Samordnade transporter - Borlänge

borlange.se
  • No tags were found...

Samordnade transporter - Borlänge

F örordV ÄDRET har förändrats. Det är min absoluta övertygelse attnågot har hänt. Farhågorna bekräftas i massmedia som regelbundetrapporterar om väderkatastrofer. Är det inte områdensom lagts under vatten och till bristningsgränsen överfulla vattendragså är det ökentorka på fel plats. Har vi nåtts av växthuseffekten?Ja, jag vet inte. Jag kan dock med bestämdhet hävdaatt frågan kommer att vara högt på dagordningen i sammanträdesrummenvärlden över. De stora utsläppen av koldioxid måstefå en lösning.TRANSPORTSYSTEMET är en komplex koloss. Det väldigatransportflödet verkar leva sitt eget liv och fortsätter att ökatrots de risker det förorsakar både när det gäller utsläpp ochmännisk ors säkerhet. Visionen om en hållbar samhällsutvecklingkänns avlägsen.Men varje stort system är uppbyggt av mindre enheter. Inteminst miljöarbetet har, exempelvis genom miljömärkningen,visat att hela internationella system kan förändras om en mindredel förändras. Små förändringar skapar sprickor i stora systemsom till slut omskakas så till den grad att någonting nyttutvecklas. Den väldiga transportapparaten består av mängder av2 Samordnad livsmedelsdistribution


mindre beställningar av transporttjänster. Några av dessa tjänsterbeställer vi i kommunerna och ansvaret över hur de utförsvilar på oss.VI, Gagnefs, Säters och Borlänge kommuner, beslutade oss föratt förändra distributionen av livsmedel till skolor, förskolor, servicehusoch andra kommunala enheter. Tanken var att skilja påtransporterna och livsmedlen i upphandlingen. Vi ville höja konkurrensenoch få lägre priser. Vi ville utveckla ett distributionssystemmed bättre miljö och säkerhet.Vi är nu inne i det nya systemet. Det fungerar, men det harinte varit helt lätt att genomföra och mycket arbete återstår. Detkrävs mod och beslutsamhet för att gå i fronten av en strukturförändring.Med den här skriften vill vi beskriva hur vi arbetat och samtidigtuppmana andra att följa efter. Vi har tagit vårt steg – omflera tar samma steg är förändringen igång på allvar!Peter HultqvistKommunalråd i BorlängeBorlänge kommun 3


S ammanfattningD EN 1 AUGUSTI 1999 tog Borlänge, Gagnefs och Säterskommuner ett nytt djärvt grepp på transporterna av livsmedeltill skolor, barnstugor, äldreboenden och andra kommunala enheter.Alla leverantörer lämnar sina varor till en gemensam distributionscentrali Borlänge. Därifrån transporteras livsmedlen till deolika enheterna enligt ett bestämt schema. Sedan hösten 2000 ärockså Smedjebackens kommun med i satsningen.Samdistributionen har minskat transporternas miljöpåverkanoch ökat trafiksäkerheten. Flera lokala leverantörer har fått möjlighetatt leverera livsmedel. Personalen tycker i stort sett attnyordningen fungerar bra.Bakgrunden till samordningen av livsmedelstransporterna varfrämst att minska miljöpåverkan, öka konkurrensen, minska detotala kostnaderna, öka trafiksäkerheten och förbättra personalensarbetsmiljö. Samordningen är en strukturomvandling närdet gäller sättet att lägga upp transporter. När den infördes skulleolika moment fungera på ett nytt sätt. Många människor fickgöra förändringar i sina arbetsuppgifter. Misstag gjordes, eftersomdet är omöjligt att tänka på allt. Om alltför mycket tid hadegått åt till att lösa detaljfrågor, hade kanske inte samordningenblivit av över huvud taget. De problem som uppstått har i ställetlösts efterhand.De deltagande kommunerna tycker att det här sättet att skötalivsmedelstransporterna är något som andra borde ta efter. Denhär skriften informerar om hur samdistributionen fungerar, menockså om vad som inte har fungerat så bra. Allt för att andra inteska behöva göra om misstagen.4 Samordnad livsmedelsdistribution


