: 

- sortiment 

- leveranstider 

- priser 

- allmänna frågor rörande order 

- aktuellt disponibelt lagersaldo 

- inleveranser/utleveranser 

- inneliggande order från kund 

Sidan 8 av 16




Frekvensen av telefonsamtal under 2012 redovisas i diagram på sidan 14. Någon redovisning 

av antalet e-post finns ej men RPS uppskattar frekvensen till mellan 20-30 epost 

frågor per månad. 

Kundtjänst ska också kunna ta emot/registrera/effektuera order som kommer via e-post 

från behörig kund. 

2.7 Inventering 

Lagerhållaren skall på anmodan av RPS fysiskt inventera hela eller del av lagret minst 

två (2) gånger per år och vara uppfylla det som är angivet i detta avsnitt. 

RPS äger rätt att delta vid inventering samt genomföra kontroller i samband med inventeringen. 

RPS ska efter genomförd inventering erhålla rapport med eventuella inventeringsdifferenser 

samt lagersaldo med lagervärde på varje enskild artikelvariant. 

Följande data/information ska ingå i rapporten: 



- storlek 

- saldo 

- á pris per artikelvariant 

- lagervärde på respektive artikelvariant 

Vid eventuella inventeringsdifferenser mellan saldo i lagersystem och inventerat saldo 

ska lagerhållaren rapportera differensen samt i samråd med RPS undersöka felorsaken. 

2.8 Tilläggstjänster 

Tilläggstjänster nedan genomförs enbart efter separat överenskommelse mellan RPS 

och lagerhållaren, se avsnitt 8.2 i huvudavtalet. 

2.8.1 IT-relaterade tjänster 

Lagerhållaren skall tillhandahålla IT-kompetens och vara RPS behjälpliga att utveckla 

systemlösningar eller applikationer för att tillgodose RPS behov av anpassningar. Exempel 

kan vara att utveckla rapporter eller integrering mellan RPS system och lagerhållarens 

IT-system. 

2.8.2 Kassation 

Sidan 9 av 16




Lagerhållaren skall bistå vid kassation (malning, förbränning) av uniformspersedlar enligt 

vad som anges nedan. Kassation sker endast efter ett skriftligt beslut från RPS. Kassation 

ska ske enligt direktiv från RPS vad avser säkerhet och tillvägagångsätt. I kassationshanteringen 

ska ingå följande moment: 

- utplockning från lager inklusive kontrollräkning 

- avregistrering från lager 

- rapportering till RPS 

- förvaring i väntan på kassation 

- transport till förbränning/malning 

- intyg efter genomförd kassation 

2.8.3 Övriga tilläggstjänster 

Andra tilläggstjänster som lagerhållaren skall tillhandahålla är det som anges i detta av- 

snitt: 

- utvidgad kontroll av märkning, tvättrådsetikett, storleksetikett, märkesetikett etc. 

- kontroll och mätning av produkter enligt instruktion från RPS 

- rekonditionering och märkning av produkter 

- Medskick (bi-pack) vid utleveranser, t ex informationsblad. 

3. DOKUMENTATION – DATA 

Order från kund sker företrädelsevis i affärssystemet Agresso. Lagerhållaren tillhandahåller 

kundens order genom filöverföring, vilket skall ske minst en gång per dygn, enligt 

avsnitt 3.1. Order kan även i undantagsfall ske via e-post, se avsnitt 2.6.1. 

3.1 Ordermottagning 

Ordermottagning från kund ska kunna ske på följande sätt: 

- filöverföring via t.ex. xml-filer eller txt-filer 

- e-post 

3.2 Debiteringsunderlag/faktureringsunderlag 

Lagerhållaren skall tillhandahålla ett debiteringsunderlag (Excel-format), se avsnitt 

3.2.1, för samtliga utleveranser och registrerade returer. Detta ska ske månadsvis senast 

den 5:e i efterföljande månad. Lagerhållaren skall veckovis skicka en debiteringsfil till 

Polisen administrativa center (PAC), se avsnitt 3.2.2. 

3.2.1 Debiteringsunderlag 

Sidan 10 av 16




Debiteringsunderlaget ska innehålla följande information: 

- Kundnummer (enligt RPS register) 

- kundens referens 

- leveransdatum 

- ordernummer 


- RPS artikelgrupp 

- RPS artikelbenämning 

- á-pris 

- utlevererat antal 

- antal retur 

- totalsumma 

3.2.2 Debiteringsfil för fakturering 

Filen ska innehålla faktureringsunderlag bestående av effektuerade order och returer 

för vidare inläsning i affärssystemet Agresso. 

Filen ska skickas via e-post från lagerhållaren till PAC en gång i veckan utom vid månadsskifte 

då filen ska vara PAC tillhanda första arbetsdagen i nya kalendermånaden. 

Filformat och informationsinnehåll för inläsning av i Agresso ska vara LG04 – 55. Filen 

ska vara i textformat med fasta positioner. Lagerhållaren ska ha kapacitet och kunskap 

att tillsammans med RPS utveckla filen om så skulle vara nödvändigt, exempel till xmlformat. 

3.3 Rapporter/statistik 

RPS skall ha egen access (med säkrad inloggningsfunktion) till olika rapporter/statistik 

på lagerhållarens informationsdatabas så som ftp- server eller liknande. 

Lagerhållaren skall veckovis tillhandhålla Order- och lagerstatus och Inneliggande order 

från kund i Excel-format, se avsnitten 3.3.1 och 3.3.2. 

Utöver de rapporter och underlag som tidigare nämnts i kravspecifikationen skall Lagerhållaren 

i januari respektive juli månad tillhandahålla hel- och halvårsvis statistik i 

Excel-format över utlevererade produkter, se avsnitt 3.3.3. 

3.3.1 Order- och Lagerstatus 

Ska innehålla följande parametrar: 

Sidan 11 av 16






- storlek 

- antal order från kund per artikelvariant 

- lagersaldo per artikelvariant 

- disponibelt saldo per artikelvariant 

- lagerställe (ordinarie lager eller kassaktionslager) 

- kommande leveranser till lager per artikelvariant (enligt RPS) 

- beställningspunkter per artikelvariant (enligt RPS) 

3.3.2 Inneliggande order från kund 


- kundnummer (enligt RPS register) 

- Referens från kund 

- ordernummer 

- orderdatum 

- önskat leveransdatum 



- storlek 

- antal 

3.3.3 Statistik utlevererade produkter 




- storlek 

- utlevererade artiklar per artikelvariant 

- returnerade artiklar per artikelvariant 

3.4 Utvecklingsstöd och uppföljningsmöten 

Lagerhållaren skall kunna erbjuda RPS utvecklingsstöd i syfte att effektivisera och förbättra 

logistikflödet. 

Lagerhållaren skall initiera regelbundna uppföljningsmöten (2 till 4 gånger/år). 

Sidan 12 av 16




Informationsrutor: 

(Exempel på volymer samt procentsatser nedan avser period 2010-01-01 

till 2012-12-31 om inget annat anges.) 

Sidan 13 av 16




Sidan 14 av 16




RPS bedömer att antalet artikelvarianter de närmaste fyra åren kommer hålla sig 

omkring 2012 års nivå. 

Sidan 15 av 16




RPS bedömer att den genomsnittliga lagervolymen de närmaste fyra åren kommer hålla 

sig omkring 2012 års nivå. 

Sidan 16 av 16



töd 

AVTALSSBILAGA 

A 2 PRISBBILAGA 

(Fylls i vid d avtalsteckn nande) 

Avtalsbila aga 2 

Datum 

2013-03-07 


PVS-949- 0508/13

• Lagerhyra per månad (se avsnitt 2): 25 poäng 

Kartongförpackade varor kr/m³ 

Hängande plagg kr/plagg 

Uppställningsyta (i väntan på 

inleverans/insortering, se avsnitt 2.3.1) 

• Hantering: 50 poäng 

Prisbilaga HD-PVS-28/12 

kr /m³ 

Uniformsplagg/artikel (se avsnitt 2.3 & 2.4) kr/enhet 

Returhantering (se avsnitt 2.5) kr/enhet 

Expressorder/enhet (se avsnitt 2.4.1) kr/enhet 

• Övriga kostnader: 10 poäng 

Tilläggstjänster/ timkostnad (tex inventering, 

kassation och märkning) (se avsnitt 2.7, 

2.8.2, 2.8.3) 

kr/h 

IT-relaterade/ timkostnad (Se avsnitt 2.8.1) kr/h 

Medskick/bi-pack 

(ex. infoblad, se avsnitt 2.8.3) 

kr/st 

• Redovisa nuvarande transportkostnader (ej express): 15poäng 

Ort: Stockholm Total fraktkostnad i kr (all in) 

Pall med vikt 400kg och volym1,7 m 3 

Paket med vikt 1,7 kg och volym 0.006 m 3 

Paket med vikt 12 kg och volym 0.043 m 3 

Ort: Göteborg 




Total fraktkostnad i kr (all in) 

1 av 2

Ort: Malmö 




Ort: Växjö 




Ort: Umeå 




Prisbilaga HD-PVS-28/12 




2 av 2

SÄKERHETSSKYDDSAVTAL (nivå 1) 

mellan 

PVS-xxx-xxxx/xx 

1 

RIKSPOLISSTYRELSEN, (202100-0076), Box 12256, 102 26 Stockholm som företräder 

staten, nedan kallad Myndigheten 

och 

Företaget AB (org.nr), adress, postadress, nedan kallat Företaget träffar följande avtal om 

säkerhetsskydd 

1 § Bakgrund 

Myndigheten och företaget avser att ingå ett avtal avseende angående projekt 

Upphandling av logistiktjänst, PVS-949-0508/13. 

