Textdesigner is Kommunikatör at Posten Retail - Zoomin

zoomin.idt.mdh.se

Textdesigner is Kommunikatör at Posten Retail - Zoomin

Ronny Berggren rbn09002@student.mdh.se

Textdesign ITE305 2011-12-08

Yrkesorientering på

Posten Retail

Ombudsstöd

1


Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Posten Retail Ombudsstöd

Inledning

Jag har gjort min yrkesorientering på Posten Retail som är en

avdelning inom Posten som arbetar mot alla postombud ute i

Sverige. På Posten Retail finns fyra olika enheter.

Affärsutveckling, Retailområden, Ombudsstöd och

Försäljning/Kampanjer.

Eftersom jag arbetade tillsammans med kommunikatör Marie

Bülow blev jag också en del av hennes enhet Ombudsstöd.

Enheten består totalt av 28 medarbetare.

Posten Retail

Organisation

Sveriges privatpersoners postkontor.

Men det är givetvis fortfarande Posten som sköter allt innan

ett paket eller brev kommer till ett ombud.

En mycket viktig del för att samarbetet mellan ombudet

och Posten ska bli bra är att kommunikation och information

fungerar väl. Posten Retail Ombudsstöd använder

olika metoder för att informera och kommunicera med

ombuden. Dessa har jag fått en bra inblick över under min

yrkesorientering.

Retail betyder detaljhandel och det är precis vad det handlar

om på Posten Retail. När Posten stängde Postkontoren flyttades

många av Postens tjänster till mataffärer, kiosker

och liknade. I dag är det ICA, Coop och Axfood som är

Varje ombud är utrustat med en dator med ett datasystem

som kallas för Pablo (Postens Applikation för Brev och

LOgistik) och alla försändelser som lämnas ut och lämnas

in registreras i detta system.

I detta system finns även ett verksamhetsstöd så att ombuden

kan få stöd och information. Här kan ombuden läsa

till sig det mesta. Denna plats i Pablo kallas för

”kompetensportalen”.

Här finns information som inte behöver uppdateras särskilt

ofta. Om ombudet inte hittar det de söker har Posten Retail

Ombudsstöd en support som ombudet kan ringa.

När Posten Retail vill informera om något nytt och viktig

skickar de ut ett så kallat infoblad via Pablo. Infobladen

är oftast korta med ett en tydlig uppmaning till ombuden.

Till exempel kan det handla om att Posten måste uppdatera

Pablo under en viss tidsperiod och under den tiden hänvisas

de till en tillfällig lösning. Infobladen är till skillnad

mot informationen i kompetensportalen utrustade med ett

bästföredatum.

2 3


Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Så fick jag tag på praktik

Eftersom jag är anställd inom Posten har jag tillgång till

platsannonser i Posten. Jag sökte ett jobb som kommunikatör

Posten Retail Ombudsstöd. Jag fick komma på

intervju. Det beslutades ungefär samtidigt att Posten fryst

alla rekryteringar. Så tjänsten som jag sökt kunde inte tillsättas.

Men efter min intervju kändes det som att Posten

Retail skulle vara en bra plats för min praktik. Så jag

ringde chefen för Posten Retail Ombudsstöd Leena Pajunen

(det var även hon som ansvarade för rekryteringen

av tjänsten som kommunikatör) och frågade om jag kunde

göra min praktik hos dem. Efter visst övervägande fick jag

klartecken.

Handledare

Jag har haft två handledare. Dels chefen för Posten Retail

Ombudsstöd Leena Pajunen och dels kommunikatören på

Posten Retail Ombudsstöd Marie Bülow. Jag har följt Marie

Bülow i hennes dagliga arbete. Hon ansvarar för publicering

av information som ska ut till ombuden. Alla som

arbetar på Posten Retail skriver sina egna texter om det är

något speciellt de vill få ut till ombuden. Detta skickas till

ombuden via Marie Bülow som kontrollerar att allt ser bra

ut. Hon tilldelade texter till mig som behövde förbättras.

Marie Bülow har även mycket kontakt med andra kommunikatörer

inom Posten. Dessa träffas regelbundet för att

diskutera kommunikativa insatser och informerar varandra

om det hänt något som är värt att veta. Jag medverkade

vid dessa möten.

Program man arbetar i

Posten Retail sitter man i ett öppet kontorslandskap i

grupperingar fyra och fyra med blicken mot samma mitt.

Posten Retail sker allt arbete i Office 2003 i PC-miljö.

