Regler och riktlinjer för föreningsbidrag - Södertälje kommun

Kultur- och fritidskontoretRegler och riktlinjerför föreningsbidragAntagna av Södertälje kommuns kommunfullmäktige 2011-01-31

Innehållsförteckning1. Inledning ......................................................... 31.1 Mål, syfte och villkor...........................................31.1.1 Målformulering ........................................31.1.2 Bidragsberättigade grupper avorganisationer och föreningar......................31.1.3 Allmänna bestämmelser.............................32. Hantering av föreningsbidrag................................. 42.1 Beredning ....................................................... 42.2 Dialog ............................................................ 43. Idrottsföreningar ............................................... 53.1 Aktivitetsbidrag................................................. 53.2 Funktionärsbidrag.............................................. 54. Föreningar med barn- och ungdomsverksamhet.......... 65. Sociala och Handikappföreningar............................. 66. Pensionärsföreningar............................................ 67. Kulturföreningar.................................................. 68. Särskilda bidrag.................................................. 78.1 Stimulans-/projektbidrag.....................................78.2 Driftsbidrag.......................................................78.3 Bidrag för investeringar........................................78.4 Arrangemangsbidrag.......................................... 88.4.1 Bidrag för mindre arrangemang .................. 88.4.2 Bidrag för större arrangemang..................... 8Sida 2 av 8

Ansökan• Ansökan att bli bidragsberättigad förening görshos handläggarna för föreningsbidrag på Kulturochfritidskontoret.• Ansökan om bidrag ska göras via Södertäljekommuns hemsida. Till ansökan om föreningsbidrag,ska bifogas: årsmötesprotokoll, verksamhets-,revisions- och ekonomisk berättelsesamt verksamhetsplan och budget.• Fullständiga ansökningshandlingarna ska varaKultur och fritidskontoret tillhanda senast dendag som anges i bidragsbestämmelser eller angesi särskilt meddelande.• Bidragsansökan som kommer in 1-21 dagar efteransökningstidens utgång, får ett reducerat bidragmed 25%.De ansökningar som kommer in mer än21 dagar försent behandlas ej.Arkivering, revision, missbruk,fodringar, granskning• Förening som beviljats ekonomiskt stöd avKultur- och fritidsnämnden, är skyldiga att iminst fem år arkivera medlemsförteckning ochnärvarokort för eventuell granskning.• Kultur- och fritidsnämnden förbehåller sig rättenatt begära in kompletterande uppgifter som kanstyrka ansökningsuppgifterna.• Förekommer misstanke om att föreningen gjortsig skyldig till missbruk eller lämnat oriktigaansökningsuppgifter kan beviljade, men ännuinte utbetalda medel, innehållas.• Bidrag som beviljats på felaktiga ansökningsuppgifter,medför återbetalningsskyldighet.Misstänkt bedrägligt beteende polisanmäls.• Om Södertälje kommunen, vid tidpunkten förutbetalningar av föreningsbidrag, har fordringarpå förening, t ex planhyror, har Södertäljekommun rätt att avräkna dessa fordringar mot debidrag föreningen är berättigad till.• Kultur- och fritidsnämnden kommer varje åratt göra en särskild granskning på ett urval avföreningar.2. Hantering av föreningsbidrag2.1 BeredningBeredningen för föreningsbidrag är ett rådgivandeorgan till kultur och fritidsnämnden och kommundelsnämnderna.Beredningen består av representanterfrån kultur och fritidsnämnden samt från de fyrakommundelsnämnderna.Ansökningstider• Föreningsspecifika bidrag 23 januari• Driftbidrag 23 januari• Investeringsbidrag 23 januari• Aktivitetsbidrag 15 februari och 15 augusti• Projektbidrag 15 februari och 15 augusti• Arrangemangsbidrag kan inkomma under helaåret men ska vara Kultur- och fritidskontorettillhanda innan arrangemangets start, se reglerna2.2 DialogFöreningar som under föregående år fått ett totaltbidrag på mer än 75 000 kronor, aktivitetsbidragetborträknat, eller ansöker om motsvarande summakommer att kallas till en särskild dialog. I dialogendeltar, utöver representanter från föreningen, ledamöterfrån beredningen för föreningsbidragsamttjänstemän. Tjänstemännen kallar föreningarna tilldialogmötet.Sida 4 av 8

