Miljöledning i offentliga fastigheter - Webbutik
Miljöledning i offentliga fastigheter - Webbutik
Miljöledning i offentliga fastigheter - Webbutik
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig<br />
<strong>Miljöledning</strong> i<br />
<strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
TRE GODA EXEMPEL
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
© Svenska Kommunförbundet 1999<br />
Adress: 118 82 Stockholm. Tfn 08-772 41 00<br />
Epost: fastighet@svekom.se<br />
Webbplats: www.svekom.se<br />
ISBN: 91-7099-848-5<br />
Tryckeri: Katarina Tryck AB, Stockholm<br />
Text: Sara Bergman & Niki Sporrong<br />
Redigering och form: Björn Hårdstedt & Ulla Meier<br />
Omslagsbild: Michael Schneider<br />
Distribution: Kommentus Förlag, tfn 08-709 59 90
Förord<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Många <strong>offentliga</strong> fastighetsföretag har inlett ett arbete som syftar<br />
till att minska verksamhetens miljöpåverkan. I denna strävan krävs<br />
att arbetet styrs, organiseras och genomförs på ett sätt som säkerställer<br />
att man når de mål som satts upp.<br />
Denna skrift lyfter fram hur <strong>offentliga</strong> fastighetsföretag kan arbeta<br />
med strategisk miljöledning, miljöledningssystem och därmed<br />
förenliga handlingar och arbetssätt. Syftet är att stimulera till ett<br />
aktivt och långsiktigt miljöarbete och förse fastighetsorganisationerna<br />
med ett hjälpmedel som stöd i uppbyggnaden av ett eget<br />
system för miljöledning.<br />
I skriften ges råd, checklistor och förslag till arbetsmetodik.<br />
Dessutom redovisas några goda exempel på hur man i praktiken<br />
kan arbeta med miljöstyrningen.<br />
Skriften har initierats och finansierats av samverkansgruppen<br />
Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor, U.F.O.S. I<br />
samverkan deltar Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet,<br />
Statens Fastighetsverk, Svenska Kyrkans Församlings och<br />
Pastoratsförbund, Fortifikationsverket, Försvarsmakten samt<br />
Byggforskningsrådet.<br />
För innehållet i skriften svarar Sara Bergman Kemi & Miljö AB i<br />
samverkan med Niki Sporrong, Ord & Vetande AB. Till sin hjälp<br />
har de haft en styrgrupp bestående av JanHenrik Marinder,<br />
St TunaTorsångs kyrkliga samfällighet; Johnny Niskanen, Landstings<strong>fastigheter</strong><br />
Sörmland; Ingemar Bengtsson, Falkenbergs bostads<br />
AB; Bo Strömbeck, Region<strong>fastigheter</strong>; Jari Lalla, Statens Fastighetsverk<br />
och Anders Runström, Fortifikationsverket. Svenska<br />
Kommunförbundet har varit projektansvarigt kansli genom Anna<br />
Carin Grandin, Jenny Persson och Ted Lindqvist.<br />
Stockholm i augusti 1999
Innehållsförteckning<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Förord ...............................................................................................3<br />
Sammanfattning .............................................................................5<br />
Framgångsfaktorer och fallgropar ................................................8<br />
Miljöanpassa fastighetsföretagandet ........................................ 12<br />
Flera vägar till strukturerat miljöarbete .................................... 20<br />
Huvudmomenten i miljöledningssystem .................................. 25<br />
Införandet av miljöledningssystem ............................................ 34<br />
Tre goda exempel ......................................................................... 41<br />
Fastighetskontoret i Kalmar är miljöcertifierat ........................ 41<br />
Miljöpolicy för fastighetskontoret i Kalmar kommun ............. 45<br />
Kalmars metod för bedömning av miljöaspekter .................... 47<br />
Fortifikationsverket satsar på ISO 14001 utan certifiering ... 50<br />
Fortifikationsverkets miljöpolicy ................................................ 57<br />
ABB – miljöcertifierat fastighetsföretande i privat regi .......... 60<br />
Miljöpolicy för ABB Facilities Management .............................. 68<br />
ABB Facilities Management: Kartläggning av miljöaspekter . 68<br />
Litteraturförteckning .................................................................... 70<br />
Bilagor<br />
1. Exempel på förteckning över miljöaspekter .................................72<br />
2. Förslag till utvärderingsmodell ......................................................74
Sammanfattning<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Fastighetsföretagandet påverkar miljön på många olika sätt. Energianvändningen<br />
är kanske det område som resulterar i störst<br />
påverkan. Men valet och hanteringen av byggmaterial, samt kemikalieanvändningen<br />
(t ex köldmedier i kylanläggningar) har också<br />
stor betydelse. Många fastighetsföretag är dessutom stora beställare,<br />
inte bara av material utan av hela hus. Som beställare har de<br />
ett stort ansvar för slutprodukten och bör ställa miljörelaterade<br />
krav på alla underleverantörer.<br />
På senare år har allt fler fastighetsföretag valt att miljöanpassa<br />
verksamheten. Målet är naturligtvis att minska miljöpåverkan i<br />
alla led: att bygga, förvalta, riva och demontera på ett mer miljöanpassat<br />
sätt. Miljöarbetet kan också vara ett sätt att höja sin<br />
konkurrenskraft och att tillgodose kundernas önskemål och krav.<br />
Ett systematiskt miljöarbete kan dessutom leda till ekonomiska<br />
besparingar.<br />
Det finns olika sätt att organisera sitt miljöarbete. Ett bra sätt att<br />
strukturera arbetet och se till att man når de uppsatta målen är att<br />
använda sig av miljöledningssystem, vare sig det är något av de<br />
standardiserade systemen, ISO 14001 och EMAS, eller ett annat<br />
system. Man kan mycket väl skapa ett eget miljöledningssystem<br />
baserat på grundkraven i de etablerade systemen. För fastighetsföretagare<br />
finns idag flera system som den egna branschen tagit<br />
fram. Den här skriften innehåller exempel från tre organisationer<br />
som arbetar med miljöledningssystem inom fastighetsföretagandet.<br />
De har alla valt att skapa ett system som kan certifieras enligt<br />
ISO 14001, men de har lagt upp arbetet på olika sätt.<br />
För att miljöledningssystemet ska ge bestående och långsiktiga<br />
resultat måste ledningen vara engagerad och stödja<br />
arbetet. Det är ledningen som ytterst ansvarar för att miljöledningssystemet<br />
fungerar och att målen uppnås. Med<br />
fullt stöd från ledningen kan man fatta snabba beslut,<br />
och arbetet blir mer effektivt. Om ledningen<br />
inte är genuint intresserad är risken stor att miljöarbetet<br />
tappar styrfarten. Även mellanchefernas stöd är förstås<br />
betydelsefullt, eftersom de ofta har ekonomiskt ansvar.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
När ett miljöledningssystem införs tillsätts ofta en projektledare<br />
och eventuellt en projektgrupp. Både under uppbyggnadsskedet<br />
och när systemet är klart och ska tas i drift är det angeläget att miljöarbetet<br />
samordnas med den ordinarie verksamhetsstyrningen.<br />
Miljöarbetet ingår i linjeansvaret och därför bör man undvika att<br />
skapa en separat organisation som arbetar med miljöfrågor. Men<br />
inom större organisationer och organisationer som har betydande<br />
miljöpåverkan kan man behöva tillsätta både miljöchef med stab<br />
och lokala miljösamordnare. Deras roll blir att tillsammans med<br />
ledningen sätta upp mål, skapa rutiner och följa upp arbetet. De<br />
ska också ge service till verksamhetens olika delar i form av utredningar,<br />
utbildning, med mera.<br />
Det är viktigt att alla i organisationen känner sig delaktiga i miljöarbetet.<br />
Personalen bör involveras i arbetet och måste fortlöpande<br />
få veta vad som händer för att ett engagemang ska uppstå<br />
och bibehållas. Kommunikation är centralt, och många väljer att<br />
utnyttja alla tillgängliga informationskanaler för att nå medarbetarna.<br />
Ett miljöarbete som involverar alla kan skapa broar mellan<br />
avdelningar som sällan har med varandra att göra och överbrygga<br />
gamla samarbetsproblem inom organisationen. Miljöarbetet blir ett<br />
gemensamt mål för hela verksamheten.<br />
Vilket system man än väljer att arbeta med finns det ett antal<br />
”steg” man bör gå igenom. För att få en tydlig bild av nuläget<br />
att utgå ifrån när man formulerar sina mål bör man göra en miljöutredning.<br />
Det är viktigt att betrakta verksamheten ur ett helhetsperspektiv.<br />
Det sista och kanske viktigaste momentet under<br />
miljöutredningen är den så kallade värderingen, prioriteringen av<br />
vilka frågor man ska arbeta med. Det gäller att välja ut några för<br />
verksamheten viktiga områden, och undvika att arbeta med alla<br />
faktorer som påverkar miljön på en gång.<br />
Miljöutredningen ger förhoppningsvis en god grund för beslut om<br />
miljöpolicy, mål och handlingsplaner – som är centrala delar i alla<br />
miljöledningssystem. Miljöpolicyn är ett övergripande dokument<br />
som anger riktningen för hela miljöarbetet. En del organisationer<br />
har redan en miljöpolicy eller väljer att skriva miljöpolicyn först,<br />
för att sedan justera den efter miljöutredningen. Policyn bör spegla<br />
de prioriteringar som man har valt att göra.<br />
Utifrån miljöpolicyn sätter man sedan upp övergripande och detaljerade<br />
mål för miljöarbetet. Man bör inte sätta upp för många mål.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Det är bättre med färre mål som uppfylls, än många mål som man<br />
sedan inte klarar av att uppnå. Ett mål bör vara utmanande, men<br />
realistiskt! För att uppnå målen kommer man överens om handlingsplaner.<br />
Handlingsplanerna bör ange vem som är ansvarig,<br />
vad som ska göras för att målet ska uppnås och när det ska ske.<br />
Ett miljöledningssystem måste också inkludera rutiner för uppföljning<br />
och utvärdering. Det innebär kanske att man måste skapa<br />
rutiner för att regelbundet mäta vissa parametrar, som till exempel<br />
energianvändning och avfallsmängder.<br />
Användningen av miljöledningssystem ger inte bara struktur, utan<br />
kan också leda till direkta besparingar, till exempel genom effektivare<br />
resurshushållning och minskning av avfallsmängder. Andra<br />
positiva effekter är ökad konkurrenskraft, effektivare arbetsrutiner<br />
för till exempel upphandling och<br />
ett ökat engagemang bland medarbetarna. Miljöarbetet<br />
kan även leda till en ny känsla av samhörighet – en<br />
”vikänsla” – inom organisationen. Samtidigt<br />
ska man komma ihåg att miljöarbetet ofta blir<br />
ytterligare en uppgift som ska genomföras<br />
inom ramen för de ordinarie arbetsuppgifterna<br />
och att införandet innebär en ansträngning<br />
för hela organisationen.<br />
– Med den här nya<br />
känslan av samhörighet<br />
tycker jag att vi<br />
släcker lyset och spar<br />
på elen.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Framgångsfaktorer och fallgropar<br />
Framgångsfaktorer<br />
Ledningen måste stå bakom miljöarbetet<br />
En aktiv ledning och aktiva chefer är en förutsättning för ett<br />
lyckat miljöarbete. Genom engagerade handlingar och beslut<br />
visar ledningen vägen för hela organisationen. Införandet av ett<br />
miljöledningssystem måste vara ett väl underbyggt och förankrat<br />
beslut. Ledningen ska ha en verklig vilja att uppnå resultat och<br />
fungera som en drivkraft i arbetet.<br />
Projektledarens kompetens och mandat<br />
Valet av projektledare för att införa miljöledningssystemet är<br />
betydelsefullt. Projektledaren ska leda arbetet framåt och klara<br />
av att uppmuntra till förändrade beteenden och attityder. Det är<br />
viktigt att personen har erfarenhet av att driva en förändringsprocess.<br />
Projektledaren måste också ha ett tydligt mandat från<br />
ledningen, ledningens förtroende och förmågan att förankra miljöarbetet<br />
på alla nivåer inom organisationen. Den utsedda projektledaren<br />
och en eventuell projektgrupp måste få tid och resurser till<br />
sitt förfogande.<br />
Integrering ger många fördelar<br />
En integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamhetsstyrningen<br />
ger många fördelar. För verksamhetsplanering och<br />
budgetprocess finns redan rutiner och etablerade arbetssätt, och<br />
om man integrerar miljöfrågorna med befintliga styrsystem spar<br />
man både tid och arbete. Dessutom blir uppföljningen av miljöarbetet<br />
en naturlig del av organisationens övriga uppföljning.
Skapa delaktighet<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Att bygga upp och införa miljöledningssystem tar tid. För att förankra<br />
och upprätthålla takten i arbetet är det viktigt att kontinuerligt<br />
informera medarbetarna om hur arbetet fortlöper och vilka<br />
resultat man har uppnått. Använd befintliga kanaler som möten,<br />
anslagstavlor och personaltidning, samt alla andra sätt du kan<br />
komma på.<br />
Men informationen får inte bara flöda ”uppifrån och ned”. I de<br />
flesta fall har medarbetarna goda idéer på miljöförbättrande åtgärder.<br />
De bör tas till vara och kan till exempel ligga till grund för<br />
handlingsplaner.<br />
Bra utbildning skapar engagemang och förståelse<br />
Ett miljöledningssystem blir bra först när medarbetarna känner ett<br />
engagemang för arbetet och förstår syftet med det. Alla medarbetare<br />
bör därför genomgå en grundläggande miljöutbildning som är<br />
anpassad efter den egna verksamheten.<br />
Utbilda nyckelpersoner<br />
De betydande miljöaspekterna som framkommit vid miljöutredningen<br />
ger information om vilka funktioner som behöver utbildning<br />
och i vilka frågor. Fastighetstekniker, inköpsansvariga och<br />
vaktmästare är exempel på nyckelpersoner som bör få fördjupad<br />
utbildning inom sitt område.<br />
Glöm inte symbolhandlingarna!<br />
Självklart ska arbetet fokuseras på de viktiga miljöfrågorna, men<br />
symbolhandlingar är också viktiga för att göra miljöarbetet trovärdigt.<br />
Plastmuggar i fikarummet ger fel signaler till besökare och<br />
medarbetare. Att arbeta med mindre frågor kan också vara ett sätt<br />
att göra alla medarbetare delaktiga i miljöarbetet.<br />
Hämta erfarenheter utifrån<br />
Att bygga nätverk och byta erfarenheter med andra bör vara en<br />
viktig komponent i arbetet med miljöledningssystem. De frågor<br />
som din organisation brottas med är med stor sannolikhet på dagordningen<br />
inom andra organisationer också. Även helt olika verksamheter<br />
kan ha nytta av att samverka. Uppfinn inte hjulet på nytt!
– Radioaktivt avfall,<br />
surt nedfall eller<br />
utdöda laxbestånd.<br />
Vad är mest ISO?!<br />
Fallgropar<br />
En process – inte ett projekt<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Införandet av ett miljöledningssystem är inte ett projekt, utan<br />
sätter igång en förändringsprocess i hela organisationen. Det<br />
handlar om att hitta nya arbetsrutiner, men också om en attitydförändring<br />
hos medarbetarna. Den här sortens förändringar tar<br />
tid, och måste få göra det. Om man börjar med att skapa förhoppningar<br />
om snabba förändringar och resultat kan många som har<br />
engagerat sig bli besvikna, och i värsta fall kan arbetet avstanna.<br />
Ha tålamod – det tar tid att förändra. Man får inte ha bråttom.<br />
Varje människa måste hitta ”sig” i förändringen.<br />
Miljöutredningen blir för omfattade<br />
Många ägnar sig i miljöutredningen åt långa, generella beskrivningar<br />
av det miljöarbete som har gjorts och görs inom<br />
organisationen. Den här typen av beskrivningar ska inte ingå i en<br />
miljöutredning. Miljöutredningen ska ge en nulägesbeskrivning<br />
av hur den egna verksamheten påverkar miljön och vilka miljöledningsrutiner<br />
som finns.<br />
Tänk också på att avgränsa miljöutredningen! Syftet med den är att<br />
få fram de viktigaste miljöfrågorna i den egna organisationen – inte<br />
att analysera allt in i minsta detalj.<br />
Byråkratisk dokumentation<br />
Ett miljöledningssystem, särskilt om det ska kunna certifieras eller<br />
EMAS-godkännas, leder till dokumentation. Det finns en risk<br />
att dokumentationen blir betungande och alltför byråkratisk. Försök<br />
därför att skriva så enkla och tydliga dokument som möjligt.<br />
Anpassa dokumentationen till organisationens storlek och typ, och<br />
ta inte fram onödiga rutiner.<br />
Svårt att prioritera<br />
Många tycker att det är svårt att prioritera bland<br />
alla angelägna miljöfrågor som lyfts fram i miljöutredningen<br />
och i arbetet därefter. Allt blir<br />
viktigt. Men eftersom man sällan har resurser<br />
att åtgärda alla miljöfrågor på en gång, måste<br />
man prioritera. Det gäller att inse från början<br />
att miljöarbetet måste koncentreras<br />
10
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
kring de stora miljöfrågorna och de befintliga resurserna fördelas<br />
därefter. Lägg inte lika mycket energi på att välja miljöanpassade<br />
gem, som på att välja energisystem!<br />
För ambitiösa mål<br />
Det kan också vara svårt att formulera realistiska mål. Tänk på<br />
att organisationen själv bestämmer ambitionsnivån i miljöarbetet<br />
– utöver att klara lagstiftningens krav. Målen bör vara utmanande<br />
men realistiska!<br />
Integrera när tiden är mogen<br />
Det pratas mycket om att miljöarbetet måste integreras med resten<br />
av verksamheten för att det ska fungera, och själva sakfrågan måste<br />
mycket riktigt integreras i den vanliga verksamhetsplaneringen.<br />
Men många organisationer är inte mogna för en fullständig integrering<br />
av miljöfrågorna i den ordinarie verksamhetsstyrningen.<br />
Miljöfrågorna drunknar lätt i det ständiga flödet av uppgifter som<br />
ska lösas och arbetet kan dessutom bli svårt att mäta och följa upp.<br />
Var därför särskilt noga med att skapa tydliga rutiner för uppföljning<br />
och utvärdering om ni har valt att integrera miljöarbetet med<br />
andra styrsystem i verksamheten.<br />
Svårt att hålla liv i arbetet<br />
I många organisationer avtar ledningens engagemang med tiden.<br />
Det ”dagliga bruset” gör att miljöfrågorna hamnar längre ned på<br />
dagordningen. Miljöfrågorna är inte heller lika uppmärksammade<br />
idag som tidigare. Frågor kring arbetslöshet och sjukvård får mer<br />
utrymme i media, vilket kan påverka ledningens engagemang.<br />
Användningen av ett miljöledningssystem som ger struktur och<br />
kräver kontinuerlig uppföljning är en bra förutsättning för ett<br />
livskraftigt miljöarbete.<br />
11
Kapitel 1.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Miljöanpassa fastighetsföretagandet!<br />
Det här kapitlet handlar om de skäl och drivkrafter som kan<br />
finnas för att arbeta med miljöledningssystem inom fastighetsföretagandet.<br />
Man brukar skilja på inre, målstyrda drivkrafter och yttre, kravstyrda<br />
drivkrafter. Inom det <strong>offentliga</strong> fastighetsföretagandet<br />
spelar politiska beslut ofta en viktig roll. Den <strong>offentliga</strong> sektorn<br />
har också ställts inför många förändringar på senare år, till exempel<br />
krav på ett mer resultatinriktat tänkande och en större<br />
utsatthet för konkurrens.<br />
Särskilt viktiga frågor inom fastighetsföretagandet är energianvändningen,<br />
material och produktval samt hanteringen av restprodukter.<br />
Eftersom fastighetsföretag också är stora beställare har<br />
de ett stort ansvar för slutprodukten och för att miljörelaterade<br />
krav ställs vid upphandlingen.<br />
Utvecklingen inom bygg och förvaltningsbranschen går snabbt<br />
framåt. Ett av de områden som utvecklas just nu är arbetet med att<br />
miljöanpassa branschen. Många inkluderar även arbetsmiljö, hälsa<br />
och säkerhet i sitt miljöarbete. Det är viktiga frågor som har många<br />
beröringspunkter med den så kallade yttre miljön. Den här skriften<br />
behandlar dock bara miljöarbete inriktat på den yttre miljön.<br />
Fastighetsföretagandet påverkar den omgivande miljön på flera<br />
olika sätt. Energianvändningen ger bland annat utsläpp av koldioxid<br />
som bidrar till växthuseffekten, samt föroreningar som bidrar<br />
till försurning och övergödning av vatten och mark. Läckage av<br />
köldmedier från kylanläggningar kan leda till skador på ozonskiktet.<br />
Förbrukningen och hanteringen av byggmaterial och<br />
andra produkter får olika effekter beroende på vilka val man gör.<br />
Begränsad miljöpåverkan och återanvändning/återvinning bör<br />
styra valet.<br />
1
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Målet med ett miljöarbete är att minska miljöpåverkan i alla led:<br />
att projektera, bygga, förvalta, riva och demontera på ett mer<br />
miljöanpassat sätt. Det blir möjligt om man leder och organiserar<br />
miljöarbetet på ett målinriktat, systematiskt och strukturerat sätt.<br />
Ett bra sätt att utveckla ett fungerande miljöarbete är att använda<br />
sig av miljöledningssystem, antingen något av de standardiserade<br />
systemen, ISO 14001 och EMAS, eller ett annat system.<br />
Krav utifrån och en vilja att göra något<br />
Det kan finnas flera olika skäl till att man påbörjar ett miljöarbete.<br />
Det kan röra sig om en insikt som växer fram inom organisationen<br />
om att verkligheten och kraven på verksamheten förändras eller<br />
om krav utifrån kunder eller lagstiftning. Ibland är det en specifik<br />
händelse som en olycka eller ett ämne som uppmärksammas i<br />
media som sätter igång processen.<br />
Man brukar tala om drivkrafter i miljöarbetet. Drivkrafter är<br />
grunden för den personliga motivationen. De kan baseras på något<br />
vi vill uppnå – till exempel en vision om hur framtiden ska<br />
se ut – eller på krav utifrån. De drivkrafter som styrs av vad man<br />
vill, dvs av ens egna mål, kallas inre eller målstyrda drivkrafter. När<br />
krav utifrån – till exempel lagar, en verksamhetspolicy eller andra<br />
personers åsikter – styr talar vi om yttre eller kravstyrda drivkrafter.<br />
En inre drivkraft kan omfatta hela samhället eller vara inriktad på<br />
det egna jaget. Den kan också bestå av en kombination av de två.<br />
Målsättningen kan till exempel vara att trygga alla människors rätt<br />
till en god livsmiljö genom att förebygga och begränsa<br />
miljöförstöringen samt återställa<br />
skadad miljö. Samtidigt kan målet<br />
på en individuell nivå vara att värna<br />
om sin egen och sina barns hälsa. För<br />
många företag och verksamheter kan<br />
kundernas efterfrågan vara den viktigaste<br />
drivkraften, och inom den <strong>offentliga</strong><br />
förvaltningen spelar politiska<br />
drivkrafter<br />
ofta en viktig roll. Ett starkt motiv hos<br />
ledningen kan vara att det finns pengar att<br />
spara på att se över resursanvändningen inom verksamheten.<br />
1<br />
– … och allting är<br />
gömt bakom sockeln.<br />
– Vad är sockeln<br />
tillverkad av?
