Rutin Lex Sarah etc.pdf - Burlövs kommun

BURLÖVS KOMMUNSocialförvaltningenNinette HanssonMedicinskt ansvarig sjuksköterska/kvalitetscontroller2013-02-12 Beslutad av socialnämnden2013-03-07SOCIALTJÄNST – RUTINRapportering av missförhållande enl Lex Sarah (SOSFS 2011:5).AllmäntBestämmelserna i Lex Sarah är ett led i kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling och har som syfte attöka rättssäkerheten för den enskilde.Målet är att komma till rätta med brister i den egna verksamheten, att utveckla den och att förhindra attliknande missförhållande eller brister uppkommer igen.Var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänst och LSS har skyldighet att medverka (vakandeplikt)till att enskilda får en god omvårdnad, gott stöd, god service och lever under trygga förhållanden.Detta innebär bla att vara uppmärksam på och påtala fel och brister och sådant som kan medföra riskför fel och brister, samt rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållande.Vad är lex Sarah?Lex Sarah brukar man benämna de bestämmelser i socialtjänstlagen, SoL, och i lagen omstöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, som reglerar anställdas medfleras skyldighet att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden.I lex Sarah ingår också en skyldighet för den som bedriver verksamheten att efter enmottagen rapport utreda och avhjälpa eller undanröja missförhållandet eller risken förmissförhållande. Vidare ingår skyldighet för den som bedriver verksamheten att om ettrapporterat missförhållande eller en risk för ett missförhållande är allvarligt snarastanmäla det till Socialstyrelsen.Skyldigheterna gäller i både kommunal och yrkesmässigt bedriven enskild verksamhetsamt vid Statens institutionsstyrelse.TillämpningsområdeHela socialtjänsten samt LSS verksamheten i Burlövs Kommun såväl kommunal omenskild verksamhet.Varför?Lex Sarah är en del i det systematiska kvalitetsarbetet som ska bedrivas i verksamheterinom socialtjänsten och enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade(LSS). Syftet är att komma till rätta med brister i verksamheten och förhindra attliknande brister och missförhållanden uppkommer igen.Enligt 14 kap. 3 § Socialtjänstlagen och 24 b § Lag o stöd och service till vissafunktionshindrade har personal och andra medarbetare både möjlighet och skyldighet attrapportera om det föreligger missförhållanden eller risk för missförhållanden i omsorgenom äldre och personer med funktionsnedsättning. Föreskriften SOSFS 2011:5 ger ennärmare beskrivning.Gäller fromReviderad

2Kvaliteten ska utvecklas och säkerställas genom att fel och brister blir kända och rättastill och genom att åtgärder vidtas för att de inte ska upprepas.Vad ska rapporteras?Missförhållande och påtaglig risk för missförhållanden ska rapporteras. Medmissförhållanden avses såväl utförda handlingar som handlingar som någon avförsummelse eller av annat skäl underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburitett hot mot eller har medfört konsekvenser för den enskildas liv, säkerhet eller fysiskaeller psykiska hälsa.Med en påtaglig risk för missförhållande, som också ska rapporteras, ska avses att det ärfråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållandeExempel på missförhållanden som ska rapporterasMed missförhållande avsesSåväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skälunderlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medförtkonsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa.Med påtaglig risk för missförhållande avsesAtt det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande.Exempel på missförhållanden:Övergrepp och brister i omsorgerna som utgör ett hot mot eller har medförtallvarliga konsekvenser för enskildas liv, personliga säkerhet eller fysiska ellerpsykiska hälsa. Detta avser såväl aktiva handlingar som försummelser.Ett bemötande av vårdtagare/kunder/brukare/klienter som klart avviker frångrundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet ochvärdighet.Återkommande brister i omsorgerna, som t ex beror på bristande arbetsrutiner.Dessa brister kan sammantaget utgöra allvarliga missförhållanden även om bristernavar för sig inte kan anses vara det.Övergrepp kan till exempel vara:• Fysiska ( t ex slag, nypningar och hårda tag)• Psykiska (t ex hot, bestraffning, trakasserier, skrämsel ochkränkningar)• Sexuella• Ekonomiska (t ex stöld av pengar eller ägodelar, utpressningoch förskingring)Brister i omsorgen kan till exempel röra:• Personlig hygien• Mathållning• Tand- och munhygien• Brister i den tillsyn som den enskilde får• Brister i bemötande som klart avviker från grundläggande krav på respekt försjälvbestämmande, integritet, trygghet och värdighetVem ska rapportera?Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller i verksamheter enligt lagstiftningenom stöd och service till vissa funktionshindrade (inklusive utförande av personlig

