Visma Eget Aktiebolag - Visma Spcs AB

Visma Eget Aktiebolag
Bokföring, deklaration och årsredovisning__________________________________1
De viktigaste funktionerna i programmet___________________________________2
Startguide__________________________________________________________2
Ingångsvärden från tidigare år__________________________________________2
Löpande rutiner_____________________________________________________3
Årsrutiner samt Deklaration och Årsredovisning___________________________4
Utskrifter___________________________________________________________4
Hjälp______________________________________________________________4
Min sida___________________________________________________________5
Meny-raden________________________________________________________5
Första gången du använder programmet___________________________________6
Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration och årsredovisning___________6
Välj lösenord_______________________________________________________6
Ange bolagets räkenskapsår___________________________________________7
Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart_ __________________________7
Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet___________________7
Uppgifter om bolagets bankkonto och girokonto__________________________8
Uppgifter om aktuella momssatser i bolaget______________________________8
Betalningsvillkor och övriga inställningar_________________________________8
Markera att bolaget innehar F-skattesedel________________________________9
Företagslogotyp_____________________________________________________9
Ingångsvärden för din bokföring________________________________________9
Arbeta med löpande rutiner_____________________________________________10
Faktura_ ___________________________________________________________10
Kontantkvitto_______________________________________________________12
Inbetalning i kassabok________________________________________________12
Utbetalning i kassabok_______________________________________________14
Överföring i kassabok________________________________________________15
Redovisning av moms _______________________________________________15
Avskrivningar av inventarier____________________________________________17
Automatiskt beräkning av avskrivningar_ _________________________________18
Redovisningskontroll_________________________________________________18
Arbeta med årsrutiner_ _________________________________________________19
Periodiseringar av inkomster och utgifter_________________________________19
Värde på lager, värdepapper med mera__________________________________19
Skattemässiga justeringar möjliga_______________________________________19
Visning av årets avskrivningar_ _________________________________________19
Automatiska ombokningar i bokföringen vid årets slut________________________20
Inventarier och immateriella rättigheter__________________________________20
Varulager__________________________________________________________20
Byggnader m m_______________________________________________________21
Innehåll - 1

Obetalda fakturor till kunder_ ____________________________________________21
Övriga ombokningar_________________________________________________21
Arbeta med deklaration_________________________________________________21
Inkomstplanering av företagets resultat__________________________________22
Arbeta med årsredovisning______________________________________________22
Årsredovisningen följer K2-reglerna_____________________________________23
Jämförelsetal kan behöva anges första gången du använder programmet______23
Sällan som jämförelsetal behöver anges första året med K2_________________24
Markera i kryssruta om jämförelsetalen lämnas i en bilaga__________________24
När ska årsredovisningen göras?________________________________________24
Övriga formaliteter för årsredovisningar__________________________________24
Skriv ut handlingar till Bolagsverket_____________________________________25
Innehåll - 2

Visma Eget Aktiebolag
Visma Eget Aktiebolag
Detta kom-igång-häfte ger en sammanfattning över programmets viktigaste delar och
funktioner.
Detaljerad beskrivning av alla programdelar finner du i hjälptexterna inne i programmet.
Installationsanvisning når du via programmets cd-skiva eller via installationens startsida.
Med Visma Eget Aktiebolag kan du själv enkelt sköta fakturering och bokföring samt
bolagets deklaration och årsredovisning.
Under året matar du in uppgifter om pengar bolaget får in och pengar som betalas ut.
Det ger dig full kontroll över hur bolagets resultat och vilka tillgångar och skulder som
finns. Samtidigt har du fullgjort bolagets löpande bokföring enligt kontantmetoden.
Efter årets slut gör du de justeringar som krävs och låter sedan programmet hjälpa
dig med att fylla i bolagets deklarationsblanketter och göra årsredovisningen till
Bolagsverket.
Bokföring, deklaration och årsredovisning
I denna årgång av programmet kan du göra bolagets bokföring för år 2010 och 2011.
I programmet kan du också att kunna göra deklaration och årsredovisning för år 2010.
En ny årgång av programmet Visma Eget Aktiebolag ges ut före varje årsskifte för att alla
regler kring både bokföring och deklaration ska vara helt uppdaterade i programmet.
Alla programdelar är anpassade till Bokföringsnämndens nya så kallade K2-regler som
fullt ut kan användas under räkenskapsår som påbörjas 1 januari 2010.
1

Visma Eget Aktiebolag
De viktigaste funktionerna i programmet
De viktigaste funktionerna i programmet är följande:
Startguide
Första gången du använder programmet måste du aktivera programmet. Gör du inte
det, kan du använda programmet under 45 dagar. Därefter får du välja att skapa ett
nytt företag eller öppna ett övningsföretag.
När du skapar ett nytt företag kommer du till en startguide.
Den hjälper dig att fylla i de grundläggande uppgifter om bolaget som behövs för att
du ska kunna skapa fakturor som uppfyller momslagens regler om fakturors innnehåll
och att komma igång med kassaboken i programmet.
Ingångsvärden från tidigare år
När du börjar använda Visma Eget Aktiebolag är det också lämpligt att du skriver in
uppgifter om olika ingångsvärden från föregående år.
Ska du börja bokföra för ett nystartat aktiebolag finns det mycket få ingångsvärden att
lämna – i regel enbart uppgifter om tillgångar på ett konto samt uppgift om aktiekapitalets
storlek.
Om du har ett gammalt bolag kan du hämta många ingångsvärden från bolagets gamla
bokföring, exempelvis ingående saldon på kassa, bank och giro. Vissa ingångsvärden
kan däremot oftast inte skrivas in innan du gjort deklaration och årsredovisning för år
2009. De får därför kompletteras senare under året via menyvalet Arkiv - Ingångsvärden.
Ingångsvärden behöver bara lämnas manuellt det första året du använder programmet.
Kommande år ser programmet helt automatiskt till att flytta med alla nödvändiga uppgifter
från gamla till nya inkomstår.
2

