Migrationsverkets arbete med ökad flexibilitet

More documents

Recommendations

Info

är att med samordning, samarbete och rätt prioriteringar skapa utrymme i mottagningssystemet. Det handlar om ett brett spektrum av insatser rörande bland annat ombokningssystem, arbetstid, kompetensförstärkning, styrning av ärendeflödet och fördelning av boendeplatser. Andra punkter rör kontanthantering, utredningssamtal, kostnadstäckning, särskilda bidrag, segmentering av asylprövning, tillståndprövning och återvändandearbete, samordning i återvändandet, expertstöd, hantering av vissa Dublinärenden, id-frågor, behörigheter, videoutredning, arbetsrätt, rekrytering, bemanningsföretag, arbetsmiljö, besiktning, inställda utredningar, beslutsklara ärenden, etablering i kommun, avgiftsregistreringar, nyckeltal, avarbetning, inventering av kompetens med mera. Handlingsplanen innehåller åtgärder både på kort och lång sikt. Några av de åtgärder som är av betydelse för flexibiliteten på längre sikt redovisas närmare i de följande avsnitten där en övergripande genomgång görs av det arbete som verket bedriver för att öka flexibiliteten 4. Strategiska perspektiv För att utveckla en ökad flexibilitet tittar verket på aspekter som tar sikte på styrning och utförande av arbetet samt rumsliga och tidsmässiga aspekter. 4.1 Styrning och utförande 4.1.1 Helhetssyn på uppdraget Migrationsverket arbetar målmedvetet för att utveckla styrningen i riktning mot ökad helhetssyn och ett större samarbete mellan de olika verksamhetsområdena. Den ambitionen visar sig bland annat i Migrationsverkets verksamhetsplan som bygger på en systemsyn där det betonas att varje område har ett gemensamt ansvar för systemet som helhet. Insikten om att alla delar av myndigheten måste samverka kring migranterna och deras behov löper som en röd tråd i arbetet med att utveckla planeringen och styrningen av verksamheten. Utgångspunkten är utvecklingen av de olika processerna ska främja effektiviteten i systemet som helhet. 4.1.2 Central styrning av flödet Det är viktigt att avvikelser i ärendeflödet snabbt upptäcks så att åtgärder kan sättas in när det uppstår flaskhalsar eller hinder i processen. Här utgör verkets arbete med lean ett viktigt stöd. En av grundtankarna är att skapa kontinuitet och ett jämnt flöde i processerna så att till exempel ärenden inte läggs på hög utan kan avgöras i en jämn takt, vilket främjar effektiviteten och kvaliteten. Alla enheter och team i organisationen har ett starkt fokus på att följa de flöden som de själva ingår. Uppföljningen av arbetsläget sker tätt, ofta på daglig basis. Det finns därför goda förutsättningar att direkt upptäcka avvikelser och signalera uppåt i organisationen om det behövs 5 (15)
motåtgärder, till exempel omfördelning av ärenden. Även verkets operativa ledningsgrupp har en rutin som innebär att det sker en tät uppföljning av relevanta nyckeltal. För att undvika toppar och överbelastning i enskilda delar måste det även finnas ett bra system för utjämning och fördelning av resurser inom och mellan olika verksamhetsområden. Som svar på det omedelbara behov av ökad samordning som den kraftiga uppgången av antalet asylsökande har skapat, har verket som nämnts ovan inrättat en operativ samordningsgrupp där verksamhetscheferna ingår. Om den samordningsformen fungerar bra överväger verket att skapa en permanent funktion med uppgift att styra det operativa flödet för att åstadkomma ett effektivt kapacitetsutnyttjande inom myndigheten som helhet. Med en sådan operativ central samordning skulle överblicken och förmågan att flexibelt dirigera resurser dit de bäst behövs öka. På samma sätt behövs samordning på lägre nivåer i organisationen. En av de 41 punkterna i handlingsplanen handlar till exempel om att förstärka koordinationen i den initiala delen av asylprocessen genom att formalisera mandat för en central processledare som kan samordna arbetet och styra resurser utifrån behov och kapacitet. Det är ett exempel på hur myndigheten vill utveckla styrningen för att med flexibilitet åstadkomma jämnhet och kontinuitet i processerna. 4.1.3 Utvecklad omvärldsbevakning En förutsättning för att verket vid behov ska kunna styra om resurser på ett effektivt sätt är att det finns en väl fungerande bevakning och analys av det som sker i omvärlden. Med en fortlöpande omvärldsanalys och täta bedömningar om utvecklingen av migrationsmönster, verksamhet och ekonomi på kort och lång sikt ökar förmågan att planera dynamiskt och anpassa verksamheten till skiftande behov. Med hjälp av ett mer strukturerat arbete med omvärldsanalysen kan verket ta fram sannolika scenarier för utvecklingen av migrationen. För att sedan göra beräkningar om vad de olika scenarierna innebär för Migrationsverket och övriga inblandade aktörer har verket tagit fram en simuleringsmodell, en virtuell asylprocess. Simuleringsverktyget gör effekterna i hela processen tydligare. Verktyget är även kopplat till ekonomi, vilket gör det möjligt att jämföra vilka kostnadskonsekvenser olika scenarier får. För att ge ännu bättre förutsättningar för en dynamisk operativ planering bereds för närvarande hur en utvecklad modell för omvärldsanalys skulle kunna se ut. 4.1.4 Bättre beredskap I syfte att ytterligare stärka förmågan att hantera situationer som kan leda till ökad stress i systemet har verket inlett ett samarbete med Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Syftet är att utveckla planeringen så att det bland annat är klart när, var och hur olika processer ska startas vid olika stressnivåer. Det kan till exempel röra sig om en stor ökning av antalet asylsökande. Situationer som är av det slaget ställer inte bara krav på Migrationsverkets interna processer utan berör också samarbetet med övriga berörda aktörer. 6 (15)
Page 1 and 2: Migrationsverkets arbete med ökad
Page 3 and 4: Sammanfattning Migrationsverket bed
Page 5: 2.2 Aspekter av kvalitativ flexibil
Page 9 and 10: utformningen av anställningsavtal
Page 11 and 12: handläggningen. Det standardiserad
Page 13 and 14: 4.3.5 Ökad kapacitet på ansöknin
Page 15: 14 (15) 112-2011-35928

Migrationsverkets arbete med ökad flexibilitet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?