Ladda hem broschyren Det Moderna Kontoret - Norrporten

norrporten.se

Ladda hem broschyren Det Moderna Kontoret - Norrporten

Från kvadratmetertill kontaktytaVi tror på långsiktiga kundrelationer där affärsnyttan står ifokus. Vi vill skapa framtidens lokaler och vi vill skapa demtillsammans med våra hyresgäster. Det moderna kontoret gerföretag och myndigheter nya möjligheter att framgångsriktutveckla organisation och arbetssätt.Tanken är lika enkel som genial. Går det bra för vårahyresgäster så går det bra för oss.Anders Wiklander,vd Fastighetsaktiebolaget Norrporten


Tjäna stora pengar påatt utveckla ditt kontorBengt Dahlberg arbetar med affärsstöd samt fastighetsutveckling inomNorrporten och har genomfört flera moderna kontorsprojekt. Här resonerarhan kring behovet av utveckling för att organisationer och människor skaväxa och bli framgångsrika.Hur har kontoret förändrats över tid?– För 20 år sedan handlade det främst om lokalytaoch kvadratmeterpris. Idag har många insett atten utvecklande arbetsplats blir ett allt viktigarekonkurrensmedel för att nå framgång. Trivsmedarbetarna så gör de också ett bättre jobb.Varför engagerar ni er ihyresgästernas verksamhet?– Vi jobbar aktivt för att utveckla lönsammaoch långsiktiga relationer. En viktig del i vårverksamhet är att se möjligheter i gemensamaffärsnytta. Går det bra för våra hyresgästerså går det bra för oss.Vilket ansvar har ni som fastighetsägareatt driva utvecklingen framåt?– Jag ser oss som ett viktigt stöd till organisationersom väljer att investera i framtiden. Somfastighetsbolag arbetar vi aktivt med att skapaaffärsnytta genom att se utvecklingsmöjligheterhos våra hyresgäster. Ju mer vi lär oss omorganisationer i förändring, desto bättreblir vi på att driva utvecklingen framåt.Vilken bransch ligger i framkantnär det handlar om nya arbetssätt?– Det går inte att peka på någon särskild bransch.Vi arbetar med alla typer av organisationerexempelvis kommuner, statliga verk ochvinstdrivande företag. Att våga utforska iframtiden och investera i en förändring somutvecklar individen och organisationen ärnödvändigt i takt med att omvärldstrycket ökar.Många verksamheter har verkat i en trygg tillvaromen måste agera för att inte bli omkörda avandra aktörer på marknaden som har lättareför att hantera förändringar.Hur startar ett utvecklingsprojekt?– Uppgiften är att ifrågasätta och utmanadet etablerade, att ha en dialog om utveckling,tydliggöra organisationens uppdrag, formuleramål och samla ihop erfarenheter. För att startaett nytt utvecklingsprojekt så krävs att det finnsstöd på ledningsnivå. De måste ta taktpinnenoch visa medarbetarna åt vilket håll organisationenär på väg. Men det gäller att inte springa för fort.Att skapa engagemang och förståelse kräverinformation och en öppen dialog. Medarbetarnamåste också se möjligheter med förändringenav kontoret, det räcker inte med att ledningsgruppengör det.Vad kännetecknar det modernakontoret för dig?– Nyckelordet är nytta, för organisationen ochindividen. Det ska finnas tydliga mål som ärförankrade. Det moderna kontoret ska inspireratill spontana möten och naturlig kommunikation,där informationen kan flöda fritt och därmedarbetare och kunder trivs. En plats där detfinns respekt för varandra med gemensammaspelregler som skapar arbetsro och integritet.»Vi fick hjälp meden lösning som fåhade provat«Lennart Larsson, Capgemini