Visma Eget Aktiebolag
Löpande rutiner
Fakturor och kontantkvitton
Till programmets Löpande rutiner hör det avsnitt där du skapar och skriver ut fakturor
och kontantkvitton och håller reda på vilka kunder som betalat sina fakturaskulder.
Kassabok för inbetalningar/utbetalningar
I Löpande rutiner ingår också Kassaboken där du regelbundet för in uppgifter om
inbetalningar som bolaget får för försäljning etc och utbetalningar som bolaget gör för
inköp m m. På så vis har du alltid full kontroll över hur bolagets verksamhet går ekonomiskt
och vilka pengar som finns i kassan och på olika konton.
Momsredovisning
Om du väljer momsredovisning per kvartal eller månad finns en översikt som visar
momsbeloppen som hör till årets olika skattedeklarationer. I översikten låser du också
en momsperiod för inmatningar när skattedeklarationen för perioden är inlämnad till
Skatteverket.
Inventarielista
Du är skyldig att föra en förteckning över de inventarier som bolaget äger. Det sköter
programmet med funktionen Inventarielista. När du i kassaboken för in uppgifter om
nya inköp av inventarier förs de automatiskt till Inventarielistan.
Genom att du på så vis alltid har en uppdaterad inventarielista kommer programmet
helt automatiskt att kunna beräkna årets maximala avdrag som får göras för värdeminskning
på inventarierna (avskrivningar).
Skattekonto
Ställningen på bolagets egna skattekonto ska framgå av bokföringen. När bolaget betalar
ut pengar till skattekontot ska det i kassaboken därför registreras med utbetalningstypen
Betalning av F-skatt m m. Om bolaget får inbetalningar av t ex överskjutande
moms från Skatteverket registreras det i kassaboken med inbetalningstypen Återbetalning
av moms m m.
Registreringen i bokföringen av andra händelser på skattekontot än de som är kontanta
sköter du på sidan Skattekonto som finns i avsnittet Övrigt bland programmets
löpande rutiner. Där kan du registrera intäktsränta och kostnadsränta för de månader
då en sådan ränta har påförts skattekontot.
3

Visma Eget Aktiebolag
Där anges även uppgift om den F-skatt som bolaget debiterats varje månad liksom den
årliga uppgiften om slutlig skatt. Om det fanns skatteskulder per 31 december 2009
ska dessa också anges.
Läs mer i programmets hjälptexter om hur du lämnar uppgifter på sidan Skattekonto.
Uppgifter om årsstämma under 2010
I programdelen Löpande rutiner och avsnittet Övrigt/Årsstämma 2010 anger du
datum då bolagets årsstämma för 2010 hållits för inkomstår 2009. Om det på årsstämman
bestämts att en aktieutdelning ska göras måste uppgift om beslutad aktieutdelning
också lämnas här. Uppgifterna om datum för stämman och beslutad utdelning behövs
för att programmet ska kunna göra ombokningar av redovisat resultat för år 2009.
Årsrutiner samt Deklaration och Årsredovisning
Under Årsrutiner lämnar du uppgifter som behövs för att programmet ska kunna
beräkna det slutliga resultatet av verksamheten i bolaget före skatt för inkomståret
2010.
I Deklaration kan du inkomstplanera och skapa deklarationsblanketterna INK2, INK2R
och INK2S.
I programmet får du även hjälp med att göra bolagets årsredovisning enligt de så kallade
K2-reglerna.
Utskrifter
I programmet finns möjlighet att skriva ut fakturor med kopior och kontantkvitton som
skapats liksom uppgifter om betalda och obetalda fakturor.
Vidare finns en rad rapporter av olika slag som framför allt bygger på uppgifter som
lämnats i kassaboken. Det gäller dels rapporter om bolagets ekonomiska ställning liksom
rapporter som måste finnas enligt bokföringsreglerna.
Hjälp
Hjälp direkt på bildskärmen
Visma Eget Aktiebolag innehåller ett stort antal hjälptexter där du kan läsa om olika
funktioner i programmet och om bokföringsregler, skatteregler m m.
Du kan när som helst få lägesrelaterad hjälp och information om alla funktioner i
programmet direkt på skärmen. Denna hjälp består av olika typer av snabbreferenser
4

