och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling 2012, 169 kB
och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling 2012, 169 kB
och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling 2012, 169 kB
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
RevisionsrapportGranskning av <strong>efter</strong>arbetes- <strong>och</strong> <strong>uppföljningsprocessen</strong><strong>efter</strong> <strong>avslutad</strong> <strong>upphandling</strong> inom Båstad Kommun.Januari <strong>2012</strong>Fredrik Andrén, Jur. Kand.
Innehåll1 Sammanfattning .................................................................................................................................... 32 Inledning ................................................................................................................................................ 42.1 Bakgrund <strong>och</strong> syfte ........................................................................................................................ 4Revisionsfrågor ........................................................................................................................................... 42.2 Metod <strong>och</strong> avgränsning ................................................................................................................. 43 Iakttagelser <strong>och</strong> bedömning .................................................................................................................. 52 of 7
1 SammanfattningPwC har på uppdrag av revisorerna i Båstad kommun granskat <strong>efter</strong>arbetet <strong>och</strong> uppföljningen <strong>efter</strong><strong>avslutad</strong>e <strong>upphandling</strong>ar inom Båstad kommun.Upphandling hos myndigheter, kommuner <strong>och</strong> landsting har visat en tendens till att bli mer <strong>och</strong> meromfattande både värde <strong>och</strong> administrationsmässigt. Detta faktum ställer ökade krav på <strong>efter</strong>arbete <strong>och</strong>uppföljning. Förutom att god ordning skall gälla i detta arbete finns även värdefull information atthämta för framtida bruk vid en strukturerad process. Syftet med granskningen är att granska processen<strong>efter</strong> <strong>avslutad</strong> <strong>upphandling</strong>en utifrån perspektiven – ansvar, process samt styrande dokument.Granskningen har omfattat <strong>avslutad</strong>e <strong>upphandling</strong>ar under 2011Efter omorganisation av kommunen <strong>och</strong> anställning av ny upphandlare är det vår uppfattning attkommunen bedriver sitt <strong>efter</strong>arbete med en klar <strong>och</strong> tydlig ansvarsfördelning.Med förevisad åtgärdslista fullt ut implementerad bedömer vi att inte bara <strong>efter</strong>arbetet utan även <strong>upphandling</strong>sarbetetkommer ha en tillfredställande ändamålsenlig process. Förbättringsarbetet på debåda områdena är en absolut nödvändighet då det tidigare varit starkt <strong>efter</strong>satt. Det finns tydliga teckenpå att inköp till större belopp har skett med brister i <strong>upphandling</strong>sförfarandet inom ett flertal verksamheter.Vad beträffar kommunens <strong>upphandling</strong>spolicy är den i stort utformad på ett tillfredställande <strong>och</strong> ändamålsenligtsätt. Emellertid är den i ett stort behov av uppdatering. Övriga styrdokument såsomriktlinjer, rutinbeskrivningar <strong>och</strong> anvisningar är under om- <strong>och</strong> utarbetande, varför en bedömning omderas ändamålsenlighet <strong>och</strong> tillfredställande utformning inte låter sig göras vid denna tidpunkt. Svaretpå revisionsfrågan om dessa dokument har en tillfredställande utformning <strong>och</strong> ändamålsenlighet fårdärför bli ett nej.Utvärdering <strong>och</strong> uppföljning av resultatet från <strong>upphandling</strong>sverksamheten har fram till nu skett i ytterstblygsam omfattning. Med föreslagna åtgärder helt implementerade torde en tillfredställande uppföljning<strong>och</strong> utvärdering finnas på plats.En uppföljande revision av <strong>upphandling</strong>sverksamheten inom ett år eller två ser vi som lämplig.3 of 7
