10.07.2015 Views

Dialog och förhandling i offentlig upphandling - Upphandlingsstöd.se

Dialog och förhandling i offentlig upphandling - Upphandlingsstöd.se

Dialog och förhandling i offentlig upphandling - Upphandlingsstöd.se

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

Vägledning:<strong>Dialog</strong> <strong>och</strong> förhandlingInom LOU <strong>och</strong> LUF2012:1


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG5I detta inledande kapitel (kapitel 1) finns en sammanfattningav vägledningen <strong>och</strong> därefter (kapitel 2) beskrivs någragrundläggande förutsättningar för dialog <strong>och</strong> förhandling.Vägledningen tar <strong>se</strong>dan sin utgångspunkt i fyra olika fa<strong>se</strong>r,vilka följer <strong>upphandling</strong>sproces<strong>se</strong>n. Respektive fas beskrivs ivar sitt kapitel (kapitel 3-6).1.2 Sammanfattning1.2.1 GRUNDLÄGGANDE FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DIALOG OCHFÖRHANDLINGDe grundläggande <strong>upphandling</strong>srättsliga principerna för<strong>offentlig</strong> <strong>upphandling</strong> gäller vid alla <strong>upphandling</strong>ar, det villsäga principerna omlikabehandlingicke-diskrimineringöppenhet (förut<strong>se</strong>barhet <strong>och</strong> transparens)öm<strong>se</strong>sidigt erkännande <strong>och</strong>proportionalitet.Vid en dialog eller förhandling är det framför allt principenom likabehandling <strong>och</strong> principen om öppenhet (principen omförut<strong>se</strong>barhet <strong>och</strong> transparens) som man måste varauppmärksam på.


6DIALO G OCH FÖR HANDLI NG1.2.2 DIALOG FÖRE EN UPPHANDLING - FÖRE ANNONSERINGFöre en <strong>upphandling</strong> finns stora möjligheter till dialog. Attden upphandlande myndigheten har en godmarknadskännedom <strong>och</strong> en bra dialog med leverantörernakan ofta vara avgörande för en lyckad <strong>upphandling</strong>.<strong>Dialog</strong>en kan exempelvis av<strong>se</strong> att en upphandlandemyndighethar kontakt med leverantörer för att få en överblick övermarknadenhar kontakt med den nuvarande leverantören om detbefintliga kontraktet ellerlämnar information till leverantörerna på marknaden omkommande <strong>upphandling</strong>ar.En myndighet kan ocksåbeställa en förstudie, en undersökning etc. inför en<strong>upphandling</strong> ellerta in extern hjälp när förfrågningsunderlaget arbetas fram.Om den som utför förstudien etc. också önskar lämna anbud i<strong>upphandling</strong>en måste man säkerställa att leverantören intefår någon otillbörlig konkurrensfördel.En leverantör får aldrig uteslutas från en <strong>upphandling</strong> enbartdärför att leverantören har fört en dialog med myndighetenom <strong>upphandling</strong>en. Bara om leverantören har fått enotillbörlig konkurrensfördel genom dialogen är leverantörenförhindrad att delta i <strong>upphandling</strong>en.1.2.3 DIALOG OCH FÖRHANDLING UNDER EN UPPHANDLING - EFTERANNONSERING MEN FÖRE TILLDELNINGSBESLUTNär en <strong>upphandling</strong> har annon<strong>se</strong>rats är möjligheterna tilldialog begränsade. Absolut <strong>se</strong>kretess gäller i <strong>upphandling</strong>en.I de delar där en dialog är möjlig <strong>och</strong> tillåten är den dockmycket värdefull.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG7<strong>Dialog</strong>en kan exempelvis av<strong>se</strong>förtydligande av förfrågningsunderlagetsvar på frågor från leverantörer om förfrågningsunderlaget<strong>och</strong> <strong>upphandling</strong>enrättel<strong>se</strong>, komplettering <strong>och</strong> förtydligande av anbud.<strong>Dialog</strong>en bör i de här delarna vara skriftlig.För en leverantör är det viktigt att ställa frågor till denupphandlande myndigheten om något är oklart iförfrågningsunderlaget. På motsvarande sätt är det viktigtatt personal hos den upphandlande myndigheten ärtillgänglig <strong>och</strong> besvarar de frågor som kommer in <strong>och</strong> attförtydliganden av förfrågningsunderlaget lämnas i god tid.Om anbuden inte är kompletta, bör den upphandlandemyndigheten begära in förtydliganden <strong>och</strong> kompletteringar ide fall det är tillåtet för att tillvarata konkurren<strong>se</strong>n.Förhandling är tillåten vid alla <strong>upphandling</strong>sförfarandenutom vid öppet <strong>och</strong> <strong>se</strong>lektivt förfarande. Vidkonkurrenspräglad dialog är förhandling dock bara möjlig iform av dialog innan slutligt anbud lämnas in, men inte efterdet att anbud har lämnats.1.2.4 DIALOG UNDER EN UPPHANDLING - EFTERTILLDELNINGSBESLUT MEN INNAN KONTRAKT TECKNASNär tilldelningsbeslutet har fattats upphör den absoluta<strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n <strong>och</strong> möjligheterna till dialog blir större. Personalhos myndigheten bör vara tillgänglig för att svara på frågorsom de leverantörer som inte tilldelades kontraktet kan ha.Vidare kan myndigheten ha en dialog med den vinnandeleverantören om det kontrakt som ska tecknas, men någravä<strong>se</strong>ntliga förändringar av kontraktsvillkoren är inte tillåtet.


8DIALO G OCH FÖR HANDLI NG1.2.5 DIALOG EFTER EN UPPHANDLING - NÄR KONTRAKT ÄRTECKNATNär kontraktet är tecknat är utrymmet för dialog stort. Denupphandlande myndigheten bör dels planera förkommunikationen med den vinnande leverantören <strong>och</strong> medde leverantörer som inte tilldelades kontraktet i<strong>upphandling</strong>en, dels <strong>se</strong> till att utvärdera proces<strong>se</strong>n <strong>och</strong> följaupp kontraktet.Ett tecknat kontrakt får inte omförhandlas eller ändrasvä<strong>se</strong>ntligt. En ändring an<strong>se</strong>s vä<strong>se</strong>ntligom ändringen innebär att det införs villkor som, om dehade förekommit i det ursprungliga<strong>upphandling</strong>sförfarandet, skulle ha gjort det möjligt attgodkänna andra leverantörer än dem som ursprungligengodkändes eller att anta ett annat anbud än det somursprungligen antogsom ändringen medför att kontraktets tillämpningsområde ivä<strong>se</strong>ntlig utsträckning utökas så att det omfattar varoreller tjänster som först inte avsågs ellerom ändringen medför att kontraktets ekonomiska jämviktändras till förmån för den leverantör som tilldelatskontraktet på ett sätt som inte föreskrevs i detursprungliga kontraktet.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG92. Grundläggandeförutsättningar för dialog<strong>och</strong> förhandling2.1 Upphandlingsrättsliga principerI både LOU <strong>och</strong> de bakomliggande EU-direktiven saknas istor utsträckning regler om när en dialog är tillåten, vad manfår ha en dialog om <strong>och</strong> hur en dialog ska gå till. Detsammagäller förhandlingar. Vad gäller förhandling är det vis<strong>se</strong>rligenreglerat när förhandling är tillåten, men det sakna<strong>se</strong>xempelvis närmare regler om förhandlingens innehåll <strong>och</strong>hur förhandlingen ska gå till.Det är därför särskilt viktigt att tänka på att degrundläggande <strong>upphandling</strong>srättsliga principerna måsteföljas vid alla <strong>upphandling</strong>ar, det vill säga principerna omlikabehandling, icke-diskriminering, öppenhet (förut<strong>se</strong>barhet<strong>och</strong> transparens), öm<strong>se</strong>sidigt erkännande <strong>och</strong> proportionalitet.Vid en dialog eller förhandling är det framför allt principenom likabehandling <strong>och</strong> principen om öppenhet (förut<strong>se</strong>barhet<strong>och</strong> transparens) som man måste vara uppmärksam på.Principen om likabehandlingPrincipen om likabehandling innebär att den upphandlandemyndigheten måste ge alla leverantörer så likaförutsättningar som möjligt. Ingen leverantör får gynnas ellermissgynnas.Inför en <strong>upphandling</strong> är det exempelvis viktigt att denupphandlande myndigheten inte accepterar råd från någonleverantör om kravens utformning, om det skulle gynna denleverantören på ett otillbörligt sätt.


10DIALO G OCH FÖR HANDLI NGDen upphandlande myndigheten måste också varauppmärksam på likabehandlingen av leverantörer under enförhandling. Hur säkerställer myndigheten att allaleverantörer får samma möjligheter att lämna sina bästaanbud? Risk finns för att leverantörerna får olika information<strong>och</strong> därmed olika förutsättningar. Myndigheten måste harutiner för att undvika det.Principen om öppenhetPrincipen om öppenhet (förut<strong>se</strong>barhet <strong>och</strong> transparens)innebär främst en skyldighet för den upphandlandemyndigheten att lämna information om <strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong>rätten för leverantörerna att få tillgång till denna informationså att de i förväg känner till vad som gäller vid<strong>upphandling</strong>en.Det är exempelvis inte tillåtet att vä<strong>se</strong>ntligen ändraförutsättningarna för <strong>upphandling</strong>en under <strong>upphandling</strong>ensgång. Det gäller även i en förhandlingssituation. Somhuvudregel är det därför inte möjligt att genomföraförhandlingarna på ett sådant sätt att de obligatoriska villkor<strong>och</strong> krav (ibland kallade ska-krav) som angivits i annon<strong>se</strong>nändras eller tas bort.Principen om proportionalitetPrincipen om proportionalitet innebär att den upphandlandemyndigheten inte får ställa större krav på leverantörernaeller leveran<strong>se</strong>n än vad som behövs <strong>och</strong> vad som får an<strong>se</strong>svara ändamål<strong>se</strong>nligt för den aktuella <strong>upphandling</strong>en. Kravenska ha ett naturligt samband med <strong>och</strong> stå i proportion till detbehov som ska täckas.Även åtgärder i samband med dialog <strong>och</strong> förhandling måstevara proportionerliga. Den upphandlande myndighetenbehöver ställa sig frågan om ett visst förhandlingssätt,exempelvis flera personliga möten på en specifik ort,verkligen är nödvändigt för den aktuella <strong>upphandling</strong>en. Detkan generellt sägas att ju större <strong>och</strong> mer komplex en<strong>upphandling</strong> är, desto mer omfattande kan även enförhandling vara. Däremot kan det vara både orimligt <strong>och</strong>olönsamt att kräva omfattande förhandlingar som tar myckettid <strong>och</strong> resur<strong>se</strong>r i anspråk om kontraktsvärdet ärförhållandevis lågt eller kontraktsföremålet inte är nämnvärtkomplext.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG11Principen om icke-diskrimineringPrincipen om icke-diskriminering innebär att denupphandlande myndigheten inte får diskrimineraleverantörer från andra länder genom att exempelvis införakrav som enbart svenska leverantörer känner till eller kanuppfylla. Denna princip skulle sättas ur spel om detexempelvis var tillåtet med förhandlingar som utestängerandra länders leverantörer. Det kan dock noteras att det intean<strong>se</strong>s vara diskriminerande att kräva att anbud lämnas påett visst språk. Detsamma får antas gälla krav om på vilketspråk dialog <strong>och</strong> förhandling ska föras.Principen om öm<strong>se</strong>sidigt erkännandePrincipen om öm<strong>se</strong>sidigt erkännande innebär att denupphandlande myndigheten ska godta dokument somutfärdats av behöriga myndigheter i andra EU-länder. Dethandlar exempelvis om intyg, certifikat med mera.TÄNK PÅ!De grundläggande <strong>upphandling</strong>srättsliga principerna för <strong>offentlig</strong><strong>upphandling</strong> gäller vid alla <strong>upphandling</strong>ar, det vill säga principernaom likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet (förut<strong>se</strong>barhet <strong>och</strong>transparens), öm<strong>se</strong>sidigt erkännande <strong>och</strong> proportionalitet.LAGRUM1 kap. 9 § LOU Principer för <strong>offentlig</strong> <strong>upphandling</strong>1 kap. 24 § LUF Principer för <strong>offentlig</strong> <strong>upphandling</strong>


12DIALO G OCH FÖR HANDLI NG2.2 Offentlighet <strong>och</strong> <strong>se</strong>kretessDe flesta upphandlande myndigheter ska följatryckfrihetsförordningen <strong>och</strong> <strong>offentlig</strong>hets- <strong>och</strong><strong>se</strong>kretesslagen, vilket innebär att sådana handlingar somleverantörer lämnar till myndigheten <strong>och</strong> sådana handlingarsom myndigheten upprättar under <strong>upphandling</strong>en blirallmänna handlingar.Under en <strong>upphandling</strong> råder dock så kallad absolut <strong>se</strong>kretess.Den absoluta <strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n av<strong>se</strong>r alla uppgifter som röranbuden <strong>och</strong> gäller fram till dess attalla anbud <strong>offentlig</strong>görsbeslut om leverantör har fattats ellerfram till dess att <strong>upphandling</strong>en har avslutats på annatsätt, exempelvis om den har avbrutits.Det vanliga är därmed att den absoluta <strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n hävs närleverantörerna underrättas om tilldelningsbeslutet. Även omden absoluta <strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n hävs, kan det finnas skäl atthandlingar i en <strong>upphandling</strong> även fortsättningsvis omfattasav <strong>se</strong>kretess.Ett sådant fall är att uppgifter om drifts- elleraffärsförhållanden hos en leverantör omfattas av <strong>se</strong>kretess,om det av särskild anledning kan antas att leverantörenlider skada om uppgifterna röjs.Ett annat fall är om det allmänna kan antas lida skada omuppgifter röjs.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG13TÄNK PÅ!Som leverantör bör man ange för den upphandlande myndighetenom de uppgifter man lämnar bör omfattas av <strong>se</strong>kretess.Leverantören bör då också ange vilken skada leverantören skullelida om uppgifterna lämnas ut. Myndigheten ska dock göra ensjälvständig bedömning <strong>och</strong> är inte bunden av leverantörensbegäran. Myndighetens beslut om <strong>se</strong>kretess kan överklagas tillkammarrätten.Alla upphandlande myndigheter omfattas inte av reglerna omallmänna handlingars <strong>offentlig</strong>het (<strong>offentlig</strong>hetsprincipen). De flestastatliga bolag liksom de privata bolag som omfattas av LUF omfattasinte av reglerna.LAGRUM19 kap. 3 § Offentlighets- <strong>och</strong> <strong>se</strong>kretesslagen Sekretess vid <strong>upphandling</strong>31 kap. 16 § Offentlighets- <strong>och</strong> <strong>se</strong>kretesslagen Sekretess vid <strong>upphandling</strong>