Visma Eget Aktiebolag
till menyer, funktioner och kommandon i programmet. Det finns flera sätt att på bildskärmen
få hjälp med det du just nu arbetar med:
• Tryck på F1-tangenten för att få upp en hjälptext som rör den funktion eller det fält
där du för tillfället befinner dig i programmet.
• Klicka på ikonen med frågetecknet som finns uppe i knappraden på sidan. Då kommer
en hjälptext som behandlar hela den aktuella sidan.
• Klicka på Hjälp-knappen om du befinner dig i en dialogruta.
• Välj menyvalet Hjälp.
Min sida
På Min sida får du information som berör just dig och de produkter du arbetar med.
Via Min sida kan du arbeta med våra internettjänster och ladda ner nya versioner av
de produkter du har avtal på. Du får också tips om hur du använder dina program och
tjänster.
Dessutom får du tillgång till Visma Infoline, vår informationstjänst med nyheter
om ekonomi, juridik, skatter och företagande samt årets skattekalender och aktuella
ekonomifakta. Tjänsten, som är en del av Min sida i programmet, uppdateras med
färska nyheter varje vardag i veckan.
För att få tillgång till personligt anpassad information på Min sida behöver du vara
inloggad. Endast avtalskunder har möjlighet att nå Min sida.
Meny-raden
Programmets menyrad är uppbyggd på följande vis:
Arkiv
Under Arkiv når du inmatningssidorna för Ingångsvärden, som du måste fylla i manuellt
första året du använder programmet.
Där finns även Företagsinställningar, där du anger olika uppgifter om företaget som
behövs för att dina fakturor ska bli korrekta och för att du ska komma igång med din
bokföring.
Här finns även inställningar för lösenord, vissa personliga inställningar av programmet
liksom funktioner som tillhör Windows-standard för menyvalet Arkiv, exempelvis Skriv
ut, Utskriftsinställningar, Skrivarinställningar, Säkerhetskopia och Avsluta.
5

Visma Eget Aktiebolag
Arbeta med
Under Arbeta med finns menyval för Kassabok, Fakturor/Kvitto, Årsrutiner,
Deklaration/Årsredovisning och Utskrifter.
Kommando
Här finns menyval som ändras beroende på vilken del av programmet du arbetar med.
Menyvalen beskrivs längre fram.
Fönster
Här kan du stänga av visningen av programmets navigeringsfönster. Under rubriken
Fönster ser du även vilka olika fönster som är öppna samtidigt.
Hjälp
Innehåller de hjälpfunktioner som beskrivits tidigare.
Första gången du använder programmet
När du följt de installationsanvisningar som finns sist i denna dokumentation och för
första gången ska arbeta i programmet möts du av en Startguide. De flesta uppgifterna
du lämnar i Startguiden kan du senare ändra via menyvalet Arkiv – Företagsunderhåll
– Företagsinställningar.
Viktiga uppgifter för fakturor, kvitton, deklaration och årsredovisning
Det är viktigt att du är noggrann när du i Startguiden fyller i uppgifterna om ditt bolag.
Uppgifterna används bl a för att skapa en mall i programmet för fakturor och kontantkvitton,
där det ställs många lagliga krav på innehållet. Uppgifterna kommer också att
användas vid färdigställandet av årsredovisningen av andra viktiga handlingar kring din
bokföring och deklaration. Om du fyller i samtliga uppgifter i Startguiden kan du vara
säker på att de dokument som du kan skriva ut från programmet innehåller de uppgifter
som lagen kräver.
Välj lösenord
Du har möjlighet att ange lösenord, så att inga obehöriga kommer åt bokföringen för
ditt bolag.
Det kan vara särskilt lämpligt om du sköter din bokföring på en dator som även andra
personer har tillgång till. Vill du inte använda lösenord kan du bara klicka dig förbi de
fälten utan att skriva in något alls.
6

Visma Eget Aktiebolag
Ange bolagets räkenskapsår
För att kunna använda programmet för ditt aktiebolag måste bolaget ha kalenderår som
räkenskapsår.
Förkortat eller förlängt räkenskapsår vid nystart
Det år du startar ett aktiebolag kan du använda programmet även vid ett förkortat eller
förlängt räkenskapsår, bara det avslutas vid ett årsskifte som inte får vara tidigare än 31
december 2010.
Uppgifter om räkenskapsår kan inte ändras i programmet
Var noggrann när du anger uppgifter om räkenskapsår i programmet. De uppgifter som
anges i Startguiden kan inte ändras. Blir det fel måste du helt enkelt skapa ett nytt
företag i programmet och ange de rätta uppgifterna.
7

Visma Eget Aktiebolag
Uppgifter om bolagets bankkonto och girokonto
I Visma Eget Aktiebolag kan du registrera inbetalningar och utbetalningar i kassan
samt på ett vanligt bankkonto och på ett konto som antingen är knutet till Bankgirot
eller PlusGirot. Det vanliga bankkontot kan exempelvis vara ett konto med lite bättre
ränta, där man kan sätta in pengar som inte behövs i bolagets verksamhet för stunden.
Löpande inbetalningar från kunder hamnar i regel på girokontot och därifrån sker ofta
de flesta utbetalningar vid inköp etc.
Vill du hålla nere dina kostnader och tar emot relativt få inbetalningar kan du kanske
klara dig utan ett girokonto. Ett sådant brukar nämligen inte gå att få tillgång till utan
att man betalar årliga avgifter till banken. Istället låter man kunderna göra sina inbetalningar
direkt till bolagets vanliga bankkonto.
Uppgifter om aktuella momssatser i bolaget
Programmet kan hantera försäljningar med olika momssatser. Men som regel brukar ett
bolags verksamhet dock enbart omfatta försäljning till en och samma momssats.
Därför ska du ange vilka momssatser som är aktuella i ditt fall. Programmet kommer då
inte att visa inmatningsfält för några andra momssatser på fakturor eller på poster för
inbetalningar efter försäljning till kunder.
Betalningsvillkor och övriga inställningar
Du anger vilka betalningsvillkor som ska anges på de fakturor du skapar i programmet.
Du kan också göra en del andra inställningar, som du kan läsa mer om i hjälptexter i
programmet.
8