Word, Exel och PowerPoint används flitigt. Min handledare

har även Photoshop eftersom hon publicerar mycket

bilder. Eftersom man inte gör så mycket trycksaker på

Posten Retail är inte behovet jättestort för något mer

avancerat layoutprogram som Indesign. Trycksaker sköts

via Postens inhouse-byrå. Där arbetar man med Adobe

CS5.

I dagsläget använder Posten publiceringsverktyget Tridion.

Man byter till SharePoint 2010 under 2012.

Behovet är stort för en uppgradering av Office till en nyare

utgåva, speciellt eftersom SharePoint 2010 är integrerat

med Office. Rekommendationen är att man har Office

2007 eller senare.

Material till rapporten

Jag har haft möten med flera olika personer som beskrivit

deras yrkesroll och vilka arbetsuppgifter de har. Jag har

använt papper och penna för att dokumentera det viktigaste.

De flesta som arbetar på Posten Retail har lång

karriär inom Posten. Många har tidigare varit chefer inom

Posten på olika nivåer eller har arbetatPosten kundtjänst.

Gemensamt för alla att de kan Posten och Postens tjänster

väldigt bra. Så de har inte varit något problem att få

tag i information. De har alltid funnits någon att fråga. Om

den jag frågat inte kunnat svara har de oftast bra koll på

vem som kan svara på min fråga. På detta sätt har jag slussats

runt och träffat medarbetare på flera olika avdelningar.

Detta är mycket gynnsamt då mitt mål är att bli anställd

på en avdelning som arbetar med information och kommunikation

inom Posten. Jag har redan byggt ett nätverk

som kommer att vara viktigt om en anställning här blir

verklighet.

Det finns även mycket skrifligt material att tillgå via

Postens intranät.

4 5


Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Tvådelad yrkesorientering

Man kan dela upp min praktik i två delar. Den första delen

har bestått av möten, seminarier och studiebesök. Detta

har gett mig en bra inblick i hur Postens organisation är

uppbyggd i stort men även hur Posten Retail arbetar på sin

avdelning.

Den andra delen har bestått av praktiska uppgifter. Dessa

har mestadels kommit från min handledare Marie Bülow,

men även från andra inom Posten Retail som inte arbetar

som kommunikatörer men behövt hjälp med sina texter.

Vissa texter har varit lätta att skriva vissa har varit riktigt

svåra eftersom det har berört ämnen som kräver mycket

förkunskaper.

Möten, seminarier och studiebesök

I denna kategori är det främst tre händelser som är speciellt

intressanta. Det första var när jag fick följa med till

Microsoft för att närvara vid ett seminarium om postens

nya intranät SharePoint 2010(Akalla, 2011-11-29). Det

mest intressanta var att fokus låg på att bygga ett socialt

intranät som bygger på fyra kategorier. Publicering, personligt,

kunskapsdelning och samarbete. Ett av målen med

SharePoint 2010 är att det ska bli lättare att hitta andra

kompetenser hos medarbetare i organisationen. Det var

intressant att se vilka faktorer som spelar in när man bygger

ett nytt intranät.

Den andra intressanta delen var när jag följde med Ove

Eriksson vars uppgift är att säkerställa att ombuden gör ett

bra arbete med Posten. Han är teamchef över 13 stycken

ombudansvariga. Vi besökte två butiker. Ove Eriksson

hade en checklista för att säkerställa att ICA sköter Posten

på ett bra sätt. Ove gick igenom hur butikerna lyckats

med sitt arbete, hur de placerar ut skyltar, kundpinnar

och liknade för att marknadsföra Posten. Ove visade även

siffror på försäljning av Postens produkter och tjänster.

Intressant är att de båda butikerna utstrålar två helt olika

inställningar till att arbeta med Posten. Min hypotes efter

dessa två besök är att ju mindre konkurrens en butik har av

andra butiker i samma branch desto mindre villiga är de att

se hur Posten kan locka kunder till deras butik.

Jag hade ett möte med Anna Holst, chef för Postens Inhouse-byrå,

där hon berättade om hur de tillverkar olika

trycksaker som alla inom Posten kan beställa. Det kan röra

sig om små foldrars som brevbäraren vill dela ut till alla

villaägare på sitt distrikt. Exempelvis upplysningar om att

det är villaägaren som ansvarar för att skotta bort snön vid

sin egen brevlåda. Då vänder sig brevbärarkontoret till Inhousebyrån

som har ett program,”Mallis”, där allt material

för trycksaker finns. Brevbärarkontoret kan lägga beställningen

på vad de vill ha via ett program online. Inhouse-byrån

kan lätt hantera beställningen på detta sätt. Beställarna

betalar bara frakten.

