Plan för intern kontroll 2013
Plan för intern kontroll 2013
Plan för intern kontroll 2013
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
- 1 -<br />
Intern <strong>kontroll</strong>plan NLL <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
vad ska <strong>kontroll</strong>eras<br />
hur ska <strong>kontroll</strong>en vem har ansvar för att när ska <strong>kontroll</strong>en Vem rapportering * Redovisas vid<br />
genomföras<br />
<strong>kontroll</strong>en utförs utföras<br />
sker till<br />
rapportering i årsrapport<br />
Division/ Uppgiftslämnare Landstingsövergripande<br />
<strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Genomförs stickprovs<strong>kontroll</strong>er<br />
gällande matchning av apoteksfakturor<br />
(för läkemedel i verksamheten)<br />
enligt gällande rutin.<br />
Stickprovs<strong>kontroll</strong> Ekonom Maj och september Redovisningschef.<br />
Rapporteras delegationsbeslut Stickprov Kansliavdelningen En gång hösten <strong>2013</strong> Koncernledning.<br />
Kontrollera att rutinen för<br />
bisysslor följs.<br />
Kontrollera att riktlinjen för<br />
sommarplanering i vården följs<br />
(Sommarförmån)<br />
Efterlevnad av kommunikationsstrategin<br />
när det gäller öppenhet<br />
gentemot media. Fungerar<br />
delegerat ansvar, till berörda<br />
chefer, att hantera mediefrågor.<br />
Följsamhet till Patientdatalagen<br />
avseende dokumentation av<br />
sjukgymnaster verksamma enligt<br />
Lagen om läkarvårdsersättning<br />
(LOL).<br />
Samköra och jämföra data om<br />
anställdas id med registrerade<br />
bolags styrelseledamöter.<br />
Kontrollera utbetalda<br />
sommarförmånsersättningar<br />
avseende ex: Giltig tidsperiod,<br />
antal arbetspass per<br />
veckoersättning, ersatt<br />
yrkeskategori, sjukanmälningar<br />
i samband med veckoersättning<br />
Kartläggning<br />
Stickprov (5-10<br />
sjukgymnaster), granskning av<br />
journal<br />
Personaldirektör En gång per år Landstingsdirektör.<br />
Personaldirektör En gång per år Biträdande<br />
landstingsdirektör.<br />
Pressansvarig,<br />
Informationsavdelningen<br />
Chefläkare samt<br />
verksamhetsstrateg inom<br />
Beställaravdelningen.<br />
Eventuell extern granskare.<br />
En gång per år<br />
Landstingsdirektör.<br />
2:a halvåret <strong>2013</strong> Beställarchef
- 2 -<br />
Granskning av utbetalda<br />
ersättningar till sjukgymnaster<br />
verksamma enligt LOL (i<br />
enlighet med gällande<br />
ersättningsbestämmelser).<br />
Vårdavgifter: Hur följs regeln om<br />
att endast ta ut besöksavgift vid<br />
första besöket för utprovning av<br />
ett nytt hjälpmedel?<br />
Kvalitetssäkra att metoden för<br />
markörbaserad journalgranskning<br />
följs.<br />
Ägarstyrning: Sker<br />
ägarstyrningen i enlighet med<br />
landstingets ägarstyrningspolicy?<br />
Hanteringen av Regionala<br />
utvecklingsmedel: Sker<br />
hanteringen i enlighet med<br />
riktlinjerna för regionala<br />
utvecklingsprojekt?<br />
Bidrag beviljas i enlighet med<br />
riktlinjer<br />
Kontrollera följsamhet till<br />
lagstiftning och riktlinjer gällande<br />
hantering och förvaring av<br />
forskningsdata .<br />
Stickprov (5-10<br />
sjukgymnaster), granskning av<br />
tidsbok samt journal.<br />
Enkät.<br />
Stickprov på sjukhus samt<br />
kliniknivå där markörbaserad<br />
journalgranskning genomförs.<br />
Granskningen omfattar urval av<br />
patientjournaler, sökning av<br />
markörer, bedömning om skada<br />
inträffat, samt resultat.<br />
Utredare vid<br />
Beställaravdelningen.<br />
Eventuellt genomförande av<br />
extern granskare.<br />
Utredare vid Hälso- och<br />
sjukvådsavdelningen<br />
Utvecklingsstrateg vid<br />
Utvecklingsenheten samt<br />
patientsäkerhetssamordnare.<br />
2:a halvåret <strong>2013</strong> Beställarchef<br />
En gång per år.<br />
Två gånger per år<br />
(vår och höst).<br />
Kartläggning Näringslivsstrateg Två gånger per år<br />
(vår och höst)<br />
Kartläggning Utredare Två gånger per år<br />
(vår och höst)<br />
Till chef Hälso- och<br />
sjukvårdsavdelning.<br />
Till Hälso- och<br />
sjukvårdsdirektör.<br />
Landstingsdirektör<br />
Landstingsdirektör<br />
