Manual för W3D3 version 2008 R2

www5.lu.se

Manual för W3D3 version 2008 R2

Manual för W3D3 version 2008 R2


Innehållsförteckning

Inledning................................................................................................................................................. 1

Allmänna avsnitt.................................................................................................................................... 3

Komma igång ................................................................................................................................3

Navigera i systemet...................................................................................................................... 3

Roller i systemet ........................................................................................................................... 4

Administrator ................................................................................................................................. 4

Huvudregistrator ........................................................................................................................... 4

Registrator ..................................................................................................................................... 5

Handläggare .................................................................................................................................. 5

Gäst och/eller användare av publika webbgränssnittet .......................................................... 5

Hjälpmöjligheter ............................................................................................................................ 5

I systemet....................................................................................................................................... 5

Utanför systemet........................................................................................................................... 5

Administrator ......................................................................................................................................... 7

Startsida ......................................................................................................................................... 7

Användare...................................................................................................................................... 7

Behörigheter .................................................................................................................................. 9

Serier ............................................................................................................................................ 11

Administration av malldokument .............................................................................................. 13

Administration av mallar inne i W3D3 ..................................................................................... 14

Konton .......................................................................................................................................... 14

Varning! ........................................................................................................................................ 16

Kunder .......................................................................................................................................... 16

Svarsmallar för e-post................................................................................................................ 17

CMS .............................................................................................................................................. 18

Huvudregistrator ................................................................................................................................. 21

Allmänt.......................................................................................................................................... 21

Startsida ....................................................................................................................................... 21

Avdelningar.................................................................................................................................. 21

Diariebeteckningar...................................................................................................................... 22

Handlingstyper ............................................................................................................................ 22

Varning! ........................................................................................................................................ 23

Handlingsstatus .......................................................................................................................... 23

Handläggare ................................................................................................................................23

Varning! ........................................................................................................................................ 24

Kampanjer.................................................................................................................................... 24

Varning! ........................................................................................................................................ 25

Kategorier .................................................................................................................................... 25

Ärendestatus ............................................................................................................................... 26

Ärendetyper ................................................................................................................................. 26

Roller/Workflow........................................................................................................................... 27

Formulär....................................................................................................................................... 27

Metadata ...................................................................................................................................... 28

Varning! ........................................................................................................................................ 29

Obligatorium ................................................................................................................................31

Beslutande organ........................................................................................................................ 31

Nytt beslutande organ................................................................................................................ 31

Ändra beslutande organ ............................................................................................................ 32

Skapa ny mandatperiod............................................................................................................. 32

Redigera mandatperiod ............................................................................................................. 33

Ta bort mandatperiod................................................................................................................. 33

Beslutande organets ledamöter ............................................................................................... 33

iii


Manual för W3D3 version 2008 R2

Redigera beslutande organ....................................................................................................... 34

Beslutande organets möten ...................................................................................................... 34

Ledamöter.................................................................................................................................... 35

Skapa ny ledamot....................................................................................................................... 35

Redigera ledamot ....................................................................................................................... 36

Tilldela ledamöter uppdrag........................................................................................................ 37

Ta bort uppdrag .......................................................................................................................... 37

Redigera uppdrag....................................................................................................................... 37

Koppla ledamöter till beslutande organ................................................................................... 38

Registrera ............................................................................................................................................ 39

Startsida ....................................................................................................................................... 39

Inkomna handlingar.................................................................................................................... 39

Initiera ärende ............................................................................................................................. 40

Möten............................................................................................................................................ 41

Skapa nytt möte .......................................................................................................................... 41

Avsändare/mottagare................................................................................................................. 41

CMS .............................................................................................................................................. 42

Medborgarinloggning ................................................................................................................. 44

Varning! ........................................................................................................................................ 45

Processer..................................................................................................................................... 46

Registreringsguide.............................................................................................................................. 47

Skapa nytt ärende....................................................................................................................... 47

Skapa ny handling ...................................................................................................................... 48

Mötesprocessen.................................................................................................................................. 51

Föredragningslista ...................................................................................................................... 51

Lägg in mötesparagraf............................................................................................................... 51

Ändra mötesparagraf ................................................................................................................. 52

Ta bort mötesparagraf ............................................................................................................... 53

Sekretessbelägg mötesparagraf .............................................................................................. 53

Administrera expedieringslista.................................................................................................. 53

Skicka paragraf till nytt möte..................................................................................................... 53

Skapa kallelse ............................................................................................................................. 54

Ändra kallelse.............................................................................................................................. 54

Registrera kallelse ...................................................................................................................... 55

Protokollför................................................................................................................................... 55

Närvarolista.................................................................................................................................. 57

Ordinarie ledamöter.................................................................................................................... 57

Ersättare....................................................................................................................................... 57

Övriga deltagare ......................................................................................................................... 58

Skapa protokoll ........................................................................................................................... 58

Närvarolista efter avslutat möte................................................................................................ 59

Ändra protokoll ............................................................................................................................ 59

Registrera protokoll .................................................................................................................... 60

Lägg mötet till handlingarna...................................................................................................... 60

För in beslut på ärenden............................................................................................................ 61

Avisering .............................................................................................................................................. 63

Ärendekortet ........................................................................................................................................ 65

ÄRENDEMENING, AD ACTA, JK-BALANS, PUL OCH MOTPART .................................. 65

Ärendemening............................................................................................................................. 65

Ad acta ......................................................................................................................................... 66

JK-balans ..................................................................................................................................... 66

PUL ............................................................................................................................................... 66

Motpart ......................................................................................................................................... 66

Basdata ........................................................................................................................................ 66

Registrator ................................................................................................................................... 67

iv


Innehållsförteckning

Handläggare ................................................................................................................................67

Fritextfält ...................................................................................................................................... 67

Klassificeringar............................................................................................................................ 67

Ärendedatum............................................................................................................................... 68

Bevakningsdatum ....................................................................................................................... 68

Kortkommandon.......................................................................................................................... 69

Kalender....................................................................................................................................... 70

Dynamiska länkar ....................................................................................................................... 70

Handlingar på ärendekortet....................................................................................................... 71

Skicka handling med e-post...................................................................................................... 71

Funktionslisten ............................................................................................................................ 72

Lägg till ärende på föredragningslista ..................................................................................... 72

Skicka e-post............................................................................................................................... 73

Lägga till handling....................................................................................................................... 73

Lägga till annotering................................................................................................................... 73

Lägga till arbetsdokument ......................................................................................................... 74

Starta arbetsflöde ....................................................................................................................... 76

Lägga till ärendelänk .................................................................................................................. 76

Lägga till handlingslänk ............................................................................................................. 78

Lägga till webblänk..................................................................................................................... 79

Lägga till avsändare/mottagare ................................................................................................ 80

Lägga till handläggare................................................................................................................ 80

Koppla medborgarinloggning till ärende.................................................................................. 81

Kategorisera ärendet.................................................................................................................. 82

Lägga till beslutsuppgifter.......................................................................................................... 83

Expedieringslista......................................................................................................................... 83

Sekretessbelägga ärendet ........................................................................................................ 84

PUL ............................................................................................................................................... 84

Generera rapport ........................................................................................................................ 85

Sök fil/dokument i ärendet......................................................................................................... 85

Ärendehistorik ............................................................................................................................. 85

Kopiera ärende............................................................................................................................ 86

Remiss.......................................................................................................................................... 86

Handlingskortet ................................................................................................................................... 91

Inkomna, ej registrerade handlingar ........................................................................................ 91

Ny handling.................................................................................................................................. 91

Registrera handling .................................................................................................................... 94

Registrerade handlingar ............................................................................................................ 96

Ny handling.................................................................................................................................. 97

Befintlig handling i ärende......................................................................................................... 98

Lägg till handling på föredragningslista................................................................................... 98

E-posta från handling................................................................................................................. 98

Lägga till beslutsuppgifter.......................................................................................................... 98

Publicera fil .................................................................................................................................. 98

Kopiera fil till arbetsytan............................................................................................................. 99

Avsändar-/mottagaruppgifter .................................................................................................... 99

Kopiera handling......................................................................................................................... 99

Sök...................................................................................................................................................... 101

Allmänt om sökfönster ............................................................................................................. 101

Startsida ..................................................................................................................................... 101

Via ärendekort........................................................................................................................... 101

Sökbyggare................................................................................................................................ 102

Fritextsökning ............................................................................................................................ 103

Övriga sök.................................................................................................................................. 104

Bevakningsdatum ..................................................................................................................... 105

v


Manual för W3D3 version 2008 R2

Öppna ärenden ......................................................................................................................... 105

Ärendekö.................................................................................................................................... 105

Att göra....................................................................................................................................... 106

Rapporter ........................................................................................................................................... 107

Manualer ............................................................................................................................................ 109

Personligt ........................................................................................................................................... 111

Inställningar ............................................................................................................................... 111

Logga ut ..................................................................................................................................... 112

Bilagor ................................................................................................................................................ 113

Bilaga 1 – Problemlösningshjälp ............................................................................................ 113

Bilaga 2 – Kortkommandon..................................................................................................... 115

Bilaga 3 – Koder för svarsmallar ............................................................................................ 116

Index ................................................................................................................................................... 119

vi


Inledning

Denna manual riktar sig till dig som användare av ett W3D3-system. Den är tänkt att fungera i första

hand som referensmaterial men även som såväl kurslitteratur som självstudiematerial för repetition. Vi

har därför skrivit manualen så att varje avsnitt ska vara så fristående att du inte ska behöva sträckläsa

hela, varje gång du vill slå upp något du undrar över.

Manualen tar förutom allmänna avsnitt, bl.a. om hur du navigerar i systemet, upp de delar som hör till

respektive avdelning i systemet. Dessa motsvarar i stort de olika rollerna i systemet. Manualen

beskriver alla delar av systemet så som det ser ut i sin grundkonfiguration. Övriga funktioner finns

beskrivna i respektive funktionsmanual. Dessutom finns alltid hjälpen i systemet att tillgå om det är

något specifikt du behöver hjälp med. Observera även att om er organisation har gjort eller låtit göra

anpassningar av systemet så kan utseende och funktioner på t.ex. ärendekortet eller språket i

systemet avvika från det som beskrivs i denna manual.

Då arbetssätt och processer varierar mycket från organisation till organisation så finns det inte någon

allmängiltig eller ens entydigt normal ordning att utföra alla olika uppgifter. För att du enkelt ska hitta

det du söker har vi därför valt att sortera avsnitten i huvudsak efter den ordning du ser dem i din

navigationslist i systemet. Vi har dock gjort undantag för några listor som lagts som bilagor samt några

inledande avsnitt med mer allmän information om systemet, navigering etc. samt naturligtvis för de

delar av systemet som kan nås på ett flertal sätt. Dessa har endast beskrivits ingående på ett ställe

och i övrigt har vi hänvisat dit, men vi har dock kompletterat på andra ställen där det behövts för att

öka förståelsen.

Även om vi gör vad vi kan för att våra manualer ska vara aktuella och korrekta händer det att fel

smyger sig in eller att vi missat eller inte hunnit med att ta med någon nyhet i systemet. Vi tar tacksamt

emot påpekanden om sådant. Aktuell information från oss på FormPipe Software finner du enklast på

http://www.formpipe.se.

1


Allmänna avsnitt

Komma igång

För att använda W3D3 använder du en nätuppkopplad dator och en webbläsare. Det exakta

utseendet i de fönster du kommer se är bl.a. beroende av vilken webbläsare du använder.

Skillnaderna rör sig dock oftast om layoutdetaljer såsom avstånd mellan ikoner eller exakta gråtonen i

ett fält. Innehållet och funktionen är dock den samma i den mån din webbläsare stöder de aktuella

teknikerna. De figurer som finns i den här manualen visar utseendet som det kan se ut med MS

Internet Explorer för Windows.

För att kunna logga in i systemet behöver du en webbadress till systemet, ditt användar-ID samt ditt

lösenord. Adressen är normalt på formatet: http://www.mittsystem.se. http står för det protokoll som

används och byts mot https om man använder s.k. SSL för säkerheten. www.mittsystem.se är

adressen till den server som systemet finns på. Vilken adress du ska använda dig av kan du få reda

på från den/de driftsansvariga eller systemansvariga, om du inte redan vet det.

När du startat din webbläsare skriver du in adressen i läsarens adressfält och trycker på Enter.

Kommer du att arbeta ofta i systemet kan det vara praktiskt att spara en länk som favorit/bokmärke

eller göra systemets adress till startsida i din webbläsare.

Om du skrivit in adressen rätt så ska du få upp en startsida som kan se väldigt olika ut beroende på

vilken organisation du arbetar i. För att systemet ska känna igen dig och kunna ge dig rätt

behörigheter måste du nu logga in i systemet med hjälp av ditt användar-id och lösenord. Det gör du

på de flesta startsidor genom att klicka på ett litet hänglås, eller en länk som heter ”Logga in”. I

fönstret som visas fyller du i dina uppgifter och klickar sedan på knappen ”Logga in”.

Figur 1 Inloggningsfönster.

Navigera i systemet

Nu när du kommit in i systemet är det dags att titta på hur du hittar i det. Grundfönstret består av tre

huvuddelar nämligen en vertikal navigeringslist längs fönstrets vänstra sida, en rubrik- och

funktionslist i överkanten och i övrigt ett informationsfönster, se bild nedan. Normalt ser du i

informationsfönstret listor och annan information om det du just arbetar med. Innehållet i detta fönster

varierar naturligtvis med vad du arbetar med för tillfället. Beroende på vad du gör i systemet kommer

du ibland att få upp nya s.k. underfönster till detta grundfönster. Dessa underfönster fungerar på

samma sätt och ser ut på motsvarande sätt med ett informationsfönster med en funktionslist ovanför.

Dock har dessa inte en egen navigeringslist utan istället finns grundfönstret med dess navigationslist

kvar bakom det nya fönstret.

I rubrik- och funktionslisten ser du förutom information om var i systemet du är/vilken uppgift det

handlar om även knappar med de funktioner som finns att använda på just detta ställe i systemet vid

utförandet av just denna typ av uppgifter. Du hittar dessutom information om hur många poster som

visas av hur många poster totalt när du arbetar med en lista av något slag. Hur många poster som ska

visas i listan kan du ställa in under dina personliga inställningar. Finns det fler poster i listan än vad

som visas på en sida kommer du att i högerkant av fönstret se en rullist att bläddra i listan med

alternativt visas, uppe i funktionslisten, pilar för att bläddra till nästa sida med. I de fall det finns ett litet

sökfönster i funktionslisten kan du skriva in en del av det namn eller ord du söker efter så visas en

lista med bara de träffar som innehåller det du skrev.

3


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 2 Uppdelning av grundfönstret med navigeringslist, funktionslist och informationsfönster.

Navigeringslisten till vänster använder du för att förflytta dig mellan olika delar av systemet och olika

uppgifter såsom t.ex. att söka efter ärenden eller att generera rapporter. Navigeringslisten innehåller

ett antal funktionsknappar för att utföra olika huvuduppgifter i systemet. Dessa knappar är sorterade

under olika rubrikknappar. Exakt vilka knappar du kan se beror på vilken roll du har i systemet (t.ex.

administratör, registrator eller handläggare). Om du klickar på en av dessa knappar med rubriker,

öppnas den gruppen av funktionsknappar medan den grupp som var öppen innan, stängs. För att

utföra en uppgift klickar du bara på knappen för denna så får du upp relevant information i

informationsfönstret. Knappar för de funktioner du kan utföra i denna process får du i funktionslisten.

Många av de vanligaste funktionerna i systemet kan du även nå med hjälp av s.k. snabbknappar eller

kortkommandon. Vilka kortkommandon som finns och vilka funktioner du kan nå med dem finns

samlat i en separat lista i Bilaga 1 till denna manual. Den aktuella listan över kortkommandon kan du

även få fram med hjälp av kortkommandot ”Ctrl+r”. Observera att alla webbläsare inte stöder

kortkommandon.

Roller i systemet

Användarna av ett W3D3-system kan i de flesta avseenden delas upp efter vilka roller de har i

systemet. Eftersom en del av dessa roller betecknas med namn som förekommer i många

organisationer och då avser något helt eller delvis annat kan det vara på sin plats att här definiera vad

vi avser när vi här talar om de olika rollerna i systemet.

Administrator

• En eller några per system. Är, om kunden äger systemet, oftast någon/några på ITavdelning

eller liknande. Om kunden hyr tjänsten (Accessia) är det vi på FormPipe

Software.

• Ansvarar för administration av systemet såsom att lägga upp användare,

behörighetsgrupper, serier, systembevakningar av e-postkonton m.m.

Huvudregistrator

• En eller några per serie. Är normalt den/de som i organisationen är huvudregistrator,

arkivarie, kanslichef, chefssekreterare eller liknande för den del av organisationen

4


Allmänna avsnitt

som täcks in av en serie. (t.ex. en institution, verksamhetsgren eller avdelning) Man

kan naturligtvis vara huvudregistrator i fler serier än en.

• Ansvarar för administration i systemet d.v.s. administration av serien/serierna såsom

att lägga upp organisationsspecifika val för rullmenyer (avdelningar,

diariebeteckningar, handlingstyper etc.)

Registrator

• Oftast en eller några per diarium. Oftast personer som i organisationen också kallas

registrator eller ibland enhetschef eller liknande.

• Ansvarar för administration i serien/serierna dvs. administration av ärenden såsom att

sköta postöppning inklusive registrering på ärenden, skapa och avsluta ärenden,

lämna ut ärendenummer, tilldela handläggare etc.

Handläggare

• Oftast en eller några per ärende. Är oftast detsamma som en handläggare/tjänsteman

i organisationen.

• Ansvarar för administration i ärenden dvs. administration av handlingar och tilldelade

ärenden såsom att föra på nya handlingar, 'driva ärendet', hantera bevakningsdatum,

göra utskick etc.

Gäst och/eller användare av publika webbgränssnittet

• För offentliga organisationer avser detta framförallt journalister och allmänheten

medan det för privata verksamheter ofta avser kunder, leverantörer och/eller

partnerföretag.

• Används för att söka i offentliggjorda delar av diariet och t.ex. kunna generera

postlistor. Detta dels som ett led i att uppnå 24-timmarsmyndigheten, dels för att

reducera den arbetsbörda den egna personalen har p.g.a. informationsservice åt t.ex.

journalister och allmänhet.

Hjälpmöjligheter

Även med ordentlig utbildning och erfarenhet kan man från gång till annan behöva hjälp med t.ex. hur

en viss process är tänkt att stödjas av systemet, hur man enklast eller bäst gör något eller bara med

vad något ord eller funktion i systemet innebär. Det finns ett flertal sätt att få hjälp med W3D3 såväl i

som utanför systemet.

I systemet

De manualer som FormPipe Software producerar ligger normalt upplagda i W3D3 under rubriken

Manualer” i navigeringslisten. Det som finns där motsvarar manualerna i pappersform och är

upplagda i pdf-format så att varje användare kan läsa eller skriva ut dem om så önskas.

Genomgående i systemet finns en ikon med ett frågetecken uppe i funktionslisten i varje fönster.

Klickar du på denna ikon så kommer den inbyggda hjälpen att öppnas och den visar då det

hjälpavsnitt som handlar om det fönster du klickade på ikonen i.

Utanför systemet

Denna manual och de andra i serien är naturligtvis tänkta som grundläggande redskap för användaren

av W3D3. Förutom de stycken som beskriver olika delar och processer i systemet, finns i slutet på

manualen en liten problemlösningshjälp i form av en lista med vanligt förekommande problem samt

förslag på hur du kan lösa dessa.

5


Manual för W3D3 version 2008 R2

Inom varje organisation som köpt ett W3D3 eller använder ett genom tjänsten Accessia skall det

finnas någon eller några personer som är ansvariga för hjälp och stöd till slutanvändaren. Om den

eller de i sin tur inte kan lösa problemen så kan de kontakta FormPipe Software:s support.

Oavsett roll i systemet och organisationen kan du som användare också alltid använda dig av

FormPipe Software:s hemsida www.formpipe.se för mer information, diskussioner och hjälp.

6


Administrator

Startsida

Startsidan för dig som loggar in som administrator har rubriken ”Administrator” på navigeringslisten

och visar en lista med systeminformation i informationsfönstret. Systeminformationslistan visar

samtliga serier som finns i systemet och visar för var och en av dessa vilken kund den hör till, antalet

användare i tre kategorier samt antal ärenden i serien totalt.

Figur 3 Systeminformation.

Användare

Klicka på ikonen användare i navigeringslisten för att få fram en lista över samtliga användare i

systemet. Användare är alla personer som genom inloggning, ska ha tillgång till någon serie i

systemet, oavsett roll och behörigheter. Det innefattar såväl administrator(-er), huvudregistrator(-er)

och registratorer som handläggare och de som bara ska ha sökbehörighet i ett visst diarium. Listan

visas i informationsfönstret.

Figur 4 Lista över användare i systemet.

För att skapa en ny användare klickar du på -knappen i funktionslisten. Klicka på en befintlig

användares namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera användarens information. Du får då

upp användarinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld. Om du inte ser de

användare du vill redigera kan det bero på att det finns fler än vad som ryms på en sida i listan.

Använd då de pilar som finns i funktionslisten, till att bläddra till den sida där rätt användare finns.

7


Manual för W3D3 version 2008 R2

Alternativt kan du använda sökfältet för att få en lista som bara tar med de användare vars namn

innehåller det du skrivit där.

Figur 5 Användarinformationsfönstret.

Den information du behöver fylla i för varje användare är namn, gränssnitt, kund, e-postadress samt

de uppgifter som behövs för att logga in i systemet d.v.s. användar-ID och lösenord. Övriga uppgifter

är valfria. Namnet är det namn som kommer att användas i systemet för just denna person. Eftersom

detta namn inte kommer behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer att finnas att välja på i

listan över användare så behöver det inte vara en svårtolkad förkortning utan bör tvärtom vara

personens riktiga namn.

Om det är en administrator som du skapar skall administratörskryssrutan vara ikryssad. Observera att

detta ger totala administratörsbehörigheter i systemet och gäller före alla eventuella behörighetsgrupper

för alla kunder.

Om det är en subadministrator som du skapar skall istället kryssrutan för subadministrator vara

ikryssad. En användare som har subadministratorsrättighet kan ändra användare och förtroendemän.

Subadminstratorn loggar in via eget gränssnitt.

Rullmenyn för val av kund har i de flesta system bara ett möjligt alternativ. Här väljer du den kund som

användaren hör till. För mer information om begreppet kund i systemet, se avsnittet ”Kunder”.

I fältet ”Gränssnitt” väljer du vilket användargränssnitt som ska användas för denna användare. Väljer

du till exempel ”Registrator” kommer användaren inte att se de menyer och knappar som endast är

relevanta för den som är huvudregistrator eller administrator. Tänk på att en och samma användare

kan ha olika behörighet i olika serier (se även avsnitten ”Serier” respektive ”Behörigheter”). Sätt alltid

gränssnittet efter den högsta behörighet som användaren har. Det innebär inte att användaren får

denna behörighet i serierna utan endast att du ger tillgång till knappar etc. Det är fortfarande bara de

funktioner användaren har behörighet för som kommer att gå att använda i respektive serie. Vissa

funktionsmoduler kräver ett särskilt gränssnitt. De användare som ska ha tillgång till t.ex. Workflow-

8


Administrator

modulens funktioner måste ha ett gränssnitt som innehåller knappar för dessa medan de som inte

utnyttjar modulen naturligtvis vill slippa dessa knappar.

Användar-ID och lösenord är de som användaren kommer att använda för att logga in i systemet,

därför bör ID:t vara lätt och kort, gärna något användaren är van vid. Dock måste det vara unikt i

databasen vilket innebär att det inte går att spara en användare med ett id som är upptaget.

Lösenordet du fyller i här är något som varje användare kan och bör ändra när de loggat in första

gången. Systemet kräver inte ett visst antal tecken eller blandning av bokstäver och siffror eller dylikt

utan det är helt upp till respektive organisations säkerhetspolicy.

E-postadress är obligatorisk eftersom det är med hjälp av e-post som systemet kommunicerar med

olika användare. Däremot är avdelning som användaren hör till, information om användaren samt

personuppgifter i övrigt inte obligatoriskt utan är ytterligare information som kan användas om du/din

organisation så önskar. Lägger du upp en ny användare måste denna sparas innan du kan koppla den

till någon behörighetsgrupp.

Behörigheter

För att koppla användaren till en eller flera behörighetsgrupper börjar du med att klicka på -knappen

uppe i funktionslisten. Därefter kryssar du i rutan framför de behörighetsgrupper i listan, vilka du vill

koppla användaren till. När du gjort det är det bara att klicka på -knappen i funktionslisten för att

utföra kopplingen. Om du vill koppla till flera behörighetsgrupper som befinner sig på olika sidor i listan

måste du utföra kopplingen en gång för varje sida innan du bläddrar vidare. När du utfört alla

kopplingar kan du stänga fönstret. Alternativt använder du dig av -knappen för att både utföra

kopplingen och stänga fönstret med listan. Klicka därefter på -knappen i funktionslisten i användarinformationsfönstret

för att spara alla uppgifter om användaren, om du ändrat något.

Figur 6 Lista över tillgängliga behörighetsgrupper för koppling till användare.

I W3D3 styrs en användares rättigheter och möjligheter att se olika information och utföra uppgifter, av

vilken eller vilka behörighetsgrupp(-er) denne tillhör. Att man använder flera olika behörighetsgrupper

betyder att du t.ex. kan välja att låta en användare tillhöra handläggarbehörighetsgruppen för en serie

och samtidigt registratorsbehörighetsgruppen för en annan. Det innebär också att exempelvis en viss

registratorsbehörighetsgrupp (kanske för ledning eller kansli) är kopplad till alla serier medan de övriga

grupperna är kopplade enbart till respektive serie. Alla serier bör vara knutna till minst en behörighetsgrupp

på varje behörighetsnivå. På så vis är det förberett för att koppla användare med olika

behörighet till serien.

9


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 7 Lista över behörighetsgrupper i systemet.

För att koppla en eller flera behörighetsgrupper till en viss serie börjar du med att välja den aktuella

serien i rullisten uppe i funktionslisten. Därefter kryssar du i rutan framför de behörighetsgrupper i

listan, vilka du vill koppla till serien. När du gjort det är det bara att klicka på -knappen i funktionslisten

för att utföra kopplingen. Om du vill koppla till flera behörighetsgrupper som befinner sig på olika

sidor i listan måste du utföra kopplingen en gång för varje sida innan du bläddrar vidare.

För att skapa en ny behörighetsgrupp klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig behörighetsgrupps

namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera den gruppens information. Du får då

upp behörighetsgruppsinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld.

Figur 8 Behörighetsgruppsinformationsfönstret.

Här fyller du i namnet på gruppen, eventuell annan information du anser relevant samt vilken

behörighetsnivå gruppen ska ha i systemet.

Namnet bör du som alltid välja så att det tydligt anger vad som avses. Undvik alltför kryptiska

förkortningar.

Behörighetsnivåerna är hierarkiska så tillvida att en högre nivå innefattar alla behörigheter på lägre

nivåer. För en sammanställning av de olika nivåerna, se Tabell 1. Viktigt att komma ihåg är att de

behörigheter en enskild användare slutligen får med avseende på ett visst ärende beror på bl.a.

följande faktorer:

1. Vilken serie ärendet hör till.

2. Vilka behörighetsgrupper som är kopplade till denna serie.

3. Vilken av dessa grupper användaren är kopplade till.

4. Vilka behörighetsnivåer som är satta för denna.

Detta innebär att en användare inte nödvändigtvis kan se ett sekretessbelagt ärende eller registrera

ett ärende för att han/hon är kopplad till en grupp med registratorsbehörighet. Just den registratorsgruppen

måste också vara kopplad till just den serien för att användaren skall få den behörigheten.

Tabell 1 Sammanställning av de olika behörighetsnivåernas innebörd.

Behörighetsnivå/

behörighet

Administrera ett

diarium

Registrera

ärenden

Se sekretess

Se ej

sekretessbelagda

10


Administrator

ärenden

Huvudregistrator Ja Ja Ja Ja

Registrator Nej Ja Ja Ja

Se

Nej Nej Ja Ja

sekretessbelagda

ärenden

Se ärenden Nej Nej Nej Ja

När en behörighetsgrupp är upplagd kan du således koppla olika användare till denna (för mer

information om att lägga upp eller ändra en användare se avsnittet ”Användare”). När du vill koppla en

eller flera användare till behörighetsgruppen klickar du på -knappen uppe i funktionslisten. Du får då

upp ett fönster med en lista över tillgängliga användare.

Välj här de användare du vill koppla till behörighetsgruppen genom att kryssa i rutan för dessa och

klicka sedan på -knappen för att utföra kopplingen. Alternativt använder du dig av -knappen för att

både utföra kopplingen och stänga fönstret.

Figur 9 Lista över tillgängliga användare för koppling till behörighetsgrupp.

Serier

I W3D3 är det vanliga att man använder flera olika ärendeserier där man traditionellt kanske endast

använt en serie. Alla serier är knutna direkt till den kund de hör till, på ett sådant sätt att inga

kopplingar finns mellan någon serie hos en kund till någon hos en annan. Däremot kan t.ex. en

registrator i en serie mycket väl vara registrator, huvudregistrator eller handläggare i en eller flera

andra serier så länge dessa hör till samma kund (se avsnittet”Kunder”). Detta innebär att ett väl

genomtänkt upplägg av serier medför en kraftfull möjlighet att styra behörigheter för varje användare

och för varje del av organisationen (förvaltning, enhet, avdelning e. dyl.).