14DIALO G OCH FÖR HANDLI NG3. <strong>Dialog</strong> före en<strong>upphandling</strong>- före annon<strong>se</strong>ringFöre en <strong>upphandling</strong> finns det inte möjlighet eller anledningatt föra förhandlingar. Däremot finns det ett stort utrymmeför dialog i olika former.Det kan konstateras att det före en <strong>upphandling</strong> ofta finns ettstort behov av dialog (avsnitt 3.1) <strong>och</strong> att det är tillåtet attföra en dialog före en <strong>upphandling</strong> (avsnitt 3.2). <strong>Dialog</strong>en kanfylla olika behov <strong>och</strong> av<strong>se</strong> olika saker (avsnitt 3.3) men denfår aldrig leda till en otillbörlig konkurrensfördel för någonleverantör (avsnitt 3.4).3.1 Stort behov av dialogEn upphandlande myndighet kan inför en <strong>upphandling</strong> ha ettmycket stort behov av dialog.En upphandlande myndighet köper ofta in en mängd olikavaror, tjänster <strong>och</strong> byggentreprenader. Även omupphandlaren samarbetar med de personer inommyndigheten som kan respektive område bäst, är det i detnärmaste en omöjlighet för den upphandlande myndighetenatt ”på egen hand” känna till vad marknaden kan erbjuda <strong>och</strong>vad som ska efterfrågas i varje enskild <strong>upphandling</strong> för att påbästa sätt tillgodo<strong>se</strong> myndighetens behov. När myndighetenhar genomfört sin behovsanalys <strong>och</strong> konstaterat vilket behov<strong>upphandling</strong>en ska tillgodo<strong>se</strong> måste myndigheten därför göraen marknadsanalys.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG15Den upphandlande myndigheten behöver få kännedom omvilka produkter <strong>och</strong> tjänster som finns tillgängliga påmarknaden, prisnivå, kvalitetsnivå, tillgänglig teknik <strong>och</strong> de<strong>se</strong>naste innovationerna på området. Den upphandlandemyndigheten kan också behöva få kännedom om lämpligaaffärsmodeller <strong>och</strong> vilka kommersiella villkor som kan varasärskilt kostnadsdrivande etc.Marknadsanaly<strong>se</strong>n kan innebära att myndigheten tar reda påhur andra myndigheter <strong>och</strong> privata aktörer har täckt sinabehov <strong>och</strong> på vilka villkor. Myndigheten kan också ”läsa på”genom att ta del av marknadens erbjudanden.Förutsättningarna ändras dock hela tiden <strong>och</strong> leverantörernapå marknaden har ofta ett kunskapsövertag. För att få del avmarknadens kunskap krävs därför ofta dialog i olika former.Se avsnitt 3.3.1 <strong>Dialog</strong> för att få en överblick över marknaden<strong>och</strong> 3.3.2 Synpunkter på förfrågningsunderlag.Myndigheten kan också behöva ta in extern kunskap,exempelvis för en förstudie eller för att ta fram den tekniskaspecifikationen i <strong>upphandling</strong>en. Se avsnitt 3.3.3 Förstudieeller annat förberedande arbete <strong>och</strong> utarbetande avförfrågningsunderlag.Myndighetens behov kan även av<strong>se</strong> en dialog med denbefintliga leverantören om hur det nuvarande kontraktetfungerar, de faktiska rutinerna kring det etc. Se avsnitt 3.3.4<strong>Dialog</strong> med nuvarande leverantör om befintligt kontrakt.För att öka konkurren<strong>se</strong>n <strong>och</strong> för att leverantörerna skakunna lämna så bra anbud som möjligt, är det ocksåvärdefullt om den upphandlande myndigheten informerarleverantörerna om kommande <strong>upphandling</strong>ar. Se avsnitt3.3.5 Information om kommande <strong>upphandling</strong>ar <strong>och</strong>avsiktsförklaringar.TÄNK PÅ!En god marknadskännedom <strong>och</strong> dialog med leverantörerna kan oftavara avgörande för en lyckad <strong>upphandling</strong>!


16DIALO G OCH FÖR HANDLI NG3.2 <strong>Dialog</strong> före en <strong>upphandling</strong> är tillåtenDet är fullt möjligt <strong>och</strong> tillåtet att ha en dialog innan denupphandlande myndigheten ska utarbeta ettförfrågningsunderlag.Det framgår av EU-direktiven att en sådan dialog är tillåten:”Innan ett <strong>upphandling</strong>sförfarande inleds får denupphandlande myndigheten genom en ’teknisk dialog’ sökaeller godta råd som kan användas när specifikationernautarbetas, dock under förutsättning att sådana råd inte ledertill hinder för konkurren<strong>se</strong>n.”En ”teknisk dialog” innebär att den upphandlandemyndigheten diskuterar tänkbara lösningar med potentiellaleverantörer. Resultatet av dialogen kan läggas till grund förförfrågningsunderlaget vid den följande <strong>upphandling</strong>en.Även EU-kommissionen an<strong>se</strong>r att en dialog inför en<strong>upphandling</strong> till <strong>och</strong> med är nödvändig i särskilt komplexaprojekt.<strong>Dialog</strong> är alltså tillåten, men det är viktigt att dialogen inteleder till att någon leverantör får en otillbörligkonkurrensfördel i <strong>upphandling</strong>en, <strong>se</strong> avsnitt 3.4 Otillbörligkonkurrensfördel.LAGRUMDirektiv 2004/18/EG, beaktandesats 8, Teknisk dialogDirektiv 2004/17/EG, beaktandesats 15, Teknisk dialog


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG173.3 Vad kan man ha dialog om?3.3.1 DIALOG FÖR ATT FÅ EN ÖVERBLICK ÖVER MARKNADENFör att en upphandlande myndighet ska kunna genomföra enlyckad <strong>upphandling</strong>, är det helt avgörande att myndighetenkänner till vad marknaden har att erbjuda. Ett sätt att få delav marknadens kunskap är att föra en dialog medleverantörerna.Syftet med dialogen ska vara att den upphandlandemyndigheten ska få information från leverantörerna <strong>och</strong>kunskap om den aktuella marknaden för att kunna formuleraett lämpligt förfrågningsunderlag som är anpassat eftermyndighetens behov <strong>och</strong> till vad marknaden kan erbjuda.Information om detaljer kring det kommandeförfrågningsunderlaget ska inte lämnas ut till leverantörerna.Syftet är inte heller att leverantörerna ska få ett stortinflytande över vilka specifika krav etc. som ska ställas.Det är den upphandlande myndigheten som avgör om dialogska genomföras <strong>och</strong> hur dialogen i så fall ska gå till,exempelvis om myndigheten ska ha en dialog med ett fåtaleller flera leverantörer, om dialogen ska vara muntlig ellerskriftlig etc.Möten med leverantörerOm <strong>upphandling</strong>en av<strong>se</strong>r standardi<strong>se</strong>rade varor eller tjänsterdär leverantörerna på marknaden erbjuder likartade varor,kan det räcka att den upphandlande myndigheten för endialog med ett fåtal leverantörer. Det kan då vara lämpligtatt dialogen är skriftlig. Är dialogen muntlig ska dendokumenteras väl så att myndigheten kan visa att en vissleverantör inte har påverkat myndighetens val av produktereller utformningen av förfrågningsunderlaget på ett sätt somotillbörligt gynnar den leverantören.Finns det flera olika varor eller tjänster som skulle kunnatillgodo<strong>se</strong> myndighetens behov är det en fördel ommyndigheten vänder sig till flera olika leverantörer för att fåen så bred bild som möjligt av utbudet. En inbjudan till dialogkan exempelvis annon<strong>se</strong>ras <strong>och</strong> möten kan hållas därleverantörerna kan pre<strong>se</strong>ntera möjliga lösningar. Även då ärdet viktigt att dialogen dokumenteras väl.


18DIALO G OCH FÖR HANDLI NGFör att få så mycket information som möjligt frånleverantörerna kan det vara lämpligare att denupphandlande myndigheten träffar leverantörerna en <strong>och</strong> enän i grupp. Risk finns annars att leverantörerna inte lämnarall information, eftersom de inte vill att övriga leverantörerska få del av informationen. Det kan också vara olämpligt urkonkurrenssynpunkt att samla konkurrerande leverantörertill ett möte inför en kommande <strong>upphandling</strong>.Det är också mycket vanligt att leverantörer kontaktarupphandlande myndigheter för att sälja in sin verksamhet<strong>och</strong> sina produkter, även långt innan en <strong>upphandling</strong> ärplanerad. Upphandlingslagstiftningen hindrar inte sådanakontakter så länge de inte ger någon leverantör en otillbörligkonkurrensfördel. En myndighet kan därmed ha stor fördel avden information som marknaden erbjuder myndigheten, menbör själv sätta agendan <strong>och</strong> avgöra när det är lämpligt med endialog.Det är även möjligt för den upphandlande myndigheten attdelta på mässor <strong>och</strong> andra tillställningar där leverantörervisar upp sina varor <strong>och</strong> tjänster.Request For InformationEn <strong>upphandling</strong> kan föregås av en så kallad Request ForInformation, RFI. En RFI är ett sätt för en upphandlandemyndighet att samla in information om olika varor <strong>och</strong>tjänster på marknaden <strong>och</strong> att få information om möjligalösningar. Leverantörerna får tillfälle att lämna sinasynpunkter på myndighetens frågeställningar under en vissangiven tid. Myndigheten kan därefter utarbeta ettförfrågningsunderlag utifrån det som kommit fram underRFI:n.Goda exempelEn upphandlande myndighet kanbe leverantörer att peka på goda exempel i form av lyckade<strong>upphandling</strong>ar med relevanta krav <strong>och</strong> kriterier ellersjälv efterfråga sådana bland upphandlarkollegor ellersjälv söka exempel i den <strong>upphandling</strong>sportal sommyndigheten använder.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG19Myndigheten kan därefter kontakta den som genomförde<strong>upphandling</strong>en för att ta del av den myndighetens erfarenhet.Branschorganisationer <strong>och</strong> <strong>upphandling</strong>srådIstället för att vända sig till de enskilda leverantörerna kanett alternativ vara att myndigheten vänder sig till enbranschorganisation. Det kan vara särskilt lämpligt omleverantörerna genom en dialog skulle få en otillbörligkonkurrensfördel.Ett lite mer långsiktigt sätt att skapa dialog är att inrättaeller medverka i <strong>upphandling</strong>sråd, i vilka både upphandlandemyndigheter <strong>och</strong> leverantörer ingår. Upphandlingsråden kanvara branschspecifika. Där kan parterna exempelvisdiskutera generella <strong>upphandling</strong>sfrågor <strong>och</strong> utbytaerfarenheter <strong>och</strong> på så sätt öka förståel<strong>se</strong>n för varandrasverksamheter. I <strong>upphandling</strong>srådet får inte enskilda affärerdiskuteras om det kan medföra otillbörligakonkurrensfördelar för någon leverantör. Syftet är istället attdiskutera <strong>och</strong> sprida goda exempel, lära av varandra <strong>och</strong>skapa förståel<strong>se</strong> mellan upphandlande myndigheter <strong>och</strong>leverantörer. En erfarenhet är att <strong>upphandling</strong>sråd inte börha fler deltagare än högst 10–15, eftersom diskussionernariskerar att hämmas i större grupper.Myndigheten skriver förfrågningsunderlagetDen upphandlande myndigheten bör klargöra förleverantörerna att en dialog i samband medmarknadsanaly<strong>se</strong>n inte är en del av <strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong> attförfrågningsunderlaget kommer att utarbetas <strong>och</strong> fastställasav den upphandlande myndigheten <strong>och</strong> skickas ut <strong>se</strong>nare.<strong>Dialog</strong>en kan givetvis också leda till att man kommer fram tillatt någon <strong>upphandling</strong> inte ska genomföras.Efter en dialog är det mycket viktigt att myndigheten <strong>se</strong>r tillatt förfrågningsunderlaget inte anpassas eller skräddarsy<strong>se</strong>fter en leverantörs lösning. Dels bör myndigheten inte låsasig vid ett utförande eftersom det kan stänga ute andralikvärdiga lösningar, dels skulle det kunna innebära att denleverantören inte kan tilldelas kontraktet i <strong>upphandling</strong>en, <strong>se</strong>avsnitt 3.4 Otillbörlig konkurrensfördel.