Uppdraget som tilldelas företaget omfattar emottagning, lagerhållning, hantering samt 

distribution av polisiära uniformer, emblem, andra tillbehör samt övrig utrustning. 

Uppdraget omfattar även ordermottagning, databehandling samt uppföljnings- och 

prognosarbete. 

Uppdraget innebär att Företaget i sina egna lokaler kommer att hantera och förvara 

hemliga uppgifter. 

Säkerhetsskyddet ska förebygga; 

• att hemliga uppgifter obehörigen röjs, ändras, görs otillgängliga för behöriga eller 

förstörs (informationssäkerhet) 

• att obehöriga får tillgång till hemliga uppgifter eller verksamhet som har betydelse för 

rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (tillträdesbegränsning), och 

• att personer som inte är pålitliga från säkerhetssynpunkt deltar i verksamhet som har 

betydelse för rikets säkerhet eller till skydd mot terrorism (säkerhetsprövning) 

Andra säkerhetsskyddsåtgärder är utbildning och kontroll. 

Detta avtal avser säkerhetsskydd för uppgifter som på Myndigheten omfattas av sekretess 

enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och som rör rikets säkerhet och 

skyddet mot terrorism. En sådan uppgift benämns fortsättningsvis hemlig uppgift. En 

hemlig uppgift kan framgå av en handling, ett visst förhållande, en anläggning eller föremål 

av olika slag. 

2 § Avtalets omfattning, 

Detta säkerhetsskyddsavtal tillsammans med Företagets säkerhetsskyddsinstruktion 

reglerar vilka säkerhetsskyddsåtgärder som Företaget ska vidta i samband med 

Uppdraget. 

De ekonomiska villkoren avseende Uppdraget regleras i ett kontrakt, nedan kalla 

Affärsavtalet.

2 

Detta säkerhetsskyddsavtal är en förutsättning men utgör ingen utfästelse eller garanti för 

att Myndigheten ska teckna Affärsavtal med Företaget. 

Om det förekommer motstridiga uppgifter i Affärsavtalet gäller detta säkerhetsskyddsavtal 

framför Affärsavtalet. Motsvarande skrivning ska även tas in i Affärsavtalet. 

Myndigheten kan komma att kräva att underleverantörer till Företaget tecknar 

säkerhetsskyddsavtal med Myndigheten. 

3 § Säkerhetsskyddsorganisation 

Det ska finnas en säkerhetsskyddschef och en ställföreträdande säkerhetsskyddschef på 

Företaget. Säkerhetsskyddschefen ska i Uppdragets säkerhetsskyddsfrågor vara direkt 

underställd Företagets ledning. Säkerhetsskyddschefen leder 

säkerhetsskyddsverksamheten inom Företaget och är kontaktperson i 

säkerhetsskyddsfrågor gentemot Myndigheten. På Företaget ska det även finnas en 

systemsäkerhetsansvarig för IT-system som är avsedda för behandling av hemliga 

uppgifter. 

4 § Säkerhetsskyddsåtgärder 

Företaget ska upprätta en säkerhetsskyddsinstruktion när säkerhetsskyddsavtalet har 

undertecknats. 

Säkerhetsskyddsinstruktionen inklusive eventuella förändringar eller tillägg i 

säkerhetsskyddsinstruktionen ska godkännas av Myndigheten. 

Företaget ska dokumentera de säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits i Uppdraget. 

5 § Behörighet 

Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast personer som; 

• bedöms pålitliga från säkerhetssynpunkt 

• har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd 

• behöver uppgifterna för sitt uppdrag eller arbete i den verksamhet där de hemliga 

uppgifterna förekommer 

Hemliga uppgifter får endast delges personer som har säkerhetsprövats och godkänts av 

Myndigheten. 

6 § Informationssäkerhet 

Myndigheten ska klargöra för Företaget i vilken utsträckning handlingar med mera som 

överlämnas till Företaget innehåller hemliga uppgifter. 

Om hemliga uppgifter uppkommer under Uppdragets utförande på Företaget, ska 

Företaget vidta de säkerhetsskyddsåtgärder som är nödvändiga. Företaget ska utan 

dröjsmål meddela Myndigheten om hemliga uppgifter har uppkommit samt vilka 

säkerhetsskyddsåtgärder som har vidtagits. 

Myndigheten ska alltid godkänna utrymmen som används vid hantering och förvaring av 

hemliga uppgifter.

3 

Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan hantering 

av Myndigheten. Beträffande hemliga uppgifter i IT-miljö gäller för Uppdraget 

bestämmelserna i bilaga 1. 

Företaget bör klargöra för Myndigheten i vilken utsträckning uppgifter avseende affärs- 

eller driftsförhållanden som överlämnas till Myndigheten är att anses som hemliga, samt 

varför Företaget kan komma att lida skada om dessa röjs (enligt offentlighets- och 

sekretesslagen [2009:400]). Företaget är dock medvetet om att Myndigheten ändå kan 

vara skyldig att lämna ut sådana uppgifter. 

Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd lämna uppgifter till massmedia som rör 

Uppdraget och som enligt Myndigheten innehåller hemlig uppgift. Detsamma gäller för 

publicering i broschyrer, tidskrifter, böcker, filmer etc., samt vid föredrag, utställningar och 

förevisningar dit personer som inte är behöriga (§ 5) har tillträde. 

Företaget får inte utan Myndighetens tillstånd offentliggöra att de träffat ett 

säkerhetsskyddsavtal. Denna information får därmed inte användas i marknadsföring eller 

på annat sätt. 

7 § Tillträdesbegränsning 

Myndigheten ska i samråd med Företaget fastställa nivån på tillträdesskyddet för de 

lokaler och områden eller motsvarande som Företaget avser att använda vid 

genomförandet av Uppdraget. Detta ska ske innan Företaget får del av hemliga uppgifter 

eller den säkerhetskänsliga verksamheten påbörjas. 

Företaget får inte utan Myndighetens godkännande byta eller använda andra lokaler, 

områden eller motsvarande för Uppdragets genomförande. 

Endast behöriga personer som har godkänts av Myndigheten får ha tillträde till de lokaler, 

områden eller motsvarande där Uppdraget genomförs. 

8 § Säkerhetsprövning 

Innan person får del av hemliga uppgifter ska Företaget genom säkerhetsprövning pröva 

vederbörandes lojalitet och pålitlighet från säkerhetssynpunkt. Säkerhetsprövningen ska 

omfatta varje person som får del av hemlig uppgift, oavsett om de blir föremål för 

registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627) eller inte. 

Säkerhetsprövning ska omfatta en personbedömning samt inhämtande av betyg, intyg och 

referenser. Är befattningen placerad i säkerhetsklass ska säkerhetsprövningen även 

omfatta registerkontroll och i vissa fall särskild personutredning. 

Säkerhetsprövningen ska dokumenteras av Företaget och på begäran lämnas till 

Myndigheten. Tillsammans med uppgifter som har framkommit vid registerkontroll och 

särskild personutredning utgör säkerhetsprövningen underlag för Myndighetens beslut om 

att personen får anlitas. Företaget får inte anlita personen innan Företaget har fått del av 

Myndighetens beslut. 

Innan en ansökan om registerkontroll skickas till Myndigheten ska Företaget särskilt 

informera den person som ska bli föremål för registerkontroll om vad kontrollen innebär. 

Företaget ska i samband med detta också inhämta personens samtycke till kontrollen. 

Samtycket ska dokumenteras och förvaras på Företaget.

Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten om en registerkontrollerad person på 

Företaget lämnar uppdraget. Myndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen 

att personen har lämnat Uppdraget. 

Företaget ska till Myndigheten anmäla omständigheter som kan vara av betydelse för 

bedömningen av en säkerhetsprövad persons lämplighet och pålitlighet. 