Figur 10 Lista över diarier i systemet.

För att skapa en ny ärendeserie klickar du på -knappen uppe i funktionslisten. Klicka på en befintlig

series namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera den seriens information. Du får då upp

ett fönster med eventuell tidigare information ifylld.

11


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 11 Serieinformationsfönstret.

Den information du behöver fylla i för varje serie är namn, serie och vilken kund det hör till.

Namn: Namnet är det namn som kommer att användas i systemet för just denna serie och kommer att

dyka upp t.ex. när du ska koppla något till en viss serie i systemet. Eftersom detta namn inte kommer

behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer finnas att välja på i listorna över serier så behöver

det inte vara en svårtolkad förkortning utan bör tvärtom vara ett namn som tydligt anger vilken

ärendeserie eller diarium det rör sig om.

Serie avser serieformat, d.v.s. det format som ärendenummer i serien skapas enligt och bör däremot

vara kort (men gärna tydligt och lättförståeligt). Det är den seriebeteckning som kommer att ingå i

ärendenumret. ”%Y” är en kod som betyder att aktuellt årtal kommer att stoppas in på denna plats i

ärendenumren. Med versalt ”%Y” blir årtalet fyrsiffrigt medan ett gement ”%y” ger tvåsiffrigt årtal. De

ärenden som registreras i denna serie kommer alltså att få ärendenummer som har denna

seriebeteckning samt ett löpnummer. Om formatet t.ex. är angivet till ”MH %Y” kommer alltså det

första ärendet år 2009 att få ärendenummer ”MH 2009/1”.

Det är fullt möjligt att ha helt andra varianter på nummerformat för era ärendeserier än vad som

beskrivs ovan. De mer komplexa varianter som kan användas med t.ex. klassificeringar inbakade i

numret läggs dock inte upp inifrån användargränssnittet varför de inte beskrivs här. Mer information

om detta finns i den tekniska systemdokumentationen eller så kan du kontakta er systemansvarige.

Kund: Det sista nödvändiga fältet är det där du ska tala om vilken kund serien skall kopplas till. För de

flesta administratörer finns bara en att välja på. För mer information om en respektive flera kunder i

samma system, jämför avsnittet ”Kunder”.

Avslutat: Det finns även en kryssruta för att meddela att ärendeserien/diariet är avslutad. Detta

används i första hand för inkonverterade äldre serier som inte skall användas längre annat än för

sökningar. Detta innebär att det inte går att skapa några nya ärenden i serien. Det går dock att arbeta

vidare i de öppna ärenden som finns registrerade i serien och naturligtvis att avsluta dessa.

OCR-tolka dokument: I systemet finns en inbyggd möjlighet till s.k. OCR-tolkning (Optical Character

Recognition) av inkomna dokument. Det innebär att t.ex. ett inskannat brev eller ett fax som kommit in

till en serie tolkas om som text, trots att det ju egentligen bara är bilder av text. Detta görs med mycket

hög träffsäkerhet men, eftersom det trots allt alltid är fråga om en tolkning av en bild så blir den

naturligtvis inte alltid fullständigt korrekt. Dock används tolkningen enbart som underlag för sökning i

dokumenten inte som ersättning för de ursprungliga bildfilerna. Dessa är naturligtvis de som sparas

12


Administrator

som handlingar i systemet. Om kryssrutan är ikryssad kommer alla dokument som kommer till serien

att OCR-tolkas. Ta bort krysset om du inte vill att detta ska ske.

Svarsmall: Om du vill kan du välja vilken svarsmall som skall användas vid diarieföring/registrering

samt notifiering till handläggare vid tilldelning av ärende respektive när en ny handling inkommit i ett

ärende. Det gör du helt enkelt genom att välja lämplig mall från dem som finns i rullistorna. För mer

information om vad mallar innebär och hur du kan lägga upp nya eller ändra de befintliga, se avsnittet

”Svarsmallar”.

Kort, fönster och guide: Eftersom ärendekort, handlingsfönster och registreringsguider dessutom

kan vara anpassade för olika typer av verksamheter och olika typer av ärenden inom respektive

verksamhet väljer du här vilket ärendekort och handlingssönster som ska användas som standard i

serien och vilken registreringsguide som skall finnas tillgänglig. De olika ärendekorten kan även vara

kopplade till olika ärendetyper inom respektive serie se avsnittet ”Ärendetyper”.

Ärendekort och obligatorium: Det finns möjlighet att konfigurera serien så att huvudregistratorerna

kan sätta obligatoriska fält för ärendekorten. För att detta ska vara möjligt måste Obligatorium väljas

som ärendekort.

Sökväg mall: Sista fältet använder du för att tala om var de mallar finns, vilka ska vara tillgängliga

från arbetsytan i den aktuella serien (se avsnittet ”Administration av malldokument”).

Tillåt inte ad acta-läggning av ärenden med arbetsmaterial: Om rutan är ikryssad innebär det att

ärenden i serien måste rensas från arbetsdokument och annoteringar innan de kan avslutas.

Eftersom det är möjligt att låta en och samma användare vara t.ex. handläggare i en serie och

registrator i en annan behöver du koppla lämpliga behörighetsgrupper till respektive serie. För mer

information om behörighetsgrupper se avsnittet ”Behörigheter”.

När du vill koppla serien till en eller flera behörighetsgrupper klickar du på -knappen uppe i

funktionslisten. Observera att serien måste finnas innan du kan koppla den, vilket innebär att du först

måste spara den. När du klickar på -knappen för att koppla serien får du upp ett fönster med en lista

över tillgängliga behörighetsgrupper. Välj här de behörighetsgrupper du vill koppla till serien genom att

markera dem för att sedan klicka på -knappen för att koppla de valda behörighetsgrupperna till

serien eller -knappen för att både utföra kopplingen och stänga fönstret.

Figur 12 Lista över tillgängliga behörighetsgrupper.

Administration av malldokument

Uppläggning av malldokumenten består av två moment. Ett moment måste skötas på servernivå,

d.v.s. en tekniker måste ha tillgång till systemservern för att där skapa mappar samt placera filer. Det

andra momentet består i att koppla samman mappar med malldokument som ligger på servern med

de olika ärendeserierna i systemet.

Det första momentet utförs lämpligen av en tekniker med kännedom om systemet och det andra

momentet utförs av administratören i systemet.

13


Manual för W3D3 version 2008 R2

På servern skapar du önskad filstruktur med malldokument. Lämpligen lägger du upp en toppnod för

varje serie, så att man kan ha olika malldokument i de olika serierna. Även under varje serie kan man

sedan skapa en bläddringsbar filstruktur med mallar i olika nivåer.

På servern finns det på någon disk en mapp som heter ”w3d3”, t.ex. ”x:\w3d3” I denna mapp finner du

hela webbdelen för systemet. I denna finns mappen: ”x:\w3d3\wwwroot\__D2_workdocuments__\”

(där x står för den aktuella disken). I denna undermapp placerar du ut alla mallar som skall finnas

tillgängliga i systemet. Om du vill ha olika mallar i olika serier så skapar du här olika undernivåer t.ex.

”\ekonomi” eller ”\utbildning”.

Figur 13 Exempel på mallfilstruktur.

Inne i systemet kopplar du sedan en mapp till respektive serie, t.ex. kan du koppla mallmappen

”\ekonomi” till serien för organisationens ekonomiavdelning (se avsnittet ”Administration av mallar inne

i W3D3”). På detta sätt kommer alla användare med tillgång till ”Ekonomiserien” få tillgång till de

mallar som ligger i ”Ekonomimappen”. För att skapa en navigeringsbar struktur för användarna så

skapar man helt enkelt undermappar till dessa mappar. Under ”Ekonomimappen” skulle du som

exempel kunna ha undermapparna ”\brevmallar”, ”\lönemallar”, ”\protokoll” etc.

Malldokument av alla filtyper går att använda. För att användarna sedan ska kunna öppna och

använda dem krävs naturligtvis att de har tillgång till att, från sin arbetsstation, köra det program som

mallens filtyp är associerad med.

Till sist så måste du se till att alla filerna har rätt rättigheter på servern. Se till att filerna har samma

rättigheter som mappen ”__D2_workdocuments__” i ert system

Administration av mallar inne i W3D3

När alla mappar och mallar ligger som de ska på servern så länkar du dessa mappar och filer till olika

serier i systemet. För att detta ska bli möjligt så måste teknikern meddela systemadministratören

vilken sökväg som gäller för respektive serie.

För att utföra denna koppling klickar du på knappen ”Serier” under administratörsmenyn. Klicka sedan

på den serie du vill koppla en dokumentmallsmapp till. Du får då upp fönstret med information om och

inställningar för just den serien. I det nedersta fältet, ”Sökväg till malldokument i arbetsytan” fyller du

helt enkelt i sökvägen till mappen som innehåller alla de mallar/mallmappar som ska kopplas samman

med just denna serie. Du kan alltså på detta sätt ange olika sökvägar här för respektive serie, om du

inte vill att alla, eller några, serier i systemet ska dela på samma mallar.

Konton

För att användarna på ett enkelt sätt ska kunna skicka in handlingar av olika slag till respektive serie,

kan du sätta upp bevakning av e-postkonton. Det fungerar så att med hjälp av den information du som

administratör har lagt in om kontot, hämtar systemet med ett visst intervall, normalt en minut, all e-post

som kommit till det kontot och lägger den i inkorgen för den serie du angivit för kontot. Det som

behövs för att detta ska fungera är att W3D3 tillåts att med hjälp av POP3, hämta post från de aktuella

kontona och att du har lagt upp informationen som krävs för att göra det. Har du inte denna

information så kontakta den som är driftsansvarig för ert e-postsystem.

För att skapa ett nytt konto klickar du på knappen ”Konton” under administratörsmenyn. Klicka sedan

på -knappen uppe i funktionslisten. Klicka på ett befintligt kontos namn i listan i informationsfönstret,

14


Administrator

om du vill redigera det kontots information. Du får då upp kontoinformationsfönstret med eventuell

tidigare information ifylld.

Figur 14 Lista över konton vilka bevakas av systemet.

Den information du behöver fylla i för varje konto är namn och vilken serie posten ska till, samt de

uppgifter som behövs för att hämta posten med POP3, nämligen e-postadress, serveradress,

användar-id (för e-postkontot) och lösenord. Namnet är det namn som kommer att användas, i

systemet, för just detta konto. Eftersom detta namn inte kommer behöva skrivas i olika sammanhang,

utan kommer att finnas att välja på i listan över konton så behöver det inte vara en svårtolkad

förkortning utan bör tvärtom vara ett namn som tydligt anger vilket konto det rör sig om.

Figur 15 Kontoinformationsfönstret.

Sedan väljer du vilken serie denna post skall skickas till. Du kan naturligtvis koppla flera olika e-

postkonton till samma serie. Du behöver då bara skapa ett nytt konto i W3D3 för vart och ett av dessa

e-postkonton och koppla dem till serien i fråga.

Svarsmall: Om du vill använda en svarsmall för automatiskt utskick av svar när det kommer något till

detta konto, väljer du den mall du önskar från rullisten för mallar som finns upplagda. För mer

information om att redigera eller skapa nya mallar finner du i avsnittet ”Svarsmallar”.

E-post, kontouppgifter: Adressen som ska fyllas i är den e-postadress som post ska hämtas från

och serveradressen avser adressen till POP3-servern som du når detta konto med. Användarnamn

och lösenord avser det systemet skall logga in med för att få hämta posten från det aktuella e-

postkontot.

Registrera automatiskt: Om man så önskar så erbjuder systemet möjlighet till att automatiskt

registrera allt som kommer till detta konto. För att detta ska ske kryssar du i rutan ”Registrera

automatiskt”. Då sker registreringen utan manuell inblandning av någon användare och då registreras

posten i ett ärende med de kriterier man väljer i fälten nedanför. Väljer du en kampanj så kommer allt

som kommer till kontots adress att föras till samma ärende, det som gäller den valda kampanjen,

annars blir varje inkommen handling första handlingen i ett nytt ärende.

Att registrera automatiskt kan vara ett mycket kraftfullt redskap att minska arbetsbördan t.ex. om man

har väldigt många ärenden av en viss typ, såsom anställningsärenden. Du kan då sätta upp ett

15


Manual för W3D3 version 2008 R2

speciellt konto för sådana ärenden och låta dessa registreras automatiskt med viss information

automatiskt kopplad till ärendet.

Varning!

Att låta saker ske med automatik är, om än snabbt och ofta effektivt, också förenat med risken att

sådant som inte skulle ske på just det sättet kommer med eller att sådant som kommer in visar sig att

det kanske inte borde behandlats på ett visst sätt. Har då stora mängder arbete utförts automatiskt

kommer naturligtvis rättande och återställande att kräva betydligt mer arbete än vad vinsten med

automatiseringen var. Kort sagt, bör man automatisera med försiktighet och endast för väl

avgränsade, genomtänkta uppgifter.

Kunder

Eftersom W3D3 är utvecklat för att även kunna användas i form av en s.k. ASP-tjänst kan ett system

innehålla fler än en kund. Detta kan även vara relevant för några kunder med köpta system men, för

de flesta kunder som har ett eget system gäller att det bara finns en kund i systemet. Alla serier är

knutna direkt till den kund de hör till, på ett sådant sätt att inga kopplingar finns mellan någon serie

hos en kund till någon hos en annan.

Figur 16 Lista över befintliga kunder i systemet.

För att skapa en ny kund klickar du på knappen ”Kunder” under administratorsmenyn. Klicka sedan på

-knappen uppe i funktionslisten. Klicka på en befintlig kunds namn i listan i informationsfönstret, om

du vill redigera den kundens information. Du får då upp kundinformationsfönstret med eventuell

tidigare information ifylld.

Figur 17 Kundinformationsfönstret.

Den information du behöver fylla i på varje kund är namn och prefix. Namnet är det namn som

kommer att användas, i systemet, för just denna kund och kommer att dyka upp t.ex. när du ska

koppla något till en viss kund i systemet. Eftersom detta namn inte kommer behöva skrivas i olika

sammanhang, utan kommer att finnas att välja på i listan över kunder så behöver det inte vara en

förkortning utan bör tvärtom vara hela det riktiga namnet såvida det inte är exceptionellt långt.

Prefixet bör däremot vara kort (men gärna tydligt och lättförståeligt). Det finns för att kunna visas

framför namnen på de objekt vi skapar i systemet såsom t.ex. behörighetsgrupper när det annars finns

risk för sammanblandning. Detta gäller endast för administratören.

16


Administrator

Övriga fält behöver du inte fylla i men kan vara bra om du vill ha kontaktinformation till

kunderna samlat direkt i systemet.

Svarsmallar för e-post

Eftersom informationsutbyte och kommunikation till och från systemet sker med hjälp av e-post, finns

det tillfällen då e-post ska skickas från systemet till t.ex. en användare. I några av dessa situationer

kan systemet göra detta automatiskt. För att systemet ska kunna göra det krävs det att det finns en

svarsmall för den typen av tillfälle som är aktuell så att systemet vet hur det utskickade meddelandet

ska se ut. När du skickar e-post manuellt från systemet kan du naturligtvis välja om du vill använda

någon av de upplagda mallarna eller inte. De fyra typer av tillfällen e-post kan skickas automatiskt

med hjälp av mallarna är:

1. När det har inkommit något till en serie. Systemet kan då automatiskt skicka ett svar

till den avsändare vars e-postadress finns på den inkomna handlingen. Denna mall

bör heta något som talar om för vilken serie den används och att det är just en

mottaget-mall, t.ex. ”Serienamn – mottaget” och den ges en passande rubrik- och

meddelandetext.

2. När handlingen registreras på ett ärende, oavsett om det var ett befintligt ärende eller

ett nytt som skapades vid detta tillfälle. Detta svar går ut till handlingens avsändare

d.v.s. normalt samma adress som mottagetsvaret men skickas först när handlingen

registreras på ett ärende. Detta svar bör naturligtvis innehålla ärendenumret och

relevant kontaktinformation. Denna mall bör heta något som talar om för vilken serie

den används och att det är just en registrerad-mall, t.ex. ”Serienamn – registrerad”.

3. Den tredje typen av tillfällen som kan generera ett automatiskt utskick är när du

tilldelar en handläggare på ett ärende. Det meddelande som då skickas ut skickas till

handläggaren och bör då innehålla information om vilket ärende han/hon blivit

tilldelad. Denna mall bör heta något som talar om för vilken serie den används och att

det är just en tilldelat-mall, t.ex. ”Serienamn – tilldelat”.

4. Den fjärde typen av tillfällen som kan generera ett automatiskt utskick är när det sker

förändringar såsom ny handling/åtgärd i ett ärende. Det meddelande som då skickas

ut skickas till handläggaren och bör då innehålla information om vilket ärende det

gäller samt att det rör sig om en förändring/komplettering. Denna mall bör heta något

som talar om för vilken serie den används och att det är just en ändringsmall, t.ex.

”Serienamn – tillägg”.

Upplagda mallar kan även användas manuellt när du e-postar från systemet. De tre senare typerna av

mallar kan sedan de skapats, kopplas till den eller de serier där man vill använda dem. Den första

typen kopplas däremot till det eller de konton som man vill att den ska användas för (se avsnittet

”Konton”). Kontot/kontona kopplas sedan till den serie det hör till. Denna tvåstegsprocedur beror på att

man naturligtvis kan ha flera olika konton med varsina (eller gemensamma) svarsmallar kopplade till

en och samma serie.

Figur 18 Lista över svarsmallar i systemet.

17


Manual för W3D3 version 2008 R2

För att skapa en ny mall klickar du på -knappen uppe i funktionslisten i fönstret för malladministration.

Klicka på en befintlig malls namn i listan i informationsfönstret, om du vill redigera den

mallen. Du får då upp mallinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld.

Figur 19 Exempelmall för utskick vid registrering.

Den information du behöver fylla i på varje mall är namn, serie, avsändaradress, ärende samt en

meddelandetext. Namnet är det namn som kommer att användas, i systemet, för just denna mall och

kommer att dyka upp t.ex. när du ska koppla något till en viss mall. Eftersom detta namn inte kommer

behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer att finnas att välja på i listan över mallar så behöver

det inte vara en förkortning såvida det inte blir exceptionellt långt.

Serie avser vilken serie mallen skall gälla för och frånadressen (e-post) är den adress som kommer att

stå som avsändare på de meddelanden som skickas med hjälp av mallen. Ärendetexten är den som

kommer att komma som ärende-/rubriktext i meddelanden skickade med mallen och bör därför vara

kort men ändå klart ange vad meddelandet handlar om. Meddelandetext anger den text som finns i

själva meddelandet i alla brev skickade med denna mall.

I såväl ärendefältet som i meddelandetextfältet kan information infogas dynamiskt. Detta görs genom

att en kod skrivs in på den plats där informationen önskas. När sedan meddelandet genereras

kommer koden att bytas ut mot det värde som finns i systemet för just den informationen. En lista över

dessa koder finns i Bilaga 3 – Koder för svarsmallar. Till exempel kommer koden ”” inte att

finnas med i de brev som skickas, utan vara utbytt mot ärendenumret för det ärende som handlingen

blivit registrerad på. Koder som inte är standard i systemet utan kundspecifika finns i separat

dokumentation.

Tänk på att endast den information som faktiskt finns på ärendet vid tidpunkten för utskicket kan

hämtas av mallen. Har ärendet t.ex. inte någon information i avdelningsfältet så kommer naturligtvis

inte systemet att kunna ersätta koden med någon sådan.

CMS

För att användarna på ett enkelt sätt ska kunna publicera filer av olika slag från respektive serie, kan

du sätta upp publiceringsnoder i vilka behöriga användare sedan kan skapa undernoder och publicera

filer som då finns tillgängliga på t.ex. ert intranät. För att detta ska fungera krävs att ni använder CMSmodulen

(Content Management System) i er organisation och att den är kopplad mot den eller de

platser informationen skall publiceras. Är du osäker på om detta är gjort eller hur det fungerar kan du

fråga er driftansvarige.

18


Administrator

För att skapa en ny CMS-nod klickar du på knappen ”CMS” under administratorsmenyn. Klicka sedan

på -knappen uppe i funktionslisten. Klicka på en befintlig nods namn i listan i informationsfönstret,

om du vill redigera den nodens information. Du får då upp nodinformationsfönstret med eventuell

tidigare information ifylld.

Figur 20 Lista över toppnoder i systemet.

Den information du behöver fylla i för varje nod är namn och vilken kund noden hör till. Namnet är det

namn som kommer att användas, i systemet, för just denna nod. Eftersom detta namn inte kommer

behöva skrivas i olika sammanhang, utan kommer att finnas att välja på i listan över noder så behöver

det inte vara en svårtolkad förkortning utan bör tvärtom vara ett namn som tydligt anger vilken nod det

rör sig om.

När du angivit ett namn väljer du vilken serie denna post skall kopplas till. Du kan koppla flera olika

noder till samma serie.

Figur 21 Nodinformationsfönstret.

När du sparat noden kan du koppla den till en serie genom att välja serie, markera den eller de noder

du vill koppla dem till för att sedan klicka på -knappen.

19


Huvudregistrator

Allmänt

I W3D3 finns det stora möjligheter att strukturera informationen med hjälp av klassificeringar och

annan beskrivande information (s.k. metadata). Hit hör sådan information som systemet kan sköta

automatiskt som t.ex. diverse datum. Därutöver finns det en hel del information som kan läggas in av

användaren och förutom en del datum och fritextfält är det i W3D3 något som görs genom rullister

med färdiga alternativ. Anledningen till det är att man därigenom vet att det alltid är de korrekta

klassificeringarna som används och inget annat. Därmed blir det också möjligt att söka på dessa

klassificeringar utan att riskera att missa något på grund av att det är klassificerat på ett felstavat,

förkortat eller bara alternativt sätt. Vad de olika klassificeringsalternativen ska vara är något som skiljer

från organisation till organisation och ibland även mellan olika delar av en och samma organisation.

Vad som visas på de olika rullistorna med metadata är därför upp till respektive kund att lägga upp och

för att få göra detta krävs att du har huvudregistorsbehörighet. Er organisation kan ha valt att använda

en annan terminologi eller språk och därför kan det se annorlunda ut än i beskrivningarna nedan och

kanske använder ni de olika klassificeringarna till annat än det de är namngivna till i grundterminologin

men funktionerna och administrationen av dem är de samma.

Startsida

Startsidan för dig som loggar in som huvudregistrator har rubriken ”Registrera” på navigeringslisten

öppnad. Detta är samma startsida som för den som har registratorbehörighet eftersom de flesta med

huvudregistratorsbehörighet oftast arbetar med uppgifter som behörighetsmässigt ligger på registratornivån

och endast vid enstaka tillfällen har anledning att i egenskap av huvudregistratorsbehörig lägga

upp, ändra eller ta bort klassningsalternativ etc. För att komma åt dessa funktioner klickar du på

”Huvudregistrator”-menyn i navigeringslisten.

Avdelningar

Denna klassificering finns med på de flesta typer av ärendekort och används normalt till att tala om att

ett ärende hör till eller berör en viss avdelning, enhet eller verksamhetsgren inom organisationen.

Detta används oftast om flera verksamheter arbetar i samma serie eller om ett ärende i en serie kan

anses särskilt beröra en viss verksamhet av flera olika. Utförs arbetet i olika serier och kan anses

vara, i alla viktiga avseenden, skilt mellan de olika verksamheterna finns naturligtvis inget att vinna på

att lägga tid på en ytterligare klassificering.

Figur 22 Lista över avdelningar i en serie.

För att koppla en eller flera avdelningar till en viss serie börjar du med att välja den aktuella serien i

rullisten uppe i funktionslisten. Därefter kryssar du i rutan framför de avdelningar i listan, vilka du vill

koppla till serien. När du gjort det klickar du på -knappen i funktionslisten för att utföra kopplingen.

Om du vill koppla flera avdelningar som befinner sig på olika sidor i listan måste du utföra kopplingen

en gång för varje sida innan du bläddrar vidare. Vill du koppla eller koppla bort alla alternativen på en

gång kan du använda kryssrutan i listans rubrikrad för att kryssa i eller ur alla.

För att skapa en ny avdelning klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig avdelnings namn i listan,

om du vill redigera den avdelningens information. Du får då upp avdelningsinformationsfönstret med

eventuell tidigare information ifylld (23).

21


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 23 Avdelningsinformationsfönstret

Här fyller du i namnet på avdelningen, eventuell annan information du anser relevant samt om den ska

vara publik eller inte.

Namnet bör du som alltid välja så att det tydligt anger vad som avses. Undvik alltför kryptiska

förkortningar. Informationsfältet är till för en förklarande text så att du och dina kollegor lättare kan

skilja avdelningar åt.

Att göra en avdelning publik betyder i det här sammanhanget att du och andra användare som är

huvudregistratorbehöriga i andra serier hos er kan välja att koppla denna avdelning även till de

serierna så att den finns att använda där också utan att den har behövt skapas igen i varje serie. För

att den ska synas i någon annan serie krävs att den kopplas till den serien också. När du är klar klickar

du på -knappen för att spara.

För att ta bort en avdelning klickar du på -knappen. Denna avdelning kommer då inte att kunna

kopplas till några serier och kommer därmed inte att finnas tillgänglig att välja i någon rullist.

Information som finns på äldre ärenden kommer inte att förstöras av detta utan de behåller sin

information så länge du inte ändrar på det specifika ärendet.

Diariebeteckningar

Denna klassificering finns med på de flesta typer av ärendekort och används till att tala om att ett

ärende har en viss beteckning enligt en s.k. diarieplan/dossierplan. Detta används oftast inom offentlig

förvaltning och är även där i många fall på utgående. Använder din organisation diariebeteckningar så

är det här du lägger in dem. Använder ni inte diariebeteckningar kan ni bestämma er för någon annan,

för er mer relevant, klassificering som ni vill använda fältet till.

Det är ingen skillnad på hur det fungerar tekniskt, om ni väljer diariebeteckningar eller att använda

någon annan klassificering.

För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort diariebeteckningar se avsnittet

”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar.

Handlingstyper

Denna klassificering finns med på handlingskortet och används normalt till att tala om att en handling

är av en viss typ som är viktig att kunna klassificera för att enkelt kunna söka efter och få statistik på.

Om det sällan är viktigt vilken typ av handling det är finns det vanligtvis inget att vinna på att lägga tid

på denna ytterligare klassificering.

Vanliga handlingstyper är till exempel ”avtal”, ”offert”, ”projektplan” och ”protokoll”. Tänk på att olika

serier kan ha olika uppsättning handlingstyper så att inte listan att välja ifrån blir onödigt lång.

För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort handlingstyper se avsnittet

”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar. Dock finns här kryssrutan

”Representerar objekt” (24). Denna kan användas om ni använder ett specialanpassat ärendekort

22


Huvudregistrator

vilket hanterar denna typ av handlingar annorlunda än andra handlingstyper. I annat fall kan du bortse

från denna ruta.

Längst ner i fönstret för handlingstyper finns möjlighet att välja att koppla ett formulär till

handlingstypen i rullisten. Om en användare väljer att tilldela en handling en handlingstyp som har

formulär kopplat till sig kommer formulärfälten automatiskt visas på handlingskortet. Dessa fält kan

sedan fyllas med information som vanligt.

Figur 24 Handlingstypsinformationsfönstret

Varning!

Om handlingstypen representerar objekt är det mycket viktigt att du inte ändrar handlingstypen i något

avseende då det kan göra att ärendekortets funktionalitet förstörs.

Handlingsstatus

Denna klassificering finns med på handlingskortet och används normalt till att tala om att en handling

har nått en viss fas i en process. Om det sällan är viktigt vilken status en handling har finns inget att

vinna på att lägga tid på denna ytterligare klassificering.

Vanliga handlingsstatusar är till exempel ”fastslagen”, ”preliminär” och ”justerad”. Tänk på att olika

serier kan ha olika uppsättning handlingsstatusar så att inte listan att välja ifrån blir onödigt lång.

För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort handlingsstatusar se avsnittet

”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar.

Handläggare

Ansvarig(-a) handläggare finns med på de flesta typer av ärendekort och används till att tala om att ett

ärende har en eller flera handläggare. Detta dels för att det på t.ex. ärendets ärendekort skall synas

vem eller vilka som handlägger ärendet, dels för att användarna i fråga ska få handläggarbehörighet

på ärendet ifråga och dels att de eventuellt ska få ett e-postmeddelande om att de tilldelats ett ärende,

se avsnitten ”Avisering” och ”Administration av mallar inne i W3D3”.

För att koppla en eller flera användare som handläggare till en viss serie börjar du med att välja den

aktuella serien i rullisten uppe i funktionslisten. Därefter kan du lägga till de användare du vill genom

att ”skapa nya” handläggare. Till skillnad från vanliga klassificeringar kan du alltså inte skapa en publik

post i en serie för att sedan använda den i en annan. Detta är för att handläggarskapet medför en

möjlighet att få ökade behörigheter i vissa ärenden, bl.a. att se sekretess, vilket inte får riskera att ske

av misstag.

23


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 25 Lista över handläggare i en serie.