20DIALO G OCH FÖR HANDLI NGTÄNK PÅ!Den upphandlande myndigheten bestämmer om <strong>och</strong> hur en dialogska genomföras.<strong>Dialog</strong>en kan ske exempelvis genom• möten med leverantörer• mässor där leverantörerna visar sina varor <strong>och</strong> tjänster• RFI• kontakter med branschorganisationer• inrättande av <strong>upphandling</strong>sråd.Det är viktigt, både för den upphandlande myndigheten <strong>och</strong> förleverantörerna, att förbereda sig noga inför en dialog så attkontakterna leder till önskat resultat. Den upphandlandemyndigheten kan med fördel skicka en agenda till leverantörerna såatt de kan förbereda sig på vad som ska diskuteras.Tänk också på att en myndighet kan ha en policy för vilka kontaktermyndighetens personal får ha med leverantörer <strong>och</strong> hur dekontakterna får genomföras. Det kan vara särskilt aktuellt ommyndighetens personal ska delta på mässor eller liknandearrangemang.3.3.2 SYNPUNKTER PÅ FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGFör att undvika att ställa olämpliga <strong>och</strong> olagliga krav samtför att få synpunkter på om det tänkta upplägget i övrigt ärlämpligt, onödigt kostnadsdrivande etc. har upphandlandemyndigheter använt sig av en metod där man låtit potentiellaleverantörer lämna synpunkter på ett preliminärtförfrågningsunderlag. Möjligheten att tycka till omförfrågningsunderlaget har annon<strong>se</strong>rats i tillbörligannonsdatabas <strong>och</strong> det preliminära förfrågningsunderlagethar lagts ut på myndighetens hemsida. Metoden har varitmycket uppskattad av leverantörerna.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG21I de fall det rör sig om en <strong>upphandling</strong> över tröskelvärdenakan metoden möjligen vara problematisk, eftersom det intefinns någon möjlighet att på ett lämpligt sätt annon<strong>se</strong>ra omförfarandet i Tender Electronic Daily (TED). Det saknasdomstolspraxis eftersom metoden inte har överprövats.3.3.3 FÖRSTUDIE ELLER ANNAT FÖRBEREDANDE ARBETE OCHUTARBETANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGEn upphandlande myndighet kan behöva ta in externkunskap exempelvis för att genomföra en förstudie eller föratt ta fram den tekniska specifikationen till en <strong>upphandling</strong>.Myndigheten saknar kanske expertkunskap inom områdeteller har behov av att köpa in extra resur<strong>se</strong>r.I domstolspraxis har det vid flera tillfällen prövats om enleverantör som har genomfört sådant arbete (exempelvis somkonsult) har fått en sådan otillbörlig konkurrensfördel attleverantören inte kan delta i den följande <strong>upphandling</strong>en.För att säkerställa att en leverantör inte ska behöva uteslutasfrån en <strong>upphandling</strong>, är det viktigt att myndigheten vidtar deåtgärder som går för att leverantören inte ska få någraotillbörliga fördelar.ArbetsordningDet kan vara lämpligt att ta fram en arbetsordning där denupphandlande myndigheten tydligt redogör för omfattningenav leverantörens uppdrag <strong>och</strong> tydligt anger begränsningarnaför uppdraget. Av arbetsordningen bör också framgå vilkeninformation leverantören ska få del av <strong>och</strong> tydliga rutiner förhur informationsutbytet ska gå till. Arbetsordningen börsäkerställa att leverantören inte kan påverka exempelviskravspecifikationen på ett sådant sätt att den riktar sig motleverantörens egna produkter.DokumentationMyndigheten bör noga dokumentera vilket arbete sombedrivs, vilken information leverantören får med anledningav uppdraget <strong>och</strong> vilka kontakter myndigheten har medleverantören. Leverantörens insyn bör begränsas till det somär nödvändigt för uppdraget.


22DIALO G OCH FÖR HANDLI NGInformation till andra leverantörerResultatet av leverantörens arbete bör framgå avförfrågningsunderlaget liksom den information somleverantören har fått <strong>och</strong> som kan tänkas vara relevant förandra leverantörer vid anbudsgivningen. Har leverantörenexempelvis utfört en förstudie är det lämpligt att göraförstudien tillgänglig för övriga leverantörer, liksom detunderlag som leverantören har tagit del av som en del avförstudien. För att säkerställa att leverantören inte får etttidsmässigt försprång är det också viktigt att anbudstiden ärså lång att försprånget neutrali<strong>se</strong>ras.Möjlighet att välja uppdragOm myndigheten an<strong>se</strong>r att en leverantör som ska utföra enförstudie eller något annat förberedande arbete kommer attvara förhindrad att delta i den kommande <strong>upphandling</strong>en pågrund av att leverantören genom arbetet får en otillbörligkonkurrensfördel, bör myndigheten upplysa leverantören omdet. Då kan leverantören välja vilket uppdrag som han ärmest intres<strong>se</strong>rad av att utföra, det förberedande arbetet ellerdet uppdrag som <strong>upphandling</strong>en kommer att av<strong>se</strong>.


24DIALO G OCH FÖR HANDLI NGEXEMPEL 2En person, X, hade deltagit i en <strong>upphandling</strong> dels genom attvia ett bolag, bolag A, upprätta <strong>och</strong> utforma en del avförfrågningsunderlaget, dels genom att som verkställandedirektör för ett annat bolag, bolag B, lämna anbud i denaktuella <strong>upphandling</strong>en.Domstolen menade att det i en sådan situation finns en starkpresumtion för (det vill säga ett antagande om) att bolag Bhade en otillbörlig konkurrensfördel. Presumtionen innebarenligt domstolen att det var den upphandlande myndigheten<strong>och</strong> bolag B som måste visa att principen om likabehandlinginte hade åsidosatts.Den upphandlande myndigheten hade under <strong>upphandling</strong>eninte vidtagit några åtgärder för att säkerställa att bolag Binte skulle ges någon otillbörlig konkurrensfördel medanledning av X:s dubbla roller.När <strong>upphandling</strong>en ifrågasattes genomförde denupphandlande myndigheten en utvärdering av bolag B:sinformationsövertag <strong>och</strong> om utformningen avförfrågningsunderlaget hade påverkats av X. Denupphandlande myndigheten kom fram till attförfrågningsunderlaget var neutralt utformat <strong>och</strong> att samtligauppgifter funnits tillgängliga för alla leverantörer.Domstolen ansåg att den upphandlande myndighetensutvärdering <strong>och</strong> övrig utredning i målet vis<strong>se</strong>rligen tydde påatt entreprenaden som sådan <strong>och</strong> förfrågningsunderlaget i siginte gav något större utrymme för påverkan. Å andra sidanmenade domstolen att utvärderingen inte innehöll någrauppgifter om omfattningen av bolag A:s uppdrag, vilketarbete som bedrivits med anledning avförfrågningsunderlaget, vilka kontakter som förekom ellervilken information X tog del av med anledning av detuppdraget. Enligt domstolen var den upphandlandemyndighetens utvärdering därför alltför knapphändig för attpå ett övertygande sätt visa att X:s dubbla medverkan integett bolag B fördelar i <strong>upphandling</strong>en. Den upphandlandemyndigheten hade därmed inte förmått säkerställa attprincipen om likabehandling upprätthållits i <strong>upphandling</strong>en.Kammarrätten i Stockholm, dom den 11 februari 2010, mål nr 6986-09


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG253.3.4 DIALOG MED NUVARANDE LEVERANTÖR OM BEFINTLIGTKONTRAKTInför en ny <strong>upphandling</strong> <strong>och</strong> när ett nyttförfrågningsunderlag ska tas fram, kan det finnas anledningför den upphandlande myndigheten att kontakta denbefintliga leverantören. Myndigheten kan behöva få frameller kontrollera faktauppgifter om kontraktet, exempelvisomsättning totalt för uppdraget, omsättning per varugruppetc.Den befintliga leverantören kan också ha ett sådantinformationsövertag att det skulle kunna gynna honomframför andra leverantörer vid anbudsgivningen. Denupphandlande myndigheten bör därför säkerställa att sådaninformation som är av betydel<strong>se</strong> för anbudsgivningen <strong>och</strong> somden befintliga leverantören har tillgång till, görs tillgängligför alla leverantörer. Att leverantören är skyldig att lämnasådan information till myndigheten kan lämpligen regleras ikontraktet.TÄNK PÅ!Som upphandlande myndighet bör man <strong>se</strong> till att information somden befintliga leverantören har tillgång till <strong>och</strong> som är av betydel<strong>se</strong>för anbudsgivningen görs tillgänglig för alla leverantörer.3.3.5 INFORMATION OM KOMMANDE UPPHANDLINGAR OCHAVSIKTSFÖRKLARINGARFör att öka konkurren<strong>se</strong>n <strong>och</strong> för att leverantörerna skakunna lämna så bra anbud som möjligt, är det värdefullt omden upphandlande myndigheten informerar leverantörernapå marknaden om myndighetens kommande <strong>och</strong> planerade<strong>upphandling</strong>ar. Sådan information kan annon<strong>se</strong>ras i en såkallad förhandsannons i Tender Electronic Daily (TED) eller ide nationella så kallade allmänt tillgängliga databa<strong>se</strong>rna.Informationen kan också med fördel läggas ut påmyndighetens hemsida <strong>och</strong> annon<strong>se</strong>ras i fackpress.


26DIALO G OCH FÖR HANDLI NGOm de produkter eller tjänster som myndigheten har behovav över huvud taget inte finns på marknaden, kanmyndigheten lämna en så kallad avsiktsförklaring tillmarknaden om att myndigheten har för avsikt att anskaffavarorna eller tjänsterna när de utvecklats. Syftet är att på detsättet stimulera leverantörerna att utveckla nya lösningar ienlighet med myndighetens önskemål.TÄNK PÅ!Som upphandlande myndighet bör man informera marknaden omkommande <strong>upphandling</strong>ar eftersom det kan öka konkurren<strong>se</strong>n <strong>och</strong>ge bättre anbud.Som leverantör bör man söka <strong>och</strong> efterfråga information omkommande <strong>upphandling</strong>ar för att på bästa sätt kunna förberedaföretaget för den kommande anbudsgivningen.3.4 Otillbörlig konkurrensfördel3.4.1 EN DIALOG FÅR INTE LEDA TILL EN OTILLBÖRLIGKONKURRENSFÖRDELVid en dialog finns det alltid en risk för att någon leverantörfår en otillbörlig konkurrensfördel i den kommande<strong>upphandling</strong>en. En leverantör som fått en otillbörligkonkurrensfördel kan inte tilldelas kontrakt i <strong>upphandling</strong>en,<strong>och</strong> det är därför viktigt att säkerställa att någon sådan fördelinte uppkommer. För att leverantörerna ska ha ett intres<strong>se</strong> avatt delta i dialogen, är det därmed viktigt att myndighetenvidtar åtgärder för att undvika att dialogen leder till enotillbörlig konkurrensfördel.En otillbörlig konkurrensfördel skulle exempelvis kunnauppstå om en leverantör har styrt innehållet i enkravspecifikation så att den på ett eller annat sätt haranpassats till den leverantörens varor eller tjänster. Vidarekan en otillbörlig konkurrensfördel uppkomma om enleverantör genom dialogen får mer <strong>och</strong> annan relevantinformation (sådan som kan påverka anbudsgivningen) änövriga leverantörer.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG27Det kan dock noteras att det inte är otillåtet i sig att ställasådana krav som utestänger vissa leverantörer från<strong>upphandling</strong>en. Myndigheten har alltså en stor frihet när denbestämmer vad som ska köpas <strong>och</strong> vilka krav som ska ställaspå det. Men kraven måste vara förenliga med degrundläggande <strong>upphandling</strong>srättsliga principerna(exempelvis principen om proportionalitet) <strong>och</strong> får inte gynnanågon leverantör på ett otillbörligt sätt.TÄNK PÅ!En upphandlande myndighet bör vidta aktiva åtgärder för attundvika risken för att någon leverantör får en otillbörligkonkurrensfördel.De förslag eller råd som accepteras av den upphandlandemyndigheten får inte innebära en otillbörlig konkurrensfördel förden leverantör som lämnat förslaget.Alla leverantörer måste ha tillgång till samma relevanta information.Den information som en leverantör tagit del av i sina kontakter medden upphandlande myndigheten måste därför göras tillgänglig föralla leverantörer.Ge leverantörerna god tid på sig att lämna anbud för att neutrali<strong>se</strong>radet försprång som de leverantörer som deltagit i en dialog kan hafått.Dokumentera noga de kontakter som myndigheten haft medleverantörerna <strong>och</strong> vilken information som leverantörerna fått delav.


28DIALO G OCH FÖR HANDLI NG3.4.2 MYNDIGHETEN SKA PRÖVA OM EN OTILLBÖRLIGKONKURRENSFÖRDEL FINNSEn leverantör får aldrig uteslutas från en <strong>upphandling</strong> enbartdärför att leverantörenhar fört en dialog med myndigheten om <strong>upphandling</strong>enhar givit råd i samband med arbetet med att ta fram dentekniska beskrivningen ellerpå annat sätt deltagit i arbetet med att ta fram ettförfrågningsunderlag.Däremot måste myndigheten bedöma om någon leverantörhar fått en otillbörlig konkurrensfördel <strong>och</strong> då utesluta denleverantören från <strong>upphandling</strong>en.Om en upphandlande myndighet an<strong>se</strong>r att en leverantör böruteslutas från en <strong>upphandling</strong> på grund av en otillbörligkonkurrensfördel, måste leverantören få möjlighet att bevisaatt någon sådan fördel inte finns innan leverantören uteslutsfrån <strong>upphandling</strong>en.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG294. <strong>Dialog</strong> <strong>och</strong> förhandlingunder en <strong>upphandling</strong>- efter annon<strong>se</strong>ring menföre tilldelningsbeslutNär en <strong>upphandling</strong> har annon<strong>se</strong>rats är utrymmet för dialogbegränsat. I de delar där en dialog är möjlig <strong>och</strong> tillåten ärden dock mycket värdefull, <strong>se</strong> avsnitt 4.1 <strong>Dialog</strong>. Förhandlingär enbart tillåten vid de tillfällen som lagen särskilt räknarupp, <strong>se</strong> avsnitt 4.2 Förhandling.4.1 <strong>Dialog</strong>4.1.1 INFORMATION OM PÅGÅENDE UPPHANDLINGARNär en <strong>upphandling</strong> har annon<strong>se</strong>rats i enlighet med lagen,finns det inget som hindrar att den upphandlandemyndigheten kontaktar några leverantörer direkt <strong>och</strong>informerar dem om att annon<strong>se</strong>n eller förfrågningsunderlagetfinns tillgängligt.Det är då också möjligt att lägga ut ytterligare annon<strong>se</strong>r om<strong>upphandling</strong>en på fler ställen, exempelvis i branschtidningar,i lokalpress eller på myndighetens hemsida.En förutsättning är att den information som lämnas inte fårvara mer utförlig eller innehålla annat än den ursprungligaannon<strong>se</strong>n.


