Publikation

vnk.fi

Publikation

Rekommendation om

statsförvaltningens

kommunikation


Statsrådets kansli

Statsrådets informationsenhet

Rekommendation om

statsförvaltningens kommunikation


Statsrådets kansli

Statsrådets informationsenhet

Layout: Taittotalo Oy

Tryckning: Edita

4


INNEHÅLL

FÖRETAL ..................................................................................................... 6

REKOMMENDATIONERNAS BAKGRUND OCH SYFTE ..................... 8

I UTGÅNGSPUNKTERNA FÖR

STATSFÖRVALTNINGENS KOMMUNIKATION................................... 10

II KOMMUNIKATIONENS MÅL OCH UPPGIFT ................................. 12

III PRINCIPER SOM IAKTTAS I KOMMUNIKATIONEN ................... 13

KOMMUNIKATIONENS INNEHÅLL OCH KVALITET.............................................. 13

KOMMUNIKATIONSMETODER .................................................................................. 15

Information........................................................................................ 15

Kommunikation på nätet.................................................................... 16

Reklam och sponsring ....................................................................... 17

IV PLANERING OCH ORGANISERING

AV KOMMUNIKATIONEN I ÄMBETSVERKEN ................................... 18

PLANERING AV KOMMUNIKATIONEN ..................................................................... 18

ORGANISERING OCH ANSVAR I SAMBAND MED KOMMUNIKATIONEN ....... 18

UPPFÖLJNING OCH UTBILDNING I SAMBAND MED KOMMUNIKATIONEN .. 20

V GENOMFÖRANDE AV REFORMER SOM

GÄLLER KOMMUNIKATIONEN ............................................................ 21

VI INFORMATIONEN I SÄRSKILDA SITUATIONER

OCH UNDER UNDANTAGSFÖRHÅLLANDEN ................................... 22

INFORMATIONEN I SÄRSKILDA SITUATIONER ..................................................... 23

Ökat informationsbehov och huvudmålen för informationen............. 24

Informationsansvar och samordning av informationen........................ 24

Myndighetsinformation i radion......................................................... 25

Undersökning och kontakter ............................................................. 26

Uppföljning och beredskap för ändringar i situationen ....................... 27

ALLMÄN ANVISNING OM INFORMATIONEN UNDER

UNDANTAGSFÖRHÅLLANDEN ................................................................................... 27

Informationen under undantagsförhållanden som är lindrigare än krig 29

Informationen under hot om krig eller under krig ............................. 31

VII SPECIALOMRÅDEN INOM KOMMUNIKATIONEN .................... 33

INTERNATIONELL KOMMUNIKATION .................................................................... 33

EU-KOMMUNIKATION ................................................................................................. 33

STATSRÅDETS KOMMUNIKATION ............................................................................ 33

INFORMATIONEN OM BUDGETFÖRSLAG

OCH BUDGETFÖRHANDLINGAR .............................................................................. 33

INFORMATIONEN I SAMBAND MED STATENS FÖRETAGSVERKSAMHET ...... 34

VIII LAGAR SOM BERÖR KOMMUNIKATIONEN ............................ 36

BILAGOR.................................................................................................... 37

Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet .............................. 37

Statsrådets förordning om ändrig av förordningen om offentlighet

och god informationshantering i myndigheternas verksamhet ............ 64

5


STATSFÖRVALTNINGENS

KOMMUNIKATION

- mot en öppen, förtroendeingivande och effektiv förvaltning

Genom denna rekommendation av statsrådets kansli om de principer

och tillvägagångssätt som skall iakttas i statsförvaltningens kommunikation

vill man främja en öppen förvaltningskultur och utvecklandet

av statsförvaltningens kommunikation.

Offentlighet inom förvaltningen samt förtroende för det politiska

och administrativa beslutsfattandet är grundpelare inom demokratin.

Offentlighet i myndigheternas verksamhet möjliggör övervakning

och deltagande. Medborgarna skall ha en möjlighet att övervaka

myndigheternas verksamhet och utövandet av den offentliga makten

samt att diskutera dessa ämnen. Detta är inte möjligt utan information

om myndigheternas verksamhet och inte heller utan åsiktsfrihet

och yttrandefrihet. I enlighet med dessa principer agerar man

även inom den kommunikation som gäller Europeiska unionen.

Medborgarnas deltagande i det offentliga livet kan realiseras bara

genom växelverkan inom kommunikationen. Statsförvaltningen skall

offentliggöra aktuella viktiga lagstiftnings- och andra projekt och

samtidigt främja medborgardiskussionen och deltagandet i de olika

skedena av beredningen av ärendena. Växelverkan innebär också beaktande

av den respons som kommer från medborgarna.

En kommunikation som är tillförlitlig, heltäckande och objektiv samt

som är rättidig och tillräckligt snabb är utöver växelverkan väsentliga

faktorer. En myndighet skall informera om alla viktiga frågor, och

den kan inte enbart betona sådana omständigheter som är positiva

för myndigheten själv. Minoriteterna beaktas i all kommunikation

och i synnerhet i sådan kommunikation som gäller medborgarnas

rättigheter och skyldigheter samt samhällets tjänster.

6


Kommunikationens ökade betydelse i samhället samt effektiviteten

inom förvaltningsverksamheten och resultatet av den skapar förväntningar

i fråga om statsförvaltningens kommunikation. Därför måste

kommunikationen vara målinriktad och systematisk samt användas

som ett redskap för ledning och agerande.

Det är myndigheternas skyldighet att förmedla information om förvaltningen.

Myndigheterna skall aktivt informera om sin verksamhet

och sina tjänster samt om medborgarnas rättigheter och skyldigheter.

Varje tjänsteman bär ansvar för att denna kommunikation fungerar.

Statsförvaltningens kommunikation utgår i första hand från mottagarnas

behov. Statsförvaltningens kommunikation, liksom även annan

statsförvaltning och dess verksamhet, är till för medborgarna.

Detta framgår redan av att basinformationen skall vara begriplig och

lätt tillgänglig.

Helsingfors den 23 maj 2002

Paavo Lipponen

Statsminister

Asko Mattila

Statsrådets informationschef

7


REKOMMENDATIONERNAS

BAKGRUND OCH SYFTE

Denna rekommendation innehåller de allmänna principerna och

metoderna för statsförvaltningens kommunikation. I slutet finns

allmänna anvisningar om hur kommunikationen skall ordnas i särskilda

situationer och under undantagsförhållanden. Rekommendationen

är en administrativ anvisning och är avsedd för alla som arbetar

inom statsförvaltningen.

Rekommendationen ersätter statsrådets kanslis allmänna anvisningar

om statsförvaltningens externa information och anvisningarna om

information i särskilda situationer och under undantagsförhållanden,

vilka utfärdades 10.3.1994.

Avsikten med rekommendationen är att främja öppenheten inom

statsförvaltningen och dess organisationer. Samtidigt försöker man

utveckla statsförvaltningens kommunikation. Avsikten är att främja

växelverkan i kommunikationen och iakttagandet av offentlighetsprincipen

samt att betona kommunikationens betydelse för informationsflödet

till medborgare och andra intressenter och ökade

möjligheter till medbestämmande för dem. Kommunikationen spelar

också en väsentlig roll när det gäller att uppnå målen för ledningen

och förvaltningen.

Statsförvaltningens kommunikation regleras av flera olika författningar.

År 1999 genomfördes en vittgående reform av lagstiftningen gällande

offentlighet och sekretess. Den viktigaste författningen till följd

av reformen är lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet

(621/1999, nedan offentlighetslagen). Lagens syfte är att göra myndigheternas

verksamhet öppnare genom att myndigheterna åläggs

att producera material som beskriver deras verksamhet, att sprida

information och att lämna ut uppgifter om ärenden som ännu behandlas

(19-20 §). Med stöd av offentlighetslagen utfärdades förordningen

om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas

verksamhet (1030/1999). Förordningen ändrades genom en

förordning (380/2002) som trädde i kraft den 1 juni 2002, genom att

man inkluderade bestämmelser om planering och ordnande av statsförvaltningens

kommunikation.

8


Denna rekommendation baserar sig på det arbete som utförts av en

arbetsgrupp som utredde statsförvaltningens kommunikation. Arbetsgruppen

lämnade den 18 april 2001 sin promemoria ”Informoi, neuvoo,

keskustelee ja osallistuu – Valtionhallinnon viestintä 2000-luvulla”

(’Informerar, vägleder, diskuterar och deltar – Statsförvaltningens

kommunikation på 2000-talet’) till statsrådets kansli. Regeringen

behandlade utvecklandet av statsförvaltningens kommunikation

vid förhandlingar den 17 april 2002.

Med information avses främst informationsförmedling som sker på myndigheternas

eget initiativ, t.ex. information till massmedier eller medborgarorganisationer.

Öppenheten i myndigheternas verksamhet kan inte ombesörjas endast genom

information. Därför används i rekommendationen begreppet kommunikation.

Kommunikation är en utvidgning av begreppet information och täcker alla de

olika situationer och funktioner där myndigheterna tar emot, producerar och

sprider information samt i växelverkan med medborgare och sammanslutningar

skapar innehåll om samhälleliga frågor.

De enheter som svarar för kommunikation och information kallas i denna

rekommendation kommunikationsenheter och kommunikations- eller informationscheferna

kallas på motsvarande sätt kommunikationschefer.

9


I UTGÅNGSPUNKTERNA FÖR

STATSFÖRVALTNINGENS KOMMUNIKATION

Statsförvaltningen bygger på värden om en demokratisk rättsstat

och ett nordiskt välfärdssamhälle. Speciellt för kommunikationen

i den offentliga förvaltningen är att dess mål och verksamhetsprinciper

baserar sig på grundläggande fri- och rättigheter, såsom yttrandefrihet,

rätt att delta och påverka, rättsskydd, rätt till ett eget språk

och en egen kultur samt grundläggande fri- och rättigheter i fråga

om undervisning och bildning.

Den mest centrala av dessa med tanke på statsförvaltningens kommunikation

är rätten att få uppgifter om myndigheternas offentliga

handlingar. Denna rätt materialiseras i offentlighetsprincipen och i

skyldigheten att producera och sprida information. På myndigheternas

kommunikation inverkar dessutom många regler och administrativa

principer som tillämpas inom olika branscher. Därför ställs

särskilda krav på kvalitet och tillvägagångssätt på statsförvaltningens

kommunikation.

Också kommunikationens betydelse i samhället har ökat, vilket skapar

förväntningar på statsförvaltningens kommunikation. Varje myndighet

måste ombesörja en ändamålsenlig kommunikation inom sitt

område. Kommunikation är dock inte enbart en skyldighet utan också

en möjlighet att effektivt sköta de uppgifter som ankommer på myndigheten.

En lyckad kommunikation baserar sig på många faktorer. Kommunikationen

måste planeras och utvärderas tillräckligt ofta för att man

skall kunna upptäcka och förutsäga utvecklingsbehoven. Varje myndighet

fastställer prioriteterna för sin kommunikation och parterna i

kommunikationen, t.ex. medborgarorganisationerna, i de frågor som

bereds. För att vara förutsägbar måste kommunikationen också vara

regelbunden och konsekvent. Dessutom skall myndigheterna sörja

för en god informationshantering och se till att ansvarsförhållandena

i kommunikationsuppgifter är tydliga.

När kommunikationen planeras förbereder man sig också på oväntade

situationer som kräver mer omfattande kommunikation än nor-

10


malt för tryggande av en smidig kommunikation och samarbete mellan

olika myndigheter. Sådana situationer kan bero antingen på externa

eller interna faktorer, såsom plötsliga händelser inom politiken, ekonomin

eller något annat samhällsområde, olyckor eller risksituationer

i Finland eller utomlands eller missuppfattningar eller rykten i

samband med dessa.

På statsförvaltningens kommunikation inverkar samma faktorer och

förväntningar som på förvaltningen i allmänhet. Öppenhet, att man

utgår från medborgarnas behov, deltagande och växelverkan är väsentliga

mål. Förvaltningen förväntas också fungera effektivt och

resultatrikt i skötseln av de uppgifter som ankommer på den. Detta

förutsätter målinriktad, planerad, samordnad och professionell kommunikation.

Ämbetsverkens ledning måste se till att det finns tillräckligt med specialutbildad

personal för kommunikationsuppgifter. Också samarbetet

mellan de anställda som sköter olika slags kommunikationsuppgifter

måste fungera. De tjänstemän som arbetar med beredningsoch

föredragningsuppgifter skall ha nödvändig utbildning och få nödvändig

handledning.

Kommunikationen måste ständigt utvecklas. Prioriteter för utvecklandet

är ökad växelverkan, utnyttjande av kommunikation på Internet

samt en mångsidig användning av kommunikation som stöd för

ledningen och verksamheten.

11


II KOMMUNIKATIONENS MÅL

OCH UPPGIFT

Målet för statsförvaltningens kommunikation är att skapa förutsättningar

för en fungerande demokrati, för att medborgarnas

rättigheter tillgodoses och för sammanslutningarnas och företagens

verksamhet. Statsförvaltningen och dess kommunikation är till för

medborgarna.

Kommunikation är aktiv betjäning. Kommunikation utgår från mottagarens

behov, rättigheter och intressen. Genom kommunikation

skapas de grundläggande förutsättningarna för medborgarnas och

andra aktörers möjligheter att delta i planeringen av olika frågor och

beredningen av beslutsfattandet. Genom kommunikation gör man

förvaltningen och dess uppgifter kända för olika intressenter och

skapar förutsättningar för en dialog mellan medborgare, sammanslutningar

och förvaltning.

För att målen skall uppnås har statsförvaltningens kommunikation

följande uppgifter:

1) ger allmän information om statsförvaltningens verksamhet och

andra faktorer som inverkar på medborgarnas välfärd och företagens

verksamhet,

2) ge råd om frågor som behandlas av myndigheterna och om

offentliga tjänster samt

3) ger information om frågor som bereds av myndigheterna i syfte

att skapa och trygga möjligheter till påverkan.

Eftersom olika myndigheter sköter olika slags frågor varierar också

prioriteterna i kommunikationen. Behovet av information, dess kvalitet,

tidpunkt och inriktning beror alltså på vilket slags uppgifter

myndigheten sköter. Till exempel i statens centralförvaltning betonas

en kommunikation som betjänar medborgarnas och sammanslutningarnas

deltagande i den samhällspolitiska planeringen och i beslutsfattandet.