Visma Eget Aktiebolag
Markera att bolaget innehar F-skattesedel
Det är knappast möjligt att i praktiken driva ett aktiebolag utan att bolaget har en
F-skattesedel. Du måste dock själv markera i startguiden att bolaget har F-skatt. Uppgiften
skrivs då ut på fakturor och andra handlingar i programmet där det enligt lagregler
ska framgå att bolaget har en F-skattsedel.
Företagslogotyp
Du har även möjlighet att hämta in en företagslogotyp som ska visas på fakturan.
• Klicka på Hämta och leta upp din bildfil.
Ingångsvärden för din bokföring
Sist i Startguiden finns en länk till programmets funktion för Ingångsvärden. Där kan
du skriva in uppgifter om tillgångar och skulder vid räkenskapsårets ingång. Du når alltid
inmatningssidorna för ingångsvärden via menyvalet Arkiv – Ingångsvärden.
9

Visma Eget Aktiebolag
Arbeta med löpande rutiner
När du arbetar med Visma Eget Aktiebolag är det funktionerna i Löpande rutiner som
du kommer att använda mest. Det är här du skapar dina fakturor och kontantkvitton
efter försäljningar och håller kontroll över dina fordringar på kunder. Det är också här du
skriver in uppgifter om inbetalningar och utbetalningar så att du kan hålla reda på hur
bolagets resultat utvecklas och hur stora tillgångar och skulder företaget har.
Faktura
Skapa ny faktura
När du väljer Ny faktura visas en fakturamall med uppgifter som du skrivit in om
företaget.
Du kompletterar på varje ny faktura med uppgift om fakturamottagare och vad försäljningen
avser.
Tre statuslägen för faktura
En faktura i programmet har normalt ett av följande statuslägen – Inte utskriven,
Utskriven och Betald. Även status som Delbetald respektive Makulerad kan förekomma.
10

Visma Eget Aktiebolag
Vilken status fakturan har visas uppe till vänster på skärmen när du har öppnat fakturan.
Status anges också per faktura om du väljer Visa översikt, som innehåller en lista över
alla fakturor och kvitton som du skapat i programmet.
Visa översikt
Med Visa översikt får du fram en lista över alla fakturor och kontantkvitton som skapats
i programmet under en vald period. I Visa översikt kan du sortera så att listan
enbart visar fakturor eller kvitton.
Du kan välja att visa fakturor/kvitton med en viss status och du kan välja vilken tidsperiod
som översikten ska omfatta.
Inte utskriven
Så länge du inte skrivit ut en skapad faktura har den status Inte utskriven. På så vis
kommer du ihåg att du inte har skickat fakturan till kunden, vilket inte kan ha skett
eftersom du inte skrivit ut fakturan.
Utskriven
När du skrivit ut en faktura i programmet ändras status automatiskt till Utskriven. Detta
gäller även om du skapat en PDF-fil eller skickade fakturan via e-post.
Vanligtvis innebär en sådan status att du även skickat fakturan till kund, d v s att fakturan
är upprättad och klar.
När en faktura har statusen Utskriven kommer den av programmet alltid att tas med
som en försäljningsinkomst, när du gör utskrifter av bolagets resultat i en resultatrapport
per helår. Samtidigt anges beloppet även som en kundfordran i programmets
balansrapport per helår.
Betald
När du kopplat samman en faktura med en post för inbetalning i kassaboken ges
utskrivna fakturor av programmet statusen Betald. En sådan koppling kan du göra
genom att markera fakturan som betalats i listan över fakturor och sedan klicka på
knappen Bokför som betald. Du kan även skapa en inbetalning direkt i kassaboken
och klicka på knappen Hämta obetald faktura och därefter peka ut fakturan som
betalats i listan över utskrivna, men obetalda fakturor.
11

Visma Eget Aktiebolag
Ångra eller makulera
Det finns vissa möjligheter att ångra eller eller makulera fakturor. Läs mer om det i programmets
hjälptexter.
Kontantkvitto
Funktionen för kontantkvitton fungerar på likartat sätt som fakturor, men har färre statuslägen.
Även kontantkvittona i programmet uppfyller momslagens krav på att kallas
faktura om de utformas på ett komplett sätt. Läs mer om detta i hjälptexterna.
Vill du skapa ett kontantkvitto väljer du Nytt kontantkvitto.
Post för inbetalning skapas automatiskt
När du skrivit ut ett kontantkvitto, kommer programmet automatiskt att skapa en
inbetalningspost till kassan med uppgifterna på kvittot som grund. Programmet utgår
ifrån att ett kontantkvitto som är utskrivet, alltid motsvaras av en verklig betalning med
kontanter.
Kvittot får därför statusmarkeringen Betald, så fort du gjort en utskrift av kvittot. Programmet
gör samtidigt en utskrift av en verifikation över händelsen som du kan sätta in
i din pärm över verifikationer.
Inbetalning i kassabok
Varje gång du fått en inbetalning till bolaget registrerar du i programmet att pengarna
kommit in.
Ange rätt inbetalningsdatum
Du ska ange det datum då bolaget tagit emot pengarna, d v s den dag pengarna sattes
in på bankkontot/girokonto eller togs emot kontant.
När du är noggrann med att ange rätt inbetalningsdatum i bokföringen, kommer behållningen
på bankkonto respektive girokonto alltid att stämma med kontoutdragen från
banken. Det förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen.
Du får då också möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i bolaget, d v s att det
finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utgifter bolaget har framför sig.
Redovisar du moms per kvartal eller månad är betalningsdagen också avgörande för
innehållet i din momsredovisning. Då är det särskilt viktigt att inte ange ett senare
datum för en mottagen betalning än det datum då betalningen mottogs.
12