Följa upp överensstämmelse Folkhälsochef En gång per år Landstingsdirektör<br />
Web-enkät till forskare.<br />
Sekreterare i<br />
Forskningsetiskt råd/FoU<br />
strateg<br />
Oktober<br />
FoU-chef<br />
Kontrollera att utbetalda<br />
forskningsmedel nyttjas i enlighet<br />
med beslut.<br />
Kartlägga uttagna medel i<br />
relation till forskningsplan.<br />
FoU-strateg Maj FoU-chef<br />
2
- 3 -<br />
Division/ Uppgiftslämnare Division Länsteknik<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Uppföljning av 2012 års fokusområden<br />
Säkerhet<br />
Intervjuer med<br />
ansvariga för<br />
Verksamhetschef<br />
Infrastruktur<br />
En gång per år Divisionschef<br />
Kontrollera att Kvalitetshandboken för<br />
MT är uppdaterad och att beskrivna<br />
rutiner följs.<br />
respektive process.<br />
Genom stickprov<br />
kompletterat med<br />
intervjuer<br />
Verksamhetschef MT En gång per år Divisionschef<br />
Division/Uppgiftslämnare<br />
Division Opererande Specialiteter<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Avvikelsehantering – Divisionen ska<br />
granska hur processen för<br />
avvikelsehantering fungerar inom<br />
divisionen.<br />
Kartläggning av<br />
hur ser arbetet med<br />
avvikelser ut,<br />
vilka rutiner finns,<br />
hur ser uppföljningen<br />
av avvikelser ut,<br />
hur identifieras<br />
<strong>Plan</strong>erare och<br />
verksamhetsutveckare,<br />
tillsammans med<br />
divisionens vårdchefer<br />
Under <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Schemahantering i Timecare – Divisionen<br />
ska granska schemahanteringen i<br />
Timecare.<br />
systemfel mm.<br />
Kartläggning av<br />
hur ser arbetet med<br />
Timecare ut<br />
hur säkerställs att<br />
tiden i Timecare<br />
stämmer med arbetstid<br />
Personalchef Under <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
3
- 4 -<br />
Division/uppgiftslämnare Division medicinska specialiteter<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Granskning av kostnadsytterfall.<br />
(Säkerställa att kvaliteten i<br />
dokumentation både avseende<br />
klassificering, övriga registreringar<br />
och information ur ett medicinskt<br />
perspektiv)<br />
Enligt ”Rutin för<br />
granskning av<br />
kostnadsytterfall”<br />
Divisionens<br />
ekonomichef<br />
En gång per år Divisionschef<br />
Granskning av regler, rutiner och<br />
arbetssätt vid schema-läggning<br />
med stöd av TimeCare.<br />
Syftet är att säkerställa att regler,<br />
rutiner och arbetssätt är<br />
ändamålsenliga och ett effektivt<br />
stöd för arbetet med<br />
bemanningsplanering i TimeCare.<br />
Projektgrupp som<br />
genomför datainsamling<br />
via intervjuer<br />
med ansvariga chefer<br />
och medarbetare samt<br />
genom analys av lagda<br />
scheman.<br />
Divisionens<br />
personalchef<br />
En gång per år<br />
Divisionschef<br />
4
- 5 -<br />
Division/Centrumbildning Division Diagnostik<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Att verksamheten följer rutiner för TimeCare/Flex Ekonomichef samt <strong>2013</strong>0630 Divisionschef<br />
resursplanering t.ex TimeCare/Flex<br />
personalchef<br />
Att säkerställa att nya åtaganden och Kalkyl ska göras före Ekonomichef kvartal Divisionschef<br />
investeringar i divisionen följs upp för<br />
att se om de beskrivna förändringar gav<br />
förväntade effekter.<br />
och efter i<br />
Samband med<br />
investering och nya<br />
åtaganden<br />
Divisionens rutin för tjänsteköp från Avtal kopplat till Personalchef kvartal Divisionschef<br />
bemanningsföretag efterlevs<br />
Kontrollera rutiner kring<br />
blodgivarersättning<br />
ekonomidata<br />
Följa upp<br />
överensstämmelse<br />
inköp - ersättning till<br />
patient (Trisslotter<br />
Pauskuponger)<br />
Ekonomichef <strong>2013</strong>0630 Divisionschef<br />
Division/uppgiftslämnare Division Vuxenpsykiatrin<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Intern<strong>kontroll</strong> av vårdplaner Journalgranskning enligt Verksamhetschef Tertial Divisionschef<br />
inom tvångsvård.<br />
fastställd rutin<br />
Delegationsordning och Löpande i samband med Divisionschef Löpande Divisionschef<br />
attestrutiner följer landstingets<br />
regelverk.<br />