Sjugenerationsperspektivet<br />
Ett långsiktigt<br />
synsätt och ett<br />
uthålligt nyttjande<br />
av naturresurserna<br />
är<br />
ingenting nytt.<br />
Bland de nordamerikanska<br />
indianerna fanns<br />
en tradition<br />
att planera för<br />
framtida generationer. Iroquiindianernas hövdingar<br />
fick lära sig att deras beslut skulle gynna<br />
den sjunde framtida generationen. På det sättet<br />
försäkrade man sig om att gruppen skulle leva<br />
vidare.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
1<br />
En inre drivkraft är kanske starkare<br />
och mer långsiktig än en kravstyrd<br />
drivkraft, men kravstyrda drivkrafter<br />
är en vanlig utgångspunkt<br />
för ett miljöarbete. De kan också<br />
övergå till målstyrda drivkrafter<br />
under arbetets gång, eftersom drivkrafter<br />
ofta uppstår då vi lär oss<br />
något nytt som får oss att tänka om<br />
och ändra våra prioriteringar.<br />
Gemensam strävan mot ett<br />
hållbart samhälle<br />
Visioner om hur vi vill att framtiden<br />
ska se ut är ofta utgångspunkten<br />
för våra inre drivkrafter. Idag delar<br />
många människor i världen en<br />
vision om en hållbar utveckling som<br />
alla är delaktiga i. Den kallas Agenda<br />
21, vilket bokstavligen betyder ett<br />
handlingsprogram för nästa århundrade,<br />
alltså en agenda för 2000talet (på engelska är ju 2000talet<br />
”the 21 st century”).<br />
Samma synsätt, om än med ett kortare tidsperspektiv,<br />
återspeglas i ett nutida talesätt: ”Vi har<br />
inte ärvt jorden av våra förfäder, vi har fått den till<br />
låns av våra barn.”<br />
Arbetet som ledde fram till Agenda 21 började i den så kalllade<br />
Brundtlandkommissionen, en FNkommission ledd av Gro<br />
Harlem Brundtland. Under 1987 definierade den uthållig utveckling<br />
som ”en utveckling som leder till ett samhälle som kan<br />
tillfredsställa dagens behov utan att äventyra kommande generationers<br />
möjligheter att tillfredsställa sina behov”.<br />
Kommissionen hade skapat en vision/målbild om en hållbar<br />
utveckling, men hade ingen klar bild av hur den skulle kunna<br />
uppnås. Därför kallade FN representanter för alla världens länder<br />
till ett möte i Rio de Janeiro 1992: Förenta Nationernas konferens<br />
om miljö och utveckling. Under det mötet tog man fram ett handlingsprogram<br />
för nästa århundrade – Agenda 21. Där presenteras<br />
strategier för hur vi ska kunna uppnå visionen inom olika<br />
områden. I Riodeklarationen står det bland annat: ”För att uppnå<br />
en hållbar utveckling måste skyddet av miljön utgöra en integrerad<br />
del av utvecklingsprocessen och inte betraktas som något isolerat
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
därifrån.” Miljöfrågorna måste alltså bli en del av alla verksamheter,<br />
alla beslut vi tar och de val vi gör.<br />
Hållbar utveckling i Sverige<br />
Sveriges Riksdag och Regering har ställt sig bakom principen om<br />
en hållbar utveckling. Redan 1994 kom en proposition grundad på<br />
Riodeklarationen (prop 1993/94:11). Man har också på olika sätt<br />
stimulerat arbetet med lokala handlingsplaner i kommuner runt<br />
om i landet. De flesta kommuner inledde ett Agenda 21-arbete före<br />
eller under 1996.<br />
En förutsättning för ett hållbart samhälle är som sagt att miljöfrågorna<br />
integreras i all verksamhet. Riksdagen slog därför tidigt fast<br />
samhällssektorernas generella miljöansvar. Redan i miljöpropositionen<br />
1987/88:85 står det:<br />
”Alla samhällssektorer ska genomsyras av en ansvarsfull hushållning<br />
med och omsorg om miljö och naturresurserna.”<br />
Under 1996 fördes ambitionerna för miljöarbetet in i regeringsförklaringen.<br />
Den 17 september 1996 sade Göran Persson till Sveriges<br />
riksdag:<br />
”Sverige ska vara en pådrivande internationell kraft och ett föregångsland<br />
i strävan att skapa en ekologiskt hållbar utveckling.<br />
Välståndet ska byggas på en effektivare användning av naturresurserna<br />
– energi, vatten och råvaror.”<br />
Samma tankegångar återkommer i regeringsförklaringen från<br />
oktober 1998:<br />
”Sverige ska vara ett föregångsland i omställningen till hållbar<br />
utveckling. Arbetet med att skydda miljön, stimulera lokala<br />
initiativ och främja kretsloppstänkandet fortsätter.”<br />
Regeringsförklaringarna visar att regeringen har ambitioner att<br />
skydda miljön, verka för en effektiv användning av naturresurser<br />
och främja en hållbar utveckling.<br />
I Miljövårdsberedningens rapport 1996:2 konstaterar man att:<br />
”Alla statliga myndigheter – inte enbart miljömyndigheterna<br />
– måste ta sitt ansvar för miljön i den utsträckning de bidrar till och<br />
kan påverka problemen och dess lösning.”<br />
1
Man skriver också att:<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
”Statsförvaltningens miljöarbete ska utvecklas till ett föredöme.”<br />
Regeringen har därmed tilldelat de statliga myndigheterna en<br />
roll som föregångare inom alla områden, inklusive fastighetsföretagandet.<br />
Miljöfrågorna – en naturlig del av verksamheten<br />
För den <strong>offentliga</strong> verksamheten i Sverige är alltså kraven uppifrån<br />
tydliga. Miljöfrågorna måste bli en naturlig och självklar del av alla<br />
myndigheters verksamhet på samma sätt som ekonomin är det.<br />
Vid miljöanpassningen av fastighetsföretagandet i Sverige spelar<br />
den <strong>offentliga</strong> sektorn en minst lika viktig roll som den privata,<br />
eftersom den äger 90 miljoner kvadratmeter och den privata<br />
80 miljoner kvadratmeter.<br />
Det <strong>offentliga</strong> fastighetsföretagandet, kanske framför allt kommuner<br />
och landsting, har på senare år ställts in för flera förändringar,<br />
till exempel krav på ett mer resultatinriktat tänkande. Verksamheten<br />
är mer konkurrensutsatt idag, och i konkurrensen kan ett<br />
fungerande miljöarbete få stor betydelse. Förutom direktiv från<br />
regering, riksdag och många kommunstyrelser, ställer de som<br />
utnyttjar de <strong>offentliga</strong> lokalerna i allt större utsträckning krav på<br />
att byggande och förvaltning sköts på ett miljöanpassat sätt, även<br />
om deras krav kanske i första hand gäller inomhusmiljön. Kraven<br />
kan gälla klimat, materialval, resurssnålhet, begränsad användning<br />
av miljö och hälsofarliga produkter samt ökad återvinning och<br />
återanvändning. Andra vanliga krav är möjligheten att källsortera<br />
avfall och att kunna påverka kostnaderna för el och uppvärmning.<br />
Önskemål och krav kan också komma inifrån organisationen.<br />
Personalen kanske kommer i kontakt med brukarna eller hanterar<br />
dagligen de material och system som finns i <strong>fastigheter</strong>na, och vill<br />
själva ta initiativ till förbättringar.<br />
Lagstiftning och politiska direktiv utgör viktiga drivkrafter för de<br />
<strong>offentliga</strong> fastighetsförvaltarna. De områden som främst berörs av<br />
politiska beslut är kanske:<br />
■ Energianvändningen. Den beslutade omställningen av energisystemet,<br />
med en kärnkraftsavveckling baserad på folkomröstningen,<br />
har lett till att många <strong>offentliga</strong> verksamheter undersökt<br />
möjligheterna till effektivisering och energisparande.<br />
1
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
■ Skydd av ozonskiktet. Sveriges lagreglerade avvecklingsplan<br />
för farliga köldmedier styr alla <strong>offentliga</strong> verksamheter enligt lag.<br />
■ Kretsloppsanpassning. Regeringens kretsloppsdelegation har<br />
föreslagit producentansvar för bland annat byggvaror. Som ett<br />
alternativ till ett lagstadgat producentansvar har bygg och fastighetsbranschen,<br />
genom Byggsektorns kretsloppsråd, erbjudit<br />
ett frivilligt producentansvar som sammanfattas i en handlingsplan.<br />
Handlingsplanen innehåller ett antal åtaganden som byggsektorn<br />
gemensamt genom sina företag och organisationer ska<br />
förverkliga.<br />
Fastighetsföretagandets miljöpåverkan<br />
För att kunna miljöanpassa verksamheten måste man veta vilka<br />
delar som påverkar den yttre miljön. Inom fastighetsföretagandet<br />
finns olika källor till miljöpåverkan, som lite grovt kan delas upp i<br />
tre huvudområden:<br />
Resurshushållning<br />
Resurshushållningen är en mycket viktig del av fastighetsförvaltningen.<br />
Den omfattar till exempel energianvändningen och vattenförbrukningen.<br />
Energianvändningen består av en kombination<br />
av många olika användningsområden av varierande storlek, som<br />
uppvärmning, ventilation och belysning. Resurshushållningen<br />
påverkas i stor utsträckning av de systemval som görs redan under<br />
projekteringsskedet vid nybyggnation. Momentet är ofta utlagt<br />
på entreprenad och de direktiv som ges för uppdraget påverkar<br />
resursförbrukningen under hela byggnadens livslängd. Tekniska<br />
system för till exempel uppvärmning, ventilation och vattenförsörjning<br />
är dessutom ofta mycket kostsamma att byta ut i ett senare<br />
skede.<br />
Resurshushållningen kan förbättras genom effektiv användning,<br />
samt en övergång till andra, mer hållbara energisystem än fossila<br />
bränslen och kärnkraft.<br />
Material- och produktval<br />
Material och produktval berör både ny och ombyggnationer, drift<br />
och underhåll. När man ska välja material till förändringar och<br />
reparationer i fastigheten kan man idag stödja sig på de livscykelanalyser<br />
som har gjorts för vissa material inom byggsektorn. Vid<br />
val av produkter till lokalvården kan man till exempel välja miljö<br />
1
– It’s a deal!<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
märkta produkter framför andra. Det är viktigt att se till helheten<br />
och ta hänsyn till de människor som ska använda lokalerna eller<br />
produkterna. De material och produkter som används får inte vara<br />
giftiga eller allergiframkallande.<br />
Restprodukthantering<br />
Restprodukthanteringen handlar i stor utsträckning om källsortering.<br />
I många äldre hus finns det ämnen och material som kan<br />
skada både vår hälsa och miljön. Vid ombyggnader måste de tas<br />
om hand på rätt sätt. Men källsortering omfattar också omhändertagande<br />
av färgrester vid ommålning, återvinning av byggmaterial<br />
och andra restprodukter. I många <strong>fastigheter</strong> genereras också ett<br />
dagligt avfall (sopor, matrester, pappersskräp) som måste sorteras<br />
och tas om hand på bästa sätt. En annan viktig del i restprodukthanteringen<br />
är att ta hand om äldre köldmedier som innehåller till<br />
exempel CFC eller HCFC.<br />
Beställarens stora ansvar<br />
När Samverkansgruppen för utveckling av fastighetsföretagande i<br />
offentlig sektor (U.F.O.S.) gjorde en förstudie av miljöarbetet inom<br />
fastighetsföretagandet under 1995 visade det sig att de största<br />
bristerna fanns inom fastighetsförvaltningen. Förvaltningen av en<br />
fastighet står också för det längsta skedet av en byggnads livslängd<br />
och kan därför ha större påverkan på den yttre miljön. Men man<br />
får inte glömma bort att mycket i förvaltningen läggs fast redan<br />
innan man börjar bygga!<br />
Fastighetens miljöpåverkan styrs i stor utsträckning<br />
av de val som man gör redan innan den byggs, i<br />
programmerings och projekteringsfasen. Eftersom<br />
själva byggandet ofta läggs ut på entreprenad har<br />
beställaren ett stort ansvar under projekteringsfasen.<br />
Det är då man väljer både material och<br />
de system som ska stå för till exempel vattenförsörjning,<br />
värme, kylsystem och ventilation. Inom<br />
byggbranschen används två olika entreprenadformer:<br />
utförandeentreprenad (t ex generalentreprenad)<br />
och funktionsentreprenad (t ex totalentreprenad).<br />
Möjligheten att påverka system och materialval varierar beroende<br />
på vilken typ av entreprenad man väljer, men miljöansvaret för en<br />
fastighet börjar alltså redan vid projekteringen. Det gäller att ställa<br />
1
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
krav på leverantörerna, och att kontrollera att kraven verkligen<br />
uppfylls.<br />
När man vet vilka miljöaspekter som har störst betydelse kan man<br />
börja planera sitt miljöarbete. Det är viktigt att det <strong>offentliga</strong> fast<br />
Möjligheten att påverka styrs av entreprenadformen<br />
I en utförandeentreprenad bestämmer byggherren (beställaren) vilket<br />
material som ska föras in i huset. Arkitekter och konsulter har också<br />
en stor möjlighet att påverka materialvalet, eftersom de upprättar förfrågningsunderlaget<br />
till entreprenörerna. Vid en utförandeentreprenad<br />
är allting färdigprojekterat innan det läggs ut på entreprenad. Entreprenören<br />
har därför relativt liten möjlighet att påverka materialet. Beställaren<br />
har, trots att arbetet läggs ut på entreprenad, rätten att besluta<br />
om alla komponenter.<br />
I en funktionsentreprenad däremot bestämmer byggherren<br />
(beställaren) i huvudsak bara över funktionerna i fastigheten, till<br />
exempel lokalyta och verksamhetsanknutna krav. Entreprenören<br />
ansvarar då även för projekteringen och har därmed en stor möjlighet<br />
att påverka materialvalet. Man kan dock som beställare specificera<br />
miljökrav, på samma sätt som för funktionerna i fastigheten.<br />
ighetsföretagandet utnyttjar de kunskaper och erfarenheter som<br />
finns inom miljöområdet. På det sättet kan man driva utvecklingen<br />
mot ett mer miljövänligt fastighetsföretagande i stället för att reagera<br />
på andras krav. Det gör också kunderna – de primära verksamheterna<br />
– mer nöjda.<br />
1<br />
En fastighets miljöpåverkan<br />
beror både<br />
på material- och<br />
systemval. Kom ihåg<br />
att man redan vid<br />
projekteringen grundlägger<br />
många miljöpåverkande<br />
faktorer.