Om en person som har säkerhetsprövats inom ramen för detta säkerhetsskyddsavtal 

under Uppdragets genomförande befinns olämplig från säkerhetssynpunkt, ska Företaget 

vidta de åtgärder som är lämpliga för att vederbörande inte ska få tillgång till hemliga 

uppgifter eller tillträde till lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig 

verksamhet bedrivs. 

9 § Intern utbildning och kontroll 

Myndigheten ska innan Uppdraget påbörjas ge lämplig utbildning i säkerhetsskyddsfrågor 

till de personer på Företaget som kan komma att få del av hemlig uppgift eller tillträde till 

lokaler, områden eller motsvarande där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs. Därefter 

ansvarar Företaget för att dessa personer ges behövlig och fortlöpande utbildning. 

Utbildningen ska bland annat behandla: 

• hot och risker som från säkerhetssynpunkt föreligger mot eller är förknippade med 

Uppdraget 

• säkerhetsskyddsåtgärder som enligt Företagets säkerhetsskyddsinstruktion ska vidtas 

mot föreliggande hot och risker 

Myndigheten kan vid behov och efter särskild framställan medverka i viss utbildning som 

Företaget ger. 

Företaget ska fort löpande kontrollera att endast behöriga personer som har godkänts av 

Myndigheten anlitas och att säkerhetsskyddet avseende informationssäkerhet och 

tillträdesbegränsning iakttas, samt att skyddsnivån är jämn och tillräckligt hög. 

Företaget ska omedelbart underrätta Myndigheten om inträffade eller befarade händelser 

och omständigheter som kan påverka säkerhetsskyddet vad avser Uppdraget och 

personer som faller under detta avtal. 

10 § Tillsyn 

Myndigheten har rätt att kontrollera att de i säkerhetsskyddsinstruktionen redovisade och 

avtalade säkerhetsbestämmelserna följ. Vid en sådan tillsyn kan Myndigheten biträdas av 

en representant från Säkerhetspolisen och/eller Försvarsmakten. Tillsynen ska ske under 

Företagets ordinarie kontorstid eller på plats och tid enligt särskild överenskommelse. 

Tillsynen får inte vara mer ingripande för Företaget än vad som är nödvändigt. 

11 § Kostnader 

Företaget ska bära eventuella kostnader som uppkommer med anledning av detta 

säkerhetsskyddsavtal om inget annat avtalats i Affärsavtalet. 

12 § Övrigt 

Hemliga uppgifter som har tillförts eller uppkommit under Uppdragets genomförande ska 

även efter att avtalet har upphört, eller till dess att Myndigheten meddelar något annat, 

omfattas av tystnadsplikt. 

4

Företaget ska informera berörd personal om innebörden av tystnadsplikten och 

säkerhetsskyddet samt se till att personalen undertecknar sekretessförbindelser. Dessa 

förvaras på Företaget så länge Uppdraget pågår. När Uppdraget är slutfört lämnas 

sekretessförbindelserna till Myndigheten. 

Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten när någon förändring sker 

beträffande firma, organisationsnummer, styrelse, verkställande direktör, revisor, post- och 

besöksadress eller telefonnummer. Avser ändringen firma, organisationsnummer, styrelse, 

verkställande direktör eller revisor ska ett nytt registreringsbevis från Bolagsverket bifogas 

anmälan. En anmälan ska också göras om ägarförhållandena ändras, om Företaget råkar i 

ekonomiska svårigheter eller försätts i konkurs. 

Samtliga handlingar, material eller övrigt som innehåller hemliga uppgifter och som har 

anknytning till Uppdraget är Myndighetens egendom om inget annat har avtalats. Dessa 

handlingar eller dylikt ska senast i samband med fullgjort Uppdrag återlämnas till 

Myndigheten eller vid den tidpunkt som parterna särskilt har kommit överens om. 

13 § Avtalsperiod 

Detta säkerhetsskyddsavtal träder i kraft vid undertecknandet och gäller tills vidare eller till 

dess det skriftligen med en uppsägningstid om tre (3) månader sägs upp av endera 

parten. 

Avtalet kan dock inte ensidigt sägas upp till en tidigare tidpunkt än den dag då Uppdraget 

har slutförts eller alla hemliga uppgifter har återlämnats till Myndigheten. 

Myndigheten kan dock ensidigt säga upp detta avtal liksom Affärsavtalet med omedelbar 

verkan om Företaget frångår detta avtal. 

Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. 

Stockholm 2013-- [Ort och datum] 

Rikspolisstyrelsen [Företaget AB] 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

(Namnteckning) 

Säkerhetsskyddschef 

5

BILAGA 1 TILL SÄKERHETSSKYDDSAVTAL Nivå 1 

Bestämmelser avseende informationssäkerhet för hemliga uppgifter i IT-miljö 

1. ALLMÄNT 

Denna bilaga innehåller bestämmelser avseende hantering av hemliga uppgifter i ITmiljö 

som rör Uppdraget. Det som har avtalats avseende hemliga uppgifter gäller 

även för kvalificerat hemliga uppgifter, om inte annat anges. 

Hemliga uppgifter får endast hanteras i IT-system som har godkänts för sådan 

hantering av Myndigheten. 

Företaget ska samråda med Myndigheten om osäkerhet uppstår angående vad som 

ska betraktas som hemlig uppgift. 

Företaget ska dokumentera mål och riktlinjer för säkerheten i IT-system från 

anskaffning till avveckling. Företaget ska även dokumentera instruktioner för 

användning, förvaltning och drift av IT-system som är avsedda för behandling av 

hemlig uppgift. Dokumentationen avseende mål och riktlinjer samt instruktionerna 

ska godkännas av Myndigheten. 

IT-system får inte tas i drift förrän Myndigheten har godkänt systemen för behandling 

av hemlig uppgift. Inför godkännandet ska IT-systemet granskas för att verifiera att 

det uppfyller kraven på säkerhetsskydd. Vid granskningen är det särskilt viktigt att 

granska om IT-systemet samverkar med andra IT-system. Granskningen ska ske av 

annan än den som uppförde systemet. Granskningen ska dokumenteras. 

2. IT-SYSTEM FÖR BEHANDLING AV HEMLIG UPPGIFT 

Ett IT-system kan utgöras av en fristående dator som har en löstagbar hårddisk, eller 

ett fysiskt separat nätverk med flera datorer. 

En okrypterad dataförbindelse får användas för hemlig uppgift inom ett område eller 

en lokal som disponeras av Företaget om Företaget har vidtagit och dokumenterat 

betryggande åtgärder mot obehörig avlyssning, och om Myndigheten har godkänt 

detta. 

Hemlig uppgift får inte behandlas i ett IT-system som har externa nätverkskopplingar 

om inte Myndigheten har medgett annat. 

Om Myndigheten medger externa nätverkskopplingar får hemlig uppgift sändas via 

ett elektroniskt kommunikationsnät endast om ett av Försvarsmakten godkänt 

signalskyddssystem (kryptosystem) används. Sändningen måste också ske enligt de 

bestämmelser som gäller för den aktuella sekretessnivån. Det är viktigt att försäkra 

sig om till vilket IT-system den hemliga uppgiften ska skickas. Samråd ska ske med 

Myndigheten innan sändning förekommer. 

3. SYSTEMSÄKERHETSANSVARIG 

Företaget ska utse en systemsäkerhetsansvarig som ansvarar för säkerheten i det 

IT-system som ska hantera hemlig uppgift.

4. HANTERING AV ELEKTRONISKA HEMLIGA HANDLINGAR 

Hemlig uppgift i IT-system ska så långt praktiskt möjligt hanteras på samma sätt som 

hemlig handling. Hemlig elektronisk handling ska märkas enligt anvisningar i 

säkerhetsskyddsinstruktionen. 

En kvalificerad hemlig elektronisk handling får inte skicka elektroniskt. 

Anvisningar om övrig hantering av hemlig elektronisk handling anges i den av 

Företaget upprättade och av Myndigheten godkända säkerhetsskyddsinstruktionen. 

5. BEHÖRIGHETSKONTROLL OCH SÄKERHETSLOGGNING 

Om IT-systemet utgörs av ett nätverk ska ett behörighetskontrollsystem användas 

där alla användare är unikt identifierbara och har ett personligt aktivt kort eller en 

säkerhetsdosa för att logga in i IT-systemet. 

Om IT-systemet utgörs av en fristående dator som nyttjas av flera personer ska det 

vid varje användning finnas ett behörighetskontrollsystem eller föras en förteckning i 

en kvittenslista. Alternativt kan varje individuell användare ha varsin löstagbar 

hårddisk. 

Det ska finnas en förteckning över vilka som har behörighet att använda IT-systemet. 

Denna förteckning ska sparas för att spårbarhet ska kunna uppnås i efterhand. 

Förteckningen ska överlämnas till Myndigheten när Uppdraget är avslutat. 

