Brevmall - Enköpings kommun
Brevmall - Enköpings kommun
Brevmall - Enköpings kommun
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
PM<br />
2011-11-30<br />
1 (11)<br />
Upplevelseförvaltningen<br />
Tapio Hovebro<br />
Tfn 0171-62 62 92<br />
e-post tapio.hovebro@enkoping.se<br />
Ny organisation upplevelseförvaltningen<br />
Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr<br />
Enköpings <strong>kommun</strong> Ågatan 29 0171-62 50 00 0171-62 53 11 7 07 27-3 212000-0282<br />
Box 909<br />
E-post: upplevelseforvaltningen@enkoping.se<br />
745 25 ENKÖPING
2011-11-30 2 (11)<br />
Innehållsförteckning<br />
Bakgrund............................................................................................................... 3<br />
Nuläge................................................................................................................... 4<br />
Motiv och syfte med upplevelseförvaltningens nya organisation ........................ 4<br />
Bärande idé ........................................................................................................... 6<br />
Beskrivning av förvaltningsledning...................................................................... 6<br />
Förvaltningschef – övergripande ansvar............................................................... 7<br />
Beskrivning av verksamhetsområden och enheter ............................................... 7<br />
Ansvar för verksamhetschef ................................................................................. 8<br />
Ansvar för enhetsansvarig .................................................................................... 8<br />
Destination Enköping ........................................................................................... 9<br />
Processorientering underlättar förbättringsarbetet................................................ 9<br />
Utvecklingsenhet ................................................................................................ 10<br />
Stödfunktioner .................................................................................................... 10<br />
Tillsättning av tjänster och kravprofiler ............................................................. 10<br />
Kravprofil verksamhetschef................................................................................ 10<br />
Kravprofil enhetsansvarig................................................................................... 11<br />
Kravprofil strateg................................................................................................ 11
2011-11-30 3 (11)<br />
Bakgrund<br />
I dokumentet ”Översyn av nämnd och förvaltningsorganisationen i Enköpings<br />
<strong>kommun</strong>”, 2010-10-13, konstaterar Kunskapsbolaget följande:<br />
”En slutsats av ovanstående resonemang är att det förefaller vara läge för att<br />
omdefiniera rollen och uppdraget för det vi traditionellt kallar för ”frivillig verksamhet”.<br />
Det betyder inte nödvändigtvis att resurstilldelningen kan påverkas i ett<br />
ingångsläge. Det handlar mera om synsättet på uppdraget”.<br />
”Under punkten 4.3 har vi utvecklat tankegångarna om en förändrad roll för de<br />
frivilliga verksamheterna i det framtida Enköping. Detta innebär att medborgarfokus<br />
riktas mot övergripande hälsa, livskvalitet, det civila samhället och besöksnäringarna<br />
Med detta medborgarfokus skapas nya samverkansområden mellan<br />
kultur och fritidsområdena som kan inspirera och utveckla de mer verksamhetsspecifika<br />
områdena.<br />
Vi tror att man också ska överväga om det finns andra delar av den <strong>kommun</strong>ala<br />
verksamheten som skulle passa in i ett uppdrag som definieras som ovan. Vi kan<br />
se att parkavdelningen, som utgör ankaret i Enköpings inarbetade <strong>kommun</strong>profil,<br />
skulle kunna bidra och också få bidrag genom ingå i samma förvaltning som<br />
kultur och fritid. Vi ser att turismcentrum, som idag ligger inom information,<br />
också passar in och vi tror att folkhälsofrågorna som tidigare låg inom fritidsförvaltningen<br />
blir ett bidrag för att lösa uppdraget. Konsumentvägledningen finns<br />
inom kulturförvaltningen idag”.<br />
”Vi föreslår att en ny förvaltning skapas av nuvarande kultur, fritid, parkavdelningen,<br />