3assistans till någon som har beviljats assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken)omfattas av rapporteringsskyldigheten. Det är:• anställda• uppdragstagare• praktikanter under utbildning• deltagare i arbetsmarknadspolitiskt programVarifrån kan uppgifterna komma?• Personal m.fl. ser eller hör själv• Den enskilde själv• Någon annan berättar – kan t.ex. vara godman, anhörig, personal inom hälso- ochsjukvården, inkomna klagomål.Obs! Rapporteringsskyldigheten omfattar både den som själv uppmärksammar eller densom får kännedom om missförhållanden eller risker för missförhållanden. Skyldighetengäller oberoende av den enskildes uppfattning, men fullgöres med respekt för denenskildes integritet.AnonymitetDen som rapporterar anonymt har inte fullgjort sin rapporteringsskyldighet enligtbestämmelserna i lex Sarah.Hur gör jag?En anställd ska genast, samma dag, rapportera om han eller hon uppmärksammar ellerfår kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande somrör en eller flera enskilda som får insatser enl SoL eller LSS.Rapporten ska registreras i verksamhetssystemet. Om inte den som rapporterar haråtkomst till verksamhetssystemet kan rapport lämnas muntligt eller på papper. För attunderlätta rapporteringen ska särskild framtagen blankett att finnas i samtligaverksamheter.Närmsta chef skall informeras muntligt eller per telefon om händelsen. Om inteenhetschef svarar skall meddelande talas in och nästa enhetschef enligt verksamheternasPlan för kris och extra ordinära händelser kontaktas, i enlighet med den sk ringlistan.Närmsta chef skall utan dröjsmål informera avdelningschefen som i sin tur informerarförvaltningschefen. Om inte avdelningschefen går att nå ska meddelande talas in ochförvaltningschefen eller dennes ställföreträdare kontaktas.EntreprenörerRapporter från entreprenörer tas emot av kvalitetscontroller som ansvarar för att dessaregistreras samt informerar förvaltningschefen och socialnämnden.Undanröja och avhjälpaAvdelningschefen ansvarar för att nödvändiga åtgärder med hänsyn till situationen vidtaseller vidtas utan dröjsmål för att undanröja eller avhjälpa det rapporterademissförhållandet eller risken för ett missförhållande.Avdelningschefen ansvarar för att informera den enskilde om rapportering, utredning ochanmälan. Om missförhållandet bedöms vara brottsligt fattas beslut om polisanmälan avavdelningschef.

4Vem utreder?Kvalitetscontroller tillsammans med av förvaltningschefen utsedd avdelningschef.Avdelningschefen utreder inte ärenden inom det egna verksamhetsområdet.Arbetsrättsliga konsekvenser handläggs av avdelningschef och personalspecialister. Denarbetsrättsliga utredningen ska hanteras för sig.EntreprenörAnsvaret för utredning åvilar utförarna själv. Entreprenörerna bedömer själv när anmälanska göras till Socialstyrelsen. Information om Lex Sarah anmälan från entreprenörer tasemot av kvalitetscontroller som ansvarar för att förvaltningschef och socialnämnd blirinformerad.JÄV och liknande situationer.Jäv och liknande situationer ska beaktas exempelvis om den som ansvarar för att taemot rapporten eller utreda, själv berörs av innehållet i rapporten. Gäller såväl beröringinom tjänst som privat. Den som gör utredningen bör uppfattas så neutral och opartisksom möjligt.Vem beslutar om anmälan?De som utreder händelsen ger förslag till åtgärder. Socialchefen beslutar om åtgärdernaska gälla och om händelsen ska anmälas till Socialstyrelsen.Vem ansvarar för ev åtgärder?Utredningen återkopplas till berörd avdelningschef och enhetschef som genomföråtgärderna och informerar berörda.För att öka lärandet i förvaltningen ska Lex Sarah utredningen och de åtgärder somframkommit återberättas på personalmöten och i ledningsgrupper två gånger om året.Dokumentationsskyldighet.Dokumentation i ett Lex Sarah-ärende ska bevaras. För offentlig verksamhet gällerarkivlagens regler om bevarande och gallring. För enskild verksamhet inträdergallringsskyldighet fem år efter senaste anteckningen.Vad skall utredningen innehålla?Av utredning och dokumentation skall det tydligt framgå:när (år, månad, dag) varje handling har upprättats, samt• vem som har upprättat handlingen/dokumenterat uppgifter, namn och befattning• vad missförhållandet i rapporten består av• eventuella konsekvenser för den enskilde• när den muntliga eller skriftliga rapporten togs emot (år, månad, dag, klockslag)• vem som har rapporterat missförhållandena• när och hur missförhållandet skedde/upptäcktes (år, månad, dag, klockslag)• vilken dag den enskilde/närstående fick information om rapporten• varifrån uppgifterna kommer• vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar• vilka åtgärder som vidtagits i samband med missförhållandet• när (år, månad, dag, och om nödvändigt, klockslag) olika händelser har inträffat, ochåtgärder har vidtagits• vad som framkommit när rapporten utreds

• orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats• vilken dag utredaren haft kontakt med olika personer• vilka åtgärder som vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra attliknande missförhållanden/allvarliga missförhållanden uppkommer igen Även: a) Harnågot liknande inträffat i verksamheten tidigare, och i så fall, varför har det inträffatigen? b) Bedömning av om något liknande skulle kunna inträffa igen.• vilket beslut som utredningen avslutas med (som ska klargöra om det var ettallvarligt missförhållande eller inte)Informationsskyldighet och stöd.Det åvilar enhetschefen att tillse att alla anställda erhåller information om Lex Sarah nären anställning eller ett uppdrag etc påbörjas. Informationen bör fortlöpande ges muntligtoch skriftligt minst en gång per år. Informationen skall innehålla uppgifter om till vemrapportering sker.Den enskilde eller dennes ställföreträdare samt medarbetare/anställda som berörsunderrättas om utredning och ev anmälan, samt vilka åtgärder som vidtas. Utifrånmissförhållandets karaktär ska berörda erbjudas adekvat stöd och hjälp. I förekommandefall underrättas berörd facklig organisation.Enhetschefen ansvarar för att underrätta de som berörs, tar ställning till i vilkenomfattning stöd och hjälp ska ges, samt tillser att uppföljning görs.Rutin för rapportering av synpunkter och händelser inomsocialtjänsten.En inkommen rapport som inte bedöms vara ett allvarligt missförhållandebetraktas som en avvikelse och hanteras av enhetschefen i den verksamhet därhändelsen inträffat.Syftet med avvikelserapporteringen och rapportering av klagomål och synpunkter är attförbättra arbetsmetoder och rutiner och förhindra att negativa händelser upprepas.Det ska ses som ett led i kvalitetstänkande med ständiga förbättringar kringbrukarens/klientens trygghet och säkerhet. En avvikelse eller ett klagomål är sällan enanmälan av person utan en händelse i verksamheten som behöver uppmärksammas ochförbättras. Det är viktigt att betrakta avvikelsehanteringen som ett kraftfullt verktyg förverksamhetsutveckling och internkontroll, inte som ett sätt att anmäla den enskildemedarbetaren. Att rapportera tyder på en öppenhet, ett tillåtande klimat och en vilja attförbättra verksamheten och vårdkvalitén.All personal som arbetar inom socialtjänsten är skyldig att rapportera avvikelser,klagomål och synpunkter samt bidra med händelseanalys och åtgärdsbeskrivning. Det ärviktigt att tänka på att en upplevd händelse som framförs som en avvikelse ellerklagomål har upplevts, även om händelsen inte stämmer överens med verksamhetensuppfattning. Rapportering ska ske omedelbart i anslutning till upptäckten av enhändelse/incident.Vad är en avvikelse?Avvikelser är en icke förväntad händelse i verksamheten. Avvikelser rör inte baraläkemedel utan gäller även andra moment inom omsorgen som t.ex. bristandedokumentation, brister i informationsöverföring, medicinteknik, rehabilitering, fall,omvårdnad, serviceinsatser, inte utförd insats osv5

6Hur ska avvikelsen rapporteras?Den som tar emot ett samtal om avvikelse/klagomål eller som upptäcker en händelseoch som har behörighet till förvaltningens verksamhetssystem registrerar händelsen isystemet.Den som tar emot ett samtal om avvikelse/klagomål eller som upptäcker en händelseoch som inte har behörighet till förvaltningens verksamhetssystem dokumenterar påblanketten avvikelser avseende SOL/LSS, som finns i alla verksamheter och påkommunens hemsida, Stöd och omsorg, Kvalitet och utveckling.Hur ska avvikelsen Handläggas?Utredning ska påbörjas omedelbart, dock senast inom två arbetsdagar och ärendet skavara avslutat senast efter två veckor.AnsvarsfördelningAlla medarbetare ansvarar för:• att registrera och rapportera avvikelser och klagomål• att registrering och rapportering sker i snar anslutning till det/den inträffadehändelsen• att vara delaktiga i kvalitetsarbetet genom att följa rutinernaEnhetschefen ansvarar för:• att skyndsamt registrera händelsen i verksamhetssystemet, för de avvikelser ochklagomål som inlämnas i pappersform eller inkommer via telefon• att skyndsamt ta del av inkomna rapporter i verksamhetssystemet och att statusändras till påbörjad• att tillse att utredningstiden inte överstiger 14 dagar• att tillse att processen analys och åtgärd kommer till stånd• att som ett led i kvalitetssäkringen en gång per kvartal sammanställa enhetensavvikelser och klagomål samt återföra till enhetens personal• att systematiskt förbättringsarbete finns• att riktlinjerna är kända inom enheten och efterlevsAvdelningschefen ansvarar för:• att skyndsamt registrera klagomål och avvikelser som kommer till dennes kännedom• att tillse att systematiska förbättringsåtgärder finns på enhetsnivå och avdelningsnivå• att tillse att rutinen är känd och följs• att följa upp att rutinen är känd och efterlevsKvalitetscontroller• att utredning av lex Sarah sker enligt rutin• att tillse att förvaltningschef och socialnämnd fortlöpande hålls informerad omavvikelser och klagomål• att sammanställning av rapporter sker årligen med rapport till socialnämnden