IT-systemet ska logga användaridentitet, datum och tidpunkt för inloggning och 

utloggning samt användaraktiviteter i övrigt som är av betydelse för säkerheten i 

systemet. Företaget ska dokumentera hur säkerhetsloggar ska analyseras. 

Myndigheten ska godkänna anvisningarna. Säkerhetsloggarna ska överlämnas till 

Myndigheten när Uppdraget är avslutat. 

6. SKYDD MOT SKADLIG KOD 

Innan ny information tillförs IT-systemet ska informationen kontrolleras så att den inte 

innehåller skadlig kod. Programvara som skyddar mot skadlig kod ska uppdateras 

kontinuerligt. Företaget ska dokumentera skyddet mot skadlig kod och Myndigheten 

ska godkänna skyddet. 

7. INTRÅNGSDETEKTERING OCH SKYDD MOT INTRÅNG 

IT-systemet ska vara försett med intrångsskydd och funktioner för 

intrångsdetektering. Företaget ska dokumentera intrångsskyddet och 

intrångsdetekteringen, och Myndigheten ska godkänna skyddet och detekteringen. 

8. SKYDD MOT RÖJANDE SIGNALER OCH OBEHÖRIG AVLYSSNING 

Företaget ska analysera och dokumentera behovet av skydd mot röjande signaler. 

Myndigheten ska godkänna analysen. Om det behövs ska IT-systemet ha ett 

betryggande skydd mot röjande av signaler. 

IT-system ska vara försedda med betryggande skydd mot obehörig avlyssning.

9. INCIDENTHANTERING 

Företaget ska dokumentera rutiner för hantering, rapportering och uppföljning av 

incidenter av betydelse för säkerheten i eller kring ett IT-system. Myndigheten ska 

godkänna incidenthanteringen. 

10. SÄKERHETSKOPIERING 

Säkerhetskopior ska tas enligt en Företaget dokumenterad rutin, och förvaras avskilt 

från den plats där det berörda IT-systemet finns. Säkerhetskopiorna ska testas 

regelbundet och förvaras i ett godkänt säkerhetsskåp. Säkerhetskopiorna bör 

krypteras. Myndigheten ska godkänna rutinerna för säkerhetskopiering. 

11. KONTINUITETSPLAN 

Företaget ska bedöma och dokumentera den längsta tid som IT-systemet kan vara ur 

funktion utan att Uppdraget i väsentlig omfattning störs. Företaget ska också bedöma 

och dokumentera vilken reservrutin som ska användas om det inträffar. Myndigheten 

ska godkänna kontinuitetsplanen. 

12. HANTERING AV UTSKRIFTER 

Skrivare eller plotter ska vara placerad i nära anslutning till och inom synhåll från den 

dator där utskriften upprättas. 

13. HANTERING AV DIGITALA LAGRINGSMEDIER 

En dator med inbyggd hårddisk ska vara inlåst i ett godkänt säkerhetsskåp (SS 

3492). Har datorn en löstagbar hårddisk ska hårddisken förvaras i säkerhetsskåpet. 

Även andra lagringsmedier som disketter, CD- eller DVD-skivor och USB-minnen, 

som innehåller hemlig uppgift, ska förvaras i säkerhetsskåp. Endast behörig personal 

får ha tillgång till säkerhetsskåpet. 

Ett lagringsmedium som innehåller eller har innehållit hemlig uppgift får endast 

återanvändas inom Uppdraget av behörig person. Ett sådant lagringsmedium får 

endast användas i utrustning som har godkänts för hantering av hemlig uppgift. 

Ett lagringsmedium som innehåller eller har innehållit hemlig uppgift ska vara försett 

med en varaktig hemligbeteckning. En förteckning ska föras som beskriver innehållet 

på lagringsmediet, för att underlätta utredning av vilka uppgifter som har förlorats vid 

en eventuell förlust av lagringsmediet. Lagringsmedier ska inventeras på samma sätt 

som hemlig handling. 

När ett lagringsmedium utrangeras ska det överlämnas till Myndigheten för 

destruering, alternativt förstöras enligt Myndighetens anvisningar. 

Ett lagringsmedium får inte lämna Företagets lokaler utan Myndighetens 

godkännande. Om ett lagringsmedium medförs från Företagets lokaler ska det hållas 

under omedelbar uppsikt eller förvaras på ett sätt som motsvarar den 

säkerhetsskyddsnivå som gäller för förvaring av lagringsmediet inom Företagets 

lokaler. Under transport ska, i förekommande fall, den hemliga uppgiften krypteras 

med av Myndigheten godkänd kryptoprodukt.

14. UNDERHÅLL 

Vid service och underhåll av lagringsmedier som innehåller hemlig uppgift får 

Företaget endast använda personal som är behörig att ta del av hemlig uppgift enligt 

säkerhetsskyddsavtalet.

RIKSPOLISSTYRELSEN 

PVS / SE 

FÖRSLAG TILL 

S Ä K E R H E T S S K Y D D S I N S T R U K T I O N 

1(12) 

Innehållsförteckning Sida 

1. Syfte 2 

2. Begreppsförklaringar 2 

3. Säkerhetsskyddsorganisation 3 

4. Säkerhetsskyddsmän 4 

5. Val av personal och underleverantör 4 

6. Framställning av hemlig handling 4 

7. Registrering 5 

8. Kvittering 5 

9. Förvaring 6 

10. Låskod/Nyckel 6 

11. Inventering/Gallring 7 

12. Förlust m.m. 8 

13. Förstöring m.m. 8 

14. Befordran av hemlig handling 8 

15. Befordran med bud 9 

16. Befordran med post 9 

17. Befordran på annat sätt 10 

18. Röjande signal (RÖS) 10 

19. IT-säkerhet 10 

20. Tystnadsplikt/Sekretessbevis 10 

21. Tillträdesbegränsning 11 

22. Intern utbildning 11 

23. Kontroll 11 

24. Redovisning 12 

25. Övrigt 12

SÄKERHETSSKYDDSINSTRUKTION 

1. SYFTE 

2(12) 

Denna instruktion skall gälla i tillämpliga delar för XX AB med org.nr 

XXXXXX-XXX. Nedan kallat Företaget. 

Detta föranlett av att Företaget effektuerar en beställning där säker- 

hetsskydd krävs enligt 8 § säkerhetsskyddslagen (1996:627). 

Det åligger berörd personal inom Företaget att noggrant följa 

föreskrifterna i denna instruktion. 

2. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 

SUA-arbete 

Uppdrag eller arbete som med hänsyn till rikets säkerhet skall hållas 

hemligt enligt ett säkerhetsskyddsavtal som upprättats mellan en 

beställande myndighet och en leverantör. 

I SUA kan ingå studie/planering, utveckling/projektering, 

anbudsgiv-ning, upphandling, prov och försök samt produktion. Även 

garanti-åtgärder kan omfattas av SUA. 

Ett SUA-arbete föreligger fr.o.m. att en myndighet beslutat sätta igång 

ett projekt som efter bedömning kan antas innehålla hemliga uppgifter 

och där i något avseende annan myndighet, företag eller enskild person 

kan komma att anlitas som anbudsgivare, leverantör, entreprenör eller 

konsult. 

Beställande myndighet 

Staten, kommunerna, landstingen eller ett verksamhetsställe med 

ekonomiskt ansvar som själv tar initiativ till och ombesörjer eller 

påbörjar en SUA. Beställare är även den som efter ett uppdrag fullföljer 

av annan beställare påbörjat arbete och som enligt 8 § 

säkerhets-skyddslagen skall träffa avtal om sådant arbete. 

Leverantör 

Myndighet, företag (aktie-, handels-, kommanditbolag, ekonomisk 

förening eller enskild firma) eller tillhörande filial, region- eller 

lokal-kontor eller organisation som en beställande myndighet avser 

anlita för SUA såsom anbudsgivare eller leverantör. 

Med leverantör avses i registerkontrollsammanhang ägare, verks- 

eller institutionschef eller, beträffande aktiebolag styrelsen och 

verkställande direktör. 

Hemlig uppgift 

Med hemlig uppgift förstås uppgift som omfattas av sekretess enligt 

Offentlighets- och sekretesslagen ( 2009:400) och som rör rikets 

säkerhet.

Hemliga uppgifter kan framgå av handlingar, visst förhållande, an- 

läggning, föremål eller muntlig uppgift. 

Behörig att ta del av hemliga uppgifter är endast den som 

1. bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt, 

2. har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 

3(12) 

3. behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga 

uppgifterna förekommer. 

Alla andra är obehöriga att ta del av hemlig uppgift. 

Säkerhetsskyddsavtal 

Ett skriftligt avtal vid SUA som ingås mellan beställande myndighet 

och leverantör angående det säkerhetsskydd som bedöms nödvändigt 

för den enskilda upphandlingen. 