turismcentrum och folkhälsa. Vi tror att det är av stor vikt att tillsammans<br />
med medarbetare göra ett grundläggande arbete omkring vision och mål. I<br />
detta arbete vore det intressant att föra in representanter för den kunskap som<br />
beskrivs under punkt 4.3 om hur livskvalitet och hälsa skapas för människor. Vi<br />
tror också att det är väsentligt att bygga på de positiva sidor som finns i dagens<br />
verksamheter då den nya förvaltningen kommer till. Vi vet att Enköping redan<br />
tillämpar samhällsutvecklingsmetoden ”Cultural Planning”. Vi tror att det vore<br />
en styrka om <strong>kommun</strong>ledningsnivån från sin samhällsutvecklingsplattform betonade<br />
vikten av att denna nytillkomna förvaltning får en aktiv roll i samhällsplaneringsarbetet.”<br />
”En ny förvaltning av detta slag behöver en professionell uppbackning av <strong>kommun</strong>ikation<br />
både internt och externt. Vi har hört begreppet upplevelsenämnd och<br />
förvaltning. Det täcker besöksnäringen väl men inte lika bra den andra delen av<br />
medborgarbehoven. Begreppet ”livskvalitet” täcker delvis besöksnäringen men<br />
inte helt”.<br />
”Vi föreslår att en ny nämnd bildas med ett uppdrag som det som beskrivits<br />
ovan. Vi kan tänka oss att detta uppdrag kan passa väl in i Enköpings framtida<br />
profil och bygga på det som redan finns som starka attraktiva krafter i omvärldens<br />
medvetande. Det krävs ett kreativt arbete med nämndplanen och en anpassning<br />
av reglementet i den kommande genomförande-processen”.
2011-11-30 4 (11)<br />
”En styrka och ett bidrag är givetvis satsningen på ett nytt kulturcentrum”... …<br />
”Det vore säkert en stor fördel för en nybildad förvaltning att dess vision och<br />
mål kan få sätta avtryck i det framtida kulturcentret och manifesteras där. Det<br />
sker också en satsning på badhuset parallellt, som också blir en positiv byggsten<br />
i en nybildad förvaltning”.<br />
Detta var bakgrunden och de positiva förväntningarna på verksamheten och arbetsformerna<br />
inom den nya upplevelseförvaltningen.<br />
Nuläge<br />
Den tidigare kulturförvaltningen hade ansvaret för biblioteksverksamheten, kulturskolan,<br />
museum och kulturminnesvård, allmänkultur för barn och unga samt<br />
vuxna, kulturhuset Joar, konsumentvägledning och turism.<br />
Den tidigare fritidsförvaltningen ansvarade för anläggningar, föreningsservice,<br />
lokalbokning och fritidsgårdsverksamhet.<br />
Parkverksamheten fanns inom teknikförvaltningen.<br />
Kommunfullmäktige beslutade den 15 februari 2011 att en ny förvaltning skapas<br />
under upplevelsenämnden bestående av nuvarande fritidsförvaltning och kulturförvaltning.<br />
Budgetramen för 2011 var 93,2 miljoner kronor och för 2012 är den 94,5 miljoner<br />
kronor.<br />
Kulturförvaltningens organisation har, förutom förvaltningschef, många ytterligare<br />
chefer och biträdande chefer medan fritidsförvaltningen har en förvaltningschef<br />
med direkt underställda verksamhetsansvariga. Totalt sett finns det för<br />
närvarande åtta chefer inom de båda förvaltningarna. I den nya organisationen<br />
minskas dessa till fyra för att åstadkomma en tydligare styrning och ansvarsfördelning.<br />
Parkverksamheten finns kvar inom teknikförvaltningen men upplevelsenämnden<br />
har pengarna i sin budget och beställer verksamhet från parkkontoret. Det är en<br />
stor utmaning att hitta långsiktiga och hållbara samverkansformer som kan<br />
marknadsföra parkstaden Enköping och som gynnar kunderna, oavsett om de bor<br />
i <strong>kommun</strong>en eller kommer till Enköping som besökare.<br />
Motiv och syfte med upplevelseförvaltningens nya organisation<br />
Utredningen om den nya <strong>kommun</strong>ala organisationen i Enköping konstaterar att<br />
olikheterna mellan kultur och fritid är stora. Men likheterna är också stora om<br />
man tänker ur ett kundperspektiv.<br />
Båda verksamhetsområdena bygger på en väl utvecklad föreningsverksamhet,<br />
som är ett viktigt inslag i det framtida, civila samhället.<br />
Verksamhetsområdena berör behov som finns hos alla människor oavsett om det<br />
handlar om fysiska, mentala eller själsliga behov.<br />
Denna helhet kan den nya förvaltningens verksamheter stödja och utveckla med<br />
sitt arbetssätt och utbud av tjänster.