Kapitel 2.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Flera vägar till strukturerat miljöarbete<br />
Det här kapitlet handlar om fördelarna med att strukturera sitt<br />
miljöarbete med hjälp av ett miljöledningssystem.<br />
Det finns idag två standardiserade miljöledningssystem, ISO<br />
14001 och EMAS. Man kan också använda sig av system som<br />
utvecklats av branschen eller skapa ett eget system anpassat för<br />
den egna verksamheten. Två nyckelbegrepp som kännetecknar<br />
alla system är förebyggande åtgärder och ständiga förbättringar.<br />
Användningen av miljöledningssystem ger inte bara struktur,<br />
utan kan också leda till direkta besparingar, främst genom en<br />
bättre resurshushållning. Andra fördelar är ökad konkurrenskraft,<br />
effektivare rutiner för exempelvis upphandling och ett<br />
ökat engagemang bland medarbetarna.<br />
Vägen till ett miljöanpassat fastighetsföretagande kan se ut på<br />
många olika sätt. Ett företag eller en organisation kan besluta sig<br />
för att upprätta en miljöpolicy och ett miljöprogram, för att därefter<br />
genom regelbundna uppföljningar och miljörevisioner kontrollera<br />
att föresatserna verkligen genomförs.<br />
Många väljer att arbeta med miljöledningssystem för att säkerställa<br />
att miljöpolicyn uppfylls. Att införa ett miljöledningssystem är<br />
inte synonymt med ISO 14001 eller EMAS som är de två standardiserade<br />
systemen. En organisation kan mycket väl skapa ett eget<br />
miljöledningssystem som kanske är baserat på grundkraven i<br />
de etablerade systemen. Andra väljer att arbeta efter anpassade<br />
system som den egna branschen tagit fram. Exempel på sådana är<br />
Svenska Kyrkans Miljödiplomering och FR 2000 som är framtaget<br />
av Företagarnas Riksorganisation. Även ett eget system kan lägga<br />
grunden för ISO-certifiering eller EMAS-godkännande längre fram.<br />
Vilket system man än väljer att arbeta efter är det viktiga med<br />
miljöarbetet att uppnå målet – att minska verksamhetens miljöpåverkan.<br />
<strong>Miljöledning</strong>ssystemet ger arbetet en struktur som gör<br />
0
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
det lättare för organisationen eller verksamheten att uppnå de mål<br />
man satt upp. Hur man bör gå tillväga vid införandet av ett miljöledningssystem<br />
beskrivs närmare i kapitel 4.<br />
<strong>Miljöledning</strong>ssystemen strukturerar miljöarbetet<br />
Ett miljöledningssystem är ett verktyg (precis som ett ekonomisystem)<br />
som ska hjälpa ledningen att följa de flöden i verksamheten<br />
som på olika sätt påverkar miljön. Det förser organisationen med<br />
ett systematiskt och effektivt sätt att hantera miljöfrågorna. Verksamheten<br />
betraktas i ett helhetsperspektiv och systemet innehåller<br />
kartläggning, beslut om policy och mål, handlingsplaner, uppföljningar<br />
och utvärderingar. Två nyckelbegrepp är förebyggande åtgärder<br />
och ständiga förbättringar. <strong>Miljöledning</strong>ssystemet bör integreras i<br />
organisationens ordinarie styrning och bli en naturlig del av den.<br />
Införandet av ett miljöledningssystem ger struktur och långsiktighet<br />
och gör gradvisa förbättringar av arbetet möjliga. Det kan också<br />
stärka organisationens konkurrenskraft och göra den rustad att<br />
möta både dagens och morgondagens kundkrav. Dessutom ger arbetet<br />
med miljöledningssystemet medarbetarna en bättre överblick<br />
över verksamhetens miljöpåverkan och leder ofta till att de engagerar<br />
sig i miljöfrågorna. Det kan göra arbetsplatsen mer attraktiv<br />
både för de medarbetare som redan finns där och för dem<br />
som man vill rekrytera i framtiden. Överblicken och<br />
engagemanget är också viktiga beståndsdelar i det<br />
övergripande syftet att kontrollera och begränsa<br />
organisationens miljöpåverkan.<br />
Två etablerade system<br />
Det finns idag två internationella, standardiserade<br />
system för miljöledning: ISO 14001 och EMAS. Båda<br />
systemen ger möjlighet till en objektiv, extern bedömning<br />
av miljöarbetet – en så kallad ISO-certifiering eller ett EMAS-godkännande1<br />
.<br />
ISO 14001 är en internationell miljöledningsstandard som<br />
kan användas för certifiering av alla typer av organisationer.<br />
Standarden har tagits fram på näringslivets eget initiativ och inne<br />
1 Efter godkännandet blir företaget EMAS-registrerat. I denna skrift används termen<br />
EMAS-godkänd som samlingsbegrepp för både godkännande och registrering.<br />
1
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
håller krav på vad ett miljöledningssystem ska omfatta. ISO 14001<br />
är en av flera standarder i ISO 14000-serien. Andra standarder i<br />
14000serien som är klara eller är under utarbetande är till exempel<br />
standarder för livscykelanalys, miljömärkning, miljörevision och<br />
miljöprestanda.<br />
ISO 14001 har stora likheter med kvalitetsstandarden ISO 9000,<br />
vilket har bidragit till att många organisationer väljer att arbeta<br />
enligt dessa båda system. ISO 9000 håller på att revideras och den<br />
nya omarbetade versionen kommer att likna ISO 14001 ännu mer.<br />
År 1992, innan ISO 14001 fanns i färdigt skick, utkom en brittisk<br />
standard (BS 7750) som var den första standaren för miljöledning.<br />
Det går fortfarande att certifiera sig mot BS 7750, även om dess<br />
betydelse har blivit marginell sedan den internationella ISO 14001<br />
blev klar.<br />
EMAS (Eco Management and Audit Scheme) är en EUförordning<br />
som behandlar miljöledning och miljörevision. EMAS fastställdes<br />
i juni 1993 genom beslut av EU:s miljöministrar och förordningen<br />
gäller i Sverige sedan den 1 januari 1995. Trots att det är en förordning<br />
är anslutning till systemet frivillig. Tidigare kunde endast<br />
industriella anläggningar ansluta sig till EMAS, men inom ramen<br />
för den nu gällande förordningen kan så kallad försöksverksamhet<br />
få bedrivas inom andra sektorer. Riksdag och regering har beslutat<br />
att ett flertal verksamheter utanför industrisektorn ska kunna<br />
registrera sig under dessa förutsättningar. Detta innebär att sedan<br />
den 1 augusti 1998 är EMAS i Sverige även öppet för andra typer<br />
av organisationer, exempelvis <strong>offentliga</strong> institutioner, bygg och<br />
anläggningsföretag samt fastighetsföretag.<br />
Inom EU pågår en revidering och utvidgning av den nuvarande<br />
EMASförordningen. De mest centrala förändringarna innebär<br />
mycket kortfattat att EMAS nu öppnas för i princip alla de organisationer<br />
som är intresserade av en EMASanslutning. Beskrivningen<br />
av hur ett miljöledningssystem ska se ut blir densamma som i<br />
ISO 14001standarden. Övriga EMAStillägg som kravet på miljörevision<br />
och miljöredovisning är emellertid kvar. Den nya reviderade<br />
EMASförordningen väntas börja tillämpas hösten 1999.<br />
ISO 14001 och EMAS har samma syfte: systemen är verktyg som<br />
ska säkra ett väl fungerande miljöarbete. De bygger på att man<br />
kontinuerligt förbättrar sitt miljöarbete. Ambitionsnivån eller
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
kvaliteten på miljöarbetet bestämmer man själv, främst genom<br />
föresatserna i miljöpolicyn och miljömålen. Miniminivån i båda<br />
systemen är dock alltid att nå upp till lagstiftningens krav. För att<br />
man ska erhålla en extern verifiering måste miljöarbetet följa vissa<br />
riktlinjer och läggas upp på ett speciellt sätt.<br />
En jämförelse mellan ISO 1 001 och EMAS<br />
Likheterna mellan EMAS och ISO 14001 är betydligt större än skillnaderna.<br />
Det finns dock ett antal skillnader. De viktigaste är:<br />
■ Miljöutredningen är enligt EMAS obligatorisk och förordningen specificerar<br />
vad den ska omfatta. I ISO 14001 finns inget uttalat krav<br />
på miljöutredning. Standarden säger i stället att organisationen bör<br />
genomföra en miljöutredning om man inte tidigare arbetat med miljöledningssystem.<br />
I praktiken startar de allra flesta organisationer sitt<br />
miljöledningsarbete med någon form av miljöutredning.<br />
■ EMAS-förordningen slår fast att interna miljörevisioner ska genomföras<br />
regelbundet – minst vart tredje år. I ISO 14001 är revisionsfrekvensen<br />
inte fastställd, men ska i praktiken ske årligen.<br />
■ EMAS föreskriver att organisationen regelbundet ska utarbeta en<br />
offentlig miljöredovisning. Något sådant krav finns inte i ISO 14001.<br />
Det enda som enligt ISO-standarden måste vara offentligt är miljöpolicyn.<br />
■ ISO 14001 är en standard som organisationer kan bli certifierade<br />
mot. EMAS är en förordning som leder till ett godkännande och en<br />
registrering.<br />
■ EMAS-registrerade organisationer får möjlighet att, med vissa<br />
restriktioner, använda en särskild symbol tillsammans med en deltagarförsäkran.<br />
ISO-standarden har ingen symbol.<br />
■ EMAS gäller inom EU och EFTA, medan ISO 14001 gäller för hela<br />
världen.<br />
Fördelar med ett systematiskt miljöarbete<br />
Det finns många fördelar med ett miljöledningssystem. Förutom<br />
att det ger miljöarbetet struktur (och en identitet om man använder<br />
något av de standardiserade systemen), leder det ofta till förbättringar<br />
som ger direkta besparingar, såsom:<br />
■ återanvändning av material, mindre spill och effektivare resursanvändning<br />
som ger lägre inköpskostnader;<br />
■ minskad energianvändning;
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
■ minskade kostnader för kvittblivning av avfall, t ex genom att<br />
mängden byggavfall som går till deponi minskar;<br />
■ ett bättre och mindre sortiment av kemiska produkter och förbrukningsartiklar.<br />
Ett systematiskt miljöarbete leder dessutom ofta till andra positiva<br />
effekter som är svåra att mäta i kronor och ören, till exempel:<br />
■ Att aktivt ta ansvar för miljöfrågor innebär förbättrad ”goodwill”<br />
och kan leda till bättre relationer med befintliga och nya<br />
kunder. En certifiering eller ett EMAS-godkännande möjliggör<br />
en trovärdig kommunikation mot marknaden.<br />
■ Upphandlare börjar ställa krav på ett strukturerat miljöarbete.<br />
Att arbeta med miljöledning stärker alltså konkurrenskraften<br />
och kan leda till ökad försäljning och nya kunder.<br />
■ Arbetet ger mervärde i organisationen i form av effektivare<br />
arbetssätt, tydligare rutiner, helhetsperspektiv och långsiktighet<br />
både inom miljöområdet och inom andra områden.<br />
■ Att arbeta med miljöledningssystem är ett sätt att föregå<br />
kundernas/hyregästernas krav på miljöarbete, i stället för att<br />
reagera då kraven kommer.<br />
■ Genom ökad kunskap och miljömedvetenhet, samt bättre hanteringsrutiner<br />
minskar risken att drabbas av miljörelaterade<br />
olyckor, exempelvis genom läckage eller dumpning, eller att<br />
omedvetet inte uppfylla vad lagstiftningen kräver.<br />
■ Risken att drabbas av oförutsedda miljökostnader minskar<br />
genom att det finns rutiner för till exempel miljöinventering<br />
innan köp.<br />
■ Förbättrade relationer med de myndigheter som ansvarar för<br />
miljöfrågorna är ett resultat av miljöledningssystemet.<br />
■ För de flesta människor ligger miljöfrågorna varmt om hjärtat.<br />
Många organisationer vittnar om att medarbetarna varit en<br />
viktig kraft i arbetet och kommit med många goda idéer.<br />
■ Miljöarbetet bygger ofta broar och bryter upp revir mellan<br />
avdelningar och olika delar av organisationen. Det skapar helt<br />
enkelt samhörighet och ”vikänsla”. Vissa företag vill påbörja<br />
ett miljöarbete av det skälet. Miljöarbetet blir något som man<br />
samlas kring och som berör alla.
Kapitel 3.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Huvudmomenten i miljöledningssystem<br />
I det här kapitlet går vi igenom huvuddelarna i ett miljöledningssystem:<br />
miljöpolicy, mål och handlingsplaner. För att få en bra<br />
utgångspunkt för arbetet bör man också göra en miljöutredning.<br />
Den avslutas med en värdering, då man skiljer ut de delar av<br />
verksamheten som har störst påverkan på miljön. Vid värderingen<br />
bör man också ta hänsyn till de drivkrafter som påverkar<br />
verksamheten, så att man väljer ut de miljöaspekter som ger bäst<br />
resultat att arbeta med. En röd tråd ska löpa genom miljöutredning,<br />
miljöpolicy, mål och handlingsplaner.<br />
För att miljöledningssystemet ska fungera effektivt måste man<br />
också ha bra uppföljningsrutiner. Ledningen ska regelbundet<br />
kontrollera måluppfyllelsen och besluta om förbättringar.<br />
Miljöpolicy, mål och handlingsplaner är centrala delar<br />
i alla miljöledningssystem. För att systemet<br />
ska fungera och verkligen leda till gradvisa förbättringar<br />
krävs även bra uppföljningsrutiner.<br />
Det här kapitlet beskriver miljöutredningen<br />
– den kartläggning av den egna miljöpåverkan<br />
som ofta inleder arbetet – samt miljöledningssystemens<br />
huvudmoment.<br />
För att miljöarbetet ska kunna<br />
certifieras enligt ISO 14001 eller<br />
godkännas enligt EMAS krävs<br />
ytterligare moment som till<br />
exempel verksamhetsrutiner,<br />
dokumenterad organisations<br />
och ansvarsfördelning, dokumentstyrning<br />
och avvikelsehantering.<br />
Dessa moment omfattas<br />
inte av den här rapporten.<br />
Den så kallade miljöledningssnurran<br />
ger<br />
en schematisk bild av<br />
de olika steg som ett<br />
miljöledningssystem<br />
omfattar.
Vid identifieringen<br />
av miljöaspekterna<br />
underlättar det om<br />
man börjar med att<br />
dela in organisationen<br />
i delverksamheter/aktiviteter.<br />
Den här bilden<br />
exemplifierar de olika<br />
momenten som ingår<br />
i en miljöutredning.<br />
Miljöutredningen<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Vid en miljöutredning kartlägger man sambanden mellan vad<br />
organisationen gör och den miljöpåverkan som verksamheten ger<br />
upphov till. Miljöutredningen fungerar sedan som beslutsunderlag<br />
för organisationens fortsatta miljöarbete och lägger grunden<br />
för bland annat miljöpolicy, miljömål och handlingsplan. Vissa<br />
organisationer har en miljöpolicy redan innan de genomför miljöutredningen.<br />
Det utgör inget hinder eller skäl att avstå från<br />
en miljöutredning. Däremot kan man behöva justera policyn då<br />
utredningen är klar.<br />
Det stora arbetet i miljöutredningen är ofta att kartlägga miljöaspekterna.<br />
Miljöaspekter är de delar av verksamheten – aktiviteter, varor<br />
eller tjänster – som orsakar miljöpåverkan. Det kan till exempel<br />
vara luftutsläpp i samband med tjänsteresor eller från arbetsmaskiner,<br />
utsläpp från kemikalieanvändningen vid lokalvård, energianvändningen<br />
vid uppvärmning eller utsläpp från läckande kylmaskiner.<br />
I princip ska miljöutredningen omfatta alla miljöaspekter<br />
inom verksamheten.<br />
Det kan ibland vara svårt att hålla isär<br />
begreppen. Tänk då i termer av orsak och<br />
verkan. Miljöaspekten är orsaken och miljöpåverkan<br />
är dess verkan, dvs den effekt som<br />
miljöaspekten har på miljön. Miljöaspekten<br />
leder följaktligen till miljöpåverkan.<br />
ISO 14001 och EMAS poängterar<br />
att man ska ta hänsyn<br />
till både normal och onormal<br />
drift och potentiella nödsituationer<br />
när man identifierar<br />
miljöaspekterna. EMAS<br />
ställer dessutom ytterligare<br />
krav på innehållet i<br />
miljöutredningen. Utöver<br />
bullerstörningar för<br />
omgivningen ska till<br />
exempel internt buller<br />
behandlas.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Miljöaspekt Miljöpåverkan<br />
Utsläpp från tjänsteresor Utsläppen bidrar till växthuseffekten, övergödning<br />
och bildandet av fotokemiska<br />
oxidanter.<br />
Kemikalieanvändningen vid Användningen kan ge utsläpp av giftiga<br />
lokalvård och svårnedbrytbara ämnen till avloppet,<br />
som i sin tur förorenar vattnet.<br />
Energianvändning vid uppvärmning Miljöpåverkan beror av hur energin har<br />
av lokaler producerats. Energiproduktionen kan bidra<br />
till växthuseffekten, övergödning och/eller<br />
försurning. Den kan också innebära reglering<br />
av vattendrag, som därmed förändrar<br />
ekosystemet.<br />
Utsläpp av CFC/HCFC från läckande Bryter ned ozonskiktet och bidrar till<br />
kylmaskiner växthuseffekten.<br />
För fler exempel på miljöaspekter inom fastighetsföretagandet, se<br />
bilaga 1.<br />
Nästa steg i miljöutredningen är att analysera de olika miljöaspekternas<br />
storlek eller omfattning, det vill säga att kvantifiera<br />
deras miljöpåverkan. Kvantifieringen utgör grunden för det sista<br />
momentet i miljöutredningen som är värderingen. Den görs i<br />
första hand med hjälp av uppgifter och mått<br />
som enkelt kan tas fram inom organisationen.<br />
Tjänsteresornas omfattning kan till exempel enkelt<br />
beskrivas i antal mil/år. Värderingen blir<br />
tydligare om man med hjälp av emissionsfaktorer<br />
från exempelvis Naturvårdsverket eller Väg &<br />
transportforskningsinstitutet (VTI) räknar ut vilka<br />
utsläpp resevolymen motsvarar. Miljöaspekten<br />
”kemikalieanvändning vid lokalvård” kan enkelt<br />
sammanställas eller uppskattas i kg eller liter. Energianvändningen<br />
vid till exempel uppvärmning<br />
av lokaler mäts lämpligen i kWh.<br />
När kvantifieringen är klar ska miljöaspekterna<br />
värderas för att skilja ut de delar av verksamheten som har störst<br />
miljöpåverkan, de så kallade betydande miljöaspekterna. Vid värderingen<br />
bör man också ta hänsyn till de olika drivkrafter som påverkar<br />
verksamheten; miljöaspekter som känns särskilt angelägna för<br />
ledning, personal, kunder eller den allmänna opinionen värderas<br />
högre, eftersom möjligheterna att uppnå ett bra resultat ökar när<br />
motivationen är hög. Syftet med värderingen är helt enkelt att få
Tips<br />
Det går att prenumerera<br />
på CD-skivor eller pärmar<br />
med författningstexter.<br />
Aktuella författningar finns<br />
numera också tillgängliga<br />
på Internet.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
fram de miljöaspekter som det ger bäst resultat att arbeta med. Om<br />
värderingen resulterar i ett stort antal betydande miljöaspekter bör<br />
organisationen göra en prioritering bland dessa.<br />
Enligt standarden ISO 14001 bör miljöutredningen också innehålla<br />
en genomgång av tillämplig miljölagstiftning och hur den egna<br />
verksamheten efterlever denna. Miljöbalken trädde i kraft<br />
den 1 januari 1999 och den har följts av ett antal nya för<br />
ordningar. En fullständig miljöutredning bör dessutom<br />
omfatta befintliga miljöledningsrutiner inom organisationen.<br />
De flesta organisationer arbetar redan med miljöfrågor<br />
i någon utsträckning, och vid miljöutredningen<br />
bör man granska det nuvarande systemet för att sätta<br />
miljömål, hur uppföljningen går till, om miljöutbildning<br />
genomförts osv. De rutiner som redan finns fungerar som<br />
grund för uppbyggnaden av ett mer fullständigt system.<br />
Miljöutredningen är också ett utmärkt verktyg för att belysa<br />
organisationens miljörelaterade kostnader och visar ofta på<br />
möjligheter till besparingar (se föregående kapitel).<br />
Miljöpolicy<br />
Miljöpolicyn är ett centralt dokument i alla miljöledningssystem.<br />
En miljöpolicy ska uttrycka miljöarbetets övergripande inriktning<br />
och organisationens vilja till förbättring. Den lägger också fast<br />
organisationens ambitionsnivå. Miljöpolicyn ska formuleras så att<br />
den känns relevant för flera år framåt. Den bör självklart spegla<br />
organisationens värderingar och verksamhetens inriktning och<br />
omfattning. I de fall då det finns en övergripande miljöpolicy<br />
inom organisationen måste den egna policyn<br />
utformas inom ramen för dess riktlinjer och åtaganden.<br />
Det är organisationens högsta ledning som upprättar<br />
miljöpolicyn och som därmed ansvarar för dess innehåll.<br />
Miljöpolicyn ska göras känd för alla medarbetare.<br />
För att lyckas med det bör man avsätta tid för<br />
att diskutera policyn på till exempel arbetsplatsmöten.<br />
Det räcker oftast inte med<br />
information vid ett tillfälle, utan det behövs<br />
kontinuerlig information. En miljöpolicy bör
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
vara kortfattad och tydlig, eftersom den ska vara övergripande och<br />
omfattas av alla i organisationen.<br />
Miljöpolicyn är offentlig och ska finnas tillgänglig för kunder,<br />
ägare, allmänhet och andra intresserade. I miljöredovisningen eller<br />
i miljöavsnittet i årsredovisningen har miljöpolicyn en självklar<br />
plats.<br />
Om man strävar efter en ISO-certifiering eller ett EMAS-godkännande<br />
finns det formella krav på att miljöpolicyn måste innehålla:<br />
■ ett åtagande om att förebygga föroreningar;<br />
■ ett åtagande om att följa tillämplig miljölagstiftning och andra<br />
krav som berör organisationens verksamhet;<br />
■ ett åtagande om ständig förbättring.<br />
Kravet om att följa gällande lagstiftning brukar uppfattas som<br />
självklart och därmed svårt att foga in i policyn på ett naturligt<br />
sätt. Nedan följer några exempel på formuleringar som kan<br />
användas i policyn:<br />
”Vi ska eftersträva ständig förbättring utöver vad miljölagstiftningen<br />
kräver.”<br />
”Vi ska klara eller överträffa kraven i lagar och förordningar.”<br />
”Vi ska sträva efter att ligga steget före lagar och regler på miljöområdet.”<br />
Arbetar man enligt EMAS ska miljöpolicyn även innehålla ett<br />
åtagande om öppenhet i miljöarbetet. Generellt brukar det vara så<br />
att en väl utformad miljöpolicy som tar upp de viktiga miljöfrågorna<br />
och som uppfyller ISOstandardens krav också räcker för ett<br />
EMASgodkännande.<br />
Miljömål<br />
Miljöpolicyn utgör grunden för de övergripande och de detaljerade<br />
miljömålen. Policy och mål baseras på de betydande miljöaspekterna<br />
som framkom i miljöutredningen. Det ska finnas ett tydligt<br />
samband – en röd tråd – mellan miljöutredning, miljöpolicy, miljömål<br />
och handlingsplaner. Det som organisationen har slagit fast<br />
i miljöpolicyn ska prägla hela miljöarbetet, som baseras på både<br />
övergripande och detaljerade miljömål.