Borlänges förskoloroch skolor arbetarsedan länge för enekologiskt hållbarutveckling.Något måste göras!U NDER FLERA Å R hade diskussioner förts inom Borlängekommun om hur man skulle kunna minska kommunens egnatransporter. I Borlänge är miljöfrågorna viktiga. Kommunenkoncentrerar stor kraft till miljöarbetet och invånarna är i höggrad involverade. Källsortering av hushållsavfall infördes tidigt,flera kampanjer om att spara energi har genomförts, förskoloroch skolor arbetar för en ekologiskt hållbar utveckling – för attnämna några exempel. Att försöka göra något åt de miljöbelastandetransporter som kommunen stod för var självklart. Bara iBorlänge körs 100–150 ton livsmedel i månaden. Olika idéer diskuteradesoch testades i mindre skala.Ett gyllene tillfälle att göra något radikalt i transportfrågankom när strategierna för livsmedelsupphandling skulle ses över.Borlänge, Gagnefs och Säters kommuner har under lång tidsamverkat när det gäller upphandling av livsmedel till förskolor,skolor, äldreboenden och andra kommunala enheter. SamarbetetBorlänge kommun 5


hade resulterat i förhållandevis låga priser på livsmedel, vilket varpositivt. Men det fanns mycket som inte var så bra.Varje leverantör körde ut sina livsmedel till den enhet som hadebeställt varorna. Många lastbilar körde alltså kors och tvärs i kommunernaför att leverera de beställda livsmedlen. Det innebarmånga mil lastbilsresor, men också problem med täta leveranservid dagis och skolor. Backande lastbilar i närheten av lekandebarn ledde till olyckstillbud. Personalen fick ofta avbryta ordinariearbete för att ta emot varor.Hur tycker duatt de samordnadelivsmedelstransporternafungerar?AnnaHöök,kundansvarigsäljare,Maserfrakt:– Vinsten med systemet är framförallt bättre miljö och trafiksäkerhet,men också att enheternakan beställa av fl era leverantörerän tidigare och att små och lokalaleverantörer får större möjlighet attleverera. De har ofta inte resurseratt köra varorna till många enheter.– Men visst fi nns det problem.Framför allt i början var planeringensvår eftersom den elektroniskahandeln inte kom igång. Vihade ingen kontroll på hur storavolymer som var beställda och hurmycket som skulle levereras hit.Nu fungerar det bättre, men det ärsvårt att planera exakt. Ett annatproblem är att rutinerna för beställningoch reklamation har förändrats,vilket många tycker är jobbigt.– Jag tycker det är intressant attvara med om att utveckla det härsystemet. Vi kommer säkert attha nytta av det i andra sammanhang.Samtidigt fanns det brister i livsmedelsavtalen. På grund av engammal struktur för distributionen var köparna tvungna att hållasig till ett par stora huvudleverantörer. Lokala mindre leverantörerhar svårare att konkurrera när de behöver skapa en egen distributionskedja.Storförbrukarna subventionerade småförbrukarnagenom att betala ett relativt högt pris på stora förpackningar.Småbrukarna, å andra sidan, fick betala pristillägg på mindrebeställningar. Det var vanligt med köp av varor som det intefanns täckning för i avtalet och många köp gjordes även utanföravtalet (felköp). Felköpen gav högre kostnader än beräknat. Dessutomvar det omöjligt för alla beställare att ha god kunskap omavtalen.Något måste alltså göras för att förbättra rutiner och därmedpå sikt spara både pengar och miljö. En utredning tillsattes somskulle kartlägga den volym livsmedel som transporterades inomBorlänge, Gagnefs och Säters kommuner samt även inom Smedjebackenskommun och Landstinget Dalarna. Utredningen undersökteockså vilka vinster som kunde göras genom att ordna egendistribution och genom att minska felköpen.Utredningen föreslog bland annat följande:• En distributionscentral skulle inrättas dit alla varor levererades.Därifrån skulle transporterna samordnas, så attantalet körningar till varje enhet blev färre. En distributionscentralskulle dessutom öka chansen för mindre leverantöreratt leverera.• Livsmedelsupphandlingen skulle omfatta både små ochstora förpackningar.• Elektronisk handel skulle införas för att minska administrationenoch bättre styra beställningarna.• En central avropsenhet skulle inrättas. Den skulle samordnaupphandlingarna och fungera som ordercentral förköken.Modellen tar formUtredningen 1998 om livsmedelstransporterna blev grunden förnyordningen. I kommunerna Borlänge, Gagnef och Säter fattadespolitiska beslut om att gå vidare för att förverkliga samdistributionen.6 Samordnad livsmedelsdistribution