Vi diskuterar även om det finns möjlighet för mig att göra

mitt examensarbete här. Eftersom de på Inhouse-byrån

både arbetar med att skriva och göra layout skulle det passa

bra, och att de arbetar i Adobe CS5-programmen. Det

gäller bara att komma på något lämpligt att arbeta med.

Ett exempel kunde vara informatonen till nyanställda.

Eftersom jag har ett långt förflutet som brevbärare vet jag

att informationen till just nyanställda brevbärare kan vara

bristfällig. Jag har själv aldrig sett att det finns något informationsmaterial

inom detta ämne.

Jag deltog vid ett möte om nya Posten.se. Mycket intressant

att se hur arbetet med att ta fram den nya webbplatsen

växt fram. Speciellt intressant var att se att de

använt metoder som vi lärt oss i skolan. Till exempel vid

utprovningar använde de ögonrörelsekameror för att se

hur användarna söker av sidorna. Hur själva sidan ser ut

får jag inte beskriva eftersom det bara är offentligt internt

inom Posten.

6 7


Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Uppgifter jag utfört

I min intervju för jobbet som kommunikatör berättade

jag om kursen lättläst. Detta tyckte min handledare Leena

Pajunen var mycket intressant. De praktiska uppgifterna

under praktiken bestod därav av att skriva lättlästa texter

utifrån infoblad som finns i Pablo (ombudens verksamhetsstöd)

och även att föreläsa om lättlästa texter för medarbetarna

Posten Retail och även redaktörer på andra

avdelningar vid tre tillfällen.

Maria Sundin menar vidare att frasanpassat radfall hjälper

ovana läsare att hitta till en ny rad (sid 61, 2007).

Sundin menar att rejäla radavstånd underlättar för ovana

läsare att ta till sig en text. Rekommendationen är 1,5 eller

2 (sid 137, 2007).

Till sist menar Sundin att tilltalet påverkar läsaren. Genom

att skriva direkt till läsaren känner sig läsaren synlig och

läsaren får en känsla av att jag som skribent riktar mig till

henne/honom (sid, 91, 2007).

Föreläsning om lättläst

Jag får i uppdrag av min handledare Leena Pajunen att hålla

en föreläsning om lättläst. Jag arbetar fram punkter som

jag tycker är de mest relevanta. Eftersom jag endast har

15 minuter på mig kan jag bara ta med det allra viktigaste.

Efter att ha genomfört föreläsningen väcks ett intresse hos

några fler medarbetare. Jag blir inbokad för ytterligare två

föreläsningar. Se bilaga 1 för mitt talmanus samt bilaga 3

för Powerpoint-presentation ( skickas som separat bifogad

fil tillsammans med rapporten).

Allt som jag berättar hämtar jag från Maria Sundins

“Lättläst - Så funkar det”.

Infoblad i lättläst

En av Posten Retails kanaler för att informera ombuden är

de så kallade infobladen. Dessa är redan idag relativt lättlästa.

Men de är inte skrivna enligt de regler som finns för

lättläst. Jag får i uppdrag att omarbeta befintliga infoblad

till ett lättläst infoblad.

Grepp som jag använt är aktiva verb, frasanpassat radfall,

dubbelt radavstånd och personligt tilltal när jag formulerat

om infobladen. se bilaga 2.

Enligt Maria Sundin ska man använda aktiva verb för att

skänka texten en trevligare ton och så kan inte skribenten

gömma sig bakom en passiv formulering. Man måste kunna

ämnet bättre för att skriva aktivt. Då blir det lättare för

läsaren att läsa texten (sid 111, 2007).

8 9


Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Slutord

Källförteckning

Jag lyckades pricka in en bra period att praktisera på

Posten Retail. Förutom att det var mycket intressant att se hur

Posten Retail arbetar med sin kommunikation mot ombuden pågick

två stora arbeten centralt inom Posten som i allra högsta grad har

med information och kommunikation att göra. Införandet av ett nytt

intranät för Posten och lansering av nya Posten.se. Tyvärr är detta

fortfarande hemlig så jag kan inte skriva mer än att Posten kommer

att lansera en ny webbplats. Inom båda dessa arbeten har jag fått bra

inblick i vad de kommer att innebära för alla som på något sätt har

med Posten att göra. Oavsett om jag är anställd eller kund.