30DIALO G OCH FÖR HANDLI NG4.1.2 FÖRTYDLIGANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG, FRÅGOR OCHSVAR SAMT INFORMATIONSMÖTENFörtydligande av förfrågningsunderlagDet är inte ovanligt att en upphandlande myndighet under en<strong>upphandling</strong> in<strong>se</strong>r att förfrågningsunderlaget behöverjusteras eller kompletteras. Myndigheten kan själv haupptäckt något misstag eller oklarhet eller blivituppmärksammad på det av en leverantör.Några vä<strong>se</strong>ntliga förändringar av förfrågningsunderlaget ärdock inte tillåtna under <strong>upphandling</strong>en.En förändring an<strong>se</strong>s vara vä<strong>se</strong>ntlig om förändringen kan hapåverkat viljan eller möjligheten att lämna anbud. Om detkan ha funnits leverantörer som avstått från att lämna anbudeftersom de inte ansåg sig kunna eller vilja uppfylla detaktuella villkoret i sin ursprungliga utformning, men somdäremot hade kunnat vara intres<strong>se</strong>rade av att delta i<strong>upphandling</strong>en om de känt till att villkoret ändrats, ärförändringen alltså vä<strong>se</strong>ntlig.Krävs vä<strong>se</strong>ntliga förändringar av ett förfrågningsunderlagmåste <strong>upphandling</strong>en avbrytas <strong>och</strong> göras om.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG31EXEMPELI ett förfrågningsunderlag hade det angivits att denupphandlande myndigheten genom ett politiskt beslutensidigt kunde säga upp kontraktet med relativt kort var<strong>se</strong>l.Villkoret togs bort under <strong>upphandling</strong>en. Domstolen ansåg attförändringen var en sådan otillåten vä<strong>se</strong>ntlig förändring somkunde ha påverkat potentiella leverantörers vilja <strong>och</strong>möjlighet att delta i <strong>upphandling</strong>en. Den upphandlandemyndigheten borde därför ha avbrutit <strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong>gjort om den.I förfrågningsunderlaget fanns vidare inget angivet ommervärdesskatt eller om kompensation för mervärdesskatt.Under <strong>upphandling</strong>en införde den upphandlandemyndigheten en möjlighet för den vinnande leverantören attfå kompensation med 4 procent som påslag på överenskomnapri<strong>se</strong>r/anbud.Domstolen ansåg att förändringen av<strong>se</strong>endemomskompensation borde ha haft en viss betydel<strong>se</strong> förleverantörerna, men att denna förändring inte ensam var avden betydel<strong>se</strong>n att <strong>upphandling</strong>en borde ha avbrutits.Kammarrätten i Sundsvall, dom den 29 <strong>se</strong>ptember 2010, mål nr1829-10Frågor <strong>och</strong> svarDet är viktigt att personal hos den upphandlandemyndigheten är tillgänglig under anbudstiden för att besvaraleverantörernas frågor om <strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong> att manmeddelar om man eventuellt inte är tillgänglig under en vissperiod. Vanligtvis besvarar myndigheten frågorna skriftligengenom så kallade ”frågor <strong>och</strong> svar”. För att alla leverantörerska få tillgång till samma information samtidigt, begärmyndigheten att frågorna ska lämnas skriftligt <strong>och</strong> besvarardem på samma sätt <strong>och</strong> vid samma tidpunkt genom attexempelvis publicera dem i den <strong>upphandling</strong>sportal sommyndigheten använder eller på myndighetens hemsida.


32DIALO G OCH FÖR HANDLI NGFör en leverantör är det oerhört viktigt att ställa frågor omdet finns minsta tvekan eller oklarhet om vad som efterfråga<strong>se</strong>ller vad den upphandlande myndigheten menar iförfrågningsunderlaget. Har en leverantör missuppfattatnågot, kan det innebära att anbudet inte kan antas eller attanbudet inte är konkurrenskraftigt. Felaktigheter iförfrågningsunderlaget bör givetvis också påtalas direkt.Outredda oklarheter kan leda till att hela <strong>upphandling</strong>enmåste göras om.TÄNK PÅ!Som leverantör är det viktigt att man ställer frågor till denupphandlande myndigheten om något är oklart iförfrågningsunderlaget.Som upphandlande myndighet är det viktigt att man finns tillgänglig<strong>och</strong> besvarar inkomna frågor på ett klargörande sätt.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG33InformationsmötenEn domstol har funnit att det varit tillåtet att hålla öppnainformationsmöten för leverantörer under anbudstiden.EXEMPELEn upphandlande myndighet hade under anbudstiden vid enförenklad <strong>upphandling</strong> arrangerat informationsmöten vid tvåtillfällen <strong>och</strong> därefter publicerat minnesanteckningar frånmötena. Mötena var öppna för allmänheten <strong>och</strong> allaleverantörer hade haft möjlighet att ta del av inbjudan dels iannon<strong>se</strong>n om <strong>upphandling</strong>en, dels genom en ”frågor <strong>och</strong> svar”-funktion. En leverantör ansökte om överprövning <strong>och</strong> ansågatt det strider mot principen om likabehandling att hållainformationsmöten då det inte är säkert att samtligaleverantörer kan delta <strong>och</strong> då minnesanteckningar med allsäkerhet inte kan återge alla delar av informationsmötena.Domstolen ansåg att det finns en risk för att inte exaktsamma frågor tas upp om det hålls två möten, vilket kan stå istrid med principen om likabehandling. Domstolen ansågdock att den information som lämnats hade varit tillräckligttydlig <strong>och</strong> transparent såväl i förfrågningsunderlaget som ifråga om bakgrundsmaterialet, informationsträffar,minnesanteckningar samt ”frågor <strong>och</strong> svar”-funktionen. Denklagande leverantören hade därför inte varit förhindrad attlämna ett konkurrenskraftigt anbud.Förvaltningsrätten i Stockholm, dom den 29 april 2011, mål nr4408-11Kommentar: Det kan noteras att domen avgjordes i förstainstans av förvaltningsrätten <strong>och</strong> att kammarrätten efteröverklagande inte meddelade prövningstillstånd. Det kanockså noteras att det kan vara olämpligt urkonkurrenssynpunkt att samla konkurrerande leverantörertill ett möte under en <strong>upphandling</strong>.


34DIALO G OCH FÖR HANDLI NGTidsfristerKompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget ska,efter begäran av en leverantör, lämnas ut <strong>se</strong>nast <strong>se</strong>x dagarföre den sista dagen för att komma in med anbud. Dettaunder förutsättning att en sådan begäran har gjorts i god tid.Vid påskyndade <strong>se</strong>lektiva förfaranden enligt LOU (men inteenligt LUF) ska informationen lämnas ut <strong>se</strong>nast fyra dagarföre den sista dagen för att komma in med anbud. Även dettaunder förutsättning att en begäran har gjorts i god tid.För att vara tydlig <strong>och</strong> underlätta för leverantörerna, kan detanges i förfrågningsunderlaget när en begäran <strong>se</strong>nast ska hakommit in till myndigheten för att myndigheten med säkerhetska hinna behandla den i tid. Myndigheten kan exempelvisange att den inte kan garantera att man hinner svara omfrågan inte ställs tio dagar före den sista dagen för att kommain med anbud. Kommer en mindre omfattande fråga in efterden tiden svarar myndigheten givetvis även på den.LAGRUM8 kap. 9 <strong>och</strong> 12 §§ LOU, 15 kap. 10 § LOU Kompletterande information8 kap. 12 § LOU Kompletterande information vid påskyndat <strong>se</strong>lektivtförfarande8 kap. 10 <strong>och</strong> 13 §§ LUF, 15 kap. 10 § LUF Kompletterande information4.1.3 RÄTTELSE, KOMPLETTERING OCH FÖRTYDLIGANDE AV ANBUDEn upphandlande myndighet får tillåta att en leverantörrättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller någotannat uppenbart fel i en anbudsansökan eller i ett anbud.Myndigheten får också begära att ett anbud eller enanbudsansökan förtydligas eller kompletteras om det kan skeutan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG35Exakt var grän<strong>se</strong>n går för vad som är ett tillåtet förtydligandeeller en tillåten komplettering är inte helt klar. Vissvägledning kan hämtas från följande uttalande avgeneraladvokaten i ett förslag till avgörande av EU-domstolen(Mål C-87/94, Vallonska bussarna).”De två termerna har det gemensamt att det inte handlar omatt ersätta tidigare uppgifter, utan tvärtom konkreti<strong>se</strong>ra dempå ett eller annat sätt. Denna reflektion att varkenpreci<strong>se</strong>ringar [förtydliganden] eller kompletteringar har tillföljd att tidigare fakta ersätts med nya, stöds av den objektivareflektionen att möjligheten att byta ut vissa uppgifterpotentiellt kan missgynna andra anbudsgivare.”För att ett förtydligande eller en komplettering ska varatillåten krävs alltså som huvudregel att det redan finnsuppgifter i anbudet eller i ansökan som kan förtydligas ellerkompletteras.EXEMPEL 1I en <strong>upphandling</strong> har ställts som krav att leverantörerna skalämna in ett intyg som visar att de har ettmiljöledningssystem. En leverantör anger att ett sådantsystem finns, men lämnar inte med intyget.Eftersom intyget är en komplettering av en redan lämnaduppgift, är det tillåtet för den upphandlande myndigheten attbegära in intyget.Exemplet är hämtat från Jan-Erik Falk, Lag om <strong>offentlig</strong><strong>upphandling</strong> – en kommentarDomstolarna anger ofta att ett förtydligande eller enkomplettering inte får leda till att mer än marginellasakuppgifter tillförs anbudet. Ett visst utrymme finns alltsåför att tillåta att sakuppgifter tillförs anbudet, men de skavara marginella.


36DIALO G OCH FÖR HANDLI NGDomstolarna har också an<strong>se</strong>tt att det är tillåtet att begära inkompletteringar av handlingar som finns hos myndigheter<strong>och</strong> som inte i sig påverkar innehållet i anbudet.EXEMPEL 2I en <strong>upphandling</strong> hade det ställts som krav att leverantörernaskulle bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket. Enleverantör hade missat det <strong>och</strong> den upphandlandemyndigheten hade begärt att leverantören skulle kompletteraanbudet med bevi<strong>se</strong>t. Efter en överprövning prövade domstolom kompletteringen var tillåten.Domstolen angav att registreringsbevis innehåller sådanauppgifter, såsom behörig firmatecknare, som i sig intepåverkar innehållet i anbudet <strong>och</strong> som funnits tillgängligahos Bolagsverket redan innan anbudstidens utgång.Kompletteringen ansågs inte ha varit i strid med principenom likabehandling <strong>och</strong> var därför tillåten.Kammarrätten i Göteborg, dom den 30 januari 2009, mål nr 7217-08En leverantör kan inte kräva att ett anbud ska fåkompletteras eller förtydligas; det är den upphandlandemyndigheten som avgör om det ska tillåtas.Om myndigheten tillåter en leverantör att förtydliga ellerkomplettera sitt anbud, måste alla leverantörer med liknandefel eller brister (<strong>och</strong> som kan komma ifråga för att tilldelaskontraktet) givetvis också tillåtas att göra motsvarandekompletteringar så att alla leverantörer behandlas lika. Menatt en leverantör tillåts komplettera sitt anbud innebär inteatt andra leverantörer måste tillåtas att komplettera annatän just motsvarande, eller till sin karaktär motsvarande,uppgifter <strong>och</strong>/eller handlingar. Det spelar inte heller någonroll om det finns helt felfria anbud eller inte.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG37Om den upphandlande myndigheten önskar få ett anbudförtydligat eller kompletterat, är det viktigt att myndighetenvänder sig direkt till leverantören. En upphandlandemyndighet får inte på egen hand göra egna undersökningareller begära in kompletteringen från tredje part.Det är också viktigt att kommunikationen mellan denupphandlande myndigheten <strong>och</strong> leverantören dokumenteras.TÄNK PÅ!Det är mycket vanligt att de anbud som kommer in i en <strong>upphandling</strong>inte är kompletta. Eftersom utrymmet för att begära förtydliganden<strong>och</strong> kompletteringar är begränsat, innebär det att upphandlandemyndigheter många gånger tvingas utesluta anbud som i övrigtskulle kunna vinna <strong>upphandling</strong>en.Som upphandlande myndighet bör man därför fundera noga övervilka krav som ska vara obligatoriska (ska-krav). Det är också braom förfrågningsunderlaget innehåller en checklista över allaobligatoriska krav. Myndigheten bör också begära in förtydliganden<strong>och</strong> kompletteringar, om det är tillåtet, för att ta tillvarakonkurren<strong>se</strong>n.Som leverantör är det mycket viktigt att inför anbudsgivningen nogagå igenom anbudet <strong>och</strong> säkerställa att det är komplett <strong>och</strong> att allakrav uppfylls.LAGRUM9 kap. 8 § LOU, 15 kap. 12 § LOU Rättel<strong>se</strong>, komplettering, <strong>och</strong>förtydligande9 kap. 8 § LUF, 15 kap. 12 § LUF Rättel<strong>se</strong>, komplettering, <strong>och</strong>förtydligande


