Innovationsvänlig upphandling - Upphandlingsstöd.se

upphandlingsstod.se

Innovationsvänlig upphandling - Upphandlingsstöd.se

Vad är innovationsvänligupphandling?Innovationsvänlig upphandling innebär att enupphandlande myndighet är öppen för, och tartillvara på, leverantörers idéer om förnyelse. Detkan åstadkommas genom att aktivt beakta att detpå marknaden kan finnas produkter baserade påinnovationer eller som är så utvecklade att de vidupphandling kan utgöra ett alternativ till etableradeprodukter.Innovationsvänlig upphandling och upphandlingav innovation är två typer av innovationsupphandling.Upphandling av innovation används för attangripa problem eller utmaningar på längre sikt.En upphandlande myndighet har identifierat ettbehov för vilket det inte finns en lämplig produktpå marknaden, men där det ändå verkar rimligtatt en sådan kan utvecklas. Nya lösningar utvecklasi sådant fall av leverantörer i samspel medinitierade beställare och upphandlare.


InnovationsupphandlingUpphandlingav innovationInnovationsvänligupphandling


Varför är det viktigtmed innovationsvänligupphandling?Den offentliga sektorn upphandlar varje år förcirka 500 miljarder kronor, vilket motsvarar 15procent av Sveriges BNP. Genom att öppna uppför nytänkande lösningar från marknadens allaaktörer kan upphandlande myndigheter bidra tillatt de gemensamma skattemedlen används på ettän mer effektivt sätt. Här finns en stor potentialför företag som söker kunder för sina innovativaprodukter och för myndigheter som vill utvecklas.I innovationsvänliga upphandlingar där behovet,inte den färdiga lösningen, står i fokus ökar möjligheternaför mindre företag med innovativalösningar att delta i och vinna upphandlingar,vilket leder till ökad konkurrens. Ju fler små ochväxande företag som får möjligheter att tillgodoseupphandlande myndigheters behov, desto merdynamik, förnyelse och tillväxt i hela Sverige.Innovationsvänlig upphandling har också storpotential att medföra kostnadsbesparingar förmyndigheten tack vare att flera nytänkandelösningar kommer upp och resulterar i lägre totalkostnaderför varan eller tjänsten.


Vilka förutsättningarkrävs för innovationsvänligupphandling?För att lyckas med innovationsvänliga upphandlingarkrävs att den upphandlande myndighetenskapar goda förutsättningar genom att ta ettstrategiskt helhetsgrepp om upphandlingsfrågor,bredda och fördjupa upphandlingskompetensenoch dra nytta av samverkan.


Strategi, engagemang och organisationErfarenheten visar att i organisationer därbeslutsfattare ser upphandling som en strategisktfråga ökar förutsättningarna för upphandlaren attfå resurser och möjligheter att hantera risker,samt öppna upp för nya lösningar i upphandlingarna.Därmed ökar också möjligheterna attgenomföra innovationsvänliga upphandlingar.Delaktighet i diskussioner med organisationensledningsgrupp kring upphandlingsfrågor gerupphandlaren tidig kunskap om de behov somväntas uppstå inom organisationen, vilket underlättarför planering och val av metod för upphandling.Ett nära samarbetet medför också att upphandlarenkan ge beslutsfattare information omvilken budget och vilka resurser som krävs för attgenomföra innovationsvänliga upphandlingar.”Politik och ledning måste komma till insiktom upphandlingens strategiska betydelseinnan vi kan komma igång med de innovativalösningarna. En viktig framgångsfaktorär ökad förståelse så det finns mandat att tanya initiativ. Får vi inte mandat kan vi inteheller kommunicera vikten av dessa frågor.”(Gunnar Stålberg, upphandlingschef,Landstinget Dalarna)


Djup och bredkompetensFör att genomföra eninnovationsvänligupphandling kan enkvalificerad beställarorganisationoch enprofessionell upphandlingsfunktionmed rättutbildning och kompetensbehövas.Genom att skaffakunskap om vad somgynnar respektiveutestänger innovation,ökar möjligheterna tillväl genomförda innovationsvänligaupphandlingar.Beställare ochupphandlare kandärför behöva utbildasi kompetenser somprojektledning ochkontraktsstyrningsamt få tillgång tillkunskap för att kunnaspecificera relevantaoch innovationsvänligakrav i förfrågningsunderlaget.


Samverkan och dialogGenom samverkan kan sektorstänkande ochkonservatism motverkas och goda idéer frånbeställare och slutanvändare tas om hand.Samverkan kan ske genom att upphandlarentillsätter arbetsgrupper, referensgrupper ellerkontraktsgrupper bestående av beställare ochslutanvändare som kan bistå med kompetens ochmarknadsanalyser. Upphandlaren kan påverkaarbetsgruppen och förklara behovet av innovation.”Tids- och kostnadsrisker hanteras genom attarbeta i projektform. Med ett sådant arbetssättgenomförs riskanalyser och om det finnsstöd från styrgruppen kan projektet arbetamed innovativa lösningar.”(Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg,Stockholms stad)En mindre upphandlande myndighet har kanskeinte förutsättningar i form av resurser eller kompetensför att genomföra en innovationsvänligupphandling. Samverkan med andra upphandlandemyndigheter kan då bidra till att stärkaupphandlingskompetensen, hålla nere kostnadernaoch få mer tid för att genomföra innovationsvänligaupphandlingar.