Tips!<br />
Man brukar säga att<br />
målet ska vara SMART:<br />
Specifikt,<br />
Mätbart,<br />
Accepterat,<br />
Realistiskt och<br />
Trendsättande.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Det kan ibland vara svårt att skilja på policy, övergripande och<br />
detaljerade mål. En policy uttrycker organisationens viljeriktning.<br />
Den brukar innehålla allmänna uttryck som ”Vi ska hushålla med<br />
resurser och minska avfallet.” eller ”Vår verksamhet ska bedrivas så att<br />
miljön skyddas och råvaror och energi används på ett effektivt sätt.” De<br />
övergripande målen är långsiktiga och behöver inte vara mätbara,<br />
men bör ändå vara konkreta. De ska utformas så att de uppfyller<br />
åtagandena i policyn. Med en formulering i miljöpolicyn som den<br />
ovan kan ett övergripande mål vara: ”Vi ska minska energianvändningen”.<br />
Ofta är det ledningen som formulerar de övergripande<br />
målen. De detaljerade målen ska hjälpa organisationen att uppnå<br />
de övergripande målen och formuleras normalt av de som arbetar<br />
med respektive område. Detaljerade mål utgör delmål på vägen<br />
mot de övergripande målen och är mer konkreta. De bör i så stor<br />
utsträckning som möjligt vara mätbara. Två detaljerade mål som<br />
följer av ovanstående övergripande mål kan vara: ”Oljeförbrukningen<br />
ska minska med 15 % under 1999” och ”Elanvändningen ska<br />
minska med 5 % under 1999.” De övergripande målen sätts ofta för<br />
en längre tidsperiod, medan de detaljerade målen vanligen gäller<br />
ett år i taget.<br />
Miljömålen hänger intimt samman med den handlingsplan eller<br />
handlingsplaner som visar hur målen ska nås. För att kunna sätta<br />
väl genomtänkta, förankrade och realistiska detaljerade miljömål<br />
måste man veta vilka åtgärder som kan genomföras och när, samt<br />
vilka resurser de tar i anspråk. Därför bör man arbeta parallellt<br />
med mål och handlingsplaner. Många organisationer som är ovana<br />
att sätta mål för miljöarbetet gör misstaget att ta fram miljömål<br />
”mellan tummen och pekfingret”. Det finns tydliga fördelar med<br />
att ”göra arbetet baklänges” i stället. Det innebär att medarbetarna<br />
involveras i arbetet med att fundera ut aktuella<br />
miljöåtgärder. Utifrån dessa kan organisationen sedan formulera<br />
sina miljömål.<br />
Man bör inte sätta upp för många övergripande och detaljerade<br />
miljömål. Det är oftast bättre med ett färre antal mål<br />
som uppfylls än många mål där arbetet kvarstår vid årets<br />
slut. Ambitionsnivån bör vara: utmanande, men realistisk.<br />
Miljömålen bör i så stor utsträckning som möjligt integreras<br />
i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Om organisationen<br />
0
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
dokumenterar sina verksamhetsmål i en verksamhetsplan eller i en<br />
budget bör även miljömålen finnas med där.<br />
Handlingsplan<br />
För de detaljerade målen ska en eller flera handlingsplaner upprättas.<br />
I en större organisation kan det vara klokt att upprätta ett<br />
flertal handlingsplaner uppdelade på olika avdelningar eller funktioner.<br />
I en liten organisation går det kanske att sammanfatta alla<br />
aktiviteter i en övergripande handlingsplan. De som ska genomföra<br />
åtgärderna bör delta i planeringen så tidigt som möjligt, helst<br />
i arbetet med att formulera handlingsplan och detaljerade mål. I<br />
nästa kapitel finns en utförligare beskrivning av själva införandet<br />
av ett miljöledningssystem och organisationen för detta.<br />
Handlingsplanen ska beskriva de aktiviteter eller åtgärder som<br />
måste genomföras för att man ska uppnå miljömålen. Den bör<br />
dessutom innehålla uppgifter om:<br />
■ vem som ansvarar för att utföra åtgärden/aktiviteten;<br />
■ vilka resurser som krävs för genomförandet (ekonomiska,<br />
personella, kunskapsmässiga med flera);<br />
■ tidpunkt då åtgärden ska vara genomförd;<br />
■ system för rapportering/uppföljning.<br />
En handlingsplan för att nå det tidigare nämnda målet om att<br />
”minska elförbrukningen med 5 procent under 1999” kan se ut så här:<br />
Åtgärd/aktivitet Ansvarig Resurser Tidsplanering Uppföljning<br />
Tillsättande av energiansvariga Driftschef En dags Sept 1999 Rapportering<br />
på<br />
inom varje område utbildning för arbetsplatsmöte<br />
fem personer<br />
Installation av ny effektivare Driftsansvarig 250 000 kr Nov 1999 Rapportering<br />
på<br />
ventilation på skolan Solstrålen driftmöte<br />
Byte till lågenergilampor i hela Resp 25 000 kr Dec 1999 Rapportering<br />
på<br />
Även arbetet med handlingsplanerna bör samordnas med organisationens<br />
övriga strategiska och operativa planering. Det innebär i<br />
praktiken ofta en samordning med budgetarbetet.<br />
1
Miljörosen används<br />
ofta i samband med<br />
miljöstatusmetoden.<br />
Den illustrerar<br />
måluppfyllnaden för<br />
olika miljöaspekter.<br />
Den här bilden visar<br />
resultatet på olika<br />
områden i inomhusmiljön.<br />
Ljusgrå yta =<br />
bedömd miljöstatus.<br />
Mörkgrå yta = målsatt<br />
miljöstatus.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
En miljöhandlingsplan är inte ett statiskt dokument. Tvärtom,<br />
organisationen behöver kontinuerligt utvärdera om aktiviteterna<br />
är tillräckliga för att uppfylla miljömålen.<br />
Uppföljning<br />
Uppföljningen är central för att miljöledningen ska fungera effektivt.<br />
Vid uppföljningen kontrollerar man måluppfyllelsen. Det är<br />
framförallt viktigt för att mäta kontinuerliga förbättringar. För att<br />
man ska kunna göra en bra uppföljning måste ett antal parametrar<br />
eller nyckeltal inom verksamheten mätas och dokumenteras regelbundet.<br />
Det kan vara svårt att hitta bra indikatorer för att mäta förbättringar.<br />
Många fastighetsföretag har driftuppföljningssystem där man<br />
mäter och följer upp en rad miljörelaterade parametrar, till exempel<br />
energianvändningen. Med hjälp av driftuppföljningssystemet<br />
är det lätt att ta fram olika nyckeltal för uppföljning. Det finns även<br />
andra system, till exempel miljöstatusmetoden för byggnader, som<br />
kan användas för uppföljning. Dessa system har en given plats i<br />
miljöledningssystemet.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Ett annat centralt verktyg i den interna uppföljningen är revisionen<br />
av miljöledningssystemet. Vid miljörevisionen granska bland annat<br />
graden av måluppfyllelse, att fastställda rutiner följs och att miljölagstiftningen<br />
efterlevs. Miljörevisionen ska ge ledningen övergripande<br />
information om hur miljöledningssystemet fungerar så att<br />
den kan besluta om åtgärder för att komma tillrätta med eventuella<br />
problem och vad som kan vara en lämplig nivå för framtida förbättringar.<br />
En revision bör göras med viss regelbundenhet. Revisionsfrekvensen<br />
bestäms av organisationens storlek, verksamhetens miljöpåverkan<br />
och av resultaten från tidigare miljörevisioner. Både ISO 14001<br />
och EMAS ställer vissa krav på revisionsfrekvensen. Normalt brukar<br />
hela systemet och verksamheten revideras årligen. Revisionen<br />
kan delas upp på ett par tillfällen. Förutom den interna revisionen<br />
kräver ISO 14001 och EMAS att revision utförs av tredje part,<br />
så kallade certifierings- eller underhållsrevisioner.<br />
I ISO 14001-standarden finns ledningens genomgång med som<br />
ett viktigt uppföljnings och planeringsverktyg. Organisationens<br />
högsta ledning ska regelbundet gå igenom miljöledningssystemet<br />
för att se hur det fungerar. Det övergripande syftet är att säkerställa<br />
kontinuerliga förbättringar av miljöarbetet.
Införandet av ett<br />
miljöledningssystem<br />
kan liknas vid stegen<br />
i en trappa.<br />
Kapitel 4.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Införandet av miljöledningssystem<br />
Det här kapitlet handlar om de organisatoriska frågor som man<br />
bör tänka på vid införandet av ett miljöledningssystem. Införandet<br />
är början på en långsiktig process som kommer att påverka hela<br />
verksamheten och som kräver en särskild ansträngning av alla.<br />
Det tar tid, oavsett om man siktar på en certifiering eller inte.<br />
Ledningen har ett särskilt ansvar. Utan ledningens stöd kommer<br />
miljöarbetet troligen att avstanna. Ledningen måste se till att<br />
de resurser som krävs finns till förfogande, samt följa upp och<br />
utvärdera arbetet. Det är också viktigt att alla medarbetare involveras<br />
och att man lyckas skapa ett engagemang och en känsla<br />
av delaktighet.<br />
För att miljöarbetet ska fungera effektivt måste det integreras<br />
med den övriga verksamhetsplaneringen. Redan vid starten<br />
bör man också tänka på att skapa en organisation som inte bara<br />
är anpassad till själva införandet, utan som också fungerar på<br />
lång sikt.<br />
Att införa ett miljöledningssystem är att påbörja en<br />
process. Ändå kan man under själva införandefasen<br />
se arbetet mer som ett projekt, som<br />
på ett naturligt sätt övergår i en kontinuerlig<br />
förändringsprocess där<br />
man genomför ständiga<br />
förbättringar och där<br />
verksamhetens<br />
miljöpåverkan minskar<br />
allt mer. För att miljöledningssystemet<br />
ska fungera<br />
måste man organisera arbetet på ett<br />
bra sätt och ställa de resurser som krävs<br />
till förfogande.
Ett väl förankrat beslut<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Det tar tid att införa ett miljöledningssystem och arbetet kräver en<br />
hel del personella och finansiella resurser, framförallt inledningsvis.<br />
Ledningens beslut om att påbörja arbetet måste därför vara väl<br />
underbyggt. Dessutom måste man ta hänsyn till redan existerande<br />
styrsystem inom organisationen. Är man certifierad enligt ISO 9000<br />
finns det många gemensamma krav och rutiner som kan användas<br />
vid arbetet med miljöledningssystemet. Andra kvalitetsutvecklingssystem<br />
som Utmärkelsen Svensk Kvalitet (USK) eller Qvalitet,<br />
Utveckling, Ledarskap (QUL), som är Landstingsförbundets anpassning<br />
av USKkriterierna, innehåller också miljöavsnitt. Om organisationen<br />
har arbetat med något av dessa eller liknande system<br />
bör erfarenheterna från det arbetet tas tillvara. Detsamma gäller<br />
för ledningssystem för arbetsmiljö eller säkerhet och hälsa som kan<br />
finnas inom organisationen.<br />
Innan man påbörjar det rent praktiska arbetet är det viktigt att ta<br />
reda på vilka resurser och vilken kompetens som finns innanför<br />
de egna väggarna. Man bör fundera på om extern hjälp behöver<br />
tas in i form av en konsult som drivande kraft eller bollplank. Det<br />
måste också finnas en budget för hela projektet, så att inte arbetet<br />
upphör eller avstannar på grund av brist på resurser. De interna<br />
kostnaderna för införandet av ett miljöledningssystem är svåra att<br />
uppskatta, eftersom det så gott som alltid genomförs som en del<br />
av det ordinarie arbetet, men oftast är de långt större än de externa<br />
kostnaderna. För vissa moment kan det också vara nödvändigt att<br />
anlita extern hjälp. Trots att de interna kostnaderna sällan vägs in i<br />
budgeten för miljöledningssystemet, så bör ledningen vara medveten<br />
om att arbetet innebär en ansträngning för hela organisationen.<br />
Bestäm organisation för införandefasen<br />
Det är av avgörande betydelse att miljöarbetet samordnas med<br />
resten av verksamheten. Miljöarbetet är inte ett separat arbetsområde<br />
och dess organisation och rutiner ska så långt som möjligt<br />
samordnas med organisationens övriga rutiner.<br />
Själva införandet av ett miljöledningssystem kräver ofta att man<br />
utser en ansvarig person och eventuellt en arbetsgrupp. Den<br />
ansvarige, projektledaren, bör ha en bred helhetssyn på både<br />
organisationen och miljöfrågorna. Personen måste också kunna<br />
driva förändringsarbetet framåt, samt ha förmågan att förankra
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
miljöarbetet på alla nivåer i organisationen. Projektledarens och<br />
arbetsgruppens roller och ansvarsområden bör vara tydliga och de<br />
måste ha ledningens fulla stöd.<br />
När själva organisationen för införandet av miljöledningssystemet<br />
finns på plats är det dags för projektledaren och projektgruppen<br />
att formulera en detaljerad arbetsplan, inklusive tidsramar. Man<br />
bör också fundera över hur arbetet med miljöledningssystemet ska<br />
organiseras på lång sikt.<br />
Genomför miljöutredningen<br />
Många organisationer väljer att börja arbetet med att genomföra en<br />
miljöutredning. Målet med miljöutredningen är att ta reda på vilka<br />
delar av verksamheten som påverkar miljön – med andra ord att<br />
kartlägga och värdera miljöaspekterna.<br />
De betydande miljöaspekterna lägger grunden för utformningen<br />
av miljöpolicy och miljömål. De delar av verksamheten som<br />
prioriterats i miljöutredningen ska avspeglas i policy, övergripande<br />
och detaljerade mål. Det fortsatta arbetet kommer att styras av<br />
miljöpolicyn. Genom att hålla sig till den kurs som policyn anger<br />
kommer organisationen att styra mot rätt mål.<br />
Ledningen – en nyckelresurs<br />
<strong>Miljöledning</strong>ssystem är ett ledningsverktyg. Ledningen eller<br />
chefen har också en mycket viktig roll vid införandet av ett miljöledningssystem.<br />
Det är ledningen som tar ut riktningen och skapar<br />
motivation, och deras inställning till miljöfrågor är avgörande<br />
för om miljöarbetet ska lyckas. Ledningen arbetar fram organisationens<br />
miljöpolicy och övergripande mål, och måste ta ansvar för<br />
att arbetet genomförs på allvar. De prioriteringar som ledningen<br />
gör i inledningsskedet kommer att prägla det framtida arbetet.<br />
Förutsättningen för ett effektivt miljöarbete är resurser, såväl<br />
ekonomiska som personella. Ledningen ska se till att beslut följs<br />
och att de resurser som behövs för att uppnå målen finns tillgängliga.<br />
Minst en gång per år bör ledningen också gå igenom miljöledningssystemets<br />
delar, följa upp målen och utvärdera hur effektivt<br />
miljöledningssystemet är.<br />
Eftersom alla medarbetare involveras vid införandet av miljöledningssystem<br />
är det viktigt att besluten förankras hos medarbe
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
tarna. Detta skapar engagemang och känslan av att vara<br />
delaktig. Även det är ledningens ansvar.<br />
Utbildning och kommunikation –<br />
för att skapa delaktighet<br />
För att miljöledningssystemet ska fungera<br />
effektivt måste medarbetarna känna sig delaktiga<br />
och motiverade inför förändringsarbetet.<br />
Information och kommunikation är viktigt<br />
för att de inte ska känna sig överraskade av de<br />
förändringar som genomförs. Om medarbetarna informeras och<br />
kan förstå vad som ska ske och varför, blir det oftast lättare för<br />
dem att acceptera förändringen.<br />
Ett bra sätt att skapa delaktighet är att aktivt involvera fler medarbetare<br />
i miljöledningsarbetet. Projektgruppen bör till exempel<br />
bestå av representanter från olika delar av organisationen. Projektledaren<br />
bör också ta hjälp av olika medarbetare för olika arbetsmoment.<br />
Ofta innebär miljöarbetet att man måste höja kompetensnivån både<br />
hos vissa nyckelpersoner och hos alla anställda. För att organisationen<br />
ska få ut så mycket som möjligt av utbildningen bör den gå<br />
hand i hand med genomförandet av miljöledningssystemet och<br />
stödja processen. Förutom kunskap om miljöfrågor bör utbildningen<br />
ta upp själva arbetsmetodiken, det vill säga hur man arbetar<br />
systematiskt med miljöfrågor.<br />
Uppföljning<br />
Att regelbundet följa upp målen och handlingsplanerna är självklart<br />
centralt, framförallt för att se om miljösituationen successivt<br />
förbättras. Men uppföljningen syftar även till att:<br />
■ säkerställa att organisationen inte överträder krav i lagar och<br />
förordningar;<br />
■ uppfylla koncernens/ägarens och eventuella miljömyndigheters<br />
krav på redovisning av miljöinformation.<br />
Eftersom uppföljning och redovisning intimt hänger samman<br />
är det viktigt att samordna redovisningskrav med rutinerna för<br />
uppföljning, till exempel för energianvändning.<br />
”Eftersom alla medarbetare<br />
involveras<br />
vid införandet är det<br />
viktigt att besluten<br />
förankras hos medarbetarna.”
