Personalbokslut 2012.pdf - Folkhälsan

folkhalsan.fi
  • No tags were found...

Personalbokslut 2012.pdf - Folkhälsan

© Folkhälsan 2013Försprång i vårt arbeteInom ramen för vårt utvecklingsarbete har vi målmedvetet tagit tillvaramöjligheter och åtgärdat problem innan de hunnit växa sig stora. Så också år2012, då vi på grund av ekonomiska skäl lade ned vår rehabiliteringsverksamhetpå Mjölbolsta och på Norrvalla. Men vi upplevde också glädjeämnen,vår idrottsutbildning gör nya landvinningar, vår forskningsenhet fårinternationellt erkännande, vår hälsofrämjande sektor är starkt närvarandei finlandssvenskarnas vardag och vi har skapat ett förtroendefulltkompanjonskap med samarbetsparter inom många sektorer. I en värld medständigt växande krav på kvalitet och professionalitet lyckades vi tack vare vårsystematiska verksamhetsutveckling och vårt strategiarbete också år 2012 skapaett försprång i vårt arbete.Folkhälsans tre verksamhetsområden, forskningen, den hälsofrämjandeverksamheten och serviceproduktionen, fördubblade sin verksamhet under detförsta decenniet på 2000-talet. Efter det har verksamheten stabiliserat sig tillen nivå med totalt ca 1 500 medarbetare. Flera utvecklingstrender pekar på attFolkhälsan också i fortsättningen har en betydande roll inom alla tre områden.Vi gör kvalitets- och personalbokslut för att inte tappa bort oss i processernautan målmedvetet gå framåt.Stefan Mutanen,vd vid Samfundet Folkhälsan2FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Kvalitets- och personalbokslutFolkhälsan 2012Diamanten styr vår vardag.................................................................................................................. 6Fem viktiga perspektiv ger oss riktningen...................................................................................... 6Bilden utåt 7Vi får hålla diamanten.......................................................................................................................... 7Folkhälsans webb.................................................................................................................................. 7Omvärldsanalys...................................................................................................................................... 7Medlemskartläggningen..................................................................................................................... 8Webben når allt fler.............................................................................................................................. 9Folkhälsan i sociala medier ................................................................................................................ 9Vad skriver de i Tidningen Folkhälsan?..........................................................................................10Stor synlighet vid olika evenemang...............................................................................................11Utmärkelser 2012................................................................................................................................12Verksamhetsplanen följdes – ingen radiokoncession längre...................................................12Att överträffa målgruppernas förväntningar 13Respons..................................................................................................................................................13RAI stöder oss i utvecklingsarbetet.................................................................................................15Livskraftiga lokalföreningar..............................................................................................................19Fungerande hälsofrämjande processer 21Folkhälsans policyer............................................................................................................................22Hälsofrämjande daghem och eftermiddagsverksamhet 2001–2012....................................26God praktik............................................................................................................................................27Handböcker..........................................................................................................................................28Kvalitets- och personalbokslut.........................................................................................................28Årlig självutvärdering inom handboksområdet..........................................................................29Auditering/evaluering/årsredovisning på Folkhälsan...............................................................30Vi är PÅ VÄG framåt.............................................................................................................................31Forskningens framsteg......................................................................................................................32Omfattande nätverk...........................................................................................................................33Riskhantering.......................................................................................................................................33Ekonomi 34Manual – Intern kontroll....................................................................................................................34Mätare....................................................................................................................................................34Personalkostnader..............................................................................................................................35Ekonomi.................................................................................................................................................35Kunnig och motiverad personal 37Hälsa och välmående på Folkhälsan 2012....................................................................................39En bra arbetsmiljö...............................................................................................................................39Företagshälsovård ..............................................................................................................................40Arbetarskydd........................................................................................................................................40Utvecklingssamtal...............................................................................................................................41FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 3


Folkhälsan i siffror 2012• Drygt 2 000 barn fick vård vid Folkhälsans daghem,eftermiddagsklubbar och lekskolor i Nyland, Åboland,Österbotten och på Åland.• 8 000 barn deltog i sommarsimskolor och sommarläger.• 8 000 barn deltog i Folkhälsans babysim i Nyland,Österbotten och på Åland.• Drygt 400 personer fick vård vid grupphem ochvårdenheter för äldre i Nyland, Åboland och Österbotten.• I Folkhälsanhusen fanns sammanlagt 380 bostäder (bådehyres- och ägarbostäder) för personer över 55 år.• 36 familjecaféer i hela Svenskfinland med 7 500 barnbesök.• Drygt 230 medfostrare i 94 skolor och 20 daghem mötte4 000 finlandssvenska barn.• 97 lokalföreningar med sammanlagt 17 750 medlemmar.• Närmare 40 800 besök hade den hälsofrämjandegruppverksamheten i Folkhälsanhusen.• 1 700 personer deltog i Hälsostegen – Folkhälsansmotionskampanj år 2012.• Över 7 000 barn registrerade sig i Folkhälsans och Yleskompiskampanj Säg hej och lé.• Närmare 600 pedagoger fick utbildning och handledninginom projektet Daghem utan mobbning.• 4 800 barn nåddes av Folkhälsans motions- ochtrafikkampanjer i drygt 85 skolor .• Drygt 200 forskare och assistenter är kopplade tillFolkhälsans forskningscentrum, av dem är 85 direktanställda av Folkhälsan.4FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Diamanten styr vår vardagDet är nu tre år sedan som Folkhälsan beviljades det internationella certifieringsprisetPalladium Scorecard Hall of Fame for Executive Strategy.Efter att priset tilldelades följde en period på två år, då professorerna Robert S.Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School följde med resultatenav det fortsatta utvecklingsarbetet inom organisationen.Som en följd av detta har professorerna Robert S. Kaplan och David P. Nortonbeslutat att Folkhälsan får behålla certifieringspriset.Fem viktiga perspektiv ger oss riktningenEtt viktigt hjälpmedel i utvecklingsarbetet är Folkhälsans karta och kompass. Den baserar sigpå en internationell modell som kallas balanserat styrkort. Folkhälsans personal utvecklar sittarbete och sin organisation utgående från gemensamma mål och fem viktiga perspektiv:Vision – Folkhälsan två steg föreINTRESSENTVad skall Folkhälsan erbjuda för att kunna bidratill bättre livskvalitet och hälsa i vardagen?KUNDVilka prioriterade kundvärden ochkvalitetskriterier behöver vi för attöverträffa kundernas förväntningar?Vilka ekonomiska mål måste vi uppnå?Vilka är de nyckelfaktorer som driverett kostnadseffektivt arbete?EKONOMIPROCESSPERSONALVilka interna processer måste vi prioritera utgående från enaktiv omvärldsanalys? Vad måste vi vara bra på för att skapa värdeför kunder, medlemmar, donatorer och professionella världen?För att vara en attraktiv hälsofrämjande arbetsplats och kunna utföra det viprioriterat måste vi ha: kunnig och kompetent personal, kultur som stöderständig utveckling, tydligt och motiverande ledarskap, en arbetsmiljö ochteknik som stöder arbetet.KOMPETENS – ENGAGEMANG – OMSORGBalanserat styrkort, Kaplan & Norton6FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


BildenÅr 2012 präglades för infon avFolkhälsan Botnias satsningar påarbetsvälmåendeprojektet Friskt jobbat, enaktiv marknadsföring av Folkhälsans utbildningsenheter på Norrvalla och Solvalla,Genetiska institutets 50 årsjubileum, kompiskampanjen Säg hej och lé i samarbetemed Yle, storkampanjen Med ålderns rätt tillsammans med åtta andra social- ochhälsovårdsorganisationer, Luciakampanjens satsningar bland ensamma äldre, antirasistisktutbildnings- och upplysningsmaterial samt kartläggningar och information kring antimobbningsarbeteoch amning.Under verksamhetsåret förverkligades också en enkät bland Folkhälsans medlemmar.Resultaten från enkäten där man frågar efter medlemmarnas åsikter om medlemskapet, derassyn på Folkhälsan och det hälsofrämjande arbetet i samhället samt önskemål kring Folkhälsansinformationskanaler som internet, sociala media, nyhetsbrev och Tidningen Folkhälsan visadeatt Folkhälsans konkreta förankring i finlandssvensk vardag är mycket viktig. En liknande enkätgjordes senast för 12 år sedan.Under år 2012 hanterade informationsenheten imagemässigt flera förluster för Folkhälsan;Folkhälsans rehabiliteringsenheter vid Folkhälsan Syd och Folkhälsan Botnia lades ned ochFolkhälsanhuset i Vasa kunde inte heller förverkligas enligt tidtabell.Vi får hålla diamantenEn enhetlig bild utåt garanterades bland annat av att Folkhälsans helhetsmässiga verksamhetsutvecklinghölls intakt under år 2012 och vi fick behålla symbolen för vår strategi; diamanten.Efter att ha följt med Folkhälsans fortsatta utvecklingsarbete har professorerna Robert S.Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School beslutat att Folkhälsan får hålla certifieringsprisetPalladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy.Efter att priset tilldelades följde en period på två år, då professorerna bakom priset följt medresultaten av det fortsatta utvecklingsarbetet inom organisationen. Folkhälsan lyckades bevisaatt arbetet är välförankrat inom organisationen, vilket betyder att vi får behålla symbolen.Folkhälsans webbFolkhälsans webb utvecklades som informationskanal och marknadsföringsplats. Endast Folkhälsansutbildning har tillgång till eget domain, resten av organisationen samsas under en och sammaportal. Här finns lokalföreningarna, ingång till läkarbokningen på Östanlid, rekryteringssidornaoch linkar till sommarläger, anpassningskurser och forskningens aktuella kampanjer.Från Folkhälsans portal kan man också söka sig till Folkhälsans blogg Svett och morötter.Överlag har sociala media som Facebook blivit en allt attraktivare form av kommunikation förde olika enheterna på Folkhälsan. Här kan man förstärka det som är på gång, uppmuntra tilldeltagande i kampanjer t.ex. motionskampanjen Hälsostegen och påminna om lediga arbetsplatserinom Folkhälsan. Inom Folkhälsan finns i dag drygt trettio öppna och slutna grupperpå Facebook. De slutna grupperna har oftast en professionell agenda; simskolelärare, babysimhandledareeller sexsnackare där diskussionerna handlar om just en speciell profession. Folkhälsanslokalföreningar har också skapat egna facebooksidor med en lokal profil.OmvärldsanalysFolkhälsans informationsenhet följer också med vad som skrivs om Folkhälsan både inom dagspressen,etermedia och i olika sociala medier.Folkhälsans roll i samhället avspeglas på olika sätt i medierna. Det är viktigt att notera negativasignaler för att så snabbt som möjligt kunna åtgärda dem.Folkhälsan köper tjänster av M-brain och Meltwater för att ha full insyn i vad som skrivs itryckta media, etermedia och inom sociala media.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 7