För att skapa en ny handläggare klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig handläggares namn i

listan, om du vill redigera den handläggarens information. Du får då upp handläggarinformationsfönstret

med eventuell tidigare information ifylld. Här fyller du normalt INTE i namnet på handläggaren

eller e-postadressen. Istället väljer du den användare som avses från listan ”Koppla till användare”. Du

får då en handläggare som inte bara fungerar som en namnetikett på ärendena utan som är kopplad

till den användaren som därmed också kan arbeta med ärendet. Enda gången det kan vara aktuellt att

fylla i handläggaruppgifterna manuellt är om ni har en extern handläggare i något ärende och vill att

den ska synas på ärendet utan att den får arbeta i systemet. Dock får även en manuellt inlagd

handläggare aviseringar i ärendet, under förutsättning att du angivit en korrekt e-postadress.

Figur 26 Handläggarinformationsfönstret

Om du kryssar i ”Utökade rättigheter” kommer handläggaren att kunna registrera ärenden i den valda

serien. Till skillnad från registratorer får inte handläggaren registratorsbehörighet i andra ärenden än

de ärenden som är tilldelade handläggaren. Handläggaren måste också, av administrator, ges

gränssnittet ”Utökad handläggare”.

Varning!

Om du manuellt fyller i uppgifterna på en handläggare kommer denna inte att vara kopplad till någon

användare med inloggning, utan enbart fungera som en etikett.

Utöver de uppgifter som kommer från användarens information kan du välja att beskriva vilken

funktion handläggaren har i organisationen. Denna möjlighet utnyttjas i vissa kundspecifika

tillämpningar medan det i standardversionen av systemet enbart blir en möjlig klassificering.

Alternativen som finns i listan är de roller som personen hör till i workflow-modulen (se avsnittet

”Roller”).

Kampanjer

24


Huvudregistrator

En kampanj är egentligen bara ett alias eller namn på ett specifikt ärende. Det finns huvudsakligen två

anledningar till att du kan ha nytta av kampanjer. Den första är att man för vissa stora och i tiden

utsträckta ärenden med många inblandade användare kan vilja förenkla registrerandet av nyinkomna

handlingar genom att ärendet får ett beskrivande kampanjnamn som kan väljas när en handling ska

registreras. Den andra och oftast viktigare anledningen är att du som har administratorbehörighet kan

koppla ett e-postkonto till en viss kampanj (se avsnittet ”Konton”) så att allt som skickas till den

aktuella adressen kommer att registreras automatiskt som nya handlingar i ett och samma ärende.

Detta kan t.ex. användas för en adress som används i en platsannons, så att alla ansökningar

automatiskt hamnar på tjänstetillsättningsärendet.

Figur 27 Lista över kampanjer i en serie.

För att skapa en ny kampanj klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig kampanjs namn i listan,

om du vill redigera den kampanjens information. Du får då upp kampanjinformationsfönstret med

eventuell tidigare information ifylld.

Figur 28 Kampanjinformationsfönstret.

Här fyller du i namnet på kampanjen och eventuell annan information du anser relevant.

Namnet bör du som alltid välja så att det tydligt anger vad som avses. Undvik alltför kryptiska

förkortningar. Informationsfältet är till för en förklarande text så att du och dina kollegor lättare kan

skilja kampanjer åt. När du är klar klickar du på -knappen för att spara.

För att ta bort en kampanj klickar du på -knappen. Denna kampanj kommer då inte längre vara

kopplad till serien och kommer därmed inte att finnas tillgänglig att välja i någon rullist.

Varning!

Om du planerar att ta bort en kampanj, kontrollera först noga att den inte används av något konto (se

avsnittet ”Konton”).

Kategorier

Kategorier är ett redskap för att enklare och snabbare kunna registrera många ärenden som är av

sådant slag att mycket av den registrerade informationen är lika varje gång. Det är helt enkelt en sorts

registreringsmall. När du väljer att ett ärende skall klassas enligt en viss kategori kommer de fält som

är ifyllda i mallen d.v.s. kategorin, att skrivas över med kategorins information. Därför väljer du kategori

först och ändrar eller kompletterar sedan sådant som är specifikt för ärendet i fråga.

25


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 29 Lista över kategorier i en serie.

För att skapa en ny kategori klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig kategoris namn i listan,

om du vill redigera den kategorins information. Du får då upp kategoriinformationsfönstret med

eventuell tidigare information ifylld.

Figur 30 Kategoriinformationsfönstret

Här fyller du i namnet på kategorin, eventuell annan information du anser relevant samt de klassningar

som kategorin ska medföra.

Namnet bör du som alltid välja så att det tydligt anger vad som avses. Undvik alltför kryptiska

förkortningar. Informationsfältet är till för en förklarande text så att du och dina kollegor lättare kan

skilja kategorier åt. När du är klar klickar du på -knappen för att spara.

För att ta bort en kategori klickar du på -knappen. Denna kategori kommer då inte längre vara

kopplad till serien och kommer därmed inte att finnas tillgänglig att välja i någon rullist.

Ärendestatus

Denna klassificering finns med på de flesta typer av ärendekort och används normalt till att tala om att

ett ärende har nått en viss fas i en process. Om det sällan är viktigt vilken status ett ärende har finns

inget att vinna på att lägga tid på denna ytterligare klassificering.

Vanliga ärendestatusar är till exempel ”på remiss”, ”avvaktar komplettering” och ” avvaktar beslut”.

Tänk på att olika serier kan ha olika uppsättning ärendestatusar så att inte listan att välja ifrån blir

onödigt lång.

För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort ärendestatusar se avsnittet

”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar.

Ärendetyper

26


Huvudregistrator

Denna klassificering finns med på de flesta typer av ärendekort och används normalt till att tala om att

ett ärende är av en viss typ som är viktig att kunna klassificera för att enkelt kunna söka efter och få

statistik på. Om det sällan är viktigt vilken typ av ärende det är finns inget att vinna på att lägga tid på

denna ytterligare klassificering.

Vanliga ärendestyper är till exempel ”upphandling”, ”projekt”, ”försäljning” och ”tillsyn”. Tänk på att

olika serier kan ha olika uppsättning ärendetyper så att inte listan att välja ifrån blir onödigt lång.

För information om hur du kopplar, ändrar, skapar nya eller tar bort ärendetyper se avsnittet

”Avdelningar” då administrationen är identisk för dessa klassificeringar.

En stor skillnad mellan ärendetyper och andra klassificeringar som t.ex. avdelningar är att olika

ärendetyper kan kopplas till olika ärendekort. Om ni i er organisation valt att använda flera ärendekort

t.ex. för olika typer av ärenden inom respektive verksamhet väljer du här vilket ärendekort som ska

användas för respektive ärendetyp. För de ärendetyper du inte anger något ärendekort kommer

ärendena att visas med det ärendekort som är standard för den serie ärendet ligger i (se avsnittet

”Serier”).

Näst längst ner i fönstret för ärendetyper finns möjlighet att välja att koppla ett formulär till ärendetypen

i rullisten. Om en användare väljer att tilldela ett ärende en ärendetyp som har formulär kopplat till sig

kommer formulärfälten automatiskt visas på ärendekortet. Dessa fält kan sedan fyllas med information

som vanligt.

I fältet mallar finns möjlighet att skriva in en sökväg till mallar. Detta fält anger om ärendetypen bara

ska ha tillgång till en begränsad mängd mallar av de mallar som finns för serien. Sökvägen som ska

anges pekar ut mappen där ärendetypens mallar finns relativt mappen där seriens mallar finns.

Exempelvis kan den aktuella ärendetypens mallar vara lagrade i mappen:

C:\w3d3\WWWRoot\__D2_WORKDOCUMENTS__\Default_templates\Fastighet\Privat\Ansökningar

Där ”Fastighet” är serien. Det du ska ange som sökväg för ärendetypen är alltså: \Privat\Ansökningar

Roller/Workflow

För att höja kvaliteten i ofta förekommande och väl definierade processer eller ärendeflöden kan man

skapa s.k. workflow (styrda arbetsflöden) som hjälp i handläggandet av ärendena. Det är för att kunna

modellera sådana workflow på ett effektivt sätt som du skapar de roller som finns i organisationens

olika processer. För att kunna arbeta med processer och tillhörande roller i W3D3 krävs att ni

använder workflow-modulen i er organisation. Är du osäker på om detta är fallet kan du fråga er

driftansvarige. Om du inte alls ser knappen ”Roller” i din navigeringslist så beror det på att din

administrator inte har givit dig det gränssnitt som behövs för att arbeta med workflow. För mer

information om hur workflow-modulen fungerar och administreras, se separat workflow-manual.

Formulär

Med hjälp av formulär kan man lägga till extra fält i till exempel ärenden och handlingar.

Tre saker behöver anges i W3D3 för att definiera ett formulär: implementation, formulär och klass.

Implementation anger hur ett formulär ska visas (hur det ser ut). I formuläret anges innehållet, till

exempel datumfält eller listor. Slutligen anger klassen var informationen visas, om det till exempel ska

visas på ärenden eller i handlingar.

För att jobba med formulär går du in under huvudregistratorsfliken i navigationslisten och klickar på

ikonen Formulär. Då man alltid skapar formulär per serie ska du direkt välja serie i rullisten längst upp

till höger.

Tågordningen för att skapa ett formulär är följande:

1. Klicka på ikonen för att visa implementationer och klicka på Ny implementation

( ). Här namnger du implementationen. Det spelar ingen roll för systemet hur du

namnger implementationen, utan namnge det så det är tydligt vilket formulär

implementationen hör till. Om det finns anpassade asp-sidor för ett formulär anges det

27


Manual för W3D3 version 2008 R2

i implementationen vilken asp-sida som ska användas. Om standardgränssnittet skall

användas behöver du inte ange någon asp-sida.

2. Klicka på ikonen och klicka på Skapa formulär ( ). Ange formulärets namn och

ange den implementation som du skapade i steg 1. Spara.

Öppna formuläret och lägg till de extra fält du önskar genom att klicka på ikonen i

formulärfönstret. Sist i detta avsnitt beskrivs hur nya fält definieras och hur de olika

datatyperna hanteras.

Om det är ett befintligt formulär som ändras finns det också möjlighet att uppdatera

alla förekomster av formuläret via knappen . OBS! Ska ej användas för att byta

namn på formulärfält då detta förstör informationen. Funktionen skall istället användas

för att lägga till eller ta bort fält.

Om det är avsändar-/mottagarformulär du gör måste det döpas på formen:

KundNamn_SeriNamn_PersonExtendedForm. Personformulär döpta på detta sätt

kommer att visas i standardgränssnittet.

3. Klicka på ikonen och välj Ny klass ( ). I övre rullistan väljer du var du vill att ditt

formulär ska visas. I nedre rullistan väljer du vilket formulär som ska visas. Slutligen

namnger du klassen och sparar.

För ärendeformulär och handlingsformulär gäller att dessa kan kopplas mot ärendeeller

handlingstyper. När användaren väljer motsvarande ärende- eller handlingstyp

kommer formulärfälten att visas i ärende- eller handlingsfönstret.

För personformulär gäller att de måste vara döpta enligt punkt 2. Då visas de för alla

avsändare/mottagare.

Filformulär kan endast användas om er organisation redan har anpassade

handlingskort.

När du gått igenom ovanstående 3 punkter har du ett färdigt formulär att använda. Om det är ett

ärende- eller handlingsformulär du gjort kan du knyta till ärende- eller handlingstyper. Se respektive

avsnitt för Handlingstyper och Ärendetyper.

Fält och datatyper i formulär

För varje fält anger du namn och detta kommer att visas till vänster om fältet. Du kan också ange vilket

värde ett fält ska anta som förval. Detta värde är alltså ifyllt från början när användaren öppnar

formuläret, men kan ändras om inte fältet är skrivskyddat.

För alla fält finns det möjlighet att sätta om de ska vara skrivskyddade och/eller obligatoriska.

Skrivskyddade fält kommer användaren inte att kunna ändra utan är att betrakta som rena

informationsfält. Om du sätter ett fält som obligatoriskt måste användaren fylla i fältet för att den ska

kunna spara en handling (gäller ej ärenden).

Följande datatyper kan du välja för varje fält:

• Datum. Fungerar på samma sätt som alla datumfält i W3D3.

• Flyttal. Tal med decimaler. Heltal och decimaler skiljs åt med en punkt. Fältet

accepterar endast numeriska värden.

• Heltal. Fältet accepterar endast numeriska värden.

• Lista. Här anger du i rutan Fält vilka värden som skall finnas i listan. Varje rad i rutan

fält representerar ett värde listan och raderna separeras med retur. En tom rad

motsvarar ett tomt val i listan.

• Metadatalista. Listans innehåll administrerar du från Metadata under fliken

Huvudregistrator. För att göra det måste du först skapa en metadatatyp som heter

Formulärnamn.Fältnamn. De fält du därefter lägger till i metadatalistan kommer sedan

att vara valbara i en rullista i formuläret.

• Text. Fritextfält.

• Boolsk. Denna datatyp ger en kryssruta. Om du som värde väljer ”1” kommer rutan att

vara ikryssad när användaren öppnar formuläret. Om du som värde väljer ”0” eller inte

anger någonting kommer rutan ej att vara ikryssad när användaren öppnar formuläret.

Metadata

28


Huvudregistrator

I W3D3 finns det möjligheter att på ett enkelt sätt kunna hantera fler och andra fält i ärenden än de

som finns i standardärendekortet. Metadatafunktionen används i första hand vid kundspecifika

applikationer baserade på W3D3. Det kan t.ex. röra sig om en viss verksamhets behov av registrering

och statistik som hanteras med hjälp av en s.k. portallösning baserad på W3D3. Med metadatafunktionen

i systemet kan informationsstrukturen enkelt modelleras för att passa verksamhetens krav.

Om ni i er verksamhet inte använder några egna anpassade ärendekort eller har någon egen

applikation baserad på W3D3 är detta avsnitt inte relevant.

Figur 31 Lista över metadatatyper i en serie

Om du vill använda möjligheten att använda metadata för att ange ärendemeningar, handlingsnamn

och lagrum behöver du klicka på -ikonen. Serien konfigureras då för att hantera just dessa typer av

metadata.

En metadatatyp kan innehålla ett eller flera metadataelement. Ett metadataelement kan innehålla

andra element likaväl som egna egenskaper. För att skapa en ny metadatatyp klickar du på -

knappen och får då upp ett fönster för att ange namn på den metadatatyp du vill skapa. Fyll i det namn

du vill ha och klicka på ”OK”-knappen för att spara.

Figur 32 Fönster för att skapa ny metadattyp i en serie.

För att ta bort en metadatatyp klickar du på -knappen framför den typen. Denna typ kommer då inte

längre vara kopplad till serien och kommer därmed inte att finnas tillgängligt. För att ändra namnet på

en befintlig typ klickar du på -knappen, skriver det namn du önskar samt klickar på ”OK”-knappen för

att spara ändringen.

Varning!

Kontrollera att metadatatypen eller -elementet inte används innan du tar bort det eller byter namn på

det, annars kommer eventuell information bli otillgänglig och eventuella funktioner kopplade till typen

eller elementet sluta att fungera.

För att ändra eller lägga till element i en metadatatyp klickar du på länken med typens namn i listan.

Du får då upp ett fönster med en lista på de element som finns i den metadatatyp du valt. Härifrån kan

du ta bort ett element du inte vill ha genom att klicka på -knappen framför det elementet

29


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 33 Lista över metadataelement av en metadatatyp.

Ska du lägga till fler element och särskilt om de i sin tur har likadana eller snarlika egenskaper och

underelement är det normalt enklast att lägga till dessa genom att kopiera det befintliga elementet

med hjälp av -knappen, för att sedan byta namn på det nya elementet. För att lägga till ett helt nytt

element klickar du på länken ”Lägg till nytt element” längst ner i listan och får då upp ett fönster för

ändamålet.

Figur 34 Fönster för att lägga till nytt metadataelement.

Här fyller du i vilken ledtext elementet ska ha samt eventuellt värde. Systemet ger ledtexten som

förslag på värde. Om du inte vill ha det ändrar du detta till det du anser att det ska stå. Beskrivning

fyller du i om du anser att det finns behov av att tydliggöra något angående t.ex. vad som avses med

elementet. I rullisten ”Typ” anger du om det rör sig om text eller nummer som ska lagras. När du är

klar klickar du på ”Spara”-knappen.

Klicka på ett befintligt elements ledtext i listan, om du vill ändra det elementets information. Du får då

upp ett fönster med all tidigare ifylld information.

Figur 35 Informationsfönster metadataelement med underelement.

I detta fönster kan du ändra de egenskaper elementet har för att sedan spara genom att klicka på

”Spara”-knappen. Du kan även ta bort ett element genom att klicka på ”Ta bort”-knappen.

30


Huvudregistrator

Förutom elementets egenskaper visas även eventuella underelement upp. Dessa visas i en lista

nederst i fönstret. Listan fungerar på exakt samma sätt som listan över element av en metadatatyp

och underelementen fungerar på motsvarande sätt som elementen på övre nivån.

Obligatorium

Här hanterar du vilka fält på ärende- och handlingskorten som ska vara obligatoriska och om det skall

finnas förifyllda fält när ärenden och handlingar skapas. Observera att för att ärendekorten ska kunna

hantera obligatoriska fält på ett korrekt sätt så måste administratören välja ärendekort som

”Obligatorium” för serien.

Om din installation av W3D3 är uppgraderad till att hantera obligatorium måste du först konfigurera

serien att hantera obligatorium. Detta gör du genom att först välja serie i rullisten uppe till höger och

sedan klicka på -ikonen. Nu kan du ange obligatorier för den valda serien.

För att göra fält obligatoriska kryssar du i kryssrutorna till vänster om de fältens namn. Fält kan också

ha förifyllda värden när ärenden eller handlingar skapas (oavsett om fälten är obligatoriska eller inte). I

kolumnen Defaultvärde anger du vilka förvalda värden de olika fälten ska ha genom att fylla i fälten

alternativt välja värde ur rullistorna.

När du är klar måste du klicka på

-ikonen för att lagra ändringarna.

Beslutande organ

I W3D3 finns det möjlighet att hantera möten, föredragningslistor och protokoll. För att kunna använda

dessa funktioner behöver du lägga upp den eller de nämnder, styrelser eller motsvarande som berörs.

Nytt beslutande organ

För att lägga upp ett nytt beslutande organ klickar du på -knappen. Fyll i namnet och

mandatperiodens start- och slutdatum. I informationsfältet kan du skriva in en kortare beskrivning av

det beslutande organet. Beteckning är ett kortnamn som används som paragrafprefix i genererade

möteshandlingar. T.ex. KS §134.

Figur 36 Beslutande organ i ärendeserie.

När du är klar sparar du nämnden genom att klicka på -knappen. Det är inte möjligt att spara

nämnden om du angivit en ogiltig mandatperiod eller lämnat namnfältet tomt. Övriga fält är valfria.

31


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 37 Nytt beslutande organ

Ändra beslutande organ

Om du vill uppdatera ett befintligt beslutande organ klickar du på länken som visar organets namn . Du

får då upp ”Beslutande organ”-fönstret med eventuell tidigare information ifylld.

Figur 38 Ändra beslutande organ

Utför önskade ändringar och spara genom att klicka på -knappen. Om du vill ta bort det beslutande

organet klickar du på -knappen i funktionslisten. Här är det även möjligt att skapa, ta bort och

redigera mandatperioder.

Skapa ny mandatperiod

För att skapa en ny mandatperiod klickar du på -knappen i mandatperiodslistan. I

mandatperiodfönstret anger du mandatperiodens start- och slutdatum. Om beslutande organets

sammansättning är oförändrad eller om bara ett antal ledamöter har byts ut kan du låta kryssrutan

vara ikryssad för att kopiera medlemmarna från föregående mandatperiod. Om kryssrutan inte är

ikryssad skapas beslutande organet utan medlemmar.

32


Huvudregistrator

Figur 39 Ny mandatperiod

För att spara mandatperioden klickar du på -knappen. Systemet visar ett felmeddelande om du

försöker spara en ogiltig mandatperiod. En mandatperiod är ogiltig om startdatumet ligger efter

slutdatumet eller om perioden överlappar en befintlig period i beslutande organet.

Redigera mandatperiod

För att ändra en befintlig mandatperiod klickar du på -knappen i mandatperiodslistan. I

mandatperiodfönstret anger du mandatperiodens start- och slutdatum. För att spara mandatperioden

klickar du på -knappen. Systemet visar ett felmeddelande om du försöker spara en ogiltig

mandatperiod.

Ta bort mandatperiod

För att ta bort en befintlig mandatperiod klickar du på

mandatperiodslistan.

-knappen framför mandatperioden i

Beslutande organets ledamöter

För att visa beslutande organets ledamöter väljer du ärendeserie i funktionslisten för att i fönstrets

vänstra halva, visa beslutande organen som tillhör serien och sedan klickar du i radioknappen framför

namnet på det aktuella beslutande organet. I fönstrets högra halva väljer du med hjälp av flikarna om

ledamöter eller möten ska visas.

Välj för vilken mandatperiod nämndens sammansättning ska visas med mandatperiodrullisten. Om

inget val görs visas automatiskt innevarande mandatperiod.

För att ändra en ledamots uppdrag klickar du på ledamotens namn. Du får då upp ett fönster där du

kan ändra uppdragsinformationen eller ta bort ledamoten från nämnden genom att klicka på -

knappen. Observera att man om man tar bort ledamoten på detta sätt tas han eller hon bort från

beslutande organet. Om ledamoten slutar i organet ska ”till”-datumet ändras så att det framgår under

vilken period ledamoten suttit där.

33


Manual för W3D3 version 2008 R2

Redigera beslutande organ

Figur 40 Ändra ledamots uppdrag

Klicka på -knappen i för att få fram ett fönster för att ändra beslutande organets sammansättning och

ledamöternas uppdrag.

Figur 41 Ändra sammansättning för beslutande organ

Klicka i kryssrutan framför namnet på förtroendemännen som ska vara med i beslutande organet.

Klicka i ”Ersättare” om förtroendemannen är ersättare i beslutande organet. Fyll i förtroendemannens

uppdrag i uppdragsfältet samt klicka på -knappen för att stänga fönstret och spara ändringarna.

Observera att om det finns fler förtroendemän än vad som ryms i fönstret måste du upprepa

proceduren. Välj med pilarna i funktionslisten vilka som ska visas och redigeras. Skriva in delar av

eller hela namn i sökfältet för att filtrera vilka som ska visas.

Beslutande organets möten

För att visa beslutande organets möten väljer du fliken ”Möten” i. För att öppna och arbeta med ett

mötesärende klickar du på titellänken och får då upp ärendekortet för mötesärendet. Möten där

föredragningslistan är öppen för nya ärenden markeras med .

34


Huvudregistrator

Figur 42 Mötesärende

Ledamöter

I W3D3 är det möjligt att skapa och underhålla ett register med ledamöter. Ledamöter kan sedan

tilldelas uppdrag i beslutande organ.

Klicka på knappen ”Ledamöter” i huvudregistrators navigationslist för att öppna ledamötersfönstret.

Här visas alla ledamöter. Ledamöter är inte kopplade till någon ärendeserie. Du måste ha

huvudregistratorsbehörighet i någon ärendeserie för att få skapa och redigera ledamöter.

Figur 43 Lista över ledamöter

Skapa ny ledamot

För att skapa en ny förtroendevald klickar du på -knappen i funktionslisten i. Om -knappen inte

visas måste du välja ärendeserie i rullisten.

35


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 44 Fönster för att lägga upp ny leda,ot.

Fyll i relevanta fält i det fönster du får upp och spara ledamoten genom att klicka på -knappen.

Namn och organisation är obligatoriska. Det går inte att spara den ledamöter utan att dessa fält är

ifyllda. I det nedre fritextfältet kan du infoga en kortare beskrivning av ledamoten om du önskar.

Redigera ledamot

Klicka på ledamotens namn i. Du får då upp ett fönster där du kan utföra de ändringar som behövs.

Figur 45 Administrera ledamot

När du är klar klickar du på -knappen för att spara ändringarna. Om du vill ta bort ledamoten klickar

du på -knappen i funktionslisten. Du måste bekräfta att du verkligen vill ta bort ledamoten. Med hjälp

av pilarna i funktionslisten kan du bläddra till nästa eller föregående ledamot.

36


Huvudregistrator

Längst ner i fönstret finns en lista på ledamotens uppdrag. Uppdragen identifieras med namnet på

beslutande organet följt av mandatperiodens startdatum.

Tilldela ledamöter uppdrag

För att tilldela en ledamot ett uppdrag i ett beslutande organ klickar du på

uppdragslistan i och får då möjlighet att beskriva uppdraget .

-knappen i toppen av

Figur 46 Nytt uppdrag.

I rullisten ”Beslutande organ” visas alla beslutande organ som du har rättigheter att redigera och där

ledamoten inte redan är med. Välj beslutande organ i rullisten. Ändra uppdraget om det behövs och

kryssa i ”Ersättare:” om ledamoten ska vara ersättare i beslutande organet. Klicka på -knappen för

att spara uppdraget.

Ta bort uppdrag

Om du vill ta bort ett av ledamotens uppdrag klickar du på -knappen framför uppdraget i

uppdragslistan. Bekräfta att du vill ta bort uppdraget i dialogfönstret som öppnas. Observera att du på

detta sätt tar bort uppdraget helt och hållet, om du i stället vill markera att uppdraget avslutades ett

visst datum ändrar du i ”Till:”-fältet.

Redigera uppdrag

För att ändra ett uppdrag klickar du på uppdragets länk i uppdragslistanoch får då upp ett fönster där

du kan ändra uppdrag och kryssa i eller ur ”Ersättare”.

37


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 47 Redigera uppdrag.

För att spara ändringarna klickar du på -knappen. Klicka på -knappen i funktionslisten om du vill ta

bort uppdraget.

Koppla ledamöter till beslutande organ

Det är också möjligt att tilldela ledamöterna uppdrag via listan över ledamöter. Först väljer du

ärendeserie i den högra rullisten. Beslutande organen som tillhör ärendeserien blir då valbara i

rullisten till vänster. Efter att du valt beslutande organ är det slutligen möjligt att välja mandatperiod om

det är en annan än nuvarande.

Nu visas beslutande organets sammansättning. Det är möjligt att ändra vilka som är medlemmar, vad

de har för uppdrag och om de är ersättare eller inte. Detta gör du genom att kryssa i eller ur

kryssrutorna och fylla i uppdraget i textfältet. För att spara ändringarna klickar du på -knappen.

Figur 48 Administrera beslutande organ från ledamötersfönstret.

Observera att bara de ledamöter som visas i fönstret påverkas. Använd pilarna i funktionslisten och

upprepa proceduren ovan tills beslutande organets sammansättning är klar. Använd ”Sök”-fältet för att

filtrera på namn. Fyll i hela eller delar av namnet på dem som ska visas i listan.

38


Registrera

Registratorsrollen i systemet motsvarar ibland det som kallas för registrator i en organisation, framför

allt hos vissa offentliga myndigheter, men motsvaras inte alltid av någon specifik tjänstebenämning.

Här handlar det dock om en behörighetsnivå och inte om en tjänstebeskrivning. Vi har valt att kalla

behörighetsnivån för registrator för att ha ett bra och enkelt namn på den som dessutom ofta ligger

nära den rollen i organisationer som har denna funktion. Det viktiga här är dock att förstå vilka

funktioner och delar av systemet som berörs av behörighetsnivån.

Ska du registrera många ärenden i följd kan det vara praktiskt att använda registreringsguiden som

beskrivs i avsnittet ”Registreringsguide”.

Startsida

Är du registrator kommer din startsida i informationsfönstret att vara densamma som den du ser om du

klickar på menyknappen ”Registrera” i navigeringslisten.

Figur 49 Startfönstret för registratorer

Startsidan är anpassad för att ge dig som registrator en överblick över de serier i vilka du har

registratorsbehörighet. I informationsfönstret visas därför en, två eller tre tabeller. Överst listas

serierna med information om hur många ännu ej registrerade handlingar som ligger i deras respektive

inkorgar. Namnen på respektive serie är länkar till dess inkorg. Dessutom visas två listor över aktuella

bevakningsdatum. Den första av dessa visar de bevakningsdatum som kommer att löpa ut under den

närmsta tiden och den andra visar de bevakningsdatum som löpt ut under den senaste tiden.

Tidsperioden är normalt satt till två veckor. Dessa två listor visas bara när det finns något

bevakningsdatum inom respektive tidsperiod. Det som visas för respektive post är:

• Ärendenumret för det ärende bevakningsdatumet är satt på (i form av länk direkt till

ärendets ärendekort).

• Datumet för bevakningen.

• Namnet på bevakningsdatumet i fråga.

Förutom denna allmänna överblick över diarierna så finns det från menyn ”Registrera” möjlighet att nå

de funktioner som normalt hör till rollen som registrator. Närmare beskrivningar av dessa finns i de

följande avsnitten.

Inkomna handlingar

Genom att klicka på knappen ”Inkomna handlingar”, i navigeringslisten kommer du till seriens inkorg.

Om du inte har ställt in ”Förvald serie” (se avsnittet ”Inställningar”) eller om du vill se inkorgen i någon

annan av de serier du är registratorsbehörig i, så måste du välja serie med hjälp av rullisten uppe till

höger (i rubriklisten). Alternativt går du direkt till den aktuella seriens inkorg med hjälp av länken i

första tabellen på startsidan för registratorsbehöriga.

39


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 50 Inkorg med inkomna, ännu ej registrerade handlingar.

I listan i informationsfönstret visas alla icke registrerade handlingar som finns i den valda serien. Det

som visas för respektive post är:

• Handlingens namn.

• Avsändaren/mottagarens namn om denna information finns (manuellt registrerat eller

avsändaradressen på den som skickat in ett e-postmeddelande till serien).