4. Föreningar med barnochungdomsverksamhet6. PensionärsföreningarEtt avtal skrivs med varje förening. Vid upprättandeavtal ska följande faktorer vara vägledande:• Övergripande måluppfyllelse• Medlemmar; antalet medlemmar upp tilloch med 25 år, antalet vuxna medlemmar• Omfattningen av föreningens aktiviteter• Egen finansiering, omsättning i relation tillbidraget, resultat• Uppföljning av förra årets avtal och planering• Att de redovisade aktiviteterna kan styrkas• Övrigt• Ett grundbidrag på 10 000 ges till alla pensionärsföreningarsom har 20 medlemmar eller fler.• Medlemsbidrag utgår med 30 kronor per medlem.Pensionärsföreningar kan efter särskild prövningbeviljas bidrag för egen hyrd lokal om särskilda behovföreligger.7. Kulturföreningar5. Sociala ochHandikappföreningarKulturföreningar som huvudsakligen bedriver scenkonstproduktionerbedöms utifrån kvalitet ochinriktning samt utifrån det totala programutbudet ikommunen. Avtal tecknas med respektive föreningenom ett överenskommet program.Ett avtal skrivs med varje förening. Vid upprättandeavtal ska följande faktorer vara vägledande:Övriga förening ar/organisationer bedöms utifrån ettföreningsperspektiv.• Övergripande måluppfyllelse• Målgruppens specifika behov• Omfattningen av föreningens aktiviteter• Egen finansiering, omsättning i relation tillbidraget, resultat• Uppföljning av förra årets avtal och planering• Att de redovisade aktiviteterna kan styrkas• ÖvrigtSida 6 av 8

8. Särskilda bidrag8.1 Stimulans-/projektbidragInom denna bidragskategori kommer det att kunnasökas medel för olika insatser beroende på behov ochaktualitet. Innehåll, riktlinjer och regler kommer attanpassas beroende på olika teman. Den politiskaberedningen fastställer vilka områden som ska prioriteras,t ex jämställdhetsprojekt.AnsökanAnsökningarna kan göras 2 gånger per år, 15 februarioch 15 augusti.8.2 DriftsbidragDriftsbidrag beviljas till förening som har erbjuditsansvar för en anläggning eller har en anläggning somär tillgänglig för kommunens alla medborgare. Avtalskrivs med alla föreningar som erhåller driftbidrag.8.3 Bidrag för investeringarÄndamålBidraget avser att ge ekonomiskt stöd till föreningarför inköp av kapitalvaror och andra inventarier.Bidrag kan även ges till visst periodiskt underhåll,om/tillbyggnader av anläggning/barn- och ungdomslokalsom är tillgängliga för allmänheten ochsom bedöms angeläget för kommunens medborgare.Villkor• Bidrag för investeringar kan sökas avbidrags berättigad förening eller organisation.• Investeringen ska ej ha genomförts ellerpåbörjats. Om investeringen måste görasföre ansökningstidens utgång, kontaktashandläggarna på kultur- och fritidskontoretför beredning.• Investeringsbidrag kan ej sökas om intetidigare bidrag slutredovisats.Specifika villkor• För ansökan över ett (1) basbelopp måstegiltigt avtal om arrende/hyreslokal finnasmed en löptid om minst 5 år.• För ansökan mellan 10 000 kr upp till ett (1)basbelopp måste giltigt avtal om arrende/hyreslokal finnas med en löptid om minst 1 år.Vid fördelning av bidrag förinvesteringar prioriteras följande:• Anläggning/lokal för barn- ochungdomsverksamhet• Förbättrande handikapptillgänglighet• Miljöförbättringar och energieffektiviseringar• Om/tillbyggnad för ökat nyttjande förallmänheten• Planerat periodiskt underhåll• Förenings möjlighet till utveckling avbarn- och ungdomsverksamhet• Jämställdhetsskapande åtgärderBidragBidrag kan utgå efter prövning i varje enskilt fall.(Fördelning av bidrag till investeringar sker årligen ijanuari.) Maximalt kan bidrag utgå med 3 basbelopp.AnsökanAnsökan om bidrag till om/tillbyggnad skall innehållaföljande;a) Motiv för föreslagen åtgärdb) Ritning eller beskrivning av projektetc) Kostnadsberäkning för projektetd) Plan för finansieringe) Kopia på arrende eller långfristiga hyresavtal(på minst 5 år)f) Kopia på ansökan om bidrag från andra bidragsgivaret ex Riksidrotts förbundet eller Boverket.Vid ansökan om kapitalvaror skall kostnadsberäkningredovisas.FörbehållAnläggning eller lokal för vilken bidrag för investeringerhållits, får inte försäljas, överlåtas eller verksamhetsmässigtförändras inom 10 år utan Kulturochfritidsnämndens medgivande. Förändringar aväganderätten eller användningssättet kan medföraskyldighet för förening att återbetala erhållet bidragför investeringar. Fråga om återbetalningsskyldighetprövas av Kultur- och fritidsnämnden.ÖvrigtFörening rekommenderas även att söka bidrag frånAll männa arvsfonden, Riksidrottsförbundet ochandra bidragsgivande myndigheter.Sida 7 av 8

