Mötesprotokoll - Embassaden

Mötesprotokoll
Datum: 2011-01-26
Tid: 17:15
Plats: P36
Närvarande: Erik Helander, Emilia Björe-Dahl, Petra Lange, Kristina Lam, Linda
Gunnarsson, Nina Petrén, Tobias Gefors, Markus Engren, Andréas Göransson,
Jacob Gunnefur, Cecilia Björsell, Helena Eriksson, Anna Persson
§ 1. Mötets öppnande
Erik Helander förklarade mötet öppnat.
§ 2. Val av mötesordförande
Erik Helander valdes till mötesordförande.
§ 3. Val av sekreterare
Petra Lange valdes till sekreterare.
§ 4. Val av justeringsperson
Kristina Lam valdes till justeringsperson.
§ 5. Adjungeringar
Anna Persson, revisor, adjungerades.
§ 6. Fastställande av dagordningen
Dagordningen fastställdes i sin helhet.
§ 7. Rapporter och meddelanden
Erik Helander, Ordförande
Har varit på nämndmöte, haft möte angående organisationsnummer för
MPiRE, haft möte med FM angående flyktplanen, haft lunchmöte med
Emilia, haft utvecklingssamtal med styretmedlemmar samt deltagit i
valpubm.
Emilia Björe-Dahl, Vice Ordförande
Har förberett inför Vintermötet, varit på nämndmöte och haft
utvecklingssamtal med styrelsemedlemmar. Har haft möte med Erik, haft
möte angående organisationsnummer för MPiRE, haft möte angående
flyktplanen, haft lunchmöte med PubM och anordnat valpubm.
Petra Lange, Sekreterare
Har haft möte med AktU där framtida aktiviteter diskuterades. AktU
ordnade Bokbytardag förra onsdagen. Nästa aktivitet kommer att äga rum
den 26 februari.

Har haft möte med ansvarig på Tornet angående M-aktivas. Har skickat
ut ett Save-the-date-mail till alla inbjudna. Har fått materialprover på
årets mojäng. För en fortsatt diskussion och ska ta beslut om en
beställning ska ske eller ej. Deltog i valpubm förra veckan och haft
utvecklingssamtal. Sitter i Combitoret denna vecka.
Kristina Lam, Kassör
Har varit på nämndmöte, möte angående organisationsnummer till
MPiRE samt möte angående flyktplanen. Har haft möte angående
sponsorfakturor och haft möte om Embassadens ekonomi.
Nina Petrén, MaFö
Har varit på TvärMafU, där de gick igenom vad som händer i vår. Haft
utvecklingsmedlem med en utskottsmedlem.
Nu på onsdag ges det information om köttbullemissionering.
Linda Gunnarsson, Näringslivsansvarig
Har varit på valpubm, haft möte angående flyktplanen, haft möte med
Academic Work om framtida samarbete samt har sammanställt och
jämfört förra årets sponsorbokföring tillsammans med Kristina.
Efter diskussion är Case-gruppen är inte längre ett utskott.
Jacob Gunnefur, InfoChef
Har gjort en teaser-bild till M-aktivas och tryckt affischer till vintermötet.
Tobias Gefors, Webbansvarig
Har haft möte med utskott och uppdaterat hemsidan.
Cecilia Björsell, Internationellt Ansvarig
Har varit på utvecklingssamtal, haft möte angående den internationella
hemsidan, som såg bra ut. Har haft informationslunch om
utomlandsstudier samt fixat en logotyp till Lacux, som ska sätta upp runt
om på universitetet.
Markus Engren, Intendent
Har tillsammans med Kakisarna arbetat med Embassaden och har bytt ett
bord i Stålkulan.
Väskorna befinner sig ute på havet, kommer sista veckan i februari. M-
bilen har fått nytt batteri.
Andréas Göransson, Alumniansvarig
Har haft möte med utskottet, fått sponsor till tidningen samt försökt få tag
på Erik Torstensson angående föreläsning.