”Gränsen för vad<br />
som kan betecknas<br />
som yttre miljö,<br />
säkerhet och hälsa<br />
är flytande.”<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Integrering med andra ledningssystem<br />
Ett miljöledningssystem omfattar samma delar som andra målstyrda<br />
ledningssystem. Gemensamt för alla ledningssystem är<br />
att arbetet ska drivas i en ständig förbättringsprocess. Det är<br />
därför logiskt och rationellt att integrera miljöledningssystemet i<br />
den styrning av verksamheten som redan finns. Det kan gälla till<br />
exempel budget/mål i verksamhetsplaneringen och uppföljningsrutiner,<br />
eller mer komplexa system för kvalitetsstyrning och/eller<br />
kvalitetsutveckling. Integreringen kan vara fullständig, men måste<br />
inte vara det. Det kan till exempel finnas skäl för att ha separat<br />
kvalitets och miljöpolicy.<br />
Det går också utmärkt att integrera miljöfrågorna i befintliga<br />
system för arbetsmiljö och säkerhet eller tvärtom. Under senare år<br />
har ett integrerat synsätt på miljö, arbetsmiljö och säkerhetsfrågorna<br />
vuxit fram inom många organisationer eftersom det finns<br />
starka, naturliga kopplingar mellan områdena. Gränserna för<br />
vad som kan betecknas som ”yttre miljö”, ”säkerhet”<br />
och ”hälsa” är flytande.<br />
Många anser att hanteringen av miljöfrågorna<br />
blir kraftfullare och effektivare, och att man<br />
undviker dubbelarbete genom ett integrerat<br />
arbetssätt. Det leder också till färre dokument<br />
att hålla reda på samt till kostnadsbesparingar<br />
genom integrerad kontroll/revision.<br />
Införandet övergår i långsiktigt arbete<br />
Införandet av ett miljöledningssystem tar tid. Det brukar ta<br />
1,5–2 år att bygga upp och införa ett miljöledningssystem som<br />
leder till en certifiering av verksamheten. Väljer man att arbeta<br />
med bara huvudmomenten kan det självklart ta kortare tid. Hur<br />
lång tid det tar beror också av andra faktorer, som vana att arbeta<br />
med liknande ledningssystem, verksamhetens art och storlek,<br />
organisationens mognad i miljöarbetet, projektledarens kunskap<br />
och arbetssätt samt ledningens stöd.<br />
När införandefasen är över gäller det att få arbetet att fungera<br />
på lång sikt. Det är dags att utse en permanent organisation för<br />
arbetet med miljöledningssystemet. Den kan se ut på många olika<br />
sätt. Kanske väljer man att lägga ut ansvaret för olika delar på dem<br />
som har det övriga verksamhetsansvaret, kanske väljer man att
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
arbeta vidare med en mindre del av projektorganisationen, eller att<br />
helt enkelt kombinera de två. En tydlig ansvarsfördelning är hur<br />
som helst lika viktig i den permanenta organisationen som i projektorganisationen.<br />
Att upprätthålla miljöledningssystemet tar också tid och pengar<br />
i anspråk. Kostnaderna styrs i stor utsträckning av om systemet<br />
är certifierat/EMAS-godkänt eller ej. För att upprätthålla ett externt<br />
godkännande krävs både regelbundna interna revisioner och<br />
uppföljande revisioner av certifieringsorganet respektive EMASkontrollanten,<br />
vilket naturligtvis kostar pengar. För ett litet företag<br />
kan det vara särskilt kostsamt och tidskrävande att införa ett fullständigt<br />
miljöledningssystem. På lång sikt kan det ändå visa sig<br />
vara en god investering.<br />
Att gå vidare till en certifiering/godkännande eller inte<br />
För många har begreppet att införa ett miljöledningssystem blivit<br />
synonymt med en certifiering enligt ISO 14001 eller en EMASregistrering.<br />
Det gäller kanske främst affärsdrivande verksamheter,<br />
där certifiering och/eller registrering idag ses som en konkurrensfördel.<br />
Naturligtvis är möjligheten till ett objektivt godkännande<br />
viktig för såväl trovärdigheten utåt som för utvecklingen av miljöarbetet.<br />
Genom den externa kontrollen bekräftas det egna miljöarbetet.<br />
Den ger också en klar indikering på hur arbetet fungerar.<br />
Men varje organisation kan skapa sitt eget miljöledningssystem.<br />
Ett eget system kan mycket väl fungera som ett ledningsverktyg i<br />
miljöarbetet, utan att man går hela vägen fram till certifiering eller<br />
godkännande. I många fall kan den bästa lösningen vara att så att<br />
säga plocka russinen ur kakan och bygga ett eget system. Andra<br />
föredrar att börja med skalet, med andra ord baskraven i ISO 14001<br />
och EMAS, som får bli grunden till ett eget miljöledningssystem<br />
som man eventuellt bygger vidare på framöver. För en del organisationer<br />
kan det bästa sättet att komma igång med miljöarbetet<br />
inom rimlig tid vara att starta med ett något mindre omfattande<br />
system. Inget hindrar att man samtidigt har som målsättning att<br />
satsa på en certifiering eller ett EMAS-godkännande i framtiden.<br />
Vissa organisationer vill ha ett miljöledningssystem som uppfyller<br />
de formella kraven för certifiering utan att man certifierar systemet.<br />
Kvaliteten upprätthålls genom regelbunden kontroll av utomstående<br />
revisorer.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Garanterar miljöledningssystem att miljöhänsyn tas?<br />
Det framförs ibland att det är fullt möjligt att ha ett miljöledningssystem<br />
och samtidigt ha en mycket låg nivå på sitt miljöarbete.<br />
Det ligger ingen osanning i detta påstående. Användningen av<br />
ett miljöledningssystem är ingen kvalitetsgaranti på miljöarbetet.<br />
EMAS och ISO 14001 kräver som minimum att man följer miljölagstiftningen,<br />
vilket självklart är en skyldighet vare sig man inför ett<br />
miljöledningssystem eller ej. Kraven på ständig förbättring blir inte<br />
särskilt betungande om miljöarbetet startar från en mycket låg ambitionsnivå.<br />
Användningen av ett miljöledningssystem säger inte<br />
heller någonting om miljökvaliteten på de varor och tjänster som<br />
verksamheten producerar.<br />
Eftersom ett miljöledningssystem inte är en kvalitetsstämpel på<br />
miljöarbetet, så är det viktigt att inte stirra sig blind på ISO-certifikatet<br />
eller EMASgodkännandet. Inköpare bör till exempel begära<br />
in en beskrivning av själva miljöarbetet, miljöpolicyn och de viktigaste<br />
målen som ett komplement till certifikatet för att kunna göra<br />
en bra bedömning av leverantören.<br />
I ett miljöledningssystem är miljömål och handlingsplaner centrala<br />
delar, vilket tar udden av en del av kritiken. En organisation som<br />
fastställer miljömål har åtminstone en uppriktig vilja att åstadkomma<br />
förbättringar.<br />
0
Kapitel 5.<br />
Tre goda exempel<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Följande texter handlar om hur införandet av ett miljöledningssystem<br />
kan gå till i verkligheten. De är baserade på intervjuer<br />
med personer som haft en nyckelroll vid införandet och som har<br />
följt processen från början till slut. Vi har valt att exemplifiera en<br />
kommunförvaltning, en statlig myndighet och ett privat fastighetsföretag:<br />
Fastighetskontoret i Kalmar, Fortifikationsverket och<br />
ABB Facilities Management AB. Alla tre organisationerna har valt<br />
att arbeta med certifiering enligt ISO 14001, men man har valt olika<br />
vägar dit.<br />
Fastighetskontoret i Kalmar är miljöcertifierat<br />
Fastighetskontoret i Kalmar är en kommunal förvaltning som<br />
ansvarar för Kalmar kommuns samordnade fastighetsförvaltning<br />
och lokalvård. De är också ansvariga för nybyggnad och ombyggnad<br />
av lokaler för kommunal verksamhet. Som första kommunala<br />
förvaltning i landet införde fastighetskontoret kvalitetsledningssystemet<br />
ISO 9002 och certifierades i oktober 1996. Redan under<br />
1997 gick man vidare med en miljöcertifiering. Den blev klar den<br />
1 december 1998.<br />
Fastighetskontorets ansvarsområden sträcker sig från att bygga<br />
till, bygga om och bygga nytt till att ta hand om driften och skötseln<br />
av alla kommunens <strong>fastigheter</strong>. Fastighetskontoret äger också<br />
kommunens byggnader.<br />
1
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Under arbetet med kvalitetscertifiering bestämde sig fastighetskontoret<br />
för att satsa på ett miljöarbete med stöd av miljöledningssystem.<br />
I kvalitetspolicyn, som formulerades i januari 1994, finns<br />
en vision som växte fram i diskussionerna med personalen: Vi,<br />
fastighetskontoret, måste vara föregångare inom branschen till förändringen<br />
mot ett resurssnålare samhälle. De satte också upp ett kvalitetsmål<br />
som gick ut på att införa miljöledningssystemet<br />
ISO 14001 under 1998. Det ledde till att de började arbeta<br />
med miljöledningssystem våren 1997.<br />
– Vi kom till insikt om att våra hyresgäster, t ex barn och<br />
ungdomsförvaltningen där barnomsorgen ingår, låg före<br />
oss. De hade börjat med miljöarbete i det lilla formatet,<br />
som kompostering och sopsortering. Vi insåg att de skulle<br />
börja ställa krav och bestämde oss för att vi måste bli bättre<br />
än våra hyresgäster. Vi vill ha nöjda kunder och känna<br />
att vi ligger steget före, berättar Kerstin Engdahl, miljösamordnare<br />
och avdelningschef.<br />
Samtidigt beslut om miljöarbete<br />
I oktober 1996 fattade man inom kommunen ett politiskt beslut om<br />
att alla kommunens verksamheter skulle påbörja ett miljöarbete<br />
och upprätta en miljöpolicy.<br />
– Politikernas beslut i kommunstyrelsen och personalens insikter i<br />
samband med kvalitetsarbetet kom nästan samtidigt. Så det fanns krav<br />
både uppifrån och underifrån på att vi skulle sätta igång.<br />
Fastighetskontoret valde att arbeta med ett standardiserat miljöledningssystem<br />
eftersom de hade goda erfarenheter av det kvalitetsledningssystem<br />
som de infört. På fastighetskontoret tror man<br />
inte heller på ”eget miljöarbete”. Det är lätt hänt att det hamnar vid<br />
sidan av resten av verksamheten eller avstannar efter en tid.<br />
– Standarden är en metod som fungerar. Den är tvingande, miljöarbetet<br />
måste in i verksamheten, och det är ett långsiktigt arbete. <strong>Miljöledning</strong>ssystemet<br />
kräver ju en utomstående granskning, interna revisioner och<br />
genomgång av hela systemet två gånger per år, så kallade ledningens<br />
genomgång, förklarar Kerstin Engdahl.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Standarden ISO 14001 bygger på ständiga förbättringar och på fastighetskontoret<br />
tycker man att den erbjuder en bra modell att jobba<br />
med. Miljöfrågorna integreras i verksamheten och alla aktiviteter<br />
genomförs med perspektivet kvalitet och miljö.<br />
Ingen särskild projektorganisation<br />
På fastighetskontoret har man inte tillsatt någon speciell projektgrupp<br />
för införandet av miljöledningssystemet – projektledargruppen<br />
är samma grupp som ledningsgruppen. Kerstin Engdahl<br />
är kvalitets och miljösamordnare, men hon är också avdelningschef<br />
för städavdelningen. Som samordnare är det hennes jobb att<br />
bland annat uppmuntra och uppmärksamma processen. Hon är<br />
också ansvarig för att upprätta revisionsplaner, ledningens genomgång<br />
samt för samordning och uppföljning av miljöledningssystemet.<br />
Arbetet med miljöledningssystemet bereds i den så<br />
kallade samverkansgruppen.<br />
– Vi tror inte på speciellt tillsatta personer som sitter vid sidan om verksamheten.<br />
Arbetet är inte heller bara en ledningsfråga. Personalen måste<br />
vara med. Utan engagerade medarbetare uppnås inga goda resultat, men<br />
självklart måste också ledningen vara engagerad.<br />
Chefen på fastighetskontoret, Sune Johansson, är engagerad. Han<br />
visar alla andra att han tar sig tid med miljöarbetet och att det är<br />
en viktig fråga. Kerstin Engdahl tror möjligen att införandet av ett<br />
miljöledningssystem går fortare med ett ovanifrånperspektiv, men<br />
att man i längden vinner på att arbeta med det underifrån<br />
perspektiv som de har valt.<br />
Så här gick fastighetskontoret tillväga<br />
De började arbetet med en personalutbildning i studiecirkelform.<br />
Varje anställd blev kallad till 18 timmars obligatorisk utbildning<br />
under våren 1997. Studiecirkeln träffades fyra gånger. De använde<br />
boken ”Frågor och svar om miljöarbete” som stiftelsen Håll Sverige<br />
Rent gav ut för ett par år sedan. Den är baserad på frågor från<br />
svenska ungdomar.<br />
– Vi tycker att studiecirkelformen fungerar jättebra. I studiecirkeln kan vi<br />
använda oss av varandras erfarenhet och klokskap, säger Kerstin Engdahl.
Processen – en röd tråd<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Miljöutredningen gjordes efter att utbildningen<br />
hade genomförts. På det sättet<br />
kunde man få in information om styrkor<br />
och svagheter från samtliga avdelningar.<br />
I miljöutredningen togs alla miljöaspekter<br />
fram och därefter skapades ett register<br />
över dem. Enligt bedömningsmodellen<br />
poängsattes de olika miljöaspekternas<br />
påverkansgrad för att få fram verksamhetens<br />
betydande miljöaspekter (se sid<br />
47). Vid bedömningen sågs kommunens<br />
miljöprogram som en viktig aspekt att ta<br />
hänsyn till, förutom lagar och förordningar<br />
som nämns i ISOstandarden. På det<br />
sättet kunde de slutligen plocka fram fyra<br />
stycken miljöaspekter som de ville prioritera.<br />
1 Miljöutbildning för all personal i studiecirkelform<br />
våren 1997<br />
2 Miljöutredning – nulägesanalys av de<br />
olika verksamheternas direkta miljöpåverkan<br />
3 Miljöaspektregister<br />
4 Metod för bedömning av miljöaspekter<br />
5 Betydande miljöaspekter<br />
6 Miljöpolicy<br />
7 Miljömål och handlingsprogram<br />
8 Införande och drift<br />
9 Certifieringsrevision i november 1998<br />
De fyra var:<br />
■ upphandling och inköp: av entreprenader och tjänster,<br />
■ transporter,<br />
■ uppvärmning olja,<br />
■ uppvärmning el.<br />
– Vi blev alla förvånade över den höga poängsumman för transporter. I<br />
vår verksamhet är ju transporterna bara ”förflyttning”, inte själva verksamheten<br />
som för en taxirörelse. Att uppvärmningen kom högt upp kom<br />
däremot inte som någon förvåning.<br />
Miljöpolicyn formulerades efter miljöutredningen<br />
När de valt ut de miljöaspekter som miljöarbetet skulle koncentreras<br />
kring skrev de miljöpolicyn (se faktaruta), som sedan fastställdes<br />
av kommunstyrelsen. Fastighetskontoret är direkt underställda<br />
kommunstyrelsen, som därför måste godkänna miljöpolicyn. De<br />
måste också anpassa sin miljöpolicy till kommunens övergripande<br />
miljöpolicy, men när fastighetskontoret formulerade sin policy var<br />
kommunens policy bara ett förslag. Delar av miljöpolicyn består av<br />
material som personalen tog fram under studiecirklarna. Dessutom<br />
ställs specifika krav i ISO 14001 som de har tillgodosett.<br />
Både miljöpolicyn och miljöutredningen innehåller ickemätbara,<br />
övergripande mål. I miljöutredningen står det bland annat ”Vi ska
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
vara goda förebilder och leva som vi lär.”<br />
De mätbara målen finns inlagda i miljöledningsprogrammet.<br />
– Det är de mätbara målen som är viktiga, de<br />
som man kan mäta och som ger resultat på<br />
lång sikt, säger Kerstin Engdahl.<br />
När miljöpolicyn var klar arbetade man<br />
fram handlingsprogram, fast i Kalmar<br />
kallar de dem för miljöprogram. De ska<br />
innehålla tidsplaner, samt uppgifter om<br />
vilka som är ansvariga och vilka resurser<br />
som kommer att finnas tillgängliga. För<br />
bilar finns det till exempel en plan för<br />
när de ska bytas ut, vilka bränslesnåla<br />
alternativ eller alternativa bränslen som<br />
finns, när de ska vara försedda med<br />
avgasrening och vem som ansvarar för att<br />
arbetet blir utfört.<br />
Rådgör med hyresgästerna<br />
I sitt förvaltningsarbete rådgör fastighetskontoret<br />
med hyresgästerna i vissa frågor.<br />
– Vi gör enkäter som vi skickar ut till våra hyresgäster,<br />
men vi har inte hunnit göra någon<br />
kring miljöarbetet ännu, berättar Kerstin<br />
Engdahl. – I vårt kvalitetsarbete gör vi återkommande<br />
enkäter om vår verksamhet. Det<br />
är ett sätt att få in synpunkter. I den senaste<br />
enkäten till våra städkunder ställde vi frågan:<br />
”Tycker du att vi uppfyller dina krav på en<br />
miljöanpassad städning?” Vi fick överraskande<br />
positiva svar.<br />
De har också både hyresgäster och städkunder som är miljömedvetna<br />
och ställer frågor och krav som rör till exempel städningen<br />
och uppvärmningen. Men det är väldigt olika nivå på medvetenheten<br />
hos olika hyresgäster.<br />
Vid förändringar sker samråd med de som nyttjar lokalerna.<br />
Lösningarna måste också vara ekonomiskt försvarbara.<br />
Miljöpolicy för fastighetskontoret i<br />
Kalmar kommun<br />
Vår miljöpolicy är att med allas insats målmedvetet<br />
arbeta förebyggande och långsiktigt<br />
för att skapa en livsmiljö byggd på<br />
miljö- och resurshushållning.<br />
För att leva upp till policyn måste vi infria<br />
följande krav som policyn bygger på:<br />
■ Kunden: vi ska tillgodose våra kunders<br />
krav och förväntningar på miljö- och<br />
kretsloppsanpassade lokaler, fastighetsservice<br />
och städtjänster.<br />
■ Underleverantören: vi ska ställa krav<br />
på och samarbeta med miljömedvetna<br />
underleverantörer.<br />
■ Transporter: vi ska utföra transporter så<br />
att föroreningen av luft, mark och vatten<br />
minskar.<br />
■ Uppvärmning med olja och el: vi ska<br />
välja värmekälla så att föroreningen av<br />
luft, mark och vatten minskar.<br />
■ Lagstiftning: vi ska genom ständig<br />
utvärdering och förbättring ligga steget<br />
före gällande miljölagstiftning.<br />
■ Vår personal: vi ska utbilda, informera<br />
och stimulera vår personal till engagemang<br />
och delaktighet inom miljöområdet.<br />
■ Vårt ansvar: vi har alla ett miljöansvar i<br />
vårt arbete.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Pengar från Trygghetsfonden bidrog till certifiering<br />
Fastighetskontoret fick pengar från Trygghetsfonden för arbetet<br />
med att införa miljöledningssystemet: 245 000 kronor. De har inte<br />
räknat på kostnaderna för eget arbete, utan endast externa tjänster,<br />
till exempel kostnader för utbildning, studiematerial och konsulter.<br />
Certifieringskostnaden är inte heller inkluderad. De har inte<br />
använt riktigt alla pengarna (se nedan).<br />
Kostnader för ISO 14001 1997 1998<br />
Övriga konsulter 37 157 20 351<br />
Traktamenten, reseersättningar 171 320<br />
Avgifter för kurser, studiebesök 3 660 14 592<br />
Studiecirkelträffar 12 896 1 212<br />
PO 40 31<br />
Lokalhyror 1 625 0<br />
Böcker 510 519<br />
Facklitteratur 4 865 1 575<br />
Datamaterial 0 2 400<br />
Databehandling, miljöbokhyllan 0 1 400<br />
Administrativa tjänster,<br />
Stadsbyggnadskontoret 920 2 111<br />
Resekostnader 142 739<br />
Representation 330 740<br />
Totalt 62 316 45 990<br />
Summa kostnader: 108 306 kronor<br />
De har ingen årlig budget för miljöledningsarbetet. Det är ju integrerat<br />
och ska inte separeras från den övriga verksamheten. Därför<br />
har de inte gjort några kostnadsberäkningar för det egna arbetet.<br />
– Det är inte så mycket att räkna på, menar Kerstin Engdahl. Vi måste<br />
helt enkelt klara av det. Vi har inga extra pengar för det, utan måste<br />
prestera det inom den personalbudget som vi har. Vi ser det som en<br />
investering för framtiden, ett överlevnadssätt.<br />
Några eventuella kostnader eller besparingar som orsakats av det<br />
nya arbetssättet har man ännu inte sett. Det är helt enkelt för tidigt<br />
för att förändringar i verksamheten ska ha slagit igenom.<br />
Själva miljöcertifieringen gick relativt lätt. På fastighetskontoret<br />
tror man att man har haft stor hjälp av den tidigare kvalitets
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
certifieringen. De hade redan kämpat sig igenom ett liknande<br />
system, och beskrivit många flöden och rutiner. Vad de behövde<br />
göra var att förtydliga och delvis lägga till saker vid införandet av<br />
miljöledningssystemet.<br />
Ett gemensamt engagemang<br />
Enligt Kerstin Engdahl är det viktigt att det finns ett<br />
engagemang inom hela verksamheten. Personalen måste<br />
känna sig motiverad. Det är därför det är så viktigt<br />
med utbildning av personalen. Men det är förvånansvärt<br />
lätt att motivera folk till miljöarbete, lättare än<br />
kvalitetsarbete, eftersom miljöarbetet ofta är tydligare<br />
och erbjuder tydligare exempel.<br />
– Att starta ett miljöarbete är en process. Man måste<br />
vänja sig inom organisationen. Det går inte över en natt,<br />
avslutar hon.<br />
För mer information, kontakta Sune Johansson, Fastighetschef,<br />
tel: 048045 05 05, epost: sune.johansson@kommun.kalmar.se<br />
och Kerstin Engdahl, tel: 048045 05 35, epost: kerstin.engdahl@<br />
kommun.kalmar.se eller besök Kalmar kommuns hemsida: www.<br />
kalmar.se<br />
Kalmars metod för bedömning av miljöaspekter<br />
Kartläggningen av miljöaspekterna följs av en bedömning av deras<br />
betydelse, vilket ger en uppfattning om i vilken utsträckning och<br />
i vilken ordning de ska åtgärdas. Varje miljöaspekt tilldelas poäng<br />
beroende på överensstämmelse med givna påståenden eller svarsalternativ.<br />
Resultatet blir en poängmässig rangordning där de miljöaspekter<br />
som tilldelats flest poäng är de mest betydande.<br />
Definitioner<br />
Miljöaspekt = delar av en organisations aktiviteter/verksamhet,<br />
produkter eller tjänster som kan inverka på miljön.<br />
Betydande miljöaspekt = miljöaspekt som har eller kan ha<br />
betydande påverkan på miljön.<br />
– Ja just det! I ”Grepp<br />
om driften” stod<br />
det att man lätt kan<br />
spara 10 % i energiförbrukning<br />
per år om<br />
man installerar DUC.