Visma Eget Aktiebolag
Markera inbetalning till konto eller kassa
Du markerar om pengarna satts in på girokontot eller bankkontot eller om det är en
kontant inbetalning till kassan.
Välj typ av inbetalning
Du måste också ange vilken typ av inbetalning det är fråga om och får då välja bland
ett antal inbetalningstyper. Du kan inte spara en inbetalning i programmet utan att ha
valt inbetalningstyp.
När du börjar arbeta med programmet finns ett antal inbetalningstyper definierade.
Du har möjlighet att anpassa den listan själv via funktionen Lägg till/ta bort inbetalningstyper
som du når via knappen längst ned i listan över inbetalningstyper som
visas när du arbetar med att registrera en inbetalning. Funktionen nås också via fliken
Kassabok i menyvalet Arkiv - Företagsinställningar.
Om inbetalningen hör till en faktura som är registrerad i programmet som obetald, kan
du klicka på knappen Hämta obetald faktura. Då visas en lista över de obetalda
fakturor som finns och du kan enkelt peka ut den faktura som du fått betalt för. Programmet
skapar då hela inbetalningsposten genom att använda uppgifter som finns på
fakturan. Det enda du behöver göra är att komplettera med korrekt datum för inbetalningen
och ange om inbetalningen skett till girokonto, bankkonto eller kassa.
Du kan även markera en faktura i listan över fakturor som visas då du valt Visa översikt
och sedan klicka på knappen Markera som betald. Även då kopplas fakturan samman
med en inbetalningspost i kassaboken och inbetalningen blir på så vis registrerad.
13

Visma Eget Aktiebolag
Ångra eller makulera
Det finns vissa möjligheter att göra ångra eller makulera inbetalningar. Läs mer om det i
programmets hjälptexter.
Utbetalning i kassabok
När du fått en faktura som bolaget ska betala, bör du registrera utbetalningen i kassaboken
så fort du har tid. Då får du den mest rättvisande bilden av bolagets ställning när
du skriver ut resultatrapporter för helår, eftersom en sådan resultatrapport tar hänsyn
till alla utbetalningar som matats in under året, även i de fall då själva betalningen av
utgifterna ännu inte skett när rapporten skrivs ut.
De flesta använder idag en internetbank för att göra sina utbetalningar. Ta gärna för
vana att skriva in uppgifter om utbetalningar i Visma Eget Aktiebolag vid samma tillfälle
som du lägger in order om utbetalningar i internetbanken.
När du registrerar utbetalningarna i programmet är det viktigt att du som utbetalningsdatum
anger den dag då du bestämt att banken ska utföra betalningen. På så vis kommer
kontoutdragen från banken alltid att stämma med huvudboken i din bokföring. Det
förenklar mycket när du ska stämma av din bokföring mot kontoutdragen.
14
Det är dessutom viktigt att ange korrekta datum om du redovisar moms per kvartal
eller månad, annars kan det bli sådana fel i momsredovisningen att du riskerar få
betala s k skattetillägg.
När du börjar arbeta med programmet finns ett antal utbetalningstyper definierade.
Du har möjlighet att anpassa den listan själv via funktionen Lägg till/ta bort utbetalningstyper
som du når via knappen längst ned i listan över utbetalningstyper som
visas när du arbetar med att registrera en utbetalning. Funktionen nås också via fliken
Kassabok i menyvalet Arkiv - Företagsinställningar.

Visma Eget Aktiebolag
Enkelt att ha koll på likviditeten
Om du är snabb med att mata in uppgifter om dina utbetalningar i Visma Eget Aktiebolag
kommer du att ha möjlighet att enkelt hålla kontroll på likviditeten i bolaget. Då ser du
direkt om det finns pengar på bank och i kassa som räcker till de utbetalningar du tänker
göra.
Ångra eller makulera
Det finns vissa möjligheter att ångra eller makulera utbetalningar. Läs mer om det i
programmets hjälptexter.
Överföring i kassabok
Välj Ny överföring om du i kassaboken vill notera att du har flyttat bolagets pengar
mellan Kassa och Bankkonto och Girokonto.
Redovisning av moms
Du kan använda Visma Eget Aktiebolag oavsett hur ofta du önskar redovisa moms till
Skatteverket.
I programmet har du tre alternativ att välja bland för momsredovisning. Du kan låta
programmet hantera redovisningen per kvartal, per månad eller per år.
Kvartalsmoms oftast bäst
Den nya kvartalsmomsen är för många den mest fördelaktiga metoden att redovisa
moms. Detta eftersom du då – utan alltför mycket administrativt arbete – kan försäkra dig
om att bolaget under löpande år aldrig behöver betala in moms till staten innan bolaget
först fått betalt från kunderna. Samtidigt får bolaget normalt den allra längsta kredittiden
på momsbetalningarna. Bara i enstaka situationer kan årsvis moms eller månadsmoms i
fortsättningen vara mer fördelaktig än kvartalsmoms.
15

