Lathund – Nordiska varunummer - LIF

Maj 2010 © Apotekens Service AB
I N T E R N T
Lathund –
Nordiska varunummer
Datum: 2011-02-25 Version: Författare: Johan Östling
Senast ändrad:
Dokumentnamn: Lathund Nordiska Fastställd av: 1/8
varunummer v 1.0

Maj 2010 © Apotekens Service AB
Innehåll
1 Varunummer – varför det är viktigt 3
2 Vanliga frågeställningar om varunummer 3
2.1 Läkemedelsföretagens informationsansvar 3
2.2 Vad händer om ett felaktigt varunummer sparats i NPL 4
2.3 Måste varunumret bytas när handelsnamnet ändras 4
2.4 Måste varunumret bytas när förpackningstypen ändras 4
2.5 Ska varunummer bytas vid byte av ombud/innehavare av försäljningstillstånd 5
2.6 Kan gamla varunummer tas bort i NPL för artiklar som inte ska säljas 5
2.7 Hur hanteras varunummer vid switch mellan Rx / OTC 5
2.8 Får ett varunummer återanvändas 5
2.9 Hur hanteras gällande varunummer vid varunummerbyte 5
2.10 Information om streckkoder 6
3 Flöde av produkt och artikelinformation 6
4 Allmän information 8
5 Definitioner 8
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 2/8

Maj 2010 © Apotekens Service AB
1 Varunummer – varför det är viktigt
I Sverige finns det inget heltäckande och unikt id-begrepp för läkemedel, förbrukningsartiklar och
handelsvaror. Varunummer används ofta som om det vore ett unikt id-begrepp, utan att det är det.
Varunumret fyller emellertid, i kombination med andra id-begrepp, en mycket viktig funktion för att
hanteringen av läkemedel ska fungera på den svenska marknaden, t.ex. vid såväl förskrivning,
distribution, expedition som för kunden/patienten genom t.ex. läkemedelsförteckningen. Ett fel i ett
varunummer kan få oanade och allvarliga konsekvenser, t.ex. kan ett felaktigt varunummerbyte
medföra att ett läkemedel förlorar sin identifiering eller identifieras som ett helt annat läkemedel. Efter
omregleringen av apoteksmarknaden har olika intressenters system automatiserats och integrerats,
vilket ytterligare ökat behovet av korrekta varunummer för att hanteringen av läkemedel ska fungera
effektivt och säkert.
För att hela kedjan ska fungera, på ett säkert sätt, är det därför viktigt att veta när och hur en artikel
ska byta varunummer.
I Sverige finansieras varunummerhanteringen genom FASS-avgiften och det finns därför ingen direkt
kostnad kopplad till att skaffa ett varunummer. Varunummer för läkemedel i Norden hanteras idag av
Läkemedelsinformationscenter AB i Helsingfors (se nedan 4 Allmän information).
2 Vanliga frågeställningar om varunummer
Byte av varunummer är en viktig fråga ur hanterings- och säkerhetsaspekt.
Läs även TLVs dokument Information om ändringar i NPL som kan beröra subvention av läkemedel
som finns tillgänglig på TLVs hemsida http://www.tlv.se/lakemedel/ansok-om-pris-eller-subvention/
Nedan listas de vanligaste frågorna och svaren för när artiklar ska byta varunummer. Eventuella
frågor kan ställas till Apotekens Service AB servicedesk@apotekensservice.se
2.1 Läkemedelsföretagens informationsansvar
Läkemedelsföretag har ett ansvar att alltid informera om namnändringar och varunummerbyte till
samtliga apoteksaktörer, se nedan 4 Allmän information.
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 3/8