Birgitta Pers Lennströmär potatisodlare i Mockfjärd,Gagnefs kommun.Tidigare levererade honsjälv potatisen direkt tillde enheter i kommunensom beställt den. Nuslipper hon transporterna– potatisen hämtas tillsamdistributionscentraleni Borlänge för vidaretransport ut till skolorna.Tre upphandlingar gjordes sedan parallellt:• Storköks– och konsumentförpackade livsmedel.• Distribution• Plattform för elektronisk handel.Våren 1999 inrättades Avropsenheten med två tjänster. Enhetensuppgift blev att sköta verksamheten kring distribution,livsmedelsavtal och start av elektronisk handel. Avropsenhetensamlade in information om de enheter som handlar livsmedelinom de tre kommunerna, exempelvis gatuadress, fakturaadress,telefon, kontaktperson, datautrustning och antal portioner.Dessutom gjordes genomgång av kundstatistik, kundnummeroch leveransdagar hos de leverantörer som hade varit medtidigare.Distributionsturer lades upp tillsammans med den distributörsom upphandlats – Maserfrakt. Tidsperioden var knapp.När alla formaliteter var klara hade Avropsenheten och Maserfraktbara en månad på sig för planering innan driften startade.Den 1 augusti 1999 startade samdistributionen. Det varskarp drift som gällde från början, inga pilotprojekt förekom.Den 1 november 2000 kom också Smedjebackens kommunmed i samdistributionen.Borlänge kommun 7


Så här fungerar det nuAlla varor körs ut samtidigtDe livsmedel som beställts av förskolor, skolor, äldreboenden ochandra enheter levereras till en distributionscentral. Därifrån körsvarorna till de olika enheterna enligt bestämda turer och påbestämda dagar och tider. I distributionsnätet ingår 125 enheteri Borlänge, 18 i Gagnef, 18 i Säter och 21 i Smedjebacken.Alla enheter har en fastställd huvudleveransdag varje vecka.Dessutom finns det möjlighet att få leveranser under ytterligaretvå bestämda veckodagar.8 Samordnad livsmedelsdistribution


Antal leverantörer201510501999 2000 2001Det har blivit fler leverantörerav livsmedel sedan samdistributionenstartade.Den externt upphandlade distributionscentralenfungerar som ett nav i samdistributionen. Till centralenlevereras alla varor. Från centralen distribuerasvarorna sedan ut till enheterna.Distributionscentralen ett navDen externt upphandlade distributionscentralen fungerar som ettnav i samdistributionen. Till centralen levereras alla varor. Fråncentralen distribueras varorna sedan ut till enheterna. Det förstaavtalet mellan kommunerna och distributionscentralen gäller ifyra år.Det har aldrig varit tal om att inrätta en kommunalt ägd distributionscentral.Det hade blivit både dyrt och arbetskrävande.Situationen i Borlänge är dessutom extra gynnsam, eftersom därfinns fyra etablerade distributionscentraler.Borlänge kommun 9