Centralt för kommunikationen i ämbetsverk som tillhandahåller

offentliga tjänster är kundrådgivningen.

12


III PRINCIPER SOM IAKTTAS

I KOMMUNIKATIONEN

Kommunikationens innehåll och kvalitet

Statsförvaltningens kommunikation gör det möjligt att förstå myndighetens

verksamhet och de faktorer som inverkar på verksamheten.

Kommunikationen gör att man kan bilda sig en helhetsuppfattning

om förvaltningens verksamhet och göra en kritisk bedömning

av den. Kommunikationen bör göra det lättare att förstå sammanhang.

Särskild vikt läggs också vid att basinformationen skall

vara klar och allmänspråklig. Dessutom ser man till att informationen

är tillgänglig. Information ges på de ställen där medborgarna

uträttar ärenden.

Eftersom många projekt och beslut inom statsförvaltningen påverkar

flera förvaltnings- och verksamhetsområden, måste myndigheterna i

allt större utsträckning sköta sin kommunikation i samarbete med

varandra. Till en öppen förvaltningskultur hör också att myndigheterna

är medvetna om varandras verksamhet. Samarbete behövs inte

bara inom den offentliga förvaltningen utan också med andra samhällssektorer.

På så sätt kan medborgarna gå till de rätta informationskällorna

och informationen finns tillräckligt nära medborgarna

i deras dagliga liv.

Medborgarnas möjligheter att delta och påverka främjas på olika sätt.

En god kommunikation som sker i växelverkan med omgivningen

innebär att myndigheter, organisationer och massmedier deltar. Den

respons som medborgare, organisationer och företag ger om myndigheternas

verksamhet är värdefull. Responsen följs upp och utnyttjas

då verksamheten utvärderas, och man försöker också svara på

den. Dessutom utvecklas möjligheterna att ge respons och sätten att

utnyttja responsen. På så sätt stärker man växelverkan i kommunikationen

och stöder medborgardebatt och medborgaraktivitet.

I frågor som är av allmän betydelse informeras om den aktuella beredningen

och tillhandahålls information om hur de projekt som

bereds framskrider. Förslagen förs också fram så att de kan bli föremål

för offentlig debatt. Medborgar- och intresseorganisationernas

13


möjligheter att göra sin röst hörd effektiveras genom att man utvecklar

nya sätt att föra en dialog, bl.a. genom debatter om olika

reformer. Myndigheterna måste kartlägga sina samarbetspartner och

planera sin kommunikation så att den stöder deltagande 1 . Medborgarorganisationernas

kommunikation i viktiga samhälleliga frågor

stöds i mån av möjlighet.

De olika parterna i kommunikationen behandlas jämlikt. Information

som påverkar marknaden delges de olika parterna samtidigt.

Den finskspråkiga och svenskspråkiga befolkningens samhälleliga

behov tillgodoses på lika grunder. Det centrala materialet finns att

tillgå på båda språken. Också kommunikationen på samiska och för

invandrare och andra grupper i särställning beaktas i mån av möjlighet.

Strävan är att rikta resurser till de konkreta serviceorganisationerna

så att de kan producera material för olika språkgrupper.

Man måste kunna lita på myndigheternas kommunikation och den

används inte i syften som är främmande för myndighetens uppgift.

Oavhängighet och neutralitet är väsentliga faktorer. Till exempel informerar

man inte om ett enstaka anhängigt lagskipningsmål på ett

sätt som kan förstås som ett föregripande i ett myndighetsavgörande

eller som äventyrar förtroendet för en neutral och saklig behandling

av ärendet.

Statsförvaltningens kommunikation är sker i rätt tid och är tillräckligt

snabb. Dagens elektroniska informationsförmedling möjliggör

verksamhet i så gott som realtid. Snabbhet får dock inte gå före tillförlitlighet.

Olika synpunkter beaktas jämlikt i kommunikationen. Kommunikationen

byggs heller inte upp så, att den endast för fram myndigheten

i ett positivt ljus. Myndigheterna ser också till att den information

som ges ut inte är vilseledande.

1 Statsrådets förordning om ändring av förordningen om offentlighet och god informationshantering

i myndigheternas verksamhet 8 b §.

14


Statsförvaltningens rykte byggs upp som en följd av verksamheten.

Att skapa lösryckta uppfattningar om statsförvaltningen är inte motiverat

och t.ex. imageskapande reklam lämpar sig illa för kommunikation

om förvaltningen. Syftet med kommunikationen är inte att

skapa en välvillig inställning till myndigheterna och deras agerande,

utan att göra verksamheten öppnare och mer genomskinlig.

Kommunikationsmetoder

I statsförvaltningens kommunikation är strävan att använda mångsidiga

kommunikationsmetoder. Metoderna beror på målgrupperna.

Kommunikationsmetoder är bl.a. aktualitetsinformation, dvs. pressmeddelanden,

presskonferenser och andra debatter, kundbetjäning,

kommunikation på nätet, broschyrer och andra publikationer, kampanjer

samt närvaro på mässor och utställningar. I det följande beskrivs

vissa centrala metoder som samtidigt är utmaningar för kommunikationen.

Information

Information är kommunikation som riktas direkt eller indirekt till

olika målgrupper. Information direkt till målgrupper t.ex. genom

brev eller broschyrer som distribueras med posten kan ibland vara

det effektivaste sättet att nå målgrupperna.

Massmedierna är en viktig målgrupp för statsförvaltningens kommunikation.

Information som förmedlas via massmedierna sprids

snabbt och till många människor. Massmedierna filtrerar och kommenterar

informationen och tar fram olika synvinklar. De är också

en kanal för respons från allmänheten och för samhällsdebatt.

Massmediernas behov tillgodoses snabbt och på lika grunder. Tjänstemännen

bistår journalisterna när det gäller att skaffa information.

För att betjäna massmedierna försöker man producera samlad information

som behandlar större helheter. Information ges om beslutsfattandet

och beredningen av ärenden i olika faser.

15


Kommunikation på nätet

Kommunikation på nätet möjliggör en effektiv informationsförmedling.

Kommunikation på nätet är också ett sätt att öka den offentliga

debatten. Statsförvaltningens kommunikation på nätet utvecklas för

att främja växelverkan mellan förvaltningen och medborgarna och

medborgarnas aktiva deltagande i beslutsfattandet. Jämlikhet förutsätter

att alla intressenter har tillgång till de webbtjänster som är viktiga

för dem. Dessutom tryggas tillgången till information för dem

som inte kan eller vill använda nya medier. I kommunikationen på

nätet ombesörjs också ett effektivt skydd av personuppgifter.

Myndigheterna presenterar sig på nätet så, att de frågor som behandlas

av förvaltningen är lätta att hitta och så att det är lätt att få en

helhetsbild av förvaltningen. Olika frågor presenteras utgående från

innehållet. För att det skall vara lättare för allmänheten att skapa sig

en helhetsbild kan man använda länkar och portaler som indelas

enligt ämne. I frågor som är gemensamma för olika myndigheter kan

man betjäna kunderna med hjälp av webbplatser som byggs upp

kring ett tema.

Den information som produceras för webben utarbetas så att den

lämpar sig för mediet. Till exempel försöker man komplettera pressmeddelanden

av nyhetskaraktär med länkar till mer omfattande handlingar

och sökprogram i olika arkiv.

För att förbättra tillgången till information strävar man efter att utöka

den elektroniska publiceringen av material. Dessutom beaktas långvarig

användning och arkivering av det material som produceras för

webben.

Man måste kunna lita på webbmaterialet. Det är av högsta prioritet

att uppgifterna är aktuella och att de uppdateras. Tillräckliga resurser

riktas till upprätthållande och utvecklande av kommunikationen på

nätet.

16


Reklam och sponsring

Den reklam som statsförvaltningen gör är samhällelig reklam vars

primära uppgift är att förmedla information. Enstaka annonser som

betalas av myndigheterna och som publiceras i publikationer som är

riktade till en speciell målgrupp är godtagbara, om man med hjälp av

dem kan nå en målgrupp som annars är svår att nå. Försäljning av

reklamplats i förvaltningens kommunikationskanaler får för sin del

inte äventyra myndigheternas objektivitet och oavhängighet som

utövare av den offentliga makten.

Användningen av kampanjfinansiering och externt stöd måste i statsförvaltningen

övervägas noga. Utgångspunkten för myndigheternas

sponsorsamarbete och samfinansierade verksamhet är utan undantag

förvaltningens egna uppgifter. Finansieringsformen får inte äventyra

myndigheternas objektivitet eller oavhängighet som utövare av den

offentliga makten. Möjligheten till samarbete erbjuds på lika grunder

alla de företag inom samma bransch som kan antas vara intresserade

av samarbete. Myndigheterna bör inte sponsra andra organisationer.

Skattemedel används inte i penninginsamlingar där kravet på

jämlikhet i praktiken är omöjligt att uppfylla.

17


IV PLANERING OCH ORGANISERING

AV KOMMUNIKATIONEN I ÄMBETSVERKEN

Planering av kommunikationen

Service- och medbestämmandeprinciperna ökar behovet av en välplanerad

kommunikation som inriktas och bearbetas beroende

på mediet och intressegrupperna. Vikten av kommunikation beaktas

redan i dimensioneringen av personresurserna och i budgeteringen.

God kommunikation kan inte existera utan planering och framförhållning.

Myndigheterna skall ha en uppdaterad kommunikationsplan.

I kommunikationsplanen beaktas både målen på lång sikt och

metoderna för uppnående av målen samt operativa åtgärder på kortare

sikt. Detta inbegriper överenskommelser om t.ex. innehållet, tidpunkten,

metoderna, intressenterna, kostnaderna och uppföljningen

i fråga om kommunikationen 2 . Också när det gäller planering av

projekt läggs kommunikationen och planeringen av den in i projektplanen.

Genom planering av kommunikationen strävar man efter att göra

den förutsägbar och efter att de som behöver information skall kunna

lita på att kommunikationen är regelbunden och konsekvent. Kommunikationen

planeras dessutom så, att det i praktiken är möjligt att

påverka de frågor som är under beredning.

Organisering och ansvar i samband

med kommunikationen

Kommunikation är en central del av förvaltningens verksamhet och

uppnåendet av dess mål. Verksamhets- och ledningskulturen baserar

sig på en målinriktad, planmässig och aktiv kommunikation där man

följer överenskomna spelregler. För ledningen är kommunikationen

ett viktigt arbetsredskap.

2 Statsrådets förordning om ändring av förordningen om offentlighet och god informationshantering

i myndigheternas verksamhet 8 b §.

18


Den högsta direktören för ett ämbetsverk eller en inrättning ansvarar

för att kommunikationen inom den organisation han eller hon leder

är ändamålsenlig. Den högsta direktören är också en central aktör i

kommunikationen. Kommunikationsenheten är ett stöd för ämbetsverkets

ledning och tjänstemännen vid ämbetsverket. Enheten svarar

för samordningen, planeringen och uppföljningen av kommunikationen.

Kommunikationsenheten eller den personal som ansvarar för

kommunikationen är direkt underställd ledningen.

Kommunikationschefen eller en annan representant för kommunikationsenheten

bör vara medlem av ämbetsverkets ledningsgrupp.

En representant för kommunikationsenheten skall kunna delta i möten

och tillställningar där man behandlar frågor som kommunikationsenheten

behöver information om för sin verksamhet. Informatörernas

tillgång till information ombesörjs genom att tjänstemännen åläggs

att i god tid informera kommunikationsenheten om frågor som blir

aktuella och som skall avgöras 3 . På motsvarande sätt informerar kommunikationsenheten

de övriga tjänstemännen om frågor som är av

vikt för skötseln av deras uppgifter.

En fungerande intern kommunikation är en förutsättning för extern

kommunikation. Genom intern kommunikation säkerställer man att

alla som arbetar inom organisationen har tillgång till den information

som är väsentlig med tanke på verksamhetens mål och skötseln

av arbetet. Ämbetsverkets ledning och chefer är i en central position

när det gäller den interna informationen. Också spelreglerna för den

interna informationen bör vara klara.

Alla tjänstemän sköter själva kommunikationen och umgänget med

de samarbetspartner som berörs av deras uppgifter. Medborgarna och

organisationerna har möjlighet till direkt kontakt med tjänstemännen

och de politiska beslutsfattarna. Detta är värdefullt, och det finns

ingen orsak att ändra på praxis, t.ex. genom talesmän.

3 Statsrådets förordning om ändring av förordningen om offentlighet och god informationshantering

i myndigheternas verksamhet 8 c §.

19


Personalen måste veta vilka frågor man bör informera om, vem som

har beredningsansvaret och vem som beslutar om lämnande av uppgifter.

Myndigheterna ser till att de som arbetar inom kundbetjäningen

har tillräcklig kännedom om offentlighetslagstiftningen. Genom

interna anvisningar och utbildning säkerställs att tjänstemännen

är medvetna om sina skyldigheter.

Uppföljning och utbildning i samband

med kommunikationen

Mediebevakning är ett viktigt redskap när det gäller att samla in

respons. Genom en centraliserad mediebevakning eller genom gemensam

mediebevakning mellan flera myndigheter kan man göra

verksamheten effektivare och spara in på kostnaderna. Samarbetet

försöker man främst ordna inom förvaltningsområdena.

Uppföljningen och undersökningen i samband med kommunikationen

utökas i mån av möjlighet. Ett effektivt utnyttjande av undersökningar

förutsätter systematiskt och aktuellt insamlande av information

och ordnande av dokument. Statsrådets informationsenhet

delges resultaten av undersökningarna.

Inom statsförvaltningen försöker man ordna regelbunden kommunikationsutbildning.

Tillräcklig utbildning för hela personalen och

tjänstemännens deltagande i utbildningen säkerställs 4 . Kommunikationskunnandet

främjas på bred front, t.ex. genom gemensamma

kurser. Statsrådets informationsenhet svarar för utvecklandet av den

allmänna kommunikationsutbildningen inom statsförvaltningen.

4 Statsrådets förordning om ändring av förordningen om offentlighet och god informationshantering

i myndigheternas verksamhet 8 c §.

20


V GENOMFÖRANDE AV REFORMER SOM

GÄLLER KOMMUNIKATIONEN

Det allmänna utvecklandet av statsförvaltningens externa kommunikation

ankommer på statsrådets kansli. Statsrådets informationsenhet

ansvarar också för statsrådets gemensamma informationsverksamhet

samt för koordineringen av ministeriernas externa

information.