Helena Eriksson, Festmaskinist
Har haft möte om flyktplanen, planerar nu KÖN och har satt upp
affischer.
§ 8. Uppföljning av föregående möte
Föregående protokoll lades till handlingarna.
§ 9. Byte firmanamn
Något protokoll där beslut om namnändring har inte hittats.
Styret fattade således ett officiellt beslut att byta namn på firman med
organisationsnummer 822002-3215 från Maskinsektionen på Tekniska
högskolan till Maskinteknologsektionen vid Linköpings universitet.
§ 10. Ekonomisk information
Gällande föregående års bokföring har det upptäckts ett par felaktigheter.
Det gäller ett mindre antal fakturor från verksamhetsåret 2009/2010 som
överförts till verksamhetsåret 2010/2011 i form av interimsfordringar. Då
dessa pengar inkommit har de av misstag bokförts som sponsintäkter för
verksamhetsåret 2010/2011. Detta belopp är totalt 109 015 kr. Då detta
åtgärdas medför detta att föregående års sponsintäkter ändras från att
vara 391 839 kr till att istället vara 282 824 kr. Detta medför således också
att föregående års resultat korrigeras från 138 540 kr till 29 525 kr.
Dessa felaktigheter har gjort att årets Styre inte arbetat efter rätt
förutsättningar. Det bör dock inte medföra några större problem och Styret
kommer nu fortsättningsvis göra sitt yttersta för att detta ska ha så liten
påverkan som möjligt.
Det är mycket svinn i Embassaden. Det har nu kört en testvecka och
resultatet är att det fattas ungefär 50 % av intäkterna från godiset.
Kakisarna kommer testa olika metoder för att få reda på var pengarna
försvinner. Det diskuteras att även minska antal tidningar, ta bort
ketchup och andra gratissaker.
§ 11. Diskussionsforum
Det beslutades att bjuda de 40 första på diskussionsforumet på Jochen och
dricka. Jacob är ansvarig för mackorna och Markus fixar lokal och saft.
Frågorna som ska diskuteras är huruvida Case-gruppen ska finnas, om
sektionen vill ha en företagsmässa, reglemente och budget för MPiRE.
Jacob är ansvarig för att sammanställa informationen om punkterna på
ett informativt sätt.

§ 12. Styrets maillista
Förslag på att ta bort heltidsadjungerade från maillistan lades.
Beslut att godta förslaget fattades. Gefors fixar så att de är borttagna från
och med imorgon lunch samt meddelar de berörda. Om det är något som är
av deras intresse så är Jacob ansvarig att se till att de heltidsadjungerade
tar del av informationen.
§ 13. Övriga frågor
13.1 Reglemente och budget för nästa år
En workshop angående nästa års reglemente och budget ska hållas.
Datum sattes till söndagen den 26 februari. Alla ansvarar för sina egna
delar (post och utskott).
För att ge kassören ett bra underlag och en bra översikt ska alla se över
sina budgetar. Resultatet ska redovisas i detalj och skickas till Kristina
senast den 19 februari. Emilia lägger upp en mall i dropboxen.
13.2 NSI – Nöjd student index
För att NSI ska vara giltigt så måste svarsfrekvensen vara över 50 %.
Förra året var svarsfrekvensen 46 % på LiU. Därför har LiU skapat en
tävling, där deltagar- och prispengar delas ut. Beslut fattades att Styret
ska hjälpa till och marknadsföra denna undersökning. För pengarna som
inkasseras köps det tårta till MTS-studenter. Marknadsföringen påbörjas
16-17 februari genom hemsidan, mail, facebook och information på
föreläsningar. Cecilia ansvarar för att planera schema. Marknadsföring
sker även vecka 11.
13.3 Förköp för sektionsaktiva
Förslag lades att sektionsaktiva ska få förköp till Le Mans. Beslutet ligger
på nya FM, men förslaget ansågs intressant och rimligt.
13.4 Informationsskifte
FM har diskuterat hur synd det är att det inte finns mer samarbete mellan
föreningarna och att det vore roligt om man gjorde någonting mer bra av
stormötet. Till exempel vore det istället mer givande om Styret och FM
sitter i ett klassrum och pratar. Det ska tittas närmare på vad man vill
föra vidare och vad som är viktigast för de nya att veta. Som traditionen
säger är det upp till tillträdande ordförande att arrangera detta, och detta
är en diskussion som kommer föras vidare med denna.
§ 14. Nästa möte
Torsdag 2012-02-02 kl. 12:15
§ 15. Mötets avslutande
Erik Helander förklarade mötet avslutat.

Petra Lange, Sekreterare
Erik Helander, Ordförande
Kristina Lam, Justeringsperson