Ett säkerhetsskyddsavtal skall träffas/bekräftas vid varje 

SUA-upphandling. 

3. SÄKERHETSSKYDDSORGANISATION 

Säkerhetsskyddschef med ställföreträdare skall finnas vid Företaget. 

Säkerhetsskyddet inom Företaget planläggs, leds och övervakas av 

säkerhetsskyddschefen. Säkerhetsskyddschefen skall i fråga om 

säkerhetsskyddstjänsten lyda direkt under Företagets ledning. 

Säkerhetsskyddschefen är kontaktman till beställande myndighet och 

skall till denna ofördröjligen anmäla om 

- skadegörelse skett på försändelse med hemligt innehåll, 

- hemlig handling, hemligt material eller hemligt arbetsmateriel 

förkommit eller saknas, 

- brister i säkerhetsskyddet, som inte enkelt kan avhjälpas, som 

uppmärksammas inom Företaget eller hos underleverantör 

- obehörig söker skaffa upplysning om hemligt förhållande 

- misstanke föreligger om brott såsom spioneri, sabotage eller 

liknande. 

- inbrott skett vid Företaget eller hos enskild anställd vilken 

deltar i SUA-arbete 

Säkerhetsskyddschefen skall dessutom 

- snarast göra en polisanmälan om dröjsmål kan innebära att

evis går förlorade eller utredning av en händelse äventyras. 

- dokumentera förhållanden och åtgärder om säkerhetsskyddet 

- föra förteckning över behöriga med ev. fördelning på aktuella 

säkerhetsklasser. 

4. SÄKERHETSSKYDDSMÄN 

4(12) 

Vid behov utser Företaget säkerhetsskyddsmän som inom respektive 

arbetsområden övervakar efterlevnaden av gällande bestämmelser och 

till säkerhetsskyddschefen anmäler överträdelser och brister. Utsedda 

säkerhetsskyddsmän skall framgå av förteckning. 

5. VAL AV PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖR 

Beställande myndighets skriftliga godkännande skall inhämtas avse- 

ende. 

- anställd person, innan denne informeras om eller tas i anspråk för 

SUA-arbete, 

- annan anställd vid Företaget vars uppgifter eller arbetsplats 

innebär att kännedom om hemliga uppgifter inte utan omfattande 

åtgärder kan undvikas, 

- annan person, som Företaget har för avsikt att anställa eller anlita 

för SUA-arbete och 

- underleverantör eller underentreprenör, innan sådan informeras 

om eller tas i anspråk för SUA-arbete. 

Beställande myndighets ställningstagande till lämplig personal för ett 

SUA-arbete och deras föreslagna inplacering i säkerhetsklass grundar 

sig på förslag från entreprenören/leverantören. Föreslagna personer 

skall därför vara kända av Företaget som lämpliga och pålitliga. Finns 

inte sådan kännedom skall denna införskaffas i likhet med vad som 

gäller för anställning av kvalificerade arbetskraft i allmänhet. Föreslag- 

en personal skall informeras om att de kommer att registerkontrolleras 

(H SÄK SUA kap 3 Registerkontroll). Skriftlig bekräftelse av att berörd 

person lämnat sitt skriftliga samtycke till registerkontroll skall medfölja 

förslaget till begäran om registerkontroll. 

Löfte om anställning (motsv.) får under inga förhållanden lämnas innan 

beställande myndighets godkännande erhållits. 

6. FRAMSTÄLLNING AV HEMLIG HANDLING 

Hemlig handling får med beställande myndighets medgivande 

framställas endast i det antal exemplar som oundgängligen erfordras för 

arbetet. 

Om en handling upprättas i flera exemplar skall dessa numreras. Består

handlingen av flera blad, skall sidorna numreras i löpande följd och 

5(12) 

hopfästas. På första sidan skall anges antalet sidor, antalet exemplar, 

handlingens exemplarnummer och, om bilagor medföljer, deras antal. 

Såväl kopia av eller hemligt utdrag ur hemlig handing skall 

hemlig-stämplas och införas i register med angivande av datum, antal 

exemplar och hur dessa fördelas. På utdrag antecknas från vilken 

handling det gjorts. 

Fråga om hemligbeteckning av hemlig handling eller annat hemligt 

föremål skall överenskommas med beställande myndighet. 

Hemligt arbetsmaterial såsom koncept, extra kopior, datamedium, 

karbonpapper, tryckmedia eller liknande som använts vid framställning 

av hemlig handling, skall förstöras, när de inte längre behövs. 

Karta, bild eller motsvarande som upprättats med användande av 

hemligt kart- eller bildmaterial skall behandlas som hemlig handling. 

Uppkommer fråga om spridning - publicering - skall godkännande härför 

via beställande myndighet inhämtas hos Statens lantmäteriverk. 

7. REGISTRERING 

Hemliga handlingar införs av säkerhetsskyddschefen eller av utsedd 

behörig (registrator) i särskilt register. 

Av registret skall framgå 

- datum då handlingen mottagits eller avsänts, avsändare eller 

adressat samt i förekommande fall postens inlämningsnummer, 

- registreringsnummer i förekommande fall för såväl avsändare som 

mottagare, 

- handlingens innehåll i korthet (ärendemening), och antalet bilagor, 

- vem som öppnat eller emballerat försändelsen, om detta inte är 

fastställt genom Företagets organisation, 

- hos vem handlingen förvaras, 

- anteckning då kopia eller utdrag gjorts och 

- datum då handling förstörts, utbytts, saknas eller förkommit. 

Hemlig materiel registreras på motsvarande sätt. 

8. KVITTERING 

Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel skall 

kvitteras av mottagaren om intet annat överenskommits med

eställande myndighet. 

6(12) 

Kvittering skall göras med namnteckning och namnförtydligande. Detta 

kan ske i register, liggare, på särskild kvittoblankett e.dyl. Om särskild 

kvittoblankett används skall kvittot upprättas i minst två exemplar. 

Då handlingen eller materielen återlämnas skall kvitteringen förses med 

anteckning härom. Originalkvitto skall återlämnas och dubblettkvitto 

(register/liggare) förses med anteckning om återlämnandet. 

Delgivning av en handling genom läsning eller på annat sätt skall 

bestyrkas på särskild lista med namnteckning och namnförtydligande. 

Hemlig handling eller del därav som innehåller bestyrkande om 

delgivning av handling skall då den inte längre behövs för uppdraget 

återlämnas till beställande myndighet. (Jämför punkterna 11 och 13). 

9. FÖRVARING 

Hemliga föremål, handlingar och materiel förvaras så att inte någon 

obehörig kan komma åt dem. Hemliga handlingar skall förvaras i 

förvaringsutrymme med lägst skyddsnivå motsvarande säkerhetsskåp 

enligt Standardiseringskommissionens normer (SIS), Svensk Standard 

3492. Den som har anförtrotts och kvitterat hemliga handlingar skall ha 

ett eget förvaringsutrymme. Bankfack och förvaringsutrymmen på t. ex. 

hotell kan inte godkännas. Beställande myndighet kan efter fram- 

ställan i undantagsfall bevilja avsteg. 

Hemliga handlingar bör om möjligt förvaras åtskilda från öppna 

handlingar. 

Förvaringsutrymme för hemliga handlingar och materiel skall hållas låst 

under tider, då det inte står under omedelbar uppsikt av den som har 

ansvaret för detsamma. 

Under kortare frånvaro från tjänsterum får hemliga handlingar ligga 

framme under förutsättning att rummet är låst och insynsskyddat så att 

obehörig inte kan ta del av handlingarna. 

Hemligt materiel skall i tillämpliga delar förvaras på samma sätt som 

hemlig handling. 

Hemlig handling (materiel), som medförs från Företaget, skall hållas 

under omedelbar uppsikt eller förvaras under samma skydd som vid 

Företaget. För sådant medförande skall det finnas fullgoda skäl och 

tillstånd av vederbörlig säkerhetsskyddsansvarig. 

10. LÅSKOD/NYCKEL 

Vid inköp av förvaringsrum eller dörr till fast förvaringsutrymme skall 

nyckel levereras separat och direkt till Företagets 

säkerhetsskyddschef. Innan nyckel lämnas till den som skall ansvara för 

förvaringsutrymmet, skall den förvaras av säkerhetsskyddschefen eller

7(12) 

av denne utsedd person. Sänds lås eller nyckel per post, skall 

försändelsen sändas som värdepost eller motsvarande och av en av 

beställande myndighet godkänd distributör. 

Säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd behörig skall föra 

förteckning över nycklar och koder till 

- förvaringsutrymmen för hemliga handlingar eller hemlig materiel, 

m.m. 

- rum där hemliga handlingar under kortare frånvaro får ligga 

framme, då rummet är insynsskyddat och låst med individuellt lås. 