Det absolut svåraste i arbetet som kommunikatör på Posten Retail

är att sätta sig in i en så stor organisation som Posten är. Att förstå

hur allt hänger ihop. Att få kännedom om alla rutiner och tjänster

hos ombuden tar tid. Att skaffa sig kunskap är en förutsättning för

att göra ett bra arbete som kommunikatör. Jag har fått insikt om att

alla är beroende av varandra för att det ska fungera på Posten Retail.

Det finns alltid någon som vet lösningen på ett problem även om det

inte är den första man vänder sig till.

Av de uppgifter som jag blev tilldelad var det flertalet som krävde

att jag sökte mer information från andra medarbetare.

Det är svårt att säga vad jag saknar med vår utbildning. Mycket

av den kunskap som behövs för att klarar arbetet som kommunikatör

Posten Retail och inom andra organisationer är kunskap

om just organisationen i detta fall Posten. Detta är självklart ingen

kunskap man lär sig på Textdesignprogrammet. Men det är givetvis

mycket som jag känt att jag lärt mig i skolan som jag direkt kunnat

applicera under yrkesorienteringen. Man ser ganska snabbt förbättringspunkter

man kunde genomföra på informationsmaterial i både

läslighet och läsbarhet. Att infobladen som Posten skickar ut till

ombuden har alldeles för långa rader var något som jag påpekade

tidigt under min yrkesorientering. Men det ska också poängteras att

Posten ligger lång fram i sitt informations och kommunikationsarbete,

så mycket av min kunskap som jag lärt mig i skolan är kunskap

som Posten redan använder.

Litteratur

Lättläst, Maria Sundin, Jure Förlag, 2007.

Seminarier och samtal

Portaler i Share Point 2010 och SharePoint Online

Seminarium 29 November. Microsoft, Akalla.

Handledning av Marie Bülow 2011-11-09 till och med 2011-12-07.

Handledning av Leena Pajunen,

Chef på Posten Retail, 2011-11-09 till och med 2011-12-07.

Möte med Anna Holst, Chef Posten Inhouse-byrå, 2011-11-28.

Ove Eriksson, Teamchef för ombudsansvariga i Örebro, 2011-11-30.

Övriga medarbetare vid Posten Retail under yrkesorienteringen.

Bildkällor

Bild på förstasida fick jag av Lena Ekelund Pledger,

konceptansvarig Posten Retail, 2011-12-04.

Annette Rihagen Power Point Presentation

Posten Retails organisation 2011-09-06.

Bilagor

Bilaga 1 - Talmanus för lättläst.

Bilaga 2 - Postens Infoblad till ombud, två versioner.

Bilaga 3 - PowerPoint-presentation, bifogas i separat fil.

Bilaga 4 - Kontaktuppgifter till min handledare.

10 11


Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Bilaga 1 Talmanus för föreläsning om Lättläst

Bilaga 1 Talmanus för föreläsning om Lättläst

Bakgrund

Nästan 2 miljoner svenskar har stora läsproblem.

¼ av alla vuxna klarar inte kraven som ställs på en elev i

årskurs 9 för läsning.

Dessa kan inte läsa en tidningsartikel med full förståelse.

Det klarar av texter som tv-tablå, fotbollsresultat och

enklare notiser.

Vad leder detta till

Att denna målgrupp får väldigt svårt att ta del av information.

Och det är mycket info som kommer i skriftlig form

Myndigheter, banker, försäkringsbolag med mera.

Av dessa är de flesta inte medvetna om att de har läsproblem.

Orsak till detta:

- De inser inte att det är skillnad mellan läsförmåga och

läsförståelse. Eftersom som de kan tolka bokstäverna till

ord anser de sig inte ha något problem

- De läser bara texter som de klarar av att läsa.

Tre olika målgrupper av läsproblem

Läslighet (det yttre)

Teckensnitt – använd ett så vanligt teckensnitt som möjligt.

Times new roman för utskrift och Verdana för skärm.

Teckenstorlek – 12-14 punkter

Radlängd - 55-60 tecken . Anledningen är att många läsare

har svårt att hitta tillbaka från högerkanten till vänsterkanten

om raderna blir för långa. Störst problem på

webben.

Radavstånd 1,5 -2. detta skänker mycket luft kring raderna.