38DIALO G OCH FÖR HANDLI NG4.1.4 PRESENTATION AV ANBUDÄven i de fall en förhandling inte är tillåten, är det möjligt förden upphandlande myndigheten att träffa leverantörerna föratt få en pre<strong>se</strong>ntation av anbuden. Den upphandlandemyndigheten får då möjlighet att ställa kontrollerande frågorför att säkerställa att de obligatoriska kraven är uppfyllda<strong>och</strong> att man uppfattat skrivningen i anbudet på rätt sätt. Ensådan pre<strong>se</strong>ntation måste förstås ske under mycket striktaformer. Alla måste vara väl införstådda med att någraändringar eller justeringar (utöver det som kan tillåtas inomramen för bestämmel<strong>se</strong>rna om komplettering <strong>och</strong>förtydliganden) inte får förekomma. Detta även i de fallfelaktigheter uppdagas vid genomgången.4.2 Förhandling4.2.1 NÄR ÄR FÖRHANDLING TILLÅTEN?Förhandling under en <strong>upphandling</strong> är bara tillåten i de falllagen uttryckligen anger att förhandling är möjlig. I övrigafall får förhandling inte förekomma.Förfaranden som tillåter förhandlingDet är tillåtet att förhandla vid:förhandlat förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ringförhandlat förfarande utan föregående annon<strong>se</strong>ringkonkurrenspräglad dialog, dock enbart i form av dialoginnan slutligt anbud lämnas in, men inte efter det attanbud lämnatsförenklat förfarandeurvalsförfarandedirekt<strong>upphandling</strong>.Förhandlat förfarande, med <strong>och</strong> utan föregående annon<strong>se</strong>ring,är förfaranden som kan tillämpas vid <strong>upphandling</strong>ar övertröskelvärdena. Vid <strong>upphandling</strong> under tröskelvärdena <strong>och</strong>vid <strong>upphandling</strong> av B-tjänster oav<strong>se</strong>tt värde (det vill säga vid<strong>upphandling</strong>ar enligt 15 kap. LOU <strong>och</strong> LUF) kan förenklatförfarande, urvalsförfarande <strong>och</strong> direkt<strong>upphandling</strong>tillämpas.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG39Konkurrenspräglad dialog kan bara tillämpas inom ramen förLOU (både över <strong>och</strong> under tröskelvärdena) <strong>och</strong> finns intereglerat i LUF. Man har inte an<strong>se</strong>tt att det finns behov av attinföra konkurrenspräglad dialog i LUF eftersom enupphandlande enhet kan välja att genomföra <strong>upphandling</strong>eninom ramen för ett förhandlat förfarande med föregåendeannon<strong>se</strong>ring så att den motsvarar det som gäller förkonkurrenspräglad dialog i LOU.En upphandlande enhet som upphandlar enligt LUF får alltidvälja förhandlat förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring,medan en upphandlande myndighet som upphandlar enligtLOU bara får välja förhandlat förfarande med föregåendeannon<strong>se</strong>ring under vissa, särskilt angivna, förutsättningar.Enligt LOU får förhandlat förfarande med föregåendeannon<strong>se</strong>ring enbart användas:om de anbud som lämnats vid ett öppet eller <strong>se</strong>lektivtförfarande eller vid en konkurrenspräglad dialog är ogiltigaeller inte kan godtas <strong>och</strong> villkoren för kontraktet iförhållande till den tidigare <strong>upphandling</strong>en inte ändrasvä<strong>se</strong>ntligtom det som ska upphandlas är av sådant slag eller förenatmed sådana risker att det på grund av särskildaomständigheter inte går att ange något totalpris i förvägför finansiella <strong>och</strong> intellektuella tjänster som är av sådanart att det inte går att utarbeta ett tillräckligt exaktförfrågningsunderlag för att kunna genomföra<strong>upphandling</strong>en genom att välja det bästa anbudet enligtbestämmel<strong>se</strong>rna för öppna eller <strong>se</strong>lektiva förfaranden ellerför byggentreprenad, som endast har forsknings-,provnings- eller utvecklingsändamål <strong>och</strong> som inte syftar tillvinst eller till att täcka forsknings- <strong>och</strong>utvecklingskostnader.Förfaranden som inte tillåter förhandlingDet är inte tillåtet att förhandla vid: öppet förfarande <strong>se</strong>lektivt förfarandeBåda förfarandena tillämpas över tröskelvärdena.


40DIALO G OCH FÖR HANDLI NGLAGRUM2 kap. 9 § LOU Definition av förhandlat förfarande2 kap. 9 b § LOU Definition av konkurrenspräglad dialog2 kap. 16 § LOU Definition av <strong>se</strong>lektivt förfarande2 kap. 22 § LOU Definition av öppet förfarande2 kap. 23 § LOU Definition av direkt<strong>upphandling</strong>2 kap. 24 § LOU Definition av förenklat förfarande2 kap. 25 § LOU Definition av urvalsförfarande4 kap. 2 § LOU Förutsättningar för förhandlat förfarande med föregåendeannon<strong>se</strong>ring2 kap. 9 § LUF Definition av förhandlat förfarande2 kap. 17 § LUF Definition av <strong>se</strong>lektivt förfarande2 kap. 25 § LUF Definition av öppet förfarande2 kap. 26 § LUF Definition av direkt<strong>upphandling</strong>2 kap. 27 § LUF Definition av förenklat förfarande2 kap. 28 § LUF Definition av urvalsförfarande4.2.2 MYNDIGHETEN BESTÄMMER OM FÖRHANDLING SKA SKEDet är den upphandlande myndigheten som bestämmer omen förhandling ska ske. En leverantör kan inte begära att detska föras förhandlingar. En upphandlande myndighet äralltså inte skyldig att förhandla, inte ens vid ett förhandlatförfarande.I tidigare lagstiftning för förenklat förfarande <strong>och</strong>urvalsförfarande var det krav att det skulle anges iförfrågningsunderlaget om ett anbud kunde komma att antasutan föregående förhandling. Bestämmel<strong>se</strong>n har tagits bort,<strong>och</strong> den upphandlande myndigheten kan alltså avgöra om enförhandling ska ske eller inte när anbuden har lämnats in.En upphandlande myndighet är emellertid bunden av det somutlovats i annons <strong>och</strong> förfrågningsunderlag. Har myndighetenexempelvis angivit att förhandlingar ska genomföras så måstedet ske. Däremot innebär inte enbart det förhållandet attman väljer exempelvis ett förhandlat förfarande att enförhandling ska ske.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG41TÄNK PÅ!Som leverantör kan man aldrig räkna med att bli kallad tillförhandling. Lämna därför ett konkurrenskraftigt anbud redan frånbörjan.För att leverantörerna ska veta vad som gäller, kan det vara bra(även om lagen inte kräver det) att den upphandlande myndighetenanger i förfrågningsunderlaget att ett anbud kan komma att antasutan förhandling <strong>och</strong> att det är den upphandlande myndigheten somavgör om en förhandling ska ske eller inte.4.2.3 I DE FALL FÖRHANDLING ÄR TILLÅTEN - NÄR BÖR MANFÖRHANDLA?Om förhandling är tillåten kan den upphandlandemyndigheten välja att genomföra förhandlingar i alla de falldå myndigheten an<strong>se</strong>r att en förhandling kan gynnaresultatet av <strong>upphandling</strong>en.När en upphandlande myndighet väljer att förhandla bör denalltid vara klar över syftet med förhandlingen. Förhandlingarbör inte ske sporadiskt utan den upphandlande myndighetenbör ha en strategi för i vilka situationer man ska förhandla.Myndigheten bör inte heller slentrianmässigt <strong>och</strong> utanmotivering använda sig av förhandling <strong>och</strong> bör också tahänsyn till de kostnader som en förhandling för med sig –både för den som upphandlar <strong>och</strong> för leverantörerna.Den upphandlande myndigheten måste också tänka på attlägre pri<strong>se</strong>r eller bättre villkor inte alltid innebär att det bliren bra affär på lång sikt. Båda parter måste kunna leva medkontraktet under hela kontraktsperioden.I Riksrevisionsverkets allmänna råd till den tidigare gällande<strong>upphandling</strong>sförordningen angavs fem olika situationer förvilka förhandlings<strong>upphandling</strong> främst var av<strong>se</strong>dd. Dessasituationer är idag inte grund för när det är tillåtet attanvända ett förhandlat förfarande, men kan vara tillvägledning för när det kan vara lämpligt att förhandla i defall förhandling är tillåten.


42DIALO G OCH FÖR HANDLI NGDessa situationer är:När det är svårt att utforma ett fullständigt <strong>och</strong> tydligtförfrågningsunderlag, exempelvis vid <strong>upphandling</strong> avkonsulttjänster.När myndigheten bedömer att affärsmässigt godtagbaravillkor inte kan uppnås därför att konkurrens saknas ellerär otillräcklig.När myndigheten bedömer att utvecklings- ellerproduktionsuppdrag måste läggas ut, trots att storosäkerhet finns beträffande kostnaderna.När <strong>upphandling</strong>en är en tilläggsbeställning <strong>och</strong> villkoreninte reglerats i det ursprungliga kontraktet.När <strong>upphandling</strong>en av<strong>se</strong>r en produkt eller ett system somska anpassas till ett befintligt system eller en befintligprodukt, <strong>och</strong> det är viktigt att samordning sker.4.2.4 VEM SKA MYNDIGHETEN FÖRHANDLA MED?Upphandling över tröskelvärdenaEn upphandlande myndighet kan vilja begränsa antaletleverantörer som myndigheten ska förhandla med. I ett förstaskede begränsas antalet leverantörer genom de minimikrav(obligatoriska krav) på ekonomisk, teknisk <strong>och</strong> yrkesmässigkapacitet som myndigheten angivit. Om myndighetenförväntar sig att det finns ett stort intres<strong>se</strong> för <strong>upphandling</strong>enkan myndigheten vilja begränsa antalet ytterligare. Av deleverantörer som uppfyller minimikraven kan myndighetenvilja välja ut ett mindre antal att bjuda in att lämna anbud<strong>och</strong> föra förhandlingar med.Enligt LOU ska den upphandlande myndigheten då ange iannon<strong>se</strong>n:vilka kriterier (urvalskriterier) eller regler som denkommer att tillämpa vid valet av anbudssökande <strong>och</strong>det lägsta antalet anbudssökande som kommer att bjudasin <strong>och</strong>, om ett högsta antal kommer att bjudas in, detantalet.Vid <strong>upphandling</strong> enligt LUF får urvalskriterierna ellerreglerna (grunderna) anges i annon<strong>se</strong>n eller iförfrågningsunderlaget.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG43De urvalskriterier <strong>och</strong> regler som av<strong>se</strong>s är bland annatleverantörens ekonomiska, yrkesmässiga <strong>och</strong> tekniskakunskap eller kapacitet. Men urvalskriterierna <strong>och</strong> reglernaär då inte formulerade som minimikrav utan ska göra engradering av leverantörerna möjlig eller på annat sätt göraett urval möjligt. Enligt förarbetena till lagen (prop.2006/07:128 s. 393) är det enligt LOU inte tillåtet att användatilldelningskriterier (utvärderingskriterier) somurvalskriterier. Om det finns ett större utrymme att väljaolika typer av urvalskriterier <strong>och</strong> regler enligt LUF än enligtLOU är inte klart.Antalet anbudssökande som bjuds in att delta vid ettförhandlat förfarande med föregående annon<strong>se</strong>ring enligtLOU får inte vara mindre än tre <strong>och</strong> antalet måste varastörre om det krävs för att effektiv konkurrens ska kunnauppnås. I LUF anges inte något minsta antal utan att deutvalda anbudssökandena måste vara så många att eneffektiv konkurrens uppnås.En upphandlande myndighet ska bjuda in minst det antalanbudssökande som angivits i annon<strong>se</strong>n. Bara om antaletanbudssökande som uppfyller de i annon<strong>se</strong>n angivna kraven<strong>och</strong> urvalskriterierna (de kvalificerade anbudssökandena) ärlägre än det i annon<strong>se</strong>n angivna lägsta antal som kommer attbjudas in, får den upphandlande myndigheten fortsättaförfarandet genom att bjuda in de anbudssökande som ärkvalificerade.Se även möjligheten att successivt minska antaletleverantörer att förhandla med, med hänvisning tilltilldelningskriterierna (utvärderingskriterierna) underavsnitt 4.2.5 Förhandling i successiva steg.TÄNK PÅ!Som upphandlande myndighet ska man bjuda in ett tillräckligt stortantal anbudssökande till anbudsgivningen <strong>och</strong> förhandlingen så atten effektiv konkurrens uppnås. Tänk på att någon eller några av deutvalda leverantörerna kan välja att avstå från att lämna anbud elleratt en eller flera av de inkomna anbuden kanske inte uppfyllerställda krav.