Maj 2010 © Apotekens Service AB
2.2 Vad händer om ett felaktigt varunummer sparats i NPL
Eftersom informationen i NPL distribueras via VARA till marknadens olika parter, som i sin tur
använder information i en mängd olika situationer och system, är det mycket viktigt att varunummer
som sparas i NPL är korrekta. Ändringar i NPL överförs och uppdateras med automatik i
efterföljande system. Var därför mycket noggrann vid inmatning av varunummer och rätta
omedelbart om ett fel uppstår. En korrigering i NPL tar två vardagar innan den blir tillgänglig i
expeditionssystem. I vårdsystem kan det ta ca 1-2 veckor innan den uppdaterade informationen blir
tillgänglig för förskrivare medan exempelvis informationen på FASS.se uppdateras från NPL flera
gånger per dygn. Se nedan 3 Flöde av produkt- och artikelinformation.
Om felaktigt varunummer angivits i NPL och det upptäcks senare kan förskrivning på varunumret ha
skett. I en sådan situation - kontakta alltid Apotekens Service för att diskutera hur informationen ska
hanteras. Det är mycket viktigt att inte radera, ändra eller på annat sätt modifiera den felaktiga
informationen utan att först diskutera med Apotekens Service, eftersom detta kan få stora
konsekvenser i efterföljande system.
2.3 Måste varunumret bytas när handelsnamnet ändras
Normalt byts varunumret när handelsnamnet (varunamnet) ändras, vilket också är önskvärt ur
partihandelns synpunkt. Varunumret får dock behållas vid namnändring om något av följande villkor
är uppfyllda:
förpackningen finns bara i ett land
förpackningen finns i flera länder och byte sker till samma handelsnamn i alla nordiska
länder samtidigt (inom några månader). Nytt varunummer begärs om förpackningen inte
byter namn i alla nordiska länder samtidigt.
I de fall varunummer ska ändras kan, under en övergångsperiod (en månad), förpackningar med
olika handelsnamn, men med samma varunummer förekomma i Sverige enligt rutin på
Läkemedelsverket.
2.4 Måste varunumret bytas när förpackningstypen ändras
Ibland händer det att förpackningstyp ändras. I de flesta fall behöver varunumret inte ändras, t.ex.
vid byte från glas- till plastburk. Om det är en förändring som påverkar patientens eller apotekens
hantering, t.ex. från burk till blister eller från reumatikeranpassad till ej reumatikeranpassad
förpackning, eller kalender- till ej kalenderförpackning ska varunummer ändras.
När en ny förpackning, med bibehållet varunummer, blir aktuell ska ett nytt NPL pack-id skapas.
Observera att detta kan leda till att artikeln riskerar att falla ur subventionen! Inför byte av
förpackning med bibehållet varunummer rekommenderas att en dialog förs med TLV.
I de fall varunummer ska ändras kan, under en övergångsperiod (en månad), förpackningar med
olika förpackningstyp men med samma varunummer förekomma i Sverige enligt rutin på
Läkemedelsverket.
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 4/8