Borlänge kommunslivsmedelsinköp (volym)%100Miljökrav på transporternaI de livsmedelsavtal som kommunerna tidigare hade var distributionenen del av livsmedelspriset. Avtalen var så konstrueradeatt kommunerna hade svårt att ställa krav på hur transporternagenomfördes, till exempel om bilarna drevs med miljöanpassatbränsle. Genom att transporterna nu är upphandlade separat, harkommunerna kunnat ställa miljökrav när det gäller både bilaroch bränslen.Miljökraven på transporterna var omfattande och de måsteuppfyllas för att ett transportföretag över huvud taget skulle fålämna offert. Några av de viktigaste kraven var:• Lastbilarna ska tillhöra miljöklass 3 eller bättre.• Bränsleförbrukningen bör vara så låg som möjligt.• Bränslet ska ha bästa tillgängliga miljöklass.• Däcken ska vara färska och av bästa möjliga miljöklass.• Reglerna för tomgångskörning måste följas.• Verkstäderna som svarar för service och reparation ska hanterafarligt avfall korrekt.• Biltvättmedlen ska vara miljömärkta.806040RikstäckandeleverantörerFlera lokala producenterEn tanke bakom samdistributionen var att avtal skulle kunnatecknas också med leverantörer som inte hade egen distribution.Det har lett till att flera mindre lokala leverantörer kan sälja sinavaror till skolor och andra kommunala enheter. Tidigare måste desjälva köra ut varorna, vilket flera inte hade resurser för.Enligt det senaste avtalet är 8 av totalt 15 leverantörer lokala.Med lokal menas leverantörer från Dalarna. Tre av dem levererarKRAV-märkta produkter. Köken vill ha flera lokala leverantörer,så här finns utvecklingsmöjligheter för lokala producenter av livsmedel.200Lokalaleverantörer31 dec199923 nov2000Andelen lokalt produceratlivsmedel har ökat.Miljöpåverkan minskarSamordningen har minskat miljöpåverkan genom att transportsträckornastotala längd inom kommunerna har blivit kortare.Utsläppen minskar därmed. Dessutom har bullret vid demottagande enheterna minskat tack vare att antalet leveranserminskat.Möjligheter finns att vidareutveckla samordningen. Det bordeockså vara möjligt att samtidigt transportera andra varor (exempelvispappersvaror, kontorsmaterial, städkemikalier) och därmedminska transporterna ytterligare. I retur kan kanske vissa avfallsslagsom wellpapp köras.Den ökande andelen lokala leverantörer innebär också minskadmiljöpåverkan, även om det inte direkt kan avläsas i verksam-10 Samordnad livsmedelsdistribution