Måltal för pressträffar – 80 per månadDe tryckta medierna och etermediainslagen gav drygt 900 träffar år 2012, i genomsnitt 80 träffarper månad, vilket är i enlighet med måltal. Här ingår nyheter om stort och smått där Folkhälsanfigurerar, dels i huvudrollen, dels som part i ett större sammanhang tillsammans med andra.2012/Träffar på nätet&sociala mediaNegativaPositivaNeutrala0 50 100 150 200TotaltKommentar: Mätningarna kring aktiviteterna på nätet och inom sociala media gav 200 träffarvarav en tredjedel var positiva, resten neutrala. Fjorton träffar var negativa; hit hörde rehabiliteringarnasnedläggning och medföljande samarbetsförhandlingar i Mjölbolsta i Raseborg och iVörå på Norrvalla. Samarbetsförhandlingarna behandlades i medierna i maj, september, oktoberoch december.Glädjande var de närmare 80 positiva träffarna som bland annat handlade om Folkhälsansmiljövänliga daghem i St.Karins, professorerna Keres och Lohis prisbelönta forskning vidFolkhälsans forskningscentrum, Folkhälsans genetiska instituts intressanta och djuplodandejubileumsseminarium, idrottscampus och barnsatsningarna på Norrvalla, Folkhälsans matsatsningarför att öka de äldres matlust. Folkhälsans resurspool, Luciakampanjen och luciainsamlingentill förmån för ensamma äldre, invandrarutbildning på Norrvalla och satsningarnapå amning utan stress. Positivt gensvar i pressen fick också två stora samarbetskampanjer därFolkhälsan var med; Folkhälsans antimobbningssatsning Säg hej och le med Yles barnprogramoch kampanjen Med ålderns rätt där Folkhälsan tillsammans med åtta andra organisationertalade för ett värdigt och positivt åldrande i Finland.MedlemskartläggningenFolkhälsan gjorde senast en medlemskartläggning år 2000. I den undersökningen kunde vi seen tydlig målgrupp; unga (35–45-åringar) småbarnsfamiljer som vill engagera sig för att göra eninsats för sina barn och hälsa överlag. En annan stor grupp var pensionärerna.Tolv år senare kan vi inte inom Folkhälsan tala om en enhetlig medlemskår. När vi riktar osstill våra medlemmar jobbar vi med olika målgrupper i olika typers kanaler (Tidningen Folkhälsan,webben, nyhetsbrev, annonsering...)Våra medlemmar känner till samma verksamhet inom Folkhälsan som allmänheten (jfr. Imagekartläggningensom publicerades år 2010). De som deltagit i en verksamhet känner också tillden; dagvård, simskolor, babysim. Bäst känner man till simskolor, Majblomman och Lucia. Manser också att de som deltagit i verksamheten via sina barn eller som frivillig bäst känner till den.I synnerhet våra nya medlemmar har kommit med i organisationen via en konkret verksamhet.Folkhälsan är för dem ett medel, inte ett mål, som det var för tidigare generationer. Då vardet en ynnest kombinerat med status att vara med i Folkhälsan. Läraren, läkaren, apotekaren,hälsovårdaren och kommundirektören satt med i Folkhälsans styrelse i lokalsamhället.Fortfarande är det lättare för en Folkhälsanförening att skapa sig en profil och engagera folkpå mindre orter. Tätorterna/storstäderna är inga Folkhälsanland. I tätorterna har vi däremotvår serviceproduktion som gör oss kända och genom vilken vi kan profilera oss.De flesta medlemmar sade sig vara nöjda med att betala medlemsavgiften och få TidningenFolkhälsan. Intresse för kortare engagemang fanns bland drygt 20 procent av de tillfrågade.Intresset fanns i alla ålderskategorier. Därför är det viktigt att kunna svara på efterfrågan ochordna möjligheter att engagera sig.8FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Webben når allt flerUnder verksamhetsåret 2012 fortsatte webben att locka allt fler besökare. Också webbens synligheti sociala medier ökade.Webbplatsens informationsstruktur justerades och optimerades kontinuerligt under året, ochanpassades bl.a. pågående strukturförändringar i verksamheterna.Utbildandet av uppdaterande personer kompletterades under året med allt fler fjärrmötenoch skärmdelning, speciellt för arbetsgrupper, fortbildning och punktstöd. Speciell vikt ladesvid att tipsa upp verksamheternas webbsidor till olika målgruppssidor på Facebook, vilket ökadesynergin mellan webben och sociala media.Det ökade användandet av smarttelefoner och läsplattor har skapat ett behov att börja planeraför en anpassning av webben till mobila enheter.Intranätet hade under året ca 800 användare. En utmaning under året var det strukturellabortfallet av uppdaterande nyckelpersoner i bolagen.Till årets större satsningar hörde motionskampanjen Hälsostegen 2 och Finlands Lucia.Kommentar: Under året ökade antalet besökare till i medeltal 55 000 per månad, en ökningfrån 36 000 året innan.Webb besökare/månad(år 2012: 55 000 besökare per mån, år 2011: 36 000 besökare/mån )80 00070 00060 00050 00040 00030 00020 00020122011201010 0000jan feb mars apr maj juni juli aug sept okt nov decFolkhälsan i sociala medierFacebookFolkhälsan öppnade en Facebook-sida i slutet av april 2010. Under år 2012 ökade aktivitetenpå sidan märkbart och i slutet av år 2012 var det över 2 500 personer som gillade FolkhälsansFacebook-sida. Största delen av dem som gillar Folkhälsans Facebook-sida är kvinnor (82,6 %)och åldersgruppen 35–44-åringar utgör den största gruppen, nästan en fjärdedel av alla somgillar sidan.Den grundläggande tanken med Folkhälsans Facebook-sida är fungera som en samlande platsför information om Folkhälsan. För att få en mångsidig sida med kontinuerliga uppdateringarhar vi valt att ha många administratörer för sidan. I dag har ett 30-tal personer administratörsrättighetertill sidan och kan alltså göra inlägg som Folkhälsan. Under 2012 började bland annatHabben och Tonårspoli marknadsföra sin verksamhet via sidan och Folkhälsan Syd marknadsföralla sina lediga arbetsplatser via sidan. Från Folkhälsan Syd uppger man att bolaget på det sättetfår stor synlighet för sina lediga jobb.Populära inlägg på sidan är också uppdateringarna som kommer automatiskt från Folkhälsansblogg Svett och morötter och ungefär hälften av dem som går till bloggen kommer viaFacebook.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 9


Dessutom har flera Folkhälsan-verksamheter sina egna Facebook-sidor som fokuserar särskiltpå verksamheten i fråga (se tabellen nedan):SidaAntal som gillarFolkhälsan på Åland..............684Folkhälsan i Österbotten......160Folkhälsan i Nyland...............85Lucia........................................807Hälsostegen............................360Gimme5..................................188Sexsnack.................................115Norrvalla.................................1 065Solvalla....................................284• Folkhälsan Östanlid..............141Facebook-sidorna fyller något olika funktioner. De som är kopplade till en viss plats (de regionalasidorna samt Norrvalla, Solvalla och Östanlid) informerar om det som händer lokalt. Endel av sidorna är kopplade till kampanjer (Lucia och Hälsostegen) och lever upp när kampanjenpågår. Det finns också sidor som är mer målgruppsinriktade, till exempel Gimme5:s Facebooksidafungerar som ett forum för lärare och föräldrar i de skolor som deltar i projektet Gimme5.Också flera lokalföreningar har antingen Facebook-sidor eller Facebook-grupper. Det sammagäller flera professionella aktörer inom Folkhälsan t.ex. Folkhälsans simlärare, babysiminstruktöreri södra Finland, doulor, vattengympaledare i Österbotten och simombuden i Åboland.Flera av grupperna har skapats för att ha en informationskanal som enkelt når ut till en specifikmålgrupp, men till exempel gruppen för Folkhälsans specialsimlärare skapades på lärarnasinitiativ för att ge specialsimlärarna möjlighet att hålla kontakt med varandra.Bloggen Svett och morötter – finns det mer?Våren 2012 startades Folkhälsans blogg Svett och morötter – finns det mer? Bloggen är en s.k.gruppblogg och har just nu 10 bloggare. Sedan starten har ett 80-tal inlägg publicerats på bloggen.Sedan början av maj har bloggen haft ungefär 5 000 besök. Inläggen postas automatiskt tillFolkhälsans Facebook-sida där de får stor synlighet och många gillar och till och med kommenterardem. Det verkar vara lättare att skapa en dialog på Facebook än på själva bloggen.Bilder och videorFolkhälsans informationsavdelning använder tjänsten Flickr för att dela bilder och Vimeooch YouTube för videofilmer. Vimeo används i första hand för sådana filmer som visas på vårwebbplats eller på annan plats som vi själva definierat. På YouTube publiceras filmer för störrespridning. Webbvideo kommer att vara ett av informationsenhetens fokusområden 2013.Vad skriver de i Tidningen Folkhälsan?Tidningen Folkhälsan har sedan år 1977 varit en av Folkhälsans viktigaste kanaler för att nå uttill medlemmar och andra hälsointresserade människor. Upplagan är idag drygt 16 000 ex. ochmaterialet består till en tredjedel av information som riktar sig till Folkhälsanmedlemmar, entredjedel av marknadsföring av Folkhälsans tjänster och en tredjedel av allmän informationom hälsa och välbefinnande. Även om Tidningen Folkhälsan är en medlemstidning vänderden också sig till beslutsfattare och personer som har ett intresse för ett samhälle där människansvälbefinnande sätts i centrum och där man kan läsa om individer som på ett positivt sättpåverkat sin egen och andras livssituation. Läsarundersökningen som förverkligades i sambandmed medlemsundersökningen senhösten 2012 visar att 80 procent av läsarna läser TidningenFolkhälsan från sida till sida eller valda artiklar. Man läser för att få information om vad somhänder på Folkhälsan och få kunskap om hälsofrågor. Skolvitsordet är 8,5.10FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Stor synlighet vid olika evenemangInformationsenheten hjälpte Folkhälsan att vara synlig vid otaliga evenemang, bland annat vidStafettkarnevalen 25–27.5.2012 och Bokmässan 25–28.10.2012 i Helsingfors.Följande 17 pressmeddelanden gick koordinerat ut till pressen år 2012:• Kompiskampanjen Säg hej och le/Yle Fem och Folkhälsans förbund 6.2• Orsaken till sällsynta muskelsjukdomar uppdagats, 26.2• Ny bok om doula, 28.2• Folkhälsans antirasistiska satsning i skolorna, 13.3• Majblomman 2012, 3.4• Vi mobbar int´, Folkhälsans satsning mot mobbning, 17.4• Botnia samarbetsförhandlar, 15.5• Folkhälsans genetiska institut fyller 50, 14.6• Folkhälsan Syd samarbetsförhandlar, 14.6• Med ålderns rätt, 3.9• Antimobbningsarbete ger resultat, 11.9• Med ålderns rätt, 15.9• Skolfred, 28.9• Botnia rehabilitering på Norrvalla flyttar till Härmä, 17.10• Blomsterfonden, Brummerska och Folkhälsan samarbetar, 31.10• Finlands Lucia 2012, fakta,29.11• Folkhälsans Utbildning satsar på Norrvalla, 17.12Pressmeddelanden År 2011: 25 År 2012: 17Kampanjer på nätetHälsostegen, Folkhälsans nya motionskampanj bland medlemmar och andra Folkhälsanmedarbetareförverkligades som en renodlad webb-kampanj där deltagarna registrerade sina resultatvia internet. Infoenheten utvecklade konceptet samt den grafiska formen i samarbete medFolkhälsans enhet för livsstil vid Folkhälsans förbund. Kampanjen väckte stort intresse, med1 447 registrerade deltagare. 76 % var föreningsmedlemmar (86 av totalt 97 föreningar) och 24 %anställda. Hälsostegens facebook-sida fick bra respons.Tillsammans med Folkhälsans familje- och mobbningsförebyggande enhet och Yles barnprogramutvecklade Infon en mobbningsförebyggande kampanj för barn i daghemsåldern. KampanjenSäg hej och le där Folkhälsan bland annat stod för en video, kompis-symboler åt barnensamt kontakter till daghem i hela Svenskfinland förverkligades år 2012. Under verksamhetsåretsamarbetade Infon och familjeenheten också kring ett material mot rasism under rubriken Vemär rädd? Materialet bestod av en video och ett arbetsmaterial som i första hand riktar sig tillskolorna.Finlands LuciaFinlands Lucia väckte igen stort intresse. Insamlingsändamålet till förmån för ofrivilligt ensammaäldre fortsatte år 2012. För att stärka ändamålet gjordes också en video, som bland annat visadespå FST och på Folkhälsans webbsidor.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 11