44DIALO G OCH FÖR HANDLI NGUpphandling under tröskelvärdena <strong>och</strong> vid<strong>upphandling</strong> av B-tjänster oav<strong>se</strong>tt värdeEtt urvalsförfarande är ett tvåstegsförfarande. I lagen angesatt den upphandlande myndigheten vid annon<strong>se</strong>ringen fårange det antal leverantörer som den av<strong>se</strong>r att bjuda in tillanbudsgivning. Antalet ska vara tillräckligt stort för atteffektiv konkurrens ska uppnås. Det saknas regler om hururvalet ska göras, men bestämmel<strong>se</strong>rna i LOU (11 kap. 3-4§§) kan användas som riktlinjer för hur urvalskriterierna kantillkännages <strong>och</strong> utformas.För förenklade förfaranden <strong>och</strong> urvalsförfaranden i övrigtsaknas regler om det antal leverantörer som myndigheten skaförhandla med <strong>och</strong> hur urvalet ska gå till. I lagen anges attförhandling får föras med en eller flera leverantörer <strong>och</strong> att de<strong>upphandling</strong>srättsliga principerna ska iakttas. Hur mångaleverantörer som ska bjudas in till förhandling <strong>och</strong> vilka dessaska vara måste kunna motiveras av objektiva skäl <strong>och</strong>givetvis ska en effektiv konkurrens eftersträvas.Motsvarande urvalskriterier <strong>och</strong> regler som kan användas förurvalet vid <strong>upphandling</strong>ar över tröskelvärdena bör varatillåtna att använda även vid förenklade förfaranden <strong>och</strong>urvalsförfaranden.Av doktrin <strong>och</strong> praxis framgår att även tilldelningskriterier(utvärderingskriterier) kan användas vid valet av vilkaleverantörer som den upphandlande myndigheten skaförhandla med. Hur man väljer de som är intressanta attförhandla med, blir då ett val utifrån hur fördelaktigaanbuden är. Om samtliga kvalificerade leverantörer skabjudas in till förhandling, eller bara ett fåtal, får bedömasfrån fall till fall. Om det är små skillnader mellanleverantörerna vid utvärderingen talar det för att flerleverantörer bör bjudas in till förhandlingen medan ett störreglapp kan motivera en begränsning. Om det är affärsmässigtmotiverat finns det inget som hindrar att man genomförförhandlingar med enbart en leverantör. Det är dock aldrigtillåtet att enbart bjuda in leverantörer som ligger sämre till iutvärderingen <strong>och</strong> att inte förhandla med de leverantörer somlämnat de bästa anbuden.Se även om förhandling i successiva steg under avsnitt 4.2.5Förhandling i successiva steg.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG45LAGRUM2 kap. 24-25 §§ LOU Definition av förenklat förfarande <strong>och</strong>urvalsförfarande11 kap. 3 § LOU Begränsning av antalet anbudssökande11 kap. 4 § LOU Antalet anbudssökande11 kap. 5 § LOU Antalet anbudssökande under angivet antal15 kap. 4 § LOU Annon<strong>se</strong>ring vid urvalsförfarande2 kap. 27-28 §§ LUF Definition av förenklat förfarande <strong>och</strong>urvalsförfarande11 kap. 9 § LUF Val av anbudssökande11 kap. 10 § LUF Begränsning av antalet anbudssökande15 kap. 4 § LUF Annon<strong>se</strong>ring vid urvalsförfarande4.2.5 FÖRHANDLING I SUCCESSIVA STEGEtt förhandlat förfarande enligt LOU får genomföras isuccessiva steg för att minska det antal anbud somförhandlingen ska omfatta. Det ska i så fall anges i annon<strong>se</strong>neller i förfrågningsunderlaget att förhandlingen ska gå till pådet sättet. De tilldelningskriterier (utvärderingskriterier) somangivits för <strong>upphandling</strong>en ska användas för urvalet. Detslutliga antalet anbud måste alltid vara så stort att eneffektiv konkurrens uppnås, under förutsättning att det finn<strong>se</strong>tt tillräckligt antal lämpliga leverantörer.I LUF <strong>och</strong> för <strong>upphandling</strong>ar under tröskelvärdena <strong>och</strong> av B-tjänster (<strong>upphandling</strong>ar enligt 15 kap. LOU) finns inte någrabestämmel<strong>se</strong>r om förhandling i successiva steg i lagen, menförhandling i successiva steg är tillåtet även vid <strong>upphandling</strong>inom försörjnings<strong>se</strong>ktorerna <strong>och</strong> vid <strong>upphandling</strong> enligt 15kap. LOU.LAGRUM4 kap. 4 § LOU Förhandling i successiva steg


46DIALO G OCH FÖR HANDLI NG4.2.6 VAD FÅR MAN FÖRHANDLA OM?I LOU anges ramarna för vad en förhandling kan omfatta;den upphandlande myndigheten ska förhandla medleverantörerna om de anbud som de har lämnat. Syftet skavara att anpassa anbuden till de krav som myndigheten harangivit i annon<strong>se</strong>n eller i förfrågningsunderlaget. Dessutomska syftet vara att få fram det bästa anbudet enligt reglernaom anbudsutvärdering i 12 kap. 1 §, det vill säga få fram detlägsta pri<strong>se</strong>t eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.Bestämmel<strong>se</strong>n gäller vid förhandlade förfaranden enligt LOU<strong>och</strong> motsvarande bestämmel<strong>se</strong> saknas i LUF <strong>och</strong> för<strong>upphandling</strong>sförfaranden under tröskelvärdena <strong>och</strong> av B-tjänster (det vill säga <strong>upphandling</strong>ar enligt 15 kap. LOU <strong>och</strong>LUF). Motsvarande får ändå antas gälla för samtligaförfaranden.Förhandlingen kan alltså av<strong>se</strong> såväl de krav som angivits för<strong>upphandling</strong>en som mervärden i form avtilldelningskriterierna (utvärderingskriterierna). Syftet skadock vara att anpassa anbuden till de uppställda kraven <strong>och</strong>kriterierna – inte att anpassa förfrågningsunderlaget efteranbuden.Det är därmed som huvudregel inte möjligt att genomföraförhandlingarna på ett sådant sätt att de obligatoriska kraven(ibland kallade ska-krav) som angivits i annon<strong>se</strong>n eller iförfrågningsunderlaget ändras eller tas bort. Kraven kan bliföremål för förhandling bara om det exempelvis har angivitsatt kraven är förhandlingsbara, att leverantörerna kanre<strong>se</strong>rvera sig mot kraven eller att alternativa anbudaccepteras.Det som har angivits i annon<strong>se</strong>n <strong>och</strong> i förfrågningsunderlagetsätter därmed ramarna för vad man kan förhandla om. Förden upphandlande myndigheten är det därför viktigt attformulera dessa på ett sådant sätt att de öppnar upp förförhandling i de delar myndigheten önskar förhandla.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG47Trots detta kan en upphandlande myndighet underproces<strong>se</strong>ns gång vilja ändra de krav eller kriterier som denhar ställt upp för <strong>upphandling</strong>en. Ett visst utrymme förmindre ändringar av förfrågningsunderlaget finns, men någravä<strong>se</strong>ntliga ändringar av förfrågningsunderlaget är intetillåtna. En ändring är vä<strong>se</strong>ntlig om den kan ha en påverkanpå vilka leverantörer som skulle ha valt att delta i<strong>upphandling</strong>en. Om den upphandlande myndigheten önskargenomföra sådana vä<strong>se</strong>ntliga förändringar avförutsättningarna för <strong>upphandling</strong>en, måste myndighetenbacka proces<strong>se</strong>n så långt att den effekten inte uppkommer.Det innebär att om kravet har framgått av annon<strong>se</strong>n, måste<strong>upphandling</strong>en avbrytas <strong>och</strong> annon<strong>se</strong>ras ut på nytt. Omkravet däremot har angivits först <strong>se</strong>dan ett fåtal leverantörervalts ut att lämna anbud eller förhandla, kan det räcka medatt dessa leverantörer informeras om de nyaförutsättningarna.Ofta bifogas till förfrågningsunderlaget ett ”avtalsutkast”eller ett ”avtalsförslag”, som ska accepteras av leverantörerna(som obligatoriskt krav). Det ska då noteras att utkastet är endel av förfrågningsunderlaget <strong>och</strong> att de krav <strong>och</strong> villkor somframgår där inte är förhandlingsbara. Precis som med andradelar av förfrågningsunderlaget är kraven baraförhandlingsbara om det framgår av förfrågningsunderlagetatt kraven inte är obligatoriska utan kan komma att bliföremål för en förhandling, att leverantörerna kan re<strong>se</strong>rverasig mot kraven etc.Förhandling enbart om prisDet har diskuterats om det är möjligt att förhandla om enbartpri<strong>se</strong>t, det vill säga utan att några andra delar av anbudenberörs. Det finns också exempel på domstolsavgöranden dären sådan prisförhandling inte har an<strong>se</strong>tts tillåten(Kammarrätten i Göteborg, dom den 25 juni 2009, mål nr3513--3518-09).Det framgår dock uttryckligen av lagen att syftet med enförhandling är att få fram det lägsta pri<strong>se</strong>t eller detekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det skulle därmedvara märkligt om prisförhandlingar inte tilläts. Renaprisförhandlingar har också accepterats av domstol(Kammarrätten i Stockholm, dom den 13 december 2004, målnr 6417-04, Kammarrätten i Stockholm, dom den 31 maj2007, mål nr 2206-07, Kammarrätten i Göteborg, dom den 18maj 2009, mål nr 926-09).


48DIALO G OCH FÖR HANDLI NGTÄNK PÅ!Syftet med förhandlingen ska vara att anpassa anbuden till deuppställda kraven <strong>och</strong> kriterierna – inte att anpassaförfrågningsunderlaget efter anbuden.Förhandlingen kan av<strong>se</strong> specifikationer, krav <strong>och</strong> kontraktsvillkor i<strong>upphandling</strong>en – om det av annon<strong>se</strong>n eller avförfrågningsunderlaget framgår att dessa är förhandlingsbara.Vid förhandlingen kan den upphandlande myndigheten komma tillinsikt om att vissa specifikationer <strong>och</strong> krav behöver justeras. Mensådana justeringar är enbart tillåtna om de inte innebär en vä<strong>se</strong>ntligförändring av förutsättningarna för <strong>upphandling</strong>en.Förhandlingarna kan hjälpa leverantörerna att förstå vad denupphandlande myndigheten vill uppnå <strong>och</strong> bättre kunna justeraanbuden efter dessa önskemål.Förhandlingarna kan också innebära ett försök att få leverantörernaatt lämna ett lägre pris eller ett mer förmånligt anbud vad gällerolika tilldelningskriterier (exempelvis bättre kvalitet i någotav<strong>se</strong>ende till samma pris).LAGRUM2 kap. 9 § LOU Definition av förhandlat förfarande4 kap. 3 § LOU Förhandlingens innehåll8 kap. 10 § LOU Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla2 kap. 9 § LUF Definition av förhandlat förfarande8 kap. 11 § LUF Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG494.2.7 SEKRETESSPrecis som under <strong>upphandling</strong>sproces<strong>se</strong>n i övrigt gäller enabsolut <strong>se</strong>kretess även vid förhandlingar. Den absoluta<strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n av<strong>se</strong>r alla uppgifter som leverantörerna lämnar<strong>och</strong> gäller fram till dess attalla anbud <strong>offentlig</strong>görsbeslut om leverantör har fattats ellerfram till dess att <strong>upphandling</strong>en har avslutats på annatsätt, exempelvis om den har avbrutits.Det betyder att inga uppgifter om de anbud som kommit ineller de förhandlingar som har förts får <strong>offentlig</strong>göras.Exempelvis gäller absolut <strong>se</strong>kretess för vilka leverantörer somhar lämnat anbud <strong>och</strong> vilka pri<strong>se</strong>r <strong>och</strong> övriga villkor somlämnats. När den absoluta <strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n upphört lämnashandlingar som huvudregel ut, dock efter en<strong>se</strong>kretessprövning. Se avsnitt 2.2 Offentlighet <strong>och</strong> <strong>se</strong>kretess.EXEMPEL 1I ett avgörande har en domstol an<strong>se</strong>tt att det strider mot degrundläggande <strong>upphandling</strong>srättsliga principerna att upplysaett bolag om att dess anbud inte är konkurrenskraftigt vadgäller pri<strong>se</strong>t.Kammarrätten i Göteborg, dom den 25 juni 2009, mål nr 3513--3518-09Kommentar: Utgången i målet kan förefalla väl strikt. Attenbart ange att pri<strong>se</strong>t inte är konkurrenskraftigt verkar intestrida mot principen om likabehandling så länge motsvarandeinformation lämnas till alla leverantörer i samma situation.Givetvis är det inte tillåtet att upplysa en leverantör om vilkapri<strong>se</strong>r andra leverantörer lämnat eller ange vilket prisleverantören borde lämna för att vinna <strong>upphandling</strong>en.Mot bakgrund av den meddelade domen bör dock enupphandlande myndighet vara noga med att vidförhandlingarna med en leverantör bort<strong>se</strong> från övrigaleverantörers anbud <strong>och</strong> istället försöka förhandla fram detbästa anbudet som just den aktuella leverantören kanerbjuda.