Ministerierna ansvarar för utvecklandet av sin egen kommunikation

samt för den allmänna utvecklingen och koordineringen av kommunikationen

inom sitt område. Ministeriets uppgift är framför allt

att koordinera sammanställandet av nödvändigt gemensamt informationsmaterial

inom sitt förvaltningsområde. Ett bra exempel är de

broschyrer som riktas till medborgarna. Kommunikationen kan också

göras effektivare genom att man upprättar och upprätthåller nätverk

mellan dem som arbetar med särskilda kommunikationsuppgifter

inom förvaltningsområdet. Nätverken kan utnyttjas i kommunikationen

gällande projekt och framför allt i situationer som kräver snabb

och effektiviserad information.

Verkställandet av reformer som gäller statsförvaltningens kommunikation

förutsätter att kommunikationen inkorporeras i ledningen.

Ämbetsverkets ledning bör se till att en övergripande kommunikationssyn

förverkligas. Särskilt viktigt är det att säkerställa det interna

samarbetet mellan den professionella kommunikationspersonalen och

tjänstemännen i berednings- och föredragningsuppgifter. Kommunikationens

verkningsfullhet säkerställs genom att kommunikationsbehoven

beaktas i planeringen av projekt.

Kommunikation hör till alla tjänstemäns grundläggande uppgifter

och är uttryckligen en form av service. I samband med offentlighetslagen

gjordes en ändring i strafflagen enligt vilken det inte längre är

straffbart att lämna uppgifter om en handling som ännu inte är offentlig.

Avsikten med detta är att avlägsna hindren för tjänstemännen

att delta i debatten. En offentlig beredning av ärenden och diskussion

om allmänna frågor kan främjas genom att man skapar en atmosfär

som uppmuntrar tjänstemännen till aktiv kommunikation.

21


VI INFORMATIONEN I SÄRSKILDA

SITUATIONER OCH UNDER

UNDANTAGSFÖRHÅLLANDEN

Samhället kan råka ut för olika situationer där myndigheterna förutsätts

reagera snabbt och kommunicera på ett effektivare sätt än

normalt. Sådana situationer är s.k. särskilda situationer, dvs. olika slags

störningar i de normala förhållandena och undantagsförhållanden.

Informationsbehovet hos målgrupperna för statsförvaltningens kommunikation

är då klart större än normalt.

En välordnad och välskött kommunikation under normala förhållanden

skapar förutsättningar för en lyckad information i särskilda

situationer och under undantagsförhållanden. Också i dessa fall baserar

sig statsförvaltningens kommunikation på allmänna kommunikationsprinciper.

När det gäller kommunikation i särskilda situationer och under undantagsförhållanden

är det viktigt att identifiera situationen i tid och

förbereda sig på att situationen kan ändras snabbt. Informatörerna tas

med i planeringen och verkställandet från början. I särskilda situationer

och under undantagsförhållanden framhävs behovet av information

som är ständigt tillgänglig, tillförlitlig och aktuell. Beredskapen

höjs flexibelt enligt situationens krav. I olika situationer används de

kommunikationskanaler som bäst lämpar sig för situationen i fråga.

Massmedierna spelar en avgörande roll, men också kommunikationen

på nätet kan spela en viktig roll.

Särskilda situationer och undantagsförhållanden berör flera organisationer

inom statsförvaltningen samtidigt. Därför måste arbetsfördelningen

och ansvaren vara klara och de ansvariga myndigheterna

måste behärska situationen i sin helhet. En lyckad skötsel av olika

situationer kräver gemensamma övningar och gemensam beredskap

av myndigheterna. Man förbereder sig på dylika situationer genom

instruktioner där ansvaret för kommunikationen och informationen

och andra frågor som skall beaktas i kommunikationen, t.ex. kommunikationsenhetens

konkreta åtgärder, anges.

22


Informationen i särskilda situationer

Särskilda situationer, dvs. störningar i de normala förhållandena, är risksituationer

där myndigheterna snabbt måste höja sin effektivitet. Det allmänna

ledningsansvaret ankommer på den myndighet vars verksamhetsområde

det närmast är fråga om. I särskilda situationer leds verksamheten

vid behov centralt. Man bör undvika att genom kommunikationen skapa

eller fördjupa kriser.

Särskilda situationer eller störningar i de

normala förhållandena

Särskilda situationer eller störningar i de normala förhållandena är olika slags

händelser eller fenomen som inverkar på miljön, industrin, handeln, teknifieringen

av samhället och framför allt på befolkningens dagliga liv och säkerhet.

Särskilda situationer kan vara bl.a. okontrollerad immigration som gäller stora

folkmassor, omfattande miljöförstöring som beror på förorening, epidemier, riskfaktorer

som gäller den internationella handeln, internationell brottslighet, kapning

av trafikmedel, stora trafikolyckor och andra storolyckor. Också betydande

problem i fråga om datasystemen kan utgöra särskilda situationer.

En storolycka kan klassificeras som en särskild situation om den har vittgående

följder, men ändå kan fås under kontroll med myndigheternas normala befogenheter.

Sådana olyckor kan vara t.ex. oljeskador, andra utsläpp som skadar miljön

eller olyckor i samband med fredstida användning av kärnkraft samt stora

olyckor i persontrafiken.

Särskilda situationer kan ofta till sin karaktär påminna om undantagsförhållanden

och ha motsvarande effekter. I störningssituationer och under undantagsförhållanden

förutsätts liknande åtgärder av myndigheterna. Därför måste myndigheterna

höja sin beredskap och effektivisera sin handlingsförmåga redan då

situationen hotar att tillspetsas, även om inga särskilda befogenheter för undantagsförhållanden

behövs. Genom en flexibel och effektiv verksamhet försöker

man hindra att en problemsituation uppstår och behärska situationer som redan

uppstått.

23


Ökat informationsbehov och

huvudmålen för informationen

En störning i de normala förhållandena måste identifieras så fort som

möjligt. Omedelbart då ett ökat informationsbehov eller en ändring

i informationsklimatet upptäcks skall myndigheterna kontakta de

övriga myndigheterna och samarbetspartnerna inom sitt förvaltningsområde.

Myndigheterna skall också omedelbart kontakta statsrådets

informationsenhet.

Medborgarna skall ständigt hållas à jour med hur situationen utvecklas

och informeras om myndigheternas beslut och åtgärder. I

särskilda situationer bör man beakta att medborgarnas informationsbehov

ökar framför allt i situationer som medborgarna upplever som

hot mot sin säkerhet och hälsa. Också massmedierna skall hela tiden

hållas underrättade om hur situationen utvecklas. Både myndigheterna

och massmedierna skall fästa särskild vikt vid att bristfälliga,

vilseledande eller felaktiga uppgifter inte tillspetsar situationen.

I särskilda situationer måste man bereda sig på att informationsbehovet

kan vara riksomfattande eller rentav internationellt, även om själva

händelsen är regional och inga andra särskilda åtgärder krävs av myndigheterna

för en effektiviserad information. Myndigheterna skall

sköta informationen så, att den inte stör de åtgärder som vidtas för

att korrigera situationen eller för att lindra dess verkningar.

Informationen kan fortsätta med förhöjd beredskap också efter att

störningen upphört. Efter att situationen upphört skall man informera

om dess eventuella effekter på befolkningens hälsa och ekonomi

och på samhällets övriga funktion. Dessutom bör information

om eventuella andra följder övervägas. De myndigheter som ansvarar

för informationen skall göra en bedömning av hur informationen

lyckats.

Informationsansvar och samordning av informationen

Det allmänna ansvaret för ledningen av verksamheten ligger på den

myndighet vars verksamhetsområde det närmast är fråga om. Om

störningen förutsätter åtgärder av flera myndigheter och om det inte

24


är klart vem det allmänna ledningsansvaret ankommer på, beslutar

statsrådet särskilt om frågan i enlighet med 4 § lagen om statsrådet

(145/2000).

Ansvaret för informationens innehåll ligger på den myndighet som

leder verksamheten. Varje myndighet informerar i störningssituationer

om sina egna åtgärder. Myndigheterna skall särskilt beakta också

den interna informationen. Dessutom bör man informera om ansvarsfördelningen

mellan myndigheterna.

Statsrådets informationsenhet kan vid behov ge sakkunnighjälp och

annan hjälp med informationen. Behovet av kontakt mellan den

myndighet som svarar för informationen och statsrådets informationsenhet

framhävs om situationen ytterligare tillspetsas och av

myndigheterna kräver särskilda förebyggande åtgärder, tolkning av

det skedda eller reparation av följderna.

Informationen om de frågor som regeringen behandlar har koncentrerats

till statsrådets informationsenhet. Statsrådets informationsenhet

bör inkluderas i informationsverksamheten redan då störningen

gäller flera förvaltningsområden, men ännu inte behandlas av regeringen

och faller inom ramen för regeringens informationsansvar. Statsrådets

informationsenhet kan vid behov begära bistånd av informatörer

inom den övriga statsförvaltningen.

I störningssituationer måste informationsförmedlingen utomlands i

allmänhet intensifieras omedelbart. Utrikesministeriets press- och kulturavdelning

och den myndighet som sköter inrikesinformationen

skall agera i nära samarbete. Press- och kulturavdelningen bevakar de

internationella massmediernas nyheter om Finlands situation, rapporterar

om dem samt vidtar i samarbete med de behöriga finländska

myndigheterna åtgärder för att förmedla nödvändig information

till utländska massmedier.

Myndighetsinformation i radion

Myndigheterna kan genom ett nödmeddelande eller annat myndighetsmeddelande

i radion ge förhållningsorder till dem som bor eller

vistas i riskområden.

25


Nödmeddelande ges om människoliv är i omedelbar eller uppenbar

fara eller om avsevärda skador på egendom eller miljö hotar. Nödmeddelandet

läses omedelbart och samtidigt på alla radiokanaler. Ett

annat myndighetsmeddelande kan ges om faran för människoliv eller

hotet om avsevärda skador på egendom eller miljö inte är omedelbart.

Nödmeddelande ges av den räddnings-, polis- eller gränsbevakningsmyndighet

som leder verksamheten. I strålningssituationer kan det

första meddelandet om fara också ges av Strålskyddscentralen. Också

social- och hälsovårdsministeriet, jord- och skogsbruksministeriet och

miljöministeriet kan ge ett annat myndighetsmeddelande. Nödmeddelanden

och andra myndighetsmeddelanden förmedlas till Rundradion

via nödcentralen.

Undersökning och kontakter

I olika störningssituationer i samhället framhävs betydelsen av opinions-,

attityd- och kommunikationsundersökningar. Till exempel genom

snabbundersökningar kan man följa och analysera medborgarnas

uppfattningar om den pågående situationen och dess effekter.

Genom systematisk undersökningsverksamhet stöds myndigheternas

beslutsfattande samtidigt som man försöker hindra att rykten

och felaktig eller vilseledande information uppstår och sprids.

Statsrådets kansli har det allmänna ansvaret för utvecklandet och genomförandet

av opinions-, attityd- och kommunikationsundersökningar

som gäller statsförvaltningen, både under normala förhållanden

och undantagsförhållanden. Vid störningar i de normala förhållandena

ansvarar statsrådets informationsenhet i praktiken för planeringen

och genomförandet av undersökningarna.

Undersökningsmaterialet sammanställs av kommersiella undersökningsinstitut.

Om situationen tillspetsas ökas och intensifieras samarbetet

mellan undersökningsinstituten och Statistikcentralen.

Statsrådets informationsenhet utvecklar och upprätthåller enhetens

kontakter till arbetsmarknadsorganisationerna, medborgarorganisationerna

och andra centrala parter utanför det offentliga samfundet.

26


Fungerande kontakter till dessa grupper måste etableras redan under

normala förhållanden.

Uppföljning och beredskap för ändringar i situationen

Man måste förbereda sig på att verksamheten ytterligare måste intensifieras

i och med att situationen tillspetsas. Informatörerna måste

från första början kopplas in på hanteringen av störningar i de normala

förhållandena och inkluderas i alarmsystemet för den myndighet

som situationen gäller.

För utvecklande av informationsberedskapen måste man analysera

informationsverksamheten och samla in respons både medan situationen

pågår och efteråt. De meddelanden som skickas ut skall bokföras

och registreras. Också tidningsurklipp, elektroniska nyheter, fotografier,

videoband och andra eventuella upptagningar i samband

med situationen skall arkiveras. Genom att analysera det registrerade

informationsmaterialet kan man utreda informationsgången, massmediernas

verksamhet och nyheternas effekt.

Responsen är av stor vikt för styrningen och utvecklandet av kommunikationen.

Det är väsentligt att utreda hur och varför myndigheterna

lyckades och/eller misslyckades i sin information. Utgående

från de erfarenheter och den respons man får i samband med situationen

bör anvisningar, planer och ansvar justeras. Förutom att dessa

frågor gås igenom inom den egna organisationen är det bra att granska

och analysera dem också tillsammans med de viktigaste samarbetspartnerna

och massmedierna.

Allmän anvisning om informationen

under undantagsförhållanden

I denna rekommendation beskrivs statsförvaltningens kommunikation

under undantagsförhållanden på allmän nivå både under undantagsförhållanden

som är lindrigare än krig och under hot om

krig och under krig. Statsrådets kansli har för avsikt att särskilt utfärda

anvisningar i större detalj än denna om informationen under undantagsförhållanden.

27


Undantagsförhållanden

Enligt beredskapslagen är undantagsförhållanden mot Finland riktat väpnat angrepp

och krig samt efterkrigstillstånd, allvarlig kränkning av Finlands territoriella

integritet samt krigshot mot landet, krig eller krigshot mellan främmande stater

och annan därmed jämförbar särskild händelse som har inträffat utanför Finland,

om den kan vålla allvarlig fara för grunderna för den nationella existensen

och välfärden.

Som undantagsförhållanden definieras också storolyckor samt sådant allvarligt

hot mot befolkningens utkomst eller mot grunderna för landets näringsliv som

beror på försvårad eller förhindrad import av nödvändiga bränslen och annan

energi samt råvaror och andra varor eller på någon annan till sina verkningar

därmed jämförbar plötslig störning i det internationella handelsutbytet.

Förutsättningen är att myndigheterna inte med normala befogenheter kan få

kontroll över situationen. Lagen om försvarstillstånd (1083/1991) gäller krig och

uppror.

Beredskapslagen (1080/1991).