Öppna ytor gav ossett nytt sätt att jobbaLånga korridorer och enskilda rum gjorde det svårt för konsultföretagetCapgemini att organisera arbetet. Omflyttningar stal tid och kraft i en verksamhetdär projektgrupper enkelt behöver etableras och avvecklas. Behovet var stort avflexiblare arbetssätt och ett yteffektivare kontor. Lösningen blev öppna ytoroch några få tysta rum för avskildhet.För tio år sedan bestämde sig Capgemini för attbyta lokaler. Företaget utformade en kravspecifikationutifrån verksamhetens behov och högstpå listan fanns möjligheten att snabbt kunnaförändra arbetsgruppernas storlek och placering.– Vår vision var ett kontor utan enskilda rumoch med total flexibilitet. När vi förmedladebilden till andra medarbetare tänkte de påkontorslandskap, ett begrepp förknippat medflera negativa aspekter. Vi behövde se ett moderntgenomförande av vår vision, säger Lennart Larsson,tidigare ansvarig för Capgeminis verksamhet iSundsvall. Idag arbetar han som riskmanagerinom samma företag.Engagera alla medarbetareCapgemini gjorde studiebesök på företagmed olika verksamheter och det visade sigatt fördelarna övervägde nackdelarna. Eftersamtal med olika fastighetsbolag föll valettill slut på Norrporten.– Vi fick hjälp med en lösning som få hadeprövat och som jag bedömer fungerar lika braidag. För oss innebar det en helhetslösningmed flexibla lokaler, en fungerande tekniskinfrastruktur och funktionella möbler.Där vi kunde flytta runt utan att möbleraom, säger Lennart.Förslaget blev en utställning som alla på Capgeminifick ta del av och lämna synpunkterkring. Engagemanget var stort och åsikternafångades upp av inredningsarkitekterna somdeltog i arbetet med att förankra konceptet.Lära sig att jobba smartareÖppna ytor och färre kvadratmeter innebari vissa hänseenden ett nytt sätt att arbeta.– Många var rädda för att bli störda om deinte fick stänga dörren om sig. Men studiebesökenvisade att företag med liknande kontorslösningoch verksamhet inte nämnde det som ettproblem, säger Lennart.Strax före flytten genomfördes en utbildning ipersonlig dokumenthantering. Alla medarbetarefick lära sig en ny arbetsmetodik för att hanteraärenden effektivare. I korthet innebar det nyaarbetssättet att läsa ett dokument bara en gång,åtgärda ärendet och sedan kasta det.– Tidigare hade vi hyllmeter med programlistor,kopior på dokument som skickats elektroniskt,pappershögar på skrivbordet och fakturor ipappersform. Idag finns det mesta digitalt.Förutom effektivare arbetssätt sparar viåtskilliga tusenlappar i arkiv- och kontorsyta.


Positivt utbyte av informationÖppna kontor ger en positiv överhörning, alltsåatt medarbetarna snappar upp information omvad som händer mer eller mindre omedvetet.Det visade sig också att i stort sett alla var nöjdamed förändringen när en extern konsult någraår senare utvärderade de nya lokalerna.– Med öppna ytor blev det plötsligt enkelt atthålla sig uppdaterad. För att inte störa varandraställde vi upp spelregler för hur vi skulle förhållaoss på kontoret. En intressant iakttagelse var attde tysta rummen efter ett tag användes väldigtsparsamt. De som valde att jobba enskiltkände sig rätt snart utanför i den dagligakommunikationen, säger Lennart.År 2004 delades företaget i två delar;Capgemini som arbetar med integrerade projektinom management och IT för stora kunder ochSogeti som fokuserar på leverans av IT-tjänsterpå lokala marknader. I slutet av 2005 flyttadeCapgemini till nya lokaler i Norrporten Arenamedan systerföretaget Sogeti behöll kontoretpå Kolvägen i Sundsvall.»Det fanns inteplats för det egnarummet. Beslutetvar inte lätt att ta«Ulrika Hägglund, CSN