Visma Eget Aktiebolag
Samma momsredovisningsperiod i programmet hela året
I Visma Eget Aktiebolag gäller begränsningen att programmet enbart hanterar en och
samma period för momsredovisning under hela året.
Därför måste du låta ett byte av momsperiod – exempelvis från månadsmoms till
kvartalsmoms – gälla från 1 januari och hela året ut för att bytet ska fungera perfekt i
programmet.
Läs mer om byte av momsperiod i programmets hjälptexter.
Skattedeklarationer för moms
När du i programmet valt att redovisa momsen per kvartal eller per månad skall du
använda en s k skattedeklaration för din momsredovisning.
Du hittar dina skattedeklarationer i avsnittet för Moms i programmets Löpande rutiner.
Du kan löpande se vilka belopp som för respektive momsperiod finns registrerade som
betalningar för utgående moms på försäljningar och för ingående avdragsgill moms på
inköp. Du ser också om du för varje period kommer att få betala moms till staten eller
om du har rätt att få moms återbetald.
Bokför som betald/återbetald
När du i programmet markerat en skattedeklaration som Inlämnad kan du med hjälp
av knappen Bokför som betald/återbetald enkelt även skapa en post i kassaboken
för själva betalningen som tillhör respektive skattedeklaration.
16

Visma Eget Aktiebolag
Allt ska med i sista perioden
Vid redovisning av inkomstårets allra sista momsperiod föreskriver reglerna att man i
momsredovisningen även tar med momsen på årets försäljning som bolaget inte fått
betalt för vid årets slut. Finns sådana kundfakturor tas de automatiskt med av programmet.
Bolaget får samtidigt göra avdrag för moms på leverantörsskulder som du fått faktura
på, men ännu inte betalat. I programmet måste sådana skulder anges av dig i programdelen
för Årsrutiner.
Momsskuld eller momsfordran i årsredovisningen
När du redovisar moms per kvartal/månad ska momsen behandlas på samma sätt i
bolagets bokföring som alla andra skulder och fordringar.
Har bolaget exempelvis en momsskuld för den sista av årets momsperioder och inte
betalar den skulden förrän en bit in på nästkommande år, tas den momsskulden av
programmet automatiskt upp bland skulderna i årsredovisningen.
På motsvarande sätt tas även en momsfordran upp i årsredovisningen av programmet.
Avskrivningar av inventarier
Enligt bokföringens regler måste du se till så att det finns en förteckning över de inventarier
som bolaget äger. En sådan förteckning skapas automatiskt i programmet via
funktionen Inventarielista. När du första gången börjar använda programmet skriver
du in uppgifter om bolagets inventarier som ingångsvärden.
Inventarielistan uppdateras automatiskt
Varje gång du gör ett inköp av ett inventarium får du lämna några extra uppgifter om
inköpet i en särskild dialogruta. Programmet kan då avgöra om det nya inventariet får
tas upp som ett avdrag på en gång eller om årliga avskrivningar istället ska beräknas på
inköpet. Samtidigt sker en automatisk uppdatering av Inventarielista varje gång du
använder utbetalningstypen Köp av inventarier vid ett inköp.
17

Visma Eget Aktiebolag
Automatiskt beräkning av avskrivningar
Programmet beräknar automatiskt storleken på avskrivningar på inventarier, byggnader
och markanläggningar, hyresrätt m m, goodwill samt förbättring på annans fastighet
som registrerats i programmet. Avskrivningarna sker enligt standardiserade metoder för
olika tillgångar och beskrivs i programmets hjälptexter.
Redovisningskontroll
I programmet finns en redovisningskontroll som ökar kvaliteten på den bokföring,
deklaration och årsredovisning som du skapar med hjälp av programmet.
När programmet gör en redovisningskontroll letar funktionen efter felaktiga inmatningar
och efter viktiga uppgifter som saknas, men som behövs för att programmet ska kunna
göra en korrekt bokföring och så småningom även göra klart deklaration och årsbokslut.
Redovisningskontrollen varnar dessutom för ovanliga registreringar och ger tips om
möjliga avdrag etc.
Du kan när som helst köra Redovisningskontroll genom att klicka på ikonen märkt
OK längst uppe till höger på skärmen. Den kan också köras med kommandot F11 eller
via menyvalet Kommando - Redovisningskontroll.
18

Visma Eget Aktiebolag
Arbeta med årsrutiner
Programmets funktion för Årsrutiner använder du framför allt när inkomståret är slut.
Du går då igenom Årsrutiner sida för sida och lämnar du uppgifter som är aktuella för
ditt bolag.
När du gått igenom Årsrutiner kan du med programmets hjälp göra årets årsredovisning
och deklaration för bolaget.
Periodiseringar av inkomster och utgifter
I Årsrutiner lämnar du uppgifter som behövs för att programmet ska kunna göra årsavslut
i bokföringen för 2010. Det innebär att periodiseringar av inkomster och utgifter
måste görs, så att intäkter och kostnader förs till åren 2010 respektive 2011 på ett
korrekt sätt.
Värde på lager, värdepapper med mera
När du lämnar uppgifter om värdet vid årets slut på lager, värdepapper och avsättningar
till direktpensioner ser programmet till att dessa hanteras på rätt sätt i bokföringen och i
årsredovisningen för år 2010.
Skattemässiga justeringar möjliga
I Årsrutiner kan även uppgift om vissa skattemässiga justeringar lämnas, om sådana
ska göras i deklarationen för år 2010.
Visning av årets avskrivningar
I Årsrutiner visas även hur programmet beräknat årets avskrivningar på olika tillgångar
som bolaget äger.
19