Också under undantagsförhållanden är ett grundläggande krav på

informationen att den skall vara tillförlitlig, öppen och aktiv. Huvudmålet

är att berätta för medborgarna om deras rättigheter och

skyldigheter samt att hålla dem à jour med den rådande situationen,

myndigheternas beslut och åtgärder samt avgöranden som gäller Finland.

Informationen om myndigheternas beslut och åtgärder måste

intensifieras beroende på hur situationen utvecklas.

Under undantagsförhållanden måste man informera framför allt om

de åtgärder som vidtagits för upprätthållande av befolkningens allmänna

säkerhet och hälsa. Myndigheterna måste också kontinuerligt

skaffa information om medborgarnas uppfattningar, rädslor och hopp

i krissituationen.

I beredskapen för undantagsförhållanden utgår man dessutom från

att medborgarna i alla skeden av krisen garanteras fri opinionsbildning

och att massmediernas självständiga verksamhet tryggas utan att

censur tas i bruk.

28


Informationen under undantagsförhållanden

som är lindrigare än krig

Riksomfattande information

Den allmänna utvecklingen och samordningen av statsförvaltningens

information ankommer på statsrådets kansli, i praktiken på statsrådets

informationsenhet, också under undantagsförhållanden.

Myndigheterna skall då krisen djupnar höja sin funktionella beredskap

utan särskilda centraliserade anvisningar från statsledningen.

Grundprincipen är att varje myndighet också under undantagsförhållanden

svarar för informationen inom sitt eget verksamhetsområde

och att dess högsta ledning har ansvaret för organiseringen av och

innehållet i informationen i sin enhet.

Då olika situationer tillspetsas framhävs statsrådets roll som högsta

myndighet som svarar för rikets information. Informationssamarbetet

mellan statsrådets informationsenhet och övriga myndigheter intensifieras

enligt behov.

Om undantagsförhållandena ytterligare skärps kan informationsansvaret

överföras från specialmyndigheterna till statsrådets informationsenhet.

Statsrådet bestämmer då beredskapslagen är i kraft vid

behov också om när och i vilken utsträckning statliga informatörer

flyttas till statsrådets informationsenhet.

Informationsrätten, informationsansvaret och informationsskyldigheten

fastställs närmare i varje myndighets egen informationsanvisning

samt i verksamhetsenhetens arbetsordning.

Undersökning

Vikten av opinions-, attityd- och kommunikationsundersökningar

framhävs ytterligare under undantagsförhållanden. Statsrådets kansli

bibehåller det allmänna ansvaret för utveckling och genomförande

av undersökningar som gäller statsförvaltningen.

29


Regional och lokal information

Den regionala informationen har till uppgift att för invånarna och

näringarna i området trygga en information som är mera detaljerad

än den riksomfattande informationen och som beaktar de lokala

behoven.

Huvudansvaret för den regionala informationen ligger på länsstyrelserna.

Andra centrala regionala myndigheter med tanke på informationen

är arbetskrafts- och näringscentralerna, dvs. TE-centralerna,

de regionala miljöcentralerna samt försvarsområdena och militärlänen.

Huvudansvaret för den lokala informationen ligger på kommunerna.

Samarbetet mellan de civila och militära myndigheterna

På riksnivå håller statsrådets informationsenhet täta kontakter till huvudstabens

informationsenhet.

Länsstyrelsernas uppgift är att samordna den beredskap för undantagsförhållanden

som avses i beredskapslagen genom att på länens

område ombesörja ordnandet av det samarbete som lagen förutsätter.

Försvarsområdenas uppgift är att leda samarbetet mellan de militära

myndigheterna och länsstyrelserna samt de myndigheter som verkar

inom området för flera militärlän.

Massmedierna

Beredskapslagen (1080/1991) ger myndigheterna rätt att i massmedierna

publicera meddelanden som gäller tillämpningen och iakttagandet

av lagen. Rätt att publicera sådana meddelanden har statsrådet,

ministerierna, länsstyrelserna, kommunstyrelserna samt behöriga

militärmyndigheter (43 § beredskapslagen).

Rätten gäller meddelanden som snabbt måste nå medborgarna eller

invånarna inom ett visst område för att syftet med lagen skall nås.

Sådana förhållningsorder skall publiceras i massmedierna som sådana.

Massmedierna kan dock också använda dem som nyhetsmaterial.

30


Informationen under hot om krig eller under krig

Riksomfattande information

I enlighet med huvudprincipen för beredskap för undantagsförhållanden

sköter myndigheterna i mån av möjlighet sin egen information

också under en djup kris, under hot om krig eller under krig.

Om krisen djupnar kan man bli tvungen att koncentrera informationsansvaret

till statsrådets förstärkta informationsenhet. Statsrådet

beslutar med stöd av beredskapslagstiftningen om tidpunkten för och

omfattningen av en eventuell koncentrering av informationsansvaret.

Statsrådet beslutar också om när och hur många andra informatörer

inom statsförvaltningen som överförs till statsrådets informationsenhet

som förstärkning.

Senast då krig hotar bildas en samarbetsgrupp för informationen där

alla de centrala ministerierna och huvudstaben är representerade.

Senast då krig hotar eller vid övergången till full beredskap under

krig inrättas statens kommunikationscentral, som organiseras i följande

verksamhetsenheter: information, undersökning och psykologiskt

försvar, kontakter till riksomfattande organisationer och administrativa

stödtjänster.

Regional och lokal information

Länsstyrelserna och övriga regionala myndigheter har fortfarande

ansvaret för den regionala informationen också då krig hotar eller

under krig. Länsstyrelserna koordinerar den regionala informationen,

men om situationen tillspetsas görs detta i allt närmare samarbete

med försvarsområdena.

Kommunerna bibehåller huvudansvaret för den lokala informationen.

31


Massmedierna

I lagen om försvarstillstånd (1083/1991) ingår ingen förhandscensur

eller något system med förhandsgranskning. När försvarstillstånd råder

förutsätts dock att massmedierna iakttar principerna om sekretess.

Psykologiskt försvar

Statsrådets informationsenhet svarar redan under normala förhållanden

för beredskapen för samt planeringen och beredningen av det

psykologiska försvaret. Statens kommunikationscentral svarar för sin

del för genomförandet av det psykologiska försvaret och för uppföljningen

av vilka effekter resultaten av det psykologiska försvaret har.

Försvarsmakten svarar för det psykologiska försvaret och upprätthållandet

och stärkandet av stridsviljan inom det militära försvaret.

32


VII SPECIALOMRÅDEN INOM

KOMMUNIKATIONEN

Internationell kommunikation

Internationaliseringen av beslutsfattandet och förvaltningen fram

häver behovet av kommunikation. Genom kommunikation ger

man ur medborgarnas synvinkel också klara förklaringar till internationella

frågor så att man kan bilda sig en klar helhetsuppfattning.

Dessutom ombesörjs kommunikationen också på den internationella

arenan.

EU-kommunikation

Kommunikationen i EU-ärenden sker på samma sätt som kommunikationen

i andra förvaltningsfrågor. Kommunikationen i samband

med Europeiska unionen sköts i Finland förutom av statsförvaltningen

också av många andra organisationer, bl.a. Europainformationen,

Europeiska kommissionens representation i Finland, Europaparlamentets

informationskontor, olika nätverk och medborgarorganisationer

som sprider EU-information och som har sin egen

kommunikationsorganisation.

Statsrådets kommunikation

Kommunikationsansvaren bör vara klara. Staten informerar endast

om sina egna planer, beslut och åtgärder. Statsrådets och ministeriernas

kommunikation är dels skötsel av myndighetsuppgifter och dels

en viktig del av regeringens och ministeriernas politiska ledning. I

kommunikationen måste man kunna skilja på kommunikation som

ansluter sig till partiverksamheten och kommunikation som gäller

förvaltningen.

Informationen om budgetförslag

och budgetförhandlingar

Ministeriernas budgetförslag och promemoriorna i anslutning till

dem samt ministeriernas förslag till anslagsramar för sitt förvaltningsområde

blir med undantag av eventuella sekretessbelagda uppgifter

33


offentliga då finansministern har undertecknat sitt första ställningstagande

till budgetförslag. De förslag som gjorts upp för beredningen

av budgetpropositionen och andra förslag i samband med den som

därefter har tillställts finansministeriet blir offentliga när propositionen

har avgetts till riksdagen.

Finansministeriets förslag publiceras efter finansministeriets interna

budgetbehandling. De övriga ministerierna publicerar sina förslag

samtidigt med finansministeriets förslag.

Statsrådets informationsenhet informerar om regeringens budgetförhandlingar

med stöd av finansministeriets informationsavdelning.

Liksom andra regeringspropositioner behandlas budgetpropositionen

offentligt efter statsrådets sammanträde. Härvid blir också de

förslag som ministerierna lämnat för den fortsatta beredningen av

budgetpropositionen offentliga.

Informationen i samband med

statens företagsverksamhet

Med information i samband med statens företagsverksamhet avses

information om frågor som gäller bolag och affärsverk som ägs av

staten. Staten informerar om sina egna åtgärder och privata bolag

sköter sin egen information. I de offentligt noterade bolag där staten

ingår som ägare beaktas förutom principerna för statsförvaltningens

information även principerna för börsinformation. I dessa bolag regleras

informationen av värdepappersmarknadslagen och lagen om

aktiebolag. Informationen styrs särskilt av kontrollen av insiderinformation

och skyldigheten att lämna uppgifter.

Kontrollen av insiderinformation inverkar främst på informationen

vid beredningen av beslut; det är förbjudet att missbruka insiderinformation,

insiderna är anmälningsskyldiga och bolaget är skyldigt

att upprätthålla ett insiderregister. En insider kan inte sälja sina aktier

under en viss tidsfrist. Om någon av aktieägarna i ett börsbolag får

mera information än de övriga aktieägarna blir denna aktieägare

omedelbart en insider.

34


Skyldigheten att lämna uppgifter i sin tur förpliktar bolaget att informera

alla aktieägare likvärdigt. Skyldigheten att lämna uppgifter

uppstår genast då ett beslut fattats som är ägnat att väsentligt inverka

på värdet av ett värdepapper i ett noterat bolag. Också eftersom beslutsfattandet

är politiskt och sker trappstegsvis och på grund av den

relativt stora insiderkretsen, informeras i ett så tidigt skede som möjligt

om frågor som gäller statens företagsverksamhet.

I informationen om frågor som gäller statliga bolag fördelas ansvaret

på ägaren, dvs. staten, och bolaget beroende på frågans karaktär. Ju

allmännare frågan är, desto större är statens roll i informationen. Den

grundläggande principen är att staten som ägare inte lägger sig i

ledningen av bolaget, utan främst utövar sin makt som ägare vid

bolagsstämmorna. Den operativa ledningen och informationen i samband

med den ankommer således på bolaget. Informationsansvaren

och arrangemangen i samband med informationen är föremål för

överenskommelser från fall till fall. Följande indelning av informationsansvaren

mellan staten och de statliga bolagen kan anses utgöra

en grundläggande princip:

Statsrådet eller vederbörande ministerium sköter informationen

• Om allmänna principer och mål för samt resultat av ägarpolitiken

• När frågan gäller flera statsbolag samtidigt

• Om ändringar i ägarförhållandena i statsbolag

(t.ex. ändringar i försäljningsbefogenheterna eller andra ägararrangemang)

Ministeriet och bolaget sköter tillsammans informationen

• När det är fråga om ett enskilt bolag, dvs. i mer konkreta fall än ovan

• Informationsansvaret överförs under processens gång från ministeriet

till bolaget: ministeriet informerar till en början om de allmänna principerna

och bolaget ansvarar för informationen om detaljer gällande

företaget, t.ex. emissionen i samband med börsnoteringen av ett företags

aktier eller strategiska åtgärder som gäller ett enskilt bolag.

Bolaget sköter informationen

• I frågor som gäller den operativa ledningen

• Om investeringar, resultatinformation och andra frågor som bolaget

skall informera om

• I aktuella ärenden

35


VIII LAGAR SOM BERÖR

KOMMUNIKATIONEN

Följande lagar gäller och berör statsförvaltningens kommunikation:

• Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet

(621/1999, bilaga)

• Grundlagen (731/1999)

• Lagen om förvaltningsförfarande (598/1982)

• Upphovsrättslagen (404/1961)

• Personuppgiftslagen (523/1999)

• Beredskapslagen (1080/1991)

• Lagen om försvarstillstånd (1083/1991)

36


LAG OM OFFENTLIGHET

I MYNDIGHETERNAS

VERKSAMHET 21.5.1999/621

I enlighet med riksdagens beslut föreskrivs:

1 kap

Allmänna bestämmelser

1 §

Offentlighetsprincipen

Myndighetshandlingar är offentliga, om inte något annat föreskrivs

särskilt i denna lag eller i någon annan lag.

Om rätten att närvara vid riksdagens plenum samt vid sammanträden

som hålls av fullmäktige och andra kommunala organ samt

domstolar och kyrkliga organ bestäms särskilt.

2 §

Lagens tillämpningsområde

I denna lag bestäms om rätten att ta del av myndigheternas offentliga

handlingar samt om tystnadsplikt för den som är verksam vid en

myndighet, om handlingssekretess samt andra för skyddande av allmänna

och enskilda intressen nödvändiga begränsningar av rätten att

ta del av en handling och bestäms om myndigheternas skyldigheter

för att lagens syfte skall nås.

3 §

Lagens syfte

Rätten till information samt myndigheternas skyldigheter enligt denna

lag syftar till öppenhet och en god informationshantering i myndigheternas

verksamhet samt till att ge enskilda människor och sammanslutningar

möjlighet att övervaka den offentliga maktutövningen

och användningen av offentliga medel, att fritt bilda sig åsikter

samt påverka sådant beslutsfattande som avser offentlig maktutövning

och bevaka sina rättigheter och intressen.

37


4 §

Myndigheter

Med myndigheter avses i denna lag

1) statliga förvaltningsmyndigheter samt övriga statliga ämbetsverk

och inrättningar,

2) domstolar och övriga lagskipningsorgan,

3) statens affärsverk,

4) kommunala myndigheter,

5) Finlands Bank jämte Finansinspektionen samt Folkpensionsanstalten

och andra självständiga offentligrättsliga inrättningar,

dock så att denna lag i fråga om Pensionsskyddscentralens

och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalts handlingar tillämpas

endast på det sätt som föreskrivs i 2 mom.,

6) riksdagens ämbetsverk och inrättningar,

7) myndigheterna i landskapet Åland när de i landskapet utför

uppgifter som ankommer på riksmyndigheterna,

8) nämnder, delegationer, kommittéer, kommissioner, arbetsgrupper,

förrättningsmän och revisorer i kommuner och samkommuner

samt andra därmed jämförbara organ som med stöd av

en lag, en förordning eller ett beslut fattat av en myndighet

som avses i 1, 2 eller 7 punkten har tillsatts för att självständigt

utföra en uppgift.

