Kommunikationspolicy - Enköping

2004-08-251 (3)Kommunikationspolicy för Enköpings kommunDetta dokument anger principer och förhållningssätt, ansvar, målgrupper, kanaler,formspråk och planeringsförutsättningar för kommunens interna och externakommunikation. Under detta dokument finns eller kommer att finnas ett antalriktlinjer vilka förtydligar ansvar och regler för de olika kommunikationskanalerna.DefinitionKommunens kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter, somsker genom kommunens informationskanaler eller som har kommunen som parteller avsändare. Det finns olika former av kommunikation: uttalanden i tjänsten,informationsmöten, mässmontrar, tryckt och webbaserat material, telefonsamtal,vanlig post, muntliga, tryckta och digitalt framställda presentationer, e-post,medborgardialog, synpunkts- och klagomålshantering.LagarKommunikationspolicyn bygger på bestämmelser i svensk lag avseendeinformationsfrihet, yttrandefrihet, offentlighet och sekretess (Regeringsformen ochSekretesslagen) samt informationsansvar (Förvaltningslagen).För vissa kommunala verksamheter gäller speciell lagstiftning, som ställerpreciserade krav på formen för information och kommunikation. Dessa berörs inte idetta dokument.PrinciperKommunens kommunikation ska präglas av tillgänglighet, öppenhet, tydlighet ochsaklighet. Information ska ges vid rätt tidpunkt och vara behovsanpassad.Kommunikationen ska vara kongruent d v s ha samma innehåll och formspråk vidvarje tillfälle.FörhållningssättDen som kommunicerar på kommunens vägnar ska göra det på ett sådant sätt, attkommunens trovärdighet upprätthålls och stärks.Det innebär att vi ska• bemöta alla hövligt och med respekt i alla organisationens kontakter såvälmed omvärlden som inom kommunen• besvara brev, e-post och telefonmeddelanden snabbtkom-policy_rev tfPostadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nrEnköpings kommun Kungsgatan 42 0171-250 00 0171-392 68 7 07 27-3 212000-0282745 80 ENKÖPING E-post: kommunstyrelsekontor@kommun.enkoping.se

2 (3)• registrera in- och utgående handlingar• följa det grafiska profilprogrammet• underlätta massmedias arbete med att informera om och granskakommunens verksamheter• underlätta kommunikationen med grupper och personer, som genomfunktionshinder eller språksvårigheter har svårt att framföra synpunkter ellerhämta information på vanligt sätt• vara förutseende i arbetet med kommunikation såväl externt som interntMålgrupperHuvudmålgrupp för den externa kommunikationen är kommunens egnamedborgare och brukare, företag, samhällsorgan och organisationer inomkommunen. Det finns dessutom målgrupper utanför den egna kommunen, bådenationellt och internationellt. Syftet med den externa kommunikationen är att hållaomvärlden informerad om kommunens verksamhet i ett kundperspektiv.Den interna kommunikationen syftar till att öka medarbetarnas kunskap om vadsom sker i organisationen. Med det följer delaktighet och engagemang i arbetet,samt stöder medarbetarnas kommunikation med allmänheten.AnsvarAnsvaret för kommunikation och information följer verksamhetsansvaret. Detbetyder att varje nämnd och förvaltning ansvarar för kommunikation om och frånsin egen verksamhet inom ramarna för detta och underliggande dokument.I Enköpings kommun innebär det att• Kommunstyrelsen och Kommunstyrelsekontoret svarar för övergripandeinformation och kommunikation om kommunen inklusiveKommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens beslut• Nämnder och styrelser svarar genom sina förvaltningar församhällsinformation och medborgardialog inom respektive ansvarsområde.De ansvarar också för brukardialog, synpunkts- och klagomålshanteringsamt marknadsföring av egna verksamheter.• Kommunstyrelsekontorets stab Näringsliv - Information har särskilt ansvarför att organisationens interna och externa information håller god kvalitésamt att policies och riktlinjer efterföljs. Inom staben finns en styrgrupp förinformationsfrågor. Styrgruppen ska också bevaka att den information somkommunen håller tillgänglig är aktuell och tillgänglig för funktionshindrade.Kommundirektören utser styrgruppen och är ansvarig utgivare förkommunens information.Ledningsansvaret innebär att varje chef och arbetsledare har ansvar för attkommunikation finns med i verksamhetsplaneringen och beaktas i det dagligaarbetet.Alla kommunens medarbetare har ansvar att söka och ta emot information omfrågor som är viktiga för det egna arbetet. Medarbetarna har också ansvar för attinformera om det egna arbetsområdet, såväl till allmänheten som inom kommunen.

3 (3)KommunikationskanalerKommunen förfogar över en rad kommunikationskanaler vilka ska användas medbeaktande av denna policy. En del av kommunens kommunikation sker genomexterna kanaler såsom lokalpress, lokal TV/radio och närradio.De kanaler kommunen förfogar över är:För i huvudsak extern kommunikation• Webbplatsen, www.enkoping.se• Enköping NU! vilken kommer ut 4 ggr/år• E-post och brev• Kommunens officiella anslagstavla• Telefon• TrycksakerFör intern kommunikation finns• Personaltidningen KOMMUNTrYCKET med 8-9 nr/år• Konferenser i First Class• Intranät – K@t@logen• Incidentrapporteringssystem – INVIT• Förvaltningarnas personalblad• E-post och telefonAll kommunikation i kommunens egna kanaler ska ske i enlighet med de riktlinjersom fastställts genom beslut av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen ellerkommundirektören. I dessa anges även vem som ansvarar för de olika kanalerna,och på vilket sätt de ska användas.Grafisk formKommunens grafiska profilprogram ska användas vid all produktion avinformation. Alla webbsidor som publiceras under domänen enkoping.se ska följakommunens riktlinjer för webbpublicering.KommunikationsplanerI en demokratiskt styrd organisation är kommunikation och information viktigainslag i varje verksamhet, beslut eller projekt. Det betyder, att planering avkommunikationen ska ingå i varje nämnds och förvaltnings verksamhetsplan föråret. Dessutom ska kommunikationsplan upprättas för alla nystartade projekt.Kommunstyrelsen ansvarar för att en särskild kommungemensam informationsplanför så kallad extraordinär händelse upprättas och uppdateras i enlighet med övrigplanering på området.I tjänstenTomas FriskInformationschefArne WåhlstedtMarknadschef