Läsbarhet (innehållet)

Verb

Slösa med verb. Substantiv gör en text tung eftersom de

är den ordklass som innehåller mest information.

Dyslektiker – problem att avkoda orden

Nysvenskar – problem med språkförståelsen

Psykiska funktionshinder – svårt att koncentrera sig

För att dessa ska få det lättare att läsa.

Har man tagit fram något som kallas ”Lättläst”.

Inom informationsdesign pratar man mycket om Läslighet

och läsbarhet.

Vet ni vad det är för skillnad mellan dessa

Aktiva verb skänker texten en trevligare ton. Tala om

vem som gör vad. Undvikas blir undviker. I en passiv

text kan skribenten gömma sig bakom passiva formuleringar.

I en aktiv text måste skribenten ta reda på vem

som gör vad. Med andra ord: du måste kunna ämnet

bättre om du skriver aktivt.

Frasanpassat radfall

Man skriver med korta rader och alltid börjar en ny mening

med ny rad. Det frasanpassade radfallet gör att tex-

12 13


Ronny Berggren

Bilaga ITE 1 305 Talmanus INL1 för föreläsning om Lättläst

Ursprungligt infoblad

Info från Posten

Bilaga 2

ten ser mer luftig ut och blir mer lättillgänglig. De är inte

alla som uppskattar detta. Ofta gillar inte dyslektiker det.

De som uppskattar det har problem med läsrytmen och

att dela upp orden i fraser.

Information till Postombud

2011-11-11

Nr 17

Förutsätt inte att läsaren har förkunskaper

Man får inte ta för givet att läsaren kan en massa.

Alla vet inte att PC är en dator eller att kapitalkonto är

sätt att spara pengar. Detta leder till att texterna blir

mer genomarbetade. Ställ hela tiden frågan, vet läsaren

det. Ifall nej, förklara ordet. Ge exempel.

Tilltalet

Skriv direkt till läsaren. Du är det vanligaste.

Undvik

Detta kan tyckas självklart men det är extra viktigt när

man skriver lättlästa texter.

17 Tillfällig lösning för åtkomst av Posten.se via Pablo

Den 13 november får du en tillfällig sida med länkar till Posten.se, för att nå den information

du kan behöva i ditt arbete. Sidan är gemensam för Postombud och Företagscenter.

Det innebär för dig

• Om du trycker på knappen ”Posten.se” i Pablo, kommer du till sidan med

sökfunktionen ”Spåra brev & paket” samt länkar. Se bilden nedan.

• Om du trycker på någon av knapparna

o ”Postnummer”

o ”Kundsynpunkt”

kommer du direkt in till respektive sida.

Ironi

Kan lätt missuppfattas som en sanning

Bildspråk

Läsaren måste göra egna tolkningar. Den kognitiva belastningen

blir onödigt hög.

Ordspråk och liknande. Andra bullar.

Som ett brevpå Posten.

Varför gör vi denna lösning

14 15

Posten.se lanserar en ny webbplats. Det krävs en större systemändring i Pablo, innan du kan

komma åt Posten.se som vanligt.

• Pablo kommer att uppgraderas i början av 2012. Då fungerar knapparna i Pablo som

vanligt igen.

Giltig endast utskriftsdagen 1(1)


Bilaga 2

Ronny Berggren

ITE 305 INL1

Exempel på ett lättläst infoblad

Bilaga 4 Kontaktuppgifter handledare

Information till ombud nummer 17

Info från Posten 2011-11-11

Leena Pajunen

Chef Posten Retail Ombudsstöd

Tel 08-781 62 86

leena.pajunen@posten.se

Postens Huvudkontor

Terminalvägen 24

171 73 Solna

Tillfällig lösning för Pablo

Vi inom Posten arbetar med att förbättra Pablo.

Därför kommer du att få en tillfällig sida i Pablo.

När vi är klara med förbättringen

kan du använda Pablo som vanligt.

Detta kommer att ske den 13 november.

Den tillfälliga sidan fungerar bara några dagar.

På sidan finns länkar till Posten.se.

Här finner du viktig information.

Informationen handlar om ditt arbete med Posten.

Om du trycker på knappen ”Posten.se” i Pablo

kommer du till en sida som heter ”Spåra brev & paket”.

Titta på bilden ovanför.

Om du trycker på någon av knapparna

16 17

”Postnummer” och ”Kundsynpunkt”

kommer du direkt in till respektive sida.

Titta på bilden ovanför.

More magazines by this user
Similar magazines