Kommunen har tagit fram en innovationsstrategisom är kopplad till upphandlingspolicyn. I strateginhar kommunen lyft fram upphandlingar avinköps- och beställningssystem samt upphandlingarinom vård och omsorg som särskilt viktigaför att inte utestänga innovativa lösningar.Hon är stolt över att hon har medverkat till attgöra upphandling till något som prioriteras ochdiskuteras på högsta nivå i kommunen. För attytterligare öka fokus på de viktiga upphandlingsfrågornaarbetar Maria för att hon som upphandlingschefska ta plats i ledningsgruppen.


Nya infallsvinklar genom samverkanSom ett led i att lyfta frågan om upphandlingensbetydelse internt har Maria skapat ett inköpsnätverkdär hon sammankallar och diskuterar upphandlingsfrågormed nyckelpersoner från olikaförvaltningar inom kommunen som på olika sättberörs av upphandlingsverksamheten. Hon vill attförvaltningarna i högre grad ska samverka i upphandlingsfrågor."Nätverket ska fungera som ett forum fördiskussion där samtal exempelvis kan förasom hur man ska upphandla innovationsvänligt."Maria använder sig av branschråd där representanterfrån branschorganisationer och lokalaleverantörer ingår. Hon menar att hon på så sättsnabbt kan inhämta viktig information införupphandlingarna om hur marknaden ser ut. Honvill att hennes upphandlingsenhet ska få tid påsig att göra gedigna förarbeten och genomtänktaförfrågningsunderlag då hon vet att detta är a ocho för att kunna genomföra ändamålsenliga ochinnovationsvänliga upphandlingar.Särskilt stolt är Maria över en upphandling avtekniska innovativa lösningar och funktioner somhar kunnat öka tryggheten för de äldre i kommunen.


Innovation som lösning?Ett av målen för kommunens äldreomsorg var attöka tryggheten för de äldre. Det hade visat sig attkommunen antagligen inte skulle nå uppsattamål. Samtidigt ökade antalet äldre inom kommunenvilket medförde ökade utmaningar för att nåuppsatta trygghetsmål.Chefen för omsorgsförvaltningen funderade på omproblemen kunde lösas genom att upphandlainnovativa lösningar och lyfte med anledning avinnovationsstrategin upp frågan i kommunensledningsgrupp. Det ledde till att upphandlingsenhetenfick i uppdrag att upphandla tekniskalösningar eller funktioner som skulle kunna ökatryggheten för de äldre i kommunen som enligtbiståndsbeslut har behov av trygghetssystem.Behovet styrMed stöd av inköpsnätverket skapades en projektgruppbestående av personer från bland annattekniska förvaltningen och omsorgsförvaltningenmed möjlighet att avsätta tid för arbetet medupphandlingen.Upphandlingsarbetet inleddes med att genomföraintervjuer med brukarna och deras anhöriga föratt få vetskap om vad som gjorde brukarnaotrygga och vilka funktioner de skulle kunnatänka sig för att bli tryggare. Projektgruppenförde också samtal med hemtjänstpersonalen isyfte att få kunskap om vilka funktioner somskulle kunna vara möjliga.


Dialog med marknadenProjektgruppen träffade sedan leverantörer för attfå en bild av hur dessa behov skulle kunna uppfyllas.Det visade sig att det fanns en uppsjö avlösningar för att möta det behov som fanns. Exempelpå tekniska lösningar som framkom i diskussionernavar elektroniska lås till brukarnasdörrar, larmsensorer som automatiskt meddelarpersonal om brukarna ramlar samt automatiskavstängning av spis och ugn.Fokus på funktionskravenEfter detta arbetar projektgruppen fram ettförfrågningsunderlag som öppnade för innovativalösningar genom att använda funktionskrav därkommunen beskrev den funktion de ville ha ochleverantörerna fick beskriva hur funktionen skulleuppnås med deras lösningar. I utvärderingsmodellenlades stor vikt vid denna beskrivning.Dialog och uppföljning viktigt i alla delarKommunen fick in tio anbud och återkopplade isamband med tilldelningsbeslutet till de leverantörersom inte vann och förklarade varför de intefick något kontrakt och vad de skulle kunnaförbättra vid kommande upphandlingar. De fördeäven dialog med de vinnande leverantörerna omhur funktionerna skulle upprätthållas underkontraktstiden och följer nu kontinuerligt upp attleverantörerna levererar funktionerna.


Utfallet blev enligt Maria riktigt bra och uppföljningenhar visat på större trygghet hos brukarna.Hon berättar med ett stort leende hurtillfredsställande det är när man ser resultatet aven väl genomförd upphandling. Nästa steg är attprova på Konkurrenspräglad dialog.


Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten ochrättssäker offentlig upphandling.Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlenkan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentligasektorn och näringslivet.Denna skrift vänder sig främst till dig som ska ta beslut om en innovationsvänligupphandling, men även till andra intressenter.Skriften får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet attladda hem materialet i pdf från vår hemsida upphandlingsstöd.se ochpublicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk tillinnehållet.Vill du veta mer om innovationsvänlig upphandling?Du hittar Upphandlingsstödets vägledning ”Att främja nytänkande- vägledning för innovationsvänlig upphandling” på upphandlingsstöd.se.Box 22I8, I03 I5 StockholmBesök Birger Jarlsgatan I6Tel 08 700 08 00Fax 08 20 49 69E-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.sewww.upphandlingsstod.se

More magazines by this user
Similar magazines