- ytterdörrar till lokaler i vilka hemliga handlingar eller hemlig 

materiel förvaras. 

Av förteckningen skall framgå 

- vem som levererat lås och nycklar, 

- antal nycklar till varje förvaringsutrymme och lokal, 

- till vem och när nyckel utdelats eller återlämnats, 

- hur reservnyckel (kod) förvaras. 

Förteckning, nyckelkvittenser, reservnycklar och anteckningar om kod 

skall förvaras i för hemlig handling föreskriven ordning. 

Nyckel skall kvitteras och förvaras så att obehörig inte kan använda 

eller kopiera den. 

Vid överlämning av förvaringsutrymme skall nycklar återlämnas vilket 

skriftligt noteras i nyckelförteckning. Omställning av koder och, om 

möjligt lås, skall ske innan annan person får förvara hemlig handling 

eller material i samma förvaringsutrymme. Reservnyckel (kod) får av 

annan behörig än innehavaren till förvaringsutrymmet användas endast 

i vittnes närvaro. 

Användning av reservnyckel (kod) vid innehavarens frånvaro skall vara 

skriftligt bestyrkt av de båda närvarande. 

Om nyckel saknas skall anmälan omedelbart göras till säkerhets- 

skyddschefen. Om det befaras att nyckel kopierats eller att kod kommit 

till obehörigs kännedom eller att nyckel eller kod obehörigen utnyttjats, 

skall låset eller koden snarast ändras. Detsamma gäller om ett 

förvaringsutrymme skall övertagas av annan person. 

11. INVENTERING/GALLRING 

Hemliga handlingar, hemligt materiel, nycklar och anteckningar om 

koder och kuvert skall tid efter annan, om möjligt en gång om året eller 

med lämpliga intervaller inventeras av säkerhetsskyddschefen. Vid

8(12) 

inventeringen skall bedömas om handlingar kan återlämnas till 

beställande myndighet eller förstöras (se punkt 13). Huvudregeln skall 

vara att endast handlingar som behövs skall behållas av den enskilde. 

Inventering skall i övrigt genomföras då 

- nyckel saknas, befaras ha kopierats eller om kod kommit till 

obehörigs kännedom. 

- befattningshavare lämnat sitt förvaringsutrymme öppet under 

sådan tid och under sådana förhållanden att obehörig kan ha tagit 

del av hemliga handlingar. 

- byte sker av befattningshavare. 

- anbud ej medfört upphandling. 

- slutbesiktning skett av fullgjort uppdrag. 

Inventeringsrapport skall avges till beställande myndighet minst en gång 

per år. 

12. FÖRLUST 

Om en hemlig handling eller materiel eller misstanke om att obehörig 

tagit eller sökt ta befattning därmed, skall anmälan omedelbart göras till 

säkerhetsskyddschefen. Denne skall omgående underrätta 

företags-ledningen och den beställande myndigheten. 

13. FÖRSTÖRING M.M. 

Hemlig handling, hemlig materiel och hemligt arbetsmateriel får 

förstöras endast genom beställande myndighets försorg eller enligt dess 

direktiv. 

Om hemlig handling, som erhållits från beställande myndighet, blir 

obrukbar, skall den omgående bytas ut hos myndigheten. Anteckning 

om eventuell förstöring och utbyte görs i registret. ( se punkt 7). 

14. BEFORDRAN AV HEMLIG HANDLING 

Hemlig handling/uppgift får endast lämnas till den som är behörig och 

på sådant sätt att obehörig förhindras få del av den. 

Muntlig delgivning av hemliga uppgifter får endast ske i lokal eller på 

plats som är godkänd från säkerhetssynpunkt. 

Riskerna för obehörig avlyssning och insyn skall alltid beaktas. 

Befordran av hemlig uppgift med telekommunikation (radio, telefax, 

telex, telefon m.m.) får inte ske. Endast i fall av nöd får telefon 

användas och då med omskrivningar, täckbenämningar. Vid minsta

tveksamhet om andra partens identitet skall motringning ske. 

9(12) 

Vid färd till eller från, samt besök vid hemlig anläggning skall 

mobil-telefon eller kommunikationsradio normalt vara frånslagen 

(strömmen bruten) inom ett säkerhetsavstånd av minst 40 km. Avsteg 

från ovanstående kan medges av beställande myndighet som då också 

anger villkor härför. 

Uppgift i t.ex. annonser, telefonkataloger, publikationer och på 

väg-visare, som på något sätt berör hemligt förhållande får inte ges utan 

beställande myndighet gett sitt godkännande. 

15. BEFORDRAN MED BUD 

Som bud får endast anlitas den som från säkerhetsskyddssynpunkt 

bedöms vara pålitlig. 

Hemlig handling skall vara inlagd i kraftigt omslag som förhindrar 

läsning vid genomlysning och vara väl tillslutet. I stället för sådant 

omslag kan portfölj, dokumentlåda av god hållfasthet användas och 

med lås som har god dyrksäkerhet och till vilken endast avsändaren 

och mottagaren har nyckel. 

Vid budsändning till och från postanstalt förvaras värdeförsändelser i 

låst väska. Nyckel skall finnas hos postmästaren och hos av Företaget 

utsedd ansvarig. 

16. BEFORDRAN MED POST 

Försändelse till eller från Företaget skall adresseras enligt 

överens-kommelse mellan Företaget och beställande myndighet. Om 

försän-delsen innehåller hemlig handling skall den behandlas som 

värdeför-sändelse och postens EssBrev REK användas. 

Hemlig handling skall vara inlagd i väl tillslutet värdekuvert yttre omslag. 

För att försvåra obehörigt öppnande och läsning vid genomlysning skall 

handlingen vara inlagd i ett innerkuvert med svärtad insida som klistras 

samman med värdekuvertet. 

Omslag kring tung eller skrymmande försändelse skall tåla stor 

påfrestning. Närmare anvisningar kan erhållas hos beställande 

myndighet. 

Av försändelsens yttre, adresskort, postbox och liknande får inte framgå 

att innehållet är hemligt. 

Den som hämtar REK eller ESS-brev Värdeförsändelse på postanstalt 

skall kontrollera att försändelsen överensstämmer med kvittensen och 

att försändelsen är oskadad. Om den är skadad, skall budet begära att 

anteckningar görs om skadans beskaffenhet . Mottagare vid Företaget 

skall kontrollera att försändelsen är oskadad.

10(12) 

Om försändelsen är skadad, skall anmälan omedelbart göras till 

säkerhetsskyddschefen, som ansvarar för att den beställande 

myndighet underrättas. 

Mottagare skall kontrollera att innehållet överensstämmer med uppgifter 

i huvudhandling, missiv, sändlista eller liknande. Om så inte är fallet, 

skall avsändare omedelbart underrättas. 

17. BEFORDRAN PÅ ANNAT SÄTT 

Om praktiska skäl talar för att försändning eller transport bör ske på 

annat sätt skall detta regleras enligt överenskommelse med 

bestäl-lande myndighet. 

18. RÖJANDE SIGNALER, (RÖS) 

All informationsbehandlande utrustning i användning avger oönskad 

strålning, "signaler", som kan röja den information som behandlas. 

Signalerna kan vara akustiska eller elektromagnetiska. Om de är 

tillräckligt starka, kan de gå utanför den använda utrustningen och 

lokalen där utrustningen finns och obehörigas avlyssning möjliggörs. 

Företaget skall inom ramen för överenskommelse med beställande 

myndighet hindra och försvåra dessa möjligheter till avlyssning. 

19. IT-SÄKERHET 

För databearbetning av hemliga uppgifter krävs särskilt godkännande 

av beställande myndighet. Informationsteknologin (IT) inom Företaget 

skall tillgodose samma säkerhetsskyddskrav, som gäller för den 

informationsbehandling i övrigt som ingår i SUA-arbetet. 

Instruktionen följer vad som överenskommits i säkerhetsskyddsavtalet 

och vad som framgår av gällande föreskrifter och publikationen H SÄK 

IT. 

För information som inom Företaget behandlas med hjälp av IT, men 

som inte berörs av sekretess skall bestämmelser för 

informations-skyddet utformas i samråd med den beställande 

myndighetens IT-chef. Instruktionen utformas så att säkerhetsskyddet 

främst säkerställs mot följande hot. 

- Informationsröjning avlyssning 

- förstörelse av information 

- förvanskning av information 

- falsk identitet 

20. TYSTNADSPLIKT OCH SEKRETESSBEVIS 

I fråga om hemlig information gäller tystnadsplikt i förhållande till alla

11(12) 

som inte är behöriga enligt punkt 2. 

