Ärende 03 Dokumenthanteringsplan 2013.pdf - Karlskoga kommun

Tjänsteskrivelse2012-11-02Handläggare:Lena EdlundFHN 2012.0103FolkhälsonämndenDokumenthanteringsplan 2013 för folkhälsonämndenSammanfattningI enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF § 101/2008-05-26)skall varje myndighet upprätta en förteckning som redovisarmyndighetens allmänna handlingar, där det skall framgå hur dessabevaras, gallras och förvaras. Dokumenthanteringsplanen skalluppdateras en gång per år samt revideras vid behov. Syftet meddokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlättahanteringen av handlingarna, från det att de inkommer och upprättas tillsdet att de slutarkiveras eller gallras.De ändringar som gjorts vid revideringen är främst kompletteringar avhandlingar som rör verksamheten, till exempel personalhandlingar.Revideringen har gjorts av förvaltningens arkivredogörare i samråd medansvariga på förvaltningens enheter samt kommunarkivet.BeslutsunderlagFolkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 november 2012.Förslag till dokumenthanteringsplan för folkhälsonämnden den2 november 2012.Folkhälsoförvaltningens förslag till beslutFolkhälsonämnden godkänner dokumenthanteringsplanen.Lena EdlundInformatörBeslutet expedieras till:FörvaltningschefEnhetscheferArkivredogörare på respektive enhetc:\temp\ledd923b3e.docPOSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 fkn@karlskoga.se 12 27 80-0BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NRSkrantahöjdsvägen 35 202 71 MALMÖ 0586-622 49 www.karlskoga.se 212000-1991

Fastställd av Folkhälsonämnden 2011-11-16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2011.0090Ersätter tidigare dokumenthanteringsplan 2011KARLSKOGA KOMMUNMyndighet: FolkhälsonämndenFörvaltning: Folkhälsoförvaltningen (Gemensam förvaltning med Degerfors kommun)Handlingsslag Förvaring Bevaras/ Till kommun- AnmärkningGallras arkiv efterAnsvars- och befogenhetsbeskrivningar Respektive chef Gallras Vid inaktualitetArbetskadeanmälan Respektive chef Bevaras Skickas till personalaktArbetstidsschema Per enhet Gallras Vid inaktualitetAvgångsbeslut/begäran Bevaras Skickas till personalaktAvtal, kontrakt Nämndsekreterare Gallras Förvaras i pärm och gallras 2 år efter avtalstidens utgångBeslut om godkännande, kökVerksamhetschefkostGallrasPärm, 2 år efter inaktualitetBroschyrer – informationsblad - egnaInformatör/handläggareBevaras 2 år Pärm (Avstämning mellan handläggare och informatör)Budgethandlingar, underlag, uppföljningetc.Förvaltningschef Gallras 2 årDebiteringsunderlag, kopior Per enhet Gallras 2 årDelegationsförteckning Nämndsekreterare Bevaras 1 år (Eller mandatperiod)Delegationsbeslut Nämndsekreterare Bevaras 1 årDiarieförda handlingar Nämndsekreterare Bevaras Efter avslutat Om inte annat gallringsbeslut finns i detta dokument.

Fastställd av Folkhälsonämnden 2011-11-16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2011.0090Ersätter tidigare dokumenthanteringsplan 2011KARLSKOGA KOMMUNMyndighet: FolkhälsonämndenFörvaltning: Folkhälsoförvaltningen (Gemensam förvaltning med Degerfors kommun)Handlingsslag Förvaring Bevaras/ Till kommun- AnmärkningGallras arkiv efterärendeEnkätundersökningar, egna Informatören Bevaras 2 år Spara sammanställning, resultat, frågeställningFullmakt för e-post etc. Nämndsekreterare Gallras Vid inaktualitetFöljesedlar Beställaren Gallras Vid inaktualitetFörhandlingsprotokoll och fackligaframställningar (Enskilda fall)AnsvarigadministratörBevarasSkickas till personalaktInkommande handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Inkommande handlingar ej tillhörande ärende registreras som övrigpost och levereras 1 gång per år tillsammans med postlista.Inkomna synpunkter Nämndsekreterare Bevaras 1 år Registreras i DF Respons och vidarebefordras till handläggare förbesvarande. Samlingsärende med hänvisning i KAISAInspektionsrapporter, livsmedelstillsynVerksamhetschefkostGallras5 årInventarieförteckningar, Inventeringar Respektive chef Gallras 2 årKartläggningar Respektive enhet Bevaras 2 årKontrollrapporter, salmonella personalVerksamhetschefkostGallras2 år