Visma Eget Aktiebolag
Automatiska ombokningar i bokföringen vid årets slut
Det finns en automatik i programmet som innebär att det sker en kontinuerlig beräkning
alla belopp som ska ombokas vid årets slut. Beloppen visas hela tiden vid utskrift
av bokföringens huvudbok och tas med i olika rapporter. Det behövs alltså ingen särskild
åtgärd från användarens sida i programmet för att själva årsavslutet ska beräknas
eller ombokning göras i bokföringen för inkomståret.
Du ser exakt vad programmet gjort för ombokningar vid årets slut om du tittar på
raderna för Årsavslut i utskriften av huvudboken för inkomståret. Sådana automatiska
ombokningar vid årsavslut sker i programmet i följande fall:
Inventarier och immateriella rättigheter
Avskrivningar av inventarier beräknas kontinuerligt i programmet. Det definitiva beloppet
för årets avskrivningar visas på sidan Avskrivningar av inventarier i programmets
avdelning för Årsrutiner när du låst årets deklaration och kommer vid årsavslutet
att minska bokförda belopp för Inventarier. Beloppet som programmet preliminärt
beräknat för Avskrivningar av inventarier m m tas kontinuerligt med som kostnad i
programmets resultatberäkning.
Även avskrivningar på immateriella rättigheter som hyresrätt, patent och liknande
hanteras på motsvarande sätt av programmet och visas på sidan Avskrivningar av
inventarier m m.
20
Varulager
När uppgift om årets utgående lager har lämnats i programmets Årsrutiner jämför
programmet värdet på årets ingående och utgående lager. Finns det en differens kommer
programmet automatiskt att vid årsavslutet omboka denna differens i bolagets
balansräkning och resultaträkning.
Detta gäller samtliga sex olika slag av lager som programmet hanterar, en uppdelning som
sedan används när programmet gör bolagets årsredovisning. De sex typerna av lager är:
• Handelsvaror och färdiga egentillverkade varor
• Råvaror och förnödenheter
• Färdiga egentillverkade varor
• Varor under tillverkning
• Övriga lagertillgångar
• Lager av VMB-varor

Visma Eget Aktiebolag
Byggnader m m
Avskrivningar av byggnader, markanläggningar och förbättring på annans fastighet
beräknas kontinuerligt i programmet och visas på sidan Avskrivningar av byggnader
m m i programmets avdelning för Årsrutiner. Beloppet kommer vid årsavslutet
att minska bokförda belopp för byggnader etc. Avskrivningsbelopp som programmet
beräknar på sidan Avskrivningar av byggnader tas kontinuerligt med som kostnad i
programmets resultatberäkning.
Obetalda fakturor till kunder
Programmet beräknar kontinuerligt summan av obetalda kundfakturor samt moms på
dessa. Försäljningsbeloppet tas av programmet med i resultatrapporter och visas vid
olika typer av försäljning beroende på momssats. Momsen behandlas på motsvarande
sätt och ingår i de belopp för Utgående moms som kontinuerligt ombokas av programmet.
Övriga ombokningar
I programmets Årsrutiner har du möjlighet att ange ett antal justeringar av årets registrerade
inbetalningar och utbetalningar samt lämna uppgift om fordringar och skulder
som hör till inkomståret som ska deklareras i programmet. Sådana justerande belopp
resulterar också i stort sett alltid i ombokningar i bokföringen av aktuellt inkomstår.
Arbeta med deklaration
I programdelen Deklaration utgår programmet ifrån de uppgifter som dessförinnan
måste ha lämnats i programdelarna Löpande rutiner och Årsrutiner.
I Deklaration kan du inkomstplanera för bolaget med avsättning och återföring av
periodiseringsfonder, beräkna årets bolagsskatt och fylla i deklarationsblanketterna för
aktiebolaget.
Efter att du skapat deklarationen kan du granska de ifyllda deklarationsblanketterna
INK2, INK2R och INK2S. Redovisar bolaget momsen årsvis så visas även momsbilagan.
En enklare sammanfattning av beräkningen av bolagets beräknade skatter visas på en
egen sida.
På en avslutande sida låser du bokföring och deklaration, vilket krävs att du gör innan
du kan använda programdelen Årsredovisning för att skapa bolagets årsredovisning
för inkomståret 2010 och protokoll från bolagsstämman som hålls under 2011.
21

Visma Eget Aktiebolag
Inkomstplanering av företagets resultat
Innan du gör bolagets deklaration i programmet har du möjlighet att göra en viss
inkomstplanering av det skattemässiga resultat som du önskar att bolaget ska redovisa
och får då välja mellan olika inkomstalternativ.
Du har också möjlighet att låta programmet göra en helt automatisk deklaration efter
förutbestämda principer.
22
Arbeta med årsredovisning
Alla aktiebolag måste enligt lag upprätta en årsredovisning efter varje räkenskapsår.
En kopia av den färdiga årsredovisningen ska skickas till Bolagsverket när den godkänts
på årsstämman i bolaget. Uppgifterna i årsredovisningen blir en offentlig handling hos
Bolagsverket.
En årsredovisning ska bestå av:
• Förvaltningsberättelse
• Balansräkning
• Resultaträkning
• Noter med tilläggsupplysningar