verksamhetsförändringar<br />
Egen<strong>kontroll</strong> av journalföring Journalgranskning enligt<br />
fastställd rutin<br />
Verksamhetschef Löpande Divisionschef<br />
5
- 6 -<br />
Division/Uppgiftslämnare Division Primärvård<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Kommunaliseringen av hemsjukvården Antal SIP,<br />
Läkarmedverkan,<br />
Avvikelser, Lex Maria<br />
Landstingets och<br />
kommunförbundets<br />
projektledare<br />
En gång per år Divisionschef<br />
Läkemedelsgenomgångar för patienter<br />
> 65 år<br />
Jounalförd<br />
Läkemedelsgenomgång<br />
Beställaravdelningen En gång per år Divisionschef<br />
Löneprocessen; tydliga lönekriterier,<br />
genomförda lönesamtal<br />
Stickprov.<br />
Personalchef och<br />
fackliga företrädare<br />
En gång per år<br />
Divisionschef<br />
Förskrivning av beroendeframkallande<br />
läkemedel<br />
Förskrivningsmönster för<br />
särskilt utvalda läkemedel<br />
Chefsläkare En gång per år Divisionschef<br />
Ekonomiska uppföljningsrutiner<br />
Frisktandvård<br />
Rutinbeskrivning inkl bedömning<br />
Efterkalkyl<br />
- Prissättning rätt – går Frisktandvård ihop<br />
Stickprovstest<br />
- Kvalitet på intäktsredovisningen<br />
> Fakturering av patient i rätt tid<br />
> Debitering av FK i rätt tid<br />
> Intäktsperiodiseringen rätt<br />
Omfattning<br />
/ frekvens<br />
Team ekonomi - Kvartal 1<br />
- Harads<br />
Kvartal 1<br />
Team ekonomi - År 2012<br />
- FTV<br />
- Hortlax<br />
Division/ uppgiftslämnare Division Folktandvård<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar<br />
Rutinbeskrivning inkl bedömning<br />
Stickprovstest<br />
Ekonomiska rutiner kring fordringar för - Avstämning Carita spec vs Raindance saldo<br />
pågående vård<br />
- Kurrens- & åldersanalys<br />
- Differenser/rättelser<br />
- Onormala värden<br />
Rapportering<br />
Divisionschef<br />
Divisionschef<br />
Uppföljning/resultat*<br />
6
- 7 -<br />
Division/ uppgiftslämnare<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Division Service<br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Redovisning av representation och<br />
gåvor<br />
Kontroller av att lönearter attesterats av<br />
annan behörig lönehandläggare eller<br />
arbetsledare<br />
Att <strong>kontroll</strong> av upplagda leverantörer<br />
skett<br />
Följs rutiner för kemikalie<strong>kontroll</strong><br />
inom divisionens egna verksamheter<br />
Om korrekta<br />
fakturaunderlag<br />
finns<br />
Granska UserId i<br />
Pabas och<br />
webbaccess<br />
Kontroll av<br />
meddelande från<br />
granskare/<strong>kontroll</strong>ant<br />
Intervjuer av chefer<br />
på berörda enheter<br />
Administrativ service Våren <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Administrativ service Våren <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Administrativ service Våren <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Divisionsstaben Hösten <strong>2013</strong> Divisionschef<br />
Division/Centrumbildning Division Kultur & utbildning<br />
Uppgiftslämnare<br />
Avser år <strong>2013</strong><br />
Kontrollaktivitet Kontrollmetod Kontrollansvar Frekvens Rapportering Uppföljning/resultat*<br />
Särskild granskning av några av<br />
division Kultur och Utbildnings<br />
bidragstagare för att säkerställa att<br />
uppnådda resultat sammanfaller med<br />
angivna mål och syften samt eventuella<br />
uppdrag i projekt och verksamheter.<br />
Stickprov och<br />
fördjupad uppföljning<br />
av vissa verksamheter<br />
Divisionschef Löpande samt vid<br />
uppenbara avvikelser<br />
från planering<br />
Divisionschef<br />
Granskning av vissa inköp av varor och<br />
tjänster som kan kräva/kräver<br />
upphandling för att säkerställa att vi<br />
följer fastställda regelverk och lagar<br />
och förordningar vad gäller offentlig<br />
upphandling mm samt visa på hur<br />
tillämpningen skett under året.<br />
I dialog med<br />
basenheterna göra<br />
analys och uppföljning<br />
av vissa gjorda<br />
upphandlingar och<br />
inköp av varor och<br />
tjänster<br />
Divisionschef<br />
Löpande under året<br />
samt vid<br />
verksamhetsdialoger<br />
med basenheterna<br />
Divisionschef<br />
7
Change language