Folkhälsans kanaler• Webb och intranet• Sociala medier• Tidningen Folkhälsan• Tjocka Folket, Tunna Folket• Press• Regionala nyhetsbrev (org.sekr. koordinerar)• Innehållsstyrda nyhetsbrev (Hälsoverkstaden, Hälsofrämjande daghem etc.)• Broschyrer, handböcker, rapporter• Videon (bland annat Vem är rädd? material mot rasism för skolelever ochVideon Säg hej och le, kompiskampanj för småbarn)2012Utmärkelser 2012Hannes Lohi och JuhaKere beviljades ett forskningsstipendiumpå 1,2miljoner euro av Jane ochAatos Erkkos stiftelse förett projekt som kombinerarhund- och humangenforskningkring neurologiska ochneuropsykiatriska sjukdomar.Vineta Fellman tilldeladesArvo Ylppös medalj, detinternationellt mest anseddapriset som delas ut för insatserinom vården av nyfödda.Priset delas ut vart femte år.År 2012 fick förutom VinetaFellman en annan finländskoch en utländsk forskareArvo Ylppö-medaljen.Professor Hannes Lohi hartilldelats Saki Paatsama-diplometför sina vetenskapligainsatser inom veterinärmedicin.Per-Henrik Grooptilldelades Novo NordiskFöreläsnings Pris, som delasut för en nordisk forskaremed betydande insatser inomdiabetesforskning.Verksamhetsplanen följdes – ingen radiokoncession längreFör övrigt följde informationsenheten bra sin plan för år 2012. Under året gavs ut sex nummerav Tidningen Folkhälsan, två Tjocka Folket, tio lilla Folket, Folkhälsans kalender, PR-skriften,forskningens årsberättelse.Våren 2012 beslöt Folkhälsan upphöra med sin radiokoncession för Helsingfors närradio föratt i stället satsa på ljudfiler och videoinslag på nätet. En omfattande utbildning av redaktörernapå informationsavdelningen inleddes för att kunna producera videoinslag på nätet.Statistik om material år 2012• Tidningen Fh 6 nummer• Folket, 8 tunna, 2 tjocka. Tunna Folket övergick till färgtryck i juni 2012.• Kalendern 2013• Verksamhetsberättelsen – PR-skriften• Forskningens Annual Report• Personalbokslut svenska och engelska• Pressmeddelanden 16 st• Annonser 220 st (152 st år 2011)• Folkhälsanvisitkort 35 stInfoavdelningens arbetshantering sker via webb-verktyget Sharepoint.Här fanns 192 jobb fördelade enligt följande:• Nyhetsbrev, 5• Broschyrer, 25 (15 st år 2011)• flygblad/programblad/brev, 57• affischer/planscher, 8• dekaler, 3• pp/wordbotten/kursintyg/diplom, 14• nytryck/uppdateringar, 39• tidsbeställnings-, inbjudnings- och andra kort, 18• blanketter, 5• rapporter/skrifter/mapphelheter, 7• dvd/cd, 2• tavlor/skyltar/skyltning/prylar/vapor, 9Arbetsuppdrag År 2011: 167 År 2012: 19212FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Att överträffa målgruppernasförväntningarVi vill att våra målgrupper ska se oss som föregångare i all vår verksamhet. Med”målgrupp” avser vi olika grupper beroende på verksamhetens art. Målgruppenkan vara medlemmar, barn, ungdomar, äldre, kursdeltagare, professionella nätverk,beställare eller betalare, till exempel kommunerna. Målgruppens åsikter omvår service följs upp genom riktad respons.Inom serviceproduktionen och idrottsverksamheten görs riktade kundenkäter och inom forskningenmäts bland annat den utomstående finansieringens andel och antalet publikationer.ResponsFolkhälsan har ett system för att dokumentera och samla in respons från kunder, anhöriga ochsamarbetsparter. Responsen omfattar:• spontan respons• riktad respons (enkäter)Respons och avvikelser rapporteras och samlas in för att systematiskt upptäcka, dokumenteraoch åtgärda händelser och förhållanden som avviker från kvalitativt god verksamhet ochdärmed kunna utveckla och förbättra verksamheten och bibehålla goda relationer till kunder.Exempel på vad responsen lett tillEnheterna har gett exempel på vad responsen lett till:• Konstruktiv respons har åtgärdats t.ex. genom samtal med föräldern som gett responsen ochgenom att ändra och utveckla verksamheten enligt responsen.• I föräldraenkäterna till daghemmen, har det kommit fram önskemål på att dagiset skulle arrangeraföräldrakvällar med föreläsningar och/eller temakvällar, vilket man kommer att görapå flera enheter.• Vi har strävat till att hålla kunderna nöjda och enligt vår kundförfrågan tycks vi ha lyckats fintmed det. Detta är speciellt viktigt med tanke på marknadsföringen, eftersom ryktet spridssnabbast genom djungeltelegrafen. Nöjda föräldrar som rekommenderar vår verksamhet tillvänner och bekanta.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 13


• Alla Folkhälsanhusen har tagit i bruk den goda praktiken med månadsbrev för invånarna ihuset, för att förbättra informationsspridningen.• Åtgärd från en kundenkät är att möbleringen har setts över på enheten, eftersom soffornavarit så obekväma för äldre att ta sig upp ur.• Inom äldreomsorgen har man upplevt anhörigträffarna som positiva. Deltagare har varitnöjda att få diskutera aktuella frågor med sakkunniga.• Klagomål på mellanmål i ett eftis har lett till att vi gjort ett nytt avtal om att köpa in ett bättremellanmål till eftiset.• Mottagningstiderna har blivit längre som åtgärd på spontan respons.• Utvecklat flexibla och snabb tilläggsprodukter på basis av respons.Måltal: All negativ spontan respons åtgärdasSpontan respons 2011–2012700BOTNIASYD35002011 2012 20112012positiv spontan respons negativ spontan respons åtgärdad responsRiktad respons innebär att man mäter hur nöjd en viss målgrupp är. På Folkhälsan görsriktade enkäter inom alla enheter inom serviceproduktionen. Samtliga enkäter ska innehålla tvåfastställda frågor.Måltal: Kunderna/anhöriga ska på en skala mellan 1 (dålig) och 5 (utmärkt) ge oss ett värde påminst 4 (mycket bra) inom alla verksamheter.Riktad respons (TAK) 2011 och 2012Måltal: 4Vilken är din uppfattning om personalens serviceattityd, bemötande, vänlighet?SydBotnia2012201120122011Vilken är din helhetsbedömning av servicen/vården?SydBotnia201220112012201114FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


RAI stöder oss i utvecklingsarbetetRAI, Resident Assessment Instrument, ett internationellt standardiserat kvalitetsinstrumentsom används inom den finländska äldreomsorgen, och används också på Folkhälsan sedan år2000. RAI stöder oss i utvecklingen av vårdkvaliteten och används på alla Folkhälsans äldreomsorgsenheter.RAI resultaten tydliggör våra styrkor och svagheter, visar klientstrukturensamtidigt som den gör det möjligt för personalen att konkret se resultat av det utvecklingsarbetesom gjorts. Egenvårdaren ansvarar för att en RAI-bedömning utförs minst 2 ggr/år, samtalltid då det sker en väsentlig förändring i hälsotillståndet. Resultaten matas in i den databassom Institutet för hälsa och välfärd THL upprätthåller. THL:s databas möjliggör benchmarking,alla enheter som är med i RAI kan jämföras sinsemellan och man kan lära sig av god praktik.Monica NiemiEva-Maria EmetKira Exell-PaakkiRAI-benchmarkingVerktyg för ledarskap ochutvecklingBest Practice på FolkhälsanMonica NiemiEva-Maria EmetKira Exell-PaakkiRAI-benchmarkingVerktyg för ledarskap och utvecklingBest Practice på FolkhälsanRAPPORTArbetet med RAI-benchmarking på Folkhälsan har varit en process som ledertill nya innovationer samt har tydliggjort nyttan av samarbetet med THL, menockså nyttan av det gemensamma utvecklingsarbetet inom Folkhälsan. Vinnarenhar varit den nöjda kunden.Den aktuella debatten i samhället om vårdkvaliteten har lett till ett behov avatt objektivt mäta vårdkvalitet. Några specifika områden som framstigit i samhällsdebattenär näringstillståndet, läkemedelshanteringen och begränsningenav rörelsefriheten. En nationell uppföljning av dessa nyckeltal tjänar såväl denenskilda åldringen som serviceproducenten, såväl de kommunala som privata.Vårdkvaliteten är mycket mera än bra vård. Det gäller etiska principer och stenhårdsystematik vilka Folkhälsan har adopterat inom vården och tränger sig genomalla ledningsstrukturer.Temat ” från Best Practice till Next Practice” leder vägen mot femstjärniga åldringshemoch äldrevård.E!Publikationsförsäljning1www.thl.fi/bokhandelTelefon: 020 610 7190Fax: 020 610 745018 | 201018 | 2010Folkhälsans sätt att använda RAI finns dokumenterat i en rapport publicerad 2010.Folkhälsan har tagit ett stort steg framåt genom att utveckla ett genomskinligtledningssystem som stöder vårdarbetet och på så sätt uppmuntrar personalen attarbeta för klienternas bästa. Steget är stort även på informationspolitikens fältdär organisationen frivilligt och öppet visar sina resultat och visar läsaren hurorganisationen förverkligar sina mål, hur vackra och välmenande ord transformerastill en sann praktisk vardag.Enheten för äldreservice, THL, strävar att med praktiska verktyg och benchmarkingstöda alla de organisationer som målmedvetet vill förbättra sin vårdkvalitet ochrapportera sina resultat. Må denna rapport leda andra på samma väg.”Harriet Finne-Soveri, THLEnheten för äldreservice, chef för enheten 28.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 15


