Plan för intern kontroll 2013
Plan för intern kontroll 2013
Plan för intern kontroll 2013
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
- 1 -<br />
Intern <strong>kontroll</strong>plan NLL <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
vad ska <strong>kontroll</strong>eras<br />
hur ska <strong>kontroll</strong>en vem har ansvar för att när ska <strong>kontroll</strong>en Vem rapportering * Redovisas vid<br />
genomföras<br />
<strong>kontroll</strong>en utförs utföras<br />
sker till<br />
rapportering i årsrapport<br />
Division/ Uppgiftslämnare Landstingsövergripande<br />
<strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Genomförs stickprovs<strong>kontroll</strong>er<br />
gällande matchning av apoteksfakturor<br />
(för läkemedel i verksamheten)<br />
enligt gällande rutin.<br />
Stickprovs<strong>kontroll</strong> Ekonom Maj och september Redovisningschef.<br />
Rapporteras delegationsbeslut Stickprov Kansliavdelningen En gång hösten <strong>2013</strong> Koncernledning.<br />
Kontrollera att rutinen för<br />
bisysslor följs.<br />
Kontrollera att riktlinjen för<br />
sommarplanering i vården följs<br />
(Sommarförmån)<br />
Efterlevnad av kommunikationsstrategin<br />
när det gäller öppenhet<br />
gentemot media. Fungerar<br />
delegerat ansvar, till berörda<br />
chefer, att hantera mediefrågor.<br />
Följsamhet till Patientdatalagen<br />
avseende dokumentation av<br />
sjukgymnaster verksamma enligt<br />
Lagen om läkarvårdsersättning<br />
(LOL).<br />
Samköra och jämföra data om<br />
anställdas id med registrerade<br />
bolags styrelseledamöter.<br />
Kontrollera utbetalda<br />
sommarförmånsersättningar<br />
avseende ex: Giltig tidsperiod,<br />
antal arbetspass per<br />
veckoersättning, ersatt<br />
yrkeskategori, sjukanmälningar<br />
i samband med veckoersättning<br />
Kartläggning<br />
Stickprov (5-10<br />
sjukgymnaster), granskning av<br />
journal<br />
Personaldirektör En gång per år Landstingsdirektör.<br />
Personaldirektör En gång per år Biträdande<br />
landstingsdirektör.<br />
Pressansvarig,<br />
Informationsavdelningen<br />
Chefläkare samt<br />
verksamhetsstrateg inom<br />
Beställaravdelningen.<br />
Eventuell extern granskare.<br />
En gång per år<br />
Landstingsdirektör.<br />
2:a halvåret <strong>2013</strong> Beställarchef
- 2 -<br />
Granskning av utbetalda<br />
ersättningar till sjukgymnaster<br />
verksamma enligt LOL (i<br />
enlighet med gällande<br />
ersättningsbestämmelser).<br />
Vårdavgifter: Hur följs regeln om<br />
att endast ta ut besöksavgift vid<br />
första besöket för utprovning av<br />
ett nytt hjälpmedel?<br />
Kvalitetssäkra att metoden för<br />
markörbaserad journalgranskning<br />
följs.<br />
Ägarstyrning: Sker<br />
ägarstyrningen i enlighet med<br />
landstingets ägarstyrningspolicy?<br />
Hanteringen av Regionala<br />
utvecklingsmedel: Sker<br />
hanteringen i enlighet med<br />
riktlinjerna för regionala<br />
utvecklingsprojekt?<br />
Bidrag beviljas i enlighet med<br />
riktlinjer<br />
Kontrollera följsamhet till<br />
lagstiftning och riktlinjer gällande<br />
hantering och förvaring av<br />
forskningsdata .<br />
Stickprov (5-10<br />
sjukgymnaster), granskning av<br />
tidsbok samt journal.<br />
Enkät.<br />
Stickprov på sjukhus samt<br />
kliniknivå där markörbaserad<br />
journalgranskning genomförs.<br />
Granskningen omfattar urval av<br />
patientjournaler, sökning av<br />
markörer, bedömning om skada<br />
inträffat, samt resultat.<br />
Utredare vid<br />
Beställaravdelningen.<br />
Eventuellt genomförande av<br />
extern granskare.<br />
Utredare vid Hälso- och<br />
sjukvådsavdelningen<br />
Utvecklingsstrateg vid<br />
Utvecklingsenheten samt<br />
patientsäkerhetssamordnare.<br />
2:a halvåret <strong>2013</strong> Beställarchef<br />
En gång per år.<br />
Två gånger per år<br />
(vår och höst).<br />
Kartläggning Näringslivsstrateg Två gånger per år<br />
(vår och höst)<br />
Kartläggning Utredare Två gånger per år<br />
(vår och höst)<br />
Till chef Hälso- och<br />
sjukvårdsavdelning.<br />
Till Hälso- och<br />
sjukvårdsdirektör.<br />
Landstingsdirektör<br />
Landstingsdirektör<br />