• Eventuell beskrivning av handlingen.

I inkorgen visas alla icke registrerade handlingar som finns i den valda serien. För att komma till en

viss handling klickar du på den handlingens namn. Innan du bestämmer dig för att registrera

handlingen kan du här göra flera justeringar eller tillägg, såsom att ändra ankomstdatum eller sätta

handlingstyp

Systemet uppdaterar listan automatiskt med en viss frekvens, normalt satt till en gång per minut. För

att uppdatera sidan manuellt klickar du bara på ikonen ”Inkomna handlingar” igen. För att komma till

en viss handling klickar du på den handlingens namn. Se vidare avsnittet ”Registrera handling”.

Om handlingen som ska registreras eller arbetas med på annat vis, inte finns bland inkomna

handlingar ännu kan du antingen skicka in den dit i form av e-post eller lägga upp den manuellt direkt

bland de inkomna handlingarna. För att kunna skicka in handlingar med e-post direkt till serien, krävs

att det finns minst ett e-postkonto korrekt kopplat till serien i fråga. Är du osäker så kontakta

systemansvarige i er organisation.

För att lägga in en ny handling manuellt, direkt bland inkomna handlingar klickar du på den

uppe till vänster i funktionslisten.

-knappen

För att radera handlingar i inkorgen markerar du handlingen genom att klicka i kryssrutan vid

handlingen. Klicka sedan på –knappen för att radera handlingen.

Om du klickar på -knappen byter du utseende på vyn så att undre delen visar en lista över öppna

ärenden i serien. Genom att markera handlingar och sedan klicka på ”Registrera på detta ärende” så

registrerar du handlingarna (som enskilda handlingar) på ärendet. Ärendekortet för det aktuella

ärendet kommer då att visas och du har där möjlighet att redigera ärendekorten för de handlingarna

du registrerat.

Initiera ärende

Som alternativ till att utgå ifrån en handling och registrera den i ett befintligt eller nytt ärende kan

funktionen ”Initiera ärende” användas. Det innebär att ett tomt ärende skapas och förses med lämplig

information för att sedan eventuellt kompletteras med en eller flera handlingar som hör till ärendet.

Detta kan vid en jämförelse med den fysiska verkligheten liknas vid att du plockar fram en tom mapp

och skriver på en del information inklusive ärendenummer på den men utan att nödvändigtvis lägga i

några papper i mappen. Vid denna liknelse motsvarar den tidigare beskrivna processen (se avsnittet

”Inkomna handlingar”) att du har ett dokument/handling av något slag och stoppar det i en befintlig

ärendemapp eller hämtar en ny mapp att stoppa det i. Funktionen ”Initiera ärende” används således

företrädesvis då du vill skapa ett ärende helt utan handlingar, exempelvis i de fall då en handläggare

vill ha ett ärende att sedan själv föra på handlingar eller när du vill ha en lagringsplats för

dokumenthantering utan att du har någon fastställd handling att registrera.

40


Registrera

När du klickat på knappen ”Initiera ärende” i navigeringslisten, öppnas ett fönster där du börjar med att

välja i vilken serie det nya ärendet ska skapas. Därefter klickar du på -knappen och får upp

ärendekortet för ditt nya ärende. Motsvarande kan även utföras med hjälp av kortkommando ”Ctrl + i”

(Bilaga 2 – Kortkommandon) eller med registreringsguiden som du når med hjälp av kortkommando

”Ctrl + Shift + i”, se avsnittet ”Registreringsguide”.

Då du valt att initiera ett ärende, skapas automatiskt ett ärende med ett unikt ärendenummer.

Uppgifterna kring ärendet presenteras på det nya ärendets ärendekort där du efter behov kan fortsätta

att arbeta med ärendet. För mer information se avsnittet ”Ärendekortet”.

Möten

Klicka på knappen ”Möten” på registrators navigeringslist för att få fram en möteslista (Figur 51). Här

kan du skapa nya möten samt öppna befintliga möten och föredragningslistor.

Figur 51 Möteslista.

Välj ärendeserie i den högra rullisten och därefter beslutande organ i rullisten till vänster. Listan visar

det aktuella beslutande organets möten. Avslutade möten markeras med en -symbol framför raden

ifråga och möten där föredragningslistan är öppen för nya ärenden markeras med en -symbol.

Skriv in delar av eller hela mötestiteln i ”Sök”-fältet för att filtrera vilka möten som ska visas. Välj hur

möteslistan ska sorteras genom att klicka på kolumnrubrikerna. Klicka en gång till på samma rubrik för

att sortera i omvänd ordning.

Här kan du också öppna föredragningslistor skapade i tidigare versioner av W3D3 om ärendeserien

innehåller några sådana. De kommer du åt genom att välja ”Äldre föredragningslista” i ”Beslutande

organ”-rullisten.

Klicka på titellänken för att öppna föredragningslistan för det möte du är intresserad av. Klicka på

ärendenummerlänken för att öppna mötets ärendekort.

Skapa nytt möte

Klicka på -knappen på funktionslisten för att skapa ett nytt möte i det valda beslutande organet. Då

öppnas mötets ärendekort.

Fyll i datum och tidpunkt samt möteslokal för mötet. Det är möjligt att sätta upp en tidsperiod då

föredragningslistan är öppen för nya ärenden. Om ingen tidsperiod anges är mötets föredragningslista

öppen för ärenden tills kallelsen är skapad.

Ett möte lagras som ett ärende med tillhörande föredragningslista. Dokument relaterade till mötet som

till exempel kallelser och protokoll sparas som handlingar i mötesärendet.

Avsändare/mottagare

För att administrera det register över avsändare/mottagare i respektive serie som skapas automatiskt

av alla de som anges som avsändare eller mottagare på någon handling och de som sätts som

motpart i något ärende, klickar du på knappen ”Avs./Mot.” i navigeringslisten. Härifrån kan du lägga till

nya, ta bort och redigera avsändare/mottagare. Detta fungerar på samma sätt som då du redigerar

informationen om en avsändare/mottagare på en enskild handling med den skillnaden att det du

redigerar här är det register från vilket systemet föreslår namn som stämmer med vad du skriver in när

41


Manual för W3D3 version 2008 R2

du vill lägga till en avsändare/mottagare på en enskild handling eller en motpart på ett ärende.

Observera att när du ändrar eller tar bort en person ur registret kommer detta inte att påverka den

information som finns registrerad sedan förut på enskilda handlingar eller ärenden. Det är alltså enbart

vad som ges som förslag framöver som påverkas. Vill du ändra befintlig information måste du göra det

på respektive handling eller ärende.

CMS

För att du som användare på ett enkelt sätt ska kunna publicera filer av olika slag från respektive

serie, kan det finnas publiceringsnoder i vilka behöriga användare sedan kan skapa undernoder och

publicera filer för att göra dem tillgängliga på t.ex. ert intranät. För att du ska kunna göra detta krävs

att ni använder CMS-modulen (Content Management System) i er organisation och att den är kopplad

mot den eller de platser informationen skall publiceras. Är du osäker på om detta är gjort eller hur det

fungerar kan du fråga er systemansvarige.

Figur 52 Lista över tillgängliga toppnoder för publicering.

För att skapa en ny publiceringskatalog klickar du på -knappen och får då upp ett fönster för att

ange namn på den metadatatyp du vill skapa. Fyll i det namn du vill att katalogen ska ha. Om du vill

att katalogerna ska sorteras på annat sätt än på namn i alfabetisk ordning så kan du fylla i t.ex. siffror

att sortera efter i fältet ”Sortering” . Beskrivning använder du bara om det finns något ytterligare du

tycker behöver förtydligas.

Därefter gör du katalogen tillgänglig genom att tala om att den alltid ska vara publicerad och klicka på

-knappen för att spara. Alternativt väljer du att ange begränsande datum för publiceringen.

Det finns även möjlighet att låta de webbsidor som det publicerade materialet visas på vara styrda av

olika villkor såsom valet i åtkomstrullisten och eventuellt angiven serveradress.

Figur 53 Skapa ny katalog under en publiceringsnod.

42


Registrera

För att ta bort en katalog väljer du den i listan och klickar på -knappen i funktionslisten. Denna

katalog kommer då inte längre vara kopplad till serien och kommer därmed inte att finnas tillgänglig.

För att ändra information på en befintlig katalog klickar du på -knappen.

Figur 54 Publiceringsstruktur, noder och dokument.

Till höger om publiceringsstrukturen visas information om den katalog eller det dokument du valt.

Figur 55 Information om publicerat dokument.

Det vanligaste är att publicera ett dokument från den handling det finns i (se avsnittet ”Publicera fil”)

men, det går även att direkt från publiceringsstrukturen plocka upp ett dokument för publicering genom

att klicka på -knappen i funktionslisten. Du får då upp ett fönster för att lägga in ett dokument i

publiceringsstrukturen. Du fyller då i ärendenumret på det ärende som handlingen finns i. När du fyllt i

det och hoppat ur fältet med hjälp av tabulatortangenten kommer du att kunna välja från rullisten,

vilken handling i ärendet som dokumentet finns i och när det är gjort kan du välja vilken fil i den

handlingen det är som du vill publicera. I övrigt fungerar det likadant som när du skapar en ny katalog.

43


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 56 Fönster för att publicera dokument.

Medborgarinloggning

För att detta ska fungera krävs att ni använder medborgarinloggnings-modulen i er organisation och

att den är kopplad mot den eller de platser varifrån det ska gå att logga in. Är du osäker på om detta är

gjort eller hur det fungerar kan du fråga er systemansvarige.

Medborgarinloggning ger organisationen möjlighet att tillåta enskilda medborgare att ta del av

informationen i enskilda ärenden. T.ex. kan detta användas för att låta medborgaren ta del av sin

journal hos ett landsting, följa sina bygglovsärenden hos en kommun eller ett ansökningsförfarande

hos en myndighet.

Medborgarinloggningarna har tre olika behörighetsnivåer. Den första ger medborgaren rätt att ta del

av informationen i ärendeakten, d.v.s. metadata så som ärendemening, diariebeteckning etc. Den

andra nivån ger medborgaren rätt att läsa informationen i handlingsakterna som hör till ärendet och

den tredje och sista behörighetsnivån medger att medborgaren läser de dokument som registrerats på

handlingarna i ärendet. Gemensamt för alla behörighetsnivåer är att medborgaren aldrig kan ta del av

sekretessbelagd information.

Vilken nivå av åtkomst en enskild medborgare får till ett visst ärende sätts i det ärendet, se avsnittet

”Koppla medborgarinloggning till ärende” under ”Funktionslisten” i avsnittet ”Ärendekortet”.

För att skapa en ny medborgarinloggning klickar du på -knappen. Klicka på en befintlig

medborgarinloggnings namn i listan, om du vill redigera den medborgarinloggningens information. Du

får då upp medborgarinloggningsinformationsfönstret med eventuell tidigare information ifylld.

44


Registrera

Figur 57 Lista över medborgarinloggningar i en serie.

Här fyller du i namnet på medborgarinloggningen och eventuell annan information du anser relevant.

Namnet bör du ange så att det tydligt framgår vem som avses. När du är klar klickar du på -knappen

för att spara.

Figur 58 Medborgarinloggningsinformationsfönstret.

För att ta bort en medborgarinloggning klickar du på

medborgarinloggningsinformationsfönstret.

-knappen i funktionslisten i

Varning!

Kontrollera att en medborgarinloggningen inte används innan du tar bort den.

I medborgarinloggningsinformationsfönstrets rubriklist kan du se en länk som talar om hur många

ärenden som en medborgarinloggning används i. För att se vilka ärenden inloggningen är kopplad till

klickar du på länken och får då upp en lista med de aktuella ärendena.

45


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 59 Ärendelista för medborgarinloggning

I ärendelistan kan du klicka på respektive ärendes ärendenummer för att öppna ärendekortet.

Processer

För att höja kvaliteten i ofta förekommande och väl definierade processer eller ärendeflöden kan man

skapa s.k. workflow (styrda arbetsflöden) som hjälp i handläggandet av ärendena. Det är för att kunna

skapa sådana workflow som du behöver komma åt de funktioner du når med knappen ”Processer”.

För att kunna stödja en process med hjälp av ett workflow i W3D3 krävs att ni använder workflowmodulen

i er organisation. Är du osäker på om detta är fallet kan du fråga er driftansvarige. Om du inte

alls ser knappen ”Processer” i din navigeringslist så beror det på att din administrator inte har givit dig

det gränssnitt som behövs för att arbeta med workflow. För mer information om hur workflow-modulen

fungerar se separat workflow-manual.

46


Registreringsguide

I W3D3 finns en inbyggd möjlighet att använda en s.k. wizard eller guide för arbetet, framför allt för att

registrera information i större mängd. Denna guide hjälper dig att snabbt registrera information i

systemet. Eftersom guiden kan anpassas för olika organisationers olika behov är det inte säkert att

den guide du finner i ert system ser ut som den som beskrivs nedan. De grundläggande principerna

för hur dessa guider fungerar är dock desamma.

Enkelt uttryckt går det till så att du startar guiden, med hjälp av kortkommandot ”Ctrl + Shift + i”, för att

sedan svara på frågorna/mata in informationen stegvis till dess att du gått igenom guiden och kan

välja att avsluta där eller börja om för att registrera något ytterligare.

Det första steget består i att du talar om i vilken serie registreringen ska ske. Har du ställt in en förvald

serie i dina personliga inställningar kommer denna att visas som förslag. När du valt serie klickar du

på ”Fortsätt” för att komma till nästa steg.

Figur 60 Registreringsguiden, steg 1.

Det andra steget innebär ett val mellan att skapa ett nytt ärende eller registrera en ny åtgärd/handling i

ett redan befintligt ärende. Välj det alternativ som stämmer med vad du vill göra. Om du vill skapa en

åtgärd/handling på ett befintligt ärende så fyller du i ärendenumret för ärendet där handlingen ska

skapas. När du är klar klickar du på ”Fortsätt” för att komma till nästa steg.

Figur 61 Registreringsguiden, steg 2.

Skapa nytt ärende

Om du valt att skapa ett nytt ärende så visas ett fönster med fält för ärendeinformation. Fyll i önskad

information och klicka på ”Fortsätt” för att komma till nästa steg.

Figur 62 Registreringsguiden, steg 3a.

47


Manual för W3D3 version 2008 R2

Du får sedan en möjlighet att koppla en motpart till ärendet. Fyll i önskad information och klicka på

”Slutför” för att skapa ärendet.

Figur 63 Registreringsguiden, steg 4a.

Förutom att ärendet skapas när du klickar på slutför så kan du sedan också välja att registrera

ytterligare information alternativt att avsluta om inget mer ska registreras. Om du väljer att registrera

mer information så kommer du tillbaka till första fönstret igen.

Skapa ny handling

Om du istället valt att skapa en åtgärd/handling på ett befintligt ärende så visas ett fönster med fält för

handlingsinformation. Fyll i önskad information och klicka på ”Fortsätt” för att komma till nästa steg.

Figur 64 Registreringsguiden, steg 3b.

Du får sedan en möjlighet att koppla en avsändare/mottagare till handlingen. Fyll i önskad information

och klicka på ”Slutför” för att skapa handlingen och registrera den på ärendet.

48


Registreringsguide

Figur 65 Registreringsguiden, steg 4b.

Förutom att handlingen skapas när du klickar på slutför så kan du sedan också välja att registrera

ytterligare information alternativt att avsluta om inget mer ska registreras. Om du väljer att registrera

mer information så kommer du tillbaka till första fönstret igen.

49


Mötesprocessen

Mötet representeras som en processi ett antal steg. Hur föredragningslistan som hör till mötet ser ut

och vad du får göra i den beror på i vilket steg processen befinner sig i. Mötets ärendekort ser också

olika ut i olika steg. Funktioner kring beslutande organ, möten, ledamöter mm beskrivs i sina

respektive avsnitt; dock kan det för att få ett sammanhang och en förståelse för helheten vara bra med

en mer samlad beskrivning av flödet och alla de delar som ingår. Här beskrivs processen ur ett

mötesärendeperspektiv.

Observera att du (förutom i första steget av processen) kan gå tillbaka till förgående steg i processen

genom att klicka på -knappen.

Figur 66 Mötesärende i steg 1 av mötesprocessen.

Föredragningslista

I det här steget skapas en föredragningslistan. Var noga med att föra in alla ärenden som ska

avhandlas på mötet i föredragningslistan för att utnyttja W3D3:s stöd för möteshanteringen fullt ut. En

mötespunkt kan vara kopplad till ett ärende i systemet. För att skapa föredragningslistan klickar du på

länken ”Föredragningslista” på mötesärendekortet.

Figur 67 Föredragningslista.

Om du vill tillbaka till mötesärendet klickar du på mötets namn i funktionslisten. Klicka på

ärendenummerlänken för att öppna huvudkortet för ärendet som hör till mötespunkten. Om -

knappen visas framför mötespunkten betyder det att den är sekretessbelagd. Du kan då bara öppna

mötespunkten om du har behörighet att se sekretessbelagd information.

Lägg in mötesparagraf

Även om du kan lägga till en paragraf direkt från den handling eller det ärende (se avsnitten ”Lägg till

ärende på föredragningslista” under kapitlet ”Ärendekortet”, respektive ”Lägg till handling på

föredragningslista” under kapitlet ”Handlingskortet”) som ska avhandlas så finns det behov av att

51


Manual för W3D3 version 2008 R2

kunna lägga till paragrafer direkt på föredragningslistan, oavsett om paragraferna i fråga är knutna till

ett visst ärende eller inte.

För att lägga till en ny mötesparagraf klickar du på

-knappen och får då upp ett paragraffönster.

Figur 68 Fönster för uppläggning av ny mötesparagraf.

Ärenderubrik och paragrafnummer är obligatoriska fält. Paragrafnumret räknas upp för varje ny

paragraf som skapas. Om du inte vill att paragrafen ska vara sist anger du positionen med hjälp av

paragrafnumret. Paragrafnumret räknas då upp på de paragrafer som ligger efter. Fyll i

ärendenummer om du vill koppla paragrafen till ett ärende i systemet. Ange handlingsnummer om

paragrafen ska kopplas till en specifik handling i det valda ärendet.

Exakt hur en paragraf visas beror på installationen. De nedre fälten i exemplet är dynamiska och kan

se olika ut, t.ex. för olika ärendeserier.

Genom att klicka på rubriken ”Ärendetext” eller ”Förslag till beslut” blir motsvarande textfält större och

ger därmed bättre överskådlighet vid långa texter.

Ändra mötesparagraf

Om du vill ändra en mötesparagraf klickar du på dess rubrik och får då upp ett paragraffönster där du

kan utföra eventuella ändringar och sedan spara genom att klicka på -knappen. Om ett ärende är

kopplat till paragrafen kommer ärende- och handlingsfälten vara låsta.

Figur 69 Fönster för ändring av mötesparagraf

52


Mötesprocessen

Ta bort mötesparagraf

För att ta bort en mötesparagraf klickar du på -knappen framför paragrafen på föredragningslistan

eller i paragraffönstret. Övriga paragrafer på fördragningslistan numreras automatiskt om, om inte den

borttagna paragrafen var den sista på listan.

Sekretessbelägg mötesparagraf

Om -knappen visas framför mötesparagrafen betyder det att den är sekretessbelagd. Du kan då

bara öppna mötespunkten om du har behörighet att se sekretessbelagd information. Klicka på -

knappen i funktionslisten i paragraffönstret för att sekretessbelägga eller för att ta bort sekretess. För

mer information om hur du sätter sekretess se avsnittet ”Sekretessbelägga ärendet” under kapitlet

”Ärendekortet”.

Administrera expedieringslista

Du kan skapa expedieringslistormed personer som ska delges beslut i olika ärenden. Listorna kan

infogas som mottagarlista när du e-postar handlingar i respektive ärende. En expedieringslista kan

vara kopplad till ett ärende eller en paragraf på en föredragningslista.

För att öppna och redigera ett ärendes expedieringslista klickar du på -knappen i ärendekortets

funktionslist. För att redigera mötesparagrafens expedieringslista klickar du på -knappen framför

mötesparagrafen i föredragningslistan och får då upp paragrafens expedieringslista. Expedieringslistan

kommer att läggas in som mottagarlista på den skapade beslutshandlingen när du för in ett

beslut från mötesparagrafen.

Figur 70 Expedieringslista för mötesparagraf

Vill du lägga till ärendets motpart på listan klickar du på -knappen. För att lägga in ärendets

mottagare/avsändare klickar du på -knappen. Om du istället vill lägga in en ny post klickar du på -

knappen och fyller i uppgifterna i fönstret som öppnas. Klicka på -knappen framför en post i listan för

att ta bort den.

En -knapp tillkommer i funktionslisten när du redigerar expedieringslistor kopplade till

mötesparagrafer. Använd denna nya -knapp om du önskar kopiera ärendets expedieringslista till

mötesparagrafens expedieringslista. När du är färdig med listan klickar du på -knappen i

funktionslisten för att stänga fönstret.

Skicka paragraf till nytt möte

Du kan skicka vidare en punkt på fördragningslistan till ett annat möte.

För att skicka vidare en punkt på fördragningslistan till ett annat möte klickar du på -knappen

framför punkten i fördragningslistan (Figur 71). Du kan då välja till vilket möte punkten ska

skickas/kopieras (se Figur 71). När du valt möte samt vilka fält som ska kopieras till vilka fält i det nya

mötet klickar du på spara. Denna funktionalitet finns kvar under hela mötesprocessen. När processen

kommit till ”Protokollför” kommer också fälten Sammanfattning och Beslut att vara möjliga att skicka

vidare.

53


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 72 För in paragraf på nytt möte

Skapa kallelse

När föredragningslistan är klar klickar du på ”Skapa kallelse”-knappen. Kallelsen skapas baserad på

föredragningslistan. Den skapas som ett arbetsdokument till mötesärendet med hjälp av en mall och

öppnas dessutom automatiskt. Ett felmeddelande visas om du försöker skapa en kallelse utan att ha

fyllt i datum, tid och möteslokal.

Figur 73 Kallelse.

Ändra kallelse

När en kallelse har skapats i mötesärendet syns det genom att en länk till kallelsen visas i

ärendekortet. Klicka på länken för att redigera kallelsen. Du får då upp kallelsedokumentet i din

ordbehandlare och kan där göra eventuella kompletteringar eller andra ändringar.

54


Mötesprocessen

Figur 74 Mötesärende i steg 2 av mötesprocessen.

Om -knappen visas framför ”Kallelse”-länken stöds inte automatisk ned- och uppladdning av arbetsdokument.

Då måste du arbeta på en kopia av det skapade dokumentet och använda -knappen för

att uppdatera dokumentet. Kontakta er systemansvarige för mer information.

Registrera kallelse

När du är klar med kallelsen klickar du på -knappen för att registrera kallelsen som en handling i

mötesärendet. Beslutande organets medlemmar läggs in som mottagare av kallelsehandlingen.

Protokollför

När du fastställt kallelsen och mötet har hållits är nästa steg att protokollföramötet. I fältet ”Första

paragraf-nr:” fyller du i vilket nummer den första paragrafen i mötesprotokollet ska ha. Klicka på -

knappen för att fortsätta numreringenav mötesparagraferna från närmast förgående avslutade möte i

nämnden under samma år; detta är det förvalda värdet.

55


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 75 Mötesärende i steg 3 av mötesprocessen.

För att öppna föredragningslistan för protokollskrivning klickar du på länken ”Protokollför” . Klicka

sedan på respektive paragrafs rubrik för att öppna paragrafenför protokollskrivning. När du skrivit in

det du ska i text- och beslutfälten klickar du på -knappen för att spara.

56


Mötesprocessen

Figur 76 Fönster för protokollföring av paragraf.

Genom att klicka på någon av rubrikerna ovanför textinmatningsfältet gör du fälten större. Det kan

vara bra för att få bättre överblick över texten.

Vid protokollföring kan du även lägga till nya paragrafer precis som innan du skapade kallelsen.

Skillnaden är dock att du direkt kan lägga till texter för sammanfattning och beslut.

Närvarolista

När du har protokollfört samtliga paragrafer är det så dags att fastställa närvaron vid mötet. För att

skapa och ändra mötets närvarolista klickar du på länken ”Närvarolista” . Närvarolistan hanterar

ordinarie ledamöter, ersättare (tjänstgörande och icke tjänstgörande) samt övriga deltagare. Notera att

närvarolistan även kan läggas in i mallen som systemet använder för att skapa mötesprotokoll.

Ordinarie ledamöter

Välj fliken ”Ledamöter” för att läggain beslutande organets ordinarie ledamöter i närvarolistan. En lista

på alla beslutande organets ordinarie ledamöter visas. Kryssa för de ledamöter som var närvarande

på mötet.

Figur 77 Närvarolista; ordinarie ledamöter.

Till varje mötesdeltagare kan infogas kommentarer. För att göra det klickar du på namnet för den

aktuella deltagaren och får då upp ett fönster där du kan notera eventuella kommentarer.

Figur 78 Deltagardetaljer.

Ersättare

Välj fliken ”Ersättare” för att lägga in ersättare i närvarolistan.I närvarolistan kan du skilja på om

ersättare bara är närvarande eller om de är med på mötet i sin roll som ersättare. I övrigt fungerar det

likadant som för ordinarie ledamöter (se avsnittet ”Ordinarie ledamöter”).

57


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 79 Närvarolista; ersättare.

Övriga deltagare

Under fliken ”Övriga” lägger du in eventuella personer som varit med på mötet utan att vara ledamöter

i nämnden.

Figur 80 Närvarolista; övriga deltagare.

För att lägga in en ny övrig deltagareklickar du på -knappen och får då upp ett fönster för att lägga

till en deltagare. Fyll i namn och eventuell beskrivning innan du sparar genom att klicka på -

knappen.

Figur 81 Ny övrig deltagare.

Vill du ta bort en övrig mötesdeltagare klickar du på -knappen framför deltagarnamnet i

deltagarlistan). I övrigt fungerar det som för hanteringen av ordinarie ledamöter (se avsnittet ”

Ordinarie ledamöter”).

Skapa protokoll

När mötets paragrafer är protokollförda och närvarolistan skapad klickar du på ”Skapa protokoll”-

knappen. Protokollet skapas baserat på data hämtat från föredragningslistan. Den skapas som ett

arbetsdokument till mötesärendet med hjälp av en protokollmall och öppnas dessutom automatiskt.

58


Mötesprocessen

Figur 82 Protokoll.

Närvarolista efter avslutat möte

Efter att mötets protokoll skapats blir närvarolistan låst). Klickar du på länken ”Närvarolista” i mötets

huvudkort så visas en icke redigerbar närvarolista. Frånvarande ordinarie ledamöter visas i listan med

(fv) före namnet. Närvarande ordinarie ledamöter och tjänstgörande ersättare markeras med en -

symbol före namnet.

Figur 83 Närvarolista efter avslutat möte.

Ändra protokoll

När ett protokoll har skapats i mötesärendet syns det genom att en länk till protokollet visas i

ärendekortet. Klicka på länken för att ändra protokollet . Du får då upp protokolldokumentet i din

ordbehandlare och kan där göra eventuella kompletteringar eller andra ändringar.

59


Manual för W3D3 version 2008 R2

Om -knappen visas framför ” Protokoll”-länken stöds inte automatisk ned- och uppladdning av

arbetsdokument. Då måste du arbeta på en kopia av det skapade dokumentet och använda -

knappen för att uppdatera dokumentet. Kontakta er systemansvarige för mer information.

Registrera protokoll

Figur 84 Mötesärende i steg 4 av mötesprocessen.

När du är klar med protokollet klickar du på -knappen för att registrera protokollet som en handling i

mötesärendet. Nämndens medlemmar läggs in som mottagare av protokollhandlingen.

Lägg mötet till handlingarna

När mötets protokoll är fastslaget och registrerat på ärendet och all eventuell övrig relevant information

är inlagd i mötesärendet, klickar du i kryssrutan ”Avsluta” för att avsluta mötesärendet och lägga det till

handlingarna.

60


Mötesprocessen

Figur 85 Mötesärende i steg 5 av mötesprocessen.

För in beslut på ärenden

När mötets protokoll är registrerat och mötesärendet lagts till handlingarna kan du föra in de beslut

som finns protokollförda i olika paragrafer; på de ärenden som är kopplade till paragraferna.För att

göra det klickar du på länken ”Fastställd föredragningslista”.

Figur 86 Mötesärende i steg 6 av mötesprocessen.

Du får då upp den fastställda föredragningslistanför mötet ifråga. Om en beslutstext har fyllts i för en

viss paragraf så visas en -knapp framför ärendenumret i föredragningslistan.

61


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 87 Fastställd föredragningslista.

För att skapa en beslutshandlingpå det aktuella ärendet klickar du på -knappen. Expedieringslistan

kommer då att läggas in som mottagarlista på den skapade beslutshandlingen som automatiskt

registrerats i ärendet. När beslutet är infört på ärendet ersätts knappen på föredragningslistan med en

-symbol.

Figur 88 Beslutshandling registrerad på ärende.

62


Avisering

När någon som är registratorsbehörig tilldelar dig som handläggare ett ärende så kan du som

handläggare meddelas detta via ett automatiskt utskickat vanligt e-postmeddelande, s.k. avisering.