29 kvalitetsindikatorer i RAIDessa är:1. Frakturer och övriga skador2. Nya frakturer3. Fall4. Beteendesymptom, påverkar andra5. Diagnos eller symptom på depression6. Depression utan vård7. Minst nio läkemedel8. Hjärninsufficiens9. Urin/avföringsinkontinens10. Inkontinens ej träningsplan11. Kateter12. Avföringsförstoppning13. Urinvägsinfektion14. Viktminskning15. Sondmatning16. Uttorkning17. Vårdas i sängen18. Nedsatt funktionsförmåga i färdigheter som bibehålls länge19. Förlust av rörelsevidd20. Ej träning av rörelsevidden21. Antipsykotisk medicinering utan psykotiska symptom 122. Antipsykotisk medicinering utan psykotiska symptom 223. Lugnande och sömnmediciner 124. Lugnande och sömnmediciner 225. Sömnmediciner minst 3 ggr per vecka26. Daglig användning av redskap som hindrar rörelsevidden27. Litet deltagande i aktiviteter28. 12–4 graders trycksår29. Nya trycksårRAI som en del av ledningssystemetRAI-kvalitetsindikatorerna är totalt 29 till antalet och fokuserar på förekomsten av icke önskadefenomen inom vården. Kvalitetsindikatorerna beskriver fenomen som berör olyckor, beteendeoch känsloliv, klinisk vård, kognition, kontinens, infektioner, näringstillstånd, användning avpsykofarmaka, livskvalitet och hudvård.Folkhälsan följer på organisations- och bolagsnivå upp alla RAI-kvalitetsindikatorer som är 29till antalet. Dessa kvalitetsindikatorer jämförs med medeltalet för alla enheter som deltar i RAIbenchmarkingi hela Finland samt det internationella högre gränsvärdet för indikatorn.Enheterna arbetar systematiskt för att utveckla och förbättra kvaliteten. Resultaten ibenchmarking rapporten analyseras i teamet och utvärderas i förhållande till uppställda måltaloch övriga mätare (riktad och spontan respons, avvikelser, självutvärdering). Enheterna väljerminst 2 kvalitetsindikatorer för utvecklingsarbete där konkreta mål, RAI- mätetal, tidtabelleroch ansvar definieras i verksamhetsplanen.Målsättningen är att varje enhet lyfter fram en kvalitetsindikator där man lyckats väl i utvecklingsarbetet.Genom att beskriva hur enheten gjort det goda arbetet kan andra enheter fåmodeller för implementering av god praktik.16FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012För att vi skall utvecklas behöver vi ändamålsenliga uppföljningssystem,ständiga och varaktiga förbättringar kräver målmedvetenhet och långsiktighet.Återkopplingen på vårdresultat motiverar och sporrar oss i vårt dagligautvecklingsarbete, återkopplingen visar huruvida vi nått våra uppställda måleller uttryckt på ett annat sätt; huruvida vi gör de rätta sakerna.


RAI rapportering på FolkhälsanBolagets kontaktperson sammanställer rapporter över sina enheter till sin egen ledningsgrupptvå gånger per år som en del av den strategiska uppföljningen på bolagsnivå. Utvecklingschefensammanställer å sin sida en rapport till Folkhälsans ledningsgrupp två gånger per år som endel av den strategiska uppföljningen på organisationsnivå. De analyserade RAI-resultaten medförslag och handlingsplaner läggs in i ledningens uppföljningssystem.Folkhälsan har utarbetat en årsklocka för att underlätta RAI-arbetet. I klockan fastställs åretstidtabeller samt ansvarsfördelningen. Detta underlättar säkerställandet av att data bearbetas ienlighet med den fastställda tidtabellen och riskerna med att bedömningarna blir bortglömdaeller kommer in i fel datamaterial minimeras.Årsklockan är användbar för planering, rapportering, uppföljning samt fastställandet avgemensamma utbildningsdagar. Årsklockan är ett bra hjälpmedel för att koordinera RAI-arbetetmellan olika nivåer inom organisationen.Mätare: I hur många indikatorer av 29 är vi bättre än alla som är med i RAI i Finland.Måltal: Folkhälsans äldreomsorg skall vara bättre än alla som är med i RAI i Finland.Kommentar: Folkhälsan mäter också var vi står i förhållande till internationella gränsvärden.Med hjälp av RAI kan vi också mäta förhållandet kvalitet/produktivitet.Botnia 2008 2009 2010 2011 2012Bättre än medeltalet 15 19 18 20 15Samma som medeltalet 6 1 3 1 2Sämre än medeltalet 6 7 6 8 1227 27 27 29 29Ett exempel på GOD PRAKTIK i Folkhälsan Botnia 2012VAD vi strävat tillVi har arbetat långsiktigt och målmedvetet med att våra boenden enligt RAI- mätningen skall hasmärta mera sällan än dagligen (1).HUR vi konkret jobbatKonkret har vi jobbat med att ta ut rapporter över våra boendes smärtskalor från RAI- mätningarna.Alla boendes medicinlistor har gåtts igenom. Läkaren har aktivt deltagit i processen.Personalen har varit observant på de boendes smärtupplevelse, dokumenterat sina iakttagelsersamt ”vid behov gett mediciner”. Onödiga mediciner har tagits bort utan att smärtupplevelsenökat. En balans mellan smärtupplevelse och medicinanvändning har uppnåtts.FAKTORER som påverkatPersonalens ökade medvetenhet och intresse för att observera och dokumentera och noggranttolka våra boendes signaler på smärta.MÄTARE som använtsRAI bedömningar samt personalens iakttagelser hos våra boende.RESULTATSmärta mera sällan än dagligen, höjt välmående samt större rehabiliteringspotential hos våraboende. Nöjda anhöriga, nöjd personal som sett resultat av sitt arbete så att de kunnat medverkatill en meningsfull och bättre vardag för våra boende.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 17


Syd 2008 2009 2010 2011 2012Bättre än medeltalet21 21 15 18 22Samma som medeltalet3 3 3 3 2Sämre än medeltalet3 4 9 8 527 27 27 29 29Ett exempel på GOD PRAKTIK i Folkhälsan Syd 2012Vi har arbetat målmedvetet för att erbjuda de äldre en god vardag där en meningsfull sysselsättningär en väsentlig del. De individuella önskemålen hittas i dialogen mellan den äldre ochegenvårdaren, i levnadsberättelsen samt RAI-bedömningen och konkretiseras i vårdplanen.Resultatet av detta arbete kan ses i kvalitetsindikatorn Litet deltagande i aktiviteter. Medelvärdetför alla enheter som deltar i RAI-benchmarking är 55%, vilket innebär att 55% av alla äldre pådessa enheter har ett litet deltagande i aktiviteter, medan Folkhälsans Syds motsvarande resultatär 14%. Det goda resultatet bygger på ett samarbete mellan pensionären och personalen därde äldre involveras i diskussionen om vad en god vardag är just för dig.Anna var en dam som mest av allt ville ligga inne på sitt rum med gardinerna fördragna,lampan släckt och dörren stängd. Hon sade inte många ord och de flestaav dem hade en negativ klang. Hon kom ut från sitt rum endast då det bjöds påmat eller kaffe och ville genast tillbaka till sitt mörka rum.Vi bestämde oss för att försöka göra allt för att Anna skulle känna mera gemenskaphos oss. Genom att vi satt och diskuterade med henne kunde hon sitta enlängre stund kvar vid bordet. Vi prövade även med att Anna vilade i en fåtölj idagsalen istället för på rummet vilket hon var riktigt nöjd med.Åland 2008 2009 2010 2011 2012Bättre än medeltalet20 19 17 22 28Samma som medeltalet0 1 0 1 1Sämre än medeltalet7 7 10 6 027 27 27 29 2918FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012Ett exempel på GOD PRAKTIK i Folkhälsan Åland 2012VAD: Vi har arbetat långsiktigt och målmedvetet med att boenden inte skall minska i vikt.HUR: Konkret har vi arbetat med att dokumentera målet till vårdplan. Vi kontrollerar viktenregelbundet, en gång per månad. Personalen har fått utbildning om näringsrik mat till boendenoch vi har utsett kostansvarig i boendes personal för att bättra samarbetet med köket. Personalenobserverar boendes näringsintag för att vara ”två steg före”. Vi ser till att närings – ochenergipulver finns på avdelningen för att använda vid behov. Vi ser till att det finns t.ex. smöroch grädde alltid i kylskåpet att använda vid behov. Uppmuntrar både personal och boende tillmotion och vara medveten om att frisk luft ökar aptiten..MÄTARE: För att mäta resultat använder vi RAI och tar upp frågan om kost, vikt och motion ipersonalmöte.RESULTAT: Boenden håller sitt BMI inom gränsvärdena.


När man har tillgång till tidsserier av mätningar av vårdens processer och resultatkan man konstatera att det viktiga handlar om vad personalen GÖR ochHUR. Det i sin tur är beroende av att personalen har rätt kompetens, attitydenoch viljan att göra det bästa för de boende, att samverkan med medarbetareoch boende fungerar, att respekt och värdighet präglar arbetsmiljön och att allakan vara motiverade och känna stolthet över sin arbetsplats.Som erfarenheterna från Folkhälsan visar blir detta en realitet då RAI är endel av ledningssystemet och verksamheten styrs av gemensamma värderingar.Kompetens och engagemang ger god omsorg.Mats Brommels (Folkhälsan tidningen 4/2012)Livskraftiga lokalföreningarI Folkhälsans medborgararbete är det viktigt att medlemmarna är tillfreds med verksamheten.Ett mått på att Folkhälsan upplevs som en attraktiv organisation är antalet nya medlemmar.Medlemsutvecklingen har varit positiv de senaste åren. I december i år 2012 hade Folkhälsan17 700 medlemmar.Engagerade medlemmar18 00016 00014 00012 00010 0008 0006 0004 0002 0000Dec 2009 Dec 2010 Dec 2011 Dec 2012Nyland Åboland Österbotten ÅlandFolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 19


20FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Fungerande hälsofrämjandeprocesserProcesserna, det sätt på vilket vi gör vårt arbete är avgörande för hur konkurrenskraftigavi är i framtiden.Kraven på kvalitet, resultat och uppföljning blir allt tuffare inom all verksamhet i framtiden.Att arbeta med en strategisk verksamhetsutveckling är helt nödvändig för att säkerställa enlivskraftig framtida verksamhet som skall överträffa kundernas och intressenters förväntningar.Genom en tydlig vision, en bas av värderingar och strategiska mål blir det tydligt för alla iverksamheterna vart vi vill komma och hur vi prioriterar.Folkhälsans högsta ledning har beslutat om vissa gemensamma mål i en långsiktig plan förhela organisationen. Ledningens uppgift är att förmedla målen vidare till alla anställda, föregåmed gott exempel och engagera dem i arbetet för att uppnå de gemensamma målen. Ett viktigthjälpmedel i strategiarbetet är Folkhälsans Karta och Kompass. Den är baserad på en modellsom kallas balanserat styrkort, balanced scorecard (The Execution Premium Kaplan&Norton).Det finns en övergripande karta för hela Folkhälsan och utgående från den gör stödfunktionerna,bolagen, förbundet, forskningen och utbildningen sina egna kartor och kompasser. I sintur görs alla verksamhetsplaner inom Folkhälsan på basis av det egna bolagets/verksamhetenskarta med koppling till budgeten.De strategiska målsättningarna följs upp enligt en enhetlig ledningsprocess månatligen ochkvartalvis med hjälp av det webbaserade IT-verktyget Executive Strategy Manager (ESM) somtogs i bruk i början av år 2007. I uppföljningen och utvecklandet av processerna används självutvärdering,auditering och certifiering. 21


