Plats och tid - Kungälv

kungalv.se

Plats och tid - Kungälv

Tjänsteskrivelse 1(7)

Enheten för Strategisk

samhällsplanering_________________________________________KUNGÄLVS KOMMUN

TorBjörn Nilsson, 2007-03-07

Kommunstyrelsen

Kommunal transportcentral, utredning inom ramen för kommunens

handlingsplan rörande Hållbara kommunala fordon och transporter,

(2006/186).

Ärende/Sammanfattning

Ett förslag till utformning mm av en kommunal transportcentral för lätta fordon har

utarbetats i enlighet med kommunens handlingsplan för Hållbara kommunala fordon och

transporter.

Bakgrund

Kommunfullmäktige antog hösten 2006 en handlingsplan för hållbara kommunala fordon

och transporter. Handlingsplanen innehåller 12 åtgärdspunkter, och innebär ökat fokus på

miljöanpassning och trafiksäkerhet, samt mer effektivt användande av fordonen, vilket

innebär bättre ekonomi.

En av de viktigaste punkterna i handlingsplanen ser ut så här:

”Ett förslag till placering, utformning, uppdragsbeskrivning, ekonomi och tidplan rörande

en kommunal transportcentral utarbetas. För att säkerställa att kommunens fordon och

transporter blir trafiksäkra och miljöanpassade bör det övergripande ansvaret samlas

centralt i en kommunal transportcentral på tekniska kontoret. Transportcentralen bör

utvecklas i två steg: I första skedet bör ansvaret omfatta kommunens lätta fordon, bilpool

samt cykelpool. I andra skedet bör det omfatta övergripande ansvar för godstransporter,

transporttjänster samt samordning av internposthantering.”

Transportcentralens verksamhet startade direkt efter beslutet om handlingsplanen, som en

del av kommunens entreprenadenhet, på uppdrag av kommunchefen. Driften av

kommunens bilpool samt service till de enheter som har hyrbilar i enlighet med

kommunens upphandlingsavtal sker sedan dess av Transportcentralen. Finansiering har

skett via bilpoolshyror samt schablonkostnad fördelad på kommunens hyrbilar.

Inklusive bilpoolen ansvarar Transportcentralen nu för 92 fordon. Dessutom finns

ytterligare 68 lätta fordon i kommunens ägo ute på olika verksamheter.

En beskrivning av transportcentralen i enlighet med uppdraget i handlingsplanen har nu

utarbetats, där den långsiktiga finansieringen redovisas, se bilaga: ”Etablering av

transportcentral – Kungälvs kommun”.

Nämndhuset

442 81 KUNGÄLV

Tel 0303-990 00, Fax 0303-132 70

E-post kommunstyrelsen@kommun.kungalv.se


Bedömning

Ett centralt ansvar för införskaffande av nya fordon, samt drift och skötsel bedöms vara

viktigt för att säkerställa miljö- och säkerhetskrav samt möjliggöra ett mer effektivt

nyttjande av fordon i bilpooler.

Enligt förslaget gäller att kommunens samtliga lätta fordon, hyrda samt ägda administrativt

överförs till Transportcentralen. De äldre fordonen i kommunens ägo föreslås successivt

bytas ut mot fordon i enlighet med kommunens upphandling av fordon, dvs hyrbilar med

miljö- och säkerhetskrav. Transportcentralen svarar för såväl avyttring som införskaffande

av nya fordon. (I enstaka fall, t ex vissa specialfordon, kan det vara befogat att fordon även

på sikt ägs av den verksamhet som innehar fordonet. Transportcentralen skall dock alltid

konsulteras vid nyinköp.)

2(7)

Innan Transportcentralen kan införas helt i enlighet med utredningen krävs viss anpassning

av Transportcentralen samt informationsinsatser till kommunens enheter. De ägda fordonen

i verksamheterna föreslås därför inte ingå i transportcentralen förrän 2008-01-01. Då

föreslås det i utredningen föreslagna taxesystemet, med basservice samt avgifter för

tilläggstjänster alternativt enhetstaxa med tilläggstjänsterna inkluderade införas för

samtliga fordon.

Under en övergångstid fram till 2007-12-31 finansieras Transportcentralen i enlighet med

vad som gällt under hösten 2006, med en månatlig avgift som betalas av de verksamheter

som har inhyrda fordon. Från 2008-01-01 föreslås även de enhetsknutna ägda fordonen tas

med i systemet

Förslag till beslut

En kommunal Transportcentral för kommunens samtliga lätta fordon införs fr.o.m.

