Planering och strategi inför en upphandling - Johan Stern 21 maj 2013
Planering och strategi inför en upphandling - Johan Stern 21 maj 2013
Planering och strategi inför en upphandling - Johan Stern 21 maj 2013
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Planering</strong> <strong>och</strong> <strong>strategi</strong><br />
Upphandlingsstödet, d<strong>en</strong> <strong>21</strong> <strong>maj</strong> <strong>2013</strong><br />
<strong>2013</strong>-05-22
Innehåll<br />
1. Inledning<br />
2. Metodbeskrivning<br />
3. <strong>Planering</strong> (Steg 1)<br />
- Analys av förutsättningar<br />
- Intress<strong>en</strong>tanalys<br />
- Behovsanalys<br />
- Marknadsanalys<br />
4. Strategi (Steg 2)<br />
- Målanalys<br />
- Upphandlingsanalys<br />
- Riskanalys<br />
- Uppföljnings<strong>strategi</strong><br />
- Beslutspunkter<br />
2
Del 1 – Inledning<br />
1. Inledning<br />
2. Metodbeskrivning<br />
3. <strong>Planering</strong> (Steg 1)<br />
4. Strategi (Steg 2)<br />
3
Från ord till <strong>upphandling</strong>!<br />
Organisation<br />
D<strong>en</strong><br />
professionella<br />
beställar<strong>en</strong><br />
Kompet<strong>en</strong>s<br />
<strong>och</strong> resurser<br />
Metoder <strong>och</strong><br />
rutiner<br />
4
Yrkesprofil!<br />
5<br />
Utbildningar/kompet<strong>en</strong>ser<br />
• LOU/LUF<br />
• Jurist<br />
• Ekonom<br />
• Tekniker<br />
• Ing<strong>en</strong>jör<br />
• Projektledare<br />
• Logistiker<br />
• Dataguru<br />
• Körkort A, B, C etc<br />
• Språkg<strong>en</strong>i<br />
• Förhandlingsteknik<br />
Eg<strong>en</strong>skaper<br />
• Affärsmässig<br />
• Analytisk<br />
• Strategisk<br />
• Lyhörd<br />
• Serviceinriktad<br />
• Strukturerad<br />
• Kommunikativ<br />
• Processinriktad<br />
• Resultatori<strong>en</strong>terad<br />
• Många bollar i luft<strong>en</strong><br />
• Flexibel<br />
• 4 armar<br />
• 12 b<strong>en</strong>
Att upphandla är ett lagarbete!<br />
Förvaltare<br />
Beställare<br />
Anställda<br />
<strong>och</strong>/eller Brukare<br />
Projektledare<br />
Specialistkom<br />
pet<strong>en</strong>ser<br />
Refer<strong>en</strong>sgrupp<br />
Sakkunniga<br />
6
Del 2 – Metodbeskrivning<br />
1. Inledning<br />
2. Metodbeskrivning<br />
3. <strong>Planering</strong> (Steg 1)<br />
4. Strategi (Steg 2)<br />
7
Metodbeskrivning<br />
Syfte<br />
Att ge stöd som främjar <strong>och</strong> underlättar det konkreta arbetet med att ta<br />
fram ett förfrågningsunderlag.<br />
Målsättning<br />
Att arbeta tillsammans på ett metodiskt <strong>och</strong> strukturerat sätt.<br />
Resultat<br />
Ett väl bearbetat första utkast till ett förfrågningsunderlag.<br />
8<br />
Att ta fram ett förfrågningsunderlag är ett hantverk!