2 Inledning2.1 Bakgrund <strong>och</strong> syftePwC har på uppdrag av revisorerna i Båstad kommun granskat <strong>efter</strong>arbetet <strong>och</strong> uppföljningen <strong>efter</strong><strong>avslutad</strong>e <strong>upphandling</strong>ar inom Båstad kommun.Upphandling hos myndigheter, kommuner <strong>och</strong> landsting har visat en tendens till att bli mer <strong>och</strong> meromfattande både värde - <strong>och</strong> administrationsmässigt. Detta faktum ställer ökade krav på <strong>efter</strong>arbete<strong>och</strong> uppföljning. Förutom att god ordning skall gälla i detta arbete finns även värdefull information atthämta för framtida bruk vid en strukturerad process. Syftet med granskningen är att granska processen<strong>efter</strong> <strong>avslutad</strong> <strong>upphandling</strong>en utifrån perspektiven – ansvar, process samt styrande dokument.RevisionsfrågorGranskningen ska besvara följande revisionsfrågor:• Bedriver kommunen sitt <strong>efter</strong>arbete med en klar <strong>och</strong> tydlig ansvarsfördelning?• Har kommunen en ändamålsenlig process för <strong>efter</strong>arbetet• Är de styrande dokumenten detta arbete utformade på ett tillfredställande <strong>och</strong> ändamålsenligtsätt?Kontrollmål/granskningsmål• Vilka system <strong>och</strong> rutiner för <strong>upphandling</strong> finns?• Är de styrande dokumenten för <strong>upphandling</strong>en fullt uppdaterade?• I vilken utsträckning sker uppföljning <strong>och</strong> utvärdering av resultat från <strong>upphandling</strong>sverksamheten?2.2 Metod <strong>och</strong> avgränsningGranskning av relevant dokumentation i anbuds- <strong>och</strong> <strong>upphandling</strong>sförfarande, betalningsströmmar isamband med <strong>upphandling</strong> samt intervjuer.Granskningen avgränsas till de <strong>upphandling</strong>ar som gjorts av kommunen ej av kommunala bolag under2011Rapporten har varit föremål för sakgranskning.4 of 7
3 Iakttagelser <strong>och</strong> bedömningFör att få en strukturerad form på revisionsrapporten har vi valt att framföra våra iakttagelser <strong>och</strong>bedömningar under respektive revisionsfråga respektive kontroll- <strong>och</strong> granskningsmål enligt följande.RevisionsfrågorBedriver kommunen sitt <strong>efter</strong>arbete med en klar <strong>och</strong> tydlig ansvarsfördelning?IakttagelserÅr 2011 infördes en ny en ny politisk organisation som innebär att kommunen inte längre har någranämnder. Det finns en förvaltning med åtta olika verksamhetsområden <strong>och</strong> en förvaltningschef.Kommunstyrelsen ansvarar ytterst för samtliga verksamhetsområden. Under hösten 2011 anställdesen ny upphandlare då den tidigare gått i pension. Denna tjänsteman har en specificerad arbetsuppgiftatt säkerställa ett tillfredställande <strong>efter</strong>arbete vid <strong>upphandling</strong>.BedömningEfter omorganisation av kommunen <strong>och</strong> anställning av ny upphandlare är det vår uppfattning attkommunen bedriver sitt <strong>efter</strong>arbete med en klar <strong>och</strong> tydlig ansvarsfördelning. Denna bedömning ärbaserad på uppgifter inhämtade från upphandlaren <strong>och</strong> hennes beskrivning av sina arbetsuppgifter<strong>och</strong> information från förvaltningsledningen.Har förvaltningarna en ändamålsenlig process för <strong>efter</strong>arbetet?IakttagelserTjänstemannen har <strong>efter</strong> sitt tillträde gjort en omfattande undersökning <strong>och</strong> analys av hur både <strong>upphandling</strong><strong>och</strong> <strong>efter</strong>arbete