De som är placerade i säkerhetsklass skall, genom 

säkerhetsskydds-chefens försorg, upplysas om omfattningen och 

innebörden av tystnadsplikten. Skriftligt bevis härom skall upprättas och 

förvaras av säkerhetsskyddschefen eller av denne utsedd behörig och 

på sådant sätt att det inte kan åtkommas av obehöriga. När leverantör 

upphör med sin verksamhet vid t.ex. konkurs eller nedläggning, skall 

undertecknade sekretessbevis sändas till beställande myndighet. 

21. TILLTRÄDESBEGRÄNSNING 

Tillträdesskyddet skall hindra obehörigt tillträde till område, anläggning, 

inom eller del av Företaget, där hemlig uppgift eller annat av betydelse 

för rikets säkerhet förvaras eller verksamhet av sådan betydelse 

bedrivs. 

De väsentliga delarna av tillträdesbegränsningen utgörs av 

områdesskydd och av inre skydd. 

Områdesskyddet, skall med hjälp av inpasseringskontroll och andra 

bevakningsåtgärder hindra obehörig att komma in på Företagets 

område eller i dess lokaler. I områdesskyddet ingår tekniskt skydd 

som stängsel, larm och liknande. 

Det inre skydd skall alla anställda vid Företaget medverka i. Säkerhets- 

personal kan bära särskilda igenkänningstecken. För identifiering av 

anställda eller endast av dem som deltar i SUA-arbetet tillhandahåller 

Företaget identitetshandling. 

22. INTERN UTBILDNING 

Säkerhetsskyddschefen ansvarar för den behörighetsgrundläggande 

säkerhetsskyddsutbildningen samt att behörig personal fortlöpande 

erhåller tillräckliga kunskaper om föreskrifter och instruktioner rörande 

säkerhetsskyddet inom Företaget. 

23. KONTROLL 

Säkerhetsskyddschefen skall fortlöpande kontrollera att endast godkänd 

personal anlitas och att föreskrifterna rörande informationssäkerhet, 

infiltrationsskydd och tillträdesbegränsning iakttas samt att skyddsnivån 

är jämn och tillräckligt hög. 

Säkerhetsskyddschefen skall hålla beställande myndighet underrättad 

om inträffade eller befarade händelser eller åtgärder som kan påverka 

säkerhetsskyddet kring det avtalade uppdraget. 

Anteckningar skall föras om vad som framkommit vid kontrollen. Dessa 

skall förvaras hos säkerhetsskyddschefen. 

Den beställande myndigheten kan kontrollera att överenskomna 

säkerhetsskyddsåtgäder följs vid Företaget. Sådan kontroll kan också

12(12) 

utföras av Säkerhetspolisen eller av Försvarsmakten efter samråd med 

den beställande myndigheten. 

Säkerhetsskyddschefen skall oberoende av myndighetens kontroller, se 

till att fel och brister i säkerhetsskyddet åtgärdas utan dröjsmål. 

24. REDOVISNING 

I redovisningshandlingar, t ex fakturor, bokföringshandlingar, statistiska 

redovisningar av personal och varor som skall gå utanför den behöriga 

kretsen får inte uppgifter av hemlig karaktär ingå. 

I samband med SUA-arbete på hemlig plats får endast beställande 

myndighets beteckning beträffande arbete eller Företagets 

arbets-nummer, dock inte arbetsplatsen anges på faktura, reseräkning 

eller annan handling. 

25. ÖVRIGT 

När leverantören ämnar vidta personella förändringar beträffande 

säker-hetspersonalen, skall detta omgående meddelas till beställande 

myndighet. 

Detsamma gäller när leverantören byter namn, styrelse, adress, försätts 

i konkurs eller på annat sätt förändrar förutsättningarna för det ingångna 

säkerhetsskyddsavtalet. 

Säkerhetsskyddsinstruktionen: 

Fastställd av Godkänd av 

X-företaget Rikspolisstyrelsen 

2013 - - 2013 - - 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

MYNDIGHET/FÖRETAG SEKRETESSBEVIS 

Efternamn: 

Organisationsenhet/Tjänsteställe: 

Anteckningar: 

Datum: ..................... 

Personnummer: 

Förnamn: 

Jag bekräftar härmed, att jag denna dag upplysts om och förstått omfattningen och 

innebörden av den sekretess (handlingssekretess och tystnadsplikt) som gäller enligt 

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för uppgifter som rör rikets säkerhet, om det 

kan antas att det skadar landets försvar eller på annat sätt vållar fara för rikets säkerhet 

om uppgiften röjs. 

Jag bekräftar härmed också att jag informerats om vad företagets/myndighetens/ 

säkerhetsskyddsinstruktion föreskriver. 

Min skyldighet att iaktta sekretess gäller även efter slutad anställning. 

Jag har upplysts om och förstått innebörden av begreppet "behörig" enligt 

säkerhetsskyddsbestämmelserna och vad detta innebär i fråga om att lämna en hemlig 

uppgift till annan person oavsett hur sådant lämnande har skett. 

Jag har också informerats om och förstått de straffstadganden i 19 kap brottsbalken (BrB), 

som gäller vid brott mot sekretessen. 

.................................................................. 

Egenhändig namnteckning 

Sekretessupplysningen har meddelats av undertecknad, som bevittnar den egenhändiga 

namnteckningen. 

.................................................................. 

Underskrift 

.................................................................. 

Namnförtydligande

Sekretessinformation 2013 

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 

15 kap. Sekretess till skydd för rikets säkerhet eller dess förhållande till andra 

stater eller mellanfolkliga organisationer. 

2 § Sekretess gäller för uppgift som rör verksamhet för att försvara landet eller 

planläggning eller annan förberedelse av sådan verksamhet eller som i övrigt rör 

totalförsvaret, om det kan antas att det skadar landets försvar eller på annat sätt 

vållar fara för rikets säkerhet om uppgiften röjs. I mål eller ärende enligt särskild lag 

om försvarsuppfinningar gäller dock sekretess för uppgift om sådana uppfinningar 

enligt föreskrifter i den lagen. 

I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst fyrtio år. Om 

särskilda skäl föranleder det, får dock regeringen föreskriva att sekretessen skall 

gälla under längre tid. 

18 kap Sekretess till skydd främst för intresset av att förebygga eller beivra 

brott. 

Förundersökningar, underrättelseverksamhet, m.m 

1 § Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till förundersökning i brottmål eller 

till angelägenheter som avser användning av tvångsmedel i sådant mål eller i 

annan verksamhet för att förebygga brott, om det kan antas att syftet med 

beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verksamheten 

skadas om uppgiften röjs. 

Sekretess gäller, under motsvarande förutsättningar som anges i första stycket, för 

uppgift som hänför sig till 

1. verksamhet som rör utredning i frågor om näringsförbud eller förbud att lämna 

juridiskt eller ekonomiskt biträde, 

2. annan verksamhet än sådan som avses i 1 eller i första stycket som syftar till att 

förebygga, uppdaga, utreda eller beivra brott och som bedrivs av en 

åklagarmyndighet, en polismyndighet, Skatteverket, Tullverket eller 

Kustbevakningen, eller 

3. Finansinspektionens verksamhet som rör övervakning enligt lagen (2005:377) 

om straff för marknadsmissbruk vid handel med finansiella instrument. 

För uppgift i en allmän handling gäller sekretess i högst fyrtio år. 

1

Säkerhets- eller bevakningsåtgärder 

8 § Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om 

säkerhets- eller bevakningsåtgärder, om det kan antas att syftet med åtgärden 

motverkas om uppgiften röjs och åtgärden avser : 

1. byggnader eller andra anläggningar, lokaler eller inventarier, 

2. tillverkning, förvaring, utlämning eller transport av pengar eller andra 

värdeföremål samt transport eller förvaring av vapen, ammunition, sprängämnen, 

klyvbart material eller radioaktiva ämnen, 

3. telekommunikation eller system för automatiserad behandling av information, 

4. behörighet att få tillgång till upptagning för automatiserad behandling av 

information, 

5. den civila luftfarten eller den civila sjöfarten, 

6. transporter på land av farligt gods, eller 

7. hamnskydd. 

Chiffer, kod, m.m. 

9 § Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om 

chiffer, kod eller liknande metod, om det kan antas att syftet med metoden 

motverkas om uppgiften röjs och metoden har till syfte att 

1. underlätta befordran eller användning i allmän verksamhet av uppgifter utan att 

föreskriven sekretess åsidosätts, eller 

2. göra det möjligt att kontrollera om data i elektronisk form har förvanskats. 

Körkorts referensnummer 

10 § Sekretess gäller i verksamhet som avser förande av eller uttag ur 

vägtrafikregistret för uppgift om körkorts referensnummer, om det inte står klart att 

uppgiften kan röjas utan fara för att kontrollen av körkorts äkthet motverkas. 

7 § Säkerhetsskyddsförordningen 

Behörighet. 