Fastställd av Folkhälsonämnden 2011-11-16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2011.0090Ersätter tidigare dokumenthanteringsplan 2011KARLSKOGA KOMMUNMyndighet: FolkhälsonämndenFörvaltning: Folkhälsoförvaltningen (Gemensam förvaltning med Degerfors kommun)Handlingsslag Förvaring Bevaras/ Till kommun- AnmärkningGallras arkiv efterKostintyg/Specialkost Resp. verksamhet Gallras Vid inaktualitetKurs och konferensinbjudningarAnsvarigadministratörGallrasVidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vidinaktualitetMatsedlarVerksamhetschefkostBevaras 1 år Vecka 37 ett ex/verksamhetKörjournaler Nämndsekreterare Gallras 2 årMatkuponger, kvittenser över utdelade Nämndsekreterare Gallras 2 årMinnesanteckningar Handläggare Bevaras Vid inaktualitet, om betydelse för verksamhetenNämndens budgetförslag Nämndsekreterare Bevaras 1 årNämndens handlingar Nämndsekreterare Bevaras 1 år Förvaras årsvis på förvaltningenNämndens verksamhetsplaner Nämndsekreterare Bevaras 1 årNämndens verksamhetsbeskrivningar Nämndsekreterare Bevaras 1 årNämndens årsberättelser Nämndsekreterare Bevaras 1 årNärvarolistor utbildning/avd.möte Ansv. administratör Gallras 2 år

Fastställd av Folkhälsonämnden 2011-11-16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2011.0090Ersätter tidigare dokumenthanteringsplan 2011KARLSKOGA KOMMUNMyndighet: FolkhälsonämndenFörvaltning: Folkhälsoförvaltningen (Gemensam förvaltning med Degerfors kommun)Handlingsslag Förvaring Bevaras/ Till kommun- AnmärkningGallras arkiv efterPostlista Nämndsekreterare Bevaras 1 år Utskrift från diariet en gång per månad.Pressklipp och fotografier Informatör Bevaras Förvaras i pärmProjektdokumentation (egna projekt)- projektansökan antagen- beslut- projektdirektiv- projektplan- förstudierapport- slutrapport-minnesanteckning som tillförsakuppgifterPer enhet Bevaras 2 år DiarieförsProjektdokumentation (egna projekt)- övrig projektdokumentation av tillfälligeller ringa betydelseProjektansökan- ej antagna med motivering av svaretPer enhet Gallras 2 årPer enhet Gallras 2 årDeltagande i projekt och samarbetsforum(ej projektägare)- beslut om medfinansiering- slutrapporteringPer enhetSe anm.Bevaras 2 år DiarieförsDet vi bistår med egen tid – gallras efter slutrapportering

Fastställd av Folkhälsonämnden 2011-11-16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2011.0090Ersätter tidigare dokumenthanteringsplan 2011KARLSKOGA KOMMUNMyndighet: FolkhälsonämndenFörvaltning: Folkhälsoförvaltningen (Gemensam förvaltning med Degerfors kommun)Handlingsslag Förvaring Bevaras/ Till kommun- AnmärkningGallras arkiv efterSemesterlistor Gallras 2 årSamtycke till publicering av bilder Informatören Gallras Vid inaktualitetSkadlig kod och skräppost (SPAM) Per enhet Skadlig kod gallras omedelbart enligt § 2 KFN 2008-01-31Utbildning, egna Informatören Bevaras 2 år Om det har betydelse för verksamhetenHandläggaren lämnar till informatörenProtokoll:Folkhälsonämnden Nämndsekreterare Bevaras 1 årSamverkan Nämndsekreterare Bevaras 1 år AktLedningsgrupp Nämndsekreterare Bevaras 1 år Om det har betydelse för verksamhetenArbetsplatsträff Nämndsekreterare Bevaras 1 år Om det har betydelse för verksamhetenRehabiliteringsutredningar Bevaras Ansvarig chef skickar kopia till personalaktRutinbeskrivningarAnsvarigadministratörGallrasVid inaktualitet av ansvarigStatistik Per enhet Bevaras 1 år Sammanställning. Statistikunderlag gallras vid inaktualitetTjänstgöringsbetyg Kost-och städchef Bevaras Skickas till personalakt