Exakt hur brevet är utformat varierar eftersom det bestäms av respektive organisation och dessutom

kan vara olika för olika serier i organisationen (se avsnittet ”Svarsmallar”). I brevet som kommer står

dock normalt vilket ärende det gäller. Du som handläggare kan då logga in i systemet och söka fram

ärendet för att arbeta vidare med det i systemet. Mallen kan vara uppsatt så att aviseringen innehåller

en länk till ärendet ifråga. Är du inloggad och klickar på länken kommer det aktuella ärendets

ärendekort att öppnas automatiskt. Annars får du naturligtvis först upp inloggningsfönstret.

Figur 89 Exempel på en e-postavisering.

Utseendet på aviseringen varierar naturligtvis beroende på vilken e-postklient du använder sig av,

men informationen i brevet är dock densamma. Både i ärendefältet och i brevtexten ser du här normalt

åtminstone vilket ärende du som handläggare har blivit tilldelad.

Främsta anledningen till att använda e-postavisering med hjälp av mallar är normalt att många av de

som arbetar som handläggare i vissa ärenden kanske inte annars arbetar så ofta i systemet utan

istället behöver bli meddelade när det finns något som de förväntas ta del av/arbeta med i systemet.

63


Ärendekortet

För att arbeta i ett ärende, t.ex. ett du blivit tilldelad, används ärendekortet. Detta visar det mesta av

den information som på ett eller annat sätt finns knutet till ärendet. Du kan dessutom ändra en hel del

av informationen direkt härifrån under förutsättning att du har de behörigheter som krävs för att få göra

dessa ändringar. Ärendekortet ser därför något olika ut när du arbetar med ett ärende där du är satt

som handläggare jämfört med ett där du bara har sökbehörighet respektive om du har registratorsbehörighet

eller högre. När du bara har sökbehörighet kan du i princip bara hämta och läsa

information inte ändra den eller arbeta i ärendet. Därför är dessa möjligheter borttagna då. I övrigt ser

det likadant ut.

Notera att ärendekort dessutom kan vara anpassade för olika typer av verksamheter och olika typer av

ärenden inom respektive verksamhet. Det som gås igenom i denna manual avser grundfunktioner och

grundutseende i systemets standardärendekort. Använder ni en eller flera andra varianter kan du

vända dig till den systemansvarige hos er för ytterligare information om just de kortvarianter ni

använder och hur de fungerar. De olika varianterna kan vara kopplade till såväl olika serier som till

olika ärendetyper inom respektive serie. Normalt är dock mycket av funktionaliteten densamma eller

likartad varför beskrivningarna av standardvarianten nedan kan vara av värde även om ni använder

egna varianter.

Figur 90 Ärendekort.

På ärendets ärendekort finns en funktionslist med en rad knappar för olika funktioner vilka behandlas

nedan. Informationsfönstret nedanför funktionslisten är uppdelat i tre huvudavdelningar nämligen en

översta med ärendemening, ad acta- och JK-balansmarkering samt eventuell motpart, en avdelning i

mitten med diverse klassificeringar och datumstämplingar av ärendet samt slutligen, längst ner en

avdelning där de åtgärder och handlingar som förts till ärendet finns listade.

ÄRENDEMENING, AD ACTA, JK-BALANS, PUL OCH MOTPART

Ärendemening

I det här fältet visas den ärendemening som givits till ärendet. För att få ändra en ärendemening måste

du ha registratorsbehörighet i den serie som ärendet ligger eller vara handläggare med utökad

behörighet på ärendet. Har du t.ex. satts som handläggare på ett ärende i en serie där du inte har

registratorsbehörighet och tycker att ärendemeningen är felaktig kan du be t.ex. den som registrerat

ärendet att korrigera ärendemeningen. Detsamma gäller för alla de fält för vilka det krävs registratorsbehörighet

för att ändra (förutsatt att du inte är handläggare med utökad behörighet på ärendet).

Fältnamnet ”Ärendemening” är även en länk. Klickar du på denna länk får du upp ett fönster med de

eventuella ärendemeningsförslag som finns upplagda för serien. För att använda ett av förslagen

65


Manual för W3D3 version 2008 R2

klickar du på dess länk för att sedan eventuellt komplettera ärendemeningen med ytterligare

information.

Administration av listorna med ärendemeningsförlag hanteras med hjälp av metadatafunktionen (se

avsnittet ”Metadata”).

Figur 91 Lista över ärendemeningsförslag.

Ad acta

Förutom den obligatoriska ärendemeningen innehåller den första avdelningen möjligheter att se om

ärendet är ad acta-lagt eller att det är ett s.k. JK-balansärende. Ad acta-läggning innebär att ärendet

läggs till handlingarna och är därmed avslutat och stängt för vidare arbete. Det krävs registratorsbehörighet

för att ad acta-lägga eller ta bort ad acta-klassningen på ett ärende. När ärendet ad actaläggs

sätts avslutningsdatum automatiskt till dagens datum om det inte redan finns ett datum i detta

fält. Den som är registratorsbehörig i den aktuella serien kan klicka på -knappen, i funktionslisten på

det ad acta-lagda ärendet för att öppna det igen om det skulle bli aktuellt.

JK-balans

JK-balansklassningen är ursprungligen tänkt för de organisationer som har krav på sig att lämna in

s.k. balanslista till JK. För att förenkla detta kan den organisation som så önskar välja att kryssa i

denna ruta på de ärenden som är av sådan karaktär att de kan komma att beröras av en sådan lista

(t.ex. inte interna ärenden). Dels går det sedan att söka enbart bland sådana ärenden som har denna

klassning, dels kan man få ut en rapport baserad på t.ex. huruvida ärendena är JK-klassade, inte

avslutade och registrerade mellan vissa datum. Ett exempel på en sådan rapport är den rapport som

följer med i systemets grundutförande och då heter JK-rapport.

De organisationer som inte har krav på sig att lämna någon lista till JK kan använda denna

klassificeringsmöjlighet i något annat syfte om man så önskar.

PUL

PUL-klassningen är till för att hålla ordning på vad som gäller för personuppgifter i ärendet vid

eventuell publicering. För beskrivning av hur det fungerar se avsnittet ”PUL” i avsnittet

”Funktionslisten”.

Motpart

Om det finns en specifik motpart i det aktuella ärendet kan det vara markerat genom att information

om personen och organisationen i fråga är inlagd här. Det kan t.ex. röra sig om en leverantör i ett

inköpsärende eller en kund i ett support-ärende. Registrering av ny motpart görs genom att klicka på

-knappen och fungerar i övrigt precis som att lägga till en avsändare/mottagare av en handling.

Om den motpart du valt på ett ärende är kopplad till andra ärenden kommer du att se en liten rullist till

höger om motpartsfältet. I rullisten visas övriga ärenden som motparten är kopplad till och du kan

enkelt gå till ett av dessa genom att helt enkelt välja ärendet i listan.

Basdata

Den mittersta avdelningen av informationsfönstret innehåller det mesta av klassningar och datuminformation

kring ärendet. Denna avdelning är i sin tur uppdelad i tre kolumner. En med en del

basdata om ärendet, en med de klassificeringar som gjorts/kan göras av ärendet och en med de

datum som finns knutna till ärendet.

66


Ärendekortet

Registrator

Högst upp i den första kolumnen finns fältet ”Registrator” som är automatiskt ifyllt av systemet med

namnet på den som registrerat ärendet.

Handläggare

Efter registratorsfältet följer fältet ”Handläggare” som består av en rullista i vilken du kan se alla som är

satta som handläggare på detta ärende. Det kan vara noll, som i ett nytt ärende, en eller flera

personer. För att lägga till eller ta bort handläggare måste du ha registratorsbehörighet eller vara

handläggare med utökade rättigheter på ärendet. Klicka på länken ”Handläggare” så får du upp ett

fönster med en lista över vilka användare som finns tillgängliga att sätta som handläggare på ärendet

(se avsnittet ”Lägga till handläggare”). Saknas någon på listan får du kontakta någon med huvudregistratorsbehörighet

för att åtgärda det (se avsnittet ”Handläggare” i avsnittet ”Huvudregistrator”).

Fritextfält

Nedanför handläggarfältet följer tre fält som alla är s.k. fritextfält. Det innebär att det går att skriva valfri

text i dem. Det innebär dessutom att det kan variera vad dessa fält används till, om de används alls.

Vilken information och i vilken form som skall skrivas in här är något som avgörs av respektive

organisations rutiner för registrering av ärenden. Normalt används dock de tre fälten som följer.

Kontaktperson avser normalt en person som är i något avseende central för handläggandet av

ärendet utan att för den skull vara en av de som är handläggare av ärendet. Det avser normalt en

extern kontaktperson.

Jämför avser normalt ett diarienummer, referensnummer, kundnummer eller liknande

identifikationsinformation hos en extern part som i något avseende är involverat i handläggandet av

ärendet. Denna information lagras här för att göra det lättare och minska behovet av sökande i andra

organisationers diarier, arkiv etc. vid fortsatt samarbete i ärendet.

Förv.plats avser normalt en eventuell fysisk förvaringsplats såsom arkiv, magasin eller dylikt. Detta

används lämpligen enbart vid avvikelser från gängse rutiner för förvaring.

Klassificeringar

I nästa kolumn finns fyra fält: ”Avdelning”, ”Diariebtkn.”, ”Ärendeststus” och ”Ärendetyp”. Alla dessa

fyra klassificeringsmöjligheter är valfria i systemet (vilket inte betyder att de är det i er organisation)

men de är däremot inte fritextfält utan när du registrerar får du enbart välja mellan fördefinierade

alternativ i rullistor. Detta minskar risken att klassificera fel och framför allt ökas sökbarheten då alla

ställen där t.ex. ”IT-avdelningen” finns så stavas det exakt lika. Det är upp till den eller de som har

huvudregistratorsbehörighet att lägga upp de alternativ som ska finnas i respektive serie.

För att klassificera ett ärende med en viss status, klickar du på rullistens lilla pil och får då fram listan

över vilka alternativ som finns att välja mellan. Om du vill veta mer om något alternativ kan du istället

klicka på länken med fältnamnet så kommer ett fönster upp där motsvarande lista finns men nu med

ett informationsfält i vilket den som har huvudregistratorsbehörighet kan ha lagt in ytterligare

information om respektive kategori som finns att välja mellan. De tre övriga klassificeringarna fungerar

på samma sätt men för dessa krävs det att du har registratorsbehörighet eller är satt som handläggare

på ärendet för att du ska få ändra i fälten.

67


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 92 Klassificeringsalternativ med informationsfält.

Ärendedatum

I den tredje kolumnen finns fem fält: ”Reg. datum”, ”Exp. datum.”, ”Avsl. datum”, ”Gallr. datum” samt

”Bevakningsdatum”. Registreringsdatum fylls automatiskt i av systemet när ärendet skapas medan de

övriga kan sättas och ändras om du har registratorsbehörighet eller högre. Bevakningsdatum kan dock

sättas även av den som är satt som handläggare på ärendet.

Avslutningsdatum är det datum som avgör om ett ärende är öppet eller inte. Hur de används och vad

exakt som avses med t.ex. expedieringsdatum och gallringsdatum är naturligtvis upp till praxis och

policy hos respektive organisation och de är därför varken obligatoriska eller låsta till vissa

datumintervall. Gemensamt för alla är dock att de är sökbara via sökgränssnitten. Formatet för datum i

systemet är ”ÅÅÅÅ-MM-DD” t.ex. 2006-12-24 för julafton år 2006.

De olika datumen kan dessutom användas i sökfönstret och i rapporter så att exempelvis endast

ärenden som inte är avslutade kommer med i träfflistan vid sökning eller i en rapport över öppna

ärenden. Gallringsdatumet är naturligtvis i första hand tänkt att användas i samband med användning

av gallrings- och/eller arkiveringsmodulen men kan liksom övriga datum användas på annat sätt om

man finner att det stödjer organisationens arbete och rutiner bättre. Som vanligt är det dock viktigt att

det finns en policy inom verksamheten för hur fälten i fråga skall användas så att det sker på ett

enhetligt sätt.

Bevakningsdatum

Bevakningsdatum skiljer sig en aning från de övriga datumfälten, inte bara genom vem som får sätta

dessa utan också i dess användande och i det att de kan vara flera stycken på ett och samma ärende.

Här kan man exempelvis ange sista ansökningsdatum eller andra tidpunkter av vikt för ett ärende.

Systemet kan generera rapporter över inlagda bevakningsdatum. Varje handläggare, även

registratorerna, om de arbetar som handläggare i systemet, kan från sin startsida enkelt få fram en

lista över de bevakningsdatum som finns på de ärenden som de är satta som handläggare för. För

mer information om detta se avsnittet ”Sök”.

”.

För att sätta ett nytt bevakningsdatum på ett ärende kontrollerar du först att den tomma raden är vald i

rullisten för bevakningsdatum. Därefter klickar du på länken ”Bevakningsdatum” så öppnas fönstret för

att sätta ett nytt bevakningsdatum.

Figur 93 Fönster för att lägga in ett nytt bevakningsdatum.

Efter att du valt lämpligt datum, väljer du ett namn för bevakningsdatumet och sedan fyller du i

eventuell ytterligare information för att slutligen spara.

Om du istället vill ändra ett befintligt bevakningsdatum gör du på precis samma sätt med den enda

skillnaden att du i rullisten markerar det datum du vill ändra innan du klickar på länken

”Bevakningsdatum”. Tänk på att eftersom ett bevakningsdatum kan röra i princip vad som helst så kan

systemet naturligtvis inte gissa huruvida den avsedda handlingen, t.ex. ett utskick, ett samtal eller ett

sista ansökningsdatum, faktiskt har skett och därför kan systemet inte radera datumen bara för att de

har passerats. Det kan ju vara så att de är missade. Kom därför alltid ihåg att ta bort eller flytta fram

68


Ärendekortet

datumet när något är avklarat eller blivit uppskjutet, annars kommer det att dyka upp på listan som

försenade/missade bevakningar.

Formatet för datum i systemet är ”ÅÅÅÅ-MM-DD” t.ex. 2001-12-24 för julafton år 2001. När du väljer

att lägga till eller ändra ett bevakningsdatum kan du antingen skriva datumet eller använda dig av

kortkommandon eller kalendern, vilka beskrivs i avsnitten nedan. För bevakningsdatum går det även

bra att ange en specifik tid det angivna datumet. Om du vill ange tid så är det följande format som

gäller: ”ÅÅÅÅ-MM-DD hh:mm”.

När du skapat ett bevakningsdatum kan du välja att koppla ett aviseringsmeddelande till detta. Det gör

du genom att klicka på -knappen. Du får då upp ett e-postfönster i vilket du kan ange vad som ska

stå, till vilka det ska skickas samt om några bilagor ska bifogas. Det finns ingen skicka-knapp utan du

sparar meddelandet på bevakningsdatumet och talar sedan om när du vill att meddelandet ska

skickas.

Figur 94 E-postfönster för aviseringsmeddelande.

Figur 95 E-postfönster för aviseringsmeddelande.

Kortkommandon

Vill man inte skriva hela denna sträng av tio tecken för datumet kan man istället använda systemets

inbyggda kortkommandon för datum. Då kan du skriva ett ”d” i datumfältet och sedan lämna fältet

(genom att klicka någon annanstans eller genom att trycka på tabulatortangenten) så ersätter

69


Manual för W3D3 version 2008 R2

systemet detta med dagens datum i rätt format. För att ange ett annat datum än dagens, skriver du

bara in hur många dagar från dagens det önskade datumet är. Använd ett minustecken framför antalet

om du avser antal dagar bakåt i tiden. Nedan (Tabell 2) följer exempel på vad några sådana

kortkommandon således skulle ge om du skulle använda dem på julafton år 2009.

Tabell 2 Exempel på datumkortkommandon samt dessas resultat vid användning 2009-12-24.

Kortkommando Resultat

7 2009-12-31

1 2009-12-25

d 2009-12-24

-1 2009-12-23

-6 2009-12-18

Kalender

Vet du inte exakt hur många dagar det är till det datum du vill ha eller om du vill kontrollera att det t.ex.

är en viss veckodag kan du klicka på länken för respektive datum så öppnar sig en kalenderdär du kan

välja ett datum som sedan automatiskt förs in.

Figur 96 Datumval från kalender.

Dynamiska länkar

Nedanför de fasta fälten och länkarna på ärendekortets mellersta avdelning kan det finnas en eller

flera länkar som skapas dynamiskt när de behövs. Detta gäller länkar till arbetsdokument, andra

ärenden, handlingar på andra ärenden, webbplatser, information om sekretess eller beslut i ärendet.

Observera att dessa länkar endast visas då det finns något att länka till av respektive kategori. I de fall

där det bara kan finnas en av det som det länkas till kommer du direkt till detta genom att klicka på

länken. Det gäller till exempel sekretessinformationen. För de typer av länkar där det kan finnas fler av

samma art på ett och samma ärende visas antalet i länken. Dessutom kommer du i dessa fall att via

länken komma till en lista från vilken du kommer till respektive länkad handling, ärende e.dyl. För mer

information om respektive typ av länk samt hur de kan skapas, se dess beskrivning i avsnittet

”Funktionslisten”.

Figur 97 Olika dynamiska länkar på ärendekort.

70


Ärendekortet

Handlingar på ärendekortet

Den nedersta avdelningen av ärendekortet består som sagt av en lista över de åtgärder och/eller

handlingar som finns registrerade på ärendet. Du kan välja hur listan sorteras genom att klicka på

respektive kolumnrubrik.

Figur 98 Lista över handlingar på ärendekort.

Förutom att den grundläggande informationen om åtgärden/handlingen presenteras kortfattat med en

rad per handling eller åtgärd direkt på ärendekortet, kan du dels få fram ytterligare detaljer och dels

utföra vissa funktioner härifrån.

Den information som visas direkt i listan är handlingens nummer, sekretesstatus, ankomstdatum,

handlingstyp, åtgärd-/handlingsnamn, riktning respektive avsändare/mottagare. Handlingens nummer

är ett löpnummer som anger vilken handling i ordningen denna handling är i detta ärende. För mer

information om de övriga fälten, se avsnittet ”Lägga till handling”.

Namnen på åtgärderna/handlingarna är i form av länkar. Dessa länkar leder till fönster med den

detaljinformation som finns registrerad om respektive handling. (Se avsnitt ”Handlingskortet”)

Makulera åtgärd/handling

Direkt från ärendekortets lista över åtgärder/handlingar kan du makulera dessa. En åtgärd/handling

makuleras genom att du klickar på -knappen och sedan klickar på ”OK” i varningsfönstret som dyker

upp. Som nämns i varningen kommer handlingen inte att raderas om du makulerar den, utan den

kommer att flyttas till inkomna handlingar. Därifrån kan sedan den som har registratorsbehörighet

avgöra om handlingen ska slängas, flyttas till en annan serie eller ett annat ärende i serien. För att få

makulera en handling behöver du antingen ha registratorsbehörighet i serien i fråga eller vara tilldelad

som handläggare på det aktuella ärendet.

Figur 99 Varningsmeddelande vid makulering av åtgärd/handling.

Skicka handling med e-post

Från ärendekortets lista över åtgärder/handlingar kan du även skicka dessa med hjälp av e-post.

Enskilda handlingar kan enkelt skickas med e-post. För att göra det klickar du på -knappen vid

handlingens nummer och får då upp ett e-postformulär.

71


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 100 Formulär för att skicka e-post angående åtgärd/handling.

När det gäller vad som skickas kan du välja mellan att skicka alla bifogade filer som ofta utgör

handlingen som sådan eller bara ett meddelande med den text du eventuellt skrivit i meddelandefältet.

Om du vill att ditt utskick skall registreras på ärendet som en utgående handling kryssar du i

kryssrutan ”Registrera på ärendet”.

När det gäller vem meddelandet skickas till kan du välja mellan att skicka till dig själv, kanske som

leveranskontroll eller för vidare bearbetning innan utskick. Du kan även välja att skicka till motparten i

ärendet, avsändaren/mottagaren av handlingen, alla avsändare/mottagare i ärendet och/eller alla som

är handläggare i ärendet. Det finns dessutom ett fritextfält i vilket du kan fylla i valfria e-postadresser.

Om du vill skriva in flera adresser sätter du ett kommatecken mellan varje.

Ärende avser i detta sammanhang e-postmeddelandets ämnesrad. Som standard fylls

åtgärdens/handlingens namn i som förslag men detta fält kan du redigera fritt. Meddelandefältet

fungerar som meddelandefältet i vilket e-postprogram som helst och här skriver du själva brevtexten

till mottagaren. För att skicka iväg meddelandet, när du är klar, klickar du på -knappen.

Funktionslisten

Uppe i ärendekortets funktionslistfinns det ett antal funktioner utöver de vanliga möjligheterna att

spara ändringar och att få hjälp genom att klicka på frågetecknet.

Figur 101 Ärendekortets funktionslist.

Lägg till ärende på föredragningslista

Under förutsättning att det, i serien, finns en eller fler föredragningslistor i serien kan du lägga till

ärendet till en av dessa. Från ärendekortet gör du det genom att klicka på -knappen i funktionslisten.

Du väljer sedan det aktuella beslutande organet. Då visas alla möten som är öppna för ärenden i

rullisten ”Möte”. Välj det önskade mötet, ändra eventuellt den föreslagna rubriken och fyll i

föredragande om det är relevant. Klicka på -knappen för att föra in ärendet på föredragningslistan.

Det är inte möjligt att lägga in ett ärende på en föredragningslista där ärendet redan finns. Ett ärende

kan dock läggas in på flera olika föredragningslistor. För mer information om föredragningslistor och

de funktioner som är knutna till dessa, se avsnittet ”Mötesprocessen”.

72


Ärendekortet

Figur 102 Fönster för att lägga ärende till föredragningslista.

Skicka e-post

E-postfunktionen som nås via funktionslisten på ärendekortet är densamma som den som finns för

handlingar (se avsnittet ”E-posta från handling”) men, då den gäller ärendet som helhet snarare än en

enskild handling så skiljer de sig något. Klickar du på -knappen i funktionslisten kommer du även här

att få upp ett e-postformulär. Alternativen för handling finns naturligtvis inte med här, då meddelandet

gäller ärendet som helhet och inte en viss enskild handling i ärendet. Av samma anledning finns inte

alternativet att skicka till avsändaren/mottagaren av handlingen. I övrigt fungerar detta precis på

samma sätt som beskrivet i avsnittet ”E-posta från handling”.

Lägga till handling

För att lägga till en ny handling eller åtgärd till ärendet klickar du på

kommer upp beskrivs i avsnittet "Ny handling".

-knappen. Fönstret som då

Lägga till annotering

Förutom sådan information som utgör en del av själva ärendet såsom t.ex. handlingar eller information

om åtgärder, finns det naturligtvis ofta en mängd information t.ex. kring handläggandet som inte är en

del av ärendet i sig. Det kan t.ex. röra sig om en påminnelse från dig till en handläggare i ärendet om

att kontrollera en adress innan utskick görs. Sådana inofficiella anteckningar kallas i systemet

annoteringar och är enbart synliga för den som är registrator i serien eller handläggare på just detta

ärende. Annoteringarna kan när som helst tas bort av den som skapat dem.

För att skapa en ny annotering eller ändra en befintlig, klickar du på

öppnas kan du se och ändra befintliga annoteringar samt skapa nya.

-knappen. I det fönster som

Figur 103 Lista över annoteringar.

Förutom de sedvanliga navigerings- och sorteringsmöjligheterna finns här bara tre funktioner att välja

mellan. Dels kan du klicka på någon av länkarna för att se eventuell vidare information om just den

annoteringen och eventuellt ändra den innan den sparas genom att klicka på -knappen.

73


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 104 Detaljinformation för annotering.

Du kan slänga en annotering, under förutsättning att du själv skapat den. Det görs genom att klicka på

-knappen. Du skapar en ny annotering genom att klicka på -knappen så att ett litet fönster öppnas

där du kan skriva in din anteckning. Därefter väljer du -knappen för att spara annoteringen.

Om det finns minst en annotering på ärendet så kommer en länk till listan med annoteringar att visas

direkt på ärendekortet.

Lägga till arbetsdokument

Förutom sådan information som utgör en offentlig/fastslagen del av själva ärendet såsom t.ex.

handlingar eller information om åtgärder, finns det en mängd arbetsdokument som hör till ärenden

men som inte ännu är (och kanske aldrig blir) offentliga eller fastslagna versioner. Det kan t.ex. röra

sig om ett utlåtande som ännu inte är färdigskrivet eller ett utkast till något som blir till en fastslagen

handling då det är klart. Sådana arbetsdokument hanteras i systemet på en särskild arbetsyta kopplad

till respektive ärende. Där är de bara åtkomliga för de som är registratorer i diariet eller handläggare

på just detta ärende. Att använda sig av arbetsytan för att arbeta fram dokument är praktiskt, speciellt

då flera handläggare gemensamt ska arbeta med ett eller flera dokument eller andra typer av filer som

hör till ett ärende. Det har också fördelen att allt material finns på det ställe där det hör hemma och

inte t.ex. i någons godtyckliga ordning på en hårddisk någonstans.

För att skapa ett nytt arbetsdokument eller ändra ett befintligt, klickar du på -knappen. Det fönster

som öppnas då är ett från vilket du kan se och ändra befintliga arbetsdokument samt lägga upp nya.

Figur 105 Lista över arbetsdokument.

För att ladda upp ett nytt arbetsdokument klickar du på -ikonen uppe i funktionslisten för att komma

till det fönster där du kan skriva in eller bläddra fram till den fil du vill ladda upp.

Figur 106 Fönster för att ladda upp fil från disk.

74


Ärendekortet

För att bläddra dig fram till rätt fil klickar du på ”Bläddra…” (”Browse…”). Du kommer då till ett fönster

där du kan leta dig fram till arbetsdokumentet/filen. När du valt den fil du vill ladda upp klickar du på

”Öppna” (”Open”) och sedan på knappen ”Ladda upp den valda filen”. Filen kommer då att laddas upp

till systemet och hamna på arbetsytan.

Figur 107 Filväljaren i Windows.

Vill du istället använda dig av de mallar som ligger upplagda i systemet klickar du bara på -knappen

och väljer sedan vilken eller vilka mallar du vill ladda ner till arbetsytan. Om det finns många mallar

kan en trädstruktur visas som du i så fall bläddrar fram den aktuella mallen i. Klicka på den mall du vill

arbeta med för att hämta det till arbetsytan. När du valt mall så kommer ett dokument baserat på

mallen att visas på arbetsytan tillsammans med eventuella andra arbetsdokument som finns i ärendet.

För att arbeta med ett dokument på arbetsytan klickar du bara på dess namn. Filen kommer normalt

att öppnas automatiskt i det program som hör till filtypen, t.ex. Microsoft Word. Nu är det bara att

arbeta som vanligt och fylla i den information som skall fyllas i, och när du är färdig väljer du

arkiv/spara eller klickar på disketten i det övre vänstra hörnet. Det som händer är att filen automatiskt

sparas ner i systemet, utan att du får upp någon s.k. filväljare. Den sparade filen läggs på den

arbetsyta du startade dokumentet från.

Nästa gång du öppnar arbetsytan så ser du att filen fått nytt revisionsnummer t.ex. Revision 2, d.v.s.

att den har blivit uppdaterad en gång.

Nu kan du själv vid senare tillfälle jobba vidare på denna fil eller så kan en behörig kollega gå in på

denna arbetsyta och jobba vidare i samma fil.

Om du mot förmodan vill spara ner din fil lokalt så gör du det genom att välja ”arkiv/spara som”, men

detta rekommenderas inte eftersom dokumentet då inte kommer att uppdateras i systemet utan

endast lokalt på din dator och du måste därför komma ihåg att själv ladda upp filens nya revision till

systemet.

Observera att den automatiskt skötta ned- och uppladdningen av arbetsdokument kräver att du

använder W3D3Workspace Client som är ett litet s.k. plug in-program iform av en ActiveX-komponent.

Det innebär att du kan behöva kontakta systemansvarige i er organisation för att få denna komponent

installerad samt inställningar gjorda för att använda den, om du vill slippa att ladda ned och upp filerna

manuellt. Detta innebär också att du måste använda en webbläsare som stöder ActiveX för att kunna

utnyttja denna automatik. Är du osäker bör du kontakta er systemansvarige.

75


Manual för W3D3 version 2008 R2

Till vart och ett av de dokument som ligger på arbetsytan finns det sju små funktionsknappar framför

fil-ikonen och länken med dokumentets namn.

Klicka på -knappen för att radera dokumentet/filen. Kicka på -knappen för att uppdatera

dokumentet/filen om du inte använder ActiveX-tillägget (fråga systemansvarige om du är osäker och

kontrollera om du har korrekt inställning för att använda ActiveX eller inte under personliga

inställningar). Klicka på -knappen för att låsa/låsa upp filen. Detta gör att ingen annan kan uppdatera

den förrän du låst upp den igen. Klicka på -knappen för att registreradokumentet som en

registrerad/fastslagen handling/åtgärd. Du får då upp ett fönster där du kan ändra eller fylla på

information om handlingen innan du registrerar den i ärendet. Det fungerar likadant som annars när du

lägger till en ny handling i ärendet så när som på att den aktuella filen från arbetsytan redan är

bifogad. Du kan även lägga till fler arbetsdokument i handlingen innan du har registrerat den. Det gör

du genom att klicka på -knappen i funktionslisten och därefter välja de/det arbetsdokument du vill

lägga till i handlingen. För att registrera handlingen, när du är klar med eventuella ändringar, sparar du

genom att klicka på -knappen eller med hjälp av kortkommandot ”Ctrl+s”. För mer information om att

lägga upp en ny handling se avsnittet ”Ny handling”. Om du vill använda ett arbetsdokument från ett

visst ärende i ett annat ärende klickar du på -knappen och fyller i ärendenumret på det ärende du vill

kopiera filen till. Filen hamnar då som ett arbetsdokument även i det andra ärendet. Genom att klicka

på -knappen kan du skriva ut dokumentet direkt. Slutligen har du även möjlighet att klicka på -

knappen för att se information om dokumentet/filen (Figur 108). Alla revisioner av dokumentet visas på

varsin rad. Där visas namnet på dokumentet, vem som sparat revisionen, när den sparades och vilket

revisionsnummer den har. Observera att namnet på revisionen är i form av en länk till just den

revisionen så att man kan återgå till en tidigare revision om man så önskar.