2011-11-30 5 (11)<br />
Reflektioner<br />
Jag tillträdde tjänsten som förvaltningschef för den nya upplevelseförvaltningen<br />
den 29 augusti 2011. Mitt uppdrag är att ansvara för förändringsarbetet och den<br />
löpande verksamheten samt att skapa en sammanslagen och väl fungerande upplevelseförvaltning<br />
med utgångspunkt från <strong>kommun</strong>fullmäktiges beslut om ny<br />
<strong>kommun</strong>al organisation för Enköpings <strong>kommun</strong>. Beslutet har sin utgångspunkt i<br />
den tidigare nämnda ”Översyn av nämnd och förvaltningsorganisation i Enköpings<br />
<strong>kommun</strong>” gjord av Kunskapsbolaget.<br />
Tämligen omgående upptäckte jag att det är vitt skilda kulturer och förhållningssätt<br />
samt strukturer inom kultur- respektive fritidsförvaltningen. Därför fick jag<br />
börja arbeta med operativa frågor innan det egentliga förändringsarbetet kunde<br />
sättas igång.<br />
En annan skillnad är förändringsviljan och uppbyggnaden av förvaltningsorganisationen.<br />
Inom fritidsförvaltningen finns en stark förändringsvilja medan kulturförvaltningen<br />
inte har haft samma intresse för förändringar.<br />
Sammanslagningen av de olika verksamheterna sker i en tid av nytt ekonomiskt<br />
läge, vilket har försvårat köp av professionell <strong>kommun</strong>ikation både internt och<br />
externt. Andra omständigheter som påverkat förändringsarbetet är kraftiga besparingar<br />
och att kulturhus- och simhallsprojektet fördröjts samt att många av<br />
medarbetarna inte är motiverade eller inte bidrar till förändringsarbetet.<br />
Genomförda aktiviteter<br />
En omorganisation orsakar i regel turbulens och osäkerhet men frigör samtidigt<br />
energi som kan skapa nya möjligheter.<br />
En framtidsgrupp har utsetts. Den består av representanter från varje enhet. Syftet<br />
med framtidsgruppen är att den ska vara idégivare för förändringsarbetet och<br />
föra informationen från gruppen vidare till respektive enhet till exempel vid arbetsplatsträffar<br />
eller liknande.<br />
Hittills har följande aktiviteter genomförts under 2011:<br />
• upplevelsedag 21 september, kick off för samtliga medarbetare<br />
• facklig samverkansgrupp 20 okt<br />
• utbildning i ärendehantering 26 okt – för förvaltningens medarbetare<br />
• framtidsgruppen 26 okt – tema förändring<br />
• framtidsgruppen 9 nov – tema visioner<br />
• utbildning W3D3 21 nov – för handläggare som skriver nämndärenden<br />
• facklig samverkansgrupp 22 nov<br />
• individuella samtal mellan förvaltningschef och samtliga enhetschefer, 24 nov<br />
och 29 nov<br />
• utredningsuppdrag om Kultur & Hälsa, Barn & Unga, Idrott & Förening samt<br />
Destination Enköping.