Vad som sägs om en myndighet gäller även sammanslutningar, inrättningar,

stiftelser och enskilda personer som utövar offentlig makt

och som enligt en lag, en bestämmelse eller en föreskrift som meddelats

med stöd av en lag eller en förordning utför ett offentligt uppdrag.

Om offentlighet för evangelisk-lutherska kyrkans handlingar

bestäms särskilt.

5 §

Myndighetshandling

Med handling avses i denna lag utom en framställning i skrift eller

bild även ett meddelande som avser ett visst objekt eller ärende och

uttrycks i form av tecken som på grund av användningen är avsedda

att höra samman och vilket kan uppfattas endast med hjälp av automatisk

databehandling eller en ljud- eller bildåtergivningsanordning

eller något annat hjälpmedel.

38


Med myndighetshandling avses en handling som innehas av en

myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon

som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en

myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit

i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde

eller uppgifter. En handling anses ha blivit upprättad av en

myndighet även när den har upprättats på uppdrag av myndigheten.

En handling anses ha inkommit till en myndighet även när den har

inkommit till den som verkar på uppdrag av myndigheten eller i

övrigt för myndighetens räkning, för att denne skall kunna utföra sitt

uppdrag.

Med de undantag som föreskrivs i 5 mom. betraktas inte som

myndighetshandlingar

1) brev och andra handlingar som har sänts till den som är anställd

hos en myndighet eller till en förtroendevald med anledning

av något annat uppdrag eller någon annan ställning han innehar,

2) minnesanteckningar eller sådana utkast som ännu inte har lämnats

in för föredragning eller någon annan behandling av ett

ärende och som har gjorts av den som är anställd hos en myndighet

eller den som är verksam på uppdrag av en myndighet,

3) handlingar som en myndighet har skaffat för intern utbildning,

informationssökning eller annan därmed jämförbar intern

användning,

4) handlingar som har inkommit till en myndighet med anledning

av en uppgift som utförs för en enskilds räkning eller som

upprättats för utförande av uppgiften,

5) handlingar som har kvarblivit hos eller inkommit till en myndighet

som hittegods.

På handlingar som har upprättats för förhandlingar, kontakter och

något annat därmed jämförbart internt myndighetsarbete mellan

personer som arbetar inom en myndighet samt mellan myndigheter

och enskilda eller sammanslutningar som verkar för myndighetens

räkning tillämpas lagen endast om handlingarna innehåller sådana

uppgifter att de enligt arkivlagstiftningen skall överföras till ett arkiv.

Om en handling dock överförs till ett arkiv, kan myndigheten bestämma

att uppgifter ur den får lämnas ut endast med myndighetens

tillstånd.

39


Vad som bestäms om en handlings sekretess i 24 § eller i någon annan

lag gäller även handlingar som avses i 3 mom. 2 punkten och 4 mom.

2 kap

Tidpunkten för när en handling blir offentlig

6 §

Tidpunkten för när en handling som upprättats

av en myndighet blir offentlig

Om det inte i denna lag eller i någon annan lag föreskrivs något om

en handlings offentlighet eller sekretess eller om någon annan begränsning

av rätten att ta del av den, blir en handling som har upprättats

av en myndighet offentlig enligt följande:

1) en anteckning i ett diarium eller någon annan fortlöpande förteckning,

när den har införts om det inte är fråga om anteckningar

om misstänkta i en åklagares diarium, vilka blir offentliga

först då stämningsansökan som gäller den misstänkte eller

åklagarens stämning har undertecknats eller på därmed jämförligt

sätt blivit bekräftad eller när allmänna åklagaren

har beslutat låta bli att väcka åtal eller när ärendet har

avskrivits,

2) en begäran om anbud, utredning eller utlåtande samt en framställning,

ett förslag, ett initiativ, ett meddelande eller en ansökan

jämte bilagehandlingar, i andra fall än de som avses i 3 eller

4 punkten, när handlingen har undertecknats eller bekräftats

på motsvarande sätt,

3) en begäran om komplettering av ett anbud som gäller upphandling

och entreprenad liksom även någon annan rättshandling

som avgörs på basis av anbud samt utredningar och andra

handlingar som har sammanställts för behandlingen av anbudsärendet,

när ett avtal i ärendet har ingåtts,

4) budgetförslag som har gjorts upp vid ministerierna och äm

betsverk och inrättningar som hör till deras förvaltningsområden,

när finansministeriet har undertecknat sitt första ställningstagande

till budgetförslaget och de förslag som ministerierna

därefter skickar till finansministeriet samt övriga förslag som

görs upp i samband med budgetberedningen och som ingår i

budgeten, när budgetpropositionen har överlämnats till riksdagen,

40


5) undersökningar och statistik samt med dem jämförbara utredningar

som bildar självständiga helheter och beskriver de alternativ

som föreligger i allmänt betydelsefulla avgöranden eller

planer samt grunderna för och verkningarna av dessa avgöranden

eller planer, också när utredningen anknyter till ett ärende

som i övrigt inte är slutbehandlat, när utredningen är färdig

för det ändamål som den är avsedd för,

6) ett protokoll, när det efter justeringen har undertecknats eller

bekräftats på motsvarande sätt, om det inte har upprättats för

beredning av ett ärende eller för myndighetens interna arbete,

7) en domstols beslut och dom, när avgörande har meddelats eller

när de är tillgängliga för parterna,

8) ett beslut, ett utlåtande och en expedition samt ett av en myndighet

i egenskap av avtalspart fattat avgörande samt för behandlingen

av dessa hos myndigheten upprättade promemori

or, protokoll och andra handlingar än sådana som avses i 1–3

[epsiv]ll[epsiv]r 5–7 punkten, när beslutet, utlåtandet, expeditionen

eller avtalet har undertecknats eller bekräftats på motsvarande

sätt,

9) någon annan handling än de som avses i 1–3 och 5–8 punkten,

när det ärende som handlingen gäller är slutbehandlat hos

myndigheten i fråga.

Ett kommittébetänkande, en utredning eller någon annan motsvarande

handling som är avsedd för allmän distribution blir med avvikelse

från vad som föreskrivs i 1 mom. offentlig när den innehas av

myndigheten för att distribueras.

Om expedition utges eller någon annan handling upprättas i ett

ärende, skall myndigheten i mån av möjlighet se till att en part vid

behov kan ta del av handlingen innan den blir offentlig.

7 §

Tidpunkten för när en handling som inkommit

till en myndighet blir offentlig

En handling som har inkommit till en myndighet för behandling av

ett ärende eller annars i samband med ett ärende som hör till myndighetens

verksamhetsområde eller uppgifter blir offentlig när myndigheten

har fått den, om det inte i denna lag eller i någon annan lag

föreskrivs något om dess offentlighet eller sekretess eller om någon

41


annan begränsning av rätten att ta del av den.

Sakkunnigutlåtanden och andra sådana handlingar som enligt beslut

därom skall öppnas vid en bestämd tidpunkt eller efter en viss tid blir

med de begränsningar som avses i 1 mom. offentliga när de öppnas.

Upphandlings- och entreprenadanbud samt andra till en myndighet

inkomna anbud som gäller en rättshandling som skall avgöras på basis

av en anbudstävling blir med de begränsningar som nämns i 1

mom. offentliga först när ett avtal har ingåtts.

En handling som kan uppfattas endast med hjälpmedel blir offentlig

tidigast när myndigheten eller den som är verksam för dess

räkning har tillgång till den, om inte något annat följer av sekretessbestämmelser

eller andra begränsningar av rätten att ta del av en

handling.

8 §

Allmänt offentliggörande av en handling

Statistik som beskriver samhällsekonomins utveckling, ekonomiskpolitiska

initiativ och åtgärdsplaner samt andra sådana handlingar som

innehåller uppgifter som uppenbart kan påverka kapital- och finansmarknaden

skall allmänt offentliggöras så snart som möjligt efter den

tidpunkt som avses i 6 och 7 §.

3 kap

Rätt att ta del av en handling

9 §

Rätt att ta del av en offentlig handling

Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling.

Utlämnande av uppgifter ur en handling som enligt 6 och 7 § ännu

inte är offentlig är beroende av myndighetens prövning. Vid prövningen

skall hänsyn tas till det som bestäms i 17 §.

10 §

Rätt att ta del av en sekretessbelagd handling

Uppgifter om en sekretessbelagd myndighetshandling eller om dess

innehåll får lämnas ut endast om så särskilt bestäms i denna lag. När

endast en del av en handling är sekretessbelagd, skall uppgifter i den

offentliga delen lämnas ut, om det är möjligt så att den sekretessbelagda

delen inte röjs.

42


11 §

En parts rätt att ta del av en handling

Den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan

vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller (part) har rätt att hos

den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av

en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen,

även om handlingen inte är offentlig.

En part, hans ombud eller hans biträde har inte den i 1 mom.

avsedda rätten

1) när utlämnande av uppgifter ur handlingen skulle strida mot

ett synnerligen viktigt allmänt intresse, ett barns intresse eller

ett annat synnerligen viktigt enskilt intresse,

2) när det är fråga om en handling som har företetts eller upprättats

i samband med förundersökning eller polisundersökning

som ännu på går, om utredningen skulle försvåras av att upp

gifter lämnas ut,

3) när det är fråga om en föredragningspromemoria, ett förslag

till avgörande eller någon annan därmed jämförbar handling

som har upprättats av en myndighet för beredning av ett ärende,

så länge myndigheten ännu behandlar ärendet och när det

är fråga om ett provsvar för studentexamen eller identiteten

hos den som av studentexamensnämnden har förordnats att

bedöma provsvaren, innan studentexamensnämnden har gjort

den slutliga bedömningen,

4) när det är fråga om en handling som har upprättats eller skaffats

av en myndighet i egenskap av delaktig i rättegång för förberedelse

av en rättegång, om utlämnandet av uppgifter ur handlingen

skulle strida mot ett offentligt samfunds eller en i 4 § 2

mom. avsedd sammanslutnings, inrättnings, stiftelses eller persons

intresse vid rättegången,

5) när det är fråga om andra handlingar som upprättats i samband

med behandlingen av ett utsökningsärende än sådana som gäller

gäldenärens ekonomiska ställning, om uppgifterna inte behövs

för väckande av återvinningstalan,

6) när det är fråga om affärs- eller yrkeshemligheter, dock inte

anbudspriset, i en annan anbudsgivares anbud i en anbudstäv

ling som har ordnats av en myndighet,

7) när det är fråga om sekretessbelagd adress-, telefon- och annan

motsvarande kontaktinformation som hänför sig till ett vittne,

43


en målsägande eller en part eller till någon som har gjort polisanmälan,

en anmälan som avses i 40 § barnskyddslagen (683/

1983) eller någon annan därmed jämförbar anmälan som förutsätter

myndighetsåtgärder, om utlämnandet av uppgifter skulle

äventyra säkerheten, intressena eller rättigheterna för vittnet,

målsäganden eller parten eller för den som gjort anmälan.

Om en handling ingår i rättegångsmaterialet i ett tviste- eller brottmål,

har en rättegångspart dock utan hinder av 2 mom. rätt att ta del

av den i andra fall än de som nämns i 2 mom. 7 punkten. Till den del

handlingen innehåller uppgifter om en överläggning som avses i 1

kap. 7 § rättegångsbalken, får uppgift om handlingen lämnas ut endast

med myndighetens tillstånd.

Den vars rätt att söka ändring grundar sig på medlemskap i en

kommun eller någon annan sammanslutning har med stöd av denna

paragraf rätt att ta del av det i ärendet meddelade avgörandet endast

till de delar detta är offentligt.

12 §

Rätt att ta del av en handling som gäller en själv

Var och en har med de begränsningar som nämns i 11 § 2 och 3

mom. rätt att ta del av de uppgifter som ingår i en myndighetshandling

och som gäller honom själv, om inte något annat föreskrivs i lag.

4 kap

Utlämnande av uppgifter ur en handling

13 §

Begäran om att få ta del av en handling

En begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling

skall individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten skall

kunna utreda vilken handling den avser. Den som begär en handling

skall med diarier och andra register bistås vid individualiseringen av

de handlingar som han önskar ta del av. Den som begär en handling

behöver inte utreda sin identitet eller motivera sin begäran, om inte

detta behövs för att myndigheten skall kunna utöva sin prövningsrätt

eller kunna utreda om han eller hon har rätt att ta del av handlingens

innehåll.

När begäran avser en sekretessbelagd handling, en uppgift ur ett

44


personregister som förs av en myndighet eller någon annan handling

ur vilken en uppgift kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar,

skall, om inte något annat särskilt bestäms, den som begär att få ta del

av en handling meddela för vilket ändamål uppgifterna skall användas,

lämna upplysningar om övriga omständigheter som myndigheten

behöver för att kunna utreda förutsättningarna för utlämnande

av uppgifter samt vid behov meddela hur uppgifterna kommer att

skyddas.

14 §

Beslut om att en handling lämnas ut

Beslut om att en myndighetshandling lämnas ut skall fattas av den

myndighet som innehar handlingen, om inte något annat föreskrivs.

Beslut om utlämnande av uppgifter ur en handling som har upprättats

i samband med ett uppdrag som givits av en myndighet eller som

har inkommit med anledning av ett uppdrag som utförs för en annan

myndighets räkning fattas hos den myndighet som givit uppdraget,

om inte något annat följer av uppdraget.

En uppgift om innehållet i en handling lämnas ut av en sådan

anställd hos myndigheten som av denna har förordnats att handha

detta uppdrag eller som det på grund av den anställdas ställning och

uppgifter annars hör till.

Om en tjänsteman eller någon annan som avses i 2 mom. vägrar

att lämna ut begärda uppgifter, skall han

1) meddela den som begärt en uppgift vad vägran beror på,

2) ge upplysningar om rätten att föra ärendet till myndigheten

för avgörande,

3) tillställa den som begärt uppgiften genom att skriftligen anhängiggöra

ärendet en förfrågan om han önskar att ärendet

hänskjuts till myndigheten för avgörande, samt

4) ge upplysningar om de avgifter som uppbärs med anledning

av behandlingen.