Figur 108 Arbetsdokumentinformation.

Förutom informationen om alla de äldre revisionerna visas även om den aktuella revisionen är låst och

i så fall av vem och när.

Om det finns minst ett arbetsdokument på ärendet så kommer en länk till arbetsytan att visas direkt på

ärendekortet.

Starta arbetsflöde

För att höja kvaliteten i ofta förekommande och väl definierade processer eller ärendeflöden kan man

skapa s.k. workflow (styrda arbetsflöden) som hjälp i handläggandet av ärenden. Det är för att kunna

koppla ett sådant workflow till det specifika ärendet och därmed starta ett styrt arbetsflöde som du

klickar på -knappen. . För att kunna använda workflow i W3D3 krävs att ni använder workflowmodulen

i er organisation. Är du osäker på om detta är fallet kan du fråga er driftansvarige. För mer

information om hur workflow-modulen fungerar se separat workflow-manual.

Lägga till ärendelänk

76


Ärendekortet

Många ärenden hör, i de flesta organisationer, på något vis samman med ett eller flera andra ärenden

utan att vara så nära relaterade att de bör vara ett och samma ärende. För att underlätta för den eller

de som handlägger ett sådant ärende kan du välja att i stället för att bara anteckna att det finns andra

ärenden som kan vara relevant att jämföra med, direkt lägga in en länk till varje av dessa ärenden

direkt på det aktuella ärendets ärendekort.

För att skapa en ny ärendelänk eller ändra en befintlig, klickar du på -knappen. I det fönster som

öppnas kan du se och ändra befintliga ärendelänkar samt skapa nya. Du kan dessutom se vilka

eventuella länkar som finns från andra ärenden till det här ärendet.

Figur 109 Lista över ärendelänkar.

Här finns fyra funktioner att välja mellan. Dels kan man klicka på någon av länkarna för att komma

vidare till det länkade ärendet. Ärendekortet för detta ärende kommer då att laddas i samma fönster

som det tidigare ärendekortet var i. Detta är för att minska antalet samtidigt öppna fönster och risken

att tappa bort var man är. Vill du tillbaka till det ärende du kom ifrån så kan du klicka på ärendenumret

i rubriken i listan över ärendelänkar. Då kommer det ärendets ärendekort att åter laddas i det

ursprungliga fönstret om det fortfarande är öppet. Om du stängt det fönstret öppnar systemet ett nytt.

Ta bort en ärendelänk genom att klicka på -knappen framför den länk du vill slänga. Skapa en ny

ärendelänk genom att klicka på -knappen, uppe i funktionslisten, så att ett litet fönster öppnas. Fyll i

ärendenumret på det ärende du vill skapa en länk till och eventuellt även ett namn på länken och

ytterligare information om den. Om du inte ändrar namnet manuellt kommer systemet att namnge

länken med ärendenumret på det ärende den går till. När du är färdig klickar du på -knappen för att

spara ärendelänken. Dels finns slutligen möjlighet att redigera en redan befintlig länk. Det gör du

genom att klicka på -knappen framför den länk du vill redigera. Du får då upp motsvarande fönster

som när du skapar en ny länk men nu med informationen om den aktuella länken förifylld. När du är

nöjd med eventuella ändringar klickar du som vanligt på -knappen för att spara ärendelänken igen.

77


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 110 Skapa ny ärendelänk.

Om det finns minst en ärendelänk till eller från ärendet så kommer en länk till listan med ärendelänkar

att visas direkt på ärendekortet.

Lägga till handlingslänk

Naturligtvis kan det vara relevant att referera till en handling som ligger på ett annat ärende i systemet,

utan att för den skull behöva länka till det ärende där handlingen ligger. Det ärendet kanske har

många handlingar varav endast en är intressant i detta sammanhang. Liksom när det gäller

ärendelänkar kan du för att underlätta för den eller de som handlägger ett sådant ärende välja att i

stället för att bara anteckna att det finns andra handlingar som kan vara relevanta att jämföra med,

direkt lägga in en länk till varje av dessa handlingar på det aktuella ärendets ärendekort.

För att skapa en ny handlingslänk eller ändra en befintlig, klickar du på -knappen. Det fönster som

öppnas då är ett från vilket du kan se och ändra befintliga handlingslänkar samt skapa nya.

Figur 111 Lista över handlingslänkar.

Förutom de sedvanliga navigerings- och sorteringsmöjligheterna finns här fyra funktioner att välja

mellan. Dels kan man klicka på någon av länkarna för att komma vidare till den länkade handlingen.

Kortet för denna handling kommer då att öppnas. Ta bort en handlingslänk genom att klicka på -

knappen framför den länk du vill ta bort. Skapa en ny handlingslänk genom att klicka på -knappen,

uppe i funktionslisten, så att ett litet fönster öppnas. Fyll i ärendenumret på det ärende handlingen

ligger på samt numret på den handling du vill länka till och eventuellt även ett namn på länken och

ytterligare information om den. Om du inte ändrar namnet manuellt kommer systemet att namnge

länken med ärendenumret på det ärende handlingen ligger på samt handlingsnumret på den handling

länken går till. När du är färdig klickar du på -knappen för att spara handlingslänken. Dels finns

slutligen möjlighet att redigera en redan befintlig länk. Det gör du genom att klicka på -knappen

framför den länk du vill redigera. Du får då upp motsvarande fönster som när du skapar en ny länk

men nu med informationen om den aktuella länken förifylld. När du är nöjd med eventuella ändringar

klickar du som vanligt på -knappen för att spara handlingslänken igen.

Figur 112 Skapa ny handlingslänk.

78


Ärendekortet

Om det finns minst en handlingslänk på ärendet så kommer en länk till listan med handlingslänkar att

visas direkt på ärendekortet.

Lägga till webblänk

Utöver andra ärenden eller handlingar kan det naturligtvis vara relevant att referera till information som

finns någonstans på webben. Liksom när det gäller ärendelänkar och handlingslänkar kan du för att

underlätta för den eller de som handlägger ett ärende välja att i stället för att bara anteckna att det

finns information som kan vara relevant att jämföra med, direkt lägga in en länk till varje av dessa

webbplatser direkt på det aktuella ärendets ärendekort. Observera dock att det du då lägger till är en

länk till en adress på webben, inte en viss information som fanns på den adressen när du besökte

webbplatsen. Vill du referera till en viss information sparar du t.ex. ner den webbsidan som fil och

registrerar som en handling. Http-länken ger däremot adressen till den webbplats som normalt visar

den för tillfället aktuella informationen om t.ex. en förordning, ett direktiv eller en rekommendation från

någon myndighet.

För att skapa en ny http-länk eller ändra en befintlig, klickar du på -knappen. Det fönster som

öppnas då är ett från vilket man kan se och ändra befintliga http-länkar samt skapa nya.

Figur 113 Lista över http-länkar.

Förutom de sedvanliga navigerings- och sorteringsmöjligheterna finns här fyra funktioner att välja

mellan. Klicka på någon av länkarna för att komma till den länkade webbplatsen. Den öppnas då i ett

separat fönster så att man kan arbeta vidare i systemet med den länkade webbplatsens information

som referens. Ta bort en webblänk genom att klicka på -knappen framför den länk du vill ta bort.

Skapa en ny webblänk genom att klicka på -knappen, uppe i funktionslisten, så att ett litet fönster

öppnas. Fyll i adressen till den webbplats du vill länka till och eventuellt även ett namn på länken och

ytterligare information om den. Om du inte ändrar namnet manuellt kommer systemet att namnge

länken med adressen på den webbplats länken går till. När du är färdig klickar du på -knappen för

att spara http-länken. För att redigera en länk klickar du på -knappen framför den länk du vill

redigera. Du får då upp motsvarande fönster som när du skapar en ny länk men nu med informationen

om den aktuella länken förifylld. När du är nöjd med eventuella ändringar klickar du som vanligt på -

knappen för att spara webblänken igen.

Figur 114 Skapa ny webblänk.

79


Manual för W3D3 version 2008 R2

Om det finns minst en webblänk på ärendet så kommer en länk till listan med webblänkar att visas

direkt på ärendekortet.

Lägga till avsändare/mottagare

Eftersom ärendet med dess ärendekort motsvaras av den mapp i vilken handlingar i ett ärende läggs

så har den ingen egen avsändare eller mottagare då det ju är handlingarna som skickas. Dessa kan i

sin tur skickas till, alternativt komma från, olika avsändare/mottagare. Därför är det så i systemet att

avsändare och mottagare anges för handlingar, inte ärenden. Vill du trots det, av någon anledning

lägga till en ny avsändare eller mottagare utan att registrera någon handling som den skickat eller

mottagit så kan man det. Vad som sker då är, för att behålla konsekvensen och stringensen, att

systemet skapar en handling som heter ”Avsändare/mottagare” och som har den inlagda ingivaren

som avsändare/mottagare. Normalt är det dock istället ”Motpart” som är lämpligt att använda när det

är ärendet som helhet som avses, se avsnittet ”Motpart”.

För att lägga till en ny sådan avsändare/mottagare-handling klickar du på -knappen. I det fönster

som öppnas då kan man fylla i uppgifterna om ingivaren samt om man vill ändra det förvalda namnet

på handlingen som kommer att skapas.

Lägga till handläggare

Den användare som är handläggarbehörig i en viss serie kan göra sökningar och se icke

sekretessbelagd information om ärenden och handlingar i denna serie. För att aktivt kunna arbeta med

ett visst ärende krävs dock att den som är registratorsbehörig i serien tilldelar användaren det

specifika ärendet. Handläggaren får då möjlighet att t.ex. lägga till handlingar, annoteringar, länkar,

makulera handlingar (som då går tillbaka till diariets inkommande handlingar varifrån du som

registrator kan avgöra vad som ska ske med handlingen) och ändra ärendestatus vartefter arbetet

fortskrider. Dessutom är det först vid tilldelningen som arbetsytan med eventuella arbetsdokument

görs tillgänglig för handläggare.

För att lägga till en ny handläggare (eller flera) klickar du på -knappen. I det fönster som öppnas då

klickar du i rutan för den eller de du vill tilldela ärendet. När du valt de du vill tilldela klickar du på -

knappen för att utföra tilldelningen och stänga fönstret. Om du istället bara vill utföra tilldelningen men

behålla fönstret öppet för att bläddra vidare och kanske tilldela fler handläggare som inte rymdes på

den sidan i listan så klickar du istället på -knappen innan du bläddrar vidare.

För varje vald handläggare kommer en ny kryssruta och en radioknapp att visas. Om du kryssar i

kryssrutan kommer handläggare att få registratorsbehörighet på ärendet. Den kan då ändra uppgifter

som till exempel ärendemening på ärendet som normalt endast registratorn har tillgång till. Om du

klickar i radioknappen kommer handläggaren att bli huvudhandläggare på Ärendet. Det som händer

då är att den valda handläggaren alltid kommer att visas överst i rullistan över handläggare i ärendet.

Figur 115 Tilldela nya handläggare.

För att komma till fönstret för tilldelning av handläggare kan du klicka på länken ”Handläggare” vid

fältet med befintliga handläggare på ärendet, istället för att klicka på -knappen. Detta är bara en

alternativ väg att utföra samma sak, funktioner och tillvägagångssätt är i övrigt identiskt.

80


Ärendekortet

Koppla medborgarinloggning till ärende

Medborgarinloggning ger organisationen möjlighet att tillåta enskilda medborgare att ta del av

informationen i enskilda ärenden. T.ex. kan detta användas för att låta medborgaren följa med i sitt

bygglovsärende eller ansökan om dagisplats hos en kommun. För mer information om

medborgarinloggning se avsnittet ”Medborgarinloggning” i avsnittet ”Registrera”.

För att ge en medborgare rätt att ta del av informationen i ett ärende, eller för att se vilka medborgare

som har tillgång till ärendet, klickar du på -knappen.

Figur 116 Medborgarinloggningar i ärende.

Klicka på -knappen för att koppla en ny medborgarinloggning till ärendet. Listan visar alla

medborgarinloggningar som er organisation har upplagda. Om du inte direkt ser den du letar efter kan

du söka efter den medborgare du vill ge tillgång till ärendet genom att fylla i namnet (eller delar av det)

i sökrutan.

Figur 117 Medborgarinloggningar i systemet.

Klicka på länken till den medborgare som du vill ska få tillgång till ärendet. Medborgaren läggs

automatiskt upp med behörighet att se ärendets metadata. Användarens behörigheter är dock inte

aktiverade utan personen som lägger upp medborgarinloggningen måste ange under vilket

tidsintervall som behörigheterna ska vara aktiva.

Listan med medborgarinloggningar i ärendet visar förutom användarid och namn även några

funktionsknappar.

För att ta bort medborgarinloggningen från ärendet klickar du på -knappen. Du kan även uppdatera

och aktivera medborgarens behörigheter. Det gör du genom att klicka på -knappen och tala om vilka

behörigheter som ska gälla. Därefter visas en -symbol om medborgarens behörigheter inte är aktiva

och annars en -symbol. Slutligen visas även vilken eller vilka behörighetsnivåer som givits

medborgarinloggningen. -symbolen visar att medborgaren har behörighet att se ärendeinformation,

-symbolen visar att medborgaren har behörighet att se information om ärendets åtgärder/handlingar

och -symbolen visar att medborgaren har behörighet att se dokument lagrade i ärendets

åtgärder/handlingar.

81


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 118 Uppdatera och aktivera behörighet för medborgarinloggning.

När du uppdaterar behörigheterna anger du om du önskar att behörigheterna ska vara aktiva helt utan

tidsbegränsning eller om du vill ge medborgaren tillgång till ärendet under ett bestämt tidsintervall. Det

är även här du anger vilka behörigheter du vill att medborgaren ska ha i det aktuella ärendet.

”Se ärende” innebär att medborgaren får ta del av metadata från ärendeakten. Exakt vilken metadata

som görs tillgänglig för medborgaren styrs av det publiceringsgränssnitt som organisationen valt att

använda. Gränssnittet kan konfigureras att presentera allt från enstaka fält till all information som finns

tillgänglig i ärendeakten. ”Se ärendes handlingar” innebär att medborgaren får ta del av metadata från

ärendets åtgärdet/handlingar, och tillgängligheten styrs och konfigureras på samma sätt som för

ärenden. ”Se ärendes dokument” innebär att medborgaren får läsa de dokument som registrerats i

handlingsakterna.

Kategorisera ärendet

För de som arbetar i en organisation där många ärenden är av en, eller ett begränsat antal, kategorier

av ärenden, inom vilka mycket av informationen oftast är identisk så finns det en möjlighet att

effektivisera registrerandet av dessa kategoriärenden. Detta görs genom att definiera en eller flera

kategorier för vilka huvudregistrator sätter upp mallar med den information som ska kunna läggas in

automatiskt genom att välja kategoritillhörighet istället för att skriva in informationen i varje enskilt fält.

Se avsnittet ”Kategorier”.

För att kategorisera ett ärende klickar du på -knappen och får då upp ett fönster där du kan välja

bland de kategorier som finns upplagda. När du valt en kategori så visas, nedanför avgränsningslinjen

mitt i informationsfönstret, informationen som finns förvald för de olika fälten. Tänk på att om du redan

fyllt i information i något av dessa fält innan du väljer att kategorisera så kommer den informationen att

skrivas över. Det går naturligtvis bra att först kategorisera för att sedan ändra eller komplettera t.ex.

ärendemeningen. När du är nöjd med valet av kategori klickar du på -knappen för att spara d.v.s.

utföra kategoriseringen.

82


Ärendekortet

Figur 119 Kategorisera ärende.

Lägga till beslutsuppgifter

När beslut fattas i ett visst ärende så bör detta naturligtvis registreras på det ärendet. Beslutstexten,

underlagsdokument etc. är ju handlingar i ärendet och bör därför läggas in som sådana medan

informationen om att beslutet fattats, av vilken instans etc. läggs på ärendets ärendekort.

För att lägga till uppgifter om beslut i ärendet klickar du på -knappen och får då upp ett fönster

rörande just beslut. De fält som finns är dels två kryssrutor för att tala om huruvida beslut fattats

respektive anmälts till nämnd, dels ett datumfält för att ange beslutsdatum, dels fält för att ange

aktuellt beslutande organ, paragraf, beslutsnivå motivering samt beslut. Klicka på -knappen för att

spara uppgifterna när du är klar.

Figur 120 Beslutsinformation.

Om det finns ett beslut i ärendet så kommer en länk till beslutsinformationsfönstret att visas direkt på

ärendekortet.

Expedieringslista

Det är även möjligt att skapa en expedieringslista med personer som ska delges beslut i ett ärende.

Detta förutsätter att ni använder systemets funktioner för nämndhantering. Listan kan infogas som

mottagarlista när du e-postar handlingar i ärendet. En expedieringslista kan vara kopplad till ett ärende

eller en paragraf på en föredragningslista. Klicka på -knappen för att öppna och redigera ärendets

expedieringslista. Vill du lägga in ärendets motpart klickar du på -knappen. För att lägga in någon av

handlingarnas mottagare/avsändare väljer du -knappen i funktionslisten. Vill du lägga in en helt ny

post klickar du istället på -knappen och fyller i uppgifterna i fönstret som öppnas. För att ta bort en

post i listan klickar du på -knappen framför den. När du är färdig klickar du på -knappen i

funktionslisten för att stänga fönstret.

Figur 121 Expedieringslista.

83


Manual för W3D3 version 2008 R2

Sekretessbelägga ärendet

Som nämnts tidigare kan såväl hela ärenden som enskilda handlingar sekretessbeläggas. Det innebär

att det mesta av informationen i ärendet döljs för alla utom för dem som är antingen

registratorsbehöriga i den aktuella serien eller är tilldelade ärendet som handläggare. Det räcker alltså

inte med att vara handläggare i serien, du måste vara tilldelad det specifika ärendet för att få se den

sekretessbelagda informationen. För den som inte får se sekretess, syns det naturligtvis att ärendet

finns (inklusive ärendenummer) men inte informationen om ärendet. Denna måste man be t.ex.

registrator om så att en värdering av vad som får lämnas ut kan ske. Tänk på att detta är vad som

gäller i vanliga gränssnittet i systemet. Om organisationen använder sig av t.ex. det publika

webbgränssnittet för att tillgängliggöra information på intranät eller Internet så är det upp till den

enskilda organisationen vilka fält som visas.

Ärenden sekretessbeläggs i systemet genom att klicka på -knappen i funktionslisten på ärendets

ärendekort. I det fönster som öppnas kan man kryssa i rutan för att sekretessbelägga ett ärende.

Vidare kan man här ange datum för sekretessbeläggandet och eventuellt datum för när sekretessen

löper ut. Dessutom kan man ange vem som beslutat om sekretessbeläggandet och med stöd av vilket

lagrum. Dessa sista uppgifter kan vara till stor nytta t.ex. för den registrator som får förfrågningar

angående ärendet och inte själv är säker på vad som är sekretessbelagt och varför. När du är nöjd

med informationen klickar du på -knappen för att spara uppgifterna.

Figur 122 Sekretessinformation.

Om ärendet är sekretessbelagt så kommer en länk till sekretessinformationsfönstret att visas direkt på

ärendekortet.

PUL

På ärendekortet har du även möjlighet att ange PUL-information för ärendet. Motsvarande möjlighet

finns även för enskilda handlingar. Väljer du att lägga in informationen på ärendenivå så gäller det för

hela ärendet. Du kan föra in informationen på två sätt. Från rullisten ”PUL” på ärendekortet kan du

välja mellan alternativen ”Markerad” eller ”Skyddad”. Markerad betyder att personen har medgett

utlämnande av personuppgifter. Skyddad betyder att personuppgifter ej får lämnas ut. Ingen

markering betyder att uppgift saknas.

Du kan också klicka på -knappen i ärendets funktionslist. Du kan då se vem som registrerat

uppgiften och när det skedde samt föra in vilket lagrum PUL-markeringen stödjer sig på.

84


Ärendekortet

Figur 123 PUL-information.

Om ni använder PUL-funktionen så går det även att få externa sökningar, t.ex. på er hemsida, att ta

hänsyn till denna information så att inga uppgifter som är markerade ”Skyddad” går att läsa därifrån.

Generera rapport

Ärendespecifika rapporter kan nås direkt från ärendekortet istället för att behöva klicka till ”Rapporter” i

navigeringslisten. Istället klickar du på -knappen i ärendets funktionslist och väljer därefter den

rapport du vill använda, från listan som visas.

Figur 124 Ärendespecifika rapporter.

Sök fil/dokument i ärendet

Om du letar efter en fil i ett visst ärende så kan du istället för de allmänna sökfuktionerna klicka på -

knappen för att få upp ett sökfönster för att söka efter filer i just det aktuella ärendet.

Figur 125 Sök efter fil i ärende.

Ärendehistorik

I rubrikraden nedanför funktionslisten finns i de flesta ärendekort en ”Visa historik”-länk. Klickar du på

den får du upp en länklista med länkar till bilder av alla tidigare sparade versioner av ärendet.

85


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 126 Ärendehistoriklista.

Klickar du på någon av dessa länkar får du fram en bild av hur ärendet såg ut vid det aktuella tillfället

inklusive klassificeringar, handlingar etc. Tänk dock på att historikfönstret är baserat på W3D3:s

standardärendekort vilket kan vara ett annat än det som används för ärendet ifråga.

Figur 127 Historikversion av ärendekort.

Kopiera ärende

Du kan välja att kopiera ärenden till de serier du har registratorsbehörighet.

Öppna ärendet du vill kopiera. Längst upp på ärendekortet klickar du på knappen . I dialogrutan

som visas väljer du först om endast ärendeinformationen sak kopieras eller om hela ärendet inklusive

handlingar ska kopieras. Därefter väljer du till vilken serie ärende ska kopieras. När du gjort valen

klickar du på längst upp till vänster. Nu skapas ärendet och du kan nå det via ärendelänken som

visas i dialogrutan.

Remiss

86


Ärendekortet

Ärende kan skickas på remiss till en eller flera instanser. Remisserna skickas antingen till extern part,

eller till någon part inom den egna organisationen. Båda sätten hanteras på samma sätt, men för

interna remisser skapas handlingar per automatik (till exempel behöver inte remissvar läggas in

manuellt). Här beskrivs hur interna remisser hanteras.

För att skicka hantera remisser klickar du på -ikonen på ärendekortet. Du får då upp fönstret för att

hantera remissinstanser. Här kan du välja att skapa ny remissinstans genom att klicka på . Följande

fönster visas:

Figur 128 Skapa remissinstans

Fyll i sista svarsdatum och kontaktuppgifterna för remissinstansen samt välj till vilken serie remissen

ska skickas. När du är klar sparar du fönstret och då skall fönstret för hantering av remisinstaner se ut

så här:

Figur 129 Fönster för hantering av remissinstanser

För att skicka remissen till den/de remissintstanser du önskar kryssar du för rutan för respektive

remissinstans och klickar sedan på . I fönstret som visas får du skriva ett meddelande samt har

möjlighet att bifoga filer ur ärendet som sedan skickas till remissinstansen. För att skicka remissen

klickar du på .

87


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 130 Skicka remiss

Remissen skickas nu till inkorgen för den serie du valde när du skapade remissinstansen. Registratorn

för den valda serien öppnar den inkomna remissen och kan därifrån skapa ett remissvarsärende:

Figur 131 Skapa remissvarsärende utifrån remisshandling

Utifrån remissvarsärendet svarar remissinstansen på remissen (via länk på ärendekortet för

remissvarsärendet). När remissvaret skickar sparas remissvaret på det ursprungliga remissärendet.

88


Ärendekortet

Figur 132 Utdrag ur handlingslistan från det ursprungliga remissärendet, handling med remissvaret har

skapats

89


Handlingskortet

Då handlingar av olika slag spelar en central roll i all ärendehantering kommer du att, oavsett din roll

och dina behörigheter, komma i kontakt med handlingar i olika sammanhang i systemet. Information

som finns eller kan finnas om handlingar, liksom de funktioner som du kan utföra avseende dessa,

varierar beroende på var, när och i vilket sammanhang handlingen visas. Det finns därför ett antal närbesläktade

handlingskort för att visa handlingar i systemet. De är alla snarlika men skiljer i vissa

detaljer beroende på vilken information och vilka funktioner som är relevanta i det specifika sammanhanget.

Dessa olika handlingskortsvarianter beskrivs nedan utifrån sina respektive sammanhang.

Inkomna, ej registrerade handlingar

I inkorgen visas, för dig som är minst registratorsbehörig, alla icke registrerade handlingar som finns i

den valda serien. För att komma till en viss handling klickar du på handlingens namn. Innan du

bestämmer dig för att registrera handlingen (se avsnittet ”Registrera handling”) kan du här göra flera

justeringar eller tillägg, såsom att ändra ankomstdatum eller sätta handlingstyp.

Om handlingen som ska registreras eller arbetas med på annat vis inte finns bland inkomna

handlingar ännu kan du antingen skicka in den dit i form av e-post eller lägga upp den manuellt direkt

bland de inkomna handlingarna (se avsnittet ”Ny handling”). För att kunna skicka in handlingar med e-

post direkt till serien, krävs att det finns minst ett e-postkonto korrekt kopplat till serien i fråga. Är du

osäker så kontakta administratören eller den systemansvarige i er organisation.

Ny handling

För att lägga in en ny handling manuellt, direkt bland inkomna handlingar klickar du på

uppe till vänster i funktionslisten.

-knappen

I fönstret ”Ny handling” finns ett antal fält för att registrera information om en viss handling. Nedan

följer en kort beskrivning av vart och ett av dessa fält. Den faktiska handlingen kan t.ex. bestå av ett

fysiskt dokument som inte skall lagras i elektronisk form eller ett telefonsamtal eller ett elektroniskt

dokument som du har t.ex. på din hårddisk.

Figur 133 Fönster för att skapa en ny handling.

Den vänstra halvan av handlingskortet är till för information som avser handlingen som sådan medan

den högra är till för det som gäller eventuella avsändare eller mottagare.

Översta fältet, ”Åtgärd/Handl.” är till för rubriken eller namnet på just den här handlingen eller

åtgärden. Detta fält är obligatoriskt.

91


Manual för W3D3 version 2008 R2

Du kan kryssa i om handlingen skall vara ad acta, d.v.s. lagd till handlingarna och stängd för vidare

behandling samt om handlingen är intern och därför inte ska med på vissa rapporter såsom t.ex.

postlista.

Bredvid de två kryssrutorna finns en rullist för att registrera handlingens riktning. Du väljer här mellan

”Inkommande” och ”Utgående” beroende på om handlingen som avses har kommit från eller skickats

till någon utanför organisationen. Om det rör sig om en handling som upprättats hos er och som inte

har skickats till någon lämnas rullisten utan ändring.

Under kryssrutorna och rullisten för riktning finns ett fält för att visa vem som skapat eller lagt upp

handlingen i systemet. Detta är endast ett informationsfält och du kan således inte ändra

informationen i det.

På handlingskortet finns två datumfält. Fältet ”Datum” avser ankomstdatum eller utskicksdatum

beroende på handlingens riktning. Systemet föreslår automatiskt ett datum baserat på handlingens

ankomst till systemet (med hjälp av e-post eller genom att du har skapat den manuellt direkt i

systemet). Vid behov kan du ändra detta. Även registreringsdatum fylls i automatiskt av systemet och

blir det datum då handlingen faktiskt registreras på ett ärende i systemet. Detta fält kan du således

inte ändra.

Därefter följer tre rullister från vilka du kan välja mellan de handlingstyper respektive handlingsstatusar

som den/de med huvudregistratorsbehörighet lagt upp för den aktuella serien samt välja eventuell

PUL-klassificering (se avsnittet ”PUL”).

Fältet ”Extern ref. ” används normalt för externa hänvisningar till exempel till motsvarande ärende hos

en annan organisation.

Det återstående fältet ”Information” är till för eventuell kompletterande information. Det är alltså inte

själva åtgärden eller handlingen utan information om den.

Längst ner i fönstret för att skapa en ny handling visas en lista med eventuella bifogade filer. Det är

enkelt gjort att bifoga en fil i valfritt format, t.ex. från hårddisken i din dator, till handlingen. För att göra

det klickar du på -knappen. Då öppnas fönstret ”Ladda upp fil”.

Figur 134 Fönster för att ladda upp fil från disk.

Om du här klickar på knappen ”Bläddra...” (eller ”Browse…” om du använder engelskspråkig version

av Windows) får du upp ett vanligt filväljarfönster i Windows. Med hjälp av det kan du leta dig fram till

den fil du vill bifoga handlingen. När det är gjort väljer du den önskade filen och klickar på knappen

”Öppna”. Vet man var filen finns kan man naturligtvis skriva in sökvägen direkt istället för att bläddra

fram den innan man klickar på ”Ladda upp den valda filen”.

92


Handlingskortet

Figur 135 Filväljaren i Windows.