2011-11-30 6 (11)<br />
Bärande idé<br />
Med utgångspunkt från uppdragshandlingar och ovan genomförda aktiviteter har<br />
jag kommit fram till följande organisationsstruktur.<br />
Syfte med den nya organisationen är:<br />
• få tydligare ansvarsfördelning<br />
• färre chefer (en plattare organisation)<br />
• stärka samarbetet mellan enheterna<br />
• stärka delaktigheten för medarbetarna och skapa vi-känsla<br />
• tydliggöra redan existerande processer och skapa nya.<br />
För att uppnå de syften som finns med den nya organisationen så måste de olika<br />
ledningsnivåerna vara tydliga.<br />
Nivå<br />
Förvaltning<br />
Verksamhetsområde<br />
Enhet<br />
Inriktning<br />
Riktlinjer, övergripande styrning<br />
Stödjande, styrning av verksamhetsområde,<br />
ekonomi- och personalansvar<br />
Operativ verksamhet<br />
Beskrivning av förvaltningsledning<br />
Förvaltningsledningen består av förvaltningschef och tre verksamhetschefer.<br />
Vår uppgift är att skapa enheter som har förutsättningar att genomföra verksamhet<br />
av god kvalitet.<br />
Enheterna måste kunna kraftsamla kring arbetet med att skapa en effektiv verksamhet<br />
med nöjda kunder. En förutsättning är därför att bilda enheter som har<br />
likartade förutsättningar att bedriva verksamhet och att arbeta i processer.<br />
Detta kommer på sikt att skapa samordningsfördelar mellan de olika verksamhetsområdena.
2011-11-30 7 (11)<br />
Förvaltningschef – övergripande ansvar<br />
• fatta beslut om vilka verksamhetsområden och enheter som förvaltningen ska<br />
ha<br />
• tillsättning av verksamhetsområdeschefer<br />
• strategisk verksamhetsplanering för förvaltningen<br />
• upprätta förvaltningens plan för planering och uppföljning<br />
• sätta upp mål för verksamheten<br />
• uppföljning av verksamheten<br />
• processägare (initiativtagare till processer/utse processledare)<br />
• personalansvar<br />
• stödja verksamhetsområdescheferna genom att<br />
- ge stöd för chefens egen utveckling<br />
- vara bollplank till chefer<br />
• rapportering till överordnad nivå<br />
• övergripande arbetsmiljöansvar<br />
• känna till lagar, avtal och förordningar<br />
Beskrivning av verksamhetsområden och enheter<br />
Genom att utse tre verksamhetschefer som är direkt underställda förvaltningschefen<br />
uppnår man syftet med den nya linjeorganisationen.<br />
Dessa chefer ansvarar för ekonomi och personalfrågor inom sina verksamhetsområden<br />
samt följande övriga uppgifter.<br />
Verksamhetsområdena är<br />
• Barn & Unga<br />
• Kultur & Hälsa<br />
• Idrott & Förening.<br />
Varje verksamhetsområde har sedan flera enheter som leds av en enhetsansvarig.<br />
Se organisationsskiss bilaga 1.<br />
Inom Barn & Unga finns Kulturskolan, Allmänkultur barn och unga samt Enhet<br />
Ungdom.<br />
Inom Kultur & Hälsa finns Bibliotek, Allmänkultur vuxen och Kulturhuset Joar.<br />
Inom Idrott & Förening finns Idrottshuset/hallar, Enavallen/Ishallen och anläggningar,<br />
samt Föreningsservice/bidrag.