Idag finns det platsför spontana mötenI den nya kontorslösningen på CSN tar medarbetarna enkelt med sig hårddiskoch förvaringsskåp när de byter enhet eller avdelning. Tidigare behövdes tvåheltidstjänster för att flytta möbler, datorer och kontorsmaterial. Det berättarUlrika Hägglund som deltog i arbetet att förvandla huvudkontoret i Sundsvalltill en modern arbetsplats.I nästan trettio år har CSN verkat i en rumsindeladkontorsmiljö. Under åren har verksamhet,arbetssätt och organisation förändrats; frånindividuella arbetsuppgifter till att arbeta i teamöver enhetsgränserna. När det var tid att tecknanytt hyresavtal väcktes frågan om lokalernaverkligen levde upp till aktuella och framtidabehov. Myndigheten var trångbodd och hadefå mötesrum. Planer fanns på att flytta menfastighetsägaren Norrporten erbjöd sig att byggaom befintliga lokaler. Förslaget presenteradesför CSN:s ledningsgrupp som fattade beslut omatt stanna kvar i fastigheten.En viktig budbärareHösten 2001 började CSN och Norrportenatt planera det nya kontoret. Ulrika Hägglundtillsattes som huvudprojektledare för en grupppå tio personer på CSN. Uppdraget var att samlain information, dokumentera och kommuniceraprojektets utveckling.– Förändringen var i möjligaste mån enprocess i demokratisk anda där alla visste vad somgällde när bygget drog igång. Referensgruppen,som bestod av en medarbetare från varje avdelning,var en viktig budbärare mellan den egna enhetenoch projektgruppen, säger Ulrika som har långerfarenhet av att arbeta med projektstyrning.Mental resaProjektet fick en utförlig målbeskrivning.Som underlag låg CSN:s vision, övergripandemål och långsiktiga strategier. Att bryta gamlamönster tar tid och en av de stora utmaningarnavar att få med sig alla på den mentala resa somen förändring innebär.– Det går inte att skapa ett bra resultat ominte medarbetarna känner sig delaktiga. Därförvar det också viktigt att alla fick komma till talsoch vara med och bestämma där det var möjligt.Två stora orosmolnFrån början var byggritningarna bara ett skal.Successivt fylldes skisserna med funktioner,samband och inredningsdetaljer. Grundkonceptetvar identiska arbetsplatser med likadana gardiner,växter, golvskärmar, möbler och färgsättning.Alla fick lämna åsikter och när detaljplanen varklar visste medarbetarna var de skulle sitta ochhur lokalerna skulle se ut.– Det fanns två stora orosmoln på kontoret.Det ena var arbetsmiljön under byggtiden. Vårambition var att ingen skulle behöva flytta merän två gånger och närmare hälften av medarbetarnafick flytta direkt till sin nya arbetsplats. Det andravar att gå från eget rum till öppet kontor,säger Ulrika.10 11


Underlätta spontana mötenMålet med CSN:s framtida kontor var attunderlätta spontana möten, kunskapsöverföringoch kommunikation mellan medarbetarna.Valet föll på en öppen kontorslösning menbeslutet var inte lätt att ta.– Har du 380 personer att ta hänsyn tillfinns det alltid några som vill behålla det egnarummet och som anser att de inte fått vara medoch påverka. Vår utvärdering visar glädjande atten majoritet av medarbetarna är nöjdare meddagens lösning.Förändringar tar tidProjektet tog tre år. Från att Norrporten presenteradeförslaget till den stora inflyttningsfestenhösten 2004. Rollen som huvudprojektledarehar gett Ulrika nya erfarenheter.– Uppdraget var ett av de roligaste jobb jaghar haft. När frågan kom kände jag spontant:Kul men jag kan ju ingenting om att bygga hus.Idag vet jag vilket luxtal som funkar bäst förkontorsbelysning och hur man drar ventilation.Jag har också stor respekt för den mentalauppförsbacke som alla måste bestiga för attta sig igenom en förändring.CSN administrerar det svenska studiestödet.Myndigheten beviljar och betalar ut bidrag ochlån till studerande samt hanterar återbetalningar.Cirka 1 000 personer är anställda på CSN ochhuvudkontoret ligger i Sundsvall. Ytterligaretolv kontor finns i Sverige. CSN har också ettkundcenter i Kiruna samt flera serviceställen.Mer än bara ytor12 13