Metodbeskrivning<br />
Fas 1 <strong>Planering</strong> <strong>och</strong> <strong>strategi</strong><br />
• Steg 1: Analys av förutsättningar<br />
• Steg 2: Strategiska frågeställningar<br />
Fas 2 Kravställningsmetodik<br />
• Mom<strong>en</strong>t A: Kravinsamling (steg 1-6)<br />
• Mom<strong>en</strong>t B: Kravsortering (steg 1-2)<br />
• Mom<strong>en</strong>t C: Kravarbete (steg 1-3)<br />
Fas 3 Utvärderingsmetodik<br />
• Utvärderingskriterier (steg 1-3)<br />
• Utvärderingsmodeller<br />
9<br />
Fas 4 Kommersiella villkor<br />
• Steg 1: Ta fram<br />
• Steg 2: Analysera<br />
• Steg 3: Reglera<br />
• Steg 4: Disponera
Metodbeskrivning<br />
Fas 1 <strong>Planering</strong> <strong>och</strong> <strong>strategi</strong><br />
Syfte<br />
Att fastställa <strong>en</strong> <strong>strategi</strong> för <strong>upphandling</strong><strong>en</strong>.<br />
Målsättning<br />
Att samtliga berörda personer ska vara delaktiga, ha samsyn kring<br />
<strong>upphandling</strong><strong>en</strong>s mål <strong>och</strong> väg<strong>en</strong> dit.<br />
Resultat<br />
En väl förankrad <strong>upphandling</strong> <strong>och</strong> väl underbyggda beslut –<br />
Upphandlings<strong>strategi</strong>.<br />
10
Del 3 – <strong>Planering</strong> (Steg 1)<br />
1. Inledning<br />
2. Metodbeskrivning<br />
3. <strong>Planering</strong> (Steg 1)<br />
4. Strategi (Steg 2)<br />
11
Analys av förutsättningar<br />
Frågeställning: Status idag <strong>och</strong> hur ser våra förutsättningar ut<br />
Metod: Möte/workshop, intervjuer, <strong>en</strong>käter, rapporter etc.<br />
• Bakgrund <strong>och</strong> historik<br />
• Erfar<strong>en</strong>heter <strong>och</strong> lärdomar (bra <strong>och</strong> dåliga)<br />
• Förutsättningar <strong>och</strong> bero<strong>en</strong>d<strong>en</strong> (internt)<br />
• Omvärldsfaktorer <strong>och</strong> förändringar (externt)<br />
• Budget <strong>och</strong> ekonomi<br />
12<br />
Samla in Sammanställ Analysera Dokum<strong>en</strong>tera
Intress<strong>en</strong>tanalys<br />
Frågeställning: Vilka påverkas av <strong>upphandling</strong><strong>en</strong> <strong>och</strong> på vilket sätt<br />
behöver de <strong>en</strong>gageras <strong>och</strong> när<br />
Metod: Brainstorming, Möte/workshop.<br />
Internt<br />
• Beställare<br />
• Projektledare<br />
• Refer<strong>en</strong>sgrupp<br />
• Specialistkompet<strong>en</strong>ser<br />
• Anställda/Brukare<br />
• Förvaltare<br />
Engagemang<br />
• Tilldela resurser <strong>och</strong> fatta beslut<br />
• G<strong>en</strong>omföra <strong>upphandling</strong><strong>en</strong><br />
• Förankring <strong>och</strong> input<br />
• Teknik, juridik, miljö etc.<br />
• Sakkunskap, förankring <strong>och</strong> input<br />
• Uppföljning<br />
13<br />
Externt<br />
• Leverantörer<br />
• Branschför<strong>en</strong>ing<br />
• Specialistkompet<strong>en</strong>ser<br />
Engagemang<br />
• Förankring <strong>och</strong> input<br />
• Förankring <strong>och</strong> input<br />
• Teknik, juridik, miljö etc.