Maj 2010 © Apotekens Service AB
2.5 Ska varunummer bytas vid byte av ombud/innehavare av försäljningstillstånd
Ja, vid byte av ombud/innehavare av försäljningstillstånd ska varunumret bytas för att erhålla en
korrekt försäljningsstatistik per företag.
Läkemedelsföretaget har eget ansvar att informera om varunummerbyte till alla apoteksaktörer.
Undantag kan tillåtas efter överenskommelse med Apotekens Service, men då måste berörda
företag vara införstådda med att den historiska försäljningen i statistiken följer med till det nya
företaget. För att kunna behålla det gemensamma nordiska varunumret måste bytet av innehavare
av försäljningstillstånd ske i alla berörda länder.
2.6 Kan gamla varunummer tas bort i NPL för artiklar som inte ska säljas
Så snart en artikel satts som Marknadsförs ja i NPL får det specifika varunumret för denna artikel
inte tas bort/blankas ut i NPL. Eftersom försäljningstransaktionen knyts till varunumret i en mängd
olika system, t.ex. receptdepån, läkemedelsförteckningen, och statistiksystem inom och utom
Apotekens Service. För att markera en förändring för en artikel som inte säljs, t.ex. då artikeln
övergått i ett annat företags ägo, är det tillåtet att ange ett nytt varunummer.
I Sverige finansieras varunummerhanteringen genom FASS-avgiften och det finns därför inget
ekonomiskt skäl att avstå från att skaffa nya varunummer.
2.7 Hur hanteras varunummer vid switch mellan Rx / OTC
Vid switch från Rx till OTC måste varunumret ändras eftersom kraven på märkning, bipacksedel etc.
är olika.
Om switchen är från OTC till Rx behöver varunumret däremot inte ändras.
2.8 Får ett varunummer återanvändas
Nej, ett varunummer får under inga omständigheter återanvändas, eftersom varunumret ska bidra till
en unik identitet av en artikel. En artikel som förskrivits och expedierats finns registrerad med
varunummer i en mängd system, t.ex. receptregistret, läkemedelsförteckningen, statistik,
distributions- och varuhanteringssystem, historik och fakturering.
Detta innebär att ett företag som återanvänt ett varunummer och som redan tryckt förpackningar inte
under några omständigheter får distribuera dessa förpackningar på den svenska marknaden! Detta
betyder att företaget måste anskaffa ett nytt varunummer och därefter trycka nya förpackningar.
2.9 Hur hanteras gällande varunummer vid varunummerbyte
Vid byte av varunummer i NPL ska det tidigare gällande varunumret alltid flyttas över till fältet
Tidigare varunummer.
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 5/8

Maj 2010 © Apotekens Service AB
2.10 Information om streckkoder
Alla läkemedelsförpackningar ska ha en streckkod tryckt på förpackningen.
Streckkoden ska innehålla max 14 tecken. Det finns inte längre något krav på att streckkoden ska
innehålla varunumret enligt NNCs regelverk. Streckkoden kan istället följa GS1s regelverk för GTIN.
3 Flöde av produkt och artikelinformation
Apotekens Service AB ansvarar för att sammanställa och tillhandahålla ett nationellt produkt- och
artikelregister för den omreglerade apoteksmarknaden. Registret benämns VARA. Syftet med VARA
är att förse den svenska marknaden med aktuell och kvalitetssäkrad produkt- och artikelinformation
för det nationellt gemensamma sortimentet av läkemedel och handelsvaror inom förmånen.
VARA-filen distribueras bland annat till apoteksaktörer, statistikintressenter, veterinära vårdsystem,
systemleverantörer samt till SIL, Svensk Informationsdatabas för Läkemedel. SIL i sin tur distribuerar
VARA-informationen vidare till vårdaktörer. Vårdsystem ska implementeras mot SIL.
VARA-information distribueras för närvarande även till vårdaktörer inom landstingen via JACA,
Apoteket AB. JACA skulle, enligt överenskommelse mellan SIL och Apoteket AB, upphöra den 2011-
06-30. Dock har landsting ansökt om dispens och slutdatum för JACA är för närvarande satt till
2012-12-31.
Nedan visar bild 1 VARA-systemet på Apotekens Service samt dess källor. VARA hämtar och läser
dagligen in uppdateringar från NPL.
Bild 1 VARA-systemet och dess källor
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 6/8