Visma Eget Aktiebolag
Årsredovisningen följer K2-reglerna
I detta program får du hjälp att göra årsredovisningen för bolaget enligt de s å kallade
K2-reglerna för mindre bolag. Reglerna har utfärdats av statliga Bokföringsnämnden och
finns i det allmänna rådet och vägledningen för BFNAR 2008:1.
När du gått igenom och lämnat nödvändiga uppgifter i programmets Årsrutiner är
balansräkning och resultaträkning för 2010 i årsredovisningen redan klara.
Innan du kan fortsätta och göra klart den kompletta årsredovisningen och skapa den
i programmet, måste du först göra klart bolagets deklaration och låsa deklaration och
bokföring för 2010. Det gör du i avdelningen Deklaration i programmet.
Till sist lämnar du ett antal kompletterande uppgifter i avdelningen för Årsredovisning
i programmet, som sedan kan upprätta förvaltningsberättelsen och nödvändiga tilläggsupplysningar
i olika noter.
Jämförelsetal kan behöva anges första gången du använder programmet
Första gången som bolagets årsredovisning ska upprättas i detta program måste jämförelsetal
från föregående år matas in i programmet, om de inte ska lämnas som en
bilaga (se nedan).
Du gör inmatning du via en lista som du når med knappen Här anges jämförelsetal på
förstasidan i avdelningen Årsredovisning i programmet.
När du ett tidigare år gjort årsredovisningen för bolaget i programmet, föreslås jämförelsetalen
automatiskt av programmet.
23

Visma Eget Aktiebolag
Sällan som jämförelsetal behöver anges första året med K2
Om det är första gången bolaget gör årsredovisning enligt K2-reglerna kan du i regel
undvika att ange jämförelsetal. Det slipper du om uppställningen i förra årets årsredovisning
i något avseende inte följer samma ordning som de nya K2-reglerna föreskriver
att olika uppgifter ska redovisas. Och så är det nästan alltid.
Då är det tillåtet att avstå från att ange jämförelsetal i årsredovisningen för föregående
år och istället bifoga en papperskopia av årsredovisningen för föregående år som en
bilaga, när årets årsredovisning skickas till Bolagsverket.
Markera i kryssruta om jämförelsetalen lämnas i en bilaga
Om jämförelsetalen ska lämnas i en bilaga måste markera i kryssrutan på sidan. Då
kommer programmet automatiskt att lämna en upplysning om detta i årsredovisningen,
vilket är föreskrivet enligt K2-reglerna.
När ska årsredovisningen göras?
När räkenskapsåret är slut, ska ett aktiebolag inom sju månader lämna en bestyrkt
kopia av sin årsredovisning till Bolagsverket.
Aktiebolag som använder detta program har alltid den 31 december som sista dag på
räkenskapsåret. Sista dag att lämna årsredovisningen till Bolagsverket är således den 31
juli varje år.
Men den som använder detta program har alla möjligheter att ta för vana att göra klart
årsredovisningen långt före sista tillåtna dag.
Det är inget som hindrar att du låter programmet upprätta bolagets årsredovisning
redan under de allra första dagarna i januari månad varje år, eftersom det är så enkelt
att få fram alla handlingar med hjälp av detta program. I vart fall bör du försöka ta till
vana att göra klart hela årsredovisningen i januari-februari varje år.
Övriga formaliteter för årsredovisningar
Innan en årsredovisning kan skickas till Bolagsverket ska den ha godkänts på bolagets
årsstämma, även om det känns rätt onödigt i de flesta mindre aktiebolag. Finns exempelvis
bara en ägare av aktierna i bolaget är själva bolagsstämman inte ens en formalitet.
I praktiken sitter förstås ingen och håller möte med sig själv.
24

Visma Eget Aktiebolag
Innan bolagsstämman kan hållas måste bolagets revisor ha granskat årsredovisningen
och bolagets räkenskaper samt avlämnat sin revisionsberättelse. Om revisorstvånget
avskaffas, vilket sannolikt genomförs inom de närmaste åren, behöver ingen sådan
granskning längre göras.
När en bestyrkt kopia av årsredovisningen sänds till Bolagsverket ska även ett så kallat
fastställelseintyg i original skickas med. Där ska en styrelseledamot eller bolagets VD
intyga att årsredovisningen fastställts på årsstämman. När du gör årsredovisningen i det
här programmet kommer fastställelseintyget att finnas för underskrift på årsredovisningens
förstasida.
Om årsstämman beslutat om en aktieutdelning från bolaget till ägarna, ska till Bolagsverket
även skickas en bestyrkt kopia av protokollet från årsstämman där utdelningen
beslutades.
En bestyrkt kopia av revisionsberättelsen skickas också skickas till Bolagsverket ihop
med årsredovisningen.
Skriv ut handlingar till Bolagsverket
Samtliga handlingar som efter vederbörlig underskrift och signering ska skickas till Bolagsverket
- utom revisionsberättelsen - kommer att kunna skrivas ut från i programmet,
sedan du lämnat nödvändiga uppgifter i avdelningen Årsredovisning i programmet.
25

26
Visma Eget Aktiebolag