2008-01-01 och finansieras i enlighet med förslag i utredningen ”Etablering av

transportcentral – Kungälvs kommun”. För de enhetsknutna fordonen – hyrda och

ägda – gäller då en månatlig avgift för en basservice i enlighet med taxa samt

avgifter för tilläggstjänster, alternativt enhetstaxa med tilläggstjänsterna

inkluderade. För bilpoolsbilar sker finansiering helt med timbaserad

hyreskostnad.

Transportcentralen får följande uppgifter och ansvar:

1. Utveckling och drift av kommunala bilpooler. För närvarande finns bilpool i

Nämndhuset, men fler bör startas där så är lämpligt.

2. Säkerställa att miljökrav och trafiksäkerhetskrav ställs på de fordon som

används i kommunens verksamhet. I enlighet med kommunens handlingsplan

gäller att fordon äldre än sju år skall avyttras för att säkerställa dessa krav om

inte särskilda skäl föreligger. Kraven anges för närvarande i kommunens

fordonsupphandling samt i kommunens miljömål i handlingsplanen om minst

50% miljöbilar vid utgången av 2009. Ytterligare riktlinjer kan komma i den

pågående översynen av rese- och trafiksäkerhetspolicyn.

3. Svara för följande basservice rörande kommunens lätta fordon:

a. Administration av hyra, skatt, försäkring och skadeärenden.


3(7)

b. Leverantörskontakter i samband med införskaffande och avyttrande av

fordon. Utförsäljning av äldre ägda fordon skall ske successivt i dialog

med verksamheterna. Handlingsplanens inriktning på maximalt sju års

ålder gäller dock även de ägda fordonen.

c. Däckshantering

d. Uppföljning av körsträckor, skador och drivmedelsförbrukning

e. Kallelse till besiktning, däckbyte och service

4. Svara för att genomföra tilläggstjänster enligt taxa på beställning av

verksamheterna.

5. Genom bland annat information, utbildning och utveckling av centralens

verksamhet bidra till att kommunens transporter kan ske med minimal

miljöpåverkan, god trafiksäkerhet och kostnadseffektivt.

6. Under 2008 bör ett förslag till hur Transportcentralen kan överta övergripande

ansvar även för godstransporter, transporttjänster och samordning av

internposthantering redovisas.

Tord Linder

Kommunchef

Kenth Johansson,

Samhällschef

TorBjörn Nilsson,

Kommunekolog

Håkan Hambeson, Filippos Kalfas, Ing-Britt Runger

Chef för Stöd och samordning Chef entreprenadenheten Chef Utv.arenan

Expedieras till: TorBjörn Nilsson, Filippos Kalfas, Jan-Erik Andersson, Tord Linder, Kenth Johansson, Håkan

Hambeson, Ing-Britt Runger


4(7)

Uppdragsbeskrivning:

Etablering av transportcentral – Kungälvs kommun

Med stöd av KS-beslut, § 420 2006-09-20, ansvarar entreprenadavdelningen för tillhandahållandet av

fordon till samtliga avdelningar och enheter inom Kungälvs kommun. Entreprenadavdelningen ansvarar

också för att fordonen uppfyller de miljö- och säkerhetsmässiga krav som fastställts av kommunen, samt

för att tillhandahålla användarna erforderlig servicenivå. Även kommunens cyklar och släpvagnar

kommer att sortera under entreprenadavdelningen och hyras ut till verksamheterna.

Tillhandahållandet av fordon kommer att ske i två former – dels via enhetsknutna fordon och dels via

fordonspooler. De enhetsknutna fordonen utgör huvudalternativet då verksamheter har speciella fordon

(specifik fordonstyp, inredningar och dylikt), eller av geografiska skäl inte rimligen kan dela fordon

med andra. I övriga fall skall fordon i största möjliga mån tillhandahållas via pooler*. Fordonspooler

föreslås initialt att, förutom befintlig pool vid nämndhuset, förläggas vid Rollsbo Hus och Filaregatan.

Dessa fordonspooler kommer att innehålla både bilar och cyklar.

Uppdragets huvudsyfte är att tillhandahålla miljöanpassade och säkra fordon till de anställda inom

Kungälvs kommun. Detta för att minimera miljöpåverkan av kommunens transporter och säkerställa en

god arbetsmiljö. Förhoppningar finns även om att denna lösning skall innebära en lägre totalkostnad för

kommunens fordon, samt frigöra tid hos de brukande enheterna och möjliggöra ytterligare fokus på

respektive kärnverksamhet.