Samordningen har redanvidareutvecklats genom attäven färdiglagad matnumera transporteras ut ikedjan. Ytterligare exempelpå varor som kan samordnasär pappersvaror, kontorsmaterialoch städkemikalier.heten. Men transporterna minskar totalt när livsmedel produceraslokalt.Samordningen har också inneburit viss negativ påverkan påmiljön. Omlastningen ökar miljöpåverkan – och medför även attkostnaderna ökar. Kraven på att varorna ska levereras ut till enheternapå vissa bestämda tider och med regelbundna mellanrumgör att det kan bli onödigt många transporter i vissa fall.Trafiksäkerheten ökarI Borlänge kommun har samordningen lett till att antalet stoppvid de flesta enheter har minskat med 50 procent. Det innebäratt trafiksäkerheten har ökat betydligt på dessa platser. Det gällersärskilt de små förskolor, där det är ont om plats för de lastbilarsom kommer med varorna.Leveranserna kommer normalt tidigt på morgnarna. Därmedminskar trängseln i högtrafik.Rätt storlek på förpackningenDen första upphandling av livsmedel som gjordes hade ambitionenatt öka flexibiliteten för enheterna. Eftersom mottagande kökär olika stora, delades sortimentet upp i storköksförpackade respektivekonsumentförpackade livsmedel. Därmed skulle kökentill ett bra pris få rätt mängd efter sina behov.Det visade sig att efterfrågan på konsumentförpackade livsmedelinte alls var så stor som enheterna tidigare hade uppgivit.Utifrån det låga intresset sades därför avtalet upp. I kommandeupphandlingar frågas i stället om leverantören är beredd att brytastora förpackningar.Ett alternativ som diskuteras är att via upphandling knytaHur tycker duatt de samordnadelivsmedelstransporternafungerar?Ulla Hedlund,kokerska,Medväga skolaoch förskola:– Vi har fler valmöjligheter nu, eftersomvi har fler leverantörer. Vi villköpa så mycket från orten som möjligtoch nu får vi både potatis, rotfrukteroch färskt kött från lokalaleverantörer. Det är väldigt bra att viär garanterade svenskt kött.– Jag tycker också det är bra attvi får varorna samtidigt. Ibland hartyvärr varorna kommit sent och detkan var mycket besvärligt. Det ärskillnad på om vi får leverans vid sjuhalvåtta en måndagsmorgon ellerom den kommer vid tiotiden.– När samdistributionen infördes fi ckvi fler leverantörer att beställa av.Det innebär lite mer administration,men det är värt besväret eftersom vifår bättre varor nu.– Vad som inte är riktigt bra är informationennär det sluts nya avtal,men så har det alltid varit.Borlänge kommun 11


De inköpsansvarigapåenheterna tyckeratt leveransernafungerar i stortsett bra. Dekommer tillräckligtofta och pålämpliga veckodagar.E rfarenheterSamdistributionen drogs igång snabbt. Mycket har gått bra, mendet finns också sådant som kunde ha gjorts på ett annat sätt.Snabb introduktion – bra och dåligtDen tid som fanns för introduktion av de samordnade livsmedelstransporternavar bara tre månader. Det var förhållandevis korttid, men den räckte för att få igång distributionen. Det kan ocksåvara bra att genomföra nyordningar under stor tidspress. Då harman inte tid att fundera över alla eventuella hinder och problem.Däremot blev det för lite tid till att förankra det nya arbetssättethos alla inblandade, speciellt hos dem som arbetar i de mottagandeköken.Problem med elektronisk handelEn viktig del i den nya formen för livsmedelsdistribution är attanvända elektronisk handel. Den innebär att enheterna beställerlivsmedel via ett datasystem, dit både leverantörer och de somutför transporterna är kopplade. För att kunna använda systemetmåste alla enheter ha tillgång till datorer med uppkoppling motInternet.Tyvärr kom inte den elektroniska handeln igång som denskulle. Det företag som först anlitades för att bygga upp systemet,lyckades inte lösa uppgiften. Den planerade introduktionstidenför elektronisk handel var också alldeles för optimistiskt beräknadfrån kommunernas sida. När beslutet om samdistributionHur tycker du attde samordnadelivsmedelstransporternafungerar?Birgitta PersLennström,potatisodlarei Mockfjärd,Gagnefs kommun:(driver Pers Gård HB tillsammans medbröderna Börje och Göran Pers)– För oss har det nya systemetinte inneburit några större förändringar.Vi säljer potatis till sammaskolor som förut. Den enda skillnadenär att vi inte sköter leveransernasjälva och det är skönt attslippa när det är kallt.– Som det är nu kan man ju funderaöver vitsen med att vår potatisförst körs till distributionscentraleni Borlänge och sedan transporterastill skolorna i Gagnefskommun. Men om vi får fl er skolorblir det genast bättre.– Jag hoppas på att den elektroniskahandeln kommer igång. Denkommer att underlätta administrationen.Borlänge kommun 13