Ett ärende som avses i denna paragraf skall behandlas utan dröjsmål,

och uppgifter ur en offentlig handling skall ges så snart som möjligt,

dock senast inom två veckor efter att myndigheten har mottagit en

begäran om att få ta del av handlingen. Om de begärda handlingarna

är många eller innehåller sekretessbelagda delar eller om någon annan

därmed jämförbar omständighet gör att det krävs specialåtgärder

45


eller större arbetsmängd än normalt för att behandla och avgöra ärendet,

skall ärendet avgöras och uppgifter ur en offentlig handling lämnas

ut inom en månad efter att myndigheten har mottagit en begäran

om att få ta del av handlingen.

15 §

Överföring till en annan myndighet av en begäran

om att få ta del av en handling

Om någon hos en myndighet begär att få ta del av en handling som

har upprättats av någon annan myndighet eller gäller ett ärende som

behandlas av en annan myndighet, kan myndigheten för avgörande

överföra begäran om att få ta del av handlingen till den myndighet

som har upprättat handlingen eller som ärendet i sin helhet hör till.

Om någon hos en myndighet begär uppgifter om en person, ett

företag, en fastighet eller ett fordon eller andra sådana identifikations-

eller adressuppgifter som en annan myndighet inför i ett register

som är avsett för allmänt bruk, kan myndigheten överföra begäran

till registermyndigheten för behandling.

16 §

Hur en handling skall lämnas ut

Uppgifter kan lämnas ut ur en myndighetshandling muntligen eller

så att handlingen läggs fram för påseende och kopiering eller får

avlyssnas hos myndigheten eller så att en kopia eller en utskrift av

den lämnas ut. Uppgifter om det offentliga innehållet i en handling

skall lämnas ut på det sätt som begärts, om inte detta medför oskälig

olägenhet för tjänsteverksamheten på grund av att antalet handlingar

är stort, kopiering svår att genomföra eller någon annan därmed jämförbar

orsak.

Av de offentliga uppgifterna i ett beslutsregister som förs av en

myndighet med hjälp av automatisk databehandling har man rätt att

få en kopia i form av en teknisk upptagning eller annars i elektronisk

form, om inte särskilda skäl talar för något annat. Utlämnande av

uppgifter i motsvarande form ur en annan offentlig handling beror

på myndighetens prövning, om inte något annat föreskrivs.

Personuppgifter ur en myndighets personregister får, om inte något

annat särskilt bestäms i lag, lämnas ut i form av en kopia eller en

utskrift eller i elektronisk form om mottagaren enligt bestämmelser-

46


na om skydd för personuppgifter har rätt att registrera och använda

sådana personuppgifter. För direktmarknadsföring och för opinionseller

marknadsundersökningar får personuppgifter dock lämnas ut

endast om det särskilt föreskrivs eller om den registrerade har samtyckt

till detta.

5 kap

Myndigheternas skyldighet att främja möjligheterna

att ta del av en handling samt en god

informationshantering

17 §

Beaktande av rätten till information vid beslutsfattande

När en myndighet fattar beslut i enlighet med denna lag och även i

övrigt utför sina uppgifter, skall den se till att möjligheterna att få

information om dess verksamhet inte, med hänsyn till 1 och 3 §,

begränsas utan saklig och laga grund och inte mer än vad som är

nödvändigt för det intresse som skall skyddas och att de som begär

information bemöts jämlikt.

Vid tillämpningen av bestämmelserna om handlingssekretess skall

dessutom beaktas om sekretessplikten för en handling är oberoende

av konsekvenserna i fallet i fråga av att handlingen lämnas ut (sekretessbestämmelse

oberoende av skaderekvisit) eller om offentligheten

är beroende av de menliga konsekvenserna av att handlingen lämnas

ut (sekretessbestämmelse baserad på offentlighetspresumtion) eller

förutsätter offentlighet att det uppenbarligen inte leder till skadliga

konsekvenser om uppgiften lämnas ut (sekretessbestämmelse baserad

på sekretesspresumtion).

18 §

God informationshantering

För att införa och genomföra en god informationshantering skall en

myndighet se till att dess handlingar och datasystem samt uppgifterna

i dem är behörigen tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade

samt sörja även för andra omständigheter som påverkar kvaliteten

på uppgifterna och i detta syfte särskilt

1) föra förteckning över de ärenden som har inkommit för behandling,

tagits upp till behandling, avgjorts eller behandlats

eller annars se till att dess offentliga handlingar kan hittas på ett

47


smidigt sätt,

2) göra upp och tillhandahålla beskrivningar på de datasystem

den upprätthåller och på de offentliga uppgifter som kan tas

fram ur dessa, om inte utlämnandet strider mot bestämmelserna

i 24 § eller i någon annan lag,

3) vid den beredning som sker när datasystem tas i bruk samt vid

beredningen av en förvaltnings- eller lagstiftningsreform utreda

vilka följder de planerade åtgärderna kommer att ha för

handlingsoffentligheten, handlingssekretessen, skyddet för handlingar

och handlingskvaliteten liksom även vidta de åtgärder

som behövs för att trygga rätten till information och kvaliteten

på informationen samt för att skydda handlingarna och

datasystemen samt uppgifterna i dem,

4) planera och sköta dokument- och informationshanteringen

samt datasystemen och databehandlingen så att handlingsof

fentlighet kan genomföras smidigt och så att handlingarna och

datasystemen och uppgifterna i dem arkiveras eller utplånas på

ett behörigt sätt samt skyddet, integriteten och kvaliteten i

fråga om handlingarna, datasystemen och uppgif terna i dem

tryggas genom ändamålsenliga förfaranden och datasäkerhetsarrangemang

med beaktande av uppgifternas betydelse och

ända mål samt de riskfaktorer som riktar sig mot handlingarna

och datasystemen samt de kostnader som orsakas av datasäker

hetsåtgärderna,

5) se till att dess anställda har nödvändig kunskap om offentligheten

för de handlingar som behandlas och om förfarandet, data

säkerhetsarrangemangen och uppgiftsfördelningen vid utlämnande

och behandling av uppgifter samt vid skyddandet av

uppgifter, handlingar och datasystem och att likaså se till att de

bestämmelser, föreskrifter och anvisningar som syftar till en

god informationshantering iakttas.

Närmare bestämmelser om de åtgärder som behövs för att uppfylla

förpliktelserna enligt 1 mom. utfärdas genom förordning. Närmare

föreskrifter om en domstols och en åklagares diarium utfärdas dock

av justitieministeriet. Genom förordning kan statsrådet ges rätt att

utfärda närmare bestämmelser och anvisningar om de tekniska krav

på datasäkerhetsåtgärder och förfaranden som skall iakttas när handlingar,

datasystem och uppgifterna i dem skall skyddas, när integrite-

48


ten i och kvaliteten på uppgifterna skall säkerställas och när uppgifter

skall överföras genom förmedling av datanät samt om den klassificering

som skall iakttas när kravnivån bestäms, av handlingar och

datasystem och uppgifterna i dem inom statsförvaltningen.

Om arkivväsendets uppgifter gäller vad som föreskrivs i arkivlagen

(831/1994) eller bestäms med stöd av den.

19 §

Myndigheternas skyldighet att lämna ut uppgifter

i ett ärende som ännu behandlas

Om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna, skall en myndighet

tillhandahålla handlingar av vilka framgår

1) att en lagstiftningsreform har inletts eller kommer att inledas

samt uppgifter om uppdraget, tidsfristen och de beredningsansvariga,

2) vilka planer, utredningar och avgöranden som är under beredning

och gäller allmänt betydelsefulla frågor.

En myndighet skall på begäran muntligen eller på något annat lämpligt

sätt ge uppgifter om hur långt behandlingen av ett ärende som

avses i 1 mom. har framskridit, om de föreliggande alternativen och

om bedömning av deras konsekvenser samt om de möjligheter att

påverka ärendet som enskilda människor och sammanslutningar har.

20 §

Myndigheternas skyldighet att producera och

sprida information

En myndighet skall främja öppenhet i sin verksamhet och i detta

syfte vid behov sammanställa handböcker, statistik och andra publikationer

samt datamaterial om sina tjänster, beslutspraxis samt om

samhällsförhållandena och samhällsutvecklingen inom sitt verksamhetsområde.

Vid bedömning av skyldigheten att sammanställa information

skall myndigheten beakta i vilken mån upplysningar om dess

verksamhet står att få med hjälp av handlingsoffentligheten eller på

basis av den allmänna statistikproduktionen.

En myndighet skall informera om sin verksamhet och sina tjänster

samt om de rättigheter och skyldigheter som enskilda människor

och sammanslutningar har i ärenden som anknyter till dess verksamhetsområde.

49


Myndigheterna skall se till att de handlingar eller förteckningar

över handlingar som är centrala för allmänhetens möjligheter att få

uppgifter vid behov finns att tillgå på bibliotek eller i allmänna datanät

eller på något annat för allmänheten lättillgängligt sätt.

21 §

Sammanställning av datamaterial på begäran

En myndighet kan för olika ändamål på begäran sammanställa och

lämna ut datamaterial som bildats av tecken som registrerats i ett

eller flera datasystem som myndigheten upprätthåller med hjälp av

automatisk databehandling. En förutsättning är att utlämnande av

datamaterialet inte på grund av de sökgrunder som använts, uppgifternas

mängd eller art eller datamaterialets ändamål strider mot vad

som bestäms om handlingssekretess och skydd för personuppgifter.

Med tillstånd av vederbörande myndigheter och under de förutsättningar

som anges i 1 mom. kan datamaterial sammanställas även

ur datasystem som upprätthålls av olika myndigheter.

6 kap

Skyldighet att iaktta sekretess

22 §

Handlingssekretess

En myndighetshandling skall sekretessbeläggas, om det i denna lag

eller någon annan lag föreskrivs eller en myndighet med stöd av lag

har föreskrivit att den skall vara sekretessbelagd eller om handlingen

innehåller uppgifter för vilka tystnadsplikt föreskrivs genom lag.

En sekretessbelagd myndighetshandling eller en kopia eller utskrift

av en sådan handling får inte företes för eller lämnas ut till

utomstående eller med hjälp av en teknisk anslutning eller på något

annat sätt företes för eller lämnas ut till utomstående.

23 §

Tystnadsplikt och förbud mot utnyttjande

Den som är anställd hos en myndighet eller innehar ett förtroendeuppdrag

får inte röja en handlings sekretessbelagda innehåll eller en

uppgift som vore sekretessbelagd om den ingick i en handling, och

inte heller någon annan omständighet som han har fått kännedom

om i samband med sin verksamhet hos myndigheten och för vilken

50


tystnadsplikt föreskrivs genom lag. En uppgift för vilken tystnadsplikt

gäller får inte heller röjas efter det att verksamheten hos myndigheten

har upphört eller det uppdrag som utförts för myndighetens

räkning har avslutats.

Vad som bestäms i 1 mom. gäller även en praktikant eller någon

annan som verkar hos en myndighet, den som verkar på uppdrag av

en myndighet, den som är anställd hos den som utför ett myndighetsuppdrag

och den som med stöd av lag eller ett tillstånd som

utfärdats med stöd av lag har fått kännedom om en sekretessbelagd

uppgift, om inte något annat följer av lagen eller tillståndet. En part

eller hans ombud eller biträde får inte för en utomstående röja en

sekretessbelagd uppgift som erhållits på grundval av ställningen som

part och som gäller någon annan än parten själv.

En person som avses i 1 eller 2 mom. får inte använda sekretessbelagda

uppgifter för att skaffa sig själv eller någon annan fördel eller

för att skada någon annan. En part eller hans ombud eller biträde får

dock använda en uppgift om en annan person än parten själv när det

är fråga om ett ärende som gäller den rätt, det intresse eller den skyldighet

som partens rätt att få information har grundat sig på.

24 §

Sekretessbelagda myndighetshandlingar

Om inte något annat föreskrivs särskilt, är följande myndighetshandlingar

sekretessbelagda:

1) handlingar som innehas av det utskott inom statsrådet som

behandlar utrikespolitiska ärenden, om inte utskottet beslutar

något annat, politiska lägesbedömningar som utarbetats av det

ministerium som sköter utrikesärenden eller av finska beskickningar,

handlingar som gäller underhandlingar med en främmande

stat om de politiska eller ekonomiska relationerna och

chiffermeddelanden som hör till området för utrikesförvaltningen,

om inte vederbörande ministerium beslutar något

annnat,

2) andra än i 1 punkten nämnda handlingar som gäller Finlands

förhållanden till andra stater eller internationella organisationer,

handlingar som gäller ärenden som behandlas i ett internationellt

lagskipnings- eller undersökningsorgan eller något

annat internationellt organ och handlingar som gäller förhållandet

mellan finska staten, finska medborgare, personer som

51


vistas i Finland eller sammanslutningar som är verksamma i

Finland och myndigheter, personer eller sammanslutningar i

en främmande stat, om utlämnandet av uppgifter ur dem skulle

medföra skada eller olägenhet för Finlands internationella

förhållanden eller förutsättningar att delta i det

internationella samarbetet,

3) anmälan om brott till polisen eller någon annan förundersökningsmyn

dighet, en allmän åklagare eller en kontroll- och

tillsynsmyndighet, handlingar som har mottagits eller uppgjorts

för förundersökning och åtalsprövning samt stämningsansökan,

stämning och svaromål på en stämning i brottmål, tills

ärendet har tagits upp till behandling vid ett domstolssammanträde

eller allmänna åklagaren beslutat låta bli att

väcka åtal eller ärendet avskrivits, om det inte är uppenbart att

utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling inte äventyrar

brottsutredningen eller undersökningens syfte eller utan vägande

skäl vållar den som har del i saken skada eller lidande

eller hindrar domstolen från att utöva sin rätt att sekretessbelägga

handlingar enligt lagen om offentlighet vid rättegång

(945/1984),

4) register som förs av polisen eller någon annan förundersök

ningsmyndighet för förebyggande eller utredning av brott och

rapporter för att förebygga brott liksom även fotografier och

övriga signalement som erhållits eller tagits av en person för

behandlingen av ett förvaltningsärende som gäller konstaterande

eller bekräftande av identitet eller reserätt samt särskilda

signum givna för en person eller ett personkort eller ett resedokument,

5) handlingar som innehåller uppgifter om polisens, gränsbevakningsväsendets

och tullverkets samt fångvårdsmyndigheternas

taktiska och tekniska metoder och planer, om utlämnandet av

uppgifter ur en sådan handling skulle äventyra förebyggande

och utredning av brott eller upprätthållandet av allmän ordning

och säkerhet eller ordningen vid en straffanstalt,

6) handlingar som avser en klagan, innan ärendet har avgjorts, om

utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle försvåra

ärendets utredning eller utan vägande skäl vara ägnat att åsamka

den som har del i saken skada eller lidande,

7) handlingar som gäller skyddsarrangemang för personer, bygg-

52


nader, inrättningar, konstruktioner samt data- och kommunikationssystem

och genomförandet av arrangemangen, om det

inte är uppenbart att utlämnandet av uppgifter ur en sådan

handling inte äventyrar genomförandet av syftet med skyddsarrangemangen,

8) handlingar som gäller beredskap för olyckor eller undantags

förhållanden, befolkningsskydd eller utredning av olyckor, om

utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle skada

eller äventyra säkerheten, befolkningsskyddet eller beredska

pen inför undantagsförhållanden, orsaka olägenhet för utredningen

av en olycka eller kränka olycksoffers rättigheter, minnet

av olycksoffer eller olycksoffers närstående, förutsatt

att utlämnandet av uppgifter inte är nödvändigt för utförande

av ett myndighetsuppdrag,

9) skyddspolisens och andra myndigheters handlingar som gäller

upprätthållande av statens säkerhet, om det inte är uppenbart

att utlämnandet av uppgifter ur dessa inte äventyrar statens

säkerhet,

10) handlingar som gäller militär underrättelseverksamhet, för

svarsmaktens utrustning, sammansättning, förläggning eller användning,

handlingar som gäller det övriga militära försvaret

eller uppfinningar, konstruktioner, anordningar eller system som

tjänar försvaret eller handlingar som gäller objekt som annars

är av betydelse för försvaret eller som gäller försvarsberedskapen,

om det inte är uppenbart att utlämnandet av uppgifter ur

en sådan handling inte skadar eller äventyrar försvarets intressen,

11) handlingar som innehåller uppgifter om penning- och valutapolitiska

beslut eller åtgärder eller beredning av dessa eller uppgifter

om beredning av finans- och inkomstpolitiken eller utredning

av behovet av finans-, inkomst-, penning- eller valutapolitiska

beslut eller åtgärder, om utlämnandet av uppgifter ur

dessa skulle strida mot statens intressen i egenskap av förhandlingspart

eller äventyra syftet med besluten eller åtgärderna eller

i övrigt avsevärt försvåra skötseln av finans-, in

komst-, penning- eller valutapolitiken,

12) utredningar som gjorts för att de myndigheter som övervakar

finansmarknaden och försäkringsverksamheten samt svarar för

finansmarknadens och försäkringsväsendets funktionsduglig

53


het skall kunna utföra sina uppgifter enligt lag och innehåller

uppgifter om marknadens funktionsduglighet eller om finansinstitut,

försäkrings- och pensionsanstalter eller deras kunder,

om utlämnandet av uppgifter ur utredningarna skulle orsaka

skada eller olägenhet för finans- eller försäkringssystemets tillförlitlighet

och funktionsduglighet,

13) statistik som beskriver samhällsekonomins utveckling, ekonomisk

politiska initiativ och åtgärdsplaner samt andra sådana

handlingar som innehåller uppgifter som uppenbarligen kan

påverka kapital- och finansmarknaden, innan uppgifterna har

offentliggjorts allmänt på det sätt som avses i 8 §,

14) handlingar som innehåller uppgifter om utrotningshotade djureller

växtarter eller skydd av värdefulla naturområden, om utlämnandet

av uppgifter ur dessa skulle äventyra skyddet av djureller

växtarten eller naturområdet i fråga,

15) handlingar som innehåller uppgifter om inspektion som an

kommer på en myndighet eller någon annan omständighet som

har samband med en övervakningsåtgärd, om utlämnandet av

uppgifter ur en sådan handling skulle äventyra övervakningen

eller dess syfte eller utan vägande skäl skulle vara ägnat att åsamka

den som har del i saken skada,

16) sådant basmaterial för forskning eller statistik som frivilligt överlämnats

till en myndighet för forskning eller statistikföring,

17) handlingar som innehåller uppgifter om statens, kommuners

eller något annat offentligt samfunds eller i 4 § 2 mom. avsedda

sammanslutningars, inrättningars eller stiftelsers affärs- eller

yrkeshemligheter, samt sådana handlingar som innehåller uppgifter

om någon annan motsvarande omständighet som har

samband med affärsverksamhet, om utlämnandet av uppgifter

ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk skada för sam

manslutningen, inrättningen eller stiftelsen eller ge ett annat

offentligt samfund eller en enskild som bedriver liknande

eller annars konkurrerande verksamhet en konkurrensfördel

eller försämra det offentliga samfundets eller i 4 § 2 mom.

avsedda sammanslutningars, inrättningars eller stiftelsers möjligheter

till förmånlig upphandling eller arrangemang som avser

placering, finansiering eller låneskötsel,

18) handlingar som innehåller uppgifter som staten, kommuner

eller något annat offentligt samfund har upprättat eller motta-

54


git i egenskap av arbetsmarknadspart eller part i en arbetskonflikt,

om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle

strida mot det offentliga sam fundets intressen som arbetsgi

vare samt handlingar som innehåller uppgifter som representanter

för staten har upprättat eller mottagit

inför förhandlingarna om lantbruksstöd, om utlämnandet av

uppgifter ur dessa skulle strida mot statens intressen som förhandlingspart,

19) handlingar som har upprättats eller skaffats av en myndighet i

egenskap av delaktig i rättegång för en rättegång, om utlämnandet

av uppgifter ur en sådan handling skulle strida mot det

offentliga samfundets eller en i 4 § 2 mom. avsedd sammanslutnings,

inrättnings, stiftelses eller persons intresse vid rättegången,

20) handlingar som innehåller uppgifter om en privat affärs- eller

yrkeshemlighet samt sådana handlingar som innehåller uppgifter

om någon annan motsvarande omständighet som har

samband med privat näringsverksamhet, om utlämnandet av

uppgifter ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk ska

da för näringsidkaren, och det inte är fråga om uppgifter som

är betydelsefulla för skyddande av konsu menters hälsa eller en

hälsosam miljö eller för bevakande av de rättig heter som innehas

av dem som orsakas skada av verksamheten eller

uppgifter om näringsidkarens skyldigheter och fullgörande av

dessa,

21) handlingar som gäller planering av eller basmaterial för lärdomsprov

eller vetenskaplig forskning eller handlingar som gäller

teknologiskt eller något annat utvecklingsarbete eller bedömning

av sådant arbete, om det inte är uppenbart att utlämnandet

av uppgifter ur dem inte orsakar lärdomsprovet, forskningen

eller utvecklingsarbetet eller ett utnyttjande av dessa

eller en saklig bedömning av dessa olägenhet eller medför olägenhet

för forskaren eller uppdragsgivaren för forskningen

eller utvecklingsarbetet,

22) handlingar som innehåller uppgifter om inträdesprov eller andra

prov eller test, om utlämnandet av uppgifter ur dem skulle

äventyra provens eller testens syfte eller en användning av testen

i framtiden,

23) handlingar som innehåller uppgifter om en persons årsinkom-

55


ster eller totala förmögenhet eller inkomster och förmögenhet

som ligger till grund för stöd eller förmåner eller som annars

beskriver hans ekonomiska ställning, dock så att en ansökan

om utsökning, utmätningsmannens beslut och förrättningsprotokoll

är offentliga med undantag för protokoll över en utsökningsutredning,

24) handlingar som gäller flyktingar eller personer som ansöker

om asyl, uppehållstillstånd eller visum, om det inte är uppenbart

att utlämnandet av uppgifter ur dessa inte äventyrar säkerheten

för flyktingen eller sökanden eller en närstående,

25) handlingar som innehåller uppgifter om en klient hos social

vårdenoch de förmåner eller stödåtgärder eller den socialvårds

service denne erhållit samt om en persons hälsotillstånd eller

handikapp, den hälsovård eller rehabilitering som denne har

erhållit eller om någons sexuella beteende eller inriktning,

26) handlingar som innehåller uppgifter om känsliga omständigheter

som gäller privatlivet för någon som misstänks för ett

brott, en målsägande eller någon annan som har samband med

ett brottmål samt sådana handlingar som innehåller uppgifter

om ett brottsoffer, om utlämnan det av uppgifter kränker offrets

rättigheter, minnet av offret eller offrets närstående, förut

satt att utlämnandet av uppgifter inte är nödvän digt för utförande

av ett myndighetsuppdrag,

27) handlingar som innehåller uppgifter om rättspsykiatrisk sinnesundersökning

av en åtalad, personundersökning av en ung

förbrytare eller lämplighetsutredning i samband med samhällstjänst

som utförs i stället för fängelsestraff,

28) en förvaltningsmyndighets handlingar och register med uppgifter

om en dömd, en häktad eller en person som annars berövats

sin frihet, om det inte är uppenbart att utlämnandet av

uppgifter inte äventyrar personens framtida utkomst, anpassning

i samhället eller säkerhet, och om det finns grundad anledning

att lämna ut uppgiften,

29) handlingar som innehåller uppgifter om psykologiska test eller

lämplighetsprov som gäller en person eller resultatet av dem

eller bedömning för placering av en värnpliktig, val av en anställd

eller fastställande av avlöningsgrund,

30) handlingar som gäller elevvård eller befriande av en elev från

undervisning, elevers och examinanders provprestationer samt

56


sådana av en läroanstalt utfärdade betyg och andra handlingar

som innehåller uppgifter om verbala bedömningar av en elevs

personliga egenskaper liksom även handlingar av vilka det fram

går hur de som av studentexa mensnämnden har förordnats att

bedöma provsvaren har fördelat sina uppgifter mellan olika

skolor, tills ett år har förflutit från examensomgången,

31) handlingar som innehåller uppgift som någon har lämnat om

sitt hemliga telefonnummer eller uppgift om läget för en mobilteleapparat

samt handlingar som innehåller uppgift om en

persons hemkommun och bostad där eller tillfälliga bostad samt

telefonnummer och annan kontaktinformation, om personen

har begärt att de skall hållas hemliga och har grundad anledning

att misstänka att hans eller hennes egen

eller familjens hälsa eller säkerhet kan komma att hotas,

(30.11.2001/1151)

32) handlingar som innehåller uppgifter om en persons politiska

övertygelse eller uppgifter om åsikter som personen har uttalat

privat eller uppgifter om någons levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet

eller fritidssysselsättningar, familjeliv eller

andra med dem jämförbara personliga förhållanden, dock så

att handlingar med uppgifter om en persons deltagande i ett

politiskt eller något annat förtroendeuppdrag eller om hans

kandidatur för ett sådant uppdrag samt om en persons

deltagande i grundandet och registreringen av ett politiskt parti

eller bildande av en valmansförening för val är offentliga.

Vid tillämpningen av 1 mom. och andra bestämmelser i lag om handlingssekretess

skall beaktas vad som bestäms i 17 §.

25 §

Anteckning om sekretess och klassificering

Anteckning om sekretess skall göras i en sekretessbelagd myndighetshandling

som ges ut till en part och som skall vara sekretessbelagd

på grund av någon annans eller allmänt intresse. Anteckning får

göras också på andra sekretessbelagda handlingar. Av anteckningen

bör framgå till vilka delar handlingen är sekretessbelagd och vad sekretessen

grundar sig på. Om sekretessen grundar sig på en bestämmelse

som innehåller en klausul om skaderekvisit, får anteckningen

dock göras så att bara den bestämmelse som sekretessen grundar sig

57


på framgår av anteckningen.

En klassificeringsanteckning som utvisar nivån på datasäkerheten

skall göras i handlingen, om statsrådet har föreskrivit detta i enlighet

med 18 § 2 mom.

7 kap

Undantag från och upphörande av sekretess

26 §

Allmänna grunder för utlämnande

av sekretessbelagda uppgifter

Ur en sekretessbelagd myndighetshandling kan en myndighet lämna

ut uppgifter

1) om i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten

att lämna ut eller att få uppgifter, eller

2) när sekretessplikt har föreskrivits till skydd för någons intressen

och denne samtycker till att uppgifter lämnas ut.

En myndighet får också utan hinder av sekretessbestämmelserna lämna

ut uppgifter som gäller någon annans ekonomiska ställning eller affärs-

eller yrkeshemlighet eller klientförhållande hos hälso- och sjukvården

eller socialvården eller beviljade förmåner eller sådana omständigheter

som avses i 24 § 1 mom. 32 punkten och som gäller

någons privatliv eller en motsvarande omständighet som enligt någon

annan lag skall vara sekretessbelagd, om uppgiften behövs

1) för att en enskild eller någon annan myndighet skall kunna

uppfylla en i lag föreskriven upplysningsplikt, eller

2) för att en ersättning eller något annat yrkande som skall handhas

av den myndighet som lämnar ut uppgiften skall kunna

genomföras.

En myndighet får lämna ut uppgifter ur en sekretessbelagd handling

för handräckning som myndigheten lämnar samt för något annat

uppdrag som myndigheten givit eller någon uppgift som i övrigt

handhas för myndighetens räkning om detta är nödvändigt för att

uppdraget eller uppgiften skall kunna skötas. Sekretessbelagda uppgifter

kan dock lämnas ut för skötseln av dessa uppdrag eller uppgifter

även när det uppenbarligen inte är ändamålsenligt att stryka de

sekretessbelagda uppgifterna på grund av deras stora antal eller någon

annan jämförbar orsak. Myndigheten skall på förhand försäkra

58


sig om att uppgifterna kommer att hemlighållas och skyddas på behörigt

sätt.

27 §

Utlämnande av uppgifter ur en handling

som överförts till ett arkiv

Uppgifter ur en sekretessbelagd myndighetshandling som har överförts

till ett arkiv i den ordning som föreskrivs i arkivlagen får lämnas

ut för forskning eller något annat godtagbart ändamål, om inte den

myndighet som har överfört handlingen har bestämt något annat.

Prövningen av om uppgifter skall utlämnas skall utgå från att den

vetenskapliga forskningens frihet tryggas.