gjorts vilken vi har tagit del av. Det kan konstateras att <strong>upphandling</strong>sarbetetillika <strong>efter</strong>arbete tidigare varit starkt <strong>efter</strong>satt. Det finns tydliga tecken på att inköp till större belopphar skett med brister i <strong>upphandling</strong>sförfarandet inom ett flertal verksamheter . En omfattande översynav båda områdena är nu påbörjad <strong>och</strong> i vissa delar implementerad. En diger åtgärdslista innehållandedelar som utarbetning av rutiner <strong>och</strong> arkiveringsföreskrifter, uppdatering av styrdokument (<strong>upphandling</strong>spolicy,anvisningar, riktlinjer), införskaffande av elektroniskt <strong>upphandling</strong>sstöd, införlivande avexisterande avtal till detta stödsystem m.m. utgör grundstommen i förändringsarbetet.BedömningMed förevisad åtgärdslista fullt ut implementerad bedömer vi att inte bara <strong>efter</strong>arbetet utan även <strong>upphandling</strong>sarbetetkommer ha en tillfredställande ändamålsenlig process.5 of 7
Är de styrande dokumenten för <strong>upphandling</strong>en utformade på ett tillfredställande <strong>och</strong>ändamålsenligt sätt?IakttagelserI tjänstemannens åtgärdspaket ingår även översyn av kommunens inköpspolicy <strong>och</strong> framtagande avmer detaljerade riktlinjer <strong>och</strong> anvisningar. Med styrande dokument avser vi <strong>upphandling</strong>spolicy, anvisningar<strong>och</strong> riktlinjer, rutinbeskrivningar <strong>och</strong> andra dokument relevanta i <strong>upphandling</strong>sprocessensutförande.BedömningVad beträffar kommunens <strong>upphandling</strong>spolicy är den i stort utformad på ett tillfredställande <strong>och</strong> ändamålsenligtsätt. Emellertid är den i ett stort behov av uppdatering. (se kontrollmål/granskningsmålnedan)I väntan på framtagandet av övriga styrdokument får svaret på frågan om tillfredställande utformning<strong>och</strong> ändamålsenlighet av dessa bli ett nej.Kontrollmål/granskningsmålVilka system <strong>och</strong> rutiner för <strong>upphandling</strong> finns?Enligt de uppgifter vi erhållit har elektroniskt systemstöd för <strong>upphandling</strong> <strong>och</strong> för e-<strong>upphandling</strong> införskaffatsunder december månad 2011. Rutiner för dessa system <strong>och</strong> rutiner i övrigt är under utarbetande.Är de styrande dokumenten för <strong>upphandling</strong>en fullt uppdaterade?Som tidigare nämnts pågår ett uppdateringsarbete av både process, rutiner samt styrande dokumentredan i dagsläget. Det är vår uppfattning att detta arbete på god väg <strong>och</strong> kommer att färdigställas inomkort. Vad beträffar kommunens övergripande <strong>upphandling</strong>spolicy är den senast reviderad 2009-05-27.Efter detta datum har stora förändringar skett inom <strong>upphandling</strong>slagstiftningen (LOU). Upphandlingspolicynhar stora brister visavi ny lagstiftning speciellt vad gäller nya regler avseende beloppsgränser.I vilken utsträckning sker uppföljning <strong>och</strong> utvärdering av resultat från <strong>upphandling</strong>sverksamheten?Utvärdering <strong>och</strong> uppföljning av resultatet från <strong>upphandling</strong>sverksamheten har fram till nu skett i ytterstblygsam omfattning. I <strong>och</strong> med det pågående översynsarbetet är det vår uppfattning att nödvändigaförbättringsåtgärder, både på det juridiska såväl som det ekonomiska uppföljnings <strong>och</strong> utvärderingsområdetär väl på gång. Med föreslagna åtgärder helt implementerade torde en tillfredställandeuppföljning <strong>och</strong> utvärdering finnas på plats. En uppföljande revision av <strong>upphandling</strong>sverksamheteninom ett år eller två ser vi som lämplig.6 of 7
Båstad januari <strong>2012</strong>Jean OdgaardUppdragsledareFredrik AndrénProjektledare7 of 7