Folkhälsans ledARSKAPS POlicyFolkhälsans ledare utvecklar Folkhälsans verksamhetsidé, värden och visionoch representerar en organisationskultur som är mål- och resultatinriktadoch tar aktivt del av all intern och extern information som gäller Folkhälsanoch den egna verksamheten. Folkhälsans ledare använder och utvecklar sittprofessionella kunnande och involverar sig personligen för att säkerställaatt organisationens ledningssystem utvecklas, tillämpas och kontinuerligtförbättras, ser till att de anställda inser värdet av och möjligheterna attutveckla och upprätthålla kunskap och kompetens erbjuder aktivt kompetensplaneringi enlighet med Folkhälsans aktuella behov. Folkhälsansledare anger riktning, beskriver verktyg och är tydlig i sitt beslutsfattande.Folkhälsans riskhanteringspolicyEn risk är vilken händelse, avvikelse eller ogjord åtgärd som helst,intern eller extern, som hindrar Folkhälsan från att uppnå uppsattamål. Genom en välfungerande riskhantering kan konsekvensernaav oönskade risker undvikas eller minimeras. Eftersom många riskerinom vården drabbar tredje part, dvs. klienterna, är det inom vårdenextra viktigt att kunna undvika eller minimera risker.Genom en systematisk riskhantering blir personalen medveten omvilka risker som finns i Folkhälsans verksamhet, bättre på att bedömahur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätt beslut om hur riskernaskall hanteras och att lära av varandra inom hela organisationen.22FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012Folkhälsans personalpolicyAlla anställda har en viktig betydelse för organisationens utveckling.För att kunna utveckla Folkhälsans verksamheter och bidra till ettsamhälle som främjar hälsa och livskvalitet behöver organisationenkompetenta, motiverade, engagerade och utvecklingsinriktademedarbetare.Folkhälsans chefer har ett personligt, aktivt mål- och resultatinriktatledarskap som uppmuntrar till delaktighet och aktiv medverkan.Möjligheterna till utveckling och karriär uppmärksammas. Vi ger nyanställdatillräcklig introduktion och behövlig utbildning. Vi förutsätter attvar och en upprätthåller och utvecklar sin kunskap och kompetens.


Folkhälsans informationspolicyFolkhälsan skall upplevas som en trovärdig och långsiktig samhällsaktör inom social- och hälsovården,medborgar verksamheten och forskningen. Informationen ska ge en riktig bild av verksamheten,bidra till en god sammanhållning inom organisationen och fungera som ett styrinstrumentför Folkhälsans ledning.De egna medarbetarna skall först informeras om förändringar och större frågor. Folkhälsan haren enhetlig visuell image som genomsyrar allt informationsmaterial. Imagen signalerar utåt attFolkhälsan är Folkhälsan oavsett vilken del av organisationen det handlar om. I samband medeventuella kriser och negativ publicitet är det respektive ledning som tillsammans med infochefensköter om informationen.Folkhälsans miljöpolicyFolkhälsans miljöpolicy uttrycker vårt förhållningssätt till miljöfrågor inom Folkhälsans alla verksamheter.Varje Folkhälsananställd tillämpar dessa principer i sitt dagliga arbete.Tyngdpunktsområdena för vårt miljöarbete är:• Fastighetsunderhåll omfattande återvinning och sortering av avfall, hushållandet med energioch vatten samt övriga naturresurser.• Resandets miljöbelastning minimeras genom att bl.a. utnyttja olika tekniska lösningar förkommunikation på distans samt genom att beakta olika fortskaffningsmedels miljöpåverkan.• Inom kosthållen använder vi oss, i mån av möjlighet, av närproducerade och säsongbundnaråvaror, minimerar svinnet och främjar användningen av livsmedel som kan producerasresurssnålt.• Vid beställning av varor ger vi stor vikt åt logistiken och optimerar varuleveransernas storlek och frekvens.Folkhälsans responspolicyMålsättningen med att samla in responsär att få en uppfattning om hur vi lyckasmed vår verksamhet. Folkhälsan samlarin, åtgärdar, besvarar och rapporterarriktad och spontan respons i syfte attförbättra verksamheten och upprätthållagoda relationer till kunder ochsamarbets partner. Responsen hanteraspå ett positivt och konstruktivt sätt så atten positiv bild av Folkhälsan upprätthålls.Folkhälsans språkpolicyFolkhälsans officiella och interna språk är svenska.Folkhälsan betonar vars och ens rätt att få service på sitteget modersmål och inom en del av tjänsteproduktionenbedrivs verksamheten även på andra språk än svenska.Personalen bör ha goda kunskaper i svenska. Organisationensofficiella information ges på svenska. Svenskaspråket är en del av en större helhet – den finlandssvenskakulturen. Folkhälsanhusen utgör viktiga samlingsplatserför personer som vill verka och vistas i en svenskspråkigmiljö. Folkhälsan arbetar aktivt för att den svenska servicentryggas i Finland.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 23


Målen i kartan skall ligga som grund för allas arbete. Var och en måste ställa sig frågan: Hurkan JAG/VI/TEAMET bidra för att nå dessa mål.Det handlar om att ta fram handlingsplaner/åtgärdsplaner för att dra sitt strå till stacken.• Vad innebär det t.ex. att vara en ”attraktiv hälsofrämjande arbetsplats”?• Varför är det viktigt?• Vad kan vi göra i praktiken?Svaren på frågorna ska leda till konkreta åtgärder/handlingsplaner med tydlig ansvarsfördelningoch tidtabeller som gör att ambitionerna blir verklighet.Långsiktig planering med karta och kompassVerksamhetsplan& budgetQ4Uppgörande avverksamhetsberättelse- Utvärdering avmålsättningar,verksamhetsplan ochbudgetQ1Strategirevidering& uppdatering avmålsättningar påorganisationsnivåVerksamhetsberättelseFolkhälsansmålsättningardefinierade iKarta & kompassDefinieramålsättningarför respektivekostnadsställeQ3Uppgörande avverksamhetsplan & budget- I enlighet medövergripande strategiskamålsättningar- I enlighet medfastställda sektorvisamålsättningar &prioriteringarQ2Strategirevidering &uppdatering av målsättningari Forskning/Förbundet/Bolag/UtbildningWorkshops förverksamhetsplaneringpå enheternaWorkshops införbudgetarbetetKommunikationskanalerNätverk – god praktikUppföljning/utvärderingProcess för arbetssätt att få ihop helheten24FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012På Folkhälsan blir det verksamhet och goda resultat av målenFör att nå full effekt behöver det vi gör mätas, leder det som vi gör till goda resultat, om intemåste vi göra något åt det. Här kommer kompassen in. Till vart och ett av målen finns ett antalmått som man stämmer av månatligen/kvartalvis.Kompassen skall visa att vi håller kursen, ger en snabb överblick över hur verksamheten mår,men den kan endast göra det om vi använder den.Ekonomi i balans är en viktig förutsättning i alla verksamheter. Det vi prioriterar måste viockså beakta i budgeten, det måste finnas en tydlig koppling mellan förbättringsarbete ochbudget.Om vi följer mätarna på rätt sätt blir vi varnade i tid och det leder till bättre ekonomi.Vi måste kunna beskriva vår verksamhet. Vår verksamhet skall vara professionell och vi skallha genomtänkta processer – vår verksamhetsutveckling är vår ”ryggrad” m.a.o. vårt arbetssättatt få ihop HELHETEN.


I förtydligandet av våra processer skall vi hushålla med resurser och eliminera slöseri och dubbelarbete,arbeta aktivt med att ifrågasätta och förbättra arbetsskeden:• Vi fokuserar på helheten• Vi fokuserar på rätt kompetens på rätt plats• Vi tar vara på styrkor och resurser• Vi fokuserar på verksamheter och aktiviteter som skapar värde för alla intressenteroch medarbetare• Vi lyfter fram och dokumenterar god praktik med nästa steg i sikte• Vi utvecklar vår förmåga att vara ”tidigt ute” och våga ifrågasätta det vi gör idagExempel på hur Folkhälsan Syd arbetar för att få sina huvudprocesser beskrivna:Folkhälsan Syd har en utnämnd person som stöder enheterna i processarbetet. Så här gör vi:Arbetet med att beskriva en huvudprocess börjar med att den som är ansvarig för målsättningen”strukturerad riskhantering” i Folkhälsan Syds karta berättar om enheten och verksamheten föratt jag som stödperson ska få lite bakgrund. Därefter tar jag kontakt med antingen den områdesansvarigeeller den enhetsansvarige och beroende på processens omfattning bestämmer viträff eller telefontid. Vid träffen berättar den enhetsansvarige om verksamheten och går igenomden aktuella arbetsprocessen.Processbeskrivningen renskrivs och skickas ut till enheten för genomgång. Efter detta har jagpå nytt en diskussion med den målsättningsansvarige. Ofta uppstår det i detta skede nya frågorsom sedan bollas tillbaka till enheten. Därefter renskrivs processbeskrivningen och gås igenomen sista gång. Då processen känns färdig för alla parter läggs den in i en gemensam elektroniskmapp där den kommer att finnas tillgänglig. Processbeskrivningen är underställd en ständigt pågåendeutvärdering under implementeringsfasen. Efter implementeringen utvärderas processenregelbundet i samband med den årliga verksamhetsplaneringen samt med hjälp av olika mätare,självutvärdering och auditeringar.Exempel på en process:I samband med att Enhetsansvarige (EA) och arbetstagaren skriverett arbetsavtal presenteras dokumentet “Allmänna användarvillkorför Folkhälsans IT-resurser” varefter arbetstagaren undertecknar:AVTAL gällande användningen av Folkhälsans IT-resurser (IT-avtal).EA beställer utrustning och rättigheter- EA skickar Avtalet till IT-avdelningen- Programrättigheter samt eventuellannan utrustningVid förändring i rättigheter ellerprogramvarubehov är det EAsom meddelar detta till IT, somverkställer förändringarna.När IT-avdelningen har avtalet öppnarIT ett konto samt epost-adress åt denanställda i AD (active directory).IT meddelar huvudanvändarenav verksamhetsspecifikaprogramvaror.Användarnamnen skall varade samma som i AD-kontot.Eventuella anskaffningaroch installationerverkställs.Arbetsförhållandet inleds.Huvudanvändarnameddelar de specifikainloggningsuppgifterna.Eventuell utrustning kvitterasut samt inloggningsuppgifterges av IT.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 25


Hälsofrämjande daghem och eftermiddagsverksamhet 2001–2012Folkhälsans förbund och dagvårdsenheten vid Folkhälsan Syd har utvecklat en modell för systematiskinnehållsutveckling vid de egna daghemmen och eftermiddagsklubbarna. Certifieringenförutsätter ett års systematiskt arbete kring en till tre hälsofrämjande tyngdpunktsområden.Certifierade enheter 2011:Vasa daghem (lokalf.)Skogsgläntans daghem i Östersundom (lokalf.)Daghemmet Björnen (Syd)Certifierade enheter 2012:Hyvinge daghem (Syd)Trollebo daghem i Kervo (Syd)Lyckoslantens daghem i Vanda (Syd)Botby kompletterande dagvård (Syd) (hör ej längre till Folkhälsan)Grankulla eftis (Syd)Nordsjö eftis (Syd)Åshöjdens eftis (Syd)Under år 2013 är processen på gång på följande enheter:Eftisar:Korsholms eftisar 4 av 5 (certifierade 6.2.2013)Fritids på Östanlid (certifierade 6.2.2013)Minerva eftis (Syd)Esbovikens eftis (Syd)Hyvinge eftis (Syd)Lagstads eftis (Syd)St. Karins eftis (Syd)Sirkkala eftis (Syd)Cygnaeus eftis (Syd)Pargas eftis (lokalf.)Daghem:Lahtis daghem (Syd) (Certifierades i januari 2013)Bantis daghem (lokalf.)Fyrklövern i Pargas (Syd)Kastanjen i Åbo (Syd)Gunghästen i Åbo (Syd)Solstrålen i Lundo (Syd)Skogsgläntan i St. Karins (Syd)Antal enheter som inte än är med i processen:- 6 st. av totalt 18 daghem- 25 st. av totalt 41 eftisarMålsättningen med certifieringsprocessen är:• Att förankra det hälsofrämjande arbetet och få till stånd en diskussion om hur vi vill attvåra hälsofrämjande daghem & eftisar ska se ut.• Stärka vår profilering och ställning – framhäva för kunderna att vi värnar om barnens ochpersonalens hälsa.• Att sprida det hälsofrämjande kunnandet och idéerna inom våra enheter.26FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012Kommentar: Certifieringsprocessen har av personalen upplevts både som utmanande ochrolig men också som tidskrävande. Många uppger att det stärkt arbetsgemenskapen, barn ochföräldrar är mer delaktiga i enhetens vardag och man känner en större gemenskap med övrigadaghem/eftisar.