Styrande dokument<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Tilldela miljöaspekten den högsta poäng där en eller flera frågor<br />
kan besvaras med ja. Notera i sammanställningen vilka frågor som<br />
bejakats (t ex 5 a, c).<br />
5 poäng:<br />
a. Är miljöaspekten reglerad av lagstiftning/myndighetskrav som<br />
uppfylls utan marginal?<br />
b. Strider miljöaspekten mot förvaltningens/bolagets miljömål?<br />
c. Är miljöaspekten prioriterad i kommunens gemensamma<br />
program (miljöskydds-, naturvårdsprogram m fl)?<br />
d. Innehåller produkten ämnen som enligt kommunens miljökriterier<br />
(Västernorrlandpärmen + KFbeslut) inte ska upphandlas?<br />
3 poäng:<br />
a. Är miljöaspekten reglerad av lagstiftning/myndighetskrav som<br />
uppfylls med god marginal?<br />
b. Innehåller produkten ämnen som enligt kommunens miljökriterier<br />
inte bör upphandlas?<br />
0 poäng:<br />
a. Är miljöaspekten varken reglerad av lagstiftning/myndighetskrav,<br />
egen miljöpolicy/miljömål eller kommunens gemensamma<br />
program?<br />
Miljöeffekter<br />
Vilka av följande miljöeffekter ger aspekten upphov till (enligt<br />
Naturvårdsverkets 13 miljöhot)? Kvantiteten vägs in först i nästa<br />
fråga. Förklaringar till miljöhoten står att läsa på Naturvårdsverkets<br />
hemsida: www.environ.se<br />
Miljöhot: nej = 0 poäng; ja = 1 poäng<br />
1. Klimatpåverkande gaser<br />
2. Uttunning av ozonskiktet<br />
3. Försurning av mark och vatten<br />
4. Fotokemiska oxidanter/marknära ozon<br />
5. a) Luftföroreningar i tätort<br />
b) Buller i tätort
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
6. Övergödning av vatten och mark<br />
7. Påverkan genom metaller<br />
8. Påverkan av organiska miljögifter<br />
9. Introduktion och spridning av främmande organismer<br />
10. Nyttjande av mark och vatten som produktions och försörjningsresurs<br />
11. Exploatering av mark och vatten för bebyggelse, anläggningar<br />
och infrastruktur<br />
12. Anspråk på särskilt värdefulla områden (enligt kommunens<br />
naturvårdsprogram)<br />
13. a) Brutna kretslopp<br />
b) Osorterat avfall och/eller miljöfarliga restprodukter<br />
Övriga faktorer:<br />
14. Nyttjande av ändliga naturresurser<br />
15. Påverkan på stads eller landskapsbilden<br />
Omfattning<br />
Hur stor är miljöaspektens miljöpåverkan som helhet med hänsyn<br />
till storlek/använd mängd/halt? Ta bland annat hänsyn till hur<br />
många av miljöhoten under rubriken ”Miljöeffekter” som berörs.<br />
1 poäng = liten; 3 poäng = måttlig; 5 poäng = stor<br />
Opinion<br />
Poäng tilldelas de miljöaspekter som medför ett speciellt intresse<br />
eller orsakar många klagomål hos intressenter såsom kommuninvånare,<br />
företag, forskare, myndigheter, politiker (allmänpolitiska<br />
värderingar), miljöorganisationer, media, anställda och/eller andra<br />
intressenter.<br />
Vilken omfattning har opinionens intresse för miljöaspekten?<br />
1 poäng = liten; 3 poäng = måttlig; 5 poäng = stor
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Fortifikationsverket satsar på ISO 14001 utan<br />
certifiering<br />
Fortifikationsverkets huvuduppgift är att förvalta de av statens<br />
<strong>fastigheter</strong> som används för försvarsändamål. De ansvarar för<br />
ett mycket stort fastighetsbestånd spritt över hela<br />
landet. Brukare är i de flesta fall Försvarsmakten,<br />
som själv har gjort miljöfrågorna till en profilfråga.<br />
Fortifikationsverket har valt att arbeta med<br />
både ISO 14001 och ISO 9001, och är nu på väg<br />
att införa båda systemen. För att inte i onödan<br />
spendera skattepengar satsar de på en certifierbar<br />
verksamhet, men ingen certifiering. Införandet av<br />
miljöledningssystemet ISO 14001 ska vara genomförd<br />
under 1999.<br />
Fortifikationsverket är en myndighet inom Försvarsmaktens<br />
ansvarsområde och tillhör sedan 1 januari 1999 Finansdepartementets<br />
ansvarsområde. Verket ansvarar för ett mycket stort<br />
fastighetsbestånd. Fastigheterna är spridda över hela landet, men<br />
de flesta ligger naturligtvis i garnisonsorterna. Beståndet omfattar<br />
cirka 15 000 byggnader och runt 6 miljoner kvadratmeter (bruttoarea),<br />
omkring 2 450 större befästningar, ett stort antal truppbefästningar,<br />
cirka 70 flygfält och 420 000 hektar mark. Deras hyresgäster<br />
är Försvarsmakten och övriga myndigheter inom Försvarsdepartementets<br />
ansvarsområde.<br />
Organisationen består av en stab i Eskilstuna och tre geografiskt<br />
uppdelade förvaltningsavdelningar med egna driftenheter.<br />
Fortifikationsverket leds av ledningsgruppen som består av<br />
generaldirektör Torsten Engberg och verkets fem avdelningschefer.<br />
Dessutom finns en politisk styrelse, utsedd av regeringen.<br />
Engagemang och direktiv uppifrån<br />
Det fanns flera skäl till att Fortifikationsverket valde att satsa på ett<br />
miljöarbete. Dels fanns det några personer på Fortifikationsverket<br />
som hade ett stort intresse för miljöfrågor, bland annat generaldirektör<br />
Torsten Engberg och chefen för plan och miljösektionen,<br />
Ulf Tomner. Dels har arbetet bedrivits på uppdrag av regeringen<br />
genom direktiv i de årliga regleringsbreven. Dessutom har deras<br />
hyresgäst, Försvarsmakten, gjort miljöfrågorna till en profilfråga.<br />
De har uttryckt förväntningar på en miljöanpassad fastighets<br />
0
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
förvaltning i sin miljöplan. Med alla dessa skäl tillsammans fann<br />
det sig ganska naturligt att starta ett miljöarbete.<br />
– Försvarsmakten är en krävande, men samarbetsvillig och miljöintresserad<br />
brukare, säger Ulf Tomner. De har både kunskap och<br />
ambitioner och vi har därför valt att samordna vårt miljöarbete med brukarnas<br />
miljöarbete, främst Försvarsmakten.<br />
I 1996 års regleringsbrev fick Fortifikationsverket till uppgift att<br />
lägga särskilt vikt vid miljöarbetet. Det ledde till att verket initierade<br />
det fortsatta miljöarbetet genom att formulera en miljöpolicy<br />
som angav organisationens viljeinriktning. Policyn är godkänd av<br />
regeringen.<br />
– Vi började med att skriva en miljöpolicy under 1996. Den blev en smärre<br />
roman, på gränsen till för lång. Sedan dess har vi försökt att banta ned<br />
den, säger Ulf Tomner.<br />
Både kvalitet och miljö<br />
I 1997 års regleringsbrev fanns en uppmaning om att överväga<br />
miljöledning. När Fortifikationsverket fick det uppdraget från<br />
regeringen började de fundera över hur de ville organisera sitt<br />
arbete. De kom fram till att de ville ha ett ISObaserat system, ISO<br />
14001, som integrerades i det ordinarie ledningssystemet. De ville<br />
samtidigt införa ett kvalitetsledningssystem, ISO 9001.<br />
– Det innebär naturligtvis ett större arbete att införa två system samtidigt,<br />
men för att få ett bestående miljöarbete måste vi ha ordning och<br />
reda på hela vårt ledningssystem och kontroll över både ekonomi och<br />
verksamhet, säger Ulf Tomner.<br />
Förklaringen till behovet av kvalitetsledning finns i myndighetens<br />
korta historia. Fortifikationsverket startade sin verksamhet i juli<br />
1994 och har inte hunnit jobba upp rutiner och processer ännu.<br />
Tidigare var de en uppdragsmyndighet, Fortifikationsförvaltningen,<br />
som fick uppdrag från Försvarsmakten. Då var de inte<br />
fastighetsförvaltande, utan fungerade som ett stöd för Försvarsmakten.<br />
De utförde dessutom tillståndsprövningar enligt miljölagstiftningen<br />
för Försvarsmaktens verksamhet, på till exempel<br />
skjutfält och flygflottiljer. De gjorde bland annat miljökonsekvensbeskrivningar<br />
och arbetade alltså med miljöfrågor redan innan de<br />
blev ett fristående verk.<br />
Vid starten 1994 hade de ansvaret för fastighetsförvaltningen, men<br />
driften låg kvar hos Försvarsmakten. Först vid årsskiftet 1997/98<br />
1
–…målet är ISO<br />
14001-märkt, hur<br />
ska jag göra?<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
överfördes även fastighetsdriften till Fortifikationsverket. Det innebar<br />
en stor organisationsförändring. Från att ha varit 160 personer,<br />
var de vid början av 1998 i stället 1 600 personer. Det uppstod<br />
därmed ett stort behov av att förändra ledningssystem och rutiner<br />
inom organisationen.<br />
– Om vi redan hade haft väl fungerande lednings och uppföljningssystem<br />
hade vi kanske valt att bara integrera miljöledningssystemet i den ordinarie<br />
verksamheten, säger Ulf Tomner. Men hur många organisationer har<br />
det, även om de har funnits betydligt längre än vi?<br />
Tydliga mål och riktlinjer<br />
Fortifikationsverket har inte gjort någon prioritering mellan kvalitetsarbetet<br />
och miljöarbetet, men för införandet av miljöledningssystemet<br />
finns ett regeringsuppdrag som ska uppfyllas. Målet är<br />
att Fortifikationsverket ska ha infört och tillämpa ett kvalitetssäkrat<br />
miljöledningssystem före den 31 december 1999, med utgångspunkt<br />
i de nationella miljömålen, den statliga inriktningen<br />
och Fortifikationsverkets miljöpolicy.<br />
I regeringsuppdraget finns också en form av<br />
tidtabell. Under 1998 skulle de bland annat<br />
genomföra miljöutredning, miljöpolicy,<br />
miljöledningsprogram och miljöåtgärder<br />
i upphandlingen. Det finns alltså<br />
tydliga riktlinjer för vad de ska uppnå.<br />
Fortifikationsverket ser inte kretsloppsanpassning<br />
av fastighetsförvaltningen<br />
som främst ett administrativt eller tekniskt problem, utan en fråga<br />
om utbildning och motivation. Det gäller att göra dem som ansvarar<br />
för och sköter anskaffning, underhåll och drift samt avyttring<br />
medvetna om miljöfrågorna och den roll de kan ha för att verka för<br />
ett hållbart samhälle.<br />
Så här gick Fortifikationsverket tillväga<br />
Fortifikationsverket började med att genomföra en breddutbildning<br />
för att engagera så många som möjligt under 1997. Den<br />
genomfördes i de tre förvaltningsområdena Eskilstuna, Kristianstad<br />
och Boden. Merparten av de då 160 anställda gick utbildningen.<br />
Den var inte obligatorisk, men framhölls som angelägen.<br />
Sedan gjorde de en miljöutredning, som ju ligger till grund för<br />
en stor del av det fortsatta arbetet. Den påbörjades i maj 1997 och
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
blev klar i februari 1998. Det var en halvårsprocess som var väldigt<br />
arbetskrävande. Den gjordes med insikt om att de skulle överta<br />
även driftsansvaret för <strong>fastigheter</strong>na, så efter bästa förmåga tittade<br />
de även på parametrar för driften.<br />
– Vi lade medvetet ned mycket energi på miljöutredningen för att vi skulle<br />
få bästa möjliga fotfäste, säger Ulf Tomner. Den har också stått sig ganska<br />
bra, även om den innehåller några felaktiga uppgifter för utsläpp till luft<br />
av förbränningsprodukter.<br />
De började också tidigt arbeta med miljöfrågor i upphandlingen.<br />
Fortifikationsverket har en stor upphandling av konsulttjänster och<br />
entreprenader, samt inköp av material och produkter till driften.<br />
Under 1997 genomfördes om och nybyggnader av lokaler och<br />
anläggningar för cirka 700 miljoner kronor. Verket tecknar också<br />
ramavtal för stora mängder elinstallationsvaror, vitvaror, belysningsarmaturer<br />
m m. Man utvecklade därför upphandlingsmallar<br />
som ställer miljörelaterade krav bland annat på konsulter och i avtal.<br />
Inledningsvis var det krav på redovisning av miljöpolicy, därefter<br />
utvecklades det till krav på miljöplan, och nu kräver man även<br />
redovisning av miljöledningssystem och en anpassad miljöplan för<br />
projektet. Utvecklingsarbetet genomfördes av dem som normalt<br />
arbetar med den här typen av uppgifter.<br />
Energianvändningen en stor fråga<br />
Vid miljöutredningen valde man ut ett antal områden som var<br />
särskilt viktiga ur miljösynpunkt. Drift och underhåll står för cirka<br />
60 procent av Fortifikationsverkets verksamhet, i kostnader räknat.<br />
Om och nybyggnationer står för knappt 30 procent. Dessutom har<br />
de en del avyttringsverksamhet, ett område som ökar starkt.<br />
– Vid en prioritering gäller det att skilja på elefanter och mygg! säger Ulf<br />
Tomner. Inledningsvis har vi koncentrerat arbetet på elefanterna: energianvändningen<br />
och material och resursförbrukningen.<br />
Fortifikationsverket har länge arbetat med att minska energianvändningen<br />
av både ekonomiska skäl och miljöskäl. När man<br />
köper energi för runt 400 miljoner kronor om året, så betalar även<br />
en liten besparing hela miljöledningssystemet flera gånger om.<br />
Förbrukningen av värmemedia har minskat de senaste fem åren,<br />
vilket har inneburit en del besparingar, och dessutom har andelen<br />
fossila bränslen minskat.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
När det gäller material och resursförbrukningen försöker de hitta<br />
styrmetoder för val av miljövänligare alternativ. De hanterar cirka<br />
1 000 ton byggmaterial varje år.<br />
– Man kan inte få folk att stå och räkna gipsskivor. I stället försöker vi få<br />
dem att välja bättre material, med stöd av bland annat målsättningar från<br />
Byggsektorns kretsloppsråd och metoder för miljövärdering som har tagits<br />
fram av marknaden.<br />
Fortifikationsverket arbetar också med vattenförbrukningen, ozonnedbrytande<br />
köldmedier, kemikalieanvändning, hantering av<br />
avfall och markanvändning. I verksamhetsplanen finns specifika<br />
miljömål inlagda.<br />
– Vi har däremot inga specifika handlingsplaner för miljöarbetet. Kanske<br />
blev det lite för integrerat, säger Ulf Tomner. Vi har insett att vi måste<br />
backa lite och ta fram verksamhetsvisa handlingsplaner för just miljöfrågorna.<br />
Vi gick direkt på uppdraget i verksamheten, och ser nu att det blir<br />
svårt att utvärdera arbetet när det är så väl integrerat. Det är svårt att få<br />
överblick.<br />
Miljöarbetet en del av den vanliga verksamheten<br />
Hela miljöarbetet genomförs som en del av den ordinarie verksamheten.<br />
De har varit återhållsamma med att bilda speciella arbetsgrupper.<br />
Ulf Tomner har redan från början varit ansvarig för att<br />
driva miljöarbetet, först som chef för plan och miljösektionen och<br />
sedan 1998 som kvalitets och miljöchef. Han är direkt underställd<br />
generaldirektören. Tjänsten som kvalitets och miljöchef är helt ny i<br />
organisationen, och tillsättandet av den är både en prioritering och<br />
en markering. Vissa personers tjänster har delvis förändrats. I januari<br />
1998 utpekades miljöutredare i respektive förvaltningsområde.<br />
De utsågs bland de jurister som arbetar med tillståndsprövningar,<br />
och som därför redan har en viss kompetens på området. De konkreta<br />
uppgifterna har dock lagts i den ordinarie linjeorganisationen.<br />
Den som är ansvarig för en respektive verksamhet har också<br />
ett miljöansvar.<br />
– Det var ett medvetet val för att vi skulle uppnå bestående förändringar,<br />
trots att det kanske på vissa sätt är en trög väg, säger Ulf Tomner. Men<br />
under de senaste åren har vi haft så många utredningar och arbetsgrupper<br />
om allt mellan himmel och jord att vi kände att det var viktigt att hålla<br />
det inom den ordinarie organisationen.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Man har organiserat det så att man lagt in miljöuppdrag i den<br />
ordinarie verksamheten, till exempel utveckling av nya upphandlingsmallar<br />
med miljöaspekter. I uppdraget ingår krav på återredovisning<br />
i den ordinarie redovisningen: i halvårsredovisningen och<br />
årsredovisningen. Tidsramar för uppdraget finns också inlagda i<br />
verksamhetsplanen.<br />
De har valt att arbeta med hela verksamheten.<br />
– Det går inte lika bra överallt, men vi gör det i alla fall, säger Ulf<br />
Tomner.<br />
Ledningen driver på arbetet<br />
Ledningsgruppen är engagerad i miljöarbetet, framför allt generaldirektör<br />
Torsten Engberg som själv har ett stort intresse för miljöfrågor.<br />
– Generaldirektören är själv pådrivande i arbetet, säger Ulf Tomner. Det<br />
är väldigt stor skillnad mot att bara acceptera vad folk gör.<br />
Resten av ledningsgruppen har ett engagemang, men prioriterar<br />
kanske inte miljöfrågorna på samma sätt. Det är ju avdelningscheferna<br />
som är ansvariga för att alla verksamhetens mål uppnås, och<br />
som ska få resurserna att räcka till. Ulf Tomner sitter inte själv med<br />
i ledningsgruppen, men rapporterar till den fyra gånger per år. Då<br />
går de igenom revisioner och förbättringsförslag, gör en analys och<br />
ger förslag till åtgärder. Den politiska styrelsen är inte drivande i<br />
miljöarbetet, men styrelseledamöterna är intresserade och stöder<br />
verkets miljöinriktning.<br />
En gång per år sker ledningens genomgång av miljöledningssystemet.<br />
Då går man igenom hela systemet. Framöver kommer de även<br />
att ha externa revisioner. I höst vill Ulf Tomner genomföra en första<br />
revision med en extern person för att få en bekräftelse utifrån på<br />
att det fungerar som det ska.<br />
Olika typer av utbildningar stöder processen<br />
Ute i driftsorganisationen genomför Fortifikationsverket nu en<br />
”motivationsutbildning” med hjälp av Det Naturliga Steget.<br />
Driftspersonalen ingick ju inte i organisationen när den första utbildningsinsatsen<br />
gjordes. Utbildningen påbörjades under 1998 och<br />
genomförs ute i de olika regionerna; bara den södra tredjedelen av<br />
landet är klar. All personal är kallad, men man är inte tvungen att<br />
gå utbildningen.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Man har också genomfört ett antal utbildningar i miljörevision.<br />
Avdelningarna har pekat ut intresserade personer som då fått en<br />
chans att utveckla sitt engagemang. Cirka tio personer har tagit<br />
chansen. De har haft olika fackkompetens, till exempel om flygbaser<br />
eller avloppsreningsverk. Dessutom har några personer gått<br />
Försvarets 10poängsutbildning i miljöfrågor i Östersund. Inom<br />
Försvarsmakten går miljösamordnarna på alla regementen den<br />
kursen. Fortifikationsverket har alltså kompetenta hyresgäster<br />
som inte behöver utbildas för att förstå miljöfrågorna. Det gör det<br />
lättare att få förståelse för olika åtgärder som behöver genomföras.<br />
Generellt försöker Fortifikationsverket använda sig av den på<br />
marknaden tillgängliga kunskapen i så stor utsträckning som<br />
möjligt. Det leder också till en kontinuerlig kompetensutveckling<br />
bland personalen.<br />
Kostnaderna låga i förhållande till vinsterna<br />
När Fortifikationsverket räknar på kostnaderna för införandet<br />
av miljöledningssystemet har de inte inkluderat den största kostnaden:<br />
personalens tid. De budgeterade kostnaderna inkluderar<br />
bland annat kostnader för utbildning, konsulter och produktion av<br />
miljöredovisningen.<br />
– Vi har överhuvudtaget inte räknat på de egna kostnaderna. Vi ser<br />
det som kompetensutveckling och ett arbete som måste göras som en<br />
långsiktig satsning, säger Ulf Tomner. Men naturligtvis är de interna<br />
kostnaderna mycket större än de budgeterade kostnaderna.<br />
I kostnaderna för utbildningen ingår inte personalens tid, utan<br />
bara den externa hjälp som de köpt vid breddutbildningen i inledningsskedet<br />
och av Det Naturliga Steget. Totalt runt 200 000 kr.<br />
Konsulthjälpen som de anlitade för att göra miljöutredningen<br />
kostade runt 600 000 kronor och framtagandet av miljöredovisningen<br />
kostade cirka 200 000 kronor, men då fick man också hjälp<br />
med att strukturera den. Man ska även i fortsättningen göra externa<br />
miljöredovisningar, men då kommer man att lämna mer eget<br />
underlag och kostnaden kan förhoppningsvis stanna runt 70 000<br />
kronor.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
– Det låter kanske som om införandet har kostat<br />
mycket pengar, men systemet är lönsamt på sikt.<br />
Dels undviker vi miljösanktionsavgifter för överträdelser<br />
av lagar i miljöbalken. En sådan överträdelse<br />
kan exempelvis kosta 500 000 kronor.<br />
Dels gör vi besparingar, framför allt på energisidan,<br />
säger Ulf Tomner.<br />
För mer information, kontakta Ulf Tomner, tel:<br />
01615 40 00, epost: uftr@fortv.se, eller besök<br />
Fortifikationsverkets hemsida: www.fortv.se<br />
Fortifikationsverkets miljöpolicy<br />
FORTV är en central förvaltningsmyndighet<br />
med uppgift att förvalta statens <strong>fastigheter</strong> avsedda<br />
för försvarsändamål (ändamåls<strong>fastigheter</strong>).<br />
Försvars<strong>fastigheter</strong>na och den verksamhet<br />
som Försvarsmakten och övriga brukare<br />
bedriver med utnyttjande av mark, anlägg<br />
Några goda råd<br />
■ System ska vara enkla och<br />
begripliga, annars är det inget<br />
hjälpmedel.<br />
ningar och lokaler har en betydande inverkan på miljön. FORTV:s<br />
verksamhet som förvaltare av försvars<strong>fastigheter</strong> medför redan nu<br />
behov av åtgärder av betydelse för miljön, till exempel:<br />
■ tillståndsansökningar enligt miljöskyddslagen,<br />
■ bullermotverkande åtgärder till följd av beslutade koncessioner,<br />
■ avveckling av ozonnedbrytande släck och kylmedia,<br />
■ miljökrav vid upphandling av konsulter och entreprenörer.<br />
■ Miljöförbättringarna blir inte alltid<br />
som det var planerat i systemet,<br />
men det kan vara bra åtgärder<br />
trots det. Var beredd att ändra<br />
systemet!<br />
Genom en miljöanpassad fastighetsförvaltning ska FORTV bidra<br />
till att nödvändiga tillstånd kan erhållas för försvarsverksamheten.<br />
Miljöpolicyn syftar till att utveckla FORTV som en miljömedveten<br />
fastighetsförvaltare. Försvars<strong>fastigheter</strong>na ska inordnas i en kretsloppsanpassad<br />
samhällsutveckling.<br />
I praktisk handling innebär det att FORTV i nära samarbete med<br />
brukarna ska:<br />
■ verka för att öka kunskaper, insikt och motivation om nödvändigheten<br />
av kretsloppsanpassning och resurshänsyn inom<br />
fastighetsförvaltningen;<br />