50DIALO G OCH FÖR HANDLI NGEXEMPEL 2Efter en <strong>upphandling</strong> av kollektivtrafik begärde en leverantörut de noteringar som hade förts vid förhandlingarna medleverantörerna. Den upphandlande myndigheten lämnadeinte ut vissa uppgifter. Myndigheten menade att det skulleskada både myndigheten <strong>och</strong> leverantörerna.Domstolen menade att de skäl som myndigheten hade angivitför att myndigheten skulle lida skada var alltför allmänthållna <strong>och</strong> utgjorde inte grund för att hindra att noteringarnalämnades ut. Däremot ansåg domstolen att vissa av deuppgifter som inte lämnats ut (detaljerade uppgifter omleverantörernas verksamhet, prisstrategier, offereradetrafikupplägg samt depålösning) borde <strong>se</strong>kretessbeläggas medhänsyn till leverantörerna.Kammarrätten i Jönköping, dom den 30 december 2011, mål nr3702-11LAGRUM19 kap. 3 § Offentlighets- <strong>och</strong> <strong>se</strong>kretesslagen Sekretess vid <strong>upphandling</strong>31 kap. 16 § Offentlighets- <strong>och</strong> <strong>se</strong>kretesslagen Sekretess vid <strong>upphandling</strong>


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG514.2.8 HUR BÖR EN FÖRHANDLING GÅ TILL RENT PRAKTISKT?För en upphandlande myndighet kan det vara viktigt atttänka på följandeSka man förhandla med alla som lämnat godkändaanbud?– Förhandla gärna med alla!Det finns minst två klara fördelar med att förhandla med allaleverantörer som lämnat godkända anbud.1. Leverantörerna uppskattar att de får tillfälle attpre<strong>se</strong>ntera <strong>och</strong> diskutera sina anbud <strong>och</strong> också får möjlighetatt förklara <strong>och</strong> tillrättalägga eventuella oklarheter.2. Det är inte ovanligt att någon eller några faller bort vidförhandlingen. Det kan exempelvis framkomma att vissa kravinte uppfylls trots att det <strong>se</strong>r så ut i anbudet. Då är det braatt ha med så många alternativa leverantörer som möjligtredan i första förhandlingsomgången.Försök också att alltid förhandla med minst två leverantörer,även i slutskedet av förhandlingarna, för att alltid ha ettalternativ om förhandlingarna inte når i mål med ”favoriten”.Vem ska vara med vid förhandlingen?– Var inte för många runt förhandlingsbordet!Att ha rätt bemanning/organisation för en förhandling är enförutsättning för att förhandlingen ska lyckas. Förhandlingarkräver ofta särskilt kvalificerad personal.Se till att de personer som sitter med vid förhandlingsbordethar rätt mandat <strong>och</strong> rätt kompetens. Man bör i regel varaminst två, möjligen även fler, vid ett förhandlingsmöte.Undvik dock att vara alltför många från den upphandlandemyndigheten; leverantören ska inte känna ett underläge. Taockså gärna reda på vilka som kommer från leverantören såatt det blir en balans i förhandlingen. Låt ingen sitta medsom inte har en roll att fylla.


52DIALO G OCH FÖR HANDLI NGDet är både bra <strong>och</strong> trevligt att vid inbjudan tala om vilkasom kommer att delta från den upphandlande myndigheten;då kan leverantören anpassa sin förhandlingsstyrka efter det.Skicka en skriftlig inbjudan med en utförlig agenda.Säkerställ att de som förhandlar på leverantörssidan harmandat att förhandla <strong>och</strong> sluta överenskommel<strong>se</strong>r.Hur lång tid i förväg ska man kalla till förhandling?– Kalla till förhandling i god tid!Ange gärna redan i förfrågningsunderlaget under vilkentidsperiod eventuella förhandlingar kommer att ske <strong>och</strong>uppmana leverantörerna att avsätta tid för detta. Tänk på attdet är många olika personer som ska samlas. Ge därförleverantörerna (<strong>och</strong> din egen organisation) en rimlig chans attsamla rätt förhandlingsstyrka bland annat genom att erbjudaett antal alternativa tider.Bör man upprätta en agenda/ett förhandlings-PM?– Att följa en agenda/ett förhandlings-PM säkerställerprincipen om likabehandling!Genom att ha en agenda/ett förhandlings-PM som man följer<strong>och</strong> genom att dokumentera vad som sägs säkerställs attprincipen om likabehandling följs. Hur detaljeradagendan/förhandlings-PM:et ska vara respektive hur mycketsom behöver dokumenteras får stå i proportion till denaktuella <strong>upphandling</strong>en.Ska man skicka frågorna i förväg?– En förberedd leverantör leder till en effektivförhandling!För att få en effektiv förhandling är det en klar fördel attfrågor kring anbudet samt de parametrar som ska förhandlasär kända i förväg av leverantörerna. På så sätt kan deförbereda sig <strong>och</strong> ta med rätt personer. Det finns ingen vinstmed överraskningsmoment, det leder ofta bara till utdragnaförhandlingar. Frågorna kan med fördel skickas i form av ettformulär som leverantören fyller i <strong>och</strong> tar med tillförhandlingen. Detta gäller framför allt för de delar avanbudet som behöver klargöras. Ett sådant formulär kan<strong>se</strong>dan ligga till grund för det protokoll som ska upprättas.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG53Vad är syftet med förhandlingen?– Var påläst!Var klar över vad som är syftet med förhandlingen <strong>och</strong> vilkafrågor som ska tas upp vid just det här förhandlingstillfället.Det är myndigheten som styr agendan <strong>och</strong> håller i mötet.De som deltar i förhandlingarna bör vara väl förberedda <strong>och</strong>eniga om hur förhandlingarna ska föras <strong>och</strong> vilket mål manvill uppnå.Alla i förhandlingsgruppen måste också känna till vilketmandat gruppen har <strong>och</strong> vara väl införstådda med vadprincipen om likabehandling <strong>och</strong> anbuds<strong>se</strong>kretess innebär vidförhandlingar.Vad får man förhandla om?– Förfrågningsunderlaget anger ramarna!Du kan förhandla om i stort <strong>se</strong>tt allt, även pri<strong>se</strong>t. Men detsom anges i annon<strong>se</strong>n <strong>och</strong> i förfrågningsunderlaget sätterramarna för vad man får förhandla om. Några vä<strong>se</strong>ntligaförändringar av de ursprungliga kraven i annon<strong>se</strong>n eller iförfrågningsunderlaget får aldrig ske.Vad bör man förhandla om?– Var försiktig med att pressa pri<strong>se</strong>t!Undvik att pressa pri<strong>se</strong>rna i onödan. Detta är särskilt viktigti de fall man vet att anbudspri<strong>se</strong>t redan är lågt i förhållandetill övriga leverantörers pri<strong>se</strong>r. Ingen av parterna vinner påett alltför lågt pris. Acceptera också om leverantören säger attdet pris som angivits i anbudet är det som gäller, givet attalla krav ska vara uppfyllda. Det kan snarast vara ett teckenpå hög <strong>se</strong>riositet.Ordet förhandling leder ofta tankarna till justprisförhandling, men tänk på att det finns många andraparametrar att förhandla om, exempelvis riskfördelning.Förändrade villkor kan förstås i sin tur påverka pri<strong>se</strong>t, bådeupp <strong>och</strong> ner.


54DIALO G OCH FÖR HANDLI NGVid hur många tillfällen ska man förhandla?– Var tydlig med när det sista förhandlingstillfälletinträffar!Antalet förhandlingstillfällen beror på <strong>upphandling</strong>enskomplexitet. Ett tillfälle kan kännas för lite, det är intemeningen att pressa fram ett resultat, medan det i vissa fallkan vara fullt tillräckligt. Det är emellertid viktigt förleverantören att veta hur många förhandlingstillfällen detblir. Om möjligt kan detta göras upp på förhand. I annat fallska leverantören alltid i förväg få information om när detsista förhandlingstillfället inträffar.Hur långa ska förhandlingarna vara?– Sitt inte för länge vid förhandlingsbordet!Hur lång tid som ska avsättas hänger naturligtvis sammanmed hur många frågor som ska diskuteras. Sitt inte för längevid varje tillfälle <strong>och</strong> viktigast av allt, bestäm från början hurlångt mötet ska vara <strong>och</strong> håll den tiden.Ska man skriva protokoll?– Dokumentera vad som kommer fram vidförhandlingen!Vid varje förhandlingstillfälle bör ett protokoll skrivas för attsäkerställa att båda parterna har uppfattat allt på sammasätt. Om man valt att skicka frågorna i förväg i ett formulär,kan det ligga till grund för åtminstone vissa delar avprotokollet. Det är bra om den upphandlande myndighetenhar en särskilt avdelad person som för protokollet. Det ärsvårt att både delta i förhandlingen <strong>och</strong> att skrivaanteckningar.Avsluta förhandlingen med att gå igenom vad ni kommitöverens om.I protokollet bör anges att det som framkommer där harföreträde framför uppgifter i leverantörens anbud. Protokolletska undertecknas av båda parter. Se till att detta sker såsnart som möjligt.Tänk på att anteckningar från förhandlingarna kan kommaatt begäras ut som allmän handling. Var därför noga med attformulera protokollet väl <strong>och</strong> att det som framgår faktisktåterspeglar resultatet av förhandlingarna.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG55För en leverantör kan det vara viktigt att tänka påföljandeVad är en rimlig tid att acceptera för att komma tillförhandling?– Avsätt tid för förhandling!Fråga den upphandlande myndigheten när de planerar attgenomföra förhandlingarna. Säkerställ att berörda personerär tillgängliga under den tiden. Försök alltid acceptera någonav de tider som den upphandlande myndigheten föreslår. Jumindre krångel desto positivare approach.Vad är syftet med förhandlingen?– Var påläst!Fråga myndigheten vilka frågor som ska behandlas underförhandlingen för att kunna komma väl förberedd <strong>och</strong> medrätt personer. Vad som är ”rätt” personer kan ibland skilja sigåt, exempelvis beroende på om det är tekniska specifikationersom ska diskuteras eller rena avtalsfrågor.Den eller de som förhandlar måste ha mandat att föraförhandlingar.Var väl insatt i det lämnade anbudet <strong>och</strong> klar över vilka delarsom är förhandlingsbara <strong>och</strong> vilka delar som inte är det.Vem bestämmer vad som ska diskuteras?– Följ agendan!Det är den upphandlande myndigheten som bestämmeragendan. Försök att få den i förväg <strong>och</strong> följ den sattastrukturen.Ta inte upp onödig tid vid förhandlingstillfället med utförligapre<strong>se</strong>ntationer av företaget. Den upphandlande myndighetenhar redan gjort bedömningen att just ditt företag klarar avuppdraget utifrån kapacitet, erfarenhet <strong>och</strong> resur<strong>se</strong>r. Det ärdärför du kommit till förhandling. Se till att komma till sakenså snart som möjligt!


56DIALO G OCH FÖR HANDLI NGMåste man lämna besked vid sittande bord?– Låt dig inte bli pressad!Det är viktigt att vara väl förberedd, att kunna svara påmyndighetens frågor <strong>och</strong> att genomföra förhandlingarna medfullt mandat. Se dock till att inte bli pressad att förbättraanbudet. Be att få återkomma om du behöver överväga om dukan erbjuda myndigheten nya lägre pri<strong>se</strong>r eller bättre villkor.Kontraktet måste bli en bra affär på lång sikt.Skrivs protokoll under förhandlingen?– Läs protokollet noga!Den upphandlande myndigheten skriver ofta ett protokollunder förhandlingen. Ta noga del av protokollet <strong>och</strong>kontrollera att det är korrekt innan det skrivs under.TÄNK PÅ!Att bli duktig på att förhandla kräver träning – övning ger färdighet!Delta gärna i förhandlingar som mer erfarna kollegor genomför. Ettannat sätt att öva kan vara att ordna förhandlingsspel.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG57FÖRHANDLINGSTIPS!Mycket av förberedel<strong>se</strong>rna inför en förhandling foku<strong>se</strong>rar påsakfrågan <strong>och</strong> logistiken. Men man bör inte underskattaförhandlingspsykologins betydel<strong>se</strong> för att alla parter ska varanöjda med de förhandlingslösningar man kommer fram till.Experiment har visat att sättet man genomför förhandlingenpå kommer att påverka hur nöjda parterna blir, även dåresultaten är likvärdiga. Detta gäller såväl för motparten somför egen del. Några psykologiska fallgropar att undvika iförhandlingar:Att vara för foku<strong>se</strong>rad på det egna utfallet.Redan innan förhandlingen vet man precis vad man vill ha<strong>och</strong> det gäller bara att övertyga motparten. Men de flestaförhandlingar innebär ett givande <strong>och</strong> tagande, <strong>och</strong> i mångaaffärsförhandlingar kanske man inte sitter inne med allinformation utan kan få reda på nya saker under proces<strong>se</strong>nsgång. Det kan vara bra att vara mentalt förberedd på attändra sina förhandlingsmål under resans gång.Att visa att man är (för) nöjd.Experiment har visat att allt annat lika kommer en motpartbli mer nöjd med utfallet av en förhandling om han eller honkänner att du har fått ge med dig lite <strong>och</strong> egentligen är litemissnöjd med utfallet. Omvänt är det också lätt att föreställasig att man kan bli lite eftertänksam om motparten verkaralldeles för nöjd med resultatet av en förhandling. Utan att gåtill överdrifter så stöder forskningen en viss användning avatt ha ett pokeransikte i förhandlingar.Att vara för snabb på en lösning.Många effektiva <strong>och</strong> produktiva personer kan vara väldigt välförberedda för att genomföra en snabb förhandling. Snabbt<strong>se</strong>s ju som bra, då får man tid över till andra saker. Här börman vara medveten om förhandlingspsykologin; även om manförberett sig mycket väl <strong>och</strong> snabbt kan pre<strong>se</strong>ntera ettöm<strong>se</strong>sidigt bra förslag som är det bästa för alla parter, såfinns risken att detta kommer att <strong>se</strong>s som ett ensidigt förslagav den anledningen att det kommer från en av parterna. Ettförslag som kommer för tidigt i en förhandling kan förkastasav motparten för att det upplevs som ensidigt. Det är viktigtatt låta förhandlingen ta sin tid <strong>och</strong> att diskutera sig fram tillen lösning som upplevs som gemensam.Av Erik Wetter, ekonomie doktor Handelshögskolan i Stockholm


58DIALO G OCH FÖR HANDLI NGLÄS MER!Förhandlingsbart: metodbok i förhandlingsteknik. Lempereur, A.,Colson. A. & Wetter, E. (2012) Stockholm: Liber.Vägen till JA!: en nyckel till framgångsrika förhandlingar. Fisher, R.,Patton, B. & Ury, W. (2003) Stockholm: Liber.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG595. <strong>Dialog</strong> under en<strong>upphandling</strong> - eftertilldelningsbeslut meninnan kontrakt tecknasNär tilldelningsbeslutet har fattats upphör den absoluta<strong>se</strong>kretes<strong>se</strong>n <strong>och</strong> möjligheten till dialog blir större. I de delardär en dialog kan vara av intres<strong>se</strong> är den mycket värdefull(avsnitt 5.1 <strong>Dialog</strong> med de leverantörer som inte tilldelatskontrakt). Utrymmet för att diskutera kontraktsvillkoren äremellertid mycket begränsat (avsnitt 5.2 <strong>Dialog</strong> med denvinnande leverantören).5.1 <strong>Dialog</strong> med de leverantörer som inte tilldelatskontraktNär tilldelningsbeslutet har fattats bör personal hos denupphandlande myndigheten vara tillgänglig för att svara påfrågor som de leverantörer som inte tilldelades kontraktetkan ha. Bristande dialog i det här skedet kan annars leda tillonödiga överprövningsproces<strong>se</strong>r. Genom dialogen kanleverantören få förståel<strong>se</strong> för myndighetens beslut. Denupphandlande myndigheten kan också uppmärksammas påom det blivit något fel vid prövningen av anbuden <strong>och</strong> atttilldelningsbeslutet måste rättas.


