Mall för upphandling av avfallskärl - Avfall Sverige

3.7 AnbudsprövningNärmare beskrivning av anbudsprövning finns i en särskild fördjupningstext,”Anbudsprövning”, till ”Mall för upphandling av avfallshämtning”.3.8 SekretessUnder en upphandling råder sekretess. Anbudsansökningar, anbud och utvärderingsprotokollomfattas av absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten beslutat att tilldelakontraktet till en viss leverantör. Det innebär i praktiken att ingen information om anbud fårlämnas till någon. Den absoluta sekretessen för uppgifterna i anbuden upphör närtilldelningsbeslutet har fattats och uppgifterna blir då offentliga. Det medför inte automatisktatt de får lämnas ut. Den upphandlande enheten är alltid skyldig att göra en sekretessprövninginnan handlingar lämnas ut.Förfrågningsunderlaget är ingen allmän handling, och därmed inte heller en offentlighandling, förrän det har expedierats (skickats ut), efter det att annonsen har sänts till TED.Om förfrågningsunderlaget först ska godkännas av behörig nämnd innan det expedieras fårdet hanteras med viss försiktighet. Det är inte lämpligt att hantera det som övriga nämndhandlingar,som ofta offentliggörs, bl.a. på kommunens hemsida, långt innan beslut fattas.4. Andra lagar och föreskrifterFör att undvika tolkningstvister är det viktigt att använda ett klart och entydigt språkbruk närförfrågningsunderlaget utarbetas. Använd om möjligt definitioner, termer och begrepp somfinns i författningar inom avfallsområdet, främst i miljöbalken, avfallsförordningen och iNaturvårdsverkets föreskrifter.5. Tidplan för en upphandlingInnan upphandlingen påbörjas bör man undersöka om avtalet ska förlängas. Kan detförlängas? Kanske har den möjligheten redan utnyttjats. Om avtalet upphör vid en olämpligtidpunkt kan det eventuellt förlängas några månader för att det nya avtalet ska träda i kraft vidett lämpligare tillfälle. Olämplig tidpunkt kan vara årsskifte, mitt i semesterperioden eller pålångfredagen. Det kan vara lämpligare att skiftet sker under en period utan några särskildahelger eller händelser.Att ordna informella möten med tänkbara anbudsgivare för att få kunskap om den lokalamarknaden för entreprenörer är ofta mycket värdefullt. Till en leverantörs- eller marknadsträffbör alla tänkbara anbudsgivare bjudas in samtidigt så att alla får samma information. Träffenbör äga rum innan förfrågningsunderlaget skrivs. Tala om att ni är på väg att göra enupphandling. Diskutera vilka krav som är rimliga att ställa. Fråga leverantörerna om det finnsnågot särskilt ni bör tänka på. Leverantörerna brukar uppskatta att de får möjlighet att tyckatill innan en upphandling ska göras.Det tar lång tid att göra en upphandling. För att beräkna tidsåtgången kan man börja bakifrån.När ska ett nytt avtal träda i kraft? Starten på den nya entreprenaden blir avsevärt bättre omdet finns tillräckligt med tid för förberedelser.5