Maj 2010 © Apotekens Service AB
Datakvalitén i VARA är viktig och uppdatering av information i VARA sker enligt en väl definierad
intagsprocess. Alla förändringar valideras mot automatiska valideringsregler, granskas och
godkänns av farmaceuter innan publicering. Informationen i VARA uppdateras och publiceras en
gång per dygn.
Informationsägare såsom TLV, LV samt olika leverantörer och tillverkare är ansvariga för att leverera
kvalitetssäkrad information till VARA. De är även ansvariga för att skyndsamt korrigera eventuella
avvikelser.
Det är ett krav att apoteksaktörer har en daglig uppdatering av VARA för att hålla aktuell information
tillgänglig i sina expeditionssystem. Aktuell produkt- och artikelinformation är en förutsättning för att
expediera recept från Receptdepån hos Apoteken Service AB. Uppdateringsfrekvens av VARAinformationen
i SIL samt hos vårdaktörer sker f n ca en gång per vecka.
Bild 2 visar på ett övergripande sätt hur expedierande system hos apoteksaktörer använder lokal
kopia av VARA och hur de centrala systemen som Receptdepå (RR)/Receptdepå djur (RRD),
Läkemedelsförteckningen (LF) och Försäljningstransaktionsregistret (FOTA) på Apotekens Service
är direkt kopplade till VARA. Bilden visar även schematiskt hur vårdaktörer får tillgång till VARA via
SIL alternativt för veterinära vårdsystem direkt från Apotekens Service AB samt hur e-recept kommer
in till RR/RRD. Bilden visar även den övergångslösning för apoteksaktörer som Apoteket AB
tillhandahåller t o m 2011-12-31 samt JACA-filen som Apoteket AB tillhandahåller till vårdaktörer
med beviljad dispens t o m 2012-12-31.
Bild 2 VARA och apoteks- och vårdaktörer
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 7/8

Maj 2010 © Apotekens Service AB
4 Allmän information
Eventuella frågor om varunummer i Sverige ska ställas till Apotekens Service
servicedesk@apotekensservice.se
Varunummer administreras av NNC, Nordic Number Centre, (PIC, Pharmaceutical Information
Centre) i Finland vnr@vnr.fi
En utförligare beskrivning av varunummer och streckkoder finns i ”Nordiskt varunummer på
läkemedelsförpackningar i Sverige” som finns på LIFs hemsida. Guiden är under omarbetning för att
tydliggöra riktlinjerna för varunummer.
Läs även TLVs dokument Information om ändringar i NPL som kan beröra subvention av läkemedel
som finns tillgänglig på TLVs hemsida till http://www.tlv.se/lakemedel/ansok-om-pris-ellersubvention/
Lista på apotek som är godkända av Läkemedelsverket:
http://www.lakemedelsverket.se/malgrupp/Foretag/Apoteksmarknaden/-Tillstand-for-apotek/
Lista med kontaktuppgifter för varuinformation till apoteksaktörer i Sverige finns på Sveriges
Apoteksförenings hemsida:
http://www.sverigesapoteksforening.se/kontakt/kontaktlista-varuinformation/
5 Definitioner
ACA
GS1
GTIN
JACA
LIF
NNC
NPL
OTC
PIC
Rx
SIL
VARA
ÖLA
Apotekets Centrala Artikelregister - varuregister som idag tillhandahålls och används av Apoteket
AB för varuförsörjning och expedition.
GS1 är en icke vinstdriven standardiseringsorganisation – www.gs1.se
Global standard för artikelnumrering
Journal - ACA, varuregister till vårdsystem som tillhandahålls av Apoteket AB
Branschorganisation för de forskande läkemedelsföretag – www.lif.se
Nordic Number Centre - vnr@vnr.fi
Nationellt Produktregister för Läkemedel - Läkemedelsverket ansvarar för utveckling, drift och
underhåll av NPL - https://npl.mpa.se/mpa.npl.services/home2.aspx
Receptfria läkemedel
Pharmaceutical Information Centre – http://www.laaketietokeskus.fi/en
Receptbelagda läkemedel
Svensk Informationsdatabas för läkemedel
Nationellt produkt- och artikelregister för alla läkemedel, samt handelsvaror inom förmånen, som
tillhandahålls av Apotekens Service www.apotekensservice.se
Övergångslösning för apoteksaktörer som idag tillhandahålls av Apoteket AB
Datum: 2011-06-08 Version: 1.0 Författare: Hans Andersson & Anna Wessling
Senast ändrad: 2011-09-20 Dokumentnamn: Lathund – Nordiska varunummer Fastställd av: Anna Wessling 8/8