Behovsanalys<br />
Frågeställning: Vad är behovet<br />
Metod: Möt<strong>en</strong>, intervjuer, <strong>en</strong>käter, rapportsammanställningar etc.<br />
Input<br />
• Processer <strong>och</strong> flöd<strong>en</strong><br />
• Statistik<br />
- Köpmönster (när, vad <strong>och</strong> hur)<br />
- Inköp per leverantör (volymer <strong>och</strong><br />
värde)<br />
- Inköp per vara/tjänst (volymer <strong>och</strong><br />
värde)<br />
• Uppföljning av avtal<br />
- Kvalitativa <strong>och</strong>/eller kvantitativa<br />
undersökningar<br />
- Avvikelser <strong>och</strong> reklamationer<br />
- Avtalstrohet<br />
Analyser<br />
• Hur fungerar det idag<br />
• Hur vill vi att det ska fungera<br />
imorgon<br />
• C<strong>en</strong>trala <strong>och</strong>/eller egna avtal<br />
• Omfattning <strong>och</strong> volymer<br />
• Avtalsperiod<br />
• Framgångsfaktorer<br />
14<br />
Samla in Sammanställ Analysera Dokum<strong>en</strong>tera
Marknadsanalys<br />
Frågeställning: Hur ser marknad<strong>en</strong> <strong>och</strong> dess utbud ut<br />
Metod: Möt<strong>en</strong>, intervjuer, <strong>en</strong>käter, register, rapporter, RFI, remiss etc.<br />
Input<br />
• Vilk<strong>en</strong> är marknad<strong>en</strong><br />
- Branschför<strong>en</strong>ing<br />
- Leverantörskonstellationer<br />
• Hur ser utbudet ut<br />
- Produktområd<strong>en</strong> <strong>och</strong><br />
produktcykler<br />
- Tjänsteområd<strong>en</strong> <strong>och</strong> nivåer<br />
• Hur ser prisbild<strong>en</strong> ut<br />
- Produkter/tjänster<br />
Analysera<br />
• Behov i förhållande till<br />
marknad <strong>och</strong> utbud<br />
• Budget i förhållande till<br />
marknad <strong>och</strong> utbud<br />
• Pot<strong>en</strong>tiella leverantörer<br />
• Tr<strong>en</strong>der <strong>och</strong> utveckling inom<br />
- Marknad<strong>en</strong><br />
- Utbud<br />
- Pris<br />
15<br />
Samla in Sammanställ Analysera Dokum<strong>en</strong>tera
Del 4 – Strategi (Steg 2)<br />
1. Inledning<br />
2. Metodbeskrivning<br />
3. <strong>Planering</strong> (Steg 1)<br />
4. Strategi (Steg 2)<br />
16
Målanalys<br />
Frågeställning: Vilka mål har vi med <strong>upphandling</strong><strong>en</strong><br />
Metod: Brainstorming<br />
Exempel på mål:<br />
• En bra affär<br />
• Hög kvalité<br />
• Bra leverantörer<br />
• Bra uppföljning<br />
• Bra priser<br />
• Kostnadskontroll<br />
17<br />
Ta fram Analysera Modellera Formulera Följ upp
Målanalys<br />
Frågeställning: Hur förhåller sig mål<strong>en</strong> i förhållande till varandra<br />
Metod: Modellering – Målhierarki, se äv<strong>en</strong> SMART - målformulering<br />
En bra affär<br />
Hög kvalité<br />
Bra priser<br />
Bra leverantörer<br />
Bra uppföljning<br />
Kostnadskontroll<br />
18
Upphandlingsanalys<br />
Frågeställning: Hur ska <strong>upphandling</strong><strong>en</strong> g<strong>en</strong>omföras<br />
Metod: Utredning <strong>och</strong> analys mot bakgrund av tidigare analyser.<br />
• Anbudsområd<strong>en</strong> (inkl. optioner)<br />
• Upphandlingsförfarande<br />
• Avtalskonstruktion<br />