2011-11-30 8 (11)<br />
Ansvar för verksamhetschef<br />
• strategisk verksamhetsplanering för området<br />
• sätta upp mål för verksamheten<br />
• skapa en gemensam värdegrund som genomsyrar hela förvaltningen<br />
• stödja enhetsansvariga genom att:<br />
- ge stöd för enhetsansvarigas egen utveckling<br />
- vara bollplank<br />
- bistå med viss expertkunskap<br />
- handleda<br />
• följa upp, analysera och utvärdera verksamhetsområdets resultat<br />
• att enheterna uppfyller överenskomna mål<br />
• rekrytering och tillsättning av enhetsansvariga i samråd med förvaltningschef<br />
• personalansvar<br />
• ekonomiansvar<br />
• övergripande arbetsmiljöansvar<br />
• rapportering till överordnad nivå<br />
• följa förvaltningens plan för planering och uppföljning<br />
• känna till lagar, avtal och förordningar<br />
Ansvar för enhetsansvarig<br />
• ansvarig för den operativa verksamheten på enheten<br />
• strategisk verksamhetsplanering för enheten<br />
• uppmuntra nytänkande<br />
• bidra till arbete i processer<br />
• arbeta efter överenskomna mål för verksamhetsområdet samt att sätta mål för<br />
enheten<br />
• verksamhetsutveckling och kvalitetsuppföljning<br />
• uppnå överenskommet ekonomiskt resultat<br />
• övergripande information till kunder<br />
• utbildning och kompetensutveckling<br />
• rapportering till överordnad nivå<br />
• följa förvaltningens plan för planering och uppföljning<br />
• känna till lagar, avtal och förordningar
2011-11-30 9 (11)<br />
Destination Enköping<br />
Den turistiska verksamheten kommer att vara direkt knuten till förvaltningschefen<br />
i en enhet som kallas Destination Enköping.<br />
I enheten kommer även guidning och marknadsföring av Enköpings parker att<br />
finnas liksom Enköpings museum och konsumentvägledningen.<br />
Besöksnäringen och marknadsföringen av Enköping som besöksmål, är verksamheter<br />
som berör flera <strong>kommun</strong>ala aktörer. Verksamheter som rör information<br />
till allmänheten och som i dagsläget finns hos andra förvaltningar, kan på sikt<br />
samlas på ett ställe för att uppnå samordningsvinster.<br />
När kulturhuset Joar blir färdigt bör vi beakta detta behov. I avvaktan på det<br />
kommer upplevelseförvaltningen att ta initiativ till ett utvecklingsarbete mellan<br />
teknikförvaltningen, informationsenheten och näringslivsenheten. Syftet är att<br />
hitta former för hur Destination Enköping ska organiseras.<br />
En turismstrategi ska presenteras inom första kvartalet 2012.<br />
Processorientering underlättar förbättringsarbetet<br />
En process är ett nätverk av aktiviteter som upprepas i tiden och vars syfte är att<br />
skapa värde åt någon extern eller intern kund. Oftast är en organisation uppdelad<br />
i traditionella, eller praktiska, avdelningar som var och en gör en liten insats i<br />
den tjänst som produceras.<br />
Genom att tänka i processer, som skär igenom dessa avdelningar, är det lättare<br />
att få fram en helhetsbild över flödet i organisationen. Det är också mycket lättare<br />
att hitta problemen i de gränssnitt som finns mellan olika avdelningar eller<br />
moment.<br />
Genom den helhetssyn som processer ger blir det också lättare att hitta förbättringsområden.<br />
Det blir också lättare för alla i processen att veta varför vissa förbättringar<br />
görs. Alla kan på ett tydligare sätt se vilken påverkan just deras arbete<br />
har på slutresultatet. Detta resulterar oftast i att de tar större ansvar för att göra<br />
ett bra arbete. Det är lättare för var och en att hitta sin plats i kedjan och se sitt<br />
bidrag till kundnyttan.<br />
Traditionell organisation – processinriktat arbetssätt<br />
Problem som kan uppstå i en traditionell organisation:<br />
• svårt med kundfokusering<br />
• bristande helhetssyn<br />
• ineffektiva flöden och slöseri med tiden<br />
• svårt att få medarbetarna engagerade och ta till vara deras förmåga<br />
• revirtänkande; gränser mellan avdelningar<br />
Processer finns överallt men vi är dåliga på att kartlägga dem av flera orsaker.<br />
Dels så är tankesättet med processer relativt nytt och inte så utbrett. Dels så kan<br />
tankesättet ”krocka” med traditionellt tänkande i avdelningar/verksamhetsområden<br />
vilket kan göra att medarbetare och chefer känner sig hotade.