Ett hälsosamt kontorär mer än en lokal somstödjer verksamhetenVi tillbringar en stor del av vår vakna tid inomhus, på jobbet och i hemmet.En hälsosam arbetsmiljö är en självklarhet för att vi ska må bra och presteramaximalt. Det ställer också krav på lokalen och medarbetarna. Arbetsro ochtrivsel förutsätter ett behagligt luftklimat, en trivsam ljudnivå och en brafunktionell belysning. Grundläggande faktorer är också att vi individuelltställer in rätt höjd på bord och stolar, varierar arbetsställning och rör på oss.Att sitta är onaturligt för kroppen. Kroppenmår bäst om du växlar mellan att sitta och ståunder arbetstiden. Att sitta för länge är inte bra,ta hellre en sväng och prata med medarbetarnaistället för att ringa eller skicka e-post.Placera skrivare och kopiator lite längrebort så reser du dig naturligt under dagen.Fysisk aktivitet minskar stresshormonerna ikroppen och stimulerar tankeverksamheten,vi blir helt enkelt kreativare av att röra på oss.Använd ljuset på rätt sättLjus skapar stämning och gör oss pigga.Bra belysning är en balans mellan det naturligadagsljuset och belysningen på kontoret. För svagbelysning gör det svårt att läsa och för starkt ljuskan blända. Kanske krävs extra avskärmningfrån fönstren men oftast räcker det med attdra för en gardin eller persienn.Var snäll mot dina ögon och nackeUndvik att bli bländad genom att inte placerabildskärmen i närheten av fönster, speglar ellerlampor. Placera den i rummet så att du obehindratkan läsa på skärmen och på en höjd som ärsnäll mot nacken. Ett bra riktmärke är attha bildskärmens övre del under ögonhöjd.Håll rätt avstånd. Det är jobbigt för ögonoch nacke om du sitter för nära bildskärmen.Ett avstånd på cirka 60 cm mellan ögon ochskärm brukar vara lagom. Välj om möjligthalvljusa och matta färger på tangentbord,datormus och skrivbordsyta för att undvika starkakontraster som är ansträngande för ögonen.Rädda ryggen med rätt inställd stolFör att ge kroppen avlastning ska stol och bordenkelt kunna ställas in så att du arbetar sittandeeller stående och på rätt höjd. Använd stolensryggstöd när du sitter. Arbeta nära skrivbordsytanoch avlasta underarmarna med bordsskivansom stöd. Öka variationen genom reglerbaraarm- och nackstöd.Vila öronen från jobbiga ljudI ett bra kontor eftersträvas att minimera buller.Låga ljud kan vara störande, speciellt om arbetsuppgifternakräver koncentration. Placera skrivare,fax och kopiator i ett separat rum. Ta hänsyn tillandras arbetsro när du talar i telefon.Det bör alltid finnas ett tyst rum om dubehöver stänga dörren om dig.14 15


Placera tangentbordoch mus så du får stödTangentbordet och musen är idag ett av våraviktigaste arbetsverktyg på kontoret. Placeratangentbordet en bit in från bordskanten såatt du får plats att vila armarna på bordet.Ge stöd till armen som hanterar musen genomatt placera musen framför kroppen näratangentbordet. Alternera med tangentbordetskortkommandon och använd musen även påtangentbordets vänstra sida.Luft som håller oss friskaLuftkvalitet och klimat har en stor betydelseför hälsan. Ett rätt tempererat och välstädatkontor minskar risken för att vi blir trötta,får huvudvärk och infektioner. Ventilationmed bra luftfilter är ett sätt att hålla klimatoch luftkvalitet på rätt nivå. Temperaturen påkontoret bör anpassas efter verksamheten menett riktvärde är cirka 21 grader. Gröna växterskapar trivsel och förbättrar luftkvaliteten.Håll ordning på sladdar och kablarLägg samman sladdar och kablar och häng demunder skrivbordet. Häng datorn på bordsstativeteller under bordsskivan. Det ger bättre utrymme påbordet och underlättar städningen. Se också tillatt du har ett jordat uttag för dator och bildskärm.Sju steg …16 17