60DIALO G OCH FÖR HANDLI NGI vissa fall kan det vara lämpligt att den upphandlandemyndigheten ger återkoppling om <strong>upphandling</strong>ens utfallgenom att kalla samtliga, eller enstaka, leverantörer till ettmöte. Tilldelningsbeslutet <strong>och</strong> de relativa fördelarna med detvinnande anbudet kan diskuteras. Leverantörerna kan fåinformation som kan hjälpa dem att lämna ett bättre <strong>och</strong> merkonkurrenskraftigt anbud vid nästa <strong>upphandling</strong>stillfälle.Någon möjlighet för leverantörerna att justera sina anbudfinns givetvis inte.Genom en dialog kan den upphandlande myndigheten ocksåfå synpunkter på hur <strong>upphandling</strong>en kan göras ännu bättrevid nästa <strong>upphandling</strong>stillfälle, det vill säga som en del iutvärderingen av <strong>upphandling</strong>en, <strong>se</strong> avsnitt 6.1 <strong>Dialog</strong> medde leverantörer som inte tilldelats kontrakt.5.2 <strong>Dialog</strong> med den vinnande leverantörenNär tilldelningsbeslutet är fattat <strong>och</strong> den eventuellaavtalsspärren har löpt ut, ska kontraktet tecknas. Det är intehelt ovanligt att leverantörer tror att förhandlingar omkontraktsvillkoren ska inledas då. Några egentligaförhandlingar kan det dock inte röra sig om. De krav <strong>och</strong>villkor som framgår av förfrågningsunderlaget, i vilketvanligtvis ett kontrakt ingår, får inte förändras elleromförhandlas på ett sådant sätt att det skulle ha kunnatpåverka anbudsgivningen om övriga leverantörer känt tillförändringen.Kontraktet kan kompletteras med sådana sakuppgifter somnamn på vinnande leverantör, kontaktperson <strong>och</strong>kontaktuppgifter samt fyllas ut i delar som inte är reglerade iutkastet till kontrakt <strong>och</strong> som bedöms inte skulle ha påverkatanbudsgivningen. Det kan exempelvis ha angivits iförfrågningsunderlaget att leverantören ska tillhandahållautbildning för myndighetens personal under ett visst antaltillfällen. Kontraktet kan då kompletteras med de tider dådessa utbildningstillfällen ska hållas.En dialog med den vinnande leverantören om praktiskadetaljer kring kontraktstecknandet är givetvis också möjlig.


Eftersom det vanligtvis löper en så kallad avtalsspärr eftertilldelningsbeslutet <strong>och</strong> det finns en risk för att<strong>upphandling</strong>en blir överprövad under den tiden, kan det varalämpligt att avvakta med alltför ingående diskussioner medden vinnande leverantören till dess avtalsspärren löpt ut.DIALO G OCH FÖR HANDLI NG61


62DIALO G OCH FÖR HANDLI NG6. <strong>Dialog</strong> efter en<strong>upphandling</strong> - närkontrakt är tecknatNär kontraktet är tecknat är utrymmet för dialog stort.Utrymmet för att diskutera kontraktsvillkoren är emellertidmycket begränsat.I avsnitt 6.1 behandlas <strong>Dialog</strong> med de leverantörer som intetilldelats kontrakt, i avsnitt 6.2 behandlas <strong>Dialog</strong> med denvinnande leverantören <strong>och</strong> slutligen, i avsnitt 6.3 behandlasFörändringar i ett tecknat kontrakt.6.1 <strong>Dialog</strong> med de leverantörer som inte tilldelatskontraktEfter en <strong>upphandling</strong> kan den upphandlande myndighetenbjuda in leverantörer att utvärdera själva <strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong>en eventuell förhandling. Det kan ge värdefull kunskap tillnästa <strong>upphandling</strong> eller till nästa tillfälle som denupphandlande myndigheten av<strong>se</strong>r att genomföra enförhandling.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG63För en leverantör kan det vara värdefullt att delta i dialogenmed den upphandlande myndigheten för att kunna påverkaframtida <strong>upphandling</strong>ar. En leverantör kan också fåförståel<strong>se</strong> för de val myndigheten gjort <strong>och</strong> för<strong>upphandling</strong>sproces<strong>se</strong>n i stort. Leverantören kan även i dethär skedet få förståel<strong>se</strong> för hur det egna anbudet kunde hagjorts mer konkurrenskraftigt, vilket kan vara värdefullt förkommande <strong>upphandling</strong>ar.6.2 <strong>Dialog</strong> med den vinnande leverantörenFör en vinnande leverantör kan det vara värdefullt attkontakta den upphandlande myndigheten <strong>och</strong> försöka boka inett möte för en pre<strong>se</strong>ntation av företaget för berörda personerpå myndigheten. Det är viktigt för leverantören attmyndigheten, <strong>och</strong> alla inom myndigheten som kan görabeställningar från kontraktet, känner till att det nu finns enny leverantör.Leverantören kan också delta i utvärderingen av<strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong> lämna sina synpunkter på hur den hadekunnat göras bättre.Genom att den upphandlande myndigheten underkontraktstiden håller en tät kontakt med leverantören ökarförutsättningarna för ett problemfritt samarbete. Denupphandlande myndigheten ska tidigt signalera omleveran<strong>se</strong>r inte sker i överensstämmel<strong>se</strong> med kontraktet.Leverantören kan snabbt fånga upp eventuellt missnöje <strong>och</strong>åtgärda det. Risken för att problem uppstår minimeras <strong>och</strong>chan<strong>se</strong>n ökar för att uppdraget blir lyckat.Den upphandlande myndigheten måste också följa upp attden vinnande leverantören levererar i enlighet medkontraktet. Det är av helt central betydel<strong>se</strong> för en lyckad<strong>upphandling</strong>. Se Upphandlingsstödets vägledning omkontraktsuppföljning på www.<strong>upphandling</strong>sstöd.<strong>se</strong>.Inför en ny <strong>upphandling</strong> kan det också finnas anledning attkontakta den befintliga leverantören när det är dags att tafram ett nytt förfrågningsunderlag, <strong>se</strong> avsnitt 3.3.4 <strong>Dialog</strong>med nuvarande leverantör om befintligt kontrakt.


64DIALO G OCH FÖR HANDLI NGDet finns alltså ett stort utrymme för dialog när kontraktetväl är tecknat. Det innebär dock inte att ett tecknat kontraktkan omförhandlas eller ändras vä<strong>se</strong>ntligt, <strong>se</strong> avsnitt 6.3Förändringar i ett tecknat kontrakt.6.3 Förändringar i ett tecknat kontraktUnder en kontraktsperiod kan man in<strong>se</strong> att kontraktetbehöver justeras eller ändras. Det kan bero på att kontraktetinte var optimalt utformat från början eller på förändradeförutsättningar. Ett upphandlat kontrakt får dock inte ändrasvä<strong>se</strong>ntligt.Ändringar <strong>och</strong> tillägg till ett upphandlat kontrakt får alltsåinte vara av den omfattningen att kontraktets ursprungligainnehåll <strong>och</strong> omfattning ändras vä<strong>se</strong>ntligt. I så fall ska en ny<strong>upphandling</strong> genomföras. EU-domstolen har fastställt ettantal principer för att avgöra om en ändring av ettupphandlat kontrakt är att an<strong>se</strong> som vä<strong>se</strong>ntlig (EUdomstolensdom i mål C-454/06, Pres<strong>se</strong>textNachrichtenagentur).Så kan exempelvis vara falletom ändringen innebär att det införs villkor som, om dehade förekommit i det ursprungliga<strong>upphandling</strong>sförfarandet, skulle ha gjort det möjligt attgodkänna andra leverantörer än dem som ursprungligengodkändes eller att anta ett annat anbud än det somursprungligen antogsom ändringen medför att kontraktets tillämpningsområde ivä<strong>se</strong>ntlig utsträckning utökas så att det omfattar varoreller tjänster som först inte avsågs ellerom ändringen medför att kontraktets ekonomiska jämviktändras till förmån för den leverantör som tilldelatskontraktet på ett sätt som inte föreskrevs i detursprungliga kontraktet.


DIALO G OCH FÖR HANDLI NG65Ett visst utrymme för att förändra ett upphandlat kontraktfinns alltså när kontraktet är tecknat. En bedömning av omen ändring av ett kontrakt skulle innebära en sådan vä<strong>se</strong>ntligförändring att den inte är tillåten måste avgöras vid varjeenskilt tillfälle. Det rör sig sannolikt om en vä<strong>se</strong>ntligförändring av ett kontrakt om ändringen i en<strong>upphandling</strong>ssituation skulle ha påverkat en leverantörsmöjlighet eller intres<strong>se</strong> av att delta i <strong>upphandling</strong>en.Marginella ändringar bör dock kunna göras utan att någon ny<strong>upphandling</strong> behöver genomföras.EXEMPEL 1Av ett upphandlat ramavtal framgick att leverantören måstebetala vite om leverantören inte uppfyllde vad som krävdesvad gäller leveranssäkerhet. Den upphandlande myndighetenhade därefter frångått kravet på vite.Kravet på leveranssäkerhet hade utvärderats i<strong>upphandling</strong>en som ett tilldelningskriterium(utvärderingskriterium). En leverantör hade fått noll poängav<strong>se</strong>ende leveranssäkerhet <strong>och</strong> övriga leverantörer hade fåttfull poäng. Den leverantör som hade fått noll poäng ansökteom överprövning <strong>och</strong> angav att myndigheten hadeomförhandlat <strong>och</strong> vä<strong>se</strong>ntligt ändrat kontraktet.Domstolen ansåg att förändringen var vä<strong>se</strong>ntlig <strong>och</strong> därmedotillåten då den påverkat den klagande leverantörensmöjlighet att tilldelas kontrakt.Kammarrätten i Jönköping, dom den 10 juli 2009, mål nr 953-09Sådana förändringar som framgår av förfrågningsunderlaget<strong>och</strong> det tecknade kontraktet är tillåtna. Det kan exempelvisröra sig om prisjusteringsklausuler, tilläggsoptioner etc. Omden upphandlande myndigheten kan förut<strong>se</strong> att kontraktetkan behöva förändras under kontraktstiden är det därförviktigt att det tydligt framgår att så kan komma att skegenom exempelvis optioner.


66DIALO G OCH FÖR HANDLI NGEXEMPEL 2En leverantör ansökte om överprövning <strong>och</strong> angav att enupphandlande myndighet hade genomfört en omförhandling<strong>och</strong> gjort en vä<strong>se</strong>ntlig förändring i ett upphandlat kontraktgenom att justera ersättningarna i kontraktet. Deersättningar som leverantören menade hade justerats avsågbland annat den fakturerade summan för sjukresor.Domstolen konstaterade att beloppen för sjukresor hade ökatvä<strong>se</strong>ntligt, men att det inte var visat att ökningen berodde påatt de avtalade pri<strong>se</strong>rna hade höjts. Ökningen skulle kunnaförklaras genom variabler i det redan existerande kontraktet,såsom ett ökat antal resor. Någon vä<strong>se</strong>ntlig förändring hadedärmed inte visats.Kammarrätten i Göteborg, dom den 2 december 2011, mål nr 5755-11TÄNK PÅ!Det är enbart tillåtet med mindre förändringar av ett upphandlatkontrakt. Vad som är tillåtet måste bedömas från fall till fall.Om större förändringar kan komma att bli aktuella underkontraktsperioden måste den upphandlande myndigheten planeraför det redan inför <strong>upphandling</strong>en <strong>och</strong> reglera det genomexempelvis prisjusteringsklausuler, tilläggsoptioner etc.Box 2218, 103 15 StockholmBesök Birger Jarlsgatan 16Tel 08 700 08 00Fax 08 20 49 69E-post registratur@kammarkollegiet.<strong>se</strong>www.kammarkollegiet.<strong>se</strong>


Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten<strong>och</strong> rättssäker <strong>offentlig</strong> <strong>upphandling</strong>.Målet är att konkurren<strong>se</strong>n på marknaden bättre tas tillvara såatt skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta förmedborgarna, den <strong>offentlig</strong>a <strong>se</strong>ktorn <strong>och</strong> näringslivet.Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vårhemsida (www.<strong>upphandling</strong>sstöd.<strong>se</strong>) <strong>och</strong> publicera den påandra webbplat<strong>se</strong>r. Ange källa <strong>och</strong> gärna även en länk tillinnehållet.Box 22I8, I03 I5 StockholmBesök Birger Jarlsgatan I6Tel 08 700 08 00Fax 08 20 49 69E-post <strong>upphandling</strong>sstodet@kammarkollegiet.<strong>se</strong>www.<strong>upphandling</strong>sstod.<strong>se</strong>

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!