fattades fanns inte ens datorer på alla berörda enheter.Vitsen med elektronisk handel är att spara tid vid såväl beställningoch varumottagning som kontroll, kontering och registreringav fakturor. I systemet för elektronisk handel finns bara devaror med som kommunerna har slutit avtal om. Därmed minskarrisken för felköp. Pengar sparas och tiden för administrationminskar.Eftersom starten av elektronisk handel har dröjt, blev administrationenfrån början mer omfattande än tidigare. Antalet leverantörerökade och det upplevdes som besvärligt, trots att tankenvar att fler leverantörer skulle vara positivt, bland annat för detökade urvalets skull.I informationen om nyordningen ingick elektronisk handel somen självklar del. Det gjorde att alla inblandade blev besvikna närden inte ens infördes under första verksamhetsåret. Elektroniskhandel borde inte ha utlovats från början.Transportkostnaderna anses högaI tidigare livsmedelsavtal ingick transportkostnaderna i livsmedelspriset.Ett mål i sig med förändringen var att alla skulle se vadtransporterna kostade och därför redovisas transportkostnadernanu separat.En del enheter upplever nyordningen som att de har fått mindreAndelen KRAV-odladelivsmedelsinköp år 2000Andelen KRAV-odlad mat iBorlänge kommun ökademed en halv procentenhetfrån 1999 till 2000. Inför 2001har man beslutat att all mjölkoch potatis ska vara ekologisktproducerad.7,96 %14 Samordnad livsmedelsdistribution


Barn behöver mjölk.Massor med mjölk.Nästan en tredjedelav transportvolymenär mjölk.Hur tycker du attde samordnadelivsmedelstransporternafungerar?Inga-BrittaMelander,kost- ochförvaltningschef,Säters kommun:pengar till livsmedel. Det här är ytterligare ett exempel på att idéernaoch informationen inte nått fram och det understryker hurviktigt det är att arbeta med förankringen av nya projekt.Ekomjölk levereras för sällanBorlänge kommun beställer i första hand mjölk som är ekologisktproducerad. Mejeriet har problem eftersom ekomjölken endastpackas måndagar, onsdagar och fredagar. Två dagar senare körsden ut i Borlänge. Förskolor, fritidshem och mindre kök klararsig inte med en veckoleverans, dels blir mjölken gammal, dels harde inte utrymme att lagra mjölk som ska räcka en vecka.Kylutrymmena är ett problem på många enheter. De är inteanpassade för enbart en leverans per vecka.– Miljömässigt är det bra att minimeratransporterna. Ett problemär dock mjölktransporterna somsvarar för 30 procent av den totalavolymen. Mjölk och mjölkprodukterkörs förbi Säter till Borlänge,där de lastas om och körs tillbakatill Säter.– Det jag särskilt uppskattar meddet nya systemet är att en enhethåller i anbudsförfarandet. På detsättet slipper vi andra lägga neren massa tid på detta. Kvalitetenpå varorna är bra liksom det storaurvalet. Däremot har de lägre prisernaätits upp av transportkostnaderna.– Inköp och fakturahantering krävermycket mer jobb än tidigare, mendet hoppas jag blir bättre när denelektroniska handeln införs.Borlänge kommun 15


BorlängekommunFrån vetet på åkrar i Borlänge görs ekologiskapannkakor som äts av barnen i förskolor och skolor.Det är ett utmärkt exempel på hur en lokal livsmedelskedjaskapas med upphandlingen som hjälp.För mer information:Borlänge kommun, telefon 0243-740 00.• Inköpsenheten.• Agenda 21.Beställning av broschyr:http://www.borlange.se/kommun/agenda21agenda21@borlange.seT ack...till Energimyndigheten och Miljöteknikdelegationen som bidragit till attprojektet kunnat genomföras. Tack också till NaturResursCentrum Dalarnasom stöttat arbetet.Text Stina Liljas • Bilder Folke Nordlöf, Stina Liljas • Grafisk form Anders Ström, Redaktionen AB • Tryck Strålins Tryckeri AB • April 2001

More magazines by this user
Similar magazines