ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEà KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN
1 § Attestreglementets syfte
Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Interkontrollens
huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten i kommunens verksamhet, se till
att resurser används i enlighet med fattade beslut samt att trygga tillgångarna från
avsiktliga oegentligheter eller oavsiktliga felaktigheter.
Syftet med attestreglementet är att ange regler för kontroll av att ekonomiska
transaktioner genomförs enligt tagna beslut samt ange regler för att bemyndiga
personer att utföra attest. Attestreglementet avhandlar enbart generella regler för
attest. Därför ingår det inte i attestreglementets syften att beskriva kontrollförfaranden
i kommunens olika rutiner. Som komplement till attestreglementet har internkontrollreglementet
därför fastställt att varje nämnd skall upprätta och dokumentera
detaljerade beskrivningar av nämndens rutiner. Detta innebär bl. a. att
nämnderna skall upprätta beskrivningar av rutiner inom de under 2 § uppräknade
tillämpningsområden där det förekommer ekonomiska transaktioner och där följaktligen
även attestförfaranden skall genomföras.
Där beteckningen nämnd används i detta dokument innefattar detta även styrelser.
Bolag där kommunens ägarandel överstiger femtio procent skall utforma egna riktlinjer
avseende attestområdet. Kommunens regler skall beaktas i tillämpliga delar.
2 § Tillämpningsområden
Detta reglemente gäller, utan undantag, för kommunens samtliga ekonomiska
transaktioner. Med ”ekonomiska transaktioner” avses här transaktioner som bokförs
i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning. Här
ingår även interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen
ålagts eller åtagit sig att förvalta, d v s sammanfattningsvis:
• fakturor och andra externa utbetalningar,
• löner och andra personalkostnader,
• placering av likvida medel,
• bokföringsorder,
• kreditering av kundfakturor,
• kostnadsfördelningar,
• interna transaktioner
• övriga transaktioner i den ekonomiska redovisningen.
Frågeställningar rörande kontroller i anslutning till inköpshantering, såsom exempelvis
behov av beställnings- och mottagningskontroller, regleras i upphandlingsreglementet.
Vägledande för dessa rutiner bör vara den s k ”tvåhandsprincipen”.

Denna princip innebär att flera personer skall vara inblandade i olika hanteringar så
att arbetsområden naturligt blir föremål för oberoende kontroller, exempelvis att
olika personer ansvarar för mottagningskontroll av vara och attest av faktura för
denna vara.
3 § Definition av begreppet attest
Två olika typer av attester behandlas i detta reglemente:
- beslutsattest
- behörighetsattest (tidigare benämnd ”särskild attest”)
Attest för pappersbaserade rutiner görs med arkivbeständig skrift på verifikationen.
Om detta inte är praktiskt möjligt skall separat blad med attest användas.
Beslutsattest
Beslutsattest innebär att behörig person medelst sin namnteckning intygar att nedanstående
erforderliga kontroller skett och godkänts varför transaktionen kan
genomföras. Beslutsattesten innebär därför också ett utanordnande av betalningsbeloppet.
Vid datorbaserade rutiner kan godkänd ”beslutsattest” handläggas och
dokumenteras genom elektronisk attest. Attest skall då ske på sådant sätt att attesten
med säkerhet i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten
samt i övrigt ske på säkert sätt. Beslutsattestants erforderliga kontroller är:
• kontroll att kontering är korrekt
• kontroll mot beslut och disponibla medel enligt budgeten
• kontroll att utgiften är förenlig med verksamheten
• kontroll mot beställning och leverans
• kontroll att rätt betalningsmottagare föreligger
• kontroll av belopp
• kontroll att kommunala redovisningslagen och interna regler efterlevs
Behörighetsattestant
Beslutsattestantens behörighet skall intygas av ”behörighetsattestant” vid varje
transaktion där beslutsattestant krävs. Behörighetsattestantens godkännande sker
medelst signatur. Om det vid datorbaserade rutiner i själva systemet finns säkra
och godtagbara funktioner för kontroll av beslutsattesträtten ersätter detta den manuella
behörighetsattesten. Behörighetskontroll innefattar kontroll av att:
• kontering utförts
• beslutsattest skett av behörig person för detta konto
4 § Beslut om attesträtt
En nämnd äger alltid rätt att själv attestera genom beslut vid sammanträde. Nämnd
utser attestanter samt ersättare för dessa inom sitt ansvarsområde. Beslut om attesträtt
skall vara knuten till person och ej till befattning.