8.4 Arrangemangsbidrag8.4.1 Bidrag för mindre arrangemangÄndamålBidrag är avsett att ge möjlighet för föreningarnai Södertälje att genomföra mindre arrangemang iSödertälje.Villkor• Bidrag kan sökas av registrerad förening,bidragsberättigad förening samt organisation.• Varje arrangemang kan beviljas med max etthalvt (1/2) basbelopp.BidragBidraget kan utgå som• ersättning för lokalkostnader• ersättning för hyra av extra utrustning• ett allmänt bidrag.AnsökanAnsökan ska vara inkommen senast 60 dagar förearrangemangets start.Till ansökan bifogas:• verksamhetsplan/beskrivning av arrangemanget• budget• uppgift om bidrag söks från annan bidragsgivare.Redovisning• Rapport inlämnas senast 30 dagar efter avslutatarrangemang.Kommentarer• Bidrag lämnas inte för arrangemang som arrangerasav eller för företag eller som sker på uppdragav företag.• Utbetalning av bidrag sker i samband medbeviljandet.• Bidrag beviljas inte för arrangemang i sambandmed Kringelfestivalen.• Bidrag beviljas inte för fester.• Det ska tydligt framgå i all utåtriktad informationom ett arrangemang får bidrag av SödertäljeKommun.8.4.2 Bidrag för större arrangemangÄndamålBidraget är avsett att stödja speciella och störrepublika arrangemang i Södertälje, vilka har stor betydelseför staden som evenemangs- och besöksstad.BidragBidraget kan utgå som:• arrangemangsbidrag• förlustgaranti• kombination av arrangemangsbidrag ochförlustgaranti.Villkor• Bidrag kan sökas av bidragsberättigadförening eller organisation.• Varje arrangemang kan beviljas med maxtre (3) basbelopp.AnsökanAnsökan ska vara inkommen senast 6 månader förearrangemangets start.Till ansökan bifogas:• verksamhetsplan/beskrivning av arrangemanget• budget• uppgift om bidrag sökts från annan bidragsgivare.RedovisningBidrag ska redovisas senast 90 dagar efter avslutatarrangemang. Till redovisningen ska bifogas:• arrangemangsredovisning på avsedd blankett• ekonomisk redovisning med styrkta veri fikationerför kostnaderna• deltagarantal; om deltagarna kommer från andraländer ange vilka• publikantalKommentarer• Om inte begärda handlingar inkommit inom90 dagar efter arrangemanget utgår inget bidrag.• Bidrag lämnas inte för arrangemang som arrangerasav eller för företag eller som sker påuppdrag av företag.• Bidrag beviljas inte för arrangemang i sambandmed Kringelfestivalen.• Max 50 % av beviljat bidrag kan utbetalas i förskott.• Bidrag beviljas inte för fester.• Det ska tydligt framgå i all information om ettarrangemang får bidrag av Södertälje Kommun.Sida 8 av 8