Följa upp överensstämmelse Folkhälsochef En gång per år Landstingsdirektör<br />
Web-enkät till forskare.<br />
Sekreterare i<br />
Forskningsetiskt råd/FoU<br />
strateg<br />
Oktober<br />
FoU-chef<br />
Kontrollera att utbetalda<br />
forskningsmedel nyttjas i enlighet<br />
med beslut.<br />
Kartlägga uttagna medel i<br />
relation till forskningsplan.<br />
FoU-strateg Maj FoU-chef<br />
2
- 3 -<br />
Division/ Uppgiftslämnare Division Länsteknik<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Uppföljning av 2012 års fokusområden<br />
Säkerhet<br />
Intervjuer med<br />
ansvariga för<br />
Verksamhetschef<br />
Infrastruktur<br />
En gång per år Divisionschef<br />
Kontrollera att Kvalitetshandboken för<br />
MT är uppdaterad och att beskrivna<br />
rutiner följs.<br />
respektive process.<br />
Genom stickprov<br />
kompletterat med<br />
intervjuer<br />
Verksamhetschef MT En gång per år Divisionschef<br />
Division/Uppgiftslämnare<br />
Division Opererande Specialiteter<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Avvikelsehantering – Divisionen ska<br />
granska hur processen för<br />
avvikelsehantering fungerar inom<br />
divisionen.<br />
Kartläggning av<br />
hur ser arbetet med<br />
avvikelser ut,<br />
vilka rutiner finns,<br />
hur ser uppföljningen<br />
av avvikelser ut,<br />
hur identifieras<br />
<strong>Plan</strong>erare och<br />
verksamhetsutveckare,<br />
tillsammans med<br />
divisionens vårdchefer<br />
Under <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Schemahantering i Timecare – Divisionen<br />
ska granska schemahanteringen i<br />
Timecare.<br />
systemfel mm.<br />
Kartläggning av<br />
hur ser arbetet med<br />
Timecare ut<br />
hur säkerställs att<br />
tiden i Timecare<br />
stämmer med arbetstid<br />
Personalchef Under <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
3
- 4 -<br />
Division/uppgiftslämnare Division medicinska specialiteter<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Granskning av kostnadsytterfall.<br />
(Säkerställa att kvaliteten i<br />
dokumentation både avseende<br />
klassificering, övriga registreringar<br />
och information ur ett medicinskt<br />
perspektiv)<br />
Enligt ”Rutin för<br />
granskning av<br />
kostnadsytterfall”<br />
Divisionens<br />
ekonomichef<br />
En gång per år Divisionschef<br />
Granskning av regler, rutiner och<br />
arbetssätt vid schema-läggning<br />
med stöd av TimeCare.<br />
Syftet är att säkerställa att regler,<br />
rutiner och arbetssätt är<br />
ändamålsenliga och ett effektivt<br />
stöd för arbetet med<br />
bemanningsplanering i TimeCare.<br />
Projektgrupp som<br />
genomför datainsamling<br />
via intervjuer<br />
med ansvariga chefer<br />
och medarbetare samt<br />
genom analys av lagda<br />
scheman.<br />
Divisionens<br />
personalchef<br />
En gång per år<br />
Divisionschef<br />
4
- 5 -<br />
Division/Centrumbildning Division Diagnostik<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Att verksamheten följer rutiner för TimeCare/Flex Ekonomichef samt <strong>2013</strong>0630 Divisionschef<br />
resursplanering t.ex TimeCare/Flex<br />
personalchef<br />
Att säkerställa att nya åtaganden och Kalkyl ska göras före Ekonomichef kvartal Divisionschef<br />
investeringar i divisionen följs upp för<br />
att se om de beskrivna förändringar gav<br />
förväntade effekter.<br />
och efter i<br />
Samband med<br />
investering och nya<br />
åtaganden<br />
Divisionens rutin för tjänsteköp från Avtal kopplat till Personalchef kvartal Divisionschef<br />
bemanningsföretag efterlevs<br />
Kontrollera rutiner kring<br />
blodgivarersättning<br />
ekonomidata<br />
Följa upp<br />
överensstämmelse<br />
inköp - ersättning till<br />
patient (Trisslotter<br />
Pauskuponger)<br />
Ekonomichef <strong>2013</strong>0630 Divisionschef<br />
Division/uppgiftslämnare Division Vuxenpsykiatrin<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Intern<strong>kontroll</strong> av vårdplaner Journalgranskning enligt Verksamhetschef Tertial Divisionschef<br />
inom tvångsvård.<br />
fastställd rutin<br />
Delegationsordning och Löpande i samband med Divisionschef Löpande Divisionschef<br />