Nämnd kan delegera till förvaltningschef att utse attestanter samt ersättare för dessa.
Förvaltningschef äger rätt, om nämnden så beslutar, att vidaredelegera till
medarbetare inom nämndens verksamhetsområde att utse attestanter samt ersättare
för dessa.
Ersättare får endast attestera vid ordinarie attestants frånvaro.
Förteckningar samt namntecknings- och signaturprov över attestanter och ersättare
skall upprättas och hållas aktuella. Dokumentationen skall alltid finnas tillgänglig
centralt hos respektive förvaltning, hos personal som sköter leverantörsbetalningar
samt i övrigt där nämnden anser att det föreligger ett behov av tillgång till denna
dokumentation.
Den av nämnd eller behörig person som utsett attestant och/eller ersättare för dessa
skall omgående underrätta utsedda om uppdragets omfattning och innebörd samt
om innehållet i detta attestreglemente samt dess tillämpningsanvisningar.
5 § Begränsningar i attesträtten
Beslutsattest vid betalningar får ej utföras av person där jävssituation kan tänkas
föreligga för honom eller honom närstående person.
Beslutsattest får inte heller utföras av person som själv är förknippad med transaktionen,
exempelvis egna kostnader i tjänsten i form av exempelvis representation,
resor och mobiltelefon. Generellt gäller för s k ”egna kostnader” att dessa skall beslutsattesteras
av överordnad med beslutsattestbefogenheter.
För förvaltningschef gäller att dennes ”egna kostnader” skall beslutsattesteras av
nämndens ordförande eller vice ordförande. Nämndens ordförande eller vice ordförande
skall beslutsattestera nämndens övriga förtroendevaldas ”egna kostnader”.
Ordförande och vice ordförande attesterar varandras ”egna kostnader”.
Baserat på att nämnden själv har det yttersta ansvaret för den egna internkontrollen
får nämnden, av verksamhetsmässiga skäl och under förutsättning att mycket god
internkontroll kan upprätthållas, besluta om rutin som avviker från ovan beskrivna
handläggning av attest för ”egna kostnader”. För detta undantagsbeslut skall dock
alltid gälla att anställdas, exklusive förvaltningschefs, ”egna kostnader” aldrig får
attesteras av underställd. Denna möjlighet till beslut om avvikande rutin skall beslutas
av nämnden och kan ej delegeras vidare.
Vid transaktioner överstigande belopp om 25 000 kronor, exklusive moms, krävs
två beslutsattestanter i förening. Hyror, el-, vatten-, avlopp- och värmeavgifter för
fastigheter som kommunen äger eller hyr för längre perioder, skatter samt kostnader
för finansiella transaktioner såsom räntor, amorteringar och slutbetalningar
skall undantas från kravet på två beslutsattestanter. Detta undantag gäller även
samtliga transaktioner vid intern fakturering mellan förvaltningar.
Beslutsattest krävs även vid makulering och kreditering av kundfakturor som överstiger
1 000 kronor. Beslutsattest skall ske av attestbehörig och överordnad till den
som upprättar kreditering/makulering.

Vad avser transaktioner mellan förvaltningar, som sker genom särskilda rutiner
som t ex lönesystem eller fasta fördelningar utifrån budget, får genomförande ske
utan formellt attestförfarande.
Kommunens centrala kassafunktion handlägger samtliga inbetalningar som inkommer
på kommunens bankkonto, oavsett om de erhållits via bankgiro, postgiro
eller på annat sätt. Handläggningen innebär kontering av dessa insättningar samt
registrering av bokföringen i kommunens redovisningssystem. Utsedd kassaansvarig
skall genom signatur bekräfta att dessa moment genomförts.
I övrigt skall kommunens nämnder enligt internkontrollreglementet ha sådana rutiner
för uppbörd, kontroll och redovisning av inbetalningar att mycket god internkontroll
kan upprätthållas.
6 § Ansvar
Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom området. Kommunens
nämnder har det yttersta ansvaret för att antagna attestregler och av kommunstyrelsen
utfärdade tillämpningsanvisningar följs. Detsamma gäller för internkontrollen i
sin helhet inom det egna verksamhetsområdet. Nämnderna skall därför utifrån förvaltningsspecifika
behov och förutsättningar efter egen bedömning utforma förvaltningsanpassade
tillämningsanvisningar, rutiner m m för att säkerställa den interna
kontrollen.
Förvaltningschef ansvarar närmast under respektive nämnd för att allmän god internkontroll
upprätthålls, att rutinerna följs och att tillämpliga attestmoment utföres.
Attestanter är var för sig ansvariga för sina åtgärder.
Kommunstyrelsen skall ansvara för att anvisningar till detta attestreglemente dokumenteras
och beslutas.
Det åligger stadsledningskontorets ekonomiavdelning som centralt ansvarig för
”Intern kontroll” att följa frågor som berör attestreglementet och vid behov initiera
förändringar samt informera och ge råd till nämnderna.