Den som erhållit en handling skall ge en skriftlig förbindelse om

att han eller hon inte kommer att använda handlingen för att skada

eller skymfa den som handlingen gäller eller hans eller hennes närstående

eller för att kränka andra intressen som sekretessplikten är

avsedd att skydda.

28 §

Tillstånd av en myndighet att ta del av

en sekretessbelagd handling

Om inte något annat föreskrivs genom lag, kan en myndighet i enskilda

fall bevilja tillstånd att ta del av en sekretessbelagd handling för

vetenskaplig forskning eller statistikföring eller för ett sådant planerings-

eller utredningsarbete som en myndighet utför, om det är

uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda

inte kränks om uppgifter lämnas ut. Prövningen av om tillstånd skall

beviljas skall utgå från att den vetenskapliga forskningens frihet tryggas.

Om uppgifter har lämnats ut till en myndighet med samtycke av

den vars intressen sekretessplikten är avsedd att skydda, får tillstånd

inte beviljas i strid med de villkor för användning och utlämnande

som uppställts i samtycket. Om tillstånd behövs för handlingar som

finns hos flera myndigheter som är underställda samma ministerium,

fattar ministeriet beslut om beviljande av tillstånd efter att vid behov

ha hört myndigheterna.

Ett tillstånd som avses i 1 mom. kan beviljas för viss tid och till

detta skall fogas föreskrifter som behövs för att skydda allmänna och

enskilda intressen. Ett tillstånd kan återkallas när skäl därtill prövas

föreligga.

59


29 §

Utlämnande av sekretessbelagda uppgifter

till en annan myndighet

En myndighet kan till en annan myndighet lämna ut uppgifter ur

sekretessbelagda handlingar, om

1) i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut

eller att få uppgifter,

2) sekretessplikt har föreskrivits till skydd för någons intressen och denne

samtycker till att uppgifter lämnas ut,

3) handlingen behövs vid behandlingen av ett förhandsbesked, ett för

handsavgörande, sökande av ändring i ett myndighetsbeslut, en kla

gan med anledning av en åtgärd, ett underställt ärende eller av besvär

som anförts hos ett internationellt lagskipnings- eller undersökningsorgan,

eller

4) uppgiften behövs för att ett enskilt övervaknings- eller tillsynsuppdrag

som är riktat mot en myndighet skall kunna utföras.

En myndighet kan till en annan myndighet lämna ut sådan adresseller

annan kontaktinformation som enligt 24 § 1 mom. 31 punkten

är sekretessbelagd.

En myndighet kan för en annan myndighet öppna en teknisk

anslutning till sådana uppgifter i sitt personregister som den andra

myndigheten enligt en i lag särskilt bestämd skyldighet skall beakta

när den fattar beslut. Om personuppgifterna är sekretessbelagda, får

uppgifter sökas med hjälp av en teknisk anslutning endast i fråga om

sådana personer som har samtyckt till detta, om inte något annat

uttryckligen föreskrivs särskilt om utlämnande av en sekretessbelagd

uppgift.

30 §

Rätt att lämna ut sekretessbelagda uppgifter

till utländska myndigheter och internationella organ

Utöver vad som särskilt bestäms i lag kan en myndighet lämna ut

uppgifter ur en sekretessbelagd handling till en utländsk myndighet

eller ett internationellt organ, om samarbetet mellan den utländska

och den finska myndigheten regleras i en för Finland bindande internationell

överenskommelse eller föreskrivs i en rättsakt som är

bindande för Finland och om uppgifter ur handlingen enligt denna

lag kan lämnas ut till den finska myndighet som bedriver samarbetet.

60


31 §

Upphörande av sekretess i fråga om en myndighetshandling

En myndighetshandling får inte hållas hemlig, när den sekretesstid

som föreskrivs i lag eller med stöd av en lag har förflutit eller när den

myndighet som förordnat om sekretess återkallar sitt förordnande.

En myndighetshandling är sekretessbelagd i 25 år, om inte något

annat föreskrivs eller förordnas. För en handling som är sekretessbelagd

för skyddande av privatlivet enligt 24 § 1 mom. 24–32 punkten

eller en motsvarande handling som är sekretessbelagd enligt någon

annan lag eller som sekretessbelagts med stöd av någon annan lag

gäller sekretess i 50 år räknat från det att den person som handlingen

gäller avled eller, om uppgift om detta inte föreligger, i 100 år.

Om det är uppenbart att en handling, när den vid utgången av

sekretesstiden enligt denna paragraf blir offentlig, kommer att medföra

betydande olägenhet för de intressen till vilkas skydd sekretess har

föreskrivits, kan statsrådet förlänga sekretesstiden med högst 30 år.

Sekretesstiden för en handling som har upprättats av en myndighet

räknas från den dag handlingen är daterad eller, om den inte har

daterats, från den dag den blev färdig. Sekretesstiden för en handling

som en enskild har lämnat in till en myndighet räknas från den dag

myndigheten fick handlingen.

32 §

Undantag i fråga om tystnadsplikt

och upphörande av tystnadsplikt

Vad som i detta kapitel bestäms om sekretessbelagda handlingar och

om upphörande av sekretess gäller i tillämpliga delar även en uppgift

för vilken tystnadsplikt gäller.

8 kap

Särskilda bestämmelser

33 §

Ändringssökande

Ändring i ett myndighetsbeslut som avses i denna lag får sökas genom

besvär så som bestäms i förvaltningsprocesslagen (586/1996), om inte något

annat följer av 2 mom. Beslut av någon annan myndighet än en sådan

som avses i 7 § förvaltningsprocesslagen får överklagas hos högsta förvaltningsdomstolen.

Besvär över ett beslut som har fattats av en myndighet

61


med lokal eller regional behörighet eller av en inrättning, en sammanslutning,

en stiftelse eller en enskild person som enligt 4 § 1 mom. 8 punkten

och 4 § 2 mom. sköter ett offentligt uppdrag anförs dock hos den behöriga

förvaltningsdomstol som avses i 12 § förvaltningsprocesslagen.

Om en part ber om att få uppgifter ur en handling i anslutning till en

anhängig rättegång, får domstolens avgörande med anledning av begäran

överklagas i samma ordning som ändring söks i det ärende begäran ansluter

sig till. Angående rätten att söka ändring gäller dessutom vad som bestäms

i lagen om offentlighet vid rättegång.

34 §

Avgifter

I enlighet med vad som föreskrivs särskilt får avgift uppbäras för utlämnande

av en kopia av en handling och för utlämnande av en handling i

form av en utskrift eller med hjälp av teknisk anslutning eller annars i

elektronisk form eller på något därmed jämförbart sätt eller i form av

informationstjänst hos en myndighet. I övrigt är utlämnande av en uppgift

med stöd av denna lag avgiftsfritt.

35 §

Straffbestämmelser

Till straff för brott mot skyldigheten att iaktta handlingssekretess enligt 22 §

och mot tystnadsplikt samt förbudet att utnyttja uppgifter enligt 23 § döms

enligt 40 kap. 5 § strafflagen, om gärningen inte är straffbar enligt 38 kap. 1

eller 2 § strafflagen eller om strängare straff för gärningen inte föreskrivs

någon annanstans i lag.

Som brott mot tystnadsplikten enligt 1 mom. betraktas även en överträdelse

av den förbindelse som avses i 27 § samt en föreskrift som avses i 28 §

2 mom.

36 §

Utfärdande av förordning

Närmare bestämmelser om verkställigheten av denna lag utfärdas genom

förordning.

Genom förordning föreskrivs särskilt om upphävande av sekretessbestämmelser

som utfärdats genom förordning.

62


37 §

Ikraftträdande

Denna lag träder i kraft den 1 december 1999.

Bestämmelserna i 14 § 4 mom. om de tider inom vilken uppgifter ur en

offentlig handling senast skall lämnas ut tillämpas dock först från och med

den 1 januari 2003. Fram till dess skall ett ärende som avses i 14 § behandlas

utan dröjsmål och uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut så snabbt

som möjligt med iakttagande av en tidsfrist på en månad i stället för de två

veckor som föreskrivs i 14 § 4 mom. och på två månader i stället för en

månad.

Genom denna lag upphävs lagen den 9 februari 1951 om allmänna handlingars

offentlighet (83/1951) jämte ändringar. Den lag som upphävs tillämpas

dock så länge riksdagsordningen är i kraft på riksdagens handlingar

på det sätt som bestäms i 28 § i den lag som upphävs. Om upphävande av

sekretessbestämmelser som ingår i andra lagar föreskrivs särskilt.

De sekretessbestämmelser som utfärdats med stöd av lagen om allmänna

handlingars offentlighet förblir i kraft.

Uppgifter som med samtycke av den som saken gäller har insamlats innan

lagen träder i kraft får användas och lämnas ut för vetenskaplig forskning

utan hinder av 28 §, om det är uppenbart att det inte väsentligen

strider mot de syften för vilka uppgifterna har givits, att uppgifterna används

och lämnas ut på detta sätt.

38 §

(30.6.2000/636)

Övergångsbestämmelse

De förteckningar och beskrivningar som avses i 18 § 1 mom. 1 och 2

punkten skall uppgöras inom ett år efter lagens ikraftträdande. Datasystem

som har tagits i bruk före lagens ikraftträdande skall skyddas och de åtgärder

som krävs för att säkerställa skydd, integritet och kvalitet för uppgifterna

i dem skall vidtas i enlighet med denna lag inom fem år efter lagens

ikraftträdande.

RP 30/1998, FvUB 31/1998, RSv 303/1998 Ikraftträdelsestadganden:

30.6.2000/636: Denna lag träder i kraft den 1 augusti 2000.

RP 36/2000, FvUB 12/2000, RSv 82/2000

30.11.2001/1151: Denna lag träder i kraft den 1 februari 2002.

RP 71/2001, FvUB 14/2001, RSv 99/2001

63


N:o 380/2002

STATSRÅDETS FÖRORDNING

om ändring av förordningen om offentlighet och

god informationshantering i myndigheternas verksamhet

Given i Helsingfors den 23 maj 2002

I enlighet med statsrådets beslut, fattat på föredragning från justitieministeriet,

ändras i förordningen den 12 november 1999 om offentlighet

och god informationshantering i myndigheternas verksamhet

(1030/1999) 10 § samt fogas till förordningen ett nytt 2 a

kap. som följer:

2 a kap.

Statsförvaltningens kommunikation

8 a §

Syftet med statsförvaltningsmyndigheternas

kommunikation

Den information, publikationsverksamhet och kommunikation av

annat slag som de statliga förvaltningsmyndigheterna och övriga statliga

ämbetsverk och inrättningar samt domstolarna och övriga lagskipningsorgan

svarar för (statsförvaltningsmyndighet) syftar till öppenhet

samt till att sammanställa och sprida sådan information som

skapar förutsättningar för enskilda människor och sammanslutningar

att bilda sig en så sanningsenlig bild av myndigheternas verksamhet

som möjligt, att påverka allmänt betydelsefulla ärenden som

är under beredning hos förvaltningsmyndigheterna samt att bevaka

sina intressen och rättigheter.

Statsförvaltningsmyndigheternas kommunikation skall planeras och

genomföras med beaktande av kommunikationens betydelse vid

en effektiv skötsel av myndigheternas lagstadgade uppgifter samt

vid samarbetet mellan myndigheterna och medborgar- och intresseorganisationerna.

64


8 b §

Planeringen av kommunikationen

Varje statsförvaltningsmyndighet skall med beaktande av de uppgifter

som ålagts den och de utredningar som avses i 1 § bedöma och

planera åtgärder för att fullgöra de förpliktelser som avses i 19 och

20 § lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (kommunikationsplan).

När kommunikationsplanen utarbetas skall särskild vikt läggas vid hur

1) man kan trygga enskilda människors och sammanslutningars

möjligheter att få information om allmänt betydelsefulla ärenden

som är anhängiga samt att framföra sina åsikter om dem

under de olika beredningsskedena,

2) den allmänna rådgivningen i anslutning till de tjänster som myndigheten

tillhandahåller och de ärenden som den handlägger

kan genomföras så att rådgivningen i så stor utsträckning som

möjligt når dem som är berättigade till tjänsterna och andra

informationsbehövande,

3) den svenskspråkiga befolkningens tillgång till information i ärenden

som gäller individens liv, hälsa och säkerhet tillgodoses

samt dess rättigheter förverkligas,

4) man tillgodoser olika befolkningsgruppers, medborgarorganisationers,

sammanslutningars och massmediers särskilda behov

av information om myndigheternas verksamhet,

5) kommunikationen kan genomföras i samarbete med andra myndigheter

och enskilda sammanslutningar,

6) uppföljningen av kommunikationen ordnas.

Kommunikationsplanen skall ses över tillräckligt ofta.

8 c §

Sättet att ordna kommunikationen

Myndigheten skall se till att det finns förutsättningar för kommunikation

som syftar till öppenhet i myndighetens verksamhet. I detta

syfte skall myndigheten särskilt sörja för att

1) de som sköter informationen i ett tillräckligt tidigt skede

får tillgång till information om ärenden som blir anhängiga

och ärenden som skall avgöras samt om andra ärenden

som förutsätter kommunikation,

2) samarbetet mellan dem som sköter kommunikationsuppgifter

är ordnat på lämpligt sätt,

65


3) de tjänstemän som sköter föredragnings- och beredningsuppgifter

har fått nödvändig utbildning och anvisningar för att

delta i planeringenoch genomförandet av kommunikationen.

10 §

Övergångsbestämmelser

I 5 § avsedda dokumentförteckningar och i 8 § avsedda beskrivningar

av datasystem skall göras upp senast den 30 november 2000, de utredningar

som avses i 1 § senast den 30 november 2001 samt den

kommunikationsplan som avses i 8 b § senast den 31 maj 2003. Datasystem

som har tagits i bruk före den 1 december 1999 och datasäkerhetsarrangemang

och anvisningar som gäller dem skall senast den

30 november 2004 ses över så att de stämmer överens med denna

förordning.

Denna förordning träder i kraft den 1 juni 2002.

Åtgärder som verkställigheten av förordningen förutsätter får vidtas

innan förordningen träder i kraft.

Helsingfors den 23 maj 2002

Johannes Koskinen

Justitieminister

Anna-Riitta Wallin

Lagstiftningsråd

66


Kontaktuppgifter:

Statsrådets kansli

Statsrådets informationsenhet

PB 23

00023 Statsrådet

tfn. (09) 160 01

fax (09) 1602 2165

www.vnk.fi

More magazines by this user
Similar magazines