Genomförande

För att transportcentralen skall kunna uppfylla sina ansvarsområden för kommunens fordon måste

ansvaret för inköp, ägande, administration och uppföljning samlas under enheten. I praktiken innebär

detta att ägandet av fordonen överförs till transportcentralen som fakturerar användarna de kostnader

som uppkommer i samband med inhyrda fordon. Organisationen kommer initialt att bestå av en

fordonsansvarig och en fordonsskötare. Fordonsansvarig har huvudansvaret för administration, samt

kontakt med kunder och leverantörer medan fordonsskötare ombesörjer rekonditionering och service av

poolbilar samt (efter överenskommelse) eventuella enhetsknutna bilar.

* Poolfordonen är tillgängliga för samtliga medarbetare som registrerats i kommunens

bilbokningssystem. Ekonomi och skötsel ombesörjs av transportcentralen som debiterar användarna

utefter bokad tid (bränsle ingår). Användandet av poolfordon regleras enligt dokumentet ”Regler för

kommunens bilpool”.


5(7)

Servicenivå

För samtliga kommunala fordon tillhandahåller transportcentralen en basnivå bestående av:

• Vägledning vid val av fordon (införskaffande av nya fordon måste alltid ske via

överenskommelse med fordonsansvarig)

• Administration av hyra, skatt, försäkring och skadeärenden

• Leverantörskontakter i samband med inköp och avyttrande av fordon

• Däckshantering

• Uppföljning av körsträckor, skador och drivmedelsförbrukning (mätarställningar för samtliga

bilar och lastbilar skall rapporteras in till transportcentralen per sista datum i respektive kvartal).

• Kallelse till besiktning, däckbyte och service

För poolfordonen ansvarar transportcentralen även för:

• Tvätt, städ och övrig rekonditionering

• Driftunderhåll (t.ex. byte av lampor och torkarblad, påfyllning av spolarvätska mm)

• Utförande av kontroll, besiktning, däckbyte och service

• Drift och support av bokningssystem, ombokning mm.

Transportcentralen avser att, efter överenskommelse med respektive enhet, på sikt kunna tillhandahålla

hela eller delar av poolfordonens servicenivå även för enhetsknutna fordon. Såtillvida ingen

överenskommelse träffats åligger det följaktligen respektive enhet att ombesörja dessa uppgifter för sina

eventuella fordon.

Kommunens poolbilar kommer att förses med en pärm innehållande:

• Allmänna instruktioner

• Bilnycklar

• Bensin- och ev. gaskort (inkl tankningsinstruktioner)

• Telefonnummer för hjälp vid problem

• Blankett för skadeanmälan

• Körjournal (skall föras för samtliga kommunens fordon)

Kommunens samtliga bilar är försedda med information om nödnummer, samt eventuella instruktioner

för gastankning.

Körjournaler skall föras för samtliga bilar – såväl enhetsknutna som poolbilar.


7(7)

Budget för transportcentral, 2007-2008

Kostnader (tkr) 2007 2008

Personalkostnader (inkl omkostnader) 1150 1200

Servicefordon 100 100

Lokaler, system och overheadkostnader 200 210

Stöd från reception 20 20

Hyra - poolfordon (3 V70, 6 Vw variant) 450 480

Drivmedel - bilpool 130 140

Självrisker och skador - poolfordon 50 50

Summa 2100 2200

Intäkter (tkr) 2007 2008

Hyresintäkter - poolfordon (*1) 760 800

Administrativt stöd (*2) 620 700

Rekonditioneringstjänster (*3) 430 440

Närservice och underhåll (*4) 140 150

Besiktningar och däckbyten (*5) 45 50

Fordonstransporter (*6) 55 60

Övriga tjänster 30 30

Tilläggsavgifter 20 20

Summa 2100 2250

*1: Baserat på 1100 timmar (2007) samt 1160 timmar (2008) bokad tid

per fordon och år. Prisnivå 70 kr/tim för Vw och 90 kr/tim för V70

Antal fordon: 3 st V70 och 6 st Vw Golf Variant

*2: Baserat på 400 kr/mån för 160 fordon (20% bortfall för 2007

10% bortfall

2008)

*3: Baserat städ och tvätt resp enbart tvätt 1 ggr mån för vardera 50 fordon (20% bortfall för 2007)

*4: Baserat på två underhållsärenden/dag a' 300

*5 100 ärenden per år - jämnt fördelat mellan besiktningar och däckbyten

*6 60 ärenden per år

More magazines by this user
Similar magazines