2011-11-30 10 (11)<br />
Utvecklingsenhet<br />
I beslutsunderlaget till den nya upplevelseförvaltningen betonas behovet av omvärldsbevakning,<br />
nytänkande, kreativa utvecklingsprojekt samt kulturella och<br />
hälsomässiga perspektiv i samhällsplaneringen.<br />
För att kunna leva upp till dessa förväntningar inrättas en utvecklingsenhet bestående<br />
av tre strategtjänster.<br />
Arbetsområdena för strategerna innefattar:<br />
• internationella kontakter, evenemang och sponsring<br />
• samhällsplanering och kulturmiljövård<br />
• kulturens betydelse för individen och samhället.<br />
Enheten är direkt underställd förvaltningschefen.<br />
Stödfunktioner<br />
Förvaltningsövergripande stödfunktioner tillhandahålls av <strong>kommun</strong>styrelsekontoret<br />
för ekonomi, personalfrågor, löner och information/<strong>kommun</strong>ikation samt<br />
IT, enligt särskilda överenskommelser.<br />
Förvaltningsspecifik administration och IT/teknik finns inom enheten stödfunktioner,<br />
som är direkt underställd förvaltningschefen.<br />
Tillsättning av tjänster och kravprofiler<br />
Tjänsterna som verksamhetschefer kommer omgående att tillsättas av förvaltningschefen<br />
efter facklig samverkan.<br />
Tjänsterna som enhetsansvariga kommer att tillsättas av verksamhetscheferna<br />
under januari 2012. Det ska ske i dialog med respektive enhet efter samråd med<br />
förvaltningschefen och efter facklig samverkan.<br />
Intresseanmälan för tjänsterna som enhetsansvariga lämnas till respektive verksamhetschef<br />
före 15 januari 2012.<br />
Kravprofil verksamhetschef<br />
• helhetsperspektiv<br />
• stödjande förhållningssätt<br />
• mål- och resultatinriktad<br />
• goda ledaregenskaper<br />
• god och strukturerad administratör<br />
• mycket god ekonomisk förståelse<br />
• tydlig arbetsgivarrepresentant<br />
• lojal mot uppdraget<br />
• god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift<br />
• omvärldsintresserad<br />
• god strategisk förmåga<br />
• mångårig erfarenhet från <strong>kommun</strong>al verksamhet<br />
• arbetsledande tjänst.
2011-11-30 11 (11)<br />
Kravprofil enhetsansvarig<br />
• kundorienterad<br />
• tänker nytt<br />
• nyfiken<br />
• god operatör<br />
• entreprenör<br />
• mål- och resultatinriktad<br />
• goda ledaregenskaper<br />
• samarbetsinriktad<br />
• god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift<br />
• strategisk förmåga<br />
• ser möjligheter<br />
Kravprofil strateg<br />
• god strategisk förmåga<br />
• utvecklingsorienterad<br />
• omvärldsintresserad<br />
• mångårig erfarenhet från <strong>kommun</strong>al verksamhet<br />
• god och strukturerad administratör<br />
• mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift<br />
Tillsättning av strateger sker under januari 2012 av förvaltningschefen i samråd<br />
med de fackliga organisationerna.<br />
Intresseanmälan lämnas till förvaltningschefen före 15 januari 2012.<br />
Förvaltningens avsikt är att klara tillsättning av samtliga tjänster genom intern<br />
rekrytering.
Utvecklingsenhet<br />
Internationella kontakter, evenemang, och sponsring<br />
Samhällsplanering och kulturminnesvård<br />
Omvärldsbevakning och samverkan<br />
Stödfunktioner<br />
HR/lön, ekonomi<br />
Administration<br />
IT/ teknik<br />
<strong>kommun</strong>ikation<br />
Upplevelseförvaltningen<br />
Förvaltningschef/processägare<br />
Tapio Hovebro<br />
Barn & Unga<br />
Verksamhetschef<br />
Kultur & Hälsa<br />
Verksamhetschef<br />
Idrott & Förening<br />
Verksamhetschef<br />
Kulturskola<br />
Bibliotek<br />
Idrottshuset/<br />
hallar/ bokning<br />
Destination<br />
Enköping<br />
Museet<br />
Processer<br />
Allmänkultur<br />
barn och unga<br />
Allmänkultur<br />
Enavallen/ ishall/<br />
anläggningar<br />
Turistbyrån<br />
Konsumentvägledning<br />
Enhet Ungdom<br />
Kulturhuset Joar<br />
Föreningsservice/<br />
bidrag<br />
Park -<br />
samverkan
Change language