■ Människor är olika! Satsa först på<br />
dem som vill själva, de blir sedan<br />
självgående.<br />
■ Utbildning och information kan<br />
aldrig överdrivas.<br />
■ Engagera kunden.<br />
■ Var konkret.<br />
■ Ta vara på andras erfarenheter.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
■ medverka i forskning och teknikutveckling inom fastighetsförvaltningens<br />
område av betydelse för miljön;<br />
■ förvalta försvars<strong>fastigheter</strong>na med hänsyn till natur och kulturmiljö<br />
och inom ramen för gällande miljölagstiftning;<br />
■ verka för att miljöfrågorna inom fastighetsförvaltningen<br />
samordnas med brukarnas miljöarbete.<br />
FORTV ska inom fastighetsförvaltningens samtliga verksamhetsgrenar<br />
(anskaffning, underhåll och drift samt avyttring) verka för:<br />
■ att fastighetsförvaltningen inriktas mot ett miljöanpassat livscykeltänkande<br />
med god hushållning vad avser material, energi<br />
och vatten;<br />
■ att kretsloppsanpassade produkter, material och produktionsmetoder<br />
används;<br />
■ att tekniska lösningar väljs så att utsläpp till mark, vatten och<br />
luft minimeras;<br />
■ att restprodukter från nyproduktion, ändringar och rivning källsorteras;<br />
■ att den del av byggavfallet som deponeras halveras till sekelskiftet;<br />
■ att en god bebyggelse och arbetsmiljö skapas och bibehålles;<br />
■ att det kulturhistoriska värdet värnas,framför allt genom<br />
anpassning av verksamheten till byggnadernas förutsättning;<br />
■ att miljökonsekvenser klarläggs och miljökrav ges hög prioritet i<br />
planering och genomförande av anskaffning, underhåll och drift<br />
samt avveckling;<br />
■ att miljökonsekvensbeskrivningar (MKB) utarbetas för att<br />
klargöra miljöförhållanden;<br />
■ att samverkan sker med civila lokala, regionala och centrala<br />
myndigheter gällande planer, miljömål etc;<br />
■ att erfarenheter och kunskaper från bl a miljöprövning, drift<br />
och underhåll samt avyttring dokumenteras och utnyttjas som<br />
grund för förändring av fastighetsbeståndet;<br />
■ att FORTV och andra myndigheters miljöregler tillgodoses av leverantörer<br />
(av material, energi och tjänster) med dokumenterad<br />
miljöpolicy;<br />
FORTV ska inom området Anskaffning härutöver verka för:
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
■ att underlätta att framtida ändring och avyttring (särskilt rivning)<br />
bland annat genom att dokumentera material och mediainnehåll<br />
i anläggningar och lokaler.<br />
FORTV ska inom området Underhåll och drift härutöver verka för:<br />
■ att fastighetsunderhåll och fastighetsdrift genomförs med god<br />
hushållning och miljöanpassat.<br />
FORTV ska inom området Avyttring härutöver verka för:<br />
■ att miljöbesiktning sker före rivning;<br />
■ att saneringsbehov identifieras och att erforderlig sanering genomförs;<br />
■ att rivet byggnadsmaterial sorteras och återbrukas i ökande omfattning;<br />
■ att metoder för rivning eller plombering av lokaler och anläggningar<br />
med avseende på miljöfarliga fastighetstillbehör, byggmaterial<br />
och komponenter vidareutvecklas.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
ABB – miljöcertifierat fastighetsföretagande i<br />
privat regi<br />
ABB Facilities Management AB är ett företag som driver fastighetsföretagande.<br />
De tillhör ABBkoncernen och förvaltar <strong>fastigheter</strong><br />
över hela Sverige. Företaget har skapat ett eget verksamhetssystem<br />
där de integrerat både kvalitets och miljöfrågor. Arbetet har givit<br />
hela verksamheten en bättre struktur och lett till certifiering enligt<br />
både ISO 14001 och ISO 9001. Dessutom har de anställda blivit<br />
bättre på att arbeta i projekt och ökat sin analysförmåga. Något<br />
som de kommer att ha nytta av under lång tid framöver.<br />
ABB Facilities Management är en del av den internationella ABBkoncernen,<br />
men de ansvarar bara för <strong>fastigheter</strong> i Sverige. Totalt<br />
förvaltar de runt 1,7 miljoner m2 . Själva <strong>fastigheter</strong>na ägs till stor<br />
del av Nordisk Renting AB (till 20 % ägt av ABB) som sedan har<br />
ett ”leaseback”avtal med ABB. Företagets huvuduppgift är att<br />
driva fastighetsföretagande och att se till att fastighetsförvaltningen<br />
är lönsam. ABB är deras i särklass största kund, men i många av<br />
<strong>fastigheter</strong>na finns också externa hyresgäster.<br />
ABB Facilities Management AB är uppdelat i tre regioner: Västerås<br />
(runt 1/3 av verksamheten), Nordregion och Sydregion. På företaget<br />
arbetar 90 personer. De ansvarar för drift, underhåll, ny och<br />
ombyggnationer, marknadsföring, uthyrning och kundservice. De<br />
köper det mesta av drifts och underhållstjänsterna, och när det<br />
gäller byggarbeten köper de på totalentreprenad, men styr naturligtvis<br />
konsulternas arbete genom de krav som de ställer.<br />
Företaget hette tidigare ABB Fastighet AB. Namnbytet speglar till<br />
viss del en svängning i verksamheten, från en renodlad, teknisk<br />
fastighetsförvaltning till en mer kundanpassad uthyrningsverksamhet.<br />
Vissa avtal med hyresgästerna, främst ute i landet, är så<br />
kallade kallhyror, men i Västerås har ABB Facilities Management<br />
nästan alltid totalansvar för <strong>fastigheter</strong>na. Man räknar med att<br />
mängden avtal med totalansvar ska öka i framtiden. Då ansvarar<br />
företaget för helheten, inklusive möblemang, datorer, telefon m m.<br />
Allt i enlighet med kundens behov. Det vill säga att de sköter alla<br />
funktioner åt kunden, som bara kan flytta in i helt klara lokaler och<br />
betalar en totalhyra.<br />
0
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Ledningsbeslut ledde till miljöarbete<br />
ABB har givit alla delar av koncernen direktiv om att de ska vara<br />
miljöcertifierade före 1998 års utgång och det var ett ledningsbeslut<br />
som ledde till att ABB Facilities Management påbörjade arbetet.<br />
Hans Johansson sitter själv med i ledningsgruppen i egenskap av<br />
teknisk chef med ansvar för miljö, kvalitet, teknik, inköp och projektledning.<br />
Han blev den som tilldelades rollen att driva arbetet.<br />
Ledningen ser arbetet som en långsiktig satsning och diskuterar<br />
miljöarbetet på varje möte, men är kanske inte direkt pådrivande.<br />
De går också igenom hela systemet två gånger per år. Hans<br />
Johansson fortsätter att vara operativt drivande.<br />
Skapade ett eget verksamhetssystem<br />
ABB Facilities Management AB arbetar enligt ett eget verksamhetssystem<br />
som de lagt upp själva. Trots det egna upplägget var målet<br />
en ISO 14001-certifiering, och under uppbyggnaden av verksamhetssystemet<br />
kontrollerade de naturligtvis att standardens krav på<br />
ett miljöledningssystem var tillgodosedda<br />
Hans Johansson gillar inte system, rutiner och administration<br />
som bara finns till för sakens skull. Det viktiga är enligt honom<br />
den kreativa processen och vad man verkligen kommer fram till i<br />
verksamheten. Han ville inte ha ett separat miljöledningssystem,<br />
utan ett verksamhetssystem som gav överblick och struktur åt<br />
hela verksamheten. Därför drev han igenom modellen med ett<br />
integrerat verksamhetssystem, trots visst motstånd. Idag är alla<br />
nöjda med det egna systemet. Det har givit dem en helhetssyn på<br />
verksamheten och en bra dokumentation som täcker alla delar.<br />
Det har också lett till att både miljö och kvalitetsaspekter har<br />
integrerats med den ordinarie verksamhetsplanen.<br />
Så här gick man tillväga<br />
På ABB Facilities Management skrev man miljöpolicyn innan<br />
arbetet med att analysera verksamheten påbörjades. Vid utformningen<br />
av policyn tittade de på koncernens miljöpolicy och<br />
försäkrade sig om att deras egen policy överensstämde med den.<br />
Under hösten 1997 började de titta på alla processer i verksamheten.<br />
Man delade upp verksamheten i sju huvudgrupper, efter<br />
verksamhetens olika delar. Sedan involverade man cirka 50 personer<br />
i arbetet med att analysera processerna. Varje huvudgrupp<br />
1
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
innehöll flera processer – totalt analyserades 65 stycken. Man kan<br />
jämföra processanalysen med miljöutredningen inom ett miljöledningssystem,<br />
men dokumentationen omfattade många flera<br />
aspekter, som till exempel kvalitetsfrågor.<br />
För varje huvudgrupp utsågs en projektledare som skulle ansvara<br />
för att analysen blev gjord. Man bildade också en styrgrupp på åtta<br />
personer som kontinuerligt rapporterade av vad som hände ute i<br />
projektgrupperna. Arbetet genomfördes parallellt med den övriga<br />
verksamheten och blev klart under våren 1998.<br />
När de var klara med processanalyserna tittade<br />
de med ”miljöglasögon” på varje process. På det<br />
sättet tog de fram cirka 150 miljöaspekter. Sedan<br />
gjorde de en prioritering så att det bara blev fyra<br />
stycken kvar. Man ägnade mycket tid åt<br />
att komma överens om hur man skulle<br />
vikta olika aspekter (se sid 69). Till sist<br />
kom man överens om att ta hänsyn<br />
till lagar (5), miljö (5), marknad (3),<br />
ekonomi (3) och opinion (1) vid valet,<br />
och att man skulle lägga olika vikt vid<br />
olika delar (se siffran inom parentes). De<br />
fyra aspekterna man valde ut är:<br />
■ energi,<br />
■ freon (köldmedia),<br />
■ PCB,<br />
■ avfallsåtervinning/rivning.<br />
– Det är oerhört viktigt att arbeta med de stora frågorna, att hålla sig på<br />
makronivå! menar Hans Johansson.<br />
Under våren 1998, då analysen var klar, reviderades miljöpolicyn<br />
något och de fyra prioriterade aspekterna fördes in i texten. Miljömål<br />
och handlingsplaner är helt integrerade i verksamhetssystemet<br />
och blir på så sätt en naturlig del av den dagliga verksamheten.<br />
Miljöarbetet dokumenteras också i den övriga verksamhetsdokumentationen<br />
och man ger inte ut någon offentlig miljöredovisning.<br />
Arbetet ledde till kvalitetscertifiering<br />
Under hösten 1998 implementerade de systemet och de certifierades<br />
enligt ISO 14001 i november 1998. Eftersom de hade utformat
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
ett eget system för hela verksamheten, med en enda verksamhetsplan,<br />
så var de tvungna att lägga in ett korsreferensregister i systemet<br />
så att de externa revisorerna kunde hitta de dokument som<br />
rörde miljöledning.<br />
Arbetet med verksamhetssystemet ledde också till en kvalitetscertifiering<br />
enligt ISO 9001. De är dessutom på väg att certifieras<br />
enligt BS 7799, ett informationssäkerhetssystem, i ett pilotprojekt.<br />
De har hela sitt verksamhetssystem utlagt och dokumenterat i datormiljö,<br />
och är därför lämpliga för en sådan provcertifiering.<br />
Skapade en egen arbetsmetodik<br />
Under arbetets gång har Hans Johansson haft stöd från en extern<br />
konsult. Konsulten har fungerat som bollplank, och han och Hans<br />
tog tillsammans fram ett metodikupplägg för analysprocessen. När<br />
projektgrupperna började arbeta hade de alltså en metodik att följa<br />
som bland annat innehöll syfte, riktlinjer, ansvar och befogenheter,<br />
utförande, former för beskrivning av arbetet, framtagande av<br />
dokument som styr eller påverkar processerna man analyserade,<br />
samt olika mått på processerna.<br />
Hans Johansson upptäckte under arbetets gång att det fanns<br />
många brister och att folk måste lära sig att arbeta i projektform.<br />
Därför genomförde man en utbildning som man själv lade upp.<br />
Den behandlade vad ett bra projekt måste innehålla. Alla anställda<br />
gick utbildningen och fick lära sig arbetsformer för projektarbete.<br />
Arbetet med verksamhetssystemet har fått medarbetarna att tänka<br />
analytiskt, att se helheten och dokumentera verksamheten. Det har<br />
fått många goda effekter i organisationen som de inte hade räknat<br />
med. Tidigare var de till exempel dåliga på interna projekt, trots att<br />
de driver externa projekt hela tiden.<br />
Personligheten påverkar arbetet<br />
– Det är svårare att finna sin roll i ett internt projekt, menar Hans<br />
Johansson. Det gäller att skapa projektgrupper där de olika personligheterna<br />
kompletterar varandra. Det är viktigt att ta hänsyn till det. Man<br />
kan inte sätta bara ”processmänniskor” tillsammans. Det blir kanske rätt<br />
i slutändan, men arbetet går långsamt och är sällan särskilt kreativt.<br />
På ABB Facilities Management AB hade man redan tidigare analyserat<br />
alla medarbetares personligheter. Det var i samband med<br />
att företaget lämnade ASEAtiden och ville förändra sin företags
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
kultur. Idag tar man hänsyn till personligheten i organisationen, till<br />
och med på ledningsnivå. Man har också lyckats förändra företagskulturen<br />
och organisationen.<br />
– Det var svårt i början. Vi var inte vana att jobba i interna projekt, men<br />
idag finns en enorm förståelse för den här typen av arbete. Arbetet har<br />
inneburit en utbildning, inte bara resulterat i en pappersprodukt. Men<br />
man måste ha tålamod, ett fruktansvärt tålamod, säger Hans Johansson.<br />
Arbetet gav ny syn på kontroll av upphandling<br />
Vid tillämpningen av verksamhetssystemet skedde inga förändringar<br />
på personalsidan, men det gällde för personalen att lära sig<br />
att jobba med det system de tagit fram. Systemet har på det hela<br />
givit mer ordning och reda. Man ska ju hela tiden kunna visa att<br />
man uppnår de krav som man satt upp.<br />
Kanske har man under arbetet med verksamhetssystemet och miljöfrågorna<br />
fått upp ögonen för hur stor betydelse inköps och upphandlingsprocessen<br />
har. Idag ställer ABB Facilities Management<br />
högre och mer systematiska krav vid upphandling, men framför<br />
allt följer de upp kraven. De kräver verifikationer på att kraven<br />
verkligen är uppfyllda och har skapat en struktur för att kontrollera<br />
att det stämmer.<br />
– Vi ställde naturligtvis krav förut också, men vi kontrollerade sällan att<br />
de verkligen följdes. Nu när vi börjat göra det möts vi ofta av starka reaktioner.<br />
Ibland känns det som om vi knuffar hela byggsektorn framför oss i<br />
förhandlingarna med olika underleverantörer, säger Hans Johansson.<br />
Ständiga förbättringar<br />
Under arbetet med verksamhetsanalysen fick de också in 250 förbättringsförslag.<br />
Det ledde till att de skapade ett eget datoriserat<br />
system för förslag till ständiga förbättringar. Om någon anställd<br />
kommer på en idé lägger han/hon in den på datorn, och den tas<br />
sedan om hand av IT/utvecklingsavdelningen. De utser kanske<br />
en genomförare eller för upp frågan till ledningsgruppen för diskussion.<br />
Vissa förslag förkastar de. ”Ständiga förbättringar” står<br />
idag alltid på agendan för ledningsgruppens möten. Systemet<br />
med ”Ständiga förbättringar” är en motor i hela systemet som ser<br />
till att det blir bättre och bättre hela tiden. Förslagen klassificeras<br />
också som tillhörande en viss process och område (verksamhet eller<br />
miljö). Cirka 25–30 procent av alla förslag som kommer in rör<br />
miljörelaterade frågor.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Utbildning, visioner och engagemang<br />
Generellt har man som policy på ABB Facilities Management att ge<br />
utbildning då de anställda vill utbilda sig. Inför arbetet med verksamhetsanalysen<br />
var KarlHenrik Robèrt från Det Naturliga Steget<br />
där och pratade en hel dag, men det var främst i egenskap av visionär.<br />
Efteråt valde runt 8 personer att gå på Det Naturliga Stegets<br />
kurs i Stockholm. Två personer har också läst en 20poängskurs<br />
om miljö på KTH.<br />
Efter Robèrts föredrag ordnade man en ovanlig form av ”kickoff”<br />
– de brukar alltid starta interna projekt med en kickoff. Personalen<br />
transporterades med buss till sopstationen, där de fick sortera<br />
sopor och även fick i uppgift att göra i ordning ett område för att<br />
sitta och äta. Sedan ordnade man fest på soptippen…<br />
– Vi hade inget organiserat miljöarbete i företaget tidigare, men när man<br />
sätter igång så hittar man alltid folk i verksamheten som är engagerade,<br />
är Hans Johanssons svar på en fråga om personalens egna engagemang.<br />
– Det blir också en positiv spiral i den dagliga verksamheten som skapar<br />
engagemang.<br />
För att hålla engagemanget uppe och nå ut med information gav<br />
man under processen ut en separat tidning kring arbetet. Man<br />
hade också en speciell anslagstavla där arbetet dokumenterades<br />
löpande. För att kommunicera arbetet har Hans Johansson använt<br />
alla tillgängliga kanaler. De har informationsmöten för alla fyra<br />
gånger om året, distriktsmöten, avdelningsmöten, intranetsidor<br />
och en interntidning.<br />
– För den som söker information själv har det funnits information, men<br />
vissa personer kan vara svåra att nå. Då har avdelningsmöten och informationsmöten<br />
varit de bästa kanalerna, säger Hans Johansson. Ibland har<br />
jag valt att ta upp frågor i ledningsgruppen, som sedan fört ut informationen<br />
till respektive avdelning.<br />
Miljöarbetet har bara givit upphov till positiva konsekvenser. Hela<br />
processen har blivit bra och har ökat den analytiska kapaciteten i<br />
organisationen.<br />
– Men det har varit jobbigt, och otacksamt i början, säger Hans<br />
Johansson. Vi har ett högt tempo här och jag har kanske svårt att<br />
presentera mina idéer på ett bra sätt.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
De löpande kostnaderna en del av verksamheten<br />
När man räknade på kostnaderna för det nya verksamhetssystemet<br />
och certifieringen tog man inte med några löpande kostnader; de<br />
ingår i verksamheten.<br />
– Vi jobbar alltid med projekt, säger Hans Johansson. Den interna<br />
budgeten inkluderar inte personalkostnader.<br />
Arbetet har hittills kostat cirka 1 miljon kronor. Av den summan<br />
står konsultkostnaderna för runt 80 procent, resten har gått till<br />
utbildning, kickoff och avslutning.<br />
Genomför miljöutredningar för alla <strong>fastigheter</strong><br />
Innan analysprocessen hade de inget strukturerat miljöarbete, men<br />
de har jobbat mycket med energifrågan under hela 1990talet. De<br />
har idag ett avancerat styr och övervakningssystem för alla <strong>fastigheter</strong><br />
och energikostnaderna sänks hela tiden med hjälp av utredningar<br />
och förslag.<br />
Sedan verksamhetssystemet infördes har de också börjat göra miljöutredningar<br />
för alla <strong>fastigheter</strong>. För det arbetet har de utbildat<br />
alla sina förvaltare, så att de ska förstå innehåll och genomförande<br />
även om de köper upp tjänsterna.<br />
ABB Facilities Management är också med i gruppen ”Miljöstatus<br />
för byggnader”, en organisation bestående av privata fastighetsägare/förvaltare<br />
som försöker skapa gemensamma instrument<br />
för miljöutredningar i <strong>fastigheter</strong>. Målet är att sätta en standard i<br />
branschen så att olika miljöutredningar genomförs på liknande<br />
sätt och lätt kan jämföras med varandra.<br />
Kvalitet och miljö lockar kunder<br />
Hela tiden har en av de drivande faktorerna i arbetet varit ”säljargumentet”;<br />
ABB ska stå för kvalitet och miljö. Det är något som företaget<br />
tjänar på och även något som kunderna efterfrågar. Någon<br />
form av miljöarbete är ett krav i nästan alla förfrågningar som de<br />
får idag.<br />
På ABB Facilities Management mäter man hela tiden hur nöjda<br />
kunderna är, och siffran har stigit hela tiden. Dagens nivå är så bra<br />
att det börjar bli svårt att nå längre, men de sätter fortfarande upp<br />
mål för varje år.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Under så kallade partnersamtal diskuterar ABB Facilities<br />
Management olika önskemål med hyresgästerna. På checklistan<br />
för partnersamtalen ingår bådas miljöarbete. Miljöutredningens<br />
status diskuteras också och ger ibland upphov till gemensamma<br />
handlingsplaner för fastigheten. Alla åtgärder redovisas i form av<br />
vad de kostar och därför blir budgetsystemet den egentliga handlingsplanen.<br />
Gemensamma projekt diskuterar de inte så ofta med kunderna.<br />
De har ju ett affärsmässigt förhållande, där båda är ute efter att<br />
hålla kostnaderna nere. Men om de ser en möjlighet till samarbete<br />
som kan innebära en vinst för båda, så brukar de ta upp det till<br />
diskussion. Ett exempel på ett sådant samarbete är en verkstad<br />
i Västerås som skulle installera tryckluft. Där föreslog ABB Facilities<br />
Management AB att energin som tryckluften avger skulle<br />
användas för uppvärmning av lokalerna och erbjöd sig att betala<br />
en del av installationskostnaden.<br />
Några goda råd på vägen<br />
Hans Johansson vill gärna ge de som är på väg att starta en sådan<br />
här process ett gott råd:<br />
Ha tålamod! Processer tar tid och man kan inte köra över folk. Det<br />
bör man för övrigt aldrig göra i interna projekt; man ska ju fortsätta<br />
att arbete tillsammans i lång tid framöver.<br />
– Det var också väldigt svårt att få folk att förstå poängen med själva integreringen,<br />
dvs utformningen av ett komplett verksamhetssystem snarare<br />
än enskilda miljö och kvalitetsstyrningssystem, säger Hans Johansson.<br />
Men idag kan alla se fördelarna!<br />
För mer information, kontakta Maria Molin, tel: 02132 19 31, eller<br />
Hans Johansson, epost: hans.johansson@sefas.abb.se<br />
ABB Facilities Management: Kartläggning av miljöaspekter<br />
Syfte: Att identifiera sådana miljöaspekter som har en betydande<br />
miljöpåverkan i syfte att arbeta vidare med dessa miljöaspekter för<br />
att minimera dess miljöpåverkan. En lista över miljöaspekterna ska<br />
hållas aktuell.<br />
Ansvar och befogenheter: Chefen T ansvarar för att listan hålls<br />
aktuell och betydande miljöaspekter identifieras. Respektive dokumentägare<br />
ansvarar för att miljöpåverkan identifieras och dokumenteras<br />
i respektive process.