God praktik• Under läsåret valde Folkhälsans daghem i Hyvinge i sitt hälsofrämjande arbete att jobbakring följande två teman: Natur & Miljö samt Hygien. Det gjordes en handlingsplan för hurdaghemmet konkret skall arbeta kring dessa teman och ansvarspersoner utsågs för olikaområden.• Exempel från rapporten: Ett av våra tyngdpunktsområden detta läsår har varit handtvätten.Barnen har tvättat händerna på morgonen då de kommit till dagis, efter varje utevistelse,efter varje toalettbesök och före alla måltider. Förutom att detta är en självklar del av hygienfostranhar vi också implementerat ett miljötänkande vid dessa situationer: Personalen harmera aktivt ”övervakat” och hjälpt till vid handtvätten och pratat med barnen om att sparavatten (inte ha kranen på ”full fräs” då man tvättar händerna) och inte slösa med pappershanddukar.Vi har uppmanat barnen att använda endast en pappershandduk per handtvättdå de torkat händerna och detta har gett resultat i form av minskad pappersförbrukning. Vihar också visat barnen hur man tvättar alla delar av händerna (handflatorna, handryggen, allafingrar, mellan fingrarna...) och repeterat vid behov. Många barn har stolt visat hur duktigtde kan tvätta händerna och vi har sett att de använt sig av bildinstruktionerna som hängt påväggen till hjälp. Vi har även uppmanat barnen att använda den ”lilla knappen” då de spolar,för att spara vatten.• På Folkhälsans daghem i Vanda har vi valt att arbeta kring språket.• Gällande språket har vi som heltäckande mål att stärka det svenska språket. Vi har jobbat medspråket på samma sätt som tidigare, men nu har vi mer systematiskt tänkt på det. Personalentänker efter hur vi pratar med barnen och andra vuxna. Vi uppmuntrar barnen till diskussioneroch lyssnar på barnen. Vi läser sagor dagligen. De större barnen är delaktiga i valet avsagor. Antingen får någon välja bok eller så röstar gruppen bland några alternativ. Vi sjunger,använder oss av rim och ramsor, språklekar, ritsagor mm. Bordsteater använder vi både somen saga eller som språkstund och då får barnen återberätta sagan vilket är mycket populärtoch motiverar till berättande.• Vårt daghem är i samma byggnad som Folkhälsans servicehus och vi har gemensamma sångochsagostunder med de äldre. Vi går även i små grupper till vårdavdelningarna och sjunger,målar, bakar eller spelar med de äldre.• Då vi i personalen mer har satt oss ner för att fundera och diskutera hur vi jobbat och hur detgått med denna process, har vi märkt att språket har stärkts, barnen talar mer svenska i leken.Vi har själva blivit mer medvetna om hur vi använder språket och metoderna för språkinlärninghar utvidgats.Barnen förstår, talar och använder det svenska språket. Barnen talarsvenska även i den fria leken och hemma med den svenskspråkiga föräldern.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 27


FolkhälsanSamarbetsnätverk inom hälsofrämjande år 2012Penningautomatföreningen RAY- styrelsen ................................................................... Viveca HagmarkSOSTE Finlands social och hälsa rf- Fullmäktige suppleant.......................................... Viveca Hagmark- Delegationen för barn och familjer.................... Gun Andersson- Delegationen för äldrearbete.............................. Viveca Hagmark- Delegationen för EU-frågor.................................. Viveca Hagmark- Forum för barns hälsa (LTF) ................................. Gun AnderssonA-P ToivariJustitieministeriet- Brottsförebyggande rådet.................................... Gun AnderssonInstitutet för hälsa och välfärdResursgrupp mot våld i nära relationer............... Gun AnderssonDelegationen för medling....................................... Gun AnderssonDelegationen för Jämställdhetsärenden (TANE)- Arbetsgrupp om utbildning och.......................... Sara SundellsmåbarnsfostranFinlandssvenska kompetenscentret inom det sociala området-styrelsen .................................................................... Viveca HagmarkFinlands simundervisnings- och livräddningsförbund- styrelsen ................................................................... Per Lindroos- arbetsgruppen för babysim ................................ Nina RenlundSvenska studieförbundet rf- styrelsen ................................................................... Gun AnderssonSvenska semesterförbundet- styrelse...................................................................... Regina Strandberg- suppleant.................................................................. Samuel ReuterFöreningen Luckan i Helsingfors- styrelsen ................................................................... Samuel Reuter- nätverk för ungdomsarbete................................. Tove AjalinNärstående vårdare och vänner rf- nätverket för närstående vård i Finland ........... Jonna SkandHandböckerFolkhälsan har en omfattande och mångsidig verksamhet som nårtill en stor del av den svenskspråkiga befolkningen och även tvåspråkigaoch finskspråkiga kunder. Ett av våra centrala mål är atterbjuda högklassiga social- och hälsovårdstjänster. Vi har därförgått in för att systematiskt utveckla vår verksamhet och kvalitetenpå verksamheten. Handböcker för olika verksamhetsformer är etthjälpmedel i detta utvecklingsarbete.Folkhälsans handböcker fungerar som referensram för det långsiktigastrategiska och praktiska arbetet på enheterna. Handböckernaär avsedda för personalen, för våra kunder och deras familjer,för de kommuner och andra instanser som köper tjänster avFolkhälsan samt andra samarbetsparter. Handböckerna utarbetasav arbetsgrupper som representerar de bolag och enheter inomFolkhälsan som producerar service. Självutvärderingen görs utgåendefrån de frågeställningar som tas upp i handböckerna.Handböckerna är uppställda enligt en europeisk kvalitetsmodellsom Folkhälsan använder inom verksamhetsutveckling, den s.k.EFQM-modellen (European Foundation of Quality Management).I dag finns handböcker inom följande områden:• Äldreomsorg (2005, uppdateras 2013)• Eftermiddagsvård (2005)• Dagvård (2008)• Barnskydd (2008)• Vård av personer med speciella behov (2009)• Forskning (2013)• Kosthåll (2013)Skolfreden- organisationskommittén ..................................... Gun AnderssonNordiska folkhälsokongressen i Åbo 2011- organisations- och programkommittén .......... MargarethaWildtgrubeViveca HagmarkAlzheimer centralförbundet- styrelsemedlem ...................................................... Helena AhlersFinlands Minnesspecialister- styrelsemedlem ...................................................... Helena AhlersÄldreinstitutet- medlem i arbetsgruppen för projektet Vanhuuden mieli....................................................................................... Helena AhlersFinska 4H- styrgruppsmedlem i projektet Matskolan-Ruokakoulu....................................................................................... Per LindroosNationellt nätverk för äventyrspedagogik i Finland....................................................................................... Patrik BerghällKvalitets- och personalbokslutKvalitets- och personalboksluten som getts ut sedan 2007 fungerarsom stöd och referensram för arbetet på enheterna. Uppgifterna idem ger en bas för ytterligare förbättringar inom organisationen.FDUV- Styrka genom närverk-familjestödsprojekt .... Gun AnderssonKvinnosaksförbundet Unionen rf- Styrgruppsmedlem i projektet ”SukupuolisensitiivisyysVarhaiskasvatuksessa – tasa-arvoinen kohtaaminenPäiväkodissa”........................................................... Sara SundellPersonal- och kvalitetsbokslutför Folkhälsan Botnia 2007Kvalitets- och personalbokslutför Folkhälsan 2008Kvalitets- och personalbokslutför Folkhälsan 2009Kvalitets- och personalbokslutför Folkhälsan 2010Kvalitets- och personalbokslutför Folkhälsan 201128FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012Folkhälsan BotniaPersonal- och kvalitetsbokslut 2007 1Kvalitets- och personalbokslut 2 08 1FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2009 1FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2010 1FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 20 1 1


Årlig självutvärdering inom handboksområdetSjälvutvärdering är en viktig del av arbetsprocessen. Målsättningen är att identifiera både svagaoch starka punkter i arbetsprocessen, samt att på basen av analysen göra upp ett handlingsprogram.Självutvärderingen görs årligen inom de sektorer som har en handbok. Handboken utgör endel av arbetsmetoden och fungerar som en referensram för självutvärderingen. Varje avsnitt ihandboken ägnas uppmärksamhet och vid enheten ger medarbetarna sin syn på hur man lyckatsförverkliga målsättningarna på en skala från 1 till 5.Självutvärderingen har utvecklats som enheternas eget hjälpmedel i verksamhetsutvecklingen.Självutvärdering, kundenkäter och extern auditering kanaliseras i framtiden som en helhet.Process för självutvärderingFör de verksamheter som redan har handböckeranvänds EFQM standarden som grundför självutvärderingen som görs en gång perår på varje enhet.Enheterna jämför och diskuterar sina resultatvid gemensamma möten och från resultatenlyfter man fram något utvecklingsområde förvarje år i samband med verksamhetsplaneringen.1Beskriva metoden2Planera, hur skadetta genomföras7GenomförahandlingsplanStöd i verksamhetsplaneringen3Genomföra självutvärdering,instruktioner,frågeformulär6Göra upp handlingsplanpå basenav resultat5Genomgång avresultat medpersonalen4Ansvarig persongör sammanställningFolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 29