• Ramavtal <strong>och</strong> avropsmekanism<br />
• G<strong>en</strong>erella kravområd<strong>en</strong><br />
• Särskilda kravområd<strong>en</strong><br />
• Tidplan<br />
• Resurser<br />
19<br />
Ta fram alternativ<br />
Lista fördelar resp.<br />
nackdelar<br />
Analysera<br />
Rekomm<strong>en</strong>dera
Riskanalys<br />
Frågeställning: Vilka risker (händelser) finns det <strong>och</strong> vilka konsekv<strong>en</strong>ser<br />
medför de<br />
Metod: Brainstorming (avgränsad SWOT-analys).<br />
Risker<br />
1. Överprövning<br />
2. ”Fel” anbud”<br />
3. Inga anbud<br />
4. För höga priser<br />
5. Ing<strong>en</strong> uppföljning av avtalet<br />
Konsekv<strong>en</strong>ser<br />
• Förs<strong>en</strong>ingar <strong>och</strong> merkostnader<br />
eller rätta/gör om<br />
• Avbryta, FF eller ”Fel” vinnare<br />
• Förs<strong>en</strong>ingar <strong>och</strong> merkostnader<br />
<strong>och</strong> göra om eller FF<br />
• Avbryta, gör om <strong>och</strong> budget<br />
saknas<br />
• Ing<strong>en</strong> kontroll<br />
20<br />
Ta fram Analysera Prioritera Hantera Följ upp
Prioriteringsmatris<br />
Frågeställning: Hur stor sannolikhet är det att det inträffar <strong>och</strong> vilk<strong>en</strong><br />
effekt får det om det inträffar<br />
Metod: Analysera i grupp, diskutera <strong>och</strong> prioritera tillsammans.<br />
Hög<br />
1<br />
Risker<br />
1. Överprövning<br />
SANNOLIKHET<br />
5<br />
3<br />
2<br />
2. ”Fel” anbud”<br />
3. Inga anbud<br />
4. För höga priser<br />
5. Ing<strong>en</strong> uppföljning av<br />
avtalet<br />
Låg<br />
4<br />
Låg<br />
EFFEKT<br />
Hög<br />
<strong>21</strong><br />
Åtgärdslista: Vem ansvarar för att göra vad <strong>och</strong> när<br />
1) Att göra för att motverka att det inträffar – promotiva åtgärder<br />
2) Att göra om det inträffar - skadebegränsning
Uppföljnings<strong>strategi</strong><br />
Frågeställning: Vad ska följas upp, när <strong>och</strong> hur<br />
Metod: Ekonomisystem, rapporter, avvikelser, <strong>en</strong>käter etc.<br />
Vad När Hur Vem<br />
Mål Löpande <strong>och</strong> per år Se Målanalys X<br />
Upphandlings-<br />
<strong>strategi</strong> Löpande <strong>och</strong> efter avtal Rapport Y<br />
Avtalet<br />
Löpande <strong>och</strong> per månad<br />
<strong>och</strong> år Kvalité Z<br />
Priser<br />
Å<br />
Övriga villkor Ä<br />
22<br />
Ta fram Följ upp Analysera Åtgärda
Beslutspunkter<br />
Beslutsunderlag<br />
• Analys av förutsättningar<br />
• Behovsanalys<br />
• Marknadsanalys<br />
• Riskanalys<br />
• Prioriteringsmatris<br />
Verktyg<br />
• Åtgärdslistor<br />
• Uppföljnings<strong>strategi</strong><br />
Verktyg<br />
Beslut<br />
Beslutsunderlag<br />
23<br />
Beslutspunkter<br />
• Målanalys<br />
• Upphandlingsanalys<br />
• Uppföljnings<strong>strategi</strong><br />
Upphandlings<strong>strategi</strong>
Kontaktuppgifter<br />
<strong>Johan</strong> <strong>Stern</strong><br />
08-546 546 05<br />
johan.stern@ramberglaw.se<br />
Ramberg Advokater AB Tfn 08-546 546 00<br />
Jakobsbergsgatan 13 Fax 08-546 546 99<br />
Box 7531<br />
www.ramberglaw.se<br />
103 93 Stockholm<br />
24
Change language