Miljöpolicy för ABB Facilities<br />
Management<br />
Miljöpolicyn syftar till att styra vårt miljöarbete<br />
genom ständiga förbättringar, så att vi<br />
blir den mest naturliga samarbetspartnern<br />
där inre och yttre livsmiljö sätts i centrum.<br />
■ Vår verksamhet ska drivas i samklang<br />
med gällande miljölagstiftning. Vår strävan<br />
är minsta möjliga miljöpåverkan.<br />
■ ABB Facilities Management ska skapa<br />
förutsättningar för resurshushållning i<br />
såväl förvaltningen som i byggprocessen<br />
genom att förespråka produkter och utförandeformer<br />
som är framtagna med hänsyn till det<br />
naturliga kretsloppet.<br />
■ Vi strävar mot ett ökat miljöengagemang<br />
genom att kontinuerligt höja kunskapsnivån<br />
för miljöfrågor hos alla medarbetare,<br />
kunder och leverantörer.<br />
■ Genom medarbetarnas agerande ska vi<br />
visa att miljöfrågorna i allra högsta grad<br />
är strategiska framtidsfrågor.<br />
■ ABB Facilities Management ska vara<br />
ledande när det gäller användandet av<br />
teknik som ger minsta möjliga energi- och<br />
driftkostnader, utan att miljö- och klimatkrav<br />
åsidosätts.<br />
■ Varje medarbetare är ansvarig för att<br />
miljöpolicyn verkställs inom organisationen.<br />
Det juridiska ansvaret för yttre<br />
och inre miljöpåverkan åvilar VD.<br />
■ ABB Facilities Management ska aktivt<br />
följa forsknings- och utvecklingsarbetet<br />
inom miljöområdet.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Utförande:<br />
• Steg 1: Respektive process identifierar<br />
dess påverkan på miljön. Ansvarig:<br />
Dokumentägare.<br />
• Steg 2: Sammanställning och analys<br />
(förslag prioritering) av miljöchefen.<br />
Mall ”Lista över miljöaspekter”<br />
används. Ansvarig: Chefen T.<br />
• Steg 3: Genomgång av listan en gång<br />
per år med CECO. Ansvarig: Chefen T.<br />
• Steg 4: Godkännande av ledningens<br />
genomgång: Ansvarig: VD.<br />
• Steg 5: Kommunikation så att alla känner<br />
till de betydande miljöaspekterna<br />
enligt processen information/kommunikation.<br />
Ansvarig: Chefen T.<br />
Bedömningskriterier<br />
Systemet ”Miljöstatus för byggnader”<br />
utgör grunden och strukturen i vårt<br />
arbete med att identifiera miljöaspekter<br />
som har betydande miljöpåverkan.<br />
Verksamheten är indelad i: förvaltning,<br />
produktion och kontor. Förvaltning och<br />
produktion har i sin tur studerats utifrån<br />
inomhusmiljön, utomhusmiljön, energi<br />
och naturresurser.<br />
Miljöaspekterna listas och prioriteras enligt<br />
tabell nedan. Förutom poängen 0–2<br />
p, viktas också bedömningskriterierna<br />
med olika faktorer. Exempel 1: Lag i fall<br />
2 p ger med faktorn 5 = 10 p. Orsaken<br />
till faktorerna är att lagar och miljö bedöms vara ”viktigare” att åtgärda<br />
än marknad, ekonomi och volym. Opinionen är inte oviktig,<br />
men vi styrs av marknadens uppfattning. Max poäng = 40 p, Min<br />
poäng = 0 p. Betydande miljöaspekter är de fyra aspekterna som<br />
har fått högst poäng och prioriteras som viktigast, samt målsätts.
Bedöming av miljöaspekter<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
2 p 1 p 0 p Fakta<br />
1 Lag (faktor 5) – lagstiftning, förordningar och föreskrifter<br />
Lagliga gränsvärden Aviserad skärpning av Ämnet används enl före- Se instruktion i<br />
överskrids. Föreskrifter gränsvärden och/eller skrift. Ingen föreskrift Miljöbesiktningspärm<br />
innehålls ej. Kortfristigt användningsförbud. eller aviserad skärpning (se kolumn Fråga Miljö)<br />
överskridande av av gränsvärde/föreskrift + fakta i databasen på<br />
gränsvärden. föreligger. genomförda inv.<br />
2 Opinion (faktor 1) – opinioner, miljöorganisationer, privata initiativ och medarbetaracceptans<br />
Ämnet utsätts fort- Neutrala institut, Ämnet utsätts inte för Massmedia, tidningar<br />
löpande för kritik organisationer, forskare, kritik. m m.<br />
trots att föreskrifter experter varnar och<br />
följs. Privat-, lokal-, kräver införande eller<br />
mediakritik. skärpning av föreskrifter.<br />
3 Marknad (faktor 3) – kunder, framtida kunder<br />
Skulle ge ABB Fac en Skulle kunna ge för- Kunderna har inget Partnersamtal, övriga<br />
stor fördel att ta bort/ delar om ABB Fac intresse av att ABB Fac kund- och säljkontakter<br />
minimera miljöaspekten. arbetar med frågan.<br />
4 Ekonomi (faktor 3) – inköp, drift och skrotning/avfall<br />
arbetar med frågan. m m.<br />
Kostnaden är mycket Kostnaden är Kostnaden är låg. Driftsbudget och<br />
hög. medelstor. driftsutfall.<br />
5 Volym (faktor 3) – förbrukning inklusive mängd i <strong>fastigheter</strong><br />
Stor volym Mellanstor volym Liten volym Se instruktion i Miljöbesiktningspärm<br />
(se<br />
kolumn Fråga Miljö) +<br />
fakta i databasen på<br />
genomförda inv.<br />
6 Miljö (faktor 5) – ekologiska kriterier, miljöpåverkan<br />
Stor miljöbelastning. En del miljöbelastning. Ingen miljöbelastning Utvärdering se kolumnen<br />
eller knappast av<br />
betydelse.<br />
”Har följande miljöeffekt”.
Litteraturförteckning<br />
Vill du veta mer?<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
AB Svenska Miljöstyrningsrådet: Officiellt organ för miljöcertifierade<br />
företag, organisationer, produkter och tjänster. Box 70, 107<br />
24 Stockholm, tel: 08700 62 54, fax: 08700 62 59, hemsida: www.<br />
miljostyrning.se<br />
Agenda 21: Förenta Nationernas konferens om miljö och utveckling.<br />
(1993) Miljö och naturresursdepartementet.<br />
Bonniers Telenor Företagarinfo ISO Guiden: Katalog över<br />
samtliga svenska ISO 9000- och ISO 14001-certifierade företag samt<br />
EMASregistrerade anläggningar. Tel: 08674 01 00,<br />
fax: 08-612 12 90, hemsida: www.btfi.se<br />
Boverket: Central myndighet för samhällsplanering, stadsutveckling,<br />
byggande och boende. Box 534, 371 23 Karlskrona,<br />
tel: 045535 30 00, fax: 045535 31 00, hemsida: www.boverket.se<br />
EKU-delegationen: delegationen för hållbar upphandling.<br />
Miljödepartementet, 103 33 Stockholm, tel: 08405 19 68,<br />
fax: 08405 41 86.<br />
Energimyndigheten: Energimyndigheten ska skapa förutsättningar<br />
för ett ekologiskt och ekonomiskt hållbart energisystem.<br />
Box 310, 631 04 Eskilstuna, tel: 016544 20 00, fax: 016544 20 99,<br />
hemsida: www.stem.se<br />
Kretsloppsanpassad fastighetsförvaltning (1997) Utveckling av<br />
Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.).<br />
Miljöanpassat fastighetsföretagande: En förstudie. (1996)<br />
Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.).<br />
Miljöarbete i statliga myndigheter: En vägledning om integrering<br />
av miljöhänsyn. Miljövårdsberedningens rapport 1996:2.<br />
Miljöbalksutbildningen: Information om den nya miljöbalken,<br />
frågelåda och länkar till författningar. Se hemsidan: www.miljöbalksutbildningen.gov.se<br />
0
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
<strong>Miljöledning</strong> (1997) Brorsson T. & Larsson G. EMS AB. En<br />
handbok och en arbetsbok för införande av miljöledningssystem i<br />
företag och andra organisationer.<br />
<strong>Miljöledning</strong>sGuiden, steg för steg mot ISO 14000 och EMAS.<br />
(1998) SIS Forum AB. En faktabok och ett verktyg som beskriver<br />
hur miljöledningssystem kan införas inom organisationen.<br />
Miljörapporten: Nyhetsbrev, seminarier m m. Miljörapporten, 106<br />
12 Stockholm, tel: 08796 66 90, fax: 0822 77 44.<br />
Miljöstatus för byggnader, Sekretariat 1999: AB Jacobson & Widmark,<br />
181 83 Lidingö, tel: 08731 20 00.<br />
Näringslivets Miljöchefer (NMC): Ett nätverk som har till syfte att<br />
underlätta och utveckla näringslivets miljöarbete genom informationsspridning,<br />
utbildning och erfarenhetsutbyte.<br />
Box 8133, 104 20 Stockholm, tel: 08657 10 00, fax: 08653 31 93,<br />
hemsida: www.nmc.a.se<br />
NUTEK Miljöstyrning i småföretag: för beställning av informationsmaterial<br />
samt information och hänvisningar i miljöfrågor.<br />
Tel: 02022 10 10.<br />
SIS Forum: Ett företag ägt av SIS och STG som erbjuder organisationer<br />
stöd i tillämpningen av standarderna i ISO 14000 och ISO<br />
9000familjerna. Box 6455, 113 82 Stockholm, tel: 08610 31 40, fax:<br />
0830 14 40, hemsida: www.sis.se/forum<br />
SIS Förlag: För beställning av ISO 14001 samt andra standarder<br />
inom ISO 14000serien, tel: 08610 30 60, fax: 0830 18 50, hemsida:<br />
www.sis.se/forlag<br />
Svensk Byggtjänst: För beställning av litteratur, information om<br />
nyheter och utbildningar, se hemsidan: www.byggtjanst.se<br />
Svenska miljönätet: Data och information om Sveriges miljö<br />
och miljöarbeten inom svenska myndigheter, företag och ideella<br />
organisationer. Se hemsida: www.smn.environ.se<br />
Svenska rättsnätet: Samtliga nu gällande författningar tillgängliga<br />
på Internet i SLS (svensk lagsamling) samt myndighetsföreskrifter.<br />
Se hemsida: www.notisum.se/sls<br />
Swedac (Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll) är ett<br />
nationellt ackrediteringsorgan. Box 878, 501 15 Borås,<br />
tel: 03317 77 00, fax: 03310 13 92, hemsida: www.swedac.se.<br />
1
Bilaga 1.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Exempel på förteckning över<br />
miljöaspekter<br />
Aktivitet Precisering av miljöaspekt<br />
Utsläpp till luft<br />
Utsläpp till vatten<br />
Resursförbrukning<br />
Avfallsproduktion<br />
Markförorening<br />
Lokal miljöfråga<br />
Drift och underhåll av <strong>fastigheter</strong><br />
Driftel och belysning X • Elenergi används.<br />
X • Lysrörsavfall uppkommer<br />
farligt avfall).<br />
Uppvärmning X • Värmeenergi och elenergi<br />
används.<br />
Skötsel av grönytor och X • Vatten förbrukas.<br />
parkeringsplatser X • Konventionellt avfall uppkommer.<br />
X • Saltanvändning innebär fram-<br />
förallt utsläpp till mark.<br />
Städning X • Disk-, tvätt- och rengöringsmedel<br />
ger utsläpp till vatten.<br />
X • Vatten förbrukas.<br />
Kyl-, värme- och klimat- (X) • Eventuellt läckage av köldmedier<br />
anläggningar ger utsläpp till luft av CFC/CHCFC<br />
eller HFC.<br />
X • Elektricitet används.<br />
Osv<br />
ROT-projekt<br />
Renovering, om- och tillbyggnad X • Material, vatten och energi<br />
används.<br />
X • Bygg- och rivningsavfall och ev<br />
även farligt avfall uppkommer.<br />
X • Lokal miljöfråga i form av t ex<br />
påverkan på grönytor och buller<br />
för omgivningen.<br />
Val av byggmaterial och X • Påverkar främst vilket byggmate-<br />
utrustning rial och utrustning<br />
som förbrukas.<br />
X • Påverkar också mängd och typ av<br />
avfall som genereras.<br />
Osv
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Aktivitet Precisering av miljöaspekt<br />
Nyproduktion<br />
Byggande X • Material, vatten och energi<br />
förbrukas.<br />
X • Bygg- och rivningsavfall och ev<br />
även farligt avfall produceras.<br />
X • Lokal miljöfråga i form av t ex<br />
påverkan på grönytor och buller<br />
för omgivningen.<br />
Val av energisystem X • Påverkar energiförbrukning och<br />
typ av energi som används.<br />
Val av fastighetens plats X • Påverkar energiförbrukning både<br />
vid byggande och för de framtida<br />
hyresgästerna.<br />
X • Marken kan vara förorenad av<br />
tidigare verksamhet på<br />
platsen.<br />
Osv<br />
Kontorsverksamhet<br />
Lokalutnyttjande X • Värmeenergi, el och vatten<br />
förbrukas.<br />
Kontorsarbete X X • Hur kontorsarbetet utförs<br />
påverkar generering av konven-<br />
tionellt avfall och förbrukning av<br />
energi och material.<br />
Osv<br />
Transporter<br />
Tjänsteresor X • Utsläpp till luft av kväveoxider,<br />
koldioxid, kolväten och stoft.<br />
Arbetsredskap/fordon X • Utsläpp till luft av kväveoxider,<br />
koldioxid, svaveloxider, kolväten<br />
och stoft.<br />
X • Bullret kan upplevas som<br />
störande för omgivningen.<br />
Osv<br />
Utsläpp till luft<br />
Utsläpp till vatten<br />
Resursförbrukning<br />
Avfallsproduktion<br />
Markförorening<br />
Lokal miljöfråga
Bilaga 2.<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
FÖRSLAG TILL UTVÄRDERINGS<br />
MODELL<br />
Syftet med utvärderingen är att hitta de mest betydande miljöaspekterna,<br />
dvs de aktiviteter som orsakar mest miljöpåverkan.<br />
Varje aktivitet bedöms utifrån miljömässiga kriterier och kvantitet<br />
Kriterium poäng poäng 1 poäng<br />
Miljömässiga Aktiviteten innebär Aktiviteten innebär Miljöaspekten innebär<br />
kriterier stor positiv eller begränsad positiv liten eller ingen positiv<br />
negativ miljöpåverkan eller negativ miljö- eller negativ miljö-<br />
påverkan påverkan<br />
Kvantiteter Betydande Medelstora Små<br />
och poängsätts på skalan 1–3 enligt nedan.<br />
Poängen för ”Miljömässiga kriterier” och ”Kvantiteter” adderas<br />
till en summa i kolumnen ”Summa miljöpåverkan”. De betydande<br />
miljöaspekterna markeras genom fetstil av summan.<br />
Organisationens verksamhet kan innebära både negativ och positiv<br />
miljöpåverkan. För att göra denna positiva och negativa miljöpåverkan<br />
tydlig i utvärderingen markeras miljöaspekter med positiv<br />
miljöpåverkan med ett P före poäng. Miljöaspekter med negativ<br />
miljöpåverkan markeras med ett N före poäng.<br />
Negativ miljöpåverkan betyder att aktiviteten medför en försämring<br />
av miljön lokalt, regionalt eller globalt. Positiv miljöpåverkan<br />
innebär att miljösituationen förbättras tack vare verksamheten eller<br />
en viss aktivitet.<br />
Kriterium poäng poäng 1 poäng<br />
Drivkrafter Drivkrafterna medför att Drivkrafterna medför att Drivkrafterna medför att<br />
aktiviteten är angelägen aktiviteten i begränsad aktiviteten inte är<br />
ur miljösynpunkt. omfattning är angelägen angelägen ur miljö-<br />
ur miljösynpunkt. synpunkt.
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
När det slutliga valet av prioriterade miljöaspekter ska göras,<br />
värderas dessutom de drivkrafter som påverkar aktiviteten. Även<br />
detta kriterium poängsätts på skalan 1–3 enligt nedan.<br />
Poängen för ”Summa miljöpåverkan” och ”Drivkrafter” adderas<br />
i kolumnen” Summa totalt”. De prioriterade miljöaspekterna, dvs<br />
de miljöaspekter som man sätter mål och gör handlingsplaner för,<br />
markeras med fetstil.
Uppvärmning X • Värmeenergi används. N 3 3 N 3 8<br />
Kommentar: Det finns bra kontroll och<br />
statistik över <strong>fastigheter</strong>nas värmeförbrukning,<br />
som var 6 710 MWh 1998. Detta ger<br />
upphov till följande utsläpp:<br />
NOx : 1 914 kg<br />
CO2 : 1 552 ton<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Aktivitet Precisering av miljöaspekt<br />
Driftel och belysning X • Energi används. N 3 2 N 3<br />
X • Lysrörsavfall uppkommer (farligt avfall).<br />
Kommentar: Det finns bra kontroll och<br />
statistik över <strong>fastigheter</strong>nas elförbrukning.<br />
Totalt förbrukades 4370 MWh fastighetsel<br />
under 1998. Användningen ger upphov till<br />
följande utsläpp:<br />
NOx : 105 kg<br />
CO2 : 94 ton<br />
S: 26 kg<br />
Högaktivt avfall: 17 kg<br />
Medelaktivt avfall: 52 kg<br />
Lågaktivt avfall: 114 kg<br />
Cirka 1 000 lysrör kasseras varje år.<br />
Utsläpp till luft<br />
Utsläpp till vatten<br />
Resursförbrukning<br />
Avfallsproduktion<br />
Markförorening<br />
Lokal miljöfråga<br />
Miljömässiga<br />
kriterier<br />
Kvantiteter<br />
Summa miljöpåverkan<br />
Drivkrafter<br />
Summa totalt<br />
Miljöaspektregister Utvärdering<br />
Betydande miljöaspekter och<br />
prioriterad miljöaspekt markeras<br />
med fet stil<br />
På nästa sida visas hur några miljöaspekter har värderats med hjälp av denna modell.
S: 1 364 kg<br />
Miljöaspektregister Utvärdering<br />
Betydande miljöaspekter och<br />
prioriterad miljöaspekt markeras<br />
med fet stil<br />
<strong>Miljöledning</strong> i <strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
Summa totalt<br />
Miljömässiga<br />
kriterier<br />
Kvantiteter<br />
Summa miljöpåverkan<br />
Drivkrafter<br />
Lokal miljöfråga<br />
Markförorening<br />
Avfallsproduktion<br />
Utsläpp till luft<br />
Utsläpp till vatten<br />
Resursförbrukning<br />
Aktivitet Precisering av miljöaspekt<br />
Skötsel av grönytor och X • Vatten förbrukas. N 1 1 2 1<br />
parkeringsplatser X • Konventionellt avfall uppkommer.<br />
X • Saltanvändning innebär framförallt<br />
utsläpp till mark.<br />
Kommentar: Inga bekämpningsmedel<br />
används. Små mängder trädgårdsavfall<br />
uppkommer. Detta komposteras inte.<br />
Saltanvändningen uppgår till cirka 30 kg<br />
årligen.<br />
Städning X • Disk-, tvätt- och rengöringsmedel ger N 2 2 3<br />
utsläpp till vatten.<br />
X • Vatten förbrukas.<br />
Kommentar: Städning upphandlades<br />
för 225 000 kr 1998. Vid den städning<br />
som de egna fastighetsskötarna utför<br />
förbrukades 75 liter rengöringsmedel och<br />
5 liter golvpolish.
På senare år har allt fler fastighetsföretag valt att miljöanpassa sin verksam-<br />
het. Målet är att minska miljöpåverkan i alla led: att bygga, förvalta, riva och<br />
demontera på ett mer miljöanpassat sätt. Miljöarbetet kan vara ett sätt att<br />
höja sin konkurrenskraft och att tillgodose kundernas önskemål och krav. Ett<br />
systematiskt miljöarbete kan också leda till ekonomiska besparingar.<br />
Denna skrift lyfter fram hur <strong>offentliga</strong> fastighetsföretag kan arbeta med system<br />
för strategisk miljöledning. Syftet är att stimulera till ett aktivt och långsiktigt<br />
miljöarbete och förse fastighetsorganisationerna med ett hjälpmedel som<br />
stöd i uppbyggnaden av ett eget system för miljöledning.<br />
I skriften redovisas tre goda exempel på hur man kan arbeta med miljöstyrning<br />
i praktiken. Dessutom ges råd, checklistor och förslag till arbetsmetodik.<br />
Fler exemplar av denna skrift kan beställas från Kommentus Förlag, tfn 08-<br />
709 59 90, fax 08-709 59 80. www.svekom.se<br />
SVENSKA<br />
KOMMUNFÖRBUNDET<br />
<strong>Miljöledning</strong> i<br />
<strong>offentliga</strong> <strong>fastigheter</strong><br />
TRE GODA EXEMPEL<br />
ISBN 91-7099-848-5