Bilder från Norrportens nya huvudkontor i Sundsvall.Så skapardu detmodernakontoret1 Se möjligheter i förändringenVi lever i en tid av förändring där ny teknikskapar friare former för arbete och organisation.Där smarta kontorslösningar ger nya möjligheteratt framgångsrikt utveckla organisation ocharbetssätt.Arbetsplatsen är ett viktigt konkurrensmedelsom stödjer snabba beslut och en effektiv ärendehantering.Det är en inspirerande mötesplatssom uppmuntrar till kommunikation ochinformationsutbyte.För att lyckas med förändringen av kontoretkrävs alltid någon form av förberedelse. Allainom organisationen ska tidigt veta varförförändringen genomförs, vart företaget är påväg, tillvägagångssätt för att nå slutmålet ochpå vilket sätt det påverkar medarbetarna.För att skapa delaktighet måste farhågor lyftasupp på bordet och vändas till möjligheter. Vi påNorrporten har verktygen och stödet för attutveckla arbetsplatser på organisationens villkor.2 Utforma en gemensam framtidsbildVart är företaget på väg och delar medarbetarnaen gemensam framtidsbild? Alla inom organisationenbehöver en tydlig riktning i form av envision. Den ligger till grund för uppdrag, arbetssättoch arbetsplats. Från projektutveckling tillutvärdering av den nya arbetsplatsen.Det är viktigt att medarbetarna kan ställa frågoroch lämna synpunkter kring organisationensutveckling. En bra start är att presentera visionenunder en samlad träff. Det lyfter också blickenfrån den egna datorskärmen till en gemensamframtidsbild. Tillsammans med omvärldsanalytikeroch konsulter inom organisationsutveckling hjälpervi företag och myndigheter att ta ut färdriktningen.3 Kartlägg den nya arbetsplatsenNär alla har färdriktningen klar för sig är det dagsatt kartlägga behoven. Vilka faktorer påverkaregentligen den nya arbetsplatsen? Det kan handlaom person- och materialhantering, orienterbarhet,mötesformer, säkerhet och integritet.Ett bra sätt att inventera behoven är attgöra det i arbetsgrupper och med ett öppetinformationsutbyte inom organisationen.Besluten skrivs ner för att senare kunna följasupp av ledning och medarbetare. Konsulter inomarkitektur och projektledning finns till handsför att omsätta behov till handlingsprogram.18 19


Bilder från Norrportens nya huvudkontor i Sundsvall.4 Skapa kreativa ytor5 Upprätta gemensamma spelregler6 Möblera för en hälsosam7 Bygg in företagets varumärke i lokalernaEn arbetsplats behöver ofta ytor för bådekoncentrationsarbete och spontana möten.På större arbetsplatser med öppna lösningarkan neutrala passager minska risken för attbli störd.En tydlig entré stärker gemenskapen.Olika zoner för möte och arbete skaparbättre förutsättningar för en ökad säkerhetoch integritet. Personlig planering ger smidigarearbetssätt och smarta dokumentlösningarsparar tid och arkiveringsutrymme.Företag och myndigheter har olika behov.Det viktiga är att skapa en lösning som fungerar.Vi samarbetar med konsulter inom effektivarevardagsarbete för att utveckla arbetsplatserutifrån olika handlingsprogram.Ett öppet kontor stödjer spontana möten ochutbyte av information. Samtidigt ställer detkrav på organisationen. Svårigheten att arbetaostört eller att hantera känsliga samtal ärvanliga farhågor.För att skapa arbetsro krävs gemensammaförhållningssätt kring beteenden, ordning ochkommunikation på arbetsplatsen. Tillsammansmed erfarna konsulter genomför vi gruppövningarsom hjälper organisationer att upprättaspelregler för nya arbetssätt.och flexibel arbetsplatsOrganisationer ska snabbt och enkelt kunnahantera personalförändringar och omflyttningar.Med funktionella möbler och bärbara telefonerär det lätt att flytta på personal, utan att behövamöblera om.Rätt luftkvalitet, ljudmiljö och belysning ärviktiga faktorer för att människor ska trivas ochmå bra. Ergonomiskt utformade skrivbord ochstolar minskar risken för arbetsskador ochlånga sjukskrivningar.Vi samarbetar med sjukgymnaster ochfriskvårdskonsulter för att skapa en trivsamoch flexibel arbetsplats.Med hjälp av färger, möbler, inredningsmaterial ochutsmyckningar kan företag bygga in sitt varumärke ikontorsmiljöerna. Effekten blir en positiv upplevelsehos kunder och besökare som på sikt även kanstärka varumärket.Personligt inredda lokaler utifrån företagetsfärger och logotyp ökar också trivseln hosmedarbetarna. För att översätta företagetsvarumärke till kontorsmiljöer anlitar viinredningsarkitekter och möbeldesigners.20 21