Auditering/evaluering/årsredovisning på FolkhälsanMed auditering avses en granskning av Folkhälsans system för att säkra och utveckla verksamhetenskvalitet. En auditering kan basera sig på skriftligt material, intervjuer och besök påFolkhälsan av t.ex. en eller flera för uppgiften utbildade personer från olika instanser.Resultatet av en auditering utmynnar vanligtvis i någon form av rapport som redogör förprocessen, den auditerade enhetens styrkor och svagheter samt ett helhetsutlåtande om enheten.I utlåtandet ges rekommendationer om hur kvalitetshanteringssystemet borde utvecklas.Avslutningsvis meddelas om enheten godkänns eller inte. Ett godkänt resultat kan utmynna iett certifikat som är i kraft en viss tid eller endast godkänts för att fortsätta verksamheten.Folkhälsans interna sätt att arbeta med verksamhetsutveckling inom hela organisationenskall hjälpa oss att vara förberedda på att överträffa våra målgruppers förväntningar.Folkhälsan Syds enheter är redo för en auditering när som helst. Vi har alla papper i skick.Nytt för år 2012 är att en av de kommuner som köper tjänster av oss har bett Folkhälsan kommamed i sin egen kommunala auditering; det här om något är ett bra tecken på kompanjonskap.Det finns också kommuner som auditerar oss fast de ännu inte köper tjänster av Folkhälsan.Auditering ger alltså en utmärkt möjlighet till marknadsföring av våra tjänster.Auditeringen omfattar överlag processdokument, brandtrygghetsbeskrivningar, beskrivningav lokaliteterna, arbetslistor där det skall framgå personalens behörighet och mängd.Bland annat dessa auditerar:• Kommuner och städer• Regionförvaltningsverket• Valvira• Folkpensionsanstalten• Statskontoret• Brand- och räddningsverk• Miljömyndigheter• Hälsovårdsinspektionen• Forskningscentralen för tävlings- och elitidrott• Humu, elit-idrottens utvecklingsgrupp• Penningautomatföreningen RAY30FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Vi är PÅ VÄG framåtAlla som jobbar på Folkhälsan påverkar hur vi mår på arbetsplatsen genom att vara engageradoch ha lusten att påverka och se vad man kan bidra med till den egna verksamhetens utveckling.UPPDRAGLEDARSKAPArbetet kännsBEGRIPLIGT, MENINGSFULLT och HANTERBART.Vi utmanar ständigt oss själva. Vi ser framåt.Verksamhetsutveckling är som en cirkel, där beslut, processer ochförbättringar avlöser varandra i en oändlig rörelse.MEDARBETARSKAPHÄLSOFRÄMJANDEARBETSPLATSFolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 31


Forskningens framstegForskningsverksamheten var fortsättningsvis aktiv och produktiv. Grupperna publicerade 235originalpublikationer i vetenskapliga tidskrifter och presenterade sina resultat på flera, bådeinternationella och nationella kongresser och seminarier. Under 2012 disputerade sex forskareför doktorsgraden från forskningscentret.År 2012 var ett jubileumsår för Folkhälsans Genetiska Institut som firade sin 50-årigaverksamhet med att ordna ett jubileumssymposium den 14 juni i Biomedicum Helsinki. Vidsymposiet föreläste nio renommerade internationella forskare som lockade nästan 300 åhörareatt lyssna till dagsaktuella presentationer inom biomedicinsk forskning.Till de viktigaste fynden inom den molekylärgenetiska forskningen 2012 hör identifiering avtre nya sjukdomsgener för sällsynta sjukdomar hos människor och två hos hundar. UndersökningenHälsa i Tonåren (Fin-HIT) fortsatte med den andra pilotstudien där deltagarrekrytering iskolmiljö (17 skolor) testades. Då de primära resultaten har visat en högre svarsprocent än i denförsta pilotstudien, har projektet körts i gång från början av 2013.FinnDiane-gruppen publicerade resultaten av en meta-analys avForskningens publikationerdet största patientmaterialet någonsin på patienter med typ 1-diabetesmed eller utan njursjukdom i samarbete med forskare från250universiteten i Boston, Belfast och Dublin. Genom den extensivaanalysen kunde två gener, som är förknippade med utvecklingen200av diabetisk njursjukdom, identifieras.Inom PEDIA-projektet observerades det att det finns gener,som påverkar initieringen av diabetesprocessen, medan andra generreglerar hur sjukdomsprocessen framskrider, från dess början150fram till uppkomsten av kliniska symptom flera år senare.100Forskning inom preventiv medicin visade att majoriteten2009 2010 2011 2012av den postmenopausala kvinnans östradiol förvaras i inaktivesterform i fettvävnaden, varifrån den i teorin kunde aktiveras, ett fynd som har betydelse förutveckling av hormonala terapier hos postmenopausala kvinnor.Inom folkhälsoforskning publicerades bl.a. resultat på en undersökning som visade attmoderns förhöjda blodtryck under graviditeten påverkar barnens kognitiva funktioner i vuxenålder i negativ riktning – dessa fynd poängterar betydelsen av effektiv blodtrycksbehandlingunder graviditeten.Forskargrupperna har omfattande samarbete med forskare både nationellt och internationellt,t.ex. inom flera EU-projekt. Verksamhet i forskningscentret är mycket internationellt i ochmed att 13 olika nationaliteter är representerade bland personalen.32FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Omfattande nätverkEtt fungerande samarbete med andra organisationer och myndigheter är av stor vikt för attuppnå målsättningarna att hållas a jour med utvecklingen och att kunna påverka samhällsutvecklingen.Samfundets vd utsågs till medlem i den nya Delegationen för medborgarsamhällspolitik(KANE) vars mandatperiod är 20.6.2012–19.6.2016 som verkar i anslutning till justitieministeriet.Delegationens syfte är bl.a. att främja samarbetet och växelverkan mellan medborgarsamhälletoch myndigheterna, att följa förändringarna i medborgarsamhällets omvärld samti anslutning till detta utvecklingen inom Europeiska unionen och internationellt samt att tainitiativ och lägga fram förslag samt yttra sig i syfte att utveckla delområden av vikt för medborgarsamhällspolitiken.Den nya centralorganisationen SOSTE Finlands social och hälsa rf påbörjade sin verksamhetoch medlemsantalet steg redan första året till 240 organisationer. Folkhälsan är representerad ibåde styrelsen, fullmäktige och olika arbetsgrupper.Folkhälsans förbund var år 2012 representerat i bl.a. Penningautomatföreningen RAY:sstyrelse, i styrelsen för det finlandssvenska kompetenscentret inom det sociala området ochSvenska studiecentralens styrelse.Folkhälsans forskning har ett omfattande samarbetsnätverk både nationellt och internationellt.Viktiga samarbetsparter är Helsingfors universitet och Finlands Akademi.RiskhanteringEn välfungerande riskhantering leder till att konsekvenser av oönskade risker kan undvikas ellerminimeras. Eftersom många risker inom vården drabbar tredje part, dvs. våra målgrupper, ärdet inom vården extra viktigt att kunna undvika eller minimera risker. En systematisk riskhanteringger klara principer för risktagningen och en klar arbets- och ansvarsfördelning för detta.Personalen blir medveten om vilka risker som finns i Folkhälsans verksamhet, blir bättre på attbedöma hur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätt beslut om hur riskerna hanteras ochatt lära av varandra inom hela organisationen.Målsättningen med riskhanteringen på Folkhälsan är att bredda förståelsen för riskhanteringenså att alla uppfattar den som en integrerad del av den vanliga verksamheten och detdagliga arbetet. Genom att följa upp och bli uppmärksam på olika oönskade avvikelser eller näraögat situationer i verksamheterna och lära av dem kan allvarliga olyckor eller nära ögat händelserundvikas.Identifierandet av de områden för vilka man utarbetar och uppdaterar planer för riskhanteringgörs på Folkhälsan i fyra nivåer: strategiska risker, operativa risker, ekonomiska risker samtövriga risker. Fastställande av riskbenägenhet och klara regler för hur rapporteringen sköts ochfastställs leder till att Folkhälsan i ökad grad eliminerar risker och förbättrar sitt agerande närkriser uppstår.AvvikelserEn avvikelse är en icke förväntad händelse som medfört eller kunnat medföra risk eller skada förkunden. Avvikelserna, såväl tillbud som verkliga händelser, dokumenteras på enheten och rapporterastill enhetsansvariga, som därefter gör en bedömning av situationen och vid behov enåtgärdsplan för att undvika en upprepning av avvikelsen. Läkemedelsavvikelser dokumenterasskilt. Avvikelserna rapporteras och följs upp på bolagsnivå.Exempel på god praktik från Folkhälsan Syd: I Folkhälsan Syd satsar man speciellt på skolninginom läkemedelshantering. Skolning är en av de åtgärder som en systematisk uppföljning avavvikelser lett till.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 33


EkonomiEn balanserad ekonomi, kostnadseffektivitet och professionell förvaltning avdonerade medel är några av de centrala målen för ekonomin. Samtidigt ser viekonomin och de ekonomiska resurserna i ett helhetsperspektiv där verksamhetensmålsättningar och resultat mäts också i andra än ekonomiska termer.Manual – Intern kontrollFolkhälsan har utvecklat en manual för ekonomifunktionen samt satsar på programvara somstöder ekonomiuppföljningen och intern kontroll tänkandet.34FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012MätareVarje enhet har en månatlig ekonomisk uppföljning, enheterna följer upp olika nyckeltal vilketsnabbt ger signaler om ekonomiska avvikelser. På Samfundsnivå uppföljs två mätare för ekonomiperspektivetvarje kvartal. Ekonomi i balans är ett helhetsmått på hur väl den juridiska enhetenföljer given budget samt mätare för ackumulerade förluster för utvalda verksamheter.Den ekonomiska rapporteringen finns ständigt tillgänglig och analyseras månatligen. Rapporteringenhar de senaste åren försnabbats, och numera rapporteras kvartalsresultatet till koncernledningeninom den sista månaden efter kvartalsslutet i ett gemensamt uppföljningsprogram.Verksamhetsplan och budget uppföljs månatligen och kumulativt. Vid avvikelser uppgörs enhandlingsplan som består av konkreta åtgärder.


I nedanstående graf visas omsättningen i Folkhälsans största juridiska enheter. Förutom dessaingår det i koncernen flera bostads- och fastighetsbolag samt även några stiftelser.Omsättning per juridisk enhet35 000 00030 000 00025 000 00020 000 00015 000 00010 000 0005 000 0000201020112012Samfundet Folkhälsani svenska FinlandFolkhälsan Syd AbFolkhälsan Botnia AbFolkhälsan Utbildning AbFolkhälsans Allaktivitetshuspå Åland AbFolkhälsans Förbund r.f.PersonalkostnaderTillsammans sysselsätter Folkhälsankoncernen och Folkhälsans förbund över 1 500 personer.Nedan visas en graf med summan av personalkostnaden för samtliga juridiska enheter.I personalkostnader ingår lönekostnader, lönebikostnader samt övriga personalkostnader såsom utbildning, omkostnader för utbildning samt hälsovård. Inom gruppen Stödfunktioner ingårpersonalen vid Folkhälsans egna kök samt städ- och fastighetspersonalen. Den förebyggandeverksamheten består av personalen vid Folkhälsans förbund.Personalkostnader segmentvisLedning och staberStödfunktionerForskningÄldreomsorgUtbildningRehabiliteringsverksamhetMedicinsk verksamhetBarnverksamhetFörebyggande verksamhet0 2 000 4 000 6 000 8 000 10 000 12 000 14 000 16 000Ekonomi2010 2011 2012Återhämtningen i världsekonomin ledde till att aktiemarknaderna utvecklade sig positivt under2012 trots att eurokrisen inte ännu på långt när är löst. Även om värdeutvecklingen på aktiemarknadenvar god blev direktavkastningen något sämre än under föregående år. Marknadsräntornavar fortsättningsvis mycket låga under hela året.Avkastningen för koncernens finansierings- och investeringsverksamhet som omfattar avkastningenpå sådana fonder inom Samfundet och Forskningsstiftelsen som fritt kan användasför Folkhälsans verksamheter blev 3,5 miljoner euro (3,8 miljoner euro år 2011). Realisationsvinsteruppgående till 4,8 miljoner euro samt nedskrivningar av placeringstillgångar om 2,6miljoner euro påverkar inte koncernens disponibla resultat. Merparten av realisationsvinsternahärrör sig från försäljningen av aktier i Wärtsilä.De öronmärkta fondernas utdelning år 2012 uppgick till sammanlagt 8,1 miljoner euro jämförtmed 8,0 miljoner euro år 2011. De största understöden beviljades Folkhälsans förbund 4,0miljoner euro (4,0 miljoner euro år 2011) och Folkhälsans forskningscentrum inom Samfundet3,5 miljoner euro (3,5 miljoner euro år 2011). Eftersom Forskningsstiftelsens understöd är enkoncernintern transaktion blir detta understöd eliminerat i koncernens resultaträkning.Under år 2012 inleddes flerastora investeringsprojektsom delvis fullföljs inom denärmaste åren:- Folkhälsanhuset Wasa- Folkhälsanhuset i Borgå- Idrottscampus i Vörå- Gullkronan i Helsingfors- Mitt i stan i Närpes- Fastigheten vid Topelius -gatan 20 i Helsingfors- Träskända daghem- Ägarskapet i Fastighets AbArcada NovaFolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 35


36FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Kunnig ochmotiverad personalFolkhälsan vill ha en kunnig och motiverad personal som trivs, mår bra ochupplever organisationen som en attraktiv arbetsgivare.Personalen år 2012 minskade från 1 500 i och med att 100 personer frånFolkhälsan Syd vid Mjölbolsta gick över i Raseborg stads tjänst. Verksamhetenvid Mjölbolsta rehabilitering och rehabiliteringsenheten på Norrvalla lades nedoch 70 personer berördes i Västnyland och Österbotten.Inom lokalföreningarna finns cirka 100 fast- eller tidsbundet anställda personersamt ett stort antal avlönade kursledare. Denna personal ingår inte i dessa siffror.1 405anställda37


Antalet anställda201220112010Antal %Heltid %Deltid %Tillsvid. %Viss tid1400 66,1 33,9 53,7 46,31500 51,9 48,8 67,2 34,01590 51,7 48,8 65,3 35,1Samfundet Förbundet Botnia Syd + SilviaAllaktivitetshusetpå Åland Ab Lf på Åland Utbildning2012 176 217 245 630 17 17 362011 142 247 291 739 18 9 392010135 292 387 774 15 31 -Silvia = Stiftelsen Silviahemmet ingår som en självständig enhet i Folkhälsans förvaltning.Stiftelsen upprätthåller äldreomsorgsenheten Silviahemmet i Helsingfors.Personalens åldersstruktur per organisation i procentAll aktivitetshusetÅlder Sam fundet Silviahemmet Förbundet Fh Botnia Ab Fh Syd Ab påÅland AbLF FHpå Åland Utbildning55 år 29 30 13 15 21 18 15 17Medelålder 43,02 45,14 38,7 40,35 42,07 42,22 45,85 40,5338FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


Hälsa och välmående på Folkhälsan 2012Utdrag ur Folkhälsans personalpolicy (godkänd i styrelsen 2006): ”Alla anställdahar en viktig betydelse för organisationens utveckling. För att kunna utvecklaFolkhälsans verksamheter och bidra till ett samhälle som främjar hälsa ochlivskvalitet behöver organisationen kompetenta, motiverade, engagerade ochutvecklingsinriktade medarbetare”.En fungerande arbetsgemenskap och känslan av att arbetet känns meningsfullt, begripligt ochhanterbart skapar de bästa förutsättningar för att man ska orka i sitt arbete och känna att denarbetsinsats man gör är av betydelse för helheten. Vår målsättning är att personalen uppleveratt den kan, vill och orkar jobba.Verksamhet som upprätthåller och utvecklar arbetsförmågan (UUA) påverkar personalenshälsa och därmed sjukfrånvaron, personalens produktivitet och mängden förtidspensioner.Dessa effekter har en betydelse för den enskilda arbetsgivaren i form av förändringar i effektivarbetstid, arbetstidskostnader, sjukfrånvarokostnader och utvecklingsaktivitet. För löntagarnamotsvaras effekterna av förändringar i sjukdomskostnaderna, inkomstnivån, prestationsförmågan,den individuella utvecklingen och risken för arbetslöshet. I slutändan syns UUA-verksamheteni organisationens/företagets lönsamhet och produktivitet samt i personalens levnadsstandardoch livskvalitet.En bra arbetsmiljöPå Folkhälsan förväntar vi oss att var och en aktivt bidrar till en god arbetsmiljö. Vi vidtar åtgärderdå problem i den fysiska eller psykiska arbetsmiljön konstateras. Följande punkter tillämparvi för att främja arbetshälsan och en positiv arbetsgemenskap:• Kulturella evenemang, motionsgrupper, motionskampanjer, rekreationsdagar• En frukt om dagen• Tobaksfri arbetsplats• Subventionerad lunch i våra personalrestauranger• Vi uppmärksammar 50- och 60-årsdagar, högtider och lyckanden hos anställda• Tillräcklig och systematisk introduktion• Utveckling av arbetsgemenskapen så att arbetet känns begripligt, meningsfullt ochhanterbart• Personalenkäter: Deltar i Finlands Bästa Arbetsplats vartannat år• Utveckling av arbetets innehåll genom delaktighet i verksamhetsplanering, följer EFQMkvalitetsmodellenoch har utvecklat styrkort som i Folkhälsan går under benämningen kartaoch kompass. Ingår i Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy sedanår 2010.• Regelbundna personalmöten och förmansträffar inom sektorerna. Tydliga områden för ansvaroch roller.• Personalpool i huvudstadsregionen• Möjlighet till fortbildning och utveckling av yrkeskunskapen• Kontinuerlig utveckling av ledarskapet• Utvecklingssamtal minst 1 gång/år• Flexibilitet gällande arbetstider i mån av möjlighet gör det lättare att kombinera arbete, familj,studier och fritid.• Gemensamma strategier, program och riktlinjer, samt blanketter. All personalinformationfinns tillgänglig på intran, där man även hittar de olika blanketterna.• Aktivt arbete kring jämställdhetsfrågor och bemötande.• Tydliga principer för lönesättningen, arbetsvärderingen sporrar och belönar goda prestationer,beslutsfattande sker så nära verksamheterna som möjligt.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 39


Ledarskapsutbildning på Folkhälsan 2012:• Läroavtalsutbildning: JET-utbildning (specialyrkesexamen i ledarskap) 24 personer. 2-årigutbildning.• Förmansutbildning: 2 dagar i oktober• Ledarforum: 42 personer (ledningsgruppsmedlemmar och nyckelpersoner), 1x 2 dagar/årFortbildning på Folkhälsan• Övrig intern eller extern fortbildning för personalen 3 dagar/pers/år• Interna fortbildningar i Första hjälp, läkemedelsräkning, hygienpass, säkerhetskort och välbefinnandei arbete-kort o.dyl.• Soster utbildning (Räddningsorganisationen)Därtill erbjuds personalen förmåner såsom Smartumsedlar, tillgång till gym i våra egna hus,subventionerad rätt till att simma i olika simhallar, möjlighet att sommartid hyra stuga i Padva,Bromarv, får en majblomsmugg, majblomsmärke, luciamärke och kan delta i bl.a. julkonserter.Under planering en plan för seniorer i arbetslivet, d.v.s. personer som fyllt 55 år.FöretagshälsovårdInvestering i företagshälsovård och UUA (upprätthålla och utveckla arbetsförmågan) med fokuseringpå utveckling av arbetsgemenskapen förbättrar arbetsförmågan bland anställda via ökatvälbefinnande.Företagshälsovården på Folkhälsan deltar i utvecklandet av arbetsplatserna i en hälsosam ochtrygg riktning, deltar i att utveckla välfungerande arbetsgemenskaper och verkar för att bevaraoch främja arbetstagarnas arbets- och funktionsförmåga. Företagshälsovårdens uppgift är atti ett tidigt skede inleda rehabiliteringsåtgärder. Verksamhetens kvalitet och inverkan följs upppå olika sätt t.ex. med sjukfrånvaro- och olycksfallsstatistik och hälsokartläggningar i sambandmed hälsogranskningar vilka görs med 3–5 års mellanrum.På Folkhälsan skapar vi arbetsglädje genom vårt sätt att arbeta och gör förebyggande insatserför att främja hälsa och undvika ohälsa. Dessa punkter är en del av det arbetet:• Företagshälsovården arbetar förebyggande• Standardiserade system för: Ta till tals, God fortsättning, Återgång till arbetet• Aktivt välbefinnande i arbetet främjas genom program på 1–3 år• Sjukvård, rehabilitering• Ergonomi• Rusmedelsprogram, mobbningsförebyggande, jämställdhet etc.• Arbetsplatsutredningar• Hälsoåtgärder och hälsokontroller• ArbetsprövningArbetarskyddSyftet med arbetarskyddet är att förbättra arbetsmiljön och arbetsförhållandena och på så sätttrygga och upprätthålla arbetstagarnas arbetsförmåga. Det väsentliga är att förebygga arbetsolycksfall,arbetsrelaterade sjukdomar och andra olägenheter som beror på arbetet och arbetsmiljönoch som påverkar arbetstagarnas fysiska och psykiska hälsa.Arbetarskyddskommissionen håller sig informerad om förhållandena på arbetsplatserna bl. a.genom regelbundna riskkartläggningar. En utredning på arbetsplatsen / riskkartläggning görsenligt arbetarskyddets handlingsplan, mellan tre till fem års intervall beroende på verksamhetoch faror och risker som finns i arbete. En riskkartläggning kan också göras utanför handlingsplandå det finns behov till det. Anmälan om ett aktuellt behov av riskkartläggning kan arbetsgivaren,företagshälsovården eller medlem av arbetarskyddskommissionen göra. Ett beslut omutredning skall göras utan onödigt dröjsmål och så att alla parter är informerade om tid, platsoch om utredningens orsak och syfte.40FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


UtvecklingssamtalUtdrag ur Folkhälsans ledarskapspolicy:”Folkhälsans ledare använder utvecklingssamtalet som ett instrument för utvecklingav verksamheten och medarbetarnas personliga resurser/möjligheter.”Måltal: 95%Måltal: Varje förman för minst en gång per år ett planerat och dokumenterat utvecklingssamtalmed var och en av sina anställda. Måltalet per juridisk enhet har fastställts till 95% med beaktandeav situationer som omöjliggör utförandet.På de enheter där måltalet inte uppnås, kommer det att fästas särskild uppmärksamhet vidhur viktiga utvecklingssamtalen är och att medarbetarna har rätt till ett årligt utvecklingssamtal.Detta poängteras också i Folkhälsans interna ledarskapsutbildningar.Utvecklingssamtal 2010–20122010 2011 2012Folkhälsan Botnia AbFolkhälsans förbund rfFolkhälsan Syd AbFolkhälsans Allaktivitetshus på Åland AbLandskapsföreningen Folkhälsan på ÅlandSamfundet Folkhälsan i svenska Finland rfFolkhälsan Utbildning AbTOTALT010 20 30 40 50 60 70 80 90 10095%Kommentar: Andelen hållna utvecklingssamtal varierar stort mellan de olika organisationernaoch enheterna. Det följs också upp att de samtal som hålls dokumenteras och vid själva samtaletföljs upp vad som överenskommits tidigare.FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 41


42FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012


FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012 43


44FolkhälsanKvalitets- och personalbokslut 2012

More magazines by this user
Similar magazines