attestrutiner följer landstingets<br />
regelverk.<br />
verksamhetsförändringar<br />
Egen<strong>kontroll</strong> av journalföring Journalgranskning enligt<br />
fastställd rutin<br />
Verksamhetschef Löpande Divisionschef<br />
5
- 6 -<br />
Division/Uppgiftslämnare Division Primärvård<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Kommunaliseringen av hemsjukvården Antal SIP,<br />
Läkarmedverkan,<br />
Avvikelser, Lex Maria<br />
Landstingets och<br />
kommunförbundets<br />
projektledare<br />
En gång per år Divisionschef<br />
Läkemedelsgenomgångar för patienter<br />
> 65 år<br />
Jounalförd<br />
Läkemedelsgenomgång<br />
Beställaravdelningen En gång per år Divisionschef<br />
Löneprocessen; tydliga lönekriterier,<br />
genomförda lönesamtal<br />
Stickprov.<br />
Personalchef och<br />
fackliga företrädare<br />
En gång per år<br />
Divisionschef<br />
Förskrivning av beroendeframkallande<br />
läkemedel<br />
Förskrivningsmönster för<br />
särskilt utvalda läkemedel<br />
Chefsläkare En gång per år Divisionschef<br />
Ekonomiska uppföljningsrutiner<br />
Frisktandvård<br />
Rutinbeskrivning inkl bedömning<br />
Efterkalkyl<br />
- Prissättning rätt – går Frisktandvård ihop<br />
Stickprovstest<br />
- Kvalitet på intäktsredovisningen<br />
> Fakturering av patient i rätt tid<br />
> Debitering av FK i rätt tid<br />
> Intäktsperiodiseringen rätt<br />
Omfattning<br />
/ frekvens<br />
Team ekonomi - Kvartal 1<br />
- Harads<br />
Kvartal 1<br />
Team ekonomi - År 2012<br />
- FTV<br />
- Hortlax<br />
Division/ uppgiftslämnare Division Folktandvård<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar<br />
Rutinbeskrivning inkl bedömning<br />
Stickprovstest<br />
Ekonomiska rutiner kring fordringar för - Avstämning Carita spec vs Raindance saldo<br />
pågående vård<br />
- Kurrens- & åldersanalys<br />
- Differenser/rättelser<br />
- Onormala värden<br />
Rapportering<br />
Divisionschef<br />
Divisionschef<br />
Uppföljning/resultat*<br />
6
- 7 -<br />
Division/ uppgiftslämnare<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Division Service<br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Redovisning av representation och<br />
gåvor<br />
Kontroller av att lönearter attesterats av<br />
annan behörig lönehandläggare eller<br />
arbetsledare<br />
Att <strong>kontroll</strong> av upplagda leverantörer<br />
skett<br />
Följs rutiner för kemikalie<strong>kontroll</strong><br />
inom divisionens egna verksamheter<br />
Om korrekta<br />
fakturaunderlag<br />
finns<br />
Granska UserId i<br />
Pabas och<br />
webbaccess<br />
Kontroll av<br />
meddelande från<br />
granskare/<strong>kontroll</strong>ant<br />
Intervjuer av chefer<br />
på berörda enheter<br />
Administrativ service Våren <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Administrativ service Våren <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Administrativ service Våren <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Divisionsstaben Hösten <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Division/Centrumbildning Division Kultur & utbildning<br />
Uppgiftslämnare<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Särskild granskning av några av<br />
division Kultur och Utbildnings<br />
bidragstagare för att säkerställa att<br />
uppnådda resultat sammanfaller med<br />
angivna mål och syften samt eventuella<br />
uppdrag i projekt och verksamheter.<br />
Stickprov och<br />
fördjupad uppföljning<br />
av vissa verksamheter<br />
Divisionschef Löpande samt vid<br />
uppenbara avvikelser<br />
från planering<br />
Divisionschef<br />
Granskning av vissa inköp av varor och<br />
tjänster som kan kräva/kräver<br />
upphandling för att säkerställa att vi<br />
följer fastställda regelverk och lagar<br />
och förordningar vad gäller offentlig<br />
upphandling mm samt visa på hur<br />
tillämpningen skett under året.<br />
I dialog med<br />
basenheterna göra<br />
analys och uppföljning<br />
av vissa gjorda<br />
upphandlingar och<br />
inköp av varor och<br />
tjänster<br />
Divisionschef<br />
Löpande under året<br />
samt vid<br />
verksamhetsdialoger<br />
med basenheterna<br />
Divisionschef<br />
7
Change language