Säkra tipsför det mobilatrådlösakontoretDet mobila arbetslivet är här. På kontorenblir det allt vanligare med trådlösa nätverkoch många mobila telefoner är lika avanceradesom våra datorer. Fler och fler värdesätterden trådlösa friheten men det är viktigt attta hänsyn till hur detta påverkar arbetsmiljön.TCO-ägda företaget ”TCO Development”jobbar för en bättre och hållbar arbetsmiljö.Grunden för verksamheten är kvalitetsochmiljömärkning av IT-utrustningoch kontorsinredning.Märkningen ger tydliga riktlinjer för vilkakrav arbetsplatser och enskilda användarebör ställa på mobiltelefoner, lokala systemför mobil- och trådlös telefoni, bildskärmar,tangentbord och annan utrustning. TCOmärktaprodukter uppfyller bestämda kravvad gäller strålning, ergonomi, ekologi ochenergi och hjälper dig att välja rätt utrustning.Följ gärna försiktighetsprincipen. Deninnebär att organisationer definierar ochföljer rekommenderade värden vid inköp avny teknik. Det ger kunskap i organisationenom säkra produkter och trygghet för individen.Våra kontorHuvudkontorSundsvallFastighetsaktiebolaget NorrportenBox 225, 851 04 SundsvallBesöksadress: Landsvägsallén 4Tfn 060-64 12 00www.norrporten.seMarknadsområdenLuleåFastighetsaktiebolaget NorrportenBox 194, 971 06 LuleåBesöksadress: Skeppsbrogatan 39Tfn 0920-23 18 70UmeåFastighetsaktiebolaget NorrportenV:a Norrlandsgatan 10 B903 27 UmeåTfn 090-17 54 40GävleFastighetsaktiebolaget NorrportenKyrkogatan 4803 20 GävleTfn 026-68 19 00UppsalaFastighetsaktiebolaget NorrportenVaksalagatan 8753 20 UppsalaTfn 018-477 55 40ÖrebroFastighetsaktiebolaget NorrportenFredsgatan 2703 62 ÖrebroTfn 019-17 53 00LinköpingFastighetsaktiebolaget NorrportenBox 645, 581 07 LinköpingBesöksadress: S:t Larsgatan 9 ATfn 013-24 87 00JönköpingFastighetsaktiebolaget Norrporten551 86 JönköpingBesöksadress: Brunnsgatan 2Tfn 036-30 36 80VäxjöFastighetsaktiebolaget NorrportenBox 3294, 350 53 VäxjöBesöksadress: Honnörsgatan 1Tfn 0470-72 77 30HelsingborgFastighetsaktiebolaget NorrportenKungsgatan 4252 21 HelsingborgTfn 042-24 83 80KöpenhamnFastighetsaktiebolaget NorrportenKalvebod Brygge 45DK-1560 Köpenhamn VTfn +45 33 11 57 1122


Frosting Reklambyrå ABNorrporten är ett av Nordens största fastighetsbolag. Bolaget äger ochförvaltar fastigheter med en uthyrningsbar yta om cirka 1,1 miljoner kvmvarav 80 procent är kontor, 15 procent butiker och resterande del bostädermed mera. Fastigheternas värde uppgår till cirka 15 miljarder kronor.Huvudkontoret är beläget i Sundsvall och verksamheten bedrivs i Luleå,Umeå, Sundsvall, Gävle, Uppsala, Örebro, Linköping, Jönköping, Växjö,Helsingborg och Köpenhamn.

More magazines by this user
Similar magazines