Om inte något annat följer av bestämmelserna i lag, är endast den behörig att ta del 

av hemliga uppgifter som 

1. bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt 

2. har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 

3. behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de hemliga uppgifterna 

förekommer 

2

Förteckning skall finnas upprättad över de tjänstemän hos myndigheten/ 

leveran-tören, som uppfyller kraven enligt p. 1 - 3 ovan och som i tjänst avses få del 

av hemliga uppgifter. Prövning skall ske i den ordning som regleras genom 

myndig-hetens särskilda föreskrifter om säkerhetsskydd (45 § SSF). 

I fråga om hemliga uppgifter med kvalificerat hemligt innehåll, skall prövning göras 

av myndighetens chef. 

Enbart tjänsteställning innebär inte en rätt att få del av hemliga uppgifter 

Utdrag ur Brottsbalken 19 kap. 

5 § Den som, för att gå främmande makt tillhanda, obehörigen anskaffar, 

befordrar, lämnar eller röjer uppgift rörande försvarsverk, vapen, förråd, import, 

export, tillverkningssätt, underhandlingar, beslut eller något förhållande i övrigt vars 

uppenbarande för främmande makt kan medföra men för totalförsvaret eller eljest 

för rikets säkerhet, döms vare sig uppgiften är riktig eller ej, för spioneri till fängelse 

i högst sex år. 

Detsamma skall gälla, om någon i syfte som nu sagts obehörigen framställer eller 

tager befattning med skrift, teckning eller annat föremål som innefattar sådan 

uppgift. 

6 § Är brott som i 5 § sägs att anse som grovt, skall dömas för grovt spioneri till 

fängelse på viss tid, lägst fyra och högst tio år, eller på livstid. 

Vid bedömande huruvida brottet är grovt skall särskilt beaktas, om gärningen var av 

synnerligen farlig beskaffenhet med hänsyn till pågående krig eller rörde förhållande 

av stor betydelse eller om den brottslige röjde vad som på grund av allmän eller 

enskild tjänst betrotts honom. 

7 § Den som utan syfte att gå främmande makt tillhanda, obehörigen 

anskaffar, befordrar, lämnar eller röjer uppgift rörande något förhållande av hemlig 

natur vars uppenbarande för främmande makt kan medföra men för rikets försvar 

eller för folkförsörjningen vid krig eller av krig föranledda utomordentliga 

förhållanden eller eljest för rikets säkerhet, döms vare sig uppgiften är riktig eller ej, 

för obehörig befatt-ning med hemlig uppgift till böter eller fängelse i högst två år. 

8 § Är brott som i 7 § sägs anses som grovt, skall för grov obehörig befattning 

med hemlig uppgift dömas till fängelse i högst fyra år. Vid bedömande huruvida 

brottet är grovt skall särskilt beaktas, om gärningen infattade tillhandagående av 

främmande makt eller var av synnerligen farlig beskaffenhet med hänsyn till 

pågående krig eller rörde förhållande av stor betydelse eller om den brottslige röjde 

vad som på grund av allmän eller enskild tjänst betrotts honom. 

9 § Den som av grov oaktsamhet befordrar, lämnar eller röjer 

sådan uppgift som avses i 7 § döms för vårdslöshet med hemlig uppgift till böter 

eller fängelse i högst sex månader eller, om riket var i krig, till böter eller fängelse i 

högst två år. 

10 § Den som, för att gå främmande makt tillhanda, här i riket bedriver 

verksamhet för anskaffande av uppgifter rörande militära eller andra förhållanden, 

3

vilkas uppenbarande för den främmande makten kan medföra men för annan 

främmande makts säkerhet, eller här i riket till dylik verksamhet lämnar medverkan 

som ej är allenast tillfällig, dömes för olovlig underrättelseverksamhet till böter 

eller fängelse i högst två år. 

För olovlig underrättelseverksamhet skall ock dömas, om någon, med uppsåt att gå 

främmande makt tillhanda, här i riket hemligen eller med användande av svikliga 

medel antingen bedriver verksamhet för anskaffande av uppgifter om annans 

personliga förhållanden eller till dylik verksamhet lämnar medverkan som ej är 

allenast tillfällig. 

Är brott som i denna paragraf sägs grovt, döms till fängelse, lägst sex månader och 

högst fyra år. 

14 § För försök, förberedelse eller stämpling till högförräderi, trolöshet vid 

förhandling med främmande makt, spioneri, grovt spioneri, grov obehörig befattning 

med hemlig uppgift eller olovlig underrättelseverksamhet, så ock för försök eller 

förberedelse till obehörig befattning med hemlig uppgift dömes till ansvar enligt vad 

i 23 kap stadgas. Såsom stämpling till högförräderi skall även anses att träda i 

förbindelse med främmande makt för att förbereda, möjliggöra eller underlätta att 

sådant brott må förövas. 

Den som underlåter att avslöja högförräderi, trolöshet vid förhandling med 

främmande makt, spioneri, grovt spioneri eller grov obehörig befattning med hemlig 

uppgift, dömes dock till ansvar enligt vad i 23 kap sägs och skall till sådant ansvar 

dömas jämväl om han icke insett men bort inse att brottet var å färde. 

15 § Om någon med hänsyn till vad honom veterligt, på grund av meddelad 

varning eller eljest bort inse att högförräderi, trolöshet vid förhandling med 

främmande makt, spioneri, grovt spioneri eller grov obehörig befattning med hemlig 

uppgift är å färde, medverkar till gärningen, dömes till ansvar såsom medhjälp 

därtill, dock må ej dömas till svårare straff än fängelse i två år. 


3 § Röjer någon uppgift, som han är pliktig att hemlighålla enlig lag 

eller annan författning eller enligt förordnande eller förbehåll som har meddelats 

med stöd av lag eller annan författning eller utnyttjar han olovligen sådan hemlighet 

döms, om ej gärningen eljest är särskilt belagd med straff, för brott mot 

tystnadsplikten till böter eller fängelse i högst ett år. 

Den som av oaktsamhet begår gärning, som avses i första stycket, döms till böter. I 

ringa fall skall dock ej dömas till ansvar. 


3 § Ansvar för försök, förberedelse eller stämpling till brott skall ej ådömas den 

som frivilligt, genom att avbryta gärningens utförande eller annorledes, föranlett att 

brottet ej fullbordats. Ändå att brottet fullbordats må den som tagit olovlig befattning 

med hjälpmedel ej på den grund dömas till ansvar, om han frivilligt förebyggt den 

brottsliga användningen av hjälpmedlet. 

4 § Ansvar som i denna balk är stadgat för viss gärning skall ådömas ej blott den 

som utfört gärningen utan jämväl annan som främjat denna med råd och dåd. Den 

4

som ej är att anse såsom gärningsman dömes, om han förmått annan till utförandet, 

för anstiftan av brottet och eljest för medhjälp därtill. 

Envar medverkande bedömes efter det uppsåt eller den oaktsamhet som ligger 

honom till last. Ansvar som är stadgat för gärning av syssloman, gäldenär eller 

annan i särskild ställning skall och drabba den som jämte honom medverkat till 

gärningen. 

Vad i denna paragraf sägs skall ej gälla, om annat följes av vad för särskilda fall är 

stadgat. 

5

RIKSPOLISSTYRELSEN 

PVS/SE/Fastighetssektionen 

I N N E B Ö R D E N A V T Y S T N A D S P L I K T E N 

Tystnadsplikten omfattar alla uppgifter som är av betydelse för 

landets säkerhet, - säkerhetsskyddad information - och kan 

framgå av föremål, förhållanden och muntliga uppgifter. 

Föremål kan vara handling såsom skrift, karta, ritning, bild, 

fotografi, bandupptagning eller databärare. 

Handlingen kan avse förhållanden såsom beredskapshöjning, 

mobilisering, organisation, styrka, beväpning, behov av 

förnödenheter, gruppering, förberedd förflyttning, 

försvarsanläggning, forskning och försök. 

Tystnadsplikten omfattar också våra åtgärder för underrättelseoch 

säkerhetstjänsten, t.ex. bevakning, larmanläggningar, förvaring 

av nycklar. 

Om inte något annat följer av bestämmelser i lag, är endast den 

behörig att ta del av hemliga uppgifter som 

• bedöms pålitlig från säkerhetssynpunkt 

• har tillräckliga kunskaper om säkerhetsskydd, och 

• behöver uppgifterna för sitt arbete i den verksamhet där de 

hemliga uppgifterna förekommer.

RIKSPOLISSTYRELSEN Samtycke till Registerkontroll, RK 

PVS/SE 

Företag: 

Härmed intygas att undertecknad informerats om och förstått innebörden av förestående 

registerkontroll enligt 19 § säkerhetsskyddslagen och har inget emot att denna genomföres. 

Datum Personnummer Namnunderskrift Namnförtydligande

Förfrågningsunderlag, inklusive bilaga 3, 4, 5, 6 - Polisen

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?