Du kan även bifoga en meddelandetext genom att skapa en textfil direkt från handlingsfönstret. För att

göra det klickar du på -knappen. Du får då möjlighet att skriva det du vill i meddelandetextfältet och

om du önskar, byta filnamn innan du sparar filen på handlingen.

Figur 136 Fönster för att skapa textfil direkt i handling.

Den högra halvan av handlingsfönstret är till för information om handlingens avsändare eller

mottagare. När det gäller en handling som skapas manuellt direkt i systemet finns naturligtvis inte

denna information utan du som registrerar den måste själv lägga till denna information. Det görs

genom att klicka på -knappen uppe i funktionslisten eller klicka direkt i namnfältet.

Observera att när du lämnar namnfältet kommer systemet att jämföra det du skrivit med de befintliga

avsändare/mottagare som finns i systemet och om någon eller några av dessa stämmer med det du

angivit kommer de att visas i en lista från vilken du kan välja om det där finns någon som är den du

avser. Om du endast fyllt i organisationsfältet kommer systemet förutsätta att det är organisationen i

fråga som är avsändare/mottagare och därför kopiera denna information till namnfältet innan namn-

93


Manual för W3D3 version 2008 R2

uppslaget görs mot adressregistret. Notera även att det endast är namnfältet som är obligatoriskt för

en avsändare/mottagare.

Figur 137 Lista med avsändare/mottagare vars namn innehåller det som fyllts i, i namnfältet.

Vill du ta bort en avsändare/mottagare från en handling klickar du på

att klicka på ”OK” i det fönster du får upp.

-knappen och bekräftar genom

Figur 138 Varningsmeddelande vid borttagande av avsändare/mottagare.

Du kan även lägga in beslutsinformation på handlingen genom att klicka på -knappen i

funktionslisten. Detta fungerar likadant som när du lägger till beslutsinformation på ärendenivå (se

avsnittet ”Lägga till beslutsuppgifter”).

Med hjälp av -knappen och -knappen i handlingens funktionslist har du dessutom möjlighet att

lägga in sekretess-, och PUL-information om handlingen. Funktionerna är de samma som

motsvarande på ärendenivå (se avsnitten ”Sekretessbelägga ärendet” respektive ”PUL” i avsnittet

”Funktionslisten”).

När du är klar med att fylla i all information om handlingen, koppla den till rätt avsändare, bifoga

eventuella filer etc. sparar du den genom att klicka på -knappen uppe i funktionslisten. Då läggs

handlingen överst i listan över inkomna handlingar. Från listan kan du sedan registrera handlingarna

till de respektive ärenden de hör. Om du vet vilket ärende en handling bör registreras i är det normalt

enklare att utgå direkt från det ärendet och skapa/lägga upp den nya handlingen där (Se avsnittet ”Ny

handling” i avsnittet ”Registrerade handlingar”).

Registrera handling

För att registrera en befintlig handling i listan över inkomna handlingar klickar du på handlingsnamnet

för att komma till fönstret ”Registrera handling”.

94


Handlingskortet

Figur 139 Registrera handling.

Precis som när du lägger upp en handling manuellt, kan du innan du bestämmer dig för att registrera

handlingen här göra flera justeringar eller tillägg till den metadata som finns om handlingen (se

avsnittet ”Ny handling”).

Det finns dock några skillnader eftersom det nu rör en handling som redan finns upplagd/inkommen,

även om den inte ännu registrerats på något ärende.

Dels kan du radera handlingen eller någon av dess bilagor. Det gör du genom att klicka på -knappen

i funktionslisten för att radera hela handlingen respektive att klicka på -knappen vid den fil/bilaga du

vill radera. Det går även bra att titta på/ladda hem bilagan genom att klicka på dess namn.

Har handlingen kommit till inkorgen i fel serie kan du om du är behörig, direkt flytta den till önskad

serie genom att klicka på -knappen och välja rätt serie i det fönster du då får upp för att sedan spara

genom att klicka på -knappen i detta fönster.

Figur 140 Fönster för att flytta felsänd handling.

När en handling finns kan du även skicka e-post direkt från den genom att klicka på -knappen och

får då upp ett e-postformulär som fungerar likadant som när du e-postar från en handling som är

registrerad på ett ärende (Se avsnittet ”Skicka handling med e-post” i avsnittet ”Handlingar på

ärendekortet”), så när som på att du naturligtvis inte kan använda information som finns tillgänglig först

när den är registrerad på ett visst ärende. Det gäller till exempel att bifoga filer från andra handlingar i

ärendet.

95


Manual för W3D3 version 2008 R2

Det du kan göra i övrigt med handlingen fungerar likadant som när du skapar en ny handling (se

avsnittet ”Ny handling”) så när som på att du här har några funktioner du kan välja på för registrering

av handlingen.

För att registrera handlingen som första handling i ett nytt ärende klickar du på -knappen och får då

för säkerhets skull en fråga om huruvida du är säker på att du vill skapa ett nytt ärende och registrera

handlingen i detta. Klicka på ”OK” för att registrera och komma till det nya ärendets ärendekort eller

klicka på ”Avbryt” för att återgå till fönstret med handlingens metadata.

Figur 141 Säkerhetsfråga vid skapande av nytt ärende.

Då du valt att registrera en handling i ett nytt ärende skapas automatiskt ett ärende med ett unikt

ärendenummer. Uppgifterna kring ärendet presenteras på det nya ärendets ärendekort där du efter

behov kan fortsätta att arbeta med ärendet. För mer information se avsnittet ”Ärendekortet”.

Om du i stället vill registrera handlingen i ett befintligt ärende klickar du på

ärendenumret samt klickar på -knappen för att spara ditt val.

-knappen och skriver in

Figur 142 Registrering av handling i ett befintligt ärende.

Vet du inte vilket ärendenummer ärendet du vill registrera handlingen på, kan du snabbt komma till

valfritt sökfönster genom att använda dess kortkommando. För mer information om att söka i systemet

se avsnittet ”Sök” samt ”Bilaga 2 – Kortkommandon”.

Vill du istället kampanjföra en handling klickar du på -knappen och väljer till vilken kampanj du vill att

handlingen ska föras. För mer information om vad en kampanj är och hur man kan utnyttja sådana se

avsnittet ”Kampanjer”.

Figur 143 Kampanjföring av handling.

Registrerade handlingar

I inkorgen visas alla icke registrerade handlingar som finns i en viss serie. När de av dessa som inte

skulle gallras har registrerats kommer de, för alla som är behöriga, att finnas tillgängliga på de

96


Handlingskortet

ärenden de lagts. Huruvida du enbart får se handlingarna eller om du även får arbeta med dem beror

på vilka behörigheter du har. Är du osäker på vad du får göra eller har andra frågor angående dina

behörigheter i ert system bör du fråga er systemansvarige.

Ny handling

För att lägga till en ny handling i ett ärende klickar du på -knappen i ärendets funktionslist eller

använder kortkommandot ”Ctrl+n” när du har ärendekortet aktivt. Fönstret som då öppnas ser ut på

samma sätt som det som öppnas då du lägger till en ny handling i inkomna handlingar med -

knappen som enda skillnad. Med hjälp av den kan du bifoga arbetsdokument direkt från ärendet.

Figur 144 Handlingskort för att lägga till handling i befintligt ärende.

Funktionsmässigt finns en skillnad till som du kan se om du klickar på -knappen i funktionslisten.

Detta fungerar fortfarande likadant som när du lägger till beslutsinformation på ärendenivå (se

avsnittet ”Lägga till beslutsuppgifter”) men med den skillnaden att du nu har möjlighet att, förutom att

spara beslutsinformationen på handlingen, välja att spara den även som beslutsinformation på

ärendet som helhet. Det gör du genom att klicka på -knappen.

Figur 145 Fönster för beslutsinformation på handling i ärende.

97


Manual för W3D3 version 2008 R2

Befintlig handling i ärende

Detta handlingskort påminner mycket om kortet för att skapa en ny handling i ärendet. Den stora

skillnaden är dock att det här rör sig om en redan registrerad handling varför en del funktioner som

inte är relevanta, saknas i funktionslisten här, medan andra tillkommit. De som saknas är de som är till

för att lägga till en fil av något slag till handlingen vilket inte är relevant i en redan registrerad handling.

Endast de tillkomna beskrivs här nedan. För mer information om de övriga funktionerna se avsnittet

”Ny handling” i avsnittet ”Inkomna, ej registrerade handlingar”.

Figur 146 Handlingskort för registrerad åtgärd/handling.

Lägg till handling på föredragningslista

Liksom du kan lägga ärenden till ett möte kan du även lägga till en viss handling. För att lägga till en

länk till den aktuella åtgärden/handlingen på ett möte klickar du på -knappen i funktionslisten och

väljer sedan till vilket möte i vilken nämnd handlingslänken skall läggas. För mer information

funktionen se avsnittet ” Lägg till ärende på föredragningslista”.

E-posta från handling

Genom att klicka på -knappen får du upp ett e-postformulär som fungerar exakt likadant som när du

klickar på -knappen framför handlingsraden i ärendekortet. (Se avsnittet ”Skicka handling med e-

post” i avsnittet ”Handlingar på ärendekortet”).

Lägga till beslutsuppgifter

Detta fungerar likadant som när du lägger till beslutsinformation på en ny handling i ärendet (se

avsnittet ”Ny handling” i avsnittet ” Registrerade handlingar”) inklusive att du har möjlighet att förutom

att spara beslutsinformationen på handlingen, dessutom kan välja att spara den även som

beslutsinformation på ärendet som helhet. Det gör du genom att klicka på -knappen.

Publicera fil

För att du som användare på ett enkelt sätt ska kunna publicera en fil från en handling registrerad i ett

ärende, kan det finnas så kallade publiceringsnoder med eventuella undernoder tillgängliga för dig.

Med hjälp av dessa kan du publicera på t.ex. ert intranät. För att du ska kunna göra detta krävs att ni

använder CMS-modulen (Content Management System) i er organisation och att den är kopplad mot

den eller de platser informationen skall publiceras. Är du osäker på om detta är gjort eller hur det

fungerar kan du fråga er administrator/systemansvarige.

98


Handlingskortet

För att publicera en fil klickar du på -knappen framför filens namn i listan över bifogade filer på

handlingskortet och får då upp ett fönster för publiceringsinformationen.

Figur 147 Publicering av dokument.

Börja med att klicka dig fram bland publiceringsnoder och undernoder (mappar) i trädstrukturen i

vänstra delen av fönstret, till den plats där du vill publicera dokumentet. När du klickar i strukturen

kommer den aktuella publiceringsadressen att visas överst i den högra delen av fönstret. Därunder

finns tre fält för namn, sortering, respektive beskrivning. Beskrivning behöver du inte använda medan

de andra två är obligatoriska. I båda de obligatoriska fälten kommer filens namn att finnas om du inte

ändrat dem. I namnfältet fyller du i det namn du vill att fillänken ska visas med på den plats där du

publicerar. Detta påverkar alltså inte filens namn utan är namnet på den publicerade länken.

Sorteringen inom respektive publiceringsnod är alfabetisk på fältet ”Sortering” vilket innebär att om du

inte ändrar något när du publicerar en fil så kommer den publicerade länken heta som filen heter och

vara sorterad på filnamnet.

Nederst i högra delen av fönstret finns en kryssruta och två datumfält. Dessa använder du för att tala

om när den publicerade länken till filen ska vara tillgänglig. Om du vill kan du fylla i ett start- och ett

slutdatum för publiceringen. Alternativt kan du kryssa i rutan och därmed låta publiceringen gälla till

dess rutan kryssas ur.

Kopiera fil till arbetsytan

En fil som fastslagits och därmed finns på en registrerad handling får du inte ändra i. Däremot kan det

i många fall vara praktiskt att kunna utgå ifrån den information som finns i en fastslagen fil när du ska

skriva något. T.ex. kan det vara en enkät, remiss eller kravspecifikation som du vill skriva ett svar på.

Då underlättar det om du utgår ifrån en arbetskopia av den registrerade handlingens fil istället för att

behöva skriva av informationen. Du kan enkelt skapa en arbetskopia av en viss fil genom att klicka på

-knappen framför filnamnet i handlingsnamnet. Kopian som skapas kommer att ligga på ärendets

arbetsyta, där du kan arbeta vidare med den (se avsnittet ”Lägga till arbetsdokument” i avsnittet

”Funktionslisten”).

Avsändar-/mottagaruppgifter

Den högra delen av handlingsfönstret är även här till för informationen om avsändare/mottagare av

handlingen. Om det finns fler mottagare av handlingen kan du välja vilken du vill se adressuppgifter

om genom att välja den aktuella mottagaren i rullisten överst i högra delen av handlingsfönstret. Den

valda avsändaren/mottagaren kan naturligtvis finnas registrerad på fler handlingar i ärendet. Därför

visas underst i den högra delen av handlingskortet en lista över samtliga ärendets handlingar med den

valda avsändaren/mottagaren.

Kopiera handling

99


Manual för W3D3 version 2008 R2

Handlingar som är registrerade på ett ärende går att kopiera till inkorgen för en serie du har behörighet

i. För att kopiera handlingen klickar du på knappen i funktionslisten. Du får då upp en dialogruta

där du får välja till vilken serie handlingen ska kopieras. När du valt serie och klickat Kopiera ( )

läggs en kopia av handlingen i den valda seriens inkorg.

100


Sök

För att kunna söka i systemet finns ett antal sökfunktioner samlade under rubriken sök i navigeringslisten.

De första tre går direkt till varsitt sökfönster, den fjärde visar en lista där du kan välja mellan alla

olika sökfönster medan de nästa två genererar fördefinierade listor och de nedersta två (”Ärendekö”

respektive ”Att göra”) enbart används i samband med workflow och därför kanske inte visas i din

navigeringslist.

Figur 143 Sökstartsida.

Allmänt om sökfönster

Observera att det i flera sökfönster finns en kryssruta, i funktionslisten, för att välja att inkludera även

de poster som är avslutade och ad acta. Så länge rutan inte är ikryssad visas enbart de ärenden som

inte är Ad acta ännu (för mer information se avsnittet ”Ad acta”).

Ovanför listan med träffar finns en rubrikrad som du i de flesta sökfönster kan använda till att tala om

hur du vill att träffarna ska sorteras. För att sortera på till exempel fältet ”Ärendemening” klickar du helt

enkelt på den kolumnrubrik som heter ”Ärendemening”. En liten triangel i den aktuella kolumnens

rubrikfält visar om dina träffar är sorterade i stigande eller fallande ordning. Vill du ändra från stigande

till fallande sorteringsordning eller tvärt om, klickar du bara på kolumnrubriken igen.

Startsida

Funktioner i navigeringslisten är i första hand anpassade efter handläggarrollens behov då detta är

startsida för den som är handläggare. De fyra sökalternativen är ”Via ärendekort”, ”I ärende”, ”I

dokument” respektive ”Övriga sök” och de två listningarna avser handläggarens bevakningsdatum

respektive öppna ärenden. I informationsfönstret visas en lista med länkar till ärenden. Dessa går till

de ärenden som användaren varit inne på senast, listade med det senaste överst; detta för att

minimera behovet av att söka.

Via ärendekort

Det första sökalternativet är att söka via s.k. metadata d.v.s. data om data, i det här fallet

informationen om ärenden och handlingar snarare än informationen i handlingarna. Det motsvarar

grovt den information som återfinns på ärendets ärendekort.

101


Manual för W3D3 version 2008 R2

För att göra en sökning baserad på metadata, klickar du på ”Via ärendekort” och får då upp ett

sökfönster med ett stort antal fält. För att utföra en sökning via ärendekortet så måste du först välja

vilken serie du vill söka i med hjälp av rullmenyn i funktionslisten, om inte detta redan är valt.

Figur 149 Fönster för att utföra sökningar utifrån information som lagras på ärende.

I detta sökformulär kan du utföra både enkla och mer avancerade sökningar i systemet. Du kan fylla i

sökbegrepp i alla fälten, och därmed söka på bara ett ord, en handläggare etc. eller kombinationer av

alla dessa fält. Det går även bra att bara skriva en del av ett ord. Dessutom finns möjlighet att

begränsa sökningen mellan vissa datumintervall. Det görs genom att du väljer vilken eller vilka typer

av datum begränsningen avser och om det ska vara begränsat till före eller efter ett datum eller mellan

två. När du valt och skrivit in dina sökkriterier klickar du på -knappen eller returtangenten för att

utföra sökningen. Längst ner i fönstret visas de första träffarna. Hur många som visas i listan beror på

dina personliga inställningar (se avsnittet ”Inställningar”). Vill du se fler kan du antingen som vanligt

bläddra mellan de olika sidorna med träffar eller så kan du klicka på -knappen för att se en

utskriftsvariant av sökfönstret med alla träffar (max 1000 i taget). Träffarna har ärendenumren i form

av länkar så att du kan klicka dig direkt till ärendekortet för respektive ärendet.

För att rensa alla sökbegrepp från formuläret så trycker du på -knappen så att alla fält är helt tomma

innan nästa sökning. Tänk på att ett mellanslag som kommit in i ett fält av misstag inte syns för dig

men det begränsar sökningen eftersom även det är ett tecken.

-symbolen framför en post i träfflistan betyder att ärendet är sekretessbelagt. Detta för att du som får

se

informationen ändå ska veta att det kan vara sådant du inte får föra vidare.

Sökbyggare

Det finns en mycket kraftfull sökbyggare i systemet. Den når du via "Sökbyggare"-knappen eller

kortkommando Ctrl+2.

102


Sök

Figur 150 Sökbyggare.

För att söka väljer du, i den andra rullisten i sökraden direkt under ”Visa träfflistan”-knappen, först

vilket objekt i databasen du är intresserad av och därefter, i nästa rullist, den egenskap hos objektet

som du vill använda för sökkriteriet. Därefter talar du, med hjälp av den tredje rullisten, om huruvida

poster du söker efter måste innehålla, börja på eller vara lika med något visst för att komma med i din

träfflista. T.ex. kan du välja alla poster där ärendets egenskap "Registrator" innehåller ditt namn för att

se hur många ärenden du skapat i systemet. I den första kolumnen på raden kan du negera kriteriet

för att välja ut alla poster som inte stämmer med kriteriet du valt för din sökning.

När du fyllt i urvalskriteriet kan du klicka på "Visa antal" för att se hur många träffar sökningen gav;

alternativt använder du returtangenten eller klickar på ”Visa träffmängd” för att se träffarna. Om du

behöver fler än ett sökkriterium väljer du "OCH" eller "ELLER" från rullisten sist i raden, för att tala om

hur nästa kriterium förhåller sig till det förra. Du får då en rad till.

Så snart du har mer än en rad kan du välja att ta bort rader med hjälp av

du inte behöver.

-knappen framför den rad

Nedanför sökdelen av fönstret finns ”träffdelen” där antalet träffar, alternativt träfflistan, visas. Om du

vill se andra fält än de tre förvalda i kolumnerna i träfflistan kan du välja från rullisterna i rubrikraderna.

Du väljer då aktuellt objekt från den övre och egenskap från den nedre av de två rullisterna för

respektive kolumn.

Om du vill ange en annan sorteringsordning klickar du på den lilla svarta fyrkanten till höger om den

kolumn du vill sortera på. Klicka igen om du vill ändra ordningen mellan stigande och fallande och

avsluta med att klicka på ”Visa träfflistan” för att hämta träffarna med den nya sorteringen.

Det går bra att spara dina egna sökningar. Det gör du genom att klicka på -knappen och ge

sökningen ett namn. När du öppnar sökfönstret i fortsättningen kommer sökningen att finnas i listan

över dina sparade sökningar. Om du vill ändra en sparad sökning väljer du den, ändrar den och sparar

den igen med samma namn. Om du istället sparar den med ett annat namn kommer den att läggas till

istället för att ersätta den tidigare. Har du valt en sparad sökning kommer även en -knapp för att ta

bort den sparade sökningen om du inte längre önskar ha den kvar.

Genom att klicka på -knappen sparar du sökningen publikt. Det vill säga att andra användare

kommer att kunna välja sökningen i rullmenyn ”Sparade sökningar”.

För att rensa alla sökbegrepp från formuläret så trycker du på -knappen så att alla fält återställs till

startläget inför nästa sökning.

Om du istället vill arbeta vidare med informationen du sökt fram kan du klicka på

träfflistan exporterad till MS Excel.

-knappen för att få

Fritextsökning

Det tredje sökalternativet är att söka via texten i handlingarna eller bland metadata i form av en fritextsökning.

Alla dokument i vanliga filformat (inklusive inskannade dokument) kan fritextindexeras av

systemet. Det gör att det går att söka på innehållet i t.ex. ett fax, en bifogad Excel-fil etc.

103


Manual för W3D3 version 2008 R2

För att göra en sökning baserad på innehållet i dokument, klickar du på ”Fritextsökning” och får då upp

ett sökfönster med endast två fält. För att utföra en sökning i dokument så måste du först välja vilken

serie du vill söka i med hjälp av rullmenyn i funktionslisten om inte detta redan är valt. Därefter skriver

du helt enkelt in det ord som du vill söka efter. För att utföra sökningen klickar du på -knappen eller

returtangenten och för att rensa sökkriterierna klickar du på -knappen.

Figur 151 Fönster för fritextsökning.

Träffarna presenteras i en lista med länkar dels till det dokument som träffen finns i och dels till det

ärende som dokumentet finns på. Det presenteras även ett kort utdrag ur texten så att du lättare ska

kunna bedöma vilken text som är den du söker. Dessutom visas en automatisk bedömning av träffens

överensstämmelse med sökkriterierna. Detta visas på en liten grafisk skala först på rubrikraden för

varje träff.

Figur 152Träfflista vid sökning i dokument.

I de fall träffen inte finns i ett dokument utan i metadata på ett ärende visas naturligtvis ingen länk till

dokument utan bara till ärendet och i dessa fall visas ärendemeningen istället för textutdraget.

Observera att om du kan de vanliga s.k. booleska uttrycken (OR, AND o.s.v.) går det också bra att

använda dessa för att förfina sökningen.

Övriga sök

För att inte fylla navigeringslisten med knappar till sökfönster som den enskilde användaren sällan

eller aldrig använder, finns en knapp för ”Övriga sök”. Denna öppnar en lista över alla de sökfönster du

kan välja mellan.

104


Sök

Figur 153 Lista över samtliga sökfönster.

Du kan nå alla dessa direkt med hjälp av respektive kortkommando varifrån i systemet som helst. Om

du vill öppna ett av de från listan klickar du helt enkelt på länken som utgörs av kortkommandot.

Samtliga fönster kan ersättas av de tre ovan beskrivna vad gäller funktionalitet; men för dig som vet att

du kan hitta det du letar efter med hjälp av t.ex. enbart ärendemeningen är det såväl snabbare som

enklare att använda ”Ctrl+8” än att söka med t.ex. sökbyggaren.

Figur 154 Fönster för att söka på ärendemening.

Bevakningsdatum

Nedanför sökknapparna i navigeringslisten finns knappen ”Bevakningsdatum”. Denna knapp

genererar en lista över alla bevakningsdatum som finns på något ärende där du är tilldelad som

handläggare. Detta för att ge en snabb och lättillgänglig möjlighet att se vad som förväntas

inträffa/utföras i de ärenden där du är handläggare. Listan visas direkt i huvudfönstrets

informationsfönster och har naturligtvis länkar till respektive ärende så att du snabbt kan komma till det

ärende du behöver utföra något i.

Öppna ärenden

Nedanför ”Bevakningsdatum” i navigeringslisten finns knappen ”Öppna ärenden”. Denna knapp

genererar en lista över alla icke avslutade ärenden där du är tilldelad som handläggare. Detta för att

ge en snabb och lättillgänglig möjlighet att se vilka av dina ärenden som ännu inte anses avslutade.

Listan visas direkt i huvudfönstrets informationsfönster och har naturligtvis länkar till respektive ärende

så att du snabbt kan komma till det ärende du behöver utföra något i.

Ärendekö

För att höja kvaliteten i ofta förekommande och väl definierade processer eller ärendeflöden kan man

skapa s.k. workflow (styrda arbetsflöden) som hjälp i handläggandet av ärendena. Det är för att kunna

komma åt de delsteg/deluppgifter i sådana workflow som du är behörig att utföra som du behöver

105


Manual för W3D3 version 2008 R2

knappen ”Ärendekö”. För att kunna stödja en process med hjälp av ett workflow i W3D3 krävs att ni

använder workflow-modulen i er organisation. Är du osäker på om detta är fallet kan du fråga er driftansvarige.

Om du inte alls ser knappen ”Ärendekö” i din navigeringslist så beror det på att din

administrator inte har givit dig det gränssnitt som behövs för att arbeta med workflow. För mer

information om hur workflow-modulen fungerar se separat workflow-manual.

Att göra

För att kunna komma åt de delsteg/deluppgifter i workflow som du inte bara är behörig att utföra, utan

som du dessutom tagit på dig eller blivit tilldelad att utföra, som du behöver knappen ”Att göra”. För att

kunna stödja en process med hjälp av ett workflow i W3D3 krävs att ni använder workflow-modulen i

er organisation. Är du osäker på om detta är fallet kan du fråga er driftansvarige. Om du inte alls ser

knappen ”Att göra” i din navigeringslist så beror det på att din administrator inte har givit dig det

gränssnitt som behövs för att arbeta med workflow. För mer information om hur workflow-modulen

fungerar se separat workflow-manual.

106


Rapporter

Under rubriken ”Rapporter” hittar du de rapporter som kan genereras utifrån informationen i systemet.

Exakt vilka rapporter som finns i ert system och exakt hur de ser ut och fungerar kan du kanske inte

hitta här. Det beror på att de rapporter som följer med systemet är en uppsättning exempelrapporter

som varje kund sedan väljer att använda som de är, att inte använda alls eller att redigera eller

komplettera med egna rapporter. Därför är beskrivningen här endast exempel på det allmänna sättet

att arbeta med rapporter.

Åtminstone följande datumrapporter brukar normalt finnas med vid installation:

Beslutslista: Lista över alla ärenden med beslut under en viss period.

Bevakningsdatum: Lista över alla bevakningsdatum under en viss period.

Expedieringslista: Lista över alla expedieringsdatum under en viss period.

Gallringslista: Lista över alla gallringsdatum under en viss period.

JK-rapport: Lista över ärenden som ska underställas JK

Nya ärenden: Lista över alla nya ärenden under en viss period.

Postlista: Lista över inkomna handlingar

För samtliga rapporter gäller att du börjar med att välja vilken serie du vill generera en rapport från

med hjälp av rullmenyn i funktionslisten. Därefter väljer du vilken rapport du vill generera och sedan

mellan vilka datum du vill ha den för. Slutligen väljer du om du vill generera den i text eller Wordformat

och klickar på -knappen för att generera rapporten.

Figur 155 Funktionslisten vid generering av rapporter.

107


Manualer

Under rubriken ”Manualer” i navigeringslisten kommer du åt samtliga aktuella manualer i elektroniskt

format. Vilka dessa är kan variera med bl.a. utvecklingen av systemet. Samtliga finns där tillgängliga i

pdf-format och du når dem genom att klicka på respektive manuals knapp. Då startar din pdf-läsare

(t.ex. Acrobat Reader) och manualen visas i huvudfönstrets informationsfönster. Saknar du möjlighet

att öppna pdf-filer kontaktar du lämpligen er IT-support eller motsvarande.

109


Personligt

Inställningar

När du loggat in i systemet för första gången bör du ändra det lösenord du blivit tilldelad, så att ditt nya

är ett som endast du känner till. Det gör du under menyn ”Personligt” och ikonen ”Inställningar” . Tänk

på att din organisation kanske har en policy angående lösenordsval. Om inte, är det ändå alltid bra att

tänka på att ett bra lösenord bör uppfylla några enkla krav, nämligen:

• Det bör vara sådant att du kan komma ihåg det utan att behöva skriva upp det

någonstans.

• Det bör inte kunna gissas av att någon känner dig. (t.ex. inte namn eller födelsedag för

familjemedlem eller husdjur).

• Det bör inte vara för kort; helst åtta tecken eller mer.

• Det bör innehålla en blandning av olika slags tecken t.ex. bokstäver och siffror.

• Det bör bytas regelbundet.

Som synes i visas inte det du skriver in, inte ens för dig; detta så att ingen t.ex. kan kika över axeln

och se det. Det innebär dock att du måste skriva lösenordet två gånger för att minska risken att du

råkar skriva fel och då får ett lösenord som inte ens du själv känner till.

Figur 156 Fönster för ändring av personliga inställningar.

I de två följande fälten kan du skriva in hur många poster eller träffar som ska visas i listor i huvudfältet

respektive i underfönster. T.ex. avgör detta hur många av dina senast öppnade ärenden som visas när

du klickar på ”Sök” i navigeringslisten. Har du en stor skärm och hög upplösning så kanske du vill öka

längden på listan och omvänt kanske du vill få en kortare lista om du normalt arbetar vid en liten

skärm med låg upplösning eller har en mycket långsam uppkoppling.

Är du behörig i fler serier än den du normalt arbetar i så vill du naturligtvis vara säker på att du arbetar

i rätt serie. Ett sätt att förenkla detta avsevärt och dessutom slippa välja serie lika ofta är att välja en

förvald serie. Det innebär att denna i fortsättningen kommer att vara vald åt dig redan när du kommer

in i systemet och vara vald till dess att du uttryckligen väljer någon annan.

Om det i ert system finns fler språk eller terminologier upplagda så kan du som användare välja

mellan dem genom att i nästa fält markera det språk du önskar. Språkinställningen avser alla s.k.

ledtexter i systemet.

Slutligen kan du också ställa in huruvida ActiveX ska användas för arbetsytan. Utan ActiveX öppnas

filer du vill arbeta med i webbläsaren i stället för i t.ex. Word. Du måste sedan spara och därefter ladda

upp dem till systemet igen när du är färdig. Med ActiveX sköts detta automatiskt och du behöver inte

hålla ordning på några filer på din hårddisk utan allt finns i systemservern. Dessutom öppnas de direkt

i rätt program såsom t.ex. Word eller Excel. För mer information om detta, se avsnittet ”Lägga till

arbetsdokument”. Notera att denna inställning endast anger om ActiveX ska användas. För att kunna

111


Manual för W3D3 version 2008 R2

göra det måste du ha installerat en WSC-komponent. Har du inte det så skall det stå nej på denna

inställning för att arbetsytan skall fungera korrekt.

Glöm inte att spara genom att klicka på diskettikonen uppe till vänster i funktionslisten, om du ändrat

någon av inställningarna. För att vissa ändringar i inställningar ska börja gälla kan det krävas att du

loggar ut och loggar in i systemet igen.

Längst ner till höger kan du välja vilket gränssnitt du vill använda dig av: W3D3 eller W3D3 – classic.

Om du väljer W3D3 – classic ser gränssnittet ut som versionerna innan hösten 2007. Om du istället

väljer W3D3 kommer gränssnittet visas enligt senaste versionen.

Logga ut

Under menyn ”Personligt” finns också en ikon för att logga ut ur systemet. Den kan du använda om du

vill logga ut omedelbart, t.ex. när du går på lunch, men behålla systemet öppet så att det går snabbt

att logga in och arbeta vidare när du kommer tillbaka. Om du inte loggar ut och inte heller stänger ner

webbläsaren så kommer du ändå att loggas ut automatiskt efter en viss tid, t.ex. 30 minuter eller en

timme. Detta för att minska risken att någon annan kommer in i systemet i ditt namn om du t.ex. gått

för dagen.

112


Bilagor

Bilaga 1 – Problemlösningshjälp

Om du råkar ut för problem som du inte kan hitta svar eller lösningar på, varken med hjälp av de olika

avsnitten i den här manualen eller genom att använda frågetecknet i systemet, bör du innan du

kontaktar den som ansvarar för användarstöd i er organisation titta i listan som följer. Där har vi listat

några vanliga problem samt dessas orsaker samt åtgärder för att avhjälpa dem.

Innan du eventuellt går vidare med att fråga den som är ansvarig för användarstöd i er organisation,

bör du förvissa dig om att du har korrekta uppgifter för inloggning. Där det brukar kunna bli fel är i

första hand webbadressen, användar-id och lösenord. Du bör också kontrollera att du använder en

webbläsare som är tillräckligt uppdaterad och att du har en fungerande anslutning till Internet.

Tabell 3 Vanliga problem, deras troliga orsaker samt åtgärder för avhjälpande.

Problem/fråga Förklaring Åtgärd/svar

Jag kommer inte till startsidan

trots rätt adress.

Ert W3D3 använder nu en

säkrare s.k. SSL-teknik

Protokollnamnet i adressen har då

ändrats från http:// till https://

W3D3-servern är ej i drift Kontakta systemansvarig/ITansvarig

Problem med

Kontakta IT-ansvarig

nätverk/uppkoppling

Jag får varningsmeddelanden

om säker plats.

Ert system använder SSL för

säkerheten.

Du behöver installera ett s.k.

certifikat, kontakta

systemansvarig/IT-ansvarig i er

organisation.

Hela huvudfönstret syns inte på

skärmen. T.ex. hamnar

rullisterna ”utanför bild”.

Fönstret uppdateras inte

Sidan visas inte korrekt eller

funktion utförs inte alls eller

felaktigt när knapp klickas.

Jag kan inte använda

funktionerna under t.ex. rubriken

”Registrera” i navigeringslisten.

Liten skärm i kombination med

låg upplösning.

Detta beror normalt på att din

webbläsare sparar gamla

versioner av sidan i ett s.k.

cache-minne.

Detta beror normalt på

JavaScript-inställningarna i din

webbläsare.

Du har inte tillräcklig behörighet

i den aktuella ärendeserien.

Kontrollera att skärmen är inställd

på minst 1024* punkters upplösning.

Skärminställningar hittar du från

startknappen i Windows genom att

öppna kontrollpanelen och därifrån

klicka på ”bildskärm” och välja

fliken ”inställningar”.

I Internet Explorer går du in under

menyn ”Verktyg” och väljer

”Internet-alternativ…”. Klicka på

knappen ”Inställningar” och klicka i

”Varje gång sidan besöks”.

I Netscape går du in under menyn

”Redigera” och väljer ”Inställningar”.

Välj ”Avancerat” och klicka på

”Cache” och klicka i ”Varje gång”.

I Internet Explorer går du in under

menyn ”Verktyg” och väljer

”Internet-alternativ…”. Väljer fliken

”Säkerhet” Klicka på knappen

”Anpassad nivå…” och klicka i

”Aktivera” för skript.

I Netscape går du in under menyn

”Redigera” och väljer ”Inställningar”.

Välj ”Avancerat” och klicka i

”Aktivera JavaScript”.

Om du råkar vara i fel ärendeserie

byter du serie med hjälp av rullisten.

Om du är i en serie där du ska få

utföra funktionerna i fråga, kontaktar

du din administrator som kan ge dig

rätt behörigheter i serien.

113


Manual för W3D3 version 2008 R2

Nya fönster kan inte öppnas i

W3D3, såsom t.ex. sökfönster,

ärendekort och handlingar

Hur gör jag om jag glömt mitt

lösenord, eller om W3D3 säger

att jag angett fel lösenord

Det visas varnings-

/felmeddelanden när jag försöker

öppna arbetsdokument på

arbetsytan.

När jag öppnar arbetsytan visas

ett varnings-/felmeddelande.

Jag kan inte öppna dokument i

TIFF-format.

Popup-blockerare installerad i

din webbläsare

Din webbläsare är inte inställd

för att tillåta att du använder dig

av ActiveX-komponenter.

Dina säkerhetsinställningar i

Internet Explorer tillåter inte

ActiveX.

Du behöver installera ett

program som hanterar TIFFfiler.

I vissa versioner av

Windows hanteras inte TIFFformatet

automatiskt av

webbläsaren.

Internet Explorer XPSP2:

Välj Verktyg/Pop-up

blockerare/inställningar.

Skriv in adressen till W3D3 i

adressfältet och välj Lägg till, tryck

sedan stäng. Om annan webläsare

än IEXPSP2 används eller annan

popupblockerare finns installerad så

hänvisar vi till dokumentationen för

dessa.

Kontrollera att "Caps Lock" inte är

aktiverat på ditt tangentbord. Om

det inte hjälper bör du kontakta din

systemansvarige, eller om du

använder tjänsten Accessia,

kontakta FormPipe:s support.

I Internet Explorer går du in under

menyn ”Verktyg” och väljer

”Internet-alternativ…”. Väljer fliken

”Säkerhet” Klicka på knappen

”Anpassad nivå…” och klicka i

”Aktivera” för ActiveX.

I Netscape går det inte att använda

ActiveX.

Följ nedanstående steg för att ställa

in Internet Explorer så den tillåter

ActiveX. Notera att andra

webbläsare inte kan använda

ActiveX.

1. Gå in under menyn "Verktyg" och

klicka på "Internet-alternativ".

2. Klicka på fliken "Säkerhet" och

markera säkerhetszonen

"Tillförlitliga webbplatser".

3. Klicka på knappen "Platser" och

lägg till adressen till din W3D3-

server (exempelvis

https://www.kommun.accessia.se).

4. Klicka på knappen "Stäng".

5. Klicka på knappen "Anpassad

nivå" och markera "Aktivera" för

ActiveX.

6. Klicka på "OK" tills du stängt alla

inställningsfönster.

Observera att du måste ha

programmet W3D3 Workspace

Client installerat för att kunna

använda ActiveX. Programmet och

dess inställningar får du av din

systemansvarige eller från

FormPipe:s supportavdelning om du

använder tjänsten Accessia.

I dessa fall måste du installera en

TIFF-läsare för att kunna se

exempelvis dokument som är

skannade i TIFF-format. Vi

rekommenderar t.ex. programmet

Alternatiff (finns för hämtning på

adressen http://www.alternatiff.com)

som installeras som en plug-in i din

114


Bilagor

Systemet säger "Du har inte

behörighet att se denna fil." trots

att jag är registrator eller

handläggare för ärendet.

Arbetsdokument öppnas inte

som de ska när jag klickar på

länken på arbetsytan.

Programmet W3D3 Download

Server är inte startat på W3D3-

servern. W3D3-servern

använder ett speciellt program,

W3D3 Download Server, för att

hålla ordning på hämtade filer.

Av någon anledning är

programmet inte igång

Du har inte W3D3 Workspace

Client Installerad.

Inställningen för ActiveX

stämmer inte med om ActiveXkomponenten

för arbetsytan är

installerad eller ej.

Du har W3D3 Workspace

Client installerad, men

programmet är inställt på fel

serveradress/-port.

Du använder inte Internet

Explorer.

webbläsare. Kontakta ert IT-stöd om

du behöver hjälp med installationen.

Du måste kontakta din

systemansvarige, eller om du

använder tjänsten Accessia,

kontakta FormPipe:s support.

Installera programmet W3D3

Workspace Client på din dator.

Programmet får du av din

systemansvarige eller från

FormPipe:s supportavdelning.

Observera: Om du använder

Windows NT/2000/XP måste du ha

administratörsrättigheter på din

dator för att installera programmet.

Klicka på ”Personligt” i

navigeringslisten och därefter på

”inställningar”. Ändra inställningen

för att tillåta ActiveX. Om du har

ActiveX- komponenten WSC

installerad skall denna inställning

vara satt till ”Ja” annars till ”Nej”

Kontakta din systemansvarige, eller

om du använder tjänsten Accessia,

FormPipe:s support för hjälp med att

ställa in rätt adresser.

ActiveX fungerar bara tillsammans

med Internet Explorer. Om du

använder Netscape, Opera eller

någon annan webbläsare går det

inte att använda W3D3 Workspace

Client för att hantera dokument på

arbetsytan.

Avaktivera ActiveX i W3D3 under

Personligt/Inställningar, eller använd

Internet Explorer som webbläsare.

Bilaga 2 – Kortkommandon

De användare som använder Internet Explorer av senare version kan utföra de viktigaste funktionerna

i systemet med hjälp av kortkommandon. Även vissa andra webbläsare stöder kortkommandon helt

eller delvis. Tyvärr kan i vissa fall andra program ha "stulit" något av kortkommandona så då får man

välja om man vill klara sig utan just de kortkommandona eller om man vill stänga av de i det andra

programmet. De kortkommandon som finns kan delas upp i de som är generella och de som enbart

kan användas i ett specifikt fönster i systemet. Samtliga kommandon används genom att du håller ner

”Ctrl”-knappen samtidigt som du trycker respektive knapp, alternativt ”Ctrl” och ”Shift” samt respektive

knapp enligt nedan.

Du kan nå listan för alla kortkommandon från vilket fönster i systemet du vill via kortkommandot ”Ctrl +

r”.

115


Manual för W3D3 version 2008 R2

Figur 157 Lista över kortkommandon.

Bilaga 3 – Koder för svarsmallar

Tabell 4 Koder för dynamisk informationsifyllning.

De kan användas i svarsmallar i systemet (se avsnittet om svarsmallar) och skall alltid inledas med

””, t.ex. ””. Tänk på att alla fält inte alltid innehåller information.

T.ex. kommer koden ”” naturligtvis inte att ge någon information när ärendet i fråga inte

fått någon ärendestatus satt. Utöver de taggar som finns i tabellen härunder kan man även hämta

information från formulär i systemet. Då skriver man för att få ut

informationen från dessa.

Kod

ADACTA

CAMPAIGN

CLASSIFICATION

Innebörd

Ger en etta om ärendet är ad acta-lagt, annars en

nolla.

Den kampanj ärendet är förd till.

Ärendets diariebeteckning.

116


Bilagor

DEPARTMENT

Informationen i avdelningsfältet.

DNO Ärendets diarienummer, t.ex. ”KS 2001/35”.

ENDDATE

Ärendets avslutsdatum.

EXPEDDATE

Ärendets expedieringsdatum.

EXPIRYDATE

Ärendets gallringsdatum.

JKBALANCE

Ger en etta om JK-balanskrysset är ikryssat, annars

en nolla.

NUMBER Löpnummerdelen av diarienumret, t.ex. ”35”.

OBJECT

Informationen jämförfältet.

REGISTRATOR

Namnet på den registrator som lagt upp ärendet.

SERIES Ärendets diarieserie, t.ex. ”KS 2001”.

STARTDATE

Ärendets startdatum.

STATUS

Ärendestatusen.

STORAGE

Informationen i förvaringsfältet.

SUBJECT

Ärendemeningen.

DOC.NUMBER

Handlingsnumret (löpnummer på ärendet)

DOC.NAME

Handlingens namn/rubrik

DOC.DESCRIPTION

Handlingens informationsfält

DOC.EXTREF

Handlingens extern referens-fält

DOC.DIRECTION

Handlingens riktning

DOC.DECISION

Ger en etta om handlingen har ”Beslut fattat”

ikryssat, annars en nolla.

DOC.DECISION_REPORTED

Ger en etta om handlingen har ”Anmält nämnd”

ikryssat, annars en nolla.

DOC.DECISION_DATE

Handlingens beslutsdatum

DOC.DECISION_ORG

Beslutande organ för handlingens beslut

DOC.DECISION_LAW

Paragraf för handlingens beslut

DOC.INSDATE

Handlingens ankomstdatum

DOC.REGDATE

Handlingens registreringsdatum

DOC.INTERNAL

Ger en etta om handlingen är intern, annars en

nolla.

DOC.ADACTA

Ger en etta om handlingen är ad acta-lagd, annars

en nolla.

DOC.TYPE

Handlingstyp

DOC.STATUS

Handlingsstatus

DOC.PERSON.NAME

Handlingens avsändare/mottagares namn

DOC.PERSON.ORGANIZATION

Handlingens avsändare/mottagares organization

DOC.PERSON.POSTADDR

DOC.PERSON.POSTADDR2

DOC.PERSON.POSTNO

DOC.PERSON.CITY

DOC.PERSON.COUNTRY

DOC.PERSON.PHONE

DOC.PERSON.CELLULAR

DOC.PERSON.FAX

DOC.PERSON.EMAIL

DOC.PERSON.GENDER

DOC.PERSON.ID

DOC.PERSON.DESCRIPTION

WATCHDATE.NAME

WATCHDATE.DATE

Handlingens avsändare/mottagares postadress, fält

1

Handlingens avsändare/mottagares postadress, fält

2

Handlingens avsändare/mottagares postnummer

Handlingens avsändare/mottagares postort

Handlingens avsändare/mottagares land

Handlingens avsändare/mottagares telefonnummer

Handlingens avsändare/mottagares mobilnummer

Handlingens avsändare/mottagares faxnummer

Handlingens avsändare/mottagares e-postadress

Handlingens avsändare/mottagares kön

Handlingens avsändare/mottagares ID-nummer

Handlingens avsändare/mottagares informationsfält

Namn på nästa bevakningsdatum i ärendet

Datum för nästa bevakningsdatum i ärendet

117


Manual för W3D3 version 2008 R2

OFFICIAL.NAME

Handläggaren i ärendet. (den först tilldelade om

flera)

OFFICIAL.MAIL_ADDRESS

Handläggarens e-postadress

OFFICIAL.DESCRIPTION

Handläggarens informationsfält

CASE.COUNTERPART.NAME

Ärendets motparts namn

CASE.COUNTERPART.ORGANIZATION Ärendets motparts organisation

CASE.COUNTERPART.POSTADDR Ärendets motparts postadress, fält 1

CASE.COUNTERPART.POSTADDR2 Ärendets motparts postadress, fält 2

CASE.COUNTERPART.POSTNO

Ärendets motparts postnummer

CASE.COUNTERPART.CITY

Ärendets motparts postort

CASE.COUNTERPART.COUNTRY

Ärendets motparts land

CASE.COUNTERPART.PHONE

Ärendets motparts telefonnummer

CASE.COUNTERPART.CELLULAR

Ärendets motparts mobilnummer

CASE.COUNTERPART.FAX

Ärendets motparts faxnummer

CASE.COUNTERPART.EMAIL

Ärendets motparts e-postadress

CASE.COUNTERPART.GENDER

Ärendets motparts kön

CASE.COUNTERPART.ID

Ärendets motparts ID-nummer

CASE.COUNTERPART.DESCRIPTION Ärendets motparts informationsfält

118


Index

2

24-timmarsmyndighet .....................................5

A

ActiveX .................................................76, 111

inställningar.............................................111

WSC-komponent.....................................112

ad acta............................................................66

avslutningsdatum.......................................66

administrator....................................................4

behörigheter.................................................8

skapa............................................................8

adress...............................................................3

adressregister.................................................41

annotering......................................................73

skapa ny...............................................73, 74

ta bort.........................................................74

ändra..........................................................73

användare ................................................4, 7, 8

användar-id..................................................9

avdelning .....................................................9

e-postadress .................................................9

gränssnitt .....................................................8

information ..................................................9

koppla behörighetsgrupp .............................9

kund.............................................................8

lista ..............................................................7

lösenord .......................................................9

namn ............................................................8

personuppgifter............................................9

redigera........................................................7

skapa ny.......................................................7

arbetsdokument .............................................74

ladda upp ...................................................75

låsa.............................................................76

låsa upp......................................................76

registrera....................................................76

revision ......................................................76

skapa nytt...................................................74

arbetsflöde .....................................................77

starta ..........................................................77

arbetsyta ........................................................75

mallar.........................................................75

att göra.........................................................106

avdelning .......................................................67

koppla till serie ..........................................21

namn ..........................................................22

publik.........................................................22

skapa ny.....................................................21

ta bort.........................................................22

avisering ........................................................63

skapa..........................................................69

avslutningsdatum...........................................68

avsändare.......................................................93

adressuppslag............................................ 93

fler............................................................. 99

organisation .............................................. 93

på ärende................................................... 80

avsändare/mottagare ............................... 41, 93

redigera ..................................................... 41

register ...................................................... 41

skapa ny .................................................... 41

ta bort........................................................ 41

B

behörighetsgrupp ............................................ 9

koppla användare.................................. 9, 11

koppla till serie ......................................... 10

namn ......................................................... 10

skapa ny .................................................... 10

behörighetsnivå............................................. 10

beslut............................................................. 83

föra in........................................................ 61

skapa ......................................................... 62

bevakningsdatum .................................... 39, 68

aviseringsmeddelande............................... 69

handläggares ........................................... 105

lista.......................................................... 105

påminnelse /t............................................. 69

skapa nytt.................................................. 68

ändra ......................................................... 69

bifoga fil ....................................................... 92

bläddra .......................................................... 92

C

CMS.................................................. 18, 42, 98

skapa ny .................................................... 19

D

datum ............................................................ 68

format.................................................. 68, 69

kalender .............................................. 69, 70

kortkommandon.................................. 69, 70

med tidsangivelse ..................................... 69

diariebeteckning...................................... 22, 67

diarieplan ...................................................... 22

publicera ................................................... 43

dynamiska länkar.......................................... 71

E

e-post ...................................................... 72, 95

adresser ..................................................... 72

meddelandefält.......................................... 72

ersättare......................................................... 57

expedieringsdatum........................................ 68

avsändare .................................................. 53

för mötesparagraf...................................... 53

för ärende.................................................. 53

kopiera från ärende ................................... 53

lägga till ny post ....................................... 53

motpart...................................................... 53

119


Manual för W3D3 version 2008 R2

skapa..........................................................83

ta bort post.................................................53

expedieringslista............................................53

extern referens ...............................................92

publicera /t.................................................43

F

filväljare ........................................................92

formulär.........................................................29

fritextfält..................................................67, 72

frågetecken ......................................................5

funktionslist.........................................3, 65, 72

föredragningslista ..........................................51

fastslagen...................................................61

lägga till paragraf.......................................52

upprätta......................................................51

förtroendeman ...............................................35

nytt uppdrag...............................................37

skapa ny.....................................................35

ta bort uppdrag...........................................37

ändra....................................................36, 37

förvaringsplats...............................................67

G

gallringsdatum...............................................68

grundfönstret ...................................................3

gäst ..................................................................5

H

handling...................................................40, 91

ad acta........................................................92

avsändare.............................................93, 99

beslut .........................................................98

datum.........................................................92

ej registrerad..............................................39

e-posta .......................................................98

flytta ..........................................................95

information ................................................92

inkomen.....................................................91

intern..........................................................92

kampanjför ................................................25

kampanjföra...............................................96

klassificering .......................................22, 23

lägg till möte..............................................98

makulera ....................................................71

mottagare...................................................93

publicera ..............................................98, 99

PUL ...........................................................92

radera.........................................................95

registrera....................................................96

registrera i ett befintligt ärende .................96

registrera i nytt ärende...............................96

registreringsdatum.....................................92

riktning ......................................................92

skapa ny...................................40, 73, 91, 97

skapad av ...................................................92

skicka e-post........................................72, 95

status ......................................................... 92

typ ............................................................. 92

handlingskort ................................................ 91

olika .......................................................... 91

varianter.................................................... 13

handlingslänk................................................ 78

redigera ..................................................... 78

ta bort........................................................ 78

handlingsstatus........................................ 23, 92

handlingstyp............................................ 22, 92

representerar objekt .................................. 23

ärende........................................................ 86

handläggare................................... 5, 23, 67, 80

avisering.................................................... 23

koppla till användare................................. 24

koppla till serie ......................................... 23

skapa ny .................................................... 24

startsida................................................... 101

tilldela ....................................................... 80

tilldelning.................................................. 23

handläggares ............................................... 105

hjälp ................................................................ 5

huvudregistrator.............................................. 4

I

informationsfönster......................................... 3

initiera ärende ......................................... 40, 41

inkommande post.......................................... 39

inkomna handlingar ...................................... 39

avsändare .................................................. 40

beskrivning ............................................... 40

namn ......................................................... 40

uppdatera lista........................................... 40

välja serie.................................................. 39

inställningar ................................................ 111

antal träffar ............................................. 111

förvald serie ............................................ 111

lösenord .................................................. 111

språk........................................................ 111

J

JK-balans ...................................................... 66

JK-rapport..................................................... 66

registrera ................................................... 55

skapa ......................................................... 54

ändra ......................................................... 54

jämför............................................................ 67

K

kampanj ........................................................ 25

namn ......................................................... 25

skapa ny .................................................... 25

katalog .......................................................... 42

publicera ................................................... 42

skapa ny .................................................... 42

sortera ....................................................... 42

ta bort........................................................ 43

120


Index

ändra..........................................................43

kategori..........................................................25

namn ..........................................................26

skapa ny.....................................................26

klassificering ...........................................21, 67

knapp ...........................................................3, 4

kontaktperson ................................................67

konto..............................................................14

automatisk registrering..............................15

bevakning av .............................................14

koppla serie ...............................................15

namn ..........................................................15

POP3..........................................................14

POP3-uppgifter..........................................15

skapa nytt...................................................15

svarsmall....................................................15

kortkommando ................................................4

kund...............................................................16

kontaktinformation ....................................17

namn ..........................................................16

prefix .........................................................17

skapa ny.....................................................16

L

ladda upp fil...................................................92

ledamöter.......................................................57

lista ..................................................................3

bläddra.........................................................3

söka..............................................................4

logga in............................................................3

logga ut........................................................112

lösenord ...................................................9, 111

filtyper .......................................................14

koppla till serie ..........................................14

krav......................................................9, 111

rättigheter ..................................................14

skapa ny.....................................................32

struktur ......................................................14

ta bort.........................................................33

uppläggning...............................................13

ändra..............................................9, 33, 111

M

manualer ..................................................5, 109

elektroniska .............................................109

medborgarinloggning ....................................44

behörighet..................................................82

koppla till ärende.......................................81

skapa ny.....................................................44

ta bort.........................................................45

metadata ........................................................21

metadataelement............................................29

beskrivning ................................................30

ledtext ........................................................30

skapa nytt...................................................29

typ..............................................................30

underelement .............................................31

värde ......................................................... 30

ändra ......................................................... 30

metadatatyp................................................... 29

ad acta....................................................... 60

beslut......................................................... 61

protokollföra ............................................. 55

skapa nytt.................................................. 29

motpart.......................................................... 66

mottagare ...................................................... 93

möteshantering /t .............................. 51, 52, 53

mötesprocess................................................. 51

mötesprotokoll .............................................. 55

N

navigera .......................................................... 3

navigeringslist............................................. 3, 4

koppla serie............................................... 19

namn ......................................................... 19

nämnd ........................................................... 31

ledamöter .................................................. 33

låst............................................................. 59

lägg till ersättare ....................................... 57

lägg till ledamöter..................................... 57

lägg till övrig deltagare............................. 58

möten ........................................................ 34

skapa ......................................................... 57

skapa ny .................................................... 31

ändra ............................................. 32, 34, 57

närvarolista ................................................... 57

O

OCR.............................................................. 12

ordinarie ledamöter....................................... 57

org........................................................... 58, 93

P

paragraf /t...................................................... 52

problemlösningshjälp...................................... 5

processer ....................................................... 46

protokoll.............................................. 3, 55, 56

http.............................................................. 3

https ............................................................ 3

möte .......................................................... 55

numrering.................................................. 55

registrera ................................................... 60

skapa ......................................................... 58

SSL ............................................................. 3

ändra ......................................................... 60

protokollföra ............................... 18, 42, 43, 56

publika webbgränssnittet ................................ 5

PUL......................................................... 66, 84

R

rapport......................................................... 107

beslutslista .............................................. 107

bevakningsdatum .................................... 107

expedieringslista ..................................... 107

gallringslista............................................ 107

121


Manual för W3D3 version 2008 R2

generera ...................................................107

JK-rapport................................................107

nya ärenden .............................................107

postlista....................................................107

ärendespecifik............................................85

registrator ..................................................5, 67

registrera........................................................39

handling.....................................................94

registreringsdatum...................................68, 92

registreringsguide ..........................................47

ny handling................................................48

nytt ärende .................................................47

starta ..........................................................47

varianter.....................................................13

roll ...................................................................4

roller ..............................................................27

S

serie ...............................................................11

avslutad......................................................12

handlingskortsvarianter .............................13

koppla kund ...............................................12

koppla svarsmall........................................13

namn ..........................................................12

registreringsguidesvarianter ......................13

serieformat.................................................12

skapa ny.....................................................12

ärendekortvarianter....................................13

skapa ärende ..................................................41

startsida............................................................3

administrator................................................7

handläggare .............................................101

huvudregistrator.........................................21

registrator ..................................................39

styrelse /t .......................................................31

support.............................................................6

svarsmall........................................................17

dynamisk information................................18

koder..........................................................18

koppla konto..............................................17

koppla serie ...............................................17

meddelandetext..........................................18

mottagetmall..............................................17

namn ..........................................................18

registreradmall...........................................17

skapa ny.....................................................18

tilldelatmall................................................17

tilläggsmall ................................................17

ärendetext ..................................................18

systeminformation...........................................7

sök ...............................................................101

fritext .......................................................104

i dokument...............................................104

i skannade dokument ...............................104

i ärende ....................................................103

på datum ..................................................102

sökbyggare.............................................. 103

via ärendekort ......................................... 101

sökbyggare.................................................. 103

eller ......................................................... 103

exportera till träfflista ............................. 103

inte .......................................................... 103

lägga till sökkriterium............................. 103

och .......................................................... 103

sortera träffar .......................................... 103

spara sökning .......................................... 103

sökbyggare.............................................. 103

ta bort sökkriterium ................................ 103

ta bort sökning ........................................ 103

töm sökkriterier....................................... 103

visa antal ................................................. 103

visa träfflista ........................................... 103

V,W

webblänk....................................................... 79

redigera ..................................................... 79

skapa ny .................................................... 79

ta bort........................................................ 79

webbläsare ...................................................... 3

workflow................................... 27, 46, 77, 106

att göra .................................................... 106

processer ................................................... 46

roller.......................................................... 27

ärendekö.................................................. 106

workflow-modul ....................... 27, 46, 77, 106

Å

åtgärd/handl. ................................................. 92

Ä

ärende............................................................ 40

historik...................................................... 86

initiera................................................. 40, 41

kategorisera............................................... 82

lägg till föredragningslista ........................ 73

PUL-skydd................................................ 84

sekretessbelägga ....................................... 84

skapa ......................................................... 41

skicka e-post ............................................. 73

utan handlingar ......................................... 40

ärendekort ..................................................... 65

behörigheter.............................................. 65

fritextfält ................................................... 67

förvaringsplats .......................................... 67

handling .................................................... 71

handläggare............................................... 67

jämför........................................................ 67

kontaktperson............................................ 67

registrator.................................................. 67

varianter........................................ 13, 27, 65

åtgärd ........................................................ 71

ärendekö...................................................... 106

ärendelänk..................................................... 77

122


Index

redigera......................................................77

skapa ny.....................................................77

ta bort.........................................................77

ärendemening ................................................65

förslag........................................................66

ärendestatus .............................................26, 67

ärendetyp .................................................27, 67

skapa ny .................................................... 73

ärendekortsvarianter ................................. 27

Ö

öppna ärenden............................................. 105

lista.......................................................... 105

övrig deltagare